Access Basic 2007 FR FR Eni

ACCESS
Basic
Albertlaan 88 Avenue Albert
Brussel B-1190 Bruxelles
T +32 2 340 05 70
F +32 2 340 05 75
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Access2007FF
AccessFRFRBase
ENI Editions - MEDIApage v 2
01_Gnralits
LancerMicrosoftAccess2007
QuitterMicrosoftAccess2007
Utiliser/grerleRuban
Afficher/masquerlesinfobulles
Levoletdenavigation
Personnaliserlabarred'outilsAccsrapide
Dplacerlabarred'outilsAccsrapide
Annuler/rtablirlesmanipulations
11
11
02_Aide
13
Rechercherdel'aidepartirdemotscls
14
Rechercherdel'aidepartirdelaTabledesmatiresdel'aide
Grerlafentred'aide
17
03_Basesdedonnes
19
Rflchirl'objectifdelabasededonnes
Crerunenouvellebasededonnes
20
20
Crerunebasededonnesbasesurunmodle
Ouvrir/fermerunebasededonnes
22
24
Associerunmotdepassel'ouvertured'unebasededonnes
ExploiterlesfichiersdesversionsantrieuresAccess2007
Compacteretcorrigerunebasededonnes
Sauvegarderunebasededonnes
30
31
31
04_Objetsdebasededonnes
33
Lesobjetsd'unebasededonnesAccess
Modifierl'affichage/l'ordredesobjets
Rechercherunobjet
Grerlesobjets
34
34
35
36
Grerlescatgoriesetlesgroupespersonnaliss
Modifierlestyled'unformulaireoud'untat
Crerunraccourciversunobjet
38
43
46
Afficherlescaractristiquesd'unobjet
46
Afficherdesinformationssurlesdpendancesentrelesobjets
EnregistrerunobjetauformatPDFouXPS
52
Crerunetabledebasededonnes
53
Modifierlastructured'unetableenmodeFeuillededonnes
Modifierlastructured'unetableenmodeCration
Modifierlespropritsdeschamps
46
48
05_Structured'unetable
Crerunelistedechoix
27
28
Fractionnerunebasededonnes
16
17
DcouvrirlesServicesenligne(OfficeOnline)deMicrosoft
56
62
63
67
Modifierlesvaleursd'unelistedechoixmultiplesbasesurunelistededonnesfixes
Indexerunetable
73
06_Enregistrements
75
Saisirdesenregistrementsdanslafeuillededonnes
Grerlafeuillededonnes
76
77
Saisirdesenregistrementsl'aided'unformulaire
Saisirdiffrentstypesdedonnes
Accderauxenregistrements
80
81
81
Supprimerdesenregistrements
83
85
Trierrapidementlesenregistrements
Filtrerlesenregistrements
Exploiterlacorrectionautomatique
87
87
Ajouter/masquerunelignedetotauxdansunefeuillededonnes
96
Insrerunlienhypertexte
97
97
98
Vrifierl'orthographedestextes
101
Rechercherunedonnedanslesenregistrements
Remplacerunedonne
103
105
08_Impressiondesdonnes
Utiliserl'aperuavantimpression
107
108
Modifierlesmargesetl'orientationdel'impression
Imprimerunobjet
109
110
09_Relationsentrelestables
112
tablirunerelationentredeuxtables
113
Grerlesrelationsdelabasededonnes
116
Afficher/modifierdesdonnesliesdansunesousfeuillededonnes
Imprimerlesrelationsdelabasededonnes
93
Copier/dplacerdesdonnesl'aideduPressePapiersOffice
07_Donnes
Modifierlavaleurd'unchamp
117
120
Crerunerequtemonotable
Crerunerequtemultitable
121
123
Dfinirlespropritsd'unerequte
Grerlagrilledesrequtes
118
10_RequtesSlection
Excuterunerequte
71
72
Dfiniruneclprimaire
126
127
Dfinirlescritresdelarequte
127
127
Crerunerequteslectionparamtre
131
Modifierlajointuredansunerequtemultitable
Crerunerequted'analysecroise
131
Crerunerequtedenoncorrespondance
132
Crerunerequtepermettantdetrouverlesdoublons
135
137
11_Calculsdanslesrequtes
140
Insrerunchampcalculdansunerequte
141
Effectueruncalculstatistiquesansregroupement
141
Effectueruncalculstatistiqueavecregroupement
142
12_Crationd'unformulaire
Crerunformulaireinstantan
145
146
Crerunformulairel'aidedel'Assistant
AfficherunformulaireenmodeCration
147
149
Ordonnerl'accsauxchampsduformulaire
Modifierlespropritsd'unformulaire
151
152
Accderlarequtesourceduformulaire
153
Crerunformulairecontenantunsousformulaire
Grerlessousformulaires
158
Insrerdeschampsprovenantdeplusieurstables
Interdirel'accsunchampetsamodification
Dfinirunmasquedesaisie
159
160
13_Crationd'untat
162
Afficherl'tatenmodeCration
163
165
Modifierl'ordredetriassociuntat
167
Insrerdessoustatsindpendantsdel'tatprincipal
168
Insrerdessoustatslisl'tatprincipal
168
Creruntatpourl'impressiond'tiquettes
170
Modifierlamiseenpagedestiquettes
172
14_Impressiond'untat
173
Imprimer untatpourcertainsenregistrements
Dfinirleregroupementdesenregistrements
Imprimerchaquegroupesurunepage
viterd'imprimerlesdoublons
177
Modifierlahauteurd'unesection
177
178
15_Sections
Afficher/cacherlessections
174
175
viterd'imprimerl'entteet/oulepieddepage
159
Creruntatl'aidedel'Assistant
154
179
180
180
01_Gnralits
- 1-
LancerMicrosoftAccess2007
Cliquez sur le bouton dmarrer
visible dans la barre des tches puis cliquez sur loption Tous les programmes.
Cliquez sur le dossier Microsoft Office puis sur loption Microsoft Office Access 2007.
Lapplication Microsoft Access souvre lcran dans laquelle vous visualisez la fentre Prise en main de Microsoft Office Access.
Access vous propose, par lintermdiaire de la fentre Prise en main de Microsoft Office Access, de crer une nouvelle base de
donnes vide, de crer une base de donnes partir dun modle install sur votre ordinateur ou dun modle que vous
tlchargerez partir du site Microsoft Office Online ou encore, douvrir une base de donnes existante.
DescriptiondelafentredelapplicationMicrosoftOfficeAccess2007
Aprs avoir cr une nouvelle base de donnes ou ouvert une base de donnes existante, vous visualisez les diffrents lments de
la fentre de lapplication Access:
- 2-
La Barre de titre et desicnes (a) : au centre le nom de la base de donnes active (iciBdLivres) suivi du
formatdecelleci(iciBasededonnes(Access2007))puisdunomdelapplication(MicrosoftAccess).
droite, les boutonsRduire
, Niveau infrieur
(ouAgrandir
) permettant de rduire ou de
restaurerlatailledelafentreleboutonFermer
permetdefermerlapplicationAccess.
Le Ruban (b) comporte la majorit des commandes de lapplicationetremplacelesmenusetlesbarresdoutils
des versions prcdentes dAccess. Ces commandes sont regroupes par tches, chacune de ces tches tant
reprsente par unonglet(c).LaplupartdesmanipulationsralisesdansAccessfontapparatreunouplusieurs
onglets supplmentaires, appels onglets de commandes contextuels. Ces onglets saffichent droite des
onglets standards et regroupent les commandes lies lobjet utilis ou la tche effectue. Chaque onglet
prsente plusieursgroupesdecommandes (d) dans lesquels vous visualisez desboutonsdecommande (e)
permettant de raliser la plupart des manipulations. Certains des groupes prsentent unlanceur de botede
dialogue (f) permettant dafficher une bote de dialogue ou un volet Office donnant accs des options
supplmentaires.
Le bouton Office (g) ouvre un menu donnant accs aux fonctionnalits de base de lapplication (crer une
nouvelle base de donnes, ouvrir, enregistrer et fermer une base de donnes, imprimer...) mais aussi dautres
fonctionnalits comme celle permettant de grer une base de donnes ou encore, de paramtrer lapplication
Access.
La barredoutilsAccsrapide(h)contientlesoutilslesplusfrquemmentutiliss.Denouveauxoutilspeuvent
treajoutscettebarre(cf.GnralitsPersonnaliserlabarredoutilsAccsrapide).
La barre des messages (i) affiche des alertes de scurit lorsque la base de donnes que vous ouvrez
contientdescontenuspotentiellementdangereux.
Le volet de navigation (j) permet daccder aux diffrents objets contenus dans la base de donnes active.
Dans ce volet, les objets sont classs par catgorie (type dobjet ou date de cration...) puis sont filtrs par
groupe les groupes changent en fonction de la catgorie choisie. Ce volet de navigation remplace la fentre
BasededonnesutilisedanslesversionsprcdentesdAccess.
La barredtat (k) permet laffichagedinformationssurlacommandeencours.LemodePrtprcisequevous
pouvezcommencertravailler.
Il est possible quun raccourci sous forme dicne ait t install sur le bureau de Windows. Dans ce cas un double clic sur licne
- 3-
Microsoft Office Access 2007 permet de lancer lapplication.
QuitterMicrosoftAccess2007
Cliquez sur le bouton Office
puis sur le bouton Quitter Access visible dans la partie infrieure droite du menu ou, cliquez sur
le bouton Fermer
visible dans le coin suprieur droite de la fentre de lapplication.
Si vous tentez de quitter lapplication Access alors que des changements apports un ou plusieurs objets ouverts nont pas t
enregistrs, un message dalerte saffiche.
Si cest votre cas, cliquez sur le bouton Oui pour enregistrer et quitter Access, sur le bouton Non puis quitter Access sans
enregistrer les derniers changements ou sur le bouton Annuler pour ne pas enregistrer et pour ne pas quitter Access.
Utiliser/grerleRuban
Le Ruban regroupe la majorit des commandes de lapplication et remplace les menus et les barres doutils des versions
prcdentes dAccess.
Pour afficher le contenu dun onglet, cliquez sur longlet correspondant: le fond de longlet actif apparat dune couleur bleue plus
claire que celle des autres onglets.
Chaque onglet est divis en plusieurs groupes.
Pour afficher le texte descriptif dune commande, pointez licne ou le bouton pour lequel vous souhaitez afficher le descriptif.
Par dfaut, le texte explicatif li la commande pointe saffiche dans une infobulle. Pour plus dinformations sur les infobulles,
reportezvous au titre suivant.
- 4-
Sous longlet Crer, vous visualisez les commandes permettant de crer des objets, rparties dans quatre groupes: Tables,
Formulaires, tats et Autre.
Pour faire disparatre linfobulle, dplacez la souris en dehors du Ruban.
Pour rduire temporairement le Ruban afin de disposer de plus despace lcran, faites un double clic sur un onglet ou utilisez le
raccourciclavier Ctrl F1 ; vous pouvez aussi cliquer sur le bouton

sur loption Rduire le ruban.
visible droite de la barre doutils Accs rapide puis cliquer
Seuls les onglets sont alors visibles lcran ce qui permet daugmenter lespace rserv au document.
Un double clic sur un onglet (ou Ctrl F1) permet dafficher de nouveau le ruban en permanence.
Pour afficher la bote de dialogue ou le volet Office associ un groupe, cliquez sur le bouton
dialogue) visible dans la partie infrieure droite du groupe de commandes concern.
(appel Lanceur de bote de
Pour activer une commande laide du clavier, appuyez sur la touche Alt: les raccourcis des onglets sont dsormais visibles sous
chacun deux.
Appuyez sur le raccourciclavier correspondant longlet activer.

Un raccourci est associ chaque commande de longlet actif.
- 5-
Continuezutiliserlesraccourcisclavierpropossafindexcuterlacommandesouhaite.
Les raccourcisclavier sont masqus automatiquement aprs excution dune commande. Cependant, si finalement aucune
commande ne doit tre excute, appuyez sur la touche Alt pour les masquer.
Selon la rsolution de votre cran, les options du ruban peuvent tre prsentes diffremment. Par exemple, les options dun groupe
peuvent tre regroupes dans un bouton ou encore, le libell dun bouton peut ne pas tre visible.
Afficher/masquerlesinfobulles
Par dfaut, lorsque vous pointez une commande du ruban, un texte descriptif de la commande pointe saffiche dans une fentre
appele infobulle. Vous pouvez choisir de ne pas afficher ces infobulles ou encore, de nafficher que le nom de la commande sans
son descriptif.
puis sur le bouton Options Access visible dans la partie infrieure droite du menu.
Slectionnez la catgorie Standard visible dans la zone situe gauche de la bote de dialogue.
Ouvrez la liste Style dinfobulle puis cliquez sur une des options suivantes:
Afficher les descriptions de fonctionnalits dans des infobulles: cette option active les infobulles avances: le nom de la
commande pointe suivi dun texte descriptif de celleci saffiche dans linfobulle; sil existe un raccourciclavier pour la commande
pointe, celuici apparat entre parenthses droite du nom de la commande.
Ne pas afficher les descriptions de fonctionnalits dans des infobulles: cette option dsactive les infobulles avances : seuls le
nom de la commande pointe et le raccourciclavier, sil existe, saffichent dans linfobulle.
Ne pas afficher les infobulles: cette option dsactive les infobulles.
Cliquez sur le bouton OK.
Cidessus, vous visualisez le descriptif de la commande Modles de tables dans une infobulle avance.
- 6-
Si vous avez choisi dactiver les info-bulles avances, lorsque vous pointez certaines commandes, vous visualisez le texte Appuyez
sur F1 pour obtenir de laide. Dans ce cas, il vous suffit dappuyer sur la touche F1 pour ouvrir la rubrique daide correspondant la
commande pointe.
Levoletdenavigation
Le volet de navigation permet daccder aux diffrents objets contenus dans la base de donnes active. Ce volet remplace la fentre
Base de donnes utilise dans les versions prcdentes dAccess.
Par dfaut, vous visualisez une version dveloppe du volet de navigation sur la gauche de la fentre de lapplication Access. Dans
ce volet, les objets sont classs par catgorie (type dobjet ou date de cration...) puis sont filtrs par groupe.
Pour rduire le volet de navigation, utilisez une des mthodes suivantes :
- Cliquez sur le bouton
visible dans la partie suprieure du volet de navigation.
- Appuyez sur la touche F11.

- Pointez le bord droit du volet de navigation dvelopp puis faites un double clic lorsque le pointeur de la souris se transforme
en
Pour dvelopper le volet de navigation, utilisez une des mthodes suivantes :
- Cliquez sur le bouton
visible dans langle suprieur droit du volet de navigation.
- Appuyez sur la touche F11.

- Pointez le bord droit du volet de navigation puis faites un double clic lorsque le pointeur de la souris se transforme en
Pour modifier la largeur du volet de navigation, pointez le bord droit puis, lorsque le pointeur se transforme en flche deux
pointes
, faites glisser la barre vers la droite pour agrandir la largeur du volet ou vers la droite pour la rduire.
- 7-
Pour modifier laffichage des objets dans le volet de navigation, slectionnez une autre catgorie et/ou un autre groupe:
- Pour slectionner une autre catgorie, cliquez sur le menu situ en haut du volet (ce menu affiche le nom de la catgorie
active).
Cliquez ensuite sur le nom de la catgorie activer dans la zoneAtteindrelacatgorievisibledanslapartie

suprieuredumenu.
Lorsque vous crez une nouvelle base de donnes, la catgorie Tables et affichages associs est active par dfaut. Cette catgorie
regroupe les objets de la base de donnes selon les tables auxquelles ils sont associs. Par exemple, si une table Clients est
associe un formulaire, plusieurs requtes et un tat, tous ces objets sont placs dans un groupe nomm Clients.
- Pour slectionner un autre groupe, cliquez sur le menu visible en haut du volet puis sur le nom du groupe activer dans la zone
Filtrer par groupe visible dans la partie infrieure du menu; les groupes proposs changent en fonction de la catgorie
choisie.
Les objets visibles dans le volet de navigation changent en fonction de la catgorie et du groupe choisis.
Pour afficher ou masquer le contenu dun groupe, cliquez sur le nom du groupe concern: si le contenu du groupe est affich, il se
masque alors automatiquementet, linverse, sil est masqu, il saffiche alors automatiquement.
Pour afficher ou masquer le contenu de tous les groupes du volet de navigation, faites un clic droit sur un nom de groupe
quelconque puis cliquez, selon le cas, sur loption Dvelopper tout ou Rduire tout.
Pour masquer tous les groupes sauf un, faites un clic droit sur le nom du groupe dont le contenu doit rester afficher dans le volet de
navigation puis cliquez sur loption Afficher uniquement nom du groupe concern; pour afficher de nouveau tous les groupes
de la catgorie active, faites un clic droit sur le menu visible en haut du volet puis cliquez sur loption Afficher tous les groupes.
- 8-
Pour choisir une autre catgorie, vous pouvez aussi faire un clic droit sur le menu visible en haut du volet de navigation, pointer loption
Catgorie puis cliquer sur loption correspondant la catgorie activer.
PersonnaliserlabarredoutilsAccsrapide
Ajouterunoutil
Si loutil doit tre ajout une base de donnes en particulier, ouvrez cette base de donnes.
Si loutil doit tre ajout toutes les bases de donnes, ouvrez nimporte quelle base de donnes.
Cliquez sur le bouton
visible droite de la barre doutils Accs rapide pour afficher la liste correspondante.
Si une des commandes proposes dans la liste correspond loutil que vous souhaitez ajouter, cliquez dessus; sinon, cliquez sur
loption Autres commandes.
La catgorie Personnaliser est slectionne dans la bote de dialogue Options Access qui saffiche lcran. La zone de gauche
affiche la liste des commandes disponibles et celle de droite les outils contenus dans la barre doutils Accs rapide.
Ouvrez la liste Personnaliser la barre doutils Accs rapide puis choisissez si loutil doit tre disponible Pour tous les documents
(par dfaut) ou uniquement Pour la base de donnes active.
Ouvrez la liste Choisir les commandes dans les catgories suivantes puis slectionnez la catgorie contenant la commande
ajouter.
Les commandes correspondantes saffichent dans la zone visible sous cette liste.
Slectionnez, dans la zone de gauche, la commande ajouter la barre doutil Accs rapide puis cliquez sur le bouton Ajouter.
Dsormais, la commande ajoute apparat galement dans la zone de droite Personnaliser la barre doutils Accs rapide.
- 9-
Ici, loutil Appliquer le filtre sera disponible pour toutes les bases de donnes.
Lorsque tous les outils souhaits ont t ajouts, cliquez sur le bouton OK de la bote de dialogue Options Access.
Pour ajouter un outil la barre doutils Accs rapide partir du ruban, slectionnez longlet contenant la commande ajouter.
Cliquez ensuite avec le bouton droit de la souris sur la commande concerne puis cliquez sur loption Ajouter la barre doutils
Accs rapide.
Supprimerunoutil
Si loutil supprimer a t ajout une base de donnes en particulier, ouvrez cette base de donnes.
Siloutilsupprimeratajouttouteslesbasesdedonnes,ouvreznimportequellebasededonnes.
visible droite de la barre doutils Accs rapide puis cliquez sur loption Autres commandes.
Ouvrez la liste Personnaliser la barre doutils Accs rapide puis choisissez si loutil supprimer est disponible Pour tous les
documents (par dfaut) ou uniquement Pour la base de donnes active.
Slectionnez, dans la zone de droite, la commande correspondant loutil supprimer puis cliquez sur le bouton Supprimer.
Lorsque tous les outils souhaits ont t supprims, cliquez sur le bouton OK de la bote de dialogue Options Access.
Pour retrouver le contenu dorigine de la barre doutils Accs rapide, cliquez sur le bouton Rinitialiser de la bote de dialogue
Options Access puis sur le bouton Oui du message de confirmation qui saffiche.
Pour supprimer un outil de la barre doutils Accs rapide, cliquez avec le bouton droit de la souris sur loutil concern puis
cliquez sur loption Supprimer de la barre doutils Accs rapide.
Dplacerunoutil
- 10 -
visible droite de la barre doutils Accs rapide puis cliquez sur loption Autres commandes.
Slectionnez loutil dplacer dans la zone de droite puis utilisez le bouton

pour le dplacer vers le bas.
pour le dplacer vers le haut ou le bouton
Lorsque tous les outils souhaits ont t dplacs, cliquez sur le bouton OK de la bote de dialogue Options Access.
DplacerlabarredoutilsAccsrapide
Par dfaut, la barre doutils Accs rapide est positionne au dessus du ruban mais vous pouvez la dplacer sous le ruban.
visible droite de la barre doutils Accs rapide.
Cliquez sur loption Afficher en dessous du ruban.
La barre doutils Accs rapide est dsormais visible sous le ruban.
Pour afficher de nouveau la barre doutils Accs rapide audessus du ruban, cliquez sur le bouton
doutils Accs rapide puis cliquez sur loption Afficher audessus du ruban.
visible droite de la barre
Annuler/rtablirlesmanipulations
Annulerladerniremanipulation
Cliquez sur loutil Annuler
visible dans la barre doutils Accs rapide ou utilisez le raccourci clavier Ctrl Z.
Lorsque Access ne peut rien annuler, loutil Annuler est gris (
) donc indisponible.
Annulerlesderniresmanipulations
Access conserve un historique des dernires actions effectues.
Ouvrez la liste des dernires actions en cliquant sur la flche associe loutil
Cliquez sur la dernire des actions annuler : cette action et toutes celles qui ont prcd seront annules.
- 11 -
Les dernires actions peuvent tre galement annules en cliquant sur loutil
autant de fois quil y a dactions annuler.
Rtablirlesmanipulations
Si lannulation est pire que lerreur, vous pouvez refaire ce qui a t annul.
Pour rtablir la dernire action annule, cliquez une fois sur loutil Rtablir
utilisez le raccourciclavier Ctrl Y.
visible dans la barre doutils Accs rapide ou
Pour rtablir les dernires actions annules, ouvrez la liste des dernires actions annules en cliquant sur la flche associe loutil
puis cliquez sur la dernire des actions rtablir.
Les dernires actions annules peuvent tre galement rtablies en cliquant sur loutil
rtablir.
- 12 -
autant de fois quil y a dactions
02_Aide
- 13 -
Rechercherdelaidepartirdemotscls
Cliquez sur le bouton Aide sur Microsoft Office Access
touche F1.
visible dans la partie suprieure droite de la fentre ou appuyez sur la
La fentre daide saffiche lcran.

Saisissez le ou les mots cls dans la zone de saisie visible gauche du bouton Rechercher puis cliquez sur celuici; si vous avez
dj effectu une recherche sur ces mots cls, vous pouvez aussi ouvrir la liste droulante et slectionner ces mots cls.
Le titre des rubriques correspondant au thme recherch saffiche dans la fentre daide. Si votre connexion Internet est active, la
recherche se fait partir du site Microsoft Office Online, vous bnficiez alors dune aide plus complte et mise jour
rgulirement. Lorsque vous tes Connect Office Online, vous visualisez le libell correspondant dans le coin infrieur droit de la
fentre daide. linverse, cest le texte Hors connexion qui apparat.
Le nombre de rubriques trouves est visible dans la partie suprieure de la fentre de rsultats, audessus de la premire rubrique.
Si les rubriques trouves sont nombreuses, elles sont rparties dans plusieurs pages.
Faites dfiler les pages daide en utilisant les boutons
souhaitez de laide.
et
afin dafficher la page contenant la rubrique pour laquelle vous
Cliquez ensuite sur le lien correspondant la rubrique daide afficher.
Le texte daide apparat dans la fentre :
- 14 -
Si la rubrique contient plusieurs titres, les liens correspondants sont visibles dans la partie suprieure de la fentre. Un clic sur un
lien permet datteindre le titre correspondant vous vitant ainsi de faire dfiler le contenu de la fentre.
Il se peut que dautres rubriques soient lies la rubrique active. Dans ce cas, vous trouverez les liens correspondants dans
lencadr Voir aussi visible en bas de la page.
Pour retrouver les textes daide prcdemment affichs, utilisez les boutons Prcdent
Pour imprimer la rubrique daide affiche, cliquez sur le bouton Imprimer

dialogue Imprimer puis cliquez sur le bouton Imprimer.
Pour fermer la fentre daide, cliquez sur le bouton Fermer
ou Avant
, dfinissez les options dimpression dans la bote de
Sous chaque lien des rubriques daide trouves, vous visualisez un lien gris correspondant larborescence des catgories de la
rubrique daide. Sur lcran qui suit, le rubrique Crer un formulaire double affichage est classe dans la catgorie Formulaires.
- 15 -
Vous pouvez cliquer sur le lien Formulaires pour accder aux rubriques daide de cette catgorie.
Pour basculer de laide en ligne laide hors connexion, cliquez sur le bouton signalant ltat de connexion (Connect Office
Online ou Hors connexion) visible dans le coin infrieur droit de la fentre puis activez une des deux options proposes : Afficher un
contenu partir dOffice Online ou Afficher un contenu partir de cet ordinateur uniquement. Vous retrouverez ltat de
connexion choisi la prochaine ouverture de la fentre daide.
Par dfaut, les rsultats de la recherche incluent aussi des liens vers des modles, des formations... Pour restreindre les rsultats
aux rubriques daide, ouvrez la liste associe au bouton Rechercher puis cliquez sur loption Aide Access ; pour afficher uniquement
les modles ou les formations en relation avec les mots cls saisis, choisissez loption Modles Access ou Formation Access.
RechercherdelaidepartirdelaTabledesmatiresdelaide
Cliquez sur le bouton Aide sur Microsoft Office Access
touche F1.
visible dans la partie suprieure droite de la fentre ou appuyez sur la
La fentre daide de Access saffiche lcran et affiche la page daccueil.
Cliquez sur le bouton Afficher la table des matires
visible dans la barre doutils de la fentre daide.
La table des matires apparat dans un volet sur la droite de la fentre daide. Vous pouvez remarquer que les liens visibles dans la
page daccueil de laide sont identiques ceux de la table des matires : une recherche effectue partir de la page daccueil
donne un rsultat identique une recherche effectue partir de la table des matires. Il est cependant plus intressant de
rechercher partir de la table des matires car ces rubriques restent affiches lcran.
Si votre connexion Internet est active, Access tlcharge les informations partir du site Microsoft Office Online.
- 16 -
Si votre connexion Internet est dsactive, il se peut que vous deviez cliquer sur le lien Non connect. Cliquez ici pour afficher
un contenu... visible en haut de la fentre afin de pouvoir accder aux diffrentes catgories daide.
Notez que les catgories daide sont reprsentes par un livre ouvert
si larborescence est dveloppe ou un livre ferm
le cas contraire. Les rubriques daide contenues dans une catgorie sont, quant elles, reprsentes par le symbole
Pour dvelopper larborescence dune catgorie, cliquez sur licne
licne
.
dans
. Pour refermer larborescence dune catgorie, cliquez sur
Pour afficher la rubrique daide recherche, cliquez sur le symbole
associ.
Utilisez la fentre daide comme lors dune recherche partir de mots cls (cf.titreprcdent).
Si vous souhaitez masquer le volet Table des matires, cliquez sur le bouton Masquer la table des matires
Aprs avoir pris connaissance du texte daide propos, vous pouvez cliquer sur le bouton
Pour rafficher la page daccueil dans la fentre daide, cliquez sur le bouton
pour refermer la fentre daide.
visible dans la barre doutils.
Grerlafentredaide
Ouvrez la fentre daide en cliquant sur le bouton
Pour que la fentre daide reste en permanence audessus de la fentre Access, cliquez sur le bouton
dsormais visible et seul un clic sur le bouton
: le bouton
est
permettra de masquer la fentre daide.
Pour dsactiver cette option, cliquez sur le bouton
: le bouton
est dsormais visible.
SilafentredaideestouvertemaismasqueparlafentreAccess,cliquezsurleboutoncorrespondantdansla
barredestchespourlafaireapparatre.
Pour modifier la taille daffichage du texte de la fentre daide, cliquez sur le bouton
la taille de caractres souhaite; loption Moyenne est slectionne par dfaut.
Pour mettre jour laide si votre connexion Internet est active, cliquez sur le bouton
louverture dune page.
puis cliquez sur loption correspondant
; le bouton
permet de stopper
Pour ajouter/supprimer des boutons la barre doutils, cliquez sur le bouton visible dans la partie suprieure droite de la fentre
daide puis pointez loption Ajouter/supprimer des boutons. Cochez ensuite les options correspondant aux boutons ajouter et
dcochez celles correspondant aux boutons supprimer; loption Rinitialiser la barre doutils permet de retrouver la barre doutils
dorigine.
DcouvrirlesServicesenligne(OfficeOnline)deMicrosoft
Assurezvous que votre connexion Internet est active.
Ouvrez la fentre daide puis cliquez sur un des liens visibles sous loption galement sur Office Online dans la partie infrieure
de la page daccueil.
- 17 -
La fentre de votre navigateur dfini par dfaut (ex. Microsoft Internet Explorer) souvre et prsente le site Microsoft Office
Online.
Pour dcouvrir la page daccueil, cliquez sur longlet Accueil.
Le contenu de ce portail peut bien sr varier selon les modifications apportes par Microsoft.
partir de ce portail, vous pouvez obtenir une assistance technique, effectuer des tlchargements (modles, clipart...), suivre
des cours interactifs... sur lapplication de votre choix.
- 18 -
03_Basesdedonnes
- 19 -
Rflchirlobjectifdelabasededonnes
Microsoft Access 2007 est un Systme de Gestion de Bases de Donnes Relationnelles qui fonctionne sous lenvironnement Windows.
Microsoft Access permet de grer des donnes relatives un sujet particulier, tel que le suivi des commandes, la gestion du
personnel... et ceci partir dun seul fichier de base de donnes. Dans ce fichier, les donnes se rapportant un sujet particulier
sont stockes dans diffrentes tables qui peuvent tre relies par lintermdiaire dun champ commun afin de crer des objets
(requte, formulaire...) runissant des informations rparties dans plusieurs tables.
Avant de commencer la cration de votre base de donnes, il y a une tape importante qui consiste rflchir lobjectif de la base
de donnes.
Recensez les informations qui doivent tre stockes dans la base en les rpartissant dans diffrentes tables. Exemple: une table
va contenir la liste des catgories darticles avec un descriptif, une illustration..., une autre contiendra la liste de tous les articles.
La liaison de ces deux tables par lintermdiaire dun Code catgorie permettra de grer simultanment (dans un tat, par exemple),
les informations article et les informations catgorie.
Veillez viter la redondance dinformations dune table lautre: dans une table rpertoriant chaque commande effectue, il ne
faut pas intgrer les informations client telles que le nom, ladresse... car chaque nouvelle commande du mme client, vous aurez
les ressaisir (ces informations seront donc stockes en plusieurs exemplaires, ce qui est inutile, car cela augmente le volume
stock et le risque derreurs de saisie). Il est prfrable de saisir uniquement le code du client dans la table Commandes et dtablir
une liaison entre la table Commande et la table Clients afin de permettre limpression de ladresse du client sur la facture
correspondant chacune de ses commandes. Il est donc important de dfinir quelles sont les tables qui devront tre relies entre
elles.
Recensez les documents que vous devrez crer partir des donnes stockes dans les tables: listes diverses (articles, clients...),
statistiques, graphiques, calculs...
Crerunenouvellebasededonnes
Il sagit ici de crer une base de donnes sans utiliser de modle particulier. La nouvelle base de donnes ne contiendra aucun
objet.
Si lapplication Access nest pas ouverte, lancezla.
Si lapplication Access est ouverte, fermez, si besoin, la base de donnes active: bouton Office
donnes.
option Fermer la base de
Quelle que soit la mthode utilise, la fentre Prise en main de Microsoft Office Access saffiche lcran.
Cliquez sur le bouton Base de donnes vide de la zone Nouvelle base de donnes vide visible dans la partie centrale de la
fentre.
La partie droite de la fentre affiche dsormais les options permettant de crer une base de donnes vide.
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Le bouton Annuler permet dannuler la cration dune nouvelle base de donnes et ainsi de revenir au contenu de la fentre avant la
slection du bouton Base de donnes vide.
Modifiez ventuellement le nom de votre nouvelle base de donnes dans la zone Nom de fichier; il nest pas ncessaire de saisir
lextension du fichier (.accdb) car Access lajoute pour vous automatiquement.
Lemplacement du dossier dans lequel la nouvelle base de donnes va tre stocke est visible sous la zone Nom de fichier. Si cet
emplacement ne vous convient pas, cliquez sur le bouton
, slectionnez le dossier dans lequel la nouvelle base de donnes doit
tre stocke puis cliquez sur le bouton OK.
Cliquez sur le bouton Crer.
Access cre une nouvelle base de donnes. Celleci contient une table vide nomme Table1 qui est ouverte en mode Feuille de
donnes.
Vous devez ensuite crer chacun des objets qui vont composer la base de donnes et dfinir les relations entre les tables.
Pour crer une nouvelle base de donnes vide, vous pouvez aussi cliquer sur le bouton Office
puis sur loption Nouveau.
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Crerunebasededonnesbasesurunmodle
La nouvelle base de donnes reprend alors lensemble des objets (tables, requtes...) contenus dans le modle. Celuici peut tre
situ sur votre disque dur ou sur le site Microsoft Online.
donnes.
Quelle que soit la mthode utilise, la fentre Prise en main de Microsoft Office Access saffiche lcran.
Si vous souhaitez utiliser un modle install sur votre ordinateur, cliquez sur la catgorie Mes modles visible dans la zone
Catgories de modles.
Si vous souhaitez utiliser un modle du site Microsoft Office Online, assurezvous que votre connexion Internet est active. Cliquez
ensuite sur la catgorie correspondant la base de donnes crer, visible dans la zone partir de Microsoft Office Online.
Les modles correspondant la catgorie slectionne saffichent dans la partie centrale de la fentre.
Cliquez, dans la partie centrale de la fentre, sur le modle de base de donnes que vous souhaitez utiliser.
La partie droite de la fentre affiche dsormais les options permettant de crer une nouvelle base de donnes base sur le modle
slectionn. Dans le cas dun modle Microsoft Office Online, vous visualisez la Taille de celuici ainsi que lvaluation donne par
les internautes ayant utiliss ce modle.
Le bouton Annuler permet dannuler la cration dune nouvelle base de donnes et ainsi de revenir au contenu de la fentre avant la
slection du modle.
Modifiez ventuellement le nom de votre nouvelle base de donnes dans la zone Nom de fichier; il nest pas ncessaire de saisir
lextension du fichier (.accdb) car Access lajoute pour vous automatiquement.
Lemplacement du dossier dans lequel la nouvelle base de donnes va tre stocke est visible sous la zone Nom de fichier. Si cet
emplacement ne vous convient pas, cliquez sur le bouton
, slectionnez le dossier dans lequel la nouvelle base de donnes doit
tre stocke puis cliquez sur le bouton OK.
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Cliquez sur le bouton Crer ou sur le bouton Tlcharger dans le cas dun modle Microsoft Office Online.
Si vous avez choisi dutiliser un modle Microsoft Office Online, il se peut quun message saffiche lcran, vous informant que
les modles ne sont disponibles que pour les utilisateurs qui utilisent une version authentique de Microsoft Office. Si cest votre cas,
cliquez sur le bouton Continuer.
Dans le cas dun modle Microsoft Office Online, vous visualisez brivement la fentre de Tlchargement du modle en cours; le
bouton Arrter visible sur cette fentre permet de stopper le tlchargement du modle.
Quel que soit le modle choisi, la fentre de Prparation du modle saffiche ensuite brivement lcran.
Une fois quAccess a termin de prparer le modle, le contenu de celuici souvre dans lapplication Access. Un formulaire de la
base de donnes saffiche vous permettant ainsi de saisir des donnes.
Utilisez ensuite les objets existants dans la base de donnes pour saisir ses donnes et crez ventuellement dautres objets. La
structure dune base de donnes tant prdfinie, vous pourrez galement modifier la structure des objets existants.
Pour crer une nouvelle base de donnes base sur un modle, vous pouvez aussi cliquer sur le bouton Office
Nouveau.
puis sur loption
Pour crer une nouvelle base de donnes base sur une base de donnes existante, ouvrez, si besoin est, la base de donnes sur
laquelle la nouvelle doit tre cre puis veillez ce que tous les objets de celle-ci soient ferms. Cliquez sur le bouton Office
,
pointez loption Enregistrer sous puis, dans la zone Enregistrer la base de donnes sous un autre format, cliquez sur loption
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correspondant au format sous lequel la nouvelle base de donnes doit tre enregistre. Slectionnez le dossier denregistrement,
spcifiez le Nom de fichier dans la zone correspondante puis cliquez sur le bouton Enregistrer : la nouvelle base de donnes contient
tous les objets de la base de donnes sur laquelle elle a t base.
Ouvrir/fermerunebasededonnes
Ouvrirunebasededonnes
donnes.
Quelle que soit la mthode utilise, la fentre Prise en main de Microsoft Office Access saffiche lcran. Dans la partie droite de
celleci, vous visualisez les noms des dernires bases de donnes utilises.
Si le nom de la base de donnes ouvrir est visible dans la zone Ouvrir une base de donnes rcente, cliquez sur le lien
correspondant.
La base de donnes souvre dans la fentre de lapplication Access.

