NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO

Son el elemento bsico que fija los criterios tcnicos y metodolgicos para disear, desarrollar
e implementar los procedimientos para el control, registro, direccin, ejecucin e informacin
de las operaciones financieras, tcnicas y administrativas del sector pblico.
Constituyen un medio tcnico para fortalecer y estandarizar la estructura y ambiente de control
interno institucional.
Las Normas Generales de Control Interno, son de cumplimiento obligatorio por parte de todos
los entes pblicos.
NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO
Las normas generales de control interno se clasifican en seis grupos:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Normas de Aplicacin General

Normas Aplicables a los Sistemas de Administracin General
Normas Aplicables a la Administracin de Personal
Normas Aplicables al Sistema de Presupuesto Pblico
Normas Aplicables al Sistema de Contabilidad Integrada Gubernamental
Normas Aplicables al Sistema de Tesorera
Normas Aplicables al Sistema de Crdito Pblico
1. NORMAS DE APLICACIN GENERAL
Se refieren a los criterios tcnicos y metodolgicos aplicables a cualquier institucin
sujeta a la fiscalizacin de la Contralora General de Cuentas, independientemente de su
magnitud y de los sistemas en funcionamiento.
Las normas de aplicacin general se refieren a: filosofa de control interno, estructura de
control interno, rectora del control interno, funcionamiento de los sistemas, separacin
de funciones, tipos de controles, evaluacin del control interno y archivos.
1.1 FILOSOFA DE CONTROL INTERNO
La filosofa de control interno, debe nacer de la misin y visin institucionales, as
como de los estndares o valores corporativos, que regirn el ambiente de control
interno y el comportamiento de los funcionarios y de los servidores pblicos.
La administracin de cada entidad pblica, debe establecer por escrito, la filosofa de
control interno, y la estrategia para su desarrollo, implementacin, seguimiento y
actualizacin.

1.2 ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO

Es responsabilidad de la mxima autoridad de cada entidad pblica, disear e
implantar una estructura efectiva de control interno, que promueva un
ambiente ptimo de trabajo para alcanzar los objetivos institucionales.
Una efectiva estructura de control interno debe incluir criterios especficos
relacionados con: a) controles generales; b) controles especficos; c) controles
preventivos; d) controles de deteccin; e) controles prcticos; f) controles
funcionales; g) controles de legalidad; y, h) controles de oportunidad, aplicados en
cada etapa del proceso administrativo, de tal manera que se alcance la
simplificacin administrativa y operativa, eliminando o agregando controles, sin que
se lesione la calidad del servicio.
1.3 RECTORA DEL CONTROL INTERNO
La Contralora General de Cuentas es el rgano rector del control
gubernamental y responsable de establecer las normas generales de control
interno las cuales son de observancia obligatoria para cada entidad pblica.
En el contexto institucional, la mxima autoridad es la responsable del control
interno, quien delegar en funcionarios o unidades administrativas para el diseo,
implementacin, seguimiento y actualizacin del ambiente y estructura de control
interno, observando y aplicando las normas emitidas por el rgano rector.
La jurisdiccin que corresponde ejercer a una entidad pblica sobre otra, incluye la
promocin y supervisin de la implantacin y funcionamiento del ambiente y
estructura de Control Interno.
Toda entidad pblica, para garantizar el adecuado funcionamiento de los sistemas,
el ambiente y estructura de control interno, debe coordinar acciones con el rgano
rector del control gubernamental.
1.4 FUNCIONAMIENTO DE LOS SISTEMAS
Es responsabilidad de la mxima autoridad de cada entidad pblica, emitir los
reglamentos o normas especficas que regirn el funcionamiento de los
sistemas operativos, de administracin y finanzas.
El funcionamiento de todos los sistemas, debe enmarcarse en las leyes generales y
especficas, las polticas nacionales, sectoriales e institucionales, as como las
normas bsicas emitidas por los rganos rectores en lo que les sea aplicable.

1.5 SEPARACIN DE FUNCIONES

Es responsabilidad de la mxima autoridad de cada entidad pblica,
delimitar cuidadosamente, las funciones de las unidades administrativas y
sus servidores.
Una adecuada separacin de funciones garantiza independencia entre los
procesos de: autorizacin, ejecucin, registro, recepcin, custodia de valores y
bienes y el control de las operaciones.
La separacin de funciones tiene como objetivo evitar que una unidad
administrativa o persona ejerza el control total de una operacin.
1.6 TIPOS DE CONTROLES
Es responsabilidad de la mxima autoridad de cada entidad pblica,
establecer e implementar con claridad los diferentes tipos de control que
se relacionan con los sistemas administrativos y financieros.
En el Marco Conceptual de Control Interno Gubernamental, se establecen los
distintos tipos de control interno que se refiere a: Control Interno Administrativo y
Control Interno Financiero, y dentro de estos, el control previo, concurrente y
posterior.
1.7 EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO
El ambiente y estructura de control interno debe ser evaluado de manera
continua.
En el contexto institucional le corresponde a la Unidad de Auditora Interna
UDAI-evaluar permanentemente el ambiente y estructura de control interno, en
todos los niveles y operaciones, para promover el mejoramiento continuo de los
mismos.
La Contralora General de Cuentas, evaluar las acciones de la Unidad de
Auditora Interna UDAI-, as como el control interno institucional, para garantizar
la sostenibilidad de los sistemas y solidez de los controles internos.
1.8 CREACIN Y FORTALECIMIENTO DE LAS UNIDADES DE AUDITORA
INTERNA
Las autoridades superiores son responsables de crear y mantener en
ptimo funcionamiento las unidades de auditora interna.
Las autoridades superiores deben crear las unidades de auditoria interna, de
acuerdo a la complejidad de las operaciones institucionales y dotarla de los

recursos necesarios, para que su gestin contribuya a mejorar la eficiencia y

eficacia del control interno institucional.
Las autoridades superiores deben velar porque las unidades de auditora interna
se fortalezcan tcnica y operacionalmente, para darle sostenibilidad a la funcin
de control, procurando que las unidades de auditora interna cuenten con los
recursos financieros, humanos, materiales y tecnolgicos, para llevar a cabo su
gestin.
La Contralora General de Cuentas, verificar a travs de la unidad
administrativa correspondiente, las posibles causas de debilitamiento del control
interno institucional, y solicitar a las autoridades superiores las explicaciones o
justificaciones del caso.
1.9 INSTRUCCIONES POR ESCRITO
La mxima autoridad de cada ente pblico, debe establecer que toda
instruccin emanada por los distintos niveles jerrquicos, sea por escrito y
divulgados hasta los niveles necesarios.
Las instrucciones por escrito facilitan el entendimiento y aplicacin de las
mismas y fortalecen el control interno y el proceso de rendicin de cuentas
institucional.
1.10

MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS

La mxima autoridad de cada ente pblico, debe apoyar y promover la

elaboracin de manuales de funciones y procedimientos para cada puesto
y procesos relativos a las diferentes actividades de la entidad.
Los Jefes, Directores y dems Ejecutivos de cada entidad son responsables de
que existan manuales, su divulgacin y capacitacin al personal, para su
adecuada implementacin y aplicacin de las funciones y actividades asignadas
a cada puesto de trabajo.
1.11

ARCHIVOS

Es responsabilidad de la mxima autoridad de cada entidad pblica, emitir,

con base en las regulaciones legales respectivas, las polticas
administrativas para que en todas las unidades administrativas de la
organizacin, creen y mantengan archivos ordenados en forma lgica,
definiendo su contenido, de manera que sea fcil localizar la informacin.
La documentacin de respaldo de las operaciones financieras y administrativas
que realice la entidad, deber estar archivada en las unidades establecidas por

los rganos rectores, siguiendo un orden lgico, de fcil acceso y consulta, de tal
manera que facilite la rendicin de cuentas.

Para su adecuada conservacin deben adoptarse medidas de salvaguarda

contra robos, incendios u otros riesgos, mantenindolos por el tiempo
establecido en las leyes especificas; independientemente del medio de
informacin que se trate, es decir, por medios manuales o electrnicos.

2. NORMAS APLICABLES A LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACIN

GENERAL
Se refieren a los criterios tcnicos y metodolgicos aplicables a cualquier
institucin, para que los sistemas de administracin se definan y ajusten en
funcin de los objetivos institucionales, de tal manera que se evite la duplicidad
de funciones y atribuciones mediante la adecuacin y fusin o supresin de
unidades administrativas, para alcanzar eficiencia, efectividad y economa en
las operaciones.
En tal sentido, los sistemas de administracin general se fundamentan en los
conceptos de centralizacin normativa y descentralizacin operativa, para lo cual la
definicin de las polticas, las normas y procedimientos, se centralizar en la alta
direccin de cada entidad pblica, mientras que la toma de decisiones de la gestin
se realizar lo ms cerca posible de donde se realizan los procesos de produccin
de bienes y servicios.

