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INFORME DE DIAGNSTICO

SITUACIN DE LOS ARCHIVOS


INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

PROYECTO DIAGNSTICO Y RECOMENDACIN DE BUENAS PRCTICAS


EN GESTIN DOCUMENTAL EN ORGANISMOS PBLICOS

TTULO
Informe de diagnstico: situacin de los archivos institucionales en
Organismos del Estado.
PROPIEDAD
Esta publicacin es de propiedad del Consejo para la Transparencia,
realizado con el apoyo financiero del Banco Mundial. Se autoriza su
difusin citando la fuente.
AUTOR
Este trabajo fue elaborado por la Consultora Patricia Ortiz Castro y
su equipo, por encargo del Consejo para la Transparencia de Chile.
COMIT TCNICO
Integrado por el Archivo Nacional, Comisin de Probidad y
Transparencia y el Consejo para la Transparencia.
SITIO WEB
http://www.consejotransparencia.cl
Santiago, Chile
2012

Tabla de Contenidos

RESUMEN EJECUTIVO

INTRODUCCIN

1. OBJETIVOS DE LA FASE DIAGNSTICO DE LA SITUACIN DE LOS


ARCHIVOS INSTITUCIONALES DE LOS ORGANISMOS DEL ESTADO
1.1 Objetivo general
1.2 Objetivos especficos

11
11
11

2. CONTEXTO

13

3. FASE CUANTITATIVA DEL LEVANTAMIENTO

15

3.1 Informacin general


3.2 Diseo muestral
3.3 Tipo de encuestados o perfiles de encuestados
3.3.1 Tiempo disponible para contestar la encuesta
3.3.2 Mesa de Ayuda
3.3.3 Modelo operativo aplicacin de la encuesta web
3.3.4 Resultados del trabajo de campo

4. FASE CUALITATIVA DEL LEVANTAMIENTO


4.1 Tipo de encuestado o perfiles de encuestados
4.2 Diseo muestral
4.3 Resultados del trabajo de campo

5. RESULTADOS FASE CUANTITATIVA


5.1 Caractersticas de los Recursos Humanos ligados a los archivos
5.2 Caractersticas de los archivos institucionales
5.3 Gestin de los archivos

6. RESULTADOS FASE CUALITATIVA


6.1 Gestin de archivos institucionales
6.2 Estructura de los archivos institucionales
6.2.1 Oficina de Partes y Archivo
6.3 Normativas y procedimientos
6.3.1 Fondo documental
6.3.2 Ordenacin y descripcin documental
6.3.3 Cuidado de los documentos
6.4 Uso de las Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin
6.4.1 Firma electrnica y documento electrnico
6.4.2 Digitalizacin
6.5 Transferencia y eliminacin de documentos
6.5.1 Eliminacin
6.5.2 Transferencias
6.6 Servicio y Usuarios
6.7 Infraestructura y recursos
6.8 Caractersticas de los recursos humanos que trabajan
en Archivos
6.9 Necesidades y demandas

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80
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6.10 Ley de Transparencia


6.11 Ley de Archivos

83
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7. HALLAZGOS FASE CUALITATIVA

85

8. CONCLUSIONES

87

8.1 Conclusiones
8.2 Conclusiones Generales

9. ANEXO: METODOLOGA DE TRABAJO

87
91

93

9.1 Instrumentos de recoleccin de informacin fase cuantitativa


9.2 Encuesta web para los Jefes de Servicio
9.2.1 Formato de encuesta Jefe de Servicio
9.3 Encuesta web a los Encargados de Archivo
9.3.1 Formato de encuesta Encargado de Archivo
9.4 Encuesta web a Encargado de Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin
9.4.1 Formato de encuesta Encargado de Tecnologas de la Informacin y
la Comunicacin
9.5 Glosario utilizado en las encuestas
9.6 Plan de anlisis fase cuantitativa
9.6.1 Etapa 1: Revisin de bases de datos, procesamiento y anlisis
9.6.2 Etapa 2: Anlisis descriptivo de los datos
9.6.3 Etapa 3: Anlisis de asociacin bivariada entre variables
9.7 Instrumento de recoleccin de informacin fase cualitativa
9.7.1 Objetivo
9.7.2 Dimensiones de la entrevista
9.8 Plan de anlisis fase cualitativa
9.9 Triangulacin de informacin

95
95
99
105
110
127

10. BIBLIOGRAFA UTILIZADA PARA LA ELABORACIN DE LOS CUESTIONARIOS

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140
140
140
141
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142
142
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RESUMEN EJECUTIVO

Resumen Ejecutivo

El informe de diagnstico Situacin de los archivos institucionales en organismos del Estado,


tuvo como objetivo general realizar un diagnstico integral que abordara la caracterizacin
de los archivos pblicos en Chile, de acuerdo a la normativa legal aplicable, procesos archivsticos involucrados, condiciones de infraestructura disponible y tecnologas de informacin.
Se efectuaron dos estudios, uno cuantitativo, va correo electrnico a travs de una herramienta para encuestas en plataforma web y un estudio cualitativo que se efecto a travs
de entrevistas grupales con grupos seleccionados del universo analizado de la Regin
Metropolitana, Regin de Coquimbo y Regin del Biobo.
En la fase cuantitativa se elaboraron tres instrumentos destinados a tres perfiles de funcionarios pblicos:
Jefe de Servicio.
Encargado de Archivo.
Encargado de Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin.
Los instrumentos fueron encuestas, con consultas que abarcaron las grandes reas donde
la gestin de los archivos se ve afectada. Las dimensiones y sus objetivos especficos fueron
los siguientes, de acuerdo al perfil del encuestado:
a. Jefe de Servicio:
Identificacin: Levantamiento de datos de contacto incluyendo organismos al cual pertenece.
Recursos Humanos: Identificacin de elementos centrales en la administracin de los
recursos humanos, que se desempean en los archivos del Servicio.
Gestin: Identificacin de la presencia del archivo, en la planificacin, presupuesto y
visin de desarrollo de la Unidad Administrativa.
b. Encargado de Archivo:
Identificacin: Identificacin de datos de contactos y de la unidad administrativa.
Recursos Humanos: Identificacin de las competencias y funciones del personal relacionado con la gestin documental.
Fondos documentales: Diagnstico de la situacin de los fondos documentales en diversos
organismos pblicos, as como los diversos soportes de documentos de archivos que se
manejan al interior de los archivos pblicos.
Organizacin documental: Identificacin de la organizacin documental.
Infraestructura: Evaluacin de las condiciones de calidad, seguridad y gestin existentes
para el almacenamiento de los documentos en distintos tipos de soporte (depsitos y
repositorios).
Servicios: Caracterizacin de tipologas de usuarios y nivel de satisfaccin.
c. Encargado de Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin:
Identificacin: Identificacin datos de contactos y de la unidad administrativa.

INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

Automatizacin: Identificacin procesos automatizados.


Infraestructura: Identificacin sistemas automatizados para archivos y la infraestructura
tecnolgica presente en los archivos.
Uso de las Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin: Identificacin de la incorporacin de herramientas tecnolgicas que brindan soporte a la gestin documental.
Se consider un total de 743 organismos pblicos, agrupados en las siguientes categoras:
Servicios Pblicos.
Fuerzas Armadas.
Municipalidades.
Corporaciones Municipales.
Hospitales.
Superintendencias.
Universidades.
La aplicacin de la encuesta se extendi en el perodo comprendido entre el 14 de marzo
al 19 de mayo de 2012. Los resultados finales del trabajo de campo pueden resumirse en
la siguiente tabla:

TIPO DE PERFIL

UNIVERSO

N ENCUESTADOS

Jefe de Servicio

743

190

Encargado de Archivo

743

310

Encargado de Tecnologas de la
Informacin y la Comunicacin

743

384

El plan de anlisis de los datos comprendi las siguientes etapas:


Revisin de bases de datos, procesamiento y anlisis.
Anlisis descriptivo de los datos.
Anlisis de asociacin bivariada entre variables
En la fase cualitativa se dise y aplic una pauta de entrevista grupal considerando como
actor principal a los Encargados de Archivo de tres regiones del pas. Las dimensiones
definidas en la pauta, fueron las siguientes:
a) Organizacin documental:
Fondos documentales.
b) Servicios y usuarios:
Mecanismos de consulta.
Restricciones de acceso.
Difusin.
c) Transferencia y eliminacin de documentos:
Transferencia al Archivo Nacional.
Procedimientos de eliminacin de documentos.

RESUMEN EJECUTIVO

d) Infraestructura fsica:
Atributos de los depsitos de archivo.
e) Recursos humanos:
Perfil Ocupacional.
Competencias.
Polticas.
f) Aspectos organizacionales:
Planificacin Estratgica.
Presupuesto.
Coordinacin interna.
g) Uso de las tecnologas de la informacin y la comunicacin:
reas o procesos automatizados.
Caractersticas de Infraestructura.
h) Normativas y procedimientos:
Legislacin aplicada en archivos.
Gestin de los documentos de archivos.
Existencia de archivos centrales o intermedios.
El plan de anlisis de la informacin cualitativa se orient a caracterizar el discurso predominante en los actores y contextos, para luego elaborar una interpretacin global de
la informacin.
A partir de la informacin obtenida en las fases cuantitativa y cualitativa del estudio, se elaboraron sntesis para cada una de las etapas y conclusiones en temas de caracterizacin y gestin
de los archivos de las instituciones pblicas en Chile, las que se presentan en el informe.
Como conclusiones generales del estudio, se pueden sealar las siguientes:
1. Diferencias importantes por tipos de institucin (Servicios pblicos, Municipalidades) y por ubicacin geogrfica, Regin Metropolitana y otras regiones. Se destaca la
diferencia entre las Subsecretaras y otros servicios pblicos, los primeros sealados
se encuentran en mejores condiciones de desarrollo.
2. En el estudio cualitativo, se levanta la necesidad de definir claramente las funciones
de una oficina de partes y de un archivo.
3. Falta de personal especializado en archivstica y dado las diferencias presentadas en
regiones, es necesario analizar un plan de capacitacin a nivel nacional.
4. Desconocimiento de normas, procedimientos archivsticos y aplicacin de los mismos
versus manejo de la Ley de Acceso a la Informacin Pblica. En general, se detecta un
menor conocimiento de materias archivsticas, en temas tales como: tablas de retencin,
cuadro de clasificacin, transferencia, etc. y software de archivos.
5. En cuanto al cumplimiento de normativas en materia de archivos, tan importantes como la eliminacin de documentos y la transferencia de los mismos al Archivo
Nacional, la mayora de los organismos pblicos, no cumplen con lo estipulado en la
forma y en los plazos, sin embargo existen diferencias entre ellos, destacando el grado
de cumplimiento de las Subsecretaras con respecto al resto de las instituciones. En
cuanto al cumplimiento de lo establecido en la Ley de Acceso a la Informacin Pblica,
con respecto a los documentos secretos y reservados, la mayora seala que cumple
con lo sealado en la ley.

INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

6. La mayora de los documentos existentes en los archivos de los organismos pblicos,


estn en formato papel, un 97% de los encuestados declara tenerlos; en su mayora,
son declarados en estado regular o malo. Existen, sin embargo, un 61% de documentos
en formatos electrnicos.
7. Las series documentales ms utilizadas en estos organismos son: oficios, resoluciones exentas y decretos.
8. En la fase cualitativa del estudio, se revela la necesidad de contar con un mayor nmero
de archivos regionales del Archivo Nacional, para facilitar los procesos de transferencia
y capacitacin, entre otros.
9. El aspecto ms dbil de la infraestructura disponible en archivos, es la capacidad de
almacenamiento presente y futuro. Las condiciones medioambientales tampoco cumplen
con los requerimientos para los archivos. Se seala adems, la carencia de planes de
contingencia frente a siniestros.
10. Falta de desarrollo de herramientas tecnolgicas en los procesos archivsticos, uso
de firma electrnica y documentos electrnicos.
11. En trminos de gestin, carencia de polticas asociadas a los recursos humanos,
indicadores y asignacin de recursos financieros, como asimismo, la falta de participacin
de los Encargados de Archivos, en planificacin y presupuestos de la gestin de archivos.
12. Existen carencias financieras en el desarrollo de los archivos que involucra: recursos
humanos, infraestructura fsica, tecnologas de la informacin y la comunicacin y todos
los aspectos que involucren gastos e inversin en gestin y desarrollo de los archivos.
13. Falta de difusin de los archivos institucionales al interior de los rganos de la administracin pblica y a los ciudadanos.
14. Al consultarle a los Jefes de Servicios sobre los planes de desarrollo para los archivos de su dependencia, para el perodo 2012-2014, sealan como principales reas
de desarrollo las correspondientes a: capacitacin, tecnologas de la informacin y la
comunicacin, digitalizacin e infraestructura fsica, coincidiendo con las que presentan
mayor dficit.

INTRODUCCIN

Introduccin

El presente material ha sido elaborado en el marco del proyecto Diagnstico y Recomendacin de Buenas Prcticas en Gestin Documental en Organismos Pblicos, financiado por
el Banco Mundial, liderado por el Consejo para la Transparencia en un trabajo conjunto con
la Comisin de Probidad y Transparencia del Ministerio Secretara General de la Presidencia
y el Archivo Nacional de Chile. La finalidad de este documento es presentar los resultados
del levantamiento efectuado a los archivos de los rganos Pblicos de la Administracin
del Estado en Chile, que permite tener una visin integrada de la situacin nacional archivstica en tres perfiles de encuestados: Encargado de Archivos, Jefe de Servicio, Encargado
de Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin, de manera tal, que se pueda analizar
el tema desde distintas perspectivas. El estudio se efectu sobre el universo completo de
los organismos pblicos y fue efectuada durante los meses de Marzo a Julio del ao 2012,
cuyo objetivo general fue realizar un diagnstico integral que aborde la caracterizacin de
los archivos pblicos en Chile, normativa legal aplicable, procesos archivsticos involucrados
y la aplicacin de buenas prcticas.
Se efectuaron dos estudios, uno cuantitativo, va correo electrnico a travs de una herramienta para encuestas en plataforma web y un estudio cualitativo que se efecto a travs
de entrevistas grupales con grupos seleccionados del universo analizado de la Regin
Metropolitana, Cuarta Regin de Coquimbo y Octava Regin del Biobo.
Este informe refleja por lo tanto los resultados obtenidos en la fase cuantitativa y cualitativa
acompaados de las sntesis y conclusiones pertinentes.

1. OBJETIVOS DE LA FASE DIAGNSTICO DE LA SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES DE LOS ORGANISMOS DEL ESTADO

1. Objetivos de la fase diagnstico de la situacin de los archivos


institucionales de los Organismos del Estado

1.1 OBJETIVO GENERAL


Realizar un diagnstico integral que aborde la caracterizacin de los archivos pblicos en
Chile de acuerdo a la normativa legal aplicable, procesos archivsticos involucrados, condiciones de infraestructura disponible y tecnologas de informacin.
1.2 OBJETIVOS ESPECFICOS
Cuantificar y caracterizar, segn variables demogrficas y educativas, los Recursos Humanos disponibles en los archivos, en los cargos de Jefe del Organismo, Encargado del archivo,
Encargado de Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin.
Caracterizar y cuantificar los tipos de archivos existentes en Chile, en conjunto con los
procedimientos aplicados en las distintas etapas del ciclo vital de los documentos de archivo.
Identificar y caracterizar la infraestructura y las condiciones medioambientales de los
archivos.
Cuantificar y tipificar el Fondo Documental en cuanto a su nivel de organizacin.
Identificar los distintos soportes en que se encuentran los documentos de archivos en los
archivos y del estado de conservacin de los mismos en los organismos del Estado.
Caracterizar los tipos de usuarios y el nivel de satisfaccin declarado.
Identificar las polticas y procedimientos utilizados en los archivos, en trminos de normativa
regulatoria, adems de normas descriptivas.
Identificar los Tipos Documentales ms frecuentemente utilizados en las funciones de los
rganos de la Administracin del Estado.
Identificar el nivel de automatizacin de los archivos en Chile.
Identificar el nivel de conocimiento de la legislacin relacionada con los procesos archivsticos y la ley de Acceso a la Informacin pblica en Chile.
Identificar el nivel de importancia que tienen los archivos en los rganos de la administracin del Estado y que se refleja en la dotacin de recursos humanos, presupuesto e
infraestructura entre otros elementos.
Identificar las diferencias que podran existir en los archivos existentes en la Regin Metropolitana, y los de regiones.

11

13

2. CONTEXTO

2. Contexto

El presente estudio intenta recoger el estado de los archivos de los rganos de la Administracin del Estado, y del personal que se desempea en ellos, lo que permitir poder
detectar las fortalezas y debilidades existentes.
Esto facilitara el diseo de polticas dirigidas a mejorar las condiciones actuales, las que tienen
una importancia estratgica para nuestro pas, adicionalmente, al menos por tres razones:
Facilitar el Acceso a la informacin Pblica.
Facilitar las funciones que le son propias al rgano de la Administracin del Estado.
Preservar la memoria histrica de la gestin pblica de nuestro pas.
En otros pases se han efectuado diversos estudios sobre el estado de los archivos y la archivstica, cabe sealar alguna documentacin importante como la Gua para la encuesta
sobre los sistemas y servicios de la gestin de documentos y la administracin del archivos
confeccionada por la Unesco y encuestas tales como:
Report on Archives Survey 2007 del Council of Australasian, Archives and Records
Authorithies;1
Taking Our Pulse: The OCLC Research Survey of Special Collections and Archives
OCLC Research2
Encuesta sobre el estado actual de los archivos de oficina y fondos documentales de
la Universidad de Zaragoza3
Informe de situacin de los archivos universitarios espaoles (2010) Conferencia de
Archiveros de Universidades Espaolas4
En Chile se han desarrollado herramientas tales como el Cuestionario de autoevaluacin
de archivos pblicos5 confeccionado por el Archivo Nacional de Chile y el Cuestionario de
Diagnstico Gestin Documental y de Archivos en Instituciones Pblicas elaborado por la
Comisin de Probidad y Transparencia.6
Estos y otros estudios se constituyeron en una base importante, para la elaboracin de la
actual encuesta y entrevistas grupales.

COUNCIL of Australasian, Archives and Records Authorithies. Report on Archives Survey 2007 [en lnea] [S.l. :s.n.],
2007. 232 p. Disponible en Web: http://rielac.cujae.edu.cu/files/normas_bibliograficas.pdf
2

OCLC. Taking Our Pulse:[en lnea] The OCLC Research Survey of Special Collections and Archives. DUBLIN : Ohio:
OCLC,2010.153 p. Disponible en Web: http://www.oclc.org/research/publications/library/2010/2010-11.pdf
3

UNIVERSIDAD de Zaragoza. Encuesta sobre el estado actual de los archivos de oficina y fondos documentales de la
Universidad de Zaragoza. [en lnea]. Zaragoza :Universidad de Zaragoza,[20--] Disponible en Web: http://wzar.unizar.
es/uz/arch/encuestaelectronica1.pdf
4

CONFERENCIA de Archiveros de Universidades Espaolas. Informe de situacin de los archivos universitarios


espaoles [en lnea]. [Espaa] : La conferencia, 2011. Disponible en Web: http://cau.crue.org/export/sites/Cau/Que
hacemos/jornadas/burgos_11/Informe_encuesta_2010.pdf
5
6

CHILE. Archivo Nacional. Encuesta de archivos pblicos. Santiago: El Archivo, [2009].

CHILE. Comisin de Probidad y Transparencia. Cuestionario de diagnstico, gestin documental y de archivos en


instituciones pblicas. Santiago: La Comisin, 2010.

3. FASE CUANTITATIVA DEL LEVANTAMIENTO

3. Fase cuantitativa del levantamiento

El presente apartado muestra las caractersticas de la fase cuantitativa de levantamiento


de informacin, abarcando desde el diseo del instrumento hasta el anlisis de los datos
recogidos por medio de la encuesta.
3.1 INFORMACIN GENERAL
Se efectuaron reuniones con las contrapartes tcnicas y el Consejo para la Transparencia,
para definir si el estudio estara basado en un muestreo o sobre el universo, se determin
esto ltimo. Se hizo una recopilacin de informacin para conformar la base de datos,
con los datos de los encuestados. Se determin enviar las encuestas a los encargados de
Transparencia Activa y a los Jefes de Servicio. Se analiz la herramienta a utilizar en la
encuesta web.
La metodologa utilizada en este estudio, se encuentra en el Anexo: Metodologa de trabajo.
3.2 DISEO MUESTRAL
Para una mayor precisin del levantamiento de informacin emprica, a continuacin se
especifican las caractersticas del diseo muestral considerado.
Se consider un total de 743 organismos pblicos, agrupados en las siguientes categoras:
Servicio Pblico
Fuerzas Armadas
Municipalidades
Corporaciones municipales
Hospitales
Superintendencias
Universidades
Cabe hacer notar que este marco muestral fue acordado con la contraparte tcnica, constituyndose en un levantamiento de datos de todas estas unidades y no en una muestra a
partir del listado consensuado.
3.3 TIPO DE ENCUESTADOS O PERFILES DE ENCUESTADOS
Se disearon tres encuestas, considerando tres roles generales que pueden asumir las
personas que las respondern:
Jefe de Servicio.
Encargado de Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin.
Encargado de Archivo.
Para cada uno de ellos se dise un cuestionario distinto, y entre todos contribuyeron al
logro de los objetivos de esta fase del estudio.

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INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

3.3.1 Tiempo disponible para contestar la encuesta


El tiempo de respuesta de la encuesta vara entre un cuestionario y otro, estimndose la
siguiente cantidad de minutos para cada una de ellas.
Jefe de Servicio: 30 minutos.
Encargado de Archivo: 45 minutos.
Encargado de Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin: 15 minutos.
3.3.2 Mesa de Ayuda
Cada encuestado tuvo la posibilidad de contactar va correo electrnico o telfono a un miembro del equipo para resolver sus dudas respecto del llenado del cuestionario. Durante todo
el perodo de aplicacin hubo una direccin de mail y 2 extensiones telefnicas disponibles
para responder consultas.
3.3.3 Modelo operativo aplicacin de la encuesta web
A continuacin se presentan las actividades realizadas para cumplir con los objetivos de
esta fase del estudio.
Actividades
Diseo de los cuestionarios:
Se diseo la propuesta inicial de los cuestionarios para los tres perfiles seleccionados.
Reuniones con contraparte para revisin de cuestionarios:
Se revis la propuesta con las contrapartes tcnicas, recogiendo los comentarios
e integrndolos para la mejora del instrumento.
Diseo web del cuestionario definitivo:
Se diseo en la plataforma web seleccionada los cuestionarios para los tres perfiles
seleccionados.
Pretest:
Se efectu un pre-test con 6 instituciones, que contestaron la encuesta va plataforma virtual.
Confeccin de listado de correos electrnicos:
Construccin de la base de datos.
Envo masivo de encuestas web:
Envo a los contactos seleccionados con la Contraparte, a Enlaces de Transparencia
Activa y a los Jefes de Servicio.
Recordatorios va correo electrnico:
Reenvos para mejorar el ndice de respuestas.
Seguimiento telefnico:
Seguimiento telefnico para mejorar el ndice de respuestas.
Cierre del proceso web.
Se realizaron todas las actividades mencionadas y, a modo de seguimiento de los encuestados, se hizo un envo de la encuesta va correo electrnico y luego cuatro recordatorios
electrnicos. Adems se hizo seguimiento telefnico a los organismos ms crticos: Municipios y Servicios pblicos. Las Universidades y Corporaciones Municipales fueron excluidas
del seguimiento y anlisis, de mutuo acuerdo con la contraparte.

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3. FASE CUANTITATIVA DEL LEVANTAMIENTO

3.3.4 Resultados del trabajo de campo


A continuacin se presenta el estado final del trabajo de campo al da de cierre de la encuesta
el 19 de mayo7, para cada uno de los perfiles de encuestados.

JEFES DE SERVICIO
ORGANISMOS PBLICOS

UNIVERSO

% DE UNIVERSO

N COMPLETAS

% COMPLETAS

Corporacin Municipal

53

7,1

15,1

Fuerzas Armadas

12

1,6

50,0

Hospital

59

7,9

22

37,3

345

46,4

35

10,1

Servicio Pblico

247

33,2

105

42,5

Superintendencias

11

1,5

63,6

Universidades

16

2,2

43,8

Total

743

Municipalidad
8

190

ENCARGADOS DE ARCHIVO
ORGANISMOS PBLICOS

UNIVERSO

% DE UNIVERSO

N COMPLETAS

% COMPLETAS

Corporacin Municipal

53

7,1

11,3

Fuerzas Armadas

12

1,6

58,3

Hospital

59

7,9

31

52,5

Municipalidad

345

46,4

108

31,3

Servicio Pblico

247

33,2

144

58,3

Superintendencias

11

1,5

72,7

Universidades

16

2,2

37,5

Total

743

310

La aplicacin de la encuesta comenz el 14 de marzo de 2012.

Esta clasificacin incluye gobernaciones, institutos, intendencia, servicios y subsecretaras.

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INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

ENCARGADOS DE TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y LA COMUNICACIN


ORGANISMOS PBLICOS

UNIVERSO

% DE UNIVERSO

N COMPLETAS

% COMPLETAS

Corporacin Municipal

53

7,1

12

22,6

Fuerzas Armadas

12

1,6

58,3

Hospital

59

7,9

35

59,3

Municipalidad

345

46,4

167

48,4

Servicio Pblico

247

33,2

149

60,3

Superintendencias

11

1,5

81,8

Universidades

16

2,2

31,3

Total

743

384

Como se puede ver en las tablas anteriores, las Superintendencias, Fuerzas Armadas y Servicios Pblicos son los estratos que, en mayor porcentaje, completaron la encuesta. Adems
de esto es necesario hacer notar la diferencia en las tasas de respuesta entre perfiles de
encuestados, alcanzando, los Jefes de Servicio un 25%, los Encargados de Archivo un 41%
y los Encargados de TIC un 52%.

