http://sistemas.itlp.edu.mx/tutoriales/admoncomp/tema21.

htm

2.1.- Estndares y Procedimientos.

El conocimiento de las polticas, o la resolucin de problemas especficos es un proceso de dos fases, la

declaracin precisa de lo que debera ser realizado y la declaracin precisa de cmo debera ser realizado. Los
estndares establecen qu debera ser realizado, y los procedimientos establecen cmo debera ser realizados.
1. Polticas : Objetivos establecidos en trminos generales:
o
Tener personal competente y motivado.
2. Estndares : Espectativas de rendimiento en trminos generales:
o Establecer una trayectoria para la carrera de cada persona.
o Establecer un calendario de entrenamiento para cada persona.
o Evaluar el progreso y desempeo de cada persona semestralmente.
3. Procedimientos : Secuencias definidas de acciones para obtener las espectativas de desempeo :
o
Procedimientos para establecer y peridicamente reevaluar la trayectoria de carrera del centro de
datos.
o Procedimientos para definir requerimientos para cada posicin del Centro de Cmputo.
o Procedimientos para valuacin del desempeo y entrevistas de progreso.
o Procedimientos para obtener el acuerdo de cada persona sobre la trayectoria de la carrera.
o Procedimientos para establecer un programa de entrenamiento para cada pocisin del centro de
datos.
o Procedimientos para relacionar al personal con un programa de entrenamiento.
Los puntos a considerar son :
Beneficios de estndares y procedimientos.
Tipos de estndares y procedimientos.
Desarrollo de estndares y procedimientos.
Aplicacin de estndares y procedimientos.
Beneficios de Estndares y Procedimientos
Antes de considerar los beneficios resultantes de estndares y procedimientos, se examinarn dos
inconvenientes : Su aparente inflexibilidad y la dificultad de mantenerlos actualizados. Por ejemplo, si el
procedimiento para el procesamiento de lotes de informacin establece que toda la informacin debe estar
disponible para el procesamiento computarizado antes de que cualquier informacin sea procesada es
innecesariamente restrictivo si cada lote puede ser procesado separadamente. En este caso los estndares deberan
ser cambiados. Sera incorrecto el concluir que debido a que estos estndares son innecesariamente restrictivos, los
estndares son indeseables; en lugar de esto, la conclusin debera ser que los estndares poco realistas son
indeseables.
Esto nos trae el segundo inconveniente : Que los estndares y procedimientos son difciles de mantener
actualizados. La solucin a esta situacin es el actualizar la documentacin antes de que nuevos estndares y
procedimientos sean autorizados para hacerse efectivos. En lugar de un procesamiento entorpecido, los estndares y
procedimientos en realidad inculcan disciplina de la cual variaciones racionales y pensamiento creativo es posible.
Proveen una buena base de la cual las mejoras pueden ser evaluadas y, cuando sean justificadas, aadidas. Sin
estndares y procedimientos definidos de manera precisa, cualquier nueva idea implementada es probable que tenga
resultados impredecibles; an si los resultados son satisfactorios es probable que slo unas cuantas personas las
conozcan. Cinco categoras generales de beneficios resultan de tener adecuados estndares y procedimientos en el
Centro de Cmputo:

Control de actividades de procesamiento.

Control de calidad de procesamiento.
Control de tiempo, costos y recursos.
Mejoras de la moral del personal.
Adaptabilidad a los cambios.
Control de Actividades del Procesamiento.

La clarificacin de estndares, de expectativas, permite el desarrollo de procedimientos para satisfacer estas