Las normas aplicables a los sistemas de administracin general se refieren a:

2.1 PRINCIPIOS GENERALES DE ADMINISTRACIN
Las entidades pblicas, deben adaptar principios generales de
administracin, enfoques y tendencias de modernizacin del Estado, que
sean compatibles con el marco legal, los avances tecnolgicos y
mundiales.
La aplicacin de los principios generales de administracin, debe estar orientada
al fortalecimiento de la misin y visin institucionales, y al logro de objetivos y
metas establecidos dentro de un marco de transparencia, efectividad, eficiencia,
economa y equidad de su gestin.
2.2 ORGANIZACIN INTERNA DE LAS ENTIDADES
Todas las entidades pblicas, deben estar organizadas internamente de
acuerdo con sus objetivos, naturaleza de sus actividades y operaciones
dentro del marco legal general y especfico.

Cada entidad pblica mantendr una organizacin interna acorde a las

exigencias de la modernizacin del Estado, que le permita cumplir
eficientemente con la funcin que le corresponda, para satisfacer las
necesidades de la ciudadana en general, como beneficiaria directa de los
servicios del Estado.
Entre los principios y conceptos ms importantes para la organizacin interna,
cada entidad pblica, puede adaptar los siguientes:
UNIDAD DE MANDO
Este principio establece que cada servidor pblico debe ser responsable
nicamente ante su jefe inmediato superior.
DELEGACIN DE AUTORIDAD
En funcin de los objetivos y la naturaleza de sus actividades, la mxima
autoridad delegar la autoridad en los distintos niveles de mando, de manera
que cada ejecutivo asuma la responsabilidad en el campo de su competencia
para que puedan tomar decisiones en los procesos de operacin y cumplir las
funciones que les sean asignadas.
ASIGNACIN DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Para cada puesto de trabajo deben establecerse en forma clara y por escrito, las
funciones y responsabilidades, de tal manera que cada persona que desempee
un puesto, conozca el rol que le corresponde dentro de la organizacin interna.
LNEAS DE COMUNICACIN
Se establecern y mantendrn lneas definidas y recprocas de comunicacin en
todos los niveles y entre las diferentes unidades administrativas, evitando la
concentracin de informacin en una persona o unidad administrativa.
SUPERVISIN
Se establecern los distintos niveles de supervisin, como una herramienta
gerencial para el seguimiento y control de las operaciones, que permitan
identificar riesgos y tomar decisiones para administrarlos y aumentar la eficiencia
y calidad de los procesos.
GERENCIA POR EXCEPCIN
Cada nivel ejecutivo deber decidir sobre asuntos que no se puedan resolver en
los niveles inferiores, de tal manera que su atencin se oriente al anlisis y

solucin de asuntos de trascendencia que beneficien a la institucin en su

conjunto.
GERENCIA POR RESULTADOS
Este enfoque significa establecer objetivos y metas, definir las polticas como
guas de accin, preparar planes de corto, mediano y largo plazos en
concordancia con los conceptos modernos del presupuesto por programas,
dirigir y motivar al personal para ejecutar las operaciones y controlar los
resultados de acuerdo al presupuesto especfico.
2.3 SISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIAL
Se deben establecer y mantener sistemas de informacin gerencial que
produzcan informacin confiable y oportuna para la toma de decisiones en
las unidades administrativas y puestos, de acuerdo a los roles y
responsabilidades.
Los sistemas de informacin gerencial deben permitir la identificacin de
amenazas y riesgos operativos en forma global, que realimenten las acciones de
planificacin, control y operaciones, que contribuyan con eficiencia a un proceso
transparente de rendicin de cuentas.
2.4 AUTORIZACIN Y REGISTRO DE OPERACIONES
Cada entidad pblica debe establecer por escrito, los procedimientos de
autorizacin, registro, custodia y control oportuno de todas las
operaciones.
Los procedimientos de registro, autorizacin y custodia son aplicables a todos
los niveles de organizacin, independientemente de que las operaciones sean
financieras, administrativas u operativas, de tal forma que cada servidor pblico
cuente con la definicin de su campo de competencia y el soporte necesario
para rendir cuenta de las responsabilidades inherentes a su cargo.
2.5 SEPARACION DE FUNCIONES INCOMPATIBLES
Cada entidad pblica debe velar porque se limiten cuidadosamente las
funciones de las unidades y de sus servidores, de modo que exista
independencia y separacin entre funciones incompatibles.
Los procedimientos de registro, autorizacin y custodia son aplicables a todos
los niveles de organizacin, independientemente de que las operaciones sean
financieras, administrativas y operativas, de tal forma que cada puesto de trabajo
debe tener claramente definido el campo de competencia.

2.6 DOCUMENTOS DE RESPALDO

Toda operacin que realicen las entidades pblicas, cualesquiera sea su
naturaleza, debe contar con la documentacin necesaria y suficiente que la
respalde.
La documentacin de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que
se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos, de registro y control
de la entidad; por tanto contendr la informacin adecuada, por cualquier medio
que se produzca, para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada
operacin para facilitar su anlisis.
2.7 CONTROL Y USO DE FORMULARIOS NUMERADOS
Cada ente pblico debe aplicar procedimientos internos o regulados por
los entes rectores de los sistemas para el control y uso de formularios
numerados, independientemente del medio que se utilice para su
produccin, sea por imprenta o por medios informticos.
Todo diseo de formularios debe ser autorizado previamente por los respectivos
entes rectores de los sistemas.
Los procedimientos de control y uso de los formularios autorizados para
sustentar toda operacin financiera o administrativa deben contener, cuando sea
aplicable, la referencia al nmero de copias, al destino de cada una de ellas y las
firmas de autorizacin necesarias.
En los casos de formularios pendientes de uso con sistemas anteriores a los
sistemas integrados los mismos deben ser controlados hasta que hayan sido
devueltos e inutilizados, siguiendo los procedimientos establecidos por los
respectivos entes rectores.
2.8 RESPONSABILIDAD POR LA JURISDICCIN Y ADMINISTRACIN
DESCENTRALIZADA
La mxima autoridad de cada entidad, es responsable por la jurisdiccin
que debe ejercer respecto de otras instituciones en el mbito de la
centralizacin normativa y descentralizacin operativa, para el
cumplimiento de las disposiciones emanadas por los entes rectores de los
distintos sistemas.
La mxima autoridad de cada entidad, debe establecer mecanismos y
procedimientos adecuados de control, seguimiento e informacin, de
operaciones descentralizadas bajo su jurisdiccin, para que cumplan con las
normas de control interno.

2.9 ADMINISTRACIN DEL ENTE PBLICO

La administracin de cada ente pblico debe basarse en el proceso
administrativo (planificacin, organizacin, direccin y control), de tal
manera que se puedan comprobar, evaluar y medir los resultados de cada
uno de ellos, en el marco de un sistema integrado de informacin
gerencial.
En el marco del proceso administrativo la mxima autoridad de las entidades es
responsable de dirigir la ejecucin de las operaciones con base en los objetivos
y metas incluidos en el Plan Operativo Anual (POA), delegando a los distintos
niveles gerenciales, para la consecucin de los resultados planificados,
aplicando mecanismos de control, seguimiento y evaluacin.
2.10 FUNCIONAMIENTO DE LA ALTA DIRECCIN
Como apoyo en la toma de decisiones y conduccin de las operaciones de
las instituciones, es fundamental la existencia y funcionamiento de la Alta
Direccin, independientemente de la forma que sta se constituya.
El rol de la alta direccin (Junta de Directores, Comit de Coordinacin, etc.), es
guiar y apoyar la ejecucin y control de reas especficas con objetivos precisos
que guarden relacin con la visin y misin institucionales.
2.11 EMISIN DE INFORMES
La mxima autoridad de cada ente pblico debe velar por que los informes
internos y externos, se elaboren y presenten en forma oportuna a quien
corresponda (Alta Direccin, Entes rectores, Organismo Legislativo y
otros).
Todo informe tanto interno como externo, debe formar parte del sistema de
informacin gerencial que ayude a la toma de decisiones oportunas, y guarden
relacin con las necesidades y los requerimientos de los diferentes niveles
ejecutivos institucionales y otras entidades.
2.12

PROCESO DE RENDICIN DE CUENTAS

La mxima autoridad de cada ente pblico, debe normar y velar porque la

rendicin de cuentas constituya un proceso ascendente, que abarque
todos los niveles y mbitos de responsabilidad y contribuya a rendir
cuentas pblicamente.

10

Los responsables en cada nivel y mbito de la entidad, deben informar de los

resultados cualitativos y cuantitativos de su gestin, ante su jefe inmediato
superior.
Con base a la informacin presentada por los responsables, la mxima autoridad
de cada entidad debe rendir cuentas pblicamente.
3. NORMAS APLICABLES A LA ADMINISTRACIN DE PERSONAL
Se refieren a los criterios legales, tcnicos y metodolgicos aplicables a
cualquier institucin pblica, para que el sistema de administracin de personal
se defina y ajuste en funcin de los objetivos institucionales, para alcanzar
eficiencia, efectividad, economa y equidad en las operaciones.
3.1 DETERMINACIN DE PUESTOS
La mxima autoridad de cada ente pblico, debe dictar las polticas que le
permitan determinar la cantidad de puestos de trabajo necesarios.
La cantidad de puestos de trabajo necesarios se determina en funcin del Plan
Operativo Anual -POA-como base para la formulacin de su presupuesto.
3.2 CLASIFICACIN DE PUESTOS
La mxima autoridad de cada ente pblico, debe dictar las polticas que le
permitan clasificar los puestos de acuerdo a las disposiciones legales
correspondientes.
Cada ente pblico para clasificar los puestos debe observar las disposiciones
legales que le apliquen (Manual de Clasificacin de Puestos y Salarios, Manual
de Clasificaciones Presupuestarias, Circulares, etc.)
3.3 SELECCIN Y CONTRATACIN
La mxima autoridad de cada ente pblico, debe dictar las polticas para la
seleccin y contratacin de personal, teniendo en cuenta los requisitos
legales y normativas aplicables.
Cada ente pblico para seleccionar y contratar personal, debe observar las
disposiciones legales que le apliquen (Leyes especificas de Servicio Civil y
Reglamento, Manual de Clasificacin de Puestos y Salarios, Manual de
Clasificaciones Presupuestarias, Ley de Contrataciones del Estado y su
Reglamento, otras leyes aplicables, circulares, etc.)

11

3.4 INDUCCIN AL PERSONAL DE NUEVO INGRESO Y PROMOCIONADO

La mxima autoridad de cada ente pblico, debe dictar las polticas que
provean de una adecuada induccin al personal de nuevo ingreso, as
como al que ha sido promocionado.
Cada ente pblico deber disear un programa de induccin para el personal de
nuevo ingreso, as como para aquel que ha sido promocionado a otra categora.
Este programa deber comprender el conocimiento sobre la institucin para la
que laborar, as como sus atribuciones y los derechos como servidor pblico,
adems de las obligaciones que debe cumplir conforme a la legislacin aplicable.
3.5 CAPACITACIN Y DESARROLLO
La mxima autoridad de cada ente pblico es responsable de promover y
respaldar la ejecucin de programas de capacitacin continua para
desarrollar las capacidades y aptitudes de su personal.
Toda unidad administrativa responsable de la capacitacin institucional de su
personal, debe disear el programa anual de capacitacin, de acuerdo a sus
necesidades y considerando el Plan de Capacitacin Continua, elaborado por los
rganos rectores del Sistema Integrado.
3.6 EVALUACIN Y PROMOCIN
La mxima autoridad de cada ente pblico debe dictar las polticas para
evaluar el desempeo del personal, cuyo resultado permita su promocin.
Cada jefe de unidad administrativa, deber evaluar en forma peridica el
rendimiento del personal a su cargo, de acuerdo a los Manuales de Funciones.
Adems, deber observarse que la evaluacin del desempeo sea superior a los
parmetros establecidos en la programacin de las metas presupuestarias.
3.7 CONTROL DE ASISTENCIA
La mxima autoridad de cada ente pblico, debe dictar la poltica que
permita establecer un adecuado control de asistencia para el personal.
En cada ente pblico, se establecern procedimientos para el control de
asistencia, que aseguren la puntualidad y permanencia en los sitios de trabajo
de todos los servidores.
El control se ejercer por el jefe inmediato superior y por la unidad de personal,
en concordancia con los sistemas diseados para el efecto.

12

3.8 VACACIONES
La mxima autoridad de cada ente pblico, debe dictar la poltica que
determine la obligacin de programar adecuadamente las vacaciones de su
personal.
Los Jefes de las unidades administrativas de cada institucin, conjuntamente con
el rea encargada de personal, deben elaborar cada ao un plan de vacaciones,
a fin de no interferir en las funciones designadas a cada puesto de trabajo y por
lo tanto, que no obstaculice, la marcha normal de las operaciones y evitar la
acumulacin de las vacaciones no gozadas.
3.9 ROTACIN DE PERSONAL
La mxima autoridad de cada ente pblico, debe dictar las polticas que
permitan establecer los procedimientos para una adecuada rotacin de
personal.
Cada entidad pblica establecer, en forma sistemtica, la rotacin de los
servidores vinculados con las reas de administracin, registro y custodia de
bienes y recursos de la entidad, para lo cual deber contar con la informacin
necesaria sobre la capacitacin de los servidores, que puedan ocupar los
puestos de aquellos que se encuentran de vacaciones o se han retirado de la
institucin, con el fin de que stos, garanticen un buen desempeo en los
nuevos cargos.
3.10

PRESTACIONES

La mxima autoridad de cada ente pblico debe dictar las polticas que
permitan el cumplimiento de las prestaciones establecidas en las
disposiciones legales aplicables.
Las prestaciones por retiro o en servicio que conforme la ley deben pagarse al
personal, se efectuarn por las unidades administrativas responsables
ejerciendo el debido control para que las mismas se hagan efectivas en los
plazos y montos que correspondan, sustentados con la documentacin
pertinente, previa aprobacin y autorizacin de los niveles correspondientes.
3.11

MOTIVACIN

La mxima autoridad de cada ente pblico, debe dictar las polticas que
propicien la estabilidad laboral y el bienestar de sus trabajadores, a travs
de programas motivacionales.
Cada ente pblico, debe propiciar la elaboracin de programas motivacionales,

13

que comprendan: Estabilizacin laboral, beneficios sociales y recreativos, que

coadyuven a mejorar el rendimiento de los empleados y una mayor identificacin
con la institucin.
4. NORMAS APLICABLES AL SISTEMA DE PRESUPUESTO PBLICO
Se refieren a los criterios tcnicos generales de control interno, que deben ser
observados en la metodologa uniforme establecida en los manuales emitidos
por el rgano rector, aplicables a cualquier institucin pblica, dentro del proceso
presupuestario, que comprende: la formulacin, programacin, ejecucin,
control, evaluacin y liquidacin en funcin de las polticas nacionales y los
objetivos institucionales.
4.1 FORMULACIN
La mxima autoridad de cada ente pblico, a travs de la unidad
especializada, debe definir las estrategias, polticas, objetivos y metas
institucionales, para la preparacin del anteproyecto de presupuesto.
Las estrategias, polticas, objetivos y metas institucionales definidos, deben estar
acorde a los lineamientos generales de Gobierno, los cuales servirn de base
para la realizacin de la formulacin descendente y ascendente que culminar
con la programacin y elaboracin del anteproyecto de presupuesto.
Para el caso de las entidades de Gobierno Central debern observar los
lineamientos dictados por el Ministerio de Finanzas Pblicas y la Secretara
General de Planificacin y Programacin de la Presidencia de la Repblica y
para las entidades descentralizadas y autnomas, los que dicte la mxima
autoridad y otros que les apliquen.
Las entidades en cuyos programas participen unidades ejecutoras, debe
formular y aperturar su presupuesto a ese nivel y presentarlo en forma
consolidada.
4.2 PLAN OPERATIVO ANUAL
La mxima autoridad de cada ente pblico, debe promover la elaboracin
tcnica y objetiva de los planes operativos anuales.
El Plan Operativo Anual, constituye la base tcnica para una adecuada
formulacin presupuestaria, por lo tanto, las unidades especializadas de cada
entidad, deben elaborar anualmente en forma tcnica y objetiva, sus respectivos
planes operativos, reflejando los alcances y las metas segn su finalidad, a fin
de que en su anteproyecto de presupuesto sean contemplados

