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mesmo parcial, por qualquer
processo mecnico,
eletrnico, reprogrfico, etc.,
sem a autorizao, por
escrito, do(s) autor(es) e da
editora.
LOTUS NOTES
R5
LOTUS NOTES R5
SUMRIO
INTRODUO ..................................................................................................................................... 1
APRESENTAO DO LOTUS NOTES ......................................................................................................... 1
INICIANDO O NOTES.......................................................................................................................... 2
DEFININDO SUA HOME PAGE ................................................................................................................... 2
RETORNANDO A PGINA BEM VINDO COMO SUA HOME PAGE ................................................................................. 3
PRINCIPAIS COMPONENTES DO NOTES ............................................................................................. 3
SMARTICONS .................................................................................................................................... 4
BOTES DE TAREFAS ............................................................................................................................ 5
BOTES DE AO ............................................................................................................................... 5
BOTES DE NAVEGAO ........................................................................................................................ 5
A BARRA DE STATUS ............................................................................................................................ 6
MENUS DE CONTEXTO ........................................................................................................................... 6
INDICADORES.................................................................................................................................... 7
CRIANDO UMA PASTA DE INDICADORES ....................................................................................................... 7
CRIANDO UM INDICADOR ....................................................................................................................... 7
REMOVENDO UM INDICADOR OU PASTA DE INDICADORES.................................................................................... 7
RENOMEANDO UM INDICADOR OU PASTA DE INDICADORES .................................................................................. 8
ALTERANDO O CONE DE INDICADOR .......................................................................................................... 8
ALTERANDO O ESQUEMA DE CORES DO CONE DO INDICADOR NA BARRA DE INDICADORES ............................................... 8
ALTERANDO UM CONE DO INDICADOR OU UM CONE DA PASTA DE INDICADORES ......................................................... 8
NOTES MINDER ................................................................................................................................ 9
A REA DE TRABALHO DO NOTES ..................................................................................................... 10
ABRINDO A REA DE TRABALHO ..............................................................................................................
O MENU DE CONTEXTO DA REA DE TRABALHO .............................................................................................
CRIANDO E REMOVENDO UMA PGINA DA REA DE TRABALHO .............................................................................
PROPRIEDADES DA REA DE TRABALHO ......................................................................................................
COMPACTANDO SEUS ARQUIVOS DA REA DE TRABALHO ...................................................................................
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MENUS ............................................................................................................................................. 13
MENU ARQUIVO................................................................................................................................
MENU EDITAR ..................................................................................................................................
MENU EXIBIR ..................................................................................................................................
MENU CRIAR ...................................................................................................................................
MENU AES ..................................................................................................................................
MENU AJUDA ...................................................................................................................................
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VISES E PASTAS............................................................................................................................. 15
VISES .........................................................................................................................................
PESQUISANDO EM UMA VISO ................................................................................................................
CRIANDO UMA VISO .........................................................................................................................
EXCLUINDO UMA VISO .......................................................................................................................
PASTAS.........................................................................................................................................
CRIANDO UMA PASTA .........................................................................................................................
PASTAS PARTICULARES E COMPARTILHADAS ................................................................................................
MOVENDO E COPIANDO DOCUMENTOS ENTRE PASTAS ......................................................................................
REMOVENDO UM DOCUMENTO DE UMA PASTA ...............................................................................................
MOVENDO UMA PASTA ........................................................................................................................
EXCLUINDO UMA PASTA .......................................................................................................................
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ID DO USURIO ............................................................................................................................... 21
BLOQUEANDO SEU ID DE USURIO ........................................................................................................... 21
ALTERNANDO IDS DE USURIO ............................................................................................................... 21
ALTERANDO SUA SENHA ...................................................................................................................... 22
BANCO DE DADOS ............................................................................................................................ 22
ABRINDO UM BANCO DE DADOS ..............................................................................................................
FECHANDO UM BANCO DE DADOS ............................................................................................................
CRIANDO UM BANCO DE DADOS ..............................................................................................................
ACESSO A DOCUMENTOS E BANCOS DE DADOS LOCAIS ....................................................................................
ACESSO A DOCUMENTOS......................................................................................................................
ACESSO A BANCOS DE DADOS LOCAIS .......................................................................................................
CABEALHOS E RODAPS EM DOCUMENTOS OU BANCOS DE DADOS .......................................................................
TABULAO DE TEXTO EM CABEALHOS E RODAPS ........................................................................................
INDICE DE TEXTO TOTAL ......................................................................................................................
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DOCUMENTOS .................................................................................................................................. 30
ABRINDO E FECHANDO UM DOCUMENTO .....................................................................................................
SELECIONANDO DOCUMENTOS EM UMA VISO ..............................................................................................
MARCANDO DOCUMENTOS COMO LIDOS OU NO LIDOS ....................................................................................
ANEXOS DE ARQUIVO EM DOCUMENTOS .....................................................................................................
EDITANDO UM DOCUMENTO ..................................................................................................................
DESFAZENDO UMA AO ......................................................................................................................
COPIANDO, RECORTANDO E COLANDO DADOS EM UM DOCUMENTO .......................................................................
EXCLUINDO UM DOCUMENTO .................................................................................................................
PROPRIEDADES DE TEXTO ....................................................................................................................
DEFINIES DE FONTE ........................................................................................................................
PROPRIEDADES DE PARGRAFO ..............................................................................................................
MARGENS DE PARGRAFOS ...................................................................................................................
VERIFICANDO A ORTOGRAFIA DE UM DOCUMENTO ..........................................................................................
TABELAS EM DOCUMENTOS ..................................................................................................................
PROPRIEDADES DE TABELAS ..................................................................................................................
LAYOUT DA TABELA ............................................................................................................................
MENU TABELA..................................................................................................................................
INSERINDO LINHAS E/OU COLUNAS ..........................................................................................................
INSERINDO DIVERSAS LINHAS OU COLUNAS.................................................................................................
EXCLUINDO LINHAS OU COLUNAS DA TABELA ...............................................................................................
MESCLANDO E DIVIDINDO CLULAS ..........................................................................................................
COR DE FUNDO E IMAGENS DE FUNDO EM DOCUMENTOS ...................................................................................
REALANDO TEXTOS ..........................................................................................................................
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REPASSANDO UMA MENSAGEM ...............................................................................................................
EXCLUINDO MENSAGENS ......................................................................................................................
A AO PASTA .................................................................................................................................
AO COPIAR EM ..............................................................................................................................
AO FERRAMENTAS DA CAIXA DE ENTRADA ................................................................................................
A PASTA LIXO ..................................................................................................................................
A PASTA REGRAS ..............................................................................................................................
CRIANDO REGRAS .............................................................................................................................
DELEGAO DE CORREIO ELETRNICO ......................................................................................................
ACESSANDO O CORREIO ELETRNICO DE OUTRA PESSOA ..................................................................................
A LISTA DE ENDEREOS.......................................................................................................................
ADICIONANDO CONTATOS SUA LISTA DE ENDEREOS ....................................................................................
A VISO CONTATOS ...........................................................................................................................
ADICIONANDO UM CONTATO..................................................................................................................
EXCLUINDO UM CONTATO .....................................................................................................................
EDITANDO UM CONTATO ......................................................................................................................
GRUPOS DE CONTATO .........................................................................................................................
CATEGORIZANDO CONTATOS .................................................................................................................
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AGENTES .......................................................................................................................................... 83
CRIANDO UM AGENTE .........................................................................................................................
EXIBINDO A LISTA DE AGENTES ..............................................................................................................
EDITANDO UM AGENTE ........................................................................................................................
COPIANDO OU MOVENDO UM AGENTE DE UM BANCO DE DADOS PARA OUTRO ............................................................
EXCLUINDO UM AGENTE.......................................................................................................................
EXEMPLO DE AGENTE ..........................................................................................................................
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LOTUS NOTES R5
INTRODUO
Voc ir conhecer agora uma das mais poderosas ferramentas de produtividade existentes
no mercado, o Lotus Notes. Com ele voc poder enviar e receber mensagens atravs de sua Intranet e
Internet, marcar encontros, navegar pela Internet alem de produzir suas prprias ferramentas de
colaborao.