4. FASE CUALITATIVA DEL LEVANTAMIENTO

4. Fase cualitativa del levantamiento

El presente apartado muestra las caractersticas de la fase cualitativa de levantamiento de informacin, abarcando desde el diseo del instrumento hasta el anlisis de
los datos recogidos.
Para el cumplimiento de los objetivos del estudio se aplic un instrumento semi estructurado a una muestra de Encargados de Archivo de unidades archivsticas situadas en rganos
del Estado.
4.1 TIPO DE ENCUESTADO O PERFILES DE ENCUESTADOS
Se dise un instrumento semi estructurado, considerando como actor principal a los Encargados de Archivo de las instituciones en cuestin.
4.2 DISEO MUESTRAL
Para aplicar las entrevistas se han considerado tres regiones de inters:
1. Regin de Coquimbo.
2. Regin Metropolitana.
3. Regin del Biobo.
En cada una de ellas se seleccion casos que destacaron por su buen nivel de gestin e
implementacin de iniciativas interesantes en trminos de gestin de archivos. Para esto se
utiliz la informacin recabada por la encuesta adems de juicio de informantes calificados,
de modo de poder elaborar un discurso informado, que diera cuenta de la situacin de los
archivos de los distintos organismos en las regiones en cuestin.
Los casos seleccionados fueron acordados con la contraparte tcnica.
Actividades para aplicacin de las entrevistas
A continuacin se presentan las actividades realizadas para cumplir con los objetivos de
esta fase del estudio.
Diseo de la pauta de entrevista.
Seleccin de casos.
Produccin administrativa de las entrevistas.
Invitacin a los actores seleccionados.
Realizacin de la entrevista.
Transcripcin de las entrevistas.
Anlisis.

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INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

4.3 RESULTADOS DEL TRABAJO DE CAMPO


A continuacin se presenta el estado final del trabajo de campo al da 20 de julio, para cada
una de las entrevistas realizadas.

ENCARGADOS DE ARCHIVO
REGIONES

N ASISTENTES

FECHA DE REALIZACIN

Regin de Coquimbo

20 julio 2012

Regin Metropolitana

14

29 junio 2012

Regin del Biobo

17 julio 2012

Los resultados de asistencia para las tres reuniones son satisfactorios en nmero, puesto
que cuentan con al menos 4 participantes, nmero que permite que la cantidad de relaciones
entre los participantes del grupo (6) supere al nmero de miembros (4).

21

5. RESULTADOS FASE CUANTITATIVA

5. Resultados fase cuantitativa

A continuacin se presentan resultados de la aplicacin de las encuestas y entrevistas


correspondientes a esta fase del estudio.
La estructura de la presentacin considera en primer lugar la caracterizacin de los recursos
humanos relacionados con los archivos (Encargados de Archivo, Encargados de Tecnologa
de la Informacin y Comunicaciones y personal que trabaja en archivos). Luego se caracterizan los archivos institucionales de los distintos organismos del Estado para finalizar con
una revisin de aspectos de gestin de los archivos.
5.1 CARACTERSTICAS DE LOS RECURSOS HUMANOS LIGADOS A LOS ARCHIVOS
Como se puede ver en el grfico 1, la proporcin de hombres y mujeres es la misma entre
los Encargados de Archivo.
GRFICO N 1: Sexo del Encargado de Archivo (n=310)

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

En el grfico siguiente, en tanto, se puede ver que la mayor parte de los Encargados de Archivo
pertenece al estamento profesional, seguidos, en partes casi iguales, por administrativos y directivos. Puede decirse entonces, que hay una situacin de heterogeneidad en la
composicin de este grupo en cuanto a su jerarquizacin en sus respectivas instituciones.

22

INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

GRFICO N 2: Estamento al que pertenece el Encargado de Archivo (n=310)

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

Si se revisa la distribucin de los estamentos a los que pertenece el Encargado de Archivos,


segn la zona geogrfica en la que se ubican las instituciones, se puede apreciar que en
las regiones que no corresponden a la Regin Metropolitana hay una mayor cantidad de
administrativos y directivos, mientras que en la Regin Metropolitana casi la mitad de los
Encargados de Archivo son profesionales.
TABLA N 1: Estamento al que pertenece el Encargado de Archivo, segn zona)
REGIN METROPOLITANA

OTRAS REGIONES

Administrativo

24,5%

30,1%

Directivo

15,0%

34,4%

Profesional

49,0%

22,7%

Tcnico

4,8%

7,4%

Otro

6,8%

5,5%

Total

100,0%
(147)

100,0%
(163)

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

Al revisar ahora la distribucin segn tipo de institucin9, se puede apreciar que las instituciones de servicio pblico concentran en mayor proporcin que los municipios a administrativos
y profesionales, mientras que las municipalidades tienden, en ms de un 40% a declarar
que el Encargado de Archivos es un funcionario con cargo directivo.

Debido al bajo nmero de casos pertenecientes a otras instituciones se ha optado por trabajar slo con los tipos de
instituciones en que se cuenta con al menos 100 casos, lo que sucede con los municipios e instituciones de servicio
pblico en general. Se han excluido entonces: Corporaciones municipales, Fuerzas armadas, Hospitales, Superintendencias y Universidades. Esta decisin afecta, como es indudable el n total para este tipo de cruces.

23

5. RESULTADOS FASE CUANTITATIVA

TABLA N 2: Estamento al que pertenece el Encargado de Archivo, segn tipo de institucin


MUNICIPALIDAD

SERVICIO PBLICO

Administrativo

20,4%

27,8%

Directivo

44,4%

11,8%

Profesional

16,7%

51,4%

Tcnico

8,3%

5,6%

Otro

10,2%

3,5%

Total

100,0%
(108)

100,0%
(144)

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

En relacin a la formacin archivstica de los Encargados de Archivo, la mayor parte de ellos


(41%) no posee formacin especfica en archivos, el 24% ha recibido algn tipo de capacitacin en el tema y un 32% posee formacin a nivel a lo menos tcnico.
GRFICO N 3: Nivel de formacin archivstica del Encargado de Archivos (n=310)

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

En cuanto al nivel de formacin en archivstica de los Encargados de Archivo segn zona


geogrfica, es posible apreciar diferencias entre la Regin Metropolitana y el resto de las
regiones. La Regin Metropolitana presenta una mayor proporcin de Encargados de Archivo
con formacin a nivel de capacitacin, y es levemente superior en el caso de la formacin de
post grado y profesional. Por otro lado, se puede apreciar que en el resto de las regiones
existe un mayor porcentaje de Encargados de Archivo sin formacin en archivstica.

24

INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

TABLA N 3: Nivel de formacin archivstica del Encargado de Archivos, segn zona


REGIN METROPOLITANA

OTRAS REGIONES

Nivel Capacitacin

28,6%

19,6%

Nivel de Post Grado

4,8%

1,8%

Nivel Profesional

23,8%

17,2%

Nivel Tcnico

6,8%

9,8%

No tiene

32,7%

48,5%

Otro

3,4%

3,1%

Total

100,0%
(147)

100,0%
(163)

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

Al analizar ahora el nivel de formacin por tipo de institucin se puede ver que la formacin a
nivel de capacitacin y profesional es mayor en las instituciones correspondientes a servicio
pblico, mientras que los municipios declaran que ms de la mitad de sus Encargados de
Archivo no tiene formacin en Archivstica. Por su parte, las subsecretaras tienen, con mayor
frecuencia, encargados de archivo con formacin en archivstica a nivel de capacitacin, y
luego a nivel profesional.
TABLA N 4: Nivel de formacin archivstica del Encargado de Archivos, segn tipo de institucin
MUNICIPALIDAD

SERVICIO PBLICO

SUBSECRETARAS

Nivel Capacitacin

13,9%

31,2%

36,8%

Nivel de Post Grado

2,8%

3,2%

5,3%

Nivel Profesional

14,8%

22,4%

31,6%

Nivel Tcnico

13,0%

5,6%

5,3%

No tiene

52,8%

34,4%

15,8%

Otro

2,8%

3,2%

5,3%

Total

100,0%
(108)

100,0%
(125)

100%
(19)

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

En cuanto al Encargado de Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin de las instituciones, el 54% de ellos pertenece al estamento profesional. Un 21% pertenece al estamento
directivo y 18% al tcnico.

5. RESULTADOS FASE CUANTITATIVA

GRFICO N 4: Estamento al que pertenece el Encargado


de Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin (n=384)

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin

Al centrarse en la formacin en informtica que tienen los Encargados de Tecnologas de la


Informacin y la Comunicacin se puede ver que el 58% tiene formacin de nivel profesional,
sumando un 76% con formacin a lo menos tcnica. Slo un 14% se ha formado a nivel de
capacitacin y todos los Encargados de Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin
sealan poseer formacin en su rea, situacin muy distinta a lo que sucede con los Encargados de Archivo.
GRFICO N 5: Tipo de formacin en informtica y/o Tecnologas de la informacin y la
comunicacin que posee el Encargado de Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin (n=384)

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin

Respecto del personal que trabaja en los archivos podemos apreciar, al revisar el promedio
de nmero de personas trabajando en archivos segn estamento, que la mayor parte de
ellos corresponde a tcnicos, seguidos por administrativos y luego profesionales. Tambin
es posible encontrar, en algunas instituciones, personal de nivel directivo desempeando
funciones en los archivos institucionales. El alto nmero alcanzado en los valores mximos
se debe al alto nmero de archivos de gestin existentes en las oficinas, que son administrados por los mismos funcionarios que se desempean en dichas oficinas. Esto, sumado
al hecho de que algunos organismos respondieron por todas sus dependencias a nivel
nacional, explica los valores mximos.

25

26

INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

TABLA N 5: Nmero de personas que trabaja en los archivos institucionales para cada estamento10
N

MNIMO

MXIMO

MEDIA

DESVIACIN
TPICA

Directivos

198

17

1,10

2,26

Profesionales

219

877

7,47

61,06

Administrativos

280

1396

15,95

96,96

Tcnicos

192

4500

26,07

324,70

Auxiliares

202

29

1,49

3,34

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

Al revisar la distribucin de la cantidad de personal de los distintos estamentos por zona


geogrfica se puede ver, si comparamos las medias por zona, que en la Regin Metropolitana
hay en promedio un mayor nmero de profesionales y administrativos, mientras en el resto
de las regiones hay muchos ms tcnicos.
TABLA N 6: Nmero de personas que trabaja en los
archivos institucionales para cada estamento, segn zona

N
DIRECTIVOS

N
PROFESIONALES

N
ADMINISTRATIVOS

N
TCNICOS

N
AUXILIARES

Media

0,82

12,63

27,51

4,51

1,60

92

112

134

91

92

Desv. tp.

1,83

85,13

139,10

12,83

3,65

Media

1,35

2,06

5,34

45,50

1,40

106

107

146

101

110

Desv. tp.

2,55

4,52

10,10

447,68

3,08

ZONA

Regin
Metropolitana

Otras
regiones

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

En relacin con el tipo de institucin, en promedio, hay una mayor cantidad de profesionales
y administrativos en el servicio pblico, y una muy baja cantidad de funcionarios trabajando
en los archivos institucionales en las municipalidades; situacin que est relacionada con
la estructura de las plantas de funcionarios de ambos tipos de organismos.

10

Los estadsticos de esta tabla y las dems similares son: N, nmero de casos que responden a la pregunta; Mnimo, mnimo valor respondido por algn encuestado en esta pregunta; Mximo, mximo valor respondido por algn
encuestado en esta pregunta; Media, promedio de valores de todos los encuestados que respondieron a la pregunta;
Desviacin tpica, desviacin estndar de los valores de la pregunta.

27

5. RESULTADOS FASE CUANTITATIVA

TABLA N 7: Nmero de personas que trabaja en los archivos


institucionales para cada estamento, segn tipo de institucin
TIPO DE
ORGANISMO
PBLICO

Municipalidad

Servicio
Pblico

N
DIRECTIVOS

N
PROFESIONALES

N
ADMINISTRATIVOS

N
TCNICOS

N
AUXILIARES

Media

1,39

1,30

4,56

1,73

1,83

79

73

98

74

77

Desv. tp.

2,36

3,00

8,02

3,55

3,79

Media

0,71

11,78

26,77

3,66

1,37

85

108

130

86

86

Desv. tp.

1,57

85,31

141,17

12,91

3,57

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

En cuanto a la formacin profesional del personal que se desempea en los archivos institucionales destaca el hecho de que ingenieros, abogados y administradores pblicos superan
en proporcin a bibliotecarios, como personal que realiza labores de archivstica (no necesariamente el encargado de archivos). Para acceder a esta informacin se pregunt a los
Encargados de Archivo por el tipo de profesionales que se desempeaban en los archivos,
presentndoseles varias opciones. Cada Encargado de Archivo poda marcar cuantas opciones correspondiera a la situacin de su institucin. Por esta razn, la suma del porcentaje
de casos (instituciones) en que se da la presencia de un tipo de profesional es mayor que
100%, puesto que en cada institucin puede trabajar ms de un tipo de profesional. El alto
porcentaje de No Aplica corresponde a archivos en que no trabajan profesionales.
TABLA N 8: Formacin profesional del personal que
se desempea en los archivos institucionales (n=310) (*)
PORCENTAJE

Ingenieros

18,5%

Abogados

16,7%

Administradores pblicos

15,9%

Bibliotecarios

14,8%

Historiadores

4,1%

Periodistas

6,3%

No aplica

43,0%

Otro

18,1%

(*) El porcentaje total suma ms de 100% puesto que se trata


de una pregunta de respuestas mltiples.
Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

28

INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

En relacin al tipo de capacitacin con la que cuenta el personal que se desempea en los
archivos institucionales quienes presentan una mayor proporcin de capacitacin en archivstica son los administrativos, seguidos por los profesionales, siendo estos ltimos los que
ms se han capacitado en bibliotecologa, y en conservacin y restauracin. En este caso,
al igual que en el anterior, la suma total supera el 100%, puesto que para un mismo tipo de
rea de especializacin, puede haber sido capacitado ms de un estamento.
TABLA N 9: Tipo de personal de los archivos
institucionales capacitado en distintas reas (n=310) (*)

GESTIN
PBLICA

ARCHIVSTICA

BIBLIOTECOLOGA

CONSERVACIN Y RESTAURACIN

TECNOLOGAS
DE LA INFORMACIN Y LA
COMUNICACIN

OTRO

SIN ESPECIALIZACIN

Directivos

37,2%

14,8%

10,4%

5,3%

18,3%

33,3%

29,3%

Profesionales

60,3%

35,8%

72,9%

55,3%

67,6%

37,8%

32,5%

Tcnicos

24,4%

14,8%

14,6%

15,8%

23,9%

26,7%

38,9%

Administrativos

37,2%

60,5%

14,6%

39,5%

42,3%

77,8%

82,2%

Auxiliares

6,4%

12,3%

2,1%

7,9%

9,9%

35,6%

51,6%

(*) El porcentaje total suma ms de 100% puesto que se trata de una pregunta de
respuestas mltiples.
Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

En trminos de la disponibilidad de personal para trabajar en los archivos institucionales


mayoritariamente se cuenta con personal de dedicacin parcial, es decir, personal que realiza
otras funciones adems de las propias de la gestin de archivos. Esto se puede explicar por
la cantidad de archivos locales y de gestin que existen en las instituciones consultadas.
TABLA N 10: Nmero de funcionarios con
dedicacin parcial y exclusiva a los archivos institucionales
N

MNIMO

MXIMO

MEDIA

DESV. TP.

Funcionarios
dedicacin parcial

257

2330

19,38

147,16

Funcionarios
dedicacin exclusiva

231

39

2,81

4,85

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

En cuanto a los funcionarios con dedicacin parcial y exclusiva segn zona geogrfica hay
una mayor cantidad de funcionarios con dedicacin parcial en la Regin Metropolitana que
en el resto de las regiones, mientras que la cantidad de funcionarios con dedicacin exclusiva
no presenta grandes diferencias.

29

5. RESULTADOS FASE CUANTITATIVA

TABLA N 11: Nmero de funcionarios con dedicacin


parcial y exclusiva a los archivos institucionales, segn zona
N FUNCIONARIOS
DEDICACIN PARCIAL

N FUNCIONARIOS
DEDICACIN EXCLUSIVA

Media

35,04

3,77

119

121

Desv. tp.

215,27

5,36

Media

5,87

1,75

138

110

Desv. tp.

12,44

3,97

ZONA

Regin Metropolitana

Otras regiones

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

Al considerar el conocimiento especfico del personal que trabaja en archivos se puede ver
que casi tres cuartos de ellos, a juicio del Encargado de Archivos, posee conocimientos sobre
la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica, aspecto clave para la gestin de
archivos en el marco de la Ley de Transparencia, siendo el aspecto en que mayor conocimiento se aprecia. Luego se encuentra el conocimiento sobre Disposiciones y recomendaciones referentes a eliminacin de documentos e ndice de actos y documentos calificados
como secretos o reservados. Para todo el resto de los aspectos consultados, menos de la
mitad de los Encargados de archivo seal que el personal que trabaja en archivos tiene
conocimientos sobre ellos.
TABLA N 12: El personal que trabaja en los archivos
institucionales, tiene conocimientos en los siguientes aspectos? (n=310)
ASPECTOS RELATIVOS A LA GESTIN DE ARCHIVOS

NO

NS/NR

Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica

72.3%

27.5%

0.3%

Disposiciones y recomendaciones referentes a eliminacin de documentos

57.1%

42.6%

0.3%

ndice de actos y documentos calificados como secretos o reservados

53.2%

46.5%

0.3%

Proteccin de datos de carcter personal

43.9%

55.8%

0.3%

Cuadro de Clasificacin

43.5%

56.5%

0%

Transferencia al Archivo Nacional

34.5%

64.8%

0.6%

Norma sobre seguridad y confidencialidad de los documentos electrnicos

25.5%

74.2%

0.3%

Normativa de documentos electrnicos y firma electrnica

23.5%

76.1%

0.3%

Tabla de Retencin Documental

20.3%

79.4%

0.3%

Normas de descripcin archivstica (ISO, ISAD G, en general estndares


internacionales)

17.1%

82.6%

0.3%

Requisitos del mtodo de microcopia o micro grabacin de documentos

11.0%

88.7%

0.6%

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

30

INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

Para todos los aspectos consultados, los Encargados de Archivo de la Regin Metropolitana
declaran tener conocimiento en mayor medida que los Encargados de Archivo de las otras
regiones, y en todos los casos las diferencias son notables.
TABLA N 13: Personal que trabaja en los archivos institucionales que s
tiene conocimientos en los siguientes aspectos, segn zona (n RM=147 / n OR=163)
RM

OTRAS
REGIONES

Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica

84,4%

61,7%

Disposiciones y recomendaciones referentes a eliminacin de documentos

67,3%

48,1%

ndice de actos y documentos calificados como secretos o reservados

59,2%

48,1%

Proteccin de datos de carcter personal

53,7%

35,2%

Cuadro de Clasificacin

55,1%

33,1%

Transferencia al Archivo Nacional

48,3%

22,4%

Norma sobre seguridad y confidencialidad de los documentos electrnicos

31,3%

20,4%

Normativa de documentos electrnicos y firma electrnica

26,5%

21,0%

Tabla de Retencin Documental

31,3%

10,5%

Normas de descripcin archivstica (ISO, ISAD G, en general estndares


internacionales)

23,8%

11,1%

Requisitos del mtodo de microcopia o micro grabacin de documentos

13,6%

8,6%

ASPECTOS RELATIVOS A LA GESTIN DE ARCHIVOS

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

Respecto de las diferencias por tipo de institucin, quienes declaran en mayor medida
conocer los aspectos consultados son los Encargados de Archivo de las instituciones de
servicio pblico, presentndose una diferencia, con los municipios, an mayor que es la
que es posible notar entre zonas geogrficas.

31

5. RESULTADOS FASE CUANTITATIVA

TABLA N 14: Personal que trabaja en los archivos institucionales que


s tiene conocimientos en los siguientes aspectos, segn tipo de institucin
(n Municipios=108 / n Servicios Pblicos=144)

ASPECTOS RELATIVOS A LA GESTIN DE ARCHIVOS

MUNICIPALIDAD

SERVICIO
PBLICO

SUBSECRETARAS

Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica

57,0%

84,0%

78,9%

Disposiciones y recomendaciones referentes a eliminacin de documentos

39,3%

61,6%

68,4%

ndice de actos y documentos calificados como secretos o reservados

37,4%

37,4%

60,8%

Proteccin de datos de carcter personal

31,8%

46,4%

63,2%

Cuadro de Clasificacin

22,2%

51,2%

78,9%

Transferencia al Archivo Nacional

11,3%

50,4%

84,2%

Norma sobre seguridad y confidencialidad de los documentos electrnicos

15,9%

30,4%

42,1%

Normativa de documentos electrnicos y firma electrnica

16,8%

26,4%

47,4%

Tabla de Retencin Documental

7,5%

24,8%

63,2%

Normas de descripcin archivstica (ISO, ISAD G, en general estndares


internacionales)

9,3%

20,0%

47,4%

Requisitos del mtodo de microcopia o micro grabacin de documentos

9,3%

8,8%

15,8%

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

En relacin a los conocimientos sobre software que faciliten la administracin de archivos


se puede ver que la mayor parte de los funcionarios se ubican en los niveles avanzado e
intermedio de conocimiento. Llama la atencin, sin embargo, la alta tasa de respuestas no
sabe, sobre todo en el caso de los software especficos de archivstica.
TABLA N 15: El personal que trabaja en los archivos institucionales,
Qu nivel de conocimiento tiene en los siguientes aspectos? (n=310)
AVANZADO

INTERMEDIO

BSICO

NO RESPONDE/
NO SABE

Sistemas operativos

44.2%

30.3%

5.2%

20.4%

Software ofimticos
(Word, Excel, etc.)

37.7%

45.2%

7.4%

9.7%

Internet

32.6%

49%

9%

9.4%

Software de gestin de archivos

20%

15.8%

6.5%

57.8%

Software de gestin documental

22.9%

18.1%

7.4%

51.6%

30%

28.4%

4.8%

36.8%

SOFTWARE

Redes sociales web 2.0


(Facebook, Twitter, etc.)

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

32

INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

5.2 CARACTERSTICAS DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES


En relacin al nmero de archivos existentes en las distintas instituciones se puede apreciar,
en la tabla siguiente, que la mayor cantidad de archivos promedio se da en los archivos de
gestin, seguidos por las oficinas de partes. Llama la atencin que algunos organismos
sealaron que no tienen oficina de partes, as como tambin la existencia de varios archivos
centrales dentro de una misma institucin. Como se puede apreciar en las desviaciones
estndar y mirando el nmero mximo de archivos para cada tipo, hay mucha variabilidad
entre las instituciones.

TABLA N 16: Nmero de archivos institucionales segn tipo


N

MNIMO

MXIMO

MEDIA

DESV. TP.

Archivos
de Gestin

310

2450

19,08

141,36

Archivos
Central

310

20

0,65

1,60

Archivos
Intermedio

310

126

1,08

7,50

Archivos
histrico

310

28

0,42

1,88

Oficina
de Partes

310

300

4,04

20,98

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

Respecto del nmero de archivos institucionales segn zona geogrfica es posible afirmar
que en la Regin Metropolitana hay un menor nmero de archivos de gestin en promedio,
siendo las otras regiones adems, mas variadas respecto del nmero de archivos de gestin
disponibles. La Regin Metropolitana, adems, presenta un mayor nmero de archivos intermedios y oficinas de partes, a travs de esto se puede inferir que los archivos se manejan
de manera ms centralizada en la Regin Metropolitana que en el resto de las regiones.

TABLA N 17: Nmero de archivos institucionales segn tipo


N ARCHIVOS
DE GESTIN

N ARCHIVOS
CENTRAL

N ARCHIVOS
INTERMEDIO

N ARCHIVOS
HISTRICO

N OFICINA
DE PARTES

15,19

0,67

1,82

0,45

6,14

147

147

147

147

147

Desv. tp.

37,58

1,39

10,78

1,42

28,85

Media

22,59

0,63

0,41

0,40

2,14

163

163

163

163

163

191,87

1,77

1,22

2,22

9,02

ZONA

Regin
Metropolitana

Otras
regiones

Media
N

N
Desv. tp.

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

33

5. RESULTADOS FASE CUANTITATIVA

En cuanto al nmero de archivos segn tipo de institucin, se puede ver en la tabla siguiente
que los servicios pblicos tiene un mayor nmero de archivos de gestin y oficinas de partes
que los municipios, esto puede estar asociado al carcter nacional de algunos servicios,
versus la jurisdiccin local de los municipios.

TABLA N 18: Nmero de archivos institucionales segn tipo


N ARCHIVOS
DE GESTIN

N ARCHIVOS
CENTRAL

N ARCHIVOS
INTERMEDIO

N ARCHIVOS
HISTRICO

N OFICINA
DE PARTES

Media

6,01

0,36

0,19

0,23

1,06

108

108

108

108

108

Desv. tp.

12,30

0,48

0,42

0,47

1,64

Media

12,00

0,69

0,73

0,28

5,22

144

144

144

144

144

34,86

1,38

2,36

0,48

27,32

TIPO DE ORGANISMO PBLICO

Municipalidad

Servicio
Pblico

N
Desv. tp.

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

En cuanto al tipo de soporte de los documentos existentes en los archivos institucionales, el


que posee un ms alto porcentaje es el papel, seguido por el formato electrnico. Todo el resto
de los formatos no alcanza un 10 % de presencia en los archivos de organismos del Estado.