expectativas. Estos procedimientos, no slo indican las acciones requeridas, pero tambin indican cuando estas
acciones son tomadas y por quienes. As de esta manera, si el estndar para el mantenimiento de unidades de cintas
establece que las cabezas de lectura deben ser limpiadas al menos una vez cada cuatro horas, se deberan establecer
procedimientos para atender a esta accin y para monitorear este procedimiento para asegurar adherencia. Sin en
este estndar la limpieza de las cabezas de lectura podra ocurrir una sola vez al da. Donde los estndares son
ausentes o definidos vagamente, un control de procesamiento se vuelve incierto y poco confiable. Los estndares
soportan la consistencia y confiabilidad del procesamiento.
La consistencia del procesamiento es soportada por estndares ya que cualquier desviacin de los estndares se
vuelven aparentes y reciben una accin correctiva. Con los estndares y procedimientos adecuados se hace posible
el controlar las actividades del procesamiento, y el establecer calendarios con la confianza de que estos sern
cumplidos.
Control de Calidad del Procesamiento.
La calidad del procesamiento depende definitivamente en la habilidad del centro de datos para procesar todas las
entradas recibidas para utilizar los archivos correctos y para distribuir las salidas apropiadamente. Cuando estos
controles bsicos de calidad estn ausentes, la entrada es extraviada o slo parcialmente procesada, son usados los
archivos incorrectos o posiblemente hasta destruidos, y las salidas son procesadas inapropiadamente, distribuidas
incorrectamente o hasta perdidas. Estos sucesos han sido observado en la mayora de las instalaciones, con diversos
grados de gravedad; en instalaciones con pocos estndares (y no documentados) todos podran ocurrir, y ocurrir
frecuentemente.
Los estndares y procedimientos adecuados permiten tambin atencin a los controles implementados en
sistemas de aplicacin. Con los procedimientos de verificacin y el procesamiento de documentacin adecuados, el
personal del centro de datos es capaz de asegurar que una tarea procede y finaliza como se espera. Los controles de
conteo y cantidades son verificados, y los mensajes de consola son entendidos y respondidos apropiadamente.
Control de Tiempo, Costos y Servicios.
La eficiencia y anulacin de esfuerzo perdido, los cuales son beneficios resultantes de estndares y
procedimientos, ahorren tiempo, disminuyen el personal y recursos de equipos requeridos para una tarea y de esta
manera reducir el costo de la misma. El tiempo de recursos ahorrados se vuelven entonces disponibles para otras
tareas, y debido a que el uso de recursos se reduce, se retrasa la adquisicin de hardware con una capacidad
incrementada. Este retraso se hace presente en costos de procesamiento menores. Debido a que el procesamiento de
tareas de manera eficiente recae en costos de procesamiento para tareas menores, las tareas pueden ser procesadas
de una manera diferente en la cual slo se podra justificar marginalmente su costo por los beneficios recibidos.
Mejoras de la Moral del Personal.
Con los procedimientos para guiar sus actividades y con estndares para juzgar su desempeo, el personal del
centro de datos puede proceder seguro de si mismo y es ms probable que asuman responsabilidad de los
resultados. El personal est expuesto a crticas interminables y errores frecuentes cuando las expectativas no son
documentadas, aquellos que no estn informados de estos "secretos" son ms propensos a realizar errores, a ser
criticados y volverse descontentos.
Los estndares y procedimientos documentados tienen efectos opuestos: las expectativas son conocidas y el
personal evita los errores y la crtica, actan seguros y obtienen satisfaccin de su trabajo. Las relaciones entre el
personal del Centro de Cmputo y los usuarios tambin son afectadas. Al hacer a todos conscientes de lo que se

espera se pueden evitar los conflictos, o al menos minimizarlos. Los procedimientos definidos apropiadamente
proveen medios para la comunicacin de las expectativas de tareas y problemas, y para la coordinacin de
actividades. El personal del centro de datos son ms propensos a volverse sensitivos a los problemas de los usuarios
y proveer procedimientos alternativos para conocer estos problemas.
El personal del Centro de Cmputo tambin entender que las fechas lmites de los usuarios son significativas y
estarn motivados para cumplir con ellas. Los usuarios por otro lado, estarn conscientes de los requerimientos del
centro de datos para procesar sus tareas apropiadamente y tambin para apreciar las limitaciones de recursos. Con la
eficiencia y confiabilidad implementada, los usuarios confiarn ms en el servicio del Centro de Cmputo. Esta
confianza se pierde frecuentemente. La presencia de estndares y procedimientos, por lo tanto, soporta la moral del
personal y estimula la confianza del usuario.
Adaptabilidad a los Cambios.
Qu pasa cuando la documentacin de estndares y procedimientos no existe y el personal se va ? Las
nuevas personas contratadas deben aprender de instrucciones verbales, sin importar qu tan incompletas y apuradas
sean stas, o por prueba y error. Los estndares y procedimientos documentados hacen la diferencia. Debido a que
estos documentos guan a las acciones y clarifican expectativas, evitando la mayora si no es que todos los errores,
los efectos perjudiciales del cambio de personal son minimizados.
Otros cambios ocurren en un Centro de Cmputo, y estos tambin son adaptados mucho ms fcil que de otra
manera cuando los estndares y procedimientos existen. Se provee una base para la modificacin en lugar de la
tarea de un anlisis y definicin total. Estos otros cambios podran ser organizacionales, tal como la adicin de un
nivel de administracin o la adicin de un grupo de control o soporte. Cuando esto ocurre, primero se revisan los
estndares existentes para su modificacin, y despus los procedimientos son revisados en caso de requerir algn
cambio. Lo mismo se aplica, por ejemplo, cuando hay cambios a la configuracin de equipo o Software de sistema
operativo.
Los cambios podran ser necesarios debido a la informacin reportada, mtodo de recopilacin de esta
informacin o la asignacin de responsabilidades. Es aparente que la existencia de estndares y procedimientos no
es un aspecto trivial, algo que sea pospuesto hasta que "tengamos algn tiempo disponible" lo cual es probable que
no ocurra. Los estndares y procedimientos es la base de la cual depende un centro de datos estable, eficiente y
confiable. Estos proveen la direccin y control absolutamente necesarios en un Centro de Cmputo.
Tipos de Estndares y Procedimientos.
Los estndares y procedimientos han sido vistos y categorizados desde varios puntos de vista. De hecho, los
estndares y procedimientos han sido definidos como dos tipos de estndares:
Estndares de mtodos : Como guas, los estndares son utilizados para establecer prcticas uniformes y
tcnicas comunes.
Estndares de desempeo : Como normas, los estndares son utilizados para medir el desempeo de la
funcin del procesamiento de datos. Los estndares y procedimientos dan respuesta a preguntas tales como
las siguientes :
o
o
o
o
o
o

