ADMINISTRACIN EMPRESARIAL

LA COORDINACIN COMO ELEMENTO O PROCESO DE

ADMINISTRACIN EN LA EMPRESA

INTRODUCCIN
Al comenzar este tema empezaremos con este ejemplo: Hace algunos Aos un grupo
musical participo en un gran recital.
La partidura desarrollada haca que los diferentes grupos de instrumentos intervinieran
en forma aislada y paulatina, Cada uno de esos grupos pudo demostrar
individualmente su particular sonido y habilidades.
Al cabo de un rato un miembro de la orquesta, el director, que no tocaba ningn
instrumento y que, por lo tanto, aparentemente era el menos importantes, con un
toque mgico de su batuta logr armonizar los sonidos individuales de manera que no
fue posible identificarlos separadamente, pero en cambio de todos ellos surgi una
meloda maravillosa.
En este ejemplo vemos claramente como la coordinacin se hace visible en este
grupo, de como La disposicin ordenada del esfuerzo del grupo para dar unidad de
accin con vistas a un propsito comn.
Aqu desarrollaremos los conceptos, sus principios, los diferentes tipos de
coordinacin y como lograr una coordinacin efectiva.
LA COORDINACION
La coordinacin es un proceso que consiste en integrar las actividades de
departamentos independientes a efectos de perseguir las metas de la organizacin
con eficacia. Sin coordinacin, la gente perdera de vista sus papeles dentro de la
organizacin y enfrentara la tentacin de perseguir los intereses de su departamento,
a expensas de las metas de la organizacin.
El grado de coordinacin depender de la naturaleza de las tareas realizadas y del
grado de interdependencia que existe entre las personas de las diversas unidades que
las realizan. Cuando estas tareas requieren que exista comunicacin entre unidades, o
se pueden beneficiar con ella, entonces es recomendable un mayor grado de

coordinacin. Cuando el intercambio de informacin es menos importante, el trabajo

se puede efectuar con mayor eficiencia, con menos interaccin entre unidades.
Un grado importante de coordinacin con toda probabilidad beneficiar un trabajo que
no es rutinario ni pronosticable, un trabajo en el cual los factores del ambiente estn
cambiando y existe mucha interdependencia. Adems, las organizaciones que
establecen objetivos altos para sus resultados requieren un mayor nivel de
coordinacin.
La coordinacin es la tercera funcin de la autoridad. Nos ensea con acierto, la
distincin funcin de la autoridad. Nos ensea con acierto, la distincin entre pericia y
coordinacin: la pericia implica la adopcin de una buena decisin. La coordinacin
est encaminada a que todos los miembros del grupo adopten la misma decisin o,
ms precisamente, decisiones coherentes, combinadas para conseguir la finalidad
establecida.
La coordinacin concretiza la aplicacin de los principios de Administracin de mayor
trascendencia, tales como autoridad, delegacin, divisin del trabajo, unidad de mando
y otros de no menos significacin.
La coordinacin ha sido as conceptuada como el aspecto ms importante que se
debe lograr toda empresa o institucin, como prueba de su misma validez, puesto que
a travs de ella se puede medir la correcta aplicacin de todos los otros principios
administrativos y se pueden evaluar tambin el grado de integracin de sus miembros
en el espritu de cuerpo, disciplina social que tienen, su estabilidad, etc. Constituye as
la coordinacin una prueba de equilibrio de la empresa o institucin, es decir que todos
los otros elementos estn contenidos en ella, porque: " Son los principios mediante los
cuales funciona la coordinacin hacindose efectiva.
IMPORTANCIA DE LA COORDINACION

La importancia que tienen la coordinacin y la forma operativa en que ella se puede

desenvolver sin necesidad de fricciones y ante un mismo objetivo social aceptado y
defendido por todos los miembros de un grupo, se pueden ilustrar por medio de la
labor que realiza un equipo bien integrado, sea ste deportivo o cultural.
La coordinacin, al punto de que ha sido considerada como el proceso ms
trascendente de la empresa, que adems de poner de manifiesto los principios

administrativos, permite evaluar tambin el grado de integracin de sus miembros en

el espritu de cuerpo, la disciplina social que tienen, su estabilidad, etc.
Constituye as la coordinacin una prueba del equilibrio de la empresa o institucin.
MODALIDADES DE LA COORDINACION
Dada por sentada la importancia de la coordinacin en la empresa o institucin, surge
la interrogante de cmo vamos a desarrollar el proceso inherente a la integracin de
esos esfuerzos cooperativos para el logro de los objetivos de la organizacin. La
doctrina sustenta distintos criterios de coordinacin. Unos consideran como mtodos
de coordinacin los procesos de planificacin, la creacin de comisiones y la
celebracin de reuniones y conferencias. Otros, representantes de la gran mayora,
consideran dos tipos de coordinacin internamente relacionados. Existen dos maneras
bsicas de coordinar:

Por organizacin, es decir, por la inter-relacin de las distintas divisiones de

trabajo dentro de una estructura, basada en la autoridad, de manera que el
trabajo pueda ser coordinado por medio de rdenes e instrucciones que los
superiores dan a sus subordinados y que extienden la coordinacin desde el
vrtice hasta las bases generales de la estructura.