Correio eletrnico
Agenda
Listas A Fazer
Lista de Endereo
Localizao de informaes
Correio Eletrnico
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LOTUS NOTES R5
INICIANDO O NOTES
Quando voc carregar o Notes pela primeira vez voc ter como home page a Pgina
Bem-vindo a qual possui a aparncia da tela da figura abaixo. A pgina Bem-vindo a pgina padro ao
se iniciar o Notes. Voc poder a partir dela acessar o seu Correio Eletrnico, sua Agenda, sua Lista de
endereos e sua Lista A Fazer como padro. Para acessar qualquer uma destas aplicaes basta clicar
sob o link correspondente.
Voc poder ainda definir um indicador, uma pgina WEB, um documento ou um banco de
dados como sua home page.
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LOTUS NOTES R5
RETORNANDO A PGINA BEM VINDO COMO SUA HOME PAGE
passos:
Caso voc queira retornar a pgina bem vindo como sua home page, siga os seguintes
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SMARTICONS
Os SmartIcons so cones que realizam determinada tarefa no Notes. Para que voc realize
uma tarefa no Notes muitas vezes mais fcil e rpido utilizar os Smarticons ao invs de utilizar seus
menus. Voc poder alterar as definies de SmartIcons de acordo com suas necessidades.
Para alterar as Definies de Smarticons siga os seguintes passos:
Clique em Arquivo/Preferncias/Definies de Smarticons. Ser apresentada a tela a seguir:
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BOTES DE TAREFAS
Os botes de tarefas so apresentados a cada nova aplicao que voc abre no Notes. Eles
so utilizados para se alternar entre as tarefas do notes. Selecionando um boto de tarefa voc alterna
entre as aplicaes desejadas.
ou teclando ESC ir fechar uma determinada aplicao. Voc poder
Clicando o cone
utilizar teclas de atalho como CTRL-TAB, para alternar entre tarefas, e ALT-W-#, para selecionar uma tarefa,
onde # o nmero da tarefa a ser selecionada.
BOTES DE AO
Os botes de ao variam de acordo com a aplicao selecionada. Eles possuem as principais
aes a serem executadas em cada aplicao.
BOTES DE NAVEGAO
Voc poder navegar atravs das pginas do Notes com botes semelhantes aos de
browsers. Os botes de navegao so os seguintes:
Os botes so realados quando esto ativos e ficam esmaecidos quando esto desativados.
Se voc passar o mouse pelos botes, eles fornecero uma descrio e uma ajuda popup.
O boto Voltar permite a voc voltar em uma pgina quando voc estiver navegando pela
Internet ou voltar para a pgina anterior do Notes. O boto avanar permite avanar para uma pgina
quando voc estiver navegando pela Internet ou avanar para em uma pgina do Notes. As listas voltar e
avanar permitem ir rapidamente para uma pgina anterior ou posterior da sua navegao.
O boto Parar faz com que pare de ser carregada uma pgina que est sendo buscada da
Internet ou para a atualizao de um banco de dados.
O boto Atualizar atualiza uma viso no Notes ou recarrega uma pgina da Internet.
O boto Pesquisar permite pesquisar informaes na Internet, informaes em bancos
dados Notes, localizar pessoas e localizar bancos de dados.
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Belo Horizonte - MG - 30150-270
www.zargon.com.br
(31) 3273-2822
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LOTUS NOTES R5
O boto URL permite a voc inserir um URL na caixa de texto. URL a sigla para Uniform
Resource Locator, que so os endereos das pginas da Internet (Ex.: http://www.zargon.com.br). Digite o
URL desejado e pressione ENTER para acessar a pgina.
A BARRA DE STATUS
A barra de status a rea na parte inferior do Notes.
Usando a barra de status, voc poder ver se o Notes est acessando a rede (um raio
, alterar a fonte (tipo), tamanho ou estilo de pargrafo do texto selecionado quando estiver
exibido)
editando um documento, ver toda a atividade do Notes, ver o nvel de acesso ao banco de dados aberto
clicando na chave, ver sua localidade atual e alternar entre localidades como o escritrio e a sua casa, usar
o menu pop-up para executar tarefas de correio comuns como criar uma mensagem ou procurar por correio
no lido.
MENUS DE CONTEXTO
Os menus de contexto so menus de comando que aparecem quando voc clica com o boto
direito do mouse em determinadas reas do Notes.
Por exemplo, quando voc clicar com o boto direito do mouse em uma pasta de indicador,
mostrado um menu de contexto que permite:
INDICADORES
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Os indicadores so cones que facilitam o acesso a bancos de dados do Notes. Voc poder
criar pastas de indicadores e indicadores para: bancos de dados, pginas da Internet ou documentos.
CRIANDO UM INDICADOR
Para criar um novo indicador voc poder:
Arrastar um boto de tarefa para a Barra de indicadores, para uma Pasta de indicadores ou para uma
Pgina de indicadores.
Clicar com o boto direito do mouse sob um banco de dados do Notes e selecionar Banco de dados/
Indicador.
Arrastar um link de pgina da Internet, que exibido como um boto de tarefa quando voc abre um
site, para a Barra de indicadores, para uma Pasta de indicadores ou para uma Pgina de indicadores.
pasta.
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1. Clique com o boto direito do mouse no indicador ou na Pasta de indicadores e selecione "Renomear
Indicador" ou "Renomear Pasta".
2. Insira um novo nome para o indicador ou Pasta de indicadores.
3. Tecle OK.
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NOTES MINDER
O Notes Minder um recurso que verifica o correio e monitora tambm os alarmes da
agenda sem que o Notes esteja sendo executado.
Para iniciar o Notes Minder, selecione Iniciar / Aplicativos Lotus / Notes Minder, insira sua
senha do Notes e tecle ENTER.
O Notes Minder verifica o correio e a programao do ltimo usurio que iniciou o Notes. Se
voc compartilhar um computador, inicie o Notes com sua ID de usurio antes que voc inicie o Notes
Minder para que ele verifique seu banco de dados de correio.
Depois que voc abrir o Notes Minder exibido um cone na bandeja do Windows, conforme
figura a seguir. Se voc passar o ponteiro do mouse sob este cone voc ver a ltima atualizao do correio
eletrnico.
A aparncia dos cones do Notes Minder so modificados conforme a tarefa que est sendo
realizada por ele. Abaixo esto os possveis cones e sua descrio
cone
Descrio do cone
O Notes Minder est carregado.
Voc possui novas mensagens no lidas.
O Notes Minder no pode conectar ao servidor.
O Notes Minder est sendo executado, mas foi
interrompido.
Se voc clicar duas vezes sob o cone do Notes Minder o Notes ser aberto.
Se voc clicar com o boto direito do mouse sob o cone do Notes Minder, ir aparecer um
menu conforme figura abaixo.
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LOTUS NOTES R5
Atravs deste menu voc poder executar as seguintes aes:
Clique em Verificar Agora para verificar se possui novas mensagens de Correio Eletrnico.
Clique em Visualizar Resumo de Correio para que seja exibido o remetente, a data e o assunto de
mensagens no lidas. Para ver o contexto de uma mensagem clique duas vezes sob ela.
Marque ou desmarque Ativado para ativar ou desativar o Notes Minder sem fech-lo.
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LOTUS NOTES R5
Voc ver uma tela semelhante a da figura a seguir.
A rea de trabalho do Notes possui vrias divisrias para que voc possa incluir os cones de
seus bancos de dados de uma forma organizada.
Clique em uma divisria da rea de trabalho para alternar entre as diferentes pginas da
rea de trabalho. Voc poder utilizar tambm as teclas CTRL e a seta para a esquerda ou para a direita
para alternar entre as pginas.
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LOTUS NOTES R5
O MENU DE CONTEXTO DA REA DE TRABALHO
Clicando com o boto direito do mouse sob qualquer uma das divisrias da rea de trabalho
voc ver o menu de contexto da figura abaixo.
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LOTUS NOTES R5
Em Nome da pgina, voc poder nomear a pgina da rea de trabalho e em Cor da
Divisria voc escolhe uma cor para a divisria da rea de trabalho . Basta clicar no cone
alteraes tenham efeito.
para que as
MENUS
O Notes tem cinco menus que so sempre exibidos e dois menus de contexto exibidos com
diferentes ttulos com base no que voc selecionou. A seguir daremos uma breve descrio da utilizao dos
menus do Notes.