Cmo podr ser juzgada la obtencin de los objetivos del Centro de Cmputo ?
Cmo ser estructurado el Centro de Cmputo para cumplir estos objetivos ?
Cmo ser juzgada la exactitud de las trayectorias de carreras del personal ?
Cmo sern establecidos las trayectorias de carrera adecuadas ?
Cmo ser juzgado el presupuesto efectivo ?
Cmo se realizara el presupuesto ?

Estas son slo unas cuantas de las preguntas que deben ser consideradas cuando se preparan los estndares y
procedimientos del centro de datos. Naturalmente, en primer lugar slo los ms importantes y urgentes
estndares y procedimientos deberan ser establecidos, evitando as el retraso que resultara si se requiriera
la documentacin completa antes de que sea liberada cualquier documentacin . Los elementos menos
crticos pueden ser incluidos sobre un perodo de tiempo, posiblemente en diversos pasos.

Categoras de Estndares.
Los estndares pueden ser clasificados de diferentes maneras. Debido a que la clasificacin detallada vara por
cada instalacin, los estndares sern clasificados en cuatro categoras generales: Estndares para administracin,
operaciones, contingencias y servicios de soporte.
Los estndares de administracin incluyen requerimientos de reporte de actividades y desempeo, control de
presupuesto y valuacin de personal y asesora de trayectoria de carrera. Algunas instalaciones tienen estndares
claramente definidos, al igual que los procedimientos, en tales tpicos. Otras tienen estndares muy vagos,
usualmente debido a las presiones de operaciones de da con da, y estas distracciones son frecuentemente el
resultado de estndares y procedimientos de estaciones de trabajo y flujo de trabajo mediocres.
Los estndares de operaciones se aplican a estaciones de trabajo y flujo de trabajo, las cuales son metas obvias
para la estandarizacin. El desempeo esperado del procesamiento en lnea y por lotes, ya sea produccin o prueba,
debe darse a conocer al personal del centro de datos. El qu tan bien sean cumplidos estos estndares determina qu
tan eficiente y confiablemente funciona el Centro de Cmputo y cmo son atendidos los usuarios.
Los estndares de contingencia pueden ser considerados parte de los estndares de operaciones, pero debido a
que no son parte de las actividades diarias y ocurren slamente bajo condiciones de emergencia, su documentacin
es mantenida separadamente, posiblemente en un bandeja separada. Tambin debido a la ausencia de urgencia
inmediata, son ignorados frecuentemente, como fue mencionado con los estndares administrativos. Estos
estndares comprenden varios niveles de emergencia, desde el dao de varias unidades de disco a la destruccin de
todo el Centro de Cmputo.
Los estndares de servicio de soporte, la ltima categora de los estndares, incluye la relocalizacin del Centro
de Cmputo, la seleccin del equipo, evaluacin del desempeo de la computadora y la documentacin.
Tipos de Documentacin.
La documentacin en cualquier centro de datos puede ser dividida en 4 tipos:
Documentacin General de Centro de Cmputo.
Documentacin Especfica del Sistema de Aplicacin del Usuario.
Documentacin Proporcionada por el Proveedor.
Documentacin de la Coordinacin Usuario-Centro de Cmputo.
1. La documentacin general de centro de datos es colectada usualmente en una bandeja sencilla y se les da
un ttulo tal como el manual de estndares y procedimientos del centro de datos o libro de referencia del
centro de cmputo. Cualquiera que sea el ttulo utilizado, las funciones y contenido del manual son
bsicamente las mismas para todas las instalaciones. Debera contener todas las cuatro categoras de
estndares y sus procedimientos asociados. As de esta manera, este manual es la gua primaria para todas
las actividades del centro de datos, pero requiere los otros tres tipos de documentacin para una gua total de
las actividades del centro de datos. Se deben incluir en esta documentacin muestras y explicaciones de
todas las formas y listados utilizados en el centro de datos.
2. La Documentacin de Sistemas de Aplicacin para tareas visuales son mantenidas ya sea en carpetas
separadas o recopiladas en grandes bandejas. Cada organizacin tiene sus propias preferencias. Grandes
bandejas son preferidas por algunos para evitar perder documentacin del trabajo; sin embargo, cuando una
tarea sea ejecutada en una de varias mquinas, es necesario, ya sea tener documentacin duplicada para cada
mquina o usar carpetas separadas. Estos documentos, ya sea separado por el sistema o recopilados juntos,
son llamados generalmente libros de ejecucin o manuales de operacin. La informacin acerca de cada
paso de una tarea para un trabajo se provee con detalle, indicando la entrada requerida, mensaje de
procesamiento y procedimientos de reporte, la salida generada y su distribucin.
3. La documentacin proporcionada por el proveedor es obtenida mediante proveedores de hardware y
software. La documentacin proporcionada tiende a ser comprensiva. Siendo sta comprensiva, la
documentacin usualmente contiene toda la informacin requerida; sin embargo, el amontonamiento de
informacin tiende a hacer los datos requeridos difciles de localizar. Debido a que los proveedores estn
corrigiendo y mejorando continuamente sus productos, el recibo y la inclusin de documentacin
actualizada deben ser atendidos de una manera peridica.

4. La documentacin de coordinacin usuario-centro de datos provee a los usuarios con una idea acerca del
funcionamiento y los requerimientos del centro de datos. Esta idea permite la coordinacin de actividades y
soporta el desarrollo de confianza entre usuarios y personal del centro de datos. Esta documentacin es
llamada el libro de mano usuario/centro de datos, o simplemente libro de mano del usuario. El libro de mano
debera empezar con una carta de la administracin indicando el soporte de los estndares contenidos.
Despus se explica el propsito y beneficios anticipados, indicando cmo los usuarios se benefician con el
cumplimiento de estndares. Si estos cuatro tipos de documentacin del centro de datos son preparados
apropiadamente, es posible el obtener desempeo y servicio consistente del Centro de Cmputo.
Criterio de Documentacin.
As como el funcionamiento de un centro de datos es incierto sin estndares, la preparacin de la documentacin
sufrir de varios males si los estndares no son establecidos para guiar las actividades. Los males que pueden
resultar caen en dos categoras generales y son tambin el criterio para la evaluacin de la documentacin: fallos en
el contenido y fallos en el formato.
Las fallas tpicas en el contenido son ausencia de informacin necesaria, explicaciones totalmente imprecisas e
informacin difcil de localizar. Los males resultantes de fallos en el formato causan problemas de archivamiento,
dificultad en la localizacin de informacin frecuentemente referenciada y frustracin y errores en la actualizacin
de la documentacin. A continuacin se explicarn los cuatro criterios del contenido y los tres criterios del formato
para la documentacin:
1. Precisin. Los medios obvios para la obtencin de informacin precisa es el obtenerlos de aquellos que
estn ms involucrados ltimamente con los detalles que estn siendo documentados. Por ejemplo es comn
el tener a personas que desarrollen o evalen sistemas de librera, documentar procedimientos y disear
formas para sistemas de libreras sin hablar con el personal en la librera, excepto posiblemente por unos
cuantos pedazos de informacin dispersada.
2. Integridad. Si una tarea se supone ser aceptada para la produccin slamente si es acompaada por
documentacin especfica, tal como la preparacin total de datos, procesamiento de computadora e
informacin posterior al procesamiento, no debera ser aceptado al menos que est completo. Muy
frecuentemente una tarea es aceptada con el entendimiento de que la documentacin ser proporcionada
pronto.
3. Claridad. La claridad depende de la estructura de las sentencias, la relacin entre las sentencias y la leccin
de las palabras. La estructura de las sentencias debera ser directa. Cada declaracin debera hacer claro lo
que est siendo documentado y qu se est diciendo acerca de ese tema.
4. Conciso. La meta de la documentacin es el guiar actividades, y si la documentacin es voluminosa e
inmanejable, su uso se hace tedioso y puede ser evitado. Cuando son utilizadas formas y tablas, la
informacin puede ser comprimida, permitiendo un rpido y fcil acceso.
5. Facilidad de referencia. Se refiere a la facilidad para localizar informacin tal como nmeros de control en
los documentos. Es obvio, por ejemplo que si la documentacin ser archivada por nmero de tarea, ese
nmero debera estar en una locacin evidente.
6. Facilidad de uso. Si una forma es utilizada por ms de una persona, en lugar de forzar a una persona a
introducir informacin en varias locaciones de la forma, toda la informacin relevante a cada persona
debera ser agrupada conjuntamente. Si la informacin ser introducida slo una vez, pero referenciada
varias veces, entonces obviamente la secuencia que es mejor para referenciar esta informacin debe ser
elegida.
7. Facilidad de mantenimiento. El secreto de un mantenimiento sencillo es la modularidad. Lo cual consiste
en la separacin de la documentacin en pequeos mdulos, lo cual permite el reemplazo de slo aquellos
tpicos alterados y no afecta cualquier otro tpico.
Control de Documentacin.
El control de la documentacin da inicio con el soporte de la administracin superior y podra finalizar si el
soporte est ausente. La definicin de qu documentacin es requerida es un esfuerzo desperdiciado si estos
requerimientos son ignorados. En algunas organizaciones, la cooperacin de departamentos de usuarios es
slamente posible con el soporte de la administracin superior. Este soporte, as de esta manera, es deseable en
algunas organizaciones y necesarias en otras. Despus de recibir este soporte y publicar un manual de estndares y
procedimientos, es necesario poner en vigor stos. Esto es realizado al no permitir excepciones, o al menos no

