Manual:

protocolo para reuniones

Manual: protocolo para reuniones

El ejemplo es una de las mejores

enseanzas que podemos dar a
nuestros hijos y a las personas que
tenemos alrededor.
Gracias por todo
Para Luz Mery Muoz Guevara
PROTOCOLO Y ETIQUETA

INDICE

La reunin1
Tipos de reunin....4
Logstica...7
Entorno..10
Presentacin personal.16
Tipos de Invitaciones17

La reunin

Podemos definir una reunin como una agrupacin de varias personas en un

momento y espacio dados voluntaria o accidentalmente. La reunin es una de
las expresiones ms caractersticas
de todo ser vivo que viva en grupo
y esto es especialmente importante
en el caso del ser humano.
La reunin de diferentes individuos
en un lugar y momento especfico
puede llevarse a cabo de manera
planificada,
con
un
objetivo
delimitado y con un tiempo de
duracin planeado, pero tambin
puede
darse
de
manera
espontnea, por razones casuales y
sin mayores propsitos. En ambos
casos se habla del encuentro de
dos o ms personas que por lo general se conocen previamente, aunque no
siempre sucede esto.

Las caractersticas que estn presentes en una reunin planificada y pueden a

su vez ser tomadas como consejos para su organizacin son:
1. Las reuniones deben tener un objetivo claro y conciso.
2. Definir y programar el lugar, fecha, horario de inicio y terminacin de la
sesin.
3. La citacin o invitacin debe realizarse con la debida anticipacin, incluyendo
el orden del da o agenda proyectada, anexando los documentos que sean
necesarios leer antes de la reunin.
4. Revisar y preparar con anticipacin el apoyo logstico requerido.
5. Al iniciar la reunin, colocar a consideracin y aprobacin de los participantes
el orden del da o agenda de trabajo, asignando el tiempo de duracin para
cada tema.
6. Segn el tamao, necesidad
y tipo de reunin, asignar roles y
responsabilidades: lder, moderador o facilitador, jefe de ceremonia, relator,
secretario, oficial de orden, etc.
7. Dar a conocer las normas o reglas bsicas a tenerse en cuenta para el
desarrollo de la reunin.

8. Iniciar y terminar la reunin puntualmente, segn la hora indicada. Evite que

las reuniones se prolonguen demasiado. "Hgale honor a los cumplidos, evite
recompensar a los que llegan tarde".
9. En el desarrollo de la reunin hay que motivar la participacin, ser buen
escucha, generar el debate y la toma de decisiones, respetar el uso de la
palabra, evitar hablar al mismo tiempo que lo hace otra persona, centrar las
intervenciones en los temas de la agenda y hacerlo en forma clara y concreta.
10. Monitorear y controlar el tiempo a medida que avanza el desarrollo de la
reunin.
11. Utilizar adecuadamente las mociones parlamentarias.
12. Resumir conclusiones y tomar nota de los progresos conseguidos.
13. Asignar la responsabilidad de tareas y establecer fechas de ejecucin.
14. Programar otra reunin, si fuera necesario.
15. Terminar la reunin a la hora prevista.
16. Realizar seguimiento.

Es aconsejable tener en cuenta todos estos puntos al momento de organizar

una reunin, ya que estos favorecern el orden y el desarrollo fluido de la
misma para que el tema principal no se pierda en un entorno lleno de
distractores.

TIPOS DE REUNION
3

-Reunin informativa: Sirve para

aclarar decisiones tomadas, informar
del estado de las cosas y/o evitar
malentendidos.
Ambiente
formal
y
comunicacin unidireccional.

mucha

El moderador ha de procurar tiempo para la retroalimentacin y motivar las

preguntas de los asistentes.

-Reunin consultiva: Sirve para obtener informacin (valoraciones, ideas,) y

hacer la empresa un poco ms suya.
El ambiente ha de ser creativo, positivo y participativo.
El moderador ha de definir bien el tema y de estimular el pensamiento
creativo.
-Reunin para provocar accin: Se suele utilizar para que los participantes
acten de la manera deseada. Y fortalecer la autoridad del moderador.
Puede tener el carcter de una presentacin y se convoca para requerir la
contribucin activa de todos.
El moderador ha de mostrar entusiasmo y conviccin, ha de preparar bien los
argumentos que apoyen las propuestas y anticipar a las preguntas y saber
tratar con resistencia.
-Reunin de revisin: Sirve para analizar la ejecucin de una decisin y sus
efectos y para identificar eventuales barreras.
Se caracteriza por qu gran parte de la reunin puede tener un carcter
retrospectivo.

