MOD III - Taller MS Project 2007

Diplomado en Gerencia de
Proyectos
Mdulo III
Taller de MS Project 2007 alineado al
PMBOK
Derechos reservados, 2011
Tabla de contenido
1. INTRODUCCIN________________________________________________________________ 4
1.1 La Gestin del Tiempo ______________________________________________________________ 4
1.2 Conociendo el entorno MS Project 2007 ________________________________________________ 5
1.3 Configurando los valores iniciales para el proyecto _______________________________________ 6
Calendario del Proyecto ________________________________________________________________________ 6
Tipo De Moneda _____________________________________________________________________________ 11
2. IDENTIFICANDO Y DEFINIENDO LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO ______________________ 13

2. 1 Creando la Estructura de Descomposicin del Trabajo (EDT) ______________________________ 13
2.2 Ingresando actividades e hitos del proyecto ____________________________________________ 15
2.3 Tarea resumen del proyecto ________________________________________________________ 19
3. ESTABLECIENDO LA SECUENCIA DE LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO ___________________ 21

3.1 Identificacin de la dependencia y secuencia entre las actividades _________________________ 21
3.2 Diagramas de Red _________________________________________________________________ 24
3.3 Adelanto y retrasos _______________________________________________________________ 24
4. ESTIMANDO LA ASIGNACIN DE RECURSOS A LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO __________ 28

4.1 Identificacin de recursos para el proyecto ____________________________________________ 28
4.2 Configuracin de recursos: Hoja de Recursos ___________________________________________ 29
4.3 Asignacin de recursos a las tareas ___________________________________________________ 30
4.4 Vista de Uso de recursos ___________________________________________________________ 31
5. ESTIMANDO LA DURACIN DE LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO _______________________ 33

5.1 Esfuerzo vs. Duracin ______________________________________________________________ 33
5.2 Delimitaciones ___________________________________________________________________ 36
5.3 Tipo de delimitaciones _____________________________________________________________ 36
5.4 Fecha lmite de una tarea ___________________________________________________________ 37
5.5 Tipos de Tareas ___________________________________________________________________ 38
6. DESARROLLANDO EL CRONOGRAMA DEL PROYECTO _________________________________ 39

6.1 Personalizando campos de un proyecto _______________________________________________ 39
Mdulo III - Taller de MS Project 2007 alineado al estndar PMBOK 2008
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6.2 Guardar la lnea base del cronograma de proyecto ______________________________________ 39

6.3 Vistas de un cronograma de proyecto (ruta crtica, lnea base) _____________________________ 41
7. REALIZANDO SEGUIMIENTO Y CONTROL AL CRONOGRAMA DEL PROYECTO ______________ 46

7.1 Ingresando el campo Porcentaje Completado de la tarea. _________________________________ 46
7.2 Agregar nuevas tarea Formulario de Tareas___________________________________________ 46
Nuevas Tareas _______________________________________________________________________________ 46
Formulario de Tareas _________________________________________________________________________ 47
7.3 Guardar nueva lnea base___________________________________________________________ 47

7.4 Fecha de Estado y Lnea de Progreso. _________________________________________________ 48
8. GUA RESUMEN PARA LA GESTIN DE UN CRONOGRAMA ____________________________ 51
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1. INTRODUCCIN
1.1 La Gestin del Tiempo
La Gestin de Tiempos del proyecto describe los procesos bsicos necesarios para lograr la conclusin de un
proyecto a tiempo. El grfico muestra una descripcin general de los procesos de Gestin del Tiempo del
Proyecto, cada uno de estos procesos contiene entradas, herramientas y tcnicas, y salidas hacia los dems
procesos de otras reas de conocimiento (costos, riesgos, etc.)
Estos procesos pueden interactuar entre s de diversos modos (no necesariamente en el orden mostrado) y
tambin interactan con otros procesos de las dems reas de Conocimiento. Cada proceso puede implicar
el esfuerzo de una o ms personas o grupos de personas, dependiendo de las necesidades del proyecto.
PROCESOS:
Procesos de Planificacin:
1. Definicin de las actividades: Consiste en identificar las actividades especficas que debern ser
ejecutadas para producir los entregables del proyecto.
2. Establecimiento de la Secuencia de las actividades: Consiste en identificar y documentar las
dependencias entre actividades.
3. Estimacin de recursos de las actividades: Estima el tipo y las cantidades de recursos necesarios
para realizar cada actividad.
4. Estimacin de la duracin de las actividades: Consiste en estimar el nmero de perodos de
trabajo que se requieren para terminar las actividades individuales.
5. Desarrollo del Cronograma: Consiste en analizar las secuencias de las actividades, las duraciones
de las actividades, y los requerimientos de recursos para crear la programacin del proyecto.
Proceso de Control:
6. Control del Cronograma: Consiste en controlar los cambios a la programacin del proyecto
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1.2 Conociendo el entorno MS Project 2007

Office Project Professional 2007, en adelante MS Project presenta la siguiente interfaz para realizar un
cronograma de proyecto el cual puede incorporarse en nuestros planes de gestin de proyecto.
Men del MS Project

Con opciones para el uso del Ms-Project: Archivo, Edicin, Ver, Insertar, Formato, Herramientas,
Proyecto, Informe, Colaborar, Ventana, ?
Barra de herramientas
En el grfico se muestra la Barra Estndar y la Barra de Formato. Provee el acceso directo a
funciones ms usadas del MS Project. Puede personalizarse segn el uso que se d a los mismos.
Barra de vistas
Muestra otras vistas usadas en Ms-Project. Para activar o desactivar esta vista ir al men Ver y
marcar la opcin Barra de vistas.
Vista Gantt
Muestra el detalle de la programacin del proyecto en forma de tabla con campos bsicos como:
Nombre de Tarea, Duracin, Comienzo, Fin, Predecesoras, Nombre de los recursos. Asimismo, se
muestra en forma grfica las actividades y sus relaciones, as como las fechas segn configuracin
(por das, por semanas, etc.) Tiene relacin directa con la vista de actividades que aparece en el lado
izquierdo.
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1.3 Configurando los valores iniciales para el proyecto

Calendario del Proyecto
Ingresar la fecha de Inicio de Proyecto
1. Ir al Men: Proyecto
2. Opcin: Informacin del Proyecto
3. En el campo Fecha de Comienzo, seleccionar la fecha en que se iniciar el proyecto. Para el
ejemplo 4 de Mayo del 2010
Fecha de comienzo: Especifica la fecha de comienzo del proyecto actual. La fecha

predeterminada de comienzo del proyecto es la fecha actual.
Fecha de fin: Especifica la fecha de fin del proyecto actual. Disponible si elige Programar a
partir de la Fecha de fin del proyecto en este cuadro de dilogo. Las duraciones de tareas,
dependencias, delimitaciones y otros factores de programacin tambin se programan a
partir de la fecha de fin.
Programar a partir de: Especifica si MS Project programa el proyecto desde una Fecha de
comienzo del proyecto o desde una Fecha de fin del proyecto. De forma predeterminada,
los proyectos se programan desde la fecha de comienzo.
Fecha de hoy: Especifica la fecha actual. Esta fecha es generada de forma predeterminada
por la fecha y hora del equipo.
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Fecha de estado: Especifica la fecha de estado que no necesariamente es la fecha actual

para realizar un informe de las horas, el costo o la condicin de rendimiento de un proyecto.
Si se establece la fecha de estado en NOD, MS Project utiliza la fecha actual como fecha de
estado.
Prioridad: Indica con qu facilidad se retrasan las tareas en el proyecto actual cuando los
recursos estn redistribuidos entre varios proyectos. Su rango vara entre 0 y 1000, el
nmero ms alto indica una prioridad alta. Si se establece en 1000 la prioridad del proyecto,
significa que los recursos del proyecto no se redistribuirn. Al redistribuir, MS Project tiene
en cuenta las prioridades del proyecto antes que las prioridades de la tarea.
Estadsticas: Muestra de una vista rpida las fechas de comienzo y de fin programadas y
reales, las duraciones, el trabajo y los costos.
Configurar Calendario y fechas para el proyecto

