LAS GUTAS ARCHTVSTICAS

vcroR HUGo ARvALo JoRDAN

TNTRODUCCION

I-as GUAS son instnmentos de investigacin en los Archivos, que prestan una gran
utilidad cuando se uata de:

I
I
I
I
t
I
I

Conjunto de Achivos de una Insdncin"

Archivos rooluminosos,
Instituciones archil.{sticas,
Conjunto de Archivos de una regin o un pals,
Temas cclncretos de documentos elegidos:
Por su naraleza,
Por el tema de investigacin.

el

propsito de senrir cCImo instmmentos de trabajo,

consecuentemente son pr.cticas y operativas. No son tratados que e4ponen problemas

Las GUAS denen

tericcls, tampoco son manuales que ensean cmo se resuehoen pnoblemas de trmites e
investigacin.

Las GUAS se proponen factar la labor de los usuarios, pnofesionales,

investigadcrres, que deben preparar la informacin necesaria a fin de que, los planes,
pro)ectos, tesis, se sometan a la decisin, con un grado aceptable de segurida de haber
incluido los principales elementos de juicio. Se procura perfeccionar el propsito de uso de
los recursos informativos.
La gula es un documento a trarzs del cual se orienta o conduce hacia un objetivo
sealado, en este caso" los documentos.
Est destinada al uso del investigador y es un discurso dividido en secciones. Cada
seccin est vidida en:
Encabezamiento
Bosquejo

Apuntes
El encabezamiento contiene:

r
I
t
r

N. de seccin.
Tema.

Mtodo.
Tiempo.

1es y equipo necesario.

Personal a utilizarse.

Medios auxiliares de exposicin.

Referencias bibliogrficas y documentarias.

Ii*stlucjc

.
.

cie

I'r I

ht con[r]nrr:

Temas principales,
Subtemas.

Los apuntes son el desarrollo del archivo.

Creemos a su vez, gue cuando ms detallado sea el

bosquejo menos extensos pueden ser los apuntes.

[-a guia ser ilitegrada 1:ai: diversos captulrrs qlle srrn las clifercntr:s ]ecr:iones clel
'I'r-rda
sect:in clcbc cinenzar con un surrlalio, clehc seguir con c,l as:rr:tu ccn[ral
Frgralna.
v terminar:. pre lcl"cntrrnrnte. cn i:onclusit]fi,cs sobrc lo planteacio"

Si r:s m-s llrevc- mcnns exigente. mls sinttico. concrr-tamcnte crient.a aJ usuario
pci'o nc lencJr Loclos los asrect$*c relacionirdrrs ci:n los fr]nls Lr;rtilclo.s sini: ins bien cl
lrnsqucjo r{e }os rnisn:os a Lrars clc srts grandcs lncas.
moclaliciades ciifcre nte s rn cuanfo a la.s estruc:turi.s
'.ie la
iNfrORL'fACIC!-. la*s tfAS cn cstos L:asr'rs son una salv'eclad, sc'Jimitan e cnseilar la
irrganizacin v l)fcse nlacir: d la docruneni-acin cstudiacfa com para tornar tJecisioncs
sohi:e ia rerlizrciirn cle invrstig:rcioncs eiectivas.

Si bien erisfen

I-a organizaciiin utasiva cle los crlntenirios drlclunenteles, tlrcricn gcnrrar prcblt:mas

inclusil'r confanclo c{.}n lnr.t'r"rf;rios l- Caralcgos. ttrnto para cl arclrivsl"c L]oilro pera ios
invcstigadt'rres, eslos ultimos rcquiei'cn ct']n ine\rr ii-rildemenLo cfe una [N];ORh{\CIX
subst;tncia] tJcl At"chiva en el cual :irnsa realizrr una invc.stigacit-in r") elt Jtrs \rciiirros quc
i:uedatr tratar un cieterrinadcr irrna. Son ci'idclltrs los prolr]emas al elahorar $na {itr[;X, sin

embargo cn la cxposicion rJe los conttnicins, sc espera llegar: a un equilihrio rntre el

