estructura organico funcional de una empresa

Toda empresa cuenta en forma implcita o explicita con cierto juego de jerarquas y
atribuciones asignadas a los miembros o componentes de la misma. En consecuencia se
puede establecer que la estructura organizativa de una empresa es el esquema de
jerarquizacin y divisin de las funciones componentes de ella. Jerarquizar es establecer
lneas deautoridad (de arriba hacia abajo) a travs de los diversos niveles y delimitar
la responsabilidad de cada empleado ante solo un superviso inmediato. Esto permite
ubicar a las unidades administrativas en relacin con las que le son subordinadas en
el proceso de la autoridad. El valor de una jerarqua bien definida consiste en que reduce
la confusin respecto a quien da las rdenes y quien las obedece. Define como se
dividen, agrupan y coordinan formalmente las tareas en los puestos.

ELEMENTOS CLAVES PARA EL DISEO

Especializacin del Trabajo.

Departamentalizacin.
Cadena de mando.
Extensin del Tramo de Control.
Centralizacin y Descentralizacin.
Formulacin.

Toda organizacin cuenta con una estructura, la cual puede ser formal o informal. La
formal es la estructura explicita y oficialmente reconocida por la empresa. La estructura
informal es la resultante de la filosofa de la conduccin y el poder relativo de los
individuos que componen la organizacin, no en funcin de su ubicacin en la estructura
formal, sino en funcin de influencia sobre otros miembros.
Principios organizacionales
La organizacin es un proceso encaminado a obtener un fin. Fin que no fue previamente
definido por medio de la planeacin. Organizar consiste en efectuar una serie de
actividades humanas y despus coordinarlas de tal forma que el conjunto de las mismas
actue como una sola, para lograr un propsito comun.
La organizacin es un producto humano y como tal, nunca seria perfecta, pero si
perfectible, es decir susceptible de perfeccionarse. Toda organizacin debe de estar
encaminada a un fin. Organizar por organizar no tiene sentido.
Una definicin de organizacin de acuerdo al tema es: la estructuracin tcnica de las
relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos
humanos y materiales de un organismo social, con el fin de lograr la mxima eficiencia en
la realizacion de planes y objetivos.

2. Especializacin del Trabajo: o divisin de la mano de obra se sustenta en el hecho de

que en lugar de que un individuo realice todo el trabajo, este se divide en
cierto nmero de pasos y cada individuo termina uno de los pasos.
3. Departamentalizacin: una vez divididos los puestos por medio de la especializacin
del trabajo, se necesita agruparlos a fin de que se puedan coordinar las tareas comunes.
La Departamentalizacin es el proceso que consiste en agrupar tareas o funciones
en conjuntos especializados en el cumplimiento de cierto tipo de actividades.
Generalmente adopta la forma de gerencias, departamentos, secciones.
La calidad de una estructura organizativa depende mucho de la calidad de la
Departamentalizacin y de la consecuente delegacin de funciones y autoridad para
el desarrollo eficiente de las mismas. La Departamentalizacin implica el riesgo de tener
que lograr la coordinacin entre las unidades definidas.
Existen dos modelos de Departamentalizacin: por Procesos y por Objetivos.
En la Departamentalizacin por Procesos se agrupan las actividades por procesos o
actividades,
maximizando
el
aspecto
especializacin,
es
frecuente
en
el rea de fabricacin donde separan el trabajo en varios procesos.
En la Departamentalizacin por Objetivos se divide cada sector en subsectores que
cuentan con iguales objetivos que la unidad superior a la cual reportan, con lo cual se
optimiza la coordinacin. Existen varias variantes las cuales se clasifican en funcin
del concepto agrupador de funciones en sectores, entre las cuales podemos nombrar:
- Departamentalizacin por productos: es usada por empresas que fabrican muchos
productos o productos muy diferentes.
- Departamentalizacin por zona geogrfica: suele ser para el marketing. Es ms bien
geogrfica ya que la Departamentalizacin se efecta por territorios o regiones de accin.
4. La Cadena de Mando: es una lnea continua de autoridad que se extiende desde la
cima de la organizacin hasta el escaln ms bajo y define quien informa a quien.
Contesta preguntas de los empleados como: -A quien acudo si tengo un problema? Y
Ante quien soy responsable? En la cadena de mando tenemos presente dos importantes
conceptos: Autoridad y Unidad de Mando. La autoridad se refiere al derecho inherente de
una posicin administrativa para dar rdenes y esperar que se cumplan y la Unidad de
Mando ayuda a preservar el concepto de una lnea ininterrumpida de autoridad, si se
rompe la unidad de mando un subordinado podra tener que atender a demandas o
prioridades conflictivas de varios superiores.
5. Tramo de Control: determina en gran parte el nmero de niveles y administradores
que tiene una organizacin.

