DIARIOS ESPECIALIZADOS

PRINCIPIOS DE LOS SISTEMAS CONTABLES

El sistema contable debe suministrar toda la informacin que la organizacin
necesita. El tipo de sistema contable utilizado depende de la informacin que
necesite la organizacin, pero todos deberan contar con las siguientes
caractersticas:
1) eficiencia,
2) controles internos adecuados,
3) flexibilidad ante un entorno cambiante, y
4) compatibilidad y adaptabilidad a la estructura de la organizacin.
INSTALACIN Y REVISIN DE LOS SISTEMAS CONTABLES
La instalacin y revisin de un sistema contable exige una comprensin total
de las operaciones de la empresa. Para instalar o cambiar un sistema contable
son necesarios los siguientes pasos:
1)- Anlisis de los sistemas: esta etapa determina la informacin que se
necesita, las fuentes de dicha informacin y los problemas al procesar la
informacin actual.
2)- Diseo del sistema: esta etapa comprende el diseo de un nuevo sistema
contable o la revisin del actual, basndose en los resultados del anlisis de
los sistemas.
3)- Implementacin del sistema: esta etapa final instala y evala el sistema
contable nuevo o revisado.
CONTROLES INTERNOS
Los controles internos se disean para proteger los activos, comprobar la
exactitud de la informacin contable, acrecentar la eficiencia y estimular la
lealtad a las polticas de la empresa. El control contable interno se ocupa
especficamente de la proteccin de los activos y la fiabilidad de la
informacin contable. El control administrativo interno se encarga de la
eficiencia operativa y ayuda a determinar si se estn alcanzando los objetivos
de la empresa.
LIBROS MAYORES SUBSIDIARIOS
Los mayores subsidiarios tienen un gran nmero de cuentas individuales con
caractersticas comunes. Los mayores subsidiarios se usan generalmente para
las cuentas pendientes de cobro y de pago ya que ambas se componen de un
gran nmero de cuentas menores. El mayor general contiene las cuentas del
balance y las cuentas del estado de resultados. Cada mayor subsidiario tiene

una cuenta de control que se encuentra en el mayor general. La suma de los

saldos de los mayores subsidiarios debe ser igual al saldo de la cuenta de
control.
DIARIOS ESPECIALES
Los diarios especiales estn diseados para registrar un tipo especfico de
transaccin que se produce con frecuencia. El siguiente es un resumen de los
cuatro diarios ms comnmente utilizados:
1)- diario de compras: para registrar las compras a crdito,
2)- diario de ventas: para registrar todas las ventas a crdito,
3)- diario de pagos en efectivo: registra todos los desembolsos de efectivo, y
4)- diario de ingresos en caja: registra todos los ingresos en efectivo.
En ciertos casos se utilizan documentos tales como facturas de compras y
ventas en lugar de diarios para reducir los gastos.
DIARIO DE COMPRAS
Los artculos que normalmente se adquieren a crdito son los bienes que se
mantienen en existencia para su venta, los bienes de abastecimiento y los de
equipamiento. Siempre se acredita la cuenta cuentas a pagar, y se debita una
cuenta de activo. Los activos comprados de forma recurrente tienen su propia
columna en el diario. Los activos adquiridos con menor frecuencia se registran
en la seccin de gastos varios del diario. Siempre el total de dbitos debe ser
igual al total de crditos. Al finalizar un perodo contable, todos los asientos
debern transferirse al mayor general o al mayor subsidiario.
DIARIO DE PAGOS EN EFECTIVO
Cuando se utiliza el diario de pagos en efectivo, siempre se acredita la
columna de efectivo en el momento de realizar el pago. Cuando un pago se
realiza por bienes adquiridos anteriormente a crdito, se acredita la columna
de cuentas pendientes de pago. Si se ofreciera un descuento por pago
anticipado, debe debitarse la columna de descuentos de compras. La columna
de gastos generales se utiliza para los dbitos en cuentas que no tienen una
columna individual. Al finalizar el mes, toda la informacin del diario debe
registrarse en los mayores subsidiarios o en el mayor general. La suma de los
saldos de los mayores subsidiarios de las cuentas a pagar debe ser igual al
saldo de la cuenta de control. Si no lo fuera, hay que encontrar y corregir los
errores.
DIARIO DE VENTAS
El diario de ventas solamente se utiliza para registrar las ventas de mercancas

a crdito. Una caracterstica distintiva del diario ventas es que los dbitos y
crditos de cuentas a cobrar comparten la misma columna. Tambin suele
existir una columna para registrar el impuesto sobre las ventas pendiente de
pago. Cualquier devolucin o descuento por ventas a crdito requieren un
asiento en el mayor general. Si se concede un reintegro en efectivo, la
transaccin debe registrarse en el diario de pagos en efectivo.
DIARIO DE INGRESOS EN CAJA
El diario de ingresos en caja se utiliza para registrar todas las transacciones
que aumentan el saldo de efectivo. Las fuentes ms frecuentes de recepcin de
efectivo son las ventas en efectivo y los pagos de las ventas realizadas a
crdito. Cuando un deudor paga los bienes comprados a crdito, debe
acreditarse la columna de cuentas a cobrar. Si se concede un descuento al
cliente, debe debitarse el monto deducido en la columna de descuento por
ventas. Todas las cuentas del diario de ingresos en caja se registran
peridicamente en el mayor general. Las cuentas a cobrar deben registrarse
mensualmente en el mayor auxiliar de cuentas a cobrar.
Cuestionario de revisin