e,ylrrm cie la generalidircl. clut la h;tce inuril, r, el clera]lc cxcesivo que sera incom,ratii:k:
ccn lir inte ncian:iliclad cie la G {' rA.
algo rnas quc una siu;le lisa cic comprtrbacin y r{}ntrol de los cirlr'umenros. Se
utiliza L:ili]to una herrarnienta quc Ltara cie explicar cJ significado cle cacla ;rsicnLtr
clcscli:tivo -v rcllr:u ciertas c.fi.niltrcioncs clc iicterrninarirs tipcrs clc',crinentales. t-a Gt,lA
tr;lte a l;i lntarmaein coll un enfoqLre que hace aplicable a los prol:len'ras miiltiples qute
plantca la presentacitin cle rocio ripc cie investlgacitlnes. ce usarse con ile,xibilirtaci y senticlo
practic. rrrit:nlanclo la usuaric -v logr;ruclo un facil anllsis )r e\'iurcin.
f-,s

f-es (;tiAS tienr:n r,'arias en[raclas l]ara clilircidar" la INFlth'Ir\CIi\. y pitlra

salisi:ai:ei: la nccesidac{ dc intor-m;}r a Lls LlsLisrios sobre la rotaliiiact r-{el conr*niclo cic l.rs
(Jrlcufiictltos y c.lc lcs servicrios dcl Arcl:,ivo, prporcionncioles urira orientar-:iun general.

Dctre tornarse en cuen[a que los rrnl:esos r:ef,lnaclos de acumulacion ], t'rcoJer-:cin dc

intorrncirin, Liendr a cfccLu*rst pur equi;ns clect:cnir:r"s clc or:r.leuacitr.

es un intcrmediario enfrs el inrrestigailor y el DOCLihltiN'l', al

cltl Archivo, ckja cstablecicio un camino. un i:rlocio que e nscila, clir:ige,

1-:l archivero

reaiizlr r.ina tlLlit

ccnduce, encarRina al investigacitlr a plrcftO segtu:o"

Cuanto mejor clibor"acl* t-'ste la Gt li;\. t-anto n:rjnr roclr cl utsurri y sl inr,'estigariol:
m?rncjar estructuras rie iN f;OR\,,IACt\f , cte tnanei:a simplc v rrpida.

'foda GtTiA prlr su carc'ter propic, prt:senta algunas lirnitaciones:

-r\o

[:ii

1a

alrarL'a i]ei-'esariamrnt-c le solucin dc ;robL-mes prr-rpios cle cacla invesrigacin.

algrincs ploi-ricrnas puccicn scr mr'ncicnaclos pefo st--''lo cltandc es

Clji;\,

indispensable, srrhre focio e n la iclcntilicacion cle

cle te

nninaclos grupos dilcuitlcntefes.

-Nc sc 1,'ctencle LaulpoL)o ofrtcer t,ratamientr)s exhaustlrio.l ruc prr\,'ce soiuciones a

l*s problern;rs c{cntro cie la ;rmplitud temtica. Pasiblerncnte sra ntt:esai:io realzar
rJctinicionts para una mcirrr coillpl'ensin dt: sus contt:nicics.
-l::,1

lengrraje erni:leacio en tccla

GtliA,

Cebe ser llano y gcneratr, pei:o. si los ternils scn

pocos u ia gu;r es espccilic;r. cl Ienguajc dr:bc utiiizarst' en {'uncin

nJel

lcma'J:ordaciil.

-I"a C[-rA no t]'ata a la informacin c]Tlo unidactes fcrnticas riir:igiiiis a {:arnpi}s

rspr:cficos.

l.ino c{e los prol:lt:mas princil'lalt's i}ara la elat}oracirin dc las Gt-rIAS cnrsisfe en le
sitriacin legal de la acct:sibilidari ciccumei:tal, las Gt;l\s requicren clue el Ai'chir,t') rttrilte
cotl url conoLrimie nlrr legel srrlrre curles son itrs DOCLI\IENTOS acttsiiries l dc cursc para
los in.",estigaciores.