TABLA N 19: Tipo de soporte de los documentos de los archivos institucionales (n=310) (*)
PORCENTAJE

Papel

96,9%

Electrnico

61,0%

Fotografas

16,4%

Audiovisuales

14,7%

Microforma (microficha
o rollo de microfilm)

6,2%

Otro

2,7%

(*) El porcentaje total suma ms de 100% puesto


que se trata de una pregunta de respuestas mltiples.
Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

Con respecto a las series documentales ms utilizadas, se pidi a los Encargados de Archivo
que asignaran un nmero en orden de importancia a las series documentales ms utilizadas,
donde 1 era la ms importante y 10 la menos importante.

34

INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

El set de series documentales era de 15 tipos de documentos, por lo que, cada Encargado
de Archivo deba dejar fuera de este orden a 5 series documentales: las menos utilizadas.
De esta forma, al observar la posicin promedio de cada serie, se puede ver que son cuatro
las ms nombradas en primera posicin: oficios, resoluciones exentas, decretos y comunicaciones recibidas.
Las series documentales menos utilizadas son Hojas de vida de funcionarios, certificados y
circulares. Esta situacin se confirma al observar el porcentaje de casos en que cada serie
documental fue nombrada en primera posicin, lo mismo que al observar el porcentaje de
casos en que la serie fue nombrada en dcima posicin. Por ltimo, se presenta el porcentaje
de casos en que cada serie fue ubicada entre los valores 1 y 10.

TABLA N 20: Series documentales ms utilizadas (n=310)


POSICIN
PROMEDIO

% CASOS EN
POSICIN 1

% CASOS EN
POSICIN 10

% CASOS CON
POSICIN
1 A 10

Oficios

3,26

35,8%

7,7%

89,7%

Resoluciones Exentas

3,94

30,6%

14,2%

80,0%

Decretos

4,28

25,8%

10,6%

67,7%

Comunicaciones recibidas, como


oficios, cartas y solicitudes

4,52

25,8%

13,2%

86,8%

Memos

4,93

13,2%

10,0%

78,4%

Resoluciones con Toma de Razn

4,98

17,1%

11,6%

69,7%

Contratos

5,25

14,8%

11,9%

79,7%

Expedientes

5,36

12,9%

10,6%

66,1%

Actas

5,58

12,9%

11,6%

68,4%

Providencias

5,63

10,0%

10,3%

49,0%

Minutas - Informes Tcnicos

5,94

5,8%

11,0%

65,5%

Formularios

5,96

7,7%

10,6%

66,1%

Circulares

6,02

6,5%

12,9%

65,5%

Certificados

6,05

6,5%

14,5%

71,3%

Hojas de Vida Funcionario(as)

6,17

9,4%

16,8%

72,6%

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

En relacin al volumen de documentos en los distintos soportes se puede apreciar una


distribucin muy variada. En promedio, los Encargados de Archivo sealan contar con 478
registros audiovisuales, 150.465 documentos electrnicos, 105.952 microformas y 1.536
metros lineales de documentos en papel. Estos datos son variables, considerando que hay
organismos con una sola oficina y otros descentralizados en todo el pas. Sin embargo, cabe
destacar, que una gran cantidad (181) de Encargados de Archivo seala que no sabe con
cuntos documentos cuenta su institucin.

35

5. RESULTADOS FASE CUANTITATIVA

TABLA N 21: Volumen de documentos en distintos tipos de soporte de los archivos institucionales
SOPORTE

MEDIA

Audiovisuales (unidades)

20

478

Electrnico (unidades)

48

150.465

Microforma (unidades)

105.952

Papel (metros lineales)

96

1.536

No sabe No responde

181

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

En cuanto al almacenamiento de los documentos en papel, la mayor parte de ellos se encuentran en cajas y archivadores. La mitad de los casos seala que sus documentos estn
empastados y/o en carpetas.
TABLA N 22: Forma de almacenamiento de los
documentos en papel en los archivos institucionales (n=310) (*)
PORCENTAJE

En cajas

76,6%

En archivadores

69,6%

Empastados

51,8%

En carpetas

48,8%

No sabe

3,0%

Otro

8,6%

((*) El porcentaje total suma ms de 100% puesto que se trata


de una pregunta de respuestas mltiples.
Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

En trminos del estado de conservacin de los documentos, de acuerdo a la declaracin de


los Encargados de Archivo, el 90% de los documentos en papel se encuentran en estado al
menos regular y slo el 4% estara en mal estado. Un 6% de los encuestados no conoce el
estado de los documentos.

36

INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

GRFICO N 6: Estado fsico general de los documentos,


en soporte papel, existentes en los archivos de la institucin (n=310)

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

En cuanto al estado fsico de los documentos en papel declarado por los Encargados de
Archivo segn zona es posible apreciar que hay una mayor cantidad de documentos en buen
estado en la Regin Metropolitana que en el resto de las regiones, las que se concentran
ms fuertemente en el estado regular.
TABLA N 23: Estado fsico general de los documentos,
en soporte papel, existentes en los archivos de la institucin, segn zona
REGIN
METROPOLITANA

OTRAS REGIONES

Malo

1,4%

5,7%

Regular

37,7%

56,1%

Bueno

58,9%

31,8%

No sabe No responde

2,1%

6,4%

Total

100,0%
(146)

100,0%
(157)

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

Ahora, respecto del tipo de institucin, son las instituciones del servicio pblico las que
declaran mayoritariamente tener documentos en buen estado, mientras los municipios se
concentran en regular. Adems llama la atencin que casi un 10% de los Encargados de
Archivo municipales declara no saber cul es el estado de sus documentos en papel.

37

5. RESULTADOS FASE CUANTITATIVA

TABLA N 24: Estado fsico general de los documentos,


en soporte papel, existentes en los archivos de la institucin, segn tipo de institucin
MUNICIPALIDAD

SERVICIO
PBLICO

Malo

4,9%

4,2%

Regular

59,8%

37,8%

Bueno

25,5%

55,9%

No sabe No responde

9,8%

2,1%

Total

100,0%
(102)

100,0%
(143)

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

En cuanto al ao de inicio de la conservacin de documentos en papel es posible apreciar


que, slo en el 12,3% de los casos, los documentos datan de antes de 1950. Poco ms del
30% de ellos tiene una fecha de inicio entre 1951 y 1990, y el 27% de los documentos empez
a ser almacenado a partir del ao 2001.
GRFICO N 7: Ao de inicio de los documentos en soporte
papel existentes en los archivos de la institucin en tramos

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

Con respecto a las condiciones estructurales de los depsitos en que se almacenan los
archivos es posible afirmar que casi en el 60% de los casos la loza del lugar es adecuada
para el peso de los documentos, y en un porcentaje similar las condiciones de la red elctrica
tambin lo son. En poco ms de la mitad de los casos la red de agua potable est en buen
estado y slo en un 23% de ellos pisos, muros, techos, puertas y pinturas son incombustibles. Llama la atencin adems que en un porcentaje relevante el Encargado de Archivos
no conoce la situacin de los depsitos de documentos, pues marca la opcin No sabe/No
responde. Todos estos datos configuran un escenario precario en cuanto a las condiciones
fsicas de los lugares dispuestos para la conservacin de los documentos.

38

INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

TABLA N 25: Condiciones estructurales de los depsitos (n=310)


S

NO

NS/NR

La loza es adecuada para el peso de los documentos

58,4%

21%

20,7%

La red elctrica est en buen estado

57,1%

19,7%

23,3%

La red de agua potable est en buen estado

54,5%

17,1%

28,4%

El piso, muros, techos, puertas y pinturas utilizadas son incombustibles

22,6%

47,4%

30%

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

En relacin con las condiciones estructurales de los depsitos segn zona geogrfica, los
Encargados de Archivo de la Regin Metropolitana declaran tener mejores condiciones que
en el resto de las regiones para todos los aspectos consultados.
TABLA N 26: Condiciones estructurales existentes en los depsitos,
segn zona (n Regin Metropolitana=147 / n Otras regiones=163)
RM

OTRAS REGIONES

La loza es adecuada para el peso de los documentos

69,2%

52,6%

La red elctrica est en buen estado

65,1%

53,9%

La red de agua potable est en buen estado

67,8%

46,1%

El piso, muros, techos, puertas y pinturas utilizadas son incombustibles

31,5%

15,8%

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

Cuando se revisan las diferencias por tipo de institucin son los servicios pblicos los que
presentan mejores condiciones que los municipios, con mucha mayor fuerza que la que se
apreciaba entre zonas geogrficas, salvo en el caso del uso de materiales incombustibles.
TABLA N 27: Condiciones estructurales existentes en los depsitos,
segn tipo de institucin (n Municipios=108 / n Servicios Pblicos=144)
MUNICIPALIDAD

SERVICIO PBLICO

La loza es adecuada para el peso de los documentos

43,6%

70,7%

La red elctrica est en buen estado

49,5%

67,1%

La red de agua potable est en buen estado

47,5%

64,3%

El piso, muros, techos, puertas y pinturas utilizadas son incombustibles

20,8%

27,1%

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

39

5. RESULTADOS FASE CUANTITATIVA

En cuanto a las condiciones medioambientales de los depsitos, el aspecto que se da con


ms alto porcentaje, pero que no supera la mitad de los casos es contar con un programa de
aseo y mantenimiento permanente, seguida por el uso de luz fluorescente de baja intensidad
y ventilacin adecuada. Slo en un 27% de los casos se evita la luz natural directa sobre
los documentos y se protege el depsito de altas temperaturas y humedad, as como de los
cambios bruscos en stas. Por otra parte, en un 22% de los casos hay indicios de plagas en
el depsito. Esta situacin sumada a lo ya visto respecto de la infraestructura, da cuenta de
la no adecuacin de las condiciones de los depsitos de documentos respecto de su finalidad.

TABLA N 28: Condiciones medioambientales de los depsitos de archivo (n=310)


S

NO

NS/NR

Cuenta con un programa de aseo y mantenimiento


permanente

41,9%

43,9%

14,2%

Se usa luz fluorescente de baja intensidad

36,5%

42,6%

21%

El recinto cuenta con ventilacin adecuada

35,8%

50,3%

16,3%

Se evita la luz natural directa sobre los documentos

27,1%

57,4%

15,5%

El depsito est protegido de temperaturas y


humedad altas o que cambien bruscamente

26,8%

57,4%

15,8%

Existen indicios de plagas en el depsito

21,9%

56,5%

21,6%

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

Al observar la tabla siguiente se puede notar que en la Regin Metropolitana se concentra


una mayor proporcin de archivos con condiciones adecuadas para el almacenamiento de
documentos que en el resto de las regiones, incluso respecto de la existencia de indicios
de plagas.
TABLA N 29 Condiciones medioambientales que se dan en losdepsitos
de archivo, segn zona (n Regin Metropolitana=147 / n Otras Regiones=163)
RM

OTRAS REGIONES

Cuenta con un programa de aseo y mantenimiento


permanente

53,4%

34,2%

Se usa luz fluorescente de baja intensidad

49,3%

27,0%

El recinto cuenta con ventilacin adecuada

43,8%

30,9%

Se evita la luz natural directa sobre los documentos

71,2%

48,7%

El depsito est protegido de temperaturas y


humedad altas o que cambien bruscamente

38,4%

17,8%

Existen indicios de plagas en el depsito

17,1%

28,3%

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

40

INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

En relacin con las diferencias que se pueden encontrar segn tipo de institucin, se puede
apreciar que las instituciones de servicio pblico se encuentran en mejores condiciones que
los municipios, en todos los aspectos consultados.
TABLA N 30: Condiciones medioambientales que se dan en los depsitos
de archivo, segn tipo de institucin (n Municipios=108 / n Servicios Pblicos=144)
RM

OTRAS REGIONES

Cuenta con un programa de aseo y mantenimiento


permanente

27,7%

54,3%

Se usa luz fluorescente de baja intensidad

28,7%

41,4%

El recinto cuenta con ventilacin adecuada

29,7%

44,3%

Se evita la luz natural directa sobre los documentos

46,5%

67,9%

El depsito est protegido de temperaturas y


humedad altas o que cambien bruscamente

14,9%

34,3%

Existen indicios de plagas en el depsito

26,7%

12,9%

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

En trminos de las condiciones especficas de almacenamiento, en poco ms de un 60% de


los casos las estanteras soportan el peso de los documentos, y en menos de la mitad de los
casos hay espacio para desplazarse. En poco ms del 40% las estanteras son metlicas y
estn bien ancladas a pisos y techo. En un tercio de los casos existe espacio suficiente para
la documentacin acumulada y slo en el 17% de los casos es posible expandir las colecciones en el mismo espacio. Es decir, las condiciones en que los documentos se almacenan
no son las mejores, en parte importante de las instituciones.

TABLA N 31: Condiciones de almacenamiento de los depsitos de archivos institucionales (n=310)


S

NO

NS/NR

Soportan el peso de los documentos

62,6%

21%

16,5%

Hay suficiente espacio para desplazarse entre


las estanteras

48,1%

37,7%

14,2%

Las estanteras son metlicas

43,5%

44,5%

12%

Las estanteras estn bien ancladas y fijas al


piso y techo

40,3%

41%

18,7%

El depsito tiene suficiente espacio para la documentacin acumulada

33,2%

57,1%

9,7%

Tiene suficiente espacio para el crecimiento de


la documentacin

16,8%

72,6%

10,7%

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

41

5. RESULTADOS FASE CUANTITATIVA

Respecto de las diferencias que es posible encontrar entre zonas geogrficas en cuanto a
las condiciones de almacenamiento disponibles en los depsitos de archivos, en la Regin
Metropolitana estas condiciones son mejores que en el resto de las regiones. Sin embargo
se puede destacar que el espacio disponible para el crecimiento de las colecciones es bajo
para los archivos de todo el pas.
TABLA N 32: Condiciones de almacenamiento que se dan en los
depsitos de archivos institucionales, segn zona (n RM=147 / n OR=163)
RM

OTRAS REGIONES

Soportan el peso de los documentos

77,4%

53,5%

Hay suficiente espacio para desplazarse entre


las estanteras

58,2%

42,1%

Las estanteras son metlicas

62,3%

28,9%

Las estanteras estn bien ancladas y fijas al


piso y techo

48,6%

35,5%

El depsito tiene suficiente espacio para la documentacin acumulada

41,1%

28,3%

Tiene suficiente espacio para el crecimiento de


la documentacin

21,2%

13,8%

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

En relacin a las diferencias en las condiciones de almacenamiento segn tipo de institucin,


los archivos de servicios pblicos presentan mejores condiciones que los municipios para
todos los aspectos consultados.
TABLA N 33: Condiciones de almacenamiento que se dan en los depsitos de archivos
institucionales, segn tipo de institucin (n Municipios=108 / n Servicios Pblicos=144)
MUNICIPALIDAD

SERVICIO PBLICO

Soportan el peso de los documentos

50,5%

76,4%

Hay suficiente espacio para desplazarse entre


las estanteras

32,7%

61,4%

Las estanteras son metlicas

32,7%

53,6%

Las estanteras estn bien ancladas y fijas al


piso y techo

29,7%

50,0%

El depsito tiene suficiente espacio para la documentacin acumulada

22,8%

43,6%

Tiene suficiente espacio para el crecimiento de


la documentacin

10,9%

22,9%

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

42

INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

Respecto de las medidas de seguridad implementadas respecto de los depsitos de archivos,


en poco ms del 50% hay medidas de control de acceso y slo en el 20% de los casos hay
planes de contingencia en caso de siniestros.

TABLA N 34: Condiciones de seguridad de los depsitos de archivos (n=310)


S

NO

NS/NR

Existen medidas de control de acceso al depsito

56,1%

31,9%

12%

Posee planes de contingencia por siniestro

19,7%

61,9%

18,4%

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

En cuanto a las diferencias por zona geogrfica, es posible ver que las condiciones de seguridad son mejores en los archivos de la Regin Metropolitana que en el resto de las regiones.
TABLA N 35: Condiciones de seguridad existentes en los depsitos de
archivos, segn zona (n Regin Metropolitana=147 / n Otras Regiones=163)
RM

OTRAS REGIONES

Existen medidas de control de acceso al depsito

68,5%

48,7%

Posee planes de contingencia por siniestro

30,8%

10,5%

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

Al observar las diferencias por tipo de institucin, es posible apreciar una fuerte diferencia
entre las condiciones disponibles en los archivos de instituciones de servicio pblico respecto
de las condiciones de los municipios, mantenindose la tendencia ya revisada, los servicios
pblicos estn en mejores condiciones.
TABLA N 36: Condiciones de seguridad existentes en los depsitos de
archivos, segn tipo de institucin (n Municipios=108 / n Servicios Pblicos=144)
MUNICIPALIDAD

SERVICIO PBLICO

Existen medidas de control de acceso al depsito

38,6%

70,7%

Posee planes de contingencia por siniestro

8,9%

26,4%

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

Respecto de los siniestros, el 34% de los casos seala que sus archivos han sufrido daos
por efecto de terremoto, y 31% por inundaciones o filtraciones de agua en los ltimos 5
aos. El resto de los siniestros presenta un bajo nivel de ocurrencia.

43

5. RESULTADOS FASE CUANTITATIVA

TABLA N 37: Los archivos institucionales,


han sufrido dao por efecto de un siniestro en los ltimos 5 aos? (n=310) (*)
PORCENTAJE

Terremoto

34,4%

Inundacin o filtracin de agua

30,6%

Tsunami - Maremoto

4,1%

Incendio

3,8%

NS/NR

9,3%

No aplica

37,5%

Otro

5,2%

(*) El porcentaje total suma ms de 100% puesto que se trata


de una pregunta de respuestas mltiples.
Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

En cuanto a la disponibilidad de aparatos computacionales en los archivos, el 98% cuenta con


computador, y en un porcentaje levemente menor con scanner, impresora y fotocopiadora.
En porcentajes menores se cuenta con lector de cdigo de barras y de microformas. No se
aprecian diferencias por tipo de organismos, salvo en el caso de la disponibilidad de lector
de cdigos de barra, que es de un 24% en el caso de los servicios pblicos y slo de un 10%
en el caso de los municipios.
TABLA N 38 Infraestructura computacional disponible en los archivos institucionales (n=310) (*)
INFRAESTRUCTURA
COMPUTACIONAL

PORCENTAJE

Computador

98,2%

Scanner

94,5%

Impresora

93,7%

Fotocopiadora

89,4%

Lector de cdigo de barras

19,5%

Lectora de microformas

2,9%

Otro

7,1%

(*) El porcentaje total suma ms de 100% puesto que se trata


de una pregunta de respuestas mltiples.
Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin

44

INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

Respecto del cuadro de clasificacin utilizado por las instituciones, el 53% de los Encargados
de Archivo manifiesta no tener cuadro de clasificacin. En cuanto al tipo utilizado, ste se
concentra en el orgnico funcional, seguido por el orgnico y luego por el funcional, y slo
un 4% seala tener otro tipo de cuadro.
GRFICO N 8: Tipo de cuadro de clasificacin utilizado en la institucin (n=310)

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

En cuanto al tipo de cuadro de clasificacin usado por los archivos de las instituciones de
las distintas regiones, es posible apreciar que el de tipo orgnico funcional se utiliza ms
en la Regin Metropolitana, mientras que el resto de las regiones ms de la mitad de los
archivos no utilizan cuadro de clasificacin.

TABLA N 39: Tipo de cuadro de clasificacin utilizado en la institucin, segn zona


TIPO DE CUADRO DE CLASIFICACIN

RM

OTRAS REGIONES

Funcional

14,4%

10,5%

Orgnico

13,7%

15,0%

Orgnico - Funcional

22,6%

12,4%

No tiene

45,2%

58,2%

Otro

4,1%

3,9%

Total

100,0%
(146)

100,0%
(153)

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

Respecto de las diferencias que se pueden encontrar segn tipo de institucin, en los archivos de servicio pblico se declara con mayor frecuencia que en los municipios el utilizar
cuadros de tipo orgnico y orgnico funcional. En los municipios, en cambio, casi el 70%
no utiliza cuadro de clasificacin.

45

5. RESULTADOS FASE CUANTITATIVA

TABLA N 40: Tipo de cuadro de clasificacin utilizado en la institucin, segn tipo de institucin
TIPO DE CUADRO DE CLASIFICACIN

MUNICIPALIDAD

SERVICIO PBLICO

Funcional

9,9%

11,3%

Orgnico

8,9%

19,9%

Orgnico - Funcional

12,9%

22,7%

No tiene

67,3%

40,4%

Otro

1,0%

5,7%

Total

100,0%
(101)

100,0%
(141)

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

En relacin al sistema de ordenacin que se utiliza en la institucin, la mayor parte de las


instituciones declara utilizar el sistema numrico, seguido por el cronolgico. Luego encontramos el orden por materia y por ltimo el alfabtico.
TABLA N 41: Sistemas de ordenacin utilizados en los archivos de la institucin (n=310) (*)11
SISTEMAS DE ORDENACIN

PORCENTAJE

Numrico

67,1%

Cronolgico

66,8%

Materia

43,5%

Alfabtico

21,9%

Otro

39,0%

(*) El porcentaje total suma ms de 100% puesto que se trata


de una pregunta de respuestas mltiples.
Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

Respecto de la disposicin de un sistema integrado de gestin de archivos (de tipo tecnolgico), el 37% de los Encargados de Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin declara
contar con un sistema de este tipo.

11

Dentro de los otros (12 casos) encontramos: por colores, por departamento, por serie documental (este es un
error conceptual).

46

INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

GRFICO N 9: La institucin, tiene un sistema


integrado de gestin de los archivos institucionales? (n=384)

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin

En cuanto a la existencia de un sistema integrado de gestin de archivos segn zona geogrfica se puede apreciar que estos sistemas son ms utilizados en la Regin Metropolitana
que en el resto de las regiones.
TABLA N 42: La institucin, tiene un sistema integrado
de gestin de los archivos institucionales?, segn zona
REGIN
METROPOLITANA

OTRAS REGIONES

No

56,1%

68,2%

43,9%

31,8%

Total

100,0%
(164)

100,0%
(220)

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de


Tecnologas de la informacin y de las Comunicaciones

Si se abordan ahora las diferencias segn tipo de institucin es posible apreciar que en el
servicio pblico est ms extendido el uso de sistemas integrados de gestin de archivos
que en los municipios.

47

5. RESULTADOS FASE CUANTITATIVA

TABLA N 43: La institucin, tiene un sistema integrado


de gestin de los archivos institucionales?, segn tipo de institucin

MUNICIPALIDAD

SERVICIO
PBLICO

No

67,7%

56,3%

32,3%

43,7%

Total

100,0%
(167)

100,0%
(151)

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de


Tecnologas de la informacin y de las Comunicaciones

De quienes sealaron contar con un sistema automatizado, el 51% accedi a un sistema


pagado y el 27% mediante desarrollo propio. Un 10% seal que tuvo acceso a un sistema
gratuito y un 6% a uno distribuido por otro servicio.
GRFICO N 10: Forma de adquisicin del sistema
integradode archivos utilizado en la institucin (n=143)

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de


Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin

Respecto a los procesos que se encuentran automatizados, los que tienen una mayor frecuencia de automatizacin son la gestin de documentos y la generacin de los mismos.
Procesos relevantes para la gestin de archivos, como la gestin del sistema de clasificacin
estn automatizados slo en el 13% de los casos.

48

INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

TABLA N 44: Procesos de gestin archivstica que se


encuentran automatizados en cada institucin (n=384) (*)
PROCESOS DE GESTIN ARCHIVSTICA

MUNICIPALIDADES

SERVICIO
PBLICO

SUBSECRETARAS

Descripcin fsica y temtica, visualizacin,


consulta de los documentos

21,7%

41,8%

47,1%

Generacin de documentos

23,5%

32,8%

41,2%

Gestin del Sistema de Clasificacin

10,8%

13,4%

11,8%

Elaboracin de Estadsticas

8,4%

10,4%

35,3%

Gestin del depsito

9,0%

12,7%

17,6%

Transferencia, eliminacin, cambio de soporte

10,2%

9,7%

5,9%

Gestin de Usuarios y Prstamos

4,8%

10,4%

17,6%

Otros

4,2%

7,5%

5,9%

No se encuentran automatizados

51,8%

35,1%

23,5%

No sabe/No responde

12,7%

6,7%

23,5%

(*) El porcentaje total suma ms de 100% puesto que se trata


de una pregunta de respuestas mltiples.
Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de
Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin

Respecto de la existencia de regulaciones propias de la institucin referidas a la gestin


de archivos, el aspecto ms regulado es el acceso y seguridad de los documentos, lo que
sucede casi en la mitad de los casos. Luego encontramos normativa respecto a la eliminacin y conservacin de documentos, la ordenacin, digitalizacin y bsqueda y recuperacin
de documentos. Los aspectos menos normados localmente son las tablas de valoracin y
retencin documental.

49

5. RESULTADOS FASE CUANTITATIVA

TABLA N 45: Existencia de normas, polticas o instructivos creados


especficamente por la institucin que regulen los siguientes aspectos (n=310) (*)
PORCENTAJE

Acceso y seguridad de los documentos

46,7%

Eliminacin de documentos

40,3%

Conservacin documental

38,7%

Criterios de ordenacin de documentos

37,7%

Digitalizacin de documentos

33,7%

Bsqueda y recuperacin de documentos

31,3%

Creacin de documentos

29,7%

Cuadros de clasificacin

26,7%

Forma de describir los documentos

22,7%

Transferencia de documentos

22,0%

Tablas de retencin documental o calendario de conservacin

15,7%

Tablas de valoracin documental

9,7%

Otro

5,0%

No existen

28,3%

(*) El porcentaje total suma ms de 100% puesto que se trata


de una pregunta de respuestas mltiples.
Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

Respecto de las herramientas de recuperacin de documentos lo ms usado son las planillas


Excel, seguidas de lejos por los sistemas automatizados y las listas impresas12.
TABLA N 46: Herramientas de recuperacin de documentos (n=310) (*)
PORCENTAJE

Planillas Excel

45,2%

Sistema de gestin automatizado de archivos

28,1%

Listas impresas

27,4%

Otro

29,4%

(*) El porcentaje total suma ms de 100% puesto que se trata


de una pregunta de respuestas mltiples.
Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

12

Las otras herramientas ms utilizadas son la bsqueda manual, respaldo electrnico y software interno.