MENU ARQUIVO
O menu Arquivo utilizado para executar tarefas em um documento ou banco de dados
inteiro de uma s vez, como salvar e fechar um documento ou criar, copiar ou excluir um banco de dados.
usado tambm para manipular a replicao de banco de dados; gerenciar o uso mvel do Notes; trabalhar
com arquivos que no sejam de banco de dados (importao, exportao, anexo); imprimir a partir de
banco de dados; gerenciar as preferncias do usurio, os SmartIcons e a ID do usurio; administrar
servidores Domino (se voc tiver acesso de administrao); depurar LotusScriptTM e sair do Notes.
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MENU EDITAR
O menu Editar usado para alterar elementos selecionados de um documento ou banco de
dados recortando, copiando, limpando ou colando. Alm disso, usado para localizar e substituir texto,
verificar a ortografia e gerenciar marcas no lidas do banco de dados atual.
MENU EXIBIR
O menu Exibir usado para gerenciar os elementos de exibio:
No documento atual (rgua, quebras de pgina, caracteres ocultos, barra de rolagem horizontal, ajuda
de campo, painel de visualizao, reduo e expanso de sees e alternao de formulrio).
MENU CRIAR
O menu Criar utilizado para adicionar vises, formulrios, indicadores, pastas ou agentes a
bancos de dados e para adicionar tabelas, figuras ou pontos de acesso a documentos.
MENU AES
O menu Aes executa tarefas em elementos selecionados. Por exemplo, quando um
documento aberto, use esse menu para categoriz-lo ou mov-lo para uma pasta.
MENU AJUDA
O menu Ajuda fornece orientaes sobre o Lotus Notes, suporte atravs da Internet e
informaes sobre o banco de dados atual.
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VISES E PASTAS
Ao abrir uma aplicao em Notes voc ter um painel de navegao, um painel de viso e
um painel de visualizao de documentos. O painel de navegao pode exibir navegadores (figuras que
representam vises e pastas) e nomes de pastas/vises. O painel de viso exibe listas de documentos nas
pastas ou vises . O painel de visualizao exibe o documento selecionado no momento no painel de viso,
para que o painel de visualizao seja exibido voc deve selecionar Exibir / Visualizar Documento / Mostrar
Visualizao .
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VISES
O painel de vises onde voc visualiza os documentos no Notes onde estes documentos
so divididos em categorias (por exemplos no correio eletrnico ns temos categorias Quem, Data, Tamanho
e Assunto). Em um painel ,de viso do correio eletrnico, por exemplo, onde voc visualiza seus
documentos de mensagens. Este painel desenhado pelo Designer do banco de dados ou j vem criado por
designers da Lotus, como o caso do banco de dados de correio eletrnico. No entanto voc poder alterar
o tamanho da visualizao, se o painel permitir, para visualizar melhor seus documentos. Para isto v com o
ponteiro do mouse at a borda do painel at que o ponteiro se transforme em uma seta dupla, depois
arraste a borda para o tamanho desejado.
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CRIANDO UMA VISO
Para criar uma viso em um banco de dados, siga os seguintes passos:
5. Abra o Banco de dados onde deseja criar a viso.
6. Selecione Criar / Viso. Ser apresentada a caixa de dilogo abaixo:
Compartilhada A viso ficar disponvel para todos os usurios que tem acesso ao banco de dados.
9. Selecione o local onde voc deseja criar a viso em Selecione uma localidade para a nova viso.
10. Clique o boto Copiar de para copiar o estilo de uma viso j existente, selecione - Em branco
para no copiar nenhum estilo.
11. Clique em Adicionar condio para adicionar uma condio de seleo de documentos para a sua
viso. Ser apresentada a caixa de dilogo abaixo.
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12. Em condio selecione a condio de pesquisa de documentos: Por Autor, Por Campo, Por Data, Por
Formulrio ou Por Formulrio usado. A seguir descreveremos cada uma as condies de pesquisa:
Por Data
1. Em "Pesquisar documentos cuja", selecione se deseja usar a "data de criao" ou a "data da
modificao".
2. Selecione como avaliar a data. Dependendo do que voc selecionou no tipo de avaliao,
especifique a data ou o nmero de dias na caixa de texto.
3. Clique em OK.
Por Autor
1. Em "Pesquisar documentos cujo autor", selecione "contm" ou "no contm".
2. Digite os nomes dos autores, separados por virgula, ou clique em
3. Clique em OK.
Por Campo
1. Em "Pesquisar documentos cujo campo", selecione o campo.
2. Na lista, selecione como avaliar o campo.
3. Na caixa de texto, especifique o valor.
4. Clique em OK.
Por formulrio
1. Selecione o formulrio na lista.
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2. No formulrio em branco, digite valores com quantos campos desejar incluir na pesquisa.
3. Clique em OK.
9. Clique em OK. O Notes criar uma viso com os resultados da pesquisa definida.
PASTAS
As pastas no Notes so semelhantes s pastas do Windows, mas ao invs de voc guardar
arquivos nestas pastas voc ir guardar documentos. Para criar uma pasta em um banco de dados voc
ter que ter acesso para tal neste banco de dados, voc dever ter pelo menos acesso de leitor. Qualquer
dvida quanto a seu acesso consulte o Administrador do Domino.
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PASTAS PARTICULARES E COMPARTILHADAS
Quando voc cria uma pasta o Notes cria por default uma pasta particular, ou seja outros
usurios no podero ver esta pasta.
Voc poder criar uma pasta compartilhada ou seja outros usurios podero ter acesso a
esta pasta, para tal siga os seguintes passos. Para criar uma pasta compartilhada em um banco de dados
voc dever ter acesso Editor. Consulte o administrador do sistema para maiores detalhes.
1. Selecione ou abra o banco de dados onde voc deseja criar a pasta.
2. Escolha Criar / Pasta.
3. Insira um nome para a pasta na caixa "Nome da pasta" .
4. Clique em Avanada.
5. Selecione o tipo de pasta como Compartilhada.
6. Tecle em OK e em OK novamente.
lixeira (
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LOTUS NOTES R5
ID DO USURIO
A identificao (ID) de usurio um arquivo com extenso .id que identifica voc no
ambiente Notes. Ela criada no momento em que o administrador do Domino/Notes cadastrada voc no
ambiente Notes.
Apenas com seu arquivo de ID ser possvel voc logar no ambiente Domino/Notes caso
voc no tenha acesso ao Notes consulte o administrador do sistema para que seja criado.
bom que voc guarde o seu arquivo de ID em um diretrio de backup caso ocorra alguma
eventualidade. Se voc perder o seu arquivo de ID ou caso o seu administrador no possua um backup
muito provavelmente voc ter que cadastrado novamente no Notes.
3. Na caixa
4. Tecle OK.
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LOTUS NOTES R5
ALTERANDO SUA SENHA
Voc poder alterar sua senha a qualquer momento. Para isto siga os seguintes passos
1. Selecione Arquivo / Ferramentas / ID do Usurio.
2. Insira a senha na caixa de texto e clique em OK.
3. Clique em "Definir Senha" para definir ou alterar a senha.
4. Insira a senha na caixa de texto e clique em OK.
5. Insira a nova senha na caixa "Definir Senha" e clique em OK.
6. Confirme a senha digitando-a novamente, exatamente como na primeira vez, e clique em OK.
neste arquivo.
Aps mudar sua senha faa um novo backup do seu arquivo de ID uma vez que ela guardada
BANCO DE DADOS
Um banco de dados do Notes um arquivo que contm dados de interesse de uma rea da
empresa, eles so construdos por desenvolvedores do Notes ou j implementados pela prpria Lotus. No
ambiente Notes de sua empresa voc ter bancos de dados locais e remotos. Exemplos de bancos de dados
locais so o Correio Eletrnico a Agenda e A Fazer. Um exemplo de bancos de dados remoto pode ser uma
aplicao de atendimento a clientes desenvolvido por sua empresa. Bancos de dados remotos so bancos de
dados em que todos os usurios de sua empresa acessam.
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LOTUS NOTES R5
Voc poder tambm abrir um banco de dados clicando duas vezes sob seu cone na rea de
trabalho do Notes.
Sempre que voc abre um banco de dados no Notes, inicialmente ele abre uma tela de ajuda
sobre o mesmo.
passos.
Voc poder abrir a ajuda do bancos sem que ele esteja aberto. Para isto siga os seguintes
, ou teclar ESC.
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LOTUS NOTES R5
2. Em Servidor: selecione onde ser criado o banco de dados em Ttulo: digite o ttulo para o seu
banco de dados, em Nome do arquivo: digite o nome do arquivo do banco de dados e diretrio onde
ele ser criado atravs do cone
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LOTUS NOTES R5
ACESSO A DOCUMENTOS
Para restringir o acesso a seus documentos siga os seguintes passos:
1. Clique com o boto direito do mouse sob o documento e selecione a opo Propriedades do
documento.