1. Ir al men Herramientas
2. Elegir: Cambiar Calendario Laboral
3. Puede elegirse alguna de las opciones de la lista desplegable Para Calendario. Elegir Estndar
(Calendario de Proyecto)
Existen 3 tipos de calendario:
o Estndar: Semana laboral de lunes a viernes, de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., con 1 hora no
laborable entre las 12:00 p.m. y la 1:00 p.m.
o 24 horas: No hay descanso. Los 7 das de la semana, de 24 horas por cada da establecido
como tiempo de trabajo.
o Turno de noche: Los tiempos de trabajo van de la noche del lunes al sbado por la maana,
de 11:00 p.m. a 8:00 a.m., con 1 hora de tiempo de descanso entre las 3:00 a.m. y las 4:00
a.m.
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4. Para seleccionar los feriados, seguir los siguientes pasos

o Seleccionar la fechas o las fechas que no sern laborables
o Hacer click en la celda de la columna Nombre de la pestaa Excepciones. Esta accin
permitir editar y escribir un nombre para los feriados seleccionados. Luego Aceptar
o En la celdas Comienzo y Fin de la pestaa excepciones, aparecer automticamente las
fechas seleccionadas. En el ejemplo inicia el feriado el 28 y finaliza el 30 de julio
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5. De igual modo, si se desea asignar das con medio tiempo laboral, o las horas que se consideren
para un determinado da, se procede de modo similar al anterior
o Seleccionar la fechas o las fechas que no sern laborables
o Haga click en la celda de la columna Nombre de la pestaa Excepciones para escribir un
nombre para al da o das seleccionados. Luego Aceptar
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o Seguidamente haga click en el botn Detalles y aparece la siguiente ventana
o Se activa la opcin Perodos laborables, en la tabla con los campos Desde y Hasta
puede eliminarse o modificarse las horas laborables
o Con las opciones de Patrn de repeticin se predetermina una frecuencia de repeticiones
de perodos laborables modificados. Si no requiere repetir se deja la opcin marcada de
diario cada 1 da.
o Aceptar
Crear Nuevo Calendario
Para crear un nuevo calendario a usar para el proyecto
1. Ir al Men: Herramientas; Elegir: Cambiar Calendario Laboral
2. En la ventana Cambiar calendario laboral , presionar el botn: Crear Calendario..
3. Aparece la ventana: Crear nuevo calendario base
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4. Escribir el nombre del calendario, puede elegirse entre las opciones: Crear nuevo calendario
base o Hacer una copia de alguno de los calendarios predeterminados por MS Project
5. Aceptar
Nota: Estos nuevos calendarios pueden crearse para asignarlos posteriormente a algunos
recursos en particular que requieran perodos de trabajo personalizados a lo largo del
proyecto.
IMPORTANTE
Si crea un nuevo Calendario para usarlo como base de todo el proyecto, debe indicar que usar
este nuevo calendario creado en la ventana Informacin del Proyecto, en la lista desplegable
Calendario
1. Ir al Men: Proyecto; Elegir: Informacin del Proyecto
2. En la lista desplegable Calendario elegir el nombre del nuevo calendario creado
(Calendario 1 para el ejemplo)
Con estos pasos, MS Project reconocer en la Vista Gantt el nuevo calendario creado para el
proyecto
Tipo De Moneda
Especifica qu tipo de moneda se utiliza, por ejemplo, EUR (Euro ) o USD (Dlar Americano $). Para el caso
de moneda peruana se usar el Nuevo Sol (S/.) que en MS Project se representa como PEN
Ingresar el tipo de moneda a utilizar
1.
2.
3.
4.
5.
Ir al Men: Herramientas; Elegir: Opciones

En la ventana opciones, seleccionar la pestaa Vista
En la seccin Opciones de moneda para ... elegir PEN de la lista desplegable Moneda
Puede ajustarse los decimales a 1, 2 0 en el campo Decimales.
Aceptar
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2. IDENTIFICANDO Y DEFINIENDO LAS ACTIVIDADES DEL

PROYECTO
2. 1 Creando la Estructura de Descomposicin del Trabajo (EDT)
Una EDT o Estructura de Descomposicin de Trabajo (WBS por sus siglas en ingls de Work Breakdown
Structure) usa la tcnica de descomposicin que consiste en descomponer por niveles el trabajo a realizar
en trminos de entregables, y para la descomposicin adicional de estos entregables, en paquetes de
trabajo.
Se puede organizar el EDT de acuerdo a las fases del ciclo de vida del proyecto, mostrando cada fase como
un elemento del nivel ms alto.
Para agregar el campo EDT en MS Project

1. Ir al Men: Proyecto
2. Opcin: Columna
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3. Aparece una nueva ventana Definicin de columna

4. En la lista desplegable Nombre de Campo elegir: EDT
En la caja de texto Ttulo podemos ingresar un nombre que pueda tener una mejor
descripcin del campo asociado de cmo se ver en pantalla. Puede dejarse en blanco.
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2.2 Ingresando actividades e hitos del proyecto

