OPERACIONES Y CONTROL DEL MANTENIMIENTO

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Un sistema eficaz de control de operaciones y control del mantenimiento es
la columna vertebral de una solida administracin del mantenimiento. El
control del mantenimiento significa coordinar la demanda del mantenimiento y
los recursos disponibles para alcanzar un nivel deseado de eficacia y eficiencia.
Un sistema eficaz de operacin y control debe incorporar todas las siguientes
caractersticas:

Demanda de mantenimiento( es decir, que trabajo tiene que hacerse y

cuando)
Recursos de mantenimiento (es decir quien har el trabajo y que
materiales y herramientas se necesitan).
Procedimientos y medios para coordinar, programas, despachar y
ejecutar el trabajo.
Normas de rendimiento y calidad (es decir, cunto tiempo se requiere
para hacer un trabajo y las especificaciones aceptables)
Retroalimentacin, monitoreo y control (es decir, el sistema debe
generar informacin y reportes para el control de costos de calidad y la
condicin de la planta; tambin es esencial un mecanismo de
recopilacin de datos y un seguimiento regular para la retroalimentacin
y el control).

El sistema de rdenes de trabajo es el vehculo para planear y controlar el

trabajo de mantenimiento. Tambin proporciona la informacin necesaria para
vigilar e informar sobre el trabajo de mantenimiento. Una meta clara y
procedimientos especficos son esenciales para la implantacin del sistema de
rdenes de trabajo y el control de las actividades de mantenimiento.
Este captulo estudia los sistemas de operacin y control del mantenimiento.
Explica las formas y procedimientos necesarios para las operaciones y la
realizacin de las funciones de mantenimiento asi como el control de estas
operaciones.
CICLO DE CONTROL DEL MANTENIMIENTO
El mantenimiento puede verse como un proceso y, en consecuencia, una
funcin para el control del mantenimiento puede aplicar los conceptos
desarrollados en el control automtico de procesos para mejorar la eficiencia
de las maquinas. El control automtico de procesos es un ciclo continuo que
consta de:

Muestreo de las salidas de la planta

Anlisis de la muestra

Aplicacin de la accin correctiva, si es necesario.

La figura muestra un ciclo sencillo de control.

Entrada a

salidas de la planta
Planta del proceso

Objetivo

Planta

Aplicar medida correctiva

Muestra de las salidas

Analizar la muestra

Fig. 2.1

Ciclo de control de proceso

Los conceptos de la figura son aplicables al control del mantenimiento si se

utilizan en el marco de trabajo correcto. En el mantenimiento, el ciclo de
trabajo puede definiese como sigue:

El objetivo puede ser la disponibilidad de la planta y la calidad de los

productos.
El muestreo de la salida consiste en recopilar datos de los archivos de
las ordenes de trabajo o de la historia del equipo
El anlisis de la muestra consiste en el empleo de tcnicas para
determinar si se ha alcanzado el objetivo. Por ejemplo el nivel de la
calidad corresponde a la satisfaccin del cliente o cumple con las
especificaciones? Tambin, corresponde la disponibilidad del equipo a
los objetivos de disponibilidad?
La accin correctiva podra consistir en revisar las polticas de
mantenimiento, modificar los programas de mantenimiento, mejorar las
especificaciones del trabajo, capacitar a los trabajadores e implementar
nuevos programas y estrategias de mantenimiento, en caso de ser
necesario.

Entradas a la planta
Salidas de la planta
Objetivos:
Disponibilidad,
nivel de calidad

Instalacin que
est recibiendo
informacin

Accin correctiva: Revisar

polticas de
mantenimiento
programas de
mantenimiento

Muestra de las salidas

orden de trabajo,
archivo histrico,
condicin del equipo,
informe de costos y
calidad

Analizar la muestra:
anlisis de tendencias,
medidas de
desempeo, tendencia

Fig. 2-2 ciclo de control de mantenimiento

La aplicacin de los conceptos de la figura anterior requiere el
establecimiento de procedimientos y formas para administrar el trabajo de
mantenimiento; normas para la recopilacin de y anlisis de datos; y medios
para un informe eficaz del trabajo, la condicin del equipo y la calidad del
producto. Los ltimos tres elementos son necesarios para el control de los
trabajos, el control de los costos y el control de la condicin de la planta.

SISTEMA DE RDENES DE TRABAJO DE MANTENIMIENTO.

