DOCUMENTACIN DEL SISTEMA DE

GESTION INTEGRAL

DOCUMENTO:

PROCEDIMIENTO PARA EL
CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

A.

PROPSITO:

Este procedimiento establece directrices para la correcta administracin y control de los documentos y
registros del Sistema de Gestin Integral de la UT S&E -KIMA., para lograr eficiencia en el manejo de la
informacin.
B.

ALCANCE:

Este procedimiento aplica para establecer las disposiciones generales para la presentacin y control de los
documentos del Sistema de Gestin en cada uno de los procesos, como son:

C.

La presentacin general de los documentos: encabezados, pie de pgina, legibilidad, identificacin, etc.,
La aprobacin de los documentos antes de ingresar al sistema de documentacin,
La revisin y actualizacin de los documentos,
La identificacin de cambios,
El control del estado de la revisin actual,
La disponibilidad de los documentos en los puntos de uso de los mismos,
El control de los documentos externos e internos,
La prevencin del uso no intencionado de los documentos obsoletos.
CODIFICACIN DE DOCUMENTOS:

Teniendo en cuenta que tanto Tecno -Kima ltda como S&E CIA, tienen respectivamente implementado su
Sistema de Gestin integral, se tomara de cada una los documentos que se consideren ms convenientes
respetando la codificacin que tenga cada documento; el control del cambio a estos se har a partir de la
versin del mismo, de esta forma se conformara el listado de documentos para la UT. S&E -KIMA. Para los
documentos que sean creados en la UT S&E KIMA la codificacin tendr la siguiente estructura:
XX-YY-NN donde,
Los primeros dos dgitos alfabticos (UTXX): Representan el tipo de documento y estarn antepuestos
siempre por UT.
PGI: Plan de Gestin Integral
PR: Procedimiento
IN: Instructivo
OD: Otros documentos
FO: Formato

Los segundos dos dgitos alfabticos (YY): Representan el proceso que emite el documento.
PE: Planeacin Estratgica
MC: Mejoramiento Continuo
RL: Requisitos legales
CI: Construccin de Redes Internas
CE: Construccin de Redes Externas
TH: Talento Humano
CM: Compras
CEQ: Control de equipos de seguimiento y medicin
SISO: Seguridad Industrial y Salud Ocupacional
GA: Gestin Ambiental
Y los terceros dgitos numricos (NN): Corresponden a un consecutivo para cada tipo de documento, dentro
de cada proceso, este debe empezar siempre con el nmero 01.
La codificacin para los documentos de la UT S&E KIMA deber llevar la siguiente estructura y contenido;

Logo de la
empresa

Nombre del
documento

Nmero de pginas
que contiene el
documento.

Ver punto C
codificacin de
documentos

Fecha en que el
documento fue
aprobado para su
implementacin.

La versin del
documento siempre
iniciara por 1 e ir
cambiando con el
nmero de
actualizaciones que
se realicen al
documento.

Todo documento que contribuya al control de los procesos establecidos por la empresa deber ser codificado,
la Coordinadora de Calidad deber tener conocimiento de todos los documentos utilizados en cada uno de los
procesos y decidir si estos deben o no ser codificados.
D.

CONTROL DE CAMBIOS:

PGI: Plan de Gestin Integral, OD: Otros documentos: para estos documentos el cambio en sus
actualizaciones deber ser diligenciado por el lder del proceso respectivo, y enviado a la Coordinadora de
Calidad para registrar el cambio en la tabla de relacin de cambios ubicada al final del documento, y para
actualizar el documento en el Dropbox. Los cambios de forma a la estructura del documento debern ser
solicitados a la Directora del Sistema de Gestin Integral, adjuntando el FO-MC-01 01 Solicitud de
cambios o creacin de documentos, la aprobacin del cambio la recibir la Coordinadora
de Calidad va mail, estas modificaciones generaran cambio en la versin del documento y
en su fecha de vigencia, adicional a esto debe relacionarse el cambio en la tabla de
relacin de cambios ubicada al final del document, las modificaciones realizadas se
socializaran va mail al personal interesado y el documento deber ser actualizado en el
Dropbox.
PR: Procedimiento IN: Instructivo FO: Formato: todo cambio realizado a este tipo de documentos
deber ser solicitado a la Directora del Sistema de Gestin Integral va mail, adjuntando el FO-MC-01 01
Solicitud de cambios o creacin de documentos, y el documento modificado, la aprobacin
del cambio la recibir la Coordinadora de Calidad va mail, estas modificaciones generaran
cambio en la versin del documento y en su fecha de vigencia, adicional a esto debe
relacionarse el cambio en la tabla de relacin de cambios ubicada al final del documento,
las modificaciones realizadas se socializaran va mail al personal interesado y el
documento deber ser actualizado en el Dropbox.
E.

DISPOSICIONES GENERALES:
La redaccin de los documentos debe hacerse de una manera clara y comprensible y que contenga la
informacin suficiente y necesaria para realizar las actividades descritas. Se pueden utilizar grficos o
ilustraciones, si estos hacen ms fcil la comprensin del documento, en la elaboracin de documentos
debern tenerse en cuenta los siguientes conceptos y parmetros;

Procedimiento: Descripcin general, secuencial y lgica de un proceso, en la elaboracin de

un procedimiento debern desarrollarse los siguientes puntos;

Propsito: Indica el objetivo del documento.

Alcance: Indica en que caso se aplica lo descrito en el documento y los procesos a los
cuales va dirigido.
Disposiciones generales: Aspectos complementarios que amplan la informacin
necesaria para la comprensin del documento.
Descripcin tabular de la actividad: Descripcin detallada de la actividad, donde debe
describirse cada actividad, quien ejecuta, quien libera, cul ser el criterio de liberacin,
cuando o con qu frecuencia se realiza la actividad y cules sern los documentos de
consulta y de registro para el desarrollo de cada actividad descrita.

Anexos: Documentos de consulta o registro utilizados en el desarrollo de cada

actividad.

Instructivo: Descripcin detallada, secuencial y lgica de un proceso, en la elaboracin de un

instructivo debern desarrollarse los siguientes puntos;

Propsito: Indica el objetivo del documento.

Alcance: Indica en que caso se aplica lo descrito en el documento y los procesos a los
cuales va dirigido.
Disposiciones generales: Aspectos complementarios que amplan la informacin
necesaria para la comprensin del documento.
Descripcin tabular de la actividad: Descripcin detallada de la actividad, donde debe
describirse cada actividad, quien ejecuta, quien libera, cul ser el criterio de liberacin,
cuando o con qu frecuencia se realiza la actividad y cules sern los documentos de
consulta y de registro para el desarrollo de cada actividad descrita.
Anexos: Documentos de consulta o registro utilizados en el desarrollo de cada
actividad.

Descripcin tabular de la actividad: Descripcin detallada de una actividad, donde debe

describirse el paso a paso para llevar la actividad a cabo, en su elaboracin deben
desarrollarse los siguientes puntos;

Propsito: Indica el objetivo del documento.

Alcance: Indica en que caso se aplica lo descrito en el documento y los procesos a los
cuales va dirigido.
Descripcin tabular: deber elaborarse con la siguiente estructura;

PROCESO:
RESPONSABLE:
ACTIVIDAD

Mejoramiento Continuo
Coordinadora de Calidad

EJECUTA
LIBERA

Solicitud de
documento o
actualizacin de
uno existente

Persona
interesada
Lder de proceso

CRITERIOS DE
LIBERACIN
El lder debe haber
realizado los
cambios en el
documento original
recibido por va email del Auxiliar del
SGI. O en la
plantilla si es un

CUANDO
Cada que se
requiera

DOC. DE
CONSULTA
REGISTRO
FO-MC-01 01
Solicitud de
cambios o
creacin de
documentos
FO-MC-01
debidamente
diligenciado,

nuevo documento.

adjuntando el
documento
actualizado o el
documento
propuesto a crear
y enviado por
correo al Director
del Sistema de
Gestin

Flujo grama: Representacin grfica de un proceso, donde se describen las actividades de

forma detallada siguiendo una secuencia lgica (equivale a una instruccin), el flujograma
debe contener propsito, alcance, anexos y cada actividad debe representante con formas
geomtricas cuyos significados sern los siguientes;
SIMBOLO

NOMBRE

SIGNIFICADO

Inicio y termino de una

actividad.
OVALO

RECTANGULO

Actividad (Representa la
ejecucin de una o ms
actividades )
Decisin (Formula una pregunta o
cuestin).

ROMBO

Conector (Representa el enlace

de actividades con otra dentro de
un procedimiento).

CIRCULO

TRIANGULO BOCA ABAJO

TRIANGULO BOCA ARRIBA

Archivo definitivo (Guarda un

documento en forma
permanente).

Archivo temporal (Proporciona un

tiempo para el almacenamiento
del documento).

Otros Documentos: son aquellos que no dependen directamente de un proceso especfico o que nos
brindan informacin sobre algn proceso determinado, se diligencian al inicio del contrato para la planificacin
del mismo, y requieren actualizaciones peridicas: Ejemplo: OD-CM-11-Requisitos de contratacin y pago,
R96-Perfil de cargo, R230-Matriz de peligros y riesgos, R256-Matriz de elementos de proteccin personal,
UTOD-PE-01-Cuadro de mando integral y OD-CE-04-Plan de puntos de inspeccin y ensayo

Los documentos adoptados de cada empresa, sern respetados en su estructura

Las especificaciones dadas en este documento para la elaboracin de la descripcin tabular, sern
aplicadas a los documentos elaborados a partir de la fecha de aprobacin para la segunda versin de este
documento.
Cuando se empleen palabras habitualmente no manejadas o cuando se quiera aclarar la acepcin que se
le da a las mismas, estas debe ser descritas en un aparte adicional de DEFINICIONES.
Al ser aprobado el documento, este se considera como el original, del cual se tendr acceso por medio
magntico por medio de la comparticin de documentos
. Los documentos presentan 3 posibles tipos de edicin:
o Original: la cual permanece en la oficina central de la empresa,
o Copia controlada: la cual se imprime a solicitud del lder de proceso, con el sello de Copia
controlada en todas sus hojas y dejar evidencia en el formato Distribucin de documentos FOMC-14 solo en los casos que sea necesario, por regla general los documentos estarn disponibles
para las parte interesadas por medio magntico.
o Copia no controlada: sern entregadas a terceros, previa autorizacin la Directora del Sistema de
Gestin.
El documento aprobado debe ser comunicado y entendido por el personal que est dentro de su alcance.
La correspondencia despachada se controlar por medio de un consecutivo numrico que iniciara en 01,
este consecutivo deber ser solicitado en el momento de elaborar oficios para enviar a la Auxiliar
Administrativa, quien llevara un reporte en el cual controlara el consecutivo, a quien fue asignado, en qu
fecha, para quien va dirigido y cul era el asunto de la correspondencia.