Actividad (Tarea en Ms Project): Son las acciones a realizar para producir un entregable. En la vista de
actividades del proyecto se lista en general las fases, entregables, tareas e hitos. Se recomienda describir a
la actividad como un verbo, que describe una accin a realizar.
Por ejemplo: Elaborar casos de uso, Disear manual de usuario, Elaborar presupuesto, Seleccionar
proveedores, etc. Cada actividad tiene asociado un inicio y un final definido, con una duracin definida y
debe ser realizado por un recurso, o en algunas ocasiones por varios recursos.
Ejercicio
En un archivo nuevo de MS Project ingrese la siguiente lista de actividades
INICIO
Acta de inicio de proyecto (Project Charter)
Elaborar de Acta de inicio de Proyecto
Acta de inicio de proyecto aprobada
PLANIFICACIN
Plan de Gestin de Proyecto
Elaborar Plan de Gestin de Proyecto
Plan de Gestin de proyecto aprobado
Entrega Documento Visin del Proyecto (kickoff del proyecto)
EJECUCIN
CONCEPCION
Definicin de Casos de uso
Documento de Especificaciones Funcionales
Elaborar Casos de uso y Secuencias de Pantalla
Presentar Secuencia de Pantallas y Esbozo
Elaborar Prototipos
Elaborar DEF
Diagrama de arquitectura (DAP)
Documento de Diagrama de Arquitectura
Elaborar Documento DAP
Realizar aprobacin por parte del Usuario
Definir mdulos de datos
Diagrama de componentes (DC)
Documento de Diagrama de Componentes
Elaborar Documento DC
Realizar aprobacin por parte del Usuario
ELABORACIN
Documentacin DET (Documento de especificaciones tcnicas)
Documento DET (Diseo de Especificaciones tcnicas)
Analizar Casos de uso
Realizar reuniones con usuario
Elaborar Documento
Entrega documento DET
Seleccionar, Capacitar e Inducir A/P
Acta de reunin por capacitacin/induccin
Seleccin de Proveedores
Capacitacin e Induccin
CONSTRUCCIN
habilitacin ambiente tecnolgicos
BB.DD instalado, Software configurado
Preparar Ambiente de Desarrollo
Preparar Ambiente de QA
Aplicativo desarrollado
Desarrollar mdulos
Desarrollar Scripts
Desarrollar Interfaces y WebServices
Pruebas integrales de desarrollo
Certificado de pruebas unitarias
Instalar aplicacin
Instalar WebServices
Instalar DB Desarrollo
Ejecutar las Pruebas
Documentar pruebas
Manuales
Elaborar Manual Funcional
Elaborar Manual Tcnico
Elaborar Manual de Usuario
Elaborar Documento de pase de objetos
Validar documentos
Pruebas QA
Documentos de pruebas certificados
Elaborar Plan de Pruebas
Realizar pruebas de certificacin
Elaborar Documento de Certificacin
TRANSICIN
Acta de Pase a produccin
CIERRE
Elaborar lecciones aprendidas
Elaborar Acta de cierre de proyecto
Acta de cierre de proyecto aprobado por el usuario final
Fin de Proyecto de Desarrollo de Software
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Estructuracin de tareas
Consiste en ordenar las tareas unas de otras para definir una estructura que guarde relacin con el EDT,
distribuidos en filas, compuestos de tareas y subtareas de cara a una mejor visin del trabajo. Vindolas en
jerarqua se comprende mejor el proyecto. Desde la barra de herramientas de Formato, esta estructuracin
de tareas y subtareas se puede disear con los botones
Se muestran las actividades ubicadas dentro de sus respectivos entregables y fases.
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Dividir tareas
En ocasiones una tarea es preciso interrumpirla para acometer otras tareas con lo cual, queda en la primera
una especie de laguna o interrupcin. Queda dividida para ser continuada ms tarde. Generalmente estas
divisiones se deben a causas imprevistas como por ejemplo la enfermedad de un trabajador para el que no
se dispone de sustituto
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Para dividir una tarea en MS Project

1. Estar en la vista Diagrama de Gantt
2. Focalizar la tarea a dividir
3. Ir al men: Edicin, y luego elegir la opcin Dividir Tarea
4. El cursor cambiar de forma para realizar la divisin de la tarea manualmente posicionando
el cursor hasta la nueva fecha en que debe reanudarse la tarea
Hito (Milestone): Un hito simboliza el haber conseguido un logro importante en el proyecto y se usa
para supervisar el progreso del proyecto, expresado como de duracin cero. Si una actividad completada
trae un logro, entonces puede ser un hito del proyecto en el minuto que finaliza; Por ejemplo, podramos
estar tratando durante una semana que el cliente firme el Project Charter o apruebe un plan de proyecto, y
en el momento en que lo firma, el hito es Project Charter aprobado por el cliente o plan de proyecto
aprobado por el cliente
Consideraciones para el uso de hitos en el Cronograma
Deberan existir varios hitos que informen la fecha estimada en que pensamos cumplirlos, y que
luego en la ejecucin compararemos con la fecha real.
En muchos proyectos, se hace mencin solamente de los hitos y es muy comn que slo los hitos le
interesen a un comit directivo.
Todas las tareas que tengan una duracin cero se muestran automticamente como un hito
Se recomienda colocar algunos hitos dentro del plan solamente como seal de que llegamos a un
punto importante en el proyecto.
Puede usarse MS Project para filtrar los hitos y definir un tablero de control para el proyecto que
nos servir como herramienta de comunicacin para los patrocinadores y dems involucrados, en el
cual se indican, por ejemplo, los hitos que hemos atravesado, cul se encuentra cerca, cul est
atrasado, etc.
En MS Project puede marcarse como hitos otras tareas de cualquier duracin.
El estado de un hito es de cumplido o no cumplido
Para marcar una actividad como Hito en MS Project
1. Seleccione la actividad a marcar como Hito
2. En el campo duracin escriba el nmero cero.
3. MS Project muestra automticamente el smbolo del hito como un rombo:
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2.3 Tarea resumen del proyecto

La tarea de resumen del proyecto muestra informacin resumida acerca de todo el proyecto (Duracin,
Fechas de inicio y fin, trabajo, costos) en una nica fila con su correspondiente barra de tareas de resumen
en la parte superior de la vista Diagrama de Gantt. La tarea de resumen aparece en la parte superior del
proyecto, su nmero de identificacin es 0 y representa la lnea de tiempo del proyecto de principio a fin.
Para agregar la Tarea resumen del proyecto en MS Project

1. Ir al Men: Archivo
2. Opcin: Propiedades
En la caja de texto Ttulo escribir el nombre de la tarea resumen del proyecto, puede
escribirse el nombre del proyecto.
Marcar la casilla Guardar vista previa, y Aceptar
3. Seguidamente, Ir al men Herramientas, luego elegir Opciones,

En la Ventana Opciones, ingresar a la pestaa Vista.
En la parte inferior marcar el campo Mostrar tareas de resumen del proyecto. Luego
Aceptar.
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3. ESTABLECIENDO LA SECUENCIA DE LAS ACTIVIDADES

DEL PROYECTO
3.1 Identificacin de la dependencia y secuencia entre las actividades
Creada y esquematizada la lista de tareas, se crearn las relaciones de las tareas entre s (Dependencias).
En el Diagrama de Gantt las dependencias se representan con lneas entre las barras de representacin de
cada tarea
La dependencias o tareas "vinculadas" cada vez que una tarea cambia, las tareas vinculadas se
reprograman automticamente.
Las tareas se vinculan definiendo una dependencia entre sus fechas de comienzo y de fin. Por
ejemplo, la tarea Pintar las paredes de un aula debe concluir antes del comienzo de la tarea
"Decorar las paredes de un aula"
Las tareas por lo general ocurren de modo secuencial como el ejemplo anterior. Sin embargo, otras
tareas pueden darse de modo paralelo, por ejemplo, cuando una persona prepara las paredes para
pintarlas, otra persona puede comprar los cuadros que desea colgar para decorar las paredes.
Existen cuatro tipos de dependencias entre tareas en MS Project:

Dependencia
entre tareas
Vista Gantt
Descripcin
Ejemplos
Decorar las paredes de un aula no puede comenzar hasta
que finalice la actividad de Pintar las paredes de un aula
Fin a comienzo
(FC)
La tarea (B) no
puede comenzar
hasta que finalice
la tarea (A).
Comienzo a
comienzo
(CC)
La tarea (B) no
puede comenzar
hasta que
comience la tarea
(A).
El Preparar y formar al personal para los puestos de una

empresa no puede comenzar hasta que comience la
contratacin de personal
Fin a fin
(FF)
La tarea (B) no
puede finalizar
hasta que finalice
la tarea (A).
El alquiler de herramientas e instrumentales propios a

una empresa de suministros industriales (cortacspedes,
etc) no puede finalizar hasta que finalice la realizacin
de las obras de jardinera de una urbanizacin
Colocar el yeso en el techo de ambientes de oficinas no

puede comenzar hasta que finalice la Instalacin de las
conducciones de aire acondicionado
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Comienzo a fin
(CF)
La tarea (B) no
puede finalizar
hasta que
comience la tarea
(A)
El Montaje de equipos y PCs de un centro de cmputo no

puede finalizar hasta que comience la autorizacin del
uso de licencias de equipos y PCs
El seguimiento de la satisfaccin de los clientes en un
proyecto de homologacin para la calidad segn normas
ISO no puede finalizar hasta que comience y tenga lugar
la auditoria por un organismo autorizado
A continuacin un ejemplo. Crear una secuencia con las siguientes tres actividades.
Para crear vnculos entre tareas usamos el campo Predecesoras y escribimos el nmero de fila en que se
encuentra la tarea predecesora a vincular, por ejemplo: Pintar las paredes de un aula (Tarea 1) es
predecesora de la tarea Decorar las paredes de un aula (Tarea 2), y del mismo modo la Tarea 1 es
predecesora de la Tarea 3
Una forma de establecer dependencias en MS Project es haciendo click entre la lnea que une a las tareas.
Realizando esta accin aparecern las ventanas de Dependencias entre tareas y se podr elegir el tipo de
relacin.
Entre las Tareas 1 y 2 de Fin a Comienzo
Aqu podemos modificar el vnculo entre las Tareas

1 y 3 de Comienzo a Comienzo
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Luego de establecer las dependencias, quedan del siguiente modo
Puede definir programaciones de tareas utilizando delimitaciones, superposicin o retraso de tareas, y

divisin de tareas cuando se interrumpe temporalmente el trabajo.
Errores comunes
Vista Gantt
TAREAS COLGADAS
La Tarea D no es
predecesora de alguna tarea.
Esto no es una buena
prctica en programacin de
cronogramas
Entre la tarea A y C se
crea una redundancia en la
dependencia, ya que C
depende de B y a su vez
B de A
REDUNDANCIAS
BUCLES
Descripcin
MS Project no permite crear este tipo de

dependencias, ya que estara creando un
dependencia circular entre estas tareas
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3.2 Diagramas de Red

En un diagrama de red de actividad en nodo, cada actividad se representa mediante un nodo o un
crculo. Las flechas entre los nodos indican el orden en que deben ejecutarse las actividades. Elaborar un
diagrama de red del proyecto puede ayudar a que los jefes de proyecto separen y comprendan mejor las
dependencias entre tareas..
En el siguiente ejemplo se muestran 7 actividades relacionadas entre s en el campo predecesoras, en la
vista Gantt se muestra con ruta crtica.
Para ver el diagrama de red generado por MS Project, seguir los siguientes pasos
1. Ir al Men: Ver
2. Elegir: Diagrama de Red
SUGERENCIA
Segn la complejidad de las dependencias entre actividades, se recomienda preparar un diagrama
de red preliminar manualmente, en este diagrama se podr observar detalladamente las
dependencias. Luego de ello podr configurarse las dependencias haciendo uso del campo
Predecesoras en MS Project
3.3 Adelanto y retrasos

Cuando se elabora un cronograma en la parte de planificacin, o en la parte de control si ocurre una re
planificacin, pueden existir actividades cuyas duraciones pueden verse modificadas con el propsito de
lograr los compromisos pactados con el cliente. Estas modificaciones pueden tratarse de Adelantos o
Retrasos
Un adelanto (lead) permite iniciar una actividad sucesora antes que la actividad predecesora se
complete. En MS Project se representan con el smbolo menos -
Un retraso (lag) permite una demora en la actividad sucesora. En MS Project se representan con el
smbolo ms +
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Para Adelantar (LEAD) una actividad en MS Project, siga los pasos que se indican
Se muestra el siguiente cuadro con el entregable Manuales, con 5 actividades, planificados
inicialmente en forma secuencial
Durante la ejecucin, se requiere que la actividad Elaborar documento de pase de objetos se

adelante dos das con el propsito de terminar este entregable lo ms pronto posible.
1. Focalizar la actividad Elaborar Documento de pase de objetos, haga click derecho y elija
Informacin de la Tarea
2. Seguidamente aparece la siguiente ventana de Informacin de la Tarea, elija la pestaa

Predecesoras
3. En la Columna Pos escribir los dos das de adelanto (-2d) requeridos para concluir con el
entregable.
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4. Click en el botn Aceptar

Observamos que en la fila 5, en el campo Predecesoras, se ha escrito el valor de 4FC-2 lo que
indica que la predecesora en la fila 4 que es una relacin de tipo Final Comienzo con la
actividad 5 se ha adelantado dos das (-2das); Terminando de este modo el entregable
Manuales el mie 24/03/10
Para Retrasar (LAG) una actividad en MS Project, siga los pasos que se indican
Tomado el cuadro inicial ejemplo anterior, durante la ejecucin nos hemos encontrado con que la
elaboracin de el manual de usuario debe posponerse 3 das por problemas con la disponibilidad del
recurso, para ello debe re planificarse la tarea.
1. Focalizar la actividad Elaborar Manual del Usuarios, haga click derecho y elija
Informacin de la Tarea
2. Seguidamente aparece la siguiente ventana de Informacin de la Tarea, elija la pestaa
Predecesoras
3. En la Columna Pos escribir los Tres das de retraso (3d) requeridos para concluir con el
entregable.
4. Click en el botn Aceptar
Observamos que en la fila 4, en el campo Predecesoras, se ha escrito el valor de 3FC+3 lo que
indica que la predecesora en la fila 3 que es una relacin de tipo Final Comienzo con la
actividad 4 se ha retrasado tres das (3 das); Terminando de este modo el entregable
Manuales el mie 31/03/10
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4. ESTIMANDO LA ASIGNACIN DE RECURSOS A LAS

ACTIVIDADES DEL PROYECTO
4.1 Identificacin de recursos para el proyecto
La identificacin de recursos nos v a permitir estimar el tipo y las cantidades de personas, equipos o
suministros, materiales, que se requieren para la ejecucin de las actividades del cronograma.
Tipo de Recursos:
Trabajo (esfuerzo): Personas y el equipo que realizan el trabajo. Permite indicar una tasa estndar
por hora, la mano de obra sera de este tipo (jefes, especialistas, ingenieros, etc.), por ejemplo un
ingeniero con un costo por hora de S/. 1, podemos configurarlo en la Hoja de Recursos.
Materiales (activos): Son recursos que se consumen durante la ejecucin de las tareas (hojas, toner
de impresoras, en el caso de una construccin de edificios: ladrillos, cemento, fierros, etc.). Equipos
o suministros: PCs, impresora, camiones, etc.
Costo (gastos): Recursos utilizados para representar un costo financiero asociado a una tarea,
son aquellos que no dependen de la cantidad de trabajo de una tarea o de la duracin de la tarea,
por ejemplo: movilidad area de un lugar a otro, alojamiento, etc.
Tipos de recurso de MS Project

Para el cronograma ejemplo de proyecto de Desarrollo de software, se identifican los siguientes
recursos.
CN: Coordinador de Negocio -> Recurso Trabajo
AS: Analista de Sistemas -> Recurso Trabajo
ET: Especialista en Tecnologa -> Recurso Trabajo
JP: Jefe de Proyecto -> Recurso Trabajo
AP: Analista programador -> Recurso Trabajo
AQA: Analista QA -> Recurso Trabajo
PC: Computadora Personal -> Recurso Material
Movilidad -> Recurso Costo
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4.2 Configuracin de recursos: Hoja de Recursos