2. Clique na divisria Segurana.
Pg.: 25
LOTUS NOTES R5
CABEALHOS E RODAPS EM DOCUMENTOS OU BANCOS DE
DADOS
Pode ser que seus documentos e documentos em um banco de dados Notes j possuam
cabealhos e rodaps. No entanto voc poder alter-los da forma que desejar. Para alterar o cabealho ou
rodap de um banco de dados ou documento siga os seguintes passos.
1. Abra um documento ou banco de dados desejado.
2. Selecione Arquivo / Propriedades do Documento (ou Arquivo / Propriedades do Banco de Dados para
atribuir um cabealho ou rodap para todos os documentos no banco de dados).
3. Clique na divisria Imprimindo.
4. Selecione Cabealho ou Rodap. (Se um cabealho ou rodap padro for exibido na caixa de texto,
voc poder exclu-lo e inserir o seu prprio cabealho ou rodap para o documento.)
5. Insira o texto desejado na caixa Texto de Cabealho/Rodap.
6. Voc poder usar os cones abaixo para inserir dados em seu cabealho e rodap, conforme a seguem
as descries:
Pg.: 26
LOTUS NOTES R5
Descrio
Numerao de pgina
cone
cone Pgina
cone Data
cone Hora
Tabulao
cone Tabulao
Ttulo do documento
cone Ttulo
para cancel-las.
9. Para evitar que os cabealhos e rodaps apaream na primeira pgina, cancele a seleo de "Imprimir
cabealho e rodap na primeira pgina".
Para alinhar parte do texto esquerda e o resto direita, insira uma tabulao entre o texto.
ZARGON|COMPUTAO
Para alinhar parte do texto esquerda, centralizar outra parte e alinhar o resto direita, insira duas
tabulaes.
ZARGON|COMPUTAO|Pgina&P
Pg.: 27
LOTUS NOTES R5
INDICE DE TEXTO TOTAL
Para aumentar o poder de pesquisa em um banco de dado voc poder usar o recurso de
ndice de texto total. Este recurso permite a voc indexar um banco de dados com todas as palavras
existentes em seus documentos. Procure utilizar o recurso de ndice de texto total somente se for necessrio
fazer grandes pesquisas de texto em um banco de dados, pois dependendo do tamanho do banco de dados
voc poder estar ocupando grande espao em disco com os ndices.
Para usar o recurso de ndice de texto total em um banco de dados siga os seguintes passos:
1. Na rea de trabalho do Notes clique com o boto direito do mouse sob o banco de dados a ser
indexado.
2. Selecione Banco de Dados / Propriedades.
3. Selecione a divisria Texto Total.
Pg.: 28
LOTUS NOTES R5
5. Na caixa Criar ndice de texto Total, selecione Indexar arquivos anexados para indexar os arquivos
anexados a seus documentos em simples ou binrios.
6. Selecione Indexar campos criptografados, se desejar indexar dados que estejam em campos
criptografados.
7. Selecione Indexar quebras de sentenas e pargrafos, para indexar sentenas ou pargrafos
inteiros.
8. Selecione Ativar pesquisas que distinguem maiscula/minsculas, se voc desejar usar letras
maisculas e/ou minsculas em suas pesquisas.
9. Selecione um intervalo para a atualizao dos ndices do seu banco de dados.
10. Clique em OK.
Pg.: 29
LOTUS NOTES R5
DOCUMENTOS
Os bancos de dados do Notes so compostos de Documentos. Estes Documentos podem ser
uma mensagem de correio eletrnico, um compromisso da agenda, um item da Lista A Fazer ou um dado de
um cliente em uma aplicao de tratamento a clientes. A seguir veremos como manipular os Documentos
em Notes.
ou tecle ESC.
Voc poder teclar ENTER para ler o prximo documento de um banco de dados.
Para selecionar todos os documentos em uma pasta do seu banco de dados, selecione Editar
/ Selecionar tudo ou pressione CTRL + U.
Pg.: 30
LOTUS NOTES R5
Para marcar documentos como lido ou no lido, siga os passos abaixo:
1. Selecione os documentos que voc deseja marcar como lido ou no lidos. Caso voc queira marcar
todos os documentos da sua lista como lidos ou no lidos, voc no precisar marcar nenhum como
veremos abaixo no item 3.
2. Selecione Editar / Marcar No-Lidos.
3. Escolha uma das opes a seguir:
Todos Como Lidos para marcar todos os documentos no banco de dados como lidos
Todos Como No Lidos para marcar todos os documentos no banco de dados como no lidos
lidos.
Voc poder tambm usar a tecla INSERT para marcar seus documentos como lidos ou no
Pg.: 31
LOTUS NOTES R5
passos:
Para exibir um arquivo anexado no aplicativo em que ele est associado siga os seguintes
EDITANDO UM DOCUMENTO
Geralmente quando voc recebe uma mensagem de correio eletrnico ou um outro
documento qualquer voc precisar entrar no modo de edio se quiser alter-lo. Para isto voc poder
executar uma das seguintes aes.
DESFAZENDO UMA AO
A qualquer hora voc poder desfazer uma ao, para isto selecione Editar / Desfazer
<ao> ou tecle CTRL+Z.
Pg.: 32
LOTUS NOTES R5
EXCLUINDO UM DOCUMENTO
Para excluir um documento siga os seguintes passos:
1. Selecione os documentos a serem excludos.
2. Selecione Editar / Limpar ou pressione DEL. O documento no apagado imediatamente. Ir aparecer
uma lixeira no painel esquerda dos documentos selecionados conforme figura abaixo:
PROPRIEDADES DE TEXTO
O padro para texto no Notes Helvtica, 10 pontos, preto. Voc poder definir outros tipos
de fontes para seus documentos, mudar seu estilo, tamanho e cor.
Pg.: 33
LOTUS NOTES R5
DEFINIES DE FONTE
Para alterar as propriedades de um texto siga os seguintes passos
1. Coloque o documento no modo Editar (CTRL +E).
2. Selecione o texto em que voc deseja alterar as propriedades.
3. Selecione Texto / Propriedades do Texto ou clique com o boto direito do mouse sob o texto marcado
e selecione Propriedades do Texto. Ser apresentada a caixa de dilogo conforme figura abaixo:
PROPRIEDADES DE PARGRAFO
passos:
Pg.: 34
LOTUS NOTES R5
MARGENS DE PARGRAFOS
Para definir as margens pargrafos de um documento, siga os seguintes passos:
1. Coloque o documento no modo Editar (CTRL +E).
2. Selecione o texto em que voc deseja alterar as propriedades.
3. Selecione Texto / Propriedades do Texto ou clique com o boto direito do mouse sob o texto marcado
e selecione Propriedades do Texto
4. Na caixa de Propriedades do texto. Selecione a aba alinhamento de pargrafo.
Pg.: 35
LOTUS NOTES R5
7. Selecione a caixa Quebra de pgina antes do incio do pargrafo para inserir uma quebra de pgina
no texto.
8. Clique em
Pg.: 36
LOTUS NOTES R5
4. Selecione uma palavra da lista Sugerir e clique em Substituir para substituir a palavra errada pela
palavra correta ou se no aparecer nenhuma palavra em sugerir digite a palavra correta em Substituir
e clique em Substituir para que a substituio seja feita pela palavra digitada.
5. Clique em Ignorar para Ignorar a palavra atual ou em Ignorar Todas para ignorar todas as ocorrncias
da palavra encontrada.
6. Clique em Parar para parar a correo ortogrfica.
7. Clique em Adicionar para adicionar a palavra encontrada na lista de sugestes de palavras do Notes.
Voc poder selecionar parte de um texto para que seja feita a correo ortogrfica.
TABELAS EM DOCUMENTOS
passos:
Voc poder criar tabelas para seus documentos. Para criar uma tabela siga os seguintes
Pg.: 37
LOTUS NOTES R5
PROPRIEDADES DE TABELAS
desejado.