La correspondencia recibida ser recepcionada y distribuida por la Auxiliar SAC, salvo las facturas para
las cuales se tom la determinacin de hacer pasar a quien las trae directamente donde el Director de
compras y logstica para evitar la posibilidad de perdidas con este tipo de documentos que son
considerados de especial importancia, el almacenamiento de la correspondencia recibida ser
responsabilidad de cada destinatario en orden cronolgico.
La correspondencia despachada se almacenarn en una AZ, bajo la responsabilidad de la Auxiliar SAC.
Todos los documentos que hacen parte del sistema de Gestin integral tendrn respaldo en el disco duro
del servidor de la UT S&E KIMA con copia de seguridad en el mismo. Desde el servidor se realizaran
todos los viernes a las 12:02 pm un Back up a cada equipo del cual se extraer automticamente la
informacin ubicada en la siguiente ruta: Inicio\Equipo\Disco local C:\Backup SYEKIMA
El lder de cada proceso es responsable por mantener actualizado los originales de los documentos
externos.
Una vez exista una revisin o modificacin de un documento externo, el lder del proceso debe llevarlo al
Coordinador de Calidad para su correspondiente actualizacin en el formato Listado de Documentos ODMC-01.
Por ningn motivo se reproducirn documentos externos que indiquen Prohibida su Reproduccin.
Para evitar el uso de documentos obsoletos, cada que se presente cambio a un documento, el cambio de
versin y fecha de vigencia deber actualizarse en su codificacin, en los listados de documentos y
registros y el formato en su versin actualizada deber subirse al Dropbox, adicional a esto la
Coordinadora de Calidad deber enviar va mail o distribuir por medio fsico el formato actualizado
informando los cambios, cada lder de proceso deber hacerse responsable de eliminar a partir de la
fecha del cambio todos los documentos en la versin anterior, esto para evitar su uso posterior no
intencionado.

Los formatos de cada proceso se encuentran disponibles en el Dropbox, en la carpeta del proceso respectivo
y a su vez en subcarpetas que facilitan su fcil bsqueda, en caso de requerir un formato en original,
el lder de proceso enviar un correo a la Coordinadora de Calidad solicitando este documento para ser
diligenciado de forma digital, garantizando de esta manera que solo sea utilizada la versin vigente.
Para Registros:
Los registros que se encuentren fsicamente archivados deben permanecer protegidos en carpetas
legibles, fcilmente identificables y recuperables.
Generar un listado de registros OD-MC-02 Vigentes del SGI, su disposicin, archivo y almacenamiento
La informacin contenida en los registros del SGI debe ser legible, no se admitirn registros diligenciados
a lpiz.
Todos los espacios establecidos en los registros deben estar diligenciados. Si no se requiere informacin
en algn espacio, ste se debe llenar con la informacin no aplica (N/A) o (/).
La responsabilidad del registro de cada formato implementado en la empresa ser del lder de cada
proceso, sin embargo la Coordinadora de Calidad realizara revisin aleatoria cada tres meses de los
formatos con el fin de verificar su buen diligenciamiento (sin tachones, sin enmendaduras, completo etc.)

Digitalizacin: Un documento digitalizado es aquel que ocupa un espacio virtual y cuya consulta se realiza
por medio de la tecnologa del momento, este tipo de documentos facilita el acceso, la generacin y
diseminacin de la informacin. Un documento virtual puede ofrecer servicios y opciones de bsqueda de
informacin especfica de forma rpida y segura.

Su objetivo es obtener una reproduccin exacta del documento original, representada digitalmente.
De los siguientes archivos Digitales, anualmente se entregar copia a cada una de los Directores del SGI de
las empresas de la UT (SYE y TECNOKIMA) y la responsabilidad de esta actividad estar a cargo del
Coordinador de Calidad de la UT.

Formatos de entrega de elementos de proteccin personal

Seguridad social
Permisos para trabajar en altura
Evidencias de la revisin de equipos
Evidencias de charlas de seguridad
Exmenes mdicos
Contratos de trabajo

RESPONSABLES DE LA REVISIN Y APROBACIN DE DOCUMENTOS

PROCESO

REVISA
Alexandra Botero Giraldo,
(Residente )
Johana Saldarriaga
(Coordinadora de Calidad )
Jorge Ivn Jaramillo
(Representante legal )
Alexandra Botero Giraldo
(Residente)

APRUEBA
Teresita Valds Rendn (Directora
de Sistemas de Gestin )
Teresita Valds Rendn (Directora
de Sistemas de Gestin )
Teresita Valds Rendn (Directora
de Sistemas de Gestin )
Teresita Valds Rendn (Directora
de Sistemas de Gestin )

Redes Externas

Alexandra Botero (Residente)

Teresita Valds Rendn (Directora

de Sistemas de Gestin )

Compras

Jorge Andrs Lpez

(Coordinador de Inventarios )

Teresita Valds Rendn (Directora

de Sistemas de Gestin )

Almacn

Andrs Lpez
(Coordinador de Inventarios )

Teresita Valds Rendn (Directora

de Sistemas de Gestin )

Gestin Humana

Carolina Len Celis

(Directora Administrativa )

Teresita Valds Rendn (Directora

de Sistemas de Gestin )

Control de Equipos

Jorge Andrs Lpez

(Coordinador de inventarios )

Teresita Valds Rendn (Directora

de Sistemas de Gestin )

Gestin Ambiental

Julin Lpez

Teresita Valds Rendn (Directora

de Sistemas de Gestin )

Gestin en SST

Haner Antonio Martnez V

Teresita Valds Rendn (Directora

de Sistemas de Gestin )

Planeacin estratgica
Mejoramiento Continuo
Requisitos Legales y de otra ndole
Redes Internas

F.

DESCRIPCIN TABULAR PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS:

INFORMACIN GENERAL:
PROCESO:
RESPONSABLE:
EQUIPOS CONTROLADOS:
DOCUMENTOS DE CONSULTA:

ACTIVIDAD

Mejoramiento Continuo
Coordinadora de Calidad
Computador
Procedimiento para el control de documentos y registros

EJECUTA
LIBERA
Persona
interesada

Solicitud de
documento o
actualizacin de
uno existente

Lder de proceso

CRITERIOS DE
LIBERACIN

CUANDO

El lder debe haber

realizado los
cambios en el
documento original
recibido por va email del Auxiliar del
SGI. O en la
plantilla si es un
nuevo documento.

Cada que se
requiera

Evaluar la
Solicitud

Director del
Sistema de
Gestin

NA

Para cada
Solicitud

Aprobar para su
emisin e ingreso
al sistema

Director del
Sistema de
Gestin

El documento
debe cumplir con
los requisitos del
SGI

Por cada
documento
nuevo

Verificar los
documentos que
se vean afectados

Coordinadora del
SGI

NA

Por cada
documento
aprobado

DOC. DE CONSULTA
REGISTRO
FO-MC-01 01 Solicitud
de cambios o
creacin de
documentos
FO-MC-01 debidamente
diligenciado, adjuntando
el documento
actualizado o el
documento propuesto a
crear y enviado por
correo al Director del
Sistema de Gestin
FO-MC-01 debidamente
diligenciado va mail
FO-MC-01 debidamente
diligenciado
Correo de aprobacin
va mail a la
Coordinadora del SGI
Documentos del Sistema

con el cambio
que se va a crear
o modificar

Documentos afectados
actualizados.

Distribucin del
documento digital
Coordinadora del
SGI
Distribucin del
documento fsico

G.

Comparticin en
el sistema
(Dropbox), en
PDF o archivo no
modificable, con
firma digital.

Cada vez que

se realice un
cambio

Adecuado registro
de la distribucin
realizada.

Cuando un
lder o
interesado as
lo requiera

NA

FO-MC-14 Distribucin
de documentos

DESCRIPCIN TABULAR PARA EL CONTROL DE REGISTROS:

INFORMACIN GENERAL:
PROCESO:
RESPONSABLE:
DOCUMENTO DE CONSULTA:
ACTIVIDAD
Diligenciamiento de
registros
Almacenamiento de
registros

EJECUTA
LIBERA
Segn el proceso
respectivo
Segn el proceso
respectivo
Coordinadora de
Calidad

Mejoramiento Continuo
Coordinadora de Calidad
Procedimiento control de documentos y
registros

CRITERIOS DE
LIBERACIN
N/A
Documentos
Archivados en
archivador
debidamente
identificado, en AZ
o carpetas
identificadas con
plantilla dispuesta
por la Coordinadora
de Calidad, y
registros

