You are on page 1of 8

Comment russir son projet dcisionnel ?

Lionel Navetier, associ, Valutis

La ractivit avant la prvision est devenue le mot-cl pour dcrire


lexercice dlicat qui consiste piloter une entreprise. Face ce besoin, les
diteurs ont dvelopp des solutions pour aider les managers. Leurs offres,
regroupes sous le vocable "systmes dcisionnels", sont aujourdhui trs
riches. Dfinition et mode d'emploi s'imposent.

Le dcisionnel a le vent en poupe. Ces dernires annes - aprs la vague de dploiement des
systmes transactionnels (les ERP) -, auront t celles des outils dcisionnels. Hier outils
techniques, complexes et coteux mettre en place, leur dploiement sest simplifi et leur
usage sest dmocratis. Certains diteurs dERP ont mme intgr leur progiciel une offre
dcisionnelle vendue comme "immdiatement" oprationnelle.
Cette dmocratisation est alle de pair avec une explosion des fonctionnalits. Auparavant
limit au champ des bases de donnes OLAP1 et aux requteurs, le spectre fonctionnel du
dcisionnel sest fortement largi. Alors comment se retrouver dans cette "jungle"
fonctionnelle, et surtout comment russir son projet dcisionnel ?

Qu'est-ce qu'un projet dcisionnel ?


Les systmes dcisionnels sont un ensemble de technologies destines permettre aux
collaborateurs davoir accs et de comprendre les donnes de pilotage plus rapidement, de
telle sorte quils prennent des dcisions meilleures et plus rapides pour, in fine, atteindre les
objectifs de leur organisation. Dans leur version la plus complte, ils permettent de rpondre
aux questions suivantes :
- Que sest-il pass et pour quelles raisons ?
- Que va-t-il se passer ?
- Que vient-il de se passer ?2

Systme de gestion de base de donnes orient vers lanalyse interactive et multidimensionnelle de donnes au
niveau dune entreprise.
2
Tendance rcente des systmes dcisionnels : le temps rel. Supporte par un petit nombre dditeurs et utilise
de faon confidentielle par les entreprises.
Copyright Valutis juil.-06

1/8

Un systme dcisionnel bien conu doit donc :

fournir un accs des donnes fiables ;


aider lutilisateur comprendre ces donnes. Le problme est moins
aujourdhui laccs linformation que la capacit lanalyser, la
synthtiser;
faciliter la prise de dcision. Connatre la signification dune information,
cest bien. Savoir quoi en faire, cest mieux ;
aider la diffusion de linformation et la mise en uvre des actions.

Les diffrents lments qui composent un systme dcisionnel


Le systme dcisionnel

Source : Jean-Franois Goglin, Nouvelles technologies informatiques, Hermes.

Les donnes sources


Les systmes oprationnels (ERP, gestion commerciale, gestion des achats) constituent de
trs loin la source la plus importante dalimentation dun systme dcisionnel. Cette source
est souvent complte par des "sources dalimentation manuelles" sous forme de fichiers
tableur, permettant dinclure des donnes non gres dans les systmes oprationnels (budget,
estimation) et; plus rarement, des donnes externes lentreprise (bases de donnes
professionnelles, information client).

Les outils dalimentation


Ces outils permettent de dvelopper de faon productive des programmes dextraction,
transformation et chargement de donnes depuis les systmes sources dans l'entrept de

