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Proibida a reproduo,
mesmo parcial, por qualquer
processo mecnico,
eletrnico, reprogrfico, etc.,
sem a autorizao, por
escrito, do(s) autor(es) e da
editora.
OPENCALC
PARA USURIOS
DO EXCEL
SUMRIO
Sumrio ........................................................................................................1
Introduo ....................................................................................................3
Diferena nas barras .............................................................................................. 4
Barra de funes (barra de ferramentas do excel)...................................................... 4
Linha de entrada (barra de frmulas do excel)........................................................... 4
A barra de status ................................................................................................... 4
Deletando dados das clulas.................................................................................... 5
Destacar valores (novo recurso) .............................................................................. 5
Autopreenchimento ........................................................................................7
Autopreenchimento ................................................................................................ 7
Formatao ...................................................................................................8
Mesclar clulas ...................................................................................................... 9
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Funes e frmulas....................................................................................... 29
Mdia ................................................................................................................. 29
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INTRODUO
Este curso tem por objetivo ajudar ao usurio do Microsoft Excel na utilizao do
Open Office Calc, portanto ele no trata de todos os recursos do Calc, mas apenas daqueles onde
h alguma diferena entre os dois softwares.
Os dois programas so planilhas eletrnicas e se assemelham em grande parte de
seus recursos.
A primeira diferena a ser citada a extenso utilizada nos programas. Enquanto a
extenso do Excel .xls, no Calc utilizada .sxc. Vamos dar incio ao contedo do curso.
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A BARRA DE STATUS
A Barra de Status do Calc tem a mesma funo que a barra de status do Excel. O
que varia o contedo exibido e algumas funes a mais.
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Se sim, significa que o recurso est ativo. Em caso negativo, para ativ-lo basta
clicar sobre ele.
Quando este recurso est ativo o Calc exibe os dados da seguinte maneira:
Valores digitados: ficam na cor azul
Valor calculados atravs de frmulas: ficam na cor verde
Texto: ficam na cor preta.
Se no desejar trabalhar com este recurso basta desabilit-lo clicando em Ver /
Destacar valores.
SELEO DE CLULAS
Quase todas as formas de seleo do Calc so iguais as do Excel. Porm existem
algumas diferenas. Vejamos:
na
primeira
clula
que
deseja
selecionar.
clula
ficar
com
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AUTOPREENCHIMENTO
AUTOPREENCHIMENTO
O autopreenchimento permite que voc digite o incio de uma srie contnua e o
Calc continuar essa srie. No Calc ele funciona quase da mesma maneira como no Excel somente
com uma diferena que voc ver a seguir. Veja um exemplo:
1. Selecione a clula A3 e digite o valor 1.
2. Coloque o ponteiro do mouse sobre o canto inferior direito da clula A3
(quadradinho) at que o mouse tome a forma de uma CRUZ preta e fininha
(Ala de Preenchimento). Com o ponteiro em forma de cruz fina, pressione o
boto esquerdo do mouse, arraste o ponteiro do mouse at a clula A6 e solte.
Observe que medida que voc vai arrastando o mouse um quadradinho
colocado ao lado da seleo, indicando qual ser o contedo daquela clula.
3. Observe que o autopreenchimento numerou os outros nomes sequencialmente.
OBS: A diferena deste recurso quando voc o utiliza no Excel que l se voc
digitar o nmero 1 e utilizar o auto preenchimento, o Excel copiar o valor 1 para
todas as clulas. Seria preciso que voc digitasse o nmero 1, na clula logo abaixo
o nmero 2, ento selecionasse as duas clulas e depois usasse o
autopreenchimento para que ele continuasse a numerao seqencialmente,
enquanto no Calc no h esta necessidade.