Para trabajar con la vista de Hoja de Trabajo, ir al men Ver y elegir Hoja de recursos
Nombre del recurso: Es la persona que va a participar en el proyecto (Juan Prez, etc.), puede
escribirse un nombre genrico (Programador, etc.) cuando an se est en fases tempranas del
proyecto y no se sabe quin ser el responsable
Tipo: Trabajo, Materiales, Costo
Etiqueta material: Contiene la unidad de medida proporcionada para un recurso material, por
ejemplo: material pinturas tiene la etiqueta de galones, material hojas tiene la etiqueta cientos,
material ladrillos tiene la etiqueta millar, etc.
Iniciales: Son las iniciales del nombre del recurso, es un campo opcional
Grupo: Sirve para agrupar los recursos en grupos segn especialidades (Ingenieros, Analistas, etc.);
En otros casos como INTERNO o EXTERNO para diferencias si es parte de la empresa o si es servicio de
terceros; En general el campo grupo nos ayuda a filtrar los recursos cuando se cuenta con un gran nmero
Capacidad mxima: Capacidad que se dispone del recurso para realizar la tarea: 100%, puede variar
dependiendo del grado de participacin.
Tasa estndar: Es la tasa de pago por trabajo normal, no extra, realizado por un recurso. Se puede
colocar: S/. 1.00/hora 100/A (al ao), depende de las caractersticas del pago.
Tasa horas extras: se colocar el monto siempre y cuando se consideren pago de horas extras
Costo/Uso: Equipo si se trata de un alquiler
Acumular: Como se realiza el asiento contable del costo causado por el recurso, puede ser al
Comienzo, prorrateo (a medida que el proyecto avance), o al final del proyecto
Calendario Base: Elegir un calendario personalizado si fuese necesario para cada recurso
Cdigo: Es cualquier cdigo, abreviatura o nmero que desee escribir como parte de una
informacin de recurso.
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4.3 Asignacin de recursos a las tareas

Ingresados los recursos en la hoja de recursos, ahora se asignarn a las tareas existentes
Para agregar un recurso a las tareas en MS Project, siga los siguientes pasos:
1. Ir al Men: Ver, Elegir: Diagrama Gantt
2. Focalizar el cursor sobre la tarea a la cual vamos a asignar el recurso
3. Presionar el cono de Asignar Recursos de la Barra Estndar (Alt+F10)
4. Seguidamente aparece la ventana Asignar Recursos

5. Se selecciona el recurso (o recursos) y se presiona el botn Asignar (Asignar el recurso
Analista Programador)
6. Realizada esta accin el recurso queda asignado para la tarea. Presionar el botn Cerrar
7. En la Vista Gantt podemos observar al costado de la barra de tarea que se ha asignado el
recurso Analista Programador
Al realizar la asignacin observamos que el campo Unidades y costo se escriben

automticamente en 100% y S/. 8.00, estos valores provienen de la hoja de recursos que
anteriormente se definieron para este recurso Analista Programador
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Para el Campo Unidades puede ser que el recurso para esa tarea en particular est asignado
al a medio tiempo para lo cual deber escribirse 50%. El valor predeterminado para las
unidades de asignacin es igual que la capacidad mxima (capacidad mxima: porcentaje
mximo o nmero de unidades que tiene un recurso para ser programado en cualquier tarea.
El valor de capacidad mxima indica la capacidad ms alta para trabajar que tiene un recurso.
El valor predeterminado es 100 por ciento) del recurso, hasta 100% . Es decir:
Si la capacidad mxima de un recurso est establecida en 100% en la hoja de
recursos, la configuracin predeterminada de las unidades de asignacin es 100%.
Si la capacidad mxima de un recurso est establecida en 50% en la hoja de recursos,
la configuracin predeterminada de las unidades de asignacin es 50%.
Si la capacidad mxima de un recurso est establecida en 300% en la hoja de
recursos, la configuracin predeterminada de las unidades de asignacin sigue
siendo 100%.
Para asignar un recurso material a una tarea, escriba la cantidad de material que se va a usar.
La etiqueta de unidad de medida (toneladas, cajas, metros, etc.) que se us para definir el
recurso material aparece en el campo Unidades y el valor predeterminado es 1.
4.4 Vista de Uso de recursos

Esta vista nos permite conocer en forma detallada como se estn usando y como estn distribuidos los
recursos a lo largo del tiempo.
Ir al men Ver y elegir Uso de Recursos. Aparece la siguiente pantalla:
Cada recurso contiene una lista de actividades a las cuales ha sido asignado, con un resumen del
total de horas asignados
Al lado derecho se puede mostrar las horas por da, por mes u otro perodo de tiempo
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Si el recurso se encuentra sobre asignado se mostrar de color rojo indicando que debe
redistribuirse el recurso. Un recurso est sobre asignado si excede su capacidad mxima por da
definida en la Hoja de recursos.
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5. ESTIMANDO LA DURACIN DE LAS ACTIVIDADES DEL

PROYECTO
Conocidas las actividades, su secuencia y los recursos que participarn en su ejecucin, se procede a
asignarle duraciones
Introducir las tareas en secuencia y hacia abajo. En principio la duracin de cada tarea es de un da. MS
Project lo representa con un 1?
Para las duraciones, escribir la cantidad de tiempo que llevar cada tarea expresndola en meses, semanas,
das, horas o minutos, sin contar los perodos no laborables. Podemos utilizar las abreviaturas siguientes:
meses = ms, semanas = s, das = d, horas = h, minutos = m. Si la duracin es estimada (no definitiva) se
acompaa del signo de interrogacin ? . Por ejemplo 3d? representa una duracin estimada de 3 das.
5.1 Esfuerzo vs. Duracin

Entender estos 2 conceptos nos ayuda a desarrollar mejor nuestros cronogramas de proyecto.
El esfuerzo (Campo Trabajo en la vista Gantt de MS Project): es la medida de trabajo aplicada al

cumplimiento de una tarea o paquete de trabajo. Las medidas utilizadas estn expresadas entre
formatos de tiempo/unidad. Por ejemplo el desarrollo de reportes tomara 4 horas de Programacin.
Trabajo no equivale a duracin de tarea, por ejemplo, un recurso puede necesitar 32 horas de
trabajo para completar una tarea, pero la tarea puede estar programada con una duracin de 2 das.
Esto indica que ser preciso asignarle ms de un recurso, es decir, dos. Dos personas, trabajando 8
horas diarias, completaran la tarea en 2 das
Duracin (Campo Duracin en Ms Project): Perodo de trabajo activo necesario para completar
una tarea. Las medidas utilizadas para expresarla son las unidades de tiempo. Por ejemplo, el
anlisis de ciertos requerimientos tomara 5 das por cada analista.
Esfuerzo = Duracin x Unidades
Para visualizar ambos conceptos, aada el campo Trabajo al lado derecho del campo
duracin
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El siguiente ejemplo se trata del desarrollo de un proceso de pago por internet, para los que se
deben desarrollar 5 componentes, participando dos recursos AP1 y AP2, con un costo de S/. 1 la
hora de cada recurso
En el ejemplo puede apreciarse la formula: esfuerzo = duracin x unidades, el entregable