Por medio del dominio de una idea, es decir mediante la aparicin y

desarrollo de una unificacin de propsitos, en las mentes de quienes
emprenden algo mancomunadamente, de manera que cada trabajador
adoptar sus tareas a las de otros, con la habilidad y el entusiasmo
necesarios.

La coordinacin como proceso de integracin presenta dificultades y complejidades

que dependern de la institucin. En organizaciones de poca magnitud esta funcin se
torna sencilla. Empero, en instituciones de gran envergadura la coordinacin toma un
carcter diferente.
Para Gulick "la organizacin, como medio de coordinacin, implica la creacin de un
sistema de autoridad a travs del cual el objetivo o propsito central de una empresa
se vaya plasmado en hechos, gracias a los esfuerzos combinados de muchos
especialistas cada uno de los cuales acta entre su especializacin en un momento y
lugar determinado.

La experiencia ha demostrado que una organizacin de esta naturaleza requiere no

slo el trabajo de muchos hombres en distintos lugares y momentos determinados,
sino tambin la existencia de una labor integradora de parte de quienes tienen cargos
de direccin. El problema de la coordinacin se transforma, por lo tanto,
en el problema de establecer entre la unidad ejecutiva y las unidades encargadas de
las distintas tareas (divisiones de trabajo) en la periferia, un sistema apropiado y
eficiente de comunicacin y control.
Para resolver los problemas que esa falta de delegacin coordinadora le producir,
debe establecer o mantener un sistema complementario que le permita que los propios
subordinados por iniciativa y conviccin autocoordinen sus labores.
METODOS BASICOS DE LA COORDINACION EFECTIVA
1).Incrementar el potencial de la coordinacin:
Hablamos de ampliar las fronteras cuando la cantidad de contactos entre
departamentos aumenta notablemente, quizs sea ms conveniente crear un vnculo
permanente entre los departamentos. Se dice que este vnculo cumple con el papel
para ampliar fronteras. Los empleados que expanden las fronteras con xito entienden
las necesidades, responsabilidades y preocupaciones de los dos departamentos y
pueden ayudar a la comunicacin entre ellos. Por ejemplo, en ocasiones, los
miembros del departamento de ingeniera y de mercadotecnia hablan diferentes
idiomas. Un empleado que extiende las fronteras con eficacia puede traducir el
lenguaje de la mercadotecnia, orientando a los clientes, al lenguaje de la ingeniera,
orientando a los productos y viceversa.
2).Reducir la necesidad de coordinar:
Cuando se necesita tanta coordinacin que los mtodos antes expuestos resultan
ineficaces, el mejor enfoque sera reducir la necesidad de una coordinacin estricta.
Jay Galbraith describe 2 formas para hacerlo: crear recursos escasos y crear unidades
independientes.

Recursos escasos: El hecho de ofrecer recursos escasos (adicionales)

permite que unas unidades tengan "manga ancha" para satisfacer los

requisitos de otras.
Unidades independientes: Otra forma de reducir la necesidad de
coordinacin consiste en crear unidades independientes, cuyos miembros

pueden realizar todos los aspectos necesarios de una tarea ellos mismos, en
lugar de depender de otros departamentos.

LOS SEIS MECANISMOS BSICOS DE COORDINACIN

De acuerdo con Mintzberg, es natural que toda actividad que pretenda contar con
cierta organizacin requiera de la divisin del trabajo y coordinacin de las diversas
funciones, por lo cual, la estructura organizacional puede ser concebida como la
divisin de tareas y la coordinacin de las mismas:
1. Adaptacin mutua, coordina mediante la comunicacin informal,
funciona bajo condiciones difciles, el xito de la empresa depende de la
adaptacin de los especialistas entre s.
2. Supervisin directa, surge cuando un grupo requiere trabajar en equipo y una
persona se hace responsable de los dems y para lograrlo gira instrucciones y
controla sus funciones.
3. Normalizacin del trabajo o de los procesos, se refiere a la programacin del
contenido, a la especializacin y a los procedimientos a seguir.
4. Normalizacin de los resultados u outputs, se especifican los resultados no las
funciones.
5. Normalizacin de las habilidades, se estandariza al trabajador y no a los
resultados o al trabajo. El trabajador obtiene habilidades, destrezas y
conocimientos fuera de la empresa, para despus aplicarlas en la misma.
Normalizacin de las reglas, los integrantes de la empresa comparten creencias
comunes, por lo que logran coordinarse.
EFICIENCIA DE LA COMUNICACIN
El problema de la coordinacin requiere un eficiente sistema de comunicacin y
control. Para armonizar las actividades de la empresa propone cuatro etapas:
1.- Primera Etapa: Definir la tarea que se va a ejecutar.

