1 Los Sistemas Notariales

En cuanto a los sistemas notariales, existen diversos criterios de clasificacin (Palacios,

1992), sin embargo para efectos de este artculo cientfico se seguir nicamente el criterio
que clasifica a los sistemas notariales en cuatro y que abarca a los dos principales sistemas
notariales que se aplican en el mundo, el anglosajn y el latino. Esta clasificacin, toma en
cuenta el carcter de la funcin y el grado de independencia con que se realiza la funcin
notarial
1.1 Sistema Notarial Sajn:
el cual se ejerce en pases cuyo origen viene del anglo y el sajn, tales como Inglaterra,
Suecia, Estados Unidos (excepto Louisiana) y Canad por mencionar solo algunos. En
estos pases el notario goza de fe pblica limitada al indicar nicamente la veracidad
de las firmas de los documentos, no puede ir ms all, no tiene deber de asesorar ni
responsabilidad sobre el contenido del documento 1 . En este sistema, el notariado es un
oficio privado pero sujeto a los requisitos y lmites que le impone el Estado. Para ser
notario no es necesario ser abogado, ni siquiera profesional, lo nico que se necesita es
realizar un curso, y en algunos lugares es necesario tambin pagar una licencia y contar
con un seguro. Algo muy particular del sistema anglosajn es que a los abogados se les
prohbe ser notario, pero solo a los abogados en ejercicio
1.2 El Notariado de funcionarios judiciales:
el cual se caracteriza principalmente porque son los funcionarios judiciales quienes
ejercen la funcin notarial, este sistema se aplica en los estados alemanes de
Wiittemberg y Baden nicamente.
1.4El Notariado de funcionarios administrativos:
se ejerce en pases como Portugal, Venezuela, Colombia y Cuba. En este sistema el
notariado es un servicio pblico que es prestado de forma directa por los empleados del
Poder Ejecutivo. Al igual que en el sistema anterior, el instrumento autorizado por estos
funcionarios goza de autenticidad total.
1.5Sistema Notarial latino:
se le llama as porque se deriva del derecho romano. Actualmente forman parte de este
sistema ms de 70 pases de todos los continentes, entre ellos Costa Rica (Jimnez,
2002). 1 El notario en el sistema anglosajn no tiene la facultad de expedir documentos
que ofrezcan garantas jurdicas como en el sistema notarial latino. 5 La Unin
Internacional de Notariado Latino 2 define al notario latino como: el profesional en
Derecho encargado de una funcin pblica consistente en recibir, interpretar y dar forma
legal a la voluntad de las partes, redactando los instrumentos adecuados a ese fin,
conservar los originales de estos y expedir copias que den fe de su contenido. (Jimnez,
2002). En este sistema, a diferencia de los otros tres antes mencionados, la principal
caracterstica es que el notario s es responsable por el contenido de los documentos que
autorice y tiene el deber de asesorar a las partes. Esto ltimo no fue obligatorio sino
hasta con la promulgacin del Cdigo Notarial de 1998 3 . El notario en Costa Rica se
encuentra adscrito al Poder Judicial por medio de la Direccin Nacional de Notariado. Es
importante realizar este anlisis para poder ubicar al notario pblico costarricense dentro
del sistema de notariado latino que se explico anteriormente y dar ms nfasis a las
caractersticas y particularidades del notario en Costa Rica, para lo cual es necesario
analizar tambin los tipos de notario dentro del entorno legal costarricense.
1.

EL INSTRUMENTO notario o publico

Etimologa: Del latn instruere, instruir. En sentido general, escritura documento.

Definicin: Documento pblico, autorizado por Notario a instancia de parte, producido para
probar hechos, solemnizar o dar forma a actos o negocios jurdicos y asegurar la eficacia de
sus efectos jurdicos.

Fines: Principalmente son cuatro los fines que llena el instrumento pblico:
1.- Perpetuar los hechos y las manifestaciones de voluntad;
2.- Servir de prueba en juicio y fuera de el;

3.- Ser prueba preconstituida;

4.- dar forma legal y eficacia al negocio jurdico.