purilcn se r prra e I invrstigacior o para los usuerios. un DOCI I \,I]lNl-O a

Lravfs del cual se orienra o conciuce la iunCamentaciirn de sus rrahajcs e n in','esligacicncs,
Lan[r) e n el :lano cienrilic cr]lll en e I pr'rsorll pr:opio.
[-as G i,I.,\S

II\TVHSTIGACINES: lJasicarncnte la {itr \ esL de srinacia

cspecializacio en rleterminacios tem;rs: principalmentt son:

al invcslgorlt t

Aclrninislrarir,'a.s, lu:s Archil'as constifu}'en tt:r-io Lin ruerpo iclminisrrativn de la

Ih,f OR.\'lA{.trON ;ri scrvicio cie las insriruciancs.
[:s t'r,idc]rtr entnccs que los lirnitss eventualcs arlicacjos a la comunicacin cle los
docuinenfurs solo alectan tr:rnpcr;--rlmenr,c a e*ct.s v a la e ntidacl pucluctra.

aplicacion de les rcnicls clccurne ntalcs en k:s Archir,os

detei:rninan las caractei:sticrs principale.s dc la [it;A, eiectutnclo la l'cconstit.ucitin dt: un
irrulen lnetdico c{c confonniclad con Lin organigrarna adrninistrafivo --v n una presentacin
r{c clocurnrrltos segn el i:rden de las signatur:as. e} rntrclc clc ciasi{'icar lcs docutnentos
concliciona la orgirnizacin de lr Gl{.iiA"
.l'enie nclLr cn cuentir que la

Ptrsrrnak:s, rt:alizaclas por urli pe rsona, pare

iuvesrig;ciortes tcr:rLicas, o cl* inlcr"ss l:rivado, cf.c.

cigfe

ndn: un

der*-:chn. realizai:

pcr

ur"]

I-n es[es situ;tciones, la GL,iiA se convienc en roCo iln discurso cliviciiclo

]n

Cientificas. que ccllstituven Lrlla categcr;i Ce inilagac:ines rcalizaclas

invesrigadr"rr,,r un equip* cie invcstigaclor:es cn una finalidacl cie nrf ica.
seL:cinrs.

Cada seccin c.st srii:clil'iciict en:

l) enl'aLrezamie nto, rlue contiene:

'"I"ctnt.
L'[t'todrr.
-I'iempo.
-

' |.";rilcs I' cquipo ncccsarirl.

- Pclscnal

a rtilizaitsrr.

- \,{eCias auxiliares de exposicin.

- Ilei s ren cias

2) bosque.ft':

b i h l *gr'rf ic as

c'ure

)' i locu

nr

enf altas.

con[icne:

-I"crnas principales.
'Su}:tr-rnas"
El Encabezarniento
i nve

1'

cl bcsclue io constituve n cl plan esLrucrural

c1e

drsarrallil de la

sfigrcion.

.i) apunres,
[-os a:untes scr";in cl ciesairollo dcl

pltn.

1 su \,'cz r lo lar:go cfel dcsan"ollo c-lc la tlllA cs necrsaritr utilizrr r:[ sist.erna tJc
pl'*guntas. Irstas clehen rener una linaliclacl compirensible, d;r nfasis e un puptr) ) exigilLlna rcsputt-s[a clef'inida. {"as pregulltars lamhien cleben prep?rrirrsr pFeviaitrr:ntr v ct)nsrituir'
irarts ck'la GI r;\.

Crcctrlos
:

rir:den sr:'

Jeis

't

sut vt-z, que cuitndo miis cletallacli: sc el boscirtejo me:nos

extr)nss

;rpnn t.cs"

I.a LlA archir'sfica es inregracie por diversr-rs cap:rultrs qur son las cliferenres.
st:ctlir:tlts del prograrnr ciescrittirro. Lls r'ouvcnientc quc toda seccin c'tlmiencr) ct)n un
sumario, sr,guieia cfel aspel ccntFal 1' Lenninar, irrciere nfentcltte, cn conclusirlncs sol:rr:
ln
plantttado. Deh:e aiusrarse el tema ilispuesto sin cxcedcrse drl nlisrno, cvitilncJo r:n lo
irosiblt' abundar: en detlles supertliros.

