Desarrollo sustentable

Unidad 3. Estrategias y Sistemas de Gestin

Actividad. Evidencia de aprendizaje

UNIVERSIDAD ABIERTA Y A DISTANCIA DE MXICO

UnADM

TEMA: IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION.

FACILITADOR: MA. GUADALUPE NOTARIO MALDONADO

ALUMNO(A): NALLELY GMEZ ROJAS

MATERIA: GAP-GDES-15025-B1-003

Divisin de Ciencias Sociales y Administrativas Licenciatura en Gestin y Administracin

de Pequeas y Medianas Empresas1

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Unidad 3. Estrategias y Sistemas de Gestin
Actividad. Evidencia de aprendizaje
FECHA: SEPTIEMBRE/2015

PROCEDIMIENTO PARA EL DISEO E IMPLANTACIN DEL SISTEMA GESTIN

AMBIENTAL:
Resumen
En este trabajo se presenta una propuesta de un procedimiento para la implantacin de
un sistema de gestin. Basado en el enfoque a procesos y la filosofa de la mejora
continua ya que la implementacin del procedimiento permite caracterizar la
organizacin del objeto de estudio, la realizacin de un diagnstico donde se constatan
las principales deficiencias y la confeccin de un plan de accin para erradicarlas o
minimizarlas. El procedimiento facilita adems la identificacin de los procesos, las
fichas de los procesos identificados, los procedimientos por cada proceso e indicadores
para su medicin y control.
Introduccin
Constantemente los directivos y personal en general se enfrentan a situaciones y la
premura con que se debe dar solucin a cada dificultad enmascara la necesidad de
realizar anlisis o consultar datos, pero ha de considerarse que los cambios de la
gestin normal pueden llegar a predecirse con un cierto grado de anticipacin. De igual
forma, puede esperarse un cierto grado de similitud e incluso de coincidencia en los
problemas que se vayan presentando.
Este planteamiento permite aseverar que una buena gestin empresarial no es aquella
que se basa en la improvisacin sino aquella que advierte sus problemas con una
adecuada planificacin y poder de anlisis, es por eso que la
estrategia a seguir por la entidad debe estar en concordancia a la solucin de cualquier
situacin que se conozca que puede suceder y de forma general se abarcan sistemas
empresariales que se debe planificar, sin embargo si esta planificacin no se realiza
correctamente trae consigo deficiencias y como consecuencia sobrecarga
administrativa.
La experiencia docente unida a la revisin de literatura especializada y el intercambio
con empresarios cubanos permiten plantear que en aquellos centros en que los
sistemas se planifican separadamente presentan las siguientes insuficiencias: gran
cantidad de documentacin, actividades comunes con duplicidad de procedimientos,
cada sistema por separado demanda la participacin activa de un personal en

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especfico, por lo que, existe personal identificado con un sistema ms que con otro,
redundancias e incoherencias ms difciles de detectar as como el logro de la
trazabilidad, la toma de decisiones de un sistema utiliza sus datos por lo que una
solucin puede tener conflictos con otro sistema, el rendimiento, las competencias y el
entrenamiento de los miembros de la organizacin, como individuos y equipo al existir
los sistemas por separado se hace ms trabajosa, en pocas palabras si se mira de
forma global la mejor solucin sera una gestin empresarial basada en una correcta
planificacin estratgica. Puede realizarse de forma separada o integrada, sin embargo
la primera variante puede traer consigo que la gestin empresarial se perciba de forma
fraccionada y la segunda brinda una serie de ventajas como:

Disminucin de la documentacin, se exige que haya constancia escrita y

registros de cada uno de estos sistemas pero al estar integrados si se elabora
correctamente un mismo documento responde por las exigencias de cada uno
Lograr una mayor participacin e involucramiento del personal, ya que todos de
una manera u otra se sienten parte del objetivo a alcanzar
Adquirir un mayor conocimiento de todos los procesos que se llevan a cabo en la
entidad, lo cual incide en el mejoramiento del control de la organizacin
Incorporar los clientes y proveedores en el proceso como partes importantes de
la entidad. Se satisfacen las necesidades y expectativas de todas las partes
interesadas
Mejora la eficacia y la eficiencia de los procesos, aumentando la consistencia, la
trazabilidad, evitando las redundancias y las incoherencias y disminuyendo los
costos, se reducen los riesgos, se facilita la respuesta ante quejas y
reclamaciones y se aumenta la rentabilidad.
Se incrementa el rendimiento, las competencias y el entrenamiento de los
miembros de la organizacin, como individuos y equipo. Se armonizan y
optimizan las mejores prcticas institucionales.
Mejora la imagen de la institucin ante los clientes, los financistas, los poderes
pblicos y la sociedad en general.
PROCEDIMIENTO PARA LA IMPLANTACIN DEL SISTEMA
Es un tema que est en auge cada vez ms en las organizaciones que aspiran a
alcanzar la competitividad permitindoles continuar hacia una calidad total
sostenible y segura. Se basa en el enfoque de proceso definido como un
principio para la gestin de la calidad.
Fase1: Creacin del Grupo Gestor para el desarrollo del Sistema de Gestin
Ambiental- SGA.
Objetivo: Crear las condiciones organizativas del SGA.
Paso 1: Adiestramiento del grupo para la elaboracin del SGA.

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Tcnicas: Generacin de ideas, seminarios, conferencias, estudio de casos,
actividades prcticas y trabajo en grupo.
Al comenzar a crear las condiciones para un desarrollo eficaz de la gestin, se
debe formar un grupo gestor. Los miembros sern representantes de cada uno
de los procesos involucrados, especialistas en temas ambientales y con
conocimientos interdisciplinarios ya que esta etapa debe garantizar el
involucramiento y comprometimiento de todos, proceso que implica un cambio
en su mentalidad.
Las herramientas de la comunicacin hacia el convencimiento propiciarn un
clima organizacional involucrado y consciente de la necesidad del cambio.
Antes de pasar al siguiente paso se hace necesario que los integrantes del grupo
se preparen en los diferentes temas que se van a integrar para lo cual se deben
planificar cursos, conferencias, charlas o cualquier otra actividad que evidencien
la importancia de la decisin, aporte conocimientos de los temas y permita el
adiestramiento del personal, al mismo tiempo los integrantes deben auto
prepararse.
Se debe contar con la aprobacin de la alta direccin, su involucramiento y
colaboracin, ya que todo proceso de investigacin que conlleve a un estudio
superior lo necesita. Se requerir de un liderazgo efectivo que transmita la
importancia del proceso al que se est sometiendo y logre un ambiente de ayuda
e incondicionalidad para llevarlo adelante.
Paso 2: Establecimiento del alcance del SGA.
Tcnicas: trabajo en grupo y para buscar consenso, anlisis de documentos y
tormenta de ideas, toda vez que una vez adiestrado el grupo gestor se debe
determinar el alcance del SIG y las normas que van a utilizar como referencia. La
forma para su determinacin est dada por los sistemas que se van a integrar y
lo que va a abarcar el sistema dentro de la entidad, ya que este paso es de suma
importancia pusto que sentar el camino a seguir, las reas involucradas y las
normas que sern objeto de constante anlisis. El grupo gestor, junto con la alta
direccin, a travs de tormentas de ideas lo establecer.
Paso 3: Informacin e Identificacin de requisitos legales y de otro tipo
relacionados con los sistemas que integran el SIG
Tcnicas: trabajo en grupo y para buscar consenso, anlisis de documentos y
tormenta de ideas, ya que se deber identificar y mantener actualizados los
requisitos legales y reglamentarios que le sean aplicables a la entidad con
relacin a la calidad, condiciones de seguridad de los empleados, as como del