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RENOMEANDO A PLANILHA
RENOMEANDO A PLANILHA
Clique com o boto direito do mouse sobre o nome Planilha1 que fica na parte
inferior da tela. A janela abaixo ser mostrada:
FORMATAO
Veja a barra de objetos do OpenCalc (barra de formatao do Excel):
A maior parte dos cones desta barra igual a barra de ferramentas de formatao
do Excel. Vejamos as diferenas de funo ou no desenho dos cones:
- Formato Numrico: Moeda (No Excel chama-se Estilo de Moeda
): Aplica
o formato de moeda atualmente definido na clula selecionada. O smbolo da
moeda varia de acordo com aquele que foi definido na caixa de configuraes
regionais acessada a partir do Painel de Controle do Windows. Este formato, se
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): Adiciona
): Diminui
MESCLAR CLULAS
Selecione as clulas que deseja mesclar.
Clique no menu Formatar / Mesclar Clulas / Definir. Veja a figura a seguir:
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VISUALIZAR PGINA
VISUALIZAR PGINA
Este recurso equivale ao Visualizar Impresso do Excel. Como voc j sabe,
bom sempre visualizar a pgina ao finalizar um trabalho ou antes de imprimir uma planilha.
O Visualizar Pgina permite que voc veja como est seu texto em relao pgina
e como a planilha ser impressa. Ele possui ainda recursos que possibilitam configurar o layout da
pgina.
VISUALIZANDO A PGINA
A maneira em que as pginas so exibidas na janela de visualizao depende das
fontes disponveis, da resoluo da impressora e das cores disponveis.
Clicando em Arquivo / Visualizar Pgina surgir uma tela conforme a figura a
seguir.
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Pgina Anterior: Clicando em pgina anterior voc exibir a pgina anterior da planilha
ativa caso ela tenham mais de uma pgina. Se a planilha ativa no tiver pgina anterior
para ser exibida, ele exibir a planilha anterior.
Prxima Pgina: Clicando em prxima pgina voc exibir a pgina seguinte da
planilha ativa caso ela tenham mais de uma pgina. Se a planilha ativa no tiver pgina
seguinte para ser exibida, ele exibir a planilha seguinte.
Primeira Pgina: Exibe a primeira planilha do arquivo.
ltima pgina: Exibe a ltima planilha do arquivo.
Aproximar: Enquanto voc for clicando no cone Aproximar, a pgina da planilha ativa
vai sendo mostrada em um tamanho maior. Funciona como o cone Zoom do Excel.
Afastar: Ao contrrio do cone Aproximar, cada vez que voc clica no cone Afastar, a
pgina da planilha vai sendo mostrada em um tamanho menor. Funciona como o cone
Zoom do Excel.
Tela Inteira: Retira da tela todos os cones e barras e exibe a apenas a pgina com a
planilha na tela e um nico boto que ao ser clicado volta ao modo normal de visualizao
da pgina.
: Este boto exibe uma janela onde possvel fazer vrias configuraes
como tamanho do Papel, margens, cores de fundo, bordas, etc.
: Fecha o modo de visualizao de pgina e volta ao modo de visualizao
normal da planilha.
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FORMATAR PGINA
Este recurso equivale ao Configurar pgina que fica no menu Arquivo do Excel
pois permite definir Tamanho do Papel, margens, Orientao (Retrato ou Paisagem) mas alm
disto ele tambm permite escolher configuraes para toda a pgina como o Plano de fundo,
borda da pgina, etc.
Vejamos como funciona:
Clique em Formato da pgina na barra de objetos da Visualizao de pgina.
Obs: Voc tambm pode chegar at esta janela pelo menu Formatar / Pgina.
A janela abaixo ser exibida:
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Posio: Exibe um quadro com pontos. Cada ponto uma opo de posio
onde a figura poder ser exibida. Basta clicar no ponto desejado
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GUIA CABEALHO
Enquanto no Excel voc tem em uma guia as opes para Cabealho e Rodap, no
Calc voc tem uma guia para cada uma.
Como voc sabe, o que voc configura na guia Cabealho ser exibido na parte
superior da planilha ativa.
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Veja como esta janela similar a que exibida no Excel quando clicamos no boto
Personalizar Cabealho.
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Este valor 99 apenas indica que o campo total de pginas que foi inserido. Se a
planilha tem 2 pginas, aparecer Pgina 1/2.
Insere a data corrente do sistema operacional no local onde cursor estiver
piscando quando voc clicar no cone.
