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Archivierungs-Begriffe

Akteneinlagerung Einlagern von Papierdokumenten (Akten) in ein


Ablagesystem. In Verbindung mit digitalem
Archiv: Übernahme (Import) in die
Archivsoftware-Datenbank
Analoge Speicherung Analog bedeutet „nicht digital“. Mit analogen
Medien meint man in der Archivierungsbranche
meistens den Mikrofilm. Analoge Speicherung
bedeutet hier: Mikroverfilmung
Archiv Ort der Lagerung von Dokumenten, kann ein
physikalischer / geographischer Ort sein, aber
auch ein EDV-System
Archiv-Hosting Digitale Archivsysteme müssen auf einem
Rechnersystem gespeichert und ausgeführt
werden, das Bereitstellen eines solchen Systems
nennt man Hosting
Archivierung Einlagerung bzw. Speicherung von Dokumenten
in einem Archiv oder Archivsystem. Die
Dokumente werden dort unveränderbar abgelegt
und für die Zukunft aufbewahrt.
Archivierungssysteme System zur Archivierung von Dokumenten.
Heutzutage meist in elektronischer Form, also
Software auf Rechnern zur Verwaltung von
Dokumenten.
Aufbewahrungsfristen Zeitangaben, die der Gesetzgeber festgelegt hat.
Bis zum Ablauf der jeweiligen Frist müssen
Dokumente aufbewahrt werden, danach können
sie bzw. müssen sie gelöscht werden. Fristen und
Vernichtungspflichten variieren je nach Art der
Dokumente. Grobe Stufen: 7 Jahre, 10 Jahre, 30
Jahre, lebenslang.
Barcode Im Umfeld der Archivierung: Maschinenlesbarer
Strichcode auf Papierdokumenten. Dieser Code
enthält Daten zum Dokument. Er kann nach oder
während der Digitalisierung automatisch
ausgelesen und verarbeitet werden.
BPO Business Process Outsourcing Gleichbedeutend mit Outsourcing. Der gesamte
Archivierungsprozess kann outgesourct werden,
also einem Dienstleister übergeben werden.

COM/COLD/Hybrid-Lösungen COM = Computer Output on Microfilm. COLD =

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Computer Output on LaserDisk. Beide Verfahren
erzeugen Abbildungen von Daten beliebiger Art,
und zwar als Bilddatei. Beim COM-Verfahren
wird diese Bilddatei auf Mikrofilm belichtet, beim
COLD-Verfahren wird die Bilddatei (Image) auf
LaserDisk (CD, DVD) gebrannt. Ein
Hybridverfahren beinhaltet beide Verfahren in
einem einzigen Arbeitsablauf.
Datenschutz Wichtiger Aspekt bei der Archivierung von
Dokumenten. Nicht alle Personen dürfen auch alle
Daten zu sehen bekommen. Wird in der Regel
durch ein System von Benutzern mit
verschiedenen Rechten gewährleistet.
Digitale Archivierung / Archivierung von Dokumenten in digitaler Form,
Digitale Speicherung also in Form von Bilddateien. Papierdokumente
werden hierzu mittels Scannern digitalisiert
(eingescannt).
Digitalisierung Erzeugen digitaler Bilddateien von
Papierdokumenten. In der Regel erfolgt dies
durch Scannen mittels Scannern, aber auch
digitale Fotografie kann eingesetzt werden.
DMS Dokumenten Management System. Software zur
Verwaltung von Dokumenten. Dokumente
können in DMS-Systemen auch bearbeitet
werden, DMS-Systeme sind also KEINE
Archivsysteme.
Docuware Ein zur Zeit auf dem Markt verfügbares
Archivsystem.
Dokumentenarchivierung Archivierung von Dokumenten, meist
Papierdokumenten.
Dokumenten-Digitalisierung Siehe Digialisierung.
Dokumenten-Management Die Aufgabe eines DMS-Systems. Siehe DMS.
Dokumentenmanagementsysteme Siehe DMS.
Dokumentenverwaltung Siehe DMS.
Fiche, Mikrofiche Mikrofilm-Negative oder Positive im Format ca.
12 x 7 cm. Üblicherweise sind dort in mehreren
Reihen ca. 60 bis 400 Abbildungen von
Dokumenten einbelichtet. Fiche können mit
speziellen Geräten gesichtet und auf Papier
rückkopiert werden. Man findet diese Art von
Geräten noch häufig in Bibiotheken oder im
Werkstattbereich (Ersatzteillisten).
Filmdatenkarte Siehe Filmkarte.
Filmkarte Stabile Papierkarte mit einem Fenster, in welches
ein Mikrofilm-Negativ eingeklebt ist.
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Einsatzgebiet: große Papierdokumente wie zB.
Zeichnungen und Pläne. Hohe Auflösung erlaubt
enorme Detailschärfe. Indexdaten können als
Lochung im Papierstreifen eingebracht sein,
spezielle Automaten können auf solche codierten
Lochkarten automatisch zugreifen.
Filmlochkarte Siehe Filmkarte.
Hybride Anwendungen Hybride Anwendung im Archivierungsbereich
bedeutet die gleichzeitige Verarbeitung auf zwei
Wegen – einem analogen (Film) Weg und einem
digitalen (Image, Bilddatei) Weg.
Jackets Eine besondere Form von Fiches. Auf Jackets
befinden sich durchsichtige Taschen, in welchen
Abschnitte von Mikrofilmstreifen bzw.
Negativstreifen eingeklebt sind.
Konvertierung von Konvertierung ist die Umwandlung von einem
Datenbeständen Format in ein anderes Format. In der
Archivierungsbranche zielt die Konvertierung von
Datenbeständen darauf, entweder Daten zu
gewinnen, welche sich zum Belichten auf
Mikrofilm eignen, oder Daten derart zu
standardisieren, daß sie in ein Archivsystem
übernommen werden können.
Lochkarte Siehe Filmkarte.
Mailing-Service Eine Serviceleistung, das Versenden von
Dokumenten zum Beispiel auf dem Postweg.
Integriert in ein Archivsystem bedeutet dies, daß
ausgehende Post sowie eingehende Post
(Rückläufer, Antworten) automatisch in ein DMS
oder Archivsystem überführt werden.
Microfiche Siehe Fiche, Mikrofiche
Microfilm (Mikrofilm) Analoges Medium. Im Unterschied
zur gewöhnlichen Fotografie finden hier in der
Regel ausschließlich besondere schwarz/weiß-
Filmmaterialien Verwendung, welche extreme
Detailschärfe und extrem lange Lebensdauer
vorweisen.
Mikrografie Siehe Mikroverfilmung.
Mikrographie Siehe Mikroverfilmung.

