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UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR

DECAATO DE ESTUDIOS PROFESIOALES
COORDIACI DE IGEIERA DE PRODUCCI Y
ORGAIZACI EMPRESARIAL

IMPLATACI DEL MDULO DE GESTI DE MATERIALES DE SAP R/3 E U

MODELO DE IDUSTRIA DE ALIMETOS

Por:
Roco Peralta Tapia

IFORME DE PASATA
Presentado ante la Ilustre Universidad Simn Bolvar
como requisito parcial para optar al ttulo de
Ingeniero de Produccin

Sartenejas, Marzo de 2009

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UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR

DECAATO DE ESTUDIOS PROFESIOALES
COORDIACI DE IGEIERA DE PRODUCCI Y
ORGAIZACI EMPRESARIAL

IMPLATACI DEL MDULO DE GESTI DE MATERIALES DE SAP R/3 E U

MODELO DE IDUSTRIA DE ALIMETOS

Por:
Roco Peralta Tapia

Realizado con la asesora de:

Tutor Acadmico: Ana Mara Borges
Tutor Industrial: Omar Jos Fierro Chacare

INFORME DE PASANTA
Presentado ante la Ilustre Universidad Simn Bolvar
como requisito parcial para optar al ttulo de
Ingeniero Geofsico
Sartenejas, Marzo de 2009
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IMPLATACI DEL MDULO DE GESTI DE MATERIALES DE SAP R/3 E

U MODELO DE IDUSTRIA DE ALIMETOS
Por:
Roco Peralta Tapia

RESUME

El presente proyecto fue realizado en IBM de Venezuela, en la unidad de consultora GBS

(Servicios globales de negocio). En l se desarroll la configuracin del mdulo MM (Gestin
de Materiales) del sistema SAP R/3 (Sistema de planificacin de empresas basado en una
arquitectura cliente-servidor) para una industria de alimentos ficticia (Alimentos SSA). Para
realizar este proyecto se sigui la metodologa de IBM llamada Assendant SAP (SAP
ascendente), adaptada al caso de desarrollo, puesto que no es una implantacin real. Se realiz el
levantamiento de informacin para la industria de alimentos, para luego construir una gua de
negocios donde se describe el modelo del negocio y se proponen las vistas de la aplicacin
necesarias a desarrollar en un caso real. La configuracin del mdulo se inicia con la definicin
de la estructura organizativa de la empresa, en esta etapa se involucran otros mdulos que
conforman tambin esa estructura. A la par de las configuraciones se realiz una gua de
replicacin donde se describen los procedimientos de la configuracin. Finalmente se desarrollan
los escenarios de prueba, donde se comprueba la correcta realizacin de las configuraciones. Se
presentan tres apndices que contienen extractos de los documentos generados a lo largo del
proyecto.
Palabras clave: SAP R/3, Gestin de materiales, Alimentos.

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DICE GEERAL

DICE GEERAL ......................................................................................................................V

DICE DE TABLAS .............................................................................................................. VIII
DICE DE FIGURAS ............................................................................................................... IX
LISTA DE ABREVIATURAS......................................................................................................X
ITRODUCCI ......................................................................................................................... 1
Justificacin del Problema ........................................................................................................... 1
Antecedentes ................................................................................................................................ 2
Planteamiento del Problema ........................................................................................................ 2
Objetivos Generales ..................................................................................................................... 2
Objetivos Especficos .................................................................................................................. 3
CAPTULO 1 ................................................................................................................................. 4
ETORO EMPRESARIAL ...................................................................................................... 4
1.1 IBM Corporacin................................................................................................................... 4
1.1.1

Misin .............................................................................................................................. 4

1.1.2 Visin ................................................................................................................................. 5

1.2 IBM en Venezuela ................................................................................................................. 5
1.2.1 Estructura Organizativa ...................................................................................................... 5
1.2.2 Servicios Globales de Negocios ......................................................................................... 6
Misin ...................................................................................................................................... 6
1.2.3 Ubicacin del pasante ......................................................................................................... 8
CAPTULO 2 ................................................................................................................................. 9
MARCO TERICO ...................................................................................................................... 9
2.1 Gestin de Materiales ............................................................................................................ 9
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2.2 ERP ...................................................................................................................................... 10
2.3 SAP R/3 ............................................................................................................................... 12
2.3.1 Arquitectura del Sistema .................................................................................................. 13
2.3.2 Ambientes ......................................................................................................................... 14
2.3.3 Estructura Modular de SAP R/3 ....................................................................................... 15
CAPTULO 3 ............................................................................................................................... 19
MARCO METODOLGICO .................................................................................................... 19
3.1 Ascendant SAP .................................................................................................................... 19
3.2 Fases de Ascendant SAP ..................................................................................................... 19
3.2.1 Evaluacin ........................................................................................................................ 20
3.2.2 Preparacin del Proyecto .................................................................................................. 21
3.2.3 Gua de Negocios ............................................................................................................. 21
3.2.4 Realizacin ....................................................................................................................... 22
3.2.5 Preparacin final ............................................................................................................... 22
3.2.6 Salida en produccin y soporte......................................................................................... 23
3.2.7 Sostener ............................................................................................................................ 23
CAPTULO 4 ............................................................................................................................... 25
PROCEDIMIETO EXPERIMETAL .................................................................................. 25
4.1 Fase de preparacin del proyecto. ....................................................................................... 25
4.1.1 Introduccin a IBM .......................................................................................................... 25
4.1.2 Introduccin a SAP R/3 .................................................................................................... 25
4.1.3 Rplicas en SAP ............................................................................................................... 28
4.2 Fase de gua de negocios ..................................................................................................... 28
4.2.1 Levantamiento de informacin ......................................................................................... 29
4.2.1.1 Ciclo de Procura ............................................................................................................ 29
4.2.2 Modelo de Empresa .......................................................................................................... 31
4.2.3 Lineamientos de la empresa ............................................................................................. 31
4.2.4 Vistas de negocio .............................................................................................................. 32
4.2.4.1 Vista Logstica ............................................................................................................... 32
vi

vii
4.2.4.2 Gestin de Materiales .................................................................................................... 33
4.2.5 Desarrollo de la Gua de Negocio de Gestin de Materiales. ........................................... 34
4.2.5.1 Registro de Datos Maestros ....................................................................................... 34
4.2.5.2 Administracin de Pedidos ........................................................................................ 35
4.2.5.3 Adquirir Recursos Materiales .................................................................................... 35
4.2.5.4 Contratar Servicios .................................................................................................... 36
4.2.5.5 Manejo de Inventarios y Almacenes ......................................................................... 36
4.3 Fase de realizacin y preparacin final ............................................................................... 36
4.3.1 Configuracin del modelo ................................................................................................ 37
4.3.1.1 Estructura de la Empresa ........................................................................................... 37
4.3.2 Reportes de MM ............................................................................................................... 40
4.3.3 Escenarios de Prueba ........................................................................................................ 43
Escenario 1: Solicitud de pedidos de materiales. .................................................................. 43
Escenario2: Peticin de oferta, procesamiento de informacin y comparacin. ................... 43
Escenario 3: Procesar pedido y contrato marco..................................................................... 43
Escenario 4: Recepcin del pedido........................................................................................ 44
COCLUSIOES Y RECOMEDACIOES ........................................................................ 45
REFERECIAS BIBLIOGRFICAS ...................................................................................... 46
APDICE A .............................................................................................................................. 47
APDICE B............................................................................................................................... 55
APDICE C .............................................................................................................................. 60

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DICE DE TABLAS

Tabla 1.1 Ventajas y desventajas de los ERP.12

Tabla 4.1. Vistas del negocio y mdulos asociados .32

viii

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DICE DE FIGURAS

Figura 1.01 Estructura organizativa de IBM de Venezuela............................................................. 6

Figura 2.01 Arquitectura cliente-servidor de tres capas. ............................................................... 13
Figura 2.02 Arquitectura modular de SAP R/3 ............................................................................. 15
Figura 3.01 Etapas bsicas del mtodo de implementacin Ascendant. ....................................... 20
Figura 3.02 Fases aplicadas en el proyecto de pasanta. ............................................................... 24
Figura 4.01 Ventana de acceso a SAP y de inicio de sesin. ........................................................ 26
Figura 4.02 Pantalla de inicio de acceso fcil. .............................................................................. 27
Figura 4.03 Ciclo del proceso de procura o compra de materiales................................................ 30
Figura 4.04 Estructura Organizacional (MM) SAP R/3 ................................................................ 34
Figura 4.05 Sociedad de Alimentos SSA y sus caractersticas...................................................... 38
Figura 4.06 Centros logsticos de Alimentos SSA. ....................................................................... 38
Figura 4.07 Almacenes definidos y asignados a un centro logstico. ............................................ 39
Figura 4.08 Centro de coste para el centro logstico de Valencia. ................................................ 40
Figura 4.09 Pasos a seguir para la creacin de reportes de compras. ............................................ 41
Figura 4.10 Reporte de compras para el centro logstico de Valencia (AL01). ............................ 42

ix

LISTA DE ABREVIATURAS

IBM

International Business Machines (Mquinas de Negocio Internacional)

GBS

Global Business Services (Unidad de Servicios de Negocios Globales)

ERP

Enterprise Resource Planning (Sistema de Planificacin de los Recursos de la

Empresa)
SAP

Sistems, aplications, products (sistemas, aplicaciones y productos)

MM

Mdulo de Gestin de Materiales

PP

Mdulo de Planificacin de la Produccin

HR

Mdulo de Recursos Humanos

FI

Mdulo de Finanzas

CO

Mdulo de Contabilidad

IS

Solucin de Industria

MRP

Material request planification (Planificacin de requerimientos de materiales)

S&C

Estrategia y cambio

CRM

Administracin de las relaciones con los clientes

HCM

Administracin de capital humano

SCM

Administracin de la cadena de suministros

AS

Servicios de aplicaciones

IT

Tecnologa de informacin

DV

Ambiente de desarrollo de SAP

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QA

Ambiente de calidad de SAP

PR

Ambiente productivo de SAP

RICE

Reportes, interfaces, conversiones, ampliaciones

SAP GUI

Interfaz de acceso a SAP R/3

xi

ITRODUCCI
En esta seccin se presenta la problemtica actual de las industrias a nivel mundial, se
menciona especficamente el sector que se desarrolla en el proyecto, que es el de alimentos. Bajo
las condiciones expuestas, se presentan las soluciones que han surgido para agregar valor a las
empresas. Dentro de estas soluciones, se encuentra la utilizada a lo largo de la pasanta.
Justificacin del Problema
La industria de alimentos siempre ha tenido y tendr una demanda segura en el mercado,
debido a la naturaleza humana y al crecimiento de la poblacin mundial. Este sector es vital en la
industria y no dejar de ser uno de los ms importantes, con la ventaja de necesitar innovacin
tanto en los productos como en los procesos. Adems, en este sector de la industria existe una
amplia gama de posibles productos a ofertar.
En el ambiente empresarial mundial, las compaas se encuentran en crecimiento continuo,
buscando agregar valor a sus procesos y productos. Por esta razn las empresas en constante
competencia utilizan las innovaciones tecnolgicas para darle valor a su negocio.
En la bsqueda constante de las empresas por mejorar y ser lderes en el mercado, los avances
tecnolgicos han sido un punto clave. El internet ha mejorado la comunicacin dentro y fuera de
la empresa, fortaleciendo lazos en la cadena de suministro y facilitando su buen funcionamiento.
A lo largo del tiempo han salido al mercado nuevos sistemas de informacin que facilitan los
procesos; entre estos sistemas se encuentra SAP (sistema de planificacin de empresas) el cual
posee una estructura modular integrada abarcando casi todas las reas de la empresa.
SAP est dirigido a cualquier tipo de empresa, incluyendo el sector de alimentos.

La

implementacin de este sistema en una empresa tiene una estructura bsica, la cual se moldea a
partir de los requerimientos de la empresa.
En el departamento que se trabaj se busca crear guas de configuracin de SAP enfocadas a
diferentes sectores o tipos de empresa que sirvan como modelos a seguir en el momento de
trabajar con un cliente; por este motivo surge la necesidad de crear guas de configuracin para
una empresa de alimentos ficticia. Por ser SAP una herramienta tan completa, resulta muy difcil
conocer y manejar todos los mdulos; debido a esto la configuracin est enfocada para uno solo.

2
Al conocer la necesidad de consultores especializados en el mdulo de Gestin de Materiales, y
la relacin del pasante con esta rea, se asign el proyecto.

Antecedentes
En el departamento de GBS (Servicios Globales de Negocios), se han realizado proyectos de
implantacin de SAP, sistema de planificacin de empresas, para diferentes industrias.

La

mayora de los proyectos realizados anteriormente son enfocados a un modelo de industria

petrolera, debido a que es el sector productivo ms grande en el pas.

Planteamiento del Problema

Es una necesidad constante para las empresas la bsqueda de mejorar sus procesos, reducir
costos, minimizar tiempos, aumentar eficiencia y eficacia, entre otros. En esta bsqueda han
surgido tecnologas de informacin que contribuyen a mejorar los procesos de negocio en las
empresas.

El sistema SAP es uno de los ms conocidos de los sistemas de planificacin

empresarial, que integran las reas de la empresa y renen la informacin en una sola base de
datos compartida, reduciendo las redundancias en el sistema.
Actualmente las empresas de diferentes sectores estn implementando SAP, la industria de
alimentos es muy grande y necesita automatizar sus procesos y reducir sus costos, an ms en un
entorno de crisis. El departamento de GBS que ofrece implantar la solucin SAP a las industrias,
el tener una plantilla modelo especfica para una industria que permita conocer ms del sector y
guiar la implantacin, le facilita la consultora a la empresa y llegar al cliente con una idea creada
de lo que se quiere.

Objetivos Generales
Crear un modelo de negocios y desarrollar las configuraciones necesarias, para la gestin de
materiales de una empresa ficticia de produccin y distribucin de alimentos en el sistema
modular SAP R/3 (sistema de planificacin de recursos de la empresa basado en la arquitectura
cliente/servidor). Para esto se trabajar en el mdulo del manejo de materiales de SAP (MM).

Objetivos Especficos

Conocer y aprender el funcionamiento del sistema SAP R/3.

Conocer los procesos de negocios asociados al manejo de materiales en la industria de

alimentos.

Construir una gua de negocios para la empresa de alimentos, que incluya las vistas de
SAP que se pueden aplicar en la empresa.

Conocer y aplicar la metodologa ASAP (SAP ascendente).

Configurar, para una empresa ficticia, el mdulo MM de SAP.

Construir una gua de replicacin de las configuraciones a realizar.

Realizar las pruebas de la configuracin.

Presentar el proyecto.

En base a las necesidades que presenta la industria de alimentos y a las dimensiones de la

misma, se construye una gua de apoyo para futuras implementaciones de SAP en esta rea.
Siguiendo una metodologa predeterminada y con los objetivos definidos, se procedi a realizar
las actividades planificadas para el proyecto.

CAPTULO 1
ETORO EMPRESARIAL

En este captulo se menciona el inicio de la empresa en la que se realiz el proyecto, la cual

surge en otro pas y, en su bsqueda de crecimiento llega a Venezuela. Se presenta su filosofa
empresarial y su estructura organizacional en el pas. Se profundiza en las funciones y reas de la
unidad de negocios GBS (servicios globales de negocios), donde se llev a cabo la pasanta.

1.1 IBM Corporacin

La corporacin de IBM tiene su origen en el momento en que nace la industria de
procesamiento de datos, en este momento ocurre la fusin entre la International Time Recording
Co., Computing Scale Company y la Tabulating Recording Co. En el ao 1942 Thomas J.
Watson, ubicado en la gerencia general de la empresa, la reorganiza bajo el nombre de
International Business Machines (IBM) [1].
Actualmente, IBM una de las empresas lderes en las soluciones de tecnologa de informacin
a nivel mundial. Se encuentra presente en 170 pases alrededor del mundo.

1.1.1

Misin
En IBM nos esforzamos por ser lderes en la creacin, desarrollo y fabricacin de soluciones de
tecnologa avanzada de informacin, incluyendo sistemas de computacin, software, servicios de TI,
consultora, dispositivos de almacenamiento y microelectrnica. Ayudamos a nuestros clientes a lograr
sus objetivos proveyendo soluciones de negocio y de tecnologa de informacin [1].

1.1.2 Visin
Identificar necesidades del mercado y desarrollar respuestas tecnolgicas de la mejor calidad y
nivel de servicio. Ofrecer precios competitivos y esforzarnos en mejorar la satisfaccin de los
clientes, empleados, proveedores, asociados y de las comunidades donde operamos.[1]

1.1.3 Valores

Dedicacin al xito de cada uno de nuestros clientes.

Innovacin relevante para nuestra compaa y para el mundo.

Confianza y responsabilidad personal en todas las relaciones.

1.2 IBM en Venezuela

En Venezuela, IBM se fund el 18 de enero de 1938 con el nombre de Compaa Annima
Watson de Mquinas Comerciales. En esta primera versin de la empresa, se comercializaban
relojes de oficina, mquinas de contabilidad y fechadores, todos los productos que vendan eran
manufacturados por International Business Machines. A partir del ao 1947, se cambia el
nombre a IBM de Venezuela S.A. y es con este nombre que la empresa se consolida y crece
progresivamente, actualmente tiene 70 aos en el pas.

1.2.1 Estructura Organizativa

La estructura organizativa de IBM tiene cuatro grandes divisiones: Industrias, Marcas, Rutas y
Soporte. Las marcas de IBM y tiene tres divisiones principales o marcas: el rea de software,
rea de hardware y el rea de servicios (IGS). Dentro del rea de servicios existen cuatro
divisiones que operan independientes, Global Business Services (GBS) es la ms grande de estas
cuatro. En la figura 1.01 se puede apreciar en mayor detalle, la estructura mencionada.

Figura 1.01 Estructura organizativa de IBM de Venezuela [1].

1.2.2 Servicios Globales de egocios

Misin
Ayudar a nuestros clientes con los procesos de negocio, aportando nuestra experiencia en la industria y
un profundo conocimiento de soluciones tecnolgicas que le permitirn conocer temas especficos de la
industria y adquirir la habilidad para disear, construir y ejecutar esas soluciones, logrando as el valor
principal del negocio.[1]

GBS, por sus siglas en ingls, ofrece a sus clientes diversos servicios de consultora que aportan
valor a las empresas clientes, estos se presentan a continuacin [1]:

Ayudar a integrar las estrategias de negocios y tecnologa, alineando los procesos,

aplicaciones e infraestructura;

Colaborar con la transformacin de la manera en que trabaja su personal, elevando el

valor que pueden brindar al negocio;

Optimizar sus procesos financieros de negocios, mediante transacciones ms

eficientes;

Llegar ms rpido al mercado, a travs de la mejora de operaciones y una cadena de

suministros ms gil y de colaboracin entre su empresa y sus proveedores;

Optimizar la relacin con sus clientes y aumentar sus ingresos para generar clientes
ms leales a su empresa;

Lograr transformar su negocio y reducir costos, enfocndose en lo que diferencia a su

empresa;

Mejorar sus capacidades IT (tecnologa de informacin), optimizando la gestin de

sus aplicaciones e integracin de sus sistemas.

Estos servicios son administrados en diversas reas que conforman el departamento, estas reas
son:

Estrategia y Cambio (S&C): Ayuda a los clientes a transformar sus empresas y

operaciones.

Administracin de las relaciones con los clientes (CRM): Ayuda a los clientes a reducir
costos y a optimizar la fidelidad y satisfaccin de ellos, as como su rentabilidad.

Administracin financiera: Ayuda a los gerentes del rea financiera a implementar la

transformacin de la empresa y de los procesos de gestin de contabilidad y finanzas, as
como optimizacin de procesos y soluciones tecnolgicas.

Administracin de Capital Humano (HCM): Se enfoca en ayudar a los clientes a obtener

ms de la gente, brindar espacios de trabajo dinmicos y mejorar la gestin de RRHH.

Administracin de la Cadena de Suministro (SCM): Es una unidad de consultora

mundial, que cubre mltiples industrias y combina capacidades y experiencias de IBM.
Aportan soluciones a todos los desafos en la cadena de suministros.

Innovacin en aplicaciones: Se concentra en brindar capacidades de integracin de

sistemas y desarrollo de aplicaciones de escala mundial a los clientes.

Servicios de Aplicaciones (AS): Es una serie de servicios que abarcan el ciclo de vida
completo, desarrollo, manejo, mantenimiento, soporte y gestin aplicadas a un amplio
rango de aplicaciones.

1.2.3 Ubicacin del pasante

La sede de IBM de Venezuela S.A. se encuentra ubicada en la ciudad Caracas, Avenida Ernesto
Blohm en urbanizacin de Chuao, Torre IBM. El proyecto de pasanta larga se realiz en la
unidad de negocios de GBS, IBM Global Business Services, en el rea de consultora de
negocios. El proyecto se realiz bajo el cargo de consultor junior, a lo largo de la pasanta se
adquieren conocimientos especializados en un mdulo de SAP que se aplican en el desarrollo de
la implementacin.

CAPTULO 2
MARCO TERICO

En este captulo se abarcan los conceptos principales de la gestin de materiales y el sistema

usado en la implementacin. Toda industria realiza una gestin de materiales, algunos no le dan
tanta importancia y otros buscan mejorarla. El segundo grupo toma en cuenta que el manejo de
materiales una de las reas de la empresa que genera ms costos, por esto invierten para mejorar
sus procesos.
Entre las soluciones que han surgido para la industria se encuentran los ERP (sistema de
planificacin de los recursos de la empresa), estos buscan integrar los procesos tanto internos
como externos del cliente.

SAP R/3 (sistema de planificacin empresarial basado en la

arquitectura cliente/servidor) es uno de los sistemas ERP de mayor prestigio en el mercado, este
posee una estructura modular y gracias a esto se pudo realizar el proyecto en el rea de MM
(gestin de materiales).

2.1 Gestin de Materiales

A partir de 1970 el manejo de materiales se ocupo de un grupo de funciones especficas que
conforman el flujo de materiales en la empresa, entre las que se encuentran:

Compras y control interno de materiales.

Planificacin y control del trabajo en proceso.

Almacenamiento y distribucin.

10
En la mayora de las empresas el aprovisionamiento o proceso de compra de materiales es el
costo ms alto que enfrentan, por esto es vital para ellas tener una estrategia de
aprovisionamiento que logre los objetivos y aumente su efectividad. [2]
En la actualidad las empresas se esfuerzan por aplicar polticas en el manejo de materiales, tales
como reducir inventario (el material en almacn no agrega valor) y producir en grandes
volmenes. En esta bsqueda de reducir costos surge la necesidad de tener proveedores flexibles
y de respuesta rpida a los requerimientos de la empresa.
Para realizar la evaluacin de los proveedores se toma en cuenta una serie de variables que
afectan a la empresa, esto se realiza en formatos de evaluacin, donde segn una escala
preestablecida se le da una puntuacin al proveedor y finalmente se procede a comparar. Hoy en
da existen sistemas que automatizan este proceso.
Para el sector de manufactura el flujo continuo sin almacenamiento es una situacin ideal de
reduccin de costos, puesto que todo el material que recibe la empresa es procesado, se convierte
en producto final y es directamente enviado a los clientes. Esto es muy difcil pues requiere que
las todos los procesos y operaciones se encuentren sincronizados, pero es ms factible con la
automatizacin de los procesos y con la implantacin de sistemas de informacin especializados
en el rea. [3]

2.2 ERP
Actualmente, las empresas que se encuentran en un ambiente competitivo no buscan ser
mejores que su competencia, stas se enfocan en encontrar los recursos o medios que generen
valor a sus procesos de negocio y por ende a su empresa para, de esta forma ser nicos en el
mercado. Esta estrategia ha llevado a las empresas a buscar una forma de integracin de las reas
que los conforman, de manera que se agregue valor a la comunicacin interdepartamental,
logrando con ello que se reduzcan tiempos, costos y si se puede la burocracia corporativa.
Los ERP son sistemas de planificacin de los recursos de la empresa, estos son una evolucin
del MRP que es un sistema de gestin de materiales. Este sistema de administracin ampla ese
concepto e integra la gestin todas las reas de la empresa, formando parte en la cadena de
suministros ya que interacta con clientes, proveedores, el manejo de inventario, planificacin de

11
la produccin, entre otros. Se entiende tambin que es adaptable o configurable a las necesidades
del cliente, esto hasta cierto punto en que el cliente se debe adaptar al sistema [2].
El sistema de planificacin de recursos es un concepto que se inici a partir de 1970, su objetivo
era brindar soluciones computarizadas para integrar y automatizar procesos de negocio a travs
de las oficinas internas de las compaas [4].
La idea de este nuevo sistema era que las empresas percibieran reduccin en los costos,
eficiencia en sus procesos y mejoras en las relaciones con los socios del negocio, tanto clientes,
como inversionistas, proveedores, entre otros. En la dcada de los 90 este sistema revolucion la
forma en que las empresas llevaban sus procesos de negocios [4].
El ERP facilita la toma de decisiones de los gerentes ya que unifica la informacin de todos los
departamentos; brindando as un punto de vista ms global, sin dejar de lado los detalles que se
quieran o deban tomar en cuenta.
Es muy comn que entre departamentos de una misma institucin existan conflictos, que poco a
poco dificulten la fluidez de los procesos cotidianos, el ERP logra romper las barreras creadas, ya
que automatiza muchos procesos, mejora la comunicacin, y en algunos casos se implementa el
flujo de trabajo donde las aprobaciones se realizan en lnea.
La implementacin del ERP no es algo trivial, ste afecta a cada rea que se desee integrar al
mismo. Se debe tomar en cuenta a cada persona afectada, puesto que normalmente se muestra
resistencia al cambio por la costumbre a los procedimientos practicados anteriormente. De esta
manera el cambio no es automtico, lleva tiempo y se debe capacitar al personal para realizar sus
tareas en un nuevo ambiente.

Por otra parte, normalmente estos sistemas los utilizan las

medianas y grandes empresas debido a su alto precio.

Como se ha podido apreciar el ERP tiene ventajas y desventajas, depender de la empresa que
lo desee implantar el hacer la evaluacin de stas. En la Tabla 1.1 presentada a continuacin se
presentan puntualmente las ventajas y desventajas de este tipo de sistema.

12
Tabla 1.1 Ventajas y desventajas de los ERP. [5]

Ventajas

Desventajas

CONSIGUE LA INTEGRACIN DE LA CADENA DE SUMINISTRO, EL PROCESO DE PRODUCCIN Y EL

ADMINISTRATIVO.

CREA UN SISTEMA DE BASES DE DATOS COMN.

PUEDE INCORPORAR PROCESOS MEJORADOS Y REDISEADOS: "LOS MEJORES PROCESOS".

AUMENTA LA COMUNICACIN Y LA COLABORACIN MUNDIAL.

AYUDA A INTEGRAR MLTIPLES SITIOS Y UNIDADES DE NEGOCIOS.

EL NCLEO DEL PAQUETE DE SOFTWARE SE CODIFICA EN EL ACTO.

PUEDE PROPORCIONAR UNA VENTAJA ESTRATGICA SOBRE LOS COMPETIDORES.

ES MUY CARO DE ADQUIRIR E INCLUSO MS COSTOSO DE PERSONALIZAR

SU IMPLANTACIN REQUIERE GRANDES CAMBIOS EN LA COMPAA Y EN SUS PROCESOS




ES TAN COMPLEJO QUE MUCHAS COMPAAS NO PUEDEN ACOMODARSE AL MISMO.

IMPLICA UN PROCESO CONTINUO DE IMPLEMENTACIN, QUE PUEDE NO COMPLETARSE
NUNCA.
EXISTEN POCOS EXPERTOS EN ERP, LO QUE HACE DE LAS DOTACIONES DE PERSONAL UN
PROBLEMA AADIDO.

Hay muchos tipos de ERP en el mercado actual, cada uno con su estructura y funcionalidad
propia. Entre ellos se encuentra el sistema SAP R/3, el cual se definir a continuacin.

2.3 SAP R/3

SAP, cuyas siglas significan sistema, aplicacin y producto; es una compaa alemana creada
por cinco ex empleados de IBM (mquinas de negocio internacionales).

Estas personas

compartan una visin y con esto crearon una aplicacin que tomara en cuenta diferentes
actividades de negocios. Su meta fue crear una solucin completa para todos los procesos de
negocios de una empresa y que se desarrollara en tiempo real. De esta idea surgi la primera
versin de SAP en 1972, en poco tiempo se fue mejorando esta versin y se consolid la empresa
que ahora se encuentra entre las mejores de solucin ERP.
En principio este sistema estaba dirigido a grandes empresas, debido a su alto costo; pero
actualmente SAP ha ampliado sus horizontes creando soluciones especficas y estndar para
diferentes tipos de empresas, logrando as que la pequea y mediana industria pueda implementar
este sistema en sus organizaciones.

13
2.3.1 Arquitectura del Sistema
El sistema SAP tiene una arquitectura de cliente/servidor, este tipo de arquitectura es de tres
capas, en la figura 2.01 se aprecian los niveles y sus interacciones, las cuales se explicarn a
continuacin [4].

