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Chapitre 1 - Introduction
Quels sont les objectifs de la formation ?
Structure de la formation
Chapitre 1
Introduction
Chapitre 2
Contexte de la gestion de projet
Chapitre 3
Le dmarrage du projet
Chapitre 4
La planification du projet
Chapitre 5
La dcoupe et lordonnancement du projet
Chapitre 6
Lorganisation du projet
Chapitre 7
Les estimations, les risques, le planning et le budget
Chapitre 8
Le lancement, la ralisation et la direction du projet
Chapitre 9
La clture du projet
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A propos de projets :
Dure: de quelques semaines 5 ans (idal : de 6 15 mois)
Nombre de ressources: de 1 des milliers de personnes (associes expressment pour
raliser le projet)
Forme juridique: nant, contrat de service, consortium, etc.
Localisation: de locale multi-continentale
Le projet se distingue du processus oprationnel :
o Le projet est unique et temporaire.
o Le processus oprationnel est rptitif et permanent.
o Les 2 sont excuts par des hommes, disposent de ressources limites, sont
planifis, raliss et matriss.
Dfinitions connexes
Programme: regroupement instable de nombreux projets (initiatives) contribuant la
ralisation dune stratgie
Sous-projet: partie dun projet, dfini, organis, planifi et gr comme un projet,
souvent confi un sous-contractant
Processus : ensemble dactivits corrles, qui transforment des lments entrants en
lments sortants (ISO 12207)
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La gestion de projet est applicable aux projets de toutes tailles et natures; nanmoins, des
extensions propres au domaine dapplication des projets sont utiles afin daccrotre lefficience
des projets: p.ex. spcificits techniques, lgales, organisationnelles ou dingnierie.
ex. secteur de la tarification ONSS des prestations mdicales et pharmaceutiques)
La premire proccupation est fondamentale; on ne touche pas une des 3 limites sans effet sur
lune au moins des 2 autres.
Exemple: si votre budget est trop restreint, renoncez des rsultats souhaitables mais non
indispensables, plutt que de sacrifier les activits de gestion de projet, dassurance qualit, de
communication etc.
Principes gnriques de la gestion qualit (daprs ISO 9000), appliqus la gestion de projet:
Orient client : le projet doit viser comprendre besoins actuels et futurs du client,
satisfaire ses exigences et dpasser ses attentes. En cas de conflit dintrt entre le client
et dautres parties prenantes, les intrts du client prvalent.
Leadership (du chef de projet et commanditaire du projet)
Implication des parties prenantes
Approche par les processus
Approche systmique de management (cf. les 9 processus composant la gestion de projet)
Amlioration continue (de projet en projet, au niveau de la Banque)
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Prise de dcision base sur des faits observs : La gestion de la qualit na de sens que
lorsquelle est fonde sur la preuve (enregistrements de qualit, mtriques)
Relations mutuellement bnficiaires avec les fournisseurs
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Ce modle se retrouve dans les entreprises structures par grands projets, lesquels disposent de
toutes les ressources ncessaires leur ralisation : construction automobile (ex ; projet Clio
chez Renault, projet Smart chez Daimler-Chrysler), socit de logiciels (ex. projet MS Office
chez Microsoft)
3. Organisation matricielle quilibre
Ce modle est appliqu dans les entreprises qui ont adopt une gestion par projets, et qui sont
quips de systmes informatiques permettant la gestion comptable, le reporting et la gestion des
ressources de projets simultans.
Points sensibles:
o autorit multiple et concurrente
o affectation des ressources et gestion des priorits
o style de management: attitude p.r. au risque, lautonomie du projet,
incompatibilit des styles participatif et directif simultans
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Organisation propre aux entreprises qui dlivrent des projets et qui doivent tre trs flexibles
dans lallocation de ressources humaines ces projets : Bureaux darchitecture, consultants,
entrepreneurs en btiment, ONG
Remarque:
Pour des projets internes lentreprise, celle-ci sera toujours considre comme extrieure au
projet, et vice-versa; lentreprise sera le client , et le projet sera le contractant .
2. Analyser le problme
Dterminer les informations connatre
(p.ex. les indicateurs de performance et de qualit relevants)
Collecter les informations
Dterminer les facteurs dinfluence du problme
Diagnostiquer; reformuler lobjectif
4. Implmenter la solution
Planifier la mise en uvre de la solution
Mobiliser lorganisation
Excuter le plan dimplmentation
5. Evaluer la solution
Mesurer limpact de la solution sur le problme
Dcider de la manire de poursuivre la dmarche
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Dabord
Identifiez le projet.
Donnez au projet un nom unique, qui lui donne une personnalit, qui reflte ses objectifs et ses
valeurs.