50

INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

En relacin a las distintas actividades y funciones realizadas por los archivos se hizo una
serie de preguntas que dan cuenta de las funciones que efectivamente estn cumpliendo
los archivos institucionales. En primer lugar, y tal como lo muestra el grfico 11, slo un
tercio de los Encargados de Archivo declara manejar documentos secretos o reservados.
GRFICO N 11: Los archivos de la institucin,
manejan documentos secretos o reservados? (n=310)

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

Respecto del manejo de documentos secretos o reservados por zona geogrfica, en la


Regin Metropolitana se maneja estos documentos en mayor proporcin que en el resto de
las regiones. Adems llama la atencin que en un 22% de los casos, de estas regiones, el
Encargado de Archivos seala no saber si disponen de este tipo de documentos.
TABLA N 47: Los archivos de la institucin,
manejan documentos secretos o reservados?, segn zona
REGIN
METROPOLITANA

OTRAS REGIONES

37,0%

29,3%

No

50,7%

49,0%

No sabe No responde

12,3%

21,7%

Total

100,0%
(146)

100,0%
(157)

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

En cuanto a las diferencias por tipo de institucin, se puede apreciar que la proporcin de
instituciones de servicio pblico que cuenta con documentos secretos o reservados triplica a
la proporcin de municipalidades que maneja este tipo de documentos. Adicionalmente, poco
ms de un cuarto de los municipios declara no saber si cuentan con estos documentos o no.

51

5. RESULTADOS FASE CUANTITATIVA

TABLA N 48: Los archivos de la institucin,


manejan documentos secretos o reservados?, segn tipo de institucin
MUNICIPALIDAD

SERVICIO
PBLICO

11,8%

36,4%

No

61,8%

49,0%

No sabe No responde

26,5%

14,7%

Total

100,0%
(102)

100,0%
(143)

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

De quienes conservan documentos reservados, el 55% declara que el manejo se hace de


acuerdo a lo establecido por la Ley de Transparencia, mientras un 32% seala no saber si
se ajusta o no a lo planteado por la Ley.
GRFICO N 12: El manejo de los documentos secretos o reservados
en la institucin se ajusta a lo establecido en la Ley de Transparencia
(confeccin y publicacin de ndice y administracin de documentos) (n=310)

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

En cuanto a la transferencia al Archivo Nacional, en el 28% de los casos existe una planificacin al respecto13.

13

Se han considerado slo los organismos que tienen la obligacin de hacer transferencias al Archivo Nacional.

52

INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

GRFICO N 13: Su institucin, realiza una planificacin que


establezca transferencias peridicas al Archivo Nacional? (n=149)

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

La proporcin de instituciones que planifican transferencias peridicas al Archivo Nacional


es mucho mayor en la regin Metropolitana que en otras regiones.
TABLA N 49: Su institucin, realiza una planificacin
que establezca transferencias peridicas al Archivo Nacional?, segn zona
REGIN METROPOLITANA

OTRAS REGIONES

No

73,0%

92,8%

27,0%

7,2%

Total

100,0%
(141)

100,0%
(153)

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

En cunto a la realizacin de una planificacin de transferencias peridicas al Archivo Nacional, el comportamiento segn tipo de organismo de dismil. Mientras en los servicios
pblicos la planificacin de transferencias alcanza un 19,7%, en las subsecretaras el valor
sube a 73,7%. Las superintendencias, por su parte, planifican las transferencias en un
37,5% de los casos.
TABLA N 50: Su institucin, realiza una planificacin que establezca
transferencias peridicas al Archivo Nacional?, segn tipo de organismo
SERVICIO PBLICO

SUBSECRETARAS

SUPERINTENDENCIAS

19,7

73,7

37,5

No

80,3

26,3

62,5

Total

100
(122)

100
(19)

100
(8)

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

53

5. RESULTADOS FASE CUANTITATIVA

En trminos de las transferencias efectivamente hechas, el 23% de los archivos han realizado
estos procesos en los ltimos 5 aos.
GRFICO N 14: Su institucin, ha realizado algn proceso de
transferencia al Archivo Nacional en los ltimos 5 aos? (n=149)

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

Al revisar la distribucin por zona geogrfica de los organismos, se puede apreciar que en
la Regin Metropolitana se transfiere en mayor proporcin que en las otras regiones, que
slo transfieren en un 8,5% de los casos. Sin embargo, se debe hacer notar que en la Regin
Metropolitana slo un tercio de los organismos obligados a transferir lo hacen.
TABLA N 51: Su institucin, ha realizado algn proceso de
transferencia al Archivo Nacional en los ltimos 5 aos? (n=149), segn zona
REGIN
METROPOLITANA

OTRAS REGIONES

33,3%

8,5%

No

66,7%

91,5%

Total

100,0%
(90)

100,0%
(59)

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

En trminos del tipo de institucin hay diferencias notorias en cuanto a la realizacin de transferencias, siendo las subsecretaras las que ms transfieren (68%). Las superintendencias
transfieren en un 38% de los casos, mientras los Servicios Pblicos lo hacen slo en un 16%.

54

INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

TABLA N 52: Su institucin, ha realizado algn proceso de transferencia al


Archivo Nacional en los ltimos 5 aos? (n=310), segn tipo de institucin
SERVICIO PBLICO

SUBSECRETARAS

SUPERINTENDENCIAS

15,6%

68,4%

37,5%

No

84,4%

31,6%

62,5%

Total

100,0%
(122)

100,0%
(19)

100%
(8)

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

Respecto de los criterios utilizados o actividades realizadas en cuanto a la eliminacin de


los documentos de archivos, un 44% realiza un acto administrativo firmado por la autoridad
correspondiente, y el 43% levanta un acta sobre la eliminacin. Alrededor del 20,5% aplica
criterios de seleccin o valorizacin documental, mientras el 34% no hace eliminacin
de documentos14.
TABLA N 53: Criterios o actividades para la eliminacin de documentos (n=310) (*)
PORCENTAJE

Se hace un acto administrativo firmado por la autoridad que corresponda

43,7%

Se levanta acta sobre la eliminacin

43,3%

Aplican criterios de seleccin

22,9%

Aplican valorizacin documental

20,5%

Estado de los documentos

17,7%

Otro

9,2%

No se hace eliminacin de documentos

34,1%

(*) El porcentaje total suma ms de 100% puesto que se trata


de una pregunta de respuestas mltiples.
Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

Si se consulta sobre el proceso de digitalizacin de documentos, el 40% de los Encargados


de Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones declara que en su institucin se ha
ejecutado algn proyecto de digitalizacin de archivos.

14

Los principales otros criterios o actividades para la eliminacin de documentos son: consultas a contralora, eliminacin de documentos en mal estado y eliminacin por antigedad (5 o 10 aos segn sea la norma).

55

5. RESULTADOS FASE CUANTITATIVA

GRFICO N 15: En su institucin, Se ha ejecutado, en los ltimos


5 aos, algn proyecto de digitalizacin de los archivos institucionales? (n=384)

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de


Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin

Respecto a la ejecucin de algn proyecto de digitalizacin en los ltimos 5 aos, estos se


han llevado a cabo en casi el 50% de las instituciones de la Regin Metropolitana, versus
poco ms del 30% en el resto de las regiones.
TABLA N 54: En su institucin, Se ha ejecutado, en los ltimos 5 aos,
algn proyecto de digitalizacin de los archivos institucionales?, segn zona
REGIN
METROPOLITANA

OTRAS REGIONES

48,8%

32,7%

No

39,6%

54,1%

No sabe/No responde

11,6%

13,2%

Total

100,0%
(164)

100,0%
(220)

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de


Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin

En cuanto a las diferencias por tipo de institucin, quienes casi alcanzan el 50% de casos
en que se han realizado proceso de digitalizacin, son las instituciones de servicio pblico,
mientras en los municipios esta cifra llega slo al 35%. Las subsecretaras, por su parte,
presentan la ms alta tasa de presencia de proyectos de digitalizacin, con un 65%.

56

INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

TABLA N 55: En su institucin, Se ha ejecutado, en los ltimos 5 aos,


algn proyecto de digitalizacin de los archivos institucionales?, segn tipo de institucin
MUNICIPALIDAD

SERVICIO PBLICO

SUBSECRETARAS

35,3%

45,5%

64,7%

No

50,9%

43,3%

23,5%

No sabe/No responde

13,8%

11,2%

11,8%

Total

100,0%
(167)

100,0%
(134)

100%
(17)

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de


Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin

Respecto del manejo de los documentos electrnicos de acuerdo a la Ley de Documentos


Electrnicos, un 33% de los archivos estaran aplicando la normativa contenida en la Ley.
GRFICO N 16: Su institucin, maneja documentos
electrnicos de acuerdo a la Ley de Documentos Electrnicos? (n=384)

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de


Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin

Cuando se consulta por la existencia de polticas de gestin de documentos electrnicos


la poltica ms extendida es la relativa al acceso a este tipo de documentos, seguida por
el respaldo de los mismos. En un 20% de los casos no hay regulaciones respecto de los
documentos electrnicos.

57

5. RESULTADOS FASE CUANTITATIVA

TABLA N 56: Existencia de polticas relativas a la


gestin del documento electrnico en distintos aspectos (n=310) (*)
PORCENTAJE

Acceso

68,3%

Respaldo

65,1%

Conservacin

40,5%

Preservacin

34,1%

Interoperabilidad

31,0%

Nombramiento de Oficial de Seguridad

32,5%

No existen

20,6%

Otro

3,2%

(*) El porcentaje total suma ms de 100% puesto que se trata


de una pregunta de respuestas mltiples
Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

En cuanto a la firma electrnica, un 34% de los archivos declara manejarla de acuerdo a la


Ley de Documento Electrnico y Firma Electrnica.
GRFICO N 17: Su institucin, maneja firma electrnica avanzada
de acuerdo a la Ley de Documento Electrnico y Firma Electrnica? (n=384)

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de


Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin

Al observar las diferencias por zona geogrfica es posible apreciar que el manejo de firma
electrnica est ms extendido en la Regin Metropolitana que en el resto de las regiones.

58

INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

TABLA N 57: Su institucin, maneja firma electrnica avanzada


de acuerdo a la Ley de Documento Electrnico y Firma Electrnica?, segn zona
REGIN
METROPOLITANA

OTRAS REGIONES

41,5%

28,2%

No

58,5%

71,8%

Total

100,0%
(164)

100,0%
(220)

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de


Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin

Respecto de las diferencias por tipo de institucin, el manejo de firma electrnica se da


casi en la mitad de los municipios, y casi en un 30% de las instituciones de servicio pblico.
El caso de las subsecretaras vuelve a ser distinto, manejndose la firma electrnica en el
59% de los casos.
TABLA N 58: Su institucin, maneja firma electrnica avanzada de acuerdo a
la Ley de Documento Electrnico y Firma Electrnica?, segn tipo de institucin
MUNICIPALIDAD

SERVICIO PBLICO

SUBSECRETARAS

47,9%

23,1%

58,8%

No

52,1%

76,9%

41,2%

Total

100,0%
(167)

100,0%
(134)

100
(17)

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de


Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin

En relacin al tipo de documentos que utilizan firma digital avanzada son los certificados
lo que alcanzan el mayor porcentaje de casos, seguidos de lejos por los formularios y las
resoluciones exentas, el resto de los documentos utiliza firma digital avanzada en menos
del 10% de los casos. Los otros documentos que usan firma digital avanzada son: correos
electrnicos, documentos de evaluacin ambiental, facturas electrnicas, rdenes de pago,
permisos de circulacin.

59

5. RESULTADOS FASE CUANTITATIVA

TABLA N 59: Tipos de documentos que usan firma digital avanzada (n=384) (*)
PORCENTAJE

Certificados

24,2%

Formularios

10,9%

Resoluciones exentas

10,2%

Oficios

9,4%

Comunicaciones recibidas, como oficios, cartas y solicitudes

7,0%

Resoluciones con toma de razn

4,7%

Actas

3,9%

Minutas / Informes tcnicos

3,9%

Expedientes

3,1%

Circulares

3,1%

Contratos

2,3%

Decretos

2,3%

Memos

2,3%

15

Otro

59,4%

(*) El porcentaje total suma ms de 100% puesto que se trata


de una pregunta de respuestas mltiples
Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de
Tecnologas de la informacin y de las Comunicaciones

Respecto de la adscripcin a la base de esquemas de metadatos de la Administracin del


Estado, slo en el 17% de los casos se declara estar adscrito a ella.
GRFICO N 18: Su institucin, est adscrita a la base de
esquemas de metadatos de la Administracin del Estado? (n=384)

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de


Tecnologas de la informacin y de las Comunicaciones
15

Los otros corresponden principalmente a permisos de circulacin, informes y correos electrnicos.

60

INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

Al revisar las diferencias por zona geogrfica, es posible ver que la adscripcin a la base
de esquema de metadatos de la Administracin del Estado, si bien es baja en general, es
mayor en la Regin Metropolitana que en el resto de las regiones.
TABLA N 60: Su institucin, est adscrita a la base de
esquemas de metadatos de la Administracin del Estado?, segn zona
REGIN
METROPOLITANA

OTRAS REGIONES

23,8%

11,8%

No

76,2%

88,2%

Total

100,0%
(164)

100,0%
(220)

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de


Tecnologas de la informacin y de las Comunicaciones

En cuanto a las diferencias por tipo de institucin, la adscripcin se da con mucha ms


fuerza en las instituciones de servicio pblico.
TABLA N 61: Su institucin, est adscrita a la base de esquemas
de metadatos de la Administracin del Estado?, segn tipo de institucin
MUNICIPALIDAD

SERVICIO PBLICO

SUBSECRETARAS

6,0%

31,3%

41,2%

No

94,0%

68,7%

58,8%

Total

100,0%
(167)

100,0%
(134)

100%
(17)

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de


Tecnologas de la informacin y de las Comunicaciones

En cuanto a la aplicacin de normativas de seguridad de la informacin aplicada a la


gestin de archivos, el 45% de los Encargados de Tecnologas de la informacin y de las
Comunicaciones declara que stas se aplican en su institucin. En cuanto a la aplicacin de
normativas de seguridad de la informacin aplicada a la gestin de archivos, el 45% de los
Encargados de Tecnologas de la informacin y de las Comunicaciones declara que stas
se aplican en su institucin.

5. RESULTADOS FASE CUANTITATIVA

GRFICO N 19: En su institucin, se aplica alguna normativa de


seguridad de la informacin que aborde la gestin de archivos? (n=384)

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de


Tecnologas de la informacin y de las Comunicaciones

Por ltimo, en trminos de la difusin de las funciones y servicios de los archivos, en el 20%
de los casos se seala hacer actividades de difusin.
GRFICO N 20: En su institucin, se realizan actividades
de difusin de las funciones y servicios de los archivos? (n=310)

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

Ahora en cuanto a los usuarios de los archivos, la mayor parte de ellos son funcionarios
pblicos (84,2%), seguidos de lejos por investigadores y estudiantes, con poco ms de un
20%. Los usuarios que se mencionan en la categora otros corresponden a ciudadanos
en general, prensa, estudios jurdicos, sindicatos, tribunales de justicia, polica, fiscala,
organismos pblicos contralores.

61

62

INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

TABLA N 62: Tipos de usuarios de los archivos institucionales (n=310) (*)


TIPOS DE USUARIO

Funcionarios pblicos

84.2%

Investigadores

21%

Estudiantes

21%

Otros16

16,8%

No sabe/No responde

6,5%

(*) El porcentaje total suma ms de 100% puesto que se trata


de una pregunta de respuestas mltiples
Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

Respecto a la magnitud de las consultas recibidas por los archivos, el 38% declara que son
menos de 2.500 en el ao, y slo el 17% declara recibir ms de 2.500 consultas. Es importante destacar, sin embargo, que el 16% de los Encargados de Archivo no respondi esta
pregunta y un 30% declar que la cifra no se puede determinar por falta de informacin.
GRFICO N 21: Rango de consultas anuales de los archivos institucionales (n=310)

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

Respecto a la forma en la que los usuarios realizan consultas la forma ms utilizada es


presencialmente, seguida por el correo electrnico y luego el contacto telefnico.

16

Los otros corresponden principalmente a pblico en general y personal interno.

63

5. RESULTADOS FASE CUANTITATIVA

TABLA N 63: Forma en que los usuarios realizan consultas (n=310) (*)
PORCENTAJE

Presencial

78,4%

Correo electrnico

56,8%

Telefnico

36,8%

Formulario web

34,5%

Otro

6,4%

NS/NR

7,1%

(*) El porcentaje total suma ms de 100% puesto que se trata


de una pregunta de respuestas mltiples
Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

En cuanto a las causas ms frecuentes de denegacin de acceso a los documentos, la causa


ms nombrada es que es imposible localizarlos, lo que sucede en un cuarto de los casos.
En un quinto de las situaciones de denegacin, la razn es que son documentos secretos
o reservados, y en un 14% fueron eliminados o se alude otras razones, entre las que se
encuentran: afectar el derecho de un tercero, difcil acceso a bodega, falta de informacin,
falta de organizacin, no existencia del documento. Es destacable que en un 35% de los
casos no se conoce la situacin que genera la denegacin del acceso.
TABLA N 64: Causas ms frecuentes de denegacin de acceso a los documentos (n=310) (*)
PORCENTAJE

Es imposible localizarlos

25,4%

Son secretos o reservados

20,1%

Fueron eliminados por


procedimiento interno

14,4%

Otro

14,4%

Fueron destruidos
por fuerza mayor

12,1%

Fueron transferidos al
Archivo Nacional

7,6%

NS/NR

34,5%

(*) El porcentaje total suma ms de 100% puesto que se trata


de una pregunta de respuestas mltiples
Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

64

INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

Cuando se consulta por la existencia de mediciones de satisfaccin de usuarios, slo el 11%


seala que s las hay, y un 17% seala que no lo sabe.
GRFICO N 22: Seale si existen en su institucin mediciones
de nivel de satisfaccin de usuarios de archivos institucionales (n=310)

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

De quienes sealan tener mediciones de satisfaccin de usuarios el 65% seala que el nivel
de satisfaccin es superior al 80%. Los niveles de satisfaccin ms bajo aparecen en una
menor parte de los casos. Llama la atencin, sin embargo, que el 24% de los Encargados
de Archivo no conoce los resultados de esta medicin.
GRFICO N 23: Porcentaje de satisfaccin de acuerdo a la ltima medicin (2011) (n=34)

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

65

5. RESULTADOS FASE CUANTITATIVA

5.3 GESTIN DE LOS ARCHIVOS


Respecto de las polticas y decisiones de gestin de los archivos podemos ver en la tabla
65 que un 40% declara que una poltica es hacer una descripcin de cargos del personal
de archivos. Luego encontramos, con 35% a la definicin de una planta especfica para los
archivos institucionales y luego a la creacin de procedimientos explcitos y conocidos por
el personal de archivos. Polticas orientadas al desarrollo de conocimientos y competencias
del personal de archivo slo son declaradas en el 15% de los casos.
TABLA N 65: En su servicio, Se han definido polticas con
respecto al personal que se desempea en los archivos? (n=190) (*)
POLTICAS

Descripciones de cargo del


personal de archivos

39,5%

Planta de personal definida para


los archivos institucionales

35,3%

Manuales, polticas y procedimientos


explcitos y conocidos por todo
el personal de archivos

34,7%

Poltica de desarrollo de conocimientos/


competencias del personal de archivos

14,7%

No existen

30,0%

No sabe/No responde

2,1%

(*) El porcentaje total suma ms de 100% puesto que se trata


de una pregunta de respuestas mltiples.
Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Jefes de Servicio

En cuanto a la existencia de indicadores de gestin en el mbito archivstico, los indicadores


declarados presentan bajas frecuencias de existencia, siendo el ms mencionado el Nmero
de documentos existentes. En segundo lugar se encuentra el nmero de consultas atendidas, sin embargo se debe recordar que al consultar por este nmero un 58% declar no
contar con la informacin. En un cuarto de las instituciones cuentan con mediciones sobre
el nivel de satisfaccin de los usuarios y en la misma cifra sobre eliminacin de documentos.
Datos como la tasa de crecimiento de documentos, transferencias de documentos y metros
lineales de almacenamiento slo son utilizados en menos del 20% de los casos.

66

INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

TABLA N 66: Indicadores de gestin del mbito archivstico existentes en los servicios (n=190) (*)
INDICADORES DE GESTIN

Nmero de documentos existentes

35,8%

Nmero de consultas atendidas

32,6%

Satisfaccin de usuarios

25,3%

Eliminacin de documentos

25,8%

Tasa de crecimiento de los documentos

16,3%

Transferencias de documentos

18,4%

Metros lineales de almacenamiento

17,4%

Otros

6,3%

No existen

36,8%

(*) El porcentaje total suma ms de 100% puesto que se trata


de una pregunta de respuestas mltiples.
Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Jefes de Servicio

Como se puede apreciar en la tabla siguiente, si bien algunos de los indicadores de gestin
son similares entre distintos tipos de organismos, otros presentan algunas diferencias. As,
el nmero de documentos existentes y los ndices de satisfaccin de usuarios se utilizan
con mayor frecuencia como indicadores de gestin en los servicios pblicos que en los
municipios. Adems, los servicios pblicos declaran utilizar otros indicadores de gestin,
mientras ningn municipio declara usar otro adicional a los consultados, lo que se suma a
que el 60% de los municipios seala no contar con indicadores de gestin, situacin que se
da slo en un 31% de los servicios pblicos.

67

5. RESULTADOS FASE CUANTITATIVA

TABLA N 67: Indicadores de gestin del mbito archivstico


existentes en los servicios (n Municipios=35 / n Servicio Pblico=105) (*)
INDICADORES DE GESTIN

MUNICIPIOS

SERVICIO PBLICO

Nmero de documentos existentes

28,6%

36,2%

Nmero de consultas atendidas

31,4%

30,5%

Satisfaccin de usuarios

14,3%

34,3%

Eliminacin de documentos

22,9%

21,0%

Tasa de crecimiento de los documentos

14,3%

10,5%

Transferencias de documentos

17,1%

19,0%

Metros lineales de almacenamiento

11,4%

15,2%

Otros

0%

8,6%

No existen

60%

31,4%

(*) El porcentaje total suma ms de 100% puesto que se trata


de una pregunta de respuestas mltiples
Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Jefes de Servicio

En cuanto a la cantidad de dinero invertida en distintos aspectos de las organizaciones, la


inversin ms grande se ha hecho en remuneraciones, con una media de 61 millones, durante el ao 2011. Luego encontramos la inversin en infraestructura, con 12,6 millones en
promedio, y a continuacin en tecnologa asociada al archivo, con 35,7 millones, en tres aos,
es decir, un promedio de 11,9 millones anuales. La inversin ms baja se da en capacitacin.
TABLA N 68: Desembolso en Millones realizada en su servicio en distintas reas
N

MEDIA

Gasto (en Millones$) realizada en su Servicio el


ao 2011: Remuneraciones

166

61,1

Inversin (en Millones$) realizada en su Servicio


el ao 2011: Capacitacin

163

1,6

Inversin (en Millones$) realizada en su Servicio


el ao 2011: Infraestructura (bodegas, espacios
fsicos, climatizacin, estanteras)

168

12,6

Inversin (en Millones$) realizada en su Servicio


en los ltimos 3 aos: Inversin en tecnologa
asociada archivo (ltimos 3 aos)

167

35,7

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Jefes de Servicio

68

INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

Por otro lado, la evaluacin de la gestin de los archivos que hace el Jefe de Servicio sobre
su propia institucin es bastante buena: un 50% de ellos declara que la gestin de archivos
es buena o muy buena y slo un 14% la declara deficiente. Un 9% respondi esta pregunta
declarando que no sabe.
GRFICO N 24: Evaluacin de la gestin de los archivos de la propia institucin (n=190)

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Jefes de Servicio

Al revisar la distribucin de la evaluacin de la gestin de los archivos que hacen los Jefes
de servicio segn tipo de institucin se puede apreciar una leve polarizacin. En el caso de
los servicios pblicos, la calificacin de buena o muy buena suma un 53,3%, mientras que en
los municipios alcanza slo a un 40%. Por otro lado, el porcentaje de jefes de servicio que
considera que la gestin de archivos en su institucin es deficiente, en los servicios pblicos
es de un 13%, mientras que en los municipios es de un 29%. Es decir, la percepcin de la
gestin de archivos es mejor en los servicios pblicos que en los municipios.
TABLA N 69: Evaluacin de la gestin de los
archivos de la propia institucin segn tipo de institucin
EVALUACIN

MUNICIPIOS

SERVICIO PBLICO

Muy buena

8,6%

7,6%

Buena

31,4%

45,7%

Regular

31,4%

33,3%

Deficiente

28,6%

13,3%

Total

100%
(35)

100%
(105)

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Jefes de Servicio

En cuanto a los servicios externalizados, el Encargado de Archivos seala que en el 30% de


los casos se ha externalizado el servicio de fotocopias, en el 20% el de almacenamiento y
en un 14% el de digitalizacin. En un 45% de los casos no se han externalizado servicios.