casualmente. En adicin, la ejecucin debera incluir un monitoreo peridico, sino es que constante, de la
adecuacin de la documentacin, verificando factores tales como la actualizacin de la documentacin para
cualquier cambio y monitorear la adecuacin, y adherencia a, la documentacin de estndares y procedimientos.
Categoras de Procedimientos.
Al igual que los estndares, los procedimientos estn divididos en las mismas cuatro categoras:
Procedimientos Administrativos. Aunque consisten de secuencias de actividades claramente definidas, los
procedimientos administrativos tienden a ser flexibles y son frecuentemente establecidos como normas.
Debera haber procedimientos definidos para desarrollar presupuestos, analizar variaciones y valuar el
desempeo del centro de datos. Al igual que en todos los procedimientos, los administrativos y las normas
deberan ser reexaminadas peridicamente para mayor efectividad.
Procedimientos de operaciones. Cada estacin de trabajo en el centro de datos debera tener sus
procedimientos para el procesamiento de tareas, incluyendo cualquier excepcin de procesamiento que
pueda ser necesario. Debera ser claro qu secuencia de actividades son a las que se deben de adherir cada
persona, qu formas deben ser preparadas y qu tronco debe ser completado. Debe ser claro tambin para
cada persona cundo el procesamiento no puede continuar para una tarea, y en estos casos lo que debera de
hacerse.
Procedimiento de contingencia. Estos procedimientos se aplican a situaciones de emergencia. Por lo tanto,
aunque pueden nunca ser usados, deben estar siempre bien definidos y capaces de una implementacin
inmediata. El desarrollo de procedimientos de contingencia es una tarea que la administracin es ms
probable que la haga a un lado da con da, y por la cual la administracin superior y los auditores son
propensos a ser crticos de la administracin del centro de datos.
Procedimientos del servicio de soporte. Estos procedimientos afectan indirectamente el qu tan bien son
procesadas las tareas; comprenden al monitoreo, la evaluacin y correccin de funciones en el centro de
datos. Los procedimientos deberan ser establecidos para monitorear y evaluar, y corregir cuando sea
necesario, actividades del centro de datos; esto incluye la adecuacin de todos los estndares y
procedimientos y la adherencia a estos estndares y procedimientos.
Desarrollo de Estndares y Procedimientos.
Los primeros estndares y procedimientos que deben ser desarrollados y documentados deben ser aquellos para
el establecimiento y documentacin de los estndares y procedimientos de los centros de datos. El proceso
completo puede ser separado convenientemente en siete fases:
1. Iniciacin del proyecto. El administrador del centro de datos es responsable de la iniciacin de este
proyecto. Esto es logrado mediante la seleccin de un ttulo para el proyecto, la definicin de su alcance, la
eleccin de una persona para que sea el controlador del proyecto y la eleccin de una persona para que sea
el editor; la misma persona puede ser ambos coordinador y editor del proyecto. El ttulo seleccionado puede
ser simplemente "manual de preparacin" o ms completo podra ser "preparacin del manual de
estndares y procedimientos del centro de datos". En cualquiera de los casos el administrador del centro de
datos debe establecer, en trminos generales lo que ser incluido. Con el alcance del proyecto definido, el
siguiente paso es el escoger el controlador del proyecto. Esta persona debe tener la habilidad administrativa
para dirigir y coordinar todas las actividades y el conocimiento tcnico para juzgar la razonabilidad del
material preparado.
2. Preparacin del proyecto. El controlador del proyecto utiliza la declaracin del alcance del proyecto del
administrador del centro de datos como un punto de inicio en la preparacin del bosquejo para el manual. A
travs de discusiones con otros, podran aadirse tpicos adicionales, podran sugerirse subtpicos y
sugerirse tpicos alternos y ttulos de tpicos. En adicin, cuando se ha completado el manual, la
reestructuracin podra requerir una redefinicin extensiva. Por lo tanto, los comentarios sobre estructura
deberan ser obtenidos de aquellos con una idea de lo que debera contener y cmo debera ser usado, y sus
comentarios deberan ser tomados seriamente. El bosquejo es entonces mostrado a la administrador del
centro de datos para su aprobacin, cersiorandose de mencionar cualquier comentario significativo realizado
y cualquier arreglo de alternativas. Con el acuerdo sobre el bosquejo, el controlador del proyecto selecciona
los tpicos a ser realizados, prepara un calendario y determina quien debera preparar los diversos tpicos.
Cada calendario debera ser documentado en un diagrama de Gantt, y este diagrama debera ser acompaado
por un documento estableciendo quien est asignado a cada tpico. Es entonces cuando se le pide al
administrador del centro de datos su aprobacin para el calendario y asignaciones al personal.