Insere a hora corrente do sistema operacional no local onde o cursor estiver
piscando quando voc clicar no cone.
Observe que nela existe a opo Ativar Cabealho. Desmarque esta opo quando
no quiser que o cabealho seja impresso. Ele ser ocultado sem a necessidade de voc exclu-lo.
Margem esquerda: Desloca o lado esquerdo do cabealho, levando-o para a
direita
Margem direita: Desloca o lado direito do cabealho, levando-o para a esquerda.
Afastamento: Afasta o cabealho do restante da planilha, dando um espaamento
entre eles.
Altura: Altera na altura do espao reservado para o cabealho.
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Veja que a janela Rodap idntica janela Cabealho. Os cones tem a mesma
funo.
GUIA PLANILHA
A guia Planilha bastante parecida com a guia Planilha do Excel. Vamos ver suas
opes.
Clique na guia Planilha. A janela abaixo ser exibida:
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Pgina 3
Pgina 2
Pgina 4
Pgina 2
Pgina 3
Pgina 4
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DEFINIR INTERVALO DE
IMPRESSO
Definir Intervalo de Impresso permite que voc defina na planilha apenas uma
rea para que a mesma seja impressa. Assim, os dados da planilha que no fizerem parte
daquela rea no aparecero no momento da impresso.
A maneira de utilizar este recurso no Calc bastante semelhante a do Excel, porm
aqui no Calc ele tem tambm outra funo. Se voc quiser definir um cabealho para apenas uma
planilha, deve usar o intervalo de impresso para definir a planilha e depois criar o cabealho
conforme aprendeu anteriormente. Desta forma, apenas a planilha com definio de impresso
receber o cabealho, porm, se depois de criar o cabealho para uma planilha especfica voc
quiser criar um outro cabealho para outra planilha, o primeiro cabealho ser substitudo, ou
seja, no possvel manter simultaneamente cabealhos diferentes para duas ou mais planilhas.
No Excel a definio do Intervalo de Impresso feita pelo menu Arquivo / rea
de Impresso / Definir rea de Impresso. Veja como faz-la no Calc:
1. Clique em Formatar/Intervalos de Impresso/Editar. A janela abaixo ser
exibida:
2.
3.
4.
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GRFICO
O recurso Grfico do Calc quase idntico ao do Excel, porm, devido a
complexidade da utilizao deste recurso, veremos como cri-lo passo a passo.
Clique no menu Inserir e selecione a opo Planilha. A janela abaixo ser exibida:
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Muito parecida com a janela do grfico do Excel esta janela exibe os tipos de
grficos disponveis. Clique em cada tipo e veja que na caixa esquerda dada uma amostra de
como o grfico ficar com o tipo escolhido.
Clique no boto Prximo. A janela abaixo ser exibida:
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Ttulo do grfico: deixe selecionada esta opo para que voc possa digitar um
ttulo para o grfico.
Voc pode exibir ou ocultar a legenda selecionando ou no a caixa Legenda.
Voc pode ainda colocar ttulo para os eixos X e Y. Basta marcar a opo e a caixa
em frente ficar ativa para que voc digite os ttulos.
Clique no boto Criar. O grfico ser inserido na planilha.
Qualquer alterao que voc fizer em sua tabela refletir em seu grfico.
SELECIONANDO O GRFICO
Clique 2 vezes sobre o grfico. Ele ficar selecionado com uma borda cinza sua
volta.
Ao selecionar o grfico, a barra de ferramentas que exibida no canto esquerdo da
tela ser substituda por uma barra de ferramentas especfica para o grfico. Veja na figura
abaixo a seta vermelha indicando a barra de grfico.
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Esta janela tem vrias guias. Formate o texto da forma como desejar.
Clique no boto OK e veja o resultado.
Da mesma forma que voc formatou o ttulo principal, voc pode faz-lo com a
legenda e os eixos X e Y. Basta selecionar a tabela com clique duplo e clicar no menu Formatar e
escolher o que deseja modificar.
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FUNES E FRMULAS
A sintaxe das frmulas no Calc igual a que voc utiliza no Excel. Por exemplo:
para calcular a mdia do intervalo de clulas A3: D3 tanto no Excel quanto no Calc a frmula a
seguinte: =media(A3:D3). Existem poucas diferenas na utilizao deste recurso. Veja a seguir.
