CENTRO UNIVERSITARIO DE CHINAUTLA, TIERRA NUEVA

DERRECHO NOTARIAL II
EL PROTOCOLO NOTARIAL.
ANTECEDENTES Y ETIMOLOGA:
En los comienzos de la vida jurdica, los hombres estipulaban verbalmente, realizando el
lenguaje como elemento capital empleado a modo de texto y el rito como forma de expresin
litrgica, eran las nicas huellas que quedaban de las declaraciones de voluntad jurdica, que
era un medio de prueba poco consistente, por esta razn la oralidad, se sustituy por la prueba
escrita, pero est a la vez resulta que no era del todo seguro porque el documento poda
extraviarse. Hubo necesidad de materializar la prueba, por lo que los hombres idearon que al
emitirse la voluntad se hiciera con solemnidades y quedara grabada grficamente sobre un
objeto material con la voluntad creadora, constituyendo esta la primera fuente de la gnesis del
acto jurdico que llamaron protocolo.
As el protocolo penetr en el derecho positivo y fue adoptado por la mayora de las
legislaciones, y de esto se extrae que la existencia del protocolo, es necesaria e importante
para la funcin notarial, para la conservacin del instrumento pblico, asegurndose as los
derechos de los otorgantes.
Etimologa: protocolo es una palabra compuesta del prefijo proto, procedente de la voz griega
protos, y del sufijo colo o colos que se deriva del griego kollon, que quiere decir pegar. Su
origen se remonta, a la prctica de los tabellinos

romanos, de conservar copia de los

documentos que redactaban y segn otras posturas este se remonta a los argentarios griegos,
que despeaban funciones de procuracin y gestin de negocios de sus clientes, redactando
contratos en libros que guardaban en su poder.
DEFINICIN:
El protocolo es la coleccin ordenada de las escrituras matrices, de las actas de
protocolacin, razones de legalizacin de firma y documentos que el notario registra de
conformidad con la ley (Art. 8 del Cdigo de Notariado).
CONTENIDO:
El protocolo del notario contendr: las escrituras pblicas o matrices, las actas de
protocolacin, las razones de legalizacin, la razn de cierre, el ndice y los atestados.
REQUISITOS:
Derecho de apertura: los notarios pagaran a la tesorera del Organismo Judicial cincuenta
quetzales ms IVA, cada ao. (Art. 11 cdigo de notariado).

DOCENTE: Diego Rafael Hernndez Debroy

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Apertura: el protocolo se abre cada ao, con la escritura que s facciona, la cual llevara
siempre el nmero uno, la que principiar en la primera lnea del folio inicial (Art. 12. cdigo
de notariado).
FORMALIDADES:
1. Los instrumentos deben redactarse en espaol, escribirse a mquina de manera legible y
sin abreviaturas.
2. Los instrumentos deben llevar numeracin cardinal, escribindose uno a continuacin de
otro, en orden riguroso de fechas, y entre cada instrumento solo debe quedar el espacio
para firmarlas.
3. El protocolo debe llevar foliacin cardinal, escrita en cifras.
4. En el cuerpo del instrumento, las fechas, nmeros o cantidades, se expresan con letras. En
caso de discrepancia entre lo escrito en letras y cifras, prevalece lo escrito en letras.
5. Los documentos que deban insertarse o las partes conducentes que se transcriban, se
copian de manera textual.
6. La numeracin fiscal del papel sellado no podr interrumpirse, salvo los casos de
protocolaciones, o que se hubiera terminado la serie y se inicie una nueva.
7. Los espacios en blanco que permitan intercalaciones se llenaran con una lnea antes de
que sea firmado el instrumento
Tambin debe tomarse en cuenta que son nulas las adiciones, entrerrenglonaduras y
testados, si no se salvan al final, antes que el documento sea firmado. Las enmendaduras
son prohibidas (Art. 14 cdigo de notariado).
OBLIGACIONES DEL NOTARIO RELATIVAS AL PROTOCOLO.
1.

Pagar el derecho de apertura. (Art. 11 C. Not.)

2.

Cierre:
Se cierra cada ao, pero puede cerrarse en cualquier momento que el notario dejare de
cartular. El cierre es mediante una razn notarial, que contiene la fecha, el nmero
total de instrumentos autorizados, indicando cuntos de ellos son escrituras pblicas, el
nmero de actas de protocolacin, de razones de legalizacin, el nmero de escrituras
canceladas, si la hubieren, as como el total de folios utilizados; observaciones si
fueren necesarias y la firma del Notario. (Art. 12 de C. not).

3.

Elaborar ndice:
Posterior a la razn de cierre, debe redactarse el ndice, el cual debe hacerse en papel
sellado del mismo valor del papel de protocolo; ira fechado y firmado por el notario y
este podr hacer las observaciones que estime pertinente; y que contendr en columnas
separadas:

a.

El nmero de orden del instrumento.

b.

Lugar y fecha.

c.

Los nombres de los otorgantes.

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4.

d.

El objeto del instrumento.

e.

El folio en el que se inicia.

Atestados:
El notario agregar al final del tomo respectivo del protocolo, los atestados
referentes

a los instrumentos que autorice, y las constancias de pago del

derecho de apertura.
5.

Avisos que realiza el notario al archivo general de protocolo:

a.

Cuando el notario sale del pas. (Art. 27. cdigo de notariado).

b.

Trimestral (Art. 37 literal. c del Cdigo de notariado).

c.

Cancelacin de instrumentos (Art. 37 literal b del Cdigo de notariado).

d.

Modificaciones

de los instrumentos (Art. 81 numeral 9 Cdigo de

notariado).
e.

De protocolacin de documentos provenientes del extranjero (Art. 40 de

la Loj).
6.

Empastado: dentro de los treinta das al cierre del protocolo el Notario debe mandar a

empastar el protocolo (Art. 18 del Cdigo de notariado).

DEPOSITO Y ENTREGA.
Los casos de depsito de un protocolo, algunos en forma temporal y otros en forma definitiva
son:
a. Por ausencia del pas por tiempo menor de un ao.
b. Por ausencia del pas por ms de un ao.
c. Por inhabilitacin.
d. Por entrega voluntaria.
e. Por fallecimiento.
En cuanto a la entrega, los protocolos depositados sern devueltos por requerimiento personal
del notario depositante, al cesar la causa del depsito.

PROTOCOLO DEL NOTARIO FALLECIDO.

Los albaceas, herederos o parientes, o cualquier persona que tuviere en su poder el protocolo
de un notario fallecido, lo depositar dentro de los siguientes 30 das del fallecimiento, en el
archivo general de protocolos, si es en la capital, si es en cabecera departamental, en el mismo
plazo, al juez de primera instancia quien lo remitir dentro de los ocho das siguientes a su
deposita al referido archivo.
REPOSICIN:

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Circunstancia que se da cuando se pierde, destruye o deteriora el protocolo. (Art. 90 del
Cdigo de notariado). Al enterarse el notario de esta circunstancia, debe dar aviso al juez de
primera instancia de su domicilio el juez debe instruir la averiguacin y terminada la misma
resolver declarando procedente la misma; seguidamente el juez pedir a la CSJ copias de los
testimonios especiales enviados por el notario al archivo general de protocolos, y citara por
medio de avisos que se publicaran tres veces en el diario oficial, a los otorgantes e interesados,
previnindoles la presentacin de los testimonios o copias en su poder. Con la copia de los
testimonios y copias de legalizaciones presentadas, con las certificaciones de los registros o
con la debida constancia de los puntos en que se hallen de acuerdo los otorgantes, quedar
repuesto el protocolo. (Art. 90, 91, 92, 93 y 95 de Cdigo de notariado).
REVISIN:
Esta tiene por objeto comprobar si en el mismo se han llenado los requisitos formales
establecidos en la ley, esta puede ser ordinaria, se har cada ao y la extraordinaria cuando lo
mande la Corte Suprema de Justicia, para este efecto, el notario, est obligado a presentar el
protocolo y sus comprobantes, debindose practicar la inspeccin y revisin en su presencia.
(Art. 84 y 85 del Cdigo de notariado).
ACTA NOTARIAL
DEFINICIN:
Es el instrumento autorizado a instancia de parte, por un notario o escribano, donde se
consignan las circunstancias, manifestaciones y hechos que presencian y les constan de los
cuales dan fe y que, por su naturaleza no sean materia de contrato.
El acta notarial, se encuentra regulada en los artculos 60, 61 y 62 del cdigo de notariado.
CLASIFICACIN:
1. Actas de presencia: acreditan la realidad o verdad del hecho que motiva su
autorizacin.
2. Actas de referencia: son para la recepcin de informaciones testificales voluntarias,
donde no se afirma la veracidad del contenido sino el hecho de que los testigos
pronunciaron las palabras consignadas.
3. Actas de requerimiento: sirven para hacer constar la solicitud de cumplimiento de
una obligacin, o bien se deje de hacer algo.
4. Actas de notificacin: es la prueba autentica de haber puesto en conocimiento de
otra, determinada notificacin.
5. Actas de notoriedad: las que tienen por objeto la comprobacin de hechos notorios,
sobre los cuales se fundaran y declararan derechos y cualidades de trascendencia
jurdica.
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DIFERENCIA ENTRE ACTA NOTARIAL Y ESCRITURA PBLICA:

Externas: Las actas notariales se redactan en papel simple y no en protocolo mientras que la
escritura pblica s.
Las actas notariales no llevan numeracin, mientras que la escritura pblica en el protocolo
debe llevar un orden riguroso de nmero y fecha.
Del acta notarial no se pueden extender testimonios o copias, por tratarse de documentos
nicos, mientras que de la escritura pblica se puede reproducir, expidiendo testimonios o
copias cuantas veces sean necesarios o solicitado, salvo la limitacin

en el caso de

testamentos y donaciones por causa de muerte.

Las actas notariales quedan en poder del interesado y no de notario, salvo las que exijan
protocolizacin, como el caso del matrimonio.
En algunos casos en las actas notariales, no es necesario consignar los datos de identificacin
personal de requirente, y en las escrituras pblicas si es necesario.
Con respecto a la firma del requirente, ya que, en algn tipo de acta es suficiente la firma de
notario, y el acta adquiere plena validez, mientras que en la escritura pblica es requisito o
formalidad esencial la firma o firmas de los otorgantes.

Internas: en las actas notariales se hacen constar hechos que presencia y circunstancias que
le constan al notario, por haberlos el efectuado o presenciado, mientras que en la escritura
pblica, se hacen constar negocios jurdicos y declaraciones de voluntad.
ESTRUCTURA:
Puede dividirse en
1. Rogacin, audiencia o requerimiento al notario. Es un acto de impulso, puesto
que el notario no puede actuar sino a instancia de alguien.
2. Expresin del objeto o finalidad de la rogacin o requerimiento hecho al
notario. Cuanto se desea haga el notario.
3. Narracin del hecho. Es la parte principal, y se incluye en ella la relacin de
hechos que consten al notario por haberlos investigado o que presencie o que l
mismo realice a instancia del requirente.
4. Autorizacin. Que consiste en la firma o firmas de los requirentes y de los que
intervinieron en el acta y la del notario.
REQUISITOS Y FORMALIDADES.
Art. 60, 61 y 62 del cdigo de notariado. El notario en los actos en que intervenga por
disposicin de la ley o a requerimiento de parte, levantara actas notariales en las que har
constar los hechos que presencie y circunstancias que le consten.

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Har constar en el acta: el lugar, fecha hora de la diligencia, el nombre de la persona que lo ha
requerido, los nombres de las personas

que adems intervengan en el acto, la relacin

circunstanciada de la diligencia, y el valor y nmero de orden del papel sellado en que estn
extendidas las hojas anteriores a la ltima.
Numerara, sellara y firmara todas las hojas del acta notarial.

Timbre Fiscal de Q.0.50 centavos por hoja. Art. 5 numeral 6 de la Ley de Timbres

Fiscales y de Papel Sellado Especial para Protocolo.

Timbre notarias de Q.10.00. Art. 3 numeral 2 inciso c de la Ley de Timbre Forense y

Notarial.
LA ESCRITURA PBLICA.
CONCEPTO:
Es el instrumento pblico por el cual una o varias personas jurdicamente capaces establecen,
modifican o extinguen relaciones de derecho.
CLASIFICACIN
1. Principales. Son aquellas que se perfeccionan en un mismo acto e independientes de
cualquier otra escritura para tener validez.
2. Complementarias. Conocidas tambin como accesorias, estas vienen a complementar
una escritura anterior, que por alguna circunstancia no se perfecciono, entre ellas estn
las aclaraciones, ampliacin, aceptacin.
3. Canceladas. Son aquellas que no nacen a la vida jurdica, sin embargo ocupan un
lugar y un nmero en el protocolo notarial. Se cancelan con una razn de cancelacin.
REQUISITOS Y FORMALIDADES.
El artculo 29 del cdigo de notariado establece los requisitos de los instrumentos pblicos.
El artculo 31 del cdigo de notariado, establece las formalidades esenciales.
En los artculos 42 y 44 aparecen las formalidades especiales para testamentos y donaciones
por causa de muerte.
En los artculos 46, 47 y 48 encontramos los requisitos para las escrituras de sociedad.
En el artculo 49 los requisitos para la escritura en que se constituye hipoteca de cedulas.
En el 50 para escrituras en donde se constituye prenda agraria, ganadera o industrial.
ESTRUCTURA
INTRODUCCIN.
Es la primera parte de la escritura, compuesta
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Encabezamiento, el cual contiene:
1. El nmero de la escritura,
2. Lugar y fecha hora si se trata de testamento o donacin por causa de muerte.
La comparecencia, que contiene,
1. Los nombres y apellidos completos de los otorgantes, edad, estado civil, nacionalidad,
profesin, ocupacin u oficio y domicilio.
2. La fe de conocimiento de las personas que intervienen en el instrumento o la
identificacin por los medios legales.
3. Razn de haber tenido a la vista los documentos que acrediten la representacin en
nombre de otro.
4. La declaracin de los comparecientes de hallarse en el libre ejercicio de sus derechos
civiles.
EL CUERPO.
El cuerpo constituye la parta orgnica, principal de la escritura. Contiene los elementos
particulares y diferenciadores del acto o contrato que el notario autoriza, condicionado a la
voluntad de las partes o de la disposicin de quien otorga e instrumento con un determinado
propsito. Se divide en:
1. Antecedentes o Exposicin:
2. Estipulaciones o parte Dispositiva
3. Aceptacin
ANTECEDENTES O EXPOSICIN:
Se describe el motivo u objeto que origina, como causa, el negocio jurdico de que se trate.
Ejemplo:
1. Otorgamiento de estipulaciones matrimoniales, por el hecho de que los otorgantes
contraern en fecha prxima matrimonio.
2. Compraventa de Bien inmueble, el vendedor manifiesta que es propietario del bien
en cuestin.
ESTIPULACIONES O PARTE DISPOSITIVA
Es la parte central del instrumento pblico, ya que contiene al amparo del principio de
autonoma de la voluntad, lo que los otorgantes desean que tenga un efecto jurdico pleno,
es decir la creacin, modificacin o extincin de un derecho o de una obligacin.
Constituye el alma del instrumento pblico.
ACEPTACIN
Es requisito indispensable que las partes manifiesten su aceptacin o consentimiento con el
objeto de obligar a las partes

y a cumplir con lo pactado.

CONCLUSIN.
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Es el cierre del instrumento ya no debe aparecer clusulas, aqu el notario debe dar fe de todo
lo expuesto, con una sola vez que lo haga en toda la escritura es suficiente, como tambin de
los documentos que tiene a la vista relativo al actos o contrato, identificaciones, ttulos, etc.
Advierte a los otorgantes de los efectos del instrumento, de la obligacin registral y la
satisfaccin de los pagos tributarios a que se encuentre afecto el contrato. As mismo har
constar que dio lectura al instrumento.
La escritura termina con la aceptacin, ratificacin y la firma del instrumento por quienes han
intervenido. Despus de las firmas de todos lo que hubieren intervenido, proceder a hacer lo
propio el notario, pero su firma de ir antecedida de las palabras ANTE MI.
OTORGAMIENTO
Es la potestad que tienen las partes de obligarse, constituir, crear, modificar, extinguir o
reconocer relaciones jurdicas.
CONSENTIMIENTO
A continuacin de la lectura corresponde, proceder a la aceptacin o admisin de las
partes en cuanto a lo que consta en el instrumento, como fiel expresin de sus deseos y
propsito de obligarse. (Numeral 10, Art. 29 CN su ratificacin y aceptacin)
AUTORIZACIN
Esto lo ejecuta con exclusividad personal el Notario, en donde da fe del contenido del
instrumento, con base en la fe pblica que para el efecto la ley le reconoce. La plena
autorizacin consiste en LA FIRMA DEL NOTARIO antecedida de las palabas
PARTES DE UNA ESCRITURA:
Encabezamiento
INTRODUCCIN
Comparecencia

