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Configurar el Servidor de entrada (POP3): 995 Activar la casilla: Este servidor precisa una
conexin cifrada (SSL)
Servidor de salida (SMTP): 445
Usar el siguiente tipo de conexin cifrada: SSL
Y luego aceptar.
5. Por ltimo probar configuracin de la cuenta debe estar activada para comprobar la
configuracin.
2. MANEJO DEL ARCHIVO PST Y CARPETAS DE ELEMENTOS ENVIADOS, RECIBIDOS Y
BORRADORES.
El correo (Enviado y Recibido) se encuentra almacenado y tiene una copia de respaldo en
el siguiente archivo: nombredeusuario.pst
Para poder verlo deber ingresar a la pestaa ARCHIVO y luego CONFIGURACIN DE LA
CUENTA:
2. Por poltica de seguridad informtica el archivo que almacena el correo deber estar
en el Disco Duro de su mquina D:
NOTA: En caso de que no se encuentre en la Unidad correspondiente informar inmediatamente a
SISTEMAS a fin de corregir la ruta del archivo PST.
Carpetas de elementos enviados, recibidos y borradores
Si bien el Outlook se encuentra configurado en carpetas de elementos enviados, recibidos,
borradores la Fundacin SUYANA determin que la organizacin de las carpetas o directorios de
correo debern tener la siguiente estructura:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Presidencia y Directorio
Direccin Ejecutiva
Asistente de Directorio
Administracin y Control de Calidad
Coordinacin de Subprograma
JAF
Sistemas
NOTA: Independientemente cada usuario podr crear siguiendo el esquema anterior de carpetas
subcarpetas y otros de acuerdo a su necesidad. Por ejemplo en la Carpeta Direccin Ejecutiva
puede crear nuevas carpetas como ser Enviados y Recibidos, o un tema especifico como se
muestra en la siguiente figura:
2. REGLAS
Las reglas nos permiten definir la ruta de los correos que nos llegan o enviamos. Es una
instruccin que le damos al Outlook para que nos clasifique los correos en las carpetas
creadas.
Para crear una regla deber seguir los siguientes pasos:
1. Situar los mensajes (enviados o recibidos) y hacer clic con el botn derecho
2. Donde deber elegir la carpeta correspondiente del Mensaje para luego hacer clic en
ACEPTAR.
3. Y luego aplicar la regla, al hacerlo automticamente los mensajes sern enviados a la
carpeta seleccionada (Enviados, Recibidos y otros)
La segunda opcin es:
1. Situarse en el correo electrnico de la persona con el botn derecho del Mouse.
2. Y hacer clic en crear Reglas/Crear regla
Tendr que activar la casilla Ejecutar esta regla ahora en mensajes que ya se encuentran
en la carpeta actual.
3. CATEGORIZACIN
1. De clic sobre la opcin Calendario del panel izquierdo del programa, en seguida presione
el botn Nuevo de la barra de herramientas.
2.
La ventana mostrada indica que se programar una Cita, por lo que solo tendr que llenar los datos
solicitados y una vez terminado presione el botn Guardar y cerrar.
NOTA Si
desea establecer o modificar algunas propiedades como programacin, periodicidad, aviso, etc.,
utilice las herramientas de la ficha Cita.
3.
Otra forma de programar una cita es simplemente dar doble clic sobre la hora en la que se estima su
realizacin y se abrir la ventana para programarla llenando los datos solicitados.
NOTA
Eventos
Un evento a diferencia de una cita es una actividad que dura 24 horas o ms, por lo que de esta forma podr
programar actividades duraderas tales como: seminarios, congresos o simplemente sus vacaciones. Para
programar eventos, realice lo siguiente:
1.
De clic sobre la opcin Calendario del panel izquierdo del programa, en seguida presione el botn
Nuevo de la barra de herramientas.
2.
La ventana mostrada indica que se programar una Cita, por lo que para que esta se convierta en un
evento solo tendr que marcar la casilla Todo el da y llenar los datos solicitados, una vez terminado
presione el botn Guardar y cerrar.
NOTA Si
desea establecer o modificar algunas propiedades como programacin, periodicidad, aviso, etc.,
utilice las herramientas de la ficha Evento.
3.
NOTA Otra
forma de programar un evento es simplemente dar doble clic sobre la barra de color azul debajo del
da en el que estima su realizacin y se abrir la ventana para programarlo llenando los datos solicitados.
Reuniones
Una reunin es una cita a la que se invita a otras personas o para la cual se reservan recursos. Puede crear y
enviar convocatorias de reunin y reservar recursos para reuniones frente a frente o en lnea. Para programar
reuniones, realice lo siguiente:
1.
De clic sobre la opcin Calendario del panel izquierdo del programa, en seguida presione la flecha a
la derecha del botn Nuevo de la barra de herramientas, y seleccione Convocatoria de reunin.
2.
La ventana mostrada indica que se programar una Reunin, solo necesita llenar los datos
solicitados, note que a diferencia de las programaciones anteriores en esta le solicita direcciones de
correo electrnico, y una vez terminado el llenado de los datos presione el botn Enviar.
NOTA Si
desea establecer o modificar algunas propiedades como programacin, periodicidad, aviso, etc.,
utilice las herramientas de la ficha Reunin.
3.
Diario
El Diario registra automticamente las acciones elegidas que relacionan a determinados contactos
seleccionados y sita las acciones en una vista Escala de tiempo. Adems de realizar un seguimiento de los
elementos como mensajes de correo electrnico, citas, contactos, tareas, entradas del diario, notas,
elementos publicados y documentos. Para agregar entradas al diario, realice lo siguiente:
1.
De clic sobre la opcin Diario del panel izquierdo de Outlook, enseguida seleccionar el da en el que
se desea agregar la entrada.
2.
Presione el botn Nuevo en la barra de herramientas y mostrar la ventana siguiente, donde deber
llenar los datos correspondientes a la actividad a agregar en el diario.
Si desea llevar un control del tiempo que le tomara la actividad, debe entonces presionar el botn
Iniciar cronmetro para que en la ventanilla de duracin vaya registrando dicho tiempo, ser entonces
necesario minimizar la ventada de entrada al diario para que siga corriendo el tiempo en el cronmetro, de lo
contrario se detendr.
NOTA
3.
Una vez terminada la actividad puede entonces presionar el botn Guardar y cerrar para archivar la
actividad, misma que se mostrara como sigue:
Tareas
Las tareas en Outlook, permiten llevar una lista de tareas o actividades pendientes, de una forma
personalizada y mejorada con avisos y seguimientos. Para agregar tareas, realice lo siguiente:
1.
2.
3.
Despus de llenar los datos de la tarea presionar el botn Guardar y cerrar y la tarea se mostrara
como sigue:
Tareas peridicas
Las tareas tambin pueden programarse de forma peridica simplemente presionando el botn Periodicidad
de la barra de herramientas, hacer esto antes de guardar y cerrar la tarea, o cuando ya fue guardada y
cerrada puede volver a abrirla y escribir los parmetros necesarios, tal y como se realiza al programar una
cita, evento o reunin peridica en el calendario.
Notas
Las notas en Outlook, permiten la escritura en pantalla de recados, mensajes, etc. simulando lo que en una
oficina se realiza a travs de los papeles de colores denominados Post-it. Para agregar notas, realice lo
siguiente:
1.
2.
En seguida presione el botn Nuevo en la barra de herramientas, y escriba en el rea asignada los
datos para la nota.
3.
NOTA Si
lo desea podr clasificar por colores sus notas, presionando el botn Clasificar en la barra de
herramientas o dando clic derecho sobre la nota que desee clasificar.