DOI: 10.5102/un.gti.v4i2.

2802

Eficincia na Administrao Pblica: o modelo do outsourcing de impresso na Universidade Federal de Santa Catarina UFSC*
Efficiency in Public Administration: the model
of outsourcing of printing in Federal University of
Santa Catarina UFSC

Jair Napoleo Filho1

Paula Martins Nunes2
Roberto Carlos Alves3
Andressa Sasaki Vasques Pacheco4

* Recebido em 07/03/2014
Aprovado em 11/11/2014
1
Servidor da Universidade Federal de Santa
Catarina, graduado em Cincias Econmicas
(1994), especialista em gesto universitria
(UFSC), mestre em administrao universitria pelo Programa de Ps-Graduao em Gesto Universitria da UFSC (2013).
2
Graduanda do curso de Administrao da Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC),
com previso de concluso para 2014. servidora tcnico-administrativa da Universidade
Federal de Santa Catarina (UFSC), lotada na
Secretaria do Curso de Graduao em Cincias
Econmicas EaD.
3
Servidor da Universidade Federal de santa Catarina, graduado em educao Artstica (1991),
mestrando em administrao universitria pelo
Programa de Ps-Graduao em Administrao Universitria da UFSC.
4
Professora do Departamento de Cincias da
Administrao da Universidade Federal de
Santa Catarina. Bacharel (2005) e mestre (2007)
em Administrao pela Universidade Federal
de Santa Catarina. Doutora em Engenharia e
Gesto do Conhecimento - UFSC. Professora
do Programa de Ps-graduao em Administrao e do Programa de Ps-graduao em
Administrao Universitria.

Resumo

O objeto do presente artigo refere-se terceirizao de servio

de impresso realizado pela Universidade Federal de Santa Catarina
UFSC, tambm chamado de outsourcing, que uma tendncia crescente
na Administrao Pblica. Essa ferramenta de gesto, que se formaliza
por meio de contratao, tem por finalidade a reduo de custos por meio
da prestao de servios e/ou fornecimento de bens de consumo, fazendo
com que a administrao Pblica se preocupe mais com suas atividades
principais. A Administrao da Universidade Federal de Santa Catarina
UFSC, no ano de 2009, fez um levantamento com a finalidade de verificar o quantitativo de impressoras que eram utilizadas na Instituio,
chegando-se ao nmero de 2.699 impressoras, sendo as impressoras de
diferentes marcas e modelos. Tendo acesso a estes dados, a Administrao
Central da Universidade Federal de Santa Catarina determinou a abertura de processo licitatrio para contratao de outsourcing de servios
de impresso. A pesquisa foi realizada de forma descritiva, bibliogrfica e um estudo de caso. A coleta dos dados foi documental e por meio
de questionrios e a anlise dos dados de forma estatstica com medidas
descritivas. Esse estudo teve por finalidade analisar os resultados obtidos
com a contratao do servio de outsourcing de impresso mostrando as
suas vantagens a UFSC.
Palavras-chave: Outsourcing. Terceirizao. Administrao Pblica. Universidade.

Abstract

The object of this article is outsourcing printing service conducted

by the Federal University of Santa Catarina UFSC, also called outsourcing, which is a growing trend in Public Administration. This management tool, which is formalized through hiring, aims to reduce costs by
providing services and / or supply of consumer goods, making the public
administration more worry about their core activities. The Directors of
the Federal University of Santa Catarina UFSC, in 2009, made a survey
in order to verify the amount of printers that were used in the institution,
came to the number of 2,699 printers, and printers of different brands and
models. At par of such data to the Central Administration of the Federal
University of Santa Catarina decided to open bidding process for procurement outsourcing printing services. The research was conducted a
descriptive, literature and a case study. Data collection was documentary
and through questionnaires and analysis of data in statistical form with
descriptive measures. This study aimed to analyze the results obtained
with the hiring of service outsourcing print showing its advantages UFSC.
Keywords: Outsourcing. Public Administration. University.

