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Nmina
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publicacin.
Debido a que CYBERNETIX debe responder a las fluctuantes condiciones del mercado,
no se debe interpretar como un compromiso de CYBERNETIX, y CYBERNETIX no puede
garantizar la exactitud de cualquier informacin presentada despus de la fecha de
publicacin.
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de su respectivo fabricante.
Este documento tiene nicamente fines informativos.
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Manual de Usuario
Valery Software Administrativo
(Modulo de Nmina)
El presente manual, tiene como objetivo ayudar al usuario a la generacin de los
recibos de pago para el clculo de su nmina, as como las configuraciones
fundamentales para el clculo de una nmina, para la cual se tomar como referencia el
tipo de nmina "Quincenal".
El mdulo de nmina cumple con toda la normativa exigida en cuanto a rgimen
de Prestaciones Sociales, Vacaciones, Utilidades y Nmina Regular segn la
Ley
Orgnica del Trabajo, los Trabajadores y las Trabajadoras promulgada por el Ejecutivo
Nacional en Mayo 2012. Adems, ofrece la alternativa de agregar nuevos conceptos y
realizar modificaciones a los que ya trae por defecto, y de esta forma adaptarlos a los
mtodos de la organizacin.
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Nmina
Nota: un recibo de pago, es una constancia que sirve para certificar que se ha
pagado por un servicio.
De igual forma, dentro de la Ley Orgnica del Trabajo de los Trabajadores y las
Trabajadores, en su artculo 106 expresa lo siguiente:
Recibo de pago
Artculo 106. El patrono o patrona otorgar un recibo de pago a los trabajadores y
trabajadoras, cada vez que pague las remuneraciones y beneficios indicando el monto del
salario y, detalladamente, lo correspondiente a comisiones, primas, gratificaciones,
participacin en los beneficios o utilidades, bonificacin de fin de ao, sobresueldos, bono
vacacional, recargos por das feriados, horas extraordinarias, trabajo nocturno y dems
conceptos salariales, as como las deducciones correspondientes.
El incumplimiento de esta obligacin har presumir, salvo prueba en contrario el
salario alegado por el trabajador o trabajadora sin menoscabo de las sanciones
establecidas en esta Ley.
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Por otro lado, debemos conocer las partes que conforman un recibo de pago:
Fecha de Ingreso.
Cargo.
Rif.
Sueldo Diario.
Sueldo.
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Sueldo.
Paro Forzoso.
Comisiones.
Estos conceptos para el sistema Valery pueden diferenciarse por la funcin que
cumplen:
Concepto Variable: representa aquellas asignaciones o deducciones que van a
depender del empleado es decir, corresponde a un clculo de nmina en particular, como
por ejemplo Bono Alimenticio Das Feriados Trabajados, donde se debe definir el
nmero de das que aplican en ese momento en particular.
Concepto Fijo: corresponde a los conceptos programados sobre el sistema
mediante una frmula definida la cual ser aplicada al trabajador por cada clculo de
nmina, como por ejemplo Seguro social Obligatorio.
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Paso N 1
El primer paso a realizar, en la configuracin de la Nmina es seleccionar el tipo
de nmina con el que se va a trabajar, para lo cual debe dirigirse a la opcin de men:
Nmina > Seleccionar Tipo de Nmina. (Ver imagen).
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Nota: La diferencia que existe entre los dos mtodos para el ingreso del trabajador,
viene ligado a la cantidad de informacin que se puede ingresar de dicho trabajador
durante su registro (datos del empleado).
Por ejemplo:
-
Por lo cual, para efectos de manual se tomara como referencia el registro del
empleado mediante la opcin de Ingreso de Trabajadores.
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Paso N 2
Dentro de este formulario Ingreso de Trabajadores, debe colocar el cdigo del
trabajador (se recomienda usar su nmero de cedula de identidad RIF), y presiona
ENTER, adems se debe cargar todos los datos del trabajador (Nombres, Apellidos,
Cedula de identidad, entre otros):
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Paso N 3
Adicionalmente, debe ingresar los datos del contrato (Fecha de ingreso, Sueldo,
Cargo, entre otros), como se muestra en la siguiente imagen:
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Paso N 4
Se debe verificar la siguiente pestaa de Conceptos, la cual nos muestra los
conceptos de: Asignaciones, Deducciones y Patronales, como se muestran en el siguiente
grfico:
Nota: En este punto, solo deber destildar o tildar los conceptos que aplican para el
trabajador en especfico. Adems, los conceptos son seleccionados para cada trabajador
en especfico.
