MANUAL DE CARGA DE FICHA DOCENTE

Manual de usuario (IPES) para cargar y editar la ficha docente, misma que es requerida para que
los docentes hagan solicitud de beca en el sistema SUBES.
Ingresa a www.subes.sep.gob.mx

Inicia sesin como institucin ingresando el usuario y contrasea de acceso al sistema otorgada
por la CNBES.

Una vez que ingreses al sistema, visualizars la siguiente pantalla:

CARGA DE FICHA DOCENTE A PARTIR DE UN ARCHIVO CSV

A continuacin se muestra la estructura que debe llevar el archivo .CSV para la carga en el sistema.

Para cargar el archivo es necesario eliminar de ste la fila 1 (encabezado en color verde) que se
utiliza slo como gua para llenar los campos; de lo contrario, el sistema marcara error en esa
primera lnea, el archivo debe quedar nicamente con la informacin (de la letra A a la O) sin
encabezados como se muestra:

A continuacin se muestra la descripcin (con catlogos) y cmo debe llenarse cada uno de los
campos (columnas) del archivo .CSV de docentes:

DATO
DESCRIPCIN
CURP
Clave nica de Registro de Poblacin del docente
NOMBRE DOCENTE Nombre completo del docente
Clave del plantel (sta se puede consultar en el mdulo de
CLAVE PLANTEL
Administracin/Catlogos)
NOMBRE PLANTEL Nombre completo (sin abreviaturas) del plantel
Nivel de estudios en que se desempea como docente.
NIVEL IMPARTE

FUNCIONES
DIRECTIVAS

TIPO DOCENTE

Id
1
2
3

Descripcin
Tcnico Superior Universitario
Licenciatura
Posgrado

Nota: Este es un campo numrico, debe usar el id para el llenado.

Indica si desempea funciones directivas y/o administrativas. (0 ==> NO,
1 ==> SI).
Nota: Este es un campo numrico.
Indica el tipo de docente.
Id
1
2
3
4

Descripcin
Docente
Docente/Investigador y Docente/Auxiliar de Investigador
Investigador
Auxiliar de Investigador

Nota: Este es un campo numrico, debe usar el id para el llenado.

Especifica el tipo de plaza que tiene el docente en la IPES.

TIPO DE PLAZA

ANTIGEDAD IPES

TIEMPO DEDICADO

Id
1
2
3
4

Descripcin
Estructura o base
Honorarios
Eventual
Por proyecto

Nota: Este es un campo numrico, debe usar el id para el llenado.

Especifica el tiempo en aos cumplidos, de antigedad del docente en la
IPES.
Nota: Este es un campo numrico.
Especifica el tiempo dedicado a la docencia en la IPES.
Id
1
2
3

Descripcin
Tiempo completo
Medio tiempo
Por horas

Nota: Este es un campo numrico, debe usar el id para el llenado.

Especifica el estatus del docente en la IPES.

ESTATUS DOCENTE

Id
1
2
3

Descripcin
Activo
Baja temporal
Baja definitiva

Nota: Este es un campo numrico, debe usar el id para el llenado.

Especifica la principal rea de docencia.

AREA DOCENCIA

MATERIAS
IMPARTIDAS
MATERIA
PRINCIPAL

ULTIMO GRADO
ACADEMICO

Id
1
2
3
4
5
6
7
8

Descripcin
Educacin
Artes y Humanidades
Ciencias Sociales, Administracin y Derecho
Ciencias Naturales, Exactas y de la computacin
Ingeniera, Manufactura y Construccin
Agronoma y Veterinaria
Salud
Servicios

Nota: Este es un campo numrico, debe usar el id para el llenado.

Especifica el total de materias distintas impartidas por el docente
(mximo 10).
Nota: Este es un campo numrico.
Especifica el nombre de la materia principal que imparte el docente en la
IPES.
Especifica el ltimo grado acadmico acreditado por el docente.
Id
1
2
3
4
5
6

Descripcin
Doctorado
Maestra
Especialidad
Licenciatura
Tcnico Superior Universitario
Licencia profesional

Nota: Este es un campo numrico, debe usar el id para el llenado.