Si la base de donnes ouvrir nestpasvisibledanslalisteOuvrirunebasededonnesrcente,cliquezsur
lelienAutressituenhautdelazone.
La bote de dialogue Ouvrir saffiche lcran permettant ainsi de slectionner la base de donnes utiliser.
Pour slectionner le dossier demplacement contenant la base de donnes ouvrir, cliquez sur un des Liens favoris ou Dossiers
visibles dans les zones correspondantes situes dans le volet gauche. Si vous ne visualisez pas la liste des Dossiers, cliquez sur le
libell correspondant pour lafficher; de nouveau un clic sur Dossiers permet de masquer la liste des dossiers.
Si ncessaire, dans le volet droit de la bote de dialogue, faites un double clic sur le nom du dossier contenant la base de donnes
ouvrir.
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Lextention accdb peut tre visible ou invisible selon que loption correspondante est active ou non dans Windows. Vous retrouvez
ici les boutons des botes de dialogue Ouvrir utilises dans toutes les applications Microsoft Office.
Pour ouvrir la base de donnes, faites un double clic sur son nom ou cliquez sur le bouton Ouvrir aprs lavoir slectionne.
La liste associe au bouton Ouvrir permet aussi douvrir une base de donnes en lecture seule (les modifications apportes la base
de donnes ne pourront pas tre enregistres) et/ou en exclusif (empche les autres utilisateurs de louvrir).
La base de donnes souvre dans la fentre de lapplication Access. Par dfaut, la barre des messages est visible sous le ruban et
permet dafficher des alertes de scurit lorsque la base de donnes que vous ouvrez contient des contenus potentiellement
dangereux (par exemple, une macro non signe ou dont la signature nest pas valide).
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Si malgr lavertissement de la barre des messages, vous souhaitez tout de mme activer le contenu bloqu que vous considrez
comme fiable, cliquez sur le bouton Options de la barre des messages.
La bote de dialogue Options de scurit de Microsoft Office saffiche lcran.
Activez loption Activer ce contenu puis cliquez sur le bouton OK.
La barre des messages nest dsormais plus visible lcran.
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Pour ouvrir une nouvelle base de donnes, vous pouvez aussi cliquer sur le bouton Office
puis sur loption Ouvrir.
Si vous souhaitez que la dernire base de donnes utilise souvre au lancement dAccess, cochez loption Ouvrir la dernire base
de donnes utilise au dmarrage dAccess de la bote de dialogue Options Access (
Avanc).
- bouton Options Access - catgorie
Par dfaut, les neuf dernires bases de donnes utilises sont visibles dans la zone Ouvrir une base de donnes rcente de la
fentre Prise en main de Microsoft Office Access. Pour modifier cette valeur, ouvrez la bote de dialogue Options Access (
,
bouton Options Access) puis cliquez sur la catgorie Avanc. Faites dfiler le contenu de la bote de dialogue vers le bas jusqu ce
que la zone Afficher soit visible puis spcifiez la valeur souhaite (de 0 9) dans la zone de saisie associe loption Afficher ce
nombre de documents rcents.
La barre des messages peut tre affiche ou masque en cochant ou dcochant loption Barre des messages visible dans le groupe
Afficher/Masquer de longlet Outils de base de donnes ; cette option est grise donc indisponible si vous avez choisi dafficher le
contenu bloqu (cf. ci-dessus). Pour fermer la barre des messages, vous pouvez galement cliquer sur le bouton Fermer la barre des
messages
visible droite de celle-ci.
Fermerunebasededonnes
puis sur loption Fermer la base de donnes.
Si les modifications apportes la structure dun objet nont pas t enregistres, un message vous propose de le faire.
Dans ce cas, cliquez sur un des boutons ciaprs:
Oui: pour enregistrer les modifications apportes lobjet et fermer la base de donnes.
Non: pour fermer la base de donnes sans enregistrer les modifications apportes la structure de lobjet.
Annuler: pour ne pas enregistrer la structure de lobjet et annuler la fermeture de la base de donnes.
Une fois la base de donnes ferme, la fentre Prise en main de Microsoft Office Access saffiche lcran, vous permettant de
crer ou douvrir une autre base de donnes.
Associerunmotdepasselouverturedunebasededonnes
Ils sagit ici de chiffrer une base de donnes laide dun mot de passe afin dempcher des utilisateurs indsirables de louvrir.
Si lapplication Access est ouverte, si besoin, fermez la base de donnes active: bouton Office
donnes.
Mme si la base de donnes active est celle laquelle vous souhaitez associer un mot de passe, vous devez quand mme la fermer
car celleci doit tre ouverte en mode Exclusif.
Cliquez sur le lien Autres visible dans la zone Ouvrir une base de donnes rcente.
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Accdez au dossier dans lequel la base de donnes concerne est stocke puis slectionnez le fichier correspondant la base de
donnes protger.
Ouvrez la liste associe au bouton Ouvrir puis cliquez sur loption Ouvrir en exclusif.
Activez ventuellement le contenu bloqu: cliquez sur le bouton Options de la barre des messages, activez loption Activer ce
contenu puis cliquez sur le boutonOK.
Dans longlet Outils de base de donnes, cliquez sur le bouton Chiffrer avec mot de passe visible dans le groupe Outils de base
de donnes.
Saisissez le Mot de passe dans la zone de saisie correspondante (minimum 8 caractres) puis confirmez ce mot de passe dans la
zone de saisie Confirmation.
Les caractres saisis sont remplacs par des astrisques. Attention, Access diffrencie les majuscules des minuscules.
Dsormais, un mot de passe devra tre saisi louverture de la base de donnes.

Pour supprimer le mot de passe, ouvrez la base donne en mode Exclusif puis, dans longlet Outils de base de donnes, cliquez
sur le bouton Supprimer le chiffrement de la base de donnes du groupe Outils de base de donnes. Saisissez ensuite le mot
de passe actuellement associ la base de donnes puis cliquez sur le bouton OK.
ExploiterlesfichiersdesversionsantrieuresAccess2007
Un nouveau format de fichier est associ aux bases de donnes cres dans Access 2007. Dsormais, les bases de donnes cres
dans lapplication Access 2007 portent lextension .accdb tandis que celles cres dans les versions 2000, 2002 ou 2003 portent
lextension .mdb.
Il est toutefois possible denregistrer une base de donnes au format Access 2000, 2002 ou 2003 ou encore, douvrir une base de
donnes cre dans une version antrieure Access 2007. Ainsi, une personne ayant Access 2003 pourra malgr tout ouvrir la base
de donnes que vous aurez cre dans Access 2007.
EnregistrerunebasededonnesauformatAccess20022003ouAccess2000
Une base de donnes enregistre au format Access antrieur la version 2007 pourra tre ouverte dans les versions 2000, 2002 et
2003 dAccess. Cependant, sachez que si des nouvelles fonctionnalits dAccess sont intgres dans la base de donnes (pices
jointes, champs plusieurs valeurs...), il ne vous sera pas possible de lenregistrer dans un format de version antrieure Access
2007. De plus, si vous ouvrez dans lapplication Access 2007, une base de donnes enregistre au format Access version 2000, 2002
ou 2003, vous ne pourrez pas utiliser les nouvelles fonctionnalits dAccess car, dans ce cas, les options correspondantes ne seront
pas visibles.
Crez une nouvelle base de donnes puis crezy les objets souhaits ou, si la base de donnes existe dj, ouvrezla.
Veillez ce que tous les objets de la base de donnes soient ferms.
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, pointez loption Enregistrer sous puis, selon le format de fichier souhait, cliquez sur loption
Base de donnes Access 2002 2003 ou sur loption Base de donnes Accesss 2000.
Si des nouvelles fonctionnalits dAccess sont intgres la base de donnes, un message vous informe que vous ne pourrez pas
enregistrer la base de donnes dans un format de version antrieure Access 2007.
Danscecas,cliquezsurleboutonOKpuisveillezcequelabasededonnesenregistrernutiliseaucunedes
nouvelles fonctionnalits avant de tenter de nouveau lenregistrement dans une version antrieure Access
2007.
Si aucune des nouvelles fonctionnalits nest utilise dans la base de donnes, la bote de dialogue Enregistrer sous saffiche
lcran.
Selon le format de fichier choisi, loption Base de donnes Microsoft Access(2000) (*.mdb) ou Base de donnes Microsoft Access
(20022003) (*.mdb) est slectionne dans la liste Type de fichier.
Dans le cas dune nouvelle base de donnes, slectionnez son dossier denregistrement puis spcifiez son Nom de fichier dans la
zone de saisie correspondante.
Dans le cas dune base de donnes existante, modifiez ventuellement son dossier denregistrement puis son Nom de fichier : la
base de donnes dorigine ne sera pas remplace mais simplement duplique; vous pouvez donc conserver le mme nom car les
deux bases de donnes nauront pas la mme extension: lextension .accdb sera associe la base de donnes dorigine et
lextension .mdb la copie.
Cliquez sur le bouton Enregistrer.
Le format de fichier est visible dans la barre de titre de la fentre de lapplication Access.
OuvrirunebasededonnesenregistreauformatAccess20022003ouAccess2000
Nous vous rappelons que les nouvelles fonctionnalits dAccess 2007 (les pices jointes, champ plusieurs valeurs...) ne sont pas
disponibles dans les bases de donnes enregistres au format Access 20022003 et au format Access 2000.
puis sur loption Ouvrir.
Si vous visualisez la fentre Prise en main de Microsoft Office, vous pouvez aussi cliquer sur le lien Autres de la zone Ouvrir une
base de donnes rcente visible dans la partie droite de la fentre.
Slectionnez le dossier contenant le document ouvrir.
Si vous souhaitez afficher uniquement les Bases de donnes Microsoft Office Access (*.mdb;*.accdb), cliquez sur le bouton
Microsoft Office Access visible droite de la zone Nom de fichier puis slectionnez loption correspondante dans la liste qui
saffiche; attention, cette option sera toujours slectionne lors dune prochaine ouverture de la bote de dialogue Ouvrir aussi,
pour afficher de nouveau tous les fichiers Microsoft Office Access vous devrez penser slectionner loption correspondante dans la
liste visible droite de la zone Nom de fichier.
Slectionnez le nom de la base de donnes ouvrir dont lextension est .mdb puis cliquez sur le bouton Ouvrir ou, faites
directement un double clic sur le nom de la base de donnes ouvrir; si vous ne visualisez pas les extensions des fichiers
(paramtre dfini dans Windows), vous pouvez diffrencier une base de donnes au format 2000, 2002 ou 2003 dune base de
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donnes au format 2007 laide de licne qui lui est associe:
(format 2007) ou
(format 2000, 2002 ou 2003).
La base de donnes saffiche lcran. Le format de fichier est visible dans la barre de titre de la fentre de lapplication Access.
ConvertirunebasededonnesauformatdefichierAccess2007
Les bases de donnes cres avec une version antrieure Access 2007 peuvent tre facilement converties, vous permettant ainsi
dutiliser toutes les nouvelles fonctionnalits intgres Access 2007.
Ouvrez la base de donnes que vous souhaitez convertir au format de fichier Access 2007.
puis sur loption Convertir.
La bote de dialogue Enregistrer sous saffiche lcran. Loption Base de donnes Microsoft Office Access 2007 (*.accdb) est
slectionne dans la liste Type de fichier.
Modifiez ventuellement le dossier denregistrement de la base de donnes ainsi que son Nom de fichier : la base de donnes
dorigine ne sera pas remplace mais simplement duplique; vous pouvez donc conserver le mme nom car les deux bases de
donnes nauront pas la mme extension: lextension .mdb sera associe la base de donnes dorigine et lextension .accdb la
base de donnes convertie.
Si vous ne visualisez pas les extensions des fichiers (paramtre dfini dans Windows), vous pouvez diffrencier une base de donnes
au format 2000, 2002 ou 2003 dune base de donnes au format 2007 laide de licne qui lui est associe:
(format 2007) ou
(format 2000, 2002 ou 2003).
Cliquez sur le bouton OK du message vous informant que la base de donnes a t convertie au format de fichier Access 2007.
La base de donnes dorigine se ferme tandis que la base de donnes convertie au format Access2007 saffiche lcran.
Compacteretcorrigerunebasededonnes
Les oprations de compactage et de rparation dune base de donnes sont combines en un seul processus. Le compactage permet
de rduire la taille de la base de donnes sur le disque. En effet, si vous supprimez des donnes ou des objets dans une base de
donnes, celleci risque dtre fragmente et dutiliser de lespace disque inutilement. Le compactage permet aussi de rparer une
base de donnes lorsque celleci est endommage.
Si le compactage de la base de donnes doit tre ralis dans la base de donnes dorigine, ouvrez la base de donnes
compacter: la base de donnes compacte remplace la base de donnes dorigine.
Si le compactage de la base de donnes doit tre ralis dans une copie de la base de donnes dorigine, fermez la base de donnes
en cours afin quaucune base de donnes ne soit ouverte.
, pointez loption Grer puis cliquez sur loption Compacter une base de donnes.
Si une base de donnes est ouverte, celleci est compacte immdiatement.

linverse, si aucune base de donnes nest ouverte, la bote de dialogue Compacter une base de donnes saffiche lcran,
permettant de choisir la base de donnes compacter.
Dans ce cas, slectionnez la base de donnes que vous souhaitez compacter puis cliquez sur le bouton Compacter.
Spcifiez un nom, une unit et un dossier pour la version compacte de la base de donnes puis cliquez sur le bouton Enregistrer.
Si vous spcifiez les mmes noms, lecteurs et dossiers, la version compacte remplace le fichier original.
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Si vous souhaitez que la base de donnes soit automatiquement compacte et corrige sa fermeture, cochez loption Compacter
lors de la fermeture de la bote de dialogue Options Access (
, bouton Options Access, catgorie Base de donnes active).
Sauvegarderunebasededonnes
Il sagit ici deffectuer une copie de sauvegarde dune base de donnes.
Ouvrez la base de donnes pour laquelle vous souhaitez effectuer une copie (cf.Base de donnes Ouvrir/fermer une base de
donnes).
, pointez loption Grer puis cliquez sur loption Sauvegarder la base de donnes.
Spcifiez un emplacement pour la copie de sauvegarde.
Modifiez ventuellement le nom de la copie de sauvegarde dans la zone Nom de fichier; par dfaut, Access reprend le nom de la
base de donnes suivi de lanne, du mois puis du jour (exemple : Livres_20070301).
Fractionnerunebasededonnes
Lorsque vous fractionnez une base de donnes, les tables contenues dans celleci sont dplaces vers une nouvelle base de donnes.
Suite au fractionnement, les tables de la base de donnes dorigine sont attaches celleci, cestdire lies aux tables sources
qui font maintenant parties de la nouvelle base de donnes: les modifications apportes aux tables sources dans la nouvelle base de
donnes se rpercuteront automatiquement dans la base de donnes contenant les tables attaches et inversement.
Ouvrez la base de donnes que vous souhaitez fractionner.
Dans longlet Outils de base de donnes, cliquez sur le bouton Base de donnes Access visible dans le groupe Dplacer les
donnes.
La fentre de lAssistant Fractionnement de base de donnes saffiche lcran.
Cliquez sur le bouton Fractionner la base de donnes.

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La bote de dialogue Crer une base de donnes principale saffiche lcran.

Slectionnez le dossier dans lequel doit tre enregistre la nouvelle base de donnes puis modifiez ventuellement son nom dans la
zone de saisie Nom de fichier.
Cliquez sur le bouton Fractionner.
Cliquez sur le bouton OK du message vous informant que la base de donnes a correctement t fractionne.
La base de donnes dorigine (base de donnes ouverte au dbut de la manipulation) reste ouvertedans lapplication Access.
Dsormais, une flche est visible devant licne associe chaque table (
) signifiant que ces tables nappartiennent pas
proprement dit la base de donnes mais sont attaches celleci.
Pour visualiser les tables dans la nouvelle base de donnes, il vous suffit douvrir celleci.
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04_Objetsdebasededonnes
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LesobjetsdunebasededonnesAccess
Un fichier de base de donnes contient un ensemble dobjets qui vont vous permettre dexploiter les informations de votre base de
donnes. Certains de ces objets concernent lentre des donnes dans la base (table, formulaire), dautres concernent, linverse,
la restitution des donnes (requte, tat).
Tables : chaque table de la base de donnes va contenir les donnesserapportantunsujetparticuliersous
laformedunefeuillededonnes.
Exemple:unetableClientscontientlalistedesadressesdesclientsdelaSocit,unetableArticlescontientla
liste des articles distribus par la socit... Cest lobjet fondamental de la base de donnes : toute requte,
formulaireoutatestdirectementouindirectementbassuruneouplusieurstables.
Requtes : les requtes sont utilises pour interroger les donnes dune ou de plusieurs tables elles
prsententlesdonnessouslaformedunefeuillededonnes,commelestables.
Exemple:unerequtepeutslectionnerrapidementlalistedesclientsdelatableClientsquihabitentParis.
Formulaires:cetobjetestutilispourlasaisieetlamodificationdesdonnesdunetable.
Exemple : un formulaire Clients permettra de prciser ladresse de chaque client travers uncran de saisie
spcifique.
tats : cet objet permet dimprimer les donnes dune table selon une prsentation spcifique en y intgrant
ventuellementdiverscalculssurlesgroupesdenregistrement.
Macros:cetypedobjetpermetlautomatisationdemanipulationscommelouverturedunformulaire,laffichage
dunebarredoutils...
Module : les objets Module comprennent des procdures dveloppes laide du langage de programmation
VisualBasicditionpermettantdaccrotrelesfonctionsetlesprocessusautomatissdAccess.
Modifierlaffichage/lordredesobjets
Pour modifier laffichage des objets contenus dans le volet de navigation, faites un clic droit sur le menu situ en haut du volet de
navigation (ce menu affiche le nom de la catogrie active), pointez loption Afficher par puis cliquez sur lune des options
suivantes :
Dtails: affiche une liste dtaille ; pour chaque objet, vous visualisez ses dates de cration et de modification ainsi que son type
(table, requte...).
Icne: affiche les objets sous forme de grandes icnes.
Liste: affiche une liste des noms dobjets.
Laffichage slectionn sapplique tous les groupes du volet de navigation.
Pour modifier lordre de tri des objets contenus dans les diffrents groupes du volet de navigation, faites un clic droit sur le menu
situ en haut du volet de navigation puis pointez loption Ordre de tri.
Cliquez ensuite, dans la partie infrieure du menu, sur loption correspondant la manire dont vous souhaitez trier les objets : par
Nom, par Type, par Date de cration ou par Date de modification.
Prcisez ensuite si vous souhaitez raliser un Tri croissant ou un Tri dcroissant des objets en cliquant sur loption correspondante
du menu Ordre de tri (clic droit sur le menu du volet de navigation puis option Ordre de tri).
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Ici, dans chaque groupe du volet de navigation, les objets sont tris par ordre croissant des types dobjet.
Rechercherunobjet
Une base de donnes pouvant contenir un grand nombre dobjets, Access met votre disposition une zone de recherche permettant
de trouver rapidement un objet.
Si besoin, affichez la zone de recherche dans le volet de navigation: faites un clic droit sur le menu du volet de navigation puis
cliquez sur loption Volet de recherche.
La zone Rechercher est dsormais visible sous le menu du volet de navigation.
Cliquez dans la zone Rechercher puis saisissez une partie ou la totalit du nom de lobjet recherch.
Le rsultat de la recherche saffiche au fur et mesure que vous saisissez le texte ainsi, seuls les objets correspondant la
recherche restent visibles dans le volet de navigation. Access masque les groupes ne contenant aucun objet correspondant la
recherche.
Ici, deux objets correspondent au texte saisi dans la zone de recherche. Si aucun des objets de votre base de donnes ne correspond
la recherche, le volet de navigation est vide.
Pour afficher de nouveau tous les objets de la base de donnes dans le volet de navigation, cliquez sur le bouton Effacer la chane
de recherche
visible droite dans la zone de recherche.
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Vous pouvez aussi supprimer le texte visible dans la zone Rechercher.

Pour masquer la zone Rechercher, faites un clic droit sur le menu du volet de navigation puis cliquez sur loption Volet de
recherche.
Grerlesobjets
Ouvrez le fichier de base de donnes contenant les objets grer.
Pour slectionner un objet, veillez ce que celuici soit visible dans le volet de navigation (cf. Gnralits Le volet de navigation)
puis cliquez une fois sur lobjet pour le slectionner; pour slectionner plusieurs objets, utilisez la touche Shift pour une slection
continue et/ou la touche Ctrl pour une slection discontinue.
Pour afficher le contenu dun objet ferm, faites un double clic sur le nom de lobjet dans le volet de navigation ou faites un clic
droit sur lobjet concern puis cliquez sur loption Ouvrir ou encore, cliquez sur lobjet pour le slectionner puis appuyez sur la
touche Entre.
Lobjet souvre et affiche son contenu dans un volet auquel est associ un onglet reprenant le nom de lobjet. Si plusieurs objets
sont ouverts, vous visualisez les onglets correspondants dans le volet.
Si vous ne visualisez pas les onglets, vous devez les afficher. Pour cela, reportezvous la remarque visible la fin du titre.
Pour afficher le contenu dun objet ouvert, cliquez sur longlet correspondant.
Pour fermer un objet, cliquez sur son onglet pour lactiver puis cliquez sur le bouton Fermer nom de lobjet
de la barre des onglets ou utilisez le raccourciclavier Ctrl F4.
visible droite
Pour afficher la structure dun objet, dans le volet de navigation, faites un clic droit sur le nom de lobjet correspondant puis
cliquez sur loption Mode cration; si lobjet est dj ouvert, dans longlet Accueil, cliquez sur le bouton
groupe Affichages ou cliquez sur le bouton Mode Cration
visible dans le
visible droite dans la barre dtat.
Pour enregistrer la structure dun objet (mode Cration), cliquez sur le bouton Office
puis sur loption Enregistrer ou cliquez
sur licne Enregistrer

de la barre doutils Accs rapide ou encore, utilisez le raccourciclavier Ctrl S. Prcisez, si besoin est, le
nom de lobjet puis cliquez sur le bouton OK.
Vous pouvez aussi enregistrer les modifications lors de la fermeture de la fentre de lobjet : dans ce cas, cliquez sur le bouton Oui
du message denregistrement des modifications qui saffiche lcran.
Pour supprimer un objet, slectionnezle dans le volet de navigation, appuyez sur la touche Suppr puis cliquez sur le bouton Oui du
message de confirmation qui saffiche; si plusieurs objets doivent tre supprims, slectionnezles laide de la touche Ctrl
(slection discontinue) et/ou de la touche Shift (slection continue).
Il nest pas possible de supprimer une table si celleci est lie dautres tables. Pour pouvoir la supprimer, il faut dabord
supprimer ses relations avec les autres tables.
Pour masquer un objet dans toutes les catgories et tous les groupes (son nom ne sera plus visible dans le volet de navigation),
faites un clic droit sur lobjet puis cliquez, selon lobjet, sur loption Proprits de la table, Proprits de lobjet (pour une
requte) ou Afficher les proprits (pour un formulaire ou un tat).
Cochez loption Masqu puis cliquez sur le bouton OK.

Quelle que soit la catgorie active, lobjet masqu nest plus visible dans le volet de navigation.
Pour masquer tous les objets dun groupe, faites un clic droit sur la barre de titre du groupe concern puis cliquez sur loption
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Masquer.
Quelle que soit la catgorie active, le groupe, et bien sr les objets quil contient, ne sont plus visibles dans le volet de navigation.
Pour masquer un objet dans un seul groupe, faites un clic droit sur lobjet concern puis cliquez sur loption Masquer dans ce
groupe.
Si le mme objet est visible dans dautres groupes, il ne lest plus dsormais dans le groupe actif mais lest toujours dans les autres
groupes.
Pour faire rapparatre un objet ou un groupe masqu, vous devez, dans un premier temps, afficher tous les objets masqus puis
dans un second temps, dsactiver loption ayant permis de masquer lobjet ou le groupe :
- Faites un clic droit sur le menu situ en haut du volet de navigation puis cliquez sur loption Options de navigation. Cochez
ensuite loption Afficher les objets masqus visible dans lencadr Options daffichage puis cliquez sur le boutonOK.
Les objets masqus sont dsormais semitransparents (de couleur gris clair) dans le volet de navigation.
- Ensuite, pour afficher un objet masqu, faites un clic droit sur son nom puis cliquez, selon lobjet, sur loption Proprits de
la table, Proprits de lobjet (pour une requte) ou Afficher les proprits (pour un formulaire ou un tat). Dcochez
loption Masqu puis cliquez sur le bouton OK.
Pour afficher tous les objets dun groupe masqu, faites un clic droit sur la barre de titre du groupe concern puis cliquez sur
loption Afficher.
Pour afficher un objet qui a t masqu pour un seul groupe, faites un clic droit sur son nom puis cliquez sur loption Afficher
dans ce groupe.
Les objets sont de nouveau visibles dans le volet de navigation.
Pour renommer un objet dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit de la souris sur lobjet puis cliquez sur loption
Renommer ou appuyez sur la touche F2. Saisissez le nouveau nom de lobjet ou modifiez le nom existant puis appuyez sur la touche
Entre pour valider.
Pour copier un objet, slectionnezle dans le volet de navigation puis, dans longlet Accueil, cliquez sur loutil Copier
groupe Pressepapiers ou utilisez le raccourciclavier Ctrl C: lobjet est copi dans le Pressepapiers de Windows.
du
Accdez ventuellement lendroit o vous souhaitez copier lobjet (ce peut tre une autre base de donnes de lapplication
Access).
Copiez ensuite le contenu du Pressepapiers en cliquant sur le bouton Coller

utilisant le raccourciclavier CtrlV.
du groupe Pressepapiers (onglet Accueil) ou en
Saisissez le nom que vous souhaitez donner la copie de lobjet dans la zone correspondante; deux objets ne peuvent pas avoir le
mme nom.
Dans le cas de la copie dune table, activez une des Options du cadre correspondant en fonction du type de copie raliser:
Structure seulement, Structure et donnes
ou Ajouter les donnes une table ; dans le cas dune table lie
(cf.Copies/importation/exploration Grer les donnes issues dune autre base de donnes Access), les options Structure
seulement et Structure et donnes sont suivies du libell (Table locale) permettant ainsi deffectuer une copie locale de la table
lie: linverse de la table lie, la copie nest pas attache la table dorigine.
Pour enregistrer un objet comme nouvel objet, slectionnezle dans le volet de navigation, cliquez sur le bouton Office
sur loption Enregistrer sous.
puis
- 37 -
Saisissez le nom du nouvel objet dans la zone Enregistrer lobjet puis slectionnez le type du nouvel objet dans la liste En tant que.
Par dfaut, lorsque vous ouvrez un objet dune base de donnes Access 2007, le contenu de celui-ci saffiche dans un volet auquel est
associ un onglet reprenant le nom de lobjet. Si cela nest pas votre cas, ouvrez la bote de dialogue Options Access (
- bouton
Options Office) puis slectionnez la catgorie Base de donnes active. Activez ensuite loption Documents onglets, veillez ce
que loption Afficher les onglets des documents soit coche puis cliquez sur le bouton OK.
Si vous souhaitez pouvoir ouvrir les objets en cliquant une fois sur leurs noms, ouvrez la bote de dialogue Options de navigation
(clic droit sur le menu situ en haut du volet de navigation puis un clic sur loption Options de navigation), activez loption Simple clic
de lencadr Ouvrir les objets avec un puis validez en cliquant sur le bouton OK.
Vous pouvez ouvrir un objet en slectionnant son nom dans le volet de navigation puis en le faisant glisser dans lespace de
travail, en dehors du volet de navigation. Cette mthode peut tre utilise uniquement si aucun objet nest dj ouvert dans la base
de donnes.
Pour viter davoir confirmer la suppression dun objet de base de donnes, dcochez loption Suppressions de documents de la
bote de dialogue Options Access (
- bouton Options Access - catgorie Avanc).
Grerlescatgoriesetlesgroupespersonnaliss
Vous pouvez crer vos propres catgories et groupes personnaliss dans lesquels vous ajouterez les raccourcis des objets souhaits;
les catgories et les groupes crs apparatront dans le volet de navigation.
Crerunecatgoriepersonnalise
Un maximum de 10 catgories personnalises peuvent tre ajoutes une base de donnes.
Ouvrez la base de donnes pour laquelle vous souhaitez crer une catgorie.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le menu situ en haut du volet de navigation puis cliquez sur loption Options de
navigation.
Cliquez sur le bouton Ajouter un lment visible sous la zone Catgories.
La Catgorie personnalise 1 saffiche dans la zone Catgories.
- 38 -
Saisissez le nom de la nouvelle catgorie puis appuyez sur la touche Entre.
Vous visualisez le groupe Objets non attribus dans la zone Groupes pour nom de la catgorie personnalise . Ce groupe
contient tous les objets de la base de donnes et est ajout automatiquement lors de la cration dune catgorie personnalise.
La nouvelle catgorie est dsormais visible dans le menu situ en haut du volet de navigation.
Crerungroupepersonnalis
Vous pouvez ajouter autant de groupes que vous souhaitez dans une catgorie personnalise.
Ouvrez la base de donnes pour laquelle vous souhaitez crer le groupe personnalis.
navigation.
Dans la zone Catgories, slectionnez la catgorie personnalise pour laquelle vous souhaitez ajouter un groupe.
Cliquez sur le bouton Ajouter un groupe visible sous la zone Grouper pour nom de la catgorie personnalise .
La Groupe personnalis 1 saffiche dans la zone Groupes pour nom de la catgorie personnalise .
Saisissez le nom du nouveau groupe puis appuyez sur la touche Entre.
- 39 -
Procdez ainsi pour crer tous les groupes souhaits.
Lorsquune catgorie est slectionne, les groupes correspondants sont visibles dans la zone Filtrer par groupe du menu situ en
haut du volet de navigation, vous permettant ainsi de choisir les groupes afficher dans le volet; loption Tout afficher est
slectionne par dfaut.
Renommer/supprimerunecatgoriepersonnalise
Ouvrez la base de donnes contenant la catgorie concerne.
navigation.
- 40 -
Pour renommer une catgorie personnalise, slectionnezla dans la zone Catgories puis cliquez sur le bouton Renommer
llment.
Saisissez le nouveau nom de la catgorie puis validezle en appuyant sur le toucheEntre.

Pour supprimer une catgorie personnalise, slectionnezla dans la zone Catgories puis cliquez sur le bouton Supprimer
llment.
Cliquez ensuite sur le bouton OK du message de confirmation qui saffiche.

Supprimer une catgorie supprime tous les groupes quelle contient.
Vous ne pouvez pas supprimer ou renommer une catgorie prdfinie: lorsquune catgorie prdfinie est slectionne, les boutons
Supprimer llment et Renommer llment sont griss donc indisponibles.
Renommer/supprimerungroupepersonnalis
Ouvrez la base de donnes contenant le groupe concern.
navigation.
Dans la zone Catgories, slectionnez la catgorie contenant le groupe personnalis que vous souhaitez renommer ou supprimer.
Pour renommer un groupe personnalis, slectionnezle dans la zone Groupes pour nom de la catgorie. puis cliquez sur le
bouton Renommer le groupe.
Saisissez le nouveau nom du groupe puis validezle en appuyant sur le toucheEntre.

Pour supprimer un groupe personnalis, slectionnezle dans la zone Groupes pour puis cliquez sur le bouton Supprimer le
groupe.
Cliquez ensuite sur le bouton OK du message de confirmation qui saffiche.