Antecedentes
Estipulaciones
Aceptacin

CUERPO

CONCLUSIN

||Otorgamiento
Autorizacin

TCNICA NOTARIAL.
La tcnica la debemos entender como el conjunto de procedimientos y recursos. En el caso de
la tcnica notarial, son los procedimientos y recursos a utilizar al redactar una escritura
pblica.
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Entre los aspectos tcnicos que debemos tomar en cuenta estn:

1. La rogacin. El notario no puede actuar de oficio, es necesaria la solicitud o
requerimiento de la parte o partes interesadas.
2. La competencia. El notario no puede actuar en cualquier lugar de la repblica, no tiene
limitaciones.
3. Claridad. En la redaccin de la escritura, debe utilizar el lenguaje adecuado y claro,
evitando que a lo escrito se le d una interpretacin diferente.
4. La observancia de la ley. En la redaccin de la escritura, debe ajustarse en todo a la ley,
no documentando actos o contratos que vayan en contra de la ley, la moral o las buenas
costumbres, aunque el cliente se lo requiera.
5. Los fines de la escritura. Al redactar la escritura, debe estar plenamente convencido de la
que misma llena los fines para los cuales fue otorga, debe dar seguridad a las partes, que
lo estipulado debe cumplirse y de lo contrario que es ttulo suficiente para exigir su
cumplimiento.
6. Los impedimentos del notario. Adems de los aspectos de tica y moral, la legislacin
guatemalteca, tiene contemplado en el artculo 77 del cdigo de notariado, las
prohibiciones del notario, entre ellos autorizar actos y contratos a favor suyo o de sus
parientes.
7. La conservacin y reproduccin de la escritura. La escritura matriz el notario la
conserva en el protocolo a su cargo, del cual es responsable, adems es el encargado de
reproducirlas por medio de copias o testimonios.
8. El registro. La mayora de testimonios de escrituras pblicas van a los registros pblicos,
desde luego esta no es una obligacin del notario, sino de las partes interesadas; la
obligacin notarial, radica en advertir la obligacin que tienen de presentar el testimonio a
los registros.
INSTRUMENTO PBLICO DE PROTOCOLACIN.
DEFINICIN.
Son aquellas en las que el notario da fe de la entrega de un documento y de su incorporacin al
protocolo.
Segn Gonzlez Palomino, son actas de protocolizacin, aquellas que documentan una
declaracin del notario respecto de su actividad activa suya: el recibo del documento y una
incorporacin al protocolo.
Protocolizar, es incorporar al protocolo documentos pblicos privados.
DOCUMENTOS QUE SE PROTOCOLIZAN.
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Segn el artculo 63 del cdigo de notariado, establecen que podrn protocolares:
1. Los documentos o diligencias cuya protocolizacin este ordenada por la ley o por
tribunal competente.
2. Los documentos privados cuyas firmas hubieren sido previamente legalizadas.
3. Los documentos privados sin reconocimiento o legalizacin de firmas.
En los casos previstos en el inciso 1, la protocolacin la har el notario por s y ante s; en los
casos del inciso 2 bastar la comparecencia de la persona a cuyo favor se suscribi el
documento; y en los casos del inciso 3, es indispensable la comparecencia de todos los
signatarios del documento.
En el caso de los documentos o diligencias cuya protocolacin este ordenada por la ley
podemos mencionar:
1. El acta de matrimonio
2. Documentos provenientes del extranjero.
3. Por orden del tribunal competente: la protocolacin de un proyecto de particin
aprobado judicialmente, particin de la herencia aprobada por juez.
4. Acta de inventario de aportacin de Bienes (27 COCO)
5. Acta notarial de Protesto (480 COCO)
Se puede protocolizar cualquier documento privado, cuya firma hubiera sido previamente
legalizada, a solicitud de la persona a cuyo favor se suscribi el mismo. Desde luego esta
protocolizacin no convierte al documento privado en pblico.
Tambin puede protocolizar documentos privados sin legalizacin de firmas ni reconocimiento
de firmas, pero es indispensable la comparecencia de todos los signatarios del documento.
REQUISITOS Y FORMALIDADES.
Al redactar el acta de protocolizacin en el papel de protocolo, es recomendable hacerlos en el
folio que precede a aquel en que va a quedar intercalado el documento.

Los requisitos los

seala el artculo 64 del cdigo de notariado:

1. El nmero de orden del instrumento.
2. El lugar y la fecha
3. Los nombres de los solicitantes, o trascripcin en su caso, del mandato judicial.
4. Mencin del documento o diligencia, indicando el nmero de hojas que contiene y el
lugar que ocupa en el protocolo, segn la foliacin, y los nmeros que correspondan a
la primera y ultimas hojas.
5.

La firma de los solicitantes, en su caso, y la del notario.

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REPRODUCCIN DE LA ESCRITURA
TESTIMONIO
Art. 66. CN: Testimonio es la copia fiel de la escritura matriz, de la razn de autntica o
legalizacin, o del acta de protocolacin, extendida en el papel sellado correspondiente y
sellada y firmada por el notario autorizante o por el que deba sustituirlo, de conformidad con
la presente ley.
Puede ser extendida por el Notario que hay autorizado el instrumento o bien, por el notario
que deba sustituirlo, con base en lo establecido en ley, es decir, el Notario depositario (Art. 27
CN), o el director del Archivo General de Protocolos, el Secretario de la Corte Suprema de
Justicia o el Notario que el Presidente del Organismo Judiciall designe para el caso. (Art. 68
CN)
El testimonio, para los efectos legales, representa la prueba de la existencia del documento
original. (Art. 186 Cdigo Procesal Civil y Mercantil)
TIPOS O CLASES DE TESTIMONIOS
1. El testimonio, comnmente denominado Primer Testimonio.
2. Testimonio Especial
Los testimonios tambin podrn extenderse:
1. Mediante copias impresas que podrn completarse con escritura a mquina o
manuscrita.
2. Por medio de copias fotostticas o fotogrficas de los instrumentos.
TESTIMONIO (LLAMADO PRIMER TESTIMONIO)
Es la copia que extiende el Notario a la parte interesada del instrumento pblico protocolar
que ha autorizado, la cual, las ms de las veces, le servir de inscripcin del acto o contrato
que se ha otorgado.
REQUISITOS:
1. Reproduccin fiel del instrumento original, no pueden consignarse nuevas
declaraciones. Art. 66 CN
2. Cada una de las hojas del testimonio debe ser firmada, numerada y selladas por el
Notario autorizante o por el que deba sustituirlo de conformidad con la ley. Art, 70 CN
3. El notario debe de cerciorarse de que obligacin fiscal respectiva al acto o contrato sea
satisfecha en el mismo testimonio. Estos impuestos pueden ser: el de Timbres fiscales
o el del impuesto al valor agregado, segn el caso, los cuales pueden pegar mediante
timbres fiscales o por medio de formularios ante las cajas fiscales. De este modo el
Notario acta como un agente fiscal
4. Los testimonios de enajenacin de bienes inmuebles o derechos reales y gravmenes
sobre los mismos, y que corresponde inscribirlos en los registros respectivos, deben ser
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acompaados de un duplicado, claramente legible, numerado, sellado y firmado por el
notario.

MODELO DE UN TESTIMONIO (o primer testimonio)

ES TESTIMONIO de la escritura matriz nmero uno, de fecha seis de
junio de dos mil cinco que autoric hoy en esta ciudad y para entregar a la
seora MARIA ERNESTINA MALDONADO AGUILAR, extiendo,
numero, sello y firmo en tres hojas, las dos anteriores fotocopias,
reproducidas de ambos lados de su matriz, y la presente a la que le adhiero
doce timbres fiscales de cien quetzales cada uno, del ao en curso, con
nmeros de serie del cian al ciento once, inclusive, que satisfacen el
impuesto al valor agregado (IVA). En la Ciudad Capital del municipio y
departamento de Guatemala, el da seis de junio de dos mil cinco.
Firma del Notario
Sello

Los timbres solo para efectos ilustrativos tomar en cuenta el ao y

la serie, gracias

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