Aps ter criado uma tabela, voc poder alterar suas propriedades para format-la como
LAYOUT DA TABELA
Para alterar a formatao de uma tabela clique com o boto direito do mouse sob a tabela e
selecione Propriedades da Tabela. Ser mostrada a seguinte caixa de dilogo:
Pg.: 38
LOTUS NOTES R5
Em Tabela defina se a largura da tabela ser:
Quando voc seleciona a aba bordas da clula, voc estar alterando as definies de bordas
apenas da clula selecionada. Para alterar a borda de todas as clulas da tabela selecione a aba Bordas da
Tabela:
Na aba Bordas da clula voc ainda poder definir uma sombra a sua tabela. Basta marcar a
caixa Sombra e definir a largura desejada para a sombra.
Pg.: 39
LOTUS NOTES R5
Voc poder ainda definir cores e estilos para a sua tabela atravs da aba 2 Plano da tabela
clula:
MENU TABELA
Quando voc posiciona o cursor sob uma tabela, o Notes ir apresentar o menu Tabela.
Atravs deste menu voc poder, inserir uma linha/coluna, excluir uma linha/coluna e anexar linhas e
colunas tabela.
Pg.: 40
LOTUS NOTES R5
Pg.: 41
LOTUS NOTES R5
MESCLANDO E DIVIDINDO CLULAS
Voc poder mesclar vrias clulas de uma tabela em uma s. Para mesclar clulas de uma
tabela siga os seguintes passos
1. Selecione as clulas que voc deseja mesclar.
2. Selecione Tabela / Mesclar Clulas.
Para dividir as clulas de uma tabela siga os seguintes passos:
1. Posicione o cursor na clula mesclada que voc deseja dividir.
2. Selecione Tabela / Dividir Clula.
5. Em Cor selecione a cor desejada para o fundo do documento. Clicando sob o boto Redefinir para cor
do formulrio, voc ir retornar a cor de fundo para o padro (branco).
6. Em Importar selecione o arquivo de imagem desejado para ser inserido como fundo de documento.
7. Clique em
Pg.: 42
LOTUS NOTES R5
REALANDO TEXTOS
Voc poder realar textos no Notes utilizando o recurso de Realce. O Realce colore o texto
como se fossem aquelas canetas para marcao de livros. Para fazer isto siga os seguintes passos:
1. Selecione Texto / Realce / Usar Realce Amarelo, Rosa ou Azul. O ponteiro do mouse ir se transformar
em uma caneta.
2. Clique e arraste o ponteiro do mouse, da esquerda para a direita, sob o texto ao qual voc deseja
realar.
esquerda.
Para apagar o realce de um texto arraste o mouse sobre o texto realado da direita para a
Para desativar o realce, selecione Texto / Realce / Usar Realce Amarelo, Rosa ou Azul.
Pg.: 43
LOTUS NOTES R5
CORREIO ELETRNICO E LISTA DE ENDEREOS
O Correio Eletrnico do Notes equivalente a qualquer outro software de Correio Eletrnico
do mercado. No entanto, ele um banco de dados do Notes onde podero ser usados todos os recursos de
gerenciamento que os bancos de dados do Notes permite (no iremos ver como gerenciar bancos de dados
aqui pois isto uma tarefa exclusiva do administrador do Notes) e onde cada mensagem um documento
do banco de dados de correio eletrnico, ou seja, voc poder usar todos os recursos de edio de
documentos vistos acima em uma mensagem de correio eletrnico.
Na rea de trabalho do Notes clicar duas vezes sob o cone do correio eletrnico
Isso funciona somente se houver um cone do seu banco de dados de correio em sua rea de
trabalho. Se no houver, selecione Arquivo / Banco de dados / Abrir para adicionar o cone sua rea de
trabalho. Se no souber em qual servidor est o seu banco de dados de correio, consulte o Administrador do
Domino.
O Nmero apresentado sob o cone do correio eletrnico quer dizer o nmero de mensagens
no lidas existentes no banco de dados correio eletrnico. Para atualizar o nmero de mensagens no lidas
em seu correio eletrnico pressione F9.
A pasta Caixa de Entrada pasta onde so armazenadas suas novas mensagens. Voc
poder a qualquer momento pressionar F9 para atualizar a pasta de entrada com novas mensagens de
correio eletrnico.
A pasta Rascunho onde so colocadas mensagens salvadas por voc como rascunho para
que seja enviada posteriormente. Veremos mais adiante como criar uma mensagem e salv-la como um
rascunho
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Pg.: 44
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A pasta Enviado onde so armazenadas todas as mensagens que voc enviou.
eletrnico.
Pg.: 45
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Voc poder verificar por novas mensagens a qualquer momento teclando a tecla de
atualizao (F9) ou poder configurar para que o Notes faa isto para voc em um determinado intervalo de
tempo. Para isto siga os seguintes passos.
1. Selecione Arquivo / Preferncias / Preferncias do Usurio.
3. Selecione a caixa
4. Digite um valor no campo "Verificar nova mensagem a cada x minutos" para alterar o intervalo no
qual o Notes verifica novas mensagens.
Voc poder fazer com que o Notes emita um aviso sonoro um uma mensagem visual para novas
mensagens para isto selecione ou no as opes: Aviso sonoro" e "Aviso visual".
5. Clique em OK.
O Notes mostra todas as mensagens lidas e no lidas na Caixa de Entrada para visualizar
somente as mensagens no lidas siga os seguintes passos:
1. Selecione Exibir / Mostrar / Apenas no lidos. O Notes ir mostrar apenas as mensagens no lidas.
Repita este procedimento para que sejam mostradas toda as mensagens.
Pg.: 46
LOTUS NOTES R5
CRIANDO NOVAS MENSAGENS
Para criar uma mensagem no Notes siga os seguintes passos:
1. Clique sob o boto Novo Memorando ou selecione Criar / Memorando. O notes ir abrir uma viso
para que voc escreva sua mensagem semelhante figura abaixo:
2. No campo Para, digite o(s) endereo(s) da(s) pessoa(s) para quem voc ir enviar a mensagem.
Repare que quando voc est digitando um endereo, da rede Notes, este endereo reconhecido
automaticamente. Voc no precisar digitar todo o endereo, basta comear a digitar um endereo e
teclar ENTER para que o Notes complete o resto para voc. Para inserir vrios destinatrios voc
dever separar os endereos com ponto-e-virgula(;).
3. No campo cc: digite o(s) endereo(s) de destino para quem voc deseja enviar uma cpia desta
mensagem.
4. No campo cco: digite o(s) endereo(s) de destino para quem voc deseja enviar uma cpia carbono
desta mensagem. Cpia carbono um recurso de Correio Eletrnico em que os destinatrio inseridos
neste campo recebem uma cpia da mensagem, mas os usurios listados nos campos Para: e cc:
no ficam sabendo que este usurio recebeu uma cpia do comando, ou seja, quando voc recebe
uma mensagem o Notes lista os nomes dos destinatrios na mensagem, no entanto, os usurios do
campo cco: no so listados.
5. Em Assunto digite um texto para o assunto da mensagem.
6. No painel abaixo de Assunto digite o texto da mensagem. Note que voc poder usar os recursos de
formatao de documentos vistos anteriormente, pois como j visto uma mensagem um documento
do Notes.
7. Clique em Enviar para enviar a mensagem.
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AES AO ENVIAR MENSAGENS
Ao editar uma mensagem de Correio Eletrnico, teremos os seguintes botes de ao:
Selecione a pasta na qual voc deseja arquivar sua mensagem ou clique em Criar Nova
Pasta para criar uma nova pasta para o arquivamento.
O Notes sempre mantm uma cpia das mensagens enviadas na pasta Enviado. No entando
, se voc selecionar mover esta cpia ser movida para a pasta seleciona anteriormente, se voc selecionar
Adicionar o Notes ir manter uma cpia da menagem na pasta Enviado e na pasta selecionada
anteriormente.
Pg.: 48
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ENDEREANDO UMA MENSAGEM
Este boto usado para voa enderear suas mensagens ou procurar um determinado
destinatrio em que voc no conhece seu endereo eletrnico. Quando voc clicar sob o boto de ao
Enderear, ir aparecer uma caixa de dilogo semelhante figura abaixo:
Pg.: 49
LOTUS NOTES R5
OPES DE ENTREGA DE MENSAGENS
Voc poder definir opes de entrega para suas mensagens. Abaixo iremos explicar as
opes mais importantes de opes de entrega. Ao clicar sob o cone Opes de entrega. Ser apresentada
a seguinte janela de dilogo:
Somente para falhas Voc ir receber uma mensagem de relatrio se houver algum erro no envio
da mensagem.
