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UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
E.A.P. Administracin de Negocios Internacionales
GESTION DEL ALCANCE DEL PROYECTO
Ing. JUAN A. VELASQUEZ VASQUEZ

La Gestin del Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para garantizar que
el proyecto incluya todo (y nicamente todo) el trabajo requerido para completarlo con
xito. El objetivo principal de la Gestin del Alcance del Proyecto es definir y controlar
qu se incluye y qu no se incluye en el proyecto. Cada proceso puede implicar el
esfuerzo de una o ms personas, dependiendo de las necesidades del proyecto. Cada
proceso se ejecuta por lo menos una vez en cada proyecto y en una o ms fases del
proyecto, en caso de que el mismo est dividido en fases. Aunque los procesos se
presentan aqu como componentes diferenciados con interfaces bien definidas, en la
prctica se superponen e interactan. En el documento se van a describir cada una de
las etapas de la gestin del alcance del proyecto, dentro de esas fases se encuentran:
Recopilacin de requisitos, Definicin del alcance, Creacin de EDT, Verificacin del
alcance y el Control del alcance.
El alcance de un proyecto en trminos generales est definido por dos grandes
elementos La funcionalidad puesta en produccin al finalizar un proyecto. Por ejemplo:
Para un sistema de nmina al finalizar el proyecto se pondrn en produccin los
mdulos de registros de asignaciones y deducciones variables, clculo de sobretiempo,
clculo de impuesto, pago de nmina (recibos y abono en cuenta) y contabilizacin de la
nmina.
El conjunto de productos entregados al termino del proyecto .Por ejemplo:
Especificaciones de cada mdulo: Diagrama de Use Case. Descripcin detallada de Use
Cases, Formato de Pantallas, Reportes y formularios. El alcance de un proyecto es la
definicin de sus fronteras. Establece lo que el proyecto entregar, as tambin como lo
que no entregar. El enunciado del alcance del proyecto es la definicin del proyecto, los
objetivos que deben cumplirse. El proceso Desarrollar el Enunciado del Alcance del
Proyecto (Preliminar) aborda y documenta las caractersticas y los lmites del proyecto, y
sus productos y servicios relacionados, as como los mtodos de aceptacin y el control

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del alcance1.El objetivo principal

de DEL
la Gestin
del Alcance
del Proyecto es definir y
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ALCANCE
DEL PROYECTO
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JUAN
A.
VELASQUEZ
VASQUEZ
controlar qu se incluye y qu no se incluye en el proyecto.
Asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo necesario, y solamente el trabajo
necesario, para completar con xito el proyecto.

Para conocer a donde queremos llegar y lo que queremos lograr para cumplir con
nuestros objetivos de proyecto. Otros objetivos son: Define el compromiso del cliente,
Alto acoplamiento, con plazo, costo y calidad, Define lnea base para administracin de
cambio, Lograr visibilidad a los efectos del seguimiento del proyecto.
Todo proyecto que se lleva a cabo es con la finalidad de obtener un resultado. Este
resultado puede ser un producto o servicio que se crea con el objetivo de cubrir o
satisfacer una necesidad especfica que ha sido identificada. Las funcionalidades que
tendrn el producto o servicio se originan a partir de una serie de requisitos dados por el
cliente o la organizacin ejecutante, que indican cmo se quiere el producto o servicio.
Por lo tanto, para saber si el alcance del producto se cumpli, se verifica y evala que
todos los requisitos dados estn incluidos dentro del producto o servicio resultante, es
decir que sea tal cual el cliente lo solicit. De esta forma se certifica que el alcance del
producto sea el correcto y se logre la satisfaccin final del cliente.
Recopilacin de requisitos. El primer paso para realizar una gestin efectiva del
alcance del proyecto es realizar una recopilacin de los requisitos. Entendemos
requisitos como aquellas necesidades y expectativas de los grupos de inters. De este
modo, la recopilacin de requisitos sera el proceso de definicin y documentacin de
caractersticas y funciones del producto y del proyecto, necesarios para satisfacer las
necesidades y expectativas de los grupos de inters. La planificacin del cronograma,
coste y calidad ser constituida a partir de estos requisitos.
El proceso Recopilar Requisitos, consiste en documentar las necesidades, deseos y
expectativas cuantificadas y documentadas de los interesados para convertirlas en
requisitos del Proyecto. Incluye gestionar las expectativas del cliente y es la base para la
creacin de la EDT.
1

