En atencin a las peticiones hechas por el personal en la reunin realizada el da 22/06/15,

en cuanto a la falta de supervisin y comunicacin por parte de la gerencia al momento del

cumplimiento de las actividades, y en aras de mejorar y fortalecer el desempeo de la Oficina
de Auditora Interna en cuanto a su personal y la calidad de los productos generados, a partir
de la presente fecha se tomarn las siguientes medidas:
1. Posterior a las 8:15 am se trazar una lnea divisoria en la lista de asistencia, y el
personal que llegue posterior a dicha hora podr firmar y colocar su hora de llegada
luego de la lnea.
2. Se le recuerda al personal que por medidas de seguridad, todo el personal de la
Oficina debe portar del carn institucional en un lugar visible.
3. La solicitud de permisos (facultativos y potestativos) sern canalizados a travs de los
coordinadores. Al momento de hacer la solicitud de permisos potestativos (diligencias
personales, etc.), el personal debe notificar a su superior inmediato la forma en que
compensar a la institucin las horas de ausencia que tendr, de all que al momento
de hacer la solicitud debe incluir la propuesta planteada requisito indispensable para
ser otorgado (por ejemplo, trabajando horas adicionales a la jornada, descuento del
da a cuenta de sus vacaciones, etc.).
4. En los casos en que el personal necesite ausentarse en el transcurso del horario
laboral o retirarse antes de la hora de salida, debe notificarlo a su supervisor
inmediato. Del mismo modo, en los casos en que el auditor/abogado est cumpliendo
actividades de otra coordinacin distinta a la cual fue asignado, el mismo deber
notificar adicionalmente al coordinador de la auditora.
5. El personal har entrega del control de actividades va correo institucional a su
Coordinador, los das lunes de cada semana y ser de obligatorio cumplimiento para
todo el personal, el mismo deber contener un registro veraz de las actividades
realizadas la semana anterior (de lunes a viernes) con indicacin de las horas
utilizadas (Ver Anexo 1).
6. La evaluacin del segundo semestre se realizar en funcin a las actividades
asignadas en los Objetivos de Desempeo Individual, sin embargo al pertenecer a un
rgano de control fiscal, las funciones del auditor estn enmarcadas en la Ley
Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control
Fiscal y su Reglamento.
7. El acompaamiento del auditor en las auditoras asignadas, se har en funcin a los
Coordinadores de cada rea, los cuales sern identificados en las credenciales.
8. En cuanto a las auditoras, el auditor dispondr de dos (2) das hbiles posterior al
otorgamiento de la credencial para consignar ante el coordinador responsable la
planificacin de la auditora, e igualmente, de (3) das hbiles a partir del otorgamiento
de la credencial para efectuar el programa de trabajo, los cuales debern ser enviados
va correo electrnico en formato .pdf y en formato .odt (no se requerir en fsico) al
Coordinador asignado. Asimismo, debern incluir una propuesta de reuniones
semanales con el coordinador de la auditora durante el tiempo de ejecucin (Ver
Anexo 2), con la finalidad de hacer seguimiento a las observaciones encontradas y
minimizar el riesgo de errores en el informe definitivo.
Asimismo, el auditor deber determinar al momento de elaborar la planificacin de la