14

los recursos financieros que harn posible alcanzar las metas propuestas, por lo
que deber existir interrelacin entre ambos.
Copia de dicho Plan debe ser enviado a la Contralora General de Cuentas, una
semana despus de haber sido aprobado su presupuesto, para efectos de la
evaluacin de la calidad del gasto y su impacto en la gestin pblica.
4.3 INTERRELACIN PLAN OPERATIVO ANUAL Y ANTEPROYECTO DE
PRESUPUESTO
Las entidades responsables de elaborar las polticas y normas
presupuestarias para la formulacin, deben velar porque exista
interrelacin, entre el plan operativo anual y el anteproyecto de
presupuesto.
El Ministerio de Finanzas Pblicas, la Mxima Autoridad de las entidades
descentralizadas y autnomas y SEGEPLAN, deben verificar que exista
congruencia entre el POA y el Anteproyecto de Presupuesto, previo a continuar
con el proceso presupuestario.
Cualquier modificacin que se considere necesaria debe comunicarse
oportunamente a cada entidad, para que realice los ajustes tanto en el POA
como en el Anteproyecto de Presupuesto.
4.4 INDICADORES DE GESTIN
La mxima autoridad de cada ente pblico es responsable porque la
unidad especializada elabore los indicadores aplicables a cada nivel que
permitan medir la gestin institucional.
La unidad especializada en coordinacin con los entes rectores deben definir los
procedimientos que permitan establecer, de acuerdo a los objetivos
institucionales, unidades de medida y relaciones financieras que permitan definir
tcnicamente los indicadores de su gestin.
4.5 ESTIMACIN DE LOS INGRESOS
La mxima autoridad de cada ente pblico, debe velar porque en su
anteproyecto de Presupuesto, se incluyan todas las estimaciones de
ingresos y se identifiquen las fuentes de financiamiento.
Cada ente pblico a travs de la unidad especializada, es responsable porque
dentro del anteproyecto de presupuesto, se incluyan todas las clases de
ingresos que se tiene estimado percibir, as como identificar claramente las
fuentes de financiamiento y sus montos estimados dentro del ejercicio fiscal.

15

4.6 PROGRAMACIN DE LOS EGRESOS

La mxima autoridad de cada ente pblico es responsable porque su
anteproyecto de Presupuesto se realice utilizando la metodologa
Programtica.
Cada entidad a travs de la unidad especializada, deber estructurar el
anteproyecto de presupuesto utilizando la tcnica de Presupuesto por
Programas, identificando claramente las categoras programticas institucionales
y las unidades ejecutoras responsables de cada uno de ellas, as como el
destino de los egresos de acuerdo a su fuente de financiamiento.
4.7 REVISIN DE LOS ANTEPROYECTOS DE PRESUPUESTO
El ente rector del sistema presupuestario y los rganos competentes,
deben fijar las polticas para la revisin de los anteproyectos de
presupuesto de las entidades bajo s u competencia.
Las polticas para la revisin de los anteproyectos de presupuesto, deben definir
los procedimientos, alcance y forma de documentar la revisin, de tal manera
que quede evidencia de los criterios aplicados y permitan comunicar los
resultados de la revisin, para que los entes pblicos efecten las correcciones
respectivas.
4.8 CORRECCIONES A LOS ANTEPROYECTOS DE PRESUPUESTO
La mxima autoridad de cada ente pblico, dictar las polticas que
permitan efectuar las correcciones al anteproyecto de presupuesto
recomendadas por el ente rector, tomando como base la prioridad de las
actividades sustantivas de la entidad.
Estas polticas deben permitir que las correcciones a los anteproyectos de
presupuesto, se efecten dejando evidencia de la participacin de todos los
responsables de gerenciar programas o proyectos, quienes a la vez deben
documentar las correcciones efectuadas a lo interno de sus unidades ejecutoras.
4.9 PRESENTACIN DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO
La mxima autoridad de cada ente pblico, debe velar porque el Proyecto
de Presupuesto, sea el documento definitivo que ha sido sometido al
proceso de correccin.
La unidad especializada de cada ente pblico, es responsable de centralizar y
documentar la secuencia cronolgica de los cambios efectuados a los
16

anteproyectos de presupuesto por parte de las unidades ejecutoras segn las

recomendaciones del rgano rector del sistema presupuestario y los rganos
competentes, para garantizar que el Proyecto de Presupuesto refleje fielmente
los cambios realizados.
4.10

APROBACIN Y PUBLICACIN DEL PRESUPUESTO

La mxima autoridad de cada ente pblico, debe velar porque su

Presupuesto sea aprobado en los plazos establecidos en la Ley, por parte
del ente rector u rgano competente y que el mismo sea publicado.
La mxima autoridad debe velar porque el presupuesto aprobado oficialmente se
publique por los medios respectivos; para el caso de Gobierno Central, el
presupuesto es aprobado por el Congreso de la Repblica, y para las entidades
descentralizadas y autnomas por parte del rgano competente.
4.11

PROGRAMACIN PRESUPUESTARIA

El ente rector u rgano competente debe emitir e informar oportunamente a

los entes pblicos las polticas para efectuar la programacin de la
ejecucin presupuestaria.
Las polticas para la programacin de la ejecucin presupuestaria deben
contener los criterios para elaborar la programacin fsica y financiera anual de
acuerdo al presupuesto aprobado, y trimestral de acuerdo al presupuesto
modificado.
El rgano rector debe proporcionar la asesora necesaria para su eficaz
aplicacin.
4.12

PROGRAMACIN ANUAL DE LA EJECUCIN PRESUPUESTARIA

La mxima autoridad de cada ente pblico a travs de la unidad

especializada, debe velar porque los responsables de los programas y
proyectos institucionales realicen la programacin anual.
Los responsables de los programas y proyectos deben realizar la programacin
anual en forma tcnica y de acuerdo a las polticas para la programacin de la
ejecucin presupuestaria, tomando en cuenta la oportunidad para: la produccin
de bienes y servicios, inicio y avance de obras fsicas, adquisicin de insumos,
personal y recursos financieros, dejando evidencia escrita de los resultados del
anlisis realizado para fijar el monto de las cuotas de compromiso, devengado y
pagado.

17

4.13
PROGRAMACIN
PRESUPUESTARIA

TRIMESTRAL

DE

LA

EJECUCIN

La mxima autoridad de cada ente pblico a travs de la unidad

especializada, debe consolidar la programacin financiera preparada por
los responsables de programas y proyectos institucionales.
La unidad especializada, al consolidar la programacin trimestral debe verificar
que la informacin recibida de los responsables de programas y proyectos, este
acorde a lo definido en la programacin anual y en el caso de variaciones
significativas en la programacin trimestral, debe requerir por escrito las
justificaciones o razones de dichas variaciones para realizar el anlisis tcnico
correspondiente, determinando si son procedentes y si estas contribuyen al logro
de los objetivos y polticas de gobierno; con esta informacin realizar la
consolidacin de las cuotas de solicitud de compromiso, devengado y pagado.
La justificacin razonada de las variaciones presentadas, debe adjuntarse por
escrito para su aprobacin; de igual manera para la solicitud de cuotas, debe
tomar en cuenta el nivel de ejecucin, calidad del gasto de meses y ejercicios
anteriores y el presupuesto modificado.
4.14

APROBACIN DE PROGRAMACIN DE CUOTAS

El ente rector o la autoridad competente, debe emitir el documento oficial

que apruebe las cuotas trimestrales y mensuales en forma oportuna.

Para la aprobacin de las cuotas, el ente rector o la autoridad competente

debe realizar un anlisis de la recaudacin de los ingresos, disponibilidades
de caja y fuentes de financiamiento, que permitan validar o modificar las
cuotas solicitadas.
De igual manera se debe tomar en cuenta el nivel de ejecucin y la calidad de
gasto de meses anteriores, para la aprobacin de cuotas en los plazos
establecidos en la Ley, emitiendo la resolucin o documento oficial que muestre
la intencin del objeto del gasto y las fuentes de financiamiento.
4.15

COMUNICACIN DE CUOTAS

La mxima autoridad de cada ente pblico a travs de la unidad

especializada, debe comunicar oportunamente, los montos aprobados de
cuotas de compromiso, devengado y pago.
Los montos aprobados de cuotas de compromiso, devengado y pago, por fuente
de financiamiento y grupo de gasto, deben comunicarse por escrito a los
responsables de programas y proyectos institucionales, de acuerdo a lo
solicitado.

18

4.16

CONTROL DE CUOTAS

La mxima autoridad de cada ente pblico, a travs de la unidad

especializada y los responsables de unidades ejecutoras, de programas y
proyectos, deben promover, apoyar y supervisar la utilizacin adecuada de
las cuotas aprobadas.
La unidad especializada y los responsables de unidades ejecutoras, de
programas y proyectos deben establecer los procedimientos de control
ascendente y descendente de la utilizacin adecuada y oportuna de las cuotas
aprobadas, as como procedimientos de conciliacin del comportamiento de su
utilizacin, para comunicar oportunamente a la unidad especializada, sobre los
resultados obtenidos, con el fin de hacer un uso racional y eficiente de las cuotas
aprobadas.
4.17

EJECUCIN PRESUPUESTARIA

La mxima autoridad de cada ente pblico, con base en la programacin

fsica y financiera, dictar las polticas administrativas para lograr la
calidad del gasto, con criterios de probidad, eficacia, eficiencia,
transparencia, economa y equidad.
La unidad especializada y los responsables de unidades ejecutoras, de
programas y proyectos deben velar por el cumplimiento de los procedimientos y
mecanismos establecidos, de acuerdo a las polticas administrativas dictadas por
las mximas autoridades, para el control de: adquisicin, pago, registro, custodia
y utilizacin de los bienes y servicios, as como para informar de los resultados
obtenidos por medio de sus indicadores de gestin, sobre el impacto social de
las polticas institucionales.
4.18

REGISTROS PRESUPUESTARIOS

La mxima autoridad de cada ente pblico, a travs de la unidad

especializada debe velar porque se lleve un sistema de registro
presupuestario eficiente, oportuno y real.
La unidad especializada debe crear los procedimientos que permitan el registro
eficiente, oportuno y real de las transacciones de ingresos (devengado y
percibido), y de egresos (compromiso, devengado y pagado), apoyados en un
adecuado sistema, sea este manual o computarizado, de tal manera que permita
proporcionar informacin para la toma de decisiones.
4.19

MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS

La mxima autoridad de cada ente pblico, debe dictar polticas y

19

procedimientos que permitan realizar modificaciones a los presupuestos

de una manera objetiva, oportuna, legal y eficiente.
La unidad especializada debe velar porque los procedimientos para realizar las
modificaciones presupuestarias, se sometan a un adecuado proceso de solicitud,
anlisis, autorizacin y cumplimiento legal, dejando evidencia escrita del mismo y
a la vez que en este proceso tengan participacin directa todos los niveles que
intervienen en la ejecucin presupuestaria.
Bajo el criterio de haber realizado una buena formulacin presupuestaria, las
modificaciones que surjan solo deben corresponder a casos no previstos en el
presupuesto aprobado.
4.20

CONTROL DE LAS MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS

La mxima autoridad de cada ente pblico, debe dictar polticas y

procedimientos para llevar un control oportuno de las modificaciones
realizadas.
La unidad especializada debe velar porque las polticas y procedimientos de
control aseguren que las modificaciones presupuestarias estn oficialmente
autorizadas, documentadas, comunicadas oportunamente a los distintos niveles
y entidades involucradas, as como operadas de conformidad con las
estructuras presupuestarias y montos autorizados.
4.21
ACTUALIZACIN
METAS

DE

PROGRAMACIN

PRESUPUESTARIA

La mxima autoridad de cada ente pblico, debe dictar polticas y

procedimientos que permitan realizar la reprogramacin presupuestaria y
el ajuste a las metas respectivas en funcin de las modificaciones
presupuestarias realizadas.
La unidad especializada debe velar porque las polticas y procedimientos
aseguren que se ha reprogramado la ejecucin presupuestaria, bajo los mismos
criterios y procedimientos aplicados en la programacin inicial, a nivel de
programas y proyectos y por ende sus metas e indicadores, mostrando con ello
el potencial de la gestin institucional.
4.22

CONTROL DE LA EJECUCIN PRESUPUESTARIA

Los entes rectores y la autoridad competente de cada ente pblico, deben

emitir las polticas y procedimientos para ejercer un control oportuno y
eficiente sobre la ejecucin del presupuesto.
Los entes rectores y la autoridad competente de cada ente pblico, deben

20

establecer los procedimientos tcnicos que les permita controlar oportunamente

el avance de la ejecucin presupuestaria, fsica y financiera as como el
comportamiento de los ingresos y fuentes de financiamiento, con base en lo cual
el ente rector debe hacer el seguimiento y evaluacin correspondiente.
4.23

CONTROL DE LA EJECUCIN INSTITUCIONAL

La mxima autoridad de cada ente pblico, debe emitir las polticas y

procedimientos de control, que permitan a la institucin alcanzar sus
objetivos y metas establecidos en el Plan Operativo Anual.
La unidad especializada debe velar por el adecuado cumplimiento de las
polticas y procedimientos emitidos por la mxima autoridad, para que los
responsables de las unidades ejecutoras, de programas y proyectos, cumplan
con sus respectivos objetivos y metas por medio de la utilizacin adecuada de
los recursos asignados, aplicados con criterios de probidad, eficacia, eficiencia,
transparencia, economa y equidad.
4.24

EVALUACIN DE LA EJECUCIN PRESUPUESTARIA

Los entes rectores y las autoridades competentes de cada ente pblico,

debe emitir las polticas y procedimientos que permitan, durante el
ejercicio fiscal y al cierre del mismo, realizar la evaluacin de la ejecucin
del presupuesto, para la toma oportuna de decisiones y una adecuada
rendicin de cuentas.
Las unidades especializadas del ente rector y de cada ente pblico, a travs de
las polticas y procedimientos emitidos, deben evaluar la ejecucin de los
presupuestos con base a los indicadores de gestin, para determinar el
comportamiento e impacto de los mismos, durante el ejercicio fiscal (informes
cuatrimestrales) y al cierre del mismo. Del resultado de las evaluaciones, las
unidades especializadas, deben dejar evidencia escrita del anlisis realizado y
emitir los informes correspondientes.
4.25
EVALUACIN
INSTITUCIONAL

DE

LA

EJECUCIN

PRESUPUESTARIA

La mxima autoridad de cada ente pblico, debe dictar polticas y

procedimientos para realizar la medicin oportuna de los resultados
fsicos, financieros y los efectos producidos.
La unidad especializada debe realizar peridicamente, el anlisis tcnico de la
ejecucin presupuestaria y sus resultados, de lo cual debe quedar evidencia,
para establecer las variaciones entre lo estimado y realizado y de ser necesario,
proponer las recomendaciones que permitan alcanzar las metas

21

programadas para el ejercicio.

4.26

INFORMES DE GESTIN

La mxima autoridad de cada ente pblico, debe dictar polticas y

procedimientos que permitan elaborar y remitir los informes con enfoque
gerencial al ente rector y autoridad competente, sobre la ejecucin
presupuestaria y de su gestin.
La unidad especializada de cada ente pblico, debe solicitar y consolidar la
informacin de todas las unidades ejecutoras, para elaborar y remitir el informe
de ejecucin presupuestaria y de gestin, en los plazos y bajo las caractersticas
establecidas por el ente rector y autoridad competente.
Estos informes deben formar parte del proceso de rendicin de cuentas a todo
nivel.
4.27

LIQUIDACIN PRESUPUESTARIA

El ente rector y la autoridad competente de cada ente pblico, deben emitir

las normas y procedimientos para realizar una adecuada y oportuna
liquidacin presupuestaria.
Las unidades especializadas con base en las normas de liquidacin
presupuestaria, deben preparar la liquidacin presupuestaria cuidando que todos
los ingresos y egresos hayan sido operados de acuerdo a la base contable
establecida por la Ley.
4.28 FUNCIN ASESORA DEL PROCESO PRESUPUESTARIO
La mxima autoridad del Ministerio de Finanzas Pblicas, a travs del
Viceministerio respectivo, es responsable de coordinar el adecuado
funcionamiento de la Comisin Tcnica de Finanzas Pblicas.
Durante todo el proceso presupuestario, la Comisin Tcnica de Finanzas
Pblicas, es responsable de presentar a las autoridades del Ministerio de
Finanzas Pblicas, las propuestas pertinentes para mejorar la calidad de la
gestin presupuestaria del Estado.
5. NORMAS APLICABLES AL SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA
GUBERNAMENTAL
Se refieren a los criterios tcnicos generales de control interno, que deben ser
aplicados en el registro de los hechos que tienen efectos presupuestarios,
22

