La Organizacin

La palabra organizacin se usa de dos maneras. La primera de nota atribucin o grupo

funcional, y es as como ese nombre se da a una empresa, un colegio o a un organismo
gubernamental.
La segunda, tal como se expresa en el concepto (literal b), es la que define el trmino
organizacin como un proceso en donde se asigna a los miembros de una organizacin,
atribuciones y responsabilidad, se establece las relaciones formales de autoridad, todo con el
propsito que funcione la empresa.
Importancia de la organizacin
La importancia de la organizacin se resume en los tres puntos siguientes.
1. Recoge todo lo que planificacin indica de cmo debe ser una empresa.
2. Constituye un punto de en lace entre los aspectos tericos d la mecnica administrativa y
los practico de la dinmica administrativa, el decir entre lo que debe ser y lo que es.
3. Detalla todo el trabajo que debe ejecutarse para alcanzar las metas propuestas.
Organizacin formal organizacin informal
Organizacin formal.
Se refiere a la estructura internacional de funciones en una empresa formalmente
organizada, lo cual no implica que sea inflexible, al contrario, el administrador/a deber
generar una estructura que ofrezca las mejores condiciones para la contribucin eficaz del
desempeo individual, tanto presente como futuro, a las metas grupales.
Las organizaciones formales deben ser flexible es decir debe de dar lugar discrecionalidad,
ala ventajosa utilizacin del talento creativo y a reconocimiento de las capacidades
individuales en la organizacin ms formales. No obstante como en una situacin grupal los
esfuerzos individuales deben canalizarse asa metas grupales y organizacionales.

Organizacin informal.
Chester Bernard describi la organizacin informal como el conjunto de actividades
personales si un propsito comn consciente, aunque favorable a resultados comunes. As
por ejemplo las relaciones informales en los grupos que se renen a la hora del receso para
practicar algn juego o platicar acerca de las experiencias d su trabajo, pueden contribuir al
cumplimiento de metas organizacionales.
Keith Davis, de la universidad estatal de Arizona, describi la organizacin informal como
una red de relaciones personales y sociales no establecidas ni requeridas por la
organizacin formal pero que surge espontneamente de la asociacin entre s de las
personas. De este modo se consideran organizaciones informales el grupo de hombres y
mujeres de distintos departamentos que se ponen de acuerdo y se renen da sbado par
jugar al futbol as tambin los grupos que se renen en el cafetn de la empresa para cambiar
impresiones acerca del trabajo.
Principios de la organizacin.
Los principios de la organizacin son verdaderos fundamentales de la aplicacin general.
Aunque si bien es cierto que su aplicacin carece de la precisin necesaria para reconocer
en ella la exactitud de las ciencias puras, es declarar que su naturaleza responde ms bien
ala de criterio esenciales para la organizacin, pero que sin las cuales no pude existir una
buena organizacin aun cuando el elemento humano como material y los procedimientos
sean tcnicamente buenos.
A continuacin se expone la clasificacin de los principios de la organizacin segn koontz y
weihrich.

Segn el propsito de la organizacin.

El propsito de la organizacin es ayudar a que los objetivos tengan significado y contribuyan
a la eficiencia organizacional.

Principio de unidad de los objetivos.

Una estructura organizacional es eficaz si permite que el personal contribuya al cumplimiento
de los objetivos empresariales
Principio de eficiencia organizacional
Una organizacin es eficiente si est estructurada para contribuir al cumplimiento de los
objetivos empresariales con un mnimo de consecuencias o costo individuales.
Segn la causa de la organizacin
La causa bsica de la estructura de la organizacin

es la limitacin de tramo de

administracin. Si esta limitacin no existir, una empresa no organizada podra contar

nicamente un administrador.
Principios del tramo de administracin.
En todo puesto administrativo hay un lmite al nmero de personas que un individuo puede
administrar eficazmente, aunque un nmero exacto de pender de las variables subyacentes.
(Otros autores los definen como el principio del tramo esfera de control.)
Segn la estructura de la organizacin, autoridad.
Las autoridades el cemento de la estructura organizacional, el hilo que la hace posible, el
medio por el cual pueden asignarse grupos de actividades aun administrador y promoverse la
coordinacin de las unidades organizacionales. Es el instrumento que permite a un
administrador ejercer discrecionalidad crear las condiciones optimas para el desempeo
individual.
Los principios que a continuacin se exponen son los que se relacionan ms con la
autoridad.
Principios escala (cadena escalar)
Cuanto ms clara sea la lnea de autoridad del puesto administrativo de una empresa a cada
puesto subordinado, tanto ms clara ser la responsabilidad sobre las actividades
organizacionales de sus subordinados.