El primer paso en la planeacin y el control del trabajo de mantenimiento se
realiza mediante un sistema eficaz de rdenes de trabajo. La orden de trabajo
es una forma donde se detallan las instrucciones escritas para el trabajo que se
va a realizar y debe ser llenada para todos los trabajos. En la industria se hace
referencia a ella con diferentes nombres, como solicitudes de trabajo,
requisicin de trabajo, solicitudes de servicio, etc. El propsito del sistema de
rdenes de trabajo es proporcionar medios para:

1. Solicitar por escrito el trabajo que va a realizar el departamento de

mantenimiento.
2. Seleccionar por operacin el trabajo solicitado.
3. Asignar el mejor mtodo y los trabajadores ms calificados para el
trabajo.
4. Reducir el costo mediante una utilizacin eficaz de los recursos ( mano
de obra y material)
5. Mejorar la planeacin y programacin del trabajo de mantenimiento.
6. Mantener y controlar el mantenimiento.
7. Mejorar el mantenimiento en general.
La administracin del sistema de rdenes de trabajo es responsabilidad de las
personas que estn a cargo de la planeacin y programacin. La orden de
trabajo debe de disearse con cuidado tomando en consideracin dos puntos.
El primero consiste en incluir toda la informacin necesaria para facilitar la
planeacin y una programacin eficaces, y el segundo punto consiste en hacer
nfasis en la claridad y facilidad de uso.
En los sistemas de mantenimiento hay dos tipos de rdenes de trabajo el
primer tipo es la orden de trabajo general (en ocasiones conocida como orden
de trabajo permanente o establecida) que se utiliza para pequeos trabajos de
rutina y repetitivos, cuando el costo de procesar una orden de trabajo
individual, podra exceder el costo del trabajo mismo o cuando este es un
trabajo fijo, de rutina como el trabajo del conserje. En este caso el conserje
hace las mismas cosas todos los das y el trabajo es repetitivo y planeado con
anterioridad. En ambos casos, la orden de trabajo general proporciona un costo
global para tareas genricas en los costos acumulados hasta la fecha y
anuales. La unidad de planeacin y programacin del mantenimiento necesita
definir claramente qu clase de trabajos se deben manejar utilizando la orden
de trabajo general.
El segundo tipo es la orden de trabajo especial que se elabora para todos los
dems trabajos individuales, para los cuales es necesario reportar todos los
hechos acerca del trabajo.
DISEO DE LA ORDEN DE TRABAJO
La orden de trabajo, cuando se emplea en toda sus extensin, puede ser
utilizada como una solicitud de trabajo, un documento de planeacin, una
grafica de asignacin de trabajos, un registro histrico, una herramienta para
monitoreo y control, y una notificacin de trabajo completado. Por lo tanto es
necesario tener cuidado al disear la orden de trabajo. Esta debe contener dos
tipos de informacin: la in formacin requerida para planear y programar, y la
informacin necesaria para el control. La informacin requerida para la
planeacin y programacin incluye lo siguiente:

Numero de inventario, descripcin de la unidad y ubicacin

Persona o departamento que solicita el trabajo.
Descripcin del trabajo y estndares de tiempo
Especificacin del trabajo y nmero de cdigo.
Prioridad del trabajo y fecha en que se requiere.
Habilidades y conocimientos requeridos.
Refacciones y materiales requeridos.
Procedimientos de seguridad
Informacin tcnica (planos y manuales).

La informacin necesaria para el control incluye:

Tiempo real consumido

Cdigos de costos para las habilidades y conocimientos.
Tiempo muerto u hora en que se termino el trabajo.
Causa y consecuencia de la falla.

En el caso de una compaa mediana en general se llenan tres o cuatro

copias de la orden de trabajo. A continuacin se ilustra una orden de trabajo.
Sin embargo cada orden de trabajo debe disearse de manera especfica para
la industria en particular donde se va a utilizar.

ORDEN DE
TRABAJO
Orden de trabajo
No.____________

Fecha_________________________ A
Ubicacin_____________________
_
B
Equipo
Num.___________________
C
Priorid
ad

Dpto
solicitante___________________
Costo
num._______________________
Departamento_______________
___
Unidad______________________
_

turno

Emergencia
O

El trabajo debe completarse sin

interrupcin
Descripcin general del

O
O
O

Normal
Urgente
Si
O

Programada
O

No.

trabajo.
________________________________________________________________________________________________
_
________________________________________________________________________________________________
_

Mano de obra
habilidad
es
(oficio
especia
lidad)

Materiales

tiempo
estimado

real

descripcin
detallada del
trabajo

Aprobacin del
trabajo

Desc.