patrimoniales y en los flujos de fondos inherentes a las operaciones del sector

pblico no financiero, conforme la metodologa uniforme establecida en los
manuales emitidos por el rgano rector.
5.1 FUNCIN NORMATIVA
El Ministerio de Finanzas Pblicas a travs del rgano rector respectivo,
debe emitir las polticas y la normativa para el registro contable de todas las
operaciones que realicen los entes del sector pblico no financiero.
La Direccin de Contabilidad del Estado emitir las polticas y criterios de
aplicacin de las mismas, para el registro de las operaciones que tiene n efectos
presupuestarios, contables y de tesorera, integrados en los conceptos de
activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos etc., deben reflejarse en los
estados financieros, as como, en la centralizacin, actualizacin y consolidacin
de las operaciones realizadas por las diferentes entidades.
La normatividad debe ajustarse a las Normas Internacionales de Contabilidad
Gubernamental, para el registro contable, elaboracin y presentacin de los
estados financieros a niveles institucionales y consolidados del sector pblico,
incluyendo la presentacin de informacin complementaria.
5.2 NORMATIVA CONTABLE INTERNA
Las empresas pblicas y otros entes del sector pblico no financiero, por
disposiciones legales o tcnicas, podrn utilizar otras polticas y normativa
contable aprobada por la autoridad competente.
La mxima autoridad de los entes pblicos, que le sean aplicables otras polticas
y normas contables especificas, deben velar que, para efectos de consolidacin,
las unidades especializadas presenten sus estados financieros, ajustados a la
normativa emitida por el Ministerio de Finanzas Pblicas.
5.3 ASESORA, CAPACITACIN Y SEGUIMIENTO
La mxima autoridad del Ministerio de Finanzas Pblicas, debe emitir
polticas y normas, que regulen las acciones de asesora, capacitacin y
seguimiento a todas las entidades del sector pblico no financiero para
facilitar la aplicacin de la normativa contable.
La Direccin de Contabilidad del Estado como rgano rector y las unidades
especializadas de cada entidad, son responsables de proporcionar asesora,
capacitacin y seguimiento que incluya la interpretacin de los criterios tcnicos
para el registro de las operaciones relacionadas.
23

5.4 RECEPCIN Y VERIFICACIN DE LA DOCUMENTACIN DE SOPORTE

La mxima autoridad del Ministerio de Finanzas Pblicas, debe normar y
emitir polticas y procedimientos para la adecuada recepcin y verificacin
de la documentacin de soporte.
La Direccin de Contabilidad del Estado y las autoridades superiores de cada
entidad, en el proceso de recepcin y verificacin de la documentacin de
soporte de las operaciones, en su respectivo mbito, deben contar con la
tecnologa y metodologa, as como la organizacin formalmente descrita en
manuales de funciones y procedimientos, que permitan ejercer un eficiente
control sobre los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, egresos, etc., para
asegurar el cumplimiento de las polticas, normas, leyes y regulaciones a las que
estn sujetas todas las operaciones, como requisito previo a continuar con el
proceso de consolidacin y tramite hacia los niveles correspondientes.
5.5 REGISTRO DE LAS OPERACIONES CONTABLES
La mxima autoridad del Ministerio de Finanzas Pblicas, a travs de la
Direccin de Contabilidad del Estado, debe normar y emitir polticas y
procedimientos, para el adecuado y oportuno registro de las operaciones
contables.
La Direccin de Contabilidad del Estado y las autoridades superiores de cada
entidad, deben velar porque en el proceso de registro de las etapas de
devengado, pagado y consumido, en sus respectivos sistemas, corresponda
nicamente a aquellas operaciones que previa verificacin de las fases
anteriores, hayan cumplido satisfactoriamente con todas las condiciones y
cuenten con la documentacin de soporte, para garantizar la generacin de
informacin contable, presupuestaria (fsica y financiera) y de tesorera , confiable
y oportuna.
Todo registro contable que se realice y la documentacin de soporte, deben
permitir aplicar pruebas de cumplimiento y sustantivas en el proceso de auditora,
y en general el seguimiento y evaluacin interna de la calidad de los registros
contables.
5.6 ACTUALIZACIN E INTERCAMBIO DE INFORMACIN ENTRE LOS
ENTES RECTORES
La autoridad superior del Ministerio de Finanzas Pblicas debe normar que
la informacin que corresponde administrar a cada uno de los entes
rectores, se mantenga actualizada y se intercambie oportunamente.

24

La autoridad superior de cada ente rector, debe velar porque se cumplan las
normas relativas a la actualizacin e intercambio de informacin oportunamente,
para que la Direccin del Contabilidad Estado, cuente con informacin suficiente
para elaborar y presentar los Estados Financieros, incluyendo informacin
complementaria, que facilite la interpretacin adecuada por parte de los usuarios
y que stos constituyan instrumentos gerenciales para la toma de decisiones.

5.7 CONCILIACIN DE SALDOS

La mxima autoridad del Ministerio de Finanzas Pblicas, a travs de la
Direccin de Contabilidad del Estado, debe normar y emitir polticas y
procedimientos para la adecuada y oportuna conciliacin de saldos.
Las unidades especializadas deben realizar las conciliaciones de saldos de
acuerdo a la normatividad emitida por la Direccin de Contabilidad del Estado y
las autoridades superiores de cada entidad, quienes velarn, en su respectivo
mbito, porque se apliquen los procedimientos de conciliacin de saldos de una
manera tcnica, adecuada y oportuna.
5.8 ANLISIS DE LA INFORMACIN PROCESADA

La mxima autoridad de cada ente pblico, debe normar que toda la

informacin financiera, sea analizada con criterios tcnicos.
Las unidades especializadas de cada ente pblico son las responsables de
realizar el anlisis financiero oportuno de toda la informacin procesada, as
como la interpretacin de los resultados para asegurar que la misma es
adecuada y que garantice que los reportes e informes que se generan
peridicamente sean confiables, para la toma de decisiones a nivel gerencial.

5.9 ELABORACIN Y PRESENTACIN DE ESTADOS FINANCIEROS

La mxima autoridad del Ministerio de Finanzas Pblicas, a travs de la
Direccin de Contabilidad del Estado, debe normar los procedimientos
tcnicos para la elaboracin y presentacin de Estados Financieros.

La Direccin de Contabilidad del Estado y las autoridades superiores de cada

entidad en su respectivo mbito, deben velar porque los estados financieros
se elaboren y presenten en la forma y fechas establecidas, de acuerdo con
las normas y procedimientos emitidos por el ente rector.

25

5.10

RENDICIN DE CUENTAS

Las mximas autoridades de los entes pblicos, deben rendir cuentas

pblicamente de su gestin institucional.
El medio para rendir cuentas pblicamente, deben ser los informes oficiales
establecidos en el reglamento de la Ley Orgnica del Presupuesto y su
informacin complementaria, que incluya el anlisis del impacto econmico
social de la gestin institucional con base en las normas emitidas por la
Direccin de Contabilidad del Estado, en su carcter de ente rector del Sistema
de Contabilidad Integrada Gubernamental.
5.11

CIERRE DEL EJERCICIO CONTABLE

El Ministerio de Finanzas Pblicas a travs de la Direccin de Contabilidad

del Estado, debe emitir las normas, polticas y procedimientos para realizar
oportuna y eficazmente el cierre contable.
La Direccin de Contabilidad del Estado y la Autoridad Superior de cada ente
pblico no financiero, deben velar porque al 31 de diciembre de cada ao, se
cumpla con la presentacin completa de los estados financieros en los plazos
establecidos en la Ley, aplicando criterios tcnicos, normas, polticas y
procedimientos de cierre contable emitidos por el ente rector.
5.12

CONSOLIDACIN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

La mxima autoridad del Ministerio de Finanzas Pblicas, a travs de la

Direccin de Contabilidad del Estado, debe consolidar la informacin
financiera de todo el sector pblico.
La Direccin de Contabilidad del Estado, para efectuar el proceso de
consolidacin de los Estados Financieros del Gobierno de Guatemala, debe
disponer y utilizar los estados financieros y la informacin complementaria
presentada por las entidades de Gobierno Central, Entidades Descentralizadas
y Autnomas.
6. NORMAS APLICABLES AL SISTEMA DE TESORERA
Se refieren a los criterios tcnicos y la metodologa uniforme que permita
establecer el adecuado control interno en la administracin de efectivo y sus
equivalentes, por parte del rgano rector y la unidad especializada que tenga a
su cargo la funcin de tesorera en todo el sector pblico no financiero.

