Time Management

Docent: Lieven Dewitte Student: Maxim Gladines

Time management
Er bestaat niet zoiets als te weinig tijd hebben, je moet enkel je
prioriteiten anders stellen.
Na zon rijkelijke openingszin kan ik u vervolgens informeren over hoe
deze taak is opgedeeld. Gaande van Digital Time Management waar ik
uitleg geef over de tools die me seconderen in het succesvol afronden van
projecten tot Oldschoold Time Managenent waarbij ik ten strijde ga met
pen & papier tegen het huiveringwekkende gebeuren dat betiteld wordt
als Tijd.

Time Management
Docent: Lieven Dewitte Student: Maxim Gladines

Digital Time Management Tools

Basecamp
Basecamp is een geweldige web-applicatie die je in staat steldt om online
projecten te beheren. Als project manager maak ik hier grondig gebruik
van voor de day-to-day opvolging van projecten waarbij ik een mooi
overzicht krijg van de uitgevoerde projectupdates, to-dos, bugs, inboekte
resources, events, milestones, en meer. Bovendien stuurt Basecamp me
dagelijks een een mailtje waarin al de updates staan met betrekking tot
mijn projecten.

NetNewsWire
De dag van vandaag worden we overspoeldt met informatie. Er gebeurd
zo gigantisch veel in de wereld, dat het onmogelijk is om met alles mee te
zijn. Bij het kijken van het nieuws op televisie kom ik amper iets tegen dat
mij kan bekoren en daarom richt ik mij tot het internet. Maar om het met
een niet al te zindelijke taal te verwoorden, er is te veel crap op het
internet. Het internet is n grote vuilnisbelt waar je na eindeloos
zoeken,pas iets van waarde kan tegen komen. Met die reden hou ik dan
ook graag bij waar ik dat n pareltje heb gevonden, en daar helpt
NetNewsWire me mee.
NetNewsWire is een RSS-lezer met een zeer aantrekkelijke -en
gebruiksvriendelijke user-interface waar ik al de content verzamel van
websites en blogs die me inspireren. NetNewsWire maakt het je zeer
makkelijk om alles proper te structureren door het mogelijk te maken om
je rss-feeds te gaan categoriseren. Buiten de aantrekkelijkheid van de
applicatie moet ik zeker vermelden dat NetNewsWire mooi gebruik maakt
van sociale media kanalen zoals bijvoorbeeld Instapaper, waar je je eigen
krant online kan publiceren. Wanneer je een intressant artikel tegen komt,
kan je door middel van 1 klik, het artikel posten naar je eigen Instapaper.
Geweldig toch?!

timely.is
Buiten mijn stage projecten, school en studentenjob moet ik ook werken
aan personal branding. Voor personal branding maak ik gebruik van het

Time Management
Docent: Lieven Dewitte Student: Maxim Gladines
door allen gekende Twitter. Hierop deel ik interessante content die ik tegen
kom op mijn dagelijkse quest naar inspiratie zoals artikels, afbeeldingen
en videos. Jammer genoeg zijn de enige momenten die ik vrij kan maken
om te twitteren, de momenten waar er maar zeer weinig mensen online
zijn. Met als gevolg dat mijn tweets door maar een zeer beperkte groep
gelezen wordt. Hierbij is timely.is een lifechanger. Wanneer ik iets
tegenkom dat ik wens te delen op twitter, plaats ik mijn tweet in een
wachtrij (queue). Vervolgens zorgt Timely.is ervoor dat mijn tweet op het
moment wanneer de meeste mensen online zijn wordt getweet, om zo een
maximum bereik te verkrijgen.
Buiten het plannen van je tweets biedt Timely.is ook de mogelijkheid om te
volgen hoe groot het bereik van je tweet was, indien je een link hebt in je
tweet te zien hoeveel mensen er op hebben geklikt, en hoeveel response
je hebt gehad op je tweet (mentions, retweets,).

Evernote
Evernote is nog zon time-saver. Evernote is een access anywhereapplicatie, dit wilt zeggen dat je van overal aan je informatie kan. Via
smartphone, laptop en tablet kan je alles opslaan wat je maar nodig hebt.
Evernote gebruik ik vooral tijdens meetings of interviews omdat het zeer
gemakkelijk is om notities te nemen, afbeeldingen toe te voegen en zels
audio fragmenten op te nemen en toe tevoegen aan je notities. Als ik dit
allemaal zonder Evernote zou moeten doen, zou ik gigantisch veel tijd
verliezen door alles :
1. Met pen en papier op te schrijven, eventueel opnemen met een
voice-recorder
2. Overtypen op de laptop en in een gezamelijke map steken met het
audio fragment
3. Ervoor zorgen dat alles cross-platform kan werken want niet elk
toestel ondersteundt bijvoorbeeld een word document of een .wav
geluid-fragment
Bovendien kan ik ook zeer makkelijk al mijn notities delen met andere, wat
op zijn beurt dan weer zorgt voor betere communicatie tussen de
verschillende betrokken partijen.