Supprimer un groupe supprime tous les raccourcis de ce groupe
Vous ne pouvez pas renommer ou supprimer un groupe prdfini: lorsquun groupe prdfini est slectionn, les boutons Supprimer
le groupe et Renommer le groupe sont griss donc indisponibles.
Si le groupe est visible dans le volet de navigation, vous pouvez le renommer ou le supprimer en faisant un clic droit sur son nom dans
le volet puis en cliquant sur loption Renommer ou Supprimer.
Ajouterdesobjetsungroupepersonnalis
Ouvrez la base de donnes pour laquelle vous souhaitez ajouter des objets un groupe personnalis.
Cliquez sur le menu situ en haut du volet de navigation puis, dans la zone Atteindre la catgorie, cliquez sur la catgorie
personnalise contenant le groupe dans lequel vous souhaitez ajouter un objet (cf. Gnralits Le volet de navigation).
Cliquez de nouveau sur le menu situ en haut du volet de navigation puis, dans la zone Filtrer pas groupe, cliquez, si besoin, sur
loption Tout afficher afin que tous les groupes de la catgorie active soient visibles dans le volet de navigation.
Affichez, si besoin, le contenu du groupe Objets non attribus en cliquant sur son nom.
- 41 -
Slectionnez, dans le groupe Objets non attribus, les objets que vous souhaitez ajouter au groupe personnalis; utilisez la
touche Shift pour une slection continue et/ou la touche Ctrl pour une slection discontinue.
Faites un clic droit sur la slection puis pointez loption Ajouter un groupe.
La liste des groupes apparat; loption Nouveau groupe permet dajouter le ou les objets slectionns un nouveau groupe.
Cliquez sur le nom du groupe personnalis auquel le ou les objets doivent tre ajouts.
Lajout dun objet un groupe personnalis ne modifie pas lemplacement rel de lobjet car cest un raccourci de lobjet qui est
ajout au groupe.
- 42 -
Ici, les raccourcis des objets Clients de NANTES ou RENNES et Clients ns annes 70 ont t ajouts au groupe personnalis Liste
des requtes. Lorsquun objet est un raccourci, celuici se voit attribuer une flche gauche de son icne:
.
Masquez ventuellement le groupe Objets non attribus en cliquant sur son nom dans le volet de navigation.
Vous pouvez aussi ajouter le raccourci dun objet un groupe personnalis en faisant glisser lobjet concern du groupe Objets non
attribus sur le nom du groupe auquel le raccourci de lobjet doit tre ajout.
Vous pouvez galement ajouter un objet dun groupe personnalis autre que le groupe Objets non attribus vers un autre groupe
personnalis cr par vous.
Renommer/supprimerunraccourcidobjetdansungroupepersonnalis
Ouvrez la base de donnes pour laquelle vous souhaitez renommer/supprimer un raccourci dobjet dans un groupe.
Affichez, dans le volet de navigation, le groupe personnalis contenant les raccourcis renommer ou supprimer.
Pour renommer un raccourci dobjet, faites un clic droit sur son nom puis cliquez sur loption Renommer le raccourci.
Saisissez le nouveau nom du raccourci puis cliquez sur la touche Entre pour le valider.
Pour supprimer un raccourci dobjet, slectionnezle puis appuyez sur la touche Suppr.
La suppression dun raccourci dobjet supprime uniquement le raccourci et non lobjet luimme.
Modifierlestyledunformulaireouduntat
- 43 -
Affichez la structure du formulaire ou de ltat concern : clic droit sur le nom de lobjet puis option Mode cration.
Dans longlet Rorganiser, cliquez sur le bouton Mise en forme auto. visible dans le groupe du mme nom.
La liste des formats prdfinis saffiche lcran.
Pour appliquer un style sans modifier ses attributs, cliquez sur un des formats proposs dans la liste.
Pour appliquer un style en modifiant les attributs de celuici, cliquez sur loption Assistant Format automatique.
Si vous avez choisi dappliquer un format sans modifier ses attributs, le format sapplique directement au formulaire ou ltat
actif.
Si vous avez choisi de modifier les attributs du style, la bote de dialogue Format automatique saffiche lcran.
Les formats proposs dans la liste Format auto. sont identiques ceux proposs dans la liste Mise en forme auto..
Slectionnez un des formats proposs; vous pouvez cliquer sur chaque option pour visualiser laperu correspondant.
Cliquez sur le bouton Options.
La bote de dialogue sagrandit et de nouvelles options apparaissent.
- 44 -
Dcochez les options correspondant aux attributs que vous ne souhaitez pas voir appliquer votre tat ou votre formulaire; pour
appliquer uniquement limage darrireplan associe au style, dsactivez les trois options.
Clique sur le bouton OK puis sur longlet Accueil.
Selon lobjet actif, utilisez une des deux mthodes suivantes pour visualiser le rsultat:
- Dans le cas dun formulaire, cliquez sur le bouton Affichage

loption Mode Formulaire ou encore, cliquez sur le bouton
ou ouvrez la liste du bouton Affichage puis cliquez sur

- Dans le cas dun tat, cliquez sur le bouton Affichage
ou ouvrez la liste du bouton Affichage puis cliquez sur loption

Aperu avant impressionou encore, cliquez sur le bouton
visible droite dans la barre dtat; lorsque vous aurez
termin de visualiser le rsultat, vous devrez Fermer laperu avant impression en cliquant sur le bouton correspondant du
groupe Fermer laperu pour revenir la fentre principale.
Dans les deux cas, vous pouvez aussi ouvrir la liste du bouton Affichage puis cliquez sur loption Mode Page.
Enregistrez les modifications apportes au formulaire ou ltat en cliquant sur le bouton Enregistrer
Accs rapide.
Fermez le formulaire ou ltat en cliquant sur le bouton
de la barre doutils
visible droite de la barre des onglets.
Le nom du fichier correspondant limage darrire-plan est accessible partir de la proprit Image de la page Format de la feuille
de proprits du formulaire ou de ltat : pour modifier limage darrire-plan du formulaire ou de ltat, il suffit dy prciser le chemin
daccs au fichier ; prcisez ensuite les proprits associes :
Type image : indique si lobjet correspondant limage est incorpor dans le formulaire ou ltat (Intgr) ou si Access doit tablir une
liaison entre le formulaire (ou ltat) et cet objet (Attach).
Mode daffichage de limage : indique comment limage doit sajuster aux dimensions du formulaire ou de ltat.
Alignement de limage : dtermine lemplacement de limage dans le formulaire ou ltat.
Mosaque dimages : indique si limage doit tre affiche sous forme de mosaque.
- 45 -
Crerunraccourciversunobjet
Cette manipulation cre sur le bureau de Windows un raccourci permettant douvrir rapidement un objet.
Ouvrez le fichier de base de donnes contenant lobjet pour lequel vous souhaitez crer un raccourci puis rduisez la taille de la
fentre de lapplication Access de faon visualiser le bureau de Windows en arrireplan.
Slectionnez lobjet concern dans la fentre de base de donnes puis faitesle glisser sur le bureau de Windows.
Un raccourci de lobjet est dsormais visible sur le bureau. Son nom est constitu du nom de lobjet ainsi que celui de la base de
donnes.
Renommez ventuellement le raccourci : faites un clic droit sur le raccourci cliquez sur loption Renommer, saisissez le nouveau
nom puis appuyez sur la toucheEntre pour valider.
Un double clic sur le raccourci visible sur le bureau de Windows ouvre la base de donnes puis lobjet.
Afficherlescaractristiquesdunobjet
Dans longlet Outils de base de donnes, cliquez sur le bouton Documentation de base de donnes visible dans le groupe
Analyser.
Cliquez sur longlet contenant lobjet pour lequel vous souhaitez afficher le descriptif.
Cliquez dans la case cocher visible gauche de chacun des objets pour lesquels vous souhaitez afficher le descriptif ou
slectionnez le nom de lobjet puis utilisez le boutonSlectionner.
Le bouton Slectionner tout permet de slectionner tous les objets contenus dans longlet actif et le bouton Dslectionner tout
permet, linverse, de dsactiver la slection de tous les objets de longlet actif.
Cliquez sur le bouton Options afin de choisir ce que vous souhaitez afficher puis validez vos choix par le bouton OK.
Cliquez sur le bouton OK pour valider.
Le descriptif du ou des objets slectionns saffiche dans un tat.
Si besoin est, imprimez le descriptif en cliquant sur le bouton Imprimer ou en utilisant le raccourci clavier Ctrl P.
Fermez la fentre du descriptif de lobjet en cliquant sur le bouton
Afficherdesinformationssurlesdpendancesentrelesobjets
Dans une base de donnes Access, pour crer un formulaire, une requte ou un tat, vous devez utiliser une ou plusieurs tables ou
requtes. Nous dirons donc quun objet utilise un ou plusieurs autres objets (par exemple, la requte Liste des clients utilise la
table Clients) mais galement quun objet est utilis par un ou plusieurs autres objets (par exemple, la table Clients est utilise
par la requte Liste des clients, par le formulaire Saisie des clients et par ltat Clients). Access va vous permettre dafficher les
informations relatives aux dpendances entre les objets de votre base de donnes et ainsi vous faire gagner du temps et rduire le
nombre de vos erreurs. En effet, si, par exemple, vous souhaitez supprimer une requte, afficher les dpendances dobjets vous
- 46 -
permettra de savoir si dautres objets de la base de donnes lutilisent.
Ouvrez le fichier de base de donnes pour lequel vous souhaitez afficher les dpendances.
Pour quAccess puisse gnrer des informations prcises, veillez ce que tous les objets soient enregistrs et ferms.
Veillez ce que loption Suivi des informations de correction automatique de nom de la zone Options de correction
automatique de nom de la bote de dialogue Options Access (

bouton Options Access catgorie Base de donnes active)
soit coche; loption Effectuer la correction automatique de nom, permet, si elle est coche, de mettre jour automatiquement
les changements de nom des objets. Quant loption Historique de la correction automatique de nom, elle permet denregistrer,
dans une table appele Historique correction automatique de nom, les modifications apportes aux noms des objets: une
modification correspond un enregistrement.
Les options Suivi des informations de correction automatique et Effectuer la correction automatique de nom sont coches par
dfaut. Loption Historique de la correction automatique de nom nest disponible que si loption Effectuer la correction
automatique de nomest coche.
Slectionnez lobjet pour lequel vous souhaitez afficher les informations sur les dpendances.
Les informations sur les dpendances sont gnres uniquement pour les tables, les requtes (sauf les requtes Action), les
formulaires et les tats.
Dans longlet Outils de base de donnes, cliquez sur le bouton Dpendances dobjet du groupe Afficher/Masquer.
Le volet Dpendances dobjet apparat droite de la fentre de lapplication Access. Le nom de lobjet concern est visible en haut
du volet Office.
Dans notre exemple, le volet de dpendances affiche la liste des objets qui utilisent la table Clients.
Pour afficher la liste des objets qui utilisent lobjet slectionn, activez loption Objets qui dpendent de moi.
Pour afficher la liste des objets qui sont utiliss par lobjet slectionn, activez loption Objets dont je dpends.
- 47 -
Pour afficher les informations de dpendance dun objet de la liste du volet Office Dpendances dobjet, cliquez sur le bouton
visible gauche du nom de lobjet concern.
Dans lexemple cicontre, les informations de dpendance de la requte Liste des clientes sont affiches et permettent ainsi de
constater que le formulaire Clientes utilise la requte Liste des clientes.
Pour masquer les informations de dpendance dun objet, cliquez sur le bouton
visible gauche du nom de lobjet concern.
Lorsque vous avez termin de consulter le volet Office Dpendances dobjet, fermezle en cliquant sur le bouton
InstallerlecomplmentPublierauformatPDFouXPS
Avant denregistrer un objet au format PDF ou XPS, vous devez installer le complment Publier au format PDF ou XPS pour Microsoft
Office system 2007, si cela na pas t fait auparavant.

dautres formats de fichier.
, pointez loption Enregistrer sous puis cliquez sur loption Rechercher des complments pour
Si le complment a dj t install, cette option est remplace par loption PDF ou XPS.
Dans la page daide qui saffiche, cliquez sur le lien Complment logiciel Microsoft Publier au format PDF ou XPS pour le
programme Microsoft Office 2007 visible dans la rubrique Installer et utiliser le complment Publier au format PDF ou XPS de
Microsoft.
La page du site Microsoft Office, permettant linstallation de ce complment, saffiche dans votre navigateur.
Pour afficher cette page en franais, ouvrez la liste Change Language visible un peu plus bas dans la page, slectionnez loption
French puis cliquez sur le bouton Change.
Cliquez sur le bouton Continuer puis, comme expliqu dans la page qui saffiche, cliquez sur le barre dinformations puis sur
loption Installer le contrle ActiveX.
- 48 -
Cliquez sur le bouton Installer de la bote de dialogue qui saffiche.
Cliquez sur le bouton Tlcharger visible gauche de loption Logiciel Microsoft Office authentique de la page qui saffiche puis
cliquez sur le bouton Excuter de la bote de dialogue Tlchargement de fichiers.
Si besoin, cliquez sur le bouton Excuter de la bote de dialogue Internet Explorer qui saffiche.
La bote de dialogue du programme dinstallation du complment Microsoft saffiche lcran :
Aprs avoir lu les termes du contrat de licence logiciel Microsoft, si vous les acceptez, cochez loption Cliquez ici pour accepter
les termes du contrat de licence logiciel Microsoft puis cliquez sur le bouton Continuer.
Cliquez sur le bouton OK du message vous informant que linstallation est termine.
Fermez la fentre de votre navigateur puis activez la fentre de lapplication Access.
Les formats de fichiers PDF et XPS sont des formats de fichier qui permettent la diffusion de documents lectroniques (documents
transmis par messagerie). Ces formats conservent toutes les caractristiques de mise en forme dun objet tel quil a t cr dans
son application dorigine. Un utilisateur peut afficher, partager et imprimer des fichiers PDF sil dispose du logiciel Acrobat Reader
- 49 -
(disponible gratuitement sur le site Web dAdobe) et des fichiers XPS sil dispose de Microsoft .NET Framework (disponible
gratuitement sur le site Microsoft).
Slectionnez, dans le volet de navigation, lobjet que vous souhaitez enregistrer au format PDF ou XPS; si seuls certains
enregistrements sont concerns, ouvrez lobjet puis slectionnezles.
, pointez loption Enregistrer sous puis cliquez sur loption PDF ou XPS.
Si vous ne visualisez pas cette option, cela signifie que le composant permettant lenregistrement des fichiers au format PDF et XPS
nest pas install (cf. soustitre prcdent).
Modifiez ventuellement le dossier denregistrement puis le Nom de fichier dans la zone de saisie correspondante.
Ouvrez la liste Type puis, en fonction du type de fichier crer, slectionnez loption PDF ou loption Document XPS.
Si vous avez choisi le type de fichier Document XPS, cochez loption Ouvrir le fichier aprs la publication si vous souhaitez
ouvrir le fichier XPS immdiatement aprs lavoir enregistr.
Activez une des options associes loption Optimiser pour :
Standard (publication en ligne et impression): pour avoir une bonne qualit dimpression du document: la taille du fichier est
augmente.
Taille minimale (publication en ligne): si le fichier nest pas destin limpression : la taille du fichier est rduite.
- 50 -
Modifiez ventuellement les Options associes au format PDF ou XPS en cliquant sur le bouton correspondant.
Ici, vous visualisez les options lies au format PDF. Vous retrouvez ces options dans la bote de dialogue lie au format XPS sauf
celles de la zone Options qui nexiste pas pour le format XPS.
Spcifiez quels enregistrements vous souhaitez enregistrer en activant une des options de la zone Plage : Tous, Enregistrements
slectionns ou Page(s).
Si vous avez choisi loption Page(s), spcifiez le numro de la premire page enregistrer dans la zone De puis celui de la dernire
page enregistrer dans la zone .
Si aucune slection denregistrements na t faite au pralable dans lobjet, loption Enregistrements slectionns est grise donc
indisponible.
Cochez loption Balises de structure de document pour laccessibilit si vous souhaitez que le fichier cr contienne les donnes
contribuant amliorer laccessibilit pour les utilisateurs souffrant dun handicap.
Si vous enregistrez votre objet au format PDF, cochez loption Compatible ISO 190051 (PDF/A) pour enregistrer le fichier dans ce
format.
Cliquez sur le bouton OK de la bote de dialogue Options.
Cliquez sur le bouton Publier de la bote de dialogue Publier comme PDF ou XPS.
- 51 -
05_Structured'unetable
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Crerunetabledebasededonnes
tapepralablelacration
Une table est un ensemble de donnes structures.
Cette structure repose sur un lment fondamental : le champ.
Chaque champ de la table caractrise un renseignement spcifique (le champ Nom, par exemple, correspond au nom du client, le
champ CP au Code Postal de son lieu de rsidence...).
Lensemble des champs renseigns constitue un enregistrement (dans une table Clients, par exemple, chaque enregistrement
contient les renseignements de chaque client); tous les enregistrements de la table comportent les mmes renseignements (mme si
certains champs peuvent rester vierges par manque dinformations).
Cet ensemble de donnes est reprsent sous la forme dune table constitue de colonnes (les champs) et de lignes (les
enregistrements) :
La structure de la table permet de prciser les noms des champs qui la composent ainsi que diverses proprits comme, par
exemple, le type de donnes autorises pour ce champ (sagitil de caractres, de nombres, de date?...) et le nombre maximal de
caractres autoriss (longueur du champ).
Un des champs de la base de donnes doit permettre didentifier chaque enregistrement de faon unique : il sagit de la cl primaire
(si ce nest pas le cas, Access peut crer luimme le champ et grer les donnes quil contient de faon automatique).
Crerunetablepartirdunmodle
Access met votre disposition quelques modles de table contenant des champs prdfinis. Les tables bases sur un modle
pourront bien sr tre ensuite personnalises.
Dans longlet Crer, cliquez sur le bouton Modles de tables visible dans le groupe Tables.
- 53 -
Access met cinq modles votre disposition.
Cliquez sur lun des modles de liste en fonction de la table que vous souhaitez crer.
Une nouvelle table contenant des champs prdfinis souvre en mode Feuille de donnes.
Supprimez et ajoutez ventuellement des champs la table (cf. Modifier la structure dune table en mode Feuille de donnes de ce
chapitre).
Enregistrez la table: cliquez sur le bouton Office

puis sur loption Enregistrer ou cliquez surloutil Enregistrer
barre doutils Accs rapide ou encore, utilisez le raccourciclavier Ctrl S.
de la
Saisissez ensuite le Nom de la table dans la zone correspondante de la fentre qui saffiche puis cliquez sur le bouton OK.
Saisissez ventuellement les enregistrements de cette table puis fermezla en cliquant sur le bouton
CrerunetableenmodeFeuillededonnes
Il sagit ici de crer une table vide laquelle vous allez ajouter des champs en mode Feuille de donnes.
Dans longlet Crer, cliquez sur le bouton Table visible dans le groupe du mme nom.
Une nouvelle table contenant uniquement le champ N souvre en mode Feuille de donnes. La colonne Ajouter un nouveau champ
est slectionne.
Ajoutez les champs la table puis spcifiez le type de donnes pour chaque champ (cf. Modifier la structure dune table en mode
Feuille de donnes de ce chapitre); les diffrents types de donnes (Texte, Mmo, Numrique...) sont expliqus dans le soustitre
suivant Crer une table en mode Cration.
- 54 -

de la
Saisissez ventuellement les enregistrements de cette table puis fermezla en cliquant sur le bouton
CrerunetableenmodeCration
Il sagit ici de crer une table vide laquelle vous allez ajouter des champs en mode Cration.
Dans longlet Crer, cliquez sur le bouton Cration de table visible dans le groupe Tables.
La fentre de cration dune table saffiche lcran. Vous pouvez remarquer lapparition de longlet contextuel Cration qui est
slectionn.
Pour chaque champ insrer dans la table:
- cliquez dans la premire cellule vide de la colonne Nom du champ et tapez le nom du champ: de 1 64 caractres maximum
lexception du point (.), du point dexclamation (!), de lapostrophe inverse (`) et des crochets ([ ]).
- slectionnez le Type de donnes que vous souhaitez affecter ce champ: cliquez dans la cellule correspondante de la colonne
Type de donnes, ouvrez la liste droulante puis cliquez sur le type souhait:
Texte: caractres alphanumriques (lettres et/ou chiffres); la longueur dun champ texte est limite 255 caractres.
Mmo: caractres alphanumriquesavec possibilit dune mise en forme de texte enrichi ; la longueur dun champ Mmo est
limite 65535 caractres.
Numrique: nombres avec ou sans dcimales.
Date/Heure: dates ou heures (Access contrle la validit des dates ou heures saisies).
Montaire: valeurs prsentes au format montaire (ex.: 1500
).
NumroAuto: valeur numrique incrmente automatiquement lors de la saisie de chaque nouvel enregistrement.
Oui/Non: seules deux donnes sont autorises pour ce type de champ: Oui ou Non. Exemple: un champ appel Rgl permet
de saisir si oui ou non une facture a t rgle.
Objet OLE: ce type de champ est utilis pour insrer dans une table des objets issus dautres applications de Windows.
Lien hypertexte: ce type de champ contient du texte utilis comme adresse de lien hypertexte.
Pice jointe: ce type de champ permet de stocker des images, des graphismes, des fichiers Office ou nimporte quel type de
fichier provenant dune toute autre application.
Assistant Liste de choix: lance un Assistant afin de crer un champ qui permet de slectionner la valeur appliquer au champ
partir des donnes dun champ dune autre table ou de donnes saisies par vous.
- Tapez, si besoin est, la Description du contenu de ce champ dans la colonne correspondante; ce texte saffichera sur la barre
dtat lorsque vous ajouterez ou modifierez des donnes dans le champ.
- 55 -
Pour dfinir les proprits de chaque champ, cliquez sur la ligne correspondant au champ puis remplissez la partie infrieure de la
fentre.
Nous verrons plus en dtail, un peu plus loin dans ce chapitre, comment modifier les proprits des champs (cf. Structure dune
table Modifier les proprits des champs).
Prcisez, si besoin est, quel champ doit tre utilis comme cl primaire : cliquez sur la ligne correspondante puis sur le bouton Cl
primaire du groupe Outils (onglet Cration).

de la
Fermez la table en cliquant sur le bouton
Si vous ne modifiez pas le type de donnes associ au champ, celui-ci est de type Texte par dfaut. Pour choisir un autre Type de
champ par dfaut, utilisez la liste correspondante de la catgorie Concepteurs dobjets de la bote de dialogue Options Access (
- bouton Options Access).
Un nom de table peut comporter 64 caractres, au maximum.
ModifierlastructuredunetableenmodeFeuillededonnes
Dans le volet de navigation, faites un double clic sur la table pour laquelle vous souhaitez modifier la structure afin de louvrir en
mode Feuille de donnes.
Cliquez sur longlet Feuille de donnes.
Ajouterunchampenutilisantunmodledechamp
- 56 -
Access met votre disposition plusieurs modles de champ. Si certains de ces champs vous conviennent, il est intressant de les
utiliser car les proprits associes ces champs (type de donnes, mise en forme) tant dj spcifies, vous naurez pas les
dfinir. Cependant, si vous le souhaitez, vous pourrez les modifier.
Cliquez sur le bouton Nouveau champ visible dans le groupe Champs et colonnes.
Le volet Modles de champ saffiche droite de la fentre de lapplication Access et contient les modles de champ classs par
catgorie.
Si besoin, cliquez sur le bouton
pour dvelopper la catgorie contenant le ou les champs ajouter; le bouton
masquer les champs dune catgorie.
permet de
Slectionnez le ou les champs ajouter; utilisez la touche Shift pour une slection continue et/ou la touche Ctrl pour une slection
discontinue.
Pointez la slection, cliquez puis faitesla glisser lendroit souhait dans la ligne denttes des champs de la table.
Une ligne dinsertion verticale saffiche la position du futur emplacement des champs.
Ici, les champs Description et Prix dachat vont tre insrs entre les champs Code catgorie et Prix catalogue.
Lorsque la position de la ligne verticale vous convient, lchez le bouton de la souris afin dajouter les champs la table.
Le ou les champs sinsrent dans la table la position de la ligne verticale.
- 57 -
Des champs peuvent tre ajouts des tables, quelles contiennent ou non des enregistrements.
Lorsque vous avez termin dajouter les champs souhaits votre table, fermez le volet Modles de champ: cliquez sur le bouton
situ en haut droite du volet ou cliquez sur le bouton Nouveau champ du groupe Champs et colonnes.
Fermez ventuellement la table en cliquant sur le bouton
En mode Feuille de donnes, les modifications apportes une table sont automatiquement enregistres sans que vous ayez
intervenir.
Un double clic sur le nom dun champ du volet Modles de champ permet de linsrer dans la table, droite du champ actif.
Cette mthode ne permet pas dinsrer plusieurs champs en mme temps.
Ajouterunchampprovenantdunetableexistante
Il sagit dajouter un nouveau champ votre table en utilisant un champ provenant dune autre table de la base de donne. Le
champ insr sera de type Liste de choix et contiendra donc toutes les donnes du champ ayant servi le crer.
Cliquez sur le bouton Ajouter des champs existants visible dans le groupe Champs et colonnes.
Le volet Liste de champs saffiche droite de la fentre de lapplication Access. Ce volet contient toutes les tables de votre base
de donnes (sauf celle active) regroupes dans deux catgories: la catgorie Champs disponibles dans les tables associes affiche
la liste des tables lies la table active tandis que la catgorie Champs disponibles dans les autres tables affiche la liste des
tables avec lesquelles la table active na aucune relation. Pour plus dinformations concernant les relations avec les tables,
reportezvous au chapitre suivant Relations entre les tables.
Si besoin, cliquez sur le bouton
masquer le contenu de la table.
- 58 -
pour afficher le contenu de la table contenant le champ ajouter; le bouton
permet de
Le lien Modifier la table visible droite de chacune des tables, permet douvrir la table correspondante en mode Feuille de
donnes.
Slectionnez le champ ajouter la table puis faitesle glisser lendroit souhait dans la zone denttes des champs de la table.
Une ligne dinsertion verticale saffiche la position du futur emplacement du champ.
Lorsque la position de la ligne verticale vous convient, lchez le bouton de la souris.
La bote de dialogue de lAssistant Liste de choix saffiche lcran.
La zone Champs slectionns affiche le nom du champ slectionn prcdemment dans la Liste des champs tandis que la zone
- 59 -
Champs disponibles affiche les autres champs contenus dans la table du champ ajout.
Suivez les instructions de lAssistant pour crer votre champ de type Liste de choix.
Pour des explications dtailles des diffrentes tapes de la cration dune liste de choix, reportezvous au titre Crer une liste de
choix (soustitre Crer une liste contenant des donnes issues dune autre table) un peu plus loin dans ce chapitre.
Une fois la dernire tape de lAssistant liste de choix valide, le champ apparat dans la table en mode Feuille de donnes.
Lorsque vous avez termin dajouter les champs souhaits votre table, fermez le volet Liste de champs: cliquez sur le bouton
situ en haut droite du volet ou cliquez sur le bouton Ajouter des champs existants du groupe Champs et colonnes.
Fermez ventuellement la table en cliquant sur le bouton
Le bouton Colonne de recherche du groupe Champs et colonnes (onglet Feuille de donnes) lance lAssistant Liste de choix
permettant dajouter un champ de type Liste de choix (cf. Crer une liste de choix de ce chapitre).
Un double clic sur le nom dun champ dans le volet Liste de champs permet de lancer la bote de dialogue Assistant Liste de
choix : le champ sinsre droite du champ actif.
Ajouterunnouveauchamp
Si aucun modle de champ ne vous convient (cf. soustitre Ajouter un champ en utilisant un modle de champ) ou que le champ
ajouter ne correspond aucun des champs de votre base de donnes (cf. soustitre prcdent), vous devez alors crer vousmme le
champ ajouter la table. Le principe consiste ici insrer une nouvelle colonne laquelle vous allez attribuer le nom
correspondant au champ souhait.
Pour ajouter un champ en dernire position dans la table, faites un double clic sur le libell Ajouter un nouveau champ visible
dans la ligne denttes de la dernire colonne de la table.
Saisissez le nom du nouveau champ; le nombre de caractres doit tre compris entre 1 et 64 lexception du point (.), du point
dexclamation (!), de lapostrophe inverse (`) et des crochets ([ ]).
Validez la cration du champ en appuyant sur la touche Entre.
Pour ajouter un champ un endroit prcis dans la table, cliquez sur lentte de la colonne (champ) avant laquelle le nouveau
champ doit tre insr.
Cliquez sur le bouton Insrer visible dans le groupe Champs et colonnes.

Le nouveau champ sinsre sous forme dune colonne vierge dont le libell est Champ1.
Modifiez ventuellementlenomduchamp:faitesundoubleclicsurlelibelldelacolonne,saisissezlenouveau
nompuisvalidezleenappuyantsurletoucheEntre.
Lorsque vous avez termin dajouter les champs souhaits votre table, fermez ventuellement la table en cliquant sur le bouton
.
Dplacer/renommer/supprimerunchamp
Pour dplacer un champ, slectionnez la colonne correspondante en cliquant sur son nom dans la ligne denttes.
Pointez le nom du champ, cliquez puis faitesle glisser vers sa nouvelle position.
Lorsque la position de lpaisse ligne verticale noire vous convient, lchez le bouton de la souris.
Pour renommer un champ, cliquez dans une des cellules de la colonne du champ renommer ou cliquez sur le nom du champ
- 60 -
concern visible dans la ligne denttes de la table.

Cliquez sur le bouton Renommer du groupe Champs et colonnes.
Vous pouvez galement faire un double clic sur le nom du champ concern visible dans la ligne denttes de la table.
SaisissezlenouveaunomduchamppuisappuyezsurlatoucheEntrepourlevalider.
Pour supprimer un champ, cliquez dans une des cellules de la colonne du champ supprimer ou cliquez sur le nom du champ
concern visible dans la ligne denttes de la table.
Cliquez sur le bouton Supprimer du groupe Champs et colonnes.

Cliquez sur le bouton Oui du message de confirmation de la suppression du champ et de toutes les donnes quil contient.
Si vous essayez de supprimer un champ utilis dans une ou plusieurs relations, un message vous informe quavant de pouvoir
supprimer ce champ, vous devez supprimer ses relations dans la fentre Relation. (cf. chapitre Relation entre les tables).
Attention, vous ne pourrez pas annuler la suppression dun champ et de toutes les donnes quil contient. Noubliez pas qu linverse
du mode Cration, en mode Feuille de donnes, les modifications apportes une table sont automatiquement enregistres sans que
vous ayez besoin dintervenir.
Modifierletypededonnesautorisespourunchamp
Il sagit ici de modifier le type de donnes associ un champ (texte, nombre, date...).
Cliquez dans une des cellules de la colonne du champ pour lequel vous souhaitez modifier le type de donnes.
Ouvrez la liste Type de donnes du groupe Type de donnes et mise en forme puis cliquez sur le nouveau type de donnes dans la
liste qui saffiche.
Si la conversion risque de vous faire perdre des donnes, Access vous en informe par le biais dun message.
Si cest votre cas, cliquez sur le bouton Oui pour modifier le type de donnes ou sur le bouton Non pour annuler la conversion des
donnes.
Si le champ que vous avez choisi de convertir contient des donnes quAccess juge impossible convertir, il vous informe alors que
les donnes du champ vont tre effaces.
Si cest votre cas, rflchissez bien avant de cliquer sur le bouton Oui. En effet, dans ce cas, toutes les donnes du champ (ici 67
- 61 -
enregistrements) seront supprimes. Cliquez sur le bouton Non permet dannuler la conversion du type de donnes pour le champ.
Si vous tentez de modifier le type de donnes dun champ utilis dans une ou plusieurs relations, un message vous informe quavant
de pouvoir changer le type de donnes du champ, vous devez supprimer ses relations dans la fentre Relations (cf. chapitre Relations
entre les tables) :
Vous trouverez plus dinformations concernant la conversion des donnes dans le point correspondant du titre
suivantModifierlastructuredunetableenmodeCration.
ModifierlastructuredunetableenmodeCration
Dans le volet de navigation, faites un clic droit sur le table pour laquelle vous souhaitez modifier la structure puis cliquez sur
loption Mode cration.
Vous pouvez aussi faire un double clic sur la table pour louvrir puis cliquez sur le bouton Affichage
sur le bouton Mode Cration
visible droite de la barre dtat.
de longlet Accueil ou
Vous pouvez remarquer que longlet Cration est actif.

Pour slectionner la ligne dun champ, cliquez sur le slecteur de ligne
situ gauche du nom du champ; si plusieurs lignes
doivent tre slectionnes, cliquez sur le slecteur de ligne
du premire champ slectionner puis faites glisser la souris sur les
slecteurs de lignes des autres champs slectionner.
Pour slectionner plusieurs lignes, vous pouvez galement cliquer sur le slecteur de ligne
touche Shift enfonce puis cliquer sur le slecteur de ligne du dernier champ de la slection.
du premier champ, maintenir la
Pour insrer un champ, slectionnez la ligne situe en dessous de lendroit o vous souhaitez insrer le champ, appuyez sur la
touche Inser ou cliquez sur le bouton Insrer des lignes du groupe Outils. Prcisez ensuite les caractristiques du champ.
Pour supprimer un champ, slectionnez la ligne correspondante puis appuyez sur la touche Suppr ou sur le bouton Supprimer les
lignes du groupe Outils.
Cliquez sur le bouton Oui du message de confirmation de la suppression du champ et de toutes les donnes quil contient.
Si votre table est indexe et que le champ que vous tentez de supprimer fait partie de lindex, un deuxime message saffiche, vous
informant que le champ ainsi que tous ses index seront supprims.
Danscecas,cliquezsurleboutonOuipourraliserlasuppressionousurleboutonNonpourlannuler.
Si vous tentez de supprimer un champ utilis dans une ou plusieurs relations, un message vous informe quavant de pouvoir
supprimer ce champ, vous devez supprimer ses relations dans la fentre Relations (cf. chapitre Relations entre les tables).
Pour renommer un champ, slectionnezle dans la cellule correspondante de la colonne Nom du champ, appuyez sur la touche
Suppr puis saisissez le nouveau nom.
Pour dplacer un champ, cliquez sur le slecteur de champ correspondant, cliquez de nouveau sur le slecteur de champ puis faites
glisser le champ vers sa nouvelle position.
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Lorsque la position de la ligne noire horizontale vous convient, lchez le bouton de la souris afin dajouter le champ cet
emplacement; pour dplacer plusieurs champs en mme temps, slectionnez les lignes correspondantes avant de raliser le cliqu
gliss vers la nouvelle position.
Pour modifier le Type de donnes autorises pour un champ, slectionnez le nouveau type dans la liste droulante
correspondante.
Il faut que la conversion des donnes soit possible ; les conversions les plus courantes sont :
- de Numrique, Montaire, Date/Heure Texte (et inversement mais il faut alors que les donnes texte aient t saisies avec
un format compatible avec les types Numrique, Montaire ou Date/Heure),
- de Numrique Montaire (et inversement),

- de Texte Mmo; linverse est possible mais si les valeurs du champ Mmo dpassent 255 caractres, elles seront
tronques.
- Il nest pas possible de convertir un champ au type NumroAuto.
Cliquez sur loutil
de la barre doutils Accs rapide pour enregistrer les modifications apportes la structure de la table.
Fermez la table en cliquant sur le bouton
de sa fentre.
Si vous tentez de modifier le type de donnes dun champ utilis dans une ou plusieurs relations, un message vous informe quavant
de pouvoir changer le type de donnes du champ, vous devez supprimer ses relations dans la fentre Relations (cf. chapitre Relation
entre les tables) :
Sil existe un formulaire ou un tat associ la table, pensez reporter les modifications effectues dans le formulaire ou ltat. Par
contre, elles seront automatiquement intgres dans les nouveaux formulaires ou tats crs partir de cette table.
Modifierlespropritsdeschamps
Chaque champ possde des valeurs de proprits qui sont des caractristiques permettant de dfinir le champ. Les proprits
disponibles peuvent changer en fonction du type du champ slectionn (Texte, Numrique, NumroAuto, Date/Heure...).
Dans le volet de navigation, faites un clic droit sur la table contenant les champs pour lesquels les proprits doivent tre
modifies puis cliquez sur loption Mode cration.
Cliquez sur le champ pour lequel vous souhaitez modifier les proprits.
Les proprits du champ slectionn apparaissent dans la partie infrieure de la fentre. Dans lexemple ciaprs, vous visualisez
les proprits du champ Prnom dont le type de donnes est Texte.
- 63 -
Cliquez dans la zone de la proprit concerne puis effectuez vos modifications:
Taille du champ: pour un champ de type Texte, saisissez le nombre de caractres qui peuvent y tre saisis (jusqu 255).
Pour un champ de type Numrique ou NumroAuto, ouvrez la liste droulante puis slectionnez la taille souhaite pour le champ.
Format: pour un champ de type Numrique, Montaire, Date/Heure ou Oui/non, ouvrez la liste droulante puis slectionnez un des
formats prdfinis. Vous pouvez aussi taper un format personnalis si aucun des formats prdfinis proposs dans la liste ne vous
convient.
Pour un champ de type Texte ou Mmo, crez un format personnalis en utilisant des symboles spciaux (exemple: le symbole >
force tous les caractres tre en majuscules et le symbole < force tous les caractres tre en minuscules).
Dcimales: pour un champ de type Numrique ou Montaire, ouvrez la liste droulante puis slectionnez le nombre de dcimales
souhait pour le champ slectionn.
Masque de saisie: pour un champ de type Texte, Numrique, Montaire et Date/Heure, cette proprit permet, par le biais de
caractres spcifiques, de contrler la saisie des donnes. Le masque de saisie peut tre dfini par vousmme ou avec laide dun
Assistant (pour ceci, cliquez sur
). Par exemple, vous pouvez crer un masque de saisie pour un champ Code client qui vous oblige
saisir 3 lettres suivies de 3 chiffres (LLL000:L est une entre de lettre obligatoire et 0 est une entre de chiffre obligatoire).
Vous trouverez la liste des caractres permettant de crer un masque, en cliquant dans la proprit Masque de saisie puis en
appuyant sur la toucheF1.
Lorsque les proprits Masque de saisie et Format ont t dfinies pour le mme champ, cest la proprit Format qui prvaut lors
de laffichage des donnes (le masque de saisie est ignor).
Lgende: pour tous les types de champ, saisissez un texte qui remplacera le nom du champ lorsquil sera affich dans une feuille de
donnes, un formulaire ou un tat.
Valeur par dfaut: pour tous les types de champ sauf les types Objet OLE, Pice jointe et NumroAuto, spcifiez la valeur qui doit
automatiquement tre entre pour ce champ lors de la cration dun nouvel enregistrement; lutilisateur pourra accepter cette
valeur ou en saisir une autre.
Nouvelles valeurs: pour un champ de type NumroAuto, ouvrez la liste droulante puis slectionnez une des deux options proposes
en fonction de lincrmentation que vous souhaitez pour ce champ lors de lajout de nouveaux enregistrements dans la table :
Incrment ou Alatoire
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Valide si: pour tous les types de champ sauf les types Objet OLE, Pice jointe et NumroAuto, entrez une expression permettant de
limiter les valeurs qui peuvent tre entres dans le champ. Par exemple, vous pouvez crer une expression pour un champ Titre qui
vous oblige saisir une valeur gale M. ou Mme ou Mlle: dans la proprit Valide si, cette expression peut apparatre sous la
forme M. ou Mme ou Mlle.
Message si erreur: pour tous les types de champ, sauf les types Objet OLE, Pice jointe et NumroAuto, saisissez un texte qui
apparatra sous forme de message lorsque les donnes saisies pour ce champ ne rpondent pas la rgle de validation dfinie dans
la proprit Valide si. Si vous dfinissez la proprit Valide si sans dfinir la proprit Message si erreur, Microsoft Access affiche
un message derreur standard qui apparat lorsque les donnes saisies ne rpondent pas la rgle de validation.
Null interdit: pour tous les types de champ, sauf pour les types NumroAuto et Oui/Non, ouvrez la liste droulante puis slectionnez
loption Oui si vous souhaitez que, lors de la saisie dun nouvel enregistrement, la saisie dune valeur pour ce champ soit
obligatoire. Loption Non est slectionne par dfaut.
Chane vide autorise: pour un champ de type Texte, Mmo et Lien hypertexte, ouvrez la liste droulante puis slectionnez loption
Oui si une chane vide ( ) est autorise pour ce champ. Loption Non est slectionne par dfaut.
Index: pour tous les types de champ sauf Pice jointe et Objet OLE, ouvrez la liste droulante puis slectionnez loption Oui Avec
doublons ou loption Oui Sans doublons si vous souhaitez quAccess retrouve rapidement les enregistrements lors dune recherche
de donnes ou lors de lexcution dune requte ou, si vous souhaitez aussi quil acclre lopration de tri.
En effet, lorsque vous indexez une table sur un champ, Microsoft Access stocke part les valeurs de ce champ en tablissant une
liaison avec les enregistrements de la table ; lorsque vous effectuez une recherche sur ce champ, Microsoft Access se reporte non pas
la table (qui contient les valeurs de tous les champs) mais uniquement la liste des valeurs de lindex: la recherche est donc plus
rapide. Grce la liaison tablie entre lindex et la table, il peut retrouver rapidement lenregistrement correspondant la valeur du
champ trouv. La cl primaire dune table est automatiquement indexe sans doublons par Microsoft Access.
Compression Unicode: pour un champ de type Texte, Mmo ou Lien hypertexte, ouvrez la liste droulante puis slectionnez loption
Oui si vous souhaitez compresser lors de son stockage et dcompresser lors de sa rcupration, tout caractre dont le premier octet
est 0 (caractre de langue europenne occidentale telle que le franais, langlais ou lespagnol).
En effet, Microsoft Access utilise le systme de codage de caractres Unicode et, dans ce systme, chaque caractre est reprsent
par 2 octets, ce qui signifie que les donnes dun champ Texte, Mmo ou Lien hypertexte ncessitent un espace de stockage plus
important : la compression Unicode va permettre de rduire cet espace de stockage.
Balises actives: pour tous les types de champ sauf Oui/Non, Pice jointe et Objet OLE, cliquez sur le bouton
puis cochez, parmi
les balises actives disponibles, celle(s) que vous souhaitez associer au champ. Ces balises actives permettront deffectuer plus
rapidement des actions particulires (envoyer un message ou encore ouvrir un contact) partir de la feuille de donnes de la table
ou, dune requte ou dun formulaire utilisant cette table.
Format du texte: pour un champ de type Mmo, ouvrez la liste droulante puis slectionnez loption Texte enrichi ou loption Texte
brut selon que vous souhaitez ou non avoir la possibilit de stocker du texte au format HTML et de le mettre en forme.
Aligner le texte: pour tous les types de champ sauf Pice jointe, ouvrez la liste droulante puis spcifiez lalignement du texte dans
le contrle:
Gnral : le texte saligne gauche; les chiffres et les dates droite.
Gauche : le texte, les nombres et les dates salignent gauche.
Centre : le texte, les nombres et les dates sont centrs.
Droite : le texte, les nombres et les dates salignent droite.
Distribuer :le texte, les nombres et les dates sont rpartis uniformment dans la largeur du contrle.
Afficher le slecteur de dates: pour un champ de type Date/Heure, ouvrez la liste droulante puis spcifiez si vous souhaitez
associer un contrle permettant de slectionner la date ( certaines dates) ou, linverse, si vous ne souhaitez pas de slecteur de
dates (Jamais). Si vous avez choisi dafficher le slecteur de dates pour un champ, le contrle
sur ce bouton permet de slectionner la date souhaite.
saffiche lors de la saisie: un clic
Appuyez sur la touche Entre pour valider la nouvelle proprit du champ.
Si la proprit que vous venez de modifier change la valeur du champ (par exemple, la mise en majuscule dun champ texte ou la
- 65 -
modification dun format de date; linverse, la proprit Taille ne change pas la valeur du champ), alors, Access affiche le bouton
Options de mise jour des proprits
en regard du nom de la proprit, permettant ainsi de mettre jour la proprit
correspondante des contrles dans les formulaires et/ou les tats qui utilise ce champ.
Si vous souhaitez effectuer la mise jour, cliquez sur le bouton
Cliquez ensuite sur loption Mise jour du champ Nom de la proprit partout o le champ Nom du champ est utilis
(exemple : Mise jour du champ Format partout o le champ Nom est utilis) ; vous pouvez afficher lAide sur la propagation
des proprits de champ en cliquant sur loption correspondante.
La bote de dialogue Mettre jour les proprits saffiche lcran, vous permettant ainsi de slectionner le ou les formulaires
et/ou tats qui contiennent les contrles mettre jour.
Cliquez, si besoin est, sur le nom de chacun des objets mettre jour pour les slectionner; par dfaut, tous les objets de la liste
sont slectionns.
Cliquez sur le bouton Oui pour effectuer la mise jour.
Cliquez sur loutil
Fermez, si besoin est, la table en cliquant sur le bouton
- 66 -
de la barre doutils Accs rapide pour enregistrer les modifications apportes aux proprits de la table.
.
Vous pouvez dsactiver laffichage du bouton
en dcochant loption Afficher les boutons doptions de mise jour des
proprits visible dans la catgorie Concepteurs dobjets de la bote de dialogue Options Access (
- bouton Options Access).
Certaines proprits dun champ peuvent tre modifies en mode Cration dune requte, dun formulaire ou dun tat. Dans ce cas, la
modification des proprits ne sapplique quau champ de lobjet courant. En effet, si vous avez cr un nouvel objet contenant ce
champ, celui-ci reprendra les proprits du champ dfinies dans la table et non pas celles dfinies prcdemment dans la structure de
la requte, du formulaire ou de ltat.
Pour obtenir de laide sur une proprit, cliquez dans celle-ci puis appuyez sur la touche F1.
Pour modifier la Taille de champ de texte par dfaut ainsi que la Taille de champ numrique par dfaut, utilisez les listes
correspondantes visibles dans la catgorie Concepteurs dobjets de la bote de dialogue Options Access (
Access).
- bouton Options
Aprs avoir modifi les proprits de certains champs, vous pouvez vrifier que les donnes existantes de la table respectent les
rgles de validation (proprit Valide si) ainsi que les proprits Nul interdit et Chane vide autorise de chacun des champs de la
table. Pour cela, dans la table en mode Cration, cliquez sur le bouton Tester les rgles de validation de longlet Cration. Cliquez
ensuite sur le bouton Oui du message vous informant quAccess va raliser le test de validation : si aucun problme nest dtect, un
message vous informe que toutes les donnes sont valides. linverse, chaque problme rencontr, un message vous informe
prcisment de la proprit et du champ concern.
Si lors de lenregistrement de la structure de la table, Access dtecte que certaines donnes ne respectent pas les proprits de
certains champs alors, il propose de tester les nouvelles rgles sur les donnes existantes.
Crerunelistedechoix
Une liste de choix permet de slectionner les valeurs au lieu de les taper. Les valeurs du champ peuvent tre dfinies lors de la
cration du champ ou peuvent provenir dune table ou dune requte existante.
Crerunelistededonnesfixe
Vous devrez taper les valeurs proposes dans la liste associe ce champ.
Dans le volet de navigation, faites un clic droit sur la table contenant le champ pour lequel vous souhaitez crer une liste de choix
puis cliquez sur loption Mode cration pour afficher sa structure.
Tapez le Nom du champ dans la colonne correspondante ou cliquez sur sa ligne sil existe dj.
Cliquez dans la colonne Type de donnes du champ, ouvrez la liste droulante puis slectionnez loption Assistant Liste de choix.
La fentre Assistant Liste de choix saffiche lcran.
Activez loption Je taperai les valeurs souhaites puis cliquez sur le bouton Suivant pour accder ltape suivante.
Prcisez le Nombre de colonnes souhaites pour la liste dans la zone de saisie correspondante puis cliquez dans la premire cellule
vide de la colonne Col1.
Saisissez les valeurs de la liste comme dans une feuille de donnes : la touche Tab permet daccder la cellule suivante.
- 67 -
Cliquez sur le bouton Suivant pour accder ltape suivante.
Slectionnez, si besoin est, le nom de la colonne contenant la valeur que vous souhaitez stocker ou utiliser dans votre base de
donnes.
Cette tape est visible uniquement si le nombre de colonnes prcis dans ltape prcdente est suprieur 1.
CliquezsurleboutonSuivant.
Saisissez le texte de ltiquette du champ dans la zone de saisie correspondante.
Si vous souhaitez avoir la possibilit de stocker plusieurs valeurs dans la liste de choix, cochez loption Autoriser plusieurs
valeurs. Ainsi, lors de la saisie ou de la modification dun enregistrement, vous pourrez choisir plusieurs lments dans cette liste
en cochant les valeurs correspondantes.
Cliquez sur le bouton Terminer.
Si vous avez choisi de stocker plusieurs valeurs dans la liste de choix, si besoin, cliquez sur le bouton Oui du message vous
informant que vous ne pourrez pas annuler cette modification.
Ce message apparat uniquement si le champ pour lequel vous avez cr une liste de choix, contient des valeurs.
Pour visualiser les proprits de la liste de choix, cliquez sur longlet Liste de choix situ dans la partie infrieure de la fentre : la
proprit Origine source affiche Liste valeurs; les valeurs de la liste apparaissent sur la ligne Contenu spares par un point
virgule; le nombre de colonnes se retrouve dans la proprit Nbre colonnes.
Cliquez sur loutil
pour enregistrer les modifications apportes la table.
Une liste de donnes fixes peut tre cre partir du mode Cration dun formulaire laide des outils
Contrles (onglet Cration).
Crerunelistecontenantdesdonnesissuesduneautretable
La liste de choix contiendra les valeurs dun champ dune table ou dune requte existante.
- 68 -
et
du groupe
Dans le volet de navigation, faites un clic droit sur la table contenant le champ pour lequel vous souhaitez crer une liste de choix
puis cliquez sur loption Mode cration pour afficher sa structure.
Tapez le Nom du champ dans la colonne correspondante ou cliquez sur sa ligne sil existe dj.
Cliquez dans la colonne Type de donnes du champ, ouvrez la liste droulante puis slectionnez loption Assistant Liste de choix.
La fentre Assistant Liste de choix saffiche lcran.

Activez la premire option afin que la recherche seffectue sur les valeurs dune table ou dune requte puis cliquez sur le bouton
Suivant.
Dans lencadr Afficher, activez loption correspondant la liste dobjets que vous souhaitez visualiser : Tables, Requtes ou Les
deux.
Slectionnez, dans la liste, la table ou la requte qui contient les valeurs insrer puis cliquez sur le bouton Suivant.
Indiquez quels sont les champs dont les valeurs doivent apparatre dans la liste:
- Pour chaque champ ajouter, slectionnezle dans la zone Champs disponibles puis cliquez sur le bouton
ou faites un
double clic sur son nom.
- Pour ajouter tous les champs, cliquez sur le bouton
- Pour chaque champ enlever, slectionnezle dans la zone Champs slectionns puis cliquez sur le bouton
ou faites un
double clic sur son nom dans la zone Champs slections.
- Pour enlever tous les champs, cliquez sur le bouton
Les champs ajouts sont visibles dans la zone Champs slectionns.
Ici, liste de choix va tre constitue des valeurs des champs Code client, Prnom et Nom.
Cliquez sur le bouton Suivant.
Indiquez lordre de tri utilis pour la liste : pour chaque champ sur lequel vous souhaitez trier, ouvrez la premire zone de liste
- 69 -
vide, slectionnez le champ puis cliquez sur le bouton Croissant pour trier par ordre dcroissant ou sur le bouton Dcroissant pour
trier par ordre croissant.
Le champ de la liste 1 sera utilis comme premire cl de tri, celui de la liste 2 comme seconde cl de tri...
Si le nombre de champ slectionn pour la liste est suprieur 1, dcochez loption Colonne cl cache (recommand) si la
colonne contenant les valeurs de la cl doit tre visible.
Modifiez, si besoin est, les largeurs des colonnes de la liste : pour chaque colonne modifier, pointez le trait vertical situ droite
de son entte, cliquez puis faites glisser la souris en fonction de la largeur souhaite.
Un double clic sur le trait vertical situ droite dun entte permet dajuster automatiquement la largeur de la colonne
correspondante, aux donnes visibles.
Slectionnez le champ dans lequel la valeur doit tre stocke.
Cette tape est accessible uniquement si loption Colonne cl cache (recommand) a t dcoche dans ltape prcdente.
CliquezsurleboutonSuivant.
Saisissez le texte de ltiquette de la zone de liste puis cliquez sur le boutonTerminer.
Si vous souhaitez avoir la possibilit de stocker plusieurs valeurs dans la liste de choix, cochez loption Autoriser plusieurs
valeurs. Ainsi, lors de la saisie ou de la modification dun enregistrement, vous pourrez choisir plusieurs lments dans cette liste
en cochant les valeurs correspondantes.
Si vous avez choisi de stocker plusieurs valeurs dans la liste de choix, si besoin, cliquez sur le bouton Oui du message vous
informant que vous ne pourrez pas annuler cette modification.
Ce message apparat uniquement si le champ pour lequel vous avez cr une liste de choix, contient des valeurs.
Pour visualiser les proprits de la liste de choix, cliquez sur longlet Liste de choix dans la partie infrieure de la fentre : la
proprit Origine source affiche Table/Requte; la proprit Contenu affiche une instruction SQL qui permet de slectionner les
champs insrs dans la liste; le nombre de colonnes se retrouve dans la proprit Nbre colonnes.
Cliquez sur loutil
pour enregistrer les modifications apportes la structure de la table.
Fermez la table, si besoin est, en cliquant sur le bouton
Une liste contenant des donnes issues dune autre table peut tre cre partir du mode Cration dun formulaire laide des outils
et
du groupe Contrler (onglet Cration).
Une liste de choix peut tre galement cre partir dune table ouverte en mode Feuille de donnes. Dans ce cas, deux mthodes
peuvent tre utilises :
Dans longlet Feuille de donnes, cliquez sur le bouton Colonne de recherche du groupe Champs et colonnes. Suivez ensuite
les instructions de lAssistant Liste de choix. Cette mthode permet de crer une liste de donnes fixes ou une liste contenant des
donnes issues dune autre table ou requte.
- Ajoutez le champ contenant les valeurs de la liste partir du volet Liste de champs: pour plus dinformations concernant
cette mthode, reportezvous au soustitre Ajouter un champ provenant dune table existante du titre Modifier la
- 70 -
structure dune table en mode Feuille de donnes de ce chapitre.

Quelle que soit la mthode utilise, noubliez pas de cocher loption Autoriser plusieurs valeurs visible dans la dernire tape de
lAssistant Liste de choix si vous souhaitez crer une liste de choix valeurs multiples.
Modifierlesvaleursdunelistedechoixmultiplesbasesurunelistededonnesfixes
Affichez, en mode Cration, la table contenant le champ de liste de choix valeurs multiples.
Cliquez sur le slecteur de ligne du champ plusieurs valeurs puis sur longlet Liste de choix visible dans la partie infrieure de la
fentre.
Slectionnez loption Oui pour la proprit Autoriser les modifications.
Cliquez sur loutil
Affichez ensuite la table en mode Feuille de donnes en cliquant sur le bouton Affichage
bouton
de la barre dtat.
de longlet Cration ou sur le
Faites un clic droit sur une des valeurs du champ de la liste de choix multiples puis cliquez sur loption Modifier les lments de
liste.
Les valeurs de la liste saffichent dans la bote de dialogue Modifier les lments de liste :
Pour ajouter une nouvelle valeur la fin de la liste, cliquez sous la dernire valeur de la liste, saisissez la valeur puis appuyez sur la
touche Entre.
Si vous narrivez pas positionner le point dinsertion sous la dernire valeur, cliquez aprs le dernier caractre de la dernire
valeur de la liste puis appuyez sur la touche Entre pour crer une nouvelle ligne.
Pour ajouter une nouvelle valeur lintrieur de la liste, cliquez aprs le dernier caractre de la valeur aprs
laquellevoussouhaitezinsrerlanouvelle,appuyezsurlatoucheEntrepuissaisissezlanouvellevaleur.
Pour supprimer une valeur de la liste, slectionnezla puis appuyez sur la toucheSuppr.
Dans la liste Valeur par dfaut, choisissez ventuellement la valeur qui doit safficher automatiquement pour ce champ lors de la
cration dun nouvel enregistrement; lutilisateur pourra accepter cette valeur ou en saisir une autre.
- 71 -
Indexerunetable
Lors dune recherche de donnes ou lors de lexcution dune requte, lindex permet Access de retrouver plus rapidement les
enregistrements concerns; il acclre aussi lopration de tri.
Crerunindexmonochamp
Dans le volet de navigation, faites un clic droit sur la table concerne puis cliquez sur loption Mode cration.
Cliquez sur le slecteur de la ligne du champ sur lequel vous souhaitez baser lindex puis modifiez la proprit Index visible dans
la partie infrieure de la fentre :
Non: le champ nest pas index.

Oui Avec doublons: indexe le champ en autorisant la saisie de valeurs identiques pour ce champ.
Oui Sans doublons: indexe le champ sans autoriser la saisie de valeurs identiques pour le champ (cest le cas pour les cls
primaires).
Cliquez sur loutil
Crerunindexmultichamp
Il sagit ici de crer un index compos de plusieurs champs.
Dans le volet de navigation, faites un clic droit sur la table concerne puis cliquez sur loption Mode cration.
Dans longlet Cration, cliquez sur le bouton Index du groupe Afficher/Masquer afin dafficher la fentre Index.
Les index pralablement dfinis apparaissent dans la fentre Index.
Prcisez le Nom de lindex dans la premire cellule vide de la colonne correspondante.
Dans la seconde colonne, slectionnez le nom du premier champ qui compose lindex puis choisissez lOrdre de tri ainsi que les
Proprits de lindex dans la partie infrieure de la fentre :
Primaire: si lindex cr doit tre la cl primaire de la table (une seule cl primaire peut tre cre par table).
Unique: si les valeurs de ce champ doivent tre uniques.
Ignorer Nulls: si le champ utilis comme index risque dtre vierge pour un grand nombre denregistrements, activez cette option
pour acclrer les oprations de recherche sur cet index.
Dfinissez sur les lignes suivantes de la colonne Nom du champ les autres champs qui composent lindex.
- 72 -
Chaque index peut tre constitu de 10 champs au maximum.
Fermez la fentre Index en cliquant sur le bouton
ou sur le bouton Index de longlet Cration.
Cliquez sur loutil
Fermez la table, si besoin est en cliquant sur le bouton

.
Sil est vrai que la cration dun index acclre les recherches et les tris, elle ralentit cependant les oprations de mise jour des
enregistrements (dans la mesure o il faut mettre jour chaque index).
La fentre Index peut aussi tre utilise pour crer un index monochamp.
Dfiniruneclprimaire
Chaque table dune base de donnes doit inclure un champ ou un ensemble de champs permettant didentifier chaque
enregistrement de faon unique: il sagit de la cl primaire.
Dans le volet de navigation, faites un clic droit sur la table pour laquelle vous souhaitez dfinir une cl primaire puis cliquez sur
Vous devez imprativement accder la structure de la table (mode cration) pour dfinir une cl primaire.
Si la cl primaire utilise un seul champ, slectionnez la ligne correspondante. Si la cl primaire utilise plusieurs champs,
slectionnez les lignes correspondant aux diffrents champs; utilisez la touche Ctrl si les lignes ne sont pas contigus.
Une cl primaire est constitue de plusieurs champs lorsque vous ne pouvez pas garantir le caractre unique dun seul champ.
Cliquez sur le bouton Cl primaire du groupe Outils.
- 73 -
Une cl apparat sur chaque ligne slectionne.
Cliquez sur loutil
Si besoin est, fermez la table en cliquant sur le bouton
Pour supprimer la cl primaire, cliquez sur le slecteur de ligne du champ correspondant puis, dans longlet Cration, cliquez sur le
bouton Cl primaire du groupe Outils. Vous ne pouvez pas supprimer une cl primaire si le champ correspondant est associ une
relation (cf. chapitre Relations entre les tables).
Pour modifier la cl primaire, slectionnez le ou les champs devant constitus la nouvelle cl primaire puis cliquez sur le bouton Cl
primaire de longlet Cration : la ou les cls apparaissent dsormais sur la ou les lignes slectionnes.
Lorsque vous enregistrez une nouvelle table cre en mode Cration, pour laquelle vous navez pas dfini de cl primaire, un message
vous informe quaucune cl na t dfinie pour la table et vous propose den crer une : cliquez sur le bouton Oui si vous souhaitez
quAccess cre la cl primaire ; linverse, cliquez sur le bouton Non. Si vous avez choisi de laisser Access dfinir la cl primaire,
celui-ci utilise un champ de type NumroAuto comme cl primaire, sil existe. linverse, Access ajoute le champ N de type
NumroAuto qui est utilis comme cl primaire.
Lorsque vous crez une table en mode Feuille de donnes, Access cre automatiquement un champ Nde type NumroAuto qui est
utilis comme cl primaire.
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06_Enregistrements
- 75 -
Saisirdesenregistrementsdanslafeuillededonnes
Dans le volet de navigation, ralisez un double clic sur le nom de la table ou de la requte laquelle des enregistrements doivent
tre ajouts.
visible dans la partie infrieure gauche de la fentre de lobjet pour crer un nouvel enregistrement.
Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton Nouveau visible dans le groupe Enregistrement de longlet Accueil.
Pour chaque champ de lenregistrement, saisissez la donne souhaite ou slectionnezla laide de la liste de choix ou du
slecteur de dates (
) si les donnes sont de type Date/Heure.
Dans le cas de donnes de type Pice jointe, faites un double clic sur le trombone
puis pour Ajouter le ou les fichiers joints,
cliquez sur le bouton correspondant. Slectionnez ensuite le ou les fichiers concerns puis cliquez sur le bouton Ouvrir.
Le ou les fichiers joints sont dsormais visibles dans la bote de dialogue Pices jointes.
Le bouton Supprimer ou la touche Suppr permet de supprimer le fichier slectionn.

CliquezsurleboutonOKdelabotededialoguePicesjointes.
Pour accder au champ ou lenregistrement suivant, appuyez sur la touche Entre ou la touche Tab.
Vous devez respecter le type de donnes autoris pour le champ ainsi que sa longueur.
Dans une feuille de donnes, les symboles visibles gauche de la premire colonne sont appels slecteurs denregistrement : le
crayon indique que lenregistrement point est en cours de modification et que ces modifications ne sont pas encore enregistres sur
le disque; ltoile symbolise un nouvel enregistrement.
Saisissez ainsi le contenu de chaque champ de lenregistrement. Si vous appuyez sur la touche Echap, vous effacez le contenu du
dernier champ saisi pour lenregistrement en cours. Si vous appuyez une seconde fois sur la touche Echap, vous effacez le contenu
de tous les champs saisis pour lenregistrement en cours.
Utilisez les raccourcis suivants pour insrer des contenus de champ particuliers :
Ctrl :pour insrer lheure actuelle.

Ctrl Alt Espace pour insrer la valeur propose par dfaut pour ce champ.
Ctrl ' pour insrer la valeur du mme champ de lenregistrement prcdent.
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Ctrl Entrepour forcer le retour la ligne.

La disparition du crayon comme slecteur denregistrement indique que les donnes ont t enregistres sur le disque : il ne sera
pas ncessaire deffectuer une manipulation quelconque pour les enregistrer !.
Si besoin est, fermez la feuille de donnes en cliquant sur le bouton
de sa fentre.
Grerlafeuillededonnes
Slectionnerleslignesoulescolonnesdansunefeuillededonnes
Affichez la table ou la requte concerne en mode Feuille de donnes (
).
Pour slectionner une ligne ou une colonne, cliquez sur le slecteur de ligne ou sur le slecteur de champ (cestdire le titre de la
colonne).
Pour slectionner un groupe de lignes ou de colonnes, cliquez de faon slectionner la premire ligne ou colonne puis faites glisser
la souris pour tendre la slection.
Pour slectionner toutes les lignes ou toutes les colonnes, cliquez dans la case
de donnes.
situe dans langle suprieur gauche de la feuille
Les lignes ou colonnes slectionnes apparaissent de couleur diffrente; la slection est encadre dune bordure orange.
Pour annuler la slection, cliquez nimporte o dans la feuille de donnes.
Loption Slectionner associe loutil Slectionner
(onglet Accueil - groupe Rechercher) permet de slectionner
lenregistrement actif tandis que loption Slectionner tout slectionne tous les enregistrements de la feuille de donnes.
Modifierlalargeurdescolonnes/hauteurdeslignes
).
Si plusieurs colonnes sont concernes, slectionnezles ; si seule une colonne est concerne, il nest pas ncessaire de la
slectionner.
Concernant les lignes, aucune slection nest ncessaire car il nest pas possible davoir des hauteurs de lignes diffrentes dans une
feuille de donnes. En effet, le fait de modifier la hauteur dune ligne (ou de plusieurs lignes dans le cas dune slection) modifie
automatiquement la hauteur de toutes les lignes de la feuille de donnes.
Pointez le trait vertical situ droite de lune des colonnes concernes ou le trait horizontal situ audessous dune ligne
quelconque de la feuille de donnes.
Cliquez puis faites glisser la souris en fonction de la largeur souhaite.
Relchez le bouton de la souris lorsque la largeur de colonne ou la hauteur de ligne vous convient.
Pour modifier prcisment la largeur des colonnes ou la hauteur des lignes, vous pouvez galement, aprs avoir slectionn les
colonnes concernes (il nest pas ncessaire de slectionner les lignes), cliquer sur le bouton Plus du groupe Enregistrements (onglet
Accueil) puis sur loption Largeur de colonne ou Hauteur de ligne.
Pour modifier la largeur des colonnes par dfaut, cliquez sur le bouton Office
, sur le bouton Options Access puis slectionnez
la catgorie Feuille de donnes. Spcifiez une Largeur de colonne par dfaut dans la zone de saisie correspondante de la zone
Quadrillage et apparence des cellules puis cliquez sur le bouton OK.
Pour adapter automatiquement la largeur de la colonne lentre visible la plus longue, pointez le trait vertical situ droite de
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la colonne puis faites un double clic dessus.

Figerdescolonnes
Les colonnes figes restent affiches lcran lorsque vous faites dfiler le contenu de la fentre.
).
Slectionnez la ou les colonnes figer.
Dans longlet Accueil, cliquez sur le bouton Plus du groupe Enregistrements puis cliquez sur loption Figer.
Vous pouvez galement faire un clic droit sur un des enttes de colonnes slectionnes puis cliquer sur loption Figer les colonnes.
Pour annuler cette disposition, cliquez sur le bouton Plus du groupe Enregistrements puis cliquez sur loption Librer.
Les colonnes figes sont rptes sur chaque page imprime si la largeur de limpression dpasse la largeur physique du papier.
Cacher/affichercertainescolonnes
).
Dans longlet Accueil, cliquez sur le bouton Plus du groupe Enregistrements puis cliquez sur loption Afficher les colonnes.
Vous pouvez galement faire un clic droit sur lentte dune colonne puis cliquer sur loption Afficher les colonnes.
Les noms des colonnes visibles dans la feuille de donnes sont prcds dune coche.
Cochez les cases associes aux colonnes que vous souhaitez afficher et dcochez celles associes aux colonnes que vous souhaitez
masquer.
Cliquez sur le bouton Fermer de la bote de dialogue Afficher les colonnes.
Pour cacher une ou plusieurs colonnes, vous pouvez aussi les slectionner, cliquer sur le bouton Plus du groupe Enregistrements
(onglet Crer) puis sur loption Masquer les colonnes.
Dplacerunecolonne
Slectionnez la ou les colonnes concernes.
).
Cliquez sur le slecteur de champ dune des colonnes slectionnes puis faites glisser la souris de faon positionner le trait
vertical pais la nouvelle position des colonnes.
Lorsque la position vous convient, relchez le bouton de la souris.
Modifierlaprsentationdelafeuillededonnes
Il sagit ici de modifier la prsentation des cellules, du quadrillage et des bordures de la feuille de donnes de lobjet actif.
Affichez la table ou la requte concerne en mode Feuille de donnes.
Dans longlet Accueil, cliquez sur le bouton

forme de la feuille de donnes.
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visible en bas droite du groupe Police pour ouvrir la bote de dialogue Mise en
Pour modifier lApparence de la cellule, activez une des options de lencadr Apparence de la cellule: deux dimensions, 3D
relch ou 3D enfonc.
Un aperu de loption choisie est visible dans lencadr Exemple.

Choisissez dafficher le quadrillage Horizontal et/ou Vertical en cochant la ou les options correspondantes de lencadr Afficher le
quadrillage.
Ces options sont disponibles uniquement si loption deux dimensions est active.
Slectionnez les couleurs darrireplan laide des listes Couleur darrireplan et Autre couleur darrireplan.
Choisissez la Couleur du quadrillage laide de la liste correspondante.
Pour modifier le style de ligne du quadrillage horizontal, ouvrez la premire liste de lencadr Styles de bordure et de ligne puis
choisissez loption Soulignement de lentte de colonne.
Ouvrezensuitelasecondelistepuiscliquezsurlestyledelignesouhait.
Inversez ventuellement le sensdes colonnes en activant loption De droite gauche de lencadr Sens.
Lencadr Exemple affiche un aperu des options choisies au fur et mesure que vous les dfinissez.
Pour modifier la police du texte visible dans la feuille de donne, utilisez les outils du groupe Police visible dans longlet Accueil. Il
nest pas ncessaire de slectionner le texte concern par le changement de police car les options choisies sappliquent
automatiquement tout le texte de la feuille de donnes.
Pour modifier la prsentation et la police par dfaut de la feuille de donnes, cliquez sur le bouton Office
puis sur le bouton
Options Access. Modifiez les options visibles dans la catgorie Feuille de donnes puis cliquez sur le bouton OK. Ainsi, la nouvelle
police et la nouvelle prsentation seront appliques au mode Feuille de donnes de tous les nouveaux objets crs.
Enregistrerlaprsentationdunetableoudunerequte
Il sagit ici denregistrer certaines options de prsentation, telles que la position des colonnes, la hauteur des lignes et la largeur
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des colonnes.
Affichez la table ou la requte concerne en mode Feuille de donnes.
Effectuez les manipulations permettant de modifier la prsentation de la table.

puis sur loption Enregistrer ou cliquez sur loutil Enregistrer
rapide ou encore, utilisez le raccourciclavierCtrl S.
de la barre doutils Accs
Fermez la table ou la requte.
Saisirdesenregistrementslaidedunformulaire
Dans le volet de navigation, faites un double clic sur le nom du formulaire partir duquel vous souhaitez saisir des
enregistrements.
Le formulaire saffiche et un enregistrement est visible lcran. Le mode daffichage slectionn est le Mode Formulaire et cest
travers ce mode daffichage que la saisie des enregistrements sera effectue.
visible dans la partie infrieure gauche de la fentre du formulaire ou sur le bouton Nouveau du groupe
Enregistrements (onglet Accueil).
Un formulaire vierge apparat lcran.
Pour chaque champ de lenregistrement, saisissez la donne souhaite ou slectionnezla laide de la liste de choix ou du
slecteur de dates (
) si les donnes sont de type Date/Heure.
Dans le cas de donnes de type Pice jointe, faites un double clic sur le trombone
puis, pour Ajouter le ou les fichiers joints,
cliquez sur le bouton correspondant. Slectionnez ensuite le ou les fichiers concerns puis cliquez sur le bouton Ouvrir.
Le ou les fichiers joints sont dsormais visibles dans la bote de dialogue Pices jointes. Le bouton Supprimer de cette bote de
dialogue (ou la touche Suppr) permet de supprimer le fichier slectionn.
CliquezsurleboutonOKdelabotededialoguePicesjointes.
Pour accder au champ ou lenregistrement suivant, appuyez sur la touche Entre ou la touche Tab.
Vous devez respecter le type de donnes autoris pour le champ ainsi que sa longueur.
Dans un formulaire, le crayon visible dans le Slecteur denregistrement indique que lenregistrement est en cours de modification
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et que ces modifications ne sont pas encore enregistres sur le disque.

Saisissez ainsi le contenu de chaque champ de lenregistrement. Si vous appuyez sur la touche Echap vous effacerez le contenu du
dernier champ saisi pour lenregistrement en cours. Si vous appuyez une seconde fois sur la touche Echap,vous effacerez le contenu
de tous les champs saisis pour lenregistrement en cours.
Comme pour la saisie des enregistrements dans la feuille de donnes, vous pouvez utiliser des raccourcis pour insrer des contenus
de champ particuliers (cf. Enregistrements Saisir des enregistrements dans la feuille de donnes).
La disparition du crayon dans le Slecteur denregistrement, indique que les donnes ont t enregistres sur le disque et quil ne
sera pas ncessaire deffectuer une manipulation quelconque pour les enregistrer.
Si besoin est, fermez le formulaire.
Saisirdiffrentstypesdedonnes
Lors de la saisie des donnes, respectez le type de donnes autoris pour le champ ainsi que sa longueur et les rgles suivantes :
- Lors de la saisie dun nombre dcimales, utilisez le sparateur dcimal dfini dans le Panneau de configuration de Windows
(gnralement, la virgule ou le point).
- Lors de la saisie dun champ Montaire, tapez la valeur du champ sans aucune prsentation (ne tapez ni le sparateur des
milliers, ni le symbole montaire).
- Lors de la saisie dune date ou dune heure, utilisez le format dfini dans le Panneau de configuration de Windows ou
utilisez le slecteur de dates
- Lors de la saisie dun champ Mmo, vous pouvez utiliser les touches Shift F2 pour visualiser entirement le texte saisi, quelle
que soit la dimension de la zone rserve la saisie.
- Un champ de type NumroAuto ne doit pas tre saisi puisque le numro correspondant est incrment automatiquement par
Access.
- Lors de la saisie dun champ de type Oui/Non, cochez ou dcochez la case si le champ apparat sous forme de case cocher
(option par dfaut); linverse, saisissez le texte oui ou le texte non.
La touche Espace permet galement de cocher ou dcocher une case cocher.
- Le contenu dun champ de type liaison OLE ne peut pas tre saisi au clavier puisquil correspond un objet insrer dans la
base de donnes.
- Une adresse de lien hypertexte peut comporter 3 lments spars par un #: texte#adresse#sousadresse ; le premier lment
est facultatif : il correspond un texte affich dans le champ ou contrle ; le second lment correspond une adresse URL
complte ou un chemin UNC vers un document; llment sousadresse correspond un emplacement dans le fichier ou dans
la page (signet dans un document Word ou numro de diapositive dune prsentation PowerPoint, par exemple). La saisie de
ce type de champ peut se faire aussi par lintermdiaire de la bote de dialogue Insrer un lien hypertexte (Ctrl K).
Exploiterlacorrectionautomatique
Access met votre disposition la fonction Correction automatique vous permettant ainsi, en mode Feuille de donnes ou Formulaire,
de corriger automatiquement en cours de saisie vos fautes dorthographe habituelles et de remplacer des abrviations par du texte
plus long.
Activer/dsactiverlacorrectionautomatique
- 81 -
puis sur le bouton Options Access.
Slectionnez la catgorie Vrification puis cliquez sur le bouton Options de correction automatique de la zone du mme nom.
Cochez ou dcochez, selon votre souhait, les quatre options prcdant loption Correction en cours de frappe.
Cochez ou dcochez loption Correction en cours de frappe selon que vous souhaitez ou non arrter la correction et le
remplacement automatique du texte en cours de frappe.
Cette option est coche par dfaut.
Cliquez deux reprises sur le bouton OK.
Le bouton Exceptions de la bote de dialogue Correction automatique (

- bouton Options Access - catgorie Vrification bouton Options de correction automatique) permet de dfinir les exceptions aux options de mise en majuscule.
Dfinirlescorrectionsautomatiques
Par dfaut, Access met votre disposition une liste importante de corrections automatiques. Vous pouvez ajouter cette liste
dautres corrections automatiques qui seront des mots ou des abrviations quAccess remplacera en cours de frappe.
Slectionnez la catgorie Vrification puis cliquez sur le bouton Options de correction automatique de la zone du mme nom.
Cochez, si besoin est, loption Correction en cours de frappe.
Saisissez le mot mal orthographi ou labrviation dans la zone Remplacer.
Saisissez la bonne orthographe dans la zone Par.
Cliquez sur le bouton Ajouter.
- 82 -
puis sur le bouton Options Access.
Insrez ainsi vos fautes usuelles.
Pour supprimer une correction automatique, slectionnezla dans la liste puis cliquez sur le bouton Supprimer.
Cliquez deux reprises sur le bouton OK.
UtiliserleboutonCorrectionautomatique
chaque mot corrig automatiquement en cours de frappe, Access associe le bouton doption Correction automatique vous
permettant ventuellement dintervenir sur cette correction.
Assurezvous que loption Afficher les boutons doptions de correction automatique de la bote de dialogue Correction
automatique (
bouton Options Access catgorie Vrification bouton Options de correction automatique) est coche.
Cette option est coche par dfaut.
En mode Feuille de donnes ou Formulaire, cliquez sur le bouton
associ au mot corrig.
Pour revenir lorthographe du mot saisi initialement, cliquez sur loption Revenir ; loption Rtablir Correction automatique
remplace alors loption Revenir et vous permet ainsi de retrouver la version du texte corrig automatiquement.
Si vous ne souhaitez plus que ce mot soit corrig automatiquement, cliquez sur loption Arrter la correction automatique de:
loption est dsormais prcde dune coche; cliquer de nouveau sur cette option permet de rtablir la correction automatique.
Pour ouvrir la bote de dialogue Correction automatique, cliquez sur loption Contrler des options de correction automatique.
Accderauxenregistrements
Accderauxenregistrements/champs/donnesenmodeFeuillededonnes
Ouvrez la table ou la requte concerne en mode Feuille de donnes (
).
Utilisez les boutons de dplacement situs dans le coin infrieur gauche de la fentre:
- 83 -
Vous pouvez aussi faire glisser le curseur de la barre de dfilement vertical jusqu ce que le numro de lenregistrement
atteindre soit visible.
Pour accder un enregistrement quelconque, cliquez sur la ligne correspondante (utilisez les flches de dfilement de la fentre
pour le faire apparatre).
Pour accder au nime enregistrement, cliquez dans la zone qui affiche le numro de lenregistrement courant situe dans le coin
infrieur gauche de la fentre puis faites un double clic sur le numro. Tapez ensuite le numro de lenregistrement auquel vous
souhaitez accder puis validez par la touche Entre.
Pour slectionner une donne visible (mots, caractres) dans un champ, reprenez les techniques spcifiques lenvironnement
Windows : cliquez deux fois sur un mot pour le slectionner, cliquez et faites glisser pour slectionner plusieurs mots ou plusieurs
caractres...
Pour slectionner la valeur dun champ, pointez le trait vertical situ gauche de la valeur (le pointeur de la souris prend la forme
dune paisse croix blanche) puis cliquez. Vous pouvez tendre la slection en faisant glisser la souris.
Utilisez les touches de dplacement suivantes :
Flche en bas/Flche en haut : pour accder lenregistrement suivant/prcdent.