Le contexte (Background)
Tenir compte des diffrents lments du chapitre 2
De plus, on se posera les questions suivantes :
Quel est lhistorique de la dcision? De qui mane-t-elle?
Quel problme le projet est-il sens rsoudre ou viter?
Quelle est la volont stratgique, visionnaire lorigine du projet?
Quelles sont les conditions dexistence du projet?
Qui dispose de quels pouvoirs par rapport au projet?
A priori, la prise de connaissance du contexte peut influencer tous les lments de la gestion du
projet.
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Le primtre (Scope)
La dfinition prcise des contours du contenu projet est essentielle pour matriser le projet, c'est-dire pour convenir contractuellement si ncessaire - de ce que le projet sera et de ce que le
projet ne sera pas. Durant la ralisation du projet, son primtre fera lobjet dune surveillance
stricte de la part du chef de projet, car toute modification entranerait un changement des
conditions de ralisation (dure et budget).
Les lments qui servent dfinir le primtre dun projet sont ceux que le projet va crer,
modifier ou affecter, tels que :
les processus de lentreprise?
les dpartements de lentreprise?
les localisations?
les applications informatiques?
les services ou produits de lentreprise?
les infrastructures de lentreprise?
les clients de lentreprise?
les parties prenantes?
Les responsabilits (leur rpartition contractuelle)
o du (chef de) projet
o du client, des parties prenantes
o du fournisseur
o etc.
Etc.
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cycle de formation
rapport danalyse
nouvelle gamme de produits
campagne de promotion
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Remarque :
ISO 12207: Software Life Cycle Processes : il sagit dun cadre mthodologique intgr
pour les processus du cycle de vie des logiciels; il sadresse lindustrie du logiciel, et dcrit les
processus qui sont applicables durant lacquisition, la fourniture, le dveloppement,
lexploitation et la maintenance dun logiciel et dun systme contenant du logiciel.
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chaque risque non identifi est une menace que vous ignorez !
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chaque hypothse non valide chaque incertitude est une source de risque !
Enfin
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Bureau de projet :
Le Bureau de projet ( Project Office ) est un organe de coordination des projets de
lentreprise, auquel les responsabilits suivantes peuvent tre alloues :
1. Aide oprationnelle et logistique aux chefs de projets, qui libre ceux-ci de tches faible
valeur ajoute, ou des tches quils ne matrisent pas compltement, telles que :
Elaboration et mise disposition des outils, des standard en gestion de projet ; ces
standard concernent notamment les mthodes, techniques, procdures
Communication entre les projets
Allocation des ressources internes aux projets (personnes, matriels, salles, etc.)
Gestion des contrats
Gestion centralise de la documentation des projets
2. Support organisationnel au management de lentreprise
Surveillance du respect (par les projets) des options stratgiques de lentreprise, et des
dcisions du Comit de Direction
Elaboration et tenue dun tableau de bord des projets, des fins de
o surveillance des dviations (en dure, cot, qualit)
o aide la dcision darbitrage des ressources (par la gestion des priorits)
o information de la Direction de lavancement des projets et des difficults
ncessitant une prise de dcision
Communication aux intresss des informations-cls des projets
Evaluation des performances des projets, analyse des dviations des projets, et
recommandations damlioration
Tenue dun registre des risques des projets
La position dun tel organe dpend de son primtre daction et de son niveau dautorit ; par
exemple, sil supporte lensemble des projets de lentreprise, il sera plus opportun de le rattacher
en staff de la direction, alors que certains de ses services propres aux projets informatiques et
dinfrastructure pourraient tre pris en charge au niveau de la direction informatique.
Le Plan de Projet
Le Plan de projet contient les informations suivantes :
Lorganisation du projet
Le plan de communication du projet
Le plan Qualit
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Que structure-t-on ?
Les rsultats techniques finaux
1. Les principes de dcoupage
Dcoupage temporel
Bas sur lordonnancement des tapes intermdiaires, les phases logiques de llaboration
des rsultats du projet, cest--dire de leur cycle de dveloppement
Ce mode favorise
une visibilit croissante des rsultats
une progression croissante du projet
Avantages
Le client peut valider et orienter le projet chaque tape intermdiaire
Le chef de projet peut baliser le projet
Exemple :
Dcoupage structurel , bas sur le contenu du projet, lorsque ce contenu est multiple
On dcrit le PBS Product Breakdown Structure
Exemple :
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Avantages :
visualisation de la structure interne des rsultats du projet
Inconvnients :
ne donne aucune indication quant au mode de progression du projet
Une telle structure est ralise en rpondant aux questions suivantes :
Que devons-nous produire / livrer ? (Produits, Services)
De quels composants ( objets ) est fait chaque rsultat?
De quoi avons-nous besoin pour ce faire? (Environnement)
Pouvons-nous rutiliser les rsultats de projets antrieurs?