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medio ambiente, pudiendo acceder a esta informacin todos los implicados. Para
su informacin e identificacin se harn sesiones de trabajo en la que se revisen
los diferentes documentos legales y de otro tipo relacionados con el tema y para
los que su inclusin sea dudosa se harn tormentas de ideas hasta llegar a un
consenso.
Fase 2: Caracterizacin general de la entidad
Objetivo: Conocer las peculiaridades de la organizacin objeto de estudio.
Paso 4: Identificacin de la entidad
Tcnicas: revisin de documentos e intercambio directo con los implicado, toda
vez que para poder comprender la entidad objeto de estudio debe partirse del
nombre, ubicacin geogrfica, estructura organizativa, principales servicios y
principales premios o reconocimientos.
Paso 5: Caracterizacin de los recursos humanos, el cliente externo,
proveedores y competencia
Tcnicas: revisin de documentos e intercambio directo con los implicados, ya
que el estudio de los recursos humanos permitir conocer sus caractersticas en
cuanto a cantidad de trabajadores, gnero al que pertenecen, edad, nivel de
escolaridad y categora ocupacional. De los clientes externos se identificarn sus
peculiaridades de manera general y con respecto a los proveedores se analiza
las relaciones con la organizacin y la estabilidad y la calidad de los suministros,
dando a conocer los principales. De la competencia se deber hacer una
valoracin citndose las empresas que se consideran competidoras.
Fase 3: Preparacin del SIG
Objetivo: Sentar las bases para disear el Sistema Integrado de Gestin.
Paso 6: Diagnstico de calidad, medio ambiental y de SST
Tcnicas: lista de chequeos, revisin de documentos e intercambio directo con
los implicados ya que para la realizacin de este diagnstico se utilizarn listas
de chequeo con los aspectos que se describen en los sistemas
medioambientales, es de destacar que en la lista para el diagnstico del medio
ambiente se incluye las temticas de SST, tales como: condiciones higinicosanitarias del ambiente de trabajo, la evaluacin de la calidad del aire y el del
agua, el manejo de residuales y otros aspectos. Adems se le agregar una lista
de chequeo que garantice precisar de una forma ms profunda cuestiones
relacionadas con las condiciones ergonmicas y de bienestar as como otros

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aspectos de inters. Con relacin a la gestin de la calidad se utilizar una lista
de chequeo basada en la norma ISO.

Paso 7: Identificacin y representacin de los procesos que intervienen en el SIG

Tcnicas: trabajo en grupo y para buscar consenso, anlisis de documentos,
tormenta de ideas y mapa de procesos.
Se deben identificar los procesos que integran el Sistema Integrado de Gestin.
Este paso es una gua para la confeccin de la restante documentacin
(procedimientos, instrucciones y registros). Para su identificacin y
representacin se harn sesiones de trabajo, debindose incluir todos los
procesos que influyan en los sistemas a integrar y para los que su inclusin sea
dudosa se harn tormentas de ideas hasta llegar a un consenso. A cada proceso
identificado se le determinar su ficha de proceso.
Para la clasificacin de los procesos es de acuerdo a su alcance:
Procesos estratgicos son los que establecen y controlan la implantacin del
sistema como va para cumplir con la poltica y los objetivos de la organizacin,
ya que estn bajo la responsabilidad de los directivos y permiten orientar y
asegurar la coherencia de los procesos operativos y de apoyo.
Procesos operativos
En stos se han incluido los procesos encargados de determinar los requisitos
del producto, la organizacin y realizacin del producto.

Procesos de apoyo
Estos son los procesos que aseguran los recursos para los procesos de la
realizacin del producto que aseguran los recursos humanos, materiales y
financieros.
Paso 8: Designacin de las funciones, responsabilidades y autoridades.
Tcnicas: anlisis de documentos, trabajo en grupo
En este paso se deben declarar las funciones, responsabilidades y autoridades
de los miembros de la organizacin con relacin al SIG.
Fase 4: Elaboracin de la Documentacin integrada.
Objetivo: Disear el Sistema Integrado de Gestin
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Tcnicas: anlisis de documentos, trabajo en grupo y mapa de procesos.
En esta fase es necesario aclarar que un sistema integrado posee
documentacin especfica de cada sistema por lo que se debe declarar y
elaborar. Su inicio parte del diseo definitivo del mapa de proceso, del cual se
desprende el diseo del SIG en que se deben incluir la documentacin general y
la especfica.
Se deben documentar las actividades que intervienen en el SIG siempre que
esta documentacin sea de utilidad, establecindose un nivel de detalle capaz
de explicar la actividad pero sin llegar a desarrollar explicaciones obvias e
innecesarias. Para su ejecucin eficaz el grupo gestor debe trabajar en conjunto
con el resto de los trabajadores y si ya se posee el SGC documentado se puede
partir de su rediseo con la ptica de integracin para documentar parte del
SIG.
Para la documentacin a disear se recomienda:
DOCUMENTACIN GENERAL
Poltica del SIG
Objetivos integrales generales y su desglose definitivo
Manual integral
PROCEDIMIENTOS GENERALES
PI-00-01
Control de la documentacin
PI-00-02
Control de no conformidades u observaciones
PI-00-03
Auditoras internas del SIG
PI-00-04
Seguimiento y medicin. Controles ms convenientes y deteccin del cambio
PI-00-05
Comunicacin
FICHAS DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ESPECFICOS
En correspondencia con las necesidades de cada entidad.

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Fase 5: Implantacin del SIG

Objetivo: Ejecutar el SIG diseado a travs de su intervencin en la prctica.
El contenido de los procedimientos generales puede ser entre otro el siguiente:
El procedimiento PI-00-01.Control de la documentacin, recoge todo lo
relacionado con la elaboracin e identificacin de los documentos y registros, as
como su control. En este procedimiento se establecen varios aspectos de inters
y su objetivo es establecer la forma en que se confecciona y controla la
documentacin del Sistema Integrado de Gestin.
Entre los aspectos de inters est la estructura establecida para la
documentacin del SIG, la forma en que se identifica la documentacin siendo
fundamentalmente por el Ttulo del documento y el cdigo teniendo en cuenta:
Codificacin de las fichas de procesos: FP-(Cdigo del proceso que describe).
Codificacin de los procedimientos y registros.
EJEMPLO DE LA CODIFICACIN:
PI-00-01: Es el procedimiento integral No.1 de los generales.
PC-05-03: Es el procedimiento No 3 del proceso 05 y responde a un requisito
especfico de calidad.
RI-00-01-01: Es el registro 01 del procedimiento integral No.1 de los generales.
FP-01: Es la ficha de proceso del proceso 01.
Adems en este procedimiento debe establece la forma de revisar y aprobar la
documentacin, su distribucin, implantacin y control, la manera de proceder
para los cambios o modificaciones (actualizacin) as como su derogacin y
retiro, su proteccin y la forma de proceder con los documentos externos.
Por otra parte el procedimiento PI-00-02 Control de no conformidades u
observaciones recoge todo lo relacionado al control del producto no conforme, el
tratamiento a las no conformidades y las acciones correctivas y preventivas. Este
procedimiento tiene como objetivo establecer la forma en que se tratarn las no
conformidades u observaciones en el SIG, como controlarlas, prevenirlas,
resolverlas, as como su seguimiento y en el caso de producto no conforme
como prevenir su uso o entrega no intencionada. Entre los aspectos de inters
del documento est el establecimiento de las desviaciones del SIG, las cuales
son:
No conformidades de cualquier origen. Deben ser registradas en el RI-00-02-01
Control de no conformidades u observaciones.
Observaciones. En este caso no constituye una desviacin, pero es la antesala
de una, por lo que se debern registrarse y las acciones a tomar sern