Si i:s rrrts hrevrr. irlens t-xigenre. rnis sintetico. sr:ra ms L'oncreta li Gt iA iluc
oricnLa al usuaritr rcro nrr te ncir lodns li:s aslecti:s relacionacfos c:cn los lslaes tr;rtactos
sino,rns hien el bt-rsguejrr iie los misn:os a trart's de sus grandes lneas.

I:r gua rs. pucs. r-ur insrrllintnto dc investigat'ion quc of-r:ece un panram;r gr:neral
tJe los conjunt.irs de k"rs clocrilricnlLls archivxcls a .!os rlue cst clccJicacla, generirlmenls
clividido por fcneiils r) series v r:".mpletada rncciianfe une exposicin cronalgica ck: a
aiiministracin proclucLr:ra .y la lisra dc ics correspilnciienres inslrume ntos de
iin'estisacin. i i i
l-a CtjiA cs una i.isin pancrrnica rlc li:s fondis clnc.intentalcs ccn Ias aciaraci;n
nt:cesrrias pal:a une J:ue na cornprcnsin clc los contcniclos docuulentales.
au,xili;u: clescriptir,o cs el resultlcJo cic la :rrci,ica cpre sc rcrnonLa r t867. con el
general scmmaire drs \rchives cie I [:mpirt:. 1, a I891. r.:on cl i:tar s"^inntlirrr p"f

i-1.stt'

Invcntairr

srics rJes clacrimcn[s conserr's inlx Archives naionales. i ] i

[,; redaccin cle una t it es la resriltante ]' plolongacin cle gran nmero dr\
facttrrcs hisrodros- ac{minist-rativos \t ck tci:ir:as cJc ar:chivo. Si bien es ide al v prioritrit''' la
clahoraein dc uua gua cit' los u:chivos dc Americe, resultar algo utpict: lnientrris nc' se
solucionen los probleins generales cJe cacla regiiln.
Exisre ]a tt:uclencia general cie cnumcrr los sigr-rie nces ferns e n ias guries:

t"- El archir.'o a describir. Cornenzand,o por:

i{isf rxr* felrrhl'o. narrada en

tuncitln

cie

los ciocr.rrnenLs.

'rgislactn^ Sohi:e tor-Jrr en lo L)ilrlcernientc Ja gestin clocurne nlal iliffa

almacenatnienttr cie ciocur]lrrntos rJt:l ar:chivo cicscritr:r, r) comi) liega fa docr-rmentacin al
arcltivrr.

r\lguircs a,rchivos, crltlr-'l dc ]os espa"rlcs colocan genrrrihnenrc la lbrografia cleN

eclilirio, :lanos, horarii-- de ;itencirin. Convicne sai:er si ha,r,, un sisterna intcgracltr cle
arcirirtos"
l-a rrglamffitaritittlselccr.s.r.- Se sugie re

incluil':

Biblio, -afaque rxistir sahi:e cl arehivo.

^ervicios e r cpr t,, g

ft a . lnic ro{i l nr., lo loc i-r pi as e rc.

f'a instttuc'itin produ;{ttru cic lo.r pr{rcie.s. Si es pir}rlir:e conviene poner la

[:Ini;rnbrr cr.-rnplero dr- Iir institucin"
2"- It institucin pnrclLrctora" ilom.e nzand* pcr:
i'a

f{is-'r'fu

dr

ft

ir.qriuc!,.i*. lrreve

v {-'oncisa, cn re laein a [a procluccin docurnenta].

Destacinclo Ja imrortancia cle la nstir.ucin.

liib,li*g'rtfcde

lr rstr Lncit"t. Si es e nt.iciad

privada h.4 que rncncior:arla,

3.- Sistema aclortaclot'n la rt:colcccirn cle clat.rs. Se cJcralla el sistr:ma e nnrleadn.

4,- N,fetodolagia empleadaen e I asienttr de ciaros. etaltral li;s criterios ei:rpleaclos

paru Ia DESCRTPCIN rle las asient-os clc lcs auxiliares Cescriptivos ineluid.os ci: l:l gu;r.
pi:ecisr,r

guc no quecien cosrls supuestrs. I-in la crplic:acirin

c'leJ E-:atalogcl

[:.s

inchliremos una

cliagnosis.