Copyright Valutis juil.-06

2/8

donnes (Data Warehouse ou Data Mart). Ils incluent en outre des fonctionnalits de contrle
de fiabilit et de cohrence des donnes intgres dans le systme dcisionnel, et de
supervision de la bonne ralisation des traitements de chargement au travers de consoles
dexploitation. Ces logiciels sont fondamentaux pour assurer la fiabilit de lapplication ; leur
surveillance quotidienne est indispensable.
Les outils dalimentation sappuient en gnral sur une couche dabstraction appele
"rfrentiel des mta donnes" identifiant les sources et cibles dinformation, les rgles de
transformation et de contrle, les processus dalimentation.
Les outils dalimentation jouent aussi un rle cl dans loptimisation du fonctionnement du
systme dcisionnel. En effet, celui-ci ne permet pas de crer ou de mettre jour des donnes
au-del de la constitution dagrgats correspondant des synthses de donnes dtailles. Ds
lors, il est souvent opportun, pour viter la rptition de calculs fastidieux et pnalisant pour
les temps de rponse, dutiliser les outils de chargement pour mettre jour ou crer des
informations de synthse stockes dans le Data Warehouse et utilises pour produire des
tableaux de bord.

Lentrept de donnes
Il sagit dune base de donnes gre par un logiciel spcialis dans laquelle est stock
lensemble des donnes collectes ncessaire la ralisation des tableaux de bord et analyses.
Le mode de stockage des donnes est optimis pour faciliter la restitution des informations au
dtriment des fonctions de chargement et de mise jour. Il est aussi habituel dorganiser une
certaine redondance des donnes afin de rduire les temps de rponse des tableaux de bord ou
d'analyses les plus courantes. Ces outils sont appels bases de donnes danalyse
multidimensionnelle (ou Olap3), en opposition aux bases de donnes transactionnelles. Ils
permettent notamment aux utilisateurs de "naviguer" en temps rel dans les donnes c'est-dire de descendre dans le dtail ou au contraire de synthtiser des informations (drill down) et
de prsenter la mme information selon diffrentes vues (ex. : CA par client, par produit, par
rgion).
Plusieurs technologies existent (Molap, Rolap, Holap, Dolap4) ; elles diffrent essentiellement
par le volume de donnes qu'elles sont capables de grer et par leur temps de rponse.

Les outils de restitution


Dans ce domaine, il convient de distinguer diffrents besoins :
ldition de tableaux de bord prdfinis ou reporting de masse. Un tableau de
bord prdfini est dit automatiquement aprs application de quelques filtres
renseigns par lutilisateur ;
la ralisation dextraction de donnes ad hoc. Lutilisateur choisit lui-mme
les donnes devant figurer sur le rapport ainsi que les critres de tri et de
slection ;
les interfaces de navigation interactives dans les donnes. Lutilisateur modifie
dynamiquement les donnes affiches en choisissant diffrentes vues et en
faisant varier le niveau de dtail.

Les outils danalyse


Ces logiciels permettent de raliser automatiquement par application dalgorithmes plus ou
3
4

On-Line Analytical Processing.


Multidimentional Olap, Relational Olap, Hybrid Olap, Data Warehousing and Olap.

Copyright Valutis juil.-06

3/8

moins sophistiqus :
des extrapolations : estimation de valeurs futures par application dalgorithmes
mathmatiques des donnes historiques ;
des corrlations : identification des relations entre des configurations de
donnes ;
des catgorisations : constitution automatique de groupes homognes au
regard de certains critres.

Les portails dcisionnels


Ces outils permettent dutiliser les fonctionnalits prcdemment dcrites au travers dun
navigateur Internet (browser), sans installation de logiciel sur le poste de travail. Cette facilit
de dploiement permet de diffuser largement les outils dcisionnels moindre cot. Elle rend
en outre envisageable lutilisation de ces outils par les clients et partenaires de lentreprise.

Que peut-on en esprer ?