Partes
Parte
num.

precio
Unidad

tota

Fecha de
terminacin

En el trabajo de mantenimiento es comn que al estar realizando sus labores

los trabajadores descubran algn trabajo adicional que se requiera y que no
haya sido incluido en el plan de trabajo. Esto podra suceder debido a una

planeacin deficiente o a que el dao causado por la falla es mayor de lo que

se esperaba. Este trabajo tiene que realizarse, y se debe agregar su
descripcin en la orden de trabajo.
Las siguientes son guas generales aplicables a la mayora de los sistemas:

Todos los departamentos de mantenimiento deben de contar con una

orden de trabajo para la planeacin y ejecucin de su trabajo de
mantenimiento
Las rdenes de trabajo debern numerarse, y se requiere por lo menos
de tres copias para el control del mantenimiento.
Las solicitudes de rdenes de trabajo pueden ser iniciadas por cualquier
persona en la organizacin y den ser examinadas por el planificador o
coordinador del mantenimiento.
FLUJO DEL SISTEMA DE RDENES DE TRABAJO.

El flujo del sistema de rdenes de trabajo se refiere a los procedimientos para

los procedimientos de la realizacin del trabajo y el orden en que el trabajo se
procesa desde su inicio hasta su terminacin. En esta seccin nos
concentramos en el flujo de rdenes de trabajo. Los siguientes son los pasos
secuenciales para el procesamiento de rdenes de trabajo:
1. Cuando el planificador recibe la orden de trabajo (que puede iniciarse
por telfono, terminal de computadora o forma escrita en papel), esta se
examina y se planea, y se completa una orden de trabajo que contiene
informacin requerida para la planeacin, ejecucin, y control.
2. La orden de trabajo se anota en un registro que incluye todos los datos
pertinentes para cada orden de trabajo.
3. Una copia (generalmente la copia uno) se archiva por numero de orden
de trabajo en el departamento de control de mantenimiento. Dos copias
se entregan al encargado correspondiente y una copia se entrega a
quien origino el trabajo.
4. El encargado asignan el trabajo al tcnico apropiado y le entrega una
copia. El trabajador efecta el trabajo requerido y completa la
informacin necesaria acerca del trabajo que realmente se llevo a cabo
(como tiempo real, material real utilizado, etc.) y entrega la copia al
encargado.
5. El encargado verifica la informacin y revisa la calidad del trabajo
terminado y anota esta informacin verificada en la copia dos.
Posteriormente, el encargado enva las dos copias al departamento de
control de mantenimiento.
6. El planificador anota la informacin en la copia uno y enva la copia tres
a quien origino el trabajo.
7. El planificador enva la copia dos al departamento de contabilidad, en
donde se anota la informacin sobre costos. Despus de esto. La copia

se enva al departamento donde se conserva el departamento de

informacin de mantenimiento (puede ser una unidad independiente o
pertenecer al departamento de planeacin y programacin, dependiendo
de la situacin). La informacin de la orden de trabajo se asienta en un
archivo de historia del equipo.
8. La copia uno se archiva en un archivo de rdenes de trabajo concluidas y
se guarda durante algn tiempo.
Los pasos anteriores pueden ser manuales o automatizados.

CONSERVACION DE REGISTROS
Para obtener los datos correctos para el trabajo, el costo y el control de la
condicin de la planta, es esencial contar con medios exactos para la
recopilacin de datos y el mantenimiento de registros. Es necesario informar
tres aspectos importantes:
1. Tiempo de reparacin
2. Costos
3. Tiempo muerto
La forma para el reporte del trabajo (tarjeta de trabajo) es un documento
donde se registra el trabajo realizado y la condicin del equipo. Se puede
entregar una tarjeta de trabajo a cada empleado que participe en cada trabajo
que puede ser manual o automatizada.
La mayor parte de informacin que se requiere en la tarjeta puede obtenerse
de la orden de trabajo. En algunas compaas cada empleado registra su
trabajo en una tarjeta de tiempo de trabajo diario, en donde se anota el tiempo
consumido en cada orden de trabajo.

Nombre del
empleado

Semana que
termina

Aprovacion del encargado:

Nombre.. TARJETA DE

Reporte de trabajo

Fecha

Semana que
termina..
Firma
TRABAJO
.

Reporte Num.