-l'enitncio
5"- Auxiliar clescriptivo cle la guia.
ei-l clrenLa qutc la guria e.s uil'r-r vision
oi:dcnada c{c, las disrintrs l'anclos qur hat'. la redaccin d* los disrinr';s au,xiliarcs sr
rr,alizarrn suprimie ncJc e l rncitlurnnacio c evitancicl e ns-:enrarlcs poi: lncas. l-a ol'cle nat'in de
los fonclLrs v grLrilos docurnsntales e ntrc s sigut'n siendrr r'liic'las"

i{

Arcirir.stica r'r suslititl'c ;t Lrti'rrs auxiliare

inic:nfarios l' catlogos^ ni suple l;r r-,arencia dc scr-rs.

I-ir

{,:t

I-a rcc{accin

ctre

una

tllr

s c{escriptivas

cmo los

no implica, labrlrcs cie inventarirrs i)reiir:s. Su cai'ir:ler

gs

basicamil tc descript ivo.

'['ocla

{;tiIA fiene cori]ponerttrrs

Capt

perrnancntcs c1lle son:rcuellos clatr,rs si}meticlos a

acti-ralizilcir.-rnr-'s peridicas. Al igual ciuc i-ntir.rs los auxiliaics ciesi'riptivrrs estucliaclos li;rsta
ahora, i siguicndtr e I rnismo mor{e l,.r ta Gt iA sc estructurr cn Lres partes principiif cs:
lrrs introduetorios.

tt,eseas descriprirr;rs

i\pcnciice

cJr:

los lontlos v colet'cicines.

s.

CAPTT ILOS INTROD{ ICTORIOS

Cr"lmpucSLt) 110ffn alinf

nLf po1:

Introcluccion: I-fan"lada tarnbin l'iminar prtr encittrarsc al cnmir:nzci :i, se reficre

nicamentt a las causas qut moti'-'a:cn [a reciaccitin clrl auxiliar ijescripiivo, ni;rmillmcnLc
se Ltrlstiture 1i1,

I--xrosicion rie su gnesis.

lntroclucr:in general. c,xpr*nieilcio el origen ), la liist*ria cle los rti;curnentos. sll

lenguii i,escri[ura, sll rnodc cle clasiiicat'ion. su accesi]:ilidari"
Antecerirntes,
f;inalicJaci ir gvilhrcifin cle la G t liA,

Caracterizrciiin \r estiructura iJe Ia G I ji,,\,

cilrl li mr:ncin cle las cspcclalidaclcs ti trahajo clur cacla Lillo curil ha
rr:ali'ado parr la claborac,in de la tlLlit.
AuLr-rres,

Glosario dc ternrinos trcnicc o espeeializac{o urilizacias.

inc{ic:es: r:l indict: tenf clel rr:ahajo conlo h'rs ndir'es dcscr:iptir,'os, sn parrcs
ese ncialcs dc la GUiA, cl inciice cic' la tril eJeirc reile'!ar:la esrmcrur:a comrlet;. a lin de dar
url conce pro cabal de los aleranrrrs clel trabajo.
Deircmos cri:nside rar e n i,ccJo c?rsc:

inilices alf ahticos dr:

Pf:RS.)NAS, EN {.AR A{.'|l
l - 4gcre.s,
h4 f sri a

;o ricfc.s

rl]

s,

ca rac t er-e.s r

cn

cl o c

}:S Tl P{}i,; Rl irl i.OS \i},]R S\

pogrdic*s

atrar-:t r re s t ipr-i

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les v s rbcf r,i

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l .\,

hast arclilla

griic cs
si

:c cir'',

nd

r-,s.

arrE.s.

Coleccir:ns.