Principio de responsabilidad absoluta.

La responsabilidad de los subordinados para con sus superiores es absoluta, en tanto que
los superiores no pueden eludir la responsabilidad sobre las actividades organizacionales de
sus subordinados.
Principio de la paridad de autoridad y responsabilidad.
La responsabilidad sobre las acciones no debe ser mayor ni menor que la implicada por la
autoridad de legada.
Principio de la unidad de mando.
Entre ms completas sean las relaciones de reporte de un individuo con un solo superior,
menor ser el problema de instrucciones contrapuestas y mayor la sensacin

de

responsabilidad personal sobre los resultados.

Principio de nivel de autoridad.
Para mantener la delegacin deseada, es necesario que las decisiones bajo la autoridad de
cada administrador sean tomadas por este, no remitidas a los niveles superiores de la
estructura organizacional.
Otra clasificacin de los principios de organizacin muy generalizada, es la que a
continuacin se presenta.
Principios de los objetivos.
Postula que toda organizacin deber establecer con un objetivo previamente definido y
entendido pues mientras ms se dirija el trabajo realizado hacia los mismos, mayor ser la
eficiencia administrativa.
Principio de especializacin.
Segn este principio, en cuanto ms se divide el trabajo dedicado a cada empleado a una
actividad ms limitada y concreto, se obtiene mayor eficiencia y destreza. Esto da origen al
principio de la divisin del trabajo.

Principio de unidad de mando.

Parte del siguiente postulado: Cada empleado debe ser responsable ante una sola persona
o jefe, siempre que se trate del mismo trabajo para esto es necesario que el subalterno sepa
a quien debe responder y de las cosas por las cuales responde de otro modo ser imposible
establecer responsabilidades.
Principio de autoridad y responsabilidad.
A cada grado de autoridad corresponde tambin su grado de responsabilidad respectiva. De
hecho, la autoridad y responsabilidad van de la mano la primera no se puede concebir sin la
segunda. Segn Mary Parker Follet, Donde quiera que se ejerza la autoridad, surge
responsabilidad.
Algunos factores que ayudan a determinar el tramo de supervisin son
a)
b)
c)
d)
e)
f)

El tamao de la empresa
El tipo de organizacin
El numero de niveles Jerrquicos
La complejidad y tipo de supervisin
La calidad del grupo a supervisar
La habilidad y responsabilidad del supervisor

. Principios de la crtica a subalternos.

las crticas a los subalternos, siempre que sean posible debern hacerse en
privado .Es decir, nunca debe criticarse a un subordinado en presencia de ejecutivos
o empleados de mayor o menor categora , por lo que debe buscarse la manera ms
adecuada de llamar la atencin, buscando desde luego no causarle frustraciones.
Principios del lmite de supervisin.
ningn jefe puede invadir la esfera de accin que no le corresponde, ni ser critico ni
ayudante de otro a la vez.
La falta de una determinacin adecuada de funciones ocasiona que jefes de una
misma lnea desarrollen labores de otro campo que no corresponde a su esfera de
accin, tambin deber evitarse que por la naturaleza de las funciones algunos jefes
sean ayudantes y crticos de otro del mismo nivel. En sntesis, cada lnea y partcula
cada jefe deber solamente a su esfera de accin que le compete.
Herramientas de la organizacin.

Se llama herramientas de organizacin a los instrumentos que la empresa utiliza para

representar y explicar objetivamente la forma

en que estn organizados

las

actividades, puestos y relaciones de autoridad, en una unidad empresarial

Las principales herramientas de organizacin y las ms comunes en toda empresa so:
Organigramas.
Manuales de organizacin.
Organigramas.
Un organigrama es la presentacin grafica total o parcial de la forma como se
encuentra organizada una empresa, departamento seccin.
Al organigrama se le conoce tambin con los nombres de carta ce organizacin y
pirmides de organizacin.
El objetivo del organigrama es dar informacin e indicar la racionalizacin estructural y
funcional de la empresa.
En un organigrama se representan grficamente las relaciones de dependencias y
jerarqua que existen entre las distintas escalas o puestos de una organizacin, indica
la importancia relativa de cada cargo, as como tambin la relacin de dependencia de
cada persona y cules son sus subordinados.
Clasificacin de los organigramas.
Los organigramas pueden clasificarse as:
a) Segn su forma
b) Segn su contenido

a) segn su forma
Pueden ser verticales, horizontales
En el organigrama vertical la jerarqua se desarrolla en forma descendente, es decir
de arriba as hacia abajo.
Normas tcnicas para la elaboracin de un organigrama.
El organigrama vertical es el ms recomendado porque es el que mejor empresa la
distribucin jerrquica, y es el ms utilizado.
En el organigrama, el rectngulo que corresponde al nivel ms alto de direccin se
recomienda que debe ser tamao mayor que los dems.
Del rectngulo principal sale la lnea jerrquica maestra. Esta siempre debe ser ms
gruesa que las dems.

