Planteamiento del Problema

Actualmente el mundo est sometido a una serie de cambios, motivado por

diferentes factores, tanto econmicos como sociales, que determinan una constante
transformacin de las organizaciones existentes a fin de que puedan adaptarse y poder
evolucionar. Dentro de estas organizaciones no escapan las cooperativas. Existiendo
entonces en la actualidad la imperiosa necesidad de adoptar nuevas formas de gestin,
apoyada en enfoques adecuados y actualizados, que tengan como eje primordial el
aspecto gerencial y su repercusin en los resultados de la vida organizacional. Esta
situacin hace que los gerentes de las organizaciones cooperativas deban transitar este
camino de adaptabilidad, a fin de lograr ir a la par de los cambios que prevalecen hoy en
da.
Las cooperativas, enfrentadas al dilema de cambiar o desaparecer, estn
obligadas a contar con una gerencia, capaz de manejar los cambios, optimizar los
recursos, anticipar las dificultades y tomar decisiones que permitan adaptarse a los
mismos de forma inmediata. Debe entonces la gerencia cooperativa manejar un doble
rol: uno y principal que consiste en mantener la esencia cooperativa en todas sus
actuaciones, cumpliendo con los principios cooperativos y los estatutos internos y el
otro rol que consiste en estar preparada para emplear las herramientas administrativas
adecuadas.
Por ende, es esencial orientar los esfuerzos de las cooperativas, y todo tipo de
organizaciones, solamente en generar resultados basados en las teoras de producir y
vender ms con el mnimo costo sin importar el impacto social, es a lo largo del tiempo,
el peor negocio del sector productivo que busca la rentabilidad. La estrategia actual y
sus esperados beneficios, con dicha posicin, puede ser maana motivo de fracaso. De
acuerdo a los altos ndices de competitividad, en un mundo globalizado, cobran gran
importancia aspectos como satisfaccin al cliente, calidad de servicio, nuevos productos
y el posicionamiento del mercado; sin embargo es importante destacar, que surge la
necesidad de aplicar nuevas tecnologas que mejoren los procesos de compras, con el
propsito de ser cada vez ms competitivos, eficaces y eficientes; para darle respuestas
acordes a las exigencias empresariales.

El proceso cooperativo centra su operatividad en la ayuda mutua, entre las

acciones de un grupo de personas para la solucin de problemas comunes, mediante el
esfuerzo propio, la motivacin, la fuerza de voluntad de los miembros con el fin de
alcanzar metas previstas, con un amplio sentido de responsabilidad, promoviendo
siempre un nivel de desempeo en el cumplimiento de las actividades para el logro de
metas, sintiendo un compromiso moral con los asociados.
Para ello, debe prevalecer los principios democrticos, donde la toma de
decisiones colectivas por los asociados (mediante la participacin y el protagonismo)
garantiza la gestin de la cooperativa, bajo los principios de igualdad, donde todos los
asociados tienen iguales deberes y derechos, equidad con la justa distribucin de los
excedentes entre los miembros de la cooperativa. Pese a ello, las cooperativas se basan
normalmente en las direccin y responsabilidad de los principales voceros, quienes le
responde a todos los beneficiarios de la ganancia obtenida de prestacin del mismo,
pues su principal objetivo: ofrecer servicios de calidad y econmicos.
Sin obviar la solidaridad de apoyar, cooperar en la solucin de problemas de los
asociados, la familia y la comunidad, adems de promover los valores ticos de la
honestidad, transparencia, responsabilidad social y compromiso con los dems, la
libertad de que cada quin puede decidir por s mismo lo que mejor considere para su
bienestar y el de su sociedad, de forma abierta y voluntaria para todas aquellas personas
dispuestas a utilizar sus servicios y a aceptar las responsabilidades que conlleva la
condicin de socios, sin discriminacin de gnero, raza, clase social, posicin poltica o
religiosa los socios o miembros, quienes con su participacin activa, responsabilidad
ante la asamblea general y los socios de las autoridades electas, a travs de estructuras
locales, regionales y nacionales; con el fin de servir mejor y de dar apoyo a nuevas
entidades, como desarrollo sustentable.
En este caso en particular, Venezuela ha sido ms que un proceso espontneo
desde abajo, en gran medida el resultado de polticas pblicas que las promueve algunos
aos despus del comienzo de esta nueva ola de cooperativas (la mayora fueron creadas
despus del 2003). La llamada Explosin del Cooperativismo en Venezuela a travs
del registro de Sunacoop, la Superintendencia Nacional de Cooperativas esta institucin
est a cargo de la promocin control registro y legalizacin de las asociaciones