Nombre
ocupacin
Hora
de inicio Trabajo
Trabajo del trabajo
trabajo
Trabajo
empleado.
2
3
4
5
Nombre de la
ubicacin
Identificacin
instalacin
Numero
Horas
Numero
Horas
Numero
Horas
Numero
Horas
Numero
Horas
de orden
consumid del
de equipo
consumid
de
consumid
de
consumid
de
consumi
Defecto

Di
a 1

as

de
trabajo

L
M
M
J

orden
de
trabajo

as

orden
de
trabajo

as

Accin correctiva
Refacciones/materiales utilizados
Medicin/observacion
es
condicin general del equipo
Observaciones
Tiempo consumido

orden
de
trabajo

as

orden
de
trabajo

Horas
totales

das

V
S
D
En algunas compaas cada empleado registra su trabajo diario en una tarjeta
de trabajo diario, en donde se anota el tiempo consumido en cada orden.
Ejemplos de de una tarjeta de trabajo Y una tarjeta de trabajo diario.

TRAJETA DE TRABAJO DIARIO

REGISTRO DE LA HISTORIA DEL EQUIPO

El archivo de historia del equipo es un documento en el que se registra informacin

acerca de todo el trabajo realizado en un equipo/instalacin particular. Contiene
informacin acerca de todas las reparaciones realizadas, el tiempo muerto, el costo de
las reparaciones y las especificaciones del mantenimiento planeado. Es necesario
registrar lo siguiente:
1. Especificaciones y ubicacin del equipo
2. Inspecciones, reparaciones, servicios y ajustes realizados, y las descomposturas
y fallas con sus causas y las acciones correctivas emprendidas.
3. Trabajo realizado en el equipo, componentes reparados o reemplazados,
condicin de desgaste o rotura, erosin, corrosin, etc.
4. Mediciones o lecturas tomadas, tolerancias, resultados de pruebas e
inspecciones.
5. Hora de la falla y tiempo consumido en llevar a cabo las reparacionesExisten muchos sistemas para registrar y almacenar informacin. El punto ms
importante es que la informacin debe ser completa y estar registrada en una forma
organizada para su uso y acceso futuro. En siguiente figura se presenta una muestra de
un archivo tpico de historia del equipo.

Fecha

HOJA DE REGIDTRO
EQUIPO
Mantenimien Tiemp Refaccion
to
o
es
Muert y
efectuado
o
materiales

DE MAQUINARIA Y
Mano
de
obra

costo
Horas de de
producci mano
n
de
perdidas

obra

costo de
refaccion
es
y
materiale
s

ESTRUCTURA DEL CONTROL DE MANTENIMIENTO

El control del mantenimiento comprende las tres importantes funciones:
1. Coordinacin y planeacin de las ordenes de trabajo
2. Procesamiento de las ordenes de trabajo
3. Retroalimentacin de informacin y accin correctiva
En la siguiente figura se muestran las relaciones entre estas funciones

Estructura del control de mantenimiento

Coordinacin de
Ordenes de trabajo

Ordenes de

retroalimentacin

Trabajo
Retroalimentacin
Procesamiento de rdenes
De trabajo

Retroalimentacin
Trabajo
Ejecucin de las rdenes
De trabajo

La coordinacin y la planeacin de rdenes de trabajo se encargan de

satisfacer la demanda de mantenimiento, cumpliendo al mismo tiempo los
requerimientos de produccin (servicio) y las capacidades de los recursos de
mantenimiento. El procesamiento de las rdenes de trabajo consiste en la
liberacin de rdenes, la programacin y el despacho del trabajo. La funcin de
retroalimentacin y control se ocupa esencialmente de la recopilacin de
informacin y la toma de decisiones para alcanzar las metas y los objetivos
establecidos.

COORDINACION Y PLANEACION DE LAS RDENES DE TRABAJO

La funcin de la coordinacin de las rdenes de trabajo planea y coordina los
diferentes tipos de solicitudes de mantenimiento con base en las restricciones
de operacin, la disponibilidad de recursos y la prioridad. Segn Gits, la
coordinacin de las rdenes de trabajo comprende cuatro funciones de
decisin:
1.
2.
3.
4.

Planeacin de mantenimiento preventivo

Clasificacin del mantenimiento correctivo
Aceptacin del mantenimiento adaptable
Ajuste de la capacidad de mantenimiento.