Figura 2.011 Arquitectura cliente-servidor

cliente
de tres capas [elaboracin propia].
propia

Primer Nivel:: Est conformado

conformado por el sistema de operacin, el manejador
m
de base de
datos y la red.

Segundo Nivel: Representa

Repre
el middleware, que viene siendo el componente interfaz entre
Sistema SAP R/3 y el primer nivel.

Tercer Nivel: Es el nivel superior de la arquitectura, donde se encuentra la aplicacin R/3

y sus funcionalidades. Es la capa de interfaz con el usuario donde principalmente accede
a todas las funcionalidades a travs de transacciones.

En la arquitectura de SAP R/3 hay definiciones particulares del sistema que es importante tener
claras. Las ms importantes
portantes y que se deben mencionar son las transacciones y el mandante. Las
transacciones son una definicin importante por el simple hecho de que el sistema de SAP debe
ser visto como un sistema de procesamiento de transacciones de negocio.
Transaccin: es la operacin con la que se maneja el sistema de SAP R/3, con ellas se realizan las
tareas necesarias.

14
Las transacciones son operaciones que permiten que los usuarios realicen cambios a la base de datos.
Todo el flujo de datos que fluye a travs de los mdulos de la aplicacin es ejecutada usando las
transaccionesLa base de datos no va a ser actualizada hasta que la transaccin haya terminado. Para
mantener la consistencia, si la transaccin no se ha terminado, todos los cambios realizados todava son
reversiblesEn el sistema varios usuarios tienen la facilidad de acceder a la misma informacin, por esto,
para que la transaccin sea consistente, existe un mecanismo de bloqueo durante el tiempo que tome
procesar la transaccin. Todas las transacciones en el sistema SAP R/3 se encuentran asociadas a un
cdigo de transaccin. Una forma rpida y til de moverse a travs del sistema es escribiendo el cdigo
de la transaccin directamente en el campo de comando. [4]

En el caso del mandante, este es uno de los campos que se deben completar para poder entrar
en la aplicacin, por esto es necesario conocer su definicin en SAP, expuesto a continuacin:
El mandante es definido como una unidad legal y organizacionalmente independiente dentro del sistema
de SAP R/3; por ejemplo un grupo de compaa, una unidad de negocios, o una corporacin. Al hacer una
implementacin, luego de instalar el sistema una de las primeras cosas que se debe hacer es copiar uno de
los mandantes estndar incluidos en el paquete. Con estos se pueden hacer pruebas, entrenamiento o se
puede comenzar una configuracin real. SAP viene con tres mandantes estndar, el 000, 001 y el 066,
cada uno de ellos para diferentes finesSAP tiene herramientas que permiten crear, copiar, transferir,
borrar y comparar mandantes. [4]

Datos Maestra
Representan los principales registros en el sistema, estos pueden ser utilizados a travs de
diversas aplicaciones. Esta informacin se mantiene intacta por largos perodos de tiempo, y
se puede acceder a ella desde cualquier rea de la empresa. En MM en particular existe la data
maestra para materiales, proveedores y servicios.

2.3.2 Ambientes
SAP tiene tres diferentes ambientes de trabajo, cada uno de ellos tiene est orientado a un
usuario diferente. Los ambientes mencionados son:

Ambiente de Desarrollo (DV): este ambiente tambin es llamado caja de arena, puesto
que en l se realizan las pruebas y las configuraciones y se admiten errores.

Este

ambiente es el primero que usan los consultores en la implantacin de SAP para un

cliente.

15

Ambiente de Calidad (QA): el ambiente de calidad es en el que se prueba que todas las
configuraciones realizadas en el ambiente de desarrollo funcionen, este es un ambiente
limpio debido a que solo se utiliza cuando ya se han completado la configuracin en DV y
se cree que no hay errores.
errores. En QA se verifica la calidad de la configuracin.

Ambiente Productivo (PR): este ambiente es el que utilizan los usuarios del cliente a
diario, este se actualiza constantemente y se puede decir que es el sistema real o con el
que trabajan los usuarios
usuarios en vivo. Por esto si se realizan configuraciones deben pasar
primero por los otros dos ambientes.

2.3.3 Estructura Modular de SAP R/3

Esta solucin empresarial integra todas las reas de la organizacin, mejorando las relaciones,
procesos y la comunicacin a lo largo de toda la cadena de suministros. La estructura general y
los segmentos de SAP son representados de forma modular como se muestra en la figura 2.02,
estos interactan con la base de datos central y entre s.

Figura 2.02 Arquitectura modular de SAP R/3..

En la figura 2.02 se puede apreciar los distintos mdulos de SAP
SAP,, estos se ubican sobre la base
de datos relacional antes mencionada; cada
da uno de esos mdulos gestiona
gestion las tareas de un rea de
la organizacin.

16
Para implantar SAP no es necesario utilizarlas todas, se implementan las que el cliente
considere necesarias para su negocio, que en algunos casos son todas.

A continuacin se

presentan los principales mdulos,

mdulos del sistema [4].
FI (Finanzas): En este mdulo se maneja toda la contabilidad y lass finanzas de la
empresa. Sus sub-mdulos
mdulos son: contabilidad general, cuentas
tas por pagar, cuentas por
cobrar, contabilidad
ontabilidad de costos, administracin de activos y gestin
estin de contratos.
SD (Gestin
Gestin de Ventas y Distribucin): En el se registra y maneja todo lo que tiene
que ver con la venta de productos o servicios a los clientes. En la parte de ventas se
manejan los registros de los clientes y se gestionan las rdenes de los mismos. Por
la parte de distribucin se maneja el tipo de envo, se puede definir una estrategia de
transporte y hacer seguimiento a los envos. Lo sub-mdulos
mdulos de SD son: logstica y
ejecucin de transportes, y ssistema de informacin de logstica.
HR (Recursos Humanos): Este Mdulo

trabaja con todoo lo relacionado con

nmina, gestin de personal, contrataciones. Sus sub

sub-mdulos son: administr
dministracin
de personal, desarrollo
esarrollo de personal, y nmina.
PP (Planificacin de la Produccin):
Producci
Este mdulo de logstica gestiona la
planificacin de las actividades, para lograr su ejecucin y con esto el producto o
servicio. Los sub-mdulos
mdulos de PP son: control
control y mantenimiento de planta, gestin de
frmulas, aseguramiento de calidad y gestin
g
de medio ambiente.
MM (Gestin de Materiales): Este mdulo maneja una parte de la logstica de la
empresa, todo lo relacionado con inventarios y proveedores. En este mdulo se
configuran los materiales y sus proveedores, pero antes de esto tambin se debe
definir toda la estructura de la empresa; desde los centros logsticos y sus respectivos
almacenes.

Los sub-mdulos
mdulos de MM son gestin
estin de inventarios, gestin de

almacenes y gestin
estin de compras.
El proyecto de pasanta se desarroll en el mdulo de materiales en particular, por esto a
continuacin se brinda una definicin ms especfica de sus funciones. Este mdulo trabaja con
todas las actividades relacionadas con las compras de materiales y el control de inventario y
almacenes,, partes muy importantes para el proceso de produccin, debido a que sin los insumos
insumo

17
necesarios la planta no produce. Por esta razn este mdulo de logstica es de vital importancia
para la empresa y se debe llevar cuidadosamente y a la par de las necesidades de produccin.
La seccin de compras tiene un rango muy completo de operaciones, entre ellas estn: peticin
de oferta, limites de necesidades, comparacin de precios de proveedores, evaluacin de
proveedores, estatus y seguimiento de la orden, y muchos ms. Gracias a estas herramientas el
departamento de procura de la empresa puede realizar sus tareas de manera automatizada y con
mayor eficiencia.
El manejo del inventario es una herramienta muy til para la planificacin de la produccin y
tambin permite a los usuarios, comparar los materiales que han sido ordenados o requeridos y
los que ya han sido recibidos. Esta seccin tiene relacin directa con las reas de compras y de
calidad de la produccin, por lo que debe haber una retroalimentacin entre ellos y la
informacin brindada debe ser confiable.
En cuanto a la seccin de los almacenes se pueden manejar estructuras complejas de almacenes,
las diversas reas destinadas a ello, y las rutas de transporte. En particular est muy relacionado
con el mdulo de ventas y distribucin y con el manejo de inversin del capital.
En MM tambin se pueden realizar las tareas de verificacin de las facturas, esta rea se
relaciona directamente con los mdulos de contabilidad y de control para as controlar los
movimientos de los materiales y evitar realizar pagos innecesarios o ms caros de lo que se
quiere.
IS (Soluciones especficas por industria): Este mdulo busca satisfacer los requerimientos
especficos de la empresa que implanta el sistema, clasificando estas soluciones por sector de la
industria. Estas soluciones se encuentran como transacciones extra en los mdulos bsicos de
SAP mencionados anteriormente. A continuacin se listan todas las soluciones especficas.

SAP aeroespacial y defensa.

SAP para banca.

SAP para productos de consumo.

SAP para el manejo de almacenes.

SAP para defensa y seguridad.

SAP para ingeniera, construccin y operaciones.

18

SAP para proveedores de servicios financieros.

SAP para la salud.

SAP para los medios de comunicacin.

SAP para educacin superior e investigacin.

SAP para alta tecnologa.

SAP para seguros.

SAP para minera.

SAP para combustible y gas.

SAP para servicios profesionales.

SAP para el sector pblico.

SAP para la venta al por menor.

SAP para la venta y distribucin al por mayor.

SAP para telecomunicaciones.

19

CAPTULO 3
MARCO METODOLGICO

A continuacin se presenta la metodologa ascendente SAP (sistema de planificacin de

recursos empresariales), utilizada por IBM (empresa de mquinas de negocios internacionales) en
las implantaciones del sistema en los clientes. Esta metodologa es adaptada para el proyecto,
puesto que ste se realiza para un modelo de empresa y no se tiene un cliente real.

3.1 Ascendant SAP

El mtodo de implementacin ascendant (ascendente) de SAP est basado en ASAP (SAP
acelerado), la metodologa que utiliza la empresa SAP para implementar su producto en el
cliente. IBM aadi las etapas de evaluacin y soporte para apoyar la direccin estratgica del
mercado de IBM en las prcticas de SAP. Tambin aadi suplementos, que se alinean con la
estrategia de mercado de IBM, a las fases existentes.

3.2 Fases de Ascendant SAP

La metodologa ascendant tiene siete fases, las cuales se deben realizar en el orden
especificado, estas fases se llevan a cabo gracias a un balance entre la gente que conforma los
equipos de trabajo, los procesos establecidos, el conocimiento y la tecnologa disponible. A
continuacin se explicarn las etapas de la metodologa, las cuales son presentadas en la Figura
3.01.

20

Figura 3.011 Etapas bsicas del mtodo

mtodo de implementacin ascendente [6].

3.2.1 Evaluacin
En esta fase dee la metodologa ascendant el equipo de trabajo de IBM debe evaluar los
requerimientos del cliente, y con esto coordinar actividades para desarrollar la propuesta que se le
va a presentar al cliente. Lo que se busca
busca en esta etapa es desarrollar o establecer el alcance del
proyecto, asegurar que el mismo se encuentre alineado con la estrategia de la empresa.
empresa
A lo largo de esta fase se definirn, el plan del proyecto de alto nivel, la estrategia a seguir en la
implementacin y los recursos que se van a necesitar para llevar a cabo el proyecto. Se
formalizan los objetivos, el tiempo previsto y el presupuesto necesario. [7]
[
Las actividades especficas que
que se realizan en esta fase se presentan a continuacin:

Evaluacin actual.

Alcance del proyecto y estudio de factibilidad.

Alineacin de la estrategia y planificacin del proyecto.

Caso de negocio y beneficios del proyecto.

Chequeo de Calidad.

21
3.2.2 Preparacin del Proyecto
El objetivo de esta fase es realizar la planificacin del proyecto de forma y establecer el
alcance, ambos de forma muy detallada; en l tambin se define el equipo de trabajo que va a
estar en el proyecto. Por otra parte tambin se deben refinar o mejorar los documentos creados
en la fase previa.
El equipo que se escogi deber establecer en esta fase, cmo se van a organizar, qu mtodos
van a utilizar y deben crear la estrategia a seguir que debe estar alineada con la que se present en
la evaluacin [7].
Para esta fase sus actividades especficas son:

Planificacin del proyecto inicial.

Procedimientos del proyecto.

Planificacin de los requerimientos tcnicos.

Inicio del proyecto.

Chequeo de calidad.

3.2.3 Gua de egocios

La gua de negocios tambin llamada business blueprint, es una descripcin detallada de los
requerimientos del cliente en sus respectivos procesos de negocio. Esta descripcin es construida
en base a diferentes modelos que pueden o no estar a la disposicin del equipo de trabajo; el
modelo de referencia de SAP R/3, los modelos de industrias de IBM o el modelo de negocios
creado por el cliente [7].
Las actividades que se realizan en esta fase especficamente se presentan a continuacin:

Gua de negocios.

Entrenamiento del equipo de trabajo.

Estructura organizativa del negocio.

Definicin del proceso de negocio.

Desarrollo del ambiente del sistema.

Chequeo de calidad.

22

3.2.4 Realizacin
El objetivo de esta etapa de la metodologa es transformar los requerimientos de los procesos de
negocio establecidos en la fase anterior en un sistema aprobado y en funcionamiento.
Existen cuatro equipos, los cuales se distribuyen el trabajo segn su funcin. El equipo del
proceso de negocio va a realizar las configuraciones bsicas del proceso de negocio y organiza el
prototipo; el equipo tcnico finaliza el prototipo y los requerimientos des sistema de produccin;
el equipo de desarrollo del sistema se encarga de crear todas las conversiones, interfaces entre
otras tareas, y finalmente el equipo de gestin de cambio se encarga de identificar y expresar
todos los cambios que van a ser necesarios para lograr los beneficios del negocio [7].
Para esta fase se realizaron diversas actividades que se muestran a continuacin:

Entrenamiento del equipo de trabajo.

Configuracin base y final.

Desarrollo de RICE (reportes, interfaces, conversiones, ampliacin)

Gestin o administracin del sistema.

Se construye el material de entrenamiento del usuario final.

Desarrollo de perfiles de seguridad.

Prueba final de integracin del sistema.

Chequeo de calidad.

3.2.5 Preparacin final

El propsito de esta fase es finalizar la preparacin del sistema productivo de SAP, incluyendo
el entrenamiento del usuario final, la administracin del sistema, entre otros. [7]
Las actividades especficas realizadas a lo largo de esta fase se mencionan a continuacin:

El sistema de produccin es creado, probado y asegurado.

Entrenamiento del usuario final.

Establecer el soporte tcnico.

23

Aprobacin gerencial para salida en produccin.