Jair Napoleo Filho, Paula Martins Nunes, Roberto Carlos Alves, Andressa Sasaki Vasques Pacheco

1 Introduo

Universitas Gesto e TI, Braslia, v. 4, n. 2, p. 15-21, jul./dez. 2014

O presente artigo tem por objetivo apresentar as

vantagens e desvantagens obtidas pela Universidade Federal de Santa Catarina UFSC com a contratao de
servios de outsourcing de impresso. Tal contratao foi
necessria tendo em vista o grande nmero de impressoras que eram utilizadas pela instituio. A Universidade
Federal de Santa Catarina dispunha, antes da contratao
do outsourcing, de 2.699 impressoras de marcas e modelos diferenciados, causando dificuldades para a gesto
eficiente quanto aos servios de manuteno e, principalmente, aquisio de suplementos.
Com a efetivao do contrato de outsourcing de
impresso, somada aos esforos da Superintendncia de
Governana Eletrnica e Tecnologia da Informao e Comunicao (SETIC/UFSC), o montante de impressoras
diminuiu consideravelmente, passando para um total de
918 impressoras em funcionamento efetivo.
Alm da diminuio do nmero de mquinas em
funcionamento, houve tambm diminuio do nmero
de aquisies de cartuchos para impressoras, e consequentemente de despesas com manuteno de equipamentos. A inteno da UFSC a longo prazo que o nmero total de impressoras existentes na instituio seja
apenas as contratadas por meio do outsourcing.

16

O outsourcing constitui, segundo Marx e Schrrmeister (2005), a modalidade de contrato especial mais
frequente no Brasil, com 56% das empresas utilizando
esse tipo de ocupao, o que corresponde a 71% dos trabalhadores ocupados em modalidades flexveis de contratos de trabalho.
Outsourcing de impresso a locao, terceirizao
dos equipamentos e gerenciamento de cpias e impresso
com o objetivo de minimizar o trabalho, as operaes
por meio do gerenciamento de tarifas por pgina com a
ajuda de software. Normalmente, a responsabilidade dos

2 Fundamentao terica

equipamentos e dos insumos incide sob a contratada, ficando o cliente livre da depreciao dos equipamentos e
dos investimentos, pagando somente as pginas copiadas
impressas, mas tambm podendo ser negociado.
A contratao de servios perifricos visa reduzir
custos internos aproveitando o know how e a especializao de empresas externas que, em determinadas reas
especficas, revelam-se como opo mais vantajosa.
O outsourcing de impresso diferenciado pelos
seus projetos inovadores e eficientes, oferecendo as precisas solues de impresso: locao de copiadoras, locao
de multifuncionais, digitalizao de documentos, locao
de scanners, etc.
Porm, importante ressaltar o que refere Varajo
(2001) o outsourcing no uma soluo para todas as organizaes.

Segundo Varajo (2001), outsourcing um instrumento a que organizaes, sejam elas pblicas ou privadas, tm vindo a recorrer cada vez mais nos ltimos
anos. A origem da palavra Outsourcing advm da juno
de duas palavras inglesas out (fora) e source (recursos).
A palavra utilizada para designar a procura, por parte
das organizaes, de recursos que so necessrios ao seu
funcionamento fora da prpria organizao em reas to
importantes como gesto de pessoas, recursos humanos
ou a gesto de instalaes.
A necessidade da eficincia administrativa e operacional causada pelo aumento da competitividade internacional nos apresenta o outsourcing como uma fonte de
mo de obra barata e como uma alternativa de aumento
de competitividade (REZENDE, 1997). Embora tendo
vrias sua prtica, o outsourcing ganha importncia no
momento no qual as empresas precisam racionalizar recursos, redefinir suas operaes, funcionar como estruturas mais enxutas e flexveis (BARBOSA, 2002).

2.1 A aplicao do outsourcing na administrao

pblica
Segundo Di Pietro (2008) foi a partir da dcada
de 80 que a Administrao Pblica Brasileira iniciou um
processo de reforma, que visava reduzir o tamanho do
seu aparelhamento administrativo, tornando-a mais flexvel, eficiente e voltada para o atendimento ao cidado.
Surge o instituto da privatizao, em sentido amplo, o
qual compreendia entre outros a quebra de monoplio de
atividades exercidas exclusivamente pelo poder pblico,
a delegao de servios pblicos aos particulares e a terceirizao, na qual se buscava a colaborao de entidades
privadas no desempenho de atividades acessrias da Administrao.
Verifica-se ento que, por meio da terceirizao, a
administrao se utiliza dos meios privados da execuo
dos servios para transferir a execuo material mantendo, contudo, a titularidade do servio pblico, a qual
constitucionalmente atribuda a ela (RAMOS, 2001).

