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MDULO 1 INTRODUCCIN A LA
GESTIN DE LA INFORMACIN
Politcnico
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CONTENIDO:
LECCIN 1: Que es la gestin de la informacin?
LECCIN 2: Usuarios de la gestin de informacin
LECCIN 3: Porque es importante la gestin de informacin?
LECCIN 4: Proceso de la informacin en la organizacin
LECCIN 5: Ciclo de vida en la Informacin
LECCIN 6: Componentes de un sistema de informacin
LECCIN 7: Resumen
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INTRODUCCIN
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Politcnico
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Las organizaciones pueden agilizar sus procesos y tener control sobre la informacin,
predecir que ser lo conveniente y tener control sobre todos los procesos, lo que le
permitira predecir comportamiento de la organizacin.
La importancia en la Gestin de la informacin radica fundamentalmente en mantener en
orden la informacin que se maneja en la organizacin, esto con el fin de realizar una
administracin correcta de la misma que permita llevarla a modelos de toma de decisiones
que generen resultados reales en su comportamiento, el proceso en s de generar este tipo
de anlisis y vincularlo como un proceso fundamental para cada uno de los movimientos se
llama Inteligencia de Negocios.
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ETAPA DE EXTRACCIN
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de los usuarios, pero que en general estn diseadas para producir los informes y
documentos que se requieren en el control y estado diario, semanal y mensual de las
operaciones regulares de la empresa.
En este punto, el nivel de toma de decisiones estratgicas es muy incipiente, ya que
los objetivos son otros diferentes. Esto no obvia que existan muchos sistemas
transaccionales que ofrezcan algn tipo de informacin til para algunas decisiones
gerenciales. En general esta informacin registrada por los sistemas transaccionales,
contiene muchos ms datos que los que se requieren para la toma de decisiones, por
lo cual se debe realizar un proceso de anlisis y definicin de la informacin requerida
por los usuarios.
En esta etapa tambin se obtienen los datos externos que afectan la operacin de la
organizacin. Estas fuentes externas pueden ser de muchos estilos y caractersticas y
tienen la dificultad de que la empresa no tiene control sobre esa informacin, por lo
cual su exactitud y la forma como se obtenga dependen de terceros. En la misma
forma los formatos en que estn contenidos son diferentes y en muchos casos
carecen de un diseo y una estructura adecuada, por lo cual es necesario realizar
procesos que mejoren esta informacin y la dejen factible de ser utilizada y
aprovechada.
Una vez se tiene la informacin producida por los sistemas transaccionales, se inicia la
inteligencia del negocio, la cual corresponde al proceso de ajuste para realizar los
anlisis sobre las fuentes de datos existentes en la organizacin.
ETAPA DE CONSOLIDACIN
Despus del proceso de anlisis empresarial y gerencial en profundidad, se realiza la
seleccin de la informacin generada por los sistemas transaccionales y las fuentes
externas, consolidando en una bodega de datos, toda la informacin necesaria para
realizar los diferentes anlisis requeridos por la direccin en la toma de decisiones que
permitan la competitividad de la organizacin.
En este punto, es necesario la aplicacin de metodologas que permitan obtener una
informacin depurada y consolidada, que responda a las necesidades de la empresa
y que sirva para los anlisis por realizar.
Una metodologa muy usada es la creacin de data marts, los cuales corresponden a
tablas de hecho generadas segn las necesidades de un departamento en especial
y que posteriormente unidas a los otros data marts generados en la organizacin,
conforman la bodega de datos.
Las bodegas de datos son, estructuras de datos que seleccionan e integran los datos
recolectados por los diferentes sistemas transaccionales y otras fuentes de datos. Son
el instrumento para desarrollar la inteligencia del negocio y soportan la conversin de
los datos en informacin.