3. Preparacin del borrador. Cada escritor asignado a preparar material discute con el controlador del
proyecto que ser incluido para cada tpico, la manera de presentacin y el grado de detalle. Con estos
aspectos clarificados, el escritor est entonces listo para recopilar el material requerido, incluyendo muestras
de cualquier tipo de formas y reportes referenciadas. Muchos supervisores podran no conocer en la
actualidad los detalles de lo que cada miembro del staff realiza o, en otras circunstancias, puede conocer los
detalles pero estar ms preocupado con el efecto general, olvidando suministrar detalles. Es una ocurrencia
frecuente, por ejemplo en el desarrollo de sistemas de aplicacin, que las personas ms conocedoras en los
departamentos de usuarios no sean cuestionadas a fondo. El centro de Cmputo ha sido la vctima de estos
sistemas diseados arriesgadamente, al igual que los usuarios finales. Conforme la informacin es recabada,
es ms probable que se vuelvan ms aparentes nuevas relaciones y requerimientos para tpicos. Debera
prepararse un bosquejo actualizado y ser aceptado por el coordinador del proyecto. Despus que la
informacin ha sido recabada, es organizada y es escrito un primer borrador. El objetivo en este momento es
el producir un borrador estructurado lgicamente que muestre claramente la informacin; la preocupacin
no es el qu tan bien sea expresada la informacin.
4. Revisin del Borrador. El primer borrador ha sido preparado y ahora es tiempo de revisar su contenido y
organizacin. Lo que se desea son respuestas a las siguientes preguntas:

o
o
o
o
o

Qu informacin es imprecisa?
Qu informacin est extraviada?
Qu requiere clarificacin?
Qu reestructuracin es aconsejable?
Qu grficas y diagramas seran tiles?

Un mtodo excelente para localizar deficiencias es el simular el procesamiento actual, para seguir los
procedimientos y observar dnde podran ocurrir confusiones o problemas. Cuando se hace referencia a las
formas, estas deberan ser llenadas como se indica. Es hasta recomendable el tener las personas menos
experimentadas en el centro de datos para que traten de seguir los procedimientos presentados. Esta prctica
es excelente cualquier instruccin extraviada no ser realizada automticamente, si no que en lugar de esto
causar que el procesamiento se detenga o al menos que se realice inadecuadamente. Un novato en cuanto a
terminologa del centro de datos har aparente cuales trminos y frases deben ser definidas.
5. Revisin de substancia. Los escritores pueden ahora incluir los comentarios dignos de atencin y
recomendaciones en la primera revisin del texto. Obviamente, antes de rechazar comentarios y
recomendaciones, su rechazo debera ser justificado. Si su validez es cuestionable, o si su significado no es
claro, debera llamarse a una junta para clarificar y juzgar la validez. Una vez que se ha decidido qu
adiciones, cambios y posiblemente eliminaciones deberan realizarse, es la responsabilidad de los escritores
el realizar estos cambios. Aunque realizarn cambios a la debilidades obvias de expresiones y errores, su
principal responsabilidad es el revisar el contexto y estructura.
6. Revisin de expresin. El editor revisa la conformidad para corregir el uso del lenguaje y los estndares del
estilo de la organizacin, los cuales deberan incluir informacin tal como numeracin de tpicos,
localizaciones y capitalizacin de cabeceras, informacin en bloqueos e indentacin y exhibir identificacin
y referencia. Para las organizaciones sin estndares de estilo, el editor debe seleccionar ya sea un manual
existente para usar como un modelo o personalmente establecer los estndares de estilo bsicos. Las
revisiones del editor son entonces tecleadas como una copia final para el manual, o, como algunas
organizaciones prefieren la copia final es compuesta. El editor revisa la copia final y realiza cualquier
correccin necesaria, y despus checa que las correcciones fueron hechas apropiadamente.
7. Impresin y distribucin. Despus de que los manuales han sido impresos y el editor ha verificado que
todas la pginas hayan sido impresas y ensambladas correctamente, es aconsejable el tener seminarios de
orientacin. En estos seminarios pueden ser estresada la significancia y beneficios esperados de los
estndares y procedimientos, y la organizacin del manual puede ser explicada. El propsito principal de
estos seminarios es el de fomentar la aceptacin y adherencia y para explicar cmo puede ser accesada
rpidamente la informacin. Una vez que el manual est en uso no termina an la responsabilidad de su
utilidad. Una o ms personas deben ser responsables del monitoreo de la adherencia con su contenido y para
verificar su precisin. Y cuando sea necesaria la actualizacin, las revisiones deben hacerse en una manera