Ctrl Fin/Ctrl Home : pour accder au dernier champ du dernier enregistrement/au premier champ du premier enregistrement.
Fin/Home : pour accder au dernier/premier champ de lenregistrement courant.
Pg Up/Pg Dn : pour afficher la pagecran suivante/prcdente.
Ctrl Pg Up/Ctrl Pg Dn : pour afficher la pagecran de droite/de gauche.
Ctrl Flche en bas/Ctrl Flche en Haut : pour accder au mme champ du dernier/premier enregistrement.
Utilisez les techniques suivantes pour slectionner la valeur des champs ou les enregistrements:
F2 : pour slectionner ou annuler la slection du champ courant (celui dans lequel est positionn le point dinsertion).
Ctrl Espace : pour slectionner toute la colonne lorsquune valeur de champ est slectionne.
Shift Espace :pour slectionner lenregistrement lorsquune valeur de champ est slectionne. Les touches Shift Flche en bas ou
Shift Flche en haut permettent alors dtendre la slection aux enregistrements contigus.
Ctrl A: pour slectionner tous les enregistrements.
Vous pouvez utiliser les options de loutil Atteindre
enregistrements.
- 84 -
du groupe Rechercher (onglet Accueil) pour accder certains
Accderauxenregistrements/auxchampsenmodeFormulaire
Ouvrez le formulaire concern en mode Formulaire (
).
Utilisez les boutons de dplacement situs dans le coin infrieur gauche de la fentre :
Pour slectionner lenregistrement courant, cliquez dans le slecteur denregistrement.
Pour slectionner une donne visible (mots, caractres) dans un champ, reprenez les techniques spcifiques lenvironnement
Windows : cliquez deux fois sur un mot pour le slectionner, cliquez et faites glisser pour slectionner plusieurs mots ou plusieurs
caractres...
Pour slectionner la valeur dun champ, cliquez sur son tiquette de texte.
Pour annuler une slection, cliquez nimporte o dans le formulaire.
Utilisez les touches Pg Up et Pg Dn pour faire dfiler les enregistrements.
Utilisez les touches Ctrl Fin ou Ctrl Home pour accder au dernier enregistrement ou au premier enregistrement.
).
Utilisez les touches Flche en bas ou Flche en haut (ou Tab et Shift Tab) pour accder aux champs ou cliquez sur ltiquette du
champ pour slectionner la valeur du champ.
Utilisez la touche F2 pour slectionner ou annuler la slection du champ courant (celui dans lequel est positionn le point
dinsertion).
Pour accder au nime enregistrement, cliquez dans la zone qui affiche le numro de lenregistrement courant situe dans le coin
infrieur gauche de la fentre puis faites un double clic sur le numro. Tapez ensuite le numro de lenregistrement auquel vous
souhaitez accder puis validez par la touche Entre.
Pour slectionner tous les enregistrements, tapez Ctrl A.
Cliquez nimporte o dans le formulaire pour annuler une slection.
Supprimerdesenregistrements
SupprimerunouplusieursenregistrementsenmodeFeuillededonnes
Ouvrez la table ou la requte concerne en mode Feuille de donnes(
).
- 85 -
Slectionnez la ou les lignes correspondant aux enregistrements supprimer.
Dans longlet Accueil, cliquez sur le bouton Supprimer du groupe Enregistrements ou appuyez sur la touche Suppr ou utilisez le
raccourciclavier Ctrl .
Un message de confirmation de la suppression saffiche lcran.
Cliquez sur le bouton Oui pour confirmer la suppression du ou des enregistrements.
Si besoin est, fermez la table ou la requte.
Cette manipulation ne peut pas tre annule.

Loption Supprimer lenregistrement associe au bouton Supprimer du groupe Enregistrements (onglet Accueil) permet de
supprimer un enregistrement mme sil nest pas slectionn entirement.
Si vous tentez de supprimer des enregistrements associs dautres donnes dans la base de donnes, selon les options dfinies
pour la relation concerne, il est possible quun message vous informe que les enregistrements ne peuvent pas tre supprims car la
table correspondante contient des enregistrements connexes. Dans ce cas, vous devez modifier les relations avant de tenter une
nouvelle suppression (cf. Relations entre les tables - tablir une relation entre deux tables).
Vous pouvez utiliser les requtes pour supprimer en une seule manipulation un ensemble denregistrements rpondant un ou
plusieurs critres de suppression (cf. Requtes Action - Supprimer les enregistrements laide dune requte).
SupprimerunenregistrementenmodeFormulaire
).
Affichez lenregistrement supprimer puis cliquez sur le slecteur denregistrement (barre verticale situe sur la gauche du
formulaire).
Dans longlet Accueil, cliquez sur le bouton Supprimer du groupe Enregistrements ou appuyez sur la touche Suppr ou utilisez le
raccourciclavier Ctrl .
Un message de confirmation de la suppression saffiche lcran.
Cliquez sur le bouton Oui pour confirmer la suppression.
Loption Supprimer lenregistrement associe au bouton Supprimer du groupe Enregistrements (onglet Accueil) permet de
supprimer un enregistrement sans avoir cliqu sur le slecteur denregistrement.
Si vous tentez de supprimer des enregistrements associs dautres donnes dans la base de donnes, selon les options dfinies
pour la relation concerne, il est possible quun message vous informe que les enregistrements ne peuvent pas tre supprims car la
table correspondante contient des enregistrements connexes. Dans ce cas, vous devez modifier les relations avant de tenter une
nouvelle suppression (cf. Relations entre les tables - tablir une relation entre deux tables).
- 86 -
Trierrapidementlesenregistrements
Ouvrez lobjet contenant les enregistrements trier en mode Feuille de donnes (
).
Cliquez sur le champ sur lequel doit porter le tri ; si le tri porte sur plusieurs champs, slectionnez les colonnes correspondantes.
Utilisez un des outils suivants du groupe Trier et filtrer (onglet Accueil) :

pour trier par valeur croissante.
pour trier par valeur dcroissante.
Le symbole
tri.
(ordre croissant) ou
(ordre dcroissant) apparat droite du nom de chacun des champs sur lesquels portent le
Pour que lordre de tri reste actif, enregistrez la table, le formulaire ou la requte en cliquant sur loutil
Pour supprimer un tri et ainsi retrouver lordre de tri dfini par la cl primaire, cliquez sur loutil Effacer tous les tris
groupe Trier et filtrer (onglet Accueil).
Si besoin est, fermez lobjet en cliquant sur le bouton
du
de sa fentre.
Pour trier sur un seul champ, vous pouvez aussi cliquer sur le bouton
puis cliquez sur loption Trier de A Z ou loption Trier de Z A.
visible droite du nom du champ sur lequel le tri doit porter
Filtrerlesenregistrements
Les filtres permettent de limiter, de faon temporaire, les enregistrements affichs dans la feuille de donnes ou dans le
formulaire.
Filtrersurlesvaleursduchamp
Ouvrez le formulaire en mode Formulaire (
) ou la table ou la requte en mode Feuille de donnes (
Dans le cas dune table ou dune requte, cliquez sur le bouton
).
visible droite du nom du champ sur lequel le filtre doit porter.
Vous pouvez aussi cliquer sur une valeur quelconque du champ filtrer puis cliquez sur le bouton Filtrer du groupe Trier et filtrer
(onglet Accueil).
Dans le cas dun formulaire, cliquez dans le contrle du champ sur lequel le filtre doit porter puis cliquez sur le
boutonFiltrervisibledanslegroupeTrieretfiltrer(ongletAccueil).
Pointez, selon le type de donnes du champ, l'option Filtres de texte, Filtres de dates ou Filtres de chiffres.
- 87 -
La partie infrieure de la liste qui souvre recense toutes les valeurs de la colonne. Par dfaut, toutes les valeurs sont coches donc
visibles dans la feuille de donnes.
Gardez coches les cases correspondant aux valeurs sur lesquelles vous souhaitez filtrer puis dcochez les autres.
Pour filtrer sur quelques valeurs seulement, il est plus rapide de dcocher loption (Slectionner tout) dans un premier temps puis
de cochez ensuite les quelques valeurs concernes par le filtre, plutt que de dcocher une par une toutes les valeurs ne faisant pas
partie du filtre.
Pour filtrer les cellules non vides, cochez loption (Slectionner tout) puis dcochez loption (Vides) situe en haut de la liste des
valeurs; linverse, pour filtrer les cellules vides, dcochez loption (Slectionner tout) puis cochez loption (Vides).
Seuls les enregistrements correspondant aux valeurs slectionnes apparaissent dans la feuille de donnes ou dans le formulaire.
Ici, nous visualisons les clientes (Mme ou Mlle) de Nantes. En mode Feuille de donnes le symbole
apparat droite du nom de
chacun des champs sur lesquels porte le filtre.
- 88 -
Le numro de lenregistrement courant ainsi que le nombre total denregistrements filtrs apparaissent dans la barre du slecteur
denregistrement visible dans la partie infrieure gauche de la fentre (ici, 1 sur 6). Le libell Filtr, galement visible dans la
barre du slecteur denregistrement signifie quun filtre a t appliqu lobjet.
Procdez ainsi pour chacun des champs sur lesquels vous souhaitez filtrer.
Lorsque vous filtrez sur plusieurs champs, les filtres sont combins laide de loprateur AND (ou ET) aussi, les enregistrements
doivent rponde tous les filtres pour tre affichs dans la feuille de donnes ou le formulaire.
Fermez ventuellement la table, le formulaire ou la requte en cliquant sur le bouton
de sa fentre puis, si besoin, conservez le
filtre en cliquant sur le bouton Oui du message vous proposant denregistrer les modifications apportes lobjet.
Appliquerunfiltrespcifiqueauxtypesdedonnes
Access met votre disposition plusieurs filtres permettant dafficher une plage de valeurs.
).
Assurezvous quaucun filtre nest appliqu lobjet: le libell Aucun filtre ou Non filtr doit est affich dans la barre du
slecteur denregistrement. linverse, seuls les enregistrements visibles seront filtrs et non pas la totalit des enregistrements de
lobjet.
Dans le cas dune table ou dune requte, cliquez sur le bouton
visible droite du nom du champ sur lequel le filtre doit porter.
Vous pouvez aussi cliquer sur une valeur quelconque du champ filtrer puis cliquez sur le bouton Filtrer du groupe Trier et filtrer
(onglet Accueil).
Dans le cas dun formulaire, cliquez dans le contrle du champ sur lequel le filtre doit porter puis cliquez sur le
boutonFiltrervisibledanslegroupeTrieretfiltrer(ongletAccueil).
Pointez, selon le type de donnes du champ, loption Filtres de texte, Filtres de dates ou Filtres de chiffres.
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La liste des filtres proposs par Access diffre selon le type de donnes du champ sur lequel le filtre doit tre appliqu. Ici, vous
visualisez les filtres lis un champ contenant des dates.
Cliquez sur loption correspondant au filtre que vous souhaitez appliquer.
La bote de dialogue correspondant au filtre choisi saffiche lcran.
Spcifiez le ou les critres souhaits pour le filtre.
Ici, seuls les clients ns dans les annes soixante seront affichs.
Seuls les enregistrements correspondant aux critres spcifis apparaissent dans la feuille de donnes ou dans le formulaire. En
mode Feuille de donnes le symbole
apparat droite du nom de chacun des champs sur lesquels porte le filtre. Le libell Filtr
visible dans la barre du slecteur denregistrement signifie quun filtre a t appliqu lobjet.
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doivent rpondre tous les filtres pour tre affichs dans la feuille de donnes ou le formulaire.
Lorsquun filtre est appliqu un champ dj filtr, le filtre prcdent est supprim avant que le nouveau filtre soit appliqu.
Filtrerenfonctiondelaslection
).
Cliquez sur la valeur du champ en fonction de laquelle vous souhaitez filtrer; si seule une partie de la valeur du champ doit tre
utilise, slectionnez les caractres correspondants.
Dans longlet Accueil, cliquez sur le bouton Slection visible dans le groupe Trier et filtrer.
Quatre filtres sont proposs par Access: gal valeur active, Diffrent de valeur active, Contient valeur active ou Ne
contient pas valeur active.
Si seul le dbut de la valeur du champ a t slectionn, les filtres gal et Diffrent de sont remplacs par les filtres Commence
par "slection" et Ne commence pas par "slection"
Si cest la fin de la valeur du champ qui est slectionne, dans ce cas, vous trouverez les filtres Se termine par "slection" et Ne se
termine pas par "slection".
Cliquez sur loption correspondant au filtre que vous souhaitez appliquer.
Seuls les enregistrements correspondant au filtre choisi apparaissent dans la feuille de donnes ou dans le formulaire. En mode
Feuille de donnes, le symbole
apparat droite du nom de chacun des champs sur lesquels porte le filtre. Le libell Filtr
visible dans la barre du slecteur denregistrement signifie quun filtre a t appliqu lobjet.
doivent rpondre tous les filtres pour tre affichs dans la feuille de donnes ou le formulaire.
Pour filtrer en fonction de la slection, vous pouvez aussi faire un clic droit sur la valeur du champ servant de critre de filtre puis
cliquer sur loption correspondant au filtre appliquer.
Filtrerparformulaire
Lorsque vous filtrez sur plusieurs champs laide des techniques dcrites dans les soustitres prcdents, les filtres sont combins
laide de loprateur ET : les enregistrements doivent rpondre tous les filtres pour tre affichs dans la feuille de donnes ou le
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formulaire. La technique que nous allons dvelopper ici, permettra de combiner les filtres laide de loprateur ET mais aussi de
loprateur OU. Ainsi, vous pourrez demander afficher les enregistrements rpondant un filtre OU un autre filtre.
).
Assurezvous quaucun filtre nest appliqu lobjet: le libell Aucun filtre ou Non filtr doit est affich dans la barre du
slecteur denregistrement. linverse, les critres correspondants sajouteront aux nouveaux critres spcifis.
Dans longlet Accueil, cliquez sur le bouton Options avances du groupe Trier et filtrer puis cliquez sur loption Filtrer par
formulaire.
Une feuille de donnes ou un formulaire vierge appel grille dinterrogation, apparat lcran; si un filtre est dj appliqu
lobjet, les critres correspondant apparaissent automatiquement dans la grille.
Prcisez les diffrents critres, soit en saisissant la donne correspondante, soit en la slectionnant dans chaque liste de valeurs
associe chaque champ.
Le critre de slection peut inclure des oprateurs de comparaison comme > , <, >=, <=, <> (diffrent).
Un critre portant sur un champ Texte est automatiquement entour de guillemets.

Lorsque plusieurs critres sont dfinis dans une mme grille dinterrogation, Access filtre les enregistrements qui rpondent
simultanment tous les critres poss.
Pour filtrer les enregistrements rpondant plusieurs ensembles de critres, cliquez sur longlet Ou visible dans la partie infrieure
de la fentre.
Une nouvelle grille dinterrogation vierge apparat. Les critres prcdemment dfinis peuvent tre affichs en cliquant sur longlet
Rechercher.
Prcisez alors un second ensemble de critres.
Access va filtrer les enregistrements qui rpondent soit au premier ensemble de critres, soit au second.
Lorsque tous les critres ont t dfinis, cliquez sur le bouton Appliquer le filtre du groupe Trier et filtrer (onglet Accueil).

Un filtre (tout comme un ordre de tri) est associ un objet de la base de donnes, il est donc possible denregistrer un premier filtre
avec un formulaire et un second filtre avec la feuille de donnes dune table. Cependant, un seul filtre peut tre associ un mme
objet !
Pour modifier un filtre par formulaire, affichez la grille dinterrogation en cliquant sur le bouton Options avances du groupe Trier et
filtrer (onglet Accueil) puis sur loption Filtrer par formulaire. Ralisez les modifications souhaites puis cliquez sur le bouton
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Appliquer le filtre.
Si vous crez un tat ou un formulaire bas sur une table ou une requte laquelle un filtre a t associ, le filtre sera galement
associ au nouvel tat ou formulaire : la prochaine ouverture de lobjet, un clic sur le bouton Appliquer le filtre du groupe Trier et
filtrer (onglet Accueil) permettra dappliquer le filtre.
Loption Filtre/tri avanc du bouton Options avances du groupe Trier et filtrer (onglet Accueil) permet de crer des filtres ou de
dfinir des ordres de tri plus complexes comme vous pouvez le faire lors de la cration de requtes. Cette option fait apparatre une grille
dinterrogation semblable celle exploite dans une requte et comprenant les critres correspondant au filtre actif.
Grerlesfiltres
Si ce nest pas fait, ouvrez la table, la requte ou le formulaire concern puis appliquezlui les filtres souhaits (cf. soustitres
prcdents).
Pour afficher de nouveau tous les enregistrements de lobjet, cliquez sur le bouton Filtr visible dans la barre du slecteur
denregistrement visible dans la partie infrieure gauche de la fentre ou cliquez sur le bouton Appliquer un filtre du groupe Trier
et filtrer (onglet Accueil) pour le dsactiver.
Le libell Non filtr est dsormais visible dans la barre du slecteur denregistrement situe en bas gauche de la fentre.
Attention, les filtres ne sont plus appliqus lobjet mais cela ne signifie pas quils sont supprims.
Pour appliquer le dernier filtre cr, cliquez de nouveau sur le bouton Appliquer un filtre du groupe Trier et filtrer (onglet
Accueil) ou sur le libell Non filtr visible dans la barre du slecteur denregistrement situe en bas gauche de la fentre.
Pour supprimer le filtre appliqu un champ, veillez ce que les filtres soient appliqus. Ouvrez la liste associe au champ
concern (mode Feuille de donnes) ou cliquez dans le contrle du champ concern (mode Formulaire) puis cliquez sur le bouton
Filtrer du groupe Trier et filtrer (onglet Accueil). Cliquez ensuite sur loption Supprimer un filtre dans nom du champ.
Dans le cas dun filtre par formulaire, affichez la grille dinterrogation, slectionnez le critre du champ concern puis appuyez sur la
touche Suppr. Pour supprimer tout un ensemble de critres, cliquez sur longlet correspondant, sur le bouton Options avances du
groupe Trier et filtrer puis sur loption Supprimer la tabulation; loption Effacer la grille du mme bouton, permet quant elle,
de supprimer tous les ensembles de critres. Cliquez ensuite sur le bouton Appliquer le filtre du groupe Trier et filtrer pour afficher
les enregistrements correspondant au nouveau filtre.
Pour conserver le filtre, enregistrez lobjet en cliquant sur loutil
: la prochaine ouverture de lobjet, un clic sur le bouton
Appliquer le filtre du groupe Trier et filtrer (onglet Accueil) ou sur le libell Non filtr visible en bas droite de la fentre
permettra dappliquer de nouveau le filtre.
Si besoin est, fermez la table, le formulaire ou la requte en cliquant sur le bouton
de sa fentre.
Si vous souhaitez que les filtres actifs soient appliqus automatiquement louverture de la table, du formulaire ou de la requte,
affichez lobjet concern en mode Cration puis, dans longlet Cration, cliquez sur le bouton Feuille des proprits du groupe Outils
ou Afficher/Masquer. Dans le cas dun formulaire ou dune requte, cliquez sur un espace vide de la fentre de lobjet afin de visualiser
les proprits de celui-ci dans la Feuille de proprits ; dans le cas dun formulaire, ouvrez la liste visible en haut de la Feuille de
proprits puis slectionnez Formulaire. Choisissez ensuite loption Oui pour la proprit Filtrer sur chargement (pour un
formulaire, cette option est visible dans longlet Donnes) puis enregistrez lobjet en cliquant sur le bouton
Pour supprimer tous les filtres de tous les champs en une seule manipulation, dans longlet Accueil, cliquez sur le bouton
Options avances du groupe Trier et filtrer puis cliquez sur loption Effacer tous les filtres.
Ajouter/masquerunelignedetotauxdansunefeuillededonnes
Il sagit ici dajouter une ligne de totaux une feuille de donnes afin deffectuer des calculs sur les colonnes de celleci. Ainsi,
vous pourrez, par exemple, additionner les donnes dune colonne, compter le nombre dlments dune colonne ou encore trouver
la valeur minimale ou maximale dune colonne de donnes.
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Ouvrez la table ou la requte en mode Feuille de donnes (
) ou ouvrez un formulaire double affichage en mode Formulaire (
).
Dans longlet Accueil, cliquez sur le bouton Totaux visible dans le groupe Enregistrements.
Si tous les enregistrements de la feuille de donnes sont visibles dans la fentre, la nouvelle ligne Total apparat la fin de la
feuille de donnes, sous la ligne marque dun astrisque.
Si les enregistrements de la feuille de donnes ne sont pas tous visibles lcran, la nouvelle ligne Total saffiche en bas de la
fentre, audessus de la barre du slecteur denregistrement: quel que soit lenregistrement actif, la ligne Total est toujours
visible lcran. Sachez cependant que mme si la ligne Total est visible en bas de la fentre, elle est rellement insre la fin
de la feuille de donnes.
Atteignez ventuellement la fin de la feuille de donnes.
Sachez que cette manipulation nest pas obligatoire car vous pouvez effectuer des calculs sur les colonnes de donnes en gardant la
ligne Total positionne audessus de la barre du slecteur denregistrement.
Dans la ligne Total, cliquez dans la colonne du champ sur lequel vous souhaitez effectuer le calcul puis affichez la liste des fonctions
en cliquant sur le bouton
Les fonctions proposes dans la liste varient en fonction du type de donnes du champ.
Ici, vous visualisez les fonctions disponibles pour un champ contenant des valeurs. Dans le cas dun champ de type Texte, seule la
fonction Nombre est disponible et permet de compter le nombre denregistrements (lignes) que contient la feuille de donnes.
Cliquez sur une des fonctions proposes dans la liste en fonction du calcul que vous souhaitez raliser.
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Ici, vous visualisez la somme des valeurs de la colonne PV.

Pour annuler le calcul effectu sur une colonne, cliquez dans la colonne du champ concern, ouvrez la liste
loption Aucun.
puis cliquez sur
Pour masquer la ligne Total, dans longlet Accueil, cliquez sur le bouton Totaux du groupe Enregistrements pour le dsactiver.
Masquer la ligne Total ne supprime pas les calculs quelle contient. En effet, les calculs sont toujours visibles si vous laffichez de
nouveau.
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07_Donnes
- 96 -
Modifierlavaleurdunchamp
Ouvrez la table ou le formulaire en mode Feuille de donnes (
Utilisez les touches suivantes pour supprimer des caractres :
) ou le formulaire en mode Formulaire (
).
Suppr/Flche gauche : supprime le caractre situ droite/ gauche du point dinsertion.

Ctrl Suppr: supprime le texte situ droite du point dinsertion.
Ctrl Flche gauche : supprime le mot situ gauche du point dinsertion.
Utilisez les techniques suivantes pour insrer ou remplacer du texte :
Insrer une nouvelle valeur: en mode Insertion, positionnez le point dinsertion et tapez la donne insrer.
Insrer une ligne: utilisez le raccourciclavier Ctrl Entre.
Activer/dsactiver le mode Insertion: appuyez sur la touche Inser.
Remplacer la valeur dun champ par une nouvelle valeur: slectionnez la valeur (vous pouvez utiliser la touche F2) puis tapez la
nouvelle valeur.
Si besoin est, fermez la table ou le formulaire.
Les modifications apportes sont enregistres automatiquement lorsque vous fermerez la feuille de donnes ou le formulaire.
Vous pouvez annuler les modifications apportes lenregistrement en cours en appuyant sur la touche Echap ou en cliquant
sur loutil
Copier/dplacerdesdonneslaideduPressePapiersOffice
Plusieurs lments pourront tre copis et/ou colls dans le Pressepapiers Office contrairement au Pressepapiers Windows qui ne
peut stocker quun seul lment.
Ouvrez lobjet contenant les donnes copier ou dplacer.
Cliquez sur longlet Accueil.
Affichez le volet Office Pressepapiers : en cliquant sur le bouton
Pour chaque lment copier ou dplacer :
visible en bas droite du groupe Pressepapiers.
- slectionnez llment; si celuici figure dans une autre application que Microsoft Access 2007, basculez vers celleci.
- pour raliser un dplacement, cliquez sur loutil Couper
pour raliser une copie, cliquez sur loutil Copier
du groupe Pressepapiers ou utilisez le raccourciclavier Ctrl X;
du groupe Pressepapiers ou utilisez le raccourciclavier Ctrl C.
Le volet Office Pressepapiers affiche les lments coups ou copis (24 maximum). Vous visualisez une partie du texte pour
chaque lment.
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Pour chaque lment coller :
- cliquez lendroit o vous souhaitez coller llment; si celuici doit tre coll dans une table, une requte ou un formulaire en
mode Feuille de donnes, slectionnez la premire ligne vide en cliquant sur le slecteur de ligne correspondant; si celuici
doit tre coll dans une autre application que Microsoft Access2007, basculez vers celleci.
- affichez si besoin est, le volet Office Pressepapiers puis cliquez sur licne correspondant llment que vous souhaitez
coller.
Si llment est coll dans une application Office, telle que Word, Excel ou PowerPoint, le bouton
llment coll.
est visible en bas droite de
Si besoin est, spcifiez le format de llment que vous venez de coller. Pour cela, ouvrez la liste associe au bouton
cliquez sur une des options proposes.
Fermez le volet Office Pressepapiers en cliquant sur le bouton
puis
Lorsque vous collez plusieurs lments dans le Presse-papiers Office, le dernier de ces lments est toujours copi dans le Pressepapiers Windows.
Le Presse-papiers se vide lorsque vous quittez toutes les applications Microsoft Office. Pour vider volontairement le Presse-papiers,
cliquez sur loutil
du volet Office Presse-Papiers.
Pour supprimer un lment du Presse-Papiers, pointez llment concern, ouvrez la liste associe celui-ci en cliquant sur la flche
puis cliquez sur loption Supprimer.
Le bouton Options du volet Office Presse-Papiers permet de dfinir les options daffichage du presse-papiers Office.
Insrerunlienhypertexte
CrerunlienhypertexteversunfichierexistantouunepageWebpourunchampdetypeLienhypertexte
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Si le lien hypertexte doit tre insr dans une table ou une requte, ouvrez cette table ou cette requte en mode Feuille de
donnes.
Si le lien hypertexte doit tre insr dans un formulaire, ouvrez ce formulaire en mode Formulaire.
Cliquez avec le bouton droit de la souris dans la zone de saisie du champ de type Lien hypertexte de lenregistrement concern.
Pointez loption Lien hypertexte puis cliquez sur loption Modifier le lien hypertexte.
Vous pouvez aussi, aprs avoir cliqu dans la zone de saisi du champ concern, utiliser le raccourciclavier Ctrl K.
Cliquez sur le raccourci Fichier ou page Web existant(e) visible dans la barre emplacement Lier .
Si besoin est, saisissez ou modifiez le texte que vous souhaitez attribuer au lien hypertexte dans la zone de saisie Texte
afficher.
Renseignez la zone Adresse en utilisant une des mthodes suivantes:
- Saisissez directement dans la zone Adresse le nom (chemin complet) du fichier ou de la page Web (adresse URL) auquel le lien
doit faire rfrence.
- Cliquez sur le raccourci Dossier actif. Grce la liste Regarder dans, slectionnez lunit, le dossier puis lventuel fichier
auquel le lien doit faire rfrence. Si le lien renvoie un dossier, lors de son activation le dossier concern apparat
slectionn dans la fentre de lExplorateur Windows.
- Cliquez sur le raccourci Pages parcourues puis slectionnez, parmi la liste des pages Web visualises laide de votre
navigateur, celle auquel le lien doit faire rfrence.
- Cliquez sur le raccourci Fichiers rcents puis slectionnez, parmi la liste des fichiers rcemment utiliss, celui auquel le lien
doit faire rfrence.
Cliquez, si besoin est, sur le bouton Infobulle et tapez le texte qui saffichera lorsque le lien sera point; si vous ne le faites pas,
Access affiche par dfaut ladresse du lien hypertexte dans linfobulle.
Si aucun texte na t tap dans la zone de saisie Texte afficher de la bote de dialogue Insrer un lien hypertexte, le lien est
matrialis par le nom daccs du fichier ou de la page Web. Lorsque vous pointez le lien (sans cliquer), le pointeur de la souris
prend la forme dune main.
Pour activer le lien hypertexte, il suffit de cliquer dessus.

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Lorsque votre lien hypertexte fait rfrence un fichier, un message dalerte vous informe que les liens peuvent endommager votre
ordinateur ainsi que vos donnes.
Sibesoinest,cliquezsurleboutonOui.
Sil sagit dun fichier, celuici saffiche dans la fentre de son application; sil sagit dune page Web, celleci saffiche dans votre
navigateur.
Pour afficher de nouveau la fentre de lobjet dans lequel vous avez cr le lien hypertexte, cliquez sur le bouton correspondant
visible dans la barre des tches.
Fermez ventuellement la table, la requte ou le formulaire.
Crerunlienhypertextedansunformulaire
Ouvrez le formulaire en mode Cration (
).
Dans longlet Cration, cliquez sur loutil Insrer un lien hypertexte

clavier Ctrl K.
visible dans le groupe Contrles ou utilisez le raccourci
Cliquez sur le raccourci Fichier ou page Web existant(e) ou sur le raccourci Objet dans Cette base de donnes selon que vous
souhaitez crer un lien vers un fichier, une page Web existante ou vers un objet de la base de donnes en cours.
Slectionnez le fichier existant, le fichier Web (cf. soustitre prcdent) ou lobjet de base de donnes vers lequel vous souhaitez
tablir le lien (cliquez sur le bouton
associ au type dobjet concern afin de visualiser la liste des objets).
Modifiez, ventuellement le texte que vous souhaitez attribuer au lien hypertexte dans la zone de saisie Texte afficher.
Cliquez, si besoin est, sur le bouton Infobulle puis saisissez le texte qui doit safficher lorsque vous pointez le lien; si vous ne le
faites pas, Access affiche ladresse du lien hypertexte dans linfobulle.
Le lien hypertexte apparat en bleu. Si aucun texte na t tap dans la zone de saisie Texte afficher de la bote de dialogue
Insrer un lien hypertexte, le lien est matrialis par le chemin daccs du fichier ou de la page Web ou par le nom de lobjet de la
base de donnes.
Dplacez, si besoin est, le lien hypertexte dans la fentre du formulaire afin de le positionner lendroit souhait.
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Pour activer le lien hypertexte, affichez le formulaire en mode Formulaire en cliquant sur le bouton
barre dtat puis, cliquez sur le lien.
visible droite dans la
Lobjet de base de donnes, le document ou la page Web saffiche lcran.