3.2.6 Salida en produccin y soporte

El objetivo de esta fase es realizar la transicin de un ambiente pre productivo a uno productivo
y estable. Las actividades que se realizan en esta fase son las siguientes:

Resolver los problemas crticos del proyecto.

Soporte de produccin.

Conclusin del proyecto.

3.2.7 Sostener
El objetivo de esta fase es verificar que el marco de trabajo es estable y que se puede mejorar el
desempeo del sistema luego de salir en produccin. El sistema est siendo continuamente
monitoreado para saber si se estn logrando las metas establecidas.

Revisin post implementacin.

Mejoras y apoyo.

3.2 Caso de desarrollo de la Pasanta

Se debe destacar que la metodologa ascendant es flexible y adaptable al proyecto que se este
desarrollando.

Para el proyecto de pasanta se utiliz esta metodologa, adaptndola a las

necesidades del proyecto debido a que se trata de un modelo de industria y no un cliente en

particular. Por este motivo, se inici el proceso a partir de la fase de preparacin del proyecto;
las actividades realizadas varan por la misma razn.
Por la razn mencionada previamente, las fases utilizadas para la pasanta fueron los mostrados
en la Figura 3.02 que se presenta a continuacin.

24

Figura 3.022 Fases aplicadas en el proyecto de pasanta [elaboracin propia].

propia]

En la primera fase se realizaron tres actividades macro, primero la introduccin a la emp

empresa,
luego conocer SAP y hacer rpl
rplicas de guas de configuracin de SAP. En la siguiente fase, se
debe crear la gua de negocios para el sector en el que se va a realizar el proyecto. La siguiente
fase, como su nombre lo indica, se realizan las configuraciones para la empresa fictici
ficticia. En la
etapa final se realizan las pruebas para verificar la configuracin.

25

CAPTULO 4
PROCEDIMIETO EXPERIMETAL

El procedimiento realizado est basado en la metodologa definida en el captulo anterior,

adaptada al proyecto por no ser una implementacin real. Se desarrollan cuatro etapas, la
preparacin del proyecto, la gua de negocios, la realizacin y preparacin final (las dos ltimas
se desarrollan en conjunto). En estas etapas se pasa desde la introduccin a la empresa hasta la
configuracin del modelo.

4.1 Fase de preparacin del proyecto.

4.1.1 Introduccin a IBM

En los primeros das de la pasanta se asisti a reuniones de introduccin a IBM (empresa de
mquinas internacionales de negocios), esto con el fin de conocer la empresa, su misin y visin,
las diferentes marcas que existen en Venezuela, conocer la organizacin de GBS por sus siglas en
ingles que significa servicios de negocios globales, que es el departamento en el que se realiz el
proyecto.
Se conocieron las instalaciones y se realizaron los trmites para tener acceso al lugar de trabajo
y para la asignacin del computador que se utiliz para realizar el proyecto.

4.1.2 Introduccin a SAP R/3

Luego de conocer a la empresa y el rea en el que se trabaj, se asisti a una reunin para los
nuevos pasantes en la que se dio a conocer qu es SAP R/3 (sistema de planificacin de los

26
recursos de empresas basado en arquitectura cliente/servidor) y la navegacin bsica en el
sistema, la interfaz con el usuario,
usuario, el inicio del sistema y las herramientas bsicas para trabajar
en el sistema. En la Figura
igura 4.011 mostrada a continuacin se presenta la ventana para realizar el
inicio de sesin en SAP R/3 con el usuario creado para Roco Peralta.

Figura 4.01 Ventana de acceso a SAP y de inicio de sesin [elaboracin propia]

propia].

En la Figura 4.011 se puede apreciar la ventana para acceder a la sesin de SAP, en ella se debe
elegir al servidor al que se va a acceder, en este caso se elige la resaltada en la imagen debido a
que el de IBM a disposicin
cin de los consultores de GBS. Al presionar el botn acceder se abre
la ventana donde se introduce el mandante, el nombre del usuario, la clave de acceso y la clave
del idioma a utilizar, para el espaol es es. Luego de introducir los datos requeridos aparece la
pantalla de inicio del sistema,
sistema sta se aprecia en la Figura 4.02.

27

Figura 4.022 Pantalla de inicio de acceso fcil [elaboracin propia].

propia]

En la imagen se puede apreciar que el sistema tiene una barra de men similar a la de los
programas en ambiente de Windows, debajo de sta, se encuentra una barra de botones estndar,
en ella se encuentran botones para guardar, retroceder, avanzar, entre otro
otros. Debajo de la barra
de ttulo se encuentra la barra de botones de aplicaciones.
Se observa una barra de ttulo, que en este caso dice SAP
SAP Easy Access
Access, lo que significa
Acceso fcil SAP. Esta ventana se llama as porque desde ah se accede a las transacciones
tr
en el
sistema, esto se puede hacer de dos formas diferentes. La primera forma es utilizando el rbol que
se encuentra en la parte inferior de la ventana, se despliegan las diferentes opciones luego de
presionar la flecha a la izquierda de la pa
palabra. See utiliza cuando se tiene el nombre de la
transaccin y no su clave. La otra opcin es utilizando el campo comando, es un espacio en
blanco que se encuentra al
a lado izquierdo del men de botones estndar, se utiliza cuando se
conoce el cdigo de la transaccin
trans
que se quiere utilizar.
Luego de presenciar la presentacin en la que se explica la navegacin bsica en SAP y de
tener el equipo asignado para el proyecto, se instal SAP GUI, que es la interfaz para lograr el
acceso al servidor, que en este caso se encuentra ubicado en IBM. Se
S cre un usuario para el

28
pasante y a partir de ese momento se pudo explorar y conocer el sistema tomando en cuenta lo
aprendido en la reunin mencionada anteriormente.

4.1.3 Rplicas en SAP

Las rplicas en SAP son un tipo de entrenamiento y un mtodo de aprendizaje para conocer
ms a fondo cmo utilizar el sistema y qu cosas abarca ste. Se utilizan las llamadas guas de
configuracin de cualquier mdulo, aunque se recomienda empezar por el mdulo de finanzas
porque en l se configura informacin bsica del pas y de la empresa. Estas guas tienen una
descripcin detallada paso a paso de las configuraciones bsicas necesarias para un sector
particular de la industria.
El pasante debe replicar o seguir los pasos que la gua dice y de esta forma encuentra errores en
la gua, errores en su configuracin, conoce y se maneja mejor en el sistema. Para cualquiera de
estos casos o si se necesita apoyo, cualquier consultor de GBS se encuentra capacitado y en
disposicin para ayudar al pasante, y si no tiene la respuesta refiere al pasante a otro consultor
experto en el rea. Con esta actividad adems de ayudar al pasante, se mejoran y corrigen las
guas a medida que entra un nuevo pasante, manteniendo as una mejora continua de esta
herramienta de aprendizaje.
En esta etapa el pasante replic guas de los mdulos de finanzas (FI), planificacin de la
produccin (PP) y de gestin de materiales (MM). Las tres guas eran de una empresa ficticia en
un modelo de industria petrolero.

4.2 Fase de gua de negocios

En la etapa de la gua de negocios se investiga y se conocen los procesos de negocio que se
llevan a cabo en cliente, y con esto se busca satisfacer los requerimientos y las metas del mismo.
Con esta informacin y con el modelo de negocios de la industria o cliente, se puede saber cules
son las vistas de negocio que son necesarias para la implementacin.

Extractos de este

documento se encuentra en el Apndice A, esto debido a la confidencialidad de la informacin.

29
En esta fase se realiz la gua de negocios para una empresa de alimentos ficticia, por lo que el
modelo de negocios que se cre tambin fue ficticio, esto debido a que no existe un cliente
especfico que pueda prestar esa informacin. El modelo se cre en base a informacin de
empresas de alimentos y a modelos de otros tipos de industria que se encuentran disponibles para
los consultores en IBM.
En este mdulo se llevan a cabo dos grandes procesos, el de inventario y el de procura. Para
este caso se profundiza en el de adquisicin de materiales o procura.

4.2.1 Levantamiento de informacin

Se puede decir que esta etapa es la primera del proyecto en s, puesto que es en la que se
comienza a investigar o levantar la informacin necesaria para el proyecto especfico. IBM
brinda un gran apoyo en esta fase, gracias a toda su plataforma de informacin en la red, los
llamados e-learnings (aprendizaje en lnea); con esto la red de IBM es un punto de apoyo clave
para obtener la informacin. Por otra parte, hay guas de negocios, en su mayora de industria
petrolera que sirvieron como modelo a seguir.
En una empresa de alimentos hay muchos procesos de negocios que se llevan a cabo a diario o
cada cierto tiempo, por esto se crearon diferentes vistas que pudieron abarcar la mayor parte de
estos procesos. El proyecto de pasanta se enfoca en la configuracin del mdulo de gestin de
materiales, por lo que se explicarn a continuacin el proceso de procura, que es el que se lleva a
cabo en el mdulo mencionado.

4.2.1.1 Ciclo de Procura

El ciclo de procura abarca todos los procesos de gestin de materiales en MM. En l se lleva a
cabo las compras de materiales, sean para el proceso de produccin o para otras necesidades de la
empresa, se involucra el departamento de compras, produccin, finanzas, entre otros. En la
Figura 4.03 se presenta el ciclo de procura.

30
Determinacin de
Requerimientos
Determinacin de
Proveedor

Proceso de pago

Seleccin y
comparacin de
Proveedores

Verificacin de
recibo

Llegada de
Materiales

Procesamiento de
la Orden
Monitoreo de la
Orden de Compra

Figura 4.033 Ciclo del proceso de procura o compra de materiales [8].

Se puede apreciar en la figura que el ciclo se inicia cuando se detecta una necesidad o
requerimiento
imiento de un material en particular, esto se logra a travs del MRP (planificacin de
requerimientos de materiales) o del usuario que genera la requisicin de compra, u orden de
requisicin. Al tener esta orden, el rea de compras busca posibles proveedores
proveedo para el material,
basndose en rdenes de compras anteriores, contratos y presupuestos.
Si no se encuentra un proveedor, se puede generar un proceso para pedir ofertas a diversos
suplidores registrados. Al recibir la informacin, el sistema y el usuario comparan precios y otros
atributos, realizando as la evaluacin de estos,
s, se envan cartas a los proveedores no
seleccionados.
A continuacin se puede crear la orden de compra, en base al presupuesto y a la orden de
requisicin. El estatus de la orden se puede monitorear a travs del sistema, de este modo se
verifica el buen desarrollo del proceso.
proceso
Para la llegada de los materiales, estoss se registran en el sistema y se chequea que la cantidad y
el producto sean consistentes con lo que se pide en la orden. Luego de esto se realiza el chequeo

31
de los precios en el recibo de compra y que concuerden con las cantidades acordadas.
Finalmente, el pago al proveedor es realizado por el rea de finanzas.

4.2.2 Modelo de Empresa

El modelo de empresa es un documento donde se abarcan todos los aspectos importantes de una
empresa de alimentos, tomando en cuenta el papel que juega la empresa en el mercado a nivel
nacional y su estructura organizativa. En el se definen los lineamientos de la industria y forma
parte de la gua de negocios.

4.2.3 Lineamientos de la empresa

La empresa de alimentos ficticia es llamada Alimentos SSA, ella tiene un papel importante a
nivel nacional, mas an no ha incursionado en el mercado internacional. Alimentos SSA es
manufacturera y distribuidora de alimentos, abarcando el 85% del territorio nacional. Sus plantas
de produccin se encuentran ubicadas en ocho diferentes estados, facilitando su distribucin, no
slo en ciudades, sino tambin en zonas rurales.
La empresa lleva a cabo sus procesos utilizando tecnologa de punta que garantiza la calidad de
sus productos. Tienen una cadena de suministros bien definida, adquiriendo la materia prima a
requerida a travs de sus proveedores, luego a travs de los procesos necesarios para el producto
se transforma en producto terminado, de aqu se pasa al proceso de distribucin para el cual se
posee una gran flota terrestre y algunas embarcaciones para proveer especficamente al estado
nueva esparta y las diversas islas del norte del pas; este proceso se da desde que se cargan los
medios de transporte hasta que se entrega la mercanca al cliente final de la empresa (mayorista o
minorista).
Alimentos SSA es una de las empresas lderes en el pas y por su buen desempeo en los
ltimos aos est buscando crecer al mercado internacional. Por esto quiere integrar su negocio y
realiza estudios para conocer las necesidades del consumidor en el exterior.

32

4.2.4 Vistas de negocio

Al desarrollar en una aplicacin preconfigurada se deben tomar en cuenta los mismos aspectos
que se toman en una configuracin convencional. Por esto se estudia el alcance de la herramienta
y las entidades necesarias para el modelo de informacin que el cliente desea.
El modelo de informacin se constituye por un conjunto de vistas de la empresa. Para el caso
de Alimentos SSA se proponen tres vistas y cada una est soportada por la configuracin de los
mdulos involucrados. En la Tabla 4.1 se presentan las vistas y mdulos antes mencionados

Tabla 4.1. Vistas del negocio y mdulos asociados [elaboracin propia].

Vista Financiera

Vista Logstica

Vista Comercial

Gestin de Finanzas (FI)

Gestin de Controling (CO)

Gestin de Materiales (MM)

Gestin de Planificacin de la Produccin (PP)

Gestin de Mantenimiento de Planta (PM)

Gestin de Ventas y Distribucin (SD)

.
4.2.4.1 Vista Logstica
La vista logstica requiere para su definicin los resultados obtenidos en el modelo de la
empresa con relacin a la estructura organizativa y las entidades fsicas.
Dentro de esta vista se ubican los tres mdulos de SAP sealados en la Tabla 4.1, cada uno
enfocado en su rea de logstica. El mdulo de manejo de materiales es en el que se definen
estructuras de la empresa, por lo que es necesario desarrollarlo para esta vista.

33

4.2.4.2 Gestin de Materiales

El mdulo de gestin de materiales es en el que se desarrollaron las configuraciones para la
empresa ficticia Alimentos SSA. En el Apndice B se encuentra parte de la gua de negocios de
la gestin de materiales, este documento se presenta incompleto por polticas de confidencialidad
de la empresa.
En este mdulo, como se menciona anteriormente, se llevan a cabo los procesos de procura, en
los cuales se ven involucrados los proveedores, los materiales, los centros logsticos y otros
organismos que se definen en la estructura logstica de la empresa.
En el se definen los centros y almacenes logsticos de la sociedad, la sociedad es el nivel ms
alto de la estructura organizativa, en este caso es la empresa como tal. Los centros no son
entidades financieras, sino entes donde se maneja o valoriza inventario. Por otra parte, se incluye
la organizacin de compras, encargada de adquirir los recursos especficos para el desarrollo de
las actividades en cada uno de los centros, para este caso se crearon dos organizaciones de
compras, una para la regin oriental y la otra para occidente.
En la Figura 4.04 se puede apreciar la estructura organizacional de Alimentos SSA en lo que
respecta al manejo de materiales. Se observa que cada centro tiene asignado un almacn lgico
dividido en tres grandes secciones, una para almacenar la materia prima adquirida por la empresa,
otra para los productos terminados que estn listos para ser distribuidos, y otra que funciona
como depsito de maquinarias y equipos que posee la empresa. A cada almacn se le asigna un
inventario perteneciente a la planta que le corresponde.