26

6.1 FUNCIN NORMATIVA

El Ministerio de Finanzas Pblicas a travs de la Tesorera Nacional, debe
emitir las polticas y normativa para la administracin del efectivo y sus
equivalentes.
La Tesorera Nacional y la autoridad superior de cada ente pblico, en su
respectivo mbito, deben velar por el cumplimiento de las polticas y normas
emitidas para la adecuada administracin de: La captacin de los ingresos, los
pagos de obligaciones y el control de las disponibilidades.
6.2 NORMATIVA INTERNA
Las empresas pblicas y otros entes del sector pblico no financiero, por
disposiciones legales o tcnicas, podrn utilizar otras polticas y normativa
aprobada por la autoridad competente.
Los entes pblicos, que por razones internas deban aplicar otras polticas y
normas en la administracin del efectivo y su equivalente, estas deben adaptarse
en lo que sea aplicable a la normativa emitida por el Ministerio de Finanzas
Pblicas, mismas que deben ser comunicadas a dicho Ministerio.
6.3 ASESORA, CAPACITACIN Y SEGUIMIENTO
La mxima autoridad del Ministerio de Finanzas Pblicas, debe emitir
polticas y normas, que regulen las acciones de asesora, capacitacin y
seguimiento a todas las entidades del sector pblico no financiero, para
facilitar la aplicacin de la normativa del Sistema de Tesorera.
La Tesorera Nacional, como rgano rector y las unidades especializadas de cada
entidad, son responsables de proporcionar asesora, capacitacin y seguimiento
oportuno para administrar el efectivo y sus equivalentes.
6.4 PROGRAMACIN FINANCIERA ANUAL
La mxima autoridad del Ministerio de Finanzas Pblicas y la autoridad
superior de cada ente pblico, a travs de la unidad especializada, deben
normar que se elabore una adecuada y oportuna programacin financiera
anual.
La Tesorera Nacional y las unidades especializadas de cada ente pblico,
deben elaborar la programacin financiera anual, con base al Flujo de Caja,
misma que debe estar acorde con la programacin de la ejecucin
27

presupuestaria.
6.5 FLUJO DE CAJA
La mxima autoridad del Ministerio de Finanzas Pblicas y la autoridad
superior de cada ente pblico, a travs de la unidad especializada, deben
normar que se elabore el Flujo de Caja,
La Tesorera Nacional y las unidades especializadas de cada ente pblico, deben
emitir el manual de procedimientos, para estandarizar la elaboracin del Flujo de
Caja mensual, como instrumento de seguimiento, control y evaluacin de la
programacin financiera anual.
6.6 PROGRAMACIN DE CUOTAS DE PAGO
La mxima autoridad del Ministerio de Finanzas Pblicas y la autoridad
superior de cada ente pblico, deben normar que las unidades
especializadas, con base en el Flujo de Caja, preparen la programacin
peridica de cuotas de pago en forma tcnica y oportuna.
Para una adecuada programacin de cuotas de pago, la Tesorera Nacional y las
unidades especializadas de cada ente pblico, deben establecer procedimientos
que les permitan contar con informacin real y oportuna de los ingresos y
disponibilidades del efectivo, para establecer las cuotas de pago y solicitar la
aprobacin correspondiente.
Las unidades especializadas deben comunicar oportunamente, a los
responsables de la ejecucin de programas y proyectos de las cuotas de pago
mensuales aprobadas.
6.7 REPROGRAMACIN DE CUOTAS DE PAGO
La mxima autoridad del Ministerio de Finanzas Pblicas y la autoridad
superior de cada ente pblico, deben emitir las polticas para la
reprogramacin de cuotas de pago.
La Tesorera Nacional y las unidades especializadas de cada ente pblico, son
responsables de cumplir oportunamente con las polticas de reprogramacin, a
travs de las normas y procedimientos establecidos por el rgano rector.
6.8 CONTROL DE LA EJECUCIN DE INGRESOS
La mxima autoridad del Ministerio de Finanzas Pblicas, y la autoridad
superior de cada entidad pblica, deben normar porque las unidades
especializadas implementen procedimientos de control y seguimiento de

28

los ingresos.
Las unidades especializadas deben implementar procedimientos que le permitan
de una manera tcnica controlar y darle seguimiento a los ingresos, para
asegurarse que los mismos estn disponibles oportunamente en las cuentas
bancarias habilitadas.
6.9 CONTROL DE LA EJECUCIN DE PAGOS
La mxima autoridad del Ministerio de Finanzas Pblicas, y la autoridad
superior de cada entidad pblica, deben normar que las unidades
especializadas implementen procedimientos de control y seguimiento de
los pagos autorizados.
Las unidades especializadas a travs de los procedimientos de control y
seguimiento de pagos autorizados, deben asegurar que los mismos se
ejecutaron de acuerdo a la forma de pago, establecida en los Manuales emitidos
por la Tesorera Nacional, y montos autorizados.
6.10

ANLISIS Y EVALUACIN FINANCIERA

La mxima autoridad del Ministerio de Finanzas Pblicas, a travs de la

Tesorera Nacional y la autoridad superior de cada entidad pblica, deben
normar que se realice anlisis y evaluacin financiera al flujo de caja.
Las unidades especializadas son las responsables de realizar mensualmente el
anlisis y evaluacin financiera, del comportamiento del flujo de ingresos,
egresos y disponibilidades de efectivo y sus equivalentes, para determinar el
grado de cumplimiento de la programacin financiera y las necesidades de
financiamiento para los meses siguientes.
6.11

ESTADO DE FLUJO DE CAJA

La mxima autoridad del Ministerio de Finanzas Pblicas, a travs de la

Tesorera Nacional y la autoridad superior de cada entidad pblica, deben
normar que mensualmente se prepare un Estado de Flujo de Caja.
Las unidades especializadas de cada entidad pblica son responsables de
preparar mensualmente el Estado de Flujo de Caja, que tiene como propsito ser
el instrumento gerencial que permita evaluar el comportamiento real de los
ingresos, egresos y disponibilidades de efectivo, para la toma adecuada y
oportuna de decisiones.

29

6.12
CONTROL DE SALDOS INICIALES Y FINALES DE CAJA Y
EQUIVALENTES DE EFECTIVO.
La mxima autoridad del Ministerio de Finanzas Pblicas y la autoridad
superior de cada entidad pblica, normarn lo relativo al control de los
saldos iniciales y finales.
La Tesorera Nacional y las unidades especializadas de los entes pblicos,
deben implementar mecanismos de control, que garanticen la confiabilidad de
los saldos iniciales y finales de caja y equivalentes de efectivo, de los reportes
diarios, semanales y mensuales, as como los que se presenten en el Estado de
Flujo de Caja.
6.13

APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS

El Ministerio de Finanzas Pblicas a travs de la Tesorera Nacional y la

autoridad superior de cada entidad pblica, son las responsables de la
apertura de cuentas bancarias.
La Tesorera Nacional y las unidades especializadas de cada ente pblico,
deben aperturar cuentas bancarias de acuerdo a normativas legales aplicables.
6.14

ADMINISTRACIN DE CUENTAS BANCARIAS

El Ministerio de Finanzas Pblicas a travs de la Tesorera Nacional y la

autoridad superior de cada entidad pblica, son las responsables de emitir
la normativa para una adecuada administracin de las cuentas bancarias.
La Tesorera Nacional y las unidades especializadas de cada ente pblico, son
responsables de cumplir con las normas y procedimientos que permitan alcanzar
la eficiencia, eficacia y transparencia en el manejo de las disponibilidades de
efectivo, a travs de cuentas bancarias.
Como parte de la descentralizacin y desconcentracin del sistema de tesorera,
la Tesorera Nacional y unidades especializadas, deben aperturar cuentas
bancarias que operen como cuenta nica, que provea de fondos segn su
destino, a las distintas cuentas bancarias con que operan las unidades
ejecutoras de las entidades pblicas.
6.15

CONTROL DE CUENTAS BANCARIAS

El Ministerio de Finanzas Pblicas a travs de la Tesorera Nacional como

ente rector del Sistema de Tesorera, debe emitir normas y crear
mecanismos, que le permitan ejercer el control sobre todas las cuentas
bancarias del sector pblico.
30

Las autoridades superiores de las entidades del sector pblico, velarn porque
las unidades ejecutoras reporten a la unidad especializada en las fechas y forma
establecidas en la normativa interna, las cuentas bancarias que utilizan para la
administracin de la disponibilidad de efectivo. Adems deben velar porque las
unidades especializadas cumplan con la normativa y los procedimientos
establecidos por la Tesorera Nacional, en lo relativo al estatus y movimiento de
las cuentas bancarias entre otros.
6.16

CONCILIACION DE SALDOS BANCARIOS

El Ministerio de Finanzas Pblicas a travs de la Tesorera Nacional y la

autoridad superior de cada entidad pblica a travs de las unidades
especializadas, velarn porque se concilie oportunamente los saldos
bancarios con los registros contables.
Tesorera Nacional y las unidades especializadas de los entes pblicos deben
disear los procedimientos que permitan efectuar la conciliacin de saldos en
bancos, en forma diaria, semanal o mensual, con las conciliaciones bancarias
preparadas por la Direccin de Contabilidad del Estado y las unidades de
contabilidad de los entes pblicos.
6.17

COLOCACIN DE EXCEDENTES DE CAJA

El Ministerio de Finanzas Pblicas a travs de la Tesorera Nacional debe

establecer y normar los procedimientos para el control y orientacin del
uso eficiente de los saldos disponibles de caja.
La Tesorera Nacional y las unidades especializadas de los entes pblicos,
deben cumplir con los procedimientos y normas establecidos para la colocacin
de excedentes de caja, debiendo procurar que estos sean colocados en ttulos y
valores del Estado o en su efecto, de primer orden, maximizando el rendimiento
y minimizando el riesgo.
6.18

INSTRUMENTOS FINANCIEROS PARA CUBRIR DFICIT DE CAJA.