En muchos casos, es importante la asesora de personas que tengan experiencia en la
creacin de estas bodegas, ya que es muy importante un trabajo exhaustivo y muy
ordenado con los usuarios claves, para obtener una bodega eficiente y eficaz que
sea la base para la aplicacin de las herramientas que facilitan el anlisis de los datos
ya depurados filtrados y almacenados.
Una vez tenemos una bodega de datos consolidada y con la informacin relevante
definida por los usuarios, entramos en la etapa de explotacin.
Politcnico
ETAPA DE EXPLOTACIN
En esta etapa se comienzan a aplicar las herramientas existentes para dejar listos los
datos de la bodega en manos de los usuarios, quienes deben estar en capacidad de
empezar a aprovechar y explotar la informacin ya depurada y filtrada que hay en la
bodega de datos.
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En esta etapa tenemos dos tecnologas que nos permiten realizar un proceso de
explotacin de los datos, con el fin de poder tomar mejores decisiones soportadas
con informacin real de nuestra organizacin. La primera son los cubos OLAP1, los
cuales se definen como una tecnologa de bases de datos que maneja ms de dos
dimensiones y que permite ver desde diferentes dimensiones los datos almacenados
en la bodega de datos. En los cubos OLAP, los datos se organizan jerrquicamente,
creando informacin ordenada y consistente que contribuye a realizar un anlisis
dinmico de ella, no de transacciones sino de consultas e informes.
ETAPA DE VISUALIZACIN
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Aplicaciones complejas
Se basan en procesos y procedimientos
Cambian peridicamente
Buscan responder a las necesidades operativas de las personas de la
organizacin
INTELIGENCIA DE NEGOCIOS:
Permite a la empresa saber que paso y gracias a esto pueda tomar decisiones
MINERA DE DATOS:
Se utiliza para consultora en los sistemas de informacin y predice o da la probabilidad que
puede ocurrir ms adelante en la organizacin.
SIMULADORES:
Es software que permite a la organizacin analizar variables tanto internas como externas,
sobre las decisiones que se deben tomar a diario.
CAMPO
Permite referenciar un dato, el conjunto de estos corresponde a los datos a utilizar en la base
de datos, para estos se debe definir un nombre por cada campo a utilizar. Las columnas de
la tabla o lista corresponden a los campos de las bases de datos, dependiendo del
propsito o del objetivo de la tabla por manejar. Esta podr contener diferente cantidad de
campos y cada campo a su vez tener un nombre que lo identifique
REGISTROS
Estn compuestos por una serie de campos relacionados entre s y referencian la
informacin bsica de un elemento en particular.
TABLAS
Relaciona entre si los registros de un solo tipo pertenecientes a una base de datos.
TIPOS DE DATOS
Los tipos de campos que pueden ser utilizados para almacenar datos son:
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TEXTO
FECHA
NUMRICO
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LGICO
Los campos de tipo texto almacena informacin de tipo alfanumrico y nmeros con los
cuales no pueden realizar procesos matemticos ejemplo: nit de una empresa, nombre de
una persona, documento de identidad, nombre de una ciudad entre otros.
Los campos de tipo fecha almacena datos de fecha y hora, con estos tipos de datos se
pueden realizar clculos matemticos para calcular datos como edad, antigedad de
cartera, antigedad de vencimiento de trminos etc.
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Los campos de tipo numrico almacena datos con los cuales se van a realizar operaciones
matemticas ejemplo, cantidad, precio, nmero de das entre otros
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Para almacenar datos que solo pueden ser de dos tipos: Falsos y Verdaderos. Se debe utilizar
campos lgicos
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LECCIN 7 RESUMEN
QUE ES LA GESTIN DE INFORMACIN
La gestin de informacin es una herramienta que basada en datos de operaciones, se
analiza y entrega reportes que facilita la toma de decisiones.
Para realizar este proceso el usuario debe extraer los datos de un sistema transaccional,
consolidar y validar los datos, en algunas ocasiones almacenar en recipientes de datos.
Finalmente los usuarios finales deben ser capaces de visualizar dichos datos mediante
visualizadores.
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