Fase

Institucional
Gua Metodolgica
Documento de Trabajo
Marzo 2015

La presente Gua Metodolgica se aplica una vez

culminadas las fases de anlisis prospectivo y estratgica.
No obstante, aquellas entidades que no hayan realizado
estas fases podrn utilizar esta Gua de forma referencial
para sus procesos de planeamiento institucional.

Contenido
Presentacin ...................................................................................................................................... 2
I.

Entendiendo la Fase Institucional ........................................................................................... 3

II.

Fase Institucional PEI ............................................................................................................. 7

ETAPA 1: PREPARATORIA .................................................................................................................... 7
ETAPA 2: MISIN DE LA INSTITUCIN.................................................................................................. 8
ETAPA 3: OBJETIVOS ESTRATGICOS INSTITUCIONALES ....................................................................... 10
ETAPA 4: ACCIONES ESTRATGICAS INSTITUCIONALES ........................................................................ 20
ETAPA 5: RUTA ESTRATGICA ............................................................................................................ 27
ETAPA 6: REDACCIN DEL PEI ........................................................................................................... 31

III. Fase Institucional POI .......................................................................................................... 32

ETAPA 7: ACTIVIDADES ..................................................................................................................... 32
ETAPA 8: VINCULACIN CON EL PRESUPUESTO PBLICO .................................................................... 33
ETAPA 9: IDENTIFICACIN DE ELEMENTOS CRTICOS DE LAS ACTIVIDADES

.......................................... 35

ETAPA 10: REDACCIN DEL POI ........................................................................................................ 36

ETAPA 11: DIFUSIN DEL PEI-POI...................................................................................................... 36

Presentacin
El Centro Nacional de Planeamiento Estratgico - CEPLAN, en calidad de ente rector del
Sistema Nacional de Planeamiento Estratgico - SINAPLAN, tiene la facultad de precisar los
procedimientos, conceptos y herramientas metodolgicas del proceso de Planeamiento
Estratgico a travs de guas que orienten a todas las entidades de la administracin
pblica.
En este contexto, la presente gua tiene la finalidad de orientar el desarrollo de la Fase
Institucional que ser implementada por los sectores en sus procesos de planeamiento
estratgico en el marco de Directiva General del Proceso de Planeamiento Estratgico (en
adelante, la Directiva). Adems, esta Gua podr ser tomada como referencia por los
territorios, organismos constitucionales autnomos y cualquier otra entidad que deba
desarrollar la Fase Institucional de planeamiento estratgico.
Dentro del proceso de planeamiento estratgico, la Fase Institucional busca materializar el
logro de los objetivos nacionales, sectoriales y territoriales, en la gestin de las entidades
pblicas. En esta etapa se determina la Misin institucional, los objetivos estratgicos
institucionales con sus correspondientes indicadores y metas; asimismo, se identifican las
acciones estratgicas institucionales y se construye una ruta estratgica institucional.
Adems, se desagregan las acciones estratgicas en actividades que aseguran su ejecucin
y se vincula con el Sistema Nacional de Presupuesto Pblico. En esta etapa se desarrollan
los siguientes planes estratgicos: Plan Estratgico Institucional - PEI y Plan Operativo
Institucional - POI.
El Centro Nacional de Planeamiento Estratgico considera fundamental que la
metodologa de planeamiento estratgico para la Fase Institucional sea sencilla en su
aplicacin y, sobre todo, funcional para la toma de decisiones. Por ello, la presente Gua ha
sido elaborada a la luz de los avances recientes en materia de gobernanza y polticas
pblicas y teniendo en cuenta el marco de la Poltica Nacional de Modernizacin de la
Gestin Pblica orientada a resultados.

I.

Entendiendo la Fase Institucional

1. Qu es la Fase Institucional?
En esta fase la entidad identifica internamente los pasos que tiene que seguir para
cumplir efectivamente con sus objetivos sectoriales o territoriales. En ella se determina
la Misin institucional, los objetivos estratgicos institucionales con sus
correspondientes indicadores y metas; asimismo, se identifican las acciones
estratgicas institucionales y se construye una ruta estratgica institucional. Se
desagregan las acciones estratgicas en actividades que aseguran su ejecucin y se
vincula con el Sistema Nacional de Presupuesto Pblico.
2. Cules son los objetivos de la Fase Institucional?
A. Establecer el norte de la entidad y la ruta a seguir con el fin de impulsar la gestin para
el cambio institucional.
El norte de la entidad se define en los objetivos estratgicos institucionales, articulados
a los objetivos nacionales, sectoriales y territoriales. De igual forma, la ruta a seguir
est marcada en las acciones estratgicas y las metas que la entidad espera lograr en
un perodo determinado. Es importante recalcar que en la fase institucional se
desarrolla la gestin para el cambio institucional.
B. Orientar las decisiones sobre la asignacin de recursos en el presupuesto anual y
multianual para el logro de los objetivos.
La asignacin presupuestal es el proceso a travs del cual se distribuyen los recursos
escasos a fines definidos. Los objetivos estratgicos representan las prioridades para la
institucin. Una adecuada definicin de prioridades de objetivos es el elemento
indicativo para la asignacin presupuestal, sea esta de corte anual o multianual.

3. Dnde est ubicada la Fase Institucional?

4. Qu Planes se desarrollan en la Fase Institucional?

El Plan Estratgico Institucional (PEI)
El Plan Operativo Institucional (POI)
5. Dnde se materializa la vinculacin entre el planeamiento estratgico y el
presupuesto?
Se materializa en la cadena de planes estratgicos
Cadena de planes estratgicos para sectores

Cadena de planes estratgicos para territorios

6. Cules son los niveles de objetivos estratgicos?

Los niveles de objetivos estratgicos son

La articulacin de los objetivos estratgicos y sus correspondientes indicadores y

metas es como se muestra a continuacin

7. Quines realizan la Fase Institucional y cada cunto tiempo?

Las Entidades Pblicas que desarrollan esta fase son aquellos que constituyen Pliego
presupuestario segn la Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto (TUO)1.
El PEI se elabora2 anualmente para un periodo de 3 aos. El POI se elabora para un
periodo de 1 ao. El desarrollo y la revisin de ambos documentos se realizan de manera
conjunta.

8. Cul es la secuencia de elaboracin y aprobacin del PEI-POI?

Los proyectos de PEI y POI debern culminar como fecha mxima el ltimo da hbil
del mes de marzo de cada ao y debern ser remitidos a las oficinas de planeamiento y
presupuesto para dar inicio al proceso de formulacin presupuestaria. Estos
documentos orientan la elaboracin del cuadro de necesidades y la formulacin del
presupuesto. Aprobado el Presupuesto Institucional de Apertura (PIA), la entidad
realizar el ajuste del PEI-POI y Cuadro de Necesidades y sus correspondientes
aprobaciones, las cuales servirn de insumo para el Plan Anual de Contrataciones
(PAC).

Los planes de las unidades ejecutoras, los programas o proyectos debern ser desagregaciones del PEI-POI
correspondiente a su pliego.
2
En funcin de los resultados del seguimiento el PEI podr ser ajustado o reformulado.

II.

Fase Institucional PEI

El Proceso de la Fase Institucional

ETAPA 1: PREPARATORIA

El proceso de la fase institucional requiere de una etapa preparatoria que permitir generar las
bases para el adecuado desarrollo de las dems etapas.
1. Condiciones para una fase institucional exitosa:
Involucramiento y compromiso de la Alta Direccin.
Participacin de los rganos de lnea y los rganos de apoyo
Vinculacin efectiva entre plan y presupuesto.
La fase institucional es un proceso continuo que se retroalimenta de la fase de
seguimiento.
Se debe tener presente el cronograma de elaboracin de la fase institucional, de tal
forma que se realice antes del proceso de presupuesto.

2. La etapa preparatoria incluye lo siguiente:

a)

Aprobacin del inicio del Proceso: Est a cargo del rgano Resolutivo de la Entidad,
quin es la mxima autoridad ejecutiva o administrativa, competente para aprobar los
planes estratgicos, de conformidad con las normas que la rigen.

b)

Designacin de la Comisin y Equipo Tcnico: La comisin es responsable de guiar,

acompaar y validar el proceso de planeamiento con la asesora tcnica del rgano de
Planeamiento o quien haga sus veces. El equipo tcnico es responsable de coordinar y
desarrollar el proceso de planeamiento.
7

La Comisin y el Equipo Tcnico son designados por el rgano Resolutivo de la Entidad

y tienen un carcter temporal.
La Comisin est integrado por miembros de la alta direccin, jefes de los rganos de
lnea, de asesoramiento y de apoyo y otros que el rgano resolutivo designe.
El Equipo Tcnico est integrado por las siguientes reas de la entidad: rea de
Planeamiento, rea de Abastecimiento, rea de Presupuesto, reas usuarias u rganos
de lnea.
c)

Elaboracin del Plan de Trabajo: Para el adecuado desarrollo del proceso, se debe
contar con un plan de trabajo con su respectivo cronograma de la fase institucional. El
responsable de su elaboracin y seguimiento interno es el rgano de Planeamiento
Estratgico.

d)

Realizacin de la Sntesis de la Fase Estratgica (mximo 10 hojas): Debe contener

visin, objetivos estratgicos, acciones estratgicas, indicadores, metas y la ruta
estratgica.