Time Management
Docent: Lieven Dewitte Student: Maxim Gladines

Mijn mail-client
Mijn mail-client mag ik zeker niet vergeten te vermelden, misschien wat
vanzelf sprekend maar toch mijn beste timesaver. Als ik iedere keer zou
moeten aanmelden op mail.google.com voor mijn personal mail, en lotus
notes voor mijn professional mail, zou ik ten eerste verscrhikkelijk veel tijd
verliezen en ten tweede zeker heel wat belangrijke en dringende mails
mislopen. Bovendien krijg ik een mooi overzicht van welke mail bij welke
project of klant hoort en kan ik zo makkelijk gaan prioriseren.

Oldschool Time Management Tools

Pen & Paper
Voor het digitale was er pen & papier, toch wel n van de basis tools die
elke Project Manager op zak moet hebben. Al doe je zoals mij, het enkel
gebruiken voor snel een paar notities te nemen, het is een minimum
vereiste dat je die tools altijd op zak hebt. We geven allemaal volgaarne
toe dat het onmogelijk is om deftig en snel iets te noteren op een tablet.

Checklists
Ik ben geen checklist-freak, verre van zelf. Maar toch heb ik er vaak baat
bij om ze te gebruiken, al is het louter om niets te vergeten van de
supermarkt. Maar zoals ik al eerder zei, ik gebruik ze niet al te veel.

To-do
Iets waar ik absoluut niet zonder kan, gedeeltelijk omdat ze zo
buitengewoon verslavend zijn maar vooral door er mijn op
achteruitgaande geheugen, zijn TO-DO lijstjes. De vreugde die ik onttrek
bij het afchecken van een vooraf gedefinieerde taak is haast
onbeschrijfelijk. Deze TO-DO lijstjes staan ook digitaal ter mijn
beschikking, maar er gaat niets boven een to-do item in inkt te doorhalen,
wetende dat die verplichting voorgoed uit mijn takenlijst wordt verbannen.
Bij het gebruik van TO-DO lijstjes plan ik mijn acties, dit met als reden dat
ik meer geneigd ben om deze dan ook effectief te ondermen en
vervolgens zo meer vooruitgang te boeken.
Na het indienen van deze taak, zal ik ten langen leste weer dat genot
kunnen ervaren wanneer ik de volgende TO-DOs mag schrappen:

Time Management
Docent: Lieven Dewitte Student: Maxim Gladines
1. Maak de opdracht Time Management
2. Dien de opdracht Time Management in

Het Citaat
Van uitstel komt afstel
Ik beschouw dit citaat als de houding die ik aanneem tegenover het leven.
Niet geheel de meest positieve attitude maar ik ben maar al te goed op de
hoogte van mijn zwakke punten. Ik plan, ik attesteer, ik spreek groot, ik
procrastineer (Een woord dat u waaarschijnlijk maar al te frequent zal
tegen komen in onze taken) en ik annuleer. Ik ben een man met grootste
plannen, ik wil dit doen, ik wil dat doen, ik ga naar het buitenland, Merk
het gebruik van de toekomende tijd op. Alles wordt gepland maar weinig
wordt daadwerkelijk uitgevoerd.
In de 22 jaar dat ik rond dwarrel op deze planneet heb ik al veel grootse
plannen gemaakt, maar heb die telkens weer uitgesteld en sommige
afgesteld. Om dit tegen te gaan maak in gebruik van een handige online
tool genaamd TEUXDEUX, een online to-do lijst, die ik niet pers gebruik
voor de to-dos maar eerder voor de Someday-lijst. De to-do lijst
veranderd van dag tot dag, maar de Someday-lijst blijft je elke dag
achtervolgen. Op deze manier probeer ik mijn afstel gedrag tegen te gaan.

Boeken
Boeken die ik heb gelezen ivm time management
Getting Things Done: The art of Stress-Free Productivity door David
Allen

Als u het u misschien kunt herinneren, Ik had deze toen ook bij in

de klas.
Boeken die ik in mijn bezit heb, maar nog niet heb gelezen
First Things First door Stephen R. Covey en A. Roger Merrill