En el nivel inmediatamente bajo de la direccin, se presentan las unidades de

asesora (preferentemente).
Los servicios auxiliares pueden estar tambin en el mismo nivel de las unidades
operacionales, cuando sus jefes tengan el mismo grado jerrquico.
Las unidades operacionales deben tener sus rectngulos mayores que las asesoras y
servicios auxiliares.
El ltimo nivel se reserva para las unidades regionales o descentralizadas.
Entre los rectngulos de una misma clasificacin debe haber una cierta simetra y
uniformidad.
Todo organigrama debe tener una referencia conteniendo el nombre del autor, la fecha
de elaboracin, la fecha de aprobacin en caso de que se trate de una reorganizacin
y las combinaciones utilizadas tales como lneas de coordinacin, subordinacin, etc.
Estas recomendaciones como su nombre lo indica, no son rgidas ni inflexibles. Por lo
dems en toda organizacin hay amplia libertad para el analista, siempre que no sean
sacrificadas la claridad y la comprensin del organigrama.
Manuales de organizacin.
El organigrama es solo una representacin grafica de la organizacin de la empresa,
pero no contiene ena explicacin completa y detallada de las funciones,
responsabilidades, autoridad y relaciones que corresponden a cada cargo.
Ventajas y desventajas de organigramas.
Ventajas:
Los organigramas ofrecen un panorama general de cmo est estructurada la
empresa.
En ellos se definen en forma grafica las responsabilidades, los gerentes y los
subordinados.
Cuando surge un problema en particular y hace falta quien lo resuelva, el diagrama
indica donde se puede encontrar la persona indicada.

El proceso de elaborar

un organigrama permite a los gerentes detectar defectos

organizacionales, entre ellos las posibles fuentes de conflictos o reas donde hay una
duplicacin innecesaria.
Desventajas:
Los organigramas no indican quien tiene mayor grado de responsabilidad y autoridad
en cada nivel gerencial.
No sealan las relaciones informales de la organizacin, ni sus canales de
comunicacin, necesarios para que la empresa funcione eficazmente.
A menudo se extrae de los organigramas informacin que no se deseaba revelar. Por
ejemplo: los empleados pueden deducir el status y el poder basndose en la distancia
respecto a la casilla correspondiente al presidente de la compaa.
Estas desventajas pueden minimizarse si los organigrama se utilizan exclusivamente
para indicar las estructuras bsicas de la organizacin .
Sistemas de organizacin.
Existen tres sistemas genricos para expresar la forma de organizacin de un
empresa ellos son:
1) Organizacin lineal.
2) Organizacin de asesoramiento (staff).
3) Organizacin funcional o por departamentos.
Organizacin lineal
Es el sistema en donde la autoridad se transmite ntegramente a travs de una
sola lnea para cada persona o grupo. En pocas palabras, el jefe toma todas las
funciones y todas las responsabilidades del mando, de este modo el jefe proyectan
y distribuye el trabajo a los subalternos y estos deben ejecutarlo siguiendo
estrictamente las instrucciones dadas. En este sistema cada individuo obedece a
un solo jefe para todos los aspectos, y nicamente a este jefe reportan.
Ventajas del sistema.
Es claro y sencillo
No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad
Se facilita la rapidez en la toma de decisiones
Es ms fcil y til en la pequea empresa
El ejecutivo ejerce control directo sobre su subalterno
Desventajas.
Se carecen de los beneficios de la especializacin
No hay flexibilidad para futuras empancines
Es muy difcil capacitar a un jefe para supervisar a todos los aspectos que debe
coordinar.

Se propicia la arbitrariedad del jefe por absorbe toda la responsabilidad

El jefe descuida los asuntos ms importantes. Por dedicar su tiempo a cuestiones
de carcter secundarios.
Ventajas y desventajas de esta forma de organizacin.
Ventajas.
.est orientada a los resultados finales.
.se mantiene la identificacin profesional.
.Identifica con precisin la responsabilidad de las utilidades del producto.
Desventajas:
. En existen conflicto autoridad de la organizacin.
. Existe posibilidad de la falta de la unidad de mando.
. Requiere de un gerente eficaz en la relacin humana.
Manuales de organizacin.
Como se dijo anteriormente, el organigrama es solo una presentacin grafica de la
organizacin de la empresa, pero no contiene

una explicacin completa y

detallada de las funciones responsabilidades, autoridad y relaciones que

corresponden a cada cargo.
Con el propsito de contar con la informacin se suele confeccionar un manual de
organizacin, en el que a menudo es solo una recopilacin ordenada y sistemtica
de memorndum e instrucciones en general, que se refiere

amatoria de

organizacin.
En su forma ms elaboradas, los manuales de organizacin co9nsiste en una lista
completa de los diferentes cargos para los cuales se especifican en forma
ordenada: las funciones, las responsabilidades y la autoridad, y las relaciones
jerrquicas y funcionales.