ETAPA 2: MISIN DE LA INSTITUCIN

La finalidad de esta etapa es definir la razn de ser de la Entidad considerando la visin3 del
sector al cual la entidad pertenece.
La Misin Institucional se construye a partir de tres elementos: el rol central de la entidad, el
sujeto y los atributos de la accin. Estos elementos estn orientados a establecer una
declaracin del rol crtico de la Entidad para el logro de los objetivos estratgicos.
Proceso para formular la Misin de la Institucin:
Paso 1: Identificar el rol central
Preguntas orientadoras para determinar el rol central de la Entidad:

Cul es el rol central de la Entidad segn mandato normativo?

Se revisa la normativa de creacin de la Entidad o a la normativa que reglamenta su

operatividad. All debe estar definida la naturaleza de su creacin y la razn central de su
existencia.
3

Recordar que en la visin se representa el objetivo final que se quiere alcanzar por el Sector (el para qu).

La redaccin del rol central debe de incluir uno o ms verbos en infinitivo.

Ejemplo4:
SENAMHI - Generar y proveer informacin hidrolgica y meteorolgica
CEPLAN: Ejercer la rectora del SINAPLAN
Paso 2: Identificar el sujeto
Para la formulacin de la misin el sujeto son los usuarios o beneficiarios a quien la Entidad
sirve directamente conforme a su rol central.
Preguntas orientadoras para determinar el sujeto:

Quin o quines son sus usuarios o beneficiarios directos?

Identificar los usuarios o beneficiarios directos de los servicios que brinda la entidad segn
grupo poblacional ya sean los ciudadanos directamente (por edad, gnero, mbito, etc.) u
otras organizaciones del sector pblico o privado.
Paso 3: Identificar los atributos
Los atributos son las caractersticas que deben guiar el rol central de la Entidad.
Preguntas orientadoras para determinar los atributos:

Qu atributos deben guiar el desarrollo del rol central?

Se definen tomando en consideracin las necesidades del sujeto (nfasis en cantidad, calidad,
cobertura, oportunidad, eficiencia, efectividad, eficacia, etc.).
Paso 4: Redactar la Misin
La redaccin de la Misin debe de incluir el rol central, el sujeto y los atributos. (ver anexo 2)

Misin = (Rol central + Sujeto + Atributos)

Ejemplo de Misin SENAMHI:
Rol Central: Generar y Proveer Informacin Hidrolgica y Meteorolgica

Los ejemplos aqu presente y los subsiguientes utilizados en la presente Gua son ilustrativos.

 Sujeto: Ciudadanos y Organizaciones pblicas y privadas

Atributos: Oportunidad y Confiabilidad

Generar y proveer informacin hidrolgica y meteorolgica a los ciudadanos y

organizaciones pblicas del pas de manera oportuna y confiable
ETAPA 3: OBJETIVOS ESTRATGICOS INSTITUCIONALES

La finalidad de esta etapa es definir los cambios que la Entidad apuesta lograr en las
condiciones, necesidades de los ciudadanos o en el entorno que estos se desenvuelven. De ser
el caso, tambin en otras Entidades del Estado. Los objetivos estratgicos institucionales
orientan la gestin de la Entidad hacia el logro de los objetivos estratgicos sectoriales o
territoriales.
El objetivo estratgico es la descripcin del propsito a ser alcanzado, que es medido a travs
de indicadores y sus correspondientes metas, establecidas de acuerdo al periodo del plan
estratgico.
El objetivo estratgico est compuesto por el propsito y debe estar acompaado de los
indicadores y las metas.

Propsito
Indicador

Meta
OBJETIVO
ESTRATGICO
INSTITUCIONAL

1. Formulacin del Propsito:

1.1.
Elementos del propsito
a) Sujeto
Para la formulacin de objetivos institucionales el sujeto puede ser el ciudadano
(individuos, conjunto de personas, colectivos u organizaciones), entorno (conjunto de

10

aspectos del medio socio-econmico o del ambiente) u otra Entidad del Estado cuya
condicin se desea cambiar (o mantener, de ser el caso).
Se reconocen tres tipos de Sujetos:
a) Cuando el Sujeto es el ciudadano al cual se vincula directa o indirectamente
la accin de la institucin.
b) Cuando el Sujeto es el entorno al cual se vincula directa o indirectamente la
accin de la institucin.
c) Cuando el Sujeto es otra Entidad del Estado, con la cual se mantiene algn
nivel de complementariedad.
Ejemplo de tipo de sujetos
Tipo ciudadano

Tipo entorno

Tipo Entidad del Estado

Mujeres gestantes

Aire

Ministerios

Nios de 0 a 3 aos

Ciudades

Gobiernos Locales

Comunidades nativas

Bosques

Unidades ejecutoras

Empresas privadas

reas de cultivo

Asociaciones civiles

Diversidad biolgica

rganos constitucionalmente
autnomos
Entidades adscritas

b) Condicin de cambio
Es la cualidad, caracterstica, atributo, desempeo, actitud, entre otros, del sujeto sobre
el cual se desea incidir.
Ejemplo de condicin de cambio
Sujeto
Mujeres gestantes

Condicin de cambio
Estado nutricional / Salud mental / Conocimiento de
cuidado infantil

Recursos genticos

Diversidad

MYPE

Productividad / Competitividad / Formalidad

Gobiernos Locales

Transparencia / Efectividad / Calidad

c) Verbo
El verbo refleja la direccin del cambio que se desea lograr en la condicin identificada
en el sujeto.

11

Ejemplo identificacin del verbo

1.2.

Verbo

Condicin de cambio

Sujeto

Mejorar

Estado nutricional

Mujeres gestantes

Preservar

Diversidad

Recursos genticos

Elevar

Productividad

MYPE

Incrementar

Transparencia

Gobiernos Locales

Redaccin del Propsito

La redaccin del propsito debe de incluir el verbo, la condicin de cambio y el

sujeto. (ver anexo 3)

Propsito = (Verbo + condicin de cambio + sujeto)

Ejemplos
Verbo

Condicin de
cambio

Sujeto

Elevar

Productividad

Trabajador

Incrementar

Competitividad

Pequea empresa
Jvenes egresados

Mejorar

Empleabilidad

de escuelas
pblicas

Redaccin del Propsito

Elevar la productividad del trabajador
Incrementar la competitividad de la
pequea empresa
Mejorar la empleabilidad de los jvenes
egresados de escuelas pblicas

Contaminacin
Reducir

con partculas

Ambiente (aire)

Reducir la contaminacin del aire

PM10
Incrementar

Preservar

Adaptacin al

Comunidades

cambio climtico

vulnerables al CC

Diversidad

Recursos Genticos

Incrementar la aplicacin de prcticas

de adaptacin al cambio climtico de
comunidades vulnerables al CC
Preservar la Diversidad de Recursos
Genticos

12

1.3.