Eficincia na Administrao Pblica: o modelo do outsourcing de impresso na Universidade Federal de Santa Catarina UFSC

2.2 Aspectos gerais do outsourcing

De acordo com Sekido (2010), pode-se notar que
o emprego do outsourcing pela administrao Pblica
no ir retroceder, pois, apesar dos problemas enfrentados, ele ainda aparece como uma ferramenta que gera
vantagem para as instituies. Porm necessrio que se
observem algumas regras para que seja possvel atender
os benefcios pretendidos:
Antes da deciso pelo outsourcing, a instituio
deve realizar um estudo prvio da real necessidade e vantagens da contratao:
n A empresa contratada deve estar legalmente

constituda, possuir capacidade tcnica e

administrativa para executar o servio, ter
idoneidade econmica e assumir os riscos da
contratao;
n A mo de obra empregada deve ser especializada,
adequadamente remunerada e subordinarse exclusivamente empresa contratada,
no devendo existir entre os empregados da
contratada e o contratante, elementos que
pressupem a relao de emprego;
n As partes devem buscar a parceria, visando
ao mtuo crescimento e qualidade total dos
produtos e servios, pois os interesses devem
ser convergentes;
n A atividade terceirizada deve estar relacionada
atividade meio da contratante, evitando-se o
outsourcing da atividade fim.

3 Cenrio da UFSC antes e aps a efetivao

do outsourcing de impresso
O Quadro 1 apresenta o demonstrativo da situao anterior e da situao atual do nmero de impressoras eram e que esto sendo utilizados na UFSC.
Quadro 1 Cenrio
TECNOLOGIA

ANTERIOR

ATUAL

REDUO/
AUMENTO

Equipamentos
Impresso

2250

532

-76%

Equipamentos
Mono-funo

76

-97%

Equipamentos
Multifuno

373

384

+3%

Equipamentos
Inteligentes

384

Tecnologia jato
de tinta

1836

-100%

Tecnologia Laser

747

876

+17%

Equipamentos
Impresso

2250

532

-76%

Total dos
equipamentos de
Impresso

2699

918

-66%

Fonte: SETIC/UFSC1Analisando-se o quadro acima, nota-se claramente

a vantagem que a UFSC obteve em relao realizao do contrato de
outsourcing de impresso. A quantidade de impressoras utilizadas diminuiu
de 2.699 para 918, uma diminuio de 66%.

1 Secretria de Governana e Tecnologia da Informao e Comunicao.

Universitas Gesto e TI, Braslia, v. 4, n. 2, p. 15-21, jul./dez. 2014

Segundo Abelson (2005), para a administrao

pblica, o outsourcing pode ser entendido como a prtica por meio da qual o Governo contrata a proviso
de bens ao setor privado. A contratao do outsourcing
tem uma diferena das contrataes tradicionais de
compra de bens e servios por se basear numa relao cujo contrato temporal, podendo ser de mdio
ou longo prazo.
Sendo utilizado primeiramente no setor privado,
o outsourcing aparece na Administrao Pblica no contexto das reformas de gesto empreendidas no setor pblico nas ltimas dcadas do sculo XX.
Conhecendo outsourcing e sua aplicao, muitas instituies pblicas esto terceirizando suas necessidades de impresso para reduzir os custos de manuteno e proteger-se
do investimento em impressoras que se tornam obsoletos.
Outsourcing de impresso uma tendncia importante e de valor acrescentado.
Depois de concluir a compra de impressoras, uma
instituio pode achar que uma impressora est ficando ultrapassada e precisa ser atualizada. Ciclos de vida do produto so mais curtos no domnio da impresso, e a manuteno de produtos obsoletos, leva tempo e dinheiro.
Cartuchos ou toners se tornam um problema, os
mais velhos tm elevado o custo de consumo como tambm eles tm uma vida de prateleira.
Assim, optando pelo outsourcing de todas as suas
necessidades de impresso, a instituio pode obter as ltimas atualizaes de tecnologia em impresso a frente, e
evitar a obsolescncia tecnolgica. Optando por outsourcing, a instituio poder ter uma economia de, aproximadamente, 30% com impresses, e tambm conta com
controle total das impresses como preferir por computadores, por arquivos por usurio ou por horrio.

17

Jair Napoleo Filho, Paula Martins Nunes, Roberto Carlos Alves, Andressa Sasaki Vasques Pacheco

4 Metodologia
Trata-se de uma pesquisa descritiva, predominantemente quantitativa, bibliogrfica e um estudo de caso.
A coleta dos dados foi documental e por meio de questionrios. O estudo de caso foi realizado na Universidade
Federal de Santa Catarina, que implementou o outourcing
de impresso em 2012.
Os questionrios foram encaminhados aos servidores tcnicos administrativos da UFSC e houve o retorno de 52 questionrios devidamente respondidos, sendo
esta a populao acessvel da pesquisa.
A anlise dos dados foi estatstica, por meio de medidas descritivas, sendo representadas por meio dos grficos.

