Caso

Gerencia
Administrativ
a
MULTIMARCAS, S.A.

Indice
Introduccin............................................................................................................ 3
Anlisis.................................................................................................................... 3
Diagnostico............................................................................................................. 3
Cambios Propuestos................................................................................................ 6
Reestructuracin dentro de la Empresa...............................................................8
Aumentar el Presupuesto de Publicidad...............................................................8
Aumentar las promociones de ventas..................................................................8
Estrategias de ventas........................................................................................... 9
Modelo de competencias.................................................................................... 10
Evaluacin de desempeo.................................................................................11
Coaching Organizacional.................................................................................... 11
Plan de Carrera.................................................................................................. 12
BIBLIOGRAFIA........................................................................................................ 12

Caso Multimarcas, S.A.

Introduccin
El presente informe contiene el estudio del caso de la empresa Multimarcas, S.A. En
la primera fase se realiz un anlisis detallado de la situacin actual de la empresa,
y mediante diversas herramientas utilizadas por los miembros del grupo se gener
un diagnstico donde se evala el desempeo de la empresa desde diversos puntos
de vista como los son las reas de recursos humanos, finanzas y operaciones
administrativas. Por ltimo se presenta el plan de accin que se debe llevar a cabo
en la empresa Multimarcas, S.A. y el cual creemos que ser la mejor forma a seguir
para corregir la situacin actual de la compaa.

Anlisis
En base en la informacin con la que se cuenta, hemos logrado identificar los
siguientes problemas:

La empresa ofrece pocas o nulas oportunidades de desarrollo a sus

empleados.
Las funciones de cada puesto as como sus responsabilidades no estn
definidas correctamente.
La estructura organizacional no es conocida por los empleados, y existe
desconocimiento sobre las jerarquas y a quien debe reportar cada puesto
dentro de la organizacin.
Existe duplicidad de funciones.
Con frecuencia se realizan operaciones redundantes, aumentando el uso de
recursos de la empresa.
No existe una poltica de calidad, donde se establezca los controles y
verificaciones que deben realizar los empleados sobre su trabajo y de esta
forma asegurar que estn realizando sus actividades de la manera que se
requiere.
Falta un procedimiento detallado de cmo realizar la
evaluacin de
desempeo, que ayude al desarrollo de los empleados.
Equipo, maquinaria o herramientas que necesitan los empleados para
realizar sus labores, se encuentra en estado deficiente.

Diagnostico
En base al anlisis anterior, concluimos que el principal problema se encuentra
principalmente en dos reas. La primera el rea de recursos humanos en sus
3

funciones de reclutamiento, descripcin y anlisis de puestos; y la segunda en el

rea administrativa, encargada de la gestin de los recursos y del personal. A
continuacin se muestra el estado de resultados de la empresa, donde podemos
observar que las reas que representan un 80% de los egresos de la compaa, son
los rubros de costo de la mercadera (63%) y sueldos y salarios (15%). Estos dos
rubros son los que mayor impacto tendrn en los resultados de la empresa, si se
logran reducir. Otro punto importante que cabe destacar es que solo un 1.2% esta
designado a publicidad, por lo que a este puede ser una buena oportunidad para
incrementar este rubro y lograr un aumento en las ventas.

Tambin se procedi a analizar el organigrama actual de la empresa, y pudimos

determinar que el nmero de gerentes no es el adecuado para el tamao actual de
la compaa. Por lo que proponemos una serie de cambios estructurales que se
detallan en la siguiente seccin.

Gerente General

Secretaria Asistente
de Gerencia

Gerente de
Negocios

Vendor de Planta

Vendedor Regional

Gerente Financiero

Gerente de Creditos
y Cobros

Contador General

Gerente de
Mercadeo y
Relaciones Publicas

Cobradores de
Planta

Asistentes de
Contabilidad

Gerente de
Recursos Humanos

Gerente de
Distribucion

Asistente de
Reclutamiento

Piloto Automovilista

Secretaria
Recepcionista

Mecanicos

Electricista

Mensajero

Personal
Mantenimiento

Gerente de
Compras

Cambios Propuestos
Los cambios propuestos los dividimos segn el rea de mejora
Organizacionales

Unificar los puestos dela gerencia financiera y la gerencia crditos y cobros.