Componente Consulta de datos y validacin (fila 5), tiene un costo diferente a las dems
justamente porque hay dos unidades asignadas a dicha tarea (el AP1 y AP2).
Condicionada por el esfuerzo: Cuando una tarea est condicionada por el esfuerzo, MS Project
mantiene el trabajo total de la tarea en su valor actual, independientemente del nmero de
recursos que se asignen a ella. Cuando se asignan nuevos recursos, el trabajo se distribuye entre
ellos.
Ejemplo:
i.
Tenemos la actividad Desarrollar mdulo que requiere un esfuerzo de 16 horas para ser
completado. En la Hoja de Recursos contamos con 3 recursos AP1, AP2 y AP3 del tipo
trabajo con una capacidad mxima de 100% cada uno
ii.
Haga doble click sobre la actividad para asegurarse que la casilla de verificacin
Condicionada por el esfuerzo est marcada
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iii.
Para una mejor visualizacin de la vista Gantt y la Hoja de Recursos activamos ambas vistas
en paralelo
iv.
Asignamos el recurso AP1 a la actividad. Observamos que MS Project ha distribuido el

esfuerzo de AP1 en dos das de 8h cada da. El Trabajo se mantiene en 16h y la Duracin en
2d
v.
Ahora, adicionamos el recurso AP2 a la actividad. Observamos que MS Project ha distribuido

el esfuerzo de AP1 y AP2 en un da para cada uno, de 8h cada da. El Trabajo se mantiene
en 16h y la Duracin ha disminuido en 1d
vi.
Finalmente, adicionamos el recurso AP3 a la actividad. Observamos que MS Project ha

distribuido ahora el esfuerzo de AP1, AP2 y AP3 en un da para cada uno, de 5,33h cada da.
El Trabajo se mantiene en 16h y la Duracin ha disminuido en 0,67d
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Todas las tareas en MS Project tienen activado por defecto la casilla de verificacin Condicionada
por el esfuerzo. Cuando se desactiva esta opcin MS Project aumenta las horas del trabajo cuando
se adiciona un recurso a la actividad
TIPS:
No siempre se cumple que mientras ms recursos se asignen a una tarea en particular, mas rpido
se realizara la misma, esto puede o no ser cierto dependiendo del tipo de trabajo.
Al desarrollar o recibir un cronograma, adicionalmente a la columna Duracin, agregar la columna
de esfuerzo (Trabajo en MS Project) para comparar la diferencia de ambos valores y como estos
varan a la medida que se configura las tareas.
Se recomienda agregar la columna de costos para ver como varia el presupuesto teniendo de esa
manera configurada en forma completa las triple restriccin del proyecto (Alcance, Tiempo y
Costos)
5.2 Delimitaciones
Las delimitaciones son restricciones que se fijan respecto a cuando tiene que comenzar una tarea o bien
para cuando tiene que estar concluida. (por ejemplo, la tarea estar concluida para antes de tal fecha o
bien para tal fecha).
Si la fecha del proyecto ha sido programada a partir de una fecha de comienzo, la delimitacin para las
tareas es que comiencen lo antes posible (LAP).
En el caso de que el proyecto est programado a partir de una fecha de finalizacin, al insertar una tarea,
de forma predeterminada, esa tarea va a tener la delimitacin de que comience lo ms tarde posible
(LMTP).
5.3 Tipo de delimitaciones

El campo Tipo de delimitacin ofrece opciones para el tipo de delimitacin que podr aplicar cuando
programe una tarea. Las opciones son:
Lo antes posible (opcin predeterminada en proyectos que se programan a partir de la fecha de
comienzo)
Lo ms tarde posible (opcin predeterminada en proyectos que se programan a partir de la fecha de
fin)
No finalizar antes del
No finalizar despus del
Debe comenzar el
Debe finalizar el
No comenzar antes del
No comenzar despus del
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Las delimitaciones de fecha aumentan la complejidad de la programacin y reducen la flexibilidad de

programar opciones. Debido a esto, se utiliza una fecha de delimitacin nicamente si para la finalizacin
de la tarea o para el resultado del proyecto resulta importante que una tarea comience o finalice en un
momento concreto.
5.4 Fecha lmite de una tarea

En algunos casos una actividad debe completarse en una fecha determinada, ya sea por cumplimiento de un
contrato, etc. Es este escenario se puede hacer uso de una fecha lmite.
Establecer una fecha lmite no afecta al modo en que las tareas estn programadas. Se puede establecer
una fecha lmite aadiendo una columna de Fecha lmite e indicar la fecha, o en la ficha Avanzado del
cuadro de dilogo Informacin de la tarea.
MS Project nos indica a travs del smbolo
en la vista Gantt que existe una fecha lmite
Para agregar una fecha lmite en MS Project siga los siguientes pasos:
1. Tenemos dos actividades y sus atributos como las que se muestran en el siguiente cuadro
2. La actividad Validar documento debe tener una Fecha lmite de ejecucin que es el vie
19/03/10
Haga Doble click en la actividad y aparece la ventana de Informacin de Tarea
En la pestaa Avanzado elija la Fecha lmite para la actividad: vie 19/03/10. Aceptar
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Seguidamente MS Project pone una marca de Fecha Lmite con un smbolo

de la actividad Validar documento
al final
Si durante planificacin o control de la actividad, se desfasa la fecha de su fecha lmite, MS

Project muestra un indicador (un rombo rojo con un signo de exclamacin) en la columna de
indicadores
5.5 Tipos de Tareas

Unidades fijas:
Es una tarea en la cual las unidades asignadas (o recursos) son un valor fijo y cualquier
cambio en la cantidad de trabajo o en la duracin de la tarea no afectan a las
unidades de asignacin de la tarea. Se calcula segn la frmula: Trabajo = Duracin x
Unidades. Este es el tipo de tarea predeterminada por MS Project.
Trabajo fijo:
Es una tarea en la que la cantidad de trabajo es un valor fijo y cualquier cambio en la

duracin de la tarea o en el nmero de unidades de asignacin asignadas a esa tarea
(o recursos) no afectan al trabajo de la tarea.
Duracin fija:
Es una tarea en la cual la duracin es un valor fijo y cualquier cambio en el trabajo o

en las unidades de asignacin (esto es, recursos) no afectan a la duracin de la tarea.
Cada uno de los tipos de tarea afecta a la programacin cuando se modifica alguno de los tres factores
como sigue:
En una Tarea de:
Si cambiamos las
unidades
Si cambiamos la
duracin
Si cambiamos el
trabajo
Unidades fijas
La duracin se recalcula
El trabajo se recalcula
La duracin se
recalcula
Trabajo fijo
La duracin se recalcula
Las unidades se
recalculan
La duracin se
recalcula
Duracin fija
Las unidades se
recalculan
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6. DESARROLLANDO EL CRONOGRAMA DEL PROYECTO

6.1 Personalizando campos de un proyecto
Como se vi en el primer captulo, MS Project muestra una vista pre determinada para los cronogramas de
proyecto
Sin embargo MS Project cuenta con muchos campos (columnas) que pueden utilizarse para facilitar la
programacin de cronogramas asociados a alcance (actividades), plazos, costos, indicadores, etc. Para
propsitos de este taller se recomienda usar los siguientes campos al cronograma
EDT: Campo asociado a un cdigo EDT
% Completado: til para el seguimiento y control de las actividades del proyecto. Debe escribirse el
% de completado de una tarea para conocer el avance de la misma.
Trabajo: Esfuerzo en horas que requiere completar una actividad
Fin Previsto: Corresponde a la Lnea base.
6.2 Guardar la lnea base del cronograma de proyecto