Caracteres: Rasgos con que una cosa se da a conocer distinguindose de las dems.
a) Fecha cierta: Se tiene la certeza de que la fecha de ella es rigurosamente exacta y los
efectos que de esta virtud excepcional pueden producirse, son numerosos;
b) Garanta: El instrumento autorizado por notario tiene el respaldo estatal, en nuestra
legislacin produce fe y hace plena prueba;
c) Credibilidad: El instrumento por ser autorizado por quien posee fe pblica es creble para
todos y contra todos;
d) Firmeza, irrevocabilidad e inapelabilidad: Mientras el instrumento no sea redarguido de
nulidad es firme; al no existir un superior jerrquico al notario, no es apelable ni revocable;
e) Ejecutoriedad: Virtud por la cual el instrumento pblico puede ser utilizado como ttulo
ejecutivo; y
f) Seguridad: Fundamentada en la coleccin de los instrumentos en el protocolo, pues el
instrumento original queda en l.
2. FORMA DE LOS INSTRUMENTOS notario
2.1. Sujetos: Sujeto es la persona titular de un derecho o de una obligacin.
2.2. Parte: Es la persona o personas que representan un mismo derecho.
2.3. Otorgante: Es quien otorga, la parte que contrata en un documento.
2.4. Compareciente: El que requiere al Notario. Lo son tambin los que intervienen en el
instrumento pblico.
2.5. Auxiliares del Notario:
a) Testigos de Conocimiento o de Abono: son los que identifican al otorgante que conocen,
cuando este no puede indentificarse y deben ser conocidos del Notario;
b) Testigos Instrumentales: Los que el notario puede asociar en cualquier acto o contrato,
pero obligatoriamente en los Testamentos y Donaciones por Causa de Muerte; y,
c) Testigos Rogados o de Asistencia: Son los que firma por un otorgante que no sabe o no
puede firmar.
2.6. Calidades para ser Testigo: Los testigos deben ser civilmente capaces, idneos y
conocidos del notario y si no fuera conocidos del notario debern identificarse legalmente,
excepto cuando se trate de testigos de conocimiento, pues en este caso deben de conocerlos
el notario.
Quienes no sepan leer y escribir, no hablen o entiendan el espaol, los que tengan inters
manifiesto en el acto o contrato, los ciegos, sordos mudos, los parientes del notario y los
parientes de los otorgantes, salvo en el caso de ser testigos rogados y no se trate de
testamento o donacin por causa de muerte, no pueden ser testigos.
2.7. Interpretes: Cuando se da el caso que una o las partes ignoraren el idioma espaol.
2.8. Calificacin Jurdica: El notario debe hacer una calificacin jurdica de la capacidad de las
partes que interviene en el instrumento y del contenido del mismo, el cual va a autorizar,
tambin da fe que los que interviene son titulares del derecho.
. IMPORTANCIA DE LOS INSTRUMENTOS NOTARIALES
Los instrumentos notariales agilizan el trfico comercial, y adems lo hacen mas seguro,
siendo el mas conocido la escritura pblica, pero este no es el nico, sino que existen otros
instrumentos notariales, dentro de los cuales podemos citar el caso de los testimonios, partes
notariales, boletas notariales, copias certificadas, entre otros.
Es decir, se debe tener en cuenta el trfico comercial, que es el mercado, el cual constituye
un trmino jurdico poco estudiado en el derecho notarial, pero ocurre lo contrario en la
economa, y en el derecho econmico, por lo tanto, aprovechamos la sede para sugerir que
se haga pedagoga jurdica de dicho trmino jurdico econmico.
Para comprender la importancia del trmino jurdico instrumentos notariales, se debe
advertir que en sede registral, los registradores pblicos califican en base a los indicados y
no en base a conocimiento que no aparezca en el expediente registral, lo cual es conocido en
el derecho registral con el nombre de ttulo. Por lo tanto, los notarios pblicos deben ser
bastante cuidadosos al momento de expedir instrumentos notariales, porque en caso de no
tener el debido cuidado, se pueden generar una serie de problemas, lo cual puede ser el
motivo para iniciar procesos judiciales, que casi siempre pudieron haberse evitado.