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Podemos establecer diferencias

entre
losALCANCE
requisitosDEL
del PROYECTO
Proyecto y los requisitos de
GESTION
DEL
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JUAN
A.
VELASQUEZ
VASQUEZ
Producto:
El proceso comienza con el anlisis de la informacin recopilada en el Acta de
constitucin del Proyecto y el Registro de Interesados.
l

Herramientas y Tcnicas.- Entrevistas, cuestionarios, encuestas y observacin: A

travs de estas tcnicas, se obtiene informacin de los interesados, ya sea de manera
formal o informal. Grupos de opinin: Se rene a los interesados claves del proyecto
junto con un moderador que guiar al grupo. Talleres facilitados: Se trata de sesiones en
las que los interesados inter-funcionales, se renen para definir los requisitos del
producto. Estos talleres proporcionan una definicin rpida de los requisitos de
funcionabilidad y ayudan a conciliar las diferencias entre los interesados. Tcnicas
grupales de creatividad: Existen diversas actividades realizadas en grupo, que ayudan a
identificar los requisitos del proyecto y/o del producto (Tormenta de ideas (Brainstorm,
ytcnicas de grupo nominal, Tcnica Delph, Mapa conceptual, Diagrama de afinidad.
Existe determinadas tcnicas como: -Tcnicas grupales de toma de decisiones: Es un
proceso de evaluacin de mltiples alternativas con relacin a un resultado esperado.
(Unanimidad, Mayora, Pluralidad, Dictadura), Prototipos: Elaboracin de una versin
preliminar del producto final, para obtener una retroalimentacin sobre los requisitos del
producto, antes de construirlo.

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1.1.1. Salidas:

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-Documentacin de requisitos: Describe el modo en que los requisitos individuales

cumplen con las necesidades del Proyecto. Normalmente, estos requisitos se van
detallando segn se va conociendo ms informacin sobre ellos. Formarn parte de la
lnea base del alcance, por lo que debern ser medibles, claros y comprobables:
Justificacin del Proyecto (necesidad comercial u oportunidad)
Objetivos de la organizacin y el Proyecto
Requisitos de funcionabilidad del producto o servicio
Requisitos no funcionales (nivel de servicio, desempeo, seguridad, etc.)
Requisitos de calidad
Criterios de aceptacin
Supuestos
Restricciones
Impactos del Proyecto en otras reas o entidades
-Plan de Gestin de requisitos: Documenta cmo se analizarn, documentarn y
gestionarn los requisitos a lo largo del Proyecto.
-Matriz de trazabilidad de requisitos: Tabla que vincula los requisitos con el objetivo

que le dio origen, que permite monitorizarlos a lo largo del ciclo de vida del Proyecto.

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La definicin del Alcance consiste en desarrollar un enunciado del alcance del

proyecto detallado como base para futuras decisiones del proyecto. La
preparacin de un enunciado del alcance del proyecto detallado es crtica para
el xito del proyecto y se construye sobre la base de los principales productos
entregables, asunciones y

restricciones que se documentan durante la

iniciacin del proyecto en el enunciado del alcance del proyecto preliminar.

Durante la planificacin, el alcance del proyecto se define y describe con mayor
especificidad porque se conoce ms informacin acerca del proyecto.
Las necesidades, deseos y expectativas de los interesados se analizan y
convierten en requisitos. Las asunciones y restricciones se analizan para
verificar si estn completas y, de ser necesario, se agregan asunciones y
restricciones adicionales. El equipo del proyecto y otros interesados, que tengan
una idea adicional del enunciado del alcance del proyecto preliminar, pueden
realizar y preparar dichos anlisis.