El papel del moderador ha de procurar que se identifiquen todos los factores

que han actuado a favor y en contra del alcance del objetivo.
-Reunin de persuasin: Sirve para vender una propuesta o conseguir apoyo
para un plan o idea. Similar a la reunin de provocar accin presentada
anteriormente.
Puede tener el carcter de una presentacin.
El moderador debe mostrar entusiasmo y conviccin y preparar bien los
argumentos que apoyan la propuesta.
-Reunin de resolucin de problemas: Sirve de anlisis, de examinar a
fondo un problema, obtener opiniones y valoraciones y seleccionar una
alternativa.
Se deben concentrar en un problema y el ambiente est caracterizado por
agudeza y perspicacia.
El moderador debe fomentar la creatividad y analizar la situacin desde todos
los puntos de vista.
-Reunin de toma de decisiones: Para concertar ideas, tomar una decisin y
facilitar su implementacin.

Generacin y valoracin de alternativas a travs de criterios predeterminados.

Hay que dar toda la informacin previa necesaria y conseguir que todos hagan
propuestas.
-Reunin para convenir objetivos comunes: Sirve para establecer o
reforzar la cohesin entre los participantes y llegar a un compromiso sobre
objetivos, tareas y responsabilidades.
Puede ser un primer momento de contacto para los implicados.
El papel del moderador es clave porqu debe hacer que en las conclusiones
todos sepan que se espera de ellos.

Logstica
6

Dirigir la reunin
Dirigir una reunin, no es tarea fcil. Sin apenas notarlo, en cualquier
reunin

se

exteriorizan

cualidades

personales

como

educacin,

conocimientos generales, la formacin de la persona, la experiencia y sus

buenas maneras y cualidades. Y sobre todo conocemos si domina el tema
de la reunin o si realmente slo conoce ciertos aspectos generales sobre
el mismo. Hay que trazar un plan flexible, sin objetivos rgidos que den
lugar a posibles discusiones o alteraciones de los objetivos finales.
Dnde se debe organizar
Lo primero es elegir el espacio adecuado al tipo de reunin. Aunque nos
parezca una perogrullada, una pequea reunin requiere una sala
pequea, y una gran reunin (como suelen ser las juntas de accionistas
de grandes empresas), requiere una gran sala. Es un tema importante, ya
que el espacio elegido puede ser un punto clave en el clima general de la
reunin (sobre todo si es una negociacin). Hacer sentarse a cinco o seis
personas, en un gran saln donde se pierden sus voces y sus miradas, no
es un buen comienzo. Y viceversa. Sentar una nutrida delegacin en un
sitio demasiado pequeo, tampoco es una eleccin correcta, ni un buen
principio para la reunin.

Organizando la reunin
Una vez elegido el sitio de la reunin hay que proceder con los detalles.
Hay que diferenciar la reunin segn su tamao y las personas que
asisten. Si es pequea y de empresa, puede ser el propio director o
conductor de la misma quien coloque a los asistentes (el mismo les
indica donde colocarse). Si la reunin ya es ms grande y participan
muchas

personas,

es

conveniente

colocar

un

cartel

en

el

sitio

correspondiente con el nombre y cargo de la persona que va a ocupar ese

sitio. Si hay delegaciones, se pueden colocar unos carteles generales con
el pas o empresa de la delegacin o grupo (que abarque un nmero
determinado de sitios) y luego ms detallados, cada cartel individual.
Una vez situados todos los asistentes, se procede a una salutacin o
bienvenida de los asistentes a la reunin. Si es preceptivo se puede dar
lugar a una presentacin uno a uno de los asistentes, o solamente
presentar a los "conductores" o representantes principales de la reunin.