34

boracin propia]
Figura 4.044 Estructura Organizacional (MM) SAP R/3 [elaboracin

4.2.5 Desarrollo
llo de la Gua de egocio de Gestin de Materiales.
Dentro de la fase de la gua de negocios, se realiza una gua especfica para los procesos que se
llevan a cabo en el mdulo de gestin de materiales. Segmentos de este documento se encuentran
en el Anexo B.
4.2.5.1 Registro de Datos Maestros
Esta es lo primero que se debe hacer para poder
poder realizar las tareas del rea, puesto que estos
datos se van a necesitar constantemente. Se realiza el registro del maestro de materiales, donde
se crean registros de materiales y de proveedores, luego se establece la relacin entre los
proveedores y los materiales que estos manejan.
Para cada una los registros existe la opcin de crearlos, modificarlos, visualizarlos y borrar.

35

4.2.5.2 Administracin de Pedidos

Este ciclo est asociado al registro de las facturas presentadas en el sistema por la adquisicin
de algn material. El registro de una factura puede hacerse con o sin referencia a un pedido, los
registros sin referencia son la respuesta a las compras de materiales no planificadas, que son
originadas por emergencia y por esto no son cargadas al sistema; estas formas de registro son
reflejadas directamente. Para el caso en que no se pueda registrar una factura en su totalidad,
stas deben cargarse en el sistema a travs de un registro preliminar para su posterior asiento
correspondiente.

4.2.5.3 Adquirir Recursos Materiales

Este ciclo involucra todos los procesos necesarios para adquirir materiales en la empresa, este
es el ciclo de procura.
El ciclo inicia en el momento en que se detecta la necesidad y se crea una solicitud de pedido,
luego de ser verificada y aprobada por los entes correspondientes, la solicitud se libera y se enva
una peticin de oferta con los requerimientos a los proveedores. Se evalan las ofertas y se
escoge el proveedor. Luego de esto se crea el pedido que puede ser con referencia al proveedor
conocido, a pedido abierto o mediante peticin de oferta. Luego se procesa la recepcin del
pedido y la introduccin de ste al sistema.
Todo el ciclo descrito, se define en los siguientes procesos, que a su vez vienen enlazados con
diversas tares de creacin, evaluacin, liberacin, entre otras:

Procesar solicitud para materiales

Procesar peticin de oferta

Procesar pedido para materiales

Procesar contrato marco

Procesar recepcin de materiales

36

4.2.5.4 Contratar Servicios

En este ciclo se encuentran los procesos de contratacin de un servicio comercial o profesional.
Su definicin es similar a los procesos de adquisicin de recursos materiales, se puede apreciar
en los procesos que se deben seguir mostrados a continuacin:

Procesar solicitud para servicios comerciales

Procesar peticin de oferta

Procesar pedido

Procesar contrato marco

Procesar entrada de servicios

4.2.5.5 Manejo de Inventarios y Almacenes

En esta rea se manejan todos los procesos relacionados con los almacenes y los inventarios su
contabilizacin o traslado, entre otros. A continuacin se presentan los procesos de esta rea del
manejo de materiales.

Inventario fsico, si se quiere registrar el inventario para muchos materiales el sistema lo

puede hacer automticamente con ciertas especificaciones.

Reevaluar precios de inventario, esta funcin permite aumentar o reducir los precios de
los materiales, que se deban hacer por motivos diversos.

Movimientos de inventario, dentro de esto entran las reservas de materiales, distribucin

de bienes, movimientos entre almacenes o plantas, y el desecho o venta de materiales.

4.3 Fase de realizacin y preparacin final

En esta etapa se realiz principalmente las actividades de configuracin para el modelo de
empresa de Alimentos SSA. Estas configuraciones son parte de lo que sera el proceso de
implantacin en un cliente real, en este proceso tambin se gener la documentacin que respalda
estas configuraciones y finalmente se realizaron unos escenarios de prueba para comprobar que
se logr una buena configuracin.

37
Para esta etapa del proyecto se gener la gua de replicacin de las configuraciones realizadas,
la cual es presentada en el Apndice C. Se debe tomar en cuenta que este documento contiene
informacin confidencial, por lo que se presentan extractos del documento real.
En la fase de realizacin se deben desarrollar los ARICE (autorizaciones, reportes, interfaz,
conversin y ampliacin). Por ser una implantacin a un modelo de industrias no se tienen las
brechas de las configuraciones y lo que el cliente quiere adaptar, por esta razn en el caso de este
proyecto slo se listarn los reportes que se generan en el mdulo de manejo de materiales.
Luego de realizar todas las configuraciones necesarias, se realizan los escenarios de prueba. En
ellos se verifica el correcto funcionamiento del sistema y que sea acorde con las configuraciones
realizadas.

4.3.1 Configuracin del modelo

La configuracin del modelo de industria de alimentos fue realizada a travs de transacciones
ejecutadas en orden para una configuracin correcta. Se debe tomar en cuenta, que en algunos
puntos de la configuracin, se necesit la intervencin de otros mdulos de SAP para poder
continuar configurando en orden.
En la configuracin, en primer lugar se debe definir la estructura organizativa, en ella se
encuentran diferentes unidades que la componen y que interactan entre ellas para lograr el
funcionamiento de la empresa. Tambin se realiza la configuracin de la data maestra, y de
propiedades que permiten la funcionalidad del desarrollo.

4.3.1.1 Estructura de la Empresa

El inicio de la configuracin se da con la definicin de la estructura organizativa de Alimentos
SSA. El nivel ms alto de la estructura es la sociedad, sta es la empresa como tal. Esta
definicin se realiza en el mdulo de finanzas, en la Figura 4.05 se presenta la sociedad definida
y sus caractersticas.

38

Figura 4.05 Sociedad de Alimentos SSA y sus caractersticas [elaboracin propia].

Se continu construyendo la estructura de la empresa, por lo que se debieron definir en el
sistema los centros logsticos y luego asignarlos a la sociedad definida anteriormente, en la Figura
4.06 se muestran los ocho centros.

Figura 4.06 Centros logsticos de Alimentos SSA [elaboracin propia].

39
. Como se pudo observar en la Figura 4.04, cada centro logstico tiene asignado tres almacenes.
Estos almacenes tambin se debieron definir en la estructura y asignar al centro correspondiente,
se muestra en la Figura 4.07especficamente para el centro logstico ubicado en Valencia.

Figura 4.07 Almacenes definidos y asignados a un centro logstico [elaboracin propia].

Se definieron las organizaciones de compras; unidad organizativa que divide a la empresa en
funcin de sus necesidades de compra, puesto que se encargan de gestionar las condiciones del
aprovisionamiento. Para Alimentos SSA se definieron dos organizaciones de compra una que
gestiona las compras en los centros ubicados en occidente y otra para los que se encuentran en
oriente.
Tambin se debieron definir los centros de coste y centros de beneficio, transacciones de
contabilidad y finanzas respectivamente. El centro de coste es la unidad organizacional que
agrupa elementos que generan costos definidos en la empresa, estos centros de coste se definieron
uno para cada centro logstico. De diferente forma, se definieron dos centros de beneficio, uno
para cada regin. En la Figura 4.08 se ilustra un centro de coste y los datos bsicos que lo
componen.

40

Figura 4.08 Centro de coste para el centro logstico de Valencia [elaboracin propia].
Al tener la estructura organizativa definida completamente, se debi continuar la configuracin
de la logstica en la que se deben crear tipos de materiales, una serie de configuraciones para
estos. Se debe configurar propiedades para los datos maestros, los inventarios y los documentos
de compra.

4.3.2 Reportes de MM
En el mdulo de Manejo de Materiales existen dos tipos de reportes:

Reportes de Compras

Reportes de Inventario

El sistema de informacin de logstica (LIS por sus siglas en ingls) es una base de datos que se
actualiza a travs de los documentos y los procesos que se ejecutan en el sistema. Por ejemplo,
todos los documentos de compra forman parte de esta base de datos. Gracias a esto existen los
reportes que permiten obtener la siguiente informacin.

Cuales rdenes de compra fueron enviadas a determinados proveedores en un periodo de

tiempo.

41

Cuantos materiales de los materiales ordenados, han sido entregados.

Si el proveedor realiz la entrega de materiales, completa o parcial.

Cuales
es proveedores lograron realizar la entrega dentro de la fecha establecida.

Si los materiales recibidos son acordes con las necesidades y si la factura presentada es
correcta.

El promedio de rdenes de compra realizadas por cierta organizacin o grupo de compras.

c

Para definir el reporte que se quiere analizar, se debe decidir cul

c l es la informacin que se
quiere observar y con esto se definen los intervalos a mostrar.
Los reportes ayudan a gestionar los recursos, y se obtiene informacin de materiales,
operaciones de compras y proveedores. Estos reportes se pueden realizar por los parmetros que
se deseen utilizar para observar y analizar la informacin en el sistema. Es decir, segn lo que el
usuario necesite, este debe establecer los lmites de su reporte. Se debe tomar en cuenta que se
pueden incluir dos parmetros de un tipo, sean proveedores, centros, materiales, etc.;
etc esto se
puede hacer debido a que hay dos columnas, de esta forma se pueden comparar resultados.
En la Figura 4.09 se presentan
present las etapas para generar los reportes de compras
compras.

Figura 4.09
9 Pasos a seguir para la creacin de reportes de compras [9].

42
Los reportes de compras pueden ser para la solicitud de pedidos, especificando los lmites del
mismo; tambin pueden ser para pedidos de materiales especificando proveedor, material, grupo
de artculos, entre otros; y finalmente para contrato marco especificando
cificando a su vez algunos de los
parmetros. En la Figura
gura 4.10 se presenta un reporte, donde se muestran las solicitudes de
pedidos, especfico para el centro logstico de valencia.

Figura 4.10 Reporte de compras para el centro logstico de Valencia ((AL01)

AL01) [elaboracin propia].

Los reportes de gestin de inventarios son herramientas que permiten monitorear los
proveedores e inventarios, ofreciendo informacin detall
detallada
ada de los movimientos de los
materiales. Existen tres tipos de reportes de inventarios: los de gestin de inventarios, los de
planificacin de los materiales y los de inventario fsico [9].
Los reportes de gestin de inventario se pueden obtener, una vista general del inventario, y una
lista de los documentos de los materiales.
Los reportes de planificacin de materiales muestran los requerimientos de materiales, para
tener inventario que permita responder a la demanda. Estos reportes muestran las listas de
requerimientos en los inventarios.

43
Los reportes de inventario fsico muestran:

Las diferencias encontradas en la contabilizacin fsica del inventario.

Documentos de inventarios fsicos.

Vista general del inventario fsico.

Los reportes mencionados anteriormente son los que puede generar el usuario, para realizar las
tareas de gestin de materiales.

4.3.3 Escenarios de Prueba

El documento de escenarios de prueba contiene todas las configuraciones y transacciones que el
cliente necesita del mdulo. Para el caso de prueba que se presenta, se tienen varios escenarios
que completan la funcin de adquisicin o aprovisionamiento de materiales completa.

continuacin se presentan los escenarios.

Escenario 1: Solicitud de pedidos de materiales.
En este escenario el usuario detecta la necesidad de un material, debe realizar una solicitud de
pedido para el material. Si el material no se encuentra registrado en el sistema debe registrarlo en
el maestro de materiales y actualizar las cantidades. Los documentos de solicitud se puede
visualizar y modificar, as se evita realizar una solicitud repetidamente. En estas transacciones se
tiene que registrar el material y los proveedores que lo ofrecen.
Escenario2: Peticin de oferta, procesamiento de informacin y comparacin.
Al recibir la liberacin de la solicitud de pedido, entonces se debe realizar la peticin de oferta
al proveedor o proveedores que ofrecen ese material. Al recibir las respuestas de los proveedores
con los presupuestos, se procesa la informacin para comparar a los proveedores, el sistema
compara automticamente por el precio y el usuario deber tomar en cuenta otras variables.
Escenario 3: Procesar pedido y contrato marco.
Se procesa el pedido al proveedor elegido, se puede procesar haciendo referencia al proveedor
o a la peticin de oferta anterior. Se libera el pedido y luego se realiza el contrato marco donde
se especifica la cantidad que se desea recibir, con periodos de tiempo definidos.

44
Escenario 4: Recepcin del pedido.
Es el paso final donde se procesa la recepcin de los materiales del pedido realizado, y de ah se
obtiene el documento de recepcin de pedido, donde se comprueba que se cumpla con el pedido
realizado.
Finalmente se concluyeron las configuraciones y los escenarios de prueba, y con esto se obtuvo
una configuracin base para una empresa de alimentos, en este caso Alimentos SSA.

45
COCLUSIOES Y RECOMEDACIOES

A partir de la aplicacin de la metodologa ascendente SAP, se logr realizar el proyecto

exitosamente. La utilizacin de esta metodologa permiti establecer un orden en el trabajo y
tener una meta en cada etapa del mismo.
En el desarrollo de las configuraciones se encontr la necesidad de configuracin de elementos
de otros mdulos diferentes a MM (gestin de materiales). Esto muestra la interconexin entre
todos los mdulos de la aplicacin, al igual que se presenta en la empresa real. Esta caracterstica
de la aplicacin salta a la vista, cuando se conoce que existe una base de datos nica para todo el
sistema, esto reduce redundancias en el sistema, puesto que solo se deben subir los datos una vez.
A travs del anlisis de los procesos que se llevan a cabo en la industria de alimentos y de
conocer las diferentes funciones del sistema SAP, se logr desarrollar un proyecto que sirve
como modelo a seguir en futuras implantaciones de la herramienta en clientes de produccin de
alimentos. Aportando con esto a IBM en el servicio de consultoras en SAP.
Al realizar las configuraciones en el mdulo de gestin de materiales se verific que es vital
conocer el funcionamiento del sistema, adems de este se necesita el conocimiento de los
procesos en el tipo de industria.

Conociendo estos dos elementos, se puede realizar la

configuracin con mayor fluidez.