Dexprience, il est toujours difficile dexpliquer des dirigeants que lon doit dpenser de
largent, parfois beaucoup, toujours trop, pour analyser et manipuler des donnes existant
dans les systmes dinformation de lentreprise.
Les apports des systmes dcisionnels sont nanmoins rels. Ils peuvent tre classs en deux
grandes catgories : lamlioration de lefficacit de la communication et de la distribution
des informations de pilotage d'une part, et lamlioration du pilotage des entreprises rsultant
de meilleures dcisions, prises plus rapidement, d'autre part.
Si la premire catgorie est aisment comprhensible, prsente peu de risque de mise en
uvre et pose peu de problme dvaluation, elle ne garantit pas, en revanche, une source de
gains significative. Il sera trs difficile, le plus souvent, de justifier les cots dun projet sur
cette seule promesse.
La seconde catgorie offre nettement plus de potentiel de gains, mais les risques de ne pas
atteindre les objectifs initiaux sont rels, sans oublier la difficult dvaluation des bnfices
escompts. Les bnfices les plus souvent cits5 de cette catgorie sont les suivants :
unicit des chiffres, une seule vrit accepte par tous ;
meilleure planification ;
amlioration de la prise de dcision ;
amlioration de lefficacit des processus ;
amlioration de la satisfaction des clients et des fournisseurs ;
amlioration de la satisfaction des employs.

Le modle de maturit des systmes dcisionnels


Au-del de la capacit des outils, souvent suprieure lutilisation qui en est faite, les usages
varient significativement dune entreprise lautre. Diffrents niveaux de maturit peuvent
5

Source : The Data Warehousing Institute. tude mene auprs de 510 entreprises utilisatrices.

Copyright Valutis juil.-06

4/8

tre distingus dans lutilisation des systmes dcisionnels.

Un outil dextraction ergonomique


Le systme dcisionnel est utilis uniquement comme un outil dextraction. Les utilisateurs
excutent des requtes simples dont les rsultats sont copis dans des tableurs. Les tableaux
de bord sont produits, selon une priodicit mensuelle, en utilisant les fonctionnalits
dagrgation et de prsentation de ces outils bureautiques. Les tableurs de fabrication des
tableaux de bord sont en gnral complexes et difficiles maintenir par des personnes
diffrentes de leur auteur. Lutilisateur final na pas daccs direct linformation, il reoit par
mail les tableaux de bord labors par des "spcialistes". Ce mode de fonctionnement
saccompagne en gnral dune faible volution du format des tableaux de bord, les apports
des outils dcisionnels sont largement ignors. Les "spcialistes" producteurs des tableaux de
bord sont en gnral satisfaits, ils apprcient lergonomie de loutil dextraction tout en
conservant la matrise de la production des tableaux de bord, sans que leur rle volue
sensiblement. Les utilisateurs finaux voient peu de changements. Loutil dcisionnel est trs
largement sous-utilis, linvestissement ralis dans le projet est peu rentable.
Cette situation est souvent le signe dune implication insuffisante des oprationnels dans le
projet dcisionnel, allie une mconnaissance des capacits des outils mis en uvre. Le
projet aboutit la reproduction fidle de lexistant, prcdemment gr au moyen de tableurs
aliments plus ou moins manuellement.

Production automatise des tableaux de bord.


Dans cette configuration, les tableaux de bord sont produits directement par le systme
dcisionnel, sans intervention des "spcialistes" et sans mise en forme dans des outils
bureautiques. Lutilisateur final a un accs au systme dcisionnel et choisit parmi une
bibliothque prdfinie dditer les tableaux de bord dont il a besoin. Linformation est en
gnral disponible de faon quotidienne J+1.
Nanmoins, les tableaux de bord voluent peu sur le fond, les rsultats de la priode sont
compars aux objectifs sans aide lanalyse des carts et sans mise en avant dlments
exceptionnels.
Les "spcialistes" dont le rle consistait prcdemment produire des tableaux de bord, ont
volu vers des travaux plus forte valeur ajoute : analyse des donnes, contrle de fiabilit,
amlioration des outils de pilotage. Les utilisateurs finaux apprcient lautonomie dont ils
disposent pour produire leurs tableaux de bord et la plus grande disponibilit de linformation.