Posteriormente es vital, aclarar las premisas de la reunin de forma

precisa:
1. Exposicin del tema principal. Esquematizar el asunto principal.
2. Aportacin de puntos de vista de los asistentes.
3. Establecimiento de turnos.
4. Puntos clave a discutir y posibles conclusiones finales.

CONSEJO

Hay que suscitar el inters de los participantes desde un

principio. Hay que evitar las conversaciones privadas que suelen distraer
y no suelen aportar nada al grupo de reunidos. Tambin hay que cuidar
las opiniones mal expuestas que pueden irritar a otros asistentes a la
reunin. Hay que ser educados y respetuosos, aunque no estemos de
acuerdo. Tenemos que procurar la participacin de todos los asistentes.
Hay que evitar terminar la reunin sin lograr unas conclusiones claras.
Las reuniones son muy productivas y exitosas, si sabemos dirigir y lograr
que todos los asistentes participen. Todas las reuniones deben tener unos
objetivos perfectamente definidos y si estos no se cumplen, la reunin no
habr sido satisfactoria.

Entorno
Decoracin

Aparte de lo expuesto se precisa de algunos elementos bsicos para que

la

reunin

sea

productiva.

Aparte

de

algn

simple

elemento

de

decoracin (un centro de flores, por ejemplo), en todas las mesas debera
haber: folios o una carpeta con papeles en los que poder escribir o tomar
notas,

bolgrafos,

micrfono

(si

la

reunin

es

grande)

intercomunicadores, etc. En todas las mesas suele haber, botellines de

agua o zumos, caramelos o algn pequeo
dulce

(como

pastas)

algn

plato

con

bollera, termos con caf, con leche o t,

carpetas con documentacin, si la hubiese
(aunque puede ser entregada a la entrada a
la reunin). Si las reuniones son muy largas
es habitual que haya algn tipo de buffet, en
alguna sala contigua a la de la reunin.
Detalles
Hay que cuidar al mximo los detalles, para
que los asistentes a una reunin se

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encuentren cmodos y respetados. Decimos esto, sobre todo en el caso

de reuniones con delegaciones extranjeras, por el entorno de la reunin.
El servicio de Protocolo ha de cuidar, detalles como servir cierto tipo de
comidas o bebidas respecto de las costumbres de los pases asistentes,
detalles en la decoracin como cuadros que puedan ser "ofensivos" para
sus creencias, religin o historia (se da el caso de reuniones en las que
se han retirado cuadros alusivos a ciertos hechos histricos, que pudieran
molestar a la delegacin visitante). Lo mismo a la hora de elegir
cualquier mnimo detalle, como puede ser elegir las flores de un simple
centro de mesa.
Mesas
Una reunin, siempre se desarrolla en torno a una mesa. Dependiendo
del tamao de la reunin y de algn que otro factor (alguna de las veces
de carcter estratgico) las clases de mesas pueden ser:
1. Herradura
Tambin se la conoce como "U" invertida. Suele utilizarse cuando se
congregan tres grupos o delegaciones, situando a la delegacin anfitriona
en la cabecera de la misma, y a las otras dos a sus respectivos lados. El

lado derecho o izquierdo suele estar acordado con anterioridad a la

reunin.
2. Circular
Es limitada en cuanto a su dimetro. Pero suele tener la ventaja de
ofrecer una sensacin de mayor igualdad entre los reunidos y da mayor
cordialidad.
3. Polgono
11

Las formas poligonales son muy utilizadas para mltiples grupos o

delegaciones. Son ideales porque delimitan en cada lado de su polgono
el grupo o delegacin que la debe ocupar. Son tambin limitadas en
cuanto a su tamao.
4. Rectangular

11

Muy utilizada en reuniones con dos grupos o delegaciones (empresa y

trabajadores en una negociacin, por ejemplo). Ambos grupos se sientan
enfrentados.

5. Oval
Es similar a la rectangular, pudiendo establecer las presidencias de forma
central o en las cabeceras (al igual que sucede con la mesa rectangular).
Si su empresa tiene reuniones con empresas de otros pases aqu tiene algunos
consejos bsicos de etiqueta:
1. En los pases rabes no se saluda con la mano izquierda. Tampoco se
da o se recibe una tarjeta de visita con la mano izquierda.
2. En China, Japn y otros pases orientales no se da un regalo o una
tarjeta de visita con una sola mano. Se deben utilizar las dos manos. Y lo
mismo debe hacer quien lo recibe.