cooperativas a nivel nacional. Esta entidad contabiliza ms de 1.045 cooperativas

registradas en el ao 2001 a 264.845 cooperativas legalizadas para el ao 2008, lo cual
representa un crecimiento exponencial del veinte y cinco mil trescientos cuarenta y
cuatro por ciento (25.344%) que ha contribuido ciertamente a la disminucin del
desempleo y al aumento del empleo formal, para encaminar al pas por las sendas de un
modelo socio econmico que aporte a la construccin de una sociedad justa, solidaria,
equitativa, pacfica, libre y democrtica.
Vale destacar, que tanto en las empresas como en las cooperativas; se han
ajustado a las exigencias, donde constantemente se producen cambios para mejorar de
los procesos de compra, en el rea administrativa, a tal efecto Mantilla (2008) expresa:
Los ejecutivos principales hacen fuertes exigencias para mejorar los
procesos de las empresas que dirigen. Esto se implanta para mantener
la empresa en la direccin del logro de los objetivos de rentabilidad y
en la consecucin de su misin, as como para minimizar las sorpresas
del camino. Ellos le hacen posible a la administracin negociar en
ambientes econmicos y competitivos rpidamente cambiantes,
ajustndose a las demandas y prioridades de los clientes, y
reestructurndose para futuros procesos de crecimiento. Los procesos
promueven la eficiencia, reducen los riesgos en la perdida de los
activos, y ayudan a asegurar la confiabilidad de los estados financieros
y el fiel cumplimiento de las leyes y sus regulaciones. (p. 25)
De igual forma, es del conocimiento general que las empresas presentan
dificultades para el resguardo y preservacin de sus activos, el campo empresarial
venezolano no escapa a ello, creando as la modalidad de las cooperativas, las cuales
son un desafo para los administradores y gerentes de dichas organizaciones, quienes
son los principales interesados en que las operaciones y transacciones se ejecuten de la
manera ms eficiente, con aprovechamiento de los recursos materiales y humanos de los
cuales dispone, siendo ellos aspectos claves para quienes la dirigen. Segn Rodrguez
(2012):
El proceso de compras, ejecutado por el Consejo de Directores, la
administracin y otro personal de una entidad, diseado para
proporcionar seguridad razonable con miras a la prosecucin de los
objetivos de las siguientes categoras: efectividad y eficiencia de las
operaciones, confiabilidad en la informacin financiera y
cumplimiento de las leyes y de las regulaciones aplicables. (p.28)

Adicionalmente,

las cooperativas como cualquier organizacin econmica,

deben llevar una contabilidad usar recursos administrativos, econmicos y productivos

de manera eficiente asegurar la provisin de insumos y mercados para sus productos,
cumplir con las regulaciones y legislaciones pertinentes, entre otras tareas
administrativas y tcnicas dependiendo de la complejidad del proceso de produccin as
como de los estndares y prcticas de contabilidad, contratacin y normas legales
establecidas, los trabajadores de empresas auto gestionadas como tambin son llamadas
las cooperativas pueden encargarse ellos mismos de las tareas administrativa, o
contratar personal no miembro de la cooperativa.
Por lo tanto, el autor antes mencionado expresa que existen diversas premisas
fundamentales, las cuales son: El proceso de compras. Es una herramienta para
conseguir los objetivos, mas no es el objetivo final. El proceso de compras es ejecutado
por personas". (p.33) Por ende, el proceso de compras nos proporciona seguridad
razonable. Les suministra los lineamientos a los administradores con el propsito de
lograr los objetivos gerenciales y organizacionales dentro de un rango de razonabilidad,
mas no ofrece garanta absoluta. El proceso de compra est orientado al logro de
objetivos, en todas las reas y de manera interrelacionada.
De all que, Martnez (2012), describe que el proceso de compra est compuesto
de cinco componentes que interactan interrelacionadamente en el proceso de
administracin, estos componentes son:

Ambiente de control. El entorno en el cual se desarrollan las

actividades de la cooperativa y del personal encargado de ejecutar
estas actividades.
Valoracin de riesgos. La administracin debe sealar objetivos,
identificar los riesgos y establecer los mecanismos de control para
mantenerlos al margen.
Actividades de control. Normas y polticas a ejecutar para manejar
los riesgos identificados por la administracin.
Informacin y comunicacin. Los departamentos dentro de la
organizacin deben tener una adecuada fluidez de informacin para
alcanzar los objetivos.
Monitoreo. Supervisar el proceso total y considerarlo susceptible al
cambio cuando lo requieran. (p. 22)
Es importante resaltar que el proceso de compras es una herramienta esencial

para las organizaciones y que su contribucin al logro de los objetivos de la entidad es

muy significativa, se observa que existen muchas organizaciones que desconocen las
nuevas tendencias de control interno, ya sea por motivo de cultura organizacional y
gerencial, o por falta de debida capacitacin de sus empleados en materia de control
interno.
Sin embargo, indistintamente de su tamao, que aun no han adoptado en forma
extensa y definitiva el nuevo enfoque de control interno. Situacin que se agudiza en las
cooperativas, grandes y pequeas. Precisamente la Cooperativa Kristal 782 R.L., se
dedica a la elaboracin y distribucin de alimentos, terminados, experimentando toda
una serie de dificultades hoy da, en sus procesos operativos y gerenciales, (los cuales
son superables) en el cumplimiento de sus metas, donde se observa la ausencia de un
efectivo proceso.
Por otra parte, se aprecia la lentitud en el proceso de planificacin, organizacin
y control de actividades, adems de una alta incidencia de errores de exactitud e
integridad en los documentos relacionados al proceso, lo cual repercute en la integridad
y precisin del flujo de la informacin que se maneja elemento necesarios para el
control eficiente en el rea administrativa, ausencia de controles administrativos de los
supervisores de rea, orden de los pedidos de materiales del departamento de
administracin, dificultad en el cumplimiento de la entrega de los materiales,
implementacin de un sistema de control de requisicin, coordinacin entre los
departamentos de Compras, Almacn de alimentos-despacho, reintegros al almacn y su
correspondiente registro.
Por ello, esta situacin trae como consecuencia que hayan fallas en los procesos
de compras tales como: la carencia de conocimiento de los procesos o lineamientos
administrativos, exageracin de activos o gastos de operacin, demoras en el manejo y
solicitud de recursos para la ejecucin de las tareas programadas, y a su vez hace
imposible la administracin de los riesgos potenciales de la entidad, que contribuya con
la generacin de la informacin financiera y administrativa objetiva y oportuna que
permita un proceso razonable de toma de decisiones, y otros aspectos relevantes para
encaminar a las organizaciones al logro de los objetivos.

De persistir acciones como estas, las posibilidades de ocurrencia de fraude e

irregularidades, que incrementen la productividad a travs de la eficiencia y eficacia de
las operaciones. Por lo tanto, el propsito de esta investigacin es plantear los aspectos
viables idneos para mejorar el proceso administrativo, el cual influyen en el impulso a
la empresa. Conforme a esto, a fin de mejorar la operatividad administrativa, se
plantean las siguientes interrogantes: El proceso administrativo responde a las
necesidades y exigencias actuales? Cules son los elementos que inciden en la operatividad
administrativa en el proceso de compras? La empresa cuenta con informacin que le

permita mejorar el proceso administrativo? Se hace evidente, que ante tales carencias, la
necesidad de organizar un proceso administrativo donde se conlleven a cabo todos los
controles necesarios para el logro de los objetivos planteados, siendo oportuno
reflexionar para Mejorar los procesos de compras en la Cooperativa Kristal 782 R.L.
ubicada en Valencia, Estado Carabobo.