Instrumento del protocolo notarial

Definicin El protocolo es el libro en el que el escribano transcribe las escrituras que
autoriz con su firma o en el que anota las minutas de las mismas. Generalmente, se
encuadernan por aos, formando volmenes, que cada escribano conservaba hasta su cese
en el cargo y que haba de entregar a su sucesor en el mismo1 La Ley del Notariado2 de
1862, en su Ttulo III, art. 17 especifica que se entiende por protocolo la coleccin ordenada
de las escrituras matrices autorizadas durante un ao, y se formalizan en uno o ms tomos
encuadernados, foliados en letra y con los dems requisitos que se determinen en las
instrucciones del caso.
Forman el protocolo notarial los siguientes registros:

De escrituras pblicas, en el que se extienden las escrituras, las protocolizaciones

y actas que la ley determine

De testamentos, donde se otorga el testamento en escritura pblica y el cerrado,

se lleva en forma directa por el Notario para garantizar la reserva que la Ley
establece, y en el otorgamiento se observan las normas del Cdigo Civil y las de la
ley del Notariado.

De actas de protesto, donde se registran las constancias de protesto realizadas de

conformidad con la Ley de Ttulos Valores, autorizndose a que el Notario pueda
llevar registros por separados para ttulos valores distintos, pudiendo por excepcin
utilizar formatos impresos en lugar del papel sellado, que es obligatorio en todos los
otros Registros del Protocolo.

b.- Instrumentos pblicos extraprotocolares: son las dems actas y certificaciones

notariales que se refieren a actos, hechos o circunstancias, que presencie o le conste al
Notario por razn de su funcin, las cuales no incorpora al protocolo notarial.(6)
Son actas los instrumentos redactados por el Notario en las que se consigne los actos,
hechos o circunstancias que presencie o le conste y que no sean de competencia de otra
funcin.
Las actas podrn ser suscritas por los interesados y necesariamente por quien formule
observacin.
Son actas:
1.

De autorizacin para viaje de menores;

2.

De autorizacin para matrimonio de menores;

3.

De destruccin de bienes;

4.

De entrega;

5.

De juntas, directorios, asambleas, comits y dems actuaciones corporativas;

6.

De licitaciones y concursos;

7.

De remates, subastas e inventarios;

8.

De sorteos y de entrega de premios; e,

9.

Otras que la ley seale.

Las Certificaciones son constancias otorgadas por el Notario sobre aquello que hace o que le
conste.
Son certificaciones :
1.

La entrega de cartas notariales.

2.

La expedicin de copias certificadas.

3.

La legalizacin de firmas.

4.

La legalizacin de reproducciones.

5.

La legalizacin de apertura de libros.

6.

La constatacin de supervivencia.

7.

La constatacin domiciliaria dentro de su jurisdiccin.

8.

Otras que la ley determine.

Las actas y certificaciones referidas, son susceptibles de incorporarse al protocolo notarial,

a solicitud de parte interesada, cumplindose las regulaciones que sobre el particular rigen.
La autorizacin del notario de un instrumento pblico extraprotocolar, realizada con arreglo a
las prescripciones de esta Ley, da fe de la realizacin del acto, hecho o circunstancia, de la
identidad de las personas u objetos de la suscripcin de documentos, confirindole fecha
cierta.
El Art. 12 de la Ley del Notariado establece que el documento notarial es autntico y produce
todos sus efectos mientras no se ratifique o se declare judicialmente su invalidez.
3.- LA ESCRITURA PUBLICA
Escritura pblica es todo documento matriz incorporado al protocolo notarial, autorizado por
el notario, que contiene uno o ms actos jurdicos.(7)
La redaccin de la escritura pblica comprende tres partes:
1.