Casos para definir el propsito:

Para definir cada uno de los propsitos se debe tener como referencia los objetivos
estratgicos sectoriales y las acciones estratgicas sectoriales. Para enunciar los propsitos se
podr utilizar cualquier de las siguientes alternativas:
Caso 1: Los propsitos de los Objetivos Estratgicos Sectoriales son definiciones de cambios
en condiciones generales del sujeto y requieren desagregacin. Por ejemplo Reducir el nivel
de criminalidad o Mejorar la salud infantil.
Desagregar la condicin general sealada en el propsito del objetivo sectorial en sus
factores especficos. Por ejemplo, tanto Criminalidad como Salud podran ser
desagregadas en diversos tipos de crmenes o de condiciones de salud. Por ejemplo en
criminalidad podra ser asaltos, homicidios, etc. En salud infantil podra ser anemia,
estado nutricional.
Definir criterios para priorizar entre factores especficos. Por ejemplo el tipo de crimen
con mayor incidencia en el pas o la condicin de salud con mayor impacto en el
desarrollo de los nios y nias.
El propsito del Objetivo Estratgico Institucional sera formulado en trminos del
factor priorizado: Reducir la incidencia de asaltos, Reducir la anemia infantil
Definicin del propsito del Objetivo Estratgico Institucional segn lgica de
desagregacin

Mejorar la salud infantil

Siguiendo una lgica de desagregacin:

El propsito del objetivo estratgico institucional
es una desagregacin del propsito del objetivo
estratgico sectorial.
Mejorar el estado nutricional de los
menores de 36 meses

Caso 2: Los propsitos de los Objetivos Estratgicos Sectoriales son definiciones de cambios
en condiciones generales del sujeto y requieren de un anlisis causal para identificar factores
de menor nivel que podran corresponder de manera ms apropiada a propsitos de los
objetivos estratgicos institucionales.
En este caso, la Entidad realiza un anlisis causal para determinar el factor o grupo de
factores relevantes para ser considerados como condiciones de cambio que den origen
a los propsitos de los objetivos institucionales.
13

Ejemplo: El propsito del Objetivo Sectorial: Mejorar el nivel de adaptacin al cambio

climtico por parte de la poblacin peruana.
Los factores causales de la adaptacin al cambio climtico son la Voluntad de
Adaptacin al Cambio Climtico y la Capacidad de Adaptacin al Cambio Climtico. En
este caso, ambos factores podran dar origen a los propsitos de los objetivos
estratgicos diferenciados, segn sea el rol que desempean las entidades.
Definicin del propsito del Objetivo Estratgico Institucional segn lgica de
causalidad

Siguiendo una lgica de Causalidad

Incrementar la Adaptacin al
Cambio Climtico

El propsito del objetivo estratgico institucional se

corresponde con un Factor o Grupo de Factores
vinculados causalmente o asociado al logro del
propsito del objetivo estratgico sectorial.
Elevar la capacidad adaptativa de comunidades
Incrementar voluntad adaptativa de comunidades

Caso 3: Los propsitos de los Objetivos Estratgicos Sectoriales hacen referencia a factores o
condiciones especficas del sujeto y no requieren mayor desagregacin, por ejemplo, son
formulados como reducir la desnutricin crnica infantil o reducir los homicidios
El propsito del objetivo estratgico institucional ser el mismo que el propsito del
objetivo estratgico sectorial.
Ejemplo: Propsito del Objetivo Estratgico Sectorial: Reducir la Desnutricin Crnica
Infantil
El propsito del Objetivo Estratgico Institucional sera el mismo: Reducir la
Desnutricin Crnica Infantil
Caso 4: En caso que la entidad tenga una (i) obligacin asignada por ley, (ii) que sea un
organismo constitucional autnomo o (iii) tenga temas altamente especializados diferentes
de su sector, la Entidad deber realizar un diagnstico sobre aquellas condiciones sobre las
que debera incidir. Para estos efectos debe responder a las siguientes preguntas:

Cules son las condiciones o necesidades de los ciudadanos, del entorno u otras
Entidades Pblicas sobre los que debemos incidir?
Cul es la brecha existente respecto de la incidencia?
Cul es el orden de prioridad entre ellos?

14

Redactar los propsitos de los Objetivos Institucionales conforme al proceso

desarrollado

2. Formulacin de Indicadores
Los objetivos estratgicos identificados como parte del proceso de planeamiento
estratgico, que tengan correspondencia con los programas presupuestales deben utilizar
los indicadores del programa presupuestal.
Para los otros casos se har lo siguiente:
2.1.

Elementos del indicador

Unidad de medida: Es la expresin matemtica que permitir la operatividad de la

medicin.
Sujeto: Es la unidad mnima de anlisis sobre la que se har la medicin.
Atributo: Es el parmetro o marco de referencia que indica uno o ms aspectos o
caractersticas que sern medidos sobre el sujeto. Las caracterices de medicin son las
variables asociados a los sujetos. Cada aspecto o caracterstica que se identifique como
atributo, deber ser definida o conceptualizada de manera operativa para facilitar la
medicin y evitar distorsiones en su interpretacin.
2.2.

Redaccin del Indicador

La redaccin del indicador debe de incluir la unidad de medida, el sujeto y el

atributo

Indicador = Unidad de medida + Sujeto + Atributo

Ejemplo:
Unidad de medida

Porcentaje

2.3.

Sujeto

Atributo

de nios y nias

que acceden a un
servicio educativo
de calidad

Pasos para formular el indicador:

Paso 1: Eleccin de la unidad de medida

15

Identificar la unidad de medida que se usar para la medicin. Las unidades de medida
ms utilizadas para indicadores cuantitativos son:

Nmero
Proporcin
Porcentaje
Tasa

Promedio
Razn
Brecha
Tasa de crecimiento

Relacin
Mediana
Quintil
ndice

Se recomienda utilizar nmero en lugar de porcentaje:

Cuando la base sobre la que se mide el porcentaje, es decir, el denominador, sea
menor a 30.
Cuando el numerador del indicador sea muy pequeo en relacin al denominador.
Caso contrario se podra utilizar una tasa.
Cuando el universo del denominador no se conozca o no se haya estimado.
En el caso de indicadores cualitativos las unidades de medida estarn asociadas a las
variables cualitativas y se expresarn como: Nivel, Categora. Ejemplo: Nivel educativo
alcanzado por la poblacin de 15 a 24 aos de edad.
Paso 2: Eleccin del sujeto
El sujeto del indicador debe ser el mismo que del propsito del objetivo estratgico
institucional y para ello se seguirn los mismos criterios descritos en el 1.1. a)
Paso 3: Eleccin del atributo
Para la eleccin del atributo se debe tener en cuenta los siguientes conceptos
Variable: Es una caracterstica que se desea estudiar. Ejemplo: Edad, Sexo, Estado Civil,
etc.
Dato: Valor que toma una variable asociado al sujeto bajo estudio. Ejemplo: El seor
Mario Salvatierra es un jefe de hogar que vive en Comas, tiene 43 aos, tiene estudios
tcnicos completos, es casado, su categora ocupacional empleado y su nivel de
ingresos es de S/. 6 000 nuevos soles.

16

Clasificacin de las variables.

Variable Cuantitativa:
se denomina a cualquier fenmeno
susceptible de ser concretado en
trminos numricos.
se clasifica en:

Variable Discreta:
nicamente puede tomar un nmero
finito de valores dentro de un intervalo
finito, o infinito numerable.
Ejemplo: nmero de hijos de una
familia, nmero de alumnos en una
clase.

Variable Contnua:
puede tener infinitos valores dentro
del intervalo finito o infinito en el
que est definida.
Ejemplo: la estatura, el peso.

Variable Cualitativa
se denomina al fenmeno que no
puede ser expresado en trminos
numricos.

Variable Nominal:

Variable Ordinal:

slo permite distinguir entre la

pertenencia o no a una clase.

donde existe una relacin de orden en el

recorrido de la variable, se establecen
relaciones mayor o menor.
Ejemplo: Nivel socioeconmico, nivel
educativo, etc.

Ejemplo: Estado civil actual, sexo, etc.

Los atributos del indicador deben estar relacionados a la condicin de cambio del
propsito del objetivo estratgico institucional.
Paso 4: Requisitos que debe cumplir el indicador
Los indicadores debern cumplir con los siguientes requisitos5
5

Indicadores SMART: Especific (especfico), Measurable (medible), Achievable (realizable), Realistic (realista)
y Time-Bound (limitado en tiempo).

17

Especfico: Corresponde a informacin explcitamente particular al objetivo que se quiere observar

y que permite al observador verificar que el proyecto ha o no ha cumplido con el objetivo. Qu
medidas y con qu especificaciones y en qu lugar. (Kilometraje para caminos, hectreas de tierra
bajo produccin, Ampliacin de agua potable, etc.)
Realizable: Se refiere a la probabilidad de alcanzar el indicador en todos sus aspectos. La
posibilidad de cumplir un indicador depende del contexto de un proyecto.
Medible: Caracterstica que permite medir el indicador objetivamente (dos personas analizando los
datos llegaran a la misma conclusin). Tambin tiene que ser relativamente fcil de recopilar.
Puede ser medible cuantitativamente o cualitativamente. Cuantitativo se refiere a nmeros,
tamao, frecuencia, porcentajes, etc. Cualitativo se refiere a diferencias de calidad, caractersticas
esperadas, opiniones, encuestas. Los indicadores cualitativos resultan muchas veces de entrevistas,
grupos focales, observacin directa, etc.
Relevante: Algunos indicadores son ms apropiados que otros para medir un objetivo especfico.
Tal como el caso de Realizable, depende mucho del contexto de un proyecto. Uno debe
preguntarse es sta la mejor manera de saber si se ha alcanzado el objetivo?
Enmarcado en el Tiempo: El indicador debe expresar plazos, tiempos de inicio y trmino, cundo
se alcanzarn las metas. Uno debe preguntarse Tiene el indicador un tiempo de inicio o de
terminacin? o si Expresa una frecuencia de ocurrencia?