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3. Las tarjetas de visita deberan estar impresas en su idioma y en el

idioma del pas que visita, o en cualquier otro caso, en ingls.
4. En los pases occidentales la tarjeta de visita no tiene un tratamiento
especial, es un mero elemento informativo. En muchos pases orientales
es algo ms; es un elemento a tratar con mucho respeto, que se debe
leer atentamente, no se debe escribir sobre ella y se debe mantener a
mano o bien guardada en un tarjetero o carpeta pero no en el bolsillo.
5. En los pases rabes los hombres no tocan a las mujeres, ni para
saludarlas. En los pases orientales, como China, no se toca a otras
personas. Mientras que en los pases latinos, sobre todo de hispanoAmrica no le debe extraar que incluso le puedan dar una palmadita en
la espalda. En algunos pases como Tailandia e Indonesia tocar la cabeza
es una falta grave de cortesa e incluso es considerado un insulto.
6. Los regalos no se abren en presencia de quien los regala en muchos
pases asiticos, como por ejemplo, Japn.

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7. El tono de voz suele ser ms alto y seco en los pases anglosajones,

que en los pases latinos y asiticos.
8. Los gestos son muy importantes en la comunicacin verbal, pero hay
que tener cuidado con alguno de ellos en segn qu pases.
9. Los servicios de intrpretes, asesores, e incluso ayudantes del propio
pas que visita pueden ser de gran ayuda en muchos momentos. Sobre
todo si visita un pas del que desconoce su idioma, su cultura y sus
costumbres.

14

Presentacin personal
Ropa adecuada para reuniones:
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Siempre debes vestir acorde a la ocasin. Por eso,

aprende cul es la ropa indicada para reuniones.
Ya sea porque la reunin sea en dentro de la oficina
o en un restaurante, debes usar la ropa adecuada y demostrar que eres una
profesional. Nuestros consejos para la eleccin de la vestimenta son:
La primera impresin s cuenta. Lo primordial es captar tu esencia y
personalidad en la ropa que elijas.

Elige el conjunto segn la formalidad de la reunin de negocios, el lugar en el

que ser llevada a cabo y la importancia de tus acompaantes.
Utiliza colores claros si la reunin es de da y colores oscuros si es en la noche.

Tipos de invitaciones:
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Formales
Son para fiestas

de

importancia,

como las bodas,

los

bautismo o fiesta

XV

infantiles
otras

aos,

mayor

elegantes, entre

S reservada y evita
Sin embargo hoy en da se
la actualidad de la moda y por lo general est cada vez da ms libertad a la
hora
Informales
Son para fiestas infantiles como piatas, comidas sencillas convivios, etc.
Pero

tambin pueden ser usadas actualmente en fiestas de XV a os,

bautismo

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o por
ejemplo el uso de aretes en los hombres.

Invitaciones electrnicas
Las invitaciones electrnicas son la nica forma completamente gratuita de
enviar las indicaciones para la boda. Como diseas y envas las invitaciones en
lnea, no tendrs que preocuparte por los costos de impresin o de envo que

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estn asociados con lasinvitaciones impresas. Los sitios web como Evite y
American Greetings proporcionan plantillas que puedes personalizar con tus
propios
colores
y
esquemas.
Otra
parte
til
de
enviar
lasinvitaciones electrnicas es que instantneamente puede saber cuntas
personas asistirn a la boda, quines son y qu alimentos consumirn.

Plantillas

Muchos sitios web, como Hoover Designs y Southworth, ofrecen plantillas para
invitacin de boda gratuitas. Si prefieres imprimir invitaciones, nunca sern
realmente gratuitas porque tienes que pagar por los envos y el papel, pero con
plantillas descargables, ahorras mucho dinero. Necesitars cartulina y sobres,
que puedes comprar en una papelera o en una tienda de materiales de oficina,
para imprimir tus invitaciones.
Tambin
tendrs
libertad
de
disear
las invitaciones de la forma en que quieres que luzcan.

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Solo queda decir, Gracias

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