CUANDO
Segn el
proceso
respectivo
Durante la
permanencia del
proyecto y
periodo de
retencin

DOC. DE CONSULTA
REGISTRO
N/A
El formato
diligenciado
N/A
OD-MC-02-Listado de
registros

Eliminacin de
registros

Coordinadora de
Calidad

Verificacin y
Evaluacin del
diligenciamiento de
registro

Coordinadora de
Calidad

archivados en
orden cronolgico.
Registros que
hayan cumplido
con su tiempo de
retencin.
Segn tems
Formato control de
Registros

Al final del
periodo de
retencin o una
vez sea
Digitalizado.
semestral

N/A

OD-MC-02-Listado de
registros
Registro UTFO-MC02 Evaluacin al
control de Registros
R04-Registro de
Mejoramiento
Continuo (en caso de
hallarse no
conformidad )

H. ANEXOS
OD-MC-01
OD-MC-02
FO-MC-01
FO-MC-14
R04
UTFO-MC-02

LISTADO DE DOCUMENTOS
LISTADO DE REGISTROS
SOLICITUD DE CAMBIOS O CREACIN DE DOCUMENTOS.
DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS
REGISTRO DE MEJORAMIENTO CONTINUO
EVALUACIN AL CONTROL DE REGISTROS
RELACIN DE MODIFICACIONES

FECHA

NUEVA
VERSIN

AO ME
S
2014 01

DIA
08

2014 01

20

RAZN DEL CAMBIO

Se incluyen en el punto de Disposiciones generales, las directrices a

seguir a la hora de elaborar un Procedimiento, Instructivo, Flujograma
y descripcin tabular.
Se adiciona en el punto C. Codificacin de documentos, grafico de la
forma en que deben ser codificados los documentos y explicacin de
su estructura, se indica tambin que documentos deben ser
codificados.
Se adiciona el numeral D. Control de cambios, donde se describe la

2014 04

01

2014 07

03

forma en que se controlaran los cambios dependiendo del tipo de

documento, es decir (PGI: Plan de Gestin Integral, PR:
Procedimiento, IN: Instructivo, OD: Otros documentos, FO: Formato).
Se adiciona a la actividad Verificacin del diligenciamiento de
registro una frecuencia definida para cada 3 meses, esto como
accin tomada para no conformidad., se indica en disposiciones
generales La responsabilidad del registro de cada formato
implementado en la empresa ser del lder de cada proceso, sin
embargo la Coordinadora de Calidad realizara revisin aleatoria cada
tres meses de los formatos con el fin de verificar su buen
diligenciamiento (sin tachones, sin enmendaduras, completo etc. )
Se incluye la siguiente disposicin general;
Digitalizacin: Un documento digitalizado es aquel que ocupa un
espacio virtual y cuya consulta se realiza por medio de la
tecnologa del momento, este tipo de documentos facilita el
acceso, la generacin y diseminacin de la informacin. Un
documento virtual puede ofrecer servicios y opciones de
bsqueda de informacin especfica de forma rpida y segura.
Su objetivo es obtener una reproduccin exacta del documento
original, representada digitalmente.
De los siguientes archivos Digitales, anualmente se entregar copia
a cada una de los Directores del SGI de las empresas de la UT (SYE
y TECNOKIMA) y la responsabilidad de esta actividad estar a cargo
del Coordinador de Calidad de la UT.

Formatos de entrega de elementos de proteccin personal

Seguridad social
Permisos para trabajar en altura
Evidencias de la revisin de equipos
Evidencias de charlas de seguridad
Exmenes mdicos
Contratos de trabajo

2014 07

25

Se incluye dentro de la descripcin tabular la evaluacin al control de

registros, cambiar la frecuencia de estas evaluaciones a mensual y
anexar el formato UTFO-MC-02 Evaluacin al control de Registros.

2015 04

06

Se realiza cambio de cargos y nombres de las personas que revisa

los documentos dentro del SGI