Paso 5: Sentido del indicador

El sentido se refiere a la direccin u orientacin que debe tener el comportamiento de los
resultados del indicador. El sentido puede ser generalmente descendente o ascendente
dependiendo de los atributos del indicador.
En el ejemplo: Porcentaje de nios y nias que acceden a un servicio educativo de calidad,
el atributo del indicador sugiere una situacin de mejora o aumento, es decir, se esperara
que el porcentaje de nios y nias que acceden a un servicio educativo de calidad sea cada
vez mayor y por lo tanto, el sentido sera ascendente.
En el indicador Porcentaje de nios y nias menores de cinco ao con desnutricin crnica,
el atributo se refiere a un problema de salud de los nios y nias, por lo que se buscara
que la desnutricin crnica se reduzca o disminuya; entonces, se esperara que el
porcentaje de nios y nias menores de cinco ao con desnutricin crnica sea cada vez
menor, y por lo tanto, el sentido sera descendente.
En otros casos es posible que el sentido no sea de ascender o descender, sino mas bien de
mantener una determinada situacin. Y en otros casos, es posible que para el indicador se
18

establezca un parmetro, un lmite o una cota, de tal manera, que se esperara que los
resultados del indicador no sobrepasen ese lmite o no sea menor a ese lmite.
Paso 6: Lnea de base o valor base del indicador
La lnea de base de un indicador es el dato o informacinn producto de un estudio previo,
con la cual es posible hacer seguimiento.
Es necesario que todo indicador tenga lnea de base. Si esto no es posible, entonces, se
recurrir a valores Histricos, al menos desde cuando se tenga tendencia consistente de
resultados previos. Si la medicin es reciente, se tomar como base esa medicin. Y si en
caso no existen datos, se tomar el primer resultado en el ejercicio fiscal en curso
Paso 7: Fuente de datos del indicador
Las fuentes de recojo de datos ms usadas son:
Registros administrativos
Encuestas, que pueden ser probabilsticas y no probabilsticas
Censos
Otros (directorios, expedientes, reportes, casos de estudio, etc.)
Paso 8: Fuente de verificacin de los resultados del indicador
Las fuentes de verificacin son los medios a travs de los cuales se puede constatar,
conocer y verificar los resultados de la medicin de un indicador.
Existen dos tipos de fuentes:
Primarias: hacen referencia a las personas.
Secundarias: hacen referencia a los datos, espacios o documentos.
Las fuentes de verificacin pueden incluir:
Estadsticas
Informes
Material publicado
Informes de auditora
Otros
Paso 9: Elaborar la ficha de protocolo del indicador
La ficha de protocolo del indicador es una herramienta que permite no solo transparentar
los aspectos asociados a la medicin del mismo, sino tambin es un medio de suma
utilidad para la consistencia de resultados y sostenibilidad de medicin en cada periodo
que se establezca y evitar as, distorsiones en la interpretacin de los resultados, es decir,
es un medio que busca dar credibilidad institucional de lo que se mide y de lo que busca
lograr con los objetivos.
19

Para cada indicador se elaborar una ficha de protocolo. (Ver anexo 4)

Nota: Si el objetivo estratgico institucional corresponde a un objetivo del programa presupuestal;

entonces, se considerar el indicador del programa presupuestal a nivel de resultado.
Sugerencia: Se recomienda formular un indicador para cada objetivo estratgico institucional. Este
indicador debe ser el que mejor represente el avance del logro del objetivo; es decir, el ms
estratgico. A nivel de objetivo estratgico institucional el indicador debe ser de resultado.

3. Formulacin de la meta
La meta se formular al momento de construir la ruta estratgica (ver etapa 5, paso 3)

Ejemplo de objetivo estratgico institucional

Propsito
Incrementar

los

Indicador

Meta

logros

Porcentaje de nias y nios

80% de los nios y nias del

educativos en los nios y nias

del III ciclo de EBR con

III

al III Ciclo de Educacin Bsica

desempeo suficiente en

desempeo

Regular

comprensin lectora.

comprensin

Ciclo

de

EBR

con

suficiente

en

lectora

al

2018.

ETAPA 4: ACCIONES ESTRATGICAS INSTITUCIONALES

La finalidad de esta etapa es determinar las acciones que la Entidad tiene que hacer para
lograr los objetivos estratgicos institucionales.
Las acciones estratgicas institucionales se definen a partir de los bienes y servicios que se
entrega a los ciudadanos, entorno o Entidades Pblicas6 para el logro de los objetivos y
tambin a partir de las acciones orientadas a la mejora de su gobernanza o gestin
institucional.
En este sentido, se reconocen dos tipos de Acciones Estratgicas:
- Tipo A: Bienes y Servicios
- Tipo B: Acciones transversales

Entindase como beneficiarios

20

1. Acciones Estratgicas Tipo A: Bienes y Servicios

Las acciones estratgicas Tipo A reflejan los bienes y servicios que deben ser provistos
directamente a los beneficiarios a fin de lograr los objetivos estratgicos planteados.
1.1.

Componentes de las Acciones Estratgicos Institucionales Tipo A:

a) El Qu
Qu se entrega/Qu se realiza?: Esta pregunta se refiere a las unidades tangibles
(bienes) e intangibles (servicios) que se entregan directamente a los beneficiarios y que
permitirn lograr los cambios deseados sobre ellos.
b) Atributo(s)
Cmo se entrega?: Se refiere a un aspecto cuantitativo o cualitativo de la manera
cmo debe ser entregado el bien o servicio.
Considera los diferentes aspectos que garantiza que los bienes y servicios generen el
efecto deseado, tales como las formas diferenciadas de entrega, los lugares de
entrega, aspectos territoriales, aspectos socioculturales u otros incluidos en la
referencia de evidencia encontrada.
c) El Quin
A quin se entrega?: Esta pregunta se refiere al conjunto de ciudadanos, entorno o
entidades que reciben directamente los bienes y servicios (beneficiarios)

Adems debemos identificar lo siguiente

d) El Para Qu
Para qu se entrega?: Esta pregunta se refiere a los cambios o efectos que se desea
lograr sobre el beneficiario para el logro de los Objetivos Estratgicos Institucionales.
e) Responsables por cada Accin Estratgica Institucional:
Dependiendo del tipo de Entidad, es posible que exista ms de un rea que participe
en el desarrollo de una Accin Estratgica Institucional.
En este caso, se debe definir aquella rea sobre la cual debera recaer la
responsabilidad principal del desarrollo de la Accin, y a continuacin cada una de las
reas sealando el rol que desempean en su desarrollo.

21

1.2.

Redaccin de las Acciones Estratgicas Institucionales: (ver anexo 5)

Accin Estratgica Institucional (Tipo A) = Quin + Qu + Atributo

Ejemplos Tipo A:
A quin se

Qu se entrega?

Atributo

Redaccin

entrega?
Productores de

Apoyo Tcnico

Integrado

espinaca

Productores de espinaca reciben Apoyo

Tcnico Integrado

Nios menores

Vacunas

de 3 aos
Comunidades de

Vigilancia

reas

completas segn

Nios menores de 3 aos con vacunas

edad

completas segn edad

focalizada e

Comunidades de reas residenciales con

integrada

Vigilancia focalizada e integrada a

integral

Familias de adolescentes vulnerables a

residenciales
Familias de
adolescentes

Apoyo psicolgico

drogas reciben apoyo psicolgico integral

vulnerables a
drogas

1.3.