Paso N 5
De igual forma, en la pestaa siguiente Constante debe colocar los das de pago
de utilidades, como se muestra a continuacin:
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Paso N 6
Presione F9 Registrar, para finalizar la operacin y guardar el trabajador.
Observaciones:
1-
2-
Cabe destacar, que una vez se hayan efectuado movimientos sobre un trabajador
(calculo de Nmina, Vacaciones, Utilidades, entre otros) este no podr ser
eliminado, por lo cual se debe colocar en estatus INACTIVO, como se muestra en la
siguiente imagen:
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Cmo Crear Cargos? Esta opcin permite indicar la ocupacin del empleado
dentro de la empresa, el cual representa informacin obligatoria para el recibo de pago de
acuerdo a la Ley.
En Valery Administrativo, se encuentran cinco (05) cargos por defecto los cuales
son: Gerente, Administrador, Vendedor, Asistente, Cajero (a).
En caso de requerir crear otros cargos adicionales para el registro de un trabajador
debemos seguir los siguientes pasos:
Paso N 1:
Seleccionar la opcin de men : Nmina - Inicio - Cargos.
En este formulario, que nos mostrara debe ingresar el cdigo del cargo as como la
descripcin del mismo y se procede a presionar F9 Registrar para completar el proceso.
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Paso N 1
Dirigirse a la opcin de men de conceptos en: Nmina - Conceptos:
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1- Se ingresa el cdigo del concepto y la descripcin del mismo, debe ser una
descripcin que indique la funcin que hace este concepto:
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5-
Lo que ingrese en el campo Base del clculo es multiplicado por valor del
campo valor sin formula, en este caso se tomara como referencia 1.
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Notas:
a. Se recomienda que si desea aplicar un concepto el cual es variante para cada
clculo de nmina, tildar la opcin de Usa en hoja de control?.
b. Si es necesario que dicho concepto se muestre en el recibo de pago, seleccionar
la opcin de Se imprime en detalle.
c. Adems, puede tildar las opciones a las que aplica este concepto, como por
ejemplo: Vacaciones, utilidades, Liquidacin, entre otros.
1- Se ingresa el cdigo del concepto y la descripcin del mismo, debe ser una
descripcin que indique la funcin que hace este concepto:
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Notas:
a. Si es necesario que dicho concepto se muestre en el recibo de pago, seleccionar
la opcin de Se imprime en detalle.
b. Adems, puede tildar las opciones a las que aplica este concepto, como por
ejemplo: Vacaciones, utilidades, Liquidacin, entre otros.
6- Posteriormente, seleccionamos la pestaa de Formulas (Ver imagen), se escribe
la formula como por ejemplo: ((Sueldo /30)/8*1.5), y presiona el botn probar
para la verificar la sintaxis de la formula.
7- Presionamos F9 Registrar.
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Hoja de Control
Una vez seleccionado el tipo de nmina y haber registrado los trabajadores se
procede a crear la hoja de control, en la cual le permitir agregar o establecer la cantidad
de conceptos adicionales al Salario que se deben cancelar al trabajador como: Horas
extras, Feriados laborados, Das no trabajados, entre otros aplicados a un trabajador.
Paso N 1
Seleccionamos la hoja de control, para lo cual nos dirigimos a la opcin de men:
Nmina -> Hoja de Control.
Paso N 2
Le proporcionamos un cdigo y presionamos ENTER, de esta forma podremos
apreciar el perodo al que corresponde dicha hoja de tiempo o control; y se cargan todos
los trabajadores automticamente registrados en ese tipo de nmina:
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Paso N3
Posteriormente, se debe agregar las cantidades a los conceptos (horas, das o
motos); Este proceso se efecta por trabajador, por ejemplo: Horas Extras diurnas y Das
no trabajados, como lo muestra la imagen:
Entre las Propiedades Generales del sistema, debemos ubicar el nmero 11012,
que indica: Requiere la hoja de control para procesar nmina. Dicha propiedad se debe
colocar su valor en NO.
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Por medio de esta opcin, podremos generar el clculo de las nminas e imprimir
los recibos de pago de cada trabajador.