 PRINCIPIOS O VALORESCORPORATIVOS
2. Qu son los valores corporativos? Los valores corporativos son elementos de la
cultura empresarial, propios de cada compaa, dadas sus caractersticas competitivas,
las condiciones de su entorno, su competencia y las expectativas de los clientes y
propietarios.
3. Especficamente son conceptos, costumbres, actuaciones, actitudes,
comportamientos o pensamientos que la empresa asume como normas o principios de
conducta o que se propone tener o lograr como una caracterstica distintiva de su
posicionamiento y/o de sus variables competitivas, es decir, caractersticas que se
desarrollan como ventajas competitivas.
4. Cuando una compaa define su posicionamiento estratgico competitivo, esta
definiendo sus valores corporativos, es decir, aquello que quiere ser y hacer, en lo que
confa y cree como su forma de conducta y la manera como quiere ser reconocido y
aceptado por los clientes y la comunidad.Lo importante es que los valores correspondan
con la estrategia.
5. Los valores corporativos se componen de tres elementos: El deseo o la voluntad:
Es el deseo legitimo de un empresario de ser reconocido. La estrategia: Hace referencia
a la orientacin del negocio, como se quiere competir y posicionarse. El compromiso: Los
valores deben volverse parte de la cultura y la vida cotidiana de la empresa, deben
cumplirse.
TIPOS DE VALORES CORPORATIVOS De la empresa: Son los valores que se
refieren a la empresa como institucin. En esta categora estaran la transparencia, la
solidez, la liquidez, estructura corporativa, etc. De sus empleados: Corresponden
estrictamente a las normas de conducta o maneras de actuacin de los empleados. Entre
ellas: la confidencialidad, lealtad, trabajo en equipo, honestidad, responsabilidad.
7. Del producto o el servicio: Se refiere a las caractersticas relacionadas con el
producto y su desarrollo. En esta categora estaran la marca, tecnologa empleada,
calidad, oportunidad, precio, cumplimiento, procesos certificados, etc.

ETICA SECRETARIAL
La tica secretarial, es el comportamiento y profecionalismo que debe tener una
secretaria, que como bien dice el nombre y te ensean siempre en esta carrera, lapalabra
viene de secreto, osea que una secretaria su etica profecional debe ser: VER, OIR Y
CALLAR.
Misin de la secretaria
Brindar a su jefe un apoyo incondicional con las tareas establecidas, adems de
acompaar en la vigilancia de los procesos a seguir dentro de la empresa.
Perfil de la secretaria
Debe ser una persona en la que se tenga plena confianza, y que cumpla con las
siguientes caractersticas:
- Buena presencia.
- Persona de buen trato, amable, corts y seria.
- Excelente redaccin y ortografa.
- Facilidad de expresin verbal y escrita.
- Persona proactiva y organizada.
- Facilidad para interactuar en grupos.
- Dominio de Windows, Microsoft Office, Internet
- Brindar apoyo a todos los departamentos.
- Desempearse eficientemente en su rea.
- Aptitudes para la Organizacin.
- Buenas relaciones interpersonales.
- Dinmica entusiasta.
- Habilidades para el planeamiento, motivacin, liderazgo y toma de decisiones.
- Capacidad para trabajar en equipo y bajo presin.
Funciones de una secretaria
- Ser puntual en todas sus actividades de funciones.
- Reclutar las solicitudes de servicios por parte del departamento de servicio al cliente.
- Hacer una evaluacin peridica de los proveedores para verificar el cumplimiento y
servicios de stos.
- Recibir e informar asuntos que tenga que ver con el departamento correspondiente, para
que todos estemos informados y desarrollar bien el trabajo asignado.
- Mantener discrecin sobre todo lo que respecta a la empresa.
- Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier funcionario o departamentos
dentro de la empresa.
- Hacer y recibir llamadas telefnicas para tener informado a los jefes de los compromisos
y dems asuntos.

- Obedecer y realizar instrucciones que te sean asignadas por t jefe.

- Mejora y aprendizaje contino.
Imagen de xito
La imagen profesional es uno de los factores ms importantes en el logro de las metas
deseadas. Es la combinacin balanceada de la salud fsica, emocional y espiritual de los
sgtes elementos:
- Conocimientos.
- Valores.
- Modales.
- Personalidad.
- Tacto.
- Humildad y Sencillez..
Vestimenta profesional
Todo profesional de oficina debe vestir adecuadamente y acorde con el ambiente laboral
en donde trabaja. Generalmente la vestimenta debe ser sencilla, elegante y que proyecte
profesionalismo. En las Organizaciones en donde no tienen reglas o cdigo de
vestimenta, se debe evitar utilizar en la oficina:
- Ropas de brillo.
- Sandalias demasiados altos.
- Faldas cortas y muy ajustadas.
- Ropas transparentes.
- Escotes.
- Zapatos dorados o plateados.
- Maquillaje recargado.
- Accesorios grandes y muy llamativos.
El xito del buen vestir depender de los sgtes. factores:
- Cdigo de vestimenta corporativa.
- Combinacin de piezas cmodas de vestir, tales como: trajes, chaquetas, pantaln,
blusa y falda.
- Telas lavables, suaves y sin arrugas.
- Combinacin de zapatos y carteras.
- Colores bsicos.
- Coordinacin de accesorios.
La combinacin y coordinacin de los elementos de la vestimenta es un arte y debe
reflejar profesionalismo, cultura corporativa y compromiso con el cliente.