Una lnea base del cronograma del proyecto constituye el compromiso de fechas de finalizacin de las
actividades del proyecto. Esta lnea base forma parte del plan de gestin del proyecto y es aprobada por un
comit directivo de proyecto.
Para guardar la lnea base del cronograma de proyecto siga los siguientes pasos:
1. Aada la columna Fin Previsto al lado derecho de la columna Fin (la columna Fin
representa el Fin real que puede ir modificndose a lo largo de la ejecucin del proyecto),
agregue como ttulo Fin Lnea base
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2. Por defecto MS Project muestra los campos del Fin previsto como NOD
3. Ir al men Herramientas, elegir Seguimiento, opcin Establecer Lnea de base. Aceptar.
4. Guardada la lnea base se muestran las fechas, que van a coincidir con las fechas de Fin. Si a
lo largo de la ejecucin las fechas de fin varan, las fechas de lnea base se mantendrn
inamovibles
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6.3 Vistas de un cronograma de proyecto (ruta crtica, lnea base)
Ruta Crtica: es la secuencia de actividades en las que no pueden modificarse (retrasando) su duracin
ya que impactaran con la fecha de fin de proyecto.
Lnea Base: Todo el conjunto de actividades que constituyen el compromiso inicial del proyecto.
Pude usarse el Asistente para Diagramas de Gantt para una mejor visibilidad de las lneas base y ruta
crtica.
Para visualizar la Ruta Crtica del cronograma de proyecto siga los siguientes pasos:
1. Haga click en el botn Asistente para Diagramas de Gantt en la barra Formato
2. A continuacin aparece la ventana de presentacin del asistente. Click en Siguiente
3. MS Project pregunta acerca de las opciones que tiene para presentar en la vista Gantt,
elegir Ruta Crtica. Click en Siguiente
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4. Seguidamente elegir la informacin que desea ver: recursos, fechas, ninguna o

personalizada. Esta ltima opcin pregunta acerca de la informacin que se va a mostrar en
junto a las barras de Gantt normales, resumen e hitos. Para el ejemplo elegimos Recursos y
Fechas. Click en Siguiente
5. Aceptamos la opcin de mostrar vnculos entre las tareas dependientes. Click en Siguiente
6. Finalmente MS Project muestra una ventana de trmino de la secuencia. Click en Dar

Formato.
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7. Click en Salir del Asistente
8. Tenemos la vista Gantt con las actividades en color rojo las que indican que forman parte de
la ruta crtica.
Para visualizar la lnea de base siga los siguientes pasos:

1. Haga click en el botn Asistente para Diagramas de Gantt en la barra Formato
2. A continuacin aparece la ventana de presentacin del asistente. Click en Siguiente
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3. MS Project pregunta acerca de las opciones que tiene para presentar en la vista Gantt,
elegir Lnea de base. Click en Siguiente.
4. Elegimos la opcin para que nos muestre los Recursos y Fechas. Click en Siguiente.
5. Mostrar las lneas vnculo entre tareas dependientes. Click en siguiente.
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6. Click en Dar Formato
7. Terminamos el asistente con Salir del Asistente
8. MS Project nos muestra la nueva vista Gantt con las barras de actividades divididas cada
una en dos partes horizontalmente, la primera en color negro que indica la lnea base y la
segunda en color azul que nos indica como estn variando las fechas en el da a da. Si hay
variaciones de fecha, se movern las barras azules, pero las barras se mantendrn
inamovibles.
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7.
REALIZANDO
SEGUIMIENTO
CRONOGRAMA DEL PROYECTO
CONTROL
AL
7.1 Ingresando el campo Porcentaje Completado de la tarea.

El campo Porcentaje (%) completado contiene el estado actual de una tarea, expresado como el porcentaje
completado del trabajo.
En la columna indicadores (al lado izquierdo de la columna EDT), se muestra un smbolo de aprobado
que indica la culminacin de la tarea
7.2 Agregar nuevas tarea Formulario de Tareas

Nuevas Tareas
En algunas ocasiones ser necesario agregar nuevas tareas, ya sea para aadir nuevas actividades, ingresar
un nuevo hito, etc. Puede hacerse de dos modos:
i.
Ubicndose sobre la actividad donde se desea ingresar la tarea y presionando la tecla Insert.
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ii.
Ubicndose sobre la fila a ingresar la tarea y haciendo click derecho, en el men contextual se elige
Nueva Tarea.
Formulario de Tareas
Para una vista resumen de cada una de las tareas, puede activarse el Formulario de Tareas.
1. Ir al men Ventana y elegir Dividir.
2. Se muestra en la parte inferior de la pantalla el Formulario de Tareas
7.3 Guardar nueva lnea base

Durante la ejecucin del cronograma, el cumplimiento de las actividades en algunos casos no se lleva a cabo
segn lo planificado, ya sea por algn retraso en la gestin misma del proyecto o por algn motivo no
previsto. Esto hace que no pueda cumplirse con la lnea base inicial comprometida.
Para generar una nueva lnea base siga los siguientes pasos:
1. Ir al archivo Herramientas, elegir Seguimiento
2. Click en Establecer Lnea de base
3. Elegir Lnea de base 1, ya que la anterior fue Lnea de base. MS Project guarda hasta 10
lneas bases para cambios durante la ejecucin del proyecto
4. Para borrar una lnea base: Ir al men Herramientas, elegir Seguimiento, y la opcin Borrar
lnea de Base. En la lista desplegable se puede elegir la lnea de base a eliminar. Luego click en
Aceptar.
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7.4 Fecha de Estado y Lnea de Progreso.

Fecha de estado
Es una fecha que nos permite realizar un informe sobre el estado de las actividades del proyecto, tales
como: horas, el costo o la condicin de rendimiento de un proyecto. Si se establece la fecha de estado en
NOD, MS Project utiliza la fecha actual como fecha de estado.
Para elegir una fecha de estado ir al men Proyecto, elegir Informacin del Proyecto y de los campos
que aparecen seleccionar la Fecha de estado de la lista desplegable Fecha de estado
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Lnea de Progreso
Tenemos el entregable Documento de especificaciones funcionales, con los siguientes datos de fecha
Fecha de Comienzo de proyecto: mar 04/05/2010
Fecha de hoy: jue 20/05/2010
Fecha de estado: jue 20/05/2010
Para hacer seguimiento al estado del entregable se har uso de la lnea de progreso
Para ver la lnea de progreso siga los siguientes pasos:

1. Ir al archivo Herramientas, elegir Seguimiento
2. Click en Lneas de Progreso...
3. Aparece la ventana Lneas de progreso. Marcar la casilla de verificacin Mostrar siempre la
lnea de progreso actual. Aceptar
A continuacin se muestra el grfico generado
Las lneas de progreso crean un grfico en el Diagrama de Gantt que proporciona valiosa informacin de progreso, de
la siguiente manera: Los vrtices dirigidos hacia la izquierda indican el trabajo retrasado con respecto a la
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programacin. Los vrtices dirigidos hacia la derecha indican el trabajo adelantado con respecto a la programacin. Las
lneas verticales de una barra de Gantt indican una tarea ajustada a la programacin
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8. GUA RESUMEN PARA LA GESTIN DE UN CRONOGRAMA

Proceso
Acciones
Asignar fecha de inicio de proyecto
Definir calendario personalizado
Detalle
Men Proyecto > Informacin del Proyecto
Men Herramientas > Cambiar calendario laboral > Crear
Calendario laboral:
Personalizar el existente, o
Crear nuevo calendario base
Definir feriados y/o fechas

modificadas
Identificar el feriado o da a modificar

Ir a la pestaa Excepciones, doble click en la celda elegida para
nombrar el feriado y luego modificar en Detalle
Reconocer feriados Gantt
Men Formato > Escala Temporal > pestaa Perodo No