2.-Segunda Etapa: Nombrar un director a quien se encargue de poner el proyecto en

ejecucin.
3.-Tercera Etapa: Determinar la naturaleza y el nmero de tareas (unidades de trabajo)
en que es preciso dividir el proyecto que se va a ejecutar. Esta divisin depender del
tamao y naturaleza de la obra y del estado del progreso tcnico y social en un
momento dado.
4.-Cuarta Etapa: Establecer y perfeccionar un sistema de direccin y control
(estructura de autoridad) entre el director y las unidades encargadas de las distintas
fases del trabajo (las unidades que corresponden a la divisin de trabajo adoptada).
La coordinacin tiene mayores probabilidades de lograrse cuando grupos funcionales
interesados participan directamente en la orientacin de las nuevas polticas y en la
toma de decisiones.
El sentido de participacin y de hacer propios los objetivos sociales, logra no slo la
constitucin de un adecuado espritu de cuerpo, sino que adems facilita grandemente
la coordinacin. El conocimiento de cmo se armonizan las labores que a cada uno
corresponden y sus motivos, con los propsitos generales de la empresa o institucin
permite una fusin de intereses, es decir, integrar las colaboraciones aisladas.
COORDINACION VERTICAL Y HORIZONTAL
El ejecutivo situado en la cspide de la organizacin, en su condicin de lder asume la
principal actividad coordinadora de la empresa o institucin, al procurar integrar las
polticas y acciones de la organizacin en un todo coherente y armnico.
Pero esta actividad tiene sus lmites; as como la institucin cuenta con una serie de
rganos ejecutivos, asesores y operativos, creados para auxiliar a la autoridad
mxima, el mismo fundamento humano y administrativo que origina esta segregacin,
tambin motiva la vigencia de otros niveles de coordinacin, en principio, separados
de la gerencia principal.
Coordinacin Vertical
En la teora administrativa el principio de la coordinacin vertical, al igual que en el
estricto campo de la organizacin, tienen en la autoridad. Cuando el Presidente de la
Repblica o el ejecutivo de cualquier empresa, coordina las actividades de los
departamentos de la institucin, realiza una coordinacin de tipo vertical, puesto que

ejerce una autoridad directa sobre los titulares de los departamentos, la cual le permite
integrar los esfuerzos institucionales en busca de interrelaciones armnicas. Esta
misma autoridad y responsabilidad la tienen los jefes de los diferentes departamentos
y unidades de la institucin en el campo especfico de sus funciones, a quienes
tambin les corresponde coordinar las mismas, para interrelacionarlas entre s y con
los dems rganos de la empresa.
En ese orden de ideas, los dems ejecutivos de la organizacin contraen la
responsabilidad de ejercer su autoridad para lograr la coordinacin de las actividades
o funciones puestas a su cargo.
Como puede advertirse, la coordinacin viene a constituir uno de los elementos de
mayor incidencia en la vida de la organizacin, en razn de que est presente en
todos sus niveles.
Coordinacin Horizontal
A diferencia de la coordinacin vertical, la horizontal, desprovista de autoridad y de
mando depende de la aplicacin del conocimiento. Para Mooney en todas las
organizaciones la coordinacin horizontal es el principio que indoctrina a todos y
cada uno de los miembros del grupo para acondicionarlo hacia el objetivo comn,
asegurando de esta manera el mximo de eficiencia colectiva y de inteligencia en la
prosecucin del objeto.
Esta coordinacin puede manifestarse de diferentes maneras y niveles. Por ejemplo, la
reunin de dos o ms ejecutivos o supervisores de un mismo departamento, para
tratar de coordinar la poltica de nuevos precios en la empresa, representa una
coordinacin horizontal, puesto que no predominar no a la autoridad como en la
vertical, sino las ideas y adoctrinamiento.
PRINCIPIOS PARA LOGRAR LA COORDINACION
Mary Parker Follet, postul cuatros principios fundamentales para alcanzar un
esfuerzo sincronizado y con ellos dio una de las mayores contribuciones que se han
ofrecido en este importante campo.
1. El Principio del Contacto Directo: establece que la coordinacin debe lograrse a
travs de relaciones colaterales u horizontales, para lo cual hay que tener un ambiente
adecuado para el intercambio de ideas y de iniciativas y para la toma de decisiones