,4uxiliarc.silcs*rpir,o.s"

trata de un sopffie

[:l trmino fich.cro' na cit:signa ningn ;rixiliar ciesci:iprivil,

sr:

Infeirmaciirn prctica" Par rste captuli; sr requi*rc rin anlisis dr los

;r*ceclimiei:tos cic] archii o, dr maircr.' Que al r',.rlc*rlos a la INI-ORMACIO'\ de la GiiA
t:-xpltgii los sei:r'icios clel archivs.l, ;tsi c{.}rni} las conclicinnes cle la inrrrstigaeion. [-trs suf]acpit-cs Ce c:s[e capitulo sr:n:

l)*micik dcl Anltivv. f:.1c{cmicilio o l"^s r{ile r:enrcs dnmlcilios cuancJn se Li:afin cic
ai"chivcs cn varics cicprsils o cuanc{c la Gt,A trafil de i.arics arcirivos: ciireccin" pasral v
relegrfica" relelono, rls ] htrras c{e ;per[urr a] pLrlir:o. fechas clr cirrrrc anual y das
fu

iacl cls es:e c ficr.rs.

{}ondicirmes' cleJ se;l, icirv. }'orineliCacle s ilue ciclrcn cumplir los usuarios. sean
investigadores nacion:les ,, extran-leri:s, t'oirclicit-rncs clc inscrlpclr:, cuando r:xiste un
r:egistro clc invest-ig;lclores, cii:r'umsnrcirln -iusrifir'atir,'a cluc se debe prescnfar, cle rechos
eventualcs cltlc J:ir4,a clue alrt:itiu:. la tarjt:ta dc lccror; ctc.. cs dt:cir, [or1rr lc rr:larivn a la
*r gan i zac in Cc a c crnunit: ac iln ciogu1s n tel.
I

Rtrursos logstiews. Se' incoi:pora tocla ]a INF;O[{\4A{-IN quc permira ,Lar a

cr(]noer al i-tsitario las dive rsas faciliiiacles logsilcas gue :ue deii clispone r:: capias
cerlif icar{as. int-ocopia, tariiits, mir:rolihnacin v r-:opias tnrogrriticei.s. \renta cle instrilrnenros
dr: invcsrigacin nil pr:bl.icaeios. biblioreca ar:ccsi[r]e a Jos inrestigadr:res, particularirlades
clc la sala de lecti-ii:a: urilizacion cie orclenlclres. pracesadres de irnagen, maquins de

lectura de rnicri:lichas, pasibiliclaci dc rrahajar clt gruprr. erlr."

Inftxmacott por c{}ft:spondencia:

Arrhil'n cu;indc rxisrc estc scn'ic:ir:.

Posihilidatcles }'limiracinncs reglament;clas del

crcshilidad doc:umenti$. Indicacin cit: la [e gislacin ]' la rcglame ntaciiln

relaciirnadls crln ti Lrs y hrneficio cie los clocu:rentos" Sc crlLrfiirren, Ias calegor;ls
generalcs dr: clorrrunentcs, las reglas especijcas dc ceita fondrl sc cxpilnrn en crcta ft-rndo.

{\ux:e:dmento de xslctud:s.lnclicacir)nes srrbre las disril:tas rnodaliclades pare la

solicitucf cle di;curneutr,s cle ;rcuerdo con l;s ccn.lieioncs cJel usuarirr. 'l-rilil"es que |111, eut)
culnpllr. lichas qur {-)ornpletar. Reglamentaein dc prstsrrrrrs a1 extc:rir clel archivo y
limitacioncs.
Au;rilar:s descripti*,s,s. l':l \rchivo acleci-ractementr lln'ilc{o clre nta con ;rn"yiliares

clc l*s

frrnclos. cclcccicncs, hibli*lr*r. ht:mcrttrcr, pulrlir-:acioircs

clocumentalcs. investilacic,nes reetizaclas, {lue r:n l sc cnsen,'an; sc cJetallar entonces
todirs estt:s aspectos quc puedt:n se;: cie urilidacl para cl usuario V eJ invcstigadirr. I.os

clc'scriptivos

imprtsos se pltese ntan L:ntrfrmc

ar

las rcglas lrii:liogrticas ur-]ilverlt:iilnalcs.

Orgenizacin de cn,suilta,s. I-s ncccsirio tener un sub'acapitr sohre aspectcs

como:

Au.xiliarcs dese ript.ir,'os a disposicin del usu:lrio.

Bibliorccr.