auditora, el nivel de riesgo de la misma, para lo cual utilizar el formulario de

Evaluacin del Riesgo de la Auditora (Ver Anexo 3).
Para esta actividad la direccin tomar en consideracin que el auditor realizar una
investigacin previa respecto al tipo de auditora a realizar, las normas nacionales e
internacionales aplicables, as como del ente y rea a auditar. En este sentido, y
cumpliendo con el numeral 1 de las Normas Generales de Auditora de Estado, cada
una de las auditoras sern asignadas a profesionales con conocimientos,
experiencias, aptitudes y destrezas tcnicas proporcionales con el tipo y complejidad
de las labores a realizar y al artculo 11, en donde se explica que el auditor (...)
deber mantenerse actualizado, a fin de mejorar su desempeo.
9. El personal antes de remitir los informes preliminares, deber hacer una revisin
previa a los fines de corregir errores de forma que hayan sido pasados por alto, tales
como: hallazgos sin los cuatro elementos, incoherencias entre prrafos, ortografa,
acentuacin, uso inadecuado de tiempos verbales, falta de coherencia en el uso de
singulares y plurales, falta de coherencia en el uso de palabras en masculino y en
femenino, interlineado distinto al fijado, espacios excesivos entre prrafos, mrgenes
utilizados, diferencias en el tamao y tipo de letra utilizada, uso inadecuado de las
comillas, dobles o triples espacios entre palabras, ausencia de puntuacin al final de
cada prrafo, el uso adecuado de la coma, etc. Esto con la finalidad de utilizar el
tiempo de revisin en la correccin de desviaciones de fondo y no de forma.
10. El auditor deber redactar cada una de las partes del informe, de forma clara, precisa
y concisa, sin caer en ambigedades, recordando que el mismo est dirigido a
terceros.
11. El auditor debe recordar que en la credencial est especificada la actuacin para el
cual ha sido facultado, y no debe tomarse textualmente como objetivo general, en este
sentido, dicho objetivo debe especificar qu va a realizar en la actuacin, utilizando el
verbo en infinitivo ms acorde con la actividad a desarrollar.
12. A los fines de unificar los criterios en la presentacin de los informes, deber tomarse
en consideracin lo siguiente:
Los mrgenes superior, inferior, derecho e izquierdo sern de 2 cm.
El tipo de letra utilizada para el cuerpo del trabajo ser Liberation Sans nmero 12.
En la seccin del encabezamiento, ir la ilustracin que maneje el ministerio en la
primera lnea, y en la lnea siguiente, el tipo de informe y su numeracin
correspondiente, alineado a la derecha, escrito en letra Liberation Sans nmero 10
y en negrita. La ilustracin debe tener una anchura de 17,50cm y una altura de
1,00cm; la posicin debe ser horizontal: centro a rea de prrafo, y vertical: desde
arriba a -1,18cm a margen (Ver Anexo 4).
En el pie de pgina ir una lnea del tamao del cuerpo de texto de la pgina y
contendr la siguiente informacin centrada, en letra Liberation Sans nmero 8 e
interlineado sencillo, junto con la numeracin de pgina (Ver Anexo 4).
El interlineado a utilizar ser de espacio sencillo, con 0,20 cm entre prrafos de
una misma seccin, y de 0,30 cm de espacio debajo del prrafo entre secciones

distintas (Ver Anexo 5).

La construccin de los prrafos debe ajustarse a un mximo de 12 lneas.
Los ttulos y subttulos no llevan punto al final. Los ttulos no se enumeran, salvo
excepciones presentadas en el Manual de Normas y Procedimientos en Materia de
Auditora de Estado. Los ttulos del cuerpo del informe descritos en el Manual
sern escritos en negrita, y en caso de que el auditor quiera utilizar subttulos,
deber colocarlos en cursiva.
En el caso de los cuadros y grficos, debern ir enumerados y centrados dentro
del cuerpo del informe, la letra a utilizar ser Liberation Sans y el tamao podr
oscilar entre 8 y 10 (dependiendo de la facilidad de lectura que posea el cuadro),
con interlineado sencillo, debern ser enumerados de forma consecutiva y con
nmeros arbigos, y adicionalmente, el ttulo ser colocado en negrita a espacio
sencillo, excepto en la separacin de la ltima lnea del ttulo y el borde del cuadro
que ser de 0,15cm despus del texto (Ver Anexo 5).
Debajo del cuadro o grfico deber indicar la fuente, y debe estar alineado con el
lado izquierdo de la tabla, colocando nicamente la palabra Fuente en negrita
seguida de dos puntos cuyo tamao de letra debe ser 8.
Se debe hacer referencia al cuadro en la redaccin antes de incluirlo en el cuerpo
del informe.
Los cuadros y grficos de pequea dimensin se ubicarn entre prrafos y los de
mayor dimensin en pginas separadas como anexos al informe, enumerados de
forma consecutiva y con nmeros arbigos, y mencionado en el cuerpo del texto
entre parntesis, ejemplo: (Anexo 1).
Las tablas que se separen entre hojas, debern repetir la primera fila de ttulos en
la pgina siguiente.
La primera fila de la tabla en donde estarn ubicados los ttulos, se elaborar con
fondo de color Gris 6 o Gris (el auditor deber ubicarlo en la paleta de colores de
fondo, no se aceptar otra variedad del color gris) y las letras en color blanco, no
se aceptar otro tipo de color.
El borde de la tabla ser con estilo de lnea continuo, color negro y de ancho
0,25pt, y la celda deber tener la alineacin vertical centrada.
Tambin se debe utilizar la leyenda para explicar las siglas, abreviaturas, smbolos
o cualquier otra aclaratoria que permita su interpretacin.
La altura de las celdas deber ser proporcional a la informacin que contengan, en
este sentido, el auditor deber preservar la esttica en cuanto a la presentacin y
evitar tanto la falta de espacios entre las lneas as como los espacios excesivos
(Ver Anexo 5).
Evitar el abuso del que.
Evitar el uso de maysculas y minsculas en los meses y das de la semana.
En la primera lnea del cuerpo del texto ir en primer lugar, en negrita y en
mayscula el ttulo de la actuacin junto con el perodo evaluado, se deber evitar

