QU ES UNA BASE DE DATOS?

Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar

informacin. En las bases de datos, se puede almacenar informacin sobre
personas, productos, pedidos, o cualquier otra cosa. Muchas bases de datos
empiezan siendo una lista en un programa de procesamiento de texto o en
una hoja de clculo. A medida que crece la lista, empiezan a aparecer
repeticiones e inconsistencias en los datos.
Una base de datos informatizada es un contenedor de objetos. Una base de
datos puede contener ms de una tabla. Por ejemplo, un sistema de
seguimiento de inventario que utiliza tres tablas no es un conjunto de tres
bases de datos, sino una sola base de datos que contiene tres tablas.
Excepto si se ha diseado especficamente para utilizar datos o cdigo de
otro origen, una base de datos de Access almacena sus tablas en un solo
archivo, junto con otros objetos, como formularios, informes, macros y
mdulos. Las bases de datos creadas con formato de Access 2007 tienen la
extensin de nombre de archivo .accdb y las bases de datos creadas con
formatos de versiones anteriores de Access tienen la extensin de nombre
del archivo.
Con Access, puede:

Agregar ms datos a una base de datos, por ejemplo, un elemento

nuevo en un inventario.
Modificar datos existentes en la base de datos, por ejemplo, cambiar
la ubicacin de un elemento.
Eliminar informacin, por ejemplo, si se ha vendido o retirado un
artculo.
Organizar y ver los datos de distintas formas.
Compartir los datos con otros usuarios mediante informes, mensajes
de correo electrnico, una intranet o Internet.

PARTES DE UNA BASE DE DATOS DE ACCESS

En las secciones siguientes, se describen brevemente los componentes de
una base de datos de Access tpica.

Tablas
Formularios
Informes
Consultas
Macros
Mdulos

TABLAS
Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de
clculo, en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. Como
consecuencia, normalmente es bastante fcil importar una hoja de clculo en
una tabla de una base de datos. La principal diferencia entre almacenar los
datos en una hoja de clculo y hacerlo en una base de datos es la forma de
organizarse los datos.
Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros es donde se
almacena cada informacin individual. Cada registro consta de campos (al
menos uno). Los campos corresponden a las columnas de la tabla.
FORMULARIOS
Los formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de datos".
Son las interfaces que se utilizan para trabajar con los datos y, a menudo,
contienen botones de comando que ejecutan diversos comandos. Se puede
crear una base de datos sin usar formularios, editando los datos de las hojas
de las tablas. No obstante, casi todos los usuarios de bases de datos
prefieren usar formularios para ver, escribir y editar datos en las tablas.
Los formularios proporcionan un formato fcil de utilizar para trabajar con los
datos. Adems, se les puede agregar elementos funcionales, como botones
de comando. Puede programar los botones para determinar qu datos

aparecen en el formulario, abrir otros formularios o informes, o realizar otras

tareas diversas.
Los formularios tambin permiten controlar la manera en que otros usuarios
interactan con los datos de la base de datos.
INFORMES
Los informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas.
Normalmente, un informe responde a una pregunta especfica, como
"Cunto dinero se ha facturado por cliente este ao?" o "En qu ciudades
estn nuestros clientes?" Cada informe se puede disear para presentar la
informacin de la mejor manera posible.
Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejar los
datos actualizados de la base de datos. Los informes suelen tener un formato
que permita imprimirlos, pero tambin se pueden consultar en la pantalla,
exportar a otro programa o enviar por correo electrnico.
CONSULTAS
Las consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una base de
datos. Pueden realizar numerosas funciones diferentes. Su funcin ms
comn es recuperar datos especficos de las tablas. Los datos que desea ver
suelen estar distribuidos por varias tablas y, gracias a las consultas, puede
verlos en una sola hoja de datos. Adems, puesto que normalmente no
desea ver todos los registros a la vez, las consultas le permiten agregar
criterios para "filtrar" los datos hasta obtener solo los registros que desee.
Las consultas a menudo sirven de origen de registros para formularios e
informes.
Hay dos tipos bsicos de consultas: las de seleccin y las de accin. Una
consulta de seleccin simplemente recupera los datos y hace que estn
disponibles para su uso. Los resultados de la consulta pueden verse en la
pantalla, imprimirse o copiarse al portapapeles. O se pueden utilizar como
origen de registros para un formulario o un informe.

Una consulta de accin, como su nombre indica, realiza una tarea con los
datos. Las consultas de accin pueden servir para crear tablas nuevas,
agregar datos a tablas existentes, actualizar datos o eliminar datos.
MACROS
Las macros en Access se pueden considerar como un lenguaje de
programacin simplificado, que se puede utilizar para aumentar la
funcionalidad de la base de datos. Por ejemplo, puede adjuntar una macro a
un botn de comando en un formulario, de modo que la macro se ejecute
cuando se haga clic en el botn. Las macros contienen acciones que realizan
tareas, como abrir un informe, ejecutar una consulta o cerrar la base de
datos. Casi todas las operaciones de bases de datos que normalmente se
realizan manualmente se pueden automatizar mediante macros, ahorrando
as mucho tiempo.
MDULOS
Los mdulos, como las macros, son objetos que sirven para aumentar la
funcionalidad de la base de datos. Mientras que las macros en Access se
crean seleccionando acciones de una lista, los mdulos se escriben en el
lenguaje de programacin de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Un
mdulo es una coleccin de declaraciones, instrucciones y procedimientos
que se almacenan conjuntamente como una unidad. Un mdulo puede ser
de clase o estndar. Los mdulos de clase se adjuntan a formularios o
informes, y normalmente contienen procedimientos especficos del formulario
o el informe al que se adjunta. Los mdulos estndar contienen
procedimientos generales que no estn asociados a ningn otro objeto. Los
mdulos estndar se enumeran en Mdulos en el panel de exploracin, pero
los mdulos de clase no.