Gua de trabajo:
1. Explique de cuantas maneras se usa la palabra organizacin.

R// la palabra organizacin se usa de dos maneras. La primera denota atribucin o

grupo funcional, y es as como ese nombre se da a una empresa, un colegio o a un
organismo gubernamental.
La segunda tal como se empresa en el concepto (literal b), es la que define el termino
organizacin como un proceso en donde se asigna a los miembros de una
organizacin, atribuciones y responsabilidades.
2. Haga un breve resumen de La importancia de la organizacin?
R// la organizacin, es la forma en que el trabajo se asigna entre los miembros de la
organizacin, de modo que se logren eficientemente las metas de la empresa.
3. Cul es la diferencia entre la organizacin formal y organizacin informal?
R// Que la organizacin formal se refiere a la estructura intencional de funciones en
una empresa formalmente organizada, y la organizacin informal se define as como
el conjunto de actividades personales sin un propsito comn consciente, aunque
favorable a resultados comunes.
4. Mencione al menos tres ejemplos de grupos de organizacin informal que
funcionan en una empresa.
R// Las relaciones informales en los grupos que se renen a la hora del receso para
practicar algn juego o platicar acerca de las experiencias de su trabajo . Otra seria la
relacin informal de las ventas en las calles y la ultima creo que organizacin informal
de expresarse contra la sociedad.
5. Mencione y explique al menos tres principios de organizacin.
R// Principio escalar: cuanto ms clara sea la lnea de autoridad del puesto
administrativo de una empresa a cada puesto subordinado, tanto ms clara ser la
responsabilidad de toma de decisiones y ms eficaz de comunicacin organizacional.
Principio de la unidad de mando: entre ms completas sean las relaciones de
reporte de un individuo con un solo superior, menor ser el problema de instrucciones
contra puestas.
Principio de nivel de autoridad: para mantener la delegacin deseada, en necesario
que las decisiones bajo la autoridad de cada administrador sean tomadas por este, no
remitidas a los niveles superiores de la estructura organizacional.

6. Qu es un organigrama?
R// Es la presentacin grafica total o parcial de la forma como se encuentra
organizada una empresa, departamento o seccin. Al organigrama se le conoce
tambin con los nombres de cartas de organizacin y pirmides de organizacin.
7. Cul es el objetivo de un organigrama?
R// el objetivo de un organigrama es dar informacin e indicar la racionalizacin
estructural y funcional de la empresa.
8. Qu es un manual de organizacin?
R// Es solo una representacin grafica de la organizacin de la empresa, pero no
contiene una explicacin completa y detallada de las funciones, responsabilidades,
autoridad y relaciones que corresponden a cada cargo.
9. Cules son los 5 aspectos de la organizacin que se visualizan en un
organigrama?
R// Los aspectos ms importantes de la organizacin de un organigrama son:
Las funciones, Las relaciones entre las unidades estructurales, Los puestos de mayor
y aun los de menor importancia, Las comunicaciones y sus vas, Las vas de
supervisin, Los niveles y los estratos jerrquicos.
10. Cul es la diferencia entre el sistema de organizacin funcional y el sistema de
organizacin staff?
R// que en el sistema de organizacin se organiza especficamente por departamento
o secciones, basndose en la divisin del trabajo de las labores de una empresa y en
el sistema de organizacin puramente de staff tal como se presento anteriormente, los
asesores carecen de autoridad lineal por que por lo general dichos departamentos se
componen de especialistas, pero sus conocimientos

constituyen la base de los

controles funcionales y cuando una autoridad, ya sea presidente o gerente general.

11. En qu momento se hace necesario que una empresa adopte una estructura
de organizacin divisional?
R// Lgicamente habrn de recibir rdenes directas solamente de l ya el sol o
reportan, sin embargo a pesar de que la gerencia de organizacin y mtodos es una

unidad netamente asesora, en un momento dado y de acuerdo a los propsitos y

necesidades de la empresa.
12. Cules son las ventajas que presentan la organizacin matricial en relacin a
la organizacin funcional?
R// est orientada a los resultados finales, se mantiene la identificacin profesional,
identifica con precisin la responsabilidad de las utilidades del producto.