Confirmar entrega Voc ir receber uma mensagem de relatrio indicando que a mensagem
enviada foi entregue ao seu destinatrio.
Rastrear caminho inteiro - Voc ir receber uma mensagem de relatrio indicando todos os
servidores Domino ou no pelos quais aquela mensagem passou.
Em Prioridade de entrega, selecione a prioridade que sua mensagem ter para entrega:
Normal, Baixo ou Alto. Esta prioridade ir depender do uso do servidor Domino, no entanto, voc conseguir
uma maior prioridade no envio de suas mensagens selecionando Alto.
Selecione a caixa Aviso de recebimento, para que voc receba uma mensagem de
confirmao de leitura quando o destinatrio selecionar sua mensagem.
Selecione a caixa Impedir cpia para impedir que o destinatrio de sua mensagem copie a
mensagem recebida. Isto ir impedir a cpia para a rea de transferncia do Windows, impede que a
mensagem seja transferida para outros usurios e que seja impressa.
Pg.: 50
LOTUS NOTES R5
Selecione Verif. Ortogrfica Automtica para que o Notes verifique a ortografia de sua
mensagem antes de enviar.
3. Selecione a caixa Anexar automaticamente uma assinatura parte inferior das minhas mensagens
no enviadas, para que o Notes insira sua assinatura em todas as mensagens que voc criar.
4. Selecione se o formato de sua assinatura ser em texto ou um Arquivo HTML.
5. Digite sua assinatura na caixa Assinatura.
6. Clique em OK.
Salvar como Timbre Salva a mensagem como Timbre. O Timbre uma mensagem
padro, em que voc define destinatrios fixos e um texto fixo, que voc salva para que possa ser usada
vrias vezes. Por exemplo se voc sempre tiver que enviar uma mensagem que se repete vrias vezes voc
poder salv-la como Timbre para no precisar ficar reeditando-a.
Pg.: 51
LOTUS NOTES R5
Para salvar uma mensagem como timbre siga os seguintes passos:
1. Edite uma nova mensagem com os destinatrios e texto desejado.
2. Selecione Ferramentas / Salvar como Timbre.
3. Insira um nome para o Timbre e clique em OK.
Pg.: 52
LOTUS NOTES R5
RESPONDENDO MENSAGENS
Para responder a uma mensagem siga os seguintes passos:
5. Selecione a mensagem que voc deseja responder.
6. Clique em
Responder com Histrico Para responder mensagem selecionada mantendo o texto da mensagem
recebida ao seu remetente.
A Todos Para responder mensagem enviando uma cpia para todos os destinatrios e o
remetente da mensagem selecionada.
A Todos com Histrico - Para responder mensagem enviando uma cpia para todos os destinatrios
e o remetente da mensagem selecionada e mantendo o texto da mensagem recebida.
9. Clique em
2. Clique em
5. Clique em
EXCLUINDO MENSAGENS
Para excluir uma mensagem consulte o item EXCLUINDO DOCUMENTOS, sendo que voc
poder tambm usar o boto
Pg.: 53
LOTUS NOTES R5
A AO PASTA
Ao clicar sob o boto pasta voc poder executar uma das aes a seguir:
detalhes.
Criar pasta cria uma pasta. Consulte o item CRIANDO UMA PASTA para maiores
Mover para a pasta move ou copia a mensagem selecionada para uma pasta.
Para mover ou copiar mensagens de uma pasta para outra siga os seguintes passos:
1. Selecione a mensagem que voc deseja copiar ou mover. Selecione Pasta / Mover para a pasta. O
notes ir apresentar a seguinte caixa de dilogo:
AO COPIAR EM
A ao copiar em, copia a mensagem selecionada em uma nova mensagem, em um novo
item da Agenda ou um novo item da sua lista A Fazer. Quando voc seleciona uma mensagem e seleciona a
ao Copiar em / Novo Memorando criada uma nova mensagem com uma cpia da mensagem
selecionada. Voc poder editar esta mensagem e envi-la como se fosse uma nova mensagem.
Iremos ver mais adiante as aes Nova entrada na Agenda e Novo A Fazer.
Pg.: 54
LOTUS NOTES R5
AO FERRAMENTAS DA CAIXA DE ENTRADA
Ao clicar sob o boto Ferramentas voc poder executar uma das aes a seguir:
Preferncias Define as preferncias para novas mensagens e Agenda. Este comando
semelhante voc selecionar Aes / Ferramentas / Preferncias. Veremos este comando mais detalhes
mais adiante.
Ausncia do Escritrio Define regras para quando voc estiver ausente do escritrio.
Este comando til para quando voc for viajar ou sair em frias e desejar um aviso para que quando outro
usurio envie uma mensagem para voc ou tente acessar sua agenda saiba que voc est ausente da
empresa. Ao clicar sob a ao Ausncia do Escritrio ser mostrada a seguinte caixa de dilogo:
Na aba Datas defina o perodo em que voc estar ausente da empresa nas caixas Sada e
Retorno. Defina se voc quer que outras pessoas vejam sua agenda como acupada neste perodo
marcando a caixa Marcar Horrio no disponvel para essas datas.
Na aba Mensagem de Ausncia do Escritrio defina uma mensagem e o assunto desta
mensagem que as pessoas iro receber ao enviarem uma mensagem para voc.
Pg.: 55
LOTUS NOTES R5
Voc poder definir uma mensagem para que quando uma pessoa em especial lhe enviar
uma mensagem. Selecione a aba Mensagem Especial:
Pg.: 56
LOTUS NOTES R5
A PASTA LIXO
A pasta lixo armazena documentos para que depois voc os apague. Para apagar todos os
documentos da pasta Lixo selecione o comando
pasta lixo selecione o documento desejado e pressione
Pg.: 57
LOTUS NOTES R5
A PASTA REGRAS
A pasta regras define filtros para o recebimento de mensagens.
CRIANDO REGRAS
dilogo abaixo:
Pg.: 58
LOTUS NOTES R5
2. Selecione uma parte da mensagem onde a regra ir agir. Selecione um estado para a regra e
especifique a condio desejada. Por exemplo voc poder selecionar remetente, contm, rodrigo
para que a regra atue sobre uma mensagem que possui no remetente o texto rodrigo.
3. Clique em Adicionar para adicionar a condio desejada regra.
Voc poder adicionar quantas condies desejar, determinando qual atributo ser utilizado
AND ou OR e se esta regra uma Condio ou Exceo. Por exemplo para selecionar uma mensagem
que contenha a palavra rodrigo no remetente e o assunto contm a palavra reunio, exceto quando
assunto contiver a palavra Notes. Sua regra dever ser como a da figura abaixo:
4. Para remover uma condio, selecione a condio e clique em Remover. Clique em Remover Todos
para remover todas as condies criadas.
5. Depois de determinada a regra voc definida qual ao ser tomada sobre a mensagem selecionada
em Especificar Aes.
7. Voc poder adicionar quantas aes desejar. Para remover uma ao selecione a ao e clique em
Remover ou clique e Remover Todos para remover todas as aes.
8. Clique em OK para criar a regra.
Pg.: 59
LOTUS NOTES R5
Para editar uma regra selecione a regra que voc deseja editar e selecione a ao
ou d um duplo clique sob a regra.
DEL.
ou pressione
Os botes de ao Mover para cima e Mover para baixo so utilizados para dar prioridade
s suas regras. O Notes aciona as regras de acordo com a ordem em que elas se encontram na pasta
Regras.
3. Em Permitir que as seguintes pessoas selecione em cada situao as pessoas a quem voc deseja
dar acesso a sua caixa de correio eletrnico.
4. Clique em OK.
Pg.: 60
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ACESSANDO O CORREIO ELETRNICO DE OUTRA PESSOA
Uma vez que outra pessoa tenha dado acesso a seu correio eletrnico. Siga os seguintes
passos para poder acess-lo.
1. Selecione Arquivo / Banco de dados / Abrir.
2. Selecione o Banco de Dados de correio da pessoa na qual voc tem acesso.
3. Clique em Abrir.
A LISTA DE ENDEREOS
A lista de endereos do Notes semelhante a um caderno de anotaes de endereos e
telefones. Ela usada para que voc mantenha seus contatos. Para abrir sua lista de endereos clique sob o
boto correspondente na Barra de Indicadores
A VISO CONTATOS
A viso contatos representa o seu caderno de endereos propriamente dito. Nela voc ir
armazenar todos os seus contatos. Note que quando voc est digitando um endereo de correio eletrnico
o Notes primeiro procura este endereo na sua lista de contatos e depois no diretrio do Notes.