Scn'icia

cLe

infrnnaciti

Fr,rbiicaciones

cle

n.

l Ar"chivo.

t'ic helo cie in vestigar: ion,es.

Centro cle ciilc ume]]t;{cin.

Se

n,ic ii:s

Servicicls

c:

ltu:'.lJes

ecl iic

at-ivos.

Curscls dc capatitacin \rchivistical.

Sen'icios dc musecl y i'*t-rSraiie. ctr'..

Conclir' ir-r ncs dc Ia invcstigacin.

EL SERVICIO DELARCHIVO

[:n esi-e sr:guncio capituln, dc r:are t.er ms ricscriptivo, est c{est.inado a inforrnar sohre los
clistintos sen'it-:ir.ls clel Ari:hir'fi \ lns frrncis e ncolncnciados e su cusroclia. Su concepcii]
perrnite hacer rElirencia histric;r dcl pais, provini.--ia, instirucin coilto cntcxto dcl
ciesarroilo archivistico. [-a clasif ie acin de los dccumentos dcntr.r cL: las tondo.s v scries est
ccnclicieii::rda pr la clivisin dc {as uirr:unscrirr:ii':nr:s adrninist"rarir,'s. flstr: r-:apluL:
tarnhii:n es[ compuesto por surbttulo.s:
,4lcante jursdict'irsnal. C*nvie ne cJar una exposir:ion geogrrfic;r e histrir:a qurr
F-recisc la juriselict:iir tcrril'ri;il ), sus cventualt:s rrrot{ificaeioncs. y resuiriclir
ci:onolgic;unenre los plrntos esrnci;rles cle la historia aciminisrratira cle I rea.

Errytlucit
A:r;hivo.s rlLit:

n dcl Archivr. \'larcar los aspecfs lmpartantes ilc la evclircirin dc los

sr lratiln:

fntcntos ilc DfiSCRIPCthl cclecfir,a,

Pro-ver[o inicial v desarrollo cie las lal:ores.

tlisrribucir: y per:ioclizacitin

cie

los trinclos,

Oi:clcn cic lcs foncJos cientro cie los peroclos histtiricos,

Sr-rbciivisieines c{c lns,,\rchivos

ir phlicils.

I.:ncabczarnie nttr itc los foneios,

Ccirucniclo,

Ilatacin,
A ir xi lirc s clt:sc ri pt ivos.

Serics.
[:iihlicgr:afr,

(Jrdsn r*pogrticc,
Ane,xtrs

indicr
Obsei:r,ecioncs.
'['r-aslac]as

v ciasillt'aciones sucesivos cilre han te nirlr-r lugai'

t-iim.inaciones fortuitas r: siste rnticas, mcncit-rnando l;i.s c:atcgrll ias princi:ales d*:
cir-rc urn c nts fr cticJ,cs.
Selccein cle mlresfras, ir:dicando cl inetocirr empfeai{ cn
\,tic: roi'iJr ac irln d e s ursrit

uir:

rl muestrco.

ion.

Frrx'edencia cle los drscumentrs. clefinir: la l]rocedencia cle li:s docurne nlos dc
;icerd$ con los principics archir'.sticr.rs" Indicando cn lo posihle su higar' $xert cn el
organigr';ffna de su pracedencia.

Hbliografagenrral. cuando cl ai:chivo cuenta cit r:s aspccto.

#ihlitgrafia sohrt Arc:hiLrl {i}mpuesta por qlrrllas ohras rela[ir,rs al Aruhivo, c

ague llas quc fut:ron rcalizac{as rne:rce C a }as dr-)cuni}.crifas

iicl arr-:hil'c.

DESCRIPCIN GENERAL
Para su r't:claccitin se rsiromicnda urilizai: el i:retodn deriuctirr * la clasificacin,

dr

lo mis a,rnplio a ln ms pcrluciLr'r, es clcc:ir, foncfos. grilps v subgrup+s, st:ries. e inr:luso :or
fetrlas. [tcspet-andtr ]os principiss cJe I]rat:edcncia, Frertenencia 1' rde n r"iginal.