el uso de siglas en estos espacios. El auditor debe evitar copiar el objetivo general
como ttulo del informe, en este sentido, comenzar por el tipo de auditora y luego
la actuacin junto con el perodo a evaluar, sin punto al final del ttulo (Ver Anexo
5).
El cuerpo del informe preliminar ir en funcin al Manual de Normas y
Procedimientos en Materia de Auditora de Estado:
A.- ASPECTOS PRELIMINARES
Origen de la auditora
Alcance
Objetivos generales y especficos
Objetivo general
Objetivos especficos
Mtodos, procedimientos y tcnicas
B.- CARACTERSTICAS GENERALES
Caractersticas generales del objeto evaluado
Marco Regulatorio
C.- OBSERVACIONES DERIVADAS DEL ANLISIS
El informe definitivo deber ser realizado por el auditor e incluido dentro de la
planificacin, el cuerpo del mismo estar en funcin al Manual de Normas y
Procedimientos en Materia de Auditora de Estado:
A.- ASPECTOS PRELIMINARES
Origen de la auditora
Alcance
Objetivos generales y especficos
Objetivo general
Objetivos especficos
Mtodos, procedimientos y tcnicas
B.- CARACTERSTICAS GENERALES
Caractersticas generales del objeto evaluado
Marco Regulatorio
C.- OBSERVACIONES DERIVADAS DEL ANLISIS
D.- CONSIDERACIONES FINALES
Conclusiones
Recomendaciones
Al realizar las Observaciones derivadas del anlisis, debern ordenarse por
objetivo especfico y enumerarse por objetivo abordado, vale decir, no se utilizar
la numeracin consecutiva entre observaciones que pertenezcan a objetivos
especficos distintos.
Del mismo modo, deber hacerse referencia a la accin o ejecucin del objetivo

especfico que se desarrollar antes de iniciar las observaciones, con la frase En

cuanto a la revisin/verificacin/evaluacin (va a depender del verbo utilizado en el
objetivo) y debiendo estar enumerado de forma consecutiva (en funcin al nmero
del objetivo), en la misma lnea del texto y con nmeros arbigos (Ver Anexo 5).
Los casos en los cuales se hayan realizado las pruebas pertinentes para cumplir
con el objetivo especfico planteado, y el resultado fue que los procedimientos
cumplieron con la normativa aplicable, se dejar constancia de tal situacin en el
informe.
El criterio utilizado en cada uno de los hallazgos descritos en el informe, deber ser
el ms pertinente y especfico segn el caso, en funcin a esto, no ser necesario
incluir tres (3) o ms criterios para una misma observacin excepto en aquellas
situaciones en donde la condicin abarque normativas en diferentes materias.
A los fines de presentar evidencias suficientes y pertinentes en los casos en que se
est en presencia de la inexistencia de instrumentos normativos, falta de
presentacin de informes o ausencia de documentaciones, el auditor deber
levantar un Acta Fiscal con la finalidad de dejar constancia de los hechos, y
procurar incluirlos todos en un solo acto, atendiendo a los criterios de eficiencia y
economa.
Los hallazgos sern enumerados en la misma lnea de texto y no por la
numeracin automtica del programa de ofimtica que est utilizando, a efectos de
utilizar todo el espacio de la pgina (Ver Anexo 5).
Al momento de redactar las causas de los hallazgos, evitar colocar la omisin o la
inobservancia de la norma, el inadecuado o adecuado (...). El auditor debe indagar
las causas por las cuales se deriv el hecho, en este sentido, deber utilizar las
tcnicas de auditora indicadas en el Manual de Normas y Procedimientos en
Materia de Auditora de Estado, o cualquier otra tcnica de investigacin aplicable.
En los casos en que el auditor considere necesario tomar la opinin del auditado
mediante las respuestas emitidas en el Cuestionario de Control Interno aplicado,
deber incluirlo en el informe de manera tal que mantenga la coherencia y la
ilacin pertinente.
Se deber utilizar el parafraseo para evitar el uso excesivo de citas textuales en el
caso de la redaccin de las causas.
Se evitar colocar el nombre de los funcionarios al momento de sealar la causa,
nicamente deber colocarse el cargo que representa.
Al momento de redactar el efecto, el auditor deber utilizar las tcnicas de auditora
necesarias a los fines de especificar las consecuencias del hallazgo, y poder
cuantificarlas en los casos aplicables. En este sentido deber evitarse el uso de
frases calificadoras tales como posibles daos en el patrimonio excepto cuando
est cuantificado.
Slo se escribirn en palabras las cifras del uno (1) al nueve (9), seguida del
nmero entre parntesis. Ejemplo: dos (2). En las cifras superiores se escribir
slo el nmero. Ninguna cifra deber ser escrita en negrita o en cursiva.
Cuando se trate de unidad de medida se escribe slo el nmero. Ejemplo: 2%,
27m, 4 aos.

