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Quines y cmo crear un ambiente para proyectos exitosos?

La mayora de las administraciones
modernas est cambiando rpidamente hacia
la modalidad de trabajar por proyectos. A
travs de una organizacin basada en
proyectos (PBO por sus siglas en Ingls,
Project Based Organization) se logran
exitosos lanzamientos de nuevos productos y
servicios. Son ms los productos o servicios a
medida. En muchos tipos de industria cada
vez ms se est ms lejos del trabajo
repetitivo. Hoy da debemos ser eficientes y
saber qu conjunto de actividades y que
personal son exitosas y cuales debemos
apoyar ms. La organizacin basada en
proyectos contribuye a esto.
Una organizacin tiene gran cantidad de
proyectos internos y para clientes, muchos en
cartera para emprender. El objetivo es
seleccionar aquellos que tienen ms potencial
para ser exitosos y alcanzar mejores
resultados en los proyectos en ejecucin.
Muchas empresas ya reconocen el alto
potencial de la administracin por proyectos
y su contribucin a una organizacin
competitiva. A pesar de ello, hoy da muchos
sistemas organizacionales no son consistentes
con el xito en los negocios actuales.
Podemos ver empresas que han adoptado
la administracin por proyectos y otras que
estn aun pensando en ello sin pasar a la
accin.
Aquellas que ya estn en ese proceso han
o estn incorporando metodologas, tcnicas
y herramientas ms conocidas. Las ms
avanzadas ya han tomado conciencia de que
las personas hacen la diferencia, son
Enero de 2002

concientes que la confianza de las personas es

fundamental.
Con frecuencia la gente lamenta que los
lderes carezcan de autenticidad e integridad.
Con esta sensacin la confianza no puede
desarrollarse. Los gerentes pueden y deben
generar una cultura basada en esos valores y,
luego, apoyarse en ella.
Autenticidad significa que los gerentes
crean en lo que estn diciendo.
Integridad significa que ellos hacen lo que
dicen.
Uniendo las intenciones, las palabras y las
acciones, la autenticidad e la integridad
conectan la cabeza y el sentimiento. Esto
ayuda a los lderes a generar credibilidad en
sus seguidores. Manifestar estos valores en
acciones, a menudo, hace la diferencia entre
el xito y el fracaso. Existen muchos
ejemplos donde los denominados lderes no
tienen estos valores, causando la prdida de
confianza y energa en las dems personas.
Presentamos 8 acciones que creemos
contribuirn con los lderes y gerentes para
conducir sus organizaciones y proyectos en
forma exitosa:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Cambie a administracin por proyectos

Ponga nfasis en proyectos estratgicos
Entienda la influencia de la alta gerencia
Desarrolle el equipo principal
Organcese para trabajar por proyectos
Desarrolle un sistema de informacin
Seleccione y desarrolle a sus gerentes
Desarrolle una organizacin que aprenda
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ser ejecutados (por falta de recursos), siendo
el efecto final el de realizar slo los proyectos
seleccionados pero no todos los planteados.

3. Entender la influencia de la alta

gerencia.

1. Cambiar su organizacin al modelo

orientado a proyectos.
Convertir una organizacin a un modelo
basado en proyectos es bsico para sobrevivir
en un ambiente cambiante de negocios.
Trabajos basados en proyectos crean nuevos
productos o servicios. El modelo cultural est
cambiando hacia la organizacin por
proyectos. Empresas innovadoras como
Hewlett-Packard han hecho esto para todos
los proyectos, desde equipos de trabajo
pequeos hasta cientos de participantes. Las
altas gerencias dieron el apoyo necesario
para implantar consistentemente la estrategia
en toda la organizacin. Igualmente cada vez
son ms las empresas que ven la organizacin
por proyectos como una caracterstica de
poder permanecer en el mercado.

2. Poner nfasis en proyectos

estratgicos.
Claramente unidos a los proyectos estn
los objetivos de la organizacin. Utilice un
proceso de priorizacin que cada uno
entienda y apoye. Desarrolle y ejecute la
seleccin de acuerdo a un plan documentado.
Los gerentes pueden categorizar los
proyectos definiendo lneas estratgicas que
abarquen la totalidad de los objetivos de la
empresa. Luego habr que determinar que
proyectos correspondern a cada lnea.
Posteriormente se deber, con algn criterio,
priorizar los proyectos dentro de cada lnea
hasta utilizar todos los recursos disponibles.
De esta forma, algunos proyectos no podrn
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La alta gerencia debe dar soporte al

planeamiento de proyectos, negociar lmites,
ser cuidadosos para apoyar sin interferir en
momentos de ansiedad; es este el momento
donde se cometen los mayores errores. Use su
tiempo al mximo junto a su equipo de
proyecto cuando se deben tomar decisiones
cruciales, recompense a quienes toman
desafos en los proyectos. Los gerentes
normalmente ven como hroes a aquellos que
pasan horas resolviendo crisis, se deben
reconocer a los verdaderos hroes: quienes
planifican su trabajo para prevenir problemas.