69

5. RESULTADOS FASE CUANTITATIVA

TABLA N 70: Servicios externalizados, segn Encargado de Archivos (n=310) (*)


PORCENTAJE

Fotocopia

30,4%

Almacenamiento

19,9%

Digitalizacin

13,9%

Tratamiento documental

5,1%

Restauracin

3,7%

Vigilancia

8,1%

Otro

4,7%

No aplica

45,3%

NS/NR

7,1%

(*) El porcentaje total suma ms de 100% puesto que se trata


de una pregunta de respuestas mltiples
Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

En el caso de lo sealado por el Jefe de Servicio se observan un coincidencia general con


lo sealado por el Encargado de Archivos, salvo por el lugar que ocupa la vigilancia para el
Jefe de Servicio.
TABLA N 71: Servicios externalizados, segn Jefe de Servicio (n=190) (*)
PORCENTAJE

Fotocopia

33,2%

Almacenamiento

19,6%

Vigilancia

11,4%

Digitalizacin

8,2%

Restauracin

4,3%

Tratamiento documental

1,1%

Otro

7,6%

No aplica

42,4%

NS/NR

1,6%

(*) El porcentaje total suma ms de 100% puesto que se trata


de una pregunta de respuestas mltiples
FuFuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Jefes de Servicio

70

INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

En cuanto a la importancia que los Jefes de Servicio le asignan a la gestin de archivos en


el marco del cumplimiento de la Ley de Transparencia, ms de la mitad seala que es muy
alta y un 33% que es alta. Slo un 3% seala que la importancia es baja.
GRFICO N 25: Importancia que le asigna a la gestin de
archivos para el cumplimiento de la Ley de Transparencia (n=190)

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Jefes de Servicio

Al observar la distribucin de la importancia asignada a la gestin de archivos para el cumplimiento de la Ley de Transparencia segn tipo de institucin se puede apreciar que los jefes
de servicio de instituciones de servicio pblico asignan una mejor evaluacin que los jefes
de servicio de municipios, concentrndose con mayor frecuencia en la categora muy alta.
TABLA N 72: Importancia que le asigna a la gestin de archivos
para el cumplimiento de la Ley de Transparencia segn tipo de institucin
IMPORTANCIA

MUNICIPIOS

SERVICIO PBLICO

Muy alta

48,6%

63,8%

Alta

37,1%

28,6%

Media

8,6%

5,7%

Baja

5,7%

1,9%

Total

100%
(35)

100%
(105)

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Jefes de Servicio

En cuanto a la importancia asignada por el Jefe de Servicio a distintos aspecto de gestin en


su institucin, llama la atencin que el primer lugar lo ocupe la gestin de archivos, lo que
contrasta fuertemente por lo sealado por los Encargados de Archivo y con las condiciones
reales de operabilidad con las que cuentan los archivos (no todo el personal es calificado,
hay malas condiciones de almacenamiento y conservacin, no hay partidas presupuestarias
especficas, etc.). En este caso, se pidi a los jefes de servicio indicar cul era el orden de
importancia relativo de distintos aspectos de gestin en sus instituciones, indicando un 1
al ms importante y un 7 al menos importante. De este modo, los mbitos de gestin ms
importante presentan una posicin promedio menor, es decir, estn ms cerca del nivel
de importancia 1.

71

5. RESULTADOS FASE CUANTITATIVA

TABLA N 73: Orden de importancia de los


mbitos de gestin ms relevantes para el servicio (n=190)

POSICIN
PROMEDIO

% DE CASOS
EN 1 IMPORTANCIA

% DE CASOS
EN 7 IMPORTANCIA

Gestin de archivos

4,03

16,8%

15,8%

Gestin de infraestructura

4,21

13,7%

16,8%

Gestin de proyectos

4,79

11,1%

29,5%

Gestin de recursos humanos

5,17

1,6%

27,4%

Compromisos gubernamentales

5,46

7,9%

42,6%

Gestin financiera

5,63

1,6%

41,1%

Gestin de usuarios/clientes

5,72

3,7%

51,6%

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Jefes de Servicio

Respecto de las principales debilidades en la gestin de archivos de la propia institucin


declarada por los Jefes de Servicio el problema ms notorio es la falta de infraestructura
adecuada, sealada en el 73% de los casos. Luego encontramos a los recursos presupuestarios insuficientes o tecnologas de informacin insuficientes. Poco ms de la mitad seala
que falta personal y un 38% declara falta de competencias de parte del personal.
TABLA N 74: Principales debilidades del propio servicio en la gestin de archivos (n=190) (*)
DEBILIDADES

Infraestructura fsica inadecuada

73,2%

Recursos presupuestarios insuficientes

61,6%

Tecnologas de informacin insuficientes o inadecuadas

58,4%

Personal insuficiente

52,6%

Falta de competencias profesionales

38,4%

Otros

6,8%

(*) El porcentaje total suma ms de 100% puesto que se trata


de una pregunta de respuestas mltiples
Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Jefes de Servicio

Al observar la distribucin de las debilidades declaradas por los Jefes de Servicio segn tipo
de institucin es posible notar algunas diferencias. Si bien la infraestructura es la debilidad
ms sentida para los dos tipos de instituciones es ms fuerte en el servicio pblico que en
los municipios, donde, en cambio, toma fuerza el dficit presupuestario, as como la falta
de personal, adems de otros problemas especficos.

72

INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

TABLA N 75: Principales debilidades del propio servicio en la gestin


de archivos segn tipo de institucin (n Municipios=35 / n Servicio pblico=105) (*)
DEBILIDADES

MUNICIPIOS

SERVICIO PBLICO

Infraestructura fsica inadecuada

68,6%

77,1%

Recursos presupuestarios insuficientes

65,7%

57,1%

Tecnologas de informacin insuficientes o


inadecuadas

57,1%

59%

Personal insuficiente

65,7%

47,6%

40%

39%

14,3%

4,8%

Falta de competencias profesionales


Otros

(*) El porcentaje total suma ms de 100% puesto que se trata


de una pregunta de respuestas mltiples.
Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Jefes de Servicio

En trminos de los planes de desarrollo contemplados por los Jefes de Servicio hacia los
archivos, destacan varios. En primer lugar, casi el 60% de los consultados declara que hay
planes de capacitacin del personal que desarrolla funciones en archivos. Luego tenemos
el mejoramiento de infraestructura tecnolgica, digitalizacin y mejoramiento de la infraestructura fsica.
TABLA N 76: Planes de desarrollo o iniciativas relativas a la
gestin de archivos contempladas para los aos 2012 2014 (n=190) (*)
PORCENTAJE

Capacitacin del personal

57,7%

Mejorar infraestructura tecnolgica (redes, software y hardware)

49,2%

Proyectos de digitalizacin

43,4%

Implementar / ampliar infraestructura fsica

42,9%

Implementar un sistema de gestin automatizada de archivo

36,0%

Contratar nuevo personal

16,9%

Proyectos de difusin y vinculacin con el medio

13,2%

No se contemplan en el perodo

14,3%

NS/NR

5,8%

Otro

4,2%

(*) El porcentaje total suma ms de 100% puesto que se trata


de una pregunta de respuestas mltiples.
Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Jefes de Servicio

73

6. RESULTADOS FASE CUALITATIVA

6. Resultados fase cualitativa

En este captulo se presentan los resultados de la fase cualitativa del estudio, es decir, se
presenta el discurso de los Encargados de Archivo entrevistados en las tres regiones seleccionadas (IV, RM y VIII). Para esto se han analizado once temticas que tratan los aspectos
que surgieron como ms relevantes en las entrevistas realizadas. Se comenzar por describir
la forma en que se organizan los archivos en las distintas instituciones, para luego pasar
a la descripcin de las condiciones de infraestructura y los recursos disponible. Se sigue
con la descripcin de los Recursos Humanos y por ltimo se presentan las necesidades y
demandas declaradas por los Encargados de Archivo.
6.1 GESTIN DE ARCHIVOS INSTITUCIONALES
Se est instalando a nivel nacional un levantamiento de la situacin archivstica de los organismos pblicos, esta situacin est ms presente en los rganos de la administracin
del estado con cobertura nacional y con una dependencia central en Regin Metropolitana.
Se iniciar un recorrido por el pas, haciendo un diagnstico de los archivos institucionales.. (Encargado de Archivo, RM).
Este ao est planificado un viaje a regiones para identificar los archivos locales, analizar
la gestin, y entregar informacin, para que empiecen a trabajar, pues se est en fase de
implementacin y actualizacin de los procedimientos, que durante 12 aos y ms fueron
tcitos, pero que, durante este ao, en la implementacin del PMG se ha propuesto hacerlos explcitos.
se hizo un diagnstico de todas las direcciones regionales y del nivel central. Como resultado se decidi trabajar con las Direcciones Regionales catalogando toda la informacin y
dejndola en base de datos, trabajando con alrededor de 1.900 metros lineales. As, todas
las Direcciones Regionales tienen toda su documentacin catalogada hasta el 2009 o 2010.
Adems se capacit a parte del personal para que siguiera el proceso.
Se detecta la dificultad de envo de documentos entre el nivel central y regiones:
La informacin queda en Santiago y no baja a regin, entonces hay que ponerse de acuerdo
con ellos (Encargado de Archivo, VIII Regin).
Las actividades llevadas a cabo en regiones, distan mucho del nivel de avance que hay en la
Regin Metropolitana, instalndose una brecha que se mantiene constante a travs de los
distintos aspectos consultados en regiones.
6.2 ESTRUCTURA DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES
A partir de las entrevistas realizadas se puede sealar que los archivos institucionales
de los organismos de la administracin del Estado, se organizan de distinta manera
entre instituciones.
Hay organismos que tienen la siguiente organizacin:

74

INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

A partir de la implementacin de la Ley de Transparencia se ha conformado una unidad


de transparencia, que no slo se encarga de transparencia activa y gestin de solicitudes
de acceso a informacin, sino que tambin del Archivo institucional.
Otra estructura est conformada por unidad de Transparencia Activa, Archivo Institucional y Oficina de Partes. Este es el caso ms complejo de fusin de funciones en una
sola unidad.
Luego encontramos por separado la Oficina de Transparencia y la Oficina de Partes que
se hace cargo tambin de la administracin de los archivos institucionales.
Por ltimo existe la figura de las tres unidades por separado: Unidad de Transparencia,
Oficina de Partes y Archivo institucional.
En algunas instituciones, no existe de manera formal una seccin dedicada al archivo.
6.2.1 Oficina de Partes y Archivo
Si bien, trabajar de manera conjunta con la Oficina de Partes ha sido la manera de enfrentar
el tema para muchas instituciones, esto ha trado complicaciones en cuanto a la divisin
de funciones entre la Oficina de Partes y el Archivo, situacin que se da mayoritariamente
en la Regin Metropolitana.
Al no existir claridad organizacional respecto de la Oficina de Partes y el Archivo las funciones de ambos se mezclan. Esto implica que un mismo funcionario, muchas veces debe
cumplir con labores de Partes y con labores de Archivos, lo que produce un desorden a
ojos de los Encargados de Archivo.
Ante esta situacin, algunos Encargados de Archivo proponen: Creo que debemos partir por
separar las funciones. Dejar de pensar en Oficina de Partes como Archivo (Encargado de Archivo, RM), mientras otros abordan el problema con otra mirada: Nosotros no nos separamos,
dimos continuidad, Oficina de Partes y Archivos lo tomamos dando continuidad (Encargado de
Archivo, RM), y sobre este punto no hay acuerdo. Algunos entrevistados plantean que la
Oficina de Partes debe fusionarse con el Archivo y otros que deben estar muy separados.
Se destaca la necesidad de contar con una Oficina de Partes que asegure una entrada y
salida ordenada de los documentos, adems del control de los flujos internos: En una institucin, para tener un orden, se debe tener una entrada y una salida ordenada, y tener flujos de
la institucin donde se pueda controlar, y eso es lo que hace la Oficina de Partes (Encargado
de Archivo, RM).
Adems se seala que en general las instituciones no saben cul es la labor que realiza la
Oficina de Partes, y se la asimila a una oficina de despacho, sin considerar que en la Oficina
de Partes se llevan a cabo varios procesos relativos a los documentos. La ejecucin correcta
de estos procesos requiere de la coordinacin con el archivo, pero para que esto se d, es
necesario que la institucin tenga claras las funciones tanto de la Oficina de Partes como
del Archivo Institucional. En un caso se seala que: En mi organizacin, la Oficina de Partes, dentro del manual de procedimientos no existe, tenemos de todas las unidades manuales
de procedimientos, pero la Oficina de Partes no estes distinto de lo que pudimos hacer en
Archivstica, en archivstica s que pudimos establecer una serie de procedimientos, que este
ao estamos tratando de implementarlos, porque archivo central puede hacer todo el tema
(Encargado de Archivo, RM).
Se genera un conflicto en la relacin con los archivos locales y las trayectorias que hacen
los documentos. Hay muchos documentos que nunca vuelven a la Oficina de Partes, y que
son administrados localmente y clasificados segn criterios desconocidos o discordantes
con el resto de la institucin.

6. RESULTADOS FASE CUALITATIVA

As entonces, aparece como fundamental la necesidad de aclarar las diferencias entre la


Oficina de Partes y el Archivo, y luego definir la estructura que asumir, organizativamente,
la institucin respecto del manejo de documentos, de modo de brindar las condiciones organizacionales estructurales mnimas para instalar los procesos necesarios que permitan
desarrollar las funciones propias del manejo de documentos.
6.3 NORMATIVAS Y PROCEDIMIENTOS
6.3.1 Fondo documental
Un asunto importante es determinar cules son los documentos que deben ser sujeto a
gastos de archivo. De este modo, en el caso de un hospital, la ficha clnica aparece como
un documento clave, ya que contiene datos de carcter secreto y reservado, no solo datos
de salud, sino que de identidad. En cambio, en otra institucin la ficha clnica no es administrada por Archivos: nosotros como gestin documental, tratamos de no abarcar las fichas
clnicas, porque es otro procedimiento, en una primera instancia, queremos abarcar todo lo que
tiene que ver con oficina de partes, que son todos los documentos oficiales, resoluciones, oficios,
contratos (Encargado de Archivo, IV Regin).
Por esto, cada institucin, debe tener claro qu documentos debe guardar, el concepto
de poder diferenciar diferentes tipos de archivos, en el caso nuestro, hablamos de archivo
jurdico, administrativo, o de un archivo pericial, y adems tenemos el archivo histrico, porque
nosotros tenemos hasta el ao 70, que hemos mandado al Archivo Nacional. Pero, desde el
ao 70 no podemos mandar nada al Archivo Nacional puesto que son series interrumpidas por
causas judiciales que no se han cerrado, por lo tanto ese archivo va a tener que permanecer
por aos, o por vida, mientras no se cierren las causas judiciales, en nuestro poder, pero a
la larga eso es un archivo histrico... (Encargado de Archivo, RM)
Existen controversias respecto de quien debe conservar los originales de los documentos. En algunas instituciones es la Oficina de Partes o el Archivo quien conserva
los originales, pero en otras son los archivos locales, como Recursos Humanos, los que
conservan los originales, y en determinadas situaciones no se sabe cmo resolver quin
debe quedarse con el documento original.
6.3.2 Ordenacin y descripcin documental
En las entrevistas se presentaron distintas experiencias de los rganos de la administracin
pblica, enfocadas en la organizacin de los documentos de archivo, con especial nfasis
en la descripcin de los documentos a distintos niveles. De igual manera, se rescatan los
resultados de la parte cuantitativa del estudio, en cuanto a la falta de dominio de tcnicas
archivsticas en los funcionarios pblicos, dado el factor de impacto que pudieran tener
iniciativas aisladas de las instituciones sin una visin global y seguimiento de las tcnicas
archivsticas utilizadas.
Se catalogaron 2.500 metros lineales, de documentacin del ao 39 hasta el ao 90, ms 1.700
metros lineales de documentacin que se encontr en una bodega. Se form un nuevo Fondo
que fue entregado al Archivo Nacional, completndose alrededor de 2.000 metros entregados
al Archivo Nacional, como informacin catalogada. Otra tarea que se est realizando en la
actualidad es la catalogacin de toda la documentacin del Comit XXXX, que se compone
en un 80% de proyectos. Otra tarea es la catalogacin de las Agencias Regionales, con un
alto nivel de cumplimiento, ya que slo falta terminar una. (Encargado de Archivo, RM).
Desde el ao 2000 se empez a registrar la documentacin que se publicaba en el Diario
Oficial, en el Centro de Documentacin (Encargado de Archivo, RM).
A partir de la Ley de Transparencia se empez a ordenar los documentos. Se comenz,
tambin, a hacer un manual de gestin documental, en que se indican todas las normas que

75

76

INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

sirven respecto al tema de archivos, los periodos que se tienen que ir al Archivo Nacional,
qu documentos se pueden ir al Archivo Nacional, cules se pueden guardar, cules destruir.
Otra tarea que se est realizando es una descripcin de los documentos existentes, para
construir una base de datos con esa informacin. Adems, se normaliz la numeracin de
los archivos, unificndola en una numeracin nica para las resoluciones exentas.
Desde hace tres aos se est montando un proyecto de gestin de documentos y archivos, que
se inici con un diagnstico, luego se hizo un diseo de los procesos ideales que se debieran
implementar en base a la norma 15.489, y luego se dise un manual de procedimiento, con
los procedimientos estandarizados para los archivos locales y el archivo central. Actualmente
se est en proceso de cambio de sistema, codificando los documentos desde el nacimiento.
La Oficina de Partes est trabajando en los flujos documentales, desde el momento en
que llega el documento hasta que sale al departamento de informtica, en el tema de implementacin de un sistema digital, que permita verificar lo que pasa.
Se ha hecho una revisin del trazado del documento, hasta que llega a archivo, para definir
los flujos que todos manejan de los documentos.
Los documentos a veces se pierden fuera de la Oficina de Partes o del Archivo, por lo cual se
produce una reproduccin innecesaria de los documentos por falta de organizacin, como
lo que se seala en la siguiente aseveracin:
. todo lo que viene de la Contralora me dejo fotocopias y todo lo que viene de los tribunales, tambin, porque, sabes que lleg un documento y se perdi, saben que tengo copias,
porque mantengo mis archivos y documentacin.
6.3.3 Cuidado de los documentos
Del proceso de entrevistas se detect la importancia del cuidado de los documentos para
la gestin del archivo, en trminos de no producir daos en estos por los generadores o
usuarios de los mismos (rayado, uso de corchetes, manchas, etc.) identificando una iniciativa
novedosa en esta tema:
Se hicieron 3 videos que retrataban malas prcticas con los documentos, en una de ellas,
la persona rayaba el documento, mientras hablaba por telfono le dibujaba cosas, en el otro,
deca este documento me sirve mucho, el original lo voy a tener, lo corcheteaba, lo guardaba
y se le perda, en el ltimo; la persona mandaba el documento, tena que dar la respuesta que
haba generado ese ingreso y no vena el original como respaldo y empezaba a llamar a la
persona, de repente pasaban dos semanas, y a la persona la haban echado y el documento
se perdi. Estos videos fueron exhibidos en la institucin con muy buenos resultados en
trminos de modificacin de la conducta de los funcionarios. (Encargado de Archivo, RM).
6.4 USO DE LAS TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y LA COMUNICACIN
La disponibilidad de un sistema informtico que permita hacer seguimiento de los documentos, aparece como una restriccin. Actualmente los documentos se ingresan en distintos
formatos: en un libro, en una planilla Excel, por ejemplo, lo que impide saber en todo momento el lugar en que est el documento. Esta demanda se percibe como importante por
los Encargados de Archivo, pero a juicio de ellos no es percibida con la misma importancia
por los Encargados de Informtica ni por los Jefes de Servicio.
Nosotros tenemos una unidad de informtica, hay muchos, incluso he hablado con ellos,
una vez la Directora me dijo que les pidiera cual era el sistema que yo requera, habl con
ellos, dijeron vamos a trabajar, pero ah qued todo, no vi resultados (Encargado de Archivo, IV Regin).

6. RESULTADOS FASE CUALITATIVA

Se est implementando un sistema informtico, para contar con la cadena electrnica


del documento. (Encargado de Archivo, RM).
Hace doce aos se comenz a implementar el proyecto de sistema de gestin documental
digital, que consta de un archivo digital de toda la documentacin oficial del ao 1994, que se
maneja como un archivo virtual. Toda la documentacin se almacena con todas las normas
del Archivo Nacional, iluminacin, ventilacin, etc., el tipo de contenedores que debe estar, y
eso se guarda, hasta que va a su destino final, que es el Archivo Nacional, y si alguna persona
necesita consultar un original se hace la gestin correspondiente, sino se trabaja en forma
digital, los documentos se imprimen, se comparten, se envan va electrnica a cualquier
regin del pas, o a cualquier oficina que necesite los documentos, algn servicio dependiente. Hace aproximadamente un ao se crearon las unidades de archivos locales. Dentro del
servicio a nivel central, hay 21 archivos locales, cada archivo local, tiene un encargado, que
trabaja directamente con el Encargado de Archivos. Se han hecho jornadas de capacitacin,
se les ha enseado a las personas a trabajar, incluso se han hecho videos educativos del
tratamiento que se le debe dar a la documentacin. (Encargado de Archivo, RM).
El Centro de Documentacin trabaja con una base de datos para toda la documentacin
oficial, en que cada documento tiene un registro, y en la que se indica el contenido del documento. Adems se est enviando la documentacin al Archivo Nacional. Otra accin que
se est realizando es la creacin de expedientes.
En cuanto a la dotacin de recursos, la situacin tambin es crtica. En el caso de un
municipio, recin ahora tendrn conexin a internet para el archivo: Hoy nos comunicaron que el lunes nos instalan dos puntos de red para el archivo pasivo, para as poder estar
conectados con el establecimiento, y poder mejorar los flujos documentales (Encargado
de Archivo, RM).
La falta de un sistema integrado o cuando, lo hay, lo poco familiar que resulta su uso para
las distintas unidades hace que se produzca un conflicto entre la existencia de documentos
en papel y en formato digital, generndose exceso de copias de documentos en papel, con
las dificultades que esto conlleva:
Es decir, los procesos trabajan con informacin, independiente del tipo de soporte (Encargado de Archivo, RM)
Adems, se plantea el problema del cambio de tecnologa: Yo tengo 5 cajas en mi archivo
de cintas de respaldo, de documentos de correo electrnico, desde el ao 2000 hasta el 2003,
que no se pueden leer (Encargado de Archivo, RM).
6.4.1 Firma electrnica y documento electrnico.
Respecto del uso de firma electrnica la situacin es variada. Algunos Encargados de Archivo
sealan que no se usa porque no es de agrado del servicio. En el caso de los Municipios se
usa para los permisos de circulacin, puesto que es una obligacin.
Tampoco existe claridad entre el concepto de documento electrnico y su diferencia con la
digitalizacin y lo mismo sucede con la firma electrnica.
el documento electrnico, no hay nada legalmente que diga como debes usar ese documento
electrnico (Encargado de Archivo, RM). Hay una ley que dice referencia al archivo digital,
es enredado (Encargado de Archivo, RM).
6.4.2 Digitalizacin
En cuanto a los procesos de digitalizacin de documentos, en general lo que se ha hecho
responde ms a la iniciativa propia de los encargados de archivo que a una planificacin
organizacional, y respecto de este tema tambin se declara falta de informacin.

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INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

Es una motivacin ma, personal, yo empec a escanear, a escanear () en mi caso, yo estoy


encargada de Transparencia Activa (Encargado de Archivo, VIII Regin).
En regiones, adems se identifica un problema especial respecto de las condiciones para
la digitalizacin:
El tema digital, por lo menos ac, yo lo veo difcil de implementar, si tenemos internet
es nica y exclusivamente porque la ley me exigi tener internet, cuando naci el tema de
Mercado Pblico y Chile Compra, tuvimos la obligacin de tener internet, pero digitalizar,
entrar a firma digital, sera cambiar toda la lgica de la organizacin y, como en muchos
casos, los funcionarios han ido aprendiendo dentro de la organizacin, no llegan con la parte
profesional (Encargado de Archivo, VIII Regin).
Por ltimo, hay instituciones, que han implementado el proceso de manera ms ordenada,
teniendo buenos resultados:
Yo tengo una experiencia sobre eso, nosotros ocupamos un sistema digital de gestin documental, que todo documento oficial de la institucin se enumera a travs de este sistema,
no hay nmero sino es a travs de este sistema, este nmero nos permite adems de tener
un nmero, digitalizarlo (Encargado de Archivo, RM)
en mi caso, yo trabajo con sistema digital, se guarda en un servidor, a la gente que trabaja
fuera, lo guardan dentro de sus archivos por carpeta, lo les pido que me almacenen todo
en un CD y eso se mantiene () -Quin digitaliza?- Las mismas que atienden afuera. La
gente est atendiendo, por ejemplo: usted llega con una carta, ingresa la carta, la pasa a
scanner y se queda con el comprobante ms un ticket que se le entrega a la persona, y esa
pasa despus a mis manos, despus yo la archivo, los folios los archivo y despus lo legajan,
se manda a la bodega que tenemos nosotros. Pero tambin yo tengo mi archivo fsico en
PDF y lo saco por un CD o un pendrive, tengo dos o tres formas de tener ese archivo: en la
web, archivo fsico y por CD (Encargado de Archivo, IV Regin).