Casos para definir las acciones estratgicas institucionales tipo A

a) Relaciones y modelaciones de causalidad definidas en el Plan Estratgico

Sectorial Multianual, Plan Estratgico de Desarrollo Concertado, el Plan
Especial Multisectorial y el Plan Especial Territorial: El Planeamiento Sectorial /
Territorial es el primer referente para la identificacin, seleccin y priorizacin de
relaciones de causalidad y de acciones estratgicas institucionales, que sern
abordadas o tomadas en cuenta por la Entidad en su planeamiento institucional. En
tal sentido, las acciones a realizarse seran:
Seleccionar y priorizar las cadenas causales del planeamiento estratgico
sectorial o territorial a cuyo logro contribuye la Entidad y que es
determinada como prioritaria para el perodo de planeamiento definido.
Selecciona y prioriza de la seccin correspondiente a los Bienes y Servicios y
los beneficiarios.
Formular la accin estratgica institucional conforme al procedimiento
definido en la presente gua.
b) Relaciones, modelaciones de causalidad e intervenciones definidas en los
Programas Presupuestales: La Entidad puede estar participando en uno o ms
Programas Presupuestales definidos en el marco de Presupuesto por Resultados. En
tal caso:

22

 Selecciona y prioriza las cadenas causales que prev abordar, a partir de los
Arboles de Medios, sealados en el Anexo 2 correspondiente al Programa
Presupuestal cuyo resultado especfico fue seleccionado para la seccin de
Objetivo Estratgico Institucional.
Selecciona y prioriza de la seccin de Intervenciones y de la seccin de
Productos del Anexo 2, las intervenciones consideradas como las ms
eficaces.
Formular la accin estratgica institucional conforme al procedimiento
definido en la presente gua.
c) Modelacin de causalidad e identificacin de las acciones estratgicas a partir
del anlisis propio: En la seccin anterior referida a la definicin de objetivos (caso
4), a partir de dicho anlisis se definan los objetivos En tal sentido:
Se realiza la modelacin de causalidad/asociacin de las condiciones o
necesidades de los sujetos priorizados en dicho diagnstico y que permitieron
la definicin del objetivo estratgico institucional correspondiente.
A partir de las cadenas causales priorizadas, se realiza la bsqueda de las
intervenciones ms eficaces. Para estos efectos, se siguen metodologas de
bsqueda y sistematizacin de evidencias. Asimismo, se realiza la
identificacin de intervenciones vigentes, es decir, aquellas intervenciones
que la entidad viene realizando y que estaran vinculadas causalmente al
factor priorizado.
Formular la accin estratgica institucional conforme al procedimiento
definido en la presente gua.
ANLISIS CAUSAL
Para que se logre el objetivo estratgico institucional, debe identificarse los factores
causales asociados a ella. Por tal razn, para la determinacin de los factores se aplica
los principios de causalidad y Evidencia.

I.

Principio de causalidad
23

Implica que los factores deben estar conectados por una relacin de causa-efecto al
objetivo estratgico institucional. Es decir, si apalancamos los factores es posible que se
logren los objetivos estratgicos institucionales
Causa

Factor

II.

Efecto

Objetivo
Estratgico
Institucional

Principio de evidencia

La relacin causa-efecto debe ser establecida en funcin a estudios cientficos que den
cuenta de la misma. Bajo esta lgica, la Evidencia, es aquel estudio que siguiendo el
mtodo cientfico da cuenta de las relaciones de causa-efecto.

Acciones estratgicas interinstitucionales:

En el marco de las acciones estratgicas tipo A, las entidades pblicas que tienen rectora
en polticas nacionales, sistemas administrativos y sistemas funcionales deben desarrollar
acciones estratgicas relacionadas a la coordinacin, seguimiento, supervisin y asesora
continua a otras entidades pblicas. Estas acciones son fundamentales para alcanzar el
logro de los objetivos estratgicos institucionales.
2. Acciones Estratgicas Tipo B: Transversales
Para que la Entidad provea adecuadamente los bienes y servicios y logre los objetivos
estratgicos institucionales es importante que defina una agenda de mejora continua de
su capacidad de gestin pblica y gobernanza. Estas acciones tienen la caracterstica de
contribuir a ms de un objetivo estratgico institucional.
1. La capacidad de gestin pblica: nos referimos a la capacidad de transformar
efectivamente recursos (insumos) en bienes y servicios de calidad para los
ciudadanos optimizando los procesos, utilizando adecuadamente las estrategias,
generando eficiencia administrativa, procesos de capacitacin, gestin logstica que
facilite la implementacin, entre otros.

24

2. Gobernanza: se refiere a la direccin estratgica, legitimacin interna y externa de

las actividades, comunicacin y articulacin estratgica, gestin del riesgo, gestin
de conflictos, manejo de stake holders y la evaluacin.
En esta etapa se identifican las acciones estratgicas que complementan a la entrega de
los bienes y servicios (accin tipo A) y que de esa manera aseguren el logro de los
objetivos estratgicos institucionales.
Paso 1: Analizar la situacin actual de la entidad
Se desarrolla un anlisis sobre el estado de la Entidad en cuanto a las capacidades de
gestin pblica y de gobernanza. En este paso, se debe tener un enfoque integrador para
no incrementar el nmero de acciones estratgicas de este tipo.
A manera de ilustracin, se presentan un listado de categoras de anlisis que ayudan a
identificar acciones estratgicas institucionales
Acciones a
nivel de

Categora de
anlisis y
consideraciones
Direccin
estratgica
Comunicacin
estratgica
Gestin del
riesgo

Gobernanza

Participacin de
stakeholders

Gestin de
conflictos

Evaluacin y
auditora

Aprendizaje
Eficacia
administrativa
Gestin
pblica

Implementacin
de las acciones
estratgicas
Cumplimiento
normativo
Evaluacin del
desempeo

Descripcin
Ejercicio del liderazgo efectivo que optimiza el uso de
recursos humanos, financieros, sociales y tecnolgicos de
la Entidad.
Generacin de red de alianzas con medios y actores que
faciliten la legitimacin de los objetivos y acciones
estratgicas institucionales
Generacin de capacidades en el manejo de las
potenciales amenazas a la implementacin de las
actividades estratgicas
Incluir stakeholders en la participacin de actividades
programticas asegurndose mecanismos de consulta
comunicacin y transparencia para la generacin de
legitimidad.
Monitoreo y manejo de potenciales conflictos entre
actores sociales e internos de la institucin. Canalizar los
intereses encontrados de diversos actores en socios y
participantes de los programas de implementacin.
Fortalecimiento de la integridad de los sistemas
financieros y de contabilidad de los programas,
asegurando evaluaciones independientes y
transparentes.
Discernimiento sobre lecciones de la implementacin
que permiten transformarse en mejorar para la
implementacin de actividades.
Mantenimiento de una estructura administrativa eficiente
que permita minimizar costos y a la vez maximizar la
operatividad.
Manejo financiero y de recursos humanos que permitan
asociar recursos financieros con acciones estratgicas
Cumplir con las normas y regulaciones aplicables al
sistema jurdico nacional, internacional y local en todos
los niveles diariamente.
Revisin el desempeo del staff regularmente as como
de los colaboradores (o consultores) en los resultados de

Sub categoras de
anlisis y
consideraciones
Estado del liderazgo
gerencial
de
los
directores.
Estado
de
la
comunicacin
con
actores.
Sistema
de
seguimiento
y
anticipacin.
Espacio
de
coordinacin
y
comunicacin con la
atores clave.
Gestin del dilogo
Sistema de prevencin
de conflictos
Sistema de control.

Sistema de
retroalimentacin
Tiempo de demora en
procesos
administrativos
Cadena logstica que
dificulta la asignacin
de recursos.
Directivas

Capacitaciones y
aprendizajes

25

sus trabajos.
Revisin y
reporte

Reporte continuo de los avances en el logro de los

Reuniones continuas
objetivos de la poltica sealando explcitamente las
de coordinacin con el
estrategias empleadas.
staff de la institucin.
Fuente: Adaptado de Sourcebook for Evaluating Global and Regional Partnership Programs, World Bank 2007

Paso 2: Determinar las Acciones

Responder a la siguiente pregunta Qu acciones se deberan llevar a cabo para mejorar la
situacin?
Paso 3. Redactar las Acciones Estratgicas: (ver anexo 6)

Accin Estratgica Institucional (Tipo B) = Verbo + Aspecto a ser mejorado

Ejemplos:
- Fortalecimiento y desarrollo institucional del CEPLAN.
- Posicionamiento institucional del CEPLAN.
- Fortalecimiento de capacidades de los operadores del SINAPLAN en planeamiento
estratgico.
3. Formulacin de indicadores
Para la formulacin de indicadores de las acciones estratgicas institucionales tipo A,
remtase a la etapa 3, punto 2 teniendo en cuenta que el sujeto debe ser el mismo que se
identific en el Quin de la accin estratgica tipo A y el atributo es el mismo de la accin
estratgica.
Nota: Para cada indicador se debe elaborar una ficha de protocolo (ver Anexo 4).
4. Formulacin de la meta
La meta se formular al momento de construir la ruta estratgica (ver etapa 5, paso 3)
Ejemplo de accin estratgica institucional
Indicador

Accin Estratgica

Meta

Institucional
Nios y nias menores de 3

Porcentaje

aos con vacunas completas

menores de 3 aos con vacunas de 3 aos con vacunas completas

segn edad

de

nias

completas segn edad.

nios 90% de los nios y nias menores

segn edad al 2018.