Las fechas se escribirn con el formato DD/MM/AAAA en todo el cuerpo del

informe independientemente si es la fecha del alcance o la publicacin en la
Gaceta de alguna normativa.
No se permite dejar lneas viudas y hurfanas, ni usar vietas y smbolos en el
cuerpo del informe.
Las cdulas de identidad deben indicar con la inicial, si es venezolano o extranjero,
por ejemplo: V-6.555.777.
Hacer uso de la sinonimia para evitar repeticin de palabras dentro de un prrafo y
en los enlaces (conectivos) entre prrafos.
No se utilizarn notas al pie de pgina.
Uso de las siglas: primero se debe enunciar el nombre completo, seguido de las
siglas entre parntesis, en mayscula y sin signo de puntuacin entre ellas (CUC,
MPPEUCT, IUTPC).
En caso de utilizar palabras en maysculas, las mismas deben estar acentuadas
en los casos que aplique.
La utilizacin de citas textuales, as como su extensin deben estar plenamente
justificadas.
La condicin del hallazgo debe incluir los cuatro elementos del manual: qu, cmo,
cundo y dnde.
Cuando en la cita se omitan algunas palabras se indica con puntos suspensivos
ubicados entre parntesis: (...), se evitar el uso de la palabra Omissis. La cita
deber colocarse en un prrafo siguiente manteniendo la sangra de 0,95cm antes
del texto y 0,95 cm despus del texto, y el nmero de la fuente a utilizar ser 10,
sin negrita, sin cursiva, sin subrayado y sin comillas.
En la seccin del Marco Regulatorio se colocarn nicamente los instrumentos
legales y sublegales utilizados en el cuerpo del informe, listados y enumerados
exclusivamente con nmeros arbigos. La sangra que debe tener ser la
siguiente: Antes del texto 0,91cm; Despus del texto: 0cm Asimismo, se colocarn
bajo el siguiente formato indicado en el Anexo 4.
Al final de enumerar todo el cuerpo normativo utilizado, se colocar el texto
siguiente: En el cuerpo del informe se utilizarn las siglas aqu descritas con la
finalidad de hacer referencia a la norma que representa.
De la misma forma, al momento de citar la norma para colocar el criterio del
hallazgo, se colocar nicamente las iniciales de sta, en los casos en que se
refiera a un solo artculo de una misma norma, deber indicarse en el cuerpo del
texto y en el caso de que sean varias, solamente se colocar la norma y en la cita
se colocar el artculo al cual se refiere (Ver Anexo 5).
En los casos en los cuales se citen varias normas, debern citarse por separado,
indicando primero la norma y luego el artculo al que se refiere.
Cuando se haga referencia al criterio utilizado y se refiera a un slo artculo de una

misma norma, deber indicarse en el cuerpo del texto.

Las conclusiones deben responder a los objetivos especficos propuestos, y no
debe ser realizada de forma general, de igual forma, no se incluirn como
conclusiones, una lista resumida de los hallazgos encontrados. En tal sentido, el
auditor debe desarrollar en funcin al trabajo realizado, su conclusin en funcin a
lo que se haba planteado al inicio de la auditora y los resultados.
En cuanto a las recomendaciones, deben indicar la dependencia o dependencias a
las cuales estn dirigidas en funcin a los objetivos especficos planteados y
hallazgos encontrados, por lo que no debern ser escritas de forma genrica.
Al finalizar el informe se debe colocar como firmante al Auditor Interno, indicando
con alineacin centrada, el nombre y apellido del mismo, el cargo indicando si es
encargado o no, con el tamao de letra nmero 12 y en negrita. En cuanto a la
resolucin (colocar el nmero y la fecha) y la gaceta (colocar el nmero y la fecha)
por la cual fue designado, se colocar tamao 10 y sin negrita (Anexo 5).
Debajo de la informacin anterior se colocarn las iniciales del primer nombre y
primer apellido de los responsables de la actuacin, comenzando por orden
jerrquico (Anexo 5).
Estas medidas podrn ser modificadas en el transcurso del tiempo e irse acondicionando a
las nuevas realidades de la Oficina de Auditora Interna con la finalidad de mejorar los
procedimientos internos.