oportuna razonable. Los retrasos excesivos conducen a errores y confusin y destruyen la confianza del
personal sobre el contenido del manual.
Ejecucin de Estndares y Procedimientos.
La ausencia de informacin indica una actividad incompleta, indicando posiblemente informacin realmente no
requerida y de esta manera iniciando una revisin de la forma y el procedimiento asociado. Ya sea forzando la
adherencia o cambios los estndares y procedimientos estn ejecutndose a si mismos. A parte de la autoejecucin
inherente en estndares y procedimientos, hay una ejecucin impuesta externamente, la cual consiste de educacin
de personal, pruebas de estndares y procedimientos y monitoreos de los mismos.
Educacin de personal. Un medio bsico para la ejecucin de estndares y procedimientos es el hacer
consciente al personal del significado de los estndares y procedimientos y de los beneficios que recibe el personal.
Puede ser acordado y probado fcilmente al personal que los estndares y procedimientos hacen el procesamiento
ms eficiente y confiable, pero puede no aparentar a ellos que su confianza mejorar, que la confusin, frustracin y
crtica sern minimizados. Estos es lo que resulta y debera ser acordado. Cuando el personal entienda y crea en el
valor de estndares y procedimientos, la ejecucin se vuelve relativamente fcil. Si, sin embargo el personal
permanece sin convencer, la ejecucin debe ser atendida activamente y se hace una tarea ms difcil en vez de una
sencilla.
Prueba de estndares y procedimientos. El mtodo ms dramtico es la prueba actual de estndares y
procedimientos, algunas veces referenciadas como "simulacro de incendio (fire drills)". Esto implica la ruptura
peridica del procesamiento (preferiblemente sin ningn aviso) y requiere que el personal siga los planes alternos
de contingencia. Estos ejercicios permiten observar como el personal se ajusta a emergencia menores, tal como el
mal funcionamiento de equipo y situaciones de desastre, tal como un apagn completo del centro de datos. Las
violaciones en los planes de contingencia pueden ser observadas.
Monitoreo de estndares y procedimientos. La forma de prueba ms ligera de estndares y procedimientos, la
cual consiste de observaciones aleatorias ocasionales del procesamiento, es inadecuada y debera ser reemplazada
por el monitoreo frecuente. As de esta manera, el personal sabr que el monitoreo es, en efecto, constante, y si por
ninguna otra razn, se adherir a los estndares y procedimientos. La responsabilidad para este monitoreo puede ser
asignada a una persona, en una base de tiempo compartido en instalaciones pequeas, o a un equipo, lo cual es
definitivamente deseable en instalaciones muy grandes. Esta persona o equipo someten un reporte a la
administracin sobre las desviaciones encontradas; el reporte puede ser en realidad una forma, haciendo los
resultados tan comprensivos como se desea, consistente en lo que es incluido y fcil de preparar y referenciar.
Cuando se hacen notar desviaciones en el reporte, deben incluirse tambin las causas y correcciones
recomendadas. Las correcciones pueden consistir de educacin adicional para el personal, condenacin severa o
reevaluacin de los estndares y procedimientos y cmo estn documentados. Cuando el violador es del
departamento de usuarios, puede ser necesario el corregir la situacin a travs de la ejecucin de la administracin
de usuario, posiblemente por el comit del Centro de Cmputo.

2.2.- Flujo de Trabajo en un Departamento de Sistemas.

Flujo de trabajo : Es el camino que la informacin recorre por los distintos departamentos hasta llegar al lugar
donde ser recibido, capturado, procesado y una vez terminado el trabajo, entregarle un producto al usuario. Existen
cuatro criterios a utilizar:

Definicin de las actividades y su secuencia.

Programacin de dichas actividades.
Monitorear el estado y las desviaciones de las tareas conforme se avanza en las actividades.
Controlar las tareas que se han desviado de lo programado.
Diagrama de estaciones de trabajo.
Usuario : Es el que proporciona la informacin, as como los formatos de salida que necesitan.

Control de datos : Controla las entradas recibidas y la distribucin de salidas. En realidad debe realizar las
siguienetes actividades:

Conversin de datos : Es el que se encarga de convertir la informacin suministrada por el usuario, a datos
legibles por la mquina. La informacin es transferida hacia los dispositivos de trabajo de las computadoras(
Discos, cintas, etc. ). Normalmente esta rea soporta grandes cargas de trabajo y presiones en cuanto a la
integridad y precisin de la informacin. La atencin se centra en tres aspectos distintos de las actividades
que son:

Programacin de tareas.
Ensamblaje de tareas : Consiste en reunir todo el material necesario para procesar cada tarea antes
de entregarse a la sala de cmputo.
Desensamblaje de tareas : Consiste en checar que la salida este completa y sea satisfactoria,
separar tareas y entregarlas a los destinatarios apropiados. ( Usuarios, biblioteca ).

Bibiloteca del centro de datos : Consiste en tres bibliotecas:

Control de preparacin : Consiste en llevar un registro de control para la conversin de los datos,
debe incluir fechas y horas estimadas y reales de recepcin y terminacin de tareas, prioridad y
cantidad de cada tarea.
Preparacin correcta : Consiste en utilizar formas bien diseadas para contener la informacin que
se va a preparar. As como tambin instrucciones bien definidas de conversin de documentos.
Preparacin eficiente : Para lograr esto se recomienda observar patrones en la preparacin de los
datos.

Control de tareas: Programa las tareas o actividades para prepararlas para el procesamiento y distribucin.
Actividades a realizar:

Exigir la entrega a tiempo del material de entrada.

Revisar la integridad del material de entrada, lo cual permite detectar faltantes en la informacin.
Controlar y recibir las tareas a realizar.
Responder cuestionamientos de los usuarios.
Controlar la correccin de transacciones rechazadas.
Controlar la distribucin de las salidas.

Biblioteca de cintas : Todos los archivos necesarios para el procesamiento de una tarea son
identificados, facilitando la tarea de reunir y verificar archivos.
Biblioteca de programas : Los programas y procedimientos se usan para hacer adiciones y cambios
a los programas y otras funciones fciles de efectuar.
Biblioteca de Documentacin : Como en el caso de los programas y datos, es necesario almacenar
duplicados de la informacin, as como tambien centralizar toda la informacin necesaria para
realizar una tarea.

Procesamiento por computadora : Se debe llevar un registro de las siguientes actividades para tener un
control de procesamiento:
Registro de errores y logros: Para en un futuro evitarse problemas.
Supervisar adherencia a estndares y procedimientos.
Supervisar uso no autorizado del equipo.
Supervisar mantenimiento preventivo.
Tener procedimientos adecuados: Para resolver problemas.

Procesamiento posterior : Se encarga de preparar y elaborar reportes.

2.3.- Programas de Trabajo y Distribucin de Recursos.

Una metodologa de trabajo se puede definir como el conjunto de operaciones especficas, que permiten conocer
con acierto la manera y secuencia con la que deber efectuarse un trabajo, as como estandarizar los eventos
rigurosos a los que debern sujetarse dichas operaciones. Esto, entre otras cosas, permite visualizar la calidad de la
operacin desarrollada por cada integrante, y en consecuencia las deficiencias de los mismos.
Enfocndonos a lo que es un centro de cmputo es muy importante que al presentarnos con la realizacin de un
sistema, tomemos en cuenta los recursos con los que debemos contar, as como con la certeza de que la distribucin
de estos ser la ms correcta y exacta. Y de esta manera nos permite resolver ms eficazmente un sistema.
Los recursos dentro de un centro de cmputo son de los siguientes tipos :

Materiales.
Econmicos.
Humanos.

Estos recursos vienen siendo los recursos de apoyo al servicio de quienes conocen con exactitud el problema a
resolver, las necesidades de informacin, la justificacin y los riesgos.
Los recursos materiales de que dispone un sistema estn estrechamente ligado con los recursos materiales de
que disponen las unidades que intervienen en l. Al cambiar el tipo de recursos materiales de las unidades, el
sistema variar con el fin de adaptarse a estos nuevos recursos sin que estos afecten a los objetivos originales.
Recursos economicos : Esta distribucin depende de la capacidad economica para distribuir en la compra tanto
de sistemas como de maquinaria.
En la implantacin de un sistema de deben indicar los recursos humanos necesarios para el manejo del mismo.
La variacin de los recursos humanos puede repercutir en el buen funcionamiento de la programacin del
sistema, por lo cual ser necesario realizar los ajustes correspondientes para que estas variaciones no intervengan en
la buena terminacin y funcionamiento del sistema programado.
Problemas por no contar con los programas :

Infrautilizacin del tiempo disponible de proceso.

Desperdicio de horas hombre.
Poca utilizacin del tiempo de mquina.
El tiempo es desperdiciado debido a la ociosidad o las pocas ganas que se tiene para dar mantenimiento a las
mquinas.

Beneficios al usar programas :

Evaluacin del desempeo del centro de datos.
Nivelacin de la utilizacin de recursos.
Predecir los efectos de aumento de trabajo.
Predecir la necesidad de equipo y personal.

Algoritmos para los programas :

Firts Come Firts Serve.( Primero en llegar, primero en ser atendido).

Shortest Processing Time Firts. ( Menor tiempo de procesamiento, primero en salir ).

Least Slack Time Firts. ( Menor tiempo ocioso, primero en salir ).
Earliest Due Time Firts. ( Mayor tiempo de procesamiento, primero en salir ).
Lowest Wighted Processing Time Firts. ( Mayor prioridad, primero en salir ).

Criterios a utilizar:

Usuario :
Minimo de tiempo de procesamiento.
Mximo terminacin temprana.
Eficiencia.

Centro de cmputo :
o Atender al mayor nmero de procesos.
o Mnimo pago por proceso.
o Utilizar los recursos al mximo.