Microsoft Excel

Unidad I

1.1

Definicin de Excel.
Excel es un programa del tipo Hoja de Clculo que permite realizar
operaciones con nmeros organizados en una cuadrcula. Es til para realizar desde
simples sumas hasta clculos complejos.
1.2

Definicin de Hoja de clculo.

Aplicacin que permite efectuar operaciones aritmticas de diversa
complejidad, con datos organizados en forma de tabla, es decir en una serie
columnas (se distinguen por una letra) y de filas (se distinguen por un nmero),
entrecruzadas, ya cuya interseccin se denomina celda (se distinguen por la letra
de la columna y el nmero de la fila).
1.3

Definicin de libro de Excel

Un libro de Excel es un archivo el cual contiene varias hojas de calculo.

1.4

Elementos de la interfaz de Excel.

Barras de Herramientas

Barra de titulo

Barra de Mens

Columna

Celda

Barras de
desplazamiento

Fila

Barra formulas

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Hojas

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Elementos de una Hoja de Calculo. (Tabla)

A la interseccin de una columna y una fila se le denomina Celda y se
nombra con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuacin el nmero
de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo
tanto la celda se llama A1. Si observa la ventana de Excel podr comprobar todo
lo explicado anteriormente. Cuando el cursor est posicionado en alguna celda
preparado para trabajar con sta, dicha celda se denomina Celda activa y se
identifica porque aparece ms remarcada que las dems.
De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa
y columna activa, columna de la celda activa.
1.4

Tipos de datos
Vamos a profundizar un poco sobre los distintos tipos de datos que podemos
introducir en las celdas de una hoja de clculo:
VALORES CONSTANTES
Es un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un nmero,
una fecha u hora, o un texto.
NMEROS

Para introducir nmeros puede incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los

signos especiales + - ( ) / % E e . Pts.

Los signos (+) delante de los nmeros se ignoran, y para escribir un nmero
negativo ste tiene que ir precedido por el signo (-).

Al escribir un nmero entre parntesis, Excel lo interpreta como un nmero

negativo, lo cual es tpico en contabilidad.

El carcter E o e es interpretado como notacin cientfica. Por ejemplo, 3E5

equivale a 300000 (3 por 10 elevado a 5).

Cuando un nmero tiene una sola coma se trata como una coma decimal.

Si introducimos el smbolo % al final de un nmero, Excel lo considera como

smbolo de porcentaje.

Si introduces fracciones tales como 1/4, 6/89, debes escribir primero un

cero y espacio para que no se confundan con nmeros de fecha.

Si un nmero no cabe en su celda como primera medida se pasa

automticamente a anotacin cientfica.

Por defecto los nmeros aparecen alineados a la derecha en la celda.

1. FECHA Y HORA

Para introducir una fecha u hora, no tienes ms que escribirla de la forma en

que deseas que aparezca.

Al igual que los nmeros (ya que realmente lo son), las fechas y las horas
tambin aparecen alineados a la derecha en la celda.

Cuando introduzcas una fecha comprendida entre los aos 1929 y 2029,
slo ser necesario introducir los dos ltimos dgitos del ao, sin embargo
para aquellas fechas que no estn comprendidas entre dicho rango,
necesariamente deberemos introducir el ao completo.

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Ejemplos:
1/12/99

1-12-99

2:30 PM

14:30

1/12/99

2. TEXTO

Para introducir texto como una constante, selecciona una celda y escribe el
texto. El texto puede contener letras, dgitos y otros caracteres especiales.
Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto.

Si un texto no cabe en la celda se utilizan todas las adyacentes que estn en

blanco a su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena
nicamente en la primera celda.

El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.

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FORMULAS
Es una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras
celdas, nombres, funciones, u operadores.
Una frmula es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden
realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como *,+,
Sen,Cos,etc...
En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras
celdas, operadores y funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y
debe empezar siempre por el signo =.
FUNCIONES
Una funcin es una frmula especial escrita con anticipacin y que acepta un
valor o valores, realiza unos clculos y devuelve un resultado. Todas las funciones
tienen que seguir una sintaxis y si sta no se respeta Excel nos mostrar un
mensaje de error.
1) Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =.
2) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes
espacios antes o despus de cada parntesis.
3) Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o
funciones.
4) Los argumentos deben de separarse por ";".
Ejemplo: =SUMA(A1:B3) esta funcin equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3

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2.6

Operadores
Los operadores especifican el tipo de clculo que se desea realizar con los
elementos de una frmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de
operadores de clculo: aritmtico, comparacin, texto y referencia.
2.1