Pour afficher de nouveau la fentre du formulaire, cliquez sur le bouton correspondant visible dans la barre des tches (dans le cas
dun fichier ou dune page Web) ou cliquez sur longlet correspondant de la fentre de lapplication Access (dans le cas dun objet de
base de donnes).
Enregistrez les modifications apportes au formulaire en cliquant sur loutil
Vrifierlorthographedestextes
Ouvrez lobjet concern (Table, Formulaire ou Requte) en ralisant un double clic sur le nom de lobjet visible dans le volet de
navigation.
Slectionnez, si besoin est, le ou les champ(s) ou enregistrement(s) dont vous souhaitez vrifier lorthographe.
Dans longlet Accueil, cliquez sur le bouton Orthographe du groupe Enregistrements ou appuyez sur la touche F7.
Access sarrte sur le premier mot absent du dictionnaire consult.
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Modifiez ventuellement le dictionnaire que vous souhaitez utiliser pour la vrification orthographique laide de la liste Langue
du dictionnaire.
Si le mot est mal orthographi:
- si le mot correct est propos dans la liste des Suggestions, faites un double clic sur la bonne orthographe du mot ou cliquez
une fois sur la suggestion puis cliquez sur le bouton Remplacer.
- si vous connaissez lorthographe correcte, saisissez le mot correct dans la zoneAbsent du dictionnaire puis cliquez sur le
bouton Remplacer.
- si vous souhaitez corriger automatiquement une mme erreur rpte dans le document, cliquez sur le bouton Remplacer
tout.
Si le mot est correctement orthographi:
- cliquez sur le bouton Ignorer le champ pour quAccess vite de vrifier les donnes de ce champ.
- cliquez sur le bouton Ignorer pour laisser le mot inchang et poursuivre la vrification.
- cliquez sur le bouton Ignorer tout pour ignorer le mot et toutes ses occurrences au cours de la vrification.
- cliquez sur le bouton Ajouter pour ajouter le mot dans le dictionnaire personnel slectionn dans la liste Ajouter des mots
(pour visualiser cette liste, cliquez sur les boutons Options
reconnatre ultrieurement.
puis Dictionnaires personnels) afin quAccess puisse le
la fin de la vrification, cliquez sur le bouton OK du message qui saffiche.
Fermez, si besoin est, la table, le formulaire ou la requte.
Si loption Correction en cours de frappe de la bote de dialogue Correction automatique est active (
- bouton Options
Access - catgorie Vrification - bouton Options de correction automatique), Access vrifie les textes au fur et mesure de la
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saisie et les remplace par les textes correspondants dfinis dans la bote de dialogue.
Rechercherunedonnedanslesenregistrements
Rechercherunedonne
Si la recherche doit se faire dans une table ou une requte, ouvrez cette table ou cette requte en mode Feuille de donnes.
Si la recherche doit se faire dans un formulaire, ouvrez ce formulaire en mode Formulaire.
Cliquez sur une des valeurs du champ concern si la donne est recherche uniquement dans un champ.
Dans longlet Accueil, cliquez sur le bouton Rechercher visible dans le groupe du mme nom ou utilisez le raccourciclavier Ctrl F.
Saisissez le texte Rechercher dans la zone de saisie correspondante.
Indiquez le Sens de la recherche dans la zone de liste correspondante : Haut ou Bas ou Tout.
Indiquez, laide de la liste droulante O, si le texte recherch constitue la valeur complte du champ (Champ entier) ou
seulement une partie (Nimporte o dans le champ ou Dbut de champ).
Cochez loption Respecter la casse si Access doit rechercher le texte comme vous lavez saisi, en respectant les majuscules et les
minuscules.
Cochez loption Rechercher les champs mis en forme si vous souhaitez quAccess retrouve les donnes telles quelles sont
affiches dans la table (avec le format associ) et non telles quelles sont stockes (cestdire telles quelles ont t saisies).
Cette option est indisponible lorsque loption Respecter la casse est coche et lorsque vous choisissez deffectuer la recherche dans
tous les champs de lobjet (cf. ciaprs).
Dans la liste Regarder dans, slectionnez le nom du champ en cours si la recherche doit seffectuer uniquement dans ce champ ou
slectionnez le nom de la feuille de donnes ou du formulaire en cours si la recherche doit seffectuer dans tous les champs.
Lancez la recherche en cliquant sur le bouton Suivant.
Access slectionne la premire occurrence rencontre. Il est possible que la bote de dialogue se trouve sur la slection. Si cest
votre cas, dplacezla en faisant glisser la barre de titre.
Si le premier texte trouv est celui que vous recherchez, fermez la bote de dialogue par le bouton
linverse, poursuivez la recherche en cliquant sur le bouton Suivant.
ou Annuler;
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Lorsque la donne recherche est atteinte, cliquez sur le bouton Annuler.
LorsquAccess a termin la recherche et que la donne recherche na pas t trouve, un message apparat: cliquez sur le bouton
OK puis fermez la bote de dialogue Rechercher et remplacer en cliquant sur le bouton
.
Si besoin est, fermez la table, la requte ou le formulaire.
Pour raliser une recherche instantane sur tous les enregistrements, cliquez dans la zone Rechercher visible droite de la barre du
slecteur denregistrement (en bas gauche de la fentre) puis saisissez le texte recherch : le premier texte correspondant la saisie
est slectionn dans la feuille de donnes ou le formulaire.
La combinaison de touches Shift F4 relance la dernire recherche effectue sans que la bote de dialogue correspondante soit
ouverte.
Rechercherunedonneapproximative
Si la recherche doit se faire dans une table ou une requte, ouvrez cette table ou cette requte en mode Feuille de donnes.
Si la recherche doit se faire dans un formulaire, ouvrez ce formulaire en mode Formulaire.
Dans longlet Accueil, cliquez sur le bouton Rechercher visible dans le groupe du mme nom ou utilisez le raccourciclavier Ctrl F.
Prcisez le texte Rechercher dans la zone de saisie correspondante en insrant dans la donne recherche, les caractres
gnriques tels que *,? ou # selon les principes suivants :
- le caractre * est utilis pour remplacer une chane de caractres de longueur variable,
- le caractre ? est utilis pour remplacer un seul caractre,
- le caractre # est utilis pour remplacer un chiffre unique,
- les crochets ([]) sont utiliss pour rechercher des caractres parmi plusieurs,
- le caractre ! est utilis pour exclure certains caractres de la recherche.
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Exemples :
La chane
*rue*
??rue
## rue
permet de retrouver
mais ne retrouve pas
112 rue Osruelling

5 rue
8 rue
10 rue
112 rue
10 rue
la rue
DUPON[TD]
DUPONT
DUPOND
DUPONS
DUPON[!TD]
DUPONS
DUPONT
Dfinissez, si besoin est, les options de la recherche (Sens, O...) (cf. soustitre prcdent) puis lancez la recherche en cliquant
sur le bouton Suivant.
Lorsque la donne recherche est atteinte, cliquez sur le bouton Annuler.
LorsquAccess a termin la recherche et que la donne recherche na pas t atteinte, un message apparat : cliquez sur le bouton
OK puis fermez la bote de dialogue Rechercher et remplacer en cliquant sur le bouton
.
Si besoin est, fermez la table, la requte ou le formulaire.
Remplacerunedonne
Ouvrez lobjet concern (Table, Requte ou Formulaire) en ralisant un double clic sur le nom de lobjet visible dans le volet de
navigation.
Dans longlet Accueil, cliquez sur le bouton
Saisissez le texte remplacer dans la zone Rechercher.
Saisissez le texte de remplacement dans la zone Remplacer par.
visible dans le groupe Rechercher ou utilisez le raccourciclavier Ctrl H.
Dfinissez les autres options comme vous avez pu le faire lors de la recherche de donnes (cf. Donnes Rechercher une donne
dans les enregistrements).
Cliquez sur le bouton Suivant pour lancer la recherche.
Access slectionne la premire occurrence rencontre.
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Si les remplacements doivent tre faits un un, cliquez sur le bouton Remplacer pour remplacer lachane des caractres
slectionne et rechercher loccurrence suivante ou, cliquez sur le bouton Suivant pour rechercher loccurrence suivante sans
effectuer le remplacement.
Si les remplacements doivent tous tre raliss en mme temps, cliquez sur le bouton Remplacer tout.
Lorsque la recherche est termine, cliquez, si besoin est, sur le bouton OK pour confirmer le remplacement des donnes.
Si les remplacements ont tous t raliss en mme temps (bouton Remplacer tout), cliquez sur le bouton Oui du message vous
informant que vous ne pourrez pas annuler les remplacements effectus.
Fermez la bote de dialogue Rechercher et remplacer en cliquant sur le bouton
Si besoin, fermez lobjet.
Les donnes remplaces partir dun formulaire ou dune requte seront galement remplaces dans la table lie au formulaire ou la
requte.
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08_Impressiondesdonnes
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Utiliserlaperuavantimpression
Dans le volet de navigation, cliquez sur la table, la requte, le formulaire ou ltat pour lequel vous souhaitez visualiser laperu
avant impression.
Dans le cas dun tat, vous pouvez galement faire un double clic sur son nom pour lafficher en aperu avant impression.
, pointez loption Imprimer puis cliquez sur loption Aperu avant impression.
Les donnes apparaissent lcran telles quelles seront imprimes. Lorsque le pointeur de la souris est positionn dans la page, il
prend la forme dune loupe.
Pour agrandir le zoom daffichage, positionnez la souris sur la zone zoomer puis cliquez; pour rduire le zoom daffichage,
cliquez dans la page.
Pour agrandir ou rduire le zoom, vous pouvez aussi cliquer sur le bouton Zoom
visible dans le groupe du mme nom.
Pour slectionner une autre valeur de zoom, ouvrez la liste du bouton Zoom puis cliquez sur une des valeurs de zoom proposes.
Pour faire dfiler les pages, utilisez les boutons de la barre du slecteur denregistrement situs dans le coin infrieur gauche de la
fentre. Pour accder une page prcise, faites un double clic sur le numro de la page active, tapez le numro de la page
atteindre puis validez par la touche Entre.
Pour afficher Deux pages dans laperu, cliquez sur le bouton correspondant du groupe Zoom; pour afficher plus de deux pages,
cliquez sur le bouton Plus de pages du groupe Zoom puis cliquez sur loption Quatre pages, Huit pages ou Douze pages.
Pour revenir laffichage dune page, cliquez sur le bouton Une page du groupe Zoom.
Pour lancer limpression, cliquez sur le bouton Imprimer du groupe du mme nom.
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Pour fermer laperu avant impression, cliquez sur le bouton Fermer laperu avant impression du groupe Fermer laperu ou
appuyez sur la touche Echap.
Vous pouvez aussi afficher laperu avant impression partir du mode Feuille de donnes dune table ou dune requte, partir du
mode Formulaire dun formulaire ou partir du mode Cration dun tat.
Modifierlesmargesetlorientationdelimpression
Dans le volet de navigation, cliquez sur la table, la requte, le formulaire ou ltat pour lequel vous souhaitez modifier les marges
et/ou lorientation.
Dans le cas dun tat, vous pouvez galement faire un double clic sur son nom pour lafficher en aperu avant impression.
, pointez loption Imprimer puis cliquez sur loption Aperu avant impression.
Cliquez sur le bouton Mise en page du groupe du mme nom.
Pour modifier les marges, spcifiez les marges de votre choix dans les zones de saisie correspondantes de longlet Options
dimpression : Haut, Bas, Gauche et/ou Droite.
Cochez ou dcochez loption Imprimer les titres selon que vous souhaitez imprimer ou non les enttes et les pieds de page; lors
de la mise en page dun formulaire ou dun tat, cette option est remplace par loption Donnes seulement qui permet domettre
ou non limpression des tiquettes, des bordures de contrle, des quadrillages et des lments graphiques.
Cliquez sur le bouton OK pour valider vos choix.
Pour appliquer des marges prdfinies, cliquez sur le bouton Marges du groupe Mise en page puis cliquez sur le type de marge
souhait pour lobjet; loption Dernier paramtre de personnalisation permet dappliquer les valeurs des marges pralablement
dfinies dans la bote de dialogue.
Pour modifier lorientation des pages, dans le groupe Mise en page, cliquez sur le bouton Portrait pour imprimer dans le sens de la
hauteur de la page ou sur le bouton Paysage pour imprimer dans le sens de la largeur de la page.
Si besoin est, lancez limpression en cliquant sur le bouton Imprimer.
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Pour fermer laperu avant impression, cliquez sur le bouton Fermer laperu avant impression du groupe Fermer laperu ou
appuyez sur la touche Echap.
Les options lies la mise en page sont enregistres avec ltat et le formulaire ; ce nest pas le cas lorsque vous modifiez ces
paramtres pour imprimer une feuille de donnes.
Imprimerunobjet
Ouvrez la table, la requte, le formulaire ou de ltat que vous souhaitez imprimer par un double clic sur son nom.
Modifiez, si besoin est, la mise en forme selon la prsentation escompte.
Dans le cas dune table ou dune requte, si seuls certains enregistrements doivent tre imprims, slectionnezles; si aucun
enregistrement nest slectionn, tout le contenu de la table ou de la requte sera imprim.
puis sur loption Imprimer ou utilisez le raccourciclavier Ctrl P.
Pour imprimer tous les enregistrements de lobjet, veillez ce que loption Tout soit active.
Pour imprimer certaines pages, cliquez dans la zone de saisie De, tapez le numro de la premire page imprimer puis tapez le
numro de le dernire page imprimer dans la zone de saisie .
Pour imprimer les enregistrements slectionns, activez loption Enregistrement(s) slectionn(s).
Pour imprimer en plusieurs exemplaires, tapez le Nombre de copies imprimer dans la zone de saisie correspondante de lencadr
Copies puis, si besoin est, cochez loption Copies assembles pour que limpression se fasse exemplaire par exemplaire et non page
par page. Exemple : les pages 2, 3 et 4 et non deux fois la page 2 puis 2 fois la page 3 puis 2 fois la page 4.
Toutes les imprimantes ne grent pas la fonction de Copies assembles.
Si besoin est, fermez lobjet.
Vous pouvez aussi imprimer une table, une requte ou un formulaire en slectionnant son nom dans le volet de navigation. Dans ce
cas, vous ne pourrez pas slectionner les enregistrements imprimer.
Par dfaut, Access imprime en en-tte, le nom de la table, de la requte ou de ltat et la date du jour et, en bas de page, le numro
- 110 -
de la page.
Pour lancer limpression selon les paramtres par dfaut de la bote de dialogue Imprimer, cliquez sur le bouton Office
pointez loption Imprimer puis cliquez sur loption Impression rapide.
- 111 -
09_Relationsentrelestables
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Lesdiffrentstypesderelationentrelestables
tablir une relation entre les tables de la base de donnes va vous permettre de runir (pour les exploiter ensemble, les analyser...)
les informations rparties dans les diffrentes tables. Ainsi, si vous souhaitez raliser un tat qui contienne la dsignation de
chaque article, mais aussi de chaque catgorie, vous pouvez baser cet tat sur une requte dans laquelle les deux tables seront
relies. La liaison entre deux tables se fait par lintermdiaire de la cl primaire. Il existe trois types de relation entre les tables
qui se crent et se grent de faon diffrente :
- la relation de type unplusieurs : un enregistrement de la table primaire est en relation avec plusieurs enregistrements
de la table relie (la table primaire contient la cl primaire ncessaire ltablissement de la relation).
Exemple : une catgorie correspondent plusieurs articles :
chaque Code Catgorie correspondent plusieurs Codes Articles (plusieurs flches partent dun mme Code Catgorie). chaque
Code Article correspond un seul Code Catgorie.
- La relation de type plusieursun"correspond au mme type de relation, mais inverse".

Exemple : plusieurs commandes peuvent tre effectues par le mme client :
un numro de commande ne peut correspondre quun seul code client; mais, un mme Code Client peut se trouver dans plusieurs
commandes.
Bien qutant de mme type, ces deux relations ne se grent pas de la mme faon. Le sens de la relation dpend en fait de la table
primaire.
- la relation de type plusieursplusieurs: un enregistrement de la table primaire peut tre en relation avec plusieurs
enregistrements de la table relie et inversement, un enregistrement de la table relie peut tre en relation avec plusieurs
enregistrements de la table primaire.
Exemple : une mme commande comporte plusieurs articles diffrents et un mme article peut se retrouver dans diffrentes
commandes. Nous pouvons schmatiser ce type de relation de la faon suivante :
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un numro de commande correspondent plusieurs codes article et inversement, un code article correspondent plusieurs numros
de commande.
Pour grer correctement ce type de relation, il faut la scinder en une relation de type unplusieurs ou une relation de type
plusieursun.
la relation de type unun : un enregistrement de la table primaire est en relation avec un seul enregistrement de la table relie
et inversement. Ce type de relation est rare car, en rgle gnrale, les informations contenues dans les deux tables peuvent alors
tre runies dans la mme. Elle peut se justifier par exemple lorsque la table relie contient des informations temporaires quil
faudra supprimer ultrieurement (il sera alors plus simple de dtruire la table que de supprimer quelques champs dune table
unique).
Cette relation seffectue obligatoirement par lintermdiaire de la cl primaire de la table primaire et du champ correspondant de la
table relie. Elle suppose donc que les deux tables possdent un champ commun (mme si ce champ ne porte pas forcment le
mme nom dans les deux tables) et que ces champs possdent le mme type de donnes.
Ouvrez le fichier de base de donnes pour lequel vous souhaitez tablir des relations puis veillez ce quaucun objet ne soit
ouvert.
En effet, vous ne pourrez pas tablir une relation entre deux tables si lune dentre elles ou les deux sont ouvertes ou si un objet
utilisant ces tables est ouvert.
Dans longlet Outils de base de donnes, cliquez sur le bouton Relations du groupe Afficher/Masquer.
Si vous accdez pour la premire fois la fentre Relations de la base de donnes active, la fentre est vierge et Access vous
propose dy ajouter des tables.
Si ce nest pas la premire fois que vous accdez la fentre Relations, dans longlet Crer, cliquez sur le bouton Afficher la
table du groupe Relations : la bote de dialogue permettant de slectionner les tables mettre en relation saffiche lcran.
Slectionnez les tables pour lesquelles vous souhaitez tablir une relation : utilisez la touche Shift pour slectionner des tables
contigus et/ou la touche Ctrl si elles ne sont pas contigus.
Cliquez sur le bouton Ajouter.
Pour ajouter une table la fentre Relations, vous pouvez galement faire un double clic sur son nom.
Lorsque toutes les tables ont t ajoutes, cliquez sur le bouton Fermer de la bote de dialogue Afficher la table.
Les tables apparaissent dans la fentre mais aucune relation nest dfinie. La fentre Relations permet dafficher et de dfinir les
relations existant entre toutes les tables et requtes de la base de donnes active.
Pour tablir la relation entre les tables, faites glisser le champ commun aux deux tables, de la table primaire (ou table source) vers
la table lie.
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Cette bote de dialogue va vous permettre de dfinir certaines caractristiques de la liaison.

Cochez loption Appliquer lintgrit rfrentielle si vous souhaitez quAccess effectue certains contrles lis la compatibilit
des donnes entre les deux tables. Dans ce cas, Access vrifie que lorsque vous ajoutez un enregistrement la table relie, un
enregistrement correspondant existe dans la table primaire et empche la suppression dun enregistrement de la table primaire sil
est en relation avec un ou plusieurs enregistrements de la table relie.
Si vous avez activ lintgrit rfrentielle, vous pouvez quand mme autoriser la modification de la valeur de la cl primaire ainsi
que la suppression denregistrements de la table primaire en activant les options Mettre jour en cascade les champs
correspondants et Effacer en cascade les enregistrements correspondants ; dans le premier cas, Access reportera la modification
de valeur du champ sur tous les enregistrements lis; dans le second, Access supprimera tous les enregistrements lis
lenregistrement dtruit.
Cliquez sur le bouton Crer.
Les deux tables sont maintenant relies par une ligne de jointure : le type de la relation est reprsent laide des symboles 1 et
tandis que les traits pais rappellent lintgrit rfrentielle.
Cliquez sur loutil
pour enregistrer les relations ainsi dfinies.
Pour fermer la fentre Relations, cliquez sur le bouton

du groupe Relations (onglet Crer).
visible dans le coin suprieur droit de la fentre ou sur le bouton Fermer
Pour afficher le contenu de la fentre Relations, cliquez de nouveau sur le bouton Relations de longlet Outils de base de
- 115 -
donnes.
Il nest pas possible de supprimer une table primaire, ni de modifier le type de donnes dun champ utilis dans une liaison, ni de
supprimer ce champ.
Vous ne pouvez tablir quune seule relation entre deux mmes tables.
Lorsque vous ajoutez un champ existant une table (cf. titre Modifier la structure dune table en mode Feuille de donnes - Ajouter un
champ provenant dune table existante du chapitre Structure dune table), Access cre automatiquement une nouvelle relation de type
un--plusieurs entre la table contenant le champ existant et la table dans laquelle le champ a t ajout. Lintgrit rfrentielle nest
pas applique cette relation aussi, pour ce faire, vous devrez modifier la relation (cf. titre suivant Grer les relations de la base de
donnes).
Grerlesrelationsdelabasededonnes
Veillez ce quaucune table ne soit ouverte ainsi quaucun objet utilisant la ou les tables pour lesquelles vous souhaitez modifier
les relations.
Dans longlet Outils de base de donnes, cliquez sur le bouton Relations du groupe Afficher/ Masquer.
Pour ajouter une ou plusieurs tables la fentre Relations, cliquez sur le bouton Afficher la table du groupe Relations,
slectionnez les tables, cliquez sur le bouton Ajouter puis sur le bouton Fermer.
Pour ajouter une table la fentre Relations, vous pouvez galement faire un double clic sur son nom.
Pour enlever une des tables, cliquez sur la barre de titre de la table puis le bouton Masquer la table du groupe Relations ou
appuyez sur la touche Suppr.
Pour effacer le contenu de la fentre, cliquez sur le bouton Effacer la mise en page du groupe Outils.
Attention, le fait denlever une table de la fentre des relations ne supprime pas ses relations tablies avec les autres tables.
Pour afficher de nouveau toutes les relations et les tables lies, cliquez sur le bouton Afficher toutes les relations du groupe
Relations.
Pour afficher les relations et les tables lies une table spcifique, cliquez sur la barre de titre de la table concerne pour la
slectionner puis cliquez sur le bouton Afficher les relations directes du groupe Relations.
Pour dplacer une table, pointez puis faites glisser la barre de titre de la table concerne vers sa nouvelle position. Relchez le
bouton de la souris lorsque la destination est atteinte.
Pour modifier la taille de la fentre dune table, pointez un des bords de la table, cliquez puis faites glisser la souris en fonction de
la taille donner la fentre.
Pour accder la structure dune table, cliquez avec le bouton droit sur la table concerne puis cliquez sur loption Cration de
table.
Pour modifier les caractristiques dune relation, faites un double clic sur la ligne de jointure, effectuez vos modifications puis
cliquez sur le bouton OK.
Pour supprimer une relation, cliquez sur la ligne de jointure, appuyez sur la toucheSuppr puis confirmez la suppression en cliquant
sur le bouton Oui.
- 116 -
Aprs avoir modifi le contenu de la fentre Relations, cliquez sur loutil
Pour fermer la fentre Relations, cliquez sur le bouton

du groupe Relations (onglet Crer).
pour enregistrer les modifications.
visible dans le coin suprieur droit de la fentre ou sur le bouton Fermer
Afficher/modifierdesdonnesliesdansunesousfeuillededonnes
Lorsque deux tables sont lies par une relation unplusieurs, pour chaque ligne de la table du ct un on peut visualiser dans
une sousfeuille de donnes, les lignes de la table du ct plusieurs.
Dans le volet de navigation, faites un double clic sur le nom de la table pour laquelle vous souhaitez afficher ou modifier les
donnes lies.
La table est ouverte en mode Feuille de donnes et dans la colonne gauche de chaque ligne apparat le bouton
Pour afficher et ventuellement modifier les donnes lies pour une ou plusieurs lignes (enregistrements), cliquez sur le bouton
associ la ou aux lignes concernes.
Dans lexemple cidessous, vous visualisez les lignes de la table Commandes, dont le Code client est BON001; le bouton
transforme en bouton
.
se
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Pour masquer les donnes lies dune ligne, cliquez sur le bouton
Fermez, si besoin est, la fentre de la feuille de donnes.
associ cette ligne.
Imprimerlesrelationsdelabasededonnes
Il sagit ici dimprimer le contenu de la fentre Relations. Seules les relations et les tables lies affiches dans la fentre Relations
seront imprimes, linverse des relations et des tables lies masques qui ne le seront pas.
Dans longlet Outils de base de donnes, cliquez sur le bouton Relations du groupe Afficher/ Masquer.
Cliquez sur le bouton Rapport de relations visible dans le groupe Outils.
Les relations de la base de donnes apparaissent dans un tat, telles quelles saffichent dans la fentre des relations.
Modifiez ventuellement la Mise en page de ltat laide des options du groupe correspondant.
Cliquez sur le bouton Imprimer du groupe du mme nom, modifiez ventuellement les options dimpression puis cliquez sur le
bouton OK.
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pour fermer la fentre de ltat puis choisissez denregistrer ltat en cliquant sur le bouton Oui ou de ne
pas lenregistrer en cliquant sur le bouton Non.
Fermez la fentre des relations en cliquant sur le bouton
, visible dans le coin suprieur droit de celleci.
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10_RequtesSlection
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Crerunerequtemonotable
Les requtes Slection permettent de slectionner des enregistrements selon un ou plusieurs critres; elles peuvent tre
enregistres et excutes tout moment: lorsque vous excutez une requte, Access slectionne automatiquement les
enregistrements de la table source de la requte rpondant aux critres poss.
Ce genre de requte est appel requte Slection.
SanslaidedelAssistant
Dans longlet Crer, cliquez sur le bouton Cration de requte visible dans le groupe Autre.
Cliquez sur longlet Tables, Requtes ou Les deux en fonction du type dobjet sur lequel doit tre base la requte; longlet Les
deux permet de visualiser la liste des tables et des requtes.
Slectionnez le nom de lobjet que vous souhaitez ajouter la requte puis cliquez sur le bouton Ajouter ou, faites un double clic
sur le nom de lobjet ajouter.
Cliquez sur le bouton Fermer de la bote de dialogue Afficher la table.
La partie suprieure de la fentre affiche la liste des champs.

La partie infrieure, appele grille dinterrogation, est rserve la dfinition des critres. Il est possible de modifier la hauteur
de chacune de ces deux parties en faisant glisser la barre horizontale qui les spare.
Insrez, dans la grille dinterrogation, les champs que vous souhaitez voir apparatre dans la feuille de donnes (rsultat de la
requte) : faites un double clic sur chaque nom de champ insrer ou faites glisser le champ dans la premire cellule vide de la ligne
Champ de la grille dinterrogation; vous pouvez aussi cliquer dans la premire cellule vide de la ligne Champ, ouvrir la liste
correspondante puis cliquer sur le nom du champ ajouter.
Remarquez que les cases de la ligne Afficher sont automatiquement coches.

Le nom des tables apparat dans la ligne Table de la grille dinterrogation si le bouton Noms des tables de longlet Crer est actif.
Prcisez le ou les critres de slection partir de la ligne Critres dans les colonnes correspondant au(x) champ(s) sur lesquels
portent les critres (cf. Requtes Slection Dfinir les critres de la requte).
Si un critre porte sur un champ qui ne doit pas tre affich, dcochez loption Afficher pour ce champ.
- 121 -
Pour chaque champ sur lequel vous souhaitez prciser un critre de tri, cliquez sur la ligne Tri de lacolonne correspondant au
champ utilis comme cl de tri puis slectionnez loption Croissant ou Dcroissant en fonction de lordre de tri souhait.
Si plusieurs cls de tri doivent tre utilises, placez gauche de la grille le champ qui sera utilis comme premire cl de tri puis
celui utiliser comme deuxime cl...
Pour visualiser le rsultat de la requte, accdez au mode Feuille de donnes en cliquant sur le bouton Affichage
du
groupe Rsultats (onglet Crer) ou sur le bouton
de la barre dtat ou, excutez la requte en cliquant sur le bouton Excuter du
groupe Rsultats.
Cette feuille de donnes peut tre exploite comme nimporte quelle feuille de donnes dune table. En particulier, vous pouvez
modifier sa prsentation (largeur de colonnes, hauteur de ligne...) mais vous pouvez aussi modifier les donnes quelle contient:
ces modifications seront reportes automatiquement dans la table source.
Si besoin est, cliquez sur le bouton Affichage

pour revenir en mode Cration.
du groupe Rsultats ou sur le bouton Mode Cration
Vous pouvez enregistrer la requte en mode Feuille de donnes ou en mode Cration : cliquez sur loutil
puis cliquez sur le bouton OK.
Fermez, si besoin est, la requte en cliquant sur le bouton
de la barre dtat
, saisissez son nom
de sa fentre.
Pour modifier le titre dune colonne de la feuille de rponses, prcisez le champ qui la compose dans la grille dinterrogation de la
faon suivante : nom de la colonne:nom du champ.
laidedelAssistant
Slectionnez ventuellement la table ou la requte sur laquelle vous souhaitez baser votre requte.
La table ou la requte pourra tre slectionne ultrieurement dans lAssistant Requte simple.
Dans longlet Crer, cliquez sur le bouton Assistant Requte visible dans le groupe Autre.
Slectionnez loption Assistant Requte simple puis cliquez sur le bouton OK.
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La fentre de lAssistant Requte simple saffiche lcran. Le nom de la table ou de la requte slectionne au pralable est
visible dans la liste Tables/Requtes.
Si la table ou la requte slectionne au pralable dans le volet de navigation ne convient pas, slectionnez une autre
Tables/Requtes dans la liste correspondante.
Access vous propose dintgrer dans la requte tous les champs de la table ou de la requte slectionne.
Indiquez quels sont les champs ajouter la requte :
- pour chaque champ insrer, slectionnezle dans la liste Champs disponibles puis cliquez sur le bouton
- pour insrer tous les champs, cliquez sur le bouton
- pour chaque champ enlever, slectionnezle dans la liste Champs slectionns puis cliquez sur le bouton
- pour enlever tous les champs, cliquez sur le bouton
Vous pouvez aussi faire un double clic sur un champ pour lajouter la requte.
Activez ventuellement loption Synthse si vous souhaitez que la requte regroupe les enregistrements permettant deffectuer
des calculs statistiques. Si tel nest pas le cas, laissez loption Dtaille active puis cliquez sur le bouton Suivant.
Saisissez le nom sous lequel la requte doit tre enregistre.
Choisissez la premire ou la seconde option selon que vous souhaitez accder la feuille de donnes ou la structure de la requte
(mode Cration).
Pour afficher la requte en mode Cration, afin de modifier sa structure, cliquez sur le bouton
Le bouton
de la barre dtat.
permet daccder de nouveau au mode Feuille de donnes.
Ensuite, grez la grille dinterrogation de la requte en procdant comme pour la cration dune requte sans laide de lAssistant.
Excutez ventuellement la requte en cliquant sur le bouton Excuter du groupe Rsultat.
Enregistrez les modifications apportes la requte puis, si besoin est, fermezla.
Crerunerequtemultitable
tablissez ventuellement les relations entre les tables partir desquelles la nouvelle requte multitable doit tre cre (cf.
Relations entre les tables tablir une relation entre deux tables).
Dans longlet Crer, cliquez sur le bouton Cration de requte visible dans le groupe Autre.
Cliquez sur longlet Tables, Requtes ou Les deux en fonction des objets sur lesquels doit tre base la requte; longlet Les deux
permet de visualiser la liste des tables et des requtes.
Slectionnez les noms des objets que vous voulez ajouter la requte: pour slectionner plusieurs objets adjacents, cliquez sur le
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premier puis faites glisser la souris sur les suivants; pour slectionner plusieurs objets non adjacents, cliquez sur le nom dun objet
puis maintenez la touche Ctrl enfonce tout en cliquant sur les autres.
Cliquez sur le bouton Ajouter puis sur le bouton Fermer.
Pour ajouter un objet dans la requte, vous pouvez aussi faire un double clic sur le nom de lobjet concern dans la bote de
dialogue Afficher la table.
Si les tables (ou requtes) ont t mises en relation dans la fentre Relations, les tables (ou requtes) sont maintenant relies par
une ligne de jointure. linverse, la jointure se fait automatiquement si Access dtecte un champ commun dans les deux tables (ou
requtes).
Ensuite, grez la grille dinterrogation de la requte comme vous le feriez pour une requte monotable.
Cliquez sur le bouton Excuter du groupe Rsultats pour excuter la requte.
Pour enregistrer la requte, cliquez sur loutil

sur le bouton OK.
, tapez le Nom de la requte dans la zone de saisie correspondante puis cliquez
Si besoin est, fermez la requte en cliquant sur le bouton
de sa fentre.
Le bouton Afficher la table du groupe Paramtrage de requte (onglet Crer) permet dajouter une nouvelle table (ou requte) la
requte.
AveclaidedelAssistant
tablissez ventuellement les relations entre les tables partir desquelles la nouvelle requte multitable doit tre cre (cf.
Relations entre les tables tablir une relation entre deux tables).
Slectionnez ventuellement une des tables/requtes sur lesquelles vous souhaitez baser votre requte.
Slectionnez loption Assistant Requte simple puis cliquez sur le bouton OK.
La fentre de lAssistant Requte simple saffiche lcran. Le nom de la table ou de la requte slectionne au pralable est
visible dans la liste Tables/Requtes.
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Access vous propose dintgrer dans la requte tous les champs de la table slectionne.
Indiquez quels sont les champs ajouter la requte:
Vous pouvez aussi faire un double clic sur un champ pour linsrer dans la requte.
Dans la liste Tables/Requtes, slectionnez la seconde table ou requte insrer dans la requte.
Ajoutez, de la mme faon, les champs de cette seconde table ou requte dans la liste Champs slectionns en veillant ce que
certains champs ne soient pas en double.
Si des champs identiques ont t ajouts la requte, dans la liste Champs slectionns, leur nom est prcd du nom de la
table/requte laquelle il fait partie.
Procdez de mme pour insrer des champs dventuelles autres tables ou requtes.
Si vous souhaitez que la requte regroupe les enregistrements permettant ainsi deffectuer des calculs statistiques, activez
loption Synthse. Si tel nest pas le cas, laissez loption Dtaille active.
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Choisissez la premire ou la seconde option selon que vous souhaitez accder la feuille de donnes ou la structure de la requte
(mode Cration).
Pour afficher la requte en mode Cration, afin de grer la grille dinterrogation, cliquez sur le bouton
de la barre dtat.
Si les tables (ou requtes) ont t mises en relation dans la fentre Relations, les tables (ou requtes) sont maintenant relies par
une ligne de jointure. linverse, la jointure se fait automatiquement si Access dtecte un champ commun dans les deux tables (ou
requtes).
Ensuite, grez la grille dinterrogation de la requte comme vous le feriez pour une requte monotable.
Excutez ventuellement la requte en cliquant sur le bouton Excuter du groupe Rsultats.
Dfinirlespropritsdunerequte
Dans le volet de navigation, faites un clic droit sur le nom de la requte concerne puis cliquez sur loption Mode cration pour
afficher sa structure.
Cliquez sur un espace vierge de la partie suprieure de la fentre de la requte puis appuyez sur la touche F4 pour afficher la
feuille de proprits de la requte.
Vous pouvez aussi afficher la Feuille des proprits de la requte en cliquant sur le bouton correspondant du groupe
Afficher/Masquer.
Dfinissez les options suivantes :
Tous les champs: pour afficher ou pas, tous les champs de la source de la requte dans la feuille de donnes; par dfaut, loption
Non est slectionne ainsi, seuls les champs insrs dans la grille dinterrogation sont visibles dans la feuille de donnes. Si vous
choisissez loption Oui, tous les champs de la source de la requte seront affichs mme sils nont pas t tous ajouts la grille
dinterrogation.
Premires valeurs: pour prciser le nombre denregistrements afficher dans la feuille de donnes.
Valeurs distinctes: pour afficher ou pas les enregistrements dont les valeurs des champs inclus dans la feuille de donnes sont
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identiques.
Enr uniques: pour afficher ou pas les enregistrements en double dans la feuille de donnes.
Fermez la feuille de proprits de la requte en cliquant sur le bouton
Grerlagrilledesrequtes
Dans le volet de navigation, faites un clic droit sur le nom de la requte concerne puis cliquez sur loption Mode cration pour
Pour retirer un ou plusieurs champs de la grille dinterrogation, slectionnezles encliquant sur le slecteur de champ visible au
dessus du nom du champ puis cliquez sur le bouton Supprimer colonnes du groupe Paramtrage de requte (onglet Crer) ou
appuyez sur la touche Suppr.
Pour ajouter tous les champs dune table dans la grille dinterrogation, faites un double clic sur la barre de titre de la table puis
faites glisser la slection vers la premire cellule vide de la ligne Champ de la grille dinterrogation.
Vous pouvez aussi faire glisser dans la grille dinterrogation, le symbole * visible sur la premire ligne de la liste des champs : le
symbole * indique que tous les champs de la table sont ajouts la grille dinterrogation. Cependant, vous devrez insrer les
champs sur lesquels portent les critres et dsactiver, pour ces champs, loption Afficher si vous ne souhaitez pas quils
apparaissent en double.
Pour dplacer un champ, cliquez sur le slecteur de champ pour le slectionner. Cliquez de nouveau sur le slecteur de champ puis
faites glisser la souris de faon positionner le trait vertical lendroit o vous souhaitez insrer la colonne.
Pour insrer un champ dans la grille dinterrogation, slectionnezle dans la table puis faitesle glisser dans la grille dinterrogation
sur le nom du champ avant lequel vous souhaitez linsrer.
Cliquez sur loutil
pour enregistrer les modifications apportes la requte puis, si besoin est, fermezla.
Loutil
du groupe Paramtrage de requte (onglet Crer) permet dinsrer une nouvelle ligne de critres. Le bouton
Insrer des colonnes permet dinsrer une nouvelle colonne gauche de la colonne active.
Excuterunerequte
Deux techniques permettent dexcuter une requte:
- partir du volet de navigation, faites un double clic sur le nom de la requte excuter.
- partir du mode Cration de la requte, cliquez sur le bouton Excuter du groupe Rsultats (onglet Crer).
La requte extrait alors les enregistrements de la table source rpondant aux critres.
Fermez, si besoin est, la fentre de feuille de donnes de la requte en cliquant sur le bouton
Dfinirlescritresdelarequte
Prciseruncritreselonletypeduchamp
Affichez la structure de la requte: dans le volet de navigation, faites un clic droit sur le nom de la requte pour laquelle vous
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souhaitez prciser des critres puis cliquez sur loption Mode cration.
Cliquez sur la ligne Critres de la colonne correspondant au champ sur lequel porte le critre. Pour cela, retenez les principes
suivants:
Type du champ
Numrique Montaire ou
NumroAuto
Principes
Exemples
saisissez la valeur sans aucune prsentation.
1500,45
Date/Heure
saisissez la date ou lheure dans le format de votre choix.
10/01/07
>10/01/07
10 janvier 2007
10-jan-2007
Oui/Non
pour slectionner les valeurs correspondant Oui
tapez : Oui
Vrai Actif
ou -1
tapez : Non
Faux inactif
ou 0
pour slectionner les valeurs correspondant Non
Cliquez sur le bouton Excuter pour excuter la requte et ainsi visualiser le rsultat.
Enregistrez les modifications apportes la requte en cliquant sur loutil
puis, si besoin est, fermezla.
Utiliserdesoprateurs
Affichez la structure de la requte puis cliquez dans la ligne Critres de la colonne correspondant au champ sur lequel porte le
critre.
Prcisez le critre en utilisant les oprateurs de comparaison qui sont au nombre de six: < (Infrieur ), <= (Infrieur ou gal ), >
(Suprieur ), >= (Suprieur ou gal ), = (gal ), <> (Diffrent de).
Access met votre disposition dautres oprateurs :

Oprateurs
Slectionne
les enregistrements
Exemples
Entre
pour lesquels la valeur dun champ est comprise dans un

intervalle de valeurs.
In
pour lesquels la valeur dun champ est comprise dans une In (NANTES ;
liste.
PARIS)
Est
pour lesquels un champ est vide ou pas.
Comme
contenant une donne approximative.
Pas
qui ne rpondent pas au critre.
Entre A et C
Entre 10 et 20
Entre 01/12/06 et
31/12/06
Est Null
Est pas Null
Comme *rue*
Est pas Null
Pas In
(NANTES;"PARIS")
Exemples:
- 128 -
Slectionne les clients ns dans les annes 60.
Slectionne tous les clients sauf ceux de NANTES et PARIS.
Cliquez sur le bouton Excuter du groupe Rsultats (onglet Crer) pour excuter la requte et ainsi visualiser le rsultat.
Les expressions de critre peuvent aussi incorporer des fonctions (dans ce cas, le nom des champs doit tre entour de crochets).
Exemples :
Anne([Date de naissance])=1966 : slectionne les clients ns en 1966.
Mois ([Date de naissance]) = 10 : slectionne les clients ns au mois doctobre.
<Date()-30 : slectionne les clients contacts il y a 30 jours (la fonction Date() calcule la date du jour).
Lorsquun critre est relativement long saisir, vous pouvez appuyer sur les touches Shift F2 pour afficher la fentre Zoom.
Vous pouvez galement modifier la largeur de la colonne dans laquelle vous saisissez le critre en faisant glisser le trait sparant
les deux slecteurs de champ.
Dfinirplusieurscritres
Deux cas peuvent se prsenter :
Vous devez slectionner les enregistrements rpondant simultanment tous les critres poss : les critres doivent alors tre
relis laide du ET logique.
Vous devez slectionner les enregistrements qui rpondent lun ou lautre des critresposs : les critres doivent alors tre
relis laide du OU logique.
Dfinirplusieurscritresportantsurlemmechamp
Affichez la structure de la requte pour laquelle vous souhaitez prciser plusieurs critres sur le mme champ.
Si vous devez slectionner les enregistrements rpondant simultanment tous les critres poss, cliquez sur la ligne Critres de
la colonne correspondant au champ sur lequel porte les critres puis, saisissez les diffrents critres en les sparant du ET logique.
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Cette requte slectionne les enregistrements dont le prix catalogue des livres est compris entre 9 et 16 euros inclus.
Si vous devez slectionner des enregistrements qui rpondent lun ou lautre des critres, cliquez sur la ligne Critres de la
colonne correspondant au champ sur lequel porte les critres puis, saisissez les diffrents critres en les sparant par leOU logique;
vous pouvez aussi saisir le premier critre dans la ligne Critres du champ correspondant puis les autres critres sur les lignes
suivantes du mme champ.
Cette requte slectionne les clients de Nantes ou ceux de Paris.
Cliquez sur loutil
pour enregistrer les modifications apportes la requte puis, si besoin est, fermezla.
Dfinirplusieurscritresportantsurdeschampsdiffrents
Affichez la structure de la requte pour laquelle vous souhaitez prciser plusieurs critres portant sur des champs diffrents.
Si les critres doivent tre vrifis simultanment, insrez chaque critre sur la mme ligne dans les colonnes correspondant
chacun des champs.
Cette requte slectionne les Messieurs de Nantes.
Si lun ou lautre des critres doit tre vrifi, insrezles sur des lignes diffrentes.
Cette requte slectionne les madames ou les mademoiselles de NANTES.
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Cliquez sur le bouton Excuter du groupe Rsultats pour excuter la requte et ainsi visualiser le rsultat.
Crerunerequteslectionparamtre
Lorsque vous excutez une requte, Access slectionne les enregistrements de la table source en fonction des critres dfinis dans
la requte. Access vous permet aussi de prciser ces critres non pas dans la requte mais lors de son excution en crant une
requte paramtre.
Affichez la structure de la requte puis dfinissez les lments de la grille dinterrogation comme vous avez lhabitude de le faire.
Au lieu de prciser un critre de slection, tapez le texte de linvite entre crochets dans la ou les colonnes des champs sur lesquels
doivent porter des critres de slection; ce texte apparatra lorsque vous excuterez la requte.
Le texte de linvite doit tre diffrent du nom du champ.
Cliquez sur le bouton Excuter du groupe Rsultats pour excuter la requte.
Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton Affichage
du groupe Rsultats.
Lorsque vous excutez la requte, Access vous demande de prciser la valeur du critre.
Prcisez la valeur du critre puis cliquez sur le bouton OK.
Modifierlajointuredansunerequtemultitable
Affichez la requte concerne en mode Cration puis cliquez deux fois sur la ligne de jointure reliant les deux tables.
- 131 -
Loption 1 correspond une quijointure.

Loption 2 correspond une jointure externe gauche.
Loption 3 correspond une jointure externe droite.
Pour afficher les enregistrements qui ne sont pas en relation, choisissez loption 2 ou 3 selon les enregistrements afficher.
La ligne de jointure se modifie.
Crerunerequtedanalysecroise
Access met votre disposition un outil puissant pour combiner les donnes de plusieurs tables : les requtes danalyse croise.
Ce tableau affiche la rpartition des ventes par ville et par vendeur.
- 132 -
Crez une nouvelle requte (sans laide de lAssistant) en insrant les tables ou requtes ncessaires llaboration du tableau
danalyse croise.
Insrez trois champs dans la grille dinterrogation :
- le champ dont les valeurs vont constituer les enttes de ligne du tableau danalyse croise.
- le champ dont les valeurs vont constituer les enttes de colonne du tableau danalyse croise.
- le champ ou lexpression qui contient les valeurs sur lesquelles est base llaboration du tableau.
Transformez la requte en Analyse croise en cliquant sur le bouton correspondant du groupe Type de requte (onglet Crer).
Les lignes Analyse et Opration apparaissent dans la grille dinterrogation.

Sur la ligne Opration, choisissez lopration permettant le calcul des valeurs du tableau dans la colonne adquate.
Les oprations assignes aux autres champs doivent tre Regroupement.
Sur la ligne Analyse indiquez, pour chaque champ, si les valeurs du champ doivent apparatre comme Entte de ligne, Entte de
colonne ou si elles doivent tre utilises pour remplir le tableau (Valeur).
Enregistrez la requte puis, si besoin est, fermezla.
Il est possible dinsrer plusieurs en-ttes de ligne mais un seul en-tte de colonne.
laidedelAssistant
LAssistant Requte analyse croise peut tre utilis si toutes les donnes ncessaires llaboration du tableau se trouvent dans
une mme table ou requte.
Si ce nest pas le cas, vous devez crer une requte regroupant tous les champs dont vous aurez besoin puis, utilisez cette requte
pour llaboration de la requte analyse croise.
Slectionnez loption Assistant Requte analyse crois puis cliquez sur le boutonOK.
- 133 -
Dans lencadr Afficher, activez loption correspondant la liste des objets visualiser : Tables, Requtes ou Les deux.
Slectionnez, dans la liste, le nom de la table ou de la requte contenant les champs intgrer dans la requte analyse croise
puis, cliquez sur le boutonSuivant.
Pour chaque champ dont les valeurs doivent constituer les enttes de ligne du tableau danalyse croise (3 champs maximum),
slectionnezle dans la liste Champs disponibles puis cliquez sur le bouton
Slectionnez, dans la liste, le champ dont les valeurs vont constituer les enttes de colonne du tableau danalyse croise puis
cliquez sur le bouton Suivant.
Slectionnez, dans la zone Champs, le champ qui contient les valeurs sur lesquelles est base llaboration du tableau.
Slectionnez, dans la liste correspondante, la Fonction permettant le calcul des valeurs du tableau.
Cochez ou non loption Oui, inclure les sommes des lignes selon que vous souhaitez ou non faire le total de chaque ligne.
Activez la premire ou la seconde option selon que vous souhaitez accder la feuille de donnes (Afficher la requte) ou la
structure de la requte (Modifier la structure).
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Pour afficher la requte en mode Cration afin de modifier sa structure, cliquez sur le bouton Affichage
Affichages (onglet Accueil) ou sur le bouton Mode Cration
de la barre dtat.
Le bouton
du groupe
Crerunerequtedenoncorrespondance
Lassistant Requte de noncorrespondance permet de rechercher les enregistrements dune table ou dune requte qui nont aucune
relation avec ceux dune autre table ou requte.
Slectionnez loption Assistant Requte de noncorrespondance puis cliquez sur le bouton OK.
Activez une des options de lencadr Afficher en fonction des objets afficher dans la liste: Tables, Requtes ou Les deux.
Slectionnez, dans la liste, le nom de la table ou de la requte contenant les enregistrements afficher dans la requte de non
correspondance puis cliquez sur le bouton Suivant.
Activez une des options de lencadr Afficher, en fonction des objets (tables et/ou requtes) afficher dans la liste.
Slectionnez le nom de la table ou de la requte contenant les enregistrements en relation avec la table ou la requte slectionne
dans ltape prcdente puis cliquez sur le bouton Suivant.
- 135 -
Le champ commun aux deux tables (ou requtes) est slectionn dans chaque liste; ces champs peuvent avoir des noms diffrents.
Si le champ slectionn dans chaque liste nest pas le champ commun aux deux tables (ou requtes), slectionnez alors les champs
correspondants dans chaque liste puis cliquez sur le bouton
Indiquez quels sont les champs insrer dans la requte de noncorrespondance:
Activez la premire ou la seconde option selon que vous souhaitez accder la feuille de donnes (Afficher les rsultats) ou la
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Dans notre exemple, cette requte permet de visualiser la liste des livres qui nont jamais t commands.
Pour afficher la requte en mode Cration, afin de modifier sa structure, cliquez sur le bouton Affichage
Accueil ou sur le bouton Mode Cration
de la barre dtat.
de longlet
Le bouton
Crerunerequtepermettantdetrouverlesdoublons
Lassistant Requte trouver les doublons permet de slectionner, dans une mme table ou requte, les enregistrements dont les
valeurs des champs sont identiques.
Slectionnez loption Assistant Requte trouver les doublons puis cliquez sur le bouton OK.
Activez une des options de lencadr Afficher en fonction des objets (tables et/ou requtes) afficher dans la liste.
Slectionnez, dans la liste, le nom de la table ou de la requte dans laquelle vous recherchez des valeurs de champs identiques puis
cliquez sur le bouton Suivant.
Indiquez quels sont les champs susceptibles de contenir des doublons:
- 137 -
Slectionnez, en plus des champs contenant les doublons, les champs que vous souhaitez voir apparatre dans la requte. Pour cela,
procdez comme lors de lajout des champs susceptibles de contenir les doublons (tape prcdente).
Activez la premire ou la seconde option selon que vous souhaitez accder la feuille de donnes (Afficher les rsultats) ou la
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Dans notre exemple, cette requte permet de visualiser les enregistrements dont les valeurs des champs Titre et des champs
Auteur sont identiques.
Pour afficher la requte en mode Cration afin de modifier sa structure, cliquez sur le bouton Affichage
Accueil ou sur le bouton Mode Cration
de la barre dtat.
Le bouton
de longlet
Enregistrez, si besoin est, les modifications apportes la requte puis, si besoin est, fermezla.
- 139 -
11_Calculsdanslesrequtes
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Insrerunchampcalculdansunerequte
Dans le volet de navigation, faites un clic droit sur le nom de la requte laquelle vous souhaitez ajouter un champ calcul puis
cliquez sur loption Mode cration pour afficher sa structure.
Cliquez dans la premire cellule vide de la ligne Champ.
Prcisez le nom du champ calcul suivi de lexpression correspondante sous la forme Nom : expression.
Le champ Prix total permet le calcul du total par livre command.
Vous ntes pas oblig de prciser le nom du champ calcul. En labsence de nom, Access lui attribue un nom sous la forme Expr1.
Effectueruncalculstatistiquesansregroupement
Le calcul statistique peut porter sur tous les enregistrements ou seulement sur un groupe denregistrements. Exemple : nombre de
clients dans la table ou nombre de clients qui habitent Nantes, Rennes...
Dans le volet de navigation, faites un clic droit sur le nom de la requte laquelle vous souhaitez ajouter un champ calcul puis
cliquez sur loption Mode cration pour afficher sa structure.
Insrez dans la grille dinterrogation, le champ sur lequel porte le calcul statistique.
Cliquez sur le bouton Totaux du groupe Afficher/Masquer (onglet Crer) pour faire apparatre la ligne Opration dans la grille
dinterrogation.
De nouveau un clic sur le bouton Totaux permet de masquer la ligne Opration.

Cliquez sur la ligne Opration de la colonne concerne et choisissez dans la liste, le calcul statistique que vous souhaitez
effectuer : Somme, Moyenne, Min, Max, Compte, StDev, Var, Premier (affiche la premire valeur rencontre dans la table parmi
les enregistrements slectionns) et Dernier (affiche la dernire valeur du champ).
Insrez, si besoin est, les champs sur lesquels reposent des critres de slection.
Access leur attribue automatiquement lopration Regroupement.
Choisissez pour ces champs lopration O.
Loption Afficher est automatiquement dcoche.
Pour chaque critre prciser, cliquez sur la ligne Critres de la colonne du champ concern puis saisissez le critre.
Exemples : Combien yatil de clientes?
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Effectueruncalculstatistiqueavecregroupement
Lorsque vous effectuez un calcul statistique par groupe denregistrements, trois cas peuvent se prsenter :
- vous effectuez un calcul statistique par groupe denregistrements sans appliquer de critres de slection. Exemple : combien
de clients demeurent dans chaque ville ?
- vous effectuez un calcul statistique sur tous les enregistrements de la table puis vous slectionnez les groupes
denregistrements dont le rsultat rpond certains critres. Exemple: vous comptabilisez le nombre de clients par ville puis
vous slectionnez les villes pour lesquelles ce nombre est suprieur 5.
- vous slectionnez certains enregistrements puis vous effectuez le calcul statistique sur ces enregistrements. Exemple: vous
slectionnez les clients ns avant le 01/01/1965 puis vous les comptabilisez par ville.
Lecalculportesurtouslesenregistrements
Affichez la structure de la requte pour laquelle vous souhaitez effectuer un calcul statistique avec regroupement qui porte sur tous
les enregistrements.
Insrez dans la grille dinterrogation le champ utilis pour regrouper les enregistrements.
Cliquez sur le bouton Totaux du groupe Afficher/Masquer (onglet Crer) pour faire apparatre laligne Opration dans la grille
dinterrogation puis vrifiez que lOpration propose est Regroupement.
Insrez dans la grille dinterrogation le champ sur lequel porte le calcul statistique puis choisissez dans la zone de liste droulante
Opration, la fonction correspondant au calcul statistique effectuer.
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Cette feuille de donnes affiche le nombre de clients pour chaque ville.
Pour slectionner les enregistrements en fonction du rsultat du calcul statistique, il suffit de prciser le critre dans la colonne
qui contient la fonction statistique.
Lecalculportesurcertainsenregistrements
Affichez la structure de la requte pour laquelle vous souhaitez effectuer un calcul statistique avec regroupement qui porte sur
certains enregistrements.
Insrez dans la grille dinterrogation le champ utilis pour regrouper les enregistrements.
Cliquez sur le bouton Totaux du groupe Afficher/Masquer (onglet Crer) pour faire apparatre la ligne Opration puis veillez ce
que lopration propose soit Regroupement.
Insrez dans la grille dinterrogation le champ sur lequel porte le calcul statistique puis choisissez dans la zone de liste droulante
Opration, la fonction correspondant au calcul statistique effectuer.
Insrez dans la grille dinterrogation le ou les champs sur lesquels portent les critres de slection puis slectionnez pour ces
champs loprateur O.
Prcisez le ou les critres de slection.
Exemple : cette requte comptabilise le nombre de clients de chaque ville ns avant le 1 janvier 1965.
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12_Crationd'unformulaire
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Crerunformulaireinstantan
Un formulaire permet la gestion des enregistrements dune table travers un cran de saisie; si ce formulaire doit permettre de
grer uniquement certains enregistrements, il doit tre bas sur une requte (la table ou la requte slectionne est appele la
source du formulaire).
Nous allons voir dans ce titre comment crer rapidement un formulaire selon une prsentation prdfinie.
Dans le volet de navigation, slectionnez la table ou la requte sur laquelle vous souhaitez baser ce formulaire.
Cliquez sur longlet Crer.
Selon la prsentation que vous souhaitez donner votre formulaire, cliquez sur un des boutons suivants visibles dans le groupe
Formulaires :
Formulaire : les champs de la source de donnes (table ou requte) sont affichs les uns en dessous des autres dans le formulaire;
un seul enregistrement est visible la fois. Si une relation de type unplusieurs est tablie entre la table/la requte source et une
autre table de la base de donnes alors, une feuille de donnes base sur la table associe saffiche dans la partie infrieure du
formulaire. Ainsi, cette feuille de donnes, appele sousformulaire, affiche les enregistrements lis lenregistrement slectionn
dans la partie suprieure du formulaire.
Vous trouverez plus dinformations sur les Relations entre les tables le chapitre correspondant.
Formulaire double affichage : ce type de formulaire offre deux affichages simultans: les champs de la source de donnes (table
ou requte) sont prsents en affichage Formulaire dans la partie suprieure du formulaire et en affichage Feuille de donnes dans la
partie infrieure de celuici. Ces deux affichages sont synchroniss ainsi, lorsque vous slectionnez un champ dans la partie
suprieure du formulaire, le mme champ est galement slectionn dans la partie infrieure. De plus, les modifications (ajout,
suppression de donnes...) ralises dans une partie du formulaire, le sont galement dans lautre partie.
Plusieurs lments : les champs de la source de donnes (table ou requte) sont prsents sous forme de tableau dans le formulaire
(les donnes sont disposes dans des lignes et des colonnes) ainsi, plusieurs enregistrements sont visibles la fois. Ce formulaire,
qui ressemble une feuille de donnes, permet une meilleure personnalisation quune feuille de donnes (possibilit par exemple,
dajouter des lments graphiques, des contrles...).
Access cre instantanment le formulaire et laffiche en mode Page. Ce mode permet de visualiser les donnes tout en ayant la
possibilit de raliser des modifications de conception. Par dfaut, Access applique automatiquement une disposition empile aux
contrles du formulaire, facilitant ainsi la manipulation des contrles en un tout. Si cette disposition ne vous convient pas, elle
pourra bien sr tre annule (cf. Gestion des contrles Appliquer/supprimer une disposition tabulaire ou empile).
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Vous visualisez ici un formulaire double affichage associ la table Clients. Ce type de formulaire est intressant car la partie
infrieure peut tre utilise pour rechercher des enregistrements tandis que la partie suprieure peut tre utilise pour consulter,
modifier ou encore crer des enregistrements.
Apportez ventuellement des modifications la conception du formulaire.
Cliquez sur loutil Enregistrer
Saisissez le Nom de formulaire dans la zone de saisie correspondante puis cliquez sur le bouton OK.
Si besoin, fermez le formulaire en cliquant sur le bouton
ou utilisez le raccourciclavier Ctrl S pour enregistrer le formulaire.
de sa fentre.
Vous pouvez utiliser ce formulaire dans ltat pour ajouter, supprimer ou modifier des enregistrements, accder sa structure pour
ladapter vos besoin ou, ventuellement le supprimer aprs lavoir exploit.
Par dfaut, trois modes daffichage sont disponibles pour un formulaire : le mode Formulaire (
), Page ( ) et Cration (
).
Pour rendre disponibles ou non des modes daffichage, affichez la Feuille de proprits du formulaire (cf. premier sous-titre du titre
Modifier les proprits dun formulaire) puis, dans longlet Format, choisissez loption Oui ou Non pour les proprits Autoriser le
mode Formulaire, Autoriser le mode Feuille de donnes, Autoriser le mode Tableau crois dynamique, Autoriser le mode
Graphique crois dynamique et Autoriser le mode page.
CrerunformulairelaidedelAssistant
linverse dun formulaire instantan (cf. titre prcdent), lAssistant Formulaire va vous permettre de choisir les champs
intgrer au formulaire, leur disposition ou encore le style du formulaire.
Slectionnez ventuellement la table ou la requte sur laquelle vous souhaitez baser votre formulaire.
La table ou la requte pourra tre slectionne ultrieurement dans lAssistant Formulaire.
- 147 -
Dans le groupe Formulaires, cliquez sur le bouton Plus de formulaires puis sur loption Assistant Formulaire.
La fentre de lAssistant Formulaire saffiche lcran. Le nom de la table ou de la requte slectionne au pralable est visible
dans la liste Tables/Requtes.
Indiquez quels sont les champs de la table ou de la requte insrer dans le formulaire :
- pour chaque champ insrer, slectionnezle dans la liste Champs disponibles, puis cliquez sur le bouton
Vous pouvez aussi faire un double clic sur un champ pour linsrer dans le formulaire.
Activez loption correspondant au type de prsentation attribuer au formulaire; vous pouvez cliquer sur chaque option pour
visualiser lexemple correspondant.
Slectionnez loption correspondant au style attribuer au formulaire; vous pouvez cliquer sur chaque option pour visualiser
lexemple correspondant.
Saisissez le nom sous lequel le formulaire doit tre enregistr. Par dfaut, Access propose le mme nom que la table ou la requte
utilise pour crer le formulaire.
Choisissez la premire ou la seconde option selon que vous souhaitez visualiser les enregistrements travers le formulaire (mode
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Formulaire) ou afficher la structure du formulaire (mode Cration).
Le formulaire apparat sur lcran, prt lemploi! Access applique automatiquement une disposition empile aux contrles du
formulaire, facilitant ainsi les manipulations des contrles en un tout. Si cette disposition ne vous convient pas, elle pourra bien sr
tre annule (cf. Gestion des contrles Appliquer/supprimer une disposition tabulaire ou empile).
Les boutons situs dans le coin infrieur gauche de la fentre permettent, comme dans une feuille de donnes, daccder aux
diffrents enregistrements.
Dans longlet Crer, le bouton Formulaire vierge du groupe Formulaires permet de crer un formulaire vide en mode Page tandis
que le bouton Cration de formulaire, du mme groupe, cre un formulaire vide en mode Cration. Dans les deux cas, vous devrez
ensuite ajouter les champs souhaits laide du volet Liste de champs.
AfficherunformulaireenmodeCration
Le mode Cration permet de modifier la structure du formulaire.
partir du volet de navigation, faites un clic droit sur le nom du formulaire modifier puis cliquez sur loption Mode cration.
partir de la fentre du formulaire affich en mode Formulaire ou en mode Page, ouvrez la liste du bouton Affichage de longlet
Accueil puis cliquez sur loption Mode Cration ou, cliquez sur le bouton Mode Cration
Les boutons Affichage

de longlet Accueil et Mode Formulaire
de la barre dtat permettent daccder de nouveau au
mode Formulaire.
Outre la fentre du formulaire, il est possible que le volet contenant la liste des champs ou la feuille des proprits du formulaire
soit visible lcran.
Pour afficher ou masquer la feuille des proprits, dans longlet Cration, cliquez sur le bouton Feuille des proprits du groupe
Outils ou appuyez sur la toucheF4.
Pour afficher ou masquer le volet de la Liste de champs, dans longlet Cration, cliquez sur le bouton Ajouter des champs
existants du groupe Outils.
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Par dfaut, un formulaire est constitu de trois sections :

lEntte de formulaire
la section Dtail
le Pied de formulaire
Chaque lment insr dans un formulaire est appel contrle : le titre du formulaire ainsi que les diffrentes tiquettes sont des
contrles.
Lorsque vous insrez un champ dans un formulaire, Access insre deux contrles: ltiquette du champ qui contient un texte
(correspond lorigine du nom du champ) que vous pouvez modifier ou supprimer et la zone de texte qui est utilise en mode
Formulaire pour afficher la valeur du champ (elle est indispensable pour grer les donnes du champ dans le formulaire).
Il existe trois types de contrles :
- les contrles indpendants affichent des informations totalement indpendantes de la table ou de la requte source.
Exemples : un texte que vous affichez dans le formulaire ou un trac quelconque (trait, rectangle...).
- les contrles dpendants sont lis un champ de la table source et affichent gnralement la valeur de ce champ.
- les contrles calculs affichent des donnes calcules partir de une ou plusieurs valeurs de champs et selon une expression
de calcul que vous dfinissez. Exemple : dans un formulaire Articles, un contrle Prix TTC peut afficher le prix TTC de chaque
article partir du prix HT et de la Taxe existant dans une table.
Si besoin est, fermez le formulaire en cliquant sur le bouton
de sa fentre.
Le mode daffichage Page (bouton

droite dans la barre dtat) permet galement de raliser la plupart des modifications de
structure dun formulaire tout en visualisant les donnes de celui-ci.
- 150 -
Dans longlet Rorganiser, le bouton Grille
du groupe Afficher/Masquer permet dafficher ou de cacher le quadrillage visible
dans le fond du formulaire en mode Cration. Le bouton Rgle

rgles horizontale et verticale.
du mme groupe, permet, quant lui, dafficher ou de masquer les
Ordonnerlaccsauxchampsduformulaire
Cette commande permet de dfinir lordre de tabulation : il indique lordre des champs auxquels vous accdez en appuyant sur la
touche Tab ou la toucheEntrelors de lutilisation du formulaire.
Dans le volet de navigation, faites un clic droit sur le nom du formulaire concern puis cliquez sur loption Mode cration.
Dans longlet Rorganiser, cliquez sur le bouton Ordre de tabulation visible dans la catgorie Mise en forme de contrle.
Lordre daccs aux champs est dfini de haut en bas et de gauche droite.
Dans lencadr Section, activez loption correspondant la section du formulaire concerne.
Pour dplacer un champ dans la liste Ordre personnalis, slectionnez le champ en cliquant dans son slecteur de champ (carr
situ gauche du champ). Ensuite, cliquez de nouveau sur le slecteur de champ puis faites glisser la souris de faon positionner le
trait horizontal noir la nouvelle position du champ.
Pour dfinir un ordre de tabulation li lemplacement physique des champs dans le formulaire, de la gauche vers la droite et du
haut vers le bas, cliquez sur le bouton Ordre automatique.
Cliquez ventuellement sur le bouton
Cliquez sur loutil
pour accder au mode Formulaire afin de vrifier le rsultat.
pour enregistrer les modifications puis fermez, si besoin est, le formulaire.
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Modifierlespropritsdunformulaire
Afficherlafeuilledepropritsdunformulaire
Si besoin, affichez la Feuille de proprits du formulaire: dans longlet Cration, cliquez sur le bouton Feuille des proprits du
groupe Outils (ou F4) puis slectionnez loption Formulaire dans la liste Type de slection visible dans la partie suprieure de la
feuille de proprits.
Aprs avoir affich la Feuille de proprits, vous pouvez galement cliquer sur la case situe lintersection des rgles horizontale
et verticale ( ) pour afficher les proprits du formulaire dans le volet Feuille de proprits.
Les proprits du formulaire apparaissent dans une fentre; elles sont regroupes par type, chaque type correspondant une page
de la fentre laquelle vous accdez en cliquant sur longlet. La page Toutes regroupe toutes les proprits, quel que soit leur
type.
Cliquez sur longlet contenant la ou les proprits modifier puis effectuez vos modifications dans la ou les zones
correspondantes.
Fermez, si besoin est, la feuille des proprits en cliquant sur le bouton

proprits de longlet Cration.
Cliquez sur loutil
de sa fentre ou en cliquant sur le bouton Feuille des
pour enregistrer les modifications puis, si besoin est, fermez le formulaire.
Modifierlasourcedunformulaire
Cette technique est utilise pour exploiter les donnes dune table ou dune requte laide dun formulaire cr lorigine pour
une autre table ou une autre requte (les deux tables ou requtes doivent avoir des structures similaires).
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et verticale ( ) pour afficher les proprits du formulaire dans le volet Feuille de proprits.
Cliquez sur longlet Donnes puis, dans la zone Source, slectionnez la table ou la requte que vous souhaitez associer au
formulaire.
Cliquez sur longlet Format puis, dans la zone de saisie Lgende, modifiez, si besoin est, le texte visible dans longlet de la
fentre du formulaire lorsque celuici est affich en mode Formulaire.
Enregistrez les modifications apportes au formulaire en cliquant sur loutil
puis fermezle, si besoin est.
Accderlarequtesourceduformulaire
Cliquez dans la zone associe la proprit Source de longlet Donnes puis cliquez sur le bouton
Access lance le gnrateur de requte dans lequel la requte source du formulaire est visible.
Modifiez cette requte comme une requte classique.
Fermez le Gnrateur de requte en cliquant sur le bouton
de sa fentre ou sur le bouton Fermer de longlet Crer.
Cliquez sur le bouton Oui du message qui saffiche pour enregistrer les modifications apportes la requte et mettre jour la
source du formulaire.
Si besoin est, enregistrez les modifications apportes au formulaire en cliquant sur loutil
puis fermezle, si besoin est.
Dans le cas dun formulaire bas sur une table, lorsque vous cliquez sur le bouton
de la zone Source, Access vous propose de
crer une requte fonde sur la table source. Pour cela, cliquez sur le bouton Oui du message puis crez la requte en veillant ce
quelle contienne tous les champs insrs dans le formulaire.
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Crerunformulairecontenantunsousformulaire
Les sousformulaires sont destins afficher simultanment des donnes de deux tables relies par lintermdiaire dune relation
de type unplusieurs : le formulaire principal reprsente le ct un de la relation tandis que le sousformulaire reprsente le
ct plusieurs. Le sousformulaire peut tre reprsent sous forme de feuille de donnes ou de formulaire classique. Sur
lexemple qui suit, il permet dafficher les livres commands par client.
Premiremthode
Cette technique consiste faire glisser un formulaire (sousformulaire) dans un autre formulaire (formulaire principal).
Crez, si besoin, le sousformulaire comme un formulaire classique puis affichezle en mode Cration.
Si le sousformulaire doit inclure les valeurs des champs provenant de plusieurs tables, crez une requte permettant de regrouper
ces champs puis choisissez cette requte comme source du sousformulaire.
Affichez la Feuille de proprits du sousformulaire : faites un double clic lintersection des rgles horizontale et verticale(
).
Dans longlet Format, la proprit Affichage par dfaut, slectionnez le mode daffichage appliquer au sousformulaire lors de
son ouverture; loption Formulaires continus correspond hlaffichage de type formulaire mais plusieurs enregistrements peuvent
tre affichs en mme temps en fonction de la hauteur du formulaire ; loption Formulaire unique correspond galement
laffichage de type formulaire mais un seul enregistrement peut tre affich la fois.
Cliquez sur longlet Donnes puis, laide des proprits cidessous, dfinissez le mode dutilisation du sousformulaire :
Filtrer sur chargement: seratil possible de filtrer les enregistrements partir de ce formulaire?
Modif autorise: le formulaire peutil tre utilis pour modifier des enregistrements?
Suppr autorise: le formulaire peutil tre utilis pour supprimer des enregistrements?
Ajout autoris: le formulaire peutil tre utilis pour ajouter de nouveaux enregistrements?
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Entre donnes: activez cette proprit si le formulaire doit tre utilis uniquement pour ajouter des enregistrements.
Cliquez sur loutil
pour enregistrer le sousformulaire puis fermezle en cliquant sur le bouton
de sa fentre.
Ouvrez le formulaire principal en mode Cration (
Faites glisser licne du sousformulaire, du volet de navigation vers la section Dtail de la fentre du formulaire principal.
) puis veillez ce que le volet de navigation reste affich.
Access insre un contrle qui reprend le nom du sousformulaire. lintrieur de ce contrle, vous visualisez le Sousformulaire.
Cliquez, si besoin est, sur le sousformulaire (des poignes de slection concrtises par des carrs apparaissent autour du
contrle) puis affichez sa feuille de proprits en appuyant sur la touche F4.
Cliquez sur longlet Donnes puis vrifiez les proprits Champs fils et Champs pres : le Champ fils correspond au nom du champ
de liaison dans le sousformulaire; le Champ pre, au nom du champ de liaison dans le formulaire principal.
Access dtermine automatiquement ces deux lments lorsquil existe une relation entre les deux tables ou, dfaut, sil existe
dans les deux tables deux champs de mme nom et dont le type de donnes est identique. Cependant, si le formulaire principal
repose sur une requte, vous devez dfinir vousmme les proprits Champs fils et Champs pres. Si lun des deux formulaires est
bas sur une requte, celleci doit obligatoirement contenir le champ de liaison (champ fils du sousformulaire ou champ pre du
formulaire principal) mme si celuici ne doit pas tre obligatoirement visible dans le formulaire.
Dplacez ventuellement le contrle du sousformulaire et/ou modifiez sa taille.
Supprimez ou modifiez le contenu de ltiquette associe au sousformulaire visible en haut gauche du contrle du sous
formulaire.
Apportez ventuellement des modifications la structure du sousformulaire: veillez ce que le contrle du sousformulaire soit
slectionn puis, dans longlet Cration, cliquez sur le bouton Sousformulaire dans une nouvelle fentre
Effectuez ensuite vos modifications, enregistrez la nouvelle structure du sousformulaire (
fentre du sousformulaire pour le fermer.
Pour visualiser le rsultat en mode Formulaire, cliquez sur le bouton Affichage

visible dans la barre dtat.
du groupe Outils.
) puis cliquez sur le bouton
de la
ou sur le bouton Mode Formulaire
Utilisez alors les boutons situs dans le coin infrieur gauche du sousformulaire pour faire dfiler les enregistrements du sous
- 155 -
formulaire et les boutons situs dans le coin infrieur gauche du formulaire principal pour faire dfiler les enregistrements du
formulaire principal.
Cliquez sur loutil
pour enregistrer le formulaire puis fermezle, si besoin est.
Deuximemthode
Il sagit ici de crer un formulaire contenant un sousformulaire laide de lAssistant Formulaire.
Dans le groupe Formulaires, cliquez sur le bouton Plus de formulaires puis sur loption Assistant Formulaire.
La fentre de lAssistant Formulaire saffiche lcran.

Ouvrez la liste Tables/Requtes, slectionnez la table ou la requte source du formulaire principal puis ajoutez les champs que
vous souhaitez intgrer celuici (cf. Crer un formulaire laide de lAssistant).
Le formulaire principal reprsente le ct un de la relation unplusieurs.

Ouvrez de nouveau la liste Tables/Requtes, slectionnez la table ou la requte source du sous formulaire puis ajoutez les champs
que vous souhaitez intgrer celuici.
Le sousformulaire reprsente le ct plusieurs de la relation entre le formulaire principal et le sousformulaire.

Si le formulaire et le sousformulaire ne sont pas relis par lintermdiaire dune relation de type un plusieurs, un message vous
informe que vous devez modifier les relations puis lancer de nouveau lAssistant Formulaire.
Slectionnez le nom de la table/requte en fonction de laquelle vous souhaitez afficher vos donnes: cet objet doit tre la table ou
la requte source du formulaire principal (le ct un de la relation unplusieurs).
Activez loption Formulaire avec sousformulaire(s).
Vous visualisez un aperu du formulaire: la partie suprieure reprsente le formulaire principal tandis que la partie infrieure
reprsente le sousformulaire.
- 156 -
Loption Formulaires attachs permet de crer un second formulaire attach au premier. Dans ce cas, la cration dun bouton
reprenant le nom du second formulaire sera insr dans le premier formulaire. Un clic sur ce bouton permettra douvrir le formulaire
correspondant.
Activez loption correspondant au type de prsentation attribuer au sousformulaire: Tabulaire ou Feuille de donnes.
Slectionnez loption correspondant au style attribuer au formulaire; vous pouvez cliquer sur chaque option pour visualiser
lexemple correspondant.
Saisissez, dans les zones de saisie correspondantes, les noms sous lesquels le Formulaire et le Sousformulaire doivent tre
enregistrs.
Activez la premire ou la seconde option selon que vous souhaitez visualiser les enregistrements travers le formulaire (mode
Formulaire) ou afficher la structure du formulaire (mode Cration).
Le formulaire principal, intgrant le contenu du sousformulaire, apparat lcran prs lemploi!
Deux nouveaux formulaires (le formulaire principal et le sousformulaire) sont dsormais visibles dans le volet de navigation.
Utilisez les boutons situs dans le coin infrieur gauche du sousformulaire pour faire dfiler les enregistrements du sous
formulaire et les boutons situs dans le coin infrieur gauche du formulaire principal pour faire dfiler les enregistrements du
Pour afficher le formulaire en mode Cration, cliquez sur le bouton
visible dans la barre dtat.
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Vous visualisez le contrle contenant la structure du sousformulaire.

