Manuales Administrativos

1. Introduccin

En el desarrollo de todo organismo social, y las organizaciones lo son, hay

una etapa necesaria para su crecimiento que es la conformacin de sus
instituciones, la formalizacin de sus relaciones y la institucionalizacin de
su funcionamiento, a partir del dictado de normas y leyes que regirn su
comportamiento. En las organizaciones este proceso se realiza mediante la
racionalizacin, ordenamiento y documentacin de los distintos
procedimientos operacionales y administrativos; que les ha permitido, entre
otros factores, alcanzar un mayor grado productividad, y obtener sus
objetivos organizaciones con mayor eficiencia y eficacia. Este proceso de
formalizacin, presente en todo desarrollo organizacional, es condicin
indispensable para su crecimiento.
En este sentido, los administradores se han planteado: cul es el grado de
formalizacin
requerido
para
alcanzar
efectividad
y
eficiencia
organizacional?
Una de las herramientas que las organizaciones utilizan para formalizar su
comportamiento es el uso de Manuales Administrativos, que les permita
conocer los objetivos, polticas, estructura y funciones, sistemas y
procedimientos para la consecucin de sus objetivos.
En la actualidad, la utilizacin de esta herramienta se ha revitalizado a
partir de a necesidad de contar, muchas organizaciones comerciales, con
una la certificacin de calidad a nivel internacional para sus procesos
productivos o sus productos, a fin de mantener y/o desarrollar nuevos
mercados.

2. Concepto
De acuerdo a la definicin de la Real Academia Espaola, el manual (Del
lat. manulis) es el libro en que se compendia lo ms sustancial de una
materia. Entonces los manuales administrativos son el conjunto de
documentos, bajo la forma de libro, que contiene ordenada y
sistmicamente toda la informacin referente al objetivo, polticas,
estructura,
funciones
y
procedimientos
de
una
organizacin,
constituyndose en un instrumento de apoyo administrativo de la gestin
de la organizacin.
Otra definicin, nos dice: Los manuales administrativos son documentos
que sirven como medios de comunicacin y coordinacin que permiten
registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica la informacin de
una organizacin.
Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las
organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas
y operativas. Son fundamentalmente, un instrumento de comunicacin.

() Si bien existen diferentes tipos de manuales, que satisfacen distintos

tipos de necesidades, puede clasificarse a los manuales como un cuerpo
sistemtico que contiene la descripcin de las actividades que deben ser
desarrolladas por los miembros de una organizacin y los procedimientos a
travs de los cuales esas actividades son cumplidas. (Lardent, 1993)
Aquellas organizaciones que no utilizan manuales, formalizan el
comportamiento a partir de la emisin de comunicaciones, instrucciones o
comunicados internos. Los mismos al no encontrarse dentro de un cuerpo
orgnico pueden contradecir resoluciones tomadas con anterioridad, dejar
vacios normativos, entre otros, y sobre todo dificultar el conocimiento de la
totalidad de disposiciones que rige la vida de la organizacin.
El desarrollo e implementacin de manuales administrativos permite
constituir un sistema administrativo confiable, coherente y acorde con el
propsito que requiere toda organizacin moderna.

3. Ventajas en el uso de Manuales Administrativos

Cuando una organizacin cuenta con manuales administrativos, obtiene las
siguientes ventajas:
1. Permite institucionalizar los objetivos de la organizacin.
2. Formaliza la estructura, las polticas, y las normas y procedimientos de la
organizacin, que pasan a ser de conocimiento obligatorio por parte de
todos los integrantes de la organizacin.
3. Formaliza el funcionamiento de la organizacin en su conjunto; eliminando
o reduciendo la improvisacin en el desarrollo de las tareas, evitando
discusiones innecesarias provocados conflictos jurisdiccionales y la
yuxtaposicin de funciones dentro de la organizacin.
4. Aumenta la calidad, rapidez y seguridad en la toma de decisiones,
eliminando los errores y las falsas interpretaciones.
5. Aumenta la eficacia del control en lo que respecta a las distintas prcticas
laborales, ya sea ste operativo o administrativo.
6. Permite una comunicacin eficiente al uniformar el lenguaje, los criterios y
la terminologa dentro de la organizacin.
7. Contribuye a mejorar la eficiencia operacional, al permitir el ahorro de
tiempos y esfuerzos en la ejecucin del trabajo, evitando duplicacin
procesos y repeticin de instrucciones. Lo que implica un mejor
aprovechamiento tanto del capital como de los recursos humanos y
materiales.
8. Mejora el comportamiento organizacional de los empleados en la
organizacin, al permitir que el personal clarifique sus expectativas acerca

de su trabajo, lo
responsabilidades.

que

aumenta

su

disposicin

para

asumir

sus

9. Permiten la continuidad y coherencia en los procedimientos y normas que

rigen a la organizacin. En este sentido, los manuales se convierten en una
fuente permanente de informacin respecto a la forma en que se
ejecutaron y realizaron las tareas, en la organizacin, a travs del tiempo.
10. Son instrumentos tiles en la capacitacin del personal.
11. Por ltimo, sistematiza una metodologa para la aprobacin de
modificaciones en la estructura y en los procedimientos de una
organizacin, como as tambin su publicacin, vigencia y alcance de las
mismas.

4. Desventajas en el uso de Manuales Administrativos

La utilizacin de
inconvenientes:

Manuales

Administrativos

presenta

los

siguientes

1.

Si el mismo no se ajusta a la necesidad y realidad de la organizacin, su

aplicacin produce serios inconvenientes en el desarrollo de las
operaciones. As, el uso indebido y la deficiencia en su elaboracin puede
contribuir a burocratizar las tareas operativas, restndole eficiencia a las
operaciones.

2.

Los manuales deben ser actualizados peridicamente para evitar que

pierdan efectividad.

3.

Su lenguaje y desarrollo debe ser comprendido por todos los individuos de

la organizacin, y en especial a los destinatarios del mismo.

4.

Respecto de su contenido, si los mismos son muy sintticos carecen de

utilidad prctica, por el contrario si son excesivamente detallados se
vuelven engorrosos y complicados en su utilizacin.

5.

Los manuales suelen incluir solo aspectos formales de la organizacin,

dejando de lado aquellos aspectos informales que pueden afectar el
desarrollo de las operaciones descriptas.

6.

El proceso de elaboracin y actualizacin de los manuales tiene un costo,

que suele ser elevado y generalmente las empresas no cuentan con los
recursos suficientes para invertir en su implementacin.

5. Clasificacin de Manuales Administrativos

Existen distintos tipos de manuales, ya que los mismos surgen de las
necesidades y caractersticas de cada organizacin, sea esta pblica o
privada; y a su vez los mismos pueden abarcar totalidad de la misma, una
direccin, una gerencia, un rea o departamento, una oficina o seccin.

De acuerdo al a clasificacin realizada por Saroka y Gaitan, los manuales

administrativos pueden clasificarse en:
A.- Manual de Organizacin o Manual de Funciones.
B.- Manual de Polticas.
C.- Manual de procedimientos y normas.
D.- Manual del especialista.
E.- Manual del empleado.
F.- Manual de Propsito mltiple.
El manual de organizacin o manual de funciones describe la
organizacin formal, mencionado, para cada puesto de trabajo, los
objetivos del mismo, funciones, autoridad y responsabilidad.
El manual de polticas contiene los principios bsicos que regirn el
accionar de los ejecutivos en la toma de decisiones
El manual de procedimientos y normas describe en detalle las
operaciones que integran los procedimientos administrativos en el orden
secuencial de su ejecucin y las normas a cumplir por los miembros de la
organizacin compatibles con dichos procedimientos.
El manual para especialistas contiene normas o indicaciones referidas
exclusivamente a determinado tipo de actividades u oficios. Se busca con
este manual orientar y uniformar la actuacin de los empleados que
cumplen iguales funciones.
El manual del empleado contiene aquella informacin que resulta de
inters para los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas
que hacen a su relacin con la misma, y que se les entrega en el momento
de la incorporacin. Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa,
actividades que desarrolla, planes de incentivacin y programacin de
carrera de empleados, derechos y obligaciones, etc.
El manual de propsitos mltiples reemplaza total o parcialmente a los
mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensin de
la empresa o el volumen de actividades no justifique su confeccin y
mantenimiento.