Da mesma forma que no Excel, no Calc uma Frmula sempre inicia com o sinal de
=.
O cone Soma (no Excel chamado de Autosoma. Voc notar que seu
posicionamento tambm est em local diferente no Calc. Este cone fica do lado esquerdo da
Linha de entrada. Veja na figura abaixo o cone Soma destacado em vermelho.
Ao usar o cone Soma, a frmula mostrada tanto na prpria clula quanto na linha
de entrada. No lugar onde estava o smbolo da funo Soma, aparecero dois cones: Aceitar e
Cancelar.
Ao verificar a frmula, voc pode clicar no cone
frmula, ou pode desfaz-la clicando em
Cancelar.
MDIA
O calc possui a funo mdia pr-definida. Veja um exemplo e note que funciona da
mesma maneira que no Excel.
MDIA(CLULA INICIAL:CLULA FINAL), onde CLULA INICIAL:CLULA FINAL
o intervalo de clulas para as quais voc deseja calcular a mdia.
Existe uma diferena entre o Excel e o Calc para esta funo. No Calc voc
precisa acentuar a palavra Mdia ou a frmula gerar o resultado: #NOME?.
Aps digitar a funo, tecle ENTER ou clique em Aceitar, o Calc automaticamente
converte para maisculo o que for necessrio.
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FORMATAO CONDICIONAL
Tanto no Excel quanto no Calc a formatao condicional reala dados que atendam
a condies especificadas. De acordo com condies estabelecidas por voc, o programa pode
formatar as clulas, incluindo nesse a possibilidade de formatar fonte, bordas e sombreamento.
No Calc voc far esta ao com algumas diferenas da forma como faz no Excel.
Vejamos a seguir.
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A janela permite que voc inclua at 3 condies diferentes para a mesma clula ou
intervalo de clulas.
Para fazer a primeira condio aplicando o estilo que voc criou proceda da
seguinte maneira:
1. A caixa Condio 1 deve estar selecionada.
2.
3.
4.
5.
6.
INSERIR FUNO
Para usar funes alm da Soma, voc precisa digit-las na clula. Ficaria
impossvel voc saber de cabea a sintaxe de todas as funes. O Inserir funo no Excel tambm
representado pelo cone
. Voc perceber que a maior diferena entre o Excel e o Calc a
forma como a janela de Funes apresentada.
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Nesta janela, voc pode localizar a funo na caixa Funo. As funes que
aparecem nesta caixa dependem da categoria que est ativa na caixa Categoria. Por exemplo, a
funo Soma faz parte da categoria Matemticas, a funo Mdia faz parte da categoria
Estatsticas.
Observe a categoria As ltimas usadas (no Excel chama-se: Mais recentemente
usada) que traz as ltimas funes que foram utilizadas pelo OpenCalc.
A utilizao da maioria das funes igual as do Excel. Algumas diferem apenas
nos nomes dos campos. Veremos a seguir como utilizar o funo Procv devido sua importncia e
relativa complexidade.
FUNO PROCV
A funo PROCV procura um valor na primeira coluna esquerda de uma tabela
auxiliar e retorna o valor na mesma linha de uma coluna especificada.
Vamos tentar entender o que o Calc do Open Office faz quando usamos a funo
PROCV.
Imagine que voc precisa criar uma planilha para controlar as vendas de uma
Confeitaria de forma que o caixa apenas digite o cdigo do produto e seu nome e preo sejam
exibidos.
Para isto ser necessrio criar uma tabela auxiliar que contenha o nome e preo de
cada produto de forma que quando o caixa digitar o cdigo do produto, o programa v at a esta
planilha e busque o nome e preo automaticamente. Veja a seguir as duas planilhas j prontas e
a explicao de seu funcionamento:
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Como voc viu no esquema da figura anterior, o caixa no ter o trabalho de digitar
o nome do produto nem seu preo. Quando ele digitar o cdigo, o Calc ir at a planilha auxiliar
e procurar pelo nome e preo do produto atravs do cdigo.