5 Vantagens e desvantagens do outsourcing

de impresso para a UFSC

Universitas Gesto e TI, Braslia, v. 4, n. 2, p. 15-21, jul./dez. 2014

O outsourcing de impresso comea a ser visto como um meio de reduo global de custos nomeadamente de manuteno, consumveis (suprimentos) e
infraestrutura. Isso por existir nas empresas uma noo
mais exata dos custos inerentes a um parque de impresso e da possibilidade de reduo destes. Outro aspecto
de anlise relevante a atual situao econmica que
obriga as organizaes a repensarem as infraestruturas e
os processos com o objetivo de potenciar a reduo de
custos.

18

Vantagens com o outsourcing de impresso:

n Reduo nos gastos de impresso e cpia;
n Eliminao do estoque e logstica consumvel;
n Atualizao tecnolgica sem investimentos;
n Rastreabilidade de utilizao das impressoras
por Centro de Ensino;
n Nova cultura de trabalho na rea de impresso,
evitando desperdcios e perdas;
n Gerenciamento dos equipamentos em rede;
n Pr-atividade de atendimento aos usurios;
n Substituio de equipamentos somente impresso por multifuncionais;
n Servio especializado - qualidade e alta disponibilidade;
n Substituio de impressoras jato de tinta por
laser e;
n Aprimoramento no ambiente de trabalho a fim
de aumentar sua produtividade.

Desvantagens com o outsourcing de impresso

n Maior necessidade de controle da execuo do
contrato;
n Perda da confidencialidade;
n M qualidade dos servios prestados e
diminuio do nvel de satisfao;
n Dependncia excessiva em relao empresa
contratada;
n Elevados custos de um eventual regresso a
situao anterior;
n Desmotivao do pessoal gerada pela
instabilidade do processo;
n Surgimento de melhores alternativas para o
servio contratado;
n Eventual ocorrncia de custos ocultos.

6 Anlise dos resultados da pesquisa

A anlise dos dados foi realizada de forma estatstica com medidas descritivas e so apresentados na sequncia:
Grfico 1: Pergunta n 01

Fonte: dados primrios

Como pode ser analisado, 56% dos entrevistados

esto satisfeitos com o implemento do outsourcing de impresso contratado pela UFSC. Nos chama a ateno o
nmero de Servidores que manifestaram estar muito satisfeito com o outsourcing, o que revela o acerto da Administrao em contratar o servio.
Por outro lado, 6% dos entrevistados esto insatisfeitos com o contrato de outsourcing. Ao nosso entender,
a Administrao da UFSC deve procurar saber, junto aos
insatisfeitos, o que est causando essa insatisfao.

Eficincia na Administrao Pblica: o modelo do outsourcing de impresso na Universidade Federal de Santa Catarina UFSC

Fonte: dados primrios

Para essa pergunta, 4 (quatro) dos servidores entrevistados se manifestaram insatisfeitos com a contratao do outsourcing de impresso.
Dois dos entrevistados acusaram problemas com a
manuteno dos equipamentos; um acha que tem poucas
impressoras disponveis no seu local de trabalho e, um
registrou que falta suprimento no momento que a unidade precisa.
Essas insatisfaes devem ser objeto de anlise e
resoluo do problema por parte da empresa contratada.
preciso que seja realizado um melhor trabalho de fiscalizao do contrato.
Grfico 3: Pergunta n 03

A respeito da utilizao das funes disponveis na impressora, observa-se 79% dos entrevistados sabem utilizar as
funes disponveis nas impressoras. Por outro lado, 21% no
sabem utilizar a impressora de forma correta. A fiscalizao do
contrato exercida pela UFSC, portanto, cabe a ela fazer com
que a empresa vencedora do certame licitatrio do outsourcing
capacite os usurios para que melhor utilizem da capacidade
que a impressora dispe. Nota-se um percentual significativo
de usurios que no sabem utilizar o equipamento.
Grfico 5: Pergunta n 05

Fonte: dados primrios

de suma importncia que os Servidores da

UFSC, que se utilizam dos trabalhos de impresso, tenham conhecimento do valor que a Instituio paga por
folha impressa.
Sabedores dos custos, evidentemente, tero mais
cuidado com o tipo de material que ser impresso. Com
essa atitude, com certeza, os custos tendero a baixar.
importante ressaltar que 77% dos entrevistados
no sabem os custos da folha impressa, ou seja, dos 52
servidores entrevistados 40 no sabem o quanto a Instituio paga por folha impressa.