CAMPO
Unidad bsica de una base de datos. Un campo puede ser, por ejemplo, el
nombre de una persona. Los nombres de los campos, no pueden empezar
con espacios en blanco y caracteres especiales. No pueden llevar puntos, ni
signos de exclamacin o corchetes. Si pueden tener espacios en blanco en
el medio. La descripcin de un campo, permite aclarar informacin referida a
los nombres del campo.
REGISTRO
Es el conjunto de informacin referida a una misma persona u objeto. Un
registro vendra a ser algo as como una ficha.
DATO
Una base de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo
contexto y almacenados sistemticamente para su posterior uso.
LLAVE PRINCIPAL
Access crea automticamente un ndice con el campo clave principal de una
tabla y es utilizado para buscar registros y crear combinaciones entre tablas.
No admite valores duplicados en los mismos, el orden de los campos en una
clave principal de mltiples campos determina el orden predeterminado de la
tabla.
INTEGRIDAD REFERENCIAL
Es un sistema de reglas que utilizan la mayora de las bases de datos
relacionales para asegurarse que los registros de tablas relacionadas son
vlidos y que no se borren o cambien datos relacionados de forma accidental
produciendo errores de integridad.

MODELO ENTIDAD RELACIN EN ACCESS

ENTIDADES: Una Entidad es un conjunto de elementos que existen y se
distinguen de otros elementos gracias a que tienen caractersticas propias
(Atributos) que los describen cada una con caractersticas que describen y
diferencian cada elemento.
ATRIBUTOS: Los Atributos son las caractersticas por las cuales puedo
describir una Entidad y que a su vez no tienen caractersticas propias
(Atributos) representativas.
RELACIN: Asociacin que se establece entre campos comunes (columnas)
en dos tablas. Una relacin pude ser de uno a uno, uno a varios o varios a
varios entre las tablas
TIPOS DE RELACIONES
RELACION UNO A UNO: La relacin uno a uno ocurre cuando un registro
de la tabla A posee como mximo un registro asociado en la tabla B y un
registro de la tabla B posee como mximo un registro asociado en la tabla A.
RELACION UNO A VARIOS: La relacin uno a varios ocurre cuando un
registro de la tabla A puede tener mas de un registro asociado en la tabla B,
mientras que, un registro de la tabla B posee como mximo un registro
asociado en la tabla A.
RELACION VARIOS A VARIOS: La relacin varios a varios ocurre cuando
un registro de la tabla A puede tener mas de un registro asociado en la tabla
B y, anlogamente, un registro en la tabla B puede tener mas de un registro
asociado en la tabla A.

TIPOS DE DATOS EN ACCESS

TEXTO: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como

dgitos y caracteres especiales. Tiene una longitud por defecto de 50
caracteres, siendo su longitud mxima de 255 caracteres. Normalmente se
utiliza para almacenar datos como nombres, direcciones o cualquier nmero
que no se utilice en clculos, como nmeros de telfono o cdigos postales.
MEMO: se utiliza para textos de ms de 255 caracteres como comentarios o
explicaciones. Tiene una longitud mxima de 65.536 caracteres. Access
recomienda para almacenar texto con formato o documentos largos, crear un
campo Objeto OLE en lugar de un campo Memo.
NMERO: para datos numricos utilizados en clculos matemticos. Dentro
del tipo nmero la propiedad tamao del campo nos permite concretar ms.
En resumen los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar
nmeros sin decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal permiten
decimales; el tipo Id. De rplica se utiliza para claves auto numricas en
bases rplicas.
FECHA/HORA: para la introduccin de fechas y horas desde el ao 100 al
ao 9999.
MONEDA: para valores de dinero y datos numricos utilizados en clculos
matemticos en los que estn implicados datos que contengan entre uno y
cuatro decimales. La precisin es de hasta 15 dgitos a la izquierda del
separador decimal y hasta 4 dgitos a la derecha del mismo.
AUTO NUMRICO: nmero secuencial (incrementado de uno a uno) nico, o
nmero aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un
nuevo registro a una tabla. Los campos Auto numrico no se pueden
actualizar.
S/No: valores S y No, y campos que contengan uno de entre dos valores
(S/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).

OBJETO OLE: objeto como por ejemplo una hoja de clculo de Microsoft
Excel, un documento de Microsoft Word, grficos, imgenes, sonidos u otros
datos binarios.
HIPERVNCULO: texto o combinacin de texto y nmeros almacenada como
texto y utilizada como direccin de hipervnculo. Una direccin de
hipervnculo puede tener hasta tres partes:

Texto: el texto que aparece en el campo o control.

Direccin: ruta de acceso de un archivo o pgina.
Subdireccin: posicin dentro del archivo o pgina.
Sugerencia: el texto que aparece como informacin
herramientas.

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