El puesto ser el de gerente financiero y tendr a su cargo un Jefe de crditos
y cobros.
Unificar los puestos de gerencia de distribucin y gerencia de ventas en un
solo puesto.
Unificar los puestos de gerencia de compras y la gerencia de inventarios y
almacenamiento.
Reducir nmero de pilotos automovilistas.
Tercerizar servicios de mantenimiento
Tercerizar servicios mecnicos.
Creacin de una nueva posicin denominada Encargado de Instalaciones y
Mantenimiento
Reducir nmero de reclutadores de personal a una sola persona.
Bonificacin o aumento salarial a la Gerencia puesto que tendrn tareas
nuevas y deben tener incentivos que aseguren su estabilidad y premien su
esfuerzo.
Realizar un Modelo de Competencias para definir puestos de trabajo, el perfil
que debe tener y sus asignaciones.
Realizar una Evaluacin de desempeo anual dividida en 3 fases: entrega de
objetivos y descripcin del puesto, revisin
semestral de objetivos y
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evaluacin al finalizar el ao. Esto tundra un impacto en el aumento salarial

anual.
Implementar capacitaciones especializadas para cada rea con el fin de
fortalecer y promover el conocimiento y optimizar la operacin.
Realizar una encuesta anual de satisfaccin del empleado para encontrar
reas de oportunidad y generar planes de accin.
Con los cambios mencionados anteriormente, la estructura
organizacin quedara de la siguiente forma:
Gerente General

Secretaria Asistente
de Gerencia

Jefe de Creditos y
Cobros

Gerente Financiero

Gerente de
Mercadeo y
Relaciones Publicas

Contador General

Cobradores de
Planta

Asistentes de
Contabilidad

Gerente de
Recursos Humanos

Gerente de Ventas y
Distribucion

Asistente de
Reclutamiento

Vendor de Planta

Jefe de Capacitacion
y Desarrollo

Vendedor Regional

Secretaria
Recepcionista

Piloto Automovilista

Electricista

Mecanicos

Mensajero

Financieras
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Gerente de
Logistica y
Operaciones

Encar
Cotizac

Evaluacin del Estado de Resultados para definir futuras inversiones y reducir

gastos innecesarios.
Aumentar el gasto en publicidad, con el fin de promover el aumento de ventas.
A continuacin presentamos una explicacin detallada y los argumentos que
tenemos para proponer los cambios descritos anteriormente:
Reestructuracin dentro de la Empresa
La administracin dentro de la empresa es el conjunto sistemtico de reglas para
lograr la mxima eficiencia en las formas de coordinar un organismo social" o "la
Administracin es un tcnica que busca lograr resultados de mxima eficiencia en la
coordinacin de las cosas y personas que integran una empresa "1.
La reestructura organizacional es el marco formal o el sistema de comunicacin y
autoridad de la organizacin de acuerdo a su grado de complejidad, formalidad y
centralizacin.
La Administracin de la empresa sirve como base para poder llevar a cabo la
reestructuracin de la organizacin, ya que ello ayudar a lograr la mxima
eficiencia y eficacia en la empresa. Esto permitir lograr la satisfaccin total tanto
de la empresa como la de los trabajadores, provee las herramientas para ayudar a
establecer una mejor relacin entre patrono-trabajador.
Si se aplica
adecuadamente la administracin dentro de la empresa se obtendr resultados
exitosos, ya que mejora la calidad de vida en el trabajo y se le ensea al trabajador
a realizar su labor por medio de objetivo y metas.
Con la Administracin y la reestructuracin Organizacional dentro de la empresa se
podr lograr la satisfaccin de los objetivos institucionales por medio de una
estructura y a travs del esfuerzo humano coordinado, y realizando los propsitos y
objetivos que se desean lograr o alcanzar.
Aumentar el Presupuesto de Publicidad
Una forma comn para incrementar las ventas de un negocio consiste en aumentar
la publicidad. La publicidad nos permitir hacer conocido nuestro producto, resaltar
sus principales caractersticas, y sealar las razones por las que el consumidor
debera adquirirlos.
Para aumentar la publicidad, no es necesario invertir mucho dinero; adems de los
medios tradicionales como la televisin, la radio o los medios impresos, existen
muchos otros que no requieren de una mayor inversin, tales como el Internet, los
volantes, los afiches, folletos, tarjetas, las ferias, etc.
Aumentar las promociones de ventas
Promociones de ventas son actividades destinadas a incentivar las ventas, tales
como las ofertas (por ejemplo, el 2 x 1), cupones (por ejemplo, los cupones de
descuentos), regalos (por ejemplo, lapiceros, llaveros), descuentos (por ejemplo,
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descuentos por cantidad), sorteos (por ejemplo, la participacin en sorteos al

comprar un determinado producto), etc.
El uso de las promociones de ventas nos permite un aumento rpido de las ventas,
pero para poder usarlas debemos asegurarnos de que la inversin sea compensada
con las ventas que generen.
Otra recomendacin al usar las promociones de ventas es la de asegurarnos de que
seremos capaces de comunicarlas a todos los consumidores de nuestro mercado
objetivo, y de que seremos capaces de brindar dichas promociones a todo aqul
que la requiera.
Estrategias de ventas
Estrategias de ventas son acciones que se llevan a cabo con el fin de cumplir
objetivos de ventas propuestos. Dentro de las propuestas proporcionadas para el
caso podemos mencionar:
Cambiar el producto
Una estrategia de ventas podra consistir en cambiar el producto, lo cual no
significa tener que sacar un producto totalmente nuevo, sino que al que ya tenemos
dotarlo de nuevas caractersticas, funciones, atributos, mejoras o usos, o
simplemente cambiarle el diseo, la presentacin, el diseo, el empaque, la
etiqueta o los colores.
Al cambiar el producto estaremos creando la sensacin de estar lanzando un nuevo
producto al mercado, o simplemente le estaremos dando un nuevo aire al producto
que ya tenemos.
Bajar los precios
Al bajar los precios podramos estar dndole un duro golpe a la competencia,
aunque debemos tener cuidado con esta estrategia pues adems de reducir nuestro
margen de ganancias, por querer reducir costos, podramos terminar reduciendo la
calidad del producto.
Lo recomendable es utilizar esta estrategia de ventas cuando la calidad de nuestros
productos no se vea comprometida, cuando nuestro pblico est conformado por
compradores sensibles a los precios, y cuando no sea fcilmente imitable por la
competencia.
Brindar servicios adicionales gratuitos
Como estrategia de venta tambin podramos optar por brindar servicios
adicionales gratuitos tales como la entrega del producto a domicilio, la instalacin
del producto, el servicio de mantenimiento, nuevas garantas o polticas de
devoluciones.
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Siendo ms especficos, si nuestro negocio consistiera en un restaurante,

podramos, por ejemplo, servir algn piqueo gratuito apenas el cliente se siente en
la mesa, o si se tratara de un taller de mecnica, adems de reparar el auto del
cliente, podramos, por ejemplo, entregarlo a domicilio totalmente limpio y con los
servicios bsicos de mantenimiento.
Dar obsequios
As como brindar servicios adicionales gratuitos, como estrategia de ventas tambin
podramos optar por dar obsequios o regalos a nuestros clientes.
Por ejemplo, podramos regalar un producto pequeo por la compra de otro, dar
pequeos obsequios a nuestros principales clientes, o entregar artculos
publicitarios o de merchandising tales como lapiceros, llaveros o destapadores con
el logo de la empresa, a todos nuestros clientes.
Uso de redes sociales
Como estrategia de ventas tambin podramos optar por usar las redes sociales
tales como Facebook, Twitter o Youtube, sobre todo, si nuestro pblico objetivo est
conformado por un pblico joven.
Por ejemplo, podramos crearnos una pgina en Facebook o abrirnos una cuenta en
Twitter y tratar de captar seguidores, mantener comunicacin con ellos, y luego
promocionarles nuestros productos o servicios; o, por ejemplo, podramos subir un
video a YouTube en donde mostremos actividades realizadas por nuestra empresa.
Uso de testimonios
Otra estrategia de ventas consiste en el uso de testimonios de clientes que hayan
quedado satisfechos con nuestros productos o servicios.
Estos testimonios podramos publicarlos en nuestros folletos, pgina web, anuncios
impresos o en cualquier otro medio publicitario, o simplemente podramos optar por
nombrar los clientes importantes que hayamos tenido, al momento de tratar de
vender un producto o servicio.
Bsqueda de referidos
Finalmente, otra estrategia de ventas consiste en la bsqueda de referidos, es decir,
en procurar que nuestros clientes nos recomienden y ayuden a conseguir nuevos
clientes.
Para ello, podramos ofrecerles a nuestros clientes descuentos especiales u otros
beneficios si nos llegan a remitir a otros clientes, o simplemente entregarles
cupones para que se los entreguen a sus conocidos, con los cuales stos puedan
acceder a descuentos o probar gratuitamente nuestros servicios.
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De parte de Recursos Humanos se propone implementar las siguientes acciones

para la optimizacin de la gestin de Multimarcas S.A.:

Definir y comunicar la Misin, Visin y Valores de Multimarcas S.A.

Insercin de un Modelo de Competencias.
Evaluacin de desempeo.
Coaching Organizacional.
Implementar un Plan de carrera.

Modelo de competencias
El modelo servir como base para identificar y medir las caractersticas del
individuo y sus habilidades de acuerdo a las competencias necesarias para actuar
en un determinado rango organizacional o rol. El modelo proporciona orientacin
sobre que roles existen en la empresa y lo que se espera y se requiere de dicho
puesto.
El Modelo de Competencias predefine habilidades y aptitudes idneas y son
independientes de las estructuras organizativas. Este enfoque permite la
consistencia de medicin y constituye el marco del programa de entrenamiento.
El xito de la estrategia de negocios depende, en gran medida, de la calidad,
rapidez y acierto de la contratacin, promocin, traslados, mejora del desempeo,
compensacin, retiro, capacitacin y desarrollo. Las competencias profesionales se
crean, en formacin, pero tambin a merced de la navegacin cotidiana del
practicante, de una situacin de trabajo a otra Ph. Perrenoud.
Para una organizacin que carece de un Modelo de competencias y requiere
integrarlo, ser necesario un programa de Informacin o divulgacin segn el
departamento y llevar de la mano un plan de Capacitacin y Desarrollo.
La integracin de estos nuevos sistemas deber tomar como base la Misin, Visin
y Valores de Multimarcas S. A. La compaa debe contar con una declaracin
explcita y compartida de los nuevos valores para orientar las acciones, hacer frente
a los obstculos y ejecutar las estrategias.
La comunicacin interna se realizar progresivamente de la siguiente manera:

Esclarecimiento de los conceptos.

Formacin de ideas a nivel individual y departamental.
Integracin de ideas.
Definiciones finales.
Estrategia de comunicacin para alinear los valores personales con los
valores de la organizacin.

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Evaluacin de desempeo
Se recomienda realizar una evaluacin de desempeo de 360 grados para medir el
desempeo personal, medir las competencias y disear programas de desarrollo.
Esta evaluacin permite dar a los empleados una perspectiva de su desempeo lo
ms adecuada posible, al obtener aportes desde todos los ngulos: Jefes,
compaeros, subordinados, clientes internos, etc.
A travs de esta evaluacin se le darn al empleado la retroalimentacin necesaria
para tomar las medidas para mejorar su desempeo, su comportamiento o ambos y
dar a la gerencia la informacin necesaria para tomar acciones en el futuro.
Los objetivos de la evaluacin de desempeo de 360 grados son:

Conocer el desempeo de cada uno de los empleados de acuerdo a las

diferentes competencias requeridas por la organizacin y el puesto en
particular.
Detectar reas de oportunidad del individuo, del equipo y/o de la
organizacin.
Llevar a cabo acciones precisas para mejorar el desempeo del personal y
por lo tanto de la organizacin.

El verdadero objetivo de las evaluaciones de 360 grados es el desarrollo de las

personas.
El proceso no concluye cuando se presentan los resultados, ni despus de su lectura
y anlisis. La persona debe incorporar, comprender el alcance y aceptar los
resultados de la evaluacin.
Luego reflexionar para posteriormente encarar
acciones concretas para mejorar aquello que as lo requiera. Para la organizacin y
para el individuo no presupone ningn logro si no se acompaa de un plan de
accin concreto para desarrollar las competencias.
Coaching Organizacional
El Coaching es un proceso diseado para ayudar a los lderes y equipos a realizar
cambios positivos y duraderos que conducen al xito individual, de los equipos y
organizaciones. Ayuda a las personas a ampliar sus habilidades y subir de nivel,
cerrar las brechas entre el saber y el hacer, elevar su desempeo y alcanzar los
resultados.
Plan de Carrera
Es el diseo de cada carrera, dentro de un proyecto global de empresa, que
armonice demandas y ofertas dentro de su desarrollo a corto, a medio y a largo
plazo. Esto nos asegurar el desarrollo del personal, en consonancia con el
crecimiento de la empresa.
Requiere del mando un autntica Gestin de Personal, administrando, evaluando
motivando y movilizando Recursos Humanos.
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Se desarrollarn las siguientes acciones:

Formacin: Planes de formacin adaptados a las exigencias del Plan de

Carreras.
Rotacin: Es el paso por distintas reas o funciones del mismo nivel o
complejidad profesional. No implica promocin.
Promocin: Es el paso a puestos de mayor responsabilidad (promocin
profesional) o mejora salarial, (promocin econmica).
Seguimiento: Es el control peridico de los resultados de los puestos clave
y de las personas de alto potencial que estn incluidas en el Plan de
Carreras

Conviene subrayar algunos puntos ya indicados al describir el Sistema:

El Plan de Carreras es de carcter restringido para desarrollo del personal directivo
y puestos clave. La extensin a otros niveles puede hacerse pero cuando est
consolidado a estos niveles.
El Sistema requiere una gran reserva a nivel informativo para no crear expectativas
o frustraciones.
Es un Sistema de Gestin en manos de Direccin General y Directores de Unidad.
Recursos Humanos tiene un papel de asesoramiento tcnico exclusivamente.
La incorporacin de nuevos Puestos Clave ha de hacerse poco a poco, para no
masificar el Sistema.

BIBLIOGRAFIA
1.
Reyes Ponce, Agustn. Administracin Moderna, Editorial Limusa, Mxico Pg.
14-15
2.
www.aiu.edu Autor: Jose Manuel Gonzalez Ramirez Copyright 1979-2006,
2008 Atlantic International University. All Rights Reserved.
3.
www.crecenegocios.com Por Arturo K. 2014 Crece Negocios Todos los
derechos reservados

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