ADICIONANDO UM CONTATO
Para adicionar um contato sua Lista de Endereos. Siga os seguintes passos:
1. Selecione a viso contatos.
2. Selecione o boto
do contato desejado.
Pg.: 61
LOTUS NOTES R5
EXCLUINDO UM CONTATO
Para excluir um contato, basta apagar o documento de contato. Selecione o contato,
.
EDITANDO UM CONTATO
Para editar um contato, basta clicar duas vezes sob o seu documento editar os dados
.
GRUPOS DE CONTATO
Grupos de contatos so utilizados para que voc tenha uma lista de endereo de correio
eletrnico mais acessvel. Quando voc cria um grupo de contato basta voc digitar o nome do grupo como
destinatrio de correio eletrnico, assim voc evita de inserir o nome de todos os destinatrios deste grupo.
Para criar um grupo de contatos, siga os seguintes passos:
1. Na viso contatos pressione o boto Ferramentas e selecione Criar Grupo. Ser aberto um
documento para que voc crie o seu grupo de contatos conforme figura abaixo:
6. Pressione o boto
Para enderear uma mensagem ao grupo criado basta digitar como destinatrio o nome que
voc deu ao grupo.
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Pg.: 62
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CATEGORIZANDO CONTATOS
Categorizar contatos uma maneira de voc organizar seus documentos de contatos em
categorias. Para categorizar seus contatos siga os seguintes passos:
7. Selecione o documento a ser categorizado na viso contatos por categorias.
8. Pressione o boto
digite o nome que voc quer dar categoria. Por exemplo Contatos
10. Clique em OK. Ser criada uma nova categoria e o documento selecionado ser inserido nesta
categoria.
2. Pressione o boto
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LOTUS NOTES R5
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AGENDA E A FAZER
A Agenda e A Fazer fazem parte do banco de dados de correio. Atravs da agenda voc
gerencia seus horrios assim como horrios de seu grupo de trabalho. O A Fazer um local onde voc
armazena suas tarefas dirias.
ABRINDO A AGENDA
Para abrir sua agenda clique no boto Agenda na barra de indicadores
voc poder acess-la tambm atravs do atalho em seu correio eletrnico
, ou
Para selecionar um dia clique no dia correspondente. Para navegar entre os meses clique em
uma das setas para esquerda ou para a direita
.
A agenda possui quatro vises Agenda, Reunies, Agenda de Grupo e Lixo.
A VISO AGENDA
A viso agenda a sua agenda propriamente dita. Ela possui os dias da semana e sempre
que voc abre a agenda ela posicionada no dia atual e mostra uma viso de sete dias. Voc poder alterar
. O
a quantidade de dias mostrados selecionando um dos botes de viso de dias
nmero de dias mostrado correspondente ao nmero do boto. Voc ainda poder definir que apaream
horrios em sua agenda clicando sob o boto de horrio
Voc poder ainda navegar entre as semanas clicando sob uma das setas para esquerda ou
para direita que esto na parte inferior direita da viso da agenda
direto para o dia atual.
voc ir
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INSERINDO UM TEM NA AGENDA
Para inserir um item na agenda, siga os seguintes passos:
1. Na viso agenda d um duplo clique sob o dia do compromisso ou pressione o boto
2. Repare que este um Tipo de entrada de reunio. Os itens do documento variam de acordo com o
tipo de entrada selecionada.
3. Na caixa Tipo de entrada voc poder mudar entre um dos cinco tipos de entrada.
e
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LOTUS NOTES R5
7. Selecione a aba Opes para definir opes de seu compromisso.
Marque a caixa Manter Disponvel para que o horrio deste compromisso fique disponvel em sua
agenda apesar do compromisso.
Marque a caixa Marcar como particular para que o compromisso seja marcado como particular e
outras pessoas no possam v-lo.
Marque a caixa Notificar para que o Notes o notifique uma mensagem antes do horrio do
compromisso.
em Categorizar.
8. Pressione
ou no caso de uma reunio pressione
. O Notes
ir salva o documento como uma entrada na agenda e no caso de uma reunio ir enviar uma
mensagem de convite para seus participantes.
Quando voc envia um convite de reunio o Notes adiciona uma entrada na agenda do
participante e manda uma mensagem que adicionada sua Caixa de Entrada e viso Reunies.
EXCLUINDO UM COMPROMISSO
pressione DEL.
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LOTUS NOTES R5
AES DO PROPRIETRIO DA REUNIO
Caso tenha marcado uma reunio, voc poder executar uma das seguintes aes:
Reprogramar uma reunio Para reprogramar uma reunio, siga os seguintes passos:
1. Selecione na agenda a reunio marcada.
2. Pressione o boto
dilogo abaixo:
3. Na caixa de dilogo Opes de reprogramao selecione a nova a data e o horrio para a reunio.
4. Pressione Verificar Programaes... para verificar o horrio dos participantes convidados para esta
reunio.
5. Selecione a caixa Incluir comentrios adicionais no aviso para que os participantes sejam avisados
sobre o novo horrio da reunio.
6. Pressione OK.
Pg.: 68
LOTUS NOTES R5
Cancelar uma reunio Caso voc tenha marcado uma reunio e queira cancel-la , siga
os seguintes passos:
1. Selecione na agenda a reunio marcada.
2. Pressione o boto
dilogo abaixo:
3. Marque a caixa Excluir entrada da agenda e todas as respostas para que todos os documentos
relacionados a esta reunio sejam excludos e/ou marque Incluir comentrios adicionais no aviso
para que todos os participantes convidados sejam avisados do cancelamento da reunio.
4. Clique em OK.
Confirmar uma reunio Caso seja o proprietrio de uma reunio voc poder confirmar
esta reunio. Para isto siga os seguintes passos:
5. Selecione na agenda a reunio marcada.
6. Pressione o boto
dilogo abaixo:
7. Marque a caixa Incluir comentrios adicionais no aviso para que todos os participantes sejam
avisados da confirmao da reunio.
8. Clique em OK.
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LOTUS NOTES R5
Ver o status dos participantes de uma reunio Voc poder verificar o status dos participantes
convidados a uma reunio a qualquer momento. Para isto siga os seguintes passos:
1. Selecione na agenda a reunio marcada.
2. Pressione o boto
apresentada a caixa de dilogo abaixo:
3. Atravs da caixa de dilogo acima voc poder verificar se os participantes convidados, aceitaram ou
no o convite para a reunio.
4. Pressione Fechar para fechar a caixa de dilogo Status do Participante.
Enviar uma mensagem para os participantes de uma reunio Voc poder enviar
uma mensagem para os participantes de uma reunio. Para isto siga os seguintes passos:
1. Selecione na agenda a reunio marcada.
4. Clique em
Pg.: 70
LOTUS NOTES R5
RECEBENDO CONVITES DE REUNIO
Ao receber o convite de uma reunio sua mensagem possuir os seguintes botes de ao, caso o
remetente solicite a resposta da mesma:
Pressione Informaes de Solicitao para enviar uma mensagem para obter mais
informaes sobre a reunio ou Pressione Adicionar Agenda para que o reunio seja adicionada sua
agenda.
Pg.: 71
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DELEGAO DE AGENDA
Voc poder delegar que outra pessoa veja os compromissos de sua agenda, para isto siga
os seguintes passos:
1. Em sua agenda selecione Aes / Ferramentas / Prefncias.
2. Selecione a aba Delegao / Delegao da Agenda. Voc ver a seguinte caixa de dilogo
3. Se voc desejar que qualquer pessoa leia sua agenda marque o item Qualquer pessoa pode ler minha
Agenda ou especifique as pessoas que podero ler sua agenda em Permitir que apenas as seguintes
pessoas leiam minha Agenda (Os nomes devero ser separados por vrgula). Selecione o item
Qualquer pessoa pode criar e editar entradas em minha Agenda caso voc deseje dar acesso total a
todas as pessoas de sua empresa a sua agenda ou marque o item Permitir que apenas as seguintes
pessoas criem e editem entradas em minha Agenda para dar acesso total apenas a pessoas
especficas (Os nomes devem ser separados por vrgula).