Depois de construda a tabela auxiliar, voc precisa dar um nome a ela, de maneira
que o Calc identifique a rea da tabela toda vez que for feita uma referncia a esse nome. Para
nomear a tabela, selecione o intervalo de clulas e clique no menu Inserir / Nomes e escolha a
opo Definir.
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da
Intervalo
de
dados
selecionado
Digite em Nome o nome que voc deseja dar para a tabela auxiliar. importante
saber que o nome da tabela auxiliar no pode ter espao em branco. Clique no boto Adicionar e
em seguida clique no boto OK.
De agora em diante, toda vez que voc fizer uma referncia a tabaux o Calc
reconhece a tabela auxiliar. Para fazer um teste, selecione qualquer clula da planilha, somente
com o intuito de tirar a seleo da tabela e clique na setinha ao lado da Caixa rea da Planilha
que fica na Linha de entrada (
). Voc ir identificar o nome tabaux nas opes
que surgem, clique nele e ver que o Open Office ir selecionar a rea da tabela que voc definiu
como sendo tabaux.
Ser necessrio tambm criar a planilha que contm o controle de vendas (Fluxo de
vendas).
Agora voc j possui tudo que necessrio para criar a funo PROCV e na planilha
Fluxo de Vendas voc deve construir a funo PROCV que buscar o nome do produto quando o
caixa digitar seu cdigo. Veja a seguir como fazer:
A funo PROCV dever ser criada na clula onde voc deseja que o nome do
produto seja exibido.
Clique em Inserir / Funo. Na caixa Categoria escolha Planilha e na caixa
Funo d um duplo clique sobre Procv. A janela ser exibida da seguinte maneira:
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Observe que a caixa Resultado traz um valor de erro: #N/D. Isto acontece porque
ainda no h nenhum cdigo digitado na clula A3.
Clique no boto OK.
Clique no quadradinho no canto direito da clula que contm a frmula e arraste
para abaixo, assim voc estar copiando a frmula para as outras clulas e quando digitar outros
cdigos, o nome do produto ser exibido. Veja a figura a seguir que mostra que a frmula foi
copiada at a clula B14.
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RESOLVER
O Resolver o mesmo recurso que no Excel chamamos de Atingir meta. Ele
permite que se voc tenha em mente um resultado especfico, o OpenCalc encontre
automaticamente o valor de uma varivel para voc. No h diferenas na funo do Resulver
para o Atingir Meta. O que muda um pouco so os nomes dos campos. Veja a seguir.
Depois de configurar a janela clique em OK. A janela abaixo ser exibida mostrando
o valor que foi encontrado e pedindo confirmao.
CONVERSOR DE DOCUMENTOS
Se voc tem uma planilha que fez utilizando o Excel precisar utilizar o conversor
para abri-la no Calc.
Veja a seguir como fazer isto:
1. Clique em Arquivo/Assistente/Conversor de documentos.
2. Selecione a opo Microsoft Office.
3. Selecione o tipo Documento Excel.
4. Configure as opes e clique em Continuar.
5. Especifique se sero convertidos Modelos e/ou Documentos. Para converter os
modelos do Excel selecione a opo Modelos Excel. Para converter as planilhas selecione a opo
Documentos Excel.
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VERSES
A funo deste recurso a de manter o controle sobre as verses de um
documento. Para utilizar esse recurso necessrio que a planilha que est sendo utilizada tenha
sido salva pelo menos uma vez.
1. Aps o arquivo ser salvo, clique em Arquivo / Verses. A janela a seguir ser
exibida::
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3. Insira, se desejado, algum comentrio sobre a verso que est sendo salva e
clique no boto OK.
4. A verso atual do documento ser salva.
Como pode ser visto a seguir, a verso se baseia na data e hora em que foi salva.
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fechar.
LTIMA REVISO
Selecionando essa opo todas as alteraes realizadas aps a ltima verso salva
do documento sero desfeitas.
Ser perguntado se deseja cancelar as ltimas alteraes.
Clique em Sim. Todas as alteraes realizadas aps a ltima verso salva sero
desfeitas.
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