DEPARTAMENTO DE COSTOS

DEFINICION
Un departamento de costos es una forma de organizar / agrupar los costos
organizacionales de tal forma que sean tiles para:
a) la toma de decisiones y
b) satisfacer las necesidades de reporte interno o externo.
Cada organizacin tiene mnimo 2 tipos de centros de costos: A nivel ms
micro, el agrupamiento o clasificacin simple de costos encontrado en el plan
de cuentas, como por ejemplo suministros de oficina o honorarios. A nivel ms
macro, el conjunto de todo lo que hace la organizacin, es decir la organizacin
misma como centro de costos; Los Centros de Costos son las reas o
departamentos determinados para la planificacin, acumulacin y control de
costos, siendo la unidad ms pequea de actividad o rea de responsabilidad,
representada por el conjunto de actividades y funciones relativamente
homogneas, de las que es responsable un funcionario o supervisor
determinado. Dependiendo del tamao y de las necesidades de la empresa, un
departamento puede coincidir en un solo centro de costos o integrarse por
varios centros.

OBJETIVOS DE LOS DEPARTAMENTOS DE COSTOS.

El establecimiento de centros de costos conlleva los siguientes objetivos:

Ayudar a la planeacin y al control administrativo mediante la

asignacin, acumulacin y el control de los costos
Contar con registros de costos especficos para la determinacin de los
costos unitarios de produccin y la valuacin de inventarios

CLASIFICACION DE LOS DEPARTAMENTOS DE COSTO S

En atencin a la actividad que desarrollan los centros de costos del rea de
produccin, stos se clasifican como sigue:
CENTROS DE COSTOS DE PRODUCCIN.
Son los relacionados directamente con el proceso productivo, en ellos se
lleva a cabo la manufactura del producto, ejemplo:
Mezcla
Moldeo
Ensamble

 Corte
acabado
Pintura
CENTROS DE COSTOS DE SERVICIO.
Su actividad no se relaciona directamente con la manufactura de los
productos, pero proporciona las facilidades necesarias para llevarla a cabo,
ejemplo:

Direccin de la fbrica
Personal
Servicios generales
Mantenimiento
Almacn de materias primas
Ingeniera

CENTROS DE COSTOS MIXTOS.

Realizan funciones relacionadas con la produccin y funciones de servicio,
ejemplo:
control de calidad porque: para produccin realiza anlisis selectivo de los
productos terminados.
como servicio realiza anlisis selectivo de materias primas o de productos
de la competencia.
DE LA RELACIN CON LOS DEPARTAMENTOS DE COSTOS.
EN CASO DE RDENES:
(a) Una orden puede ser procesada en un centro productivo especfico y
otra en otro centro diferente; por ejemplo una orden es de muebles
tubulares y la otra de muebles rsticos.
(b) Una o ms rdenes diferentes pueden requerir ser procesadas en los
mismos dos o ms centros productivos; por ejemplo, muebles de diferentes
tipos, diseos y maderas pasan primero por el taller de carpintera y luego
por el de tapizado y finalmente por barnizado.
EN CASO DE PROCESOS:
(a) Proceso nico.- En caso de que el producto se elabore en un solo
proceso, el propio proceso constituye el nico centro de costos involucrado
en la produccin.
(b) Procesos continuos o consecutivos.- En caso de que el producto se
elabore en varias etapas seriadas involucrando cada una un diferente