Paso N 1
Una vez creada la Hoja de Control se debe realizar el clculo de Nmina, para lo
cual nos dirigimos a: Nmina Clculo de Nmina.
Al seleccionar Clculo de Nmina, saldr una nueva ventana con los siguientes datos:
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Paso N 2
Se debe seleccionar la hoja de control que se haya creado para el rango de la fecha
de la nmina a calcular e indicar la fecha de pago.
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Paso N 3
Posteriormente, presionamos el botn F7 - Calcular Prenmina, adicionalmente
presionamos YES en la pantalla siguiente. (Ver Imgenes siguientes):
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Paso N 4
Una vez generada la Prenmina, como se aprecia en la imagen. El proceso
siguiente es imprimir la misma para su validacin (opcional) en el botn de F8 Imprimir o
cerrar el proceso para culminar la transaccin en F9 Cerrar Nmina.
Observaciones:
-
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Paso N 5
Presionamos el botn F9 Cerrar Nmina, para culminar la operacin, sin embargo
se mostrara un mensaje de confirmacin al cual debemos presionar YES.
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Paso N 1
Una vez creado el trabajador, es necesario agregar el historial de salarios anteriores
al uso del sistema Valery. Para llevar a cabo, este mtodo seleccionamos la opcin de
men: Nmina Nmina Histrica - Historial de Asignaciones y Deducciones por
Trabajador:
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Paso N 2
Se mostrara un formulario donde tenemos que seleccionar al trabajador que le
vamos a ingresar el histrico de su nmina y adems, colocar el ao que vamos a
registrar.
Paso N 3
El paso siguiente, es escribir el sueldo del empleado correspondiente a cada mes,
en este caso ser desde Enero del 2012 (Fecha de ingreso del empleado de este
ejemplo) hasta Diciembre del 2012, hasta llegar a la fecha en la que comenzaremos a
calcular las nminas de este trabajador con el sistema Valery.
Nota: Esto se debe realizar con todos los aos que tenga el empleado trabajando
con la empresa. Es importante debido a que estos datos ingresados el sistema Valery los
toma en cuenta para el clculo de las prestaciones sociales.
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Paso N 4
Cuando estemos seguros que ya registramos el histrico completo hacemos clic en
la opcin F9 Cerrar Nmina para guardar los datos ingresados.
Observacin: Repetir este proceso con cada empleado de la empresa que haya
comenzado a laborar antes de haber adquirido el Software Valery Administrativo.
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Paso N 1
Dentro del mdulo de nmina, en la opcin de men: Nmina -> Prstamos y Vales,
se debe seleccionar la alternativa de Prstamos, como se muestra en la imagen
siguiente:
Paso N 2
En el formulario siguiente, debe seleccionar el trabajador al cual se le va a realizar el
prstamo:
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Paso N 3
Ingresamos los datos para el prstamo:
1- Descripcin: se debe agregar un detalle del motivo del prstamo, el cual saldr
impreso en el recibo.
2- Fecha de Aprobacin.
3- Monto del Prstamo.
4- Nmero de Cotas: representas el nmero de cuotas o deducciones en la que el
empleado va a cancelar dicho prstamo.
5- Fecha de 1ra Cuota: indica la fecha a partir de la cual se comenzara a deducir el
prstamo.
Paso N 4
Presiona Registrar para completar el proceso
Nota: Una vez comenzado a deducir un prestado este no podr ser eliminado.
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Clculo de Vacaciones
1. Desde el mdulo de nmina hacer click sobre el cono Clculo de Vacaciones
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Clculo de Liquidacin
1. En el mdulo de nmina hacer click en Clculo de Liquidacin
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Reportes de Nmina
Para el mdulo de Nmina, podr consultar diferentes reportes a partir de la
informacin cargada en los formularios anteriores, entre los cuales se destacan:
Listado de cumpleaeros del mes: permite visualizar los trabajadores cumpleaeros del
mes.
Resumen de cobro de vales a trabajadores: permite visualizar los vales emitidos a los
trabajadores con el monto total as como el monto que ha cancelado el trabajador a la
fecha.
Formato de permisos laborales: cuenta con este formato en caso de solicitud de permiso
de algn trabajador.
Formato de constancia de trabajo: cuenta con este formato simple en caso de que algn
trabajador requiera una constancia de trabajo.
Recibo de Pago de Nmina Patronal: permite visualizar los aportes patronales de cada
nmina.
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