26

ETAPA 5: RUTA ESTRATGICA

La finalidad de esta etapa es determinar las prioridades a nivel de objetivos estratgicos

intitucionales y la secuencia lgica de sus correspondientes acciones estratgicas
institucionales.
La Ruta Estratgica establece prioridades para los objetivos estratgicos institucionales, as
como las acciones estratgicas ms efectivas, a partir de lo cual se definirn las metas.
Paso 1: Priorizacin de Objetivos Estratgicos
La Entidad deber definir criterios especficos para ordenar los objetivos estratgicos.
Dichos criterios deben valorar la importancia del objetivo para el desarrollo del ciudadano
y su entorno, o de las Entidades segn correspondan.
Por ejemplo:

Incrementar el desempeo educativo a nivel secundario

Incrementar los resultados en el desarrollo infantil temprano
Incrementar el desempeo educativo en nios y nias en el nivel primario

Para priorizar entre estos tres objetivos debemos preguntarnos Cul de los objetivos tiene
mayor relevancia en el desarrollo de las personas?
Segn investigaciones, el retorno de la inversin en las personas es significativamente
mayor si es realizado en las personas menores de 5 aos y desciende a lo largo de la vida.

Fuente: Heckman

27

Paso 2: Construccin de la ruta estratgica

Una vez priorizados los objetivos estratgicos institucionales, se har el ejercicio de
priorizacin de acciones estratgicas para cada uno de ellos. La priorizacin se har en
funcin de la eficacia. La eficacia es la medida del efecto que la accin estratgica tiene en
la cadena de factores que conducen al logro del objetivo estratgico (desarrollado en la
modelacin o relaciones de causalidad).
De esta manera, se contar con una secuencia priorizada de objetivos y acciones
estratgicas institucionales.

Prioridad

Objetivo
Estratgico
Institucional

Prioridad
de acciones

Acciones Estratgicas
Institucional

Responsable

1
2
3

2
3
4

Adicional a este cuadro, deber completarse las matrices del anexo 7 y 8.

Paso 3: Formulacin de metas
1.

Elementos de la meta

Cantidad: La cantidad representa la cuantificacin de lo que se desea alcanzar. Dicha

cantidad debe estar expresada en las mismas unidades de medida del indicador al que
se asocie.
Sujeto: El sujeto de la meta debe ser el mismo del indicador al que se asocie.
Atributo: Los atributos de medicin deben ser los mismos del indicador asociado.
Temporalidad: Hace referencia al horizonte temporal en el que se alcanzar la meta.
2. Redaccin de la meta
Meta = Cantidad + Sujeto + Atributo +Temporalidad
Ejemplo:
28

Cantidad

80%

Sujeto

Atributo

Temporalidad
al 2018

de nios y nias

acceden a un
servicio educativo
de calidad

3. Establecimiento de la meta
La finalidad de contar con criterios para establecer la meta fsica, es para evitar que
se coloque una cifra que no sea factible de alcanzar en el periodo en que se
realizar la medicin. As, una meta mal establecida da cuenta de una falla en el
planeamiento.
Para establecer la meta es necesario tener en cuenta los siguientes niveles:

Meta necesaria

Meta posible

a. Se verificar el sentido del indicador, de esta manera, si el sentido del indicador

es ascendente, entonces, la meta ser mayor a la lnea de base o al valor base
del indicador, y si por el contrario, el sentido del indicador es descendente,
entonces, la meta siempre ser menor que la lnea de base o valor base del
indicador.
b. Se debe determinar la meta necesaria, es decir, la que es recomendable
alcanzar para lograr el objetivo estratgico institucional y adems, que
contribuya a alcanzar la meta del indicador del objetivo estratgico sectorial
asociado.

29

c. Luego de determinada la meta necesaria se proceder a determinar la meta

posible, la misma que se establece en funcin a los recursos disponibles7; es
decir, es aquella para lo que los recursos alcanzan en el periodo en el que se
planifica, y por lo tanto esta meta es un subconjunto de la meta necesaria. Esta
meta es la que ir en el PEI o POI, segn corresponda.

Cabe sealar que entre la meta necesaria y la meta posible puede existir una meta
intermedia que sea producto de una focalizacin o priorizacin en la intervencin ya
sea por niveles o quintiles de pobreza, por reas geogrficas u otro criterio de
focalizacin. En este caso la meta intermedia sera un subconjunto de la meta
necesaria y a su vez la meta posible sera un subconjunto de la meta intermedia.

4. Requisitos que debe cumplir la meta

La meta deber cumplir con los siguientes requisitos:
Precisa: Debe estar expresada en trminos comprensibles, libre de trminos vagos o
ambiguos.
Medible: Se refiere a la cantidad en que debe estar expresada. Una meta sin cantidad
solo queda en un deseo sin poderse materializar.
Alcanzable: Debe de ser posible su logro en relacin al objetivo estratgico establecido y
al periodo de tiempo de la vigencia del plan.
Tener una duracin: Debe ser alcanzable en un espacio de tiempo predeterminado.
Coherente: Debe tener una relacin directa con el objetivo estratgico establecido.
Retadora: La meta debe exigir un esfuerzo de trabajo para poder alcanzarla.
Realista: La meta para alcanzarla debe considerar los recursos disponibles.

Los recursos disponibles en las entidades de la administracin pblica se refieren principalmente a los
normativos, presupuestales-financieros, humanos y logsticos-tecnolgicos.

30

ETAPA 6: REDACCIN DEL PEI

La redaccin del PEI se realizar de acuerdo a la estructura siguiente

I.
II.
III.
IV.
V.

Sntesis de la Fase Estratgica (mximo 10 hojas).

Misin de la Institucin.
Objetivos Estratgicos Institucionales, Indicadores y Metas Anuales.
Acciones Estratgicas Institucionales.
Identificacin de la Ruta Estratgica.
Anexo. Priorizacin de proyectos (listar proyectos de inversin identificados en el
Anexo del PESEM que correspondan a la entidad y dentro del horizonte temporal del
PEI).

31

III. Fase Institucional POI

ETAPA 7: ACTIVIDADES

Culminada la redaccin de la fase correspondiente al PEI se procede con el Plan Operativo

Institucional (POI). Esta fase es crucial ya que en ella se (i) identifican las actividades que se
desarrollarn tomando en cuenta las acciones estratgicas planteadas durante la
elaboracin del PEI. Adems, es la etapa donde se vincula el Plan con el Presupuesto
pblico, y finalmente (iii) se identifican los elementos crticos de las actividades a
desarrollar.
1. Proceso para formular una actividad:
Paso 1: Identificacin de las Actividades segn Accin Estratgica seleccionada
Consiste en la determinacin de la secuencia general de actividades que deben ser
llevadas a cabo para el adecuado desarrollo de la Accin Estratgica. Dicha secuencia sigue
una lgica de proceso de tal modo que se establezcan plenamente todos los momentos
que deben ocurrir previo al desarrollo de la Accin Estratgica e incluso al final, en la
realizacin misma de la Accin Estratgica. Las actividades estn en el marco de las
competencias y funciones de la Entidad.
La pregunta bsica a responder es Qu Actividades son las mnimas necesarias para el
desarrollo de la Accin Estratgica?
Por ejemplo, si la Accin Estratgica es Nios y Nias del Nivel Inicial reciben Horas
Lectivas completas las Actividades podran ser:
1.
2.
3.
4.
5.

Actualizacin del Currculo.

Adquisicin de materiales e insumos crticos
Distribucin de materiales e insumos crticos a centros educativos
Capacitacin a docentes en el nuevo currculo
Desarrollo de la enseanza

En el desarrollo de las respuestas a la pregunta bsica se debe consultar, de estar

disponible, la informacin proveniente de las Evidencias que se utilizaron para la definicin
de la Accin Estratgica. Dicha evidencia debe proveer datos valiosos respecto a cmo es
la mejor forma de organizar el desarrollo de las intervenciones que la componen.

32

Paso 2: Formulacin de indicador

Para la formulacin de indicadores de las actividades, remtase a la etapa 3, punto 2
teniendo en cuenta que el sujeto es el beneficiario de la actividad y el atributo debe estar
referido al entregable de la actividad.