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preventivas y no es necesario investigar las causas.
Adems el procedimiento PI-00-02 Control de no conformidades u observaciones
recoge cmo realizar las concesiones del producto no conforme, as como los
pasos a seguir ante las reclamaciones o quejas y cmo realizar el cierre de las
no conformidades.
El procedimiento PI-00-03 Auditoras internas del SIG, establece cmo se
efecta esta actividad en la entidad. Entre los aspectos a destacar est como
realizar el programa de auditoras internas, el cual se elabora para una sola
auditora o para varias auditorias o para un perodo determinado asociado a los
objetivos del programa. Para facilitar su confeccin las auditorias se codifican.
En este procedimiento adems se establece como realizar el seguimiento de las
acciones correctivas, preventivas y de mejora que se generan producto a la
auditora en el que elabora un plan de accin que soluciona cada una de las no
conformidades detectadas, incluyndose acciones para resolver las
observaciones sealadas El auditor principal es el mximo responsable de
realizar el chequeo o seguimiento al plan de acciones, en caso de no poder ser
este, el cierre de estas acciones lo puede hacer el RGI.
En el procedimiento PI-00-04 Seguimiento y medicin. Controles ms
convenientes y deteccin del cambio, se recoge las formas que posee la
organizacin para garantizar exitosamente el cumplimiento de este requisito en
el SIG. En l se identifican las formas de realizar esta actividad y dentro de su
desarrollo realiza referencia a otros procedimientos establecidos en el SIG.
Adems establece como determinar la efectividad de las acciones que se trazan
en las diferentes situaciones para lo cual se debe hacer un balance para
comprobar si las acciones trazadas para minimizar o erradicar las deficiencias
fueron efectivas realizando un anlisis estadstico donde se agrupen, estudien o
se resuman para conocer si las no conformidades se repitieron y las mejoras
trazadas se obtuvieron.
El procedimiento PI-00-05 Comunicacin, establece los diferentes canales de
comunicacin de la entidad as como las diferentes acciones que se realizan
para lograr el xito en esta actividad entre las que se destacan discusin de los
planes econmicos y productivos, las evaluaciones del desempeo individual de
los trabajadores, reuniones con los clientes, Consejos de Direccin, reuniones
mensuales con los trabajadores, reuniones abiertas, matutinos, etc.
Paso 9: Distribucin y control de la documentacin
Para la ejecucin de este paso se tendr en cuenta lo establecido en el diseo
del SIG. Se deber establecer el tipo de soporte que se utilizar para la

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distribucin, la forma de la distribucin, a quienes se les distribuir y la manera
en que se controlar.
Paso 10: Formacin de todo el personal
Tcnicas: Generacin de ideas, seminarios, conferencias, actividades prcticas y
trabajo en grupo, ya que una vez que todo el personal posee la documentacin
del SIG que es de su inters se puede comenzar su implantacin, garantizando
que el personal domine la forma de proceder y a la vez se encuentre motivado a
hacerlo por lo que se deben desarrollar acciones de capacitacin dirigidas a la
formacin en este sentido. Este paso una vez que se desarrolla es de
permanente ejecucin tenindosele que explicar los aspectos de mayor inters
del sistema, los principales cambios introducidos a la entidad entre otras
caractersticas.
Fase 6: Revisin y Mejoramiento del SIG
Objetivo: Mantener el sistema bajo control, garantizar su evaluacin y mejora
continua, ya que para la ejecucin de este paso se tendr en cuenta lo
establecido en el diseo del SIG. Se deber definir los periodos de tiempo para
realizar los controles y evaluaciones, las informaciones que se debern utilizar,
as como las vas para realizar estos anlisis, la forma de lograr el seguimiento y
la retroalimentacin. Es recomendable establecer para cada proceso indicadores
de evaluacin.
Los siguientes indicadores se pueden tomar como referencia:
Calidad, Medio Ambiente y SST.
ndice y frecuencia
Frmula
Leyenda
Indicador de la eficacia
Calidad
Por ciento de cumplimiento de las acciones tomadas (preventivas y
correctivas).Trimestralmente

IAC: ndice de acciones cumplidas.

AC: Total de acciones cumplidas.
AT: Total de acciones tomadas.
95-100 %: Satisfactorio
90 - 94 %: Aceptable
85 -89 %: Regular

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