centro de costos de produccin, estos constituirn los procesos

consecutivos o continuos.
APLICACIN DEL CONCEPTO DEPARTAMENTO DE COSTO Y SU RELACION
CON LA RENTABILIDAD EMPRESARIALES
Importante determinar qu es lo que definimos como estrategia y cmo lo
comunicamos a la estructura de la organizacin, para esto debemos de
preguntarnos:
Qu objetivo busco como empresa; rentabilidad, utilidad o costo?
Qu comportamiento quiero en los miembros de la empresa?
Porque el comportamiento lo definir el tipo de centro de responsabilidad
que seamos, por ejemplo; Asumimos que queremos ser un centro de
responsabilidad basado en el costo. El comportamiento se orientara al
ahorro, a la mejora de procesos, a la innovacin; se premiar la creatividad
de la gente al buscar nuevas formas de ahorro; energa, recursos
materiales, en creacin de productos, etc.
En cambio si fuera en base a la utilidad, es decir orientada a las ventas,
toda la organizacin se orientar al proceso de ventas, vender y vender
bajo cualquier condicin, se estimula: la imagen, el servicio, la entrega,
entre otros. He aqu que muchas organizaciones se autodenominan centros
de costo y estn ubicados en grandes zonas corporativas, pagando grandes
rentas, empleando la mayor parte del presupuesto en publicidad e imagen,
parece que aqu se presenta una gran contradiccin y con gran riesgo de
sobrevivencia de la empresas. Es por ello que cuando hablamos de Unidad
de Costeo nos referimos a aquel concepto de unidad orgnica u operativa
con relacin al cual se busca agrupar o concentrar los Costos. Los costos
pueden acumularse por cuentas, trabajos, procesos, productos u otros
segmentos del negocio. Los costos sirven, en general, para tres propsitos:
1. Proporcionar informes relativos a costos para medir la utilidad y evaluar
el inventario (estado de resultados y balance general).
2. Ofrecer informacin para el control administrativo de las operaciones y
actividades de la empresa (informes de control).
3. Proporcionar informacin a la administracin para fundamentar la
planeacin y la toma de decisiones (anlisis y estudios especiales).
El sistema formal de la contabilidad de costos generalmente ofrece
informacin de costo de informes para la realizacin de los dos primeros
objetivos. Sin embargo, para los fines de planeacin y toma de decisiones
de la administracin, esta informacin generalmente debe reclasificarse,
reorganizarse y complementarse con otros informes econmicos y

comerciales pertinentes tomados de fuentes ajenas al sistema normal de

contabilidad de costos.
SISTEMAS DE COSTOS
Es un conjunto de procedimientos y tcnicas para calcular el costo de las
distintas actividades, y para ello definimos lo siguiente:
1. Segn el tratamiento de los costos fijos o Costeo por absorcin: Todos los
costos de fabricacin se incluyen en el costo del producto, as como se
excluyen todos los costos que no son de fabricacin. La caracterstica
bsica de este sistema es la distincin que se hace entre el producto y
los costos del perodo, es decir los costos que son de fabricacin y los
que no lo son.
2.

Costeo variable: Los costos de fabricacin se asignan a los productos

fabricados. La principal distincin bajo este sistema es la que existe
entre los costos fijos y los variables. Los costos variables son los nicos
en que se incurre de manera directa en la fabricacin de un producto.
Los costos fijos representan la capacidad para producir o vender, e
independientemente del hecho de que se fabriquen o no los productos y
se lleven al perodo, no se inventaran. Los costos de fabricacin fijos
totales permanecen constantes a cualquier volumen de produccin. Los
costos variables totales aumentan en proporcin directa con los cambios
que ocurren en la produccin. La cantidad y presentacin de las
utilidades vara bajo los dos mtodos. Si se utiliza el mtodo de costeo
variable, los costos variables deben deducirse de las ventas, puesto que
los mismos son costos en los que normalmente no se incurrira si no se
produjeran los artculos.

3.

Segn la forma de concentracin de los costos o Costeo por rdenes: Se

emplea cuando se fabrica de acuerdo a pedidos especiales de los
clientes.

4. Costeo por procesos: Se utiliza cuando la produccin es repetitiva y

diversificada, aunque los artculos son bastante uniformes entre s.
5. Segn el mtodo de costeo o Costeo histrico o resultante: Primero se
consume y luego se determinan el costo en virtud de los insumos reales.
Puede utilizarse tanto en costos por rdenes como en costos por
procesos.
6. Costeo predeterminado: Los costos se calculan de acuerdo con
consumos estimados. Dentro de estos costos predeterminados podemos
identificar 2 sistemas:

 Costeo estimado o presupuesto: slo se aplica cuando se trabaja por

rdenes. Son costos que se fijan de acuerdo con experiencias anteriores.
Su objetivo bsico es la fijacin de precios de venta.
Costeo estndar: Se aplica en caso de trabajos por procesos. Los
costos estndares pueden tener base cientfica (si se pretende medir la
eficiencia operativa) o emprica (si su objetivo es la fijacin de precios de
venta).
En ambos casos las variaciones se consideran ineficiencias y se saldan
por ganancias y prdidas.
Relacin con la planeacin, el control y la toma de decisiones Estos
costos ayudan a la gerencia y a los administradores en las funciones de
planeacin, control y toma de decisiones. Entre estos costos se pueden
destacar:
Costos absorbentes.
Costos estndares y costos presupuestados.
Costos controlables y no controlables.
Costos fijos comprometidos y costos fijos discrecionales.
Costos relevantes y costos irrelevantes.
Costos diferenciales.
Costos de oportunidad.
Costos de cierre de planta.
He aqu la importancia que ha adquirido la funcin de costos en las
organizaciones, cada vez ms estratgico que operativo, ya que debido
a la informacin, control y toma de Decisiones, los nuevos Directores
definen el rumbo y la permanencia de las organizaciones basado en los
centros costos.

ACTIVIDAD DEL DEPARTAMENTO DE COSTOS

A continuacin se presentan las principales actividades en la
Contabilidad de Costos y como pueden estas ayudar a mejorar
la direccin tctica de una empresa e incrementar sus
utilidades.
Valuacin de Inventarios
El contador de costos tiene la obligacin de calcular el costo
del inventario final. Este clculo tendr un fuerte impacto en el
margen de utilidad de una empresa, y por lo tanto llama la
atencin de los auditores, quienes se basan en los clculos del

contador de costos para verificar su precisin. un pequeo error

en el clculo del inventario final se puede traducir en un cambo
muy grande en los resultados financieros de una empresa,
debido a esto, esta sera la actividad ms importante en la para
un contador de costos.
La valuacin de inventarios no es un simple clculo, es la
culminacin de varios pasos complicados como a) el tener un
sistema de transacciones de inventarios muy preciso (el cual
puede requerir conteos fsicos de los inventarios), usar
correctamente un mtodo de valuacin de inventarios
(ver Valuacin de Inventarios), llevar una contabilizacin de los
inventarios obsoletos, y ajustar los costos de inventario como
sea necesario. Hay un vasto nmero de transacciones que
pueden afectar la valuacin de los inventarios, por lo tanto el
contador de costos se llevara una buena parte de su tiempo en
investigar problemas y actualizar los sistemas de registro para
mejorar la calidad de la informacin.
Al inicio de la carrera de un contador de costos, la valuacin de
inventarios para propsitos de reportes financieros tiene
bsicamente el enfoque central de sus actividades. Una vez que
tenga el conocimiento suficiente para manejar correctamente
una valuacin de inventarios, entonces podr dedicar tiempo a
las siguientes actividades que se muestran a continuacin.
Reportes Administrativos
Las responsabilidades de reportes financieros del contador
de costos no terminan en la valuacin de inventarios, tambin
existe una serie de informes financieros que la administracin de
una empresa puede solicitar, los ms comunes pueden ser:
- Anlisis de propuestas para inversin de capital
- Desempeo de centros de costo
- Tendencias de precios de las principales materias primas

usadas en los productos

- Desempeo de clientes
- Desempeo de decisiones tomadas previamente
- Mtricos
- Rentabilidad por departamento
- Rentabilidad por orden o proyecto
- Rentabilidad por producto
- Rentabilidad por lnea de producto
Solucin de problemas
El contador de costos puede estar fuertemente involucrado
en diferentes reas como produccin, almacenes de inventarios,
ingeniera de productos, y otras para el monitoreo las causas de
problemas, reportarlos a la administracin y participar en las
posibles soluciones.
Este tipo de problemas puede no involucrar ningn reporte por
escrito, sino solamente necesitar una simple comunicacin
verbal o una breve nota. Este es el tipo de trabajo que los
gerentes de Produccin verdaderamente aprecian de la
Contabilidad de Costos, y que es el sello de un contador de
costos verdaderamente involucrado.
Establecimiento de Precios
El departamento de ventas es el responsable de establecer
los precios de venta de los productos, los cuales estn basados
tanto en la oferta y demanda, como en el costo de produccin
de los mismo. Aun as, el contador de costos est involucrado en
el establecimiento de precios por las siguientes 4 razones:
- Establecimiento de precios incrementales. Estos precios se
establecen cuando el cliente ordena uno o ms productos
solamente por una sola vez.
- Establecimiento de precios basados en el costo estndar