En el proyecto se observa que el sistema ofrece las ventajas para realizar todos los procesos que
se deben llevar a cabo, para este caso en el manejo de materiales. Estandariza las tareas y reduce
los tiempos de los procesos, debido a que se tiene un flujo de procesos en lnea.
Finalmente, al ser este un proyecto realizado en base a un modelo de industria de alimentos,
entonces no se tienen requerimientos extra de personalizacin del cliente. Se debe tomar en
cuenta que en el caso de un cliente real, es muy posible que existan brechas y se tengan que
realizar adaptaciones a los requerimientos del cliente.
Se recomienda la continuacin del proyecto, abarcando otros mdulos de la aplicacin para el
mismo modelo de industria.
implementaciones de ese sector.

De forma de tener un modelo completo para realizar las

46
REFERECIAS BIBLIOGRFICAS

[1] Rangel, P. Taller de induccin a IBM. 4 de agosto de 2008

[2] Heizer, J y Render,B. 2001. DIRECCIN DE LA PRODUCCIN. Decisiones tcticas.
Sexta edicin. Pearson educacin, Madrid
[3] Kjell, B. 2001. Maynards Industrial Engineering Handbook.Quinta edicin. McGraw-Hill,
New York.
[4] Hernndez, J, Keogh,J y Martinez, F.2006. SAP R/3 Handbook. 3ra edicin.Mc GrawHill, Osbourn
[5] Heizer, J y Render, B. 2001. DIRECCIN DE LA PRODUCCIN. Decisiones
estratgicas. Sexta edicin. Pearson educacin, Madrid
[6] IBM, Global Business Services, SAP Methods and Tools, Documentacin de IBM, 2008.
Material en lnea en: Intranet IBM 2008: http://w3-01.ibm.com/learning/
[7] IBM, Global Business Services, Ascendant SAP Overview, Documentacin de IBM, 2009.
Material en lnea en intranet IBM 2009: http://w3-01.ibm.com/learning/
[8] IBM, Global Business Services, SAP Material Management Overview, Documentacin de
IBM,
2008.
Material
en
lnea
en:
Intranet
IBM
2008:
http://w301.ibm.com/learning/lms/content/content_store/cninv000000000015895/v3/MM01/sap_scorm.ht
ml
[9] IBM, Global Business Services, SAP Material Management Reports Documentacin de
IBM, 2008. Material en lnea en: Intranet IBM 2008: http://w3-01.ibm.com/learning/

47

APDICE A
GUA DE EGOCIOS
MODELO DE EMPRESA

Alimentos SSA es una empresa dedicada a la manufactura y distribucin masiva de

alimentos a lo largo de aproximadamente el 85% del territorio nacional. Su sede principal se
encuentra en Caracas pero cuenta con plantas ubicadas en las ciudades de Valencia,
Barquisimeto, Maracaibo, Barinas, Cuman, Puerto la Cruz, Maturn y Ciudad Guayana.
Adems, sus canales de distribucin se extienden no slo en las principales ciudades, sino
tambin en numerosas reas rurales y pequeos poblados del pas.
Para llevar a cabo sus procesos de manufactura, Alimentos SSA adquiere, a travs de sus
principales proveedores, la materia prima necesaria y la transforma en productos terminados a
travs de una serie de procesos que varan dependiendo del producto a fabricar. La infraestructura
y equipamiento de la empresa cuenta con la ms alta tecnologa que garantiza una produccin de
altsima calidad.
La distribucin de productos es llevada a cabo principalmente utilizando sus recursos de
transporte terrestre. Sin embargo, la empresa tambin cuenta con buques de distribucin martima
para proveer al Estado Nueva Esparta y las diversas islas que se encuentran al norte del pas. El
proceso de distribucin contempla todos los pasos desde la salida de la mercanca de los
almacenes de la empresa, ubicados en distintos puntos del pas, hasta sus clientes inmediatos:
mayoristas y minoristas, quienes son los encargados de llevar los productos a su destino final: los
consumidores.
El principal inters de la empresa es mantenerse a la vanguardia en cuanto a la tecnologa
utilizada en sus procesos, la calidad brindada a sus clientes, la puntualidad en las entregas y
mantener siempre relaciones a largo plazo ganar-ganar con sus proveedores y clientes.
Alimentos SSA se encuentra posicionada entre las empresas lderes de manufactura de
alimentos del pas. Durante los ltimos aos se ha venido observando un importante progreso en
sus productos y servicios, lo cual ha contribuido a su consolidacin como una de las empresas
ms aceptadas por el pblico general.

48
Entre sus planes a futuro se encuentra la incursin en el mercado internacional, para lo
cual la empresa se encuentra llevando a cabo grandes proyectos de investigacin que le permitan
determinar cules son las necesidades de los consumidores en el exterior.

Figura 1. Cadena de suministros de Alimentos SSA

Modelo de Informacin
El desarrollo de una aplicacin preconfigurada requiere que se tomen en cuenta los
mismos elementos que se manipulan para una configuracin completa convencional. Para su
definicin

se hizo un anlisis del alcance de la aplicacin y de las entidades necesarias a

incluir dentro del modelo de informacin.

La construccin del modelo de informacin est conformada por una serie de vistas o
submdulos. En este caso, est constituida por tres vistas, cada una de ellas est soportada por la
configuracin de cada una de las vistas claves del negocio y los mdulos involucrados
especificados. stas son enumeradas a continuacin:

49
Vista Financiera

Gestin de Finanzas (FI)

Gestin De Controlling (CO)

Vista de Logstica

Gestin de Materiales (MM)

Gestin de Planificacin de la Produccin (PP)

Gestin de Mantenimiento de Planta (PM)

Vista Comercial

Gestin de Ventas y Distribucin (SD)

GESTI DE FIAZAS (FI)

La vista financiera quedar constituida por una compaa denominada Sociedad de

Alimentos ALFI basndose en la definicin establecida en las condiciones de alcance, donde

se indican dos reas de negocio a desarrollar dentro de la aplicacin: manufactura y

distribucin de alimentos.
La sociedad FI conforma una empresa de alimentos que tiene operaciones a nivel
nacional. Principalmente se encargan de las operaciones asociadas a la manufactura y
distribucin de alimentos. A nivel financiero, la empresa, y por consiguiente su sociedad, se
encuentran formadas por cuatro unidades de negocio o segmentos: Produccin, Investigacin
y Desarrollo, Ventas y Distribucin, y Administracin.
Los procesos financieros asociados conforman la columna vertebral de la organizacin,
brindndole soporte y registrando los resultados de todas las transacciones del negocio. El

50
rea financiera est integrada a travs de la gestin de ventas y distribucin, la gestin de
materiales, compras y la gestin de costos de la compaa. Las funcionalidades que provee
SAP una vez configurado, ayudarn a maximizar la eficiencia y agilizar el procesamiento de
lo concerniente a nivel contable financiero.
La vista financiera queda constituida de la siguiente manera:

Corporacin de Alimentos

Plan de Cuentas
Industria de Alimentos PCIA

rea de Control de Crditos

Compaa de Alimentos
Sociedad ALFI

Segmento de
Occidente

Segmento de Oriente

Centro de Beneficio
Occidente BE_OCCI

Centro de Beneficio
Oriente BE_ORIE

Figura 2. Vista Financiera del Modelo de Alimentos

51
GESTI DE PLAIFICACI DE LA PRODUCCI (PP)

Basndose en la definicin y/o premisas establecidas en el alcance del template de

preconfiguracin y donde se detallan los submdulos de la solucin SAP R/3, el submdulo de
Production and planning (PP) tendr como alcance los siguientes aspectos:

Elaboracin y Planificacin de la demanda (flexible and planning)

Manejo de los pronsticos generados (independent requirement and customer
requirement)
Ejecucin de la produccin a travs de diferentes tipos de produccin (Process Order and
Rpetitive Manufacturing)
A nivel de la estructura de Production and planning se manejarn centros por cada
sociedad y en los mismos se llevan importantes actividades.
El siguiente esquema muestra la estructura de cara al modelo diseado como organizacin
a nivel del sistema SAP R/ de una empresa de alimentos ficticia:

52

Figura 5. Estructura Organizacional en SAP R/3

Planificacion de las ecesidades

La planificacin de las necesidades de materiales ser controlada por un MRP controller
, todos los productos contaran con una estrategia de planificacin Make-to-stock, lo que
permitir que el producto sea manejado siempre en inventario y se pueda cubrir con los niveles
de stock los requerimientos de los clientes una vez sean generados.
Las Materias Primas (ROH) sern manejadas con un MRP y una tcnica de REORDER
POIT, lo que permitir que cuando el stock alcance el punto crtico o el punto definido como
mnimo se dispare una orden de compra (Purchase order) para esos materiales, esto permitir
que se mantenga un stock despus del reorder point para cubrir las actividades hasta que
transcurra el perodo de recepcin del insumo.

53
GESTI DE VETAS Y DISTRIBUCI (SD)

Para poder trabajar con el sistema SAP, la estructura de la empresa Alimentos SSA debe
estar representada en el sistema. Esto se efecta con la ayuda de varias estructuras organizativas.
En Comercial, a los interlocutores comerciales se les venden o envan productos o se les
prestan servicios. Los datos sobre los productos y servicios, adems de los datos sobre los
interlocutores comerciales, son la base de la gestin de ventas. Para poder efectuar la gestin de
ventas con el sistema SAP R/3, es necesario que los datos maestros hayan sido almacenados en el
sistema.
Adems de Comercial, otros departamentos de la empresa como por ejemplo finanzas o
gestin de materiales tienen acceso a los datos maestro. Los datos maestros de material se
almacenan en una estructura especfica para permitir el acceso a ellos desde estos diferentes
puntos de vista.
La gestin de las operaciones comerciales en Comercial se basa en los datos maestros. En
el Sistema SAP R/3, las operaciones comerciales se almacenan en forma de documentos. Estos
documentos comerciales se estructuran conforme a determinados criterios, de forma que toda la
informacin necesaria del documento se almacena de forma sistemtica.

Organizacin de Ventas:
Se replican desde R/3 a CRM una nica organizacin de ventas, como unidad
organizativa de la estructura CRM:
Nacional
Canal de Distribucin:
Se asignan como atributos de las unidades organizativas los siguientes canales de
distribucin:

54
01 - Distribuidores Nacionales
02 - Mayoristas
03 - Minoristas
04 - Competidores
05 - Otros

Sector:
01 - Refrescos
02 - Grasas y Aceites
03 - Harinas y cereales
04 - Pastas
05 - Productos del mar
06 - Alimentos procesados
07 - Otros productos

55

APDICE B

GUA DE EGOCIOS

Manejo de Materiales (MM)

Data Maestra.

General.

1.1

Registro de Maestro de Materiales.

1.1.1

Es el proceso a travs del cual un registro de material es creado y mantenido. Identifica los
criterios considerados en la creacin de un registro en especial del maestro de materiales.

1.1.1.1

Actualizar Registro de Maestro de Materiales.

Crear Registro de Materiales: nuevo material a ser usado en los procesos de

procura o inventario. Asignacin de un material a un centro por primera vez.

Modificar Registro de Materiales: cambiar el contenido de un registro de material.

Extender material a centro: extender el material que ya existe en un centro, para

que exista en otro.

Visualizar registro de material: desplegar informacin detallada de un registro de

material.

1.1.1.2

Clasificacin de Materiales.

56

Crear Clase: la clase se asocia al material, lo que ayuda a la bsqueda en el

catlogo de materiales.

Modificar Clase.

Crear/Modificar Caracterstica: cuando muchos materiales estn asignados a una

misma clase, la caracterstica ofrece un nivel ms de detalle.

1.1.1.3

Mantener Registro de Maestro de Servicios.

Crear/Modificar Registro de Servicios: el registro que se crea sirve como una

fuente de datos que puede ser utilizada durante la creacin de especificaciones de
servicios dentro de un acuerdo de servicios.

Visualizar Servicios va Procesamiento de Lista: despliega los registros de

servicios dados ciertos criterios de seleccin.

Registro de Maestro de Proveedores.

1.1.2

1.1.2.1

Mantener Registro de Maestro de Proveedores.

Crear Proveedor (centralmente): el maestro de proveedores es utilizado por el

Dpto. de cuentas por pagar y en el manejo de materiales. Crear el proveedor
centralmente permite el acceso comn de ambos departamentos y evita la
existencia de data redundante o contradictoria.

Extender Proveedor a otra compaa: extender el material que ya existe en una

compaa, para que exista en otra.

Modificar Proveedor (centralmente).

Visualizar Proveedor (centralmente).

57

Bloquear Proveedor (centralmente): bloqueando un proveedor se impiden las

transacciones de AP y MM que involucren al mismo. Antes de marcar a un
proveedor para borrado, debe ser bloqueado.

1.1.2.2

Marcar Proveedor para borrado.

Procesar registro INFO.

Los registros INFO son la fuente de informacin en la procura de un material a un

proveedor determinado, es decir, asocia un material a su proveedor. Un material puede ser
facilitado por ms de un proveedor, por lo que puede haber ms de un registro INFO que
enlace a un material con cada uno de sus proveedores.

Crear registro INFO.

Modificar registro INFO.

Visualizar registro INFO.

Visualizar modificaciones registro INFO.

Peticin de borrado de registro INFO.

1.1.2.3

Procesar Libro de Pedidos.

Especifica todas las posibles fuentes de abastecimiento de un material en especfico para

una planta determinada. Indica adems el perodo de validez para cada una de las fuentes;
sin embargo, un proveedor que est dentro del perodo de validez puede ser bloqueado.

Chequear libro de pedidos.

Visualizar el libro de pedidos.

58

Visualizar modificaciones al libro de pedidos.

Visualizar listado por material.

Administrar Pedidos.

Este ciclo est asociado al registro en el sistema de las facturas presentadas por concepto de
adquisicin de algn material. El registro de una factura puede hacerse con o sin referencia a
un pedido. Los registros sin referencia responden a aquellas compras de materiales
originadas por emergencias, y que no son cargadas al sistema. Estas formas de registro son
reflejadas directamente. Para el caso en que no se pueda registrar una factura en su totalidad,
stas deben cargarse en el sistema a travs de un registro preliminar para su posterior asiento
correspondiente.

La administracin de un contrato incluye la elaboracin de un balance, comparando el

avance fsico de un proyecto con los aportes fsicos de un proyecto con los aportes
financieros efectuados; por otro lado, al efectuar el cierre administrativo de un contrato
deben efectuarse los trmites de devolucin y finanzas y retenciones por concepto de
garanta para el cumplimiento del contrato por parte del proveedor.

Registro Preliminar de Facturas.

2.1

En este proceso se ejecutan las tareas relacionadas con una entrada preliminar de factura.
Una entrada preliminar de factura es una factura que no se contabiliza en el momento.
Puede ser creada para ser luego contabilizada, modificada, o eliminada.