Systme daide au pilotage


Les tableaux de bord produits automatiquement par loutil dcisionnel sans retraitement ont
volu de faon sensible et tirent davantage partie des possibilits de loutil dcisionnel. Audel de la stricte comparaison des performances de la priode avec les objectifs, les tableaux
de bord permettent dsormais didentifier les principaux facteurs explicatifs des carts
constats. Dans le cas dun tableau de bord commercial, limpact relatif des diffrents facteurs
ayant conduit une volution du chiffre daffaires sera quantifi. Ainsi, on pourra par
exemple valoriser limpact dune augmentation tarifaire, de lvolution des ventes en quantit,
de lvolution du taux de remise consenti aux clients, du mix clients, de lvolution du
portefeuille de clients, etc.
Des analyses comparatives automatises sont mises en place. Les performances individuelles
de la priode sont compares aux aux objectifs mais aussi aux performances du "meilleur de

Copyright Valutis juil.-06

5/8

la classe".
Les "vnements exceptionnels" sont mis en avant. Les utilisateurs finaux sont alerts sur des
risques ou des opportunits potentielles afin quils puissent mettre en uvre les actions
ncessaires.
Ce niveau dutilisation des outils dcisionnel implique une relle rflexion, dans le cadre du
projet, sur lactivit de lentreprise et lusage des tableaux de bord.

Un systme prdictif
Les fonctionnalits danalyse statistique de loutil dcisionnel fonctionnent. Les tableaux de
bord comprennent des informations prvisionnelles calcules par le systme, comme
lestimation dun chiffre daffaires de fin de priode ou le niveau de risque associ un client.
Ce type dutilisation est encore trs rare du fait de leffet "bote noire" des calculs raliss.
Lutilisateur ne comprend pas les modles statistiques utiliss et na pas confiance dans la
fiabilit des donnes. La mise en uvre de ces fonctionnalits peut tre envisage lissue
dune phase de stabilisation de la solution ds lors que loutil est matris par les utilisateurs.
Il est conseill de commencer par une exprimentation sur un nombre limit dindicateurs
fort enjeu pour les utilisateurs finaux. Une fois dmontrs la fiabilit et lintrt dune telle
approche, son extension pourra tre envisage.

Comment tirer tout le bnfice de son systme dcisionnel ?


La mise en uvre dun outil dcisionnel est avant tout un projet. ce titre, elle partage avec
les autres types de projets les bonnes pratiques et facteurs cls de succs, abondamment
dcrits dans les normes et ouvrages de rfrence sur la question. Son succs implique
cependant la mise en uvre de procds spcifiques.

Un projet dcisionnel est dabord un projet oprationnel


Les matriels et logiciels ont fait des progrs normes dans un contexte de baisse des prix.
Pour la plupart des utilisateurs, les limites ne viennent plus rellement des possibilits
techniques, mais plutt de la capacit des entreprises concevoir et mettre en uvre des
solutions ambitieuses et adaptes leurs besoin. Les utilisateurs doivent y retrouver la place
centrale qui leur est due.

Constituer la bonne quipe


Lquipe est lun des facteurs cls de succs de tout projet. Dans le cas de la mise en place
dun outil dcisionnel, il faudra veiller la pluralit de lquipe et runir, a minima, les
comptences suivantes :
utilisateurs oprationnels dots dune bonne vision de lactivit, de ses risques
et des leviers daction, capables de dfinir les indicateurs pertinents ;
utilisateurs dots dune bonne connaissance des systmes sources avec
lesquels la solution dcisionnelle va tre intgre ;
expert de la solution dcisionnelle ;
"agitateur dide" (interne ou externe), force de proposition capable
didentifier les fonctionnalits pertinentes de loutil dcisionnel et de proposer
les volutions ncessaires des tableaux de bord.