4. Desarrollar el equipo principal.

Defina el equipo principal que dirigir y
permanecer unido durante todo el proyecto.
El conocimiento de los participantes no es
intercambiable. Genere confianza definiendo
claramente los roles y responsabilidades.
Vincule a las personas. Los equipos virtuales
son posibles, pero tienen un alto costo, las
personas necesitan reunirse entre s, en
persona, para desarrollar entendimientos y
acuerdos, para generar planes satisfactorios.

5. Organizarse para administrar

proyectos.
Se necesita un sistema que haga foco en
los resultados, no en los controles. Se debe
proveer la visin y la autoridad necesaria a
los gerentes de proyecto. Los proyectos
deben tener en cuenta realmente a los clientes
e involucrar a los usuarios finales. Se debe
enfatizar el trabajo por proyectos en la
organizacin o al menos prepararla para
inhibir el trabajo a travs de la organizacin
fuera de los equipos de cada proyecto. Se
deben generar decisiones efectivas y procesos
de escalamiento.
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8. Desarrollar una organizacin de
aprendizaje.

6. Desarrollar un sistema de
informacin para los proyectos.
Use la informacin para disminuir la
ansiedad. La informacin correcta provista en
el momento oportuno responde a las
preguntas de la alta gerencia. La
comunicacin deficiente tiene sus beneficios:
ocultar errores e inseguridades, no permiten a
otros saber lo que usted est haciendo y
evitan ser el mensajero de malas noticias
pues, normalmente, se lo toma como
responsable al mensajero y no al causante.
Estos beneficios son bien superados por
todas las ventajas que produce un buen
sistema de informacin concreta y estndar.
Un sistema que deje en claro lo que la gente
debe hacer, encarando los asuntos desde su
inicio para poder atenderlos adecuadamente y
destacando las interdependencias de tareas
del proyecto dentro de la organizacin.

7. Definir un plan para el desarrollo de

los gerentes de proyecto.
Coloque en la direccin de los proyectos a
gente que tenga aptitud para producir
resultados trabajando en equipo con las
personas y, adems, que est actualizado en
la profesin de la administracin de
proyectos. Sea cuidadoso, no promueva a
gente porque ha sido exitosa tcnicamente.
Promueva en funcin de las mejores aptitudes
y actitudes de conduccin de personas. A
cada gerente o lder se le debe dar al menos
dos semanas al ao de entrenamiento para
mejorar su profesionalismo.
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Debe ver a cada proyecto como una

oportunidad de producir un resultado y una
mejora en las tcnicas de administracin de
proyectos dentro de su organizacin. Realice
revisiones peridicas de los proyectos y tome
accin sobre los hallazgos ms importantes.
Haga del aprendizaje una prioridad. Ajuste
las expectativas de quienes trabajan en los
proyectos.
Debe formar un grupo cuyo propsito sea
liderar las mejoras continuas de la
administracin de proyectos dentro de toda la
empresa, ofreciendo entrenamiento, apoyo y
compartiendo las mejores prcticas.
Desarrolle un programa u oficina de
proyectos. Asegure el estado actual de su
administracin, estableciendo referencias e
implemente
los
cambios
necesarios.
Reconozca las contribuciones de los gerentes
de proyecto respecto de los procesos actuales.
Adopte y aplique prcticas que reconozcan el
cambio o que amplen y mejoren la
organizacin actual.

Liderazgo
Relaciones con usuarios
Negociacin
Administracin de cambios
Team Building
Comunicaciones

Todas las piezas son necesarias para crear

un ambiente de proyectos exitosos. Cada
organizacin
puede
tener
diferentes
habilidades, use su conocimiento para
determinar donde es necesaria atencin
adicional. El aglutinante que vincula las
piezas es la autenticidad e integridad de los
lderes. Esto no es posible olvidarlo si no
queremos generar ineficiencia.
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