del producto. El contador de costos debe llevar un sistema de

costos estndar muy especfico y a detalle para poder basar en
este los precios de venta.
- Contratos gubernamentales. Muchos gobiernos ordenan
productos en donde al proveedor se le reembolsa por todos los
costos incurridos ms un posible utilidad.
- Precio de venta demasiado bajo. Existe el riesgo de que un
gerente de Ventas establezca un precio de venta demasiado
bajo, por lo tanto el contador de costos deber proporcionar
informacin actualizada y correcta de los costos de produccin
de cada producto.
Investigacin de Costos
El contador de costos tiene la obligacin de investigar todos
los costos de la compaa, y de reportar a la administracin
cualquier oportunidad que encuentre de reduccin de costos.
Estas son algunas herramientas para la investigacin de costos:
-

Anlisis de 5s
Anlisis de costos fijos
Consolidacin de materias primas
Anlisis de gastos
Anlisis de mermas y scrap

Elaboracin de Presupuestos
El contador de costos no es probablemente el responsable
de elaborar el presupuesto de una compaa, pero ciertamente
estar involucrado en proporcionar informacin usada para la
realizacin del mismo. La siguiente informacin podr ser
proporcionada y revisada por el contador de costos:
- Presupuesto de produccin
- Planeacin de capacidad de produccin
- Presupuestos departamentales

Sistemas de Acumulacin de Costos

Un punto muy importante que a veces tiende a ser ignorado
es el tipo del sistema que una compaa usa para acumular sus
costos. Este sistema debe ser basarse en los tipos de anlisis
necesitados para poder llevar a una empresa a generar
utilidades.
Tambin muy importante en cuanto a la acumulacin de costos
es el diseo de una estructura apropiada para la distribucin de
gastos indirectos de fabricacin u overead. Para poder elaborar
los reportes financieros correctamente, es necesario tener una
razn justificada para distribuir los gastos indirectos a los
productos y servicios.
El contador de costos necesita verificar peridicamente cuales
costos son definidos como gastos indirectos de fabricacin,
como son acumulados para su distribucin y la base sobre la
cual esas distribuciones son calculadas.
PERSONAS QUE INTERVIENEN EN EL DEPARTAMENTO DE COSTOS
DOCUMENTACION DEL DEPARTAMENTO DE COSTOS
Solicitud de compras
La persona encargada de hacer las compras de los materiales para la produccin debe recibir una
solicitud de compras, sin la cual no puede iniciar ningn trmite para efectuarlas.
De tal forma, que la solicitud de compras es un instrumento de control que adems de amparar la
operacin, evita que se efecten compras cuando no es necesario hacerlas
Solicitud de cotizacin a proveedores
Una vez que el encargado de hacer las compras de materiales recibe la solicitud de compras,
debidamente autorizada, puede empezar a hacer los trmites necesarios para efectuar las compras
del material que se le solicit.
El primer trmite consiste en buscar al proveedor que le ofrezca las mejores condiciones y precios
a la empresa. De tal forma que el encargado de compras debe efectuar una investigacin
convarios proveedores potenciales para posteriormente elegir al que ms le convenga.

Orden de compra
Cuando el encargado de compras recibe las contestaciones por parte de los proveedores de las
solicitudes de cotizacin a proveedores enviadas a los proveedores potenciales, se inicia otra fase
del trmite de compras, el cual consiste en elegir a aquel proveedor que ofrece, en conjunto, las
mejores condiciones y precios al negocio.

Nota de recepcin
Es importante que en cualquier negocio exista una persona que asuma la responsabilidad de
recibir los materiales que entregan los proveedores. Para que dicha persona efecte la recepcin
de materiales deber tener una copia de la orden de compra; de lo contrario, y por cuestiones de
control, no se debe recibir material.

Nota de devolucin de materiales a proveedores

En algunas ocasiones, es necesario regresar al proveedor material daado o en malas
condiciones. En tal situacin, es responsabilidad del encargado de compras efectuar el trmite de
devolucin y solicitar al proveedor que le bonifique el importe pagado por la mercanca objeto de la
devolucin.

RELACION CON OTROS DEPARTAMENTOS