Al pasar el cursor sobre el men superior, en la opcin Docentes, se desplegarn las opciones
Carga Masiva y Edicin. Al dar clic sobre la opcin Carga Masiva, se mostrar la siguiente
pantalla:

Al presionar el cono de carga de archivo CSV, se mostrar en pantalla una ventana en la cual se
localizar el archivo CSV que contiene el padrn de docentes del plantel.

Una vez que se localice el archivo CSV, el sistema automticamente lo evaluar y comenzar a
realizar la carga de los registros contenidos en el archivo.

Cuando el archivo ha sido procesado, el sistema desplegar una pantalla que indica el nmero de:

registros contenidos en el archivo CSV (recuadro azul),

registros que tuvieron algn error (recuadro rojo) y
registros correctos que se insertaron en el sistema (recuadro verde).

En caso de que se detecten registros errneos, se mostrar un botn para descargar un archivo
con las lneas donde se detectaron las inconsistencias del archivo CSV.

El archivo con los errores encontrados indica la lnea del archivo original y el campo donde se
detect el dato incorrecto, como se muestra en la siguiente imagen:

EDICIN DE FICHA DOCENTE

Para acceder a este mdulo, pasa el cursor sobre el men superior en la opcin Ficha docente y
selecciona la opcin Edicin, se mostrar en pantalla un combo para seleccionar el ao de las
fichas a mostrar del padrn de docentes registrados.

Una vez que se selecciona el ao se muestra el listado de fichas docentes cargadas en el plantel
como se muestra en la siguiente pantalla.

Nota:

Para visualizar la informacin de los docentes, es necesario primero darlos de alta desde
el mdulo Ficha docente/Carga masiva.
Los registros en color gris indican que la CURP proporcionada por la institucin coincide
con el perfil del docente, pero an no se indica que esa ficha docente sea la que se
utilizar para la realizacin de solicitudes dentro del sistema.
En color verde, se muestran los registros que coinciden con el perfil del docente, adems
de que la ficha es la seleccionada para cargar las solicitudes.
En color rojo se muestran los registros dados de alta desde la seccin de carga masiva,
pero que hasta el momento la CURP no coincide con ninguno de los perfiles registrados
en el sistema, es decir que el docente no se ha registrado en el sistema.

Para editar alguno de los registros mostrados, da clic en el siguiente icono:

El apartado de edicin de la ficha docente contiene los siguientes campos:

Campo
Nombre:
CURP:
Institucin:
Plantel:
Nivel que imparte:
Funciones directivas:
Tipo docente:
Tipo plaza:
Antigedad en la IPES:
Tiempo dedicado:
Estatus docente:
rea de docencia principal:
Nmero de materias impartidas:
Materia principal:
Ultimo grado acadmico:

Descripcin
Nombre del docente
CURP del docente
Institucin a la que pertenece el docente
Plantel al que pertenece el docente
Nivel de estudios que imparte el docente
Especifica si el docente cumple funciones directivas (S/NO)
Especifica el tipo de docente (ver catlogo)
Indica el tipo de plaza que tiene el docente en la IPES
Cantidad de aos que el docente ha impartido clase en la IPES
Indica el tiempo dedicado a la docencia (ver catlogo)
Especifica el estatus actual del docente en la IPES
rea de docencia principal en la IPES (ver catlogo)
Nmero de materias que el docente imparte en la IPES
Materia principal que el docente imparte en la IPES
ltimo grado acadmico acreditado por el docente

Si el registro del docente a editar est en color verde o gris, los campos Nombre, CURP, Institucin
y Plantel se muestran solo como referencia porque no pueden modificarse. Si el registro est en
color rojo, la CURP s podr modificarse.
Ejemplo de edicin en registro gris o verde:

Ejemplo de edicin en registro en color rojo (se puede editar CURP):

Para guardar las modificaciones que se realicen en el registro, da clic en el botn Guardar
cambios que est al final del formulario, como se muestra a continuacin:

En la parte superior del listado de docentes de la seccin de edicin se cuenta con un buscador, en
ste se podrn realizar consultas mediante la CURP o Nombre del docente.

Finalmente en el listado de edicin se tiene la opcin para descargar las solicitudes de docentes,
esto se hace mediante un combo que se encuentra al final del listado, en este se selecciona el
plantel y automticamente se generar un archivo CSV con las solicitudes registradas en el plantel.