Introduccin; Cuerpo; y,Conclusin.

A.- En la introduccin se expresar:

1.

Lugar y fecha de extensin del instrumento;

2.

Nombre del notario;

3.

Nombre, nacionalidad, estado civil y profesin u ocupacin de los comparecientes;

seguida de la indicacin que proceden por su propio derecho;

4.

Los documentos de identidad de los comparecientes y los que el notario estime

convenientes;

5.

La circunstancia de comparecer una persona en representacin de otra, con

indicacin del documento que lo autoriza;

6.

La circunstancia de intervenir un intrprete en el caso que alguno de los

comparecientes ignore el idioma en el que se redacta el instrumento;

7.

La indicacin de intervenir una persona, llevada por el compareciente, en el caso que

ste sea analfabeto, no sepa o no pueda firmar, sea ciego o tenga otro defecto que
haga dudosa su habilidad, sin perjuicio que imprima su huella digital. A esta persona
no le alcanza el impedimento de parentesco que seala esta ley para el caso de
intervencin de testigos;

8.

La fe del notario de la capacidad, libertad y conocimiento con que se obligan los

comparecientes;

9.

La indicacin de extenderse el instrumento con minuta o sin ella;

10. Cualquier dato requerido por ley, que soliciten los comparecientes o que sea
necesario a criterio del notario.
El notario dar fe de conocer a los comparecientes o de haberlos identificado.
B.- El cuerpo de la escritura contendr:
1.

La declaracin de voluntad de los otorgantes, contenida en minuta autorizada por

letrado, la que se insertar literalmente;

2.

Los comprobantes que acrediten la representacin, cuando sea necesario su

insercin;

3.

Los documentos que los comparecientes soliciten su insercin;

4.

Los documentos que por disposicin legal sean exigibles; y,

5.

Otros documentos que el notario considere convenientes.

C.- La conclusin de la escritura expresar:

1.

La fe de haberse ledo el instrumento, por el notario o los comparecientes, a su

eleccin;

2.

La ratificacin, modificacin o indicaciones que los comparecientes hicieren, las

que Tambin sern ledas;

3.

La fe de entrega de bienes que se estipulen en el acto jurdico;

4.

La trascripcin literal de normas legales, cuando en el cuerpo de la escritura se cite

sin indicacin de su contenido y estn referidos a actos de disposicin u
otorgamiento de facultades;

5.

La trascripcin de cualquier documento que sea necesario y que hubiera haberse

omitido en el cuerpo de la escritura;

6.

La intervencin de personas que sustituyen a otras , por mandato, suplencia o

exigencia de la Ley, anotaciones que podrn ser marginales;

7.

Las omisiones que a criterio del notario deban subsanarse para obtener la inscripcin
de los actos jurdicos objeto del instrumento y que los comparecientes no hayan
advertido;

8.

La correccin de algn error u omisin que se advierta en el instrumento;

9.

La constancia del nmero de serie de la foja donde se inicia y de la foja donde

concluye el instrumento; y,

10. La suscripcin por los comparecientes y el notario, con la indicacin de la fecha en

que se concluye el proceso de firmas del instrumento.

Archivos notrial
Es un conjunto de documentos guardados de manera ordenada y sistemtica, dentro de un
periodo de tiempo y en un lugar que rena condiciones de conservacin y seguridad.
Es el lugar donde se guardan instrumentos y documentos de valor.
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en
un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de
su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a
la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Tambin se puede entender como la institucin que est al servicio de la gestin
administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura.
El archivo del notario est formado por los expedientes, los protocolos y los documentos que
forman parte de su archivo particular como recibos, empadronamientos, papelera, etc.

Practica Calificada N 10
La nueva Ley del Notario
Los sistemas notariales: Sistema notarial latino, Sistema notarial sajn

Instrumentos notariales: Teora del instrumento

Protocolo notarial
Archivo notarial y traslados
Valor probatorio del instrumento notarial
La escritura pblica: tpico instrumento protocolar
Instrumentos extraprotocolares