Cmo y por qu

insertar ERPs en
las PYMES
Por Eduardo Kirchuk - Inteligencia y
Tecnologa S.A.

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Cmo y por qu insertar

ERPs en las PYMES
Por Eduardo Kirchuk - Inteligencia y
Tecnologa S.A.

La incidencia de la tecnologa de la informacin en los negocios va tomando
cada vez mayor preponderancia. Los hbitos de los consumidores van cambiando,
as como su propia educacin. La posibilidad de establecer comunicaciones
empresarias con cualquier consumidor del planeta y concretar negocios
estableciendo interfaces computarizadas ha de continuar cambiando la forma de
comerciar.

Sin embargo, cmo hacen las organizaciones que vienen evolucionando de
culturas anteriores?, cmo se produce el cambio para alcanzar la posibilidad de
mirar este nuevo mundo?, cmo se condice esta realidad con una organizacin
con recursos escasos, dnde apenas se puede sostener un esquema de informacin
precario, muchas veces basado ms en la intuicin que en la ciencia?, cmo se logra
para una pequea empresa dar satisfaccin a la creciente integracin con clientes
de mayor tamao que exigen el cumplimiento de estndares de procesos y calidad
de nivel mundial?

El inicio pasa por aspectos de mentalizacin, descubrir la realidad de cada
mercado, identificar la real insercin de la actividad propia en el mundo de los
negocios, el deseo de progresar y asumir la necesidad de crecer o desaparecer.
Es decir, la empresa que apunte a fortalecerse debe canalizar los esfuerzos por
mltiples caminos simultneos:

Planificacin estratgica

Implementacin de la estrategia, para lo cual deber basarse en un sistema de
informacin y control que de sustento a la operacin y permita evaluar los desvos.
Apoyo al cambio cultural -lo que en la jerga administrativa se denomina change
management.

Algunos aspectos bsicos referidos a la implementacin de la estrategia:

Qu es el sistema de informacin y control?

En general se trata de un tema conocido para la mayora de los Gerentes y
propietarios de Pymes. Nos referimos al alcance de la definicin de sistema de

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informacin y control. Todos los procesos y procedimientos involucrados en

mantener la organizacin en funcionamiento, con realimentacin a travs de su
propia produccin de informacin y mediante el control de los parmetros vitales
cuyos valores deben permitir advertir de situaciones extremas que requieren
medidas correctivas.

Cuando la empresa aborda un proceso de cambio tecnolgico debe distinguir
entre la necesidad especfica en el terreno de la tecnologa computacional o abarcar
tambin la propia reingeniera de todos o algunos de los procesos de negocio.

La reingeniera de los procesos

En el terreno de la mejora de los procesos administrativos se ha introducido
esta denominacin al concepto de repensar la organizacin de nuevo, sin
preconceptos vlidos ms que incorporar la realizacin de funciones que aporten
efectivo valor agregado a la luz del cliente de la empresa.

En general, la reingeniera se debe orientar a estructurar toda la organizacin
detrs de los procesos de negocios, estableciendo reas que contengan en s la
ejecucin de todo el proceso, de punta a punta. Esto evita los denominados pases
laterales entre distintos responsables de la misma organizacin, pero de reas
distintas, con lo que esto implica en cuanto a prdida de tiempo.

El mejoramiento de los procesos est ntimamente ligado al nivel de soporte de
los sistemas de informacin. Es impensable resolver las actividades administrativas
sin un adecuado soporte informtico.

La interaccin entre sistema de informacin computarizado y la reingeniera
se potencia, en la medida que los sistemas de informacin incorporan las prcticas
de negocios ms generalizadas y globalmente aceptadas, entonces sugiriendo el
camino para una buena organizacin.

Especificacin del contexto Pyme

Decimos que el contexto Pyme es particular ya que en trminos generales
se imponen las exigencias de las grandes empresas, sin embargo con restricciones
mayores en trminos de recursos.
Exigencias
Cumplimiento de niveles de calidad
Cumplimiento de fechas de entrega comprometida
Satisfaccin inmediata de necesidades emergentes
Menores mrgenes brutos de utilidad
Restricciones
Falta de crdito bancario accesible
Falta de crdito comercial

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Falta de profesionalizacin de la propia estructura

Falta de masa crtica para abordar proyectos innovadores

Qu involucra esto, en trminos de tecnologa de la informacin?

Decimos que el contexto Pyme es particular ya que en trminos generales
se imponen las exigencias de las grandes empresas, sin embargo con restricciones
mayores en trminos de recursos.
Necesidad de establecer intercambio electrnico de informacin con
clientes/proveedores
Necesidad de incorporar a los sistemas aspectos de control que antes
no eran necesarios (ej.: trazabilidad de partidas)
Agilidad para respuesta inmediata
Necesidad de eliminar activos inmovilizados a travs de su
reconocimiento por
el sistema de informacin
Adecuados sistemas de costos para ajustar los clculos de rentabilidad
por cliente, producto, etc.

Adicionalmente debemos agregar que la Pyme no cuenta con

recursos especializados para:
1. Administrar la red (red informtica)
2. Administrar la base de datos
3.Mantener dispositivos redundantes en los componentes para
prever eventuales fallas
4. Establecer planes de contingencias ante eventuales sucesos
5.Mantener los niveles de seguridad adecuados sobre todos los
elementos
6. Implementar con facilidad cambios a los sistemas o generar respuestas
a consultas espontneas sobre la base de datos

Sin embargo, sus equipos fallan tanto o ms que el de las grandes empresas y los
imprevistos en trminos de necesidad de informacin son cada vez ms habituales.

Debemos transmitir entonces, cual es la propuesta para las Pymes, con esta
necesidad creciente de involucrarse con la mejora de la tecnologa de la informacin,
pero a la vez sufriendo un contexto particularmente limitante en recursos.

Como lo hemos dicho en la introduccin, creemos que inicialmente se trata de
mentalizarse que el cambio puede y debe producirse. Identificado obviamente
el foco del negocio propio, se debe evaluar entonces la forma en que la tecnologa
de la informacin habr de ayudar a conseguir los objetivos. Este anlisis inicial
es indelegable de los responsables ms importantes de la Empresa: propietarios,
Gerentes Generales, etc.

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La propuesta siguiente ser entonces la alianza estratgica con el consultor y/o con
la empresa de software que tenga capacidad y vocacin para asociarse en el proceso de
cambio necesario. Es decir, la Direccin de la empresa deber establecer los objetivos en
trminos de negocios. De ah en ms el aliado deber tener capacidad para conducir el
cambio, diagnosticar y establecer el nuevo sistema de informacin y control, mantenerlo en
produccin y controlar las eventuales contingencias que pudieran ocurrir. La alianza es un
ida y vuelta constante, donde el principal elemento para su sostenimiento es la confianza.
Esta confianza solo se logra a travs de acuerdos claros.

Mediante estos mecanismos se implementa un verdadero outsourcing del
control de los sistemas de informacin. Obviamente que existen formas intermedias de
implementar la tercerizacin, donde la empresa se reserva parte de las actividades para s.
Es evidente que no se puede establecer una regla aplicable para todos los casos.

En cualquier caso lo importante es remarcar el requerimiento a nivel de solucin
de software que este enfoque implica. Dada la violenta evolucin de la tecnologa, la
recomendacin pasa, en trminos generales, por alinearse con una empresa de software
que d sostenimiento a una aplicacin pre planeada, con evolucin tecnolgica y funcional
propia. Esto no es ni ms ni menos que el mundo del ERP.

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