6. Partes Componentes de un Manual

El manual, preparado adecuadamente, debe ofrecer la informacin
completa sobre los asuntos por los cuales naci la necesidad de su
elaboracin. En este sentido, un manual administrativo deber contar con
las siguientes partes o secciones:

Cartula o Portada,

Es la cubierta exterior del manual, all consta el nombre y tipo del manual,
su sigla, el responsable de su aplicacin, el lugar y la fecha de edicin del
mismo y su vigencia.

Presentacin,

En la misma se desarrollar una explicacin clara concisa de los objetivos

del manual, puede incluir una carta de recomendacin de la ms alta
autoridad de la organizacin.

ndice General,

En el mismo se detallarn los ttulos y subttulos, los que pueden estar

divididos en captulos, que conforman el manual y el nmero de pgina
donde est editado, el mismo seguir un ordenamiento numrico en
funcin de la estructuracin del documento.
Generalmente, los ndices del tipo temtico son optativos y se presentan al
final del manual.

Cuerpo principal.

Contiene todos aquellos elementos que conforman el manual propiamente

dicho; sern objeto de consulta y anlisis por parte de los integrantes de la
organizacin.
Esta seccin pueden incluir los siguientes apartados:
o Introduccin: En esta seccin se explicar el propsito del manual y se
incluirn aquellos comentarios que sirvan para proponer al lector y clarificar
contenidos en los captulos siguientes.
o Objetivos: En el mismo se detallar el propsito que se pretende lograr con
la implementacin del manual
o Alcance: En este apartado se incluirn los sectores que se encuentran
alcanzados por la aplicacin del manual.
o Instrucciones para el uso del manual: En el acpite se explicar el modo de
utilizacin del manual, la forma de ubicar los temas y de realizar las
consultas.
o Desarrollo: Aqu se plasmar el manual propiamente dicho. Se encontrarn
en cada uno de sus captulos: las funciones, normas, instrucciones,
procedimientos, lineamientos, etc. de la organizacin, dependiendo del tipo
de manual de que se trate.

7. Elaboracin de un Manual
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de
comunicacin y coordinacin, dentro de la organizacin, que permiten
registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica la informacin

dentro de ella. En este sentido, la tarea de elaborar manuales presupone la

exigencia de mantener informado a todos los miembros de la organizacin,
como as tambin ser un valioso instrumento para el desarrollo
organizacional, la toma de decisiones y la obtencin de las metas o logros
de la organizacin.
La utilizacin de manuales hace evidente la necesidad de contar dentro de
la empresa con un rea especializada en el desarrollo de estas
herramientas; que permita contar con un programa de revisin constante
de los mismos, a fin de analizar, evaluar y corregir las desviaciones. En
caso contrario, la organizacin puede recurrir a los servicios de una
consultora externa.

8. El Manual como medio de comunicacin

El hecho de utilizar manuales permite mantener informado al personal del
funcionamiento administrativo de la organizacin, mediante la explicitacin
escrita y permanente de la estructura, procedimientos y polticas; y de su
correspondiente actualizacin.
En esencia, los manuales representan un medio de comunicacin de las
decisiones administrativas, y por ello, tiene como propsito apoyar el
funcionamiento administrativo de la organizacin.
El desarrollo y avance tecnolgico ha permitido a algunas organizaciones
implementar una red privada de internet, denominada intranet, con el fin
de compartir entre todos los miembros de la organizacin parte de sus
sistemas de informacin y de sus sistemas operacionales. Como simple
explicacin podemos decir que la intranet es el lugar comn donde poner
toda la informacin que pueda necesitar cualquier integrante de la
organizacin, para la realizacin de sus funciones. En este sentido, la
utilizacin de intranet ha permitido la inclusin en la misma de alguno de
los manuales descriptos en este trabajo.