Realizar registro preliminar de factura.

Realizar asiento de documento preliminar.

Modificar entrada preliminar de factura.

Visualizar entrada preliminar de factura.

Ingresar factura con referencia a pedido.

59

Liberar factura para el pago.

Procesar Factura sin Referencia.

2.2

Ingresar factura sin referencia a pedido: permite cargar en el sistema una factura
que no est asociada con ningn pedido realizado.

Liberar factura sin referencia a pedido.

Liberacin Manual de Facturas Bloqueadas.

2.3

Este proceso permite liberar de forma manual aquellas facturas que el sistema ha
bloqueado automticamente por salirse del rango de tolerancia definido con anterioridad.

Liberacin de facturas bloqueadas.

Proceso de Apoyo Para Facturas.

2.4

Este proceso agrupa tareas que no forman parte de un proceso en particular.

Visualizar factura.

Anular factura.

60

APDICE C

GUA DE COFIGURACIOES

ESTRUCTURA ORGAIZATIVA
DEFIIR, COPIAR, BORRAR, VERIFICAR CETRO.
Ruta:Spro Estructura de la empresa -> Definicin -> Logstica General -> Definir, copiar,
borrar, verificar centro.
Diseo del COE
Use esta configuracin para crear centros o plantas.
Prerrequisito
Motivo de esta Configuracin
El centro es una unidad de organizacin que sirve para subdividir una empresa en funcin de
aspectos de produccin, procura, mantenimiento y planificacin de necesidades. Es un lugar en el
que se producen materiales o se suministran entregas y servicios.
Pasos:
1.- Al ejecutar la actividad IMG, se presentara una pantalla Seleccionar Actividad. En esta
pantalla seleccione la opcin Copiar, borrar, verificar centro.
2.- Presione el icono

Copiar como... o la opcin F6.

3.- Coloque en los campos De centro y A centro, los valores del centro modelo, ej. 0001 y el
cdigo del centro a crear, Ej. AL01, respectivamente.
4.- Presione el icono Tomar intro

5.- Aparecer una pantalla de mensaje donde se especificara que el sistema ha generado la copia
para el centro deseado. Presione SI.

61
Nota: repetir los pasos del 2 al 4, pero colocando como centro origen al recin creado AL01 y los
centros destinos que se encuentran en la seccin Datos Adicionales de configuracin. (Tabla
MM1)
6.- Presione el icono de back

o la funcin F3.

7.- En la pantalla de dialogo Seleccionar actividad En esta pantalla seleccione la opcin definir
centro, haciendo doble click sobre la misma o presionando ENTER.
8.- Seleccione el centro con el que desea trabajar, Ej. AL01 y presione el icono de detalle

9.- Coloque en el campo Nombre 1 la descripcin del centro. Ej. Centro Productivo Valencia.
Puede repetirse el nombre anterior en el campo nombre 2.
10.- Para modificar los campos Clave de idioma, Clave de pas y Calendario fbrica presione el
icono de direccin o la funcin Shift + F5. Ej. En el campo Clave de idioma: ES, Clave de pas:
VE y Calendario fbrica: VE.
11- Presione el icono Continuar intro
12- Presione el icono de Grabar

o utilice la funcin CTRL + S y presione el icono de back

o la funcin F3
13.- Repita los pasos del 7 al 12, para los otros centros creados con la informacin que se
encuentra en la seccin Datos Adicionales de configuracin.

62
ACTUALIZAR ALMAC (SPRO)
Ruta: Estructura de la empresa --> Definicin --> Gestin de Materiales --> Actualizar
almacn.
Diseo del COE
Use esta configuracin para crear almacenes para la organizacin.
Prerrequisito
Motivo de esta Configuracin
Los almacenes son los espacios fsicos donde los materiales estn ubicados en un centro.
Pasos:
1.- Al ejecutar la actividad IMG, se presentara una ventana en la cual se deber ingresar el cdigo
definido como Centro con el cual se desea trabajar, con el fin de actualizar el almacn. Ej. AL01
y presione el icono Tomar intro

o ENTER.

2.- Si tiene almacenes definidos, seleccinelos y haga click en el icono de borrar, representado
por un cuadro y un signo de sustraccin.
3.- Presione el botn Entradas Nuevas y coloque en los campos Alm. El cdigo del almacn
a crear y en Denominacin una descripcin del mismo. Ej., AA01 y Materia Prima,
respectivamente.
4.- Si desea introducir direccin para el almacn, seleccione la entrada recin parametrizada, y
presione la subcarpeta Direccin de los almacenes,
Presione el icono Entradas Nuevas e inserte un nmero de direccin en el recuadro que se
habilita.
Presione el icono de direccin representado por una carta.
5.- Rellene los datos y presione el check verde.
6.- Presione el icono de Grabar

o utilice la funcin CTRL + S y presione el icono de back

o la funcin F3, tantas veces sea necesario.

63
7.- Repetir los pasos 3 al 6, para crear los siguientes almacenes, para todos los centros logsticos
creados respectivamente.

Cdigo

Descripcin

AA01

Materia Prima

AA02

Depsito

AA03

Prod.
Terminado

64
ACTUALIZAR ORGAIZACI DE COMPRAS (SPRO)
Ruta: Estructura de la empresa --> Definicin --> Gestin de Materiales --> Actualizar
organizacin de compras.
Diseo del COE
Use esta configuracin para definir la organizacin de compras para la organizacin.
Prerrequisito
Motivo de esta Configuracin
Una organizacin de compras es una unidad de gestin que negocia las condiciones generales de
las compras para uno o ms centros.
Pasos:
1.- Al ejecutar la actividad IMG, se presentara una pantalla en la cual seleccione el icono de
Entradas Nuevas, esto con el fin de crear una nueva organizacin de compras.
ota: Si se desea crear la organizacin de compra a partir de un modelo, seleccione una
organizacin de compras modelo. Ej. 0001 Einkaufsorg. 0001 y haga click en el botn
Copiar como... o la opcin F6.

2.- En los campos Organizacin de Compras coloque una clave que describa la organizacin.
Ej. Organizacin de Compras: OCCI
3.- En el campo Denominacin una breve descripcin del significado de la clave anterior. Ej,
Org. Com: Regin Occidental
4.- Presione ENTER una vez ingresado los datos
5.- Presione el icono de grabar

o utilice la funcin CTRL + S y presione el icono de back

o la funcin F3

ota: Si desea crear o definir otras organizaciones de compra repetir los pasos del 1 al 5.

65
ASIGAR CETRO A SOCIEDAD (SPRO)
Ruta: Estructura de la empresa --> Asignacin --> Logstica General --> Asignar Centro a
Sociedad.
Diseo del COE
Use esta configuracin para asignar a una sociedad los centros correspondientes segn la
estructura de la organizacin.
Prerrequisito
Debe estar definida la sociedad y sus centros correspondientes.
Motivo de esta Configuracin
Para el correcto funcionamiento del sistema, es necesario que todos los centros tengan una
sociedad asignada. Si bien estas pueden tener varios centros asociados, esta relacin es exclusiva.
Pasos:
1.- Hacer clic en Nuevas Entradas
2.- Ingresar el cdigo de la sociedad y el centro a asignar para cada lnea. Por ejemplo: ALFI y
AL01 respectivamente
3.- Presione el icono Continuar intro
4.- Presione el icono de Grabar

o ENTER.

o utilice la funcin CTRL + S y presione el icono de back

o la funcin F3
Nota: Puede ingresar varias lneas antes de guardar los cambios.

66
ASIGAR ORGAIZACI DE COMPRAS A SOCIEDAD (SPRO)
Ruta: Estructura de la empresa --> Asignacin --> Gestin de Materiales --> Asignar
organizacin de compras a sociedad.
Diseo del COE
Use esta configuracin para asignar la organizacin de compras a la sociedad.
Prerrequisito
Deben estar definidas la sociedad (Transaccin correspondiente al mdulo de Finanzas) y la
organizacin de compras (transaccin OX08 de esta gua).
Motivo de esta Configuracin
Cada organizacin de compras puede ser asignada solamente a una sociedad, sin embargo, en el
caso de una organizacin de compras central, no es necesario asignarla a una sociedad. Esto
permite que la organizacin de compras desarrolle actividades para todas las sociedades.
Pasos:
1.- Al ejecutar la actividad IMG, se presentara una pantalla, en esta se ingresa(n) la(s)
sociedad(es) respectivas a cada organizacin de compras en la columna Soc. ejemplo: ALFI
para las organizaciones de compra creadas
2.- Presione el botn

Continuar

3.- presione el icono de Grabar

o la funcin F3

o utilice la funcin CTRL + S y presione el icono de back

67
ASIGAR ORGAIZACI DE COMPRAS A CETRO
Ruta: Estructura de la empresa --> Asignacin --> Gestin de Materiales --> Asignar
organizacin de compras a centro.
Diseo del COE
Use esta configuracin para asignar la organizacin de compras a cada centro.
Prerrequisito
Deben estar definidos los centros y la organizacin de compras (transaccin OX08 de esta gua).
Motivo de esta Configuracin
La asignacin de los centros a la organizacin de compras es necesaria para el proceso general de
procura de materiales y servicios.
Pasos:
1.- Hacer clic en

2.- Colocar en una lnea OCCI en el campo de OrgC y AL01 en el campo de Ce.
3.- presione el icono de Grabar

o utilice la funcin CTRL + S y presione el icono de back

o la funcin F3
4.- Repetir para la organizacin de compras OCCI Y ORIE y todos los centros desde el AL01
hasta el AL08. Asignarlos como muestra la tabla.
Organizacin de Compras

Centro
AL01
AL02

OCCI
AL03
AL04
AL05
AL06
ORIE
AL07
AL08

68
LOGSTICA GEERAL
FIJAR PROPIEDADES DE LOS TIPOS DE MATERIALES (SPRO)
Ruta: Logstica en General --> Maestro de Materiales --> Parametrizaciones Bsicas --> Tipos de
material --> Fijar propiedades de los tipos de materiales.
Diseo del COE
Use esta configuracin para aadir un nuevo tipo de material o cambiar las funciones de control
de un tipo de material por defecto provisto. No es recomendable crear un nuevo tipo de material,
a menos que sea estrictamente necesario. Se sugiere usar los tipos de material provistos por
defecto.
Prerrequisito
Motivo de esta Configuracin
Los tipos de materiales definen ciertas caractersticas de los materiales como: si son de compras,
intermedios, ensamblados o productos. Los tipos de materiales tambin tienen muchas funciones
de control tales como las vistas del maestro de materiales y la asignacin de cuentas. Para cada
registro creado en el maestro de materiales se debe seleccionar un tipo de material.
Pasos:
1.- Al ejecutar la actividad IMG, se presentara una pantalla, en la misma seleccione el tipo de
material ROH - Materia Prima.
2.- Haga click en el botn

Copiar como, o la opcin F6

3.- Coloque como tipo de material el cdigo del material, Ej. ZMP, y como denominacin una
descripcin del tipo de material que se desea crear, Ej. Materia Prima.
4.- En los campos Pedidos internos y Pedidos externos coloque 2 Se permiten pedidos
externos y 2 Se permiten pedidos internos.
5.- Marque los departamentos que estn definidos en la seccin Datos Adicionales de
Configuracin (Tabla MM4)
6.- Presione el botn

Continuar.

69
7.- Hacer doble clic en el tipo de material que se cre
8.- En el campo Actualiz. cantidades seleccione la opcin En todas las reas de valoracin.
9.- En el campo Actualizacin valor seleccione la opcin En todas reas de valoracin.
10.- En el campo Control de precios seleccione la opcin Precio Variable.
11.- Presione el icono de Salvar

o utilice la funcin CTRL + S y presione el icono de back

o la funcin F3
12.- Presione el icono de back

o la funcin F3.

70
FIJAR REPRESETACI DEL MERO DE MATERIAL (SPRO)
Ruta: Logstica en General --> Maestro de Materiales --> Parametrizaciones Bsicas -->
Fijar representacin del nmero de material.
Diseo del COE
Use esta configuracin para definir el formato de salida de los nmeros de materiales.
Prerrequisito
Motivo de esta Configuracin
La longitud del nmero de material debe ser larga para permitir una gran cantidad de materiales.
La longitud por defecto es 18.
Pasos:
1.- Al ejecutar la actividad IMG, se presentara una pantalla. En el campo longitud No.
Material, verifique que el ese campo tenga el valor 18. Modifquelo si as lo desea.
2.- Presione el icono de Salvar

o utilice la funcin CTRL + S y presione el icono de back

o la funcin F3.
Nota: Si desea modificar el campo longitud No. Material solo debe ingresar un nuevo valor en
el mismo y al finalizar realizar el paso nmero 2.

71
DEFIIR RAMOS Y ESPECIFICAR SELECCI DE CAMPOS DEPEDIETE DE
RAMO (SPRO)
Ruta: Logstica en general --> Maestro de Materiales --> Seleccin de campos --> Definir
ramos y especificar seleccin de campos dependiente de ramo.
Diseo del COE
Use esta configuracin para definir sectores de la industria.
Prerrequisito
Motivo de esta Configuracin
El sistema SAP R/3 provee estos sectores estndar: Construccin de instalaciones(A),
Qumico(C), Ingeniera Mecnica(M), Farmacutico(P).
Pasos:
1.- Al ejecutar la actividad IMG, se presentara una pantalla, presione el botn Entradas
Nuevas.
2.- Coloque en los campos:
Ramo. Clave que indica a qu ramo industrial se encuentra asignado el material. Ej. S
Denominacin Descripcin de la clave anterior. Ej. Industria de Alimentos.
Referencia Campo define la referencia para la seleccin de campos en funcin del sector. En
este caso ROH

72

3.- Presione el icono de Salvar

o la funcin F3.

o utilice la funcin CTRL + S y presione el icono de back

73
DATA MAESTRA
ESPECIFICAR PROPIEDADES DE MESAJE DE SISTEMA
Ruta: Gestin de materiales --> Compras --> Datos del entorno --> Especificar propiedades
de mensajes del sistema.
Diseo del COE
El sistema puede mostrar 3 tipos de mensajes en la parte inferior de la pantalla. Los
Informativos, de color verde. Los de advertencia, de color amarillo, que muestran detalles de las
transacciones con las cuales se puede continuar pero que pueden mostrar errores ms adelante. Y
los de error, de color rojo, que indican la existencia de un problema en la transaccin que no
permite continuar.
Prerrequisito
Motivo de esta Configuracin
Use esta configuracin para definir los atributos de los mensajes que muestra el sistema.
Pasos:
1.- Al ejecutar la actividad IMG aparecer una pantalla de dialogo, Seleccionar actividad
seleccione la opcin Mensajes del sistema y presione el botn Seleccionar o doble click en la
opcin.
2.- Cambie el tipo del mensaje ME 040 a un Sin Mensaje. Esto se realiza eliminado la letra W
Advertencia en el campo (tp.) a la opcin en blanco Sin Mensaje. Cambiar el mensaje 06 334
de Mensaje de Error a mensaje de Advertencia W.
Presione el icono de Salvar
funcin F3.

o utilice la funcin CTRL + S y presione el icono de back

o la

74
FIJAR CODICIOES DE PAGO (SPRO)
Ruta: Gestin de materiales --> Compras --> Maestro de proveedores --> Fijar condiciones
de pago.
Diseo del COE
Use esta configuracin para definir condiciones de pagos.
Prerrequisitos.
Motivo de esta Configuracin
Las condiciones de pago son usadas en rdenes de ventas, compras y facturas.
Pasos:
1.- Al ejecutar la actividad IMG, se presentar una ventana en la misma presione el botn de
Nuevas Entradas.
2.- Rellene la siguiente informacin para las siguientes entradas.
2.1.

Condicin de pago: 0010

Texto comercial: Anticipo.

2.2.

Condicin de pago: 0011

Texto comercial: 30 das neto.

2.3.

Condicin de pago: 0012

Texto comercial: 60 das neto.

Nota: Una vez realizada una entrada de Condicin de Pago hacer clic sobre los conos
para ingresar otra y grabar posteriormente.
3.- Presione el icono de Grabar
o la funcin F3.

o utilice la funcin CTRL + S y presione el icono de back

75
CREAR GRUPOS DE COMPRAS (SPRO)
Ruta: Gestin de materiales --> Compras --> Crear grupos de compras.
Diseo del COE
Use esta configuracin para crear grupos de compras para cada persona o grupo de personas
responsable de las compras en una organizacin. Cada grupo de compras tiene uno o ms centros.
Prerrequisito
Motivo de esta Configuracin
Un grupo de compras es una organizacin de una o ms personas responsables por la procura de
productos o servicios..
Pasos:
1.- Al ejecutar la actividad IMG, se presentar una ventana en la misma presione el botn de
Nuevas Entradas.
2.- Ingrese en el campo Grupo de compras la clave de un comprador o grupo de compradores
responsable(s) para determinadas actividades de compras. Ej. 010.
3.- Ingrese en el campo Denominacin, una descripcin del grupo de compras definidos en la
actividad 2. Ej. Gr. Comp AL01.
4.- Ingrese un nmero de telfono del grupo de compras definidos.
5.- Presione el icono de Salvar

o utilice la funcin CTRL + S y presione el icono de back

o la funcin F3.
020

Gr. Comp AL02

Nota: Repita los pasos del 2 al 4 para crear los

030

Gr. Comp AL03

siguientes Grupos de Compras.

040

Gr. Comp AL04

050

Gr. Comp AL05

060

Gr. Comp AL06

070

Gr. Comp AL07

080

Gr. Comp AL08

76
AYUDAS A LA ETRADA POR POSICI SI REGISTRO DE MATERIALES.
Ruta: Gestin de Materiales --> Compras --> Maestro de Materiales --> Ayudas a la
entrada por posicin sin registro maestro de materiales.
Diseo del COE
Use esta configuracin para asignar una categora de valoracin y una clave de valor de compra a
un grupo de artculo. La categora de valor permite contabilizar a cuentas distintas movimientos
de materiales pertenecientes a un mismo tipo y viceversa. Por su parte, la clave de valor de
compra define condiciones y lapsos relacionados con la procura de un material.
Prerrequisito
El grupo de artculo debe estar definido.
Motivo de esta Configuracin
La asignacin de una clave de valor de compra provee ciertos valores por defecto en las
posiciones de la orden de compra que no tienen un registro de maestro de materiales ni un inforecord. Por otra parte, la asignacin de una categora de valoracin habilita al sistema para
determinar cuentas mayores distintas a cada grupo de artculo.
Pasos:
1.- Al ejecutar la actividad IMG, se presentar una ventana en la misma seleccione el grupo de
artculo 01000001.
2.- Coloque en los campos Categora de Valoracin (CatVa), el valor propuesto para la
categora de valoracin en los stocks valorados para este material. Ej. 7920(Prod. terminado), y
en Clave Valor de Compra, Clave que define los das de reclamacin y lmites de tolerancia,
entre otros aspectos. Ej. 1.
3.- Repita el paso anterior para los grupos de artculos que estn en la seccin Datos Adicionales
de Configuracin. (Tabla MM5)
4.- Presione el icono de Salvar
o la funcin F3.

o utilice la funcin CTRL + S y presione el icono de back

77
DOCUMETOS DE COMPRA
FIJAR HISTORIAL DE PRECIOS
Ruta: Gestin de materiales --> Compras --> Registro info de compras --> Fijar historial de
precios.
Diseo del COE
Use esta configuracin para habilitar si el precio del pedido deber actualizarse con el precio neto
o con el precio efectivo.
Prerrequisito
Motivo de esta Configuracin
Un registro de precio histrico es generado con cada pedido de compras.
Pasos:
1.- Al ejecutar la actividad IMG, se presentara una pantalla, en esta marque el precio efectivo
para las organizaciones de compras creadas. En este template, las organizaciones de compras
creadas son: OCCI - Org. Compras Occident ORIE Org. Compras Oriente
2.- Active el indicador de precio efectivo correspondiente a la organizacin de compras.
3.- Presione el icono de Grabar
o la funcin F3

o utilice la funcin CTRL + S y presione el icono de back

78
DEFIIR GESTI OBLIGATORIA DE LIBRO DE PEDIDO A IVEL CETRO
(SPRO)
Ruta: Gestin de Materiales --> Compras --> Libro de pedidos --> Definir gestin obligatoria de
libro de pedido a nivel centro.
Diseo del COE:
Use esta configuracin para definir para cules centros se necesita crear libro de pedidos.
Prerrequisito:
Motivo de esta Configuracin:
El indicador de lista de pedidos especifica qu listas de pedido deben ser actualizadas en caso de
compras externas para ciertos centros. En caso de que est activo, antes de realizar un pedido
para un material, es necesario introducir datos sobre los posibles proveedores en el libro de
pedidos.
Pasos:
1.- Al ejecutar la actividad IMG, se presentara una pantalla. En esta marque los indicadores
respectivos a los centros que desee gestin de pedidos, para este template marcar los
correspondientes a los centros AL01 al AL08.
2.- Presione el icono de Grabar
o la funcin F3.

o utilice la funcin CTRL + S y presione el icono de back

79

ESPECIFICAR RAGOS DE MEROS

Ruta: Gestin de materiales --> Compras --> Solicitud de pedidos --> Especificar Rangos de
nmeros
Diseo del COE
Use esta configuracin para actualizar los rangos de nmeros para solicitudes de pedidos.
Prerrequisito
Motivo de esta Configuracin
La longitud del nmero de material debe ser larga para permitir una gran cantidad de materiales.
La longitud por defecto es 18.
Pasos:
1.- Al ejecutar la actividad IMG, aparecer una pantalla en la misma Presione el icono de
modificar intervalos
2.- En esta pantalla es posible modificar los rangos de nmeros para las solicitudes de pedido.
sta debe tener la siguiente informacin:

80
Para este template no se realizarn cambios. Sin embargo en el caso de que la informacin por
defecto sea incorrecta, realizar los siguientes pasos:
2.a.- En el caso de que se desee agregar un intervalo hacer clic en Insertar intervalo
e ingresar los datos correspondientes. Ejemplo; N: 01

Desde

N:

0010000000 A Nmero: 0019999999 Desactivar indicador de asignacin externa Ext.

2.b.- Si se desea eliminar uno de los rangos existentes, hacer clic sobre la lnea correspondiente al
mismo y luego en Borrar intervalo
3.- En el caso de que le aparezca una ventana de advertencia sobre el transporte manual de los
intervalos, presione

4.- Presione el icono de Grabar

o la funcin F3.

o utilice la funcin CTRL + S y presione el icono de back

81
PARAMETRIZAR LMITES DE TOLERACIA PARA DESVIACI DE PRECIO
Ruta: Gestin de Materiales --> Compras --> Pedido --> Parametrizar lmites de tolerancia
para desviacin de precio
Diseo del COE
Use esta configuracin para asignar y actualizar el lmite de tolerancia para pedidos de compras.
Prerrequisito
Motivo de esta Configuracin
El sistema verifica las diferencias de precio y si los descuentos son vlidos o no en los pedidos de
compras. El lmite de tolerancia define cunta variacin es permitida y cundo un mensaje de
error es desplegado.
Pasos:
1.- Al ejecutar la actividad IMG aparecer una pantalla en la misma, seleccione en la tabla la
entrada 0001 PE Desviacin de precios: compras.
2.- Presione el icono

Copiar como... o la opcin F6.

3.- Cambie la sociedad FI por ALFI.

3.- En el rea de Lmite Inferior dejar en No verificar el indicador correspondiente a la
desviacin absoluta y marcar Comprobar Lmite para la desviacin porcentual, introducir un
valor de 20,00.
3.- En el rea de Lmite Superior dejar en No verificar el indicador correspondiente a la
desviacin absoluta y marcar Comprobar Lmite para la desviacin porcentual, introducir un
valor de 10,00.
4.- Presione el cono

Continuar

5.- Repita los pasos del 1 al 4 para la entrada 0001 SE Deduccin mx. Descuento p.p.
(Compras).

82
6.- Presione el icono de Grabar
o la funcin F3.

o utilice la funcin CTRL + S y presione el icono de back

83
MAEJO DE IVETARIO
PARAMETRIZAR PROVEEDOR HABITUAL (SPRO)
Ruta:

Gestin

de

materiales

-->

Compras

-->

Determinacin

de

fuente

de

aprovisionamiento --> Parametrizar proveedor habitual.

Diseo del COE
Use esta configuracin para activar el indicador de proveedor para cada planta. Si el indicador
est activado, el proveedor debe ser tomado en cuenta como fuente de aprovisionamiento.
Prerrequisito
Los centros deben estar creados. La transaccin correspondiente es Definir, Copiar,
Borrar, Verificar Centro. y se encuentra al principio de esta gua de configuracin.
Motivo de esta Configuracin
Pasos:
1.- Al ejecutar la actividad IMG, se presentara una pantalla, en la misma marque el check de los
centros para los cuales desea tener proveedor habitual. En este caso todos los centros del AL01
al AL08.
2.- Presione el icono de Grabar
o la funcin F3.

o utilice la funcin CTRL + S y presione el icono de back

84
FIJAR IDICADOR DE ETREGA FIAL (SPRO)
Ruta: Gestin de materiales --> Gestin de Stocks --> Entrada de mercancas --> Fijar
indicador de entrega final.
Diseo del COE
Use esta configuracin para activar el indicador de entrega final para cada centro del template.
Prerrequisito
Motivo de esta Configuracin
Pasos:
1.- Al ejecutar la actividad IMG, se presentara una pantalla en la misma, Marque el checkbox
Prop entrega final para los centros que deseen tener un indicador de la entrega final. En este
caso todos los centros.
2.- Presione el icono de Grabar
o la funcin F3.

o utilice la funcin CTRL + S y presione el icono de back

85
CREAR ALMAC AUTOMTICAMETE (SPRO)
Ruta: Gestin de materiales --> Gestin de Stocks --> Salida de mercancas/Traspasos -->
Crear Almacn automticamente.
Diseo del COE
Use esta configuracin para activar el indicador de creacin automtica de almacenes para
centros o tipos de movimientos.
Prerrequisito
Realizar los pasos descritos en la transaccin OMCD para activar indicadores de entregas
completas.
Motivo de esta Configuracin
Es recomendable activar la creacin automtica de almacenes si se trabaja con stocks negativos y
el primer movimiento de material puede ser una salida.
Pasos:
1.- Al ejecutar la actividad IMG, se presentara una pantalla en la misma, presione el botn de
Centro

y marque todos los centros donde desea crear almacn

automticamente. En nuestro caso todos los centros.

2.- Presione el icono de Grabar
o la funcin F3.

o utilice la funcin CTRL + S y presione el icono de back

86
FIJAR COTROL DE PRECIOS PARA TIPO DE MATERIAL (SPRO)
Ruta: Gestin de Materiales --> Valoracin e Imputacin --> Fijar control de precio para
tipos de material.
Diseo del COE
Prerrequisito
Motivo de esta Configuracin
Un material puede ser valorado acorde con diferentes tipos de precio: el medio variable y el
estndar. La asignacin de tipo de precio se puede hacer en el maestro de materiales
Pasos:
1.- Al ejecutar la actividad IMG, se presentara una pantalla en la misma, modifique el tipo de
control de precio que desee para los materiales creados, Ej. Para los distintos tipos de material
utilizados colocar los siguientes controles de precios:
ZMPR: V ZPRO: V ZPUB: V

ZPT: V

2.- Presione el icono de Grabar

o utilice la funcin CTRL + S y presione el icono de back

o la funcin F3.

ota: El indicador Ctrl.prc.obligatorio establece si el control de precios sealado para cada

tipo de material ser un valor obligatorio en el maestro de materiales o propuesto. Para los cuatro
tipos de material indicados en el paso 1, dejaremos este indicador desactivado.

87

FIJAR LMITES DE TOLERACIA (SPRO)

Ruta: Gestin de materiales --> Verificacin facturas logstica --> Bloqueo factura --> Fijar
lmites de tolerancia.
Diseo del COE
Use esta configuracin para entrar los niveles de tolerancia para facturas.
Prerrequisito
Motivo de esta Configuracin
Las claves de tolerancia para recepcin de mercanca son necesarios por cada sociedad.
Pasos:
1.- Al ejecutar la actividad IMG, aparecer una pantalla Modificar vista Limites de Tolerancia:
Resumen, en la misma seleccione la entrada modelo 0001 SAP A.G., CLTo: AN, Importe
posicin sin ref.pedido.
Haga click en el botn

Copiar como... o la opcin F6

2.- Modifique el campo Sociedad FI colocando la sociedad FI con la que se desea trabajar, Ej.
ALFI y cambie el valor de tolerancia. Ejemplo 100
Nota: El campo Importes en, donde aparece la clave de la moneda definida cambia de manera
automtica al colocar la sociedad FI.
3.- Presione Intro

para verificar que la informacin introducida es correcta.

4.- Presione el icono de Salvar

o utilice la funcin CTRL + S y presione el icono de back

o la funcin F3.
5.- Repita los pasos del 1 al 3 para las siguientes entradas.
CLTo: AP, BD, BR, BW, DQ, KW, PP, PS, ST y VP.
6.- Presione el icono de back

o la funcin F3.