I)gs-ql,Ulgig*clgl-fg-+-rb*I-l lirndo abarca r:n conjunt cle ciocurnentos ri:r.reiucidos

prtf un organismo, el rnismo que tcfrninnlgica \,' funcicnlnrenle puecle cies*urnponrrsc srl
Gnrpcs iI Sui:grupcs, unidacies crrespt"rndiente:s a la prorlucciiin cit uniciar{cs
adminisrrair,'as suhordinadas a una instituq-:liln. Para un?l me'ior DtisC-R.lPCIN
incrxpor;rmos:
De.rc:ripcin de la Entidarl Froductcra.
1)*'norninacin
F{isroria
Blhliagrei'ia
echas hmr,e
lm p*rtir ncitt inat e ri el.

clesci:iircirrn de r:arie sitbcJivisin del fcncic.

Cilntenido

cle I

loncfc. qllr cr)nsti[uve el irhjero real cle la G[]i;\.

Sertalizacin sucint-a cle c;icia fandr:

IlencJrinacin de! fondo:Si r espcl?lrnos el principio cle procedcnci;i, ss tr;idetrte

(lue no lodemos c;imlriar le clenornil::rcion origin;ii cie l; cnticlad procluctora. i':l rrohltir:e se
;lanterr cuanclo e,rislen r:rganisinrrs qur] han carnl:iaclo cle denorninacin" En estos calsos rs
prelterible reciu::ir u| 'rrrrr . Hn L) tc?rte a lcs {irndos rrivacjos, c$nvii'ne inr{icar el ncnthre

cie {a farnili' con{crniu.Ja tr. si se tr:ali de una instituciilrr (;rs*eiaci('rn.

oiganisrno. efilpresa de calc[er cu^t;nmir-:o, c^tc.), el lomJ.:i'e rie st1. Por l-irno, en cl caso
de que se rra[c i{e una coleccirn, se inclicar' sLi Lilul usutl (a r:renuCo cl uoir:brr cle su
;lurtor)"i i i

de la pcrsrlna

{l_antidatl dc$ur.rent*l:f':s con'".enir-ntc clctlnir las meriicJas cit-, lcs docurncnfos e i-in
de dar una iciea al usu;irio, sobre e I rienr.:o v trabajo neccsarit'l para sri labor.
strhre la cantidacl c{ocurnental. til
nurncro de artculos se aplir:a mejor a las scries v ciqlcumentos incliiridualizatJrs. l-a canliilarl
clc fojas ilare e,xpec{icntes con una eieinanda consiclcra}rle dc infr.:rrnacion.
l-t-rs

melrl\s iinealcs orienlan

atJcc-rLiadarrxrRLe

I-as dimr:nsiones clel nrerro lineal

Im I I lrara

I rncfrc cfe longirud,

]6 cn:.

cle pr:olurnclictacl

i7 crn. cle elrura por Lei:mino mcciic.

I pie lineal "

i),li)5m.

I rnetro cirir:i: -i5,115 pies

cribrict-rs.

cloq-::rnenLos actutJcs) son:

f,e-c-lXlslimitS:: l';igura en el encal:r:zainicnto cle cada fonclo, grup(), subgiurpo, sci'ics.

sc realiza parnlesis. con cl fin cJe sealar.su irnportanci;1. Si se tf?rt] cie co:iir$ ptrslcritlre.s,
de be

indicirrse.
Se recomiencla l; eieht:raciu

final)

cle las

clistintas

uni,,trcles

dt un r-'uadr"o sii:ttii.ro dc las ltchas lurrire (ir:ic:ial

,rr

archivsticirs.

Ilustracit-rnes, cart{rafia, Ii:de1:enclienre cir: la posi}:iliciad cle pub[car ;rlgunos

cloc,urnentos pol: su irnportancia, las ilust.naciones \/ la cartografa tiencn une gran
irnporraili:ia, rcalzanc{o su prcstigio.

i i-l-ancrcii, \irre lio. {,}p. Crt.

i-,ll

antrcli. \urclio. Op.

{-ir

i :i[;rnac]i. Aurello"Op Cit

i iiTzizqr-icz. \lanuel.

p. Cir"