Unidad N2.

El mtodo Kaizen e Indicadores de Gestin

Actividad: Plan Kaizen
Nombre aprendiz:

Antony Gonzalez Ramos

Email:

Hw-dk22@hotmail.com

Fecha:

25/09/2015

Descripcin:
La actividad est compuesta por tres puntos a desarrollar, lo que se busca es aplicar los conceptos aprendidos sobre
el mtodo Kaizen al interior de su empresa.
Por ende se han analizado los conceptos de mejora continua, la importancia de medicin, el anlisis de las no
conformidades y propuestas de posibles soluciones, sin embargo, existen metodologas que implementadas
adecuadamente contribuyen a disminuir factores de riesgo que potencien la presencia de problemas, inconformidades
o dificultades en los procesos institucionales.
Dentro de las metodologas para fortalecer y cultivar una cultura de mejora continua se encuentran el Kaizen y las 9s.

Por tal motivo lo que se pretende en esta actividad es conocer esta metodologa con miras a aplicarla en la empresa
donde usted labora, reconociendo la importancia de promover el mejoramiento continuo en los procesos
institucionales y por ello se le pide que realice lo siguiente:
1. Disee el Plan Kaizen Institucional para uno de los problemas operacionales ms frecuentes en un proceso,
definiendo los siguientes parmetros:
Plan Kaizen
Fecha de planeacin: 9 de septiembre 2015

Empresa: Laboratorio Clnico ARBAY

Proceso a mejorar:
Fecha de inicio: 20 de eptiembre
Fecha de finalizacin: 20 de noviembre
Planteamiento del problema: En el laboratorio clnico ARBAY, Cuando el cliente llega a la empresa con su orden de exmenes
de laboratorio dados por su EPS , ser atendido por una recepcionista quien le dar un turno para ser atendido por las cajeras,
cuando sea su turno este se dirigir a la caja con su documento de identidad y su orden de exmenes mdicos, la persona
encargada de la caja le har un factura para recibir el dinero correspondiente al pago de la prestacin del servicio, y recibir junto
con la factura un cdigo de stickers que tendr un cdigo de barras marcada con su nmero de identificacin, y proceder a
ingresar a la parte de toma de muestras del laboratorio, donde ser atendido por un profesional en el cargo el cual le har una serie
de preguntas para llenar un formato especial con sus principales datos, que sern utilizados posteriormente para ingresar los datos
en el formato de resultados adems rectificara nuevamente los exmenes ordenados para proceder con el proceso de toma de
muestra y posterior anlisis de la misma , finalmente se le brindara al cliente toda las comodidades y seguridad en la toma de
muestras y la privacidad pertinente para cada procedimiento, los resultados sern entregado en un plazo mximo de 48 horas
dependiendo de la urgencia de los mismo.
Objetivo del plan Kaizen: Lograr reducir el nmero de quejas por razones de demora en la prestacin de servicios, aumentando
la eficiencia en la atencin de los usuarios, disminuyendo la probabilidad de errores en la emisin de resultados o tomas de

muestras mejorando siempre la calidad en cada uno de los procedimientos.

Lder del equipo Kaizen: Antony Gonzalez Ramos
Lista de miembros del equipo Kaizen: Antony Gonzalez Ramos

Cronograma para la ejecucin del plan Kaizen

Recursos necesarios
Responsable
1.000.000
Auxiliar de enfermeria
4.000.000
Auxiliar administrativa o
contable ( Cajero)
Toma de Muestra y anlisis de la 10.000.000
Profesional especializados:
muestra
Bacteriologos y enfermeros
Entrega Oportuna de resultados
2.000.000
Secretaria digitadora
Actividad
Recepcin del paciente
Pago de los exmenes

Fecha ejecucin
21 de septiembre 2015
21 de septiembre 2015
22 de septiembre de
2015
24 de septiembre de
2015

Beneficios de implementar el plan Kaizen propuesto

Entre los beneficios de implementar el plan de Kaizen est sin lugar a dudas el poder aumentar la productividad de la empresa

manteniendo altos estndares de calidad en la prestacin de cada uno de los servicios, disminuyendo los despilfarros en la
ejecucin de procedimientos que no aportan al proceso y que ocasionan gastos innecesarios, a su vez de reducir el tiempo en cada
una de las secciones, mantener el orden de los clientes y garantizar la seguridad y privacidad de los resultados obtenidos.

Frecuencia de reuniones del equipo Kaizen: Se cita a los encargados de la ejecucin del mtodo de Kaizen a reuniones
peridicas cada 15 dias apartir de implantado el proceso con el fin de informar, evaluar y controlar de cerca cada proceso
buscando disminuir la probabilidad de errores y buscando la mejora continua del sistema de gestin de calidad
Fecha de presentacin final del plan: la presentacin final de los resultados, anlisis y conclusiones finales del proceso
sern presentadas a todo el personal encargado en 25 de noviembre del 2015

2. Identifique la medicin del plan Kaizen para garantizar su eficaz ejecucin:

Proceso: Atencion al usuario en el laboratorio clnico ARBAY
Lder del proceso: Director del laboratorio clinico
Actividad
Recepcion del paciente

Indicador de gestin

Descripcin
Sern evaluados por el
personal encargado de la
ejecucin del proceso de
Kaizan el tiempo que

Responsable
del reporte

Meta

Tiempo promedio de atencin

al usuario

Evaluaciones de los usuarios

sobre la atencin recibida

demoran los empleados en

atender a los usuarios a su
vez ser evaluada por
medio de encuestas la
calidad de la atencin y los
documentos entregados y
solicitados por el personal
para garantizar la seguridad
del paciente y de los
resultados
Disminuir a media que Auxiliar
avanza el proceso el tiempo sistema
en la atencin del usuario, calidad
sin dejar a un lado la
calidad de la atencin hacia
el
usuario
Toma y anlisis de la
muestra
Recursos utilizados en la
toma
de
muestra
Tiempo en la ejecucin de
los exmenes
Sern evaluados por parte
del personal el gasto de los
recursos en los materiales
utilizados para la toma de

del
de

exmenes con el fin de

ajustar el cobro por parte
del laboratorio de cada uno
junto con los gastos por el
procedimiento de anlisis.
A su vez sern evaluados
los tiempos en la toma y
anlisis de laboratorio con
el fin de ajustar los mismo
manteniendo los estndares
de calidad
3. Escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de la presente actividad.
El diseo serio y eficaz de un buen proceso de Kaizen, permite disminuir los despilfarros en la ejecucin de procedimientos que no
aportan en la calidad y mejora de la prestacin de servicios o en los procesos de produccin, que debe convertirse en este caso en la
prioridad de todo sistema de gestin de calidad a fin de aumentar la productividad y eficiencia de la organizacin.
La aplicacin de estos proceso de Kaizen deben ser llevado a cabo por personal capacitado que conozca muy de cerca las metas,
objetivos, misin, visin y poltica de la compaa, lo que pueda garantizar el xitos de los procesos aportando a la mejora y
posicionamiento de la organizacin dentro del mercado.
Finalmente, si se realiza de forma cuidadosa y seria, controlando muy de cerca el proceso por personal capacitado, cada uno de los
pasos pertinentes para la aplicacin de los mtodos de Kaizen este aporta de manera significativa a la mejora continua de los

procesos en los que se apliquen, con el fin de disminuir los gastos inadecuados en procedimientos, aumentando de manera directa
los ingresos y el nivel de productividad y competitividad de la empresa, garantizando que se eliminen procesos que retrasen la
prestacin o produccin de servicios y por consiguiente no aporten a la mejora continuidad de los objetivos instaurados en las
polticas de calidad de la empresa.

Criterios de evaluacin
Conoce la metodologa de implementacin del mtodo kaizen.
Plantea indicadores de gestin para la medicin de procesos o actividades.
Entrega a tiempo las actividades de acuerdo con la fecha indicada por el instructor.

Las herramientas estadsticas facilitan la tarea de recopilar y analizar datos con sencillas frmulas
aritmticas, que permite llevar a cabo anlisis de datos de manera sencilla pero con un alto valor para medir
el desempeo del sistema de gestin. Para garantizar el mejoramiento continuo de los procesos es bueno
hacer uso de herramientas como: El
Diagrama de Causa-efecto: ya que esta herramienta permite identificar las posibles causas raz del problemas
que tiene efecto sobre los resultados de los procesos. Tambin es muy til el
Diagrama de Pareto: ya que sirve para distribuir las causas probables de un efecto por orden de importancia,
con el fin de atender las que requieren ser corregidas o eliminadas inmediatamente (las vitales) y cules
pueden ser discriminadas como de menor importancia (las triviales).