Manual de Procedimientos 2012 Almacen

SECRETARIA DE SALUD
Servicios de Salud de Veracruz

|
Direccin de Administracin
Subdireccin de Recursos Materiales
Departamento de Almacenaje y Distribucin
NORMAS,
PROCEDIMIENTOS Y
TCNICAS EN MATERIA DE
ALMACENES.
MARZO DE 2012
SECRETARIA DE SALUD
CONTENIDO
PRESENTACIN
II NORMATIVIDAD
III RECEPCIN
IV CONTROL DE CALIDAD
V ALMACENAMIENTO
VI PROCEDIMIENTO DE ENTRADAS AL ALMACN
VII PROCEDIMIENTOS DE SALIDAS AL ALMACN
VIII ADMINISTRACIN DE INSUMOS PARA LA SALUD
PROCEDIMIENTOS: RECEPCIN DE SOLICITUDES DE INSUMOS CCSR.

CAPACITACIN DEL SISTEMA SADIS.
REPORTE DE CONSUMOS.
REGISTRO Y CONCENTRADO DEL INVENTARIO
FSICO.
INDICADOR DE ABASTO
ALTA DE CLAVES AL SISTEMA SADIS.
IX LINEAMIENTOS PARA LA OPERACIN DE SADIS
SECRETARIA DE SALUD
Normas, Tcnicas y Procedimientos de Almacn
Normas
I.- PRESENTACIN
COMO RESULTADO DEL ESTABLECIMIENTO DE MECANISMO DE CONTROL Y

SUPERVISIN QUE GARANTICEN
OPORTUNA
DE
LOS
INSUMOS
LA RECEPCIN, CUSTODIA Y DISTRIBUCIN

FEDERALES
EN
EL
ALMACN
ESTATAL
JURISDICCIONAL, SE HAN FORTALECIDO LOS PROGRAMAS DE CAPACITACIN,

ACTUALIZACIN
SUPERVISIN,
DIRIGIDOS
AL
PERSONAL
ESTATAL,
JURISDICCIONAL Y UNIDADES OPERATIVAS. PARA GARANTIZAR LO ANTERIOR SE

HAN ESTABLECIDO DOS LNEAS DE ACCIN:
A. DIFUNDIR AL PERSONAL DIRECTIVO DE ALMACENES ESTATALES LAS NORMAS,

TCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ALMACENAMIENTO.
B. CAPACITAR AL PERSONAL OPERATIVO, PARA DAR ESTRICTO CUMPLIMIENTO A
LOS LINEAMIENTOS EN EL DESARROLLO DE SUS ACTIVIDADES OPERATIVAS.
3
SECRETARIA DE SALUD
Normatividad
Normas
II.- NORMATIVIDAD
LEY ORGNICA DE LA ADMINISTRACIN PBLICA ESTATAL.
LEY No. 539 DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS, ADMINISTRACIN Y

ENAJENACIN DE BIENES MUEBLES DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO
DE LA LLAVE.
LEY DE RESPONSABILIDADES DE LOS SERVIDORES PBLICOS.
CDIGO FINANCIERO PARA EL ESTADO DE VERACRUZ LLAVE.
REGLAMENTO INTERIOR DE SERVICIOS DE SALUD DE VERACRUZ.
LINEAMIENTOS SOBRE MEDIDAS PREVENTIVAS, TRAMITE DE BAJA Y DESTINO

FINAL POR CADUCIDAD DE MEDICAMENTOS, SUSTANCIAS QUMICAS Y
MATERIAL DE CURACIN.
LINEAMIENTOS SOBRE MERMAS, DAOS FALTANTES Y SOBRANTES DE

INSUMOS EN ALMACN.
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Procesos de Almacenamiento
Normas
III.- RECEPCIN
EL ALMACN DEBE CONTAR CON UN REA FSICA SUFICIENTE CON ESPACIOS LIMITADOS PARA:
-
RECEPCIN
CONTROL DE CALIDAD
GUARDA Y CUSTODIA
SUMINISTRO Y DISTRIBUCIN
LA RECEPCIN SE DIVIDE EN DOS FASES:

-
DOCUMENTAL.- EN CASO DE RECEPCIN DE BIENES PROCEDENTES DEL NIVEL FEDERAL, LA

REVISIN DOCUMENTAL DEBER SER CONFRONTADA CONTRA LA SOLICITUD ELABORADA POR
LA DIRECCIN DE ATENCIN MDICA O SALUD PBLICA, CON EL OBJETO DE NO RECIBIR
BIENES QUE NO SE SOLICITARON Y EVITAR LA CREACIN DE EXCEDENTES EN EL ALMACN.
EN CASO DE COMPRAR A PROVEEDORES SE DEBER

COMPRA
CONFRONTAR LA SOLICITUD DE
(CONTRATO O PEDIDO) CONTRA EL DOCUMENTO QUE AMPