Beruflich Dokumente
Kultur Dokumente
VENEZUELA, 2001
CONTENIDO
-
Qu es INCE TURISMO?
Presentacin
Introduccin
Objetivo
13
15
20
24
31
32
33
- Normas de Protocolo
39
- Tratamientos
46
- Criterios Protocolares
46
50
- Precedencia Protocolar
53
- Presidencia Protocolar
58
- Sistema de Presidencia
59
- Funciones Protocolares
- Importancia del Uniforme en la Actividad Protocolar
63
71
76
79
- Tcnicas Grupales
80
90
91
95
- UNIDAD VI Montajes
- Montajes
97
101
121
124
128
146
148
152
154
155
157
Bibliografa
QU ES EL INCE TURISMO?
El Instituto de Capacitacin Turstica INCE TURISMO, es una Asociacin Civil sin
fines de lucro, constituida mediante documento firmado el 23 de Septiembre de
1976, por la Corporacin de Turismo de Venezuela, CORPOTURISMO y el
Instituto Nacional de Cooperacin Educativa, INCE; para la formacin,
adiestramiento y especializacin de los Recursos Humanos que requiere el pas
en las reas del Turismo y la Hotelera. Dicho documento fu debidamente
protocolizado e insertado en el libro de registros correspondientes el 9 de
Noviembre de 1976
QU HACEMOS?
El
INCE
TURISMO
desarrolla
programas
de
formacin,
capacitacin,
NUESTRA MISIN
Ejecutar en concordancia con el INCE RECTOR, bajo la tutela del Estado y la
participacin de Patronos y Trabajadores, las acciones necesarias para alcanzar
una formacin y capacitacin continua de la fuerza laboral, complementando la
educacin recibida en el sistema formal.
Ofrecer asesoramiento tcnico a empresas e instituciones pblicas y privadas
vinculadas a la Hotelera y al Turismo.
PRESENTACIN
INTRODUCCIN
En el mundo globalizado de hoy, la especializacin del trabajo y el desarrollo
tecnolgico han conducido hacia la formacin de especialidades y de actividades
que estn directamente relacionadas con la evolucin del conocimiento humano,
de la ciencia, la tecnologa y por sobre todo de la obra intelectual y manual del
hombre; dada la necesidad ilimitada de conocimiento y el creciente volumen de
informacin que debe manejar, el hombre ha buscado caminos ptimos que le
permitan recolectar y recibir informacin mejorando los niveles de contacto y
relaciones personales. Es as como en la medicina, la educacin, la industria, el
comercio, el turismo, la hospitalidad, etc., se desarrollan acontecimientos que son
previamente planificados, organizados y coordinados de manera que se
produzcan, en un tiempo y lugar determinados, con un mtodo para su desarrollo
y control, que faciliten el intercambio tan valioso de informacin y contacto
humano. Es por ello, que surge, de acuerdo con nuestra realidad mundial,
continental y local un campo o rea de especializacin que se sustenta en
tcnicas y tecnologas necesarias para lograr cumplir con la funcin que
podramos denominar Produccin de Eventos. En el contexto literal sera ms
bien la prestacin del servicio de Organizacin de Eventos Especiales dada su
naturaleza, la cual es intangible y supeditada a las necesidades humanas
crecientes e ilimitadas. Surge en consecuencia esta rea del conocimiento tcnico
a la cual se ha dedicado poca investigacin y que se soporta en pilares de otras
disciplinas como la psicologa, la oratoria, las relaciones pblicas, el ceremonial y
protocolo, la etiqueta, el manejo de las tcnicas de grupos y de la alta tecnologa
de medios audiovisuales. Organizar un evento requiere de un grado de
especializacin y experiencia mnima que garantice el xito a futuro del
acontecimiento de all su enorme valor y trascendencia para los distintos campos o
reas de la produccin y de los servicios en el mundo.
El material instruccional que se presenta es el resultado de un proceso de
actualizacin llevado a cabo con expertos del mercado laboral, conjuntamente con
los tcnicos de la institucin; las ayudas del instructor en las tareas prcticas son
fundamentales, a travs de ellas, cada participante podr utilizar las tcnicas y
recursos necesarios a ser utilizados en eventos especiales.
10
OBJETIVO
Proporcionar a los participantes los conocimientos tericos prcticos para
organizar eventos de acuerdo a las fases metodolgicas que lo determinan, las
tcnicas y mtodos que lo sustentan, siguiendo el procedimiento establecido
cumpliendo con las normas de seguridad.
11
12
UNIDAD I
EVENTOS ESPECIALES
D
DE
EFFIIN
NIIC
CII
N
ND
DE
ELL TTE
ER
RM
MIIN
NO
OE
EV
VE
EN
NTTO
OS
SE
ES
SP
PE
EC
CIIA
ALLE
ES
S
Se entiende por Eventos Especiales el conjunto de acontecimientos susceptibles
de ser planificados y ejecutados que se producen en distintas reas del quehacer
econmico, social, cultural o cientfico. Por tanto, eventos especiales es un trmino
genrico que agrupa eventos que pudieran tener naturalezas distintas: Poltica,
Cientfica,
Religiosa,
Ceremonial,
Educativa,
Econmica,
Tecnolgica,
Recreacional, Otras.
IIm
mppoorrttaanncciiaa
ddee
llooss
E
Evveennttooss
E
Essppeecciiaalleess
eenn
eell
M
Meerrccaaddoo
IInntteerrnnaacciioonnaall yy N
Naacciioonnaall
Siguiendo la tendencia mundial de los ltimos aos, congresos, exposiciones,
ferias, simposios y otros eventos, se han convertido en una de las herramientas de
comunicacin, promocin y comercializacin ms empleadas por empresas en
nuestro pas. Los eventos pueden adoptar distintas formas y modalidades de
acuerdo con las finalidades previstas, la cantidad de participantes, el tipo de
actividades, los medios disponibles, los lugares y tiempos de realizacin y los
objetivos de comunicacin, creando nuevas opciones como, competencias
deportivas, inauguraciones, muestras, eventos culturales y presentaciones
artsticas entre otras. Resulta imprescindible integrar los eventos en un programa
13
14
E
Ell O
Orriiggeenn E
Ettiim
moollggiiccoo ddeell TTeerrm
miinnoo C
Ceerreem
moonniiaall yy P
Prroottooccoolloo
Existe ms de una definicin acerca de qu es el ceremonial y protocolo. Para
algunos el protocolo es el cdigo de la cortesa internacional, para otros, en el
plano informal y cotidiano, son las normas de buena educacin que rigen la
convivencia humana de la sociedad y al igual que el ceremonial, son reflejo de la
cultura y desarrollo de los pueblos.
permanente
problema
de
las
precedencias.
15
PROTOCOLO
El Protocolo es un sistema o una institucin que ordena las reglas del Ceremonial
y controla su ejecucin. Es por lo tanto un rgano ejecutor del Ceremonial.
Existe tambin una definicin prctica que incide en el fondo mismo de las
relaciones entre los individuos. Esta definicin prctica indica que "el Protocolo es
un elemento de orden, creado para evitar y resolver las divergencias que surgen
constantemente del encuentro entre las vanidades humanas". Por tanto, es un
importante elemento de ayuda, en vez de ser un elemento de complicacin y
molestias, como generalmente se le considera. Precisamente cuando puede haber
o presentarse un problema, los conocimientos elementales de Protocolo acuden
en ayuda y posibilitan una solucin satisfactoria para todos.
Ceremonia:" (Del lat. ceremonia) f. Accin o acto exterior arreglado, por ley,
estatuto o costumbre, para dar culto a las cosas divinas, o reverencia y honor a las
profanas// de ceremonia. loc. adv. con que se denota que se hace una cosa con
todo el aparato y solemnidad que le corresponde//2. por ceremonia.//guardar
ceremonia. fr. observar compostura exterior y las formalidades acostumbradas..."
CEREMONIAL
Tratamientos
Equivalencias entre personalidades de diferentes jerarqua
Es el arte o la tcnica de la construccin de las ceremonias
Es la actividad humana que dispone, crea o modifica las formas en las cuales
debe llevarse a cabo la accin del Estado.
Es un medio, nunca un fin.
19
N
NA
ATTU
UR
RA
ALLE
EZZA
AD
DE
ELL C
CE
ER
RE
EM
MO
ON
NIIA
ALL
Proviene evidentemente de "ceremonia", cuya procedencia latina significa la forma
exterior y regular de un culto.
El trmino
El
20
Como bien dice un distinguido Embajador del Servicio Exterior de Chile, profesor
de la Academia Diplomtica de Chile Andrs Bello, Don Mario Silva Concha, en un
artculo titulado "La Diplomacia y el Protocolo", publicado en la Revista Diplomacia
de dicha Academia, referente al ms delicado problema del protocolo, cual es el
de la precedencia, la mxima enseanza tica de todos los tiempos, ms all de la
actividad protocolar realizada en los palacios reales o en el de las Repblicas, se
encuentra en la Biblia.
Este mensaje de humildad habido slo aceptado por quienes han llegado a la
excelsitud de la santidad, junto a algunos que teniendo odos han odo y lo
practican sin ostentacin alguna ni doble intencin. En el caso de la precedencia
protocolar de los Agentes Diplomticos y de las autoridades nacionales, sta
enseanza tiene doble validez por cuanto el lugar que han de ocupar no es por
mera simpata personal del anfitrin sino por la dignidad de la investidura de cada
cual ms all de la persona.
21
TTeerrm
miinnoollooggaa U
Uttiilliizzaaddaa eenn eell C
Ceerreem
moonniiaall yy P
Prroottooccoolloo
Arte (Larousse): Virtud, poder, eficacia y habilidad para hacer bien una cosa:
trabajar con arte.//Conjunto de reglas de una profesin.// Obra humana que
expresa simblicamente, mediante diferentes materias, un aspecto de la
realidad entendida estticamente.// Conjunto de obras artsticas de un pas o
de una poca.
22
23
C
Cllaassiiffiiccaacciinn ddeell C
Ceerreem
moonniiaall
Por una parte prevalece la tendencia caracterizar el ceremonial como expresin
de una mentalidad formal ms o menos superada o como algo que ocurre ms
por necesidad que por conviccin, habiendo la posibilidad de utilizarla al servicio
del Estado y de la Sociedad. El ceremonial expresa la necesidad de contacto y
relaciones de la vida presente (ceremonias, comidas, correspondencias,
recepciones, etc.) ya sean en formas tradicionales, caractersticas de tiempos
pasados o en forma todava vlida que se refiere a ambientes y circunstancias
particulares, tales como las visitas de los Jefes de Estado, la presentacin de
credenciales por parte de los representantes diplomticos y el desenvolvimiento
de todos los actos solemnes de importancia pblica que se refiere a las relaciones
entre los estados. En
24
Ceremonial Pblico
Ceremonial Militar
Ceremonial Litrgico
Ceremonial Civil
elecciones
presidenciales,
exaltaciones
al
poder,
nombramientos
diplomticos, etc.
C
Ceerreem
moonniiaall D
Diipplloom
mttiiccoo oo ddee E
Em
mbbaajjaaddaa
25
26
Tiene por objeto dar exacto cumplimiento a las reglas y procedimientos generales
que deben observarse en el desarrollo de actos y oficios religiosos de cualquier
naturaleza.
C
CE
ER
RE
EM
MO
ON
NIIA
ALL C
CIIV
VIILL O
OP
PR
RIIV
VA
AD
DO
O
IIm
mppoorrttaanncciiaa ddee llaa E
Ettiiqquueettaa eenn eell C
Ceerreem
moonniiaall
La Etiqueta, representa el ceremonial de los estilos, usos y costumbre que deben
observarse en todos los actos y ceremonias pblicas y solemnes, as como en las
manifestaciones externas de la vida social. Es la reglamentacin de ciertas
normas del ceremonial extranjero o poltico, con el que suele confundir y en el que
est implcitamente comprendida. Hoy por hoy, el concepto de sta ha variado
radicalmente hasta el punto de que en las propias monarquas tiende a aligerar la
aplicacin de sus prcticas, en consonancia con el espritu de la poca en que
vivimos.
27
segn las tradiciones y los uso del los Estados, pues es privativo de stos,
establecer pragmtica que rigen las normas de un ceremonial. La Etiqueta regula
la conducta personal de los individuos, es decir todas aquellas cosas que nadie
puede hacer por otro. La fuente generadora de las normas de etiqueta la
constituyen los sentimientos, tradiciones y costumbres de los pueblos, que son
especificados en tratados, manuales, etc.
La Etiqueta implica:
28
D
DIIFFE
ER
RE
EN
NC
CIIA
AC
CIIO
ON
NE
EN
NTTR
RE
EC
CE
ER
RE
EM
MO
ON
NIIA
ALL,, P
PR
RO
OTTO
OC
CO
OLLO
OY
YE
ETTIIQ
QU
UE
ETTA
A
Ceremonial
-
Protocolo
Conjunto
de -
Etiqueta
Conjunto de normas -
Conjunto de normas
formalidades que se
aplican
ceremonias
correctamente
durante
el
formalidades
pblico
carcter
privado,
oficial
de
de
social,
estricto cumplimiento.
cumplimiento.
personal
el modus operandi de
de trato y precedencia
individuos
actos
que
de
No
sido
previamente normados
a sus similares
protocolarias
por
Tienen
incluye la etiqueta
ms universal
solemnes
hayan
la
autoridad
respectiva civil,
de
una
estricto
persona
segn
o -
eclesistica, militar o -
Varan
diplomtica.
circunstancias de cada
las -
Slo
se
aplica
ciertos momentos
29
modales.
en
Regula
la
conducta
de
los
siempre
un
carcter
30
UNIDAD II
CEREMONIAL Y PROTOCOLO
Todo acto o ceremonia sigue un procedimiento o formalidad el cual debe
cumplirse estrictamente. De all la naturaleza rgida del ceremonial, sujeto a
procedimiento que garantizan el desarrollo y cumplimiento de las mnimas normas
de protocolo y etiqueta.
31
M
Meettooddoollooggaa ppaarraa llaa R
Reeaalliizzaacciinn ddee C
Ceerreem
moonniiaass A
Accaaddm
miiccaass
Llevar a cabo una ceremonia acadmica implica la consideracin de las siguientes
variables:
FUENTE ORIGINARIA
Toda ceremonia tiene una fuente originaria por la cual existe y es aceptada en un
contexto geogrfico y cultural determinado. Es as como toda ceremonia tiene una
explicacin y se rige por un conjunto de normas y con un procedimiento que es de
necesario conocimiento por parte del que ensambla y operacionaliza la ceremonia.
Esta fuente generalmente lo constituye una ley, decreto, resolucin o los
antecedentes y costumbres que rigen la actuacin de una determinada ceremonia.
DESCRIPCIN
MBITO / ALCANCE
32
ORGANISMOS INVOLUCRADOS
C
Crroonnoollooggaa ppaarraa llaa C
Coooorrddiinnaacciinn ddee uunnaa C
Ceerreem
moonniiaa
Se refiere al desarrollo y control del proceso administrativo que debe iniciarse
desde el momento en que se decide realizar un acto o ceremonia determinada.
Ello implica:
PROCESO ADMINISTRATIVO
DOCUMENTOS A EMITIR
33
Normas de protocolo
Trata del conjunto de reglas de ceremonial que regirn y que debern respetarse
para lograr con ello la solemnidad y elegancia del acto o ceremonia.
Instrumentos a utilizar
- Orientacin logstica
34
- Etiqueta
TIPO DE TRAJE
HOMBRE
Chaqu o Jaquette
Chaqueta
MUJER
negra
faldn largo
dos
piezas
,
con
elegante.
negros,
lisos,
rigor
lugares
en
algunos
dejaron
de
Frac
Chaqueta
negra,
35
blanca
pechera
con
de
almidonada,
piqu,
con
duro
cuello de pajarita.
Corbata de lazo, blanca
(pajarita)
Chaleco de piqu blanco,
con botones de ncar.
Zapatos.
deben
Estrictamente
ser
de
cortesano,
cuero
aunque
cordones)
Calcetines
negros,
de
el
uso
condecoraciones,
de
pero
Chaqueta
negra,
faldones,
sencilla
36
Camisa
blanca
con
negros,
de
admite
el
uso
de
condecoraciones. Slo un
botn en el ojal.
En
ocasiones
oscuro,
deportivo
casual
segn
o tarde, noche.
las
circunstancias.
Uniformes de gala
37
CRONOLOGIA
PARA LA
COORDINACION
PROCESO
ADMINISTRATIVO
FUENTE
ORIGINARIA
DESCRIPCION
DOCUMENTOS A
EMITIR
AMBITO/ALCANCE
CEREMONIAL A
REGIR
PROCEDIMIENTO
NORMAS
PROTOCOLARES
INSTRUMENTOS
PROTOCOLARES
ORGANISMOS
ORIENTACION
INVOLUCRADOS
LOGISTICA
ETIQUETA
Elaborado por Manuel Acosta. 1999.
38
Normas de Protocolo
Constituyen el conjunto de reglas palatinas o de ceremonial que rigen el
comportamiento de los individuos en todo acto formal y solemne que es el
resultado de la costumbre, los usos y las leyes de un determinado lugar. Las
normas de protocolo se ven afectadas por la tipologa existente del ceremonial.
Las principales normas a considerar son las siguientes:
CEREMONIAL PBLICO
1.
2
.
2
.
1.
3
.
Si son cuatro
1.
39
2
.
4
.
40
41
CEREMONIAL DIPLOMTICO
CEREMONIAL MILITAR
Todo oficial de la Fuerza Armada Nacional que sea destinado a un nuevo cargo,
ser dado a conocer ante el personal de la unidad que estar a su mando.
En la Marina, al embarcar en una lancha, subir en primer lugar la autoridad de
menor rango y luego la de mayor rango.
Si la embarcacin se dirige a un buque, atracar a estribor, es decir, al costado
derecho del mismo.
En las reuniones de las distintas fuerzas, a igualdad de grados y antigedad,
privar la antigedad de la fuerza.
La precedencia entre las autoridades militares ser la establecida en la lista
protocolar militar que elaborar la direccin general del Ministerio de la Defensa y
los Comandos de Fuerza.
En ceremonias militares con asistencia de representantes de los poderes pblicos,
la forma de colocacin ser:
El Presidente, en el centro.
A su derecha el Presidente del Congreso.
A su izquierda el Presidente de la CSJ.
Alternativamente el Presidente de la Cmara de Diputados, el Ministro de la
Defensa y la autoridad militar anfitriona.
Las dems autoridades militares, civiles y eclesisticas.
El cuerpo diplomtico ser ubicado en sector especial.
En las ceremonias militares donde no asisten los representantes de los poderes
pblicos, la mxima autoridad se ubicar en el lugar preferente, a su izquierda el
anfitrin, EXCEPTO, cuando lo sea el Ministro de la Defensa, en cuyo caso el
anfitrin se colocar a su derecha.
Cuando asistan damas, stas se colocarn detrs de sus respectivos esposos o
en lugar especial.
Honores a la Bandera
Honores a la Autoridad que preside el acto.
Partes
Lectura del Decreto o Resolucin que notifica el nombramiento
Presentacin por la autoridad superior y reconocimiento por parte de los
subalternos. Durante este acto las tropas permanecern con las armas al hombro.
Revista de la Unidad por la Autoridad que da a conocer, a quien acompaarn los
Comandantes entrante y saliente.
Firma del acta.
Asociaciones.
45
Tratamientos
Ttulo de cortesa con que se dirige una persona a otra en razn del cargo que
ocupa o de la consideracin recibida que ostenta.
EXCELENTISIMO
EMBAJADORES
EMINENCIA
CARDENALES
VUESTRA MAJESTAD
REYES
ALTEZA REAL
PRINCIPES
MAGNIFICO
RECTORES
ILUSTRISIMO
ALCALDE
CIUDADANO
APLICACION COMUN
Criterios Protocolares
Los criterios protocolares conforman un conjunto de elementos que rigen un
determinado evento; a saber:
46
ORDEN ALFABTICO
EL AZAR
LA PUNTUALIDAD
LA SUPERSTICIN
47
LA ESTTICA
EL CNYUGE HOMBRE
EL DESCANSO MATRIMONIAL
Este criterio que rige para la colocacin de parejas en una mesa de comida indica
que nunca debe sentarse la esposa junto al marido.
EL RESPETO A LA ESPOSA
LA CORTESA
LA CULTURA
LOS IMPREVISTOS
49
LA ANTIGEDAD
Se refiere al criterio que seala que una persona tiene precedencia sobre otra
cuando es ms antigua en el cargo, rango o categora o cuando es creada una
institucin primero que otra, siempre y cuando tengan la misma importancia
jerrquica.
50
- Acto con motivo del Bicentenario del Natalicio del general en Jefe Jos Antonio
Pez. (13-06-90)
Programa
Programa
51
Palabras del Dr. Luis Castro Leiva, Presidente del Instituto Internacional de
Estudios Avanzados (IDEA)
Palabras del Dr. Luigi Boselli, Embajador de la Comunidad Europea para Amrica
Latina.
Palabras del Dr. Julio Cesar Gil, Ministro Encargado del Ministerio de Energa y
Minas
Clausura del Acto.
Programa
52
PRECEDENCIA PROTOCOLAR
P
Prriioorriiddaadd oo aanntteellaacciinn eenn eell oorrddeenn ppaarraa ddeetteerrm
miinnaarr llaa ssiittuuaacciinn ppoossiicciioonnaall qquuee ppoorr
ccaatteeggoorraa,, ccaarrggoo rraannggoo,, llee eesstt rreesseerrvvaaddaa aa uunnaa aauuttoorriiddaadd oo ppeerrssoonnaalliiddaadd qquuee
ccoonnccuurrrree aa uunn aaccttoo..
Fuentes Protocolares
En Venezuela, el poder pblico se distribuye entre el Poder Municipal, el poder
Estadal y el poder Nacional. El poder pblico nacional se divide en:
Ejecutivo
Legislativo
Judicial
Ciudadano
Electoral
PODER EJECUTIVO
Presidente de la Repblica
Vicepresidente de la Repblica
PODER LEGISLATIVO
53
PODER JUDICIAL
PODER CIUDADANO
El Fiscal General
El Contralor General de la Repblica
El Defensor o Defensora del Pueblo
PODER ELECTORAL
Expresidentes de la Repblica
Consejo de Ministros
Ministerio de Finanzas
Ministerio de la Defensa
Ministerio de la Produccin y Comercio
Ministerio de Educacin, Cultura y Deportes
Ministerio de Salud y Desarrollo Social
Ministerio del Trabajo
Ministerio de Infraestructura
Ministerio de Energa y Minas
Ministerio del Ambiente y de los Recursos Naturales
Ministerio de Planificacin y Desarrollo
Ministerio de Ciencia y Tecnologa
Ministerio de la Secretara de la Presidencia
Estado Vargas
Estado Miranda
55
Directores Ejecutivos
Academias Nacionales
Universidades
Arzobispado de Caracas
PRESIDENCIA PROTOCOLAR
Se refiere concretamente al lugar donde se ubicarn las ms altas autoridades
que asisten a un evento o ceremonia,
58
se le conoce
presidencial Presidencia del Evento. Esta distribucin est conformada por quien
la Preside y por un nmero de invitados o personalidades que no debe exceder de
los once (11) puestos, dado que pierde elegancia y majestuosidad.
Estructura
Si el Presidium es unipersonal, la mesa tiende a ser impar y se observa su
distribucin como sigue:
Sistemas de Presidencia
Para la ubicacin de las personalidades existen dos sistemas clsicos que son de
uso comn: el sistema anglosajn y el sistema francs.
59
Entrada de
Servicios
Presidencia
anfitrin
Presidencia
invitado
servicio.
Presidencia
anfitrin
Invitados
Ventana
Servicios
Presidencia
invitado
60
Ventana
61
62
UNIDAD III
FUNCIONES PROTOCOLARES
Son funciones que Desempean los distintos Profesionales encargados del
Ceremonial y Protocolo en un Evento; ellos son:
Jefe de Protocolo
El Jefe de protocolo es el profesional encargado de planificar, organizar, coordinar
y supervisar el desarrollo de una determinada ceremonia. Es quien tiene la mayor
responsabilidad tcnica y logstica de una ceremonia o evento formal concreto.
Coordinador de Protocolo
Es el responsable de llevar a cabo el conjunto de formalidades previamente
planificadas y que sustentan una determinada ceremonia. Asimismo, controla el
respeto y seguimiento de la precedencia, coordina el personal de apoyo
63
A
Assiisstteennttee ddee P
Prroottooccoolloo
Es el responsable de asistir al Coordinador de Protocolo en las distintas
actividades y operaciones que deben cumplirse para garantizar el xito de una
ceremonia. En este sentido sus funciones son:
64
A
Auuxxiilliiaarr ddee P
Prroottooccoolloo
Es el responsable de ejecutar las tareas especficas que le son asignadas,
referidas a la atencin de los distintos pblicos y al apoyo logstico y tcnico de la
ceremonia o evento. Se refiere concretamente a:
65
O
Offiicciiaalleess ddee S
Saallaa
Este profesional se encarga del apoyo logstico interno de las reas donde se
desarrolla un evento en particular. Es responsable del manejo de los medios
audiovisuales, distribucin de documentacin, suministro de agua y otros insumos.
No debe utilizarse el trmino Edecn para designar a este profesional dado que
dichas tareas son exclusivas de un oficial (militar) con formacin acadmica que
ejerce funciones de seguridad y atencin especial a determinadas personalidades
que por su rango o cargo as lo ameritan.
TTaarreeaass ddee A
Appooyyoo P
Prroottooccoollaarr A
Assiiggnnaaddaass aall A
Assiisstteennttee ddee P
Prroottooccoolloo
Las actividades se definen de acuerdo al tamao del evento. Es decir que las
actividades y tareas del Asistente de Protocolo se intensifican o minimizan en
funcin al volumen de personas a manejar.
TCNICOS
66
SECRETARA
Registro de participantes
Suministro de material de apoyo
Entrega de distintivos
Suministro de informacin al participante
Atencin al pblico
Control de certificados
DE LOGSTICA
Distribucin de documentos
Manejo de computadoras
Manejo de fotocopiadoras
Manejo de equipos de cocina y grabacin
Manejo de equipos de oficina
Control de medios audiovisuales
Suministro de jarras, agua y vasos
Suministro de marcadores, rotafolios, lpices, etc.
Reservacin de servicios varios
Adecuacin de espacios fsicos y supervisin de la limpieza
Organizacin del transporte
Control de puntos de seguridad y vigilancia
ALIMENTOS Y BEBIDAS
SOCIALES
68
PROTOCOLARES
Atencin de participantes
Atender requerimientos de los invitados especiales
Orientar y conducir al pblico
Atender personalidades (V.I.P)
Atender emergencias
Manejar listas de protocolo
Controlar maletn de primeros auxilios
Asistir en la labor de control del ceremonial
IIm
maaggeenn eenn llooss E
Evveennttooss E
Essppeecciiaalleess
Los eventos especiales y las ceremonias son acontecimientos controlados y
desarrollados por los hombres en atencin a las necesidades que son generadas
en los distintos campos del hacer y del saber. La productividad, formalidad,
observancia del ceremonial, protocolo y la etiqueta suelen ser los requisitos que
deben cumplirse para garantizar un evento de buena calidad.
Los eventos tal como lo plantea Carlos Alarico Gmez (1995) persiguen
comunicar el mensaje de una organizacin a un pblico especfico, utilizando
medios adecuados para alcanzar un feedback positivo. Este mensaje se percibe a
travs de los sentidos y uno de ellos es la vista. Ello significa que un evento refleja
una imagen segn la manera de atender los aspectos vinculados con el orden, la
buena ubicacin, la armona, la elegancia, el buen gusto y por sobre todo el
control del tiempo, del espacio y de los recursos.
IDENTIDAD ONTOLGICA
IDENTIDAD AXIOLGICA
Como puede observarse en una institucin pblica todo comunica y todos sus
miembros envan mensajes constantemente. Cada una de las partes que integran
la organizacin, en conjunto, forman imgenes y no siempre semejantes en cada
uno de los diferentes pblicos (internos y externos). Lo mismo ocurre con una
70
La identidad de la organizacin
La cultura organizacional
La comunicacin
Los tipos de pblicos que atiende.
De acuerdo con Acosta y Garriga (1996) el protocolo ha de ser el fiel reflejo del
orden que tiene
que existir en todo acto formal para dar una imagen que
IIm
mppoorrttaanncciiaa ddeell U
Unniiffoorrm
mee eenn llaa A
Accttiivviiddaadd P
Prroottooccoollaarr
El Uniforme en protocolo tiene una importancia vital para el cumplimiento de los
propsitos por los cuales se desarrolla una ceremonia, debido a que constituye
71
Por otra parte, el uniforme transmite seriedad, elegancia, higiene y por sobre todo
organizacin. De all su importancia y necesidad de considerarlo en eventos
protocolares. A continuacin se presenta informacin general elaborada por la
Prof. Antonieta Scannone de Nuez, referida al personal de protocolo.
compaa
para
la
cual
estn
Referente al comportamiento:
74
75
Orden y disciplina: base y razn de ser del ceremonial implica el grado de dominio
en materia disciplina que debe desarrollar el personal de protocolo.
P
Peerrffiill P
Prrooffeessiioonnaall ddeell A
Assiisstteennttee ddee P
Prroottooccoolloo
El perfil del Asistente de Protocolo se debe entender como el conjunto de tareas y
ocupaciones que dicho profesional debe desarrollar para asistir tcnica y
administrativamente el desarrollo de una ceremonia. En este sentido se presenta a
continuacin dicho perfil profesional.
PERFIL PROFESIONAL
DESCRIPCION
PERFIL OCUPACIONAL
PERFIL DE
PERSONALIDAD
76
PERFIL PROSPECTIVO
en
el
diseo
de Capacidad de planificacin
ceremonias.
Apoyar
el
vinculado
Capacidad de organizacin
proceso
con
logstico Crtico
actos
aplicados.
Capacidad preventiva
en
el
proceso
de
anlisis
sntesis
de Capacidad de racionalizar
contratacin de servicios
Amable
en
la
labor
de
controlar
medios
se
desarrollan
de
sistemas
y Observador
ceremonias
travs
los
eventos.
Supervisar la ejecucin de las
ceremonias
Asistir al Jefe de Protocolo en
las atenciones VIP.
Elaborar informes y reportes del
servicio protocolar ofrecido.
77
78
UNIDAD IV
TCNICAS GRUPALES PARA EVENTOS
DINMICA DE GRUPOS
Segn lo expresa Olmsted1 la dinmica de grupos constituye el intento ms
difundido y de mayor influencia en estos momentos, en el estudio de los grupos.
Se refiere, segn Cirigliano y Villaverde a las fuerzas que actan en cada grupo
a lo largo de su existencia y que lo hacen comportarse en la forma como se
comporta; incluye para ello el manejo de un conjunto de tcnicas.
IIm
mppoorrttaanncciiaa ddee llaa D
Diinnm
miiccaa ddee G
Grruuppooss
Su importancia radica en su concepcin como disciplina la cual estudia las fuerzas
que afectan la conducta del grupo, comenzando por analizar la situacin grupal
como un todo con forma propia (Gestalt). Del conocimiento y comprensin del
todo, de esa estructura (campo) surgir luego el conocimiento y la comprensin de
cada uno de los aspectos particulares de la vida del grupo y de sus componentes.
(El todo da sentido a las partes)
79
TTccnniiccaass G
Grruuppaalleess
Constituyen, segn Villaverde (1966) maneras, procedimientos o medios
sistematizados de organizar y desarrollar la actividad de grupo, sobre la base de
conocimientos suministrados por la teora de la dinmica de grupos. Se entiende,
de igual forma, como los medios o mtodos empleados en situaciones de grupos
para
lograr
la
accin
de
este;
constituyen
procedimientos
fundados
Las tcnicas de grupos no deben ser consideradas como fines en s mismas, sino
como instrumentos o medios para el logro de la verdadera finalidad grupal:
beneficiar a los miembros y lograr los objetivos que se plantean.
Las diversas tcnicas que se utilizan, poseen caractersticas variadas que las
hacen aptas para determinados grupos en distintas circunstancias. La eleccin de
la tcnica adecuada en cada caso corresponde generalmente al conductor de
80
grupo. Para seleccionar la tcnica ms conveniente en cada caso habr que tomar
en consideracin los siguientes factores:
SIMPOSIO
81
MESA REDONDA
Se utiliza esta tcnica cuando se desea dar a conocer a un auditorio los puntos de
vistas divergentes o contradictorios de varios especialistas sobre un determinado
tema o cuestin. Los integrantes de la Mesa Redonda, pueden oscilar entre 3 y 6,
generalmente son 4 lo que sostienen; posiciones divergentes u opuestas sobre el
tema a tratar; ya sea individualmente o por parejas o bandos. Adems han de ser
expertos o buenos conocedores de la materia y hbiles para exponer y defender
con argumentos slidos su posicin. La Mesa redonda es conveniente que no se
extienda ms all de los 50 minutos, para permitir luego las preguntas que desee
formular el auditorio durante el lapso de tiempo que se considere prudencial.
PANEL
Se renen varias personas para exponer sus ideas sobre un determinado tema
ante un auditorio; estos expertos no exponen sino que dialogan, conversan,
debaten entre s el tema propuesto, desde sus particulares puntos de vista y
especializacin, pues cada uno es experto en una parte del tema general.
82
Consiste en una intercomunicacin directa entre dos personas que conversan ante
un auditorio sobre un tema, cuestin o problema determinado. Los dialoguistas
han de ser personas capacitadas, expertos o especialistas en el tema que tratan,
pues del dilogo que realizan el grupo debe obtener informacin, actualizacin,
opiniones o puntos de vista de cierta significacin.
aprendizaje.
ENTREVISTA COLECTIVA
83
PHILLIPS 66
OBJETIVOS
Cuchichear significa hablar en voz baja a una persona de modo que otros no se
enteren. La tcnica consiste en dividir un grupo en parejas que tratan en voz baja
un tema o cuestin del momento. De este modo, todo el grupo trabaja
simultneamente sobre un mismo asunto, en grupos mnimos de dos y en pocos
minutos puede obtenerse una opinin compartida sobre una pregunta formulada al
conjunto. El tiempo se reduce a dos o tres minutos.
85
FORO
COMISIN
86
SEMINARIO
DISCUSIN DE GABINETE
Tiene por objeto tratar un tema o problema de especial importancia entre un grupo
de personas con determinadas responsabilidades y con el fin inmediato de tomar
una decisin. Recuerda a las reuniones de ministros, jefes o directores y en un
nivel, por supuesto muy distinto, trata de desarrollar el mismo tipo de trabajo.
Suele utilizarse cuando existe un problema muy especial, de particular resonancia,
de cuya solucin depende en gran medida la buena marcha del grupo.
87
Se trata de una actividad especfica de la vida militar, pero puede ser adaptada
para fines educativos como una tcnica de aprendizaje. Consiste en producir
entrenamiento para la toma de decisiones. Se puede caracterizar el servicio de
Estado Mayor como un ejercicio prctico que persigue la solucin de una situacin
problemtica.
PROCESO INCIDENTE
Es una tcnica de grupo desarrollada por el Dr. Pal Pigors del Massachusetts
Institute of Tecnology, con la colaboracin de su esposa. Se define como un
proceso continuo de aprendizaje a partir de casos que involucran a personas
reales en situaciones reales, proporcionando a los participantes en el ejercicio la
posibilidad de desarrollar sus habilidades por medio de la prctica de decisiones
simuladas. Consiste en definitiva, en el anlisis detallado de un hecho o incidente
expuesto en forma muy escueta y objetiva. Es adecuada para grupos de 15 a 20
personas. El desarrollo es de aproximadamente dos horas.
ESTUDIO DE CASOS
89
ROLE PLAYING
TEAM TEACHING
Enseando en equipo no es una tcnica de grupo del tipo de las que hasta aqu se
han presentado, se trata de un ensayo novedoso para mejorar la calidad de la
enseanza entrelazando materias y posibilidades diferentes y utilizando al mximo
los poderes complementarios de los profesores. Es un trabajo en equipo.
IIm
mppoorrttaanncciiaa M
Maanneejjoo ddee llaass TTccnniiccaass G
Grruuppaalleess
La importancia del manejo de las Tcnicas Grupales para el rea de eventos
especiales, fundamentalmente radica en el hecho de que con el dominio y
conocimiento de sus procedimientos,
siempre
que
se
maneje
correctamente
90
su
interpretacin,
UNIDAD V
RECURSOS OPERACIONALES
Recursos Operacionales
Constituyen los distintos instrumentos y herramientas de trabajo utilizadas con el
fin de lograr el mejor desempeo del evento.
VOCATIVOS
Es
el
instrumento
lista
de
nombres
de
personalidades
ordenadas
GUIN PROTOCOLAR
91
PLANOS Y CROQUIS
IDENTIFICADORES
HABLADORES O TRIEDROS
TARJETAS PROTOCOLARES
Es un instrumento que se utiliza para clasificar los puestos de las personas que
asisten a un evento.
92
LISTAS PROTOCOLARES
ROOMING LIST
Lista de Invitados
Endgenos: internos de la Organizacin
Exgenos: externos a la organizacin
93
94
PERSONA QUE LA
ANUNCIO
EJECUTA
Entrada del Presidente de la Maestro de Ceremonia
Repblica
ciudadano Presidente de la
Bolivariana
de
Repblica
Venezuela
Bolivariana
de
Alocucin presidencial
Maestro de Ceremonia
Alocucin
Presidente
del
ciudadano
de
la
R
Reeccuurrssooss D
Diiddccttiiccooss yy M
Meeddiiooss A
Auuddiioovviissuuaalleess
Definicin: Constituyen el conjunto de recursos y medios audiovisuales a utilizar
durante el desarrollo de un evento especial. Tienen relacin directa con el manejo
tecnolgico de los sistemas y equipos comunicacionales y de informtica.
Micrfonos
Sealadores
Video beam o Data Show
96
UNIDAD VI
MONTAJES
Los montajes son formas de distribucin de mesas y sillas que permiten el control
de los comensales y de los flujos de servicios tanto de bebidas como de comidas.
Asimismo, facilitan la aplicacin de las normas de ceremonial y protocolo en actos
o ceremonias donde es necesario su previsin.
Tipos de Montajes
Los tipos de distribucin de mayor aplicacin son los siguientes:
ESCUELA
PRESIDIUM
97
TEATRO
Esta forma de distribucin permite ganar mayor capacidad, para ubicar al pblico
asistente, se asemeja a una sala de cine o de teatro.
PRESIDIUM
98
99
DIRECTORIO
Mesa redonda
Taller
Anfiteatro
Peine
Ruso
M
MO
ON
NTTA
AJJE
ED
DE
EA
AU
UD
DIITTO
OR
RIIO
OS
S,, S
SA
ALLO
ON
NE
ES
SY
YM
ME
ES
SA
AS
S
En la planificacin del montaje hay que considerar que todos los participantes
tengan buena visin, comodidad, espacio, as como el trfico de personas, servicio
de alimentos y caf y acceso cercano a sanitarios y telfonos.
100
Para la distribucin de las jarras de agua y los ceniceros en las mesas de trabajo y
presidium, no hay reglas; la experiencia ha demostrado que poner una jarra y un
cenicero para cada cinco personas es adecuado.
En salones muy grandes se puede instalar servicios con agua, refrescos, caf y
galletas.