6.5 TRANSFERENCIA Y ELIMINACIN DE DOCUMENTOS


6.5.1 Eliminacin
Otro tema relevante dentro del manejo de archivos es la eliminacin de documentos. En
este punto, los encargados de archivo se encuentran con situaciones muy dismiles. Mientras
algunos sealan que estn obligados a mantener informacin casi de manera eterna, hay
otros que eliminan casi sin aplicar criterios predefinidos.
Esto, sumado a la falta de espacio, hace que las normas de eliminacin que se aplican de
manera local sean tambin laxas y no reguladas de manera centralizada. Adems, como
no hay seguimiento automtico de los documentos no hay certeza la ubicacin del mismo.
La situacin es diferencial entre la Regin Metropolitana y las otras dos regiones. Mientras
en la Regin Metropolitana se han hecho procesos de eliminacin informados y hay protocolos de eliminacin, en regiones hay un gran desconocimiento respecto de este tema, y
la eliminacin de documentos es ms bien una accin de descarte de documentos sin un
ajuste a alguna norma legal sino que ms bien supeditada a la generacin de espacio para
el almacenaje.
En cuanto a las dudas que hay respecto de la eliminacin, los Encargados de Archivo no
tienen claro a qu entidad efectuar las consultas sobre este proceso, Archivo Nacional, el
Consejo para la Transparencia o la Contralora General de la Repblica.

6. RESULTADOS FASE CUALITATIVA

6.5.2 Transferencias
Una situacin similar se da en el caso de las transferencias. Los organismos operan de
distinta manera y varios de ellos no tienen claridad respecto de los procesos de transferencia
al Archivo Nacional. Mientras algunos realizan transferencias de manera sistemtica, hay
otros que nunca han enviado sus documentos al Archivo. Un tema no menor, que entorpece
las transferencias al archivo es el costo de los empastes, ya que los archivos cuentan con
presupuestos muy reducidos, sobre todo fuera de la Regin Metropolitana y en Municipios.
lo que pasa es que para mandar a Archivo, igual hay que encuadernar y es gasto, es plata que no
hay, por eso no se enva, y lo otro que tengo entendido yo, hay que comunicarse con el Archivo, ver
si ellos tienen disponibilidad de espacio para poder recibir (Encargado de Archivo, IV Regin).
6.6 SERVICIO Y USUARIOS
Respecto de los usuarios, no hay mucha variabilidad, y para todos es un tema importante,
sobre todo a partir de la Ley de Transparencia: El usuario es muy importante desde la ley de
Transparencia, desde la Constitucin Poltica, desde que tiene el derecho a saber (Encargado
de Archivo, RM).
Los tipos de usuarios no son muy variados, principalmente usuarios internos, Contralora,
luego ciudadanos, empresas, agrupaciones como Ciudadano Inteligente, y en tiempo de
elecciones, sobre todo, diputados, senadores, candidatos a concejales, juzgados, ISAPRES,
FONASA.
Si bien se reconoce la importancia de los usuarios, el registro de las consultas an no se
ha extendido, y lo que hay es bastante precario.
Se cre la OIRS, que se fundi con la Oficina de Transparencia, la Oficina de Partes y atencin
de pblico, y se atiende al pblico en un stand, en el que el personal ingresa el requerimiento en
una plataforma virtual, se le hace la ficha a la persona, y la encargada de la oficina, lo destina,
y llega al Departamento va correo electrnico, donde ven la ficha y el expediente adjunto, no es
necesario que se enve el documento en papel para que lo vean, porque se digitaliza. Todo lo que
ingresa y se digitaliza se guarda en un box que se compr con ese fin. En el sistema en lnea se
pueden adjuntar notas en que se puede indicar por ejemplo, el nmero de das en que se espera
una respuesta, por ejemplo. Este sistema es desarrollo propio de la institucin basado en otro
software que tiene aplicaciones similares. La implementacin de este sistema ha permitido
fijarse metas y avanzar de un 20% de cumplimiento a un 70%.
6.7 INFRAESTRUCTURA Y RECURSOS
En relacin a la infraestructura y los recursos disponibles para los archivos la situacin
es compleja, sobre todo en regiones. El primer punto crtico es la disponibilidad de espacios adecuados, en trminos de metros cuadrados, habilitacin y en condiciones medioambientales. Se reportan lugares con plagas de ratones, humedad excesiva, inundaciones,
y malas condiciones en general ese es el nombre, botadero (Encargado de Archivo, VIII
Regin). Adems se reportan situaciones en que no hay un espacio destinado para guardar
documentos por lo que se deben almacenar en las mismas oficinas u otras dependencias
como escaleras, closets o baos.
En los casos de construccin de nuevos edificios hay situaciones dismiles, en algunos casos
se reconoce la construccin de espacios destinados al archivo, pero en otros, el diseo del
edificio no considera espacio de bodegaje: en el nuevo edifico que se est construyendo para
el Servicio, el archivo no ha sido considerado, el depsito (Encargado de Archivo, RM).

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INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

Las malas condiciones de infraestructura se agravan en regiones respecto de lo que sucede


en la Regin Metropolitana. Y dentro de las regiones IV y VIII se agrava an ms en el caso
de los municipios: En mi municipio, ni siquiera tenemos espacio para los funcionarios, ms
difcil es tener espacio para la documentacin. (Encargado de Archivos, VIII Regin).
Los criterios para asignar los recursos son percibidos como injustos: Dependiendo del Jefe
de Turno es la disposicin que tiene y que l piensa qu es ms importante. Ahora est dispuesto
a pagar lo que sea en viaje, en vitico, en pasaje de avin, estada, etc., para que se capacite a
las personas en el tema gestin de archivos en regiones, porque hay cumplimientos de metas,
asociadas a PMG, pero para arreglar un mueble donde hay que archivar no hay presupuesto,
porque no es PMG (Encargado de Archivo, RM).
Por otra parte, el lugar que ocupa el archivo en cuanto al diseo del presupuesto es percibido
como desmejorado respecto de otras unidades: Cuando se elabora el presupuesto, en general,
se piden las necesidades que va a tener cada Departamento, nosotros pedimos, porque todos
saben que no tenemos archivo, pero no pasa ms all de una buena intencin, puede que quede
registrado, pero a la primera desafectacin, lo primero que va a salir, ser la plata destinada
para archivos, porque hay prioridades ms necesarias (Encargado de Archivo, IV Regin).
Sin embargo, hay excepciones: Mi experiencia a diferencia de mi colega del xxxx, no tenemos
problema, en el sentido que, cree el Departamento de Gestin documental, porque haba la
oficina de partes y archivo, entonces cmo lo junto, a qu departamento le doy importancia?
Departamento de Gestin Documental. Con el tema presupuestario tambin, participo en la
planificacin estratgica activamente a nivel institucional y, la prxima semana estoy invitada
a la formulacin de la estrategia regional de desarrollo de la regin metropolitana, 2012- 2021,
donde participan todos los Alcaldes y todos los Consejeros y los principales jefes del Servicio,
estoy bastante bien posicionada, y por ese lado no tengo problemas, los clientes que atiendo, no
atiendo personas, el Archivo solo atiende a clientes distantes, y lo nuestro responde directamente
al ciudadano porque nosotros somos quienes proveemos el insumo para eso. Respecto a cmo
estamos nosotros, estamos bastante bien posicionados, nos consultan, tenemos presupuesto,
es una organizacin institucional (Encargado de Archivo, RM).
Hace un ao, en el marco del PMG, se traslad un kilmetro de documentos a dos bodegas con
acceso restringido. Se cre un manual de procedimiento para toda la documentacin del archivo
central porque el Departamento incluye a Oficina de Partes y Archivo Central. Tambin se pudo
revisar y estandarizar el proceso de catastro que se lleva a cabo actualmente. Se ha catastrado
dos archivos locales. Actualmente se est buscando un software que de soporte para tener
almacenado todo el documento existente en el Archivo Central.
6.8 CARACTERSTICAS DE LOS RECURSOS HUMANOS QUE TRABAJAN EN ARCHIVOS
Los recursos humanos disponibles en los archivos son calificados como pocos en cantidad
y escasamente calificados. Si bien, en la Regin Metropolitana, hay Encargados de Archivo
con formacin en el rea, en regiones esto casi no se da. En la Regin Metropolitana es
posible encontrar Biblioteclogos, y profesionales con cursos de capacitacin en archivstica,
situacin que no se da fuera de Santiago.
La disponibilidad y capacitacin del personal se percibe como una debilidad de los Archivos:
Son dos personas que trabajan en la Oficina de Partes, antes eran cuatro, pero lamentablemente
los cupos no fueron renovados, y cada vez se fue disminuyendo ese personal, actualmente son
dos personas, que uno hace de estafeta en la maana, viendo el tema de los pagos y la entrega de
informacin a los otros organismos, y en la tarde se ve todo lo que tiene que ver con la digitacin
de los documentos, del establecimiento en s (Encargado de Archivo, RM).

6. RESULTADOS FASE CUALITATIVA

Hago funciones de estafeta durante la maana, y en la tarde ingreso documentos, o preparo


toda la documentacin que la Direccin emite, y el hospital, no tengo experiencia archivstica,
llegu hace un ao al hospital, vengo de otra rea, tampoco tengo una capacitacin, todo lo que
he ido aprendiendo, hace 6 meses que estoy en el archivo, ha sido con el contacto del colega,
con todo lo que es la documentacin (Encargado de Archivo, RM).
En el caso nuestro, cuando empezamos era slo yo, le hice saber al Subdirector administrativo
en una reunin, el me pidi una carga laboral, yo le expliqu la carga laboral, porque en ese
entonces yo cumpla duplicidad en funciones, en Oficina de Partes, en Transparencia, y en lo que
dice relacin en respuesta con el trmite en lnea. El opt en darme, para los das sbados, siete
funcionarios de tiempo completo, para digitar, los primeros seis meses, espectacularmente bien,
hasta que comenz la reduccin de partes. Actualmente estoy con dos funcionariosson dos
solamente, y con una reduccin de horas considerable. No es mucho lo que se puede avanzar
as (Encargado de Archivo, RM).
Como dije, solo dos funcionarios, antes trabajaban 10 horas cada uno, en tres sbados, ahora
trabajan solo 7 horas, dos sbados, y es bastante complejo estar leyendo un documento que tiene
ms de 20 aos, a contra luz prcticamente, todos sabemos los papeles que tenan antiguamente,
se van borrando, hemos tratado de hacer el mayor esfuerzo en poder tenerlos digitalmente
(Encargado de Archivo, RM).
Adems se da una situacin particular en algunas instituciones, las personas que han tenido
un mal desempeo en otras unidades y que no pueden ser despedidas, o a quienes estn
por jubilar son trasladadas al Archivo. De este modo, el Archivo entra en un proceso en el
que le es cada vez ms difcil acceder a personal suficiente y capacitado para hacerse cargo
de las funciones propias de su cargo: Yo llevo encargado de la oficina 7 aos y, generalmente
las personas que estn por jubilarse o no sirven en otro lado, los envan conmigo, porque tienen
la impresin que es sper fcil trabajar en la oficina de partes (Encargado de Archivo, RM).
6.9 NECESIDADES Y DEMANDAS
En cuanto a las necesidades ms sentidas de parte de los Encargados de Archivo surge
como relevante la importancia de darle a los archivos el lugar que se merecen dentro de una
organizacin, reconocindoles una funcin especfica y acompandolos para que puedan
mejorar su condicin actual:
desde el 2009 se ha creado una conciencia documental, estoy trabajando duro para que
haya una cultura archivstica, y tratando de ensearle al funcionario que el documento, en
este caso el archivo, son los hermanos pobres de las organizaciones en general, que aparte
de la trascendencia histrica que pueda tener tenga una trascendencia funcional para la
misma institucin (Encargado de Archivos, RM).
En este sentido es importante explicitar cul es la posicin del Archivo en la jerarqua institucional, cul es su relacin con la Oficina de Partes, con la Unidad de Transparencia y con
la OIRS, definir sus funciones, el foco de su quehacer, incluyendo el tipo de documentos
que deben almacenar.
Un problema adicional lo representa la falta de un ente al que recurrir en el caso de problemas o dudas, por lo que se hace central definir un interlocutor al que acudir para resolver
controversias:
Con respecto al tema el Archivo Nacional, por lo menos mi experiencia con Archivo Nacional
ha sido bastante buena, tambin hay un tema que el Archivo Nacional da sugerencias, l dice,
porque partamos por la base que el pas no tiene ley de archivo, por eso no hay una postura
generalizada, esto tienen que hacer y esto no (Encargado de Archivo, RM).

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INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

Falta un interlocutor vlido, lamentablemente, mi experiencia con Archivo Nacional, no


es buena, comenzamos a trabajar desde el 2009 con ellos, desde antes de la ley de Transparencia, y no hemos llegado a ninguna cosa clara.
En nuestro caso nos ha ayudado la Comisin de Probidad y Transparencia a travs del PMG.
Cuando escuch que el Consejo de Transparencia estaba viendo el tema, dije, ahora
se suma otro personaje ms, dentro de un tema en donde no sabemos quin es nuestro
interlocutor vlido. Y el interlocutor, que nuestro modo, debiese ser el Archivo Nacional
(Encargado de Archivo, RM).
Necesitamos primero tener una claridad de cules son las normas que nos rigen en el
tema de Archivstica, partiendo por ah, por eso digo que no tengo un interlocutor vlido,
porque cuando yo hablo con Archivo Nacional, ellos me entregan algunas normativas dentro
del ao 29, pero tambin estn las normativas de Contralora, que son las que nos regiran
ms en el tema de eliminacin (Encargado de Archivo, RM).
Los abogados tampoco saben, porque nosotros estamos igual que todos, necesitbamos
un manual para eliminacin de documentos, y estamos un ao, porque un abogado dice una
cosa, dice otra, por ejemplo, nosotros le decimos que el papel lo vamos a eliminar, y una
abogada dijo, pero qu vamos a hacer con el papel triturado? Y vamos a perder tiempo en
eso, porque le van a hacer la consulta a la Contralora (Encargado de Archivo, RM).
Nosotros tenemos un buen apoyo y casi no lo ocupamos, pero cuando hay dudas, hay que
mandarle a la Asociacin Chilena de Municipalidades, consultarles de todo, yo por lo menos
tengo dudas y no tenemos asesor jurdico tampoco, tenemos uno externo, pero no est disponible cuando t lo necesitas, cuando est el problema, l no est disponible fsicamente,
est telefnicamente, pero nos sale mucho ms fcil con el abogado de la Asociacin
(Encargado de Archivo, IV Regin).
Nosotros en el hospital, tenemos hace un ao una abogada, pero ella est como recin
metindose en el tema, hay casos en los que me da respuestas, pero yo igual le mand la
resolucin de qu destrua y qu no, entonces ella me dice, lo estoy viendo, porque tengo que
verlo con la ley, pero ah estamos en espera todava (Encargado de Archivo, IV Regin).
Tambin se puede reconocer el problema de la dotacin de personal y su capacitacin,
identificndose adems la falta de oferta de capacitacin en archivstica orientada a las
instituciones del Estado, sumada a la falta de oferta en regiones:
Creo que debera haber formacin para archivos pblicos, pero no hay, porque no se manejan de la misma manera que los privados. Tenemos un dictamen de la Contralora que nos
dice como eliminar, por ejemplo, y hay tremendos vacos en cuanto al tema de la eliminacin,
no tenemos orientacin en qu deberamos capacitarnos (Encargado de Archivo, RM).
Yo necesito capacitacin, porque no tengo formacin de archivo, ni administracin pblica,
para ser un encargado, que pueda manejar bien el tema en la parte pblica, necesito y no s
en qu (Encargado de Archivo, RM).
No hay nadie aqu, no existe (capacitacin en archivstica en la Regin) (Encargado de
Archivos, VIII Regin).
No me sirve, presencial, porque eso provoca viticos, pasajes en avin, as no me dan el
curso () yo necesito algo que me capacite por correo y rendir todo on line (Encargado de
Archivo, VIII Regin).

6. RESULTADOS FASE CUALITATIVA

Adems se presentan las carencias en cuanto a dotacin de material para desempear el


trabajo diario:
El tema de los empastados, nosotros cotizamos, porque nosotros la oficina de partes y
archivo, los tenemos separados, pero nosotros no tenemos presupuesto, no existe el presupuesto, yo dependo de la Subdireccin Administrativa, la Oficina de Partes depende de
la Direccin, ellos dicen, somos dependencia de ellos, pero ni siquiera aparecemos en el
organigrama, somos inexistentes (Encargado de Archivo, RM)
Tener un buen sistema, tener buena fotocopiadora, buen scanner e implementacin
(Encargado de Archivo, VIII Regin).
Y disposicin de parte de la jefatura, porque me cuesta demasiado, ahora le he rogado
pidiendo un timbre, tan simple como que diga: copia fiel del original, desde el ao pasado que
estoy pidiendo eso, toda vez que me envan un documento, yo debera extenderlo mediante
un documento, entregar la copia y colocarle a eso, copia fiel del original y que lo archive.
(Encargado de Archivo, VIII Regin).
Por ltimo, pero en primer lugar en cuanto al orden en que emergen las problemticas se
encuentra la problemtica del espacio fsico: Lo primero que hay que tener es el espacio fsico
para guardar los archivos (Encargado de Archivo, VIII Regin).
6.10 LEY DE TRANSPARENCIA
Respecto de la creacin de la Ley de Transparencia, si bien se reconoce su importancia en
cuanto al realce que se le dio a la labor de archivos, se solicita que la ley dote a los archivos
de herramientas para asegurar su cumplimiento:
Hace 6 aos se tom mucha ms conciencia del tema de archivos, cuando apareci la ley,
y los documentos tenan que estar disponibles porque eso poda acarrear una multa para
la autoridad, inmediatamente se cre la conciencia, que nos permiti crear infraestructura,
tenemos en el tercer subterrneo del edificio, tenemos nuestras dos salas de archivo, una
para documentacin oficial y otra para documentacin de gestin interna (Encargado de
Archivo, RM).
Por la ley de Transparencia, de nuevo el tema de archivos empez a tener mayor realce.
Cuando sali la ley de Transparencia, tenamos un archivo que no se le daba la importancia
que tena, al ao siguiente se solicit presupuesto, en base a la ley de Transparencia, para
contratar un archivista, para generar un espacio, para mostrar un espacio donde guardar
los archivos, y a raz de las distintas solicitudes, que en un principio cost y no cumplimos
con los plazos para responder porque los archivos no estaban disponibles, se comenz a
trabajar en ese tema (Encargado de Archivo, VIII Regin).
El impacto que vi en la ley de Transparencia, en lo que respecta al hospital, en la OIRS,
en la implementacin de la OIRS, en dar respuestas a los reclamos, sugerencias, eso est
muy implementado con un sistema, est muy completo, pero si me preguntas por la parte
de archivo, todava espero que me digan algo (Encargado de Archivos, IV Regin).
Yo creo que impact, porque el Alcalde es responsable de tener toda la informacin, entonces hay una dedicacin mayor de que se cumplan las cosas, parti la ley, lo malo es que
todas las leyes parten sin presupuesto, sin mirar en que terreno van a chocar, se supona
que primero deberamos haber reforzado el personal, los implementos, y despus vamos
exigiendo, aqu no, las cosas son la revs, nos demoramos un par de aos y recin tomar el
curso normal de lo que requiere (Encargado de Archivo, IV Regin).

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INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

6.11 LEY DE ARCHIVOS


Adems se plantea la necesidad de con una Ley de Archivos, aunque no hay consenso sobre
el tema. Se plantea, por una parte, que una Ley de Archivos puede ser un instrumento muy
rgido, y por otra que se requiere de dicha rigidez para poder uniformar el modo de operar
con los archivos. Esta situacin queda reflejada en las siguientes opiniones:
Crear una ley de archivos no creo que sea la solucin para el pas, una ley de archivo creo
que es algo demasiado rgido, imagina que pongamos el concepto que estamos hablando
aqu, si es oficina de partes es sinnimo de archivo o si se complementan o no, o van por
caminos separados, la decisin que se tome en esa ley, va a tener que permanecer por aos,
porque en ningn momento se va a poder modificar, porque necesitas convocar a todos los
parlamentarios, a la presidencia, no s que ms, para poder modificarla, para mover una
coma, necesitas convocar a demasiadas organizaciones, y creo que el pas necesita una cosa
ms flexible, creo que lo que se requiere es una normativa, tal vez, a travs de alguna otra
ley, que permita la existencia de un reglamento (Encargado de Archivo, RM)
Si lo hacemos en una ley y a los legisladores se les va una coma, vamos a quedar amarrados
a una ley (Encargado de Archivo, RM).
Creo que lo que se necesita es un reglamento y un reglamento dinmico, de acuerdo a
ciertas directrices (Encargado de Archivo, RM).
No estoy de acuerdo, creo que es necesaria una ley de archivo, sabes por qu? Porque creo
que justamente esa flexibilidad es la que nos ha llevado a que cada uno de nosotros tenga
diferentes realidades. Es necesario contar con una alimentacin comn, y creo que eso nos
permite una ley, la ley se desprende en Decreto y despus en reglamento, y creo que podra
solucionarse ms especficamente, con que ese reglamento determine que cada Ministerio
o cada Subsecretara, cree su propio reglamento interno, creo que de alguna manera el
chileno, por caractersticas culturales, funciona a nivel punitivo por una parte, creo que es
tambin concurso, pero tanto los recursos y los derechos y deberes estn claros, creo que
cada uno va a saber cmo tomar sus realidades y va a saber aplicar las medidas necesarias
para poder solucionar su tema (Encargado de Archivo, RM)
Funciona todo si existe un castigo o una norma que diga: si usted no hace esto, va a pasar
esto otro, creo que por eso tambin ha funcionado la ley de Transparencia (Encargado de
Archivo, RM).

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7. HALLAZGOS FASE CUALITATIVA

7. Hallazgos fase cualitativa

De este modo, se ha podido identificar distintos niveles de avance dentro de la administracin


de documentos en los archivos institucionales, as como distintas maneras de organizar
los archivos. Es necesario hacer notar que, si bien se seleccion a los entrevistados que
pertenecieran a organismos con un gran nivel de avance respecto de la administracin de
archivos, se manifiesta un alto nivel de desconocimiento y confusin sobre la gestin de
archivos en organismos pblicos.
Un tema especial lo conforma la compleja relacin entre el Archivo Institucional y la Oficina
de Partes, no existiendo consenso respecto de las funciones de cada una ni de la manera en
que deben organizarse. Sin embargo, este tema es ms sealado en la Regin Metropolitana, lugar en que el desarrollo de la gestin de los archivos ha alcanzado un punto en que
es posible discutir sobre las necesarias diferencias entre estas dos unidades. En el caso
del resto de las regiones la situacin es ms precaria, siendo un tema que an no emerge
en el discurso de los encargados de archivo. A esto se suma la estrecha relacin que existe
entre estas entidades: Archivos y Oficina de Partes, y el encargado de Transparencia, mezclndose tres funciones, muchas veces en una sola. Es as como la entrega de directrices en
este sentido es un tema crucial para guiar la estructuracin de los archivos institucionales.
Respecto de procesos como eliminacin, transferencias al Archivo Nacional y digitalizacin,
existe mucho desconocimiento de parte de los Encargados de Archivo, lo que se agudiza al
no sentir la presencia de un ente oficial al cual consultar. No hay claridad respecto de cules
son los documentos que deben ser almacenados, por cunto tiempo ni en qu condiciones.
Luego, en el caso de las transferencias, no se sabe qu debe ser transferido al Archivo, ni
cul es el procedimiento para hacerlo. En algunos casos, adems, para la institucin son
relevantes documentos que para el archivo no lo son, por lo que las transferencias implican
desarmar expedientes que pierden el sentido si son desmembrados. En el caso de la digitalizacin, los procesos que se han llevado a cabo no son sistemticos, y en la mayora de
los casos corresponden a respaldos de documentos en papel. El uso de firma electrnica,
por ejemplo, no est extendido, ni siquiera dentro de una misma institucin. Esta situacin
de desconocimiento es ms severa en regiones que en la regin Metropolitana y en municipios que en servicios pblicos.
De manera transversal se pueden apreciar carencias respecto de la importancia que cada
organizacin asigna a sus archivos, as como respecto de los recursos financieros con los
que los archivos cuentan, en cuanto a disponibilidad de lugares fsicos, materiales, capacitacin y personal. Un punto especial lo constituye la necesidad de capacitacin, puesto
que no se requiere slo de recursos, sino de una oferta especializada y disponible a lo largo
del pas. La lucha por situar al archivo en una situacin mejor dentro de la estructura organizacional de cada institucin es percibida como una lucha personal, que depende de la
situacin y capacidades de cada encargado de archivo. Es as como las diferencias entre
las instituciones de la Regin Metropolitana y el resto de las regiones se agudiza, as como
se pauperiza la situacin de los municipios. Aspectos bsicos como la consideracin de
un espacio fsico para el archivo en el diseo de los edificios institucionales no es un tema
resuelto, as como tampoco la destinacin de presupuesto fijo y asegurado para las labores
de archivo. A esto se suman las diferencias propias de la centralizacin en nuestro pas, que
redundan en situaciones como la carencia de oferta de capacitacin en archivstica fuera de
la Regin Metropolitana. Todo esto contribuye a mantener las malas condiciones para la
mantencin de los archivos institucionales.

86

INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

Un punto especial lo constituye la necesidad de contar con un sistema automatizado de


manejo de archivos. Si bien esto es reconocido en todas las regiones en las que se trabaj,
es mucho ms fuerte la necesidad fuera de la Regin Metropolitana. Esto es debido al bajo
nivel de desarrollo de la gestin de archivos fuera de la zona central y al desconocimiento
respecto del recorrido de los documentos dentro de la institucin. La existencia de diversos
archivos de gestin independientes y no relacionados entre ellos hace que sea en extremo
necesario contar con un sistema que informe respecto de la existencia, recorrido y localizacin de cada documento.
Se reconoce un impacto en la gestin de archivos a partir de la promulgacin de la Ley
de Transparencia, sin embargo, tambin se reconoce un dficit en trminos de los apoyos
generados para implementar y hacer cumplir la Ley. En este sentido, se manifiesta la necesidad de contar con una Ley de Archivos, asociada a un presupuesto, que permita homogeneizar la manera en que los archivos del Estado son administrados. Sin embargo, no hay
acuerdo respecto de la forma que debiera asumir esta ley ni respecto de cuanta flexibilidad
debe permitir.
En trminos generales, llama la atencin las grandes diferencias que se pueden hallar entre
las condiciones de los archivos en la Regin Metropolitana y las dems regiones, as como
la precaria situacin, en trminos de recursos e informacin, de los municipios.