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Constitution
version
tude d opportunit
tude pralable
Conception gnrale
Conception dtaille
Prparation
mise en uvre
utilisateur
Prparation
mise en uvre
exploitation
Ralisation
Recette intgration
Recette utilisateur
Recette exploitation
Bilan
du
projet
Lancement dploiement
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Projet 1
Rsultat A (tude conceptuelle du systme)
Activit A1
Activit A2
Rsultat B (sous-projet sous-systme X)
Phase B1
Activit B11
Phase B2
Activit B21
Rsultat C (sous-projet sous-systme Y)
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Phase C1
Activit C11
Phase C2
Activit C21
Projet 2
Phase 1 (analyse conceptuelle)
Rsultat A (rapport danalyse)
Activit A1
Activit A2
Phase 2 (analyse dtaille)
Rsultat B
Activit B21
Rsultat C
Activit C21
Phase 3 (ralisation)
Rsultat B
Activit B31
Rsultat C
Activit C32
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Noter ici que les comits (de pilotage et stratgique) rassemblent des reprsentants des parties
prenantes du projet, et agissent en soutien des responsables du projet, et non pas en autorit
sanctionnant ces responsables. Dans une telle configuration, le chef de projet :
Sassure que le dcideur possde un niveau suffisant dautorit et de motivation vis--vis du
projet
Choisit son comit de pilotage en y faisant reprsenter les parties prenantes, notamment les
coordinateurs des services clients et leurs dcideurs
Compose les groupes de travail, sur base des comptences objectives ncessaires la
ralisation des travaux
Compose un Comit de Gestion du projet qui runit le chef de projet, les coordinateurs
internes et externes ainsi que les responsables des groupes de travail
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Les comptences du chef de projet idal sont multiples ; lInternational Project Management
Association les dfinit comme suit dans sont IPMA Competence Baseline :
Comptences comportementales
Capacit communiquer
Sensibilit, contrle de soi, capacit estimer la valeur, conscience des responsabilits, intgrit
personnelle
Capacits de leadership
Dmarrage du projet
Diriger le projet
Clturer le projet
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Suivant ce schma, au-del de 7 personnes (maximum 12), le chef de projet doit dlguer
certaines de ses activits (p.ex. gestion des contrats, contrle qualit, reporting financier).
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communications entre projets: cf. interdpendances entre diffrents projets dun mme
programme, dune mme entreprise
communications entre projets et Direction: dcisions, tats davancement (en particulier
en cas de dpassement des marges de tolrance)
communications entre projets et parties prenantes: pour les mobiliser vers des objectifs
communs
communications entre le chef de projet et son quipe: pour construire et entretenir une
complicit dans le succs
Utilisez une outil dynamique de communication des projets (p.ex. un tableau de bord, Internet,
etc.)
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estimation activit-par-activit
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On tiendra galement compte de la dure raliste que lorganisation met raliser certaines
tches ; par exemple, si la revue dun document par des managers dure deux heures, il faudra
prvoir une plusieurs semaines pour obtenir que tous les managers vous communiquent leurs
commentaires ou leur accord concernant ce document.
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Rappelez-vous :
Grer les risques se fait en sensibilisant toute lquipe, les fournisseurs et le client aux risques
que chacun court, car le succs final du projet est laffaire de tous !
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Le budget du projet
Les finances du projet doivent tre identifiables, mme si la comptabilit de lentreprise ne
permet pas cette distinction analytique des projets :
pour connatre la rentabilit prvue et relle de chaque projet (avant, pendant et la fin
du projet)
pour prendre les bonnes dcisions
pour motiver le chef de projet et rcompenser sa russite
Comment calculer le prix de revient (le budget) dun projet ?
En additionnant le prix de revient des composants du projet :
pour les fournitures et la sous-traitance: sur base de leur prix dachat (suivant offre
formelle)
pour les produits fabriqus et/ou exploits au sein de lentreprise : sur base du cot de
fabrication et/ou dexploitation, composs de :
o les achats (v. ci-dessus)
o les prestations humaines, pour chaque catgorie de main-duvre :
(estimations de leffort) x (cot unitaire),
o le cot unitaire = (salaire horaire + avantages + M + km + GSM + )
o les charges damortissement de linfrastructure
o les licences de logiciels (spcifiques au projet)
o les formations (dveloppement des comptences spcifiques au projet)
o etc.
le tampon budgtaire couvrant lensemble des risques accepts
et, pour les projets commerciaux, le cot :
Marc Doorenbos 2004
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Lordre de mission
Cest un document qui correspond une unit de travail identifie dans le plan de projet :
il fixe les objectifs de son responsable, c..d. la production dun rsultat, conforme des
critres de qualit, dans un certain dlai, laide de ressources prcises (voire pour un
cot dtermin)
il spcifie les rgles de communication entre son responsable et lorganisation du projet
tout moment, lensemble des ordres de mission en cours couvre lentiret du projet
exemple (mission de nature technique) :
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Priode concerne
Date relle de dbut
Effort fourni pendant la priode
Rsultats livrs
Effort fourni depuis le dbut
Effort restant
Date de fin prvue
Problmes, risques
Si on veut utiliser ce tableau dans un cadre plus large que la gestion des actions, on peut tendre
les types de lignes : Risques, Actions, Dcisions, Information, Opportunits.
Les tats possibles des actions sont : en Attente, en Cours, en Retard, Termine, Problme,
aBandonne.
Les runions priodiques
Runions formelles (avec compte-rendu) ou informelles, avec exemples de priodicit :
individuelles (en tte tte, ds ncessit)
dquipe (hedbomadaire)
de comit de gestion (hebdomadaire)
de comit de contrle (mensuelle)
de comit de pilotage (en fin de phase)
etc.
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Contrle de la dure :
Par lanalyse et reprsentation des carts davancement : le MTA (Milestone Trend Analysis)
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Contrle de la qualit
A dfaut de responsable distinct pour la qualit, cest le chef de projet qui assure ce rle
La qualit des rsultats
o Les activits de contrle de la qualit sont-elles bien documentes
(Enregistrements de la qualit)?
o Les rsultats (acquis et livrs) sont-ils conformes aux exigences, en vertu des
critres dfinis?
La qualit des processus
o mesure par des indicateurs du respect de procdures (p.ex. tenue des runions
ad-hoc)
o et des indicateurs de performance des processus (p.ex. variances dlai/-cot),
nombre derreurs dtectes)
La satisfaction du client
o Se mesure par enqute
o Se cultive par une bonne communication
o Est sans rapport direct avec la qualit objective des rsultats du projet
o Est indispensable au-del de lhorizon-projet
Acceptation des rsultats
Pour obtenir lacceptation des rsultats, on excute les tests, revues et audits, tels que planifis.
Sur base des valeurs mesures pour chaque critre de qualit, il y a:
acceptation : le client signe le protocole dacceptation
acceptation conditionnelle: le chef de projet planifie et ordonne les actions correctives
rejet: le chef de projet replanifie les activits ncessaires ou, lorsque les causes du rejet
sont structurelles, provoque une runion de crise avec le comit de pilotage
Activits de contrle des risques
Noter tout ce qui inquite durant le projet (dans le log book)
Etre attentif aux signaux avant-coureurs des problmes, de nouveaux risques
Informer et sensibiliser toute lquipe
Sassurer du respect de tous les engagements, par tous
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Distinguer clairement les dviations imputables aux risques identifis, et les autres
Surveiller la pertinence des prcautions et des mesures correctives planifies
Tenir jour le Registre de risque
En implmentant le plus tt possible les mesures dcides lors de lanalyse des dviations
(ractif)
En rajustant les lments du plan de projet (proactif)
o Faire la revue de la suite du projet
o Simuler les rpercussions des dviations sur le futur, ou leur reproduction
o Simuler des adaptations de processus, dorganisation, de planning, en
reconsidrant tous les facteurs possibles du plan (ressources, dlais, dpendances)
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le titre du document
le projet
lauteur
les destinataires
la version et le statut (ex. V1D4)
ltat de rfrence (1=contrat, 2=analyse, 3=acceptation)
le statut (Concept, Prototype, Draft, Test, Revu, Approuv)
le n de gnration (pour ce statut), ou date de dernire modification
Un conseil :
Si vous perdez pied, ou si un problme chappe votre contrle,
nattendez pas, parlez-en !
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Lorsque toutes les obligations contractuelles lies au projet sont remplies (y compris les
paiements)
OU
Lorsque les parties prenantes le dcident en Comit de Pilotage
Sassurer que toutes les obligations contractuelles lies au projet sont remplies (y compris
les paiements)
Obtenir la dcision de clture
Communiquer que le projet est cltur
Evaluer, de manire constructive, le projet, ses ressources, etc.,
o En groupe, par un debriefing
o Individuellement, par une valuation des performances
Rcompenser ou sanctionner les performances
Boucler le dossier de projet et larchiver
Prparer une communication (dont lampleur dpendra du rayonnement potentiel du
projet)
Evaluer les fournisseurs et communiquer cette valuation au(x) acheteur(s)
Dissoudre lquipe de projet et communiquer les valuations au dpartement GRH
Restituer / revendre linfrastructure
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Analyse des performances individuelles par rapport aux objectifs initiaux (v. ordre de
mission)
Octroi de rcompenses ou de sanctions
Prise de mesures de dveloppement personnel
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