conjuntas en el respectivo nivel, sin que sea necesario que ellas sean del
conocimiento y sancin previa de la superioridad.
A travs de este principio se establece implcitamente que la coordinacin se logra en
la primera instancia, no a travs de formalismos, sino de un espritu conciliador;
adems, debe comenzar de abajo hacia arriba.
La gente intercambia ideas, ideales, prejuicios y propsitos ms eficientemente
mediante el contacto y comunicaciones personales que por otros mtodos y por medio
del entendimiento que se logra con ello, encuentran la frmula para satisfacer al
mismo tiempo el objetivo social y sus propsitos personales.
2. El Principio de La Coordinacin en las Labores de Poltica y Planificacin:
establece la conveniencia de lograr una armonizacin formal de criterios y de
esfuerzos desde las etapas primarias.
Se reconoce en este principio la importancia de esas labores como guas de las
realizaciones de la empresa o institucin y las dificultades que se pueden presentar
para coordinar las operaciones, si antes no ha habido un conocimiento y discusin
sobre las metas polticas y los planes de trabajo.
3. El Principio de la Reciprocidad: de todos los factores hace nfasis en que, al igual
que los otros aspectos administrativos de una empresa o institucin, la coordinacin es
la resultante de interrelacionar esfuerzos, y no un producto aislado.
Este principio est implcito en la misma concepcin de que la coordinacin debe ser
el objetivo interno de toda empresa e institucin, ya que es a travs de ella como se
amalgaman todos los esfuerzos individuales.
4. El Principio de la Coordinacin como proceso ininterrumpido: reconoce el
dinamismo que tiene toda organizacin y, por lo tanto, la necesidad de que se hagan
ajustes peridicos para mantener esa armona de esfuerzos.
La coordinacin mediante este principio se considera adems como un mtodo
horizontal de integracin, no vertical, que destaca la importancia del entendimiento de
actividades, capacidades y habilidades de los otros miembros, para lograr la
cooperacin entre todos ellos. Por eso es necesario un buen sistema de
comunicaciones. A travs de ese entendimiento se resuelven por ajustes los
problemas, puesto que las fuentes conflictivas desaparecen.

Las Comunicaciones como Importante Medio y Coordinacin

Se ha hecho hincapi en que uno de los medios ms efectivos para lograr una
coordinacin satisfactoria es a travs del dominio de la idea o adoctrinamiento.
Para ello, es indispensable que existan medios adecuados de comunicacin entre
todos los individuos de la organizacin, a fin de que para los mismos aspectos
formalistas tales canales permitan guiar las instrucciones sobre cmo se debe ejercer
la autoridad y cmo se debe dar cuenta del cumplimiento de los deberes.
En toda comunicacin hay cinco elementos bsicos:

La comunicacin inicial.
La transmisin de la comunicacin.
El estmulo para llevarla a Cabo.
La recepcin de la comunicacin.
La reaccin que produce la comunicacin.
Las publicaciones internas en una empresa o institucin, en especial en aquellas de
cierto tamao son un importante instrumento coordinador, al ofrecer un medio de
divulgacin sobre algunos de los dos siguientes aspectos:
1) Manuales Administrativos: sirven para reunir la informacin que todo miembro de
la organizacin debe conocer para poder coordinar sus labores con la de otros, o para
utilizar similares procedimientos.
2) Boletines del y Para el Personal. Como otro medio complementario para el logro
de la coordinacin de las labores, estn ciertas publicaciones de carcter interno, que
ofrecen al personal noticias peridicas sobre aquellos aspectos ms importantes que
acontecen en la empresa.
Los Comits tienen grandes ventajas como medios de coordinacin horizontal, al
permitir una participacin libre de todas las personas que los constituyen, en la
discusin y toma de decisiones de carcter tcnico o normativo.

El comit sirve para satisfacer tales propsitos coordinadores como el medio o lugar
de intercambio de opiniones y como el instrumento administrativo que permite
constituir una unidad de criterio que servir de cartabn para las actuaciones de sus
diferentes participantes.

CONCLUSN
Al concluir este trabajo estamos en la capacidad de conocer el concepto de la
coordinacin sus propsitos y el adoctrinamiento que consiste en la aceptacin de los
objetivos sociales de la empresa o institucin.
La coordinacin se convierte en el objetivo interno, ya que por su medio se satisface el
principio inspirador de la administracin, del logro de un propsito a travs del
esfuerzo cooperativo.
Tambin descubrimos que para que haya una buena coordinacin se necesita adems
la presencia de una autoridad coordinadora, la cual puede ejercerse verticalmente por
autoridad formal u horizontalmente por autoridad tcnica.
As como los medios de comunicacin y los principios para llevar una buena
coordinacin a cabo en la empresa.
Y unos de los datos ms importantes que hemos adquiridos en este tema es que para
coordinar esfuerzos y lograr cooperacin pareciera necesario que toda empresa tenga
un sistema de valores y objetivos comunes o compartidos a fin de alcanzar la
respectiva accin conjunta.