El Ministerio de Finanzas Pblicas, a travs de la Tesorera Nacional,

establecer las normas y procedimientos para la autorizacin, colocacin,
registro y control de los Instrumentos Financieros de Corto Plazo para
cubrir dficit de caja.
La Tesorera Nacional y las Tesoreras Municipales deben cumplir con las
normas y procedimientos establecidos, velando por que se desarrolle un
adecuado registro y control, de las colocaciones, as como hacer las provisiones
correspondientes para hacerle frente a su amortizacin en las fecha previstas,
dentro del ejercicio fiscal.

31

6.19 CONSTITUCIN Y ADMINISTRACIN DE FONDOS ROTATIVOS

El Ministerio de Finanzas Pblicas, a travs de la Tesorera Nacional y la
autoridad superior de las entidades pblicas, a travs de las unidades
especializadas, reglamentarn y normarn los procedimientos, para la
constitucin y administracin de Fondos Rotativos.
La Tesorera Nacional y las unidades especializadas de cada entidad pblica,
velarn porque en la constitucin y administracin de los Fondos Rotativos, se
aplique la reglamentacin y normativa respectiva, con el propsito de:
Que la constitucin de los fondos rotativos est apegada a la metodologa
tcnica, contemplada en los manuales respectivos.
Que los manuales respectivos, establezcan los niveles de autorizacin.
Que los manuales respectivos, determinen cual es el monto mximo que se
puede hacer efectivo a travs del fondo rotativo.
Que los manuales respectivos, indiquen que los responsables de la
administracin del fondo rotativo, debern efectuar reposiciones dentro del
mes y al final de cada mes, a fin de que se presente la ejecucin real del
presupuesto de egresos.
7

NORMAS APLICABLES AL SISTEMA DE CRDITO PBLICO

Se refieren a los criterios tcnicos y la metodologa uniforme que permita
establecer el adecuado control interno en las operaciones de endeudamiento del
sector pblico, por parte del rgano rector y la unidad especializada que tenga a
su cargo la funcin de crdito pblico en todo el sector pblico no financiero.
7.1 FUNCIN NORMATIVA
El Ministerio de Finanzas Pblicas como ente rector del Sistema de Crdito
Pblico, a travs de la Direccin de Crdito Pblico, debe emitir las
polticas y normativa para la administracin del endeudamiento pblico y
otras operaciones financieras.
La Direccin de Crdito Pblico, debe velar por el cumplimiento de las polticas y
normas emitidas para la adecuada administracin de: emisin, negociacin,
colocacin, amortizacin de bonos y ttulos pblicos, contratacin, amortizacin y
gastos financieros de prstamos.
De igual manera tambin debe velar por el cumplimiento de las polticas y
normas relacionadas con la administracin de los recursos obtenidos por
donaciones y los fondos en fideicomisos.

32

7.2 POLTICA DE CRDITO PBLICO

La autoridad superior del Ministerio de Finanzas Pblicas, a travs de la
Direccin de Crdito Pblico y en coordinacin con el Banco de Guatemala
y otros entes involucrados deben definir la poltica de Crdito Pblico para
cada ejercicio fiscal.
La Direccin de Crdito Pblico, es la responsable de velar por el cumplimiento
oportuno de la poltica de endeudamiento en todo el sector pblico.
7.3 EVALUACIN Y SEGUIMIENTO
La autoridad superior del Ministerio de Finanzas Pblicas, a travs de la
Direccin de Crdito Pblico, es la responsable de disear e implementar
procedimientos de evaluacin y seguimiento para el cumplimiento de la
poltica de Crdito Pblico.
La Direccin de Crdito Pblico, evaluar y dar seguimiento, durante el ejercicio
fiscal del comportamiento de los crditos obtenidos en funcin de la poltica de
crdito pblico definida, para asegurarse que los mismos estn siendo utilizados
en forma oportuna y adecuada.
De igual manera deben evaluarse durante el ejercicio fiscal, las necesidades
reales de endeudamiento, en funcin del comportamiento presupuestario y de la
poltica de crdito pblico.
7.4 CONTROL DE COLOCACIONES
La autoridad superior del Ministerio de Finanzas Pblicas, a travs de la
Direccin de Crdito Pblico, debe disear e implementar los
procedimientos que garanticen el adecuado control en la administracin de
las colocaciones.
La Direccin de Crdito Pblico, debe establecer los procedimientos de control
interno, en los procesos de programacin, negociacin, registro y administracin
de las colocaciones de ttulos- valores, observando los criterios de economa,
eficiencia, eficacia y transparencia.
7.5 CONTROL DE PRSTAMOS
La autoridad superior del Ministerio de Finanzas Pblicas, a travs de la
Direccin de Crdito Pblico, debe disear e implementar los
procedimientos que garanticen el adecuado control en la administracin de
los prstamos.

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La Direccin de Crdito Pblico, debe establecer los procedimientos de control

interno en los procesos de programacin, negociacin, registro y administracin
de los prstamos contratados por el Estado, observando los criterios de
economa, eficiencia, eficacia y transparencia.
7.6 CONTROL DE DONACIONES
La autoridad superior del Ministerio de Finanzas Pblicas, a travs de la
Direccin de Crdito Pblico, debe disear e implementar los
procedimientos que garanticen el control adecuado en la administracin de
las donaciones.
La Direccin de Crdito Pblico, debe establecer los procedimientos de control
interno en los procesos de programacin, negociacin, registro y administracin
de las donaciones, observando los criterios de economa, eficiencia, eficacia y
transparencia.
7.7 CONTROL DE FIDEICOMISOS
La autoridad superior del Ministerio de Finanzas Pblicas, a travs de la
Direccin de Crdito Pblico, debe disear e implementar los
procedimientos que garanticen el adecuado control en la administracin de
los fideicomisos.
La Direccin de Crdito Pblico, debe establecer procedimientos de control
interno en el proceso de constitucin, formulacin, programacin, colocacin de
fondos, solicitud de fondos, autorizacin de fondos, ejecucin y registro y
evaluacin peridica de los fondos en fideicomiso, observando los criterios de
economa, eficiencia, eficacia y transparencia.
7.8 CONCILIACIN DE OPERACIONES
La autoridad superior del Ministerio de Finanzas Pblicas, a travs de la
Direccin de Crdito Pblico, debe disear e implementar los
procedimientos que permitan conciliar todos los resultados de las
operaciones de crdito pblico.
La Direccin de Crdito Pblico, a travs de los procedimientos implementados,
debe conciliar oportunamente todos los resultados de las operaciones de
colocaciones, prstamos, donaciones y fideicomisos, con la Direccin Tcnica
del Presupuesto, Tesorera Nacional, Direccin de Contabilidad del Estado y las
unidades ejecutoras de las entidades pblicas.

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7.9 SISTEMA DE INFORMACIN

El Ministerio de Finanzas Pblicas como ente rector del Sistema de Crdito
Pblico, a travs de la Direccin de Crdito Pblico, es el responsable de
implementar un sistema de informacin, relacionado con su gestin y
administracin.
La Direccin de Crdito Pblico, debe llevar el registro detallado de las
operaciones de colocaciones y prstamos, as como el servicio de la deuda y
otros gastos relacionados, donaciones y situacin de los fideicomisos; en lo que
respecta a ingresos, egresos, saldos y la administracin de los mismos,
debiendo generar informacin gerencial para la toma de decisiones oportunas.

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