Por ejemplo en la Actividad Distribucin de materiales e insumos crticos a centros

educativos, el sujeto es los centros educativos y el atributo es Materiales e Insumos
crticos distribuidos
Paso 3: Formulacin de la meta
Para la formulacin de la meta ver etapa 5, paso 3, teniendo en cuenta que la meta de la
actividad se determinar segn los criterios de alcance y cobertura que la entidad defina
para la accin estratgica.
ETAPA 8: VINCULACIN CON EL PRESUPUESTO PBLICO

Los proyectos de PEI y POI debern culminar como fecha mxima el ltimo da hbil del
mes de marzo de cada ao y debern ser remitidos a las oficinas de planeamiento y
presupuesto para dar inicio al proceso de formulacin presupuestaria. Estos documentos
orientan la elaboracin del cuadro de necesidades y la formulacin del presupuesto.
Aprobado el Presupuesto Institucional de Apertura (PIA), la entidad realizar el ajuste del
PEI-POI y Cuadro de Necesidades y sus correspondientes aprobaciones, las cuales servirn
de insumo para el Plan Anual de Contrataciones (PAC).
Secuencia de elaboracin del POI

33

1. Vinculacin con el Presupuesto

El Plan y el Presupuesto se relacionan por dos vas:
a) El PEI y POI establece las prioridades de asignacin de los recursos en
trminos de objetivos estratgicos, acciones estratgicas y actividades.
Las reas responsables de formular el presupuesto deben asegurar que se
hagan las previsiones presupuestales necesarias para asegurar el
financiamiento de las prioridades a nivel de objetivo estratgico y de accin
estratgicas, segn lo sealado en el PEI.
En el proceso de gestin de la poltica fiscal y en el marco de las leyes que
aseguran el equilibrio fiscal las Entidades pblicas enfrentan situaciones de
acomodos presupuestales los cuales deben realizarse sobre la base de las
prioridades establecidas en el marco del Planeamiento Estratgico
Institucional.
b) El Presupuesto provee los recursos para la atencin de dichas prioridades.
Toda entidad tiene el reto de tomar decisiones para enfrentar las situaciones
de corto plazo, con predominancia del presupuesto. Y por otro lado, alinear
los recursos para lograr los objetivos estratgicos identificados. Esta
vinculacin e interaccin no ser posible si es que tanto el Plan Estratgico
como el Presupuesto mantienen procesos decisionales en paralelo que no
coordinan entre s. Para resolver la primera limitacin posible, se requiere de
un fuerte nivel de compromiso y conviccin de las altas autoridades de la
institucin respecto de la necesidad de orientar recursos y esfuerzos hacia
las prioridades definidas en el planeamiento. En el marco de la presente
gua, se establece una ruta de vinculacin de las estructuras del
planeamiento con las del presupuesto.
2. Vinculacin con la Estructura Programtica del Presupuesto Pblico
Conforme a la Poltica Nacional de Modernizacin de la Gestin Pblica y dado que
conceptual y metodolgicamente el Plan antecede al Presupuesto, entonces las
diferentes estructuras del Plan Estratgico Institucional deben tener reflejo
presupuestal.
Para esto, debe asegurarse lo siguiente:
a. Las Acciones Estratgicas Tipo A, se deben reflejar en Productos de la
Estructura Presupuestal, en tanto sean parte de un Programa Presupuestal.

34

b. Las Acciones Estratgicas Tipo B, se deben reflejar en Acciones Centrales y

de corresponder Acciones Comunes, en tanto sean parte de un Programa
Presupuestal.
c. En caso, no se disponga de equivalentes en Productos o Actividades
pertenecientes a Acciones Comunes, la Accin Estratgica deber reflejarse
como parte de las Asignaciones Presupuestales que No Resultan en
Productos (APNOP) o en Acciones Centrales.
d. Los insumos asociados a bienes de capital tienen reflejo presupuestal a nivel
de proyectos en caso correspondan y se hayan desarrollado como tales.
Cmo se determina la correspondencia de la Accin Estratgica con el Producto o
Actividad?
Se determina a partir de la comparacin de los bienes y servicios que los
componen, y a partir de los beneficiarios que los recibe. Si ambos coinciden, hay
equivalencia y se proceder a establecer la relacin de equivalencia entre ambos.
ETAPA 9: IDENTIFICACIN DE ELEMENTOS CRTICOS DE LAS ACTIVIDADES

Concluida la formulacin del proyecto de PEI-POI, las reas responsables de las actividades
del POI debern iniciar la etapa de identificacin de elementos crticos de estas actividades
(Ver anexo 9) con la asistencia tcnica del rgano encargado de planeamiento. Este
proceso deber culminar antes del inicio del ao fiscal siguiente.
Los elementos crticos son los eventos, cantidades o proporciones que deben ocurrir,
adquirirse o alcanzarse para el desarrollo adecuado y completo de la gestin, as como
para el cumplimiento de una actividad derivada de una accin estratgica.
Los elementos crticos de una actividad pueden definirse en 4 categoras:
Elementos crticos de una Actividad
Categora
Descripcin
Entradas
Salidas

Controles

Mecanismos

Conformadas por los insumos necesarios para llevar a

cabo la actividad: recursos materiales, informacin,
recursos humanos, etc.
El Resultado de la actividad (informacin, documentacin,
etc.).
Los Objetos que gobiernan o regulan la actividad:
normas, guas, polticas, calendarios, presupuestos, etc.
Parte del control es asegurarse que los responsables de
las actividades tengan las competencias para
desarrollarlas
La Infraestructura necesaria y caractersticas del ambiente
de trabajo para el adecuado desarrollo de la actividad.

35

Ejemplo: Para la actividad Distribucin de materiales educativos

Categora
Entradas

Elementos crticos
Materiales educativos
Personal
encargado
de
distribucin

Materiales educativos en las escuelas

Supervisin de las condiciones de

entrega
Entrega de materiales a tiempo
Personal certificado en logstica de
distribucin

la

Salidas

Controles

Transporte para la distribucin

Mecanismos

Comentarios
Es decir, la actividad no podr
desarrollarse de forma completo si no se
cuenta con materiales educativos ni con
personal encargado de su distribucin.
El resultado que se espera de la actividad
es
que
los
materiales
esten,
efectivamente, en las escuelas.
Si no desarrollamos supervisin a la
entrega del material, no se lograr
concretizar la actividad. De forma similar
si es que se entrega fuera de tiempo o si
no existe personal certificado en logstica
que facilite el proceso de entrega.
Un
mecanismo
fundamental
para
desarrollar plenamente la actividad es el
transporte; si l es imposible desarrollar la
actividad.

ETAPA 10: REDACCIN DEL POI

La redaccin del POI se realizar de acuerdo a la estructura siguiente

Unidad de
medida

Meta
fsica

Unidades
responsables

Accin Estratgica Institucional 1

Actividad 1
Actividad 2

Actividad n
Accin Estratgica Institucional 2
Actividad 1

ETAPA 11: DIFUSIN DEL PEI-POI

Es la etapa final donde se garantiza la difusin del PEI POI entre las diversas entidades
pblicas y dependencias relacionadas con el cumplimiento de los objetivos institucionales
de la Entidad a cargo de la elaboracin de la fase institucional. Entre las Entidades a las que
se tiene que enviar, incluyen:

36

a.

Presentar ante la Comisin de elaboracin del PEI-POI, para su validacin.

b.

A los Organismos Tcnicos Especializados vinculados al sector.

c.

A los rganos y unidades ejecutoras.

d.

A las oficinas de Presupuesto para asegurar la vinculacin entre los sistemas de

planeamiento y presupuesto.

Los programas, proyectos, unidades ejecutoras u otros que por disposiciones legales
formulen planes estratgicos de la fase institucional, debern realizar sus procesos de
planeamiento en el marco del PEI-POI de la institucin a la cual pertenecen, respetando
sus objetivos estratgicos y sus correspondientes indicadores, as como las acciones
estratgicas institucionales.

37

ANEXOS
1.
1.1.

GLOSARIO
Accin Estratgica Institucional

Conjunto de actividades ordenadas que contribuyen al logro de un objetivo estratgico

institucional y que involucran el uso de recursos. Asimismo, cuentan con unidad de medida
y meta fsica determinada. Permiten articular de manera coherente e integrada con otras
acciones estratgicas institucionales el logro de los objetivos.
Se representan y definen a partir de los bienes y servicios que se entregan a la poblacin
beneficiaria para el logro de los objetivos as como tambin a partir de las acciones
orientadas a la mejora de la capacidad institucional para el desempeo de la Misin. Las
Acciones Estratgicas Institucionales son el principal promotor del cambio en el ciudadano, el
entorno o en la institucin.
1.2.

Bien o Servicio

Elemento tangible (Bien) o intangible (Servicio) que las instituciones entregan directamente
a un grupo poblacional con el propsito de generar cambios en ella.
1.3.

Entorno

Es el conjunto de aspectos del medio socio-econmico o ambiental sobre la cual se

identifican condiciones o necesidades sobre las cuales se desea incidir.
1.4.

Cadena de valor en el sector pblico

La cadena de valor es un modelo prescriptivo que permite identificar los procesos

principales de produccin de una entidad pblica. La lgica es secuencial: Actividad Accin Estratgica Institucional - Objetivo Estratgico Institucional.
1.5.