Fonte: dados primrios

Observando-se o grfico, no h dvida de que a

contratao do outsourcing de impresso trouxe benefcios para a UFSC. Observa-se que 86% (45 servidores)
dos entrevistados no tm a menor dvida sobre a diminuio de custos com o advento da contratao.

Grfico 6: Pergunta n 06

Grfico 4: Pergunta n 04

Fonte: dados primrios

Fonte: dados primrios

Aqui temos uma grata surpresa ao verificarmos

que a empresa, que possui o contrato de outsourcing com
a UFSC, vem satisfazendo as necessidades da Instituio.
So 92% de servidores satisfeitos com os trabalhos desenvolvidos, ou seja, 47 dos servidores entrevistados, de um
total de 52, esto satisfeitos com os trabalhos da empresa.

Universitas Gesto e TI, Braslia, v. 4, n. 2, p. 15-21, jul./dez. 2014

Grfico 2: Pergunta n 02

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Jair Napoleo Filho, Paula Martins Nunes, Roberto Carlos Alves, Andressa Sasaki Vasques Pacheco
Grfico 7: Pergunta n 07

soras, pois 77% dos entrevistados acham importante a

utilizao de senhas para acesso aos trabalhos de impresso. J 19% acham que no devem ser utilizadas senhas
para controles de uso da impressora e 4% no responderam a questo. sabido que em alguns Centros de Ensino
a utilizao de senhas j vem sendo utilizado. Importante
ressaltar, que dos 52 entrevistados 2 servidores no responderam a pergunta.

Fonte: dados primrios

Grfico 10: Pergunta n 10

Seguindo a pergunta anterior, 90% dos entrevistados pensam que o contrato de outsourcing deva ser renovado, o que mostra a satisfao dos servidores com o
contrato de outsourcing de impresso.
Grfico 8: Pergunta n 08

Fonte: dados primrios

Universitas Gesto e TI, Braslia, v. 4, n. 2, p. 15-21, jul./dez. 2014

Fonte: dados primrios

20

Embora 85% dos entrevistados tenham respondido que esto satisfeito, com o nmero de impressoras
disponibilizado em seu setor de trabalho, cabe UFSC
identificar o porqu de 15% dos entrevistados terem
respondido que no esto satisfeito com o nmero de
impressoras em seu setor. No nosso entendimento, em
hiptese alguma um setor pode ter seu funcionamento
prejudicado por falta de impressoras.
importante ressaltar que o nmero de impressoras por setor foi determinado por meio de estudo realizado pela SETIC.
Grfico 9: Pergunta n 09

Fonte: dados primrios

Mas uma vez, cabe UFSC a implementao de

senhas para garantir que apenas usurios autorizados
possam se utilizar dos trabalhos oferecidos pelas impres-

Observando-se o grfico com as resposta, fica bem

definido que os trabalhos de impresso so utilizados,
na sua grande maioria, 95%, para impresso de servios
administrativos (memorandos, ofcios, requerimentos,
etc.), 4% dos usurios utilizam a impressora apenas para
provas e 2% para impresso de trabalhos para alunos.
Esto de parabns os Servidores da UFSC que tm
bem definido a finalidade para que devam ser utilizadas
as impressoras na instituio, evitando desperdcio de
material e diminuindo os custos.

7 Concluso
Aps anlise da fundamentao terica e com os
dados obtidos da pesquisa, conclui-se que o Outsourcing
de Impresso um importante instrumento de gesto que
foi contratado pela Universidade Federal de Santa Catarina UFSC.
No caso da UFSC, o outsourcing de impresso
muito mais que simplesmente realizar a terceirizao. O
uso em sua plenitude engloba a modernizao e modificao de processos operacionais, no se restringido apenas reduo de custos, ou ainda, repassar, a terceiros,
reas com problemas operacionais dentro da Instituio.
Ressalta-se o trabalho realizado pela Administrao da UFSC por meio de levantamento das necessidades
e sugestes para melhorias no processo de utilizao de
impressoras. Percebe-se que muito foi feito e muito ainda

Eficincia na Administrao Pblica: o modelo do outsourcing de impresso na Universidade Federal de Santa Catarina UFSC

precisa ser feito para que o outsourcing de impresso esteja totalmente implementado, porm, a que se ressaltar a
capacidade administrativas dos gestores no momento de
optar pela contratao do servio terceirizado.
Finalizando, ressalta-se que a terceirizao uma
forma de modernizao das relaes trabalhistas, proporcionando s instituies reduo dos custos operacionais
e maior competitividade por meio da flexibilizao dos
direitos trabalhistas. Tambm uma alternativa para minorar a falta de posto de trabalho (MARTINS, 2005).

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