4. Clique em OK.
Pg.: 72
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ACESSANDO A AGENDA DE OUTRA PESSOA
v-la:
Uma vez que outra pessoa tenha acesso a sua agenda siga os seguitens passos para poder
Pg.: 73
LOTUS NOTES R5
PREFERNCIAS DE AGENDA
Veremos agora como configurar as preferncias de sua Agenda. Para isto selecione Aes /
Ferramentas / Preferncias, selecione Agenda.
A ABA BSICO
Pg.: 74
LOTUS NOTES R5
Selecione os dias e os horrios em que voc normalmente tem horrios livres. Estes sero os
dias e horrios que iro aparecer em sua agenda como livres quando outras pessoas acessarem sua agenda.
Em Permitir que apenas estas pessoas visualizem minhas informaes de horrio livre:
selecione as pessoas em que podero ver os horrios livres de sua agenda. Se este campo estiver vazio
todas as pessoas podero ver seus horrios livres.
A ABA ALARMES
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Nesta aba voc define se deseja ou no ativar os alarmes de sua agenda. Marque a caixa
Ativar alarmes para que os alarmes de sua agenda sejam ativados. Isto far com que o notes emita um
aviso visual sobre antes de seus compromissos voc poder ainda definir um som padro para que seja
emite junto como o aviso visual em Som padro:.
A ABA EXIBIR
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Em Ao exibir horrios na viso Agenda..., selecione o horrio de incio e fim de cada dia da
agenda. Selecione tambm quanto ir durar cada intervalo de tempo de sua agenda.
Em Avanado marque a caixa No exibir Entradas na Agenda na viso Todos os
Documentos do Correio para que os items de compromisso entre Compromisso, Evento do Dia Todo,
Aniversrio ou Lembrete no apareceam na viso Todos os Documentos de seu Correio Eletrnico
marque a caixa No exibir Convites de Reunio na viso Enviados do Correio para que no seja adicionada
uma entrada convites de reunio na viso Enviados de seu Correio Eletrnico.
Selecione os dias que sero apresentados em sua semana de trabalho na caixa de Os
seguintes dias so exibidos na minha viso Semana de Trabalho. Por exemplo se voc selecionar cinco dias
para a sua semana de trabalho o cone na viso de semana ter esta aparncia
apenas trs dias da semana o seu cone de semana ter esta aparncia
agenda novamente para ver estas modificaes.
A ABA AUTOPROCESSAR
Rua dos Otoni, 881 - 9 Andar
Belo Horizonte - MG - 30150-270
www.zargon.com.br
(31) 3273-2822
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Entrada.
Se no desejar ver as respostas a convites de reunio que voc enviar em sua Caixa de
Pg.: 78
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Se no desejar que as mensagens de reunio sejam exibidas na sua Caixa de Entrada. Isso
ser til se voc tiver delegado a programao de reunies a outra pessoa.
A ABA A FAZER
Marque a caixa Sempre mostrar A Fazer atual na agenda do dia para que entradas de sua
lista A Fazer sejam exibidas tambm em sua agenda.
A FAZER
O A Fazer funciona como um bloco de notas em que voc define suas tarefas A Fazer, voc
poder tambm delegar itens a fazer a outros usurios Notes.
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Para abrir o A Fazer selecione o seu cone
na barra de indicadores.
2. Em Assunto digite o assunto do item. Defina quando dever ser iniciado este A Fazer, o prazo para o
trmino e a Prioridade.
3. Selecione o Tipo A Fazer Pessoal, para definir um A Fazer pessoal, ou Grupo A Fazer para um A
Fazer em grupo.
4. Marque a caixa Repete caso voc queira que este item repita por vrios dias, semanas ou meses.
5. No caso de voc estar marcando um A Fazer de grupo selecione a aba Participantes e selecione os
participantes do item A Fazer.
6. Selecione a aba Opes para definir opes do item A Fazer.
Marque a caixa Marcar como particular para que o compromisso seja marcado como particular e
outras pessoas no possam v-lo.
Marque a caixa Notificar para que o Notes o notifique uma mensagem antes do horrio do
compromisso.
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LOTUS NOTES R5
7. Pressione
ou
no
em Categorizar.
caso
de
um
Fazer
de
grupo
pressione
Uma vez que voc tenha marcado um A Fazer como concludo voc poder retorna o item ao estado de
no concludo pressionando o boto
Pressione Informaes de Solicitao para enviar uma mensagem para obter mais
informaes sobre o item A Fazer ou Pressione Adicionar a Lista A Fazer para que o item seja adicionado
sua lista A Fazer. Caso a tarefa j esteja concluda pressione o boto Concludo.
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LOTUS NOTES R5
EXCLUINDO UM TEM A FAZER
Para excluir um item a fazer, selecione o item e tecle DEL ou pressione o boto
Pressione F9 para atualizar as vises.
AS VISES DO A FAZER
criar o item
tarefa.
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LOTUS NOTES R5
AGENTES
Agentes no Notes so uma forma de voc automatizar tarefas. Os agentes podem ter uma
forma mais completas como os feitos para gerenciar documentos no Domino ou agentes feitos em Java ou
LotusScript. Nesta seo iremos ver apenas agentes mais simples como agentes para: Responder a
mensagens de correio, repassar mensagens, enviar documentos, copiar documentos de um banco de dados
ou pasta para outro e excluir documentos.
agente
Os agentes que voc ir criar devero ser agentes locais para isto antes de criar qualquer
selecione Arquivo / Preferncia / Preferncias do usurio e marque a caixa
, Clique em OK.
CRIANDO UM AGENTE
Para criar um agente siga os seguintes passos:
1. Abra o banco de dados em que voc deseja criar o agente.
2. Selecione Criar / Agente.
3. Selecione quando o agente dever ser executado em "Quando deve ser executado este agente?". Se
voc selecionar as opes Por Hora", "Por Dia", "Por Semana", "Por Ms" ou "Se os Documentos
Foram Criados ou Modificados" pressione o boto Programar para definir o horrio especfico em que
este agente dever ser executado.
4. Em "Sobre qual(ais) documento(s) ele deve agir?" Selecione em que tipo de documentos este agente
ir agir. Pressione o boto Adicionar Pesquisa para obter uma lista mais detalahda de locais onde o
agente ir agir.
5. Selecione "Ao(es) simples" na lista "Executar".
6. Pressione o boto Adicionar Ao para definir uma ou mais aes a serem executadas pelo agente.
7. Pressione ESC, clique em Sim para Salvar o agente.
EDITANDO UM AGENTE
1. Na lista de agentes, clique duas vezes sob o agente.
2. Faa alteraes desejadas no agente.
3. Pressione ESC, clique em "Sim" para salvar as alteraes.
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COPIANDO OU MOVENDO UM AGENTE DE UM BANCO DE
DADOS PARA OUTRO
1. Selecione o agente na lista de agentes do banco de dados de origem.
2. Selecione Editar / Copiar ou Editar / Recortar caso voc queira mover o agente.
3. Selecione o banco de dados de destino e selecione Exibir / Agentes.
4. Selecione Editar / Colar.
EXCLUINDO UM AGENTE
1. Selecione o agente na lista de agentes.
2. Pressione DEL.
3. Selecione Sim para apagar o agente.
EXEMPLO DE AGENTE
A seguir daremos um exemplo de agente que move todos os documentos selecionados para
a lixeira em seu banco de dados de correio eletrnico.
1. Abra o seu correio eletrnico.
2. Selecione Criar / Agente.
3. Em Nome: digite Mover para a Lixeira.
4. Em "Quando deve ser executado este agente?" selecione Manualmente a partir do menu aes.
5. Em "Sobre qual(ais) documento(s) ele deve agir?" selecione Documentos selecionados.
6. Pressione o boto Adicionar Ao....
7. E Ao: selecione Mover para a Pasta
8. Selecione a pasta Lixeira e tecle OK.
9. Pressione ESC, pressione Sim para salvar as alteraes.
Repare que no menu Aes foi criado o comando Mover para a Lixeira.
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CONCLUSO
Esperamos que o contedo desta apostila tenha servido de suporte para as suas aulas.
Lembre-se que nada substitui uma boa aula de seu professor.
A informtica sofre mudanas bruscas muito rapidamente, procure no futuro uma
biblioteca auxiliar e fique atento ao lanamento de novos aplicativos e verses.
necessrio.
A Zargon Computao estar sempre ao seu dispor para solucionar dvidas quando
Atenciosamente,
Diretoria de Treinamento
Zargon Tecnologia em Informtica