D
Diissttrriibbuucciinn yy E
Essppaacciiooss ppaarraa M
Meessaass yy S
Siillllaass
En el montaje es importante considerar los espacios admisibles alrededor de una
mesa y el nmero de personas que se pueden acomodar.
sentido.
La nocin de comer en comn tiene algo de ritual, practicado desde muy antiguo y
que originalmente tena el objetivo de conciliar las fuerzas misteriosas que
102
permitieran una caza exitosa, a su vez los trofeos eran compartidos en una comida
en comunidad. En la antigua Grecia los sacrificios eran seguidos por la comida, en
la cual los asistentes repartan la carne asada que, compartida por todos, era
adems una de las pocas ocasiones en que el pueblo tena posibilidad de comer
carne. Asimismo, el acto de comunin de los primeros cristianos, en este caso con
un contenido religioso, muy significativo.
Ms tarde en Grecia, el banquete no slo tena como objeto comer, era tambin la
ocasin para conversar, discutir, sentados en un pequeo banco, banquetto, frente
a mesas, de donde tomaban el alimento con los dedos que luego se limpiaban con
miga de pan.
Ms tarde, en la Grecia clsica, adquirieron la costumbre de comer reclinados de
dos a dos, en lechos o divanes y el banquete se fue convirtiendo en una comida
espectacular que duraba largo tiempo, finalizando con una especie de simposio en
el cual se charlaba, se discutan ideas y entre todos, incluidas las mujeres, elegan
al rey del banquete bajo cuyas rdenes beban, acompaados por msica de
flautas. Poco a poco fueron agregndose juglares, cantos, recitacin de poesas,
equilibristas, acrbatas, bailarinas, etc., una verdadera fiesta.
En Atenas y en Espaa los banquetes cvicos se celebraban en memoria de los
ancianos, los comensales vestan tnicas blancas y coronas de flores. La
Revolucin Francesa trat de revivir, sin xito, estos banquetes, al estilo de
Lacedomonia para dar oportunidad a pobres y ricos de sentarse a compartir la
mesa y la comida.
Tambin los etruscos arcaicos en sus banquetes coman sentados, pero ya en el
Siglo V antes de Cristo lo hacan recostados dos a dos. El ritual era siempre
acompaado por los flautistas.
Los romanos introdujeron el triclinio, tres lechos uno tras otro en ngulo recto cada
uno con el siguiente, sobre los cuales coman hombres y mujeres reclinados,
hasta tres en cada lecho. El banquete romano estaba compuesto de varias
secuencias: el "gustus" o antipasto, la "coena", o parte principal, compuesta de
varios platos de carnes, pescados y diversas preparaciones culinarias; la
103
A continuacin se ofrecen algunas ideas que permitirn vestir la mesa para una
ocasin formal o cuando se comparte de forma informalmente con familiares y
amigos.
La mesa formal
105
Cada puesto en la mesa debe estar preparado con el nmero exacto de copas que
se va a utilizar durante la cena. La copa de agua debe ir ubicada centrada en la
parte superior de cada plato. A la derecha de la copa de agua se colocan las
copas de champaa, de vino y por ltimo, la de jerez segn el orden que vayan a
utilizarse.
Durante la cena se pueden utilizar diferentes tipos de vajillas, pero al igual que con
los cubiertos, la que se utilizar para servir los platos principales debe pertenecer
a un mismo juego. Para presentar la mantequilla, la ensalada y los postres se
pueden usar platos de cristal o de plata; los platos de cristal finos se vern de las
mil maravillas en la mesa mientras que hagan juego y sean de la misma calidad
que la vajilla principal que se utiliza. Es un grave error utilizar platos de cristal de
una calidad diferente a la vajilla principal. Es lo mismo que sera usar servilletas de
papel cuando haz vestido la mesa con un mantel de damasco.
Los platos destinados para la mermelada, el chocolate, las mentas, los caramelos
se colocan entre el espacio de las velas y el adorno central. Debe haber un salero
y un pimentero por persona o como mnimo uno para cada dos personas.
El espacio entre cada invitado debe ser lo suficientemente amplio para que estos
sean servidos correctamente. Los platos deben ser colocados de forma simtrica;
todos deben estar a la misma distancia. Los cubiertos se ubican segn el orden en
que vayan a ser utilizados. El tenedor de ensalada se coloca al lado izquierdo del
plato, a la izquierda de ste se coloca el tenedor de carne y a su izquierda el
tenedor de pescado, el cual se utiliza primero. A la derecha del plato se coloca el
cuchillo de ensalada, a la derecha el cuchillo de la carne, luego el cuchillo de
pescado y por ltimo, el tenedor para las ostras. Este tenedor es el nico que se
puede poner a la derecha.
107
La mesa informal
Si el plato principal que se sirve incluye algn tipo de salsa, se recomienda utilizar
otro plato para servir la ensalada, pero si el plato principal consta de una carne
que no lleve salsas o pescado a la plancha, entonces se puede servir la ensalada
como acompaante en el mismo plato.
108
Cuando los invitados lleguen a la mesa, la mantequilla debe estar servida y las
copas llenas de agua y vino. Si se sirven entremeses, stos tambin deben estar
en la mesa antes que los invitados se sienten.
111
P
Prreesseennttaacciinn ddee llaa B
Buueennaa m
meessaa
E
Ell aarrrreegglloo
Arreglar una mesa para todas las diferentes ocasiones y circunstancias significa
un arte al cual tienen acceso todas las amas de casa y que puede estar basado
ms que nada en el conocimiento del uso de la vajilla, en la forma de disponerla
de modo que sea cmoda para los comensales, en los medios y recursos a su
alcance y en una buena dosis de buen gusto y originalidad.
Las cuestiones bsicas son las que deben saberse, las dems corren por cuenta
de la habilidad de la mujer de la casa. No es posible establecer un cdigo nico, ni
estricto, en cuanto hay tantas clases de mesas para servir, como hogares,
costumbres, normas y formas de vida, en los pueblos, en los grandes centros
urbanos y en el campo.
de
material
plstico
para
los
nios.
Esto no significa que la mesa de todos los das se arregle de cualquier manera
sino con simplicidad, que no significa indiferencia.
Las cenas formales, con invitados especiales, requieren manteles que pueden ser
blancos o de tonos muy suaves, las servilletas deben combinar con ellos y puede
completarse el arreglo con dos candelabros de colores fuertes.
A
Allgguunnaass R
Reeccoom
meennddaacciioonneess eenn llaa C
Coom
miiddaa ddee E
Ettiiqquueettaa
Los anfitriones se servirn una porcin que permita que no terminen antes que el
invitado.
113
Cuando el caf no se toma en la mesa y los dueos de casa invitan a pasar a otro
recinto, los caballeros se ponen de pi y en ese momento pueden disfrutar de un
cigarrillo.
R
Reeccoom
meennddaacciioonneess aa C
Coonnssiiddeerraarr eenn llaa C
Coom
miiddaa FFoorrm
maall
haciendo juego.
Tradicionalmente
se supriman
los
platos y cuchillos
para
mantequilla.
114
LLaa C
Ceennaa FFoorrm
maall
un
juego
con
piezas
ajenas.
Deben ponerse los cubiertos que requiere el tipo de platos que van a servirse y
115
naturalmente deben retirarse los que no son necesarios, as como los saleros y los
platos de mantequilla que pueden hacer juego con los de cristal o plata.
Si se sirve un sopa, la cuchara se coloca al lado de los cuchillos. Si se sirve un
plato de huevos o pescado, habr un pequeo cuchillo a la izquierda de la cuchara
y a su lado uno mayor para el otro plato.
Si el primer plato es un entrems, naturalmente no habr necesidad de cuchara de
sopa.
Para que una mesa quede elegante y bonita, debe procurarse que no est llena de
cuchillos y copas. Se debe procurar que haya buen espacio entre los comensales
para
no
hacer
difciles
los
movimientos
la
conversacin.
Se recuerda que en una mesa formal no hay ceniceros, pues slo se fuma
despus de la cena.
En una mesa estrecha con pocos comensales, los dueos de la casa deben
sentarse uno frente a otro, en el centro, los amigos de un lado y del otro; los
extremos no los ocupar nadie.