Operadores aritmticos
Para ejecutar las operaciones matemticas bsicas como suma, resta o
multiplicacin, combinar nmeros y generar resultados numricos, utilice los
siguientes operadores aritmticos.
Operador aritmtico
+ (signo ms)
- (signo menos)

Significado (Ejemplo)
Suma (3+3)
Resta
(3-1)
Negacin (-1)
* (asterisco)
Multiplicacin (3*3)
/ (barra oblicua)
Divisin (3/3)
% (signo de porcentaje) Porcentaje (20%)
^ (acento circunflejo)
Exponenciacin (3^2)
2.2

Operadores de comparacin
Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se
comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lgico:
VERDADERO o FALSO.
Operador de comparacin
= (signo igual)
>(signo mayor que)
<(signo menor que)
>= (signo igual o mayor que)
<= (signo igual o menor que)
<>(signo distinto de)

Significado (Ejemplo)
Igual a (A1=B1)
Mayor que (A1>B1)
Menor que (A1<B1)
Igual o mayor que (A1>=B1)
Igual o menor que (A1<=B1)
Distinto de (A1<>B1)

2.3

Operador de concatenacin de texto

Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con
el fin de generar un solo elemento de texto.
Operador de texto
& ("y" comercial)

2.4

Significado (Ejemplo)
Conecta o concatena dos valores para generar un valor de
texto continuo ("Viento"&"norte")

Operadores de referencia
Combinan rangos de celdas para los clculos con los siguientes operadores.

Operador de referencia
: (dos puntos)
, (coma)
(espacio)

Significado (Ejemplo)
Operador de rango que genera una referencia a todas las
celdas entre dos referencias, stas incluidas (B5:B15)
Operador de unin que combina varias referencias en una
sola (SUMA(B5:B15,D5:D15))
Operador de interseccin que genera una referencia a
celdas comunes a las dos referencias (B7:D7 C6:C8)

3.6

Orden de precedencia
Las frmulas calculan los valores en un orden especfico. Las frmulas de
Excel siempre comienzan por un signo igual (=). El signo igual indica a Excel que

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los caracteres siguientes constituyen una frmula. Detrs del signo igual estn los
elementos que se van a calcular (los operandos), separados por operadores de
clculo. Excel calcula la frmula de izquierda a derecha, segn el orden especfico
de cada operador de la frmula.
Prioridad de operadores
Si se combinan varios operadores en una nica frmula, Excel ejecutar las
operaciones en el orden que se indica en la tabla a continuacin.
SIMBOLO
OPERACIN QUE
DEL
PRECEDENCIA
REALIZA
OPERADOR
^

EXPONENCIACIN

MULTIPLICA

DIVIDE

SUMA

RESTA

&

UNIN /
CONCATENAR

Comparacin IGUAL
QUE

>

Comparacin
MAYOR QUE

<

Comparacin
MENOR QUE

>=

Comparacin
MAYOR IGUAL QUE

<=

Comparacin
MENOR IGUAL
QUE

<>

Comparacin
DISTINTO

Adems de esta tabla de precedencias la precedencia mxima, es decir la

operacin que antes se evala, es aquella que va entre parntesis.
Si una frmula contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo, si
una frmula contiene un operador de multiplicacin y otro de divisin), Excel
evaluar los operadores de izquierda a derecha.

Operador
: (dos puntos)
(un solo espacio)
, (coma)
%
^
*y/
+y&
= < > <= >= <>

Descripcin
Operadores de referencia

Negacin (como en -1)

Porcentaje
Exponenciacin
Multiplicacin y divisin
Suma y resta
Conecta dos cadenas de texto (concatenacin)
Comparacin

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Uso de parntesis
Para cambiar el orden de evaluacin, escriba entre parntesis la parte de la
frmula que se calcular en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente frmula da un
resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicacin antes que la suma. La
frmula multiplica 2 por 3 y, a continuacin, suma 5 al resultado.
11=5+2*3
Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar la sintaxis, Excel
sumar 5 y 2 y, a continuacin, multiplica el resultado por 3, obteniendo 21.
21=(5+2)*3
En el siguiente ejemplo, los parntesis que rodean la primera parte de la
frmula indican a Excel que calcule B4+25 primero y despus divida el resultado
por la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5.
X=(B4+25)/SUMA(D5:F5)
1.7
Concepto de Formula
Las frmulas son ecuaciones que efectan clculos con los valores de la hoja de
clculo. Una frmula comienza por un signo igual (=). Por ejemplo, la siguiente
frmula multiplica 2 por 3 y, a continuacin, suma 5 al resultado.
Una frmula tambin puede
operadores y constantes.

contener

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lo

siguiente:

funciones,

referencias,

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