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8. CONCLUSIONES

8. Conclusiones

A partir de la informacin obtenida en las etapas cuantitativa y cualitativa del estudio, es


posible elaborar algunas conclusiones en temas de caracterizacin y gestin de los archivos
de las instituciones pblicas en Chile.
8.1 CONCLUSIONES
En el caso de las conclusiones generales se han identificado los principales ejes analticos
caracterizando los mismos e identificando las principales tendencias y segmentos, las que
se presentan en funcin de las reas temticas relevantes de la encuesta:
1. Recursos humanos:
Los recursos humanos constituyen la piedra angular de todo desarrollo organizacional. En
este sentido, de los anlisis de la fase cuantitativa, es posible obtener algunas conclusiones.
a) Un 35% de los encargados de archivo encuestados, pertenece al estamento profesional. La diferencia en el nivel profesional de dichos encargados es notoria entre la Regin
Metropolitana (49%) y las regiones del pas (22,7%).
b) El 41% de los encargados de archivos no tiene ningn nivel de formacin en materias
archivsticas. Esta situacin podra explicarse por lo siguiente:
(1) Inexistencia de polticas de desarrollo de conocimientos y competencias del personal de archivo, slo un 14,7% cuenta con ella.
(2) Carencia de descripciones de cargo. De acuerdo a los datos obtenidos en el anlisis cuantitativo, el 39,5% de las instituciones pblicas dispone dichas descripciones.
(3) 35,3% de los Jefes de Servicio declaran contar con una planta de personal definida
para los archivos institucionales.
(4) Ausencia de manuales, polticas y procedimientos explcitos conocidos por todo
el personal de archivo, el 34,7% de los jefes de servicio seala que cuenta con
este material.
c) La formacin profesional de quienes se desempean en los archivos son mayormente
ingenieros (18,5%), abogados (16,7%), administradores pblicos (15,9%) y bibliotecarios
(14,8%) institucionales, son mayormente Ingenieros, Abogados, Administradores pblicos
y bibliotecarios.
d) La media de funcionarios que trabajan en los archivos institucionales encuestados
es de un 19 ,4 persona con dedicacin parcial a la funciones de sus archivos, versus un
promedio de tres personas con dedicacin exclusiva.
e) El conocimiento de los encargados de archivo de la Ley de Transparencia y Acceso
a la Informacin Pblica, es de un 72,3%, mientras el conocimiento de normativa archivstica en temas tales como cuadro de clasificacin es de un 43,5%, transferencia al
archivo nacional un 34,5% y tablas de retencin documental un 20,3%. El conocimiento
de las normas de descripcin archivstica se declara con un 82,6% de desconocimiento.

88

INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

f) En la fase cualitativa, se detecta la necesidad de capacitacin en materias archivstica a


nivel nacional. Lo anterior es crucial, sobre todo ante la prctica de incorporar al archivo
a funcionarios trasladados de otras reas del servicio, que no cuentan con la preparacin
debida ni el perfil requerido.
g) El personal administrativo y tcnico que se desempea en los archivos posee un conocimiento avanzado en: sistemas operativos (44,2%), Software ofimtico (word, Excel,
power point) (37,7%) e Internet (32.6%)
h) La formacin en informtica encargado de Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin, posee un 58% de profesionales y un 18% de tcnicos, superando el grado de
profesionalizacin existente en los Encargados de Archivo.
2. Fondos documentales:
Los fondos documentales de las instituciones pblicas representan la principal memoria
histrica de la institucin. Desde esta perspectiva, algunos elementos interesantes de relevar son los siguientes:
a) El formato papel contina siendo el soporte fundamental en uso en los archivos pblicos
en Chile, un 96,9% declara poseerlo. El formato electrnico se encuentra mencionado
como el segundo soporte de los documentos de los archivos institucionales con un 61%.
b) Un 25,8% de las instituciones encuestadas declara que las comunicaciones recibidas
como oficios, cartas y solicitudes, se ubica como la cuarta serie documental ms utilizada.
c) Dado que el papel es el principal soporte de la documentacin en los archivos de las
instituciones encuestadas, se destaca que el 50% de los encargados de archivos califica
el estado de los documentos en el rango regular o malo. Al analizar la situacin a nivel
regional un 56,1% de la documentacin almacenada es calificado por los encargados en
estado regular y un 5,7% como malo.
d) Las series documentales que se utilizan ms frecuentemente en los archivos pblicos
en Chile son: Oficios (35,8%), Resoluciones Exentas (30,6%) y Decretos (25,8%). Esta
identificacin, es necesaria para la normalizacin de estas series.
3. Infraestructura fsica:
La infraestructura fsica disponible en los archivos pblicos representa un elemento fundamental que permite garantizar de mejor forma la conservacin de los documentos. Los
datos obtenidos en la fase cuantitativa permiten concluir:
a) El 73,2% de los Jefes de Servicios encuestados, declaran como principal debilidad la
infraestructura fsica como inadecuada.
b) En relacin a las condiciones estructurales de los depsitos, un 58,4% de los encargados de archivo sealan que la loza es adecuada para el peso de los documentos, un
57,1% seala que la red elctrica est en buen estado y un 54,5% indica que la red de
agua potable se encuentra en buenas condiciones. Un 47,4% de los encuestados seala
que pisos, muros, techos, puertas y pinturas no son incombustibles.
c) Con respecto a las condiciones medioambientales, stas no son las ms adecuadas,
de acuerdo a los estndares recomendados en estas materias, slo entre un 22 y un 42%
de las instituciones cuenta con las condiciones mnimas recomendadas.
d) El espacio fsico para el almacenamiento de documentacin se aprecia como el tema
ms crtico en la gestin de los archivos, tanto en almacenamiento actual como futuro
(slo el 17% seala tener espacio para soportar el crecimiento de las colecciones);

8. CONCLUSIONES

lo que indudablemente puede afectar procesos de preservacin y conservacin de la


documentacin.
e) Ante eventos de siniestro de diversa naturaleza, un 61,9% de las instituciones no
disponen de planes de contingencia para sus archivos. Un 19,7% de las instituciones
declara que s posee planes de esta naturaleza.
f) El 56,1% de los encargados de archivos encuestados declaran que cuentan con medidas
de control de acceso al depsito.
4. Tecnologas de la informacin y la comunicacin:
Un 98,2% de los encuestados responden contar con computador, 94,5% con escner y 93,7%
con impresora.
Con respecto a las herramientas de recuperacin de documentos, un 28,1 % de los archivos
encuestados utiliza algn sistema de gestin de documentos y un 45,2% planillas electrnicas.
a) Con respecto al nivel de conocimiento en Software de gestin de archivos por parte
del personal que trabaja en los archivos, los encargados de archivos encuestados contestan que un 20% tienen nivel avanzado, 15,8% intermedio, un 6,5% bsico y 57,8% no
responde/no sabe.
b) En un 40,7% de los casos se han desarrollado procesos de digitalizacin de archivos.
En cuanto al manejo de documentos electrnicos de acuerdo a la Ley de Documentos
Electrnicos, esto se da en el 40% de los casos.
c) En relacin al manejo de firma electrnica, el 34,8% de los Encargados de Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin declara que se maneja de acuerdo a la Ley de
Documento Electrnico y Firma Electrnica.

5. Procedimientos y normativas:
La caracterizacin de procedimientos y normativas existentes en los archivos pblicos permite
conocer el grado de maduracin de los mismos. Al respecto las principales conclusiones
que se pueden observar, son las siguientes.
a) La gran mayora de las instituciones pblicas no dispone de un cuadro de clasificacin (53%).
b) Con respecto a la existencia de normas, polticas o instructivos creados especficamente por la institucin, un 46,6% dice tener normas con respecto al acceso y seguridad
de los documentos y un 40,3% seala poseer normas o polticas sobre eliminacin de
documentos. Bajo el 40% se encuentran polticas de conservacin, criterios de ordenacin
de documentos y digitalizacin.
c) Sobre los aspectos ms destacables, un 72,3% tiene conocimiento sobre la Ley
de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica, sin embargo, en normativas de
carcter tcnico archivstico, tales como cuadros de clasificacin y tablas de retencin
documental, entre otros, se detect un nivel menor de conocimientos, bajando incluso
hasta poco ms del 10%. Con respecto al cuadro de clasificacin utilizado, el ms comn
es el orgnico funcional (17%).
d) Un 32 % de instituciones disponen de documentos secretos o reservados. De este total
un 13% declara que el tratamiento de este tipo de documentacin (confeccin y publicacin de ndice y administracin) no se ajusta a lo establecido en la Ley de Transparencia
y un 32% responde no sabe/o responde.

89

90

INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

e) Es relevante destacar que el 50,7% de los organismos pblicos que realizan procesos
de eliminacin de documentos no da cumplimiento a las normativas vigentes, tales como
la elaboracin de un acta de eliminacin y la resolucin respectiva firmada por el Jefe
de Servicio y un 12,3% responde: no sabe/no responde.
f) De los resultados obtenidos en la fase cualitativa, se hace evidente la falta de limitaciones de las funciones entre la oficina de partes y los archivos institucionales. En efecto,
se evidencia que las instituciones que carecan de un archivo, tendan a traspasar a la
oficina de partes funciones que le son propias al archivo.
g) Fundamentalmente en la fase cualitativa, los entrevistados manifestaron la necesidad de contar con un ente rector nacional que cumpla un rol central en la definicin de
polticas, procedimientos y elaboracin de propuestas legislativas.
h) Un tema preocupante es el porcentaje de instituciones que no ha realizado procesos
de transferencia de documentacin al Archivo Nacional, dando incumplimiento a lo establecido en D.F.L. N 5.200 de 1929. La existencia de documentacin que podra reunir
condiciones para ser transferidas queda en evidencia al analizar los datos recolectados
en la fase cuantitativa correspondiente a los aos de inicio de los documentos de archivo
existentes en los organismos pblicos. Al respecto, es interesante sealar que en las
entrevistas realizadas a los encargados de archivos, se mencion las dificultades econmicas que deben enfrentar los Servicios para cumplir con los procedimientos establecidos
para la transferencia al Archivo Nacional y las dificultades asociadas para el traslado de
los documentos desde regiones. Sin embargo, al abrir el proceso de transferencia, nos
encontramos con realidades muy diferentes por tipo de Organismo Pblico Las subsecretaras sealan, en un 68,4%, haber efectuado transferencias al Archivo Nacional en
los ltimos cinco aos, mientras que un 15,6% del resto de los servicios pblicos han
realizado dicho proceso en el mismo perodo de tiempo.

j) En un 28% de los casos existe planificacin que establece transferencias al Archivo


Nacional, cifra que aumenta a un 68,4% en el caso de las Secretaras y a un 15,6% en el
caso de los servicios pblicos. Respecto de las transferencias ya realizadas, durante los
ltimos 5 aos, slo en un 23% de los casos se han llevado a cabo.
6. Gestin:
Los aspectos de gestin considerados en la fase cuantitativa han permitido visibilizar datos
de gran inters para la futura planificacin de iniciativas en el mbito del desarrollo de una
poltica de archivos a nivel nacional. Entre estos se pueden relevar:
a) En cuanto a la cantidad de dinero invertida en distintos aspectos de las organizaciones, la inversin ms grande se ha hecho en remuneraciones, con una media de 61
millones, durante el ao 2011. Luego encontramos la inversin en infraestructura, con
12,9 millones en promedio, y a continuacin en tecnologa asociada al archivo, con 35,7
millones, en tres aos, es decir, un promedio de 11,9 millones anuales. La inversin
ms baja se da en capacitacin.
b) Un 29,6% de los archivos pblicos no dispone de registros de atenciones. Por otro
lado, un 74,7% de las instituciones encuestadas declara que no existen mediciones de
satisfaccin de usuarios.
c) Un 35,8% de las instituciones maneja indicadores sobre el nmero de documentos
existentes, un 25,8% conoce cuantos documentos han eliminado y un 17,4% tiene
conocimiento de la cantidad de metros lineales disponibles para almacenamiento de
documentacin.

8. CONCLUSIONES

d) Al momento de analizar la principal causa para denegar el acceso a la documentacin,


un 25,4% de las instituciones declara que no ha sido posible localizarlos, un 20,1% indica
que son secretos o reservados y un 14,4% que fueron eliminados por un proceso interno.
e) El grado de importancia que le asignan los Jefes de Servicio a la gestin de archivos en
relacin a otras reas de gestin de la institucin contrasta fuertemente con la percepcin
de los encargados de archivos con respecto a las condiciones en que se encuentran los
archivos institucionales.
f) La percepcin de un 50% de los Jefes de Servicios con respecto al funcionamiento de
los archivos institucionales es buena o muy buena. Y slo 13,3% es considerado deficiente.
Junto con esto, el 91% de los jefes de servicio declara que la importancia de la gestin
de archivo, en el marco de la ley de transparencia es alta o muy alta.
g) Los Jefes de Servicios encuestados sealan que un 39,5% cuenta con descripciones
de cargo de personal de archivo y un 35,5% con una planta definida para los archivos
institucionales.
8.2 CONCLUSIONES GENERALES
1. Existen diferencias importantes por tipos de institucin y por ubicacin geogrfica. Se
destaca la diferencia entre las Subsecretaras y otros servicios pblicos, los primeros sealados se encuentran en mejores condiciones de desarrollo.
2. En el estudio cualitativo, se levanta la necesidad de definir claramente las funciones de
una oficina de partes y de un archivo.
3. Falta de personal especializado en archivstica y dado las diferencias presentadas en
regiones, es necesario analizar un plan de capacitacin a nivel nacional.
4. Desconocimiento de normas, procedimientos archivsticos y aplicacin de los mismos
versus manejo de la Ley de Acceso a la Informacin Pblica. En general, se detecta un menor
conocimiento de materias archivsticas, en temas tales como: tablas de retencin, cuadro
de clasificacin, transferencia, etc. y software de archivos.
5. En cuanto al cumplimiento de normativas en materia de archivos, tan importantes como
la eliminacin de documentos y la transferencia de los mismos al Archivo Nacional, la mayora de los organismos pblicos, no cumplen con lo estipulado en la forma y en los plazos,
sin embargo existen diferencias entre ellos, destacando el grado de cumplimiento de las
Subsecretaras con respecto al resto de las instituciones. En cuanto al cumplimiento de lo
establecido en la Ley de Acceso a la Informacin Pblica, con respecto a los documentos
secretos y reservados, la mayora seala que cumple con lo sealado en la ley.
6. La mayora de los documentos existentes en los archivos de los organismos pblicos,
estn en formato papel, un 97% de los encuestados declaran tenerlos; en su mayora, son
declarados en estado regular o malo. Existen, sin embargo, un 61% de documentos en
formatos electrnicos.
7. Las series documentales ms utilizadas en estos organismos son: oficios, resoluciones
exentas y decretos.
8. En la fase cualitativa del estudio, se revela la necesidad de contar con un mayor nmero
de archivos regionales del Archivo Nacional, para facilitar los procesos de transferencia y
capacitacin, entre otros.

91

92

INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

9. El aspecto ms dbil de la infraestructura disponible en archivos, es la capacidad de


almacenamiento presente y futuro. Las condiciones medioambientales tampoco cumplen
con los requerimientos para los archivos. Se seala adems, la carencia de planes de contingencia frente a siniestros.
10. Falta de desarrollo de herramientas tecnolgicas en los procesos archivsticos, uso de
firma electrnica y documentos electrnicos.
11. En trminos de gestin, carencia de polticas asociadas a los recursos humanos, indicadores y asignacin de recursos financieros, como asimismo, la falta de participacin de los
Encargados de Archivos, en planificacin y presupuestos de la gestin de archivos.
12. Existen carencias financieras en el desarrollo de los archivos que involucra: recursos
humanos, infraestructura fsica, tecnologas de la informacin y la comunicacin y todos los
aspectos que involucren gastos e inversin en gestin y desarrollo de los archivos.
13. Falta de difusin de los archivos institucionales al interior de los rganos de la administracin pblica y a los ciudadanos.
14. Al consultarle a los Jefes de Servicios sobre los planes de desarrollo para los archivos
de su dependencia, para el perodo 2012-2014, sealan como principales reas de desarrollo las correspondientes a: capacitacin, tecnologas de la informacin y la comunicacin,
digitalizacin e infraestructura fsica, coincidiendo con las que presentan mayor dficit.

ANEXOS

95

9. ANEXO: METODOLOGA DE TRABAJO

9. Anexo: Metodologa de trabajo

9.1 INSTRUMENTOS DE RECOLECCIN DE INFORMACIN FASE CUANTITATIVA


Para el cumplimiento de los objetivos del estudio se aplicaron tres instrumentos estructurados a los rganos de la administracin del Estado, a tres perfiles diferentes: en primer
lugar el Jefe del Servicio en cuestin, y luego los especialistas, que se dividen en dos tipos:
el encargado de archivo y el encargado de Tecnologas de la Informacin y la Comunicaciones del servicio.
9.2 ENCUESTA WEB PARA LOS JEFES DE SERVICIO
Objetivo
Obtener datos e informacin relativa a la gestin y planificacin de las actividades del archivo,
as como de las caractersticas del personal relacionado con el archivo.
Directrices
De manera general las principales dimensiones cubiertas en el levantamiento de informacin
se sintetizan en las Tablas de operacionalizacin que son la base para la construccin de
los respectivos instrumentos de levantamiento de informacin.
Dimensiones de la encuesta y sus objetivos
Identificacin: Levantamiento de datos de contacto incluyendo organismos al cual pertenece.
Recursos Humanos: Identificar elementos centrales en la administracin de los recursos
humanos, que se desempean en los archivos del Servicio.
Gestin: Identificar cmo se ve reflejado el archivo, en la planificacin, presupuesto y
visin de desarrollo de la Unidad Administrativa.

96

INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

TABLA DE OPERACIONALIZACIN CUESTIONARIO JEFE DE SERVICIO

A continuacin se presentan las dimensiones de la encuesta y los indicadores a construir.

OBJETIVOS
GENERALES

OBJETIVOS
ESPECFICOS

DIMENSIN

CONCEPTOS

INDICADORES

Nombre
Correo
Fono

Nmero de
personas que
contestaron la
encuesta por
estamento

Nombre
Dependencia
jerrquica
Dependencias
subordinadas

Porcentaje
por Tipo de
organismo

Identificar:
Datos personales
del contacto
Identificar al
contacto

Datos
corporativos
del contacto
Identificacin
de la unidad
administrativa

Datos de
Contacto
Datos unidad
administrativa

Identificar:
Identificar
la unidad
administrativa

Datos de la
unidad
Identificacin del
tipo de rgano de
la administracin
del estado

Datos de
la unidad
administrativa

Identificar la
existencia de:
Planta definida
para el archivo

Identificar
polticas para
los RRHH
del archivo

Porcentaje de
existencia de:
Planta para
archivo

Descripciones
de cargo del
personal de
archivo
Poltica de
desarrollo de
conocimientos/
competencias
del personal

Polticas
para RRHH

Poltica de
desarrollo de
capacitacin

Manuales,
polticas y
procedimiento
explcitos y
conocidos
por todos

Manuales y
procedimientos

Existencia o
inexistencia de:

Existencia de
indicadores
de Gestin en
los archivos en
las reas de:
Servicios

Servicios
Confirmar la
Existencia de
indicadores
de Gestin

Descripciones
de cargo

Organizacin
documental
Fondo
documental (tasa
de crecimiento,
eliminacin, etc.)
Transferencias

Organizacin
documental

Organizacin
documental
Fondo
documental
Transferencias

97

9. ANEXO: METODOLOGA DE TRABAJO

OBJETIVOS
GENERALES

Identificar
inversin y
gasto en gestin
de archivos

OBJETIVOS
ESPECFICOS

DIMENSIN

INDICADORES

Distribucin
de la inversin
y el gasto en
la gestin

Identificar la
inversin en M$
en la gestin de
archivos en:
Remuneraciones

CONCEPTOS

Presupuesto

Distribucin del
presupuesto

Capacitacin

Montos
promedios por:
Remuneraciones

Infraestructura

Capacitacin

Tecnologa

Infraestructura
Tecnologa
Digitalizacin

Identificar el tipo
de asistencia
tcnica externa
contratado por
los archivos

Identificar por
tipo de servicio
externo

Externalizacin
de servicios

Almacenamiento
(Bodegas)
Repositorios
(Almacenamiento
documentos
electrnico)
Descripcin
documental

Tipos de
servicios
externalizados
Porcentajes
de tipos de
servicios
externalizados

Seguridad
Restauracin

Personal
Identificar las
debilidades
en el Servicio
en la gestin
de archivos

Medir las
debilidades
existente en
el Servicio

Gestin

Competencias
profesionales
Tecnologas
Recursos
presupuestarios

Porcentaje de
distribucin en
las debilidades
existentes en:
Personal
Competencias
profesionales
Tecnologas
Recursos
presupuestarios

Identificar la
importancia,
que se le asigna
a la gestin
de archivos en
el marco del
cumplimiento
de la ley de
transparencia

Medir la
importancia de
los archivos en
el cumplimiento
de la ley de
transparencia

Identificar la
importancia
de la gestin
de los archivos
en los Servicios
pblicos, dentro
de la gestin
del Servicio

Ordenar por
importancia
los mbitos
de Gestin
del Servicio

Ley de
transparencia

Porcentaje de
importancia que
se le da a los
archivos para el
cumplimiento
de la ley de
transparencia

Orden de
importancia de
los de la gestin
de los archivos
en los Servicios
Pblicos

98

INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

OBJETIVOS
GENERALES

OBJETIVOS
ESPECFICOS

DIMENSIN

CONCEPTOS

INDICADORES

Porcentaje de
existencia de:
Capacitacin
del personal
Implementar
un sistema
de gestin
automatizada
de archivo
Contratar nuevo
personal
Identificar
planes de
desarrollos
futuros

Planes de
desarrollo
para los aos
2012-2014

Planificacin
estratgica
a futuro

Implementar/
Ampliar
infraestructura
fsica
Mejorar
infraestructura
tecnolgica
(Redes, software
y hardware)
Proyectos de
digitalizacin
Proyectos de
difusin y
vinculacin
con el medio

9. ANEXO: METODOLOGA DE TRABAJO

9.2.1. Formato de encuesta Jefe de Servicio

99

100

INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

9. ANEXO: METODOLOGA DE TRABAJO

101

102

INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

9. ANEXO: METODOLOGA DE TRABAJO

103

104

INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

105

9. ANEXO: METODOLOGA DE TRABAJO

9.3 ENCUESTA WEB A LOS ENCARGADOS DE ARCHIVO


Objetivo
Determinar la organizacin, trazabilidad, descripcin y sistematizacin de la documentacin
dentro de la Institucin.
Dimensiones de la encuesta y sus objetivos
Identificacin: Identificar datos de contactos y de la unidad administrativa.
Recursos Humanos: Determinar las competencias y funciones del personal relacionado
con la gestin documental.
Fondos documentales: Diagnosticar la situacin de los fondos documentales en diversos
organismos pblicos, as como los diversos soportes de documentos de archivos que se
manejan al interior de los archivos pblicos.
Organizacin documental: Identificar la organizacin documental.
Infraestructura: Evaluar las condiciones de calidad, seguridad y gestin existentes para el
almacenamiento de los documentos en distintos tipos de soporte (depsitos y repositorios).
Servicios: Caracterizar tipologas de usuarios y nivel de satisfaccin.

TABLA DE OPERACIONALIZACIN CUESTIONARIO ENCARGADO DE ARCHIVO

A continuacin se presentan las dimensiones de la encuesta y los indicadores a construir.