Cuando se sirve la cena, ser suficiente colocar en la mesa solamente los platos
individuales. En el centro se colocar un adorno de flores o candelabros, uno o
dos segn el tamao de la mesa.
En cada lugar, junto al plato, van el pan, las servilletas y los cubiertos. No se
deben colocar ms de tres tenedores: uno para el cctel y el entrems, otro para
la
carne
el
pescado
el
otro,
en
su
caso,
para
la
ensalada.
Si se usan enjuagues, deben ser llevados a la mesa con la bandeja de frutas antes
de ser tomados otros tipos de postres.
En la mesas de este tipo los saleros y recipientes de mostaza u otra salsa quedan
junto a cada plato o al lado de las copas, una para cada dos comensales.
La cristalera debe presentarse siempre bien combinada. Las copas para vino ya
sean grandes o pequeas irn de acuerdo con la cantidad de bebida. En estas
cenas nunca se sirve cerveza. Se irn combinando de acuerdo al servicio o
pueden quedar hasta la sobremesa si son de vino, hasta que se sirva el t o el
caf. Tambin puede servirse exclusivamente champaa.
Cuando la mesa formal sea para un banquete en casa no se presentan cigarrillos
ni ceniceros durante la comida.
Las pipas y los puros pueden fumarse con el caf pero es mejor que se fumen
cigarrillos.
LLaa C
Crriissttaalleerraa
En otras pocas, en todas las casas haba un juego de cristal a veces se heredaba
de generacin en generacin, se cuidaba mucho y se usaba slo en las grandes
ocasiones.
Actualmente las amas de casa deben ser ms prcticas y en caso de tener que
comprar estos juegos, pueden ser reemplazados por el vidrio que actualmente se
talla a mano y con tanta delicadeza como el cristal. Hay en venta en nuestro pas
variadas y bonitas colecciones de ese gnero.
Se considera que con una docena de copas de diversos tamaos, una docena de
vasos para whisky, coac, refresco, champn, vinos, cerveza, etc., completa las
copas indispensables para tener una mesa en cualquier oportunidad.
117
O
Ottrraass FFoorrm
maass ddee C
Coom
miiddaa ((B
Buuffffeett))
Algunas veces estas mesas se colocan contra una pared. Cuando se coloca la
vajilla, se pueden formar figuras caprichosas, colocando copas en distintos grupos,
platillos en distintos lugares, as como la jarra de agua y las botellas, agregando
platillos con bocaditos y golosinas que son deliciosos y resultan muy agradables a
la vista y al paladar. El caf siempre ser servido por la duea de la casa o por los
propios invitados. Para esto se acercan a la mesa en su momento, bandejas con
todo lo necesario para un servicio de caf.
Las maneras de conducirse en la mesa revelan muchas veces el nivel cultural y
social de una persona.
119
Cuando se usan los dos cubiertos, el tenedor se utiliza con la mano izquierda y se
mantiene en ella. En Europa el alimento es empujado levemente por el cuchillo
hacia el tenedor estando ste ltimo en la mano izquierda.
Cuando se est comiendo, se debe tener buen cuidado de no tomar lquido con la
boca llena y sin antes limpiarla con la servilleta.
Los cubiertos deben cambiar entre plato y plato, nicamente cuando los
comensales los crucen sobre los platos.
E
Ell U
Ussoo ddee llaa S
Seerrvviillleettaa
En la poca actual se usan mucho las servilletas de papel, porque son en realidad
bastante prcticas y, una vez utilizadas, se tiran. Los anillos para servilleta de
metal o de plstico son nada ms que para los miembros de la familia. A un
husped se le debe poner servilleta limpia y doblada cuando se le invita a comer.
Hay muchas maneras de doblar las servilletas, pero las ms simples son las
preferidas actualmente. Quedan bien en tringulo o en forma rectangular con
monogramas o bordados a la vista.
120
UNIDAD VII
ORGANIZAR EVENTOS
EVENTO ESPECIAL
A los fines del presente material, se define Evento Especial como todo
acontecimiento programado sujeto a la aplicacin de una metodologa adecuada,
con la utilizacin de tcnicas especficas, el cual persigue una finalidad
determinada. Por tanto, un evento especial es un acontecimiento que se prev, se
planifica y se organiza para que ocurra, pero en condiciones determinadas donde
lo ms importante se refleja en la imagen y calidad que del mismo perciben los
participantes. Para entender su definicin es necesario identificar sus principales
caractersticas, las cuales se resumen en las siguientes:
121
E
Essttrruuccttuurraa ddee uunn E
Evveennttoo
Un evento posee una estructura determinada que durante su realizacin se debe
controlar. Dicha estructura abarca tres fases: aperturar, referida a la instalacin o
inauguracin; desarrollo, cumplimiento del programa y cierre que est relacionado
con la clausura del evento.
Acompaantes
C
Cllaassiiffiiccaacciinn ddee llooss E
Evveennttooss
Los eventos atienden a la siguiente clasificacin
D
Dee A
Accuueerrddoo ccoonn llaa N
Naattuurraalleezzaa ddeell E
Evveennttoo
Culturales
Deportivos
Polticos
Sociales
Educativos
Cientficos
Comerciales
Tecnolgicos
Recreativos
Mixto
D
Dee A
Accuueerrddoo ccoonn eell G
Grraaddoo ddee E
Exxcclluussiivviiddaadd
Pblicos
Privados
122
D
Dee A
Accuueerrddoo ccoonn eell A
Allccaannccee yy M
Maaggnniittuudd ddeell M
Miissm
moo
Mundial
Internacional
Nacional
Regional
Municipal
D
Dee A
Accuueerrddoo ccoonn eell C
Crriitteerriioo E
Eccoonnm
miiccoo
Autofinanciable
Subsidiado
D
Dee A
Accuueerrddoo ccoonn llaa TTccnniiccaa uuttiilliizzaaddaa yy eell TTrraattaam
miieennttoo ddee llaa IInnffoorrm
maacciinn
Congresos
Convenciones
Ferias y exposiciones
Talleres
Foros
Seminarios
Simposios
Jornadas
Asambleas
Conferencias
Panel
Reuniones
Semanas y das especiales
Aniversarios
Inauguraciones
123
D
Diiffeerreenncciiaa ddee llooss E
Evveennttooss sseeggnn llaa TTccnniiccaa yy P
Prroocceeddiim
miieennttoo
uuttiilliizzaaddoo
CONGRESO
basndose
en
la
informacin
proporcionada
por
conductores
CONVENCIN
EXPOSICIN
Es una manifestacin que tiene por objeto inventariar los medios de que dispone
la actividad humana para satisfacer las necesidades de una civilizacin, poniendo
124
FERIA
JORNADA
FORO
TALLER
SEMINARIO
SIMPOSIO
126
CONFERENCIA
Evento que gira alrededor de una exposicin en forma oral sobre un rea temtica
especfica o general desarrollada por un profesional, experto, acadmico, poltico,
etc., con alto dominio de la informacin que se trate. No implica la interaccin con
el pblico. En algunas ocasiones, luego de conferencias se abre una sesin corta
de preguntas-respuestas.
ASAMBLEAS
OTROS EVENTOS
127
P
PR
RO
OC
CE
ES
SO
O LLO
OG
GS
STTIIC
CO
OE
EN
N LLO
OS
SE
EV
VE
EN
NTTO
OS
S
E
ETTA
AP
PA
AD
DE
EE
EJJE
EC
CU
UC
CII
N
ND
DE
EU
UN
NE
EV
VE
EN
NTTO
O
Cada uno de los miembros del comit organizador debe conocer perfectamente
sus responsabilidades y ejecutarlas eficientemente y con calidad.
La primera impresin que tienen los participantes sobre la organizacin del evento
es un momento fundamental.
128
Definir Objetivos
Polticas
Estructura Orgnica
Comit organizador
Confirmar donativos
Definir el precio de venta de los mdulos (en exposiciones)
Otros ingresos
Pronstico de ingresos por venta
Definicin de la sede:
Seleccin de proveedores
Seleccin de materiales adecuados
Solicitar varias cotizaciones
Comparar condiciones
Definicin de proveedores
Elaborar pedidos
Programar fecha de entrega
130
Alimentos
Materiales
Eventos sociales y culturales
Espectculos y animacin
Hospedaje y alquiler de salones
Instalaciones
131
Seleccin de reporteros
Contratacin de reporteros
Invitacin a la prensa
Radio
Televisin
Organizar ruedas de prensa, antes, durante y despus del evento
Diplomas
Folders (maletn)
Folletos promocionales
Gafetes (Portadistintivo)
Hojas de registros
Hojas membreteadas
Invitaciones
Papelera en general
Personificadores (Triedros/identificadores)
Recibos
Mantas (textos)
Sealizacin
Materiales Auxiliares
Obsequios
Reconocimientos en vidrios, piel etc.
Colocacin de carteles en sitios estratgicos
Envo de invitaciones, folletos promocionales, boletines informativos
Choferes
Edecanes(vestuario)
Fotgrafos
Intrpretes
Maestros de ceremonias
Mansajera
Operadores
Secretarias
Seguridad
Servicios mdicos
134
Traductores
Otros
Definir objetivos
Polticas de trabajo
Proporcionar la descripcin de responsabilidades
Establecer procedimientos
Dar a conocer los programas generales
Alfileres
Blocks
Carpetas
Ceniceros
Cinta adhesivas
Clips
Cubiertas de mesa(pao)
Diplomas
Flders
135
Folletos
Gafetes
Grapas
Jarras
Lpices
Ligas
Pancarta para la inauguracin del evento
Manteles
Obsequios
Papel blanco de varias medidas
Plumas
Posters
Recibos
Sealizaciones
Tarjetas de varias medidas
Tijeras
Uniformes
Vasos
Velas
Automviles
Botiqun mdicos para primeros auxilios
Cables de extensin y contactos mltiples
Cmaras de fotos y videos
Camionetas y camiones de pasaje y carga
Computadoras PC e impresoras
Dictfonos
Equipos de sonido
136
Fotografa
Seguros
Vdeo
Recepcin de ponencias:
Confirmar participantes
Confirmar invitados especiales
Confirmar ponentes magistrales
138
Instalacin de mdulos:
Mdulos de informacin
Mesa de registro
Mdulo para ponentes magistrales y de mesa de trabajo
Mdulo para invitados especiales
Mdulo para informacin sobre eventos sociales, culturales y especiales
Mdulo de servicios
Definir la ubicacin de los mdulos
139
Servicio mdico
Sala de prensa
Sala para ejecutivos
Guardera
Impresos
Mantas
Sealizacin
Materiales
Equipos
Pizarrones informativos
Jarras con agua
Ceniceros suficientes
Identificadores (distintivos)
Lpices, gomas y marcadores
Sillas y mesas suficientes
140
De acceso al evento
Administrativo
Financiero
Lugares sede
Transporte
Hoteles
Eventos Sociales
Elaboracin de documentos:
Simulacro:
Recorrido de supervisin:
Recepcin y registro
Hoteles y alojamiento
Mesas de trabajo
Ceremonias de inauguracin y clausura
Transporte
Desayunos, Almuerzos y cenas
Servicios de refrigerios
Informacin y medios de comunicacin
Personal administrativo, de apoyo y protocolo
Control y distribucin de materiales de trabajo
Presidium
142
Tener los muebles, equipos y materiales necesarios para las funciones del mdulo
Instalar al personal responsable de cada mdulo
Realizacin de la inauguracin.
Definir lugar
Escenografa
Lista de invitados
Distribucin del saln
Programa de inauguracin
Lista de invitados
Distribucin del saln
Programa de inauguracin
Discursos
Boletines de prensa
Ponencias magistrales
Ponencias de mesa de trabajo
Eventos sociales y culturales
Ruedas de prensa
Reuniones especiales
Acompaantes
144
Recopilacin de conclusiones.
Elaboracin de la memoria:
Coordinar la distribucin
PRE-VENTO
146
EVENTO
Esta fase se refiere a la ejecucin del evento planificado, ello implica la realizacin
del conjunto de actividades consideradas segn los aspectos detectados en la
fase de preevento y llevando a cabo el control de los recursos, la supervisin del
personal y la direccionalidad de la imagen del evento.
POST-VENTO
POST-EVENTO
147
FFaassee O
Oppeerraattiivvaa ddee P
Prree--E
Evveennttooss
E
Enn E
Essttaa ffaassee ssee ccoonnssiiddeerraann llooss lliinneeaam
miieennttooss qquuee ssee sseeaallaann aa ccoonnttiinnuuaacciinn
148
CRONOGRAMA DE TRABAJO
Administrativo / Organizativo
Tcnico
Protocolo
Relaciones Publicas (Rr.Pp)
Publicidad y Promocin
Logstica
Alimentos y Bebidas
Actividades Sociales y Culturales
Alojamiento
Seguridad
Transporte
Secretaria
Programa de Acompaantes
Oficina de Prensa
Exposiciones (Otros Eventos)
Otros (Depender del Evento: Permisologa)
149
CRONOGRAMA
FECHA DE REALIZACION
MESES
ASPECTOS
ACTIVIDADES
ENE
1
FEB
MAR
3 2 15 28 3
P
PLLA
AN
ND
DE
EA
AC
CC
CII
N
N
150
25
Las actividades
Su secuencia de aplicacin o desarrollo
El lugar de aplicacin
La duracin
Los recursos que deben preverse
La supervisin de la actividad
Las condiciones para su inicio
Las pautas para su culminacin
E
Ellaabboorraacciinn ddee uunn P
Pllaann ddee A
Acccciinn
A continuacin se seala el procedimiento para elaborar un Plan de Accin:
FFaassee O
Oppeerraattiivvaa ddee E
Evveennttooss
La fase de Evento significa la fase de ejecucin del proyecto elaborado. Implica
poner en prctica el conjunto de actividades que
consideradas.
152
previamente fueron
No controla el
Supervisin, antes y despus del da del evento, del local para verificar su limpieza
y condiciones de uso del equipo y medios a utilizar.
153
S
SU
UP
PE
ER
RV
VIIS
SIIO
ON
NY
YC
CO
ON
NTTR
RO
OLL
Las principales etapas del proceso de supervisin y control son las siguientes:
FFaassee O
Oppeerraattiivvaa ddee P
Poosstt--E
Evveennttooss
Consiste en evaluar los resultados del evento organizado una vez que este ha
culminado. Una vez culminado el evento, a travs de esta fase se acometen las
siguientes acciones:
154
Otros.
Esta fase es de suma importancia ya que permite detectar posibles fallas una vez
cotejadas las actividades planificadas con los resultados obtenidos, pudindose
hacer los correctivos a que hubiese lugar en eventos futuros.
TTccnniiccaass ddee R
Reeddaacccciinn ddee IInnffoorrm
mee
A los fines de presentar los informes finales que se infieren de los planes de
accin ejecutados, se utiliza la tcnica de redaccin de informes la cual representa
en el procedimiento a seguir por parte del personal para reportar e informar sobre
los resultados de su asignacin y lograr registrar tcnicamente lo acontecido
antes, durante y despus de la realizacin de un evento.
Esta tcnica permite presentar informacin objetiva que sirve a la Gerencia para la
toma de decisin posterior.
155
156
BIBLIOGRAFA
ACOSTA M y GARRIGA R. (1996) Ceremonial y Protocolo Acadmicos. Grfica
Integral. Editorial Equinoccio. Caracas-Venezuela.
Conferencia dictada por el Primer Secretario del Servicio Exterior de Chile, don
Patricio Latapiat Hormazbal, en la Ctedra Andrs Bello de la Universidad
Central de Venezuela y en la Escuela Nacional de Relaciones Pblicas,
Santiago,Chile. 1993 y 1995, respectivamente.
157
171
CHAUMELY,
DE FAGRE
DIAZ RAMIREZ, Alfredo. Cmo organizar Juntas. Editorial Limusa. Mxico. 1983.
158
172
159
173