Vous pouvez, de la mme manire, crez un formulaire contenant deux sous-formulaires laide de lAssistant Formulaire. Pour cela,
en plus de la table/requte reprsentant le premier sous-formulaire, vous devez ajouter une autre table/requte reprsentant le second
sous-formulaire. La table/requte source du second sous-formulaire doit tre lie par une relation de type un--plusieurs avec le premier
sous formulaire : le premier sous-formulaire reprsente le ct un tandis que le second sous-formulaire reprsente le ct plusieurs.
Si, pour crer un formulaire instantan, vous utilisez le bouton Formulaire de longlet Crer (groupe Formulaires)et, que la table ou
la requte source du formulaire est lie par une relation de type un--plusieurs une autre table de la base de donnes alors, un sousformulaire bas sur la table lie saffiche automatiquement dans la partie infrieure du formulaire instantan.
Grerlessousformulaires
Nous allons voir ici comment grer le contrle reprsentant un sousformulaire visible dans un formulaire principal.
Dans le volet de navigation, faites un clic droit sur le nom du formulaire contenant le sousformulaire concern puis cliquez sur
loption Mode cration pour afficher sa structure.
Le contrle du sousformulaire est visible dans la partie infrieure du formulaire. La partie suprieure affiche le contenu du
Pour slectionner le contrle du sousformulaire, cliquez nimporte o lintrieur du contrle correspondant.
Attention, ne cliquez pas dans ltiquette associe au contrle du sousformulaire visible gauche de celuici. Cette tiquette
reprend le nom du sousformulaire tandis que le contrle du sousformulaire affiche les champs contenus dans celuici.
Par dfaut, une disposition empile est applique au contrle du sousformulaire. Cette disposition ne permet pas de grer le
contrle indpendamment de son tiquette (supprimer ltiquette, dplacer ou redimensionner le contrle du sousformulaire
indpendamment de son tiquette ou inversement...) aussi, pour ce faire vous devrez annuler cette disposition.
Pour supprimer la disposition empile associe au contrle du sousformulaire, slectionnezle puis, dans longlet Rorganiser,
cliquez sur le bouton Supprimer du groupe Mise en forme de contrle: vous pouvez dsormais supprimer, dplacer,
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redimensionner... le contrle du sousformulaire indpendamment de son tiquette et vice versa.

Vous trouverez plus dinformations concernant la disposition empile dans le titre Appliquer/supprimer une disposition tabulaire ou
empile du chapitre Gestion des contrles.
Pour supprimer ltiquette associe au contrle du sousformulaire, veillez ce que la disposition empile applique au contrle du
sousformulaire soit annule (cf. point prcdent), cliquez sur ltiquette pour la slectionner puis appuyez sur la touche Suppr.
Pour dplacer ou redimensionner le contrle du sous formulaire ou de son tiquette, utilisez les techniques de dplacement et de
redimensionnement utilises dans Access (cf. Copier/dplacer des contrles et Modifier les dimensions dun contrle du chapitre
Gestion des contrles).
Pour afficher la Feuille de proprits du contrle du sousformulaire, slectionnezle puis appuyez sur la touche F4; appuyer de
nouveau sur la touche F4 permet de masquer la Feuille de proprits.
Pour ouvrir le sousformulaire dans une nouvelle fentre, slectionnezle puis, dans le groupe Cration, cliquez sur le bouton
du groupe Outils.
Pour supprimer le contrle dun sousformulaire, cliquez dessus pour le slectionner puis appuyez sur la touche Suppr.
Pour modifier le contenu dun sous-formulaire, vous pouvez aussi afficher sa structure partir du volet de navigation : faites un clic
droit sur son nom puis cliquez sur loption Mode cration.
Insrerdeschampsprovenantdeplusieurstables
Deux mthodes permettent dinsrer des champs issus de plusieurs tables ou requtes dans un formulaire ou dans un tat :
- Vous pouvez crer une requte dans laquelle vous mettez en relation ces diffrentes tables; vous y insrerez les champs
ncessaires llaboration du formulaire ou de ltat. En mode Cration du formulaire ou de ltat, indiquez que cette requte
est la source de lobjet.
- Vous pouvez crer une instruction SQL laide du Gnrateur de requte : pour y accder, cliquez sur le bouton
disponible
partir de la proprit Source du formulaire ou de ltat.
Deux cas justifient la cration dune requte :
- la requte contient une expression que vous souhaitez exploiter dans dautres formulaires ou tats.
-vous devez dfinir des critres afin de limiter les enregistrements exploits pour le formulaire ou ltat et ces mmes critres
doivent tre dfinis pour dautres formulaires ou tats.
Pour tablir la liaison entre deux tables insres dans une requte, procdez de la mme faon que dans la fentre Relations. La
liaison tablie dans la requte nest pas visible dans la fentre Relations.
Interdirelaccsunchampetsamodification
Cliquez sur le champ concern, affichez ses proprits en appuyant sur la touche F4 puis cliquez sur longlet Donnes.
Pour empcher laccs au champ, slectionnez loption Non de la proprit Activ.
La zone de texte devient grise.
Pour empcher la modification du champ, slectionnez loption Oui de la proprit Verrouill.

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Enregistrez les modifications apportes au formulaire (
Cliquez sur le bouton Mode Formulaire
).
pour visualiser le rsultat puis, si besoin est, fermez le formulaire.
Par dfaut, la zone de saisie dun champ calcul est verrouille : vous ne pouvez pas en modifier le contenu mme si loption
slectionne dans la proprit correspondante est Non.
Dfinirunmasquedesaisie
Un masque de saisie facilite la saisie des donnes dans un format prdfini.
Cliquez sur le champ concern, affichez ses proprits en appuyant sur la touche F4 puis cliquez sur longlet Donnes.
Cliquez dans la proprit Masque de saisie.
Tapez la valeur du masque de saisie ou cliquez sur le bouton
pour activer lAssistant Masque de saisie.
Cet Assistant propose un certain nombre de masques de saisie prdfinis.
Choisissez le Masque de saisie dans la zone correspondante.
Cliquez dans la zone Essayer puis effectuez une saisie pour tester le masque de saisie.
Personnalisez ventuellement le Masque de saisie dans la zone correspondante.
Modifiez, si besoin est, dans la zone de saisie Caractre espace rserv, le caractre qui doit apparatre dans la zone de texte
lors de la saisie et qui sera remplac par les donnes que vous entrerez.
Cliquez, si besoin est, dans la zone Essayer puis effectuez une saisie pour tester les modifications apportes au masque de saisie.
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Activez loption correspondant la forme sous laquelle les donnes doivent tre enregistres : Avec les symboles dans le masque
ou Sans les symboles dans le masque.
Cette tape ne saffiche pas si le masque de saisie concerne la saisie dun mot de passe, dune date ou dune heure.
Cliquez, si besoin, sur le bouton Suivant puis sur le bouton Terminer.
Cliquez sur loutil
pour enregistrer les modifications apportes au formulaire.
Dans la feuille de proprits, le masque de saisie est compos de trois lments:
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13_Crationd'untat
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CreruntatlaidedelAssistant
Un tat permet dimprimer les donnes dune table ou dune requte selon une prsentation spcifique en y intgrant
ventuellement divers calculs.
Cet tat dresse la liste des adresses des clients.
Slectionnez ventuellement la table ou la requte sur laquelle vous souhaitez baser ltat.
La table ou la requte pourra tre slectionne ultrieurement dans lAssistant tat.
Dans le groupe tats, cliquez sur le bouton Assistant tat.
La fentre de lAssistant tat saffiche lcran. Le nom de la table ou de la requte slectionne au pralable est visible dans la
liste Tables/Requtes.
Si cet tat doit permettre dimprimer uniquement certains enregistrements, il doit tre bas sur une requte; la table ou la requte
slectionne est appele la source de ltat.
Indiquez quels sont les champs insrer dans ltat:
Vous pouvez aussi faire un double clic sur un champ pour linsrer dans ltat.
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Si vous souhaitez que les enregistrements soient regroups, slectionnez le champ en fonction duquel il faut effectuer le
regroupement puis cliquez sur le bouton

regroupement doivent tre ajouts.
. Refaites cette manipulation une ou plusieurs fois si un ou plusieurs autres niveaux de
Pour supprimer un niveau de regroupement, cliquez sur le nom du champ correspondant dans la fentre de laperu puis cliquez sur le
bouton
Pour modifier lordre des champs de regroupement, cliquez sur le nom du champ concern dans la fentre de laperu puis utilisez le
bouton
pour monter dun niveau ou le bouton
pour descendre dun niveau.
Le bouton Options de regroupement permet de dfinir les intervalles de regroupement pour les champs de regroupement.
Indiquez lordre de tri utilis pour imprimer les enregistrements: pour chaque champ sur lequel vous souhaitez trier, ouvrez la
premire zone de liste vide, slectionnez le champ puis cliquez sur le bouton Croissant pour trier par ordre dcroissant ou sur le
bouton Dcroissant pour trier par ordre croissant.
Le champ de la liste 1 sera utilis comme premire cl de tri, celui de la liste 2 comme seconde cl de tri...
Indiquez comment Access doit disposer les champs :
Verticale: les champs sont disposs les uns en dessous des autres comme dans les formulaires ou les tats de type Colonne simple.
Tabulaire: les champs sont disposs les uns ct des autres, les enregistrements les uns en dessous des autres offrant une
prsentation sous forme de tableau qui rappelle celle des feuilles de donnes.
Justifi: les donnes de chaque enregistrement apparaissent dans un tableau de largeur et hauteur identiques.
Les prsentations proposes sont diffrentes lorsquun ou plusieurs niveaux de regroupement ont t dfinis pour ltat:
chelonn, Bloc ou Contour 1; Cliquez sur chaque option pour visualiser la prsentation correspondant.
- 164 -
Cochez loption Ajuster la taille des champs afin quils tiennent tous sur une page pour que chaque enregistrement soit imprim
sur une seule ligne.
Slectionnez lOrientation souhaite dans lencadr correspondant: Portrait ou Paysage.
Slectionnez loption correspondant au style attribuer ltat ; vous pouvez cliquer sur chaque option pour visualiser lexemple
correspondant.
Saisissez le nom sous lequel ltat doit tre enregistr. Par dfaut, Access propose le mme nom que la table ou la requte utilise
pour crer ltat.
Activez loption Aperu de ltat pour visualiser le rsultat ou loption Modifier la structure de ltat pour accder au mode
Cration de ltat.
Ltat apparat lcran prt tre imprim! Par dfaut, Access applique automatiquement une disposition Tabulaire aux
contrles de ltat, facilitant ainsi les manipulations des contrles en un tout. Si cette disposition ne vous convient pas, elle pourra
bien sr tre annule (cf. Gestion des contrles Appliquer/supprimer une disposition tabulaire ou empile).
Si vous tes en aperu de ltat, faites dfiler les pages laide des boutons situs dans le coin infrieur gauche de la fentre.
Dans longlet Crer, le bouton tat vide du groupe tats permet de crer un tat vide en mode Page tandis que le bouton Cration
dtat, du mme groupe, cre un tat vide en mode Cration. Dans les deux cas, vous devrez ensuite ajouter les champs souhaits
laide du volet Liste de champs.
AfficherltatenmodeCration
partir du volet de navigation, faites un clic droit sur le nom de ltat modifier puis cliquez sur loption Mode cration.
partir du mode tat, cliquez sur le bouton Mode Cration
partir de laperu avant impression, cliquez sur le bouton Fermer laperu avant impression visible dans le groupe Fermer
laperu.
Comme le formulaire, outre la fentre de ltat, il est possible que le volet contenant la liste des champs ou la feuille des
proprits de ltat soit visible lcran.
Comme le formulaire, ltat est constitu de plusieurs sections:
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- LEntte dtat contient les donnes qui seront imprimes au dbut de la premire page de ltat.
- LEntte de page contient les donnes imprimes au dbut de chaque page (les titres des colonnes, par exemple).
- La section Dtail contient les donnes imprimes pour chaque enregistrement (il sagit gnralement des zones de texte de
chaque champ).
- Le Pied de page contient les donnes imprimes au bas de chaque page: la date du jour est obtenue grce la fonction
Maintenant(), la numrotation automatique des pages est obtenue grce la fonction Page(), le nombre total de pages est le
rsultat de la fonction Pages().
- Le Pied dtat est rserv aux donnes imprimes sur la dernire page aprs tous les enregistrements.
Comme celle du formulaire, la structure de ltat comporte diffrents types de contrles :
- des contrles dpendants : ils sont lis un champ de la table ou de la requte source et affichent gnralement la valeur de
ce champ,
- des contrles indpendants affichent les informations totalement indpendantes de la table ou de la requte source; ce sont,
par exemple, le titre de ltat, les titres des colonnes, les traits horizontaux,
- des contrles calculs : ce sont, par exemple, des contrles qui permettent dafficher la date du jour ou de numroter les
pages.
Enregistrez, si besoin est, les modifications apportes la structure de ltat en cliquant sur loutil
Si besoin est, fermez ltat.
Le mode daffichage Page (bouton

droite dans la barre dtat) permet galement de raliser la plupart des modifications de
structure dun tat tout en visualisant les donnes de celui-ci.
La largeur de ltat ne doit pas dpasser la largeur physique du papier moins les marges utilises limpression.
Pour afficher les proprits de ltat, faites un double clic dans la partie situe en dehors des limites de ltat ou dans la case visible
lintersection des rgles horizontale et verticale (
).
La date du jour et la numrotation automatique des pages peuvent tre insres dans ltat laide des boutons Date et heure
et Insrer un numro de page
visible dans longlet Crer (groupe Contrles).
Comme pour les formulaires, vous pouvez crer un tat instantan : dans le volet de navigation, slectionnez la table ou la
requte sur laquelle vous souhaitez baser ltat puis, dans longlet Crer, cliquez sur le bouton tat du groupe tats.
- 166 -
Modifierlordredetriassociuntat
Dans le volet de navigation, faites un clic droit sur le nom de ltat pour lequel vous souhaitez modifier lordre de tri puis cliquez
sur loption Mode cration.
Dans longlet Crer, cliquez sur le bouton Regrouper et trier
du groupe Regroupement et totaux.
Le volet Regrouper, trier et total saffiche dans la partie infrieure de la fentre.
Pour chaque champ sur lequel vous souhaitez trier:
- Cliquez sur le bouton Ajouter un tri puis, dans la liste des champs qui saffiche, cliquez sur celui en fonction duquel vous
souhaitez trier: une nouvelle ligne reprenant le nom du champ slectionn saffiche dans le volet Regrouper, trier et total.
- Pour modifier lordre de tri, ouvrez la seconde liste en cliquant sur la flche
puis cliquez sur loption avec A en haut si le tri

doit se faire par ordre croissant ou sur loption avec Z en haut si le tri doit se faire par ordre dcroissant.
Les libells permettant de modifier lordre de tri diffrent en fonction du type de champ sur lequel le tri est ralis. Par exemple,
pour un champ de type Date/Heure, les libells sont du plus ancien au plus rcent et du plus rcent au plus ancien.
La premire ligne doit contenir le nom du champ utilis comme premire cl de tri; la deuxime ligne, celui du champ utilis
comme deuxime cl de tri...
Affichez ventuellement toutes les options lies au niveau de tri en cliquant sur le bouton Plus de la ligne correspondante si les
paramtres de tri doivent tre modifis. Ces options tant identiques celles lies un niveau de regroupement, pour plus
dinformations, reportezvous au titre Dfinir le regroupement des enregistrements du chapitre Impression dun tat.
Pour modifier la position (la priorit) dun niveau de tri, cliquez sur la ligne du champ correspondant dans le volet Regrouper, trier
et total puis utilisez le bouton Monter
ou le bouton Descendre
visible droite dans la ligne.
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Pour supprimer un niveau de tri, cliquez sur la ligne du champ correspondant dans le volet Regrouper, trier et total puis cliquez sur
le bouton Supprimer
visible droite dans la ligne ou appuyez sur la touche Suppr.

du volet Regrouper, trier et total pour le fermer ou cliquez de nouveau sur le bouton Regrouper et trier
visible dans longlet Crer.
Cliquez sur loutil
pour enregistrer les modifications apportes ltat puis, si besoin est, fermezle.
Si un seul niveau de tri doit tre associ ltat, faites un clic droit sur la valeur du champ correspondant dans la structure de ltat
puis cliquez sur loption Tri croissant ou Tri dcroissant : la ligne correspondant au tri ralis sajoute au volet Regrouper, trier et
total. Si un tri tait dj associ ltat, celui-ci est alors supprim et remplac par le nouveau.
Lordre de tri associ ltat peut tre dfini aussi dans la page Donnes de la feuille de proprits de ltat : sur la ligne Tri
par, prcisez le nom des champs utiliss comme cls de tri en les sparant par une virgule ; faites suivre le nom du champ de
DESC pour trier par valeur dcroissante (exemple : Ville DESC, Nom) ; activez ensuite loption Tri par sur chargement.
Insrerdessoustatsindpendantsdeltatprincipal
Cette technique permet de runir plusieurs tats afin de les imprimer simultanment.
Crez et affichez en mode Cration ltat devant servir dtat principal comme un objet indpendant ; la source de ltat doit tre
vierge.
Pour crer un tat vide, vous pouvez cliquer sur le bouton correspondant visible dans longlet Crer (groupe tats).
Insrez chaque tat devant servir de soustat, dans la section Dtail de ltat principal en faisant glisser licne correspondante
du volet de navigation vers la fentre de ltat principal.
Cliquez sur loutil
Insrerdessoustatslisltatprincipal
Cette technique permet dappliquer aux tats les principes lis linsertion de sousformulaires. Ltat principal reprsente le ct
un de la relation, chaque soustat reprsente le ct plusieurs.
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Chaque soustat est li ltat principal par lintermdiaire dun champ commun (qui pourrait tre ici le champ Catgorie) mais
les deux soustats ne sont pas relis entre eux.
Affichez, en mode Cration, ltat devant servir dtat principal.
Insrez chaque tat devant servir de soustat dans la section Dtail de ltat principal en faisant glisser licne correspondante,
du volet de navigation vers la fentre de ltat principal.
Access synchronise automatiquement ltat principal et le soustat si les tats sont bass sur des tables ou sur une ou plusieurs
requtes possdant des liens. La synchronisation se fait galement automatiquement si ltat principal est bas sur une table avec
une cl primaire dont le nom est identique un des champs du soustat (le type de donnes doit, bien sr, tre semblable ou
compatible).
Pour contrler ou modifier les liens entre ltat principal et le ou les soustats, slectionnez si besoin, le contrle du soustat
(des poignes de slection concrtises par des carrs apparaissent autour du contrle).
Appuyez sur la touche F4 pour afficher les proprits du soustat puis cliquez sur longlet Donnes.
Indiquez ventuellement dans la proprit Champs fils le nom du champ de liaison du soustat puis, dans la proprit Champs
pres, le nom du champ ou contrle de liaison de ltat principal.
- 169 -
Dplacez ventuellement le contrle de ltat et/ou modifiez sa taille.

Apportez ventuellement des modifications la structure dun soustat: cliquez sur le soustat concern puis, dans longlet
Crer, cliquez sur le bouton Soustat dans une nouvelle fentre

modifications, enregistrez la nouvelle structure du soustat (
fermer.
visible dans le groupe Outils. Effectuez ensuite vos
) puis cliquez sur le bouton
de la fentre du soustat pour le
de la barre dtat pour visualiser le rsultat en aperu avant impression.
Utilisez alors les boutons situs dans le coin infrieur gauche du soustat pour faire dfiler les pages.
Cliquez sur loutil
pour enregistrer ltat puis, si besoin est, fermezle.
Si vous ne savez pas exactement quel champ de liaison utiliser pour les proprits Champs pres et Champs fils dun soustat, cliquez sur le bouton Gnrer
pour ouvrir la fentre de lditeur de liens des champs des sous-tats.
Creruntatpourlimpressiondtiquettes
Dans le volet de navigation, slectionnez la table ou la requte sous laquelle vous souhaitez baser vos tiquettes.
Cliquez sur longlet Crer puis, dans le groupe tats, cliquez sur le bouton tiquettes.
La fentre de lAssistant tiquette saffiche lcran.
Slectionnez le format en fonction de la planche dtiquettes que vous utiliserez pour imprimer les tiquettes.
Le bouton Personnaliser permet de dfinir un format non propos par dfaut.
Indiquez si le papier utilis est un listing (Continu) ou sil sagit de Feuille feuille.
Dfinissez le style du texte laide des options de lencadr Apparence du texte puis cliquez sur le bouton Suivant.
Dfinissez le contenu de chaque tiquette en y insrant chaque champ laide du bouton

caractres de texte; utilisez la touche Entre pour passer la ligne suivante.
- 170 -
et en y saisissant, si besoin est, des
Pour insrer un champ, vous pouvez aussi faire un double clic sur le nom du champ aprs avoir cliqu sur la ligne correspondante.
Pour retirer un champ ou un caractre de ltiquette, slectionnezle puis appuyez sur la toucheSuppr.
Slectionnez le ou les champs utiliss comme cl de tri lors de limpression des tiquettes : pour chaque champ, slectionnezle
dans la liste Champs disponibles puis cliquez sur le bouton
Cliquez sur le bouton Suivant puis saisissez le nom sous lequel ltat doit tre enregistr. Par dfaut, Access propose le mme nom
que la table ou la requte utilise pour crer ltat, prcd du libell tiquettes.
Activez loption Afficher les tiquettes telles quelles seront imprimes pour visualiser le rsultat laperu ou loption Modifier
la structure des tiquettes pour accder au mode Cration.
Si vous tes en aperu des tiquettes, cliquez sur le bouton Fermer laperu avant impression pour afficher ltat en mode
Cration.
- 171 -
En mode Cration, ltat ne comporte quune tiquette. Cest loption de multicolonnage (lie la mise en page de limpression)
qui permet dimprimer plusieurs tiquettes dans la largeur de la page.
Adaptez, si besoin est, les dimensions de la section Dtail en fonction des dimensions des tiquettes sur lesquelles vous imprimez.
Cliquez, si besoin est, sur loutil
Modifierlamiseenpagedestiquettes
Dans le volet de navigation, faites un clic droit sur le nom de ltat pour lequel vous souhaitez modifier sa mise en page puis
cliquez sur loption Mode cration.
Cliquez sur longlet Mise en page puis sur le bouton Mise en page du groupe du mme nom.
Cliquez sur longlet Colonnes.
Dans la zone de saisie Nombre de colonnes, indiquez le nombre dtiquettes imprimes en largeur.
Modifiez, si besoin est, lespacement entre les lignes et les colonnes laide des options Espacement de lignes et Espacement de
colonnes de lencadr Paramtres de la grille.
Cochez loption Comme section Dtail pour appliquer aux tiquettes les dimensions de la section Dtail.
Dans lencadr Format des colonnes, indiquez lordre dimpression des tiquettes en activant loption correspondante.
Cliquez sur loutil
- 172 -
pour enregistrer les modifications apportes ltat.

de la barre dtat pour visualiser le rsultat obtenu.
14_Impressiond'untat
- 173 -
Imprimeruntatpourcertainsenregistrements
Utiliserunfiltre
Dans le volet de navigation, faites un clic droit sur ltat concern puis cliquez sur loption Mode cration.
Si besoin, affichez la Feuille de proprits de ltat: dans longlet Crer, cliquez sur le bouton Feuille des proprits du groupe
Outils ou appuyez sur la touche F4 puis, slectionnez loption tat dans la liste Type de slection visible dans la partie suprieure de
la feuille de proprits.
et verticale ( ) pour afficher les proprits de ltat dans le volet Feuille de proprit; si la Feuille de proprits nest pas
affiche, un double clic sur la case
situe lintersection des rgles, permet dafficher les proprits lies ltat dans le volet
Feuille de proprits.
Cliquez sur longlet Donnes de la Feuille de proprits.
Cliquez dans la zone de saisie de la proprit Filtre puis prcisez une expression SQL permettant de slectionner les
enregistrements: dans sa formulation la plus simple, cette expression se prsente sous la forme nom du champ = valeur ; si la
valeur est un type de donnes texte, vous devez la saisir entre des guillemets.
Si, au moment de la cration de ltat, la table ou la requte source possde un filtre enregistr, lexpression correspondant ce
filtre apparat automatiquement dans la proprit Filtre.
Slectionnez loption Oui pour la proprit Filtrer sur chargement.
Enregistrez les modifications apportes ltat en cliquant sur le bouton
de la barre dtat pour vrifier le rsultat.
Si un ordre de tri est enregistr avec la table ou la requte source de ltat au moment de sa cration, il apparat automatiquement la
proprit Tri par. La proprit Tri par sur chargement permet alors de lactiver ou de le dsactiver.
Utiliserunerequte
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Si besoin, affichez la Feuille de proprits de ltat: dans longlet Crer, cliquez sur le bouton Feuille des proprits du groupe
Outils ou appuyez sur la touche F4 puis, slectionnez loption tat dans la liste Type de slection visible dans la partie suprieure de
la feuille de proprits.
Cliquez sur longlet Donnes de la Feuille de proprits.
Dans la proprit Source, slectionnez le nom de la requte qui va vous permettre dimprimer seulement certains enregistrements
de ltat.
La requte doit, bien entendu, incorporer les champs existant dans ltat !
Enregistrez ltat en cliquant sur loutil
Lancez laperu et/ou limpression de ltat pour visualiser le rsultat.
Dfinirleregroupementdesenregistrements
Dans le volet de navigation, faites un clic droit sur le nom de ltat pour lequel vous souhaitez ajouter un groupe puis cliquez sur
Dans longlet Crer, cliquez sur le bouton Regrouper et trier
du groupe Regroupement et totaux.
Le volet Regrouper, trier et total saffiche dans la partie infrieure de la fentre.

Pour ajouter un niveau de regroupement, cliquez sur le bouton Ajouter un groupe puis, dans la liste des champs qui saffiche,
cliquez sur celui en fonction duquel vous souhaitez effectuer un regroupement.
Une nouvelle ligne reprenant le nom du champ slectionn saffiche dans le volet Regrouper, trier et total.
Affichez toutes les options lies au niveau de regroupement en cliquant sur le bouton Plus visible sur la ligne correspondante; un
clic sur le bouton Moins permet de masquer les options lies au niveau de regroupement.
- 175 -
Dfinissez les paramtres de regroupement laide des diffrentes listes associes au niveau de regroupement:
(a) : modifiez ventuellement le champ en fonction duquel vous souhaitez effectuer le regroupement.
(b): dfinissez lordre de tri des enregistrements.
(c): dfinissez le mode de regroupement des enregistrements. Quel que soit le type de champ sur lequel le regroupement a t
ralis, Access vous propose toujours de regrouper les enregistrements pour lesquels la valeur entire du champ est identique
(option par valeur entire). Cependant, dautres regroupements sont possibles en fonction du type de champ: pour un champ de
type Texte, vous pouvez regrouper les enregistrements en fonction des n premiers caractres identiques de ce champ; pour un
champ de type Numrique, Montaire et NumroAuto, le regroupement peut tre ralis en fonction dun intervalle propos dans la
liste ou dun Intervalle que vous dfinirez vousmme dans la zone correspondante associe loption Personnalisation ; enfin,
pour un champ de type Date/Heure, le regroupement des enregistrements peut se faire par jour, par semaine, par mois, par
trimestre ou par anne mais aussi en fonction dun intervalle de date dfini laide des zones associes loption
Personnalisation.
(d) : ajoutez ventuellement des totaux ltat: slectionnez le champ sur lequel le calcul doit tre effectu dans la liste Total sur
puis choisissez le Type de calcul raliser. Cochez ensuite les options correspondant lendroit o les totaux doivent apparatre
dans ltat.
Des totaux peuvent tre dfinis pour plusieurs champs.
(e): ajoutez ventuellement un texte dans la zone Entte de groupe en cliquant sur le lien cliquer pour ajouter.
(f) : choisissez dajouter ou non une section dEntte de groupe avant chaque nouveau groupe.
(g) : choisissez dajouter ou non une section de Pied de groupe aprs chaque nouveau groupe.
(h) : indiquez Access comment grer les ruptures de page lintrieur dun groupe:
ne pas faire tenir le groupe sur une page: un groupe peut tre imprim sur deux pages.
faire tenir tout le groupe sur une page: Access effectue un saut de page avant limpression du groupe si celuici ne peut pas tenir
dans lespace qui reste dans le bas de la page.
faire tenir lentte et le premier enregistrement sur une page: lentte de groupe ne peut pas tre imprim en bas de page sil
nest pas suivi dun enregistrement.
Procdez ainsi pour ajouter chaque niveau de regroupement souhait.
Pour modifier la position (la priorit) dun niveau de regroupement, cliquez sur la ligne du champ correspondant dans le volet
Regrouper, trier et total puis utilisez le bouton Monter
ou le bouton Descendre
visible droite dans la ligne.
Pour supprimer un niveau de regroupement, cliquez sur la ligne du champ correspondant dans le volet Regrouper, trier et total
puis cliquez sur le bouton Supprimer
visible droite dans la ligne ou appuyez sur la touche Suppr.
du volet Regrouper, trier et total pour le fermer ou cliquez de nouveau sur le bouton Regrouper et trier
visible dans longlet Crer.
Si besoin, dfinissez le contenu des section Entte de groupe et/ou Pied de groupe.
Lancez laperu et/ou limpression de ltat.
Enregistrez ltat puis, si besoin est, fermezle.
Les niveaux de regroupement peuvent galement tre dfinis en mode Page.

Le regroupement peut tre bas sur un champ calcul.
Vous pouvez galement crer un ou plusieurs niveaux de regroupement lors de la cration dun tat laide de lAssistant tat (cf. Crer
un tat laide de lAssistant du chapitre Cration dun tat).
Pour crer un niveau de regroupement, vous pouvez galement faire un clic droit sur la valeur du champ correspondant dans la structure
de ltat puis cliquez sur loption Regrouper sur : la ligne correspondant au regroupement sajoute au volet Regrouper, trier et total.
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Si un ou plusieurs regroupements taient dj associs ltat, celui-ci est alors ajout aux autres.
En mode Cration dun tat, le bouton Masquer les dtails
(onglet Crer) permet de masquer les enregistrements situs au
niveau de groupe infrieur (contenu de la section Dtail) en ne gardant que les informations figurant dans les sections den-tte et de
pied de page. De nouveau un clic sur le bouton
permet dafficher les lignes de dtail dans ltat.
Pour ajouter un total un champ, vous pouvez aussi faire un clic droit sur le champ correspondant dans la structure de ltat, pointez
loption Total puis cliquez sur la loption correspondant lopration raliser : si votre tat ne contient aucun niveau de regroupement,
le contrle calcul est ajout dans le pied dtat. linverse, un contrle calcul est insr dans chaque pied de groupe.
Imprimerchaquegroupesurunepage
Slectionnez la section concerne par le saut en cliquant sur sa barre de titre.
Affichez la Feuille de proprits en appuyant sur la touche F4.
Cliquez sur longlet Format de la feuille de proprit.
Ouvrez la liste associe la proprit Saut de page puis slectionnez une des options proposes : Avant section, Aprs section ou
Avant & aprs section.
Enregistrez les modifications apportes ltat en cliquant sur loutil
de la barre dtat pour visualiser le rsultat.
viterdimprimerlentteet/oulepieddepage
Si besoin, affichez la Feuille de proprits de ltat: appuyez sur la touche F4 puis slectionnez loption tat dans la liste Type
de slection visible dans la partie suprieure de la feuille de proprits.
et verticale ( ) pour afficher les proprits de ltat dans le volet Feuille de proprits; si la Feuille de proprits nest pas
affiche, un double clic sur la case
situe lintersection des rgles, permet dafficher les proprits lies ltat dans le volet
Feuille de proprits.
Cliquez sur longlet Format de la Feuille de proprits.
Dfinissez sur quelles pages il faut viter dimprimer lentte et/ou le pied de page laide des proprits Entte de page et
Pied de page :
Toutes les pages : lentte et/ou le pied de page sont toujours imprims.
Sans entte dtat : lentte et/ou le pied de page ne sont pas imprims lorsque lentte dtat est visible.
Sans pied dtat : lentte et/ou le pied de page ne sont pas imprims lorsque le pied dtat est visible.
Sans entte/pied dtat : lentte et/ou le pied de page ne sont pas imprims sur la premire page si celleci contient lentte
dtat ni sur la dernire si celleci contient le pied dtat.
- 177 -
de la barre dtat pour visualiser le rsultat.
viterdimprimerlesdoublons
Un doublon correspond plusieurs valeurs identiques de champs ou denregistrements.
Slectionnez le contrle du champ concern puis, si besoin est, appuyez sur la touche F4 pour afficher ses proprits.
Cliquez sur longlet Format.
Slectionnez loption Oui de la proprits Masquer doublons.
- 178 -
puis, si besoin est, fermezle.
15_Sections
- 179 -
Afficher/cacherlessections
Dans le volet de navigation, faites un clic droit sur le formulaire ou ltat concern puis cliquez sur loption Mode cration pour
Dans longlet Rorganiser, activez ou dsactivez le ou les boutons suivants du groupe Afficher/ Masquer:
permet dafficher ou de masquer les sections Entte de formulaire/tat et Pied de formulaire/tat.
permet dafficher ou de masquer la section Entte de page et Pied de page.
Si les sections que vous tentez de cacher contiennent des contrles, Acces affiche un message vous informant que tous les
contrles seront supprims : cliquez sur le bouton Oui pour cacher les sections et supprimer les contrles ou cliquez sur lebouton Non
pour ne pas cacher les sections.
Enregistrez les modifications apportes au formulaire ou ltat puis, si besoin est, fermezle.
Modifierlahauteurdunesection
Dans le volet de navigation, faites un clic droit sur le formulaire ou ltat concern puis cliquez sur loption Mode cration pour
Pointez la partie suprieure de la barre de titre de la section suivante.
Le pointeur de la souris prend une forme spcifique

ligne ou une largeur de colonne).
(ce type de pointeur apparat aussi lorsque vous modifiez une hauteur de
Cliquez et faites glisser la souris vers le haut ou vers le bas selon que vous souhaitez rduire ou agrandir la hauteur de la section.
Enregistrez les modifications apportes au formulaire ou ltat puis, si besoin est, fermezle.
Les donnes existant dans la section En-tte de page et Pied de page apparaissent en haut et en bas de chaque page du
formulaire ou de ltat.
Les donnes des sections En-tte de formulaire (ou dtat) et Pied de formulaire (ou dtat) apparaissent sur la premire page du
formulaire (ou de ltat) ou sur la dernire page.
- 180 -

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Microsoft Office Access 2007 permet de lancer lapplication.

Chaque onglet est divis en plusieurs groupes.

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Pour faire disparatre linfobulle, dplacez la souris en dehors du Ruban.

raccourciclavier Ctrl F1 ; vous pouvez aussi cliquer sur le bouton

visible droite de la barre doutils Accs rapide puis cliquer

(appel Lanceur de bote de

Appuyez sur le raccourciclavier correspondant longlet activer.

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Cliquez sur le bouton Office

Cliquez sur le bouton OK.

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Pour rduire le volet de navigation, utilisez une des mthodes suivantes :

- Cliquez sur le bouton

visible dans la partie suprieure du volet de navigation.

- Appuyez sur la touche F11.

Pour dvelopper le volet de navigation, utilisez une des mthodes suivantes :

- Cliquez sur le bouton

visible dans langle suprieur droit du volet de navigation.

- Appuyez sur la touche F11.

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Cliquez ensuite sur le nom de la catgorie activer dans la zoneAtteindrelacatgorievisibledanslapartie

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Cliquez sur le bouton

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Cliquez sur le bouton

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Cliquez sur le bouton

Slectionnez loutil dplacer dans la zone de droite puis utilisez le bouton

pour le dplacer vers le haut ou le bouton

Cliquez sur le bouton

visible droite de la barre doutils Accs rapide.

Cliquez sur loption Afficher en dessous du ruban.

La barre doutils Accs rapide est dsormais visible sous le ruban.

visible droite de la barre

Cliquez sur loutil Annuler

Lorsque Access ne peut rien annuler, loutil Annuler est gris (

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autant de fois quil y a dactions annuler.

visible dans la barre doutils Accs rapide ou

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autant de fois quil y a dactions

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visible dans la partie suprieure droite de la fentre ou appuyez sur la

La fentre daide saffiche lcran.

afin dafficher la page contenant la rubrique pour laquelle vous

Cliquez ensuite sur le lien correspondant la rubrique daide afficher.

Le texte daide apparat dans la fentre :

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Pour imprimer la rubrique daide affiche, cliquez sur le bouton Imprimer

Pour fermer la fentre daide, cliquez sur le bouton Fermer

, dfinissez les options dimpression dans la bote de