Gestin Estratgica

La gestin estratgica es un concepto actitudinal (pensar) y operativo (hacer) dirigido al

cambio y la mejora continua en el trabajo de los servidores pblicos. Esto significa que, la
gestin estratgica, ms all de ser una herramienta metodolgica, es una forma de actuar
para orientar, organizar y lograr efectivamente resultados en la gestin pblica.
1.6.

Indicadores

Es un enunciado que permite medir el estado de cumplimiento de un objetivo, facilitando

su seguimiento.

38

Son medidas cuantitativas o cualitativas del estado de las condiciones o factores

considerados o incluidos en los objetivos estratgicos; en las acciones estratgicas o en la
Ruta Estratgica Institucional.
1.7.

Misin Institucional

Define la razn de ser de la Entidad en el marco de las competencias y funciones

establecidas en su ley de creacin; de acuerdo a los criterios de la modernizacin del
Estado y en el marco de la Visin sectorial.
Es el rol crtico que define a la institucin. Es aquello que la institucin hace y que le
corresponde para lograr los objetivos.
1.8.

Objetivo Estratgico Institucional

Es la descripcin del propsito a ser alcanzado medido a travs de indicadores y sus

correspondientes metas, las cuales se establecen de acuerdo al periodo del plan
estratgico. El objetivo estratgico est compuesto por el propsito, los indicadores y las
metas.
El Objetivo Estratgico Institucional representa el cambio que se busca lograr en los
ciudadanos, en el entorno en que estos se desenvuelven o en los usuarios o beneficiarios
de los servicios que la entidad provee.
1.9.

Planeamiento Estratgico Institucional

El Planeamiento Estratgico es el proceso sistemtico construido sobre el anlisis continuo

de la situacin actual y del pensamiento orientado al futuro, el cual genera informacin
para la toma de decisiones con el fin de lograr los objetivos estratgicos establecidos.
En el nivel Institucional, el Planeamiento Estratgico es el proceso en el cual se define
aquello que la organizacin debe lograr y qu es lo que tiene que hacer para ello.
1.10. Resultado
Es el cambio que se desea lograr en las condiciones, caractersticas, atributos o
necesidades del ciudadano, entorno o entidad
1.11. Ruta Estratgica Institucional
Es el conjunto secuencial de acciones estratgicas que permite lograr los objetivos
estratgicos, particularmente aquellos definidos como de mayor prioridad para la entidad.
1.12. Elemento crtico
Los elementos crticos son los eventos, cantidades o proporciones que deben ocurrir,
adquirirse o alcanzarse para el desarrollo adecuado y completo de la gestin, as como
para el cumplimiento de una actividad derivada de una accin estratgica.
39

2.

FORMATO DE FORMULACIN DE LA MISIN DE LA INSTITUCIN

Rol central de la Entidad

Sujeto

Atributos

Redaccin de la Misin

3.

FORMATO PARA LA FORMULACIN DEL PRPSITO DEL OBJETIVOS

ESTRATGICO INSTITUCIONAL

Verbo

Condicin de cambio

4.

Sujeto

Redaccin del
propsito de Objetivo
Estratgico
Institucional

FICHA DE PROTOCOLO DEL INDICADOR

Es necesario consignar en el lnea el nombre del objetivo estratgico institucional o de la

accin estratgica al que se asocia el indicador
Objetivo estratgico institucional:_____________________________________________

40

Accin estratgica: ___________________________________________________

Nombre del indicador
Definicin
Indicador segn la
dimensin de
desempeo
Indicador segn el
control de gestin
Nivel de desagregacin
geogrfica
Valor del indicador
Justificacin

Limitaciones y supuestos
empleados

Variables de medicin

Frmula o mtodo de
clculo

El nombre del indicador debe ser lo ms claro, conciso y amistoso al usuario

que defina exactamente lo que muestra el indicador.
Descripcin simple y breve del indicador.
Indicar si el indicador se refiere a eficacia, eficiencia, calidad o economa. Ver la
especificacin a).
Especificar si el indicador corresponde a un indicador de producto, resultado
especfico, resultado final. Ver la especificacin b).
Especificar la desagregacin geogrfica mnima que permite la medicin del
indicador: nacional, departamental, regional, provincial, distrital u otro.
Lnea de base y mediciones sucesivas realizadas del indicador.
Justificar la utilidad del indicador para el seguimiento. Se presenta una
descripcin de las principales fortalezas en la definicin del indicador respecto
a otras formas alternativas de medirlo.
Entre las limitaciones ms comunes se encuentran los errores de medicin de
los indicadores, limitaciones en torno a los costos de contar con informacin
estadstica confiable sobre el valor del indicador y los problemas asociados a la
definicin del indicador.
Pueden ser: restricciones tcnicas, coberturas espaciales, series de tiempos y
limitaciones en la comparabilidad.
Entre los principales supuestos empleados se encuentran aquellos relativos al
sujeto de medicin sobre la cual se relativiza el valor del indicador y aquellos
vinculados a la falta de correspondencia entre el valor del indicador y el
resultado esperado.
Especificar las variables contenidas en la medicin del indicador.
Informacin relativa a los procedimientos utilizados en la produccin del
indicador. Se especificar la forma matemtica de calcular el indicador.
Tambin se llama definicin operativa del indicador.
La frmula de indicador debe contener el nombre corto del indicador y la
expresin matemtica para el clculo del mismo especificando sus variables
que la componen. Por ejemplo, si el indicador es de porcentaje:
PNDCL =

Nmero de nios y nias

X 100

Nmero de nios y nias

Periodicidad de las
mediciones
Fuente de datos
Base de datos

Se deben especificar adems las precisiones tcnicas que constituyen los

detalles especficos en torno al clculo de los indicadores.
Frecuencia de la produccin del indicador, puede ser mensual, bimensual,
semestral, anual u otro.
Fuente que origina el dato (encuesta, censo, registro administrativo, u otro).
Bases de datos de la fuente de informacin que proporcionan el indicador: en

41

Periodicidad de reporte
del indicador
Programa o Unidad
responsable

lnea (direccin Internet), CD, uso interno por tener datos de carcter
confidencial, etc.
Se entiende como el perodo de tiempo en que se actualiza el dato. Cuando
corresponda, especificar la periodicidad de levantamiento, registro y
publicacin del dato.
Se debe indicar que Programa, Unidad Ejecutora o Direccin dentro del Sector
ser el responsable de la medicin del indicador.

a) Por las dimensiones de desempeo. Los indicadores pueden ser:

Eficiencia: Cuando se mide la relacin entre la produccin de un bien o servicio, y
los insumos que se utilizan.
Eficacia: Cuando mide el grado de cumplimiento de los resultados u objetivos de
poltica.
Calidad: Cuando mide la capacidad de la intervencin para responder a las
necesidades de su poblacin objetivo.
Economa. Cuando mide la capacidad para administrar los recursos financieros.
b) Por el mbito de control: Los indicadores pueden ser:
Producto: Cuantifican o caracterizan los productos entregados. Se consideraran
indicadores de cobertura, de caracterizacin del producto y unidades fsicas
entregadas.
Resultado especfico: Miden los cambios resultantes de la provisin de bienes o
servicios sobre el comportamiento, estado o actitud de la poblacin objetivo.
Resultado final: Miden el grado de mejora en condiciones de la poblacin que son
los propsitos de las intervenciones siguiendo una lgica causal.

5.

FORMATO PARA LA FORMULACIN DE LAS ACCIONES ESTRATGICAS

TIPO A
A quin se entrega?

Qu se entrega?

Atributo

Redaccin

42

6.

FORMATO PARA LA FORMULACIN DE LAS ACCIONES ESTRATGICAS

TIPO B
Verbo

7.

Objetivo
estratgico

8.

Accin
estratgica

Redaccin de la Accin
Estratgica Institucional

Aspecto a ser mejorado

ANEXO MATRIZ DE OBJETIVOS ESTRATGICOS INSTITUCIONALES

Indicador

Lnea de base
o valor base
del indicador

Valor actual
del
indicador

Valor

Valor

Ao

Ao

Meta

Ao
1

Ao
2

Ao
3

Meta
total

Fuente
de
datos

Fuente de
verificacin

Responsable
de la
medicin del
indicador

MATRIZ DE ACCIONES ESTRATGICAS INSTITUCIONALES

Indicador

Lnea de base
o valor base
del indicador

Valor actual
del
indicador

Valor

Valor

Ao

Ao

Meta

Ao
1

Ao
2

Ao
3

Meta
total

Fuente
de
datos

Fuente de
verificacin

Responsable
de la
medicin del
indicador

43

9.

FICHA DE ACTIVIDAD

FICHA TCNICA DE ACTIVIDAD

1) Nombre
3) Alcance
2) Objetivo
4) Responsable
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
5) Entradas

6) Controles

7) Mecanismos

8) Salidas

44