Laborable
Men Proyecto > Informacin del Proyecto > Opcin
Calendario: cambiar al nuevo calendario
Ingresar tareas principales y

subtareas
Insertar tarea resumen del proyecto

Crear relaciones a hitos y tareas
Si es necesario cambiar tipo de
relacin (vinculo), o Asignar
adelantos, retrasos
Ingresar nombre de los recursos
Crear calendario al recurso, si es
necesario
Definir feriados para el recurso
Asignar recursos a las sub tareas
Ingresar duraciones de tareas e
hitos
Aadir nuevos campos al
cronograma
Control de las actividades
Ingreso de las tareas en la hoja de tareas

Usar la tecla Insert o Click derecho nueva tarea
Aplicar sangras a sub tareas: Icono verde direccin a la derecha de
la Barra Formato
Men Herramientas > Opciones > Pestaa Vista
Marcar: mostrar tarea resumen del proyecto
Seleccionar hitos y tareas
Click en icono Vincular Tareas de la Barra estndar (Ctrl+F2)
Doble click en la tarea sucesora a vincular
Elegir pestaa predecesora: Cambiar tipo de relacin a: CC o FF
Para los adelantos o retrasos en el campo Pos (+3d, -1d, etc)
Men Ver > Hoja de recursos
En la Hoja de Recursos. Ir al men Herramientas -> Crear Calendario
laboral: Escribir un nombre para el Calendario del recurso
Luego de crear el calendario para el nuevo recurso, seleccionar los
das feriados o modificar sus horas de trabajo
Desde la vista Diagrama de Gantt
Click en el cono asignar recursos desde la Barra Estndar(Alt+F10)
Campo Duracin: Si es hito su duracin es Cero
Usar la nomenclatura de:
m = minuto; ms = mes; s = semana; h = hora
Click derecho en las columnas -> Insertar columna -> Ventana
Definicin de Columna -> Nombre de campo : EDT, % Completado,
Trabajo, Fin Previsto (Lnea base)
Asistente para Diagrama de Gantt -> Lnea Base
Men Ventana -> Dividir -> Formulario de tareas
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Bibliografa
PMBOK 2008, Cuarta Edicin. Publicado por el Project Management Institute PMI;
www.pmi.org
Herramientas informticas de J. Iglesias /A. Cubeles. Master in Project Management La Salle URL
Microsoft Project 2007 Bible. Elaine Marmel.
Ayuda on line de Microsoft Project 2007.
Lecturas diversas extradas de internet.
El temario ha sido realizado tomando como base la secuencia de procesos que recomienda el PMI en su
estndar para la Gestin de Proyectos PMBOK.
Autor
El presente material y todos los mdulos del Diplomado en Gerencia de Proyectos es propiedad de la
Escuela Superior de Ingeniera : ESI UNI
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MOD III - Taller MS Project 2007

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Diplomado en Gerencia de

Derechos reservados, 2011

2. IDENTIFICANDO Y DEFINIENDO LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO ______________________ 13

3. ESTABLECIENDO LA SECUENCIA DE LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO ___________________ 21

4. ESTIMANDO LA ASIGNACIN DE RECURSOS A LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO __________ 28

5. ESTIMANDO LA DURACIN DE LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO _______________________ 33

6. DESARROLLANDO EL CRONOGRAMA DEL PROYECTO _________________________________ 39

6.2 Guardar la lnea base del cronograma de proyecto ______________________________________ 39

7. REALIZANDO SEGUIMIENTO Y CONTROL AL CRONOGRAMA DEL PROYECTO ______________ 46

7.3 Guardar nueva lnea base___________________________________________________________ 47

8. GUA RESUMEN PARA LA GESTIN DE UN CRONOGRAMA ____________________________ 51

Mdulo III - Taller de MS Project 2007 alineado al estndar PMBOK 2008

Mdulo III - Taller de MS Project 2007 alineado al estndar PMBOK 2008

1.2 Conociendo el entorno MS Project 2007

Men del MS Project

Mdulo III - Taller de MS Project 2007 alineado al estndar PMBOK 2008

1.3 Configurando los valores iniciales para el proyecto

Fecha de comienzo: Especifica la fecha de comienzo del proyecto actual. La fecha

Mdulo III - Taller de MS Project 2007 alineado al estndar PMBOK 2008

Fecha de estado: Especifica la fecha de estado que no necesariamente es la fecha actual

Configurar Calendario y fechas para el proyecto

Mdulo III - Taller de MS Project 2007 alineado al estndar PMBOK 2008

4. Para seleccionar los feriados, seguir los siguientes pasos

Mdulo III - Taller de MS Project 2007 alineado al estndar PMBOK 2008

Mdulo III - Taller de MS Project 2007 alineado al estndar PMBOK 2008

o Seguidamente haga click en el botn Detalles y aparece la siguiente ventana

3. Aparece la ventana: Crear nuevo calendario base

Mdulo III - Taller de MS Project 2007 alineado al estndar PMBOK 2008

Ir al Men: Herramientas; Elegir: Opciones

Mdulo III - Taller de MS Project 2007 alineado al estndar PMBOK 2008

Mdulo III - Taller de MS Project 2007 alineado al estndar PMBOK 2008

2. IDENTIFICANDO Y DEFINIENDO LAS ACTIVIDADES DEL

Para agregar el campo EDT en MS Project

Mdulo III - Taller de MS Project 2007 alineado al estndar PMBOK 2008

3. Aparece una nueva ventana Definicin de columna

Mdulo III - Taller de MS Project 2007 alineado al estndar PMBOK 2008

2.2 Ingresando actividades e hitos del proyecto

Mdulo III - Taller de MS Project 2007 alineado al estndar PMBOK 2008

Se muestran las actividades ubicadas dentro de sus respectivos entregables y fases.

Mdulo III - Taller de MS Project 2007 alineado al estndar PMBOK 2008

Mdulo III - Taller de MS Project 2007 alineado al estndar PMBOK 2008

Para dividir una tarea en MS Project

Mdulo III - Taller de MS Project 2007 alineado al estndar PMBOK 2008

2.3 Tarea resumen del proyecto

Para agregar la Tarea resumen del proyecto en MS Project

3. Seguidamente, Ir al men Herramientas, luego elegir Opciones,

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3. ESTABLECIENDO LA SECUENCIA DE LAS ACTIVIDADES

Existen cuatro tipos de dependencias entre tareas en MS Project:

El Preparar y formar al personal para los puestos de una

El alquiler de herramientas e instrumentales propios a

Colocar el yeso en el techo de ambientes de oficinas no

Mdulo III - Taller de MS Project 2007 alineado al estndar PMBOK 2008

El Montaje de equipos y PCs de un centro de cmputo no

Entre las Tareas 1 y 2 de Fin a Comienzo

Aqu podemos modificar el vnculo entre las Tareas

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Luego de establecer las dependencias, quedan del siguiente modo

Puede definir programaciones de tareas utilizando delimitaciones, superposicin o retraso de tareas, y

MS Project no permite crear este tipo de

Mdulo III - Taller de MS Project 2007 alineado al estndar PMBOK 2008

3.2 Diagramas de Red

3.3 Adelanto y retrasos

Durante la ejecucin, se requiere que la actividad Elaborar documento de pase de objetos se