Mikroverfilmung Abfotografieren von Dokumenten, Büchern,


Zeichnungen, Plänen etc. auf Mikrofilm. Hohe
Verkleinerungsfaktoren von bis zu 50facher
Verkleinerung erlauben die Aufnahme von bis zu
22.000 Seiten auf einer einzigen Filmrolle.

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OCR Optical Character Recognition. Schrifterkennung
durch den Computer. Mit hochentwickelten
mathematischen Verfahren versucht eine OCR-
Software, in einer Bilddatei (Image) enthaltene
Textbestandteile zu finden und zu lesen. Die
Ausgabe eines OCR-Durchlaufs ergibt eine am
Computer bearbeitbare Textdatei. Je nach Qualität
der Auslesung (Leserate bzw. Fehlerrate) ist das
Ergebnis stets mehr oder weniger mit Fehlern
durchsetzt und bedarf einer Nachbearbeitung.
Papiersicherheitsarchiv Ein „Papiersicherheitsarchiv“ kann es nicht geben
– Papier vergilbt und zerfällt mit den Jahren.
Feuer und Wasser stellen große Gefahren dar.
Sichere Archive sind Archivsysteme, solange
genügend Backups gepflegt werden. Ebenfalls
sicher ist ein Archiv auf Mikrofilm, mehrere
Film-Kopien und geeignete Lagerbedingungen
vorausgesetzt.
Scandienstleister Dienstleister, welcher mit geeigneten
Hochleistungsscannern das Digitalisieren von
Papierdokumenten übernimmt.
http://www.knoch-archiv.de
Scandienstleistung Die Dienstleistung eines Scandienstleisters.
Scanner Gerät zur Digitalisierung von Papierdokumenten.
Ein optischer Sensor fährt das Papierdokument ab
und mißt Farbe sowie Helligkeit einer Reihe von
dicht gesetzten Punkten auf dem Papier.
Zusammengesetzt ergeben diese Punkte ein
Abbild des originalen Papierdokuments.
Scanservice Siehe Scandienstlsietung.
Scan-Service Siehe Scandienstlsietung.
Schrifterkennung Siehe OCR.
Schriftgutverfilmung Siehe Mikroverfilmung. Schriftgut ist ein anderes
Wort für Papierdokumente.

Sicherheitseinlagerungen von Datenträger – ebenso Mikrofilme – müssen an


Datenträgern einem geeigneten und abgesicherten Ort gelagert
werden, damit nicht Schäden durch mechanische
Belastungen oder durch Korrosion und ähnliche
Einflüsse entstehen. Hier kann in vielen
Bereichen eine Einlagerung in einem
klimatisierten Raum / Tresorraum völlig
ausreichen. Kulturgüter beispielsweise werden

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unter hohem Aufwand in ehemaligen Salzstöcken
unterirdisch eingelagert.
Standardisierung Konvertierung von Datenbeständen in ein
Standardformat, welches mit Standardsoftware
gelesen werden kann. Erreicht wird die
Unabhängigkeit von proprietären Software- und
Hardwaresystemen.
TiffCapture Siehe Digitalisierung. Capturing ist
gleichbedeutend mit Erzeugen eines Abbilds
(Image, Bilddatei), während Tiff das Dateiformat
beschreibt. Tif-Dateien sind standardisierte
Bilddateien, der Dateityp ist im Bereich der
Archivierung meist Tif-G4 schwarz/weiß (ein
hochkomprimiertes Bilddateiformat, das sehr
geringe Dateigrößen erzeugt).
verfilmen Siehe Mikroverfilmung.
Verwaltungssysteme Siehe DMS.
Viewer Bild-Betrachter. Software zum Anzeigen von
Bilddateien (Images) am Computerbildschirm.
Zeichnungsverwaltung "Siehe auch DMS; Filmkarte. "

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