Copyright Valutis juil.-06

6/8

Repenser les tableaux de bord en intgrant les capacits des outils


Les outils dcisionnels permettent d'laborer de nouveaux types de tableaux de bord intgrant
des lments explicatifs, le calcul dinformations prvisionnelles, la mise en place d'analyses
comparatives automatises
Il est frquent de passer ct de ces nouvelles possibilits simplement par mconnaissance
de leur existence et parce que lon a pris comme base les tableaux de bord existants. Il est
indispensable de prendre le temps de dcouvrir et de comprendre les capacits des outils et de
les intgrer dans le travail de conception des tableaux de bord.

Imaginer les tableaux de bord dans leur contexte dutilisation


Un tableau de bord est utilis pour un usage particulier. Le bon tableau de bord est celui qui
comprend les informations ncessaires et seulement celles-l. Lapproche qui conduit " tout
mettre et l'on verra" conduit des documents trop volumineux et in fine peu pratiques. La
bonne dmarche est souvent dimaginer le tableau adapt chaque usage : lentretien avec le
responsable, la revue des rsultats de la priode, la prparation dune visite client. Cela peut
conduire prvoir des zones vierges sur les documents dits afin de permettre linscription
de commentaires manuscrits (certains outils permettent de saisir des commentaires et de les
associer un tableau de bord). Les tableaux trop proches pourront ventuellement tre
regroups dans un second temps.

Assurer la fiabilit des donnes


Une des causes essentielles dchec des projets dcisionnels rside dans la fiabilit des
donnes. Ces outils sont en gnral aliments par de multiples interfaces provenant de
systmes diffrents parfois incohrents. Les risques derreurs sont donc trs importants. Ds
la phase de conception des interfaces, il est indispensable dintgrer aux programmes
dextraction et de chargement des contrles dexactitude et dexhaustivit. Lalimentation de
la base sera valide par des contrles globaux garantissant la cohrence de lalimentation des
diffrentes tables. Une personne doit en outre tre en charge du contrle du bon
fonctionnement des programmes dinterface.
Au final, la fiabilit des donnes pourra aussi tre assure par larrt des tats issus des
anciennes lapplication. Il est souvent normal que les donnes issues de deux systmes
htrognes puissent tre diffrentes, mais nanmoins toutes les deux exactes. Cest en
revanche difficile expliquer un utilisateur.

Ne pas viser la perfection du premier coup


Il est difficile voire contre-productif de viser la perfection ds les premires installations.
Fonctionner par tapes et organiser le projet densemble comme une succession de sousprojets dure limite permet dtendre progressivement le primtre couvert ainsi que le
niveau de complexit de la solution, avec des consquences fortes en terme dquipe projet et
de budget. Il est souvent prfrable dorganiser le projet avec une quipe rduite implique
sur des projets successifs dextension de la solution. Si ce mode de fonctionnement est retenu,
le budget devra prendre en compte les diffrents projets successifs et ne pas se limiter au cot
du premier projet.

Se mettre en situation de tenir ses promesses


Le projet de mise en uvre dun projet dcisionnel doit intgrer ds les premires tapes une
analyse de la disponibilit des donnes dans les systmes sources. Il peut tre trs difficile de
produire certains indicateurs si lapplication initiale nest pas organise pour conserver
Copyright Valutis juil.-06

7/8

linformation ncessaire de faon accessible. Ainsi, pour des tableaux de bord commerciaux,
le chiffre daffaires ralis par une promotion peut se rvler impossible dterminer si
lapplication de gestion commerciale ne gre pas linformation dans ses historiques. Dans
certains cas, lentreprise est conduite faire voluer les pratiques de gestion afin de permettre
la dtermination d'indicateurs pertinents.
Il est essentiel pour la crdibilit du projet didentifier rapidement ce quil sera possible de
faire et de ne pas sengager dans des promesses qui se rvleraient impossibles tenir.

Les outils dcisionnels sont une relle source damlioration du mode de pilotage des
entreprises. En tirer tout le bnfice nest pas facile et implique une approche ambitieuse,
impliquant largement les futurs utilisateurs de la solution.

Copyright Valutis juil.-06

8/8