CODIGO:

COMUNICACIN INTERNA Y EXTERNA

REV.:

PR-SIG-04.14
00

PAG.:

FECHA APROBACIN
REQUISITO

ELABORADO POR:

4.4.3

1.

REVISADO POR:

Coordinador de Gestin

APROBADO POR:

Coordinador de Gestin

Gerente General

OBJETIVO
Establecer la metodologa para la comunicacin interna entre los diversos niveles y funciones
de EMPRESA as tambin establecer metodologas para documentar y responder a las
comunicaciones pertinentes de las partes interesadas externas.
ALCANCE
Se aplica a todas aquellas actividades dentro del rea de mantenimiento y que se encuentren
dentro del SIG de EMPRESA.

2.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Norma ISO 14001:2004 requisito 4.4.3
Norma OSHAS 18001:2007 requisito 4.4.3

3.

DEFINICIONES
Comunicacin: transmisin de cualquier informacin con relevancia para el SIG.
Comunicacin interna: aquella que tiene lugar entre los miembros del SIG y el resto de la
empresa.
Comunicacin externa: es la que se establece entre los miembros de la empresa que
participa en el desarrollo del SIG y cualquier persona que no forma parte del mismo.
Informacin: conjunto de noticias o informes de carcter ambiental, susceptible de ser
transmitida, as como toda la documentacin propia del sistema de gestin ambiental.
Aspecto ambiental: elemento de las actividades, productos o servicios de la organizacin
que puede interactuar con el medio ambiente.
Parte externa interesada: persona o grupo que tiene inters o est afectado por la gestin
ambiental o los aspectos ambientales de la empresa, y no forma parte del mismo.

4.

RESPONSABILIDADES

4.1

Todo el personal que labora en el rea de mantenimiento de la empresa EMPRESA debe

cumplir con lo definido en el presente procedimiento.

1/?

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ELABORADO POR:

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REVISADO POR:

Coordinador de Gestin

APROBADO POR:

Coordinador de Gestin

Gerente General

4.2

Gerente, jefes de rea y Coordinador de sistemas de gestin son responsables de cumplir con
lo indicado en el procedimiento.

4.3

Los Gerentes son responsables de apoyar al Coordinador del SIG en la identificacin e

implementacin de las normas legales aplicables.

5.

PROCEDIMIENTO

5.1

Identificacin de informacin

5.1.1 Los jefes de rea identificar la informacin que recibe de la comunicacin interna y externa de
los miembros que participan en el desarrollo del SIG y cualquier persona que no forme parte
del mismo.
5.1.2 El Coordinador del SIG debe determinar los receptores a los cuales se les brindara la
comunicacin saliente externa o interna.
5.1.3 El Coordinador del SIG deber de realizar las vas de comunicacin que se podrn usar para
la transferencia de informacin como:
Correo escrito personal o impersonal, interno o externo.
Correo electrnico.
Pgina web de la empresa.
Distribucin mano a mano de folletos impresos, reparto de los mismos en lugares
INICIO
determinados.
Va verbal: individual o colectiva.
Proyeccin audiovisual.
interna
-Comunicacin
Cartelera y otro
material de difusin
pblica. de la informacin
Identificacin
-Comunicacin
externa
Informe de progreso de EMPRESA
Si la informacin es de carcter no planificado, las partes implicadas escogern la va de
comunicacin ms eficaz segn el caso.
Es responsabilidad del Coordinador del SIG determinar cul es la va de comunicacin ms
Determinacin
de los receptores
Comunicacin
saliente interna/externa
apropiada para
transferir la informacin
de carcter ambiental
a sus destinatarios.
5.1.4El Coordinador del SIG deber evaluar la eficacia de las vas de comunicacin conjuntamente a
la evaluacin peridica de la sensibilizacin ambiental de EMPRESA
Realizacin de la comunicacin

5.1.5. Revisin y mejoramiento del procedimiento cada cuanto se da

Evaluacin de la eficacia de la comunicacin

REGISTROS Y ANEXOS
Revisin y mejora del procesamiento

FIN

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Coordinador de Gestin

REVISADO POR:

APROBADO POR:

Coordinador de Gestin

Gerente General

Los registros que se derivan de la puesta en prctica de este procedimiento, se generan

cuando las personas o entidades correspondientes rellenan el formulario que se enumeran a
continuacin o introducen la informacin pertinente en la base de datos de comunicacin.
Formulario de quejas, sugerencias y felicitaciones (F-SGA-08.14): este registro se utiliza
para la realizacin de una queja, sugerencia o felicitacin puede ser generado por cualquier
miembro de la empresa o parte externa interesada y debe limitarse al Coordinador del SIG
ANEXO I. FORMULARIO DE QUEJAS, SUGERENCIAS Y FELICITACIONES.
FORMULARIO DE QUEJAS, SUGERENCIAS Y FELICITACIONES (006)
A travs de este formulario sus quejas, sugerencias y felicitaciones, presentando sus opiniones, inquietudes,
iniciativas, propuestas de mejora o comentarios sobre cualquier aspecto de esta empresa, as como poner de
manifiesto cualquier irregularidad detectada en el funcionamiento de los servicios que presta EMPRESA
DATOS PERSONALES
NOMBRE
APELLIDOS
DOMICILIO
CDIGO POSTAL
DNI O PASAPORTE
TELEFONO

PROVINCIA
CORREO E.

VINCULACIN CON LA EMPRESA

A) EMPLEADO

B)POBLADOR LOCAL

DATOS DE LA UNIDAD DE SERVICIO QUE ORIGINA LA QUEJA, SUGERENCIA O FELICITACIN

Denominacin unidad o servicio
Marque la letra que proceda
a) Queja
Motivo de la felicitacin, sugerencia o queja

Fecha de la
incidencia

B)Sugerencia C)Felicitacin

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Coordinador de Gestin

Marque el modo de sugerencia

a)Carta
CONTROL DE CAMBIOS
Revisin
00

Fecha
No aplica

APROBADO POR:

Coordinador de Gestin

B) Correo

Modificacin
No aplica

Gerente General

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