La planeacin del mantenimiento preventivo se ocupa de la vigilancia del plan

de mantenimiento preventivo (MP) y la generacin de las rdenes de trabajo
de MP necesarias. Las rdenes de trabajo generadas deben satisfacer los
requerimientos de produccin, las restricciones de operacin y las restricciones
de la capacidad de mantenimiento.
La planeacin del mantenimiento preventivo da por resultado dos flujos de
trabajo. Un tipo consiste en rdenes de trabajo fijas que tiene que ser

ejecutadas por el departamento de mantenimiento segn esta planeado. Por lo

tanto, forman una entrada directa para la programacin. El otro flujo consiste
en las rdenes de trabajo a futuro, para las cuales todava debe decidirse su
aceptacin y ejecucin final.
La clasificacin del mantenimiento correctivo comprende la planeacin y
especificacin de rdenes de trabajo de mantenimiento correctivo. En esencia,
esta funcin fija la prioridad de estas rdenes de trabajo de acuerdo con las
consecuencias para la produccin en caso de fallas, el estado actual de la
capacidad de mantenimiento y las restricciones de operacin. Segn las
caractersticas de la falla, debe llegarse a un acuerdo con la operacin
afectada con base en un sistema de prioridades para ejecutar este tipo de
trabajo.
La clasificacin del mantenimiento correctivo da por resultado dos tipos de
flujo de trabajo. Un flujo consiste en las rdenes de trabajo urgentes, que
tienen que ejecutarse de manera emergente, y el otro consiste en las rdenes
de trabajo aplazables que pueden ser utilizadas como un grupo pendiente en
espera de programacin.
La aceptacin de mantenimiento adaptable busca suavizar el trabajo
ejecutado por el departamento de mantenimiento. Las fluctuaciones son
ocasionadas por la variacin en la carga de mantenimiento y la variabilidad de
las tareas de mantenimiento. Las tareas de mantenimiento a futuro y
aplazables se programan despus de las rdenes urgentes cuando se disponga
de materiales y mano de obra. El tamao de este grupo pendiente de rdenes
de trabajo debe estar en un nivel mnimo y uno mximo. Si el grupo cae abajo
del mnimo, esto proporciona una seal a la funcin de planeacin para activar
la planeacin de mantenimiento preventivo y liberar mas ordenes de trabajo de
MP. Cuando se rebasa el nivel mximo, esto seala la necesidad de tiempo
extra o subcontratacin para realizar el mantenimiento. Se pueden utilizar
graficas de control para controlar la variacin en las fluctuaciones del trabajo.
La aceptacin del mantenimiento adaptable da por resultado dos tipos de
trabajo. El primer tipo deber hacerse externamente, y el segundo se realizara
internamente. En la figura 2-9 se muestra la estructura de la coordinacin de
rdenes de trabajo.
El ajuste de la capacidad de mantenimiento es una funcin necesaria para
evaluar si los recursos actuales satisfacen la demanda de mantenimiento. Esta
funcin evala aspectos como la necesidad de tiempo extra o la
subcontratacin para el mantenimiento.
ESTRUCTURA DE LA COORDINACION DE ORDENS DE TRABAJO

Disponibilidad de
Restriccin de operacin
Requerimientos de produccin
Recursos
(Programa maestro)

Mantenimiento
Mantenimiento
preventivo
Correctivo

Planeacin del

Clasificacin del

Mantenimiento

Mantenimiento

Trabajo a
Aceptacin

Trabajo

Futuro
Del
fig. 2-9

aplazable

Mantenimien
to

Ordenes
De trabajo
Adaptables

Subcontratacin
Retroalimentacin

Ordenes de
Trabajo fijas

PROCESAMIENTO DE ORDENES DE TRABAJO

El procesamiento de rdenes de trabajo se concentra en la realizacin de las
rdenes de trabajo segn los acuerdos y los objetivos que deben alcanzarse,
tomando en consideracin el programa de produccin a corto plazo. Consta de las
siguientes tres funciones de control.
1. Liberacin de ordenes de trabajo
2. Programacin de las rdenes de trabajo.
3. Despacho de las rdenes de trabajo.

La funcin de liberacin de las ordenes de trabajo controla la cantidad de

ordenes en progreso liberando las que son adaptables tomadas del grupo de
aceptacin. La principal funcin del rea de liberacin de rdenes de trabajo es
decidir cunto trabajo deber liberarse por periodo, tomando en consideracin,
al mismo tiempo, la capacidad de mano de obra y materiales despus de
considerar las ordenes de trabajo urgentes.
La programacin de rdenes de trabajo se preocupa de lograr el ajuste de los
recursos con la orden de trabajo y el tiempo necesario para su ejecucin. As,
el programa muestra los recursos que deben emplearse para la realizacin del
trabajo en un tiempo dado. El programa final proporciona una idea bastante
aproximada acerca de cundo se completara el trabajo. Debido al alto grado de
incertidumbre en la prediccin del trabajo de mantenimiento, ser imposible
adherirse al programa preparado y, en muchos casos, el trabajo en progreso
podra requerir la reprogramacin de rdenes de trabajo adaptables o incluso
la replaneacin de las rdenes de trabajo fijas