Entradas.-

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a. Activos de los
Procesos
la Organizacin.
GESTION
DELdeALCANCE
DEL PROYECTO
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b. Acta de Constitucin del Proyecto

Si no se usa un acta de constitucin del proyecto en una organizacin ejecutante, debe

adquirirse o desarrollarse una informacin similar, y usarse para desarrollar el
enunciado del alcance del proyecto detallado.
c. Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar. Si no se usa un enunciado del
alcance del proyecto preliminar en una organizacin ejecutante, debe adquirirse o
desarrollarse una informacin similar, incluida la descripcin del alcance del producto, y
usarse para desarrollar el enunciado del alcance del proyecto detallado.
d. Plan de Gestin del Alcance del Proyecto.
e. Solicitudes de Cambio Aprobadas. Las solicitudes de cambio aprobadas (Seccin 4.4)
pueden hacer que se modifique el alcance del proyecto, la calidad del proyecto, los
costes estimados o el cronograma del proyecto. A menudo, los cambios se identifican y
aprueban mientras se est realizando el trabajo del proyecto.
Herramientas y Tcnicas
a. Anlisis del Producto. Cada rea de aplicacin tiene uno o ms mtodos generalmente
aceptados para traducir los objetivos del proyecto en productos entregables y
requisitos tangibles. El anlisis del producto incluye tcnicas tales como desglose del
producto, anlisis de sistemas, ingeniera de sistemas, ingeniera del valor, anlisis del
valor y anlisis funcional.
b. Identificacin de Alternativas. La identificacin de alternativas es una tcnica usada
para generar diferentes enfoques para ejecutar y realizar el trabajo del proyecto. A
menudo se usa una gran variedad de tcnicas generales de gestin, de las cuales las
ms comunes son la tormenta de ideas y el pensamiento lateral.
c. Juicio de Expertos. Cada rea de aplicacin tiene expertos que pueden usarse para
desarrollar partes del enunciado del alcance del proyecto detallado.
d. Anlisis de los Interesados. El anlisis de los interesados identifica la influencia y los
intereses de los diversos interesados y documenta sus necesidades, deseos y

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expectativas. El anlisis GESTION

entonces DEL
selecciona,
prioriza
cuantifica las necesidades,
ALCANCE
DEL yPROYECTO
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VASQUEZ
deseos y expectativas para crear requisitos. Las expectativas no cuantificables, tales
como la satisfaccin del cliente, son

e. subjetivas e implican un alto riesgo de no ser logradas con xito. Los intereses de los
interesados pueden verse afectados positiva o negativamente por la ejecucin o la
conclusin del proyecto, y tambin pueden ejercer una influencia sobre el proyecto y
sus productos entregables.
Salidas.a. El enunciado del alcance del proyecto. El enunciado del alcance del proyecto
describe, en detalle, los productos entregables del proyecto y el trabajo necesario para
crear tales productos entregables. El enunciado del alcance del proyecto tambin
proporciona un entendimiento comn del alcance del proyecto entre los interesados del
proyecto, y describe los principales objetivos del proyecto. Tambin permite al equipo
del proyecto realizar una planificacin ms detallada, gua el trabajo del equipo del
proyecto durante la ejecucin y proporciona la lnea base para evaluar si las solicitudes
de cambio o trabajo adicional estn comprendidas dentro o fuera de los lmites del
proyecto.
El grado y nivel de detalle con que el enunciado del alcance del proyecto defina qu
trabajo se realizar y qu trabajo quedar excluido puede determinar el nivel de xito
con que el equipo de direccin del proyecto podr controlar el alcance del proyecto en
general. A su vez, gestionar el alcance del proyecto puede determinar el nivel de xito
con que el equipo de direccin del proyecto podr planificar, gestionar y controlar la
ejecucin del proyecto. El enunciado del alcance del proyecto detallado incluye, ya sea
de forma directa o mediante referencia a otros documentos, lo siguiente:
b. Cambios Solicitados
Los cambios solicitados al plan de gestin del proyecto y sus planes subsidiarios
pueden desarrollarse durante el proceso Definicin del Alcance. Los cambios
solicitados se procesan para su revisin y disposicin a travs del proceso Control
Integrado de Cambios.
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c. Plan de Gestin del Alcance

del Proyecto
(Actualizaciones).
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Puede ser necesario actualizar el componente plan de gestin del alcance del
proyecto, del plan de gestin del proyecto, a fin de incluir las solicitudes de
cambio aprobadas resultantes del proceso Definicin del Alcance del
proyecto.
1.2. Creacin la estructura de desglose del trabajo
Crear la EDT es el proceso que consiste en subdividir los entregables del
proyecto y el trabajo del proyecto en componentes ms pequeos y ms fciles
de manejar.
La estructura de desglose del trabajo (EDT) es una descomposicin jerrquica,
basada en los entregables del trabajo que debe ejecutar el equipo del proyecto
para lograr los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos, con
cada nivel descendente de la EDT representando una definicin cada vez ms
detallada del trabajo del proyecto.2
La EDT es una herramienta fundamental en la gestin de proyectos pues
descompone en partes ms pequeas y manejables todo el trabajo del proyecto
para facilitar la gestin del proyecto, para lo cual se soporta en diferentes
tcnicas para subdividir los entregables hasta lograr la unidad ms bsica y
elemental de una EDT que son conocidas como los paquetes de trabajo.
Se afirma que se ha llegado a un paquete de trabajo cuando es factible estimar
con cierto nivel de precisin los recursos (tiempo y costos) que sern necesarios
para la produccin de dicho entregable.
El Grfico siguiente muestra las entradas, las herramientas y tcnicas, y las
salidas del proceso Crear la EDT.

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Para crear la EDT, el trabajo se debe ir descomponiendo en componente ms

pequeos y ms fciles de manejar hasta llegar a un nivel de detalle claro y
entendible. Este ltimo nivel de la EDT se le conoce como Paquete de Trabajo y
es el nivel donde se van a mostrar los entregables que tendr el proyecto.
Cuando se descompone el trabajo, la EDT muestra una representacin
organizada de todo el esfuerzo que se requiere para completar el proyecto y
debe estar orientada a los entregables del proyecto que son el resultado del
esfuerzo y no el esfuerzo en s. Mejor dicho la EDT debe mostrar lo que se va a
entregar (productos entregables) y no las actividades que se realizarn para
obtener los entregables.
Esto es un error comn, ya que en algunas ocasiones se cree que en la EDT se
muestran las actividades que se van a realizar para crear el producto. Lo que se
muestra son los entregables del proyecto que deben estar en lenguaje de
entregables, es decir se debe mostrar el nombre de algo que se va a obtener
como resultado y se va a entregar. Por ejemplo si uno de nuestros entregables
es un manual de instalacin, en la EDT debe mostrarse Manual de Instalacin
como producto entregable y no debera aparecer Elaborar manual de instalacin
ya que eso sera una actividad que involucra esfuerzo, tiempo y recursos. En la
EDT no se muestra actividades, fechas, ni recursos.
La Estructura Desglosada de Trabajo(EDT), tambin conocida como WBS(Work
Breakdown Structure) es una tcnica muy conocida y de vital importancia para la
gestin de proyectos medianos y grandes ya que nos ayuda a identificar los

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paquetes de trabajo,
responsables,
presupuestos
y recursos necesarios para
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llevar a cabo la ejecucin de cualquier proyecto.
Segn La Gua del PMBOK, la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) es
una descomposicin jerrquica, orientada al producto entregable del trabajo que
ser ejecutado por el equipo del proyecto, para lograr los objetivos del proyecto
y crear los productos entregables requeridos
Segn la publicacin Practice Standard for Work Breakdown Structures, editada
por el PMI, el concepto de la EDT se utiliza en la gestin de proyectos para:
Definir el alcance del proyecto en trminos de los entregables y la
descomposicin de tales entregables en paquetes de trabajo. Dependiendo del
mtodo de descomposicin del trabajo utilizado, la EDT puede tambin definir el
ciclo de procesos y los entregables de cada fase. Esta descomposicin del
alcance del proyecto permite balancear la necesidad de la gestin del proyecto
de controlar el proyecto con un nivel adecuado.
Dotar al equipo de direccin del proyecto con un marco de referencia adecuado
para la toma de decisiones sobre el avance del proyecto. Facilitar la
comunicacin entre el director de proyecto y los interesados a lo largo de la vida
del proyecto. LA EDT permite comunicar el alcance del proyecto, las relaciones
de dependencias entre las diferentes fases y trabajos y el nivel de riesgos, a la
vez que facilita el control del presupuesto y el avance del cronograma.
La EDT es un elemento clave en los dems procesos del proyecto. Pasos para
definir la Estructura Desglosada de Trabajo(EDT) segn la publicacin Practice
Standard for Work Breakdown Structures Second Edition, 2001

Primero: Identificar el producto(s) final del proyecto, que debe entregarse para
alcanzar el xito del proyecto. Se recomienda una revisin completa de alcance
del proyecto para asegurar la consistencia entre los EDT y los requerimientos del
proyecto.

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Segundo: Definir los

entregables
principales
delPROYECTO
producto; los entregables
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predecesores necesarios para el proyecto pero que por s mismos no satisfacen
una necesidad comercial (por ejemplo, una especificacin de diseo).

Tercero: Descomponer los entregables principales a un nivel de detalle apropiado

que permita gestionar con eficacia y eficiencia.

Cuarto: Revisar y refinar la EDT hasta que los involucrados con el proyecto estn
de acuerdo que el proyecto planificado pueda completarse satisfactoriamente y
que la ejecucin y el control producirn los resultados deseados.

Verificacin del Alcance. Es el proceso que consiste en formalizar la aceptacin de los

entregables del proyecto que se han completado. Verificar el alcance incluye revisar los
entregables con el cliente o el patrocinador para asegurarse de que se han completado
satisfactoriamente y para obtener de ellos su aceptacin formal. La verificacin del
alcance difiere del control de calidad en que mientras la primera corresponde
principalmente a la aceptacin de los entregables, el segundo se refiere sobre todo a
corroborar la exactitud de los entregables y su cumplimiento con los requisitos de calidad
especificados para los entregables.
Por lo general, el control de calidad se lleva a cabo antes de la verificacin del alcance,
pero ambos procesos pueden efectuarse en paralelo. El siguiente grfico mostrar las
entradas, las herramientas y las tcnicas, y las salidas asociadas..

Fuente: Gua del PMBOK

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Aceptacin del Trabajo.GESTION
Una vezDEL
que ALCANCE
la verificacin
alcance confirma que el
DEL del
PROYECTO
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trabajo satisface los requerimientos del proyecto, el siguiente paso es obtener la
aceptacin del trabajo; la aceptacin del trabajo se necesita en casos cuando el
beneficiario tiene que dar testimonio de que el trabajo o las actividades entregadas por
el proyecto fueron alcanzadas como se acord, y que satisficieron las necesidades de
los beneficiarios dentro del alcance del proyecto.
Este paso documenta aquellos resultados que han sido aceptados y los que no;

junto con las razones por las cuales el trabajo no fue aceptado. El documento incluye
documentacin de apoyo recibida de los beneficiarios reconociendo la aceptacin de los
resultados del proyecto.

La aceptacin puede ser tan simple como firmar la Hoja de Asignacin de Trabajo
o una carta formal del lder de la comunidad que certifica que la comunidad ha recibido
un bien o servicio por parte del proyecto. Los beneficiarios son los ltimos jueces de la
calidad del trabajo y la aceptacin debe ser buscada como medio para validar que el
proyecto ha completado una actividad o un objetivo.
El gerente del proyecto debe buscar la aprobacin formal de los interesados en el
proyecto. Para proyectos pequeos, una firma del representante de los beneficiarios es
probablemente suficiente para obtener la aprobacin del trabajo entregado. Para
proyectos ms grandes, la organizacin o el donante debe identificar quien debe aprobar
los resultados del proyecto. La aprobacin formal debe ser guardada como registro para
la evaluacin o auditoria final del proyecto4.

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Solicitudes de Cambio. GESTION

Durante DEL
el proceso
de laDEL
entrega
del trabajo como de la
ALCANCE
PROYECTO
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A.
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VASQUEZ
verificacin del mismo, pueden darse solicitudes de cambio del alcance, esto en base a
nuevas perspectivas obtenidas en el proyecto, cambios en las condiciones generales,
suposiciones del proyecto o descubrimiento de nuevas oportunidades. Los cambios no
son necesariamente hechos para corregir una situacin sino que tambin pueden incluir
cambios en los enfoques o estrategias que impactarn el alcance del proyecto.
Los cambios pueden originarse dentro del equipo del proyecto, desde los beneficiarios,
desde la gerencia de la organizacin o desde el mismo donante. En cualquier caso, el
gerente del proyecto debe utilizar el Plan de Control de Cambios del Alcance del
Proyecto definido para manejar el proceso o pedido de cambio, obtener aprobacin e
incorporar y comunicar los cambios.
PREGUNTAS:
1. Porqu es importante el rea de Gestin del Alcance de Direccin del Proyecto, en el
diseo e implementacin al Gerenciar un Proyecto.
2. Que apreciacin y explicacin considera el rea de Gestin del Alcance del proceso
de la Direccin de Proyectos y porqu.

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