OBJETIVOS
GENERALES

OBJETIVOS
ESPECFICOS

DIMENSIN

CONCEPTOS

Nombre, correo,
cargo, fono,
pgina web
Identificar al
contacto

Datos personales
del contacto

Datos de
Contacto

Gnero del
encuestado
Estamento al
cual pertenece
el encuestado
Formacin
archivstica

INDICADORES

Nmero de
personas que
contestaron la
encuesta por
estamento
Porcentaje por
Gnero de los
encuestados
Porcentaje por
tipo de estamento
que contesta
la encuesta
Porcentaje por
tipo de formacin
archivstica de
quin contesta
la encuesta

106

INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

OBJETIVOS
GENERALES

Identificar
la unidad
administrativa

OBJETIVOS
ESPECFICOS

Datos de la
unidad

DIMENSIN

Datos de
la unidad
administrativa

CONCEPTOS

rgano de la
Administracin
del Estado
Regin, Comuna
Tipo de
organismo

Clasificacin
de la unidad
Unidades
dependientes
Nmero de
unidades
dependientes

INDICADORES

Nombre del
organismo
pblico
Porcentaje por
regin y comuna
de las unidades
Porcentaje por
tipo de organismo
Porcentaje por
clasificacin
de la unidad
Porcentaje de
organismos
pblicos con
unidades
dependientes
Nmero de
unidades
dependientes
Porcentaje de tipo
de estamento que
se desempea
en archivos

Estamento
Identificar
aquellos
factores que
determinan
el trabajo del
personal de
archivos

Tipo de
especializacin
Caracterizar la
situacin laboral
del personal
de archivos

Perfil
ocupacional
RRHH
Competencias
RRHH

Dedicacin
laboral
Procedimientos
archivsticos y
normas legales
Conocimiento
de programas
o software

Porcentaje
por tipo de
especializacin
archivstica
Porcentaje
de dedicacin
laboral exclusiva
y parcial a
labores de
archivo
Porcentaje de
conocimiento de
los principales
procedimientos
archivsticos y
normas legales
Porcentaje
de nivel de
conocimiento
en programas
o software

107

9. ANEXO: METODOLOGA DE TRABAJO

OBJETIVOS
GENERALES

OBJETIVOS
ESPECFICOS

DIMENSIN

CONCEPTOS

INDICADORES

Porcentaje
por medios
de soporte
disponibles
en fondos
documentales
Nmero de
metros lineales
destinados a
almacenamiento
fsico de
documentos
Nmero de
unidades
soportados en
microformatos
Soportes y
dimensionamiento
Origen de los
documentos

Diagnosticar
la situacin
de los fondos
documentales
en diversos
organismos
pblicos

Cobertura
cronolgica de
los documentos
Caracterizar
los fondos
documentales
del organismo

Fondos
documentales

Estado fsico de
los documentos
Medios de
almacenamiento
de los
documentos
Documentos
secretos y
reservados
Series
documentales
ms utilizadas

Nmero de
registros
almacenados
en formato
electrnico
Porcentaje de
produccin de
documentos
segn su origen
Porcentaje
por rangos de
aos de inicio
y trmino
de fondos
documentales
Porcentaje de
calificacin de
estado fsico de
documentos
Porcentaje
por medio de
almacenamiento
fsico de los
documentos
Porcentaje de
organismos
pblicos que
manejan
documentos
secretos o
reservados
Porcentaje de
cumplimiento
de la normativa
legal vigente
con respecto
a documentos
secretos o
reservados

108

INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

OBJETIVOS
GENERALES

OBJETIVOS
ESPECFICOS

DIMENSIN

CONCEPTOS

INDICADORES

Porcentaje
de series
documentales
ms utilizadas
Porcentaje por
tipo de procesos
documentado
a travs de
manuales de
procedimiento
Porcentaje
por tipo de
herramientas de
tipo archivstico
utilizados en
archivos

Procedimientos
documentados
por proceso
Herramientas
archivsticas

Identificar la
organizacin
documental

Caracterizacin
de los procesos
de organizacin
documental

Gestin y
organizacin
documental
Tipo de cuadro
de clasificacin
Transferencia y
eliminacin de
documentos

Polticas
Cuadro de
clasificacin
Sistemas de
clasificacin
Medio de
recuperacin de
documentos
Transferencia
Eliminacin
Cumplimiento
de normativa

Porcentaje
por reas
archivsticas
con existencia
de polticas
Porcentaje por
tipo de cuadro
de clasificacin
utilizado
Porcentaje por
tipo de sistemas
de clasificacin
utilizados
Porcentaje por
tipo de medio de
recuperacin de
los documentos
Porcentaje de
organismos
pblicos que
han realiza
transferencias de
documentos al
Archivo Nacional
Porcentaje de
organismos
pblicos que
han eliminado
documentos
Porcentaje de
organismos
pblicos que
han dado
cumplimiento a la
normativa vigente
en procesos de
transferencia y
eliminacin de
documentos

109

9. ANEXO: METODOLOGA DE TRABAJO

OBJETIVOS
GENERALES

OBJETIVOS
ESPECFICOS

DIMENSIN

CONCEPTOS

Cumplimiento
de condiciones
estructurales

Identificar
aspectos de la
infraestructura
de los archivos

Caracterizar las
condiciones de
infraestructura
fsica

Cumplimiento
de condiciones
medioambientales
Atributos de
depsitos de
archivos

Cumplimiento
de condiciones
de
almacenamiento
Cumplimiento
de condiciones
de seguridad
Tipologa
de daos

INDICADORES

Porcentaje de
cumplimiento
de condiciones
estructurales
Porcentaje de
cumplimiento
de condiciones
medioambientales
Porcentaje de
cumplimiento de
condiciones de
almacenamiento
Porcentaje de
cumplimiento
de condiciones
de seguridad
Porcentaje de
dao por siniestro
Porcentaje por
tipo de usuarios
que utilizan
los servicios
de archivo

Tipo de usuarios
Consultas

Usuarios

Identificar
factores del
servicio de
los archivos

Caracterizar
factores respecto
a tipologas
de usuarios,
consultas y nivel
de satisfaccin
en archivos

Causas de
denegacin
de acceso

Tipificacin de
causas para
la denegacin
de acceso
Existencia de
mediciones

Satisfaccin
de usuarios

Nivel de
satisfaccin

Mecanismos
de consulta

Medio de
consulta
utilizado por
los usuarios

Difusin

Existencia de
mecanismos
de difusin

Nmero anual
de consultas
Porcentaje
de causas
reconocidas para
denegar acceso
Porcentaje de
organismos
pblicos en que
se dispone de
mediciones de
satisfaccin
ciudadanos
Porcentaje de
satisfaccin
de calidad
de servicio
Porcentaje
por tipo de
mecanismo de
consulta utilizado
por usuarios
Porcentaje de
organismos
pblicos que
realizan difusin

110

INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

9.3.1 Formato de encuesta Encargado de Archivo

9. ANEXO: METODOLOGA DE TRABAJO

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INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

9. ANEXO: METODOLOGA DE TRABAJO

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INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

9. ANEXO: METODOLOGA DE TRABAJO

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INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

9. ANEXO: METODOLOGA DE TRABAJO

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INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

9. ANEXO: METODOLOGA DE TRABAJO

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INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

9. ANEXO: METODOLOGA DE TRABAJO

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INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

9. ANEXO: METODOLOGA DE TRABAJO

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INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

9. ANEXO: METODOLOGA DE TRABAJO

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INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

127

9. ANEXO: METODOLOGA DE TRABAJO

9.4 ENCUESTA WEB A ENCARGADO DE TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y LA


COMUNICACIN
Determinar las condiciones informticas de soporte para la gestin de archivos.
Dimensiones de la encuesta y sus objetivos
Identificacin: Identificar datos de contactos y de la unidad administrativa
Automatizacin: Identificar procesos Automatizados.
Infraestructura: Identificar sistemas automatizados para archivos y la infraestructura
tecnolgica presente en los archivos.
Uso de las Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin: Identificar la incorporacin
de herramientas tecnolgicas que brindan soporte a la gestin documental.
TABLA DE OPERACIONALIZACIN CUESTIONARIO
ENCARGADO DE TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y LA COMUNICACIN

A continuacin se presentan las dimensiones de la encuesta y los indicadores a construir.


OBJETIVOS
GENERALES

OBJETIVOS
ESPECFICOS

DIMENSIN

Datos personales
del contacto

Identificar al
contacto

Datos
corporativos
del contacto
Identificacin
de la unidad
administrativa

Identificar
la unidad
administrativa

Identificacin del
tipo de rgano de
la administracin
del estado

INDICADORES

Nombre

Nmero de
personas que
contestaron la
encuesta por
estamento

Correo
Datos de
Contacto
Datos unidad
administrativa

Identificar tipo
de formacin
Datos de la
unidad

CONCEPTOS

Fono
Estamento al
cual pertenece
el encuestado
Gnero del
encuestado
Formacin
Nombre

Datos de
la unidad
administrativa

Dependencia
jerrquica
Dependencias
subordinadas

Identificar
sistemas
automatizados
para archivos
Identificar
infraestructura
tecnolgica de
los archivos

Porcentaje de
tipo de formacin
Distribucin por
Regin y comuna
Porcentaje
por Tipo de
organismo
Porcentaje
de procesos
automatizados

Identificar
procesos
Automatizados
Identificar
los procesos
tecnolgicos
del archivo

Porcentaje por
Gnero de los
encuestados

Procesos
Automatizacin
Infraestructura

Sistema de
automatizados
Digitalizacin

Porcentaje de
tipos de sistemas
para archivo
Porcentaje de
proyectos de
digitalizacin
Porcentaje
de procesos
automatizados
Porcentaje de
infraestructura
tecnolgica

128

INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

De este modo, las dimensiones y subdimensiones a abordar con la totalidad de los cuestionarios son las siguientes:

DIMENSIN

SUBDIMENSIN 1

SUBDIMENSIN 2

Fondos documentales
Gestin y organizacin
documental
Transferencia y eliminacin
de documentos
Organizacin documental

Asistencia Tcnica
Caractersticas
Usuarios

Denegacin de acceso
Satisfaccin

Mecanismos de consulta
Difusin
Infraestructura

Atributos de los
depsitos de archivos
Perfil ocupacional RRHH
Competencias RRHH

Recursos Humanos

Polticas para RRHH


Planificacin Estratgica
Presupuesto

Uso de las Tecnologas de la Informacin y


de la Comunicacin

Existencia de Automatizacin
Caractersticas de
Infraestructura

9. ANEXO: METODOLOGA DE TRABAJO

9.4.1 Formato de encuesta Encargado de Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin

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INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

9. ANEXO: METODOLOGA DE TRABAJO

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INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

9. ANEXO: METODOLOGA DE TRABAJO

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9. ANEXO: METODOLOGA DE TRABAJO

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INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

9. ANEXO: METODOLOGA DE TRABAJO

9.5 GLOSARIO UTILIZADO EN LAS ENCUESTAS


Archivo:
Conjunto orgnico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones
por las personas fsicas o jurdicas, pblicas y privadas. En funcin del ciclo vital de los documentos pueden ser: archivos de oficina o de gestin, centrales, intermedios o histricos.
Archivo [dependiente/ local/de gestin/de oficina]
Dentro del ciclo vital de los documentos, es el archivo de la oficina que rene su documentacin en trmite o sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las
mismas oficinas.
Archivo Central:
Dentro del ciclo vital de los documentos, es el que coordina y controla el funcionamiento de
los distintos archivos de gestin y rene los documentos transferidos por los mismos, una
vez finalizado su trmite, y cuando su consulta no es constante.
Archivo Histrico:
Dentro del ciclo de vida de los documentos, es el que rene los documentos que asumen
un valor permanente y se cien a ser consultados por su valor cultural e informativo para
fines de investigacin. La conservacin de estos documentos es permanente.
Archivo Nacional:
Es el archivo constituido por fondos documentales producidos por instituciones cuya jurisdiccin abarca todo el territorio nacional. [En Chile, es la institucin pblica que desde 1927
tiene por misin reunir, conservar y difundir la documentacin generada por los organismos
de Gobierno, Justicia y Auxiliares de la Administracin de Justicia, consignados en el D.F.L.
N 5.200 de 1929].
Clasificacin:
Operacin mediante la cual los documentos producidos y recibidos por una determinada
unidad administrativa se van separando, formando conjuntos orgnicos de documentos
correspondientes a las actividades desarrolladas por esa oficina.
Conservacin:
Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una parte, la preservacin
o prevencin de posibles alteraciones fsicas en los documentos, y por otra, la restauracin
de stos cuando la alteracin se ha producido.
Cuadro de clasificacin:
Herramienta orgnico-funcional que permite clasificar las series documentales identificadas,
que se basa en las funciones y las actividades de un organismo.
Cuadro de valoracin documental:
Traduccin del anlisis de tipologa documental a un instrumento tcnico que lista las series documentales, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el
tiempo de permanencia y disposicin final en cada etapa del ciclo de vida de los documentos.
Depsito:
conjunto de espacios destinados a la conservacin de documentos en una institucin.
Documento archivstico:
Informacin contenida en cualquier soporte y tipo documental, producida, recibida y conservada por cualquier organizacin o persona en el ejercicio de sus competencias o en el
desarrollo de su actividad.

137

138

INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

Documento Electrnico:
toda representacin de un hecho, imagen o idea que sea creada, enviada, comunicada o recibida
por medios electrnicos y almacenada de un modo idneo para permitir su uso posterior.
Eliminacin documental:
Destruccin fsica de unidades o series documentales que hayan perdido su valor administrativo, probatorio o constitutivo o extintivo de derechos y que no hayan desarrollado ni se prevea que vayan a desarrollar valores histricos. Esta destruccin se debe
realizar por cualquier mtodo que garantice la imposibilidad de reconstruccin de
los documentos
Expediente:
Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgnica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolucin de un mismo asunto.
Fechas extremas:
Son aquellas que indican el momento de inicio y conclusin de un expediente, [serie y/o
fondo documental].
Fondo:
Corresponde a la unidad ms grande de organizacin, el primer nivel de descripcin y que
a su vez genera el primer y ms amplio punto de acceso a los documentos producidos por
una institucin.
Metadatos:
datos que proporcionan informacin o documentacin acerca de otros datos administrados
en alguna aplicacin o ambiente informtica.
Microforma:
Trmino genrico que designa todo tipo de soporte fotogrfico (microfilm, microficha, etc.)
utilizado para reproducir microimgenes, y que designa tambin cada uno de los ejemplares
realizados.
Ordenacin [Documental]
Operacin archivstica realizada dentro del proceso de organizacin, que consiste en establecer secuencias dentro de las categoras y grupos, de acuerdo con las series naturales
cronolgicas y/o alfabticas.
Puntos de acceso:
nombre, trmino, palabra clave, grupo de palabras o cdigo que se utiliza para buscar,
identificar y localizar una descripcin archivstica
Repositorios:
estructura electrnica donde se almacenan los documentos electrnicos.
Serie documental:
Conjunto de documentos con caractersticas estructurales en general homogneas, de
actuaciones nicas o secuenciales, normalmente reguladas por una norma de procedimiento, derivadas del ejercicio de una misma funcin y realizadas por un determinado
rgano, unidad o persona con competencia para ello. [Se distinguen por sus caractersticas
fsicas como mapas, planos, fotografas y /o intelectuales como decretos, actas, minutas,
memorndums, resoluciones].
Las series pueden estar constituidas por unidades documentales compuestas o simples.
Se entiende por unidad documental compuesta, al conjunto secuencial de documentos
producto de una tramitacin administrativa o proceso judicial, que sirve como antecedente

9. ANEXO: METODOLOGA DE TRABAJO

y fundamento a la resolucin de la autoridad. Estas pueden tomar forma de un expediente


administrativo o judicial o de un documento principal con sus antecedentes.
Asimismo, la unidad documental simple corresponde a la unidad archivstica ms pequea
e intelectual y fsicamente indivisible.
Sistema integral [automatizado] de archivos:
Es aquel que permite cubrir el ciclo vital de los documentos, desde su fase de tramitacin
administrativa hasta su definitiva transferencia al Archivo Histrico o eliminacin, en forma
automatizada.
Soporte:
Materia fsica, en la que se contiene o soporta la informacin registrada (por ejemplo, papel,
pelcula, disco duro).
Subfondo:
Subdivisiones del fondo, identificadas con la produccin documental de las unidades o divisiones administrativas o funcionales de la institucin que produce el fondo. El subfondo es,
por tanto, el conjunto de documentos generados en razn de la actividad de esa subdivisin
orgnica y funcional.
Tabla de acceso y seguridad:
instrumento formal de identificacin de los derechos de acceso y del rgimen de restricciones
aplicables a los documentos.
Tabla de retencin documental:
Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Tabla de valoracin documental:
Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, las cuales se gradan de
acuerdo a sus valores primarios (jurdico-administrativos) y secundarios (histricos).
Transferencia:
Proceso de traspaso peridico de la documentacin de un archivo a otro, de acuerdo a plazos
de permanencia establecidos para la documentacin, en cada uno de ellos. Tambin incluye
las actividades para transferir documentacin con valoracin histrica al Archivo Nacional.
rgano de la Administracin del Estado [organismo pblico]:
La Administracin del Estado estar constituida por los Ministerios, las Intendencias, las
Gobernaciones y los rganos y servicios pblicos creados para el cumplimiento de la funcin administrativa, incluidos la Contralora General de la Repblica, el Banco Central, las
Fuerzas Armadas y las Fuerzas de Orden y Seguridad Pblica, los Gobiernos Regionales,
las Municipalidades y las empresas pblicas creadas por ley.

139

140

INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

9.6 PLAN DE ANLISIS FASE CUANTITATIVA


Los siguientes puntos muestran el plan de anlisis de los datos:
Etapa 1: Revisin de bases de datos, procesamiento y anlisis.
Esta etapa, est destinada a la revisin de las bases de datos que permite caracterizar la
poblacin. Inicialmente los datos son trabajados en el programa Excel y luego, para su
procesamiento estadstico, se ingresan al programa SPSS.
Antes de comenzar el anlisis estadstico de los indicadores, las variables han sido sometidas
a un proceso de revisin, que tiene por objeto chequear los rangos de valores asociados a cada
variable, la proporcin de datos no disponibles y la identificacin de inconsistencia internas.
De este modo se han identificado errores en el llenado de ciertas preguntas abiertas como
el monto de dinero invertido el ao 2011 y el nmero de archivos segn cada tipo con que
cuenta la institucin. En el primer caso, no todas las cifras estn expresadas en millones
ni anualmente, lo que ha obligado a hacer las conversiones necesarias. En el segundo caso
los caracteres utilizados para las respuestas son alfanumricos, por lo que se han debido
homologar en nmeros. Adems, hay casos que se han debido eliminar, como por ejemplo
respuestas del tipo: uno por departamento, que no permite estimar el nmero de archivos
al no conocer el nmero de departamentos del organismo.
Una vez finalizado este proceso, se procedi a ajustar el plan de anlisis de datos que se
expone ms adelante, que abarca anlisis univariado, bivariado y multivariado. Las variables
de control estn definidas en funcin de los objetivos de investigacin.
Etapa 2: Anlisis descriptivo de los datos
En esta etapa se realiz un anlisis descriptivo de la poblacin de estudio que respondi
satisfactoriamente a la encuesta (encuestas completas). Respecto de todas las variables
incorporadas en el estudio, segn corresponda, se efectuaron los siguientes anlisis descriptivos, los que en lneas generales se estructuran considerando lo siguiente:
Se efectu para cada variable una descripcin estadstica univariada, donde se produjeron tablas de frecuencias, con sus respectivos histogramas grficos de barras. Cada
variable fue descrita en sus medidas de tendencia central, posicin y de dispersin segn
correspondiera a su nivel de medicin.
Las variables fueron sometidas a un anlisis exploratorio para observar la distribucin
de los datos, determinando las razones de porqu se producen determinados comportamientos en las distribuciones. Especial cuidado se tuvo en analizar los rangos de datos
vacos, caractersticas de los valores extremos, patrones extraos que pudieran presentar los datos y la existencia de variabilidades inesperadas. En los casos necesarios, se
procedi a chequear los datos con los entrevistados y a efectuar las transformaciones
de manera de prepararlos para anlisis posteriores.
Se generaron tablas con el cruce de dos o variables de manera de poder apreciar las
distribuciones porcentuales de una variable cuando se controla por otra variable.

9. ANEXO: METODOLOGA DE TRABAJO

Etapa 3: Anlisis de asociacin bivariada entre variables


Un estudio de este tipo implica, necesariamente, pasar del nivel puramente descriptivo a
uno inferencial, donde poder observar si dos o ms grupos de datos, respecto a caractersticas, discrepan en cuanto a su centralidad y dispersin. En definitiva nos interes probar si
existen diferencias significativas como producto de los elementos que componen el estudio.
En este tipo de estudios, hoy en da, se utiliza principalmente el anlisis multivariado, puesto
que difcilmente se da una situacin real donde una sola variable de programa afecte una sola
variable, considerada sujeto de impacto; pero a pesar de ello, se deben controlar algunas
variables estratgicas, en trminos de asociacin bivariada. Para ello se elabor un set de
hiptesis que nos indiquen qu variables son consideradas estratgicas.
Con respecto a cada hiptesis, se desarrollaron tablas cruzadas o test de promedios, que
permitieron comparar distribuciones efectivas, esperadas, porcentuales parciales y totales de las variables comparadas, segn fuera el nivel de medicin de las variables. Para
esto se generaron tablas comparativas respecto de todas las variables de control, donde
se visualizaron mediante distribuciones porcentuales, medidas de tendencia central y de
dispersin, las mediciones con que se cuenta de manera de poder extraer conclusiones y
extrapolaciones comparativas. Se incorporaron en el informe aquellas tablas que presentan
relacin entre variables.

141

142

INFORME DE DIAGNSTICO: SITUACIN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES EN ORGANISMOS DEL ESTADO

9.7 INSTRUMENTO DE RECOLECCIN DE INFORMACIN FASE CUALITATIVA


Tal como se seal, se trabaj con un instrumento para un perfil especfico de entrevistado:
una pauta de entrevista grupal para Encargados de Archivo.
A continuacin, se caracteriza este instrumento.
9.7.1 Objetivo
Determinar las caractersticas de gestin de los archivos institucionales en las respectivas
instituciones.
9.7.2 Dimensiones de la entrevista
a. Organizacin documental:
Fondos documentales.
b. Servicios y usuarios
Mecanismos de consulta.
Restricciones de acceso.
Difusin.
c. Transferencia y eliminacin de documentos
Transferencia al Archivo Nacional.
Procedimientos de eliminacin de documentos.
d. Infraestructura fsica
Atributos de los depsitos de archivo.
e. Recursos Humanos
Perfil Ocupacional.
Competencias.
Polticas.
f. Aspectos organizacionales
Planificacin Estratgica.
Presupuesto.
Coordinacin interna.
g. Uso de las Tecnologas de la informacin y la Comunicacin
reas o procesos automatizados.
Caractersticas de Infraestructura.
h. Normativas y procedimientos
Legislacin aplicada en archivos.
Gestin de los documentos de archivos.
Existencia de archivos centrales o intermedios.

9. ANEXO: METODOLOGA DE TRABAJO

9.8 PLAN DE ANLISIS FASE CUALITATIVA


El anlisis de la informacin cualitativa estar orientado a caracterizar el discurso predominante
en los actores y contextos, para luego elaborar una interpretacin global de la informacin.
El anlisis de los datos cualitativos -esto es, el anlisis de los resultados de la aplicacin
de las entrevistas semi-estructuradas- implicar el desarrollo de los siguientes pasos:
a) Categorizacin inicial: En este paso se pretende la bsqueda de propiedades comunes y el registro de notas conceptuales que sirvan de marco general. El proceso
de codificacin estimula el descubrimiento no slo de categoras sino tambin de sus
propiedades y dimensiones del estudio. En esta etapa estar orientada a relevar en los
datos recolectados, los indicadores sugeridos en las matrices de variables e dimensiones.
b) Integracin de categoras y propiedades. Un segundo paso consiste en organizar de
forma creciente la articulacin de los componentes buscando su coherencia interna e
integracin conceptual.
c) Finalmente, el ltimo paso corresponde a la estructuracin de un modelo comprensivo, que se construye a partir de discursos. Con ello se intenta entregar respuestas
interpretativas a aquellos aspectos de inters reseados en los objetivos del estudio.
9.9 TRIANGULACIN DE INFORMACIN
Como fase final del anlisis se triangularon los resultados de las aproximaciones cualitativa
y cuantitativa, de modo de poder elaborar un planteamiento que de cuenta de la situacin
estudiada de modo integrado.

143

145

10. BIBLIOGRAFA UTILIZADA PARA LA ELABORACIN DE LOS CUESTIONARIOS

10. Bibliografa utilizada para la elaboracin de los cuestionarios

1. CARRERO Gutirrez, Carlos. Un sistema integrado de gestin e informacin de


archivos. En: AABADOM, 2003. Disponible
en Web: http://aabadom.files.wordpress.
com/2009/10/65_0.pdf

6. ESPAA. Generalitat Valenciana. Conselleria


de Cultura, Educaci i Esport. Ayuda para
el cuestionario del censo gua de archivos
municipales: versin 01-12/12/2006. [S.l.],
La Conselleria, 2006.

2. CHILE. Comisin de Probidad y Transparencia. Cuestionario de diagnstico, gestin


documental y de archivos en instituciones
pblicas. Santiago: La Comisin, 2010.

7. EVANS, Frank B. y KETELAAR, Eric.


Gua para la encuesta sobre los sistemas y
servicios de la gestin de documentos y la
administracin de archivos: un estudio del
RAMP. Pars: UNESCO, 1983.

3. CHILE. Archivo Nacional. Encuesta de archivos pblicos. Santiago, El Archivo, [2009].


4. COUNCIL of Australasian, Archives and
Records Authorithies. Report on Archives
Survey 2007 [en lnea], [S.l.:s.n.], 2007. 232
p. Disponible en web: http://rielac.cujae.edu.
cu/files/normas_bibliograficas.pdf
5. CONFERENCIA de Archiveros de Universidades Espaolas. Informe de situacin de los
archivos universitarios espaoles [en lnea].
[Espaa]: La Conferencia, 2011. Disponible
en Web: http://cau.crue.org/export/sites/
Cau/Quehacemos/jornadas/burgos_11/
Informe_encuesta_2010.pdf

8. OCLC. Taking Our Pulse: [en lnea] The


OCLC Research Survey of Special Collections
and Archives. DUBLIN: Ohio: OCLC, 2010. 153
p. Disponible en Web: http://www.oclc.org/
research/publications/library/2010/2010-11.pdf
9. UNIVERSIDAD de la Salle y ALCALDA Mayor
de Bogot D.C. Secretara General. Encuesta
de indicadores de gestin de los archivos
distritales. Bogot: La Universidad. s.f.
10. UNIVERSIDAD de Zaragoza. Encuesta sobre
el estado actual de los archivos de oficina y
fondos documentales de la Universidad de
Zaragoza. [en lnea]. Zaragoza: Universidad de
Zaragoza, [20--] Disponible en web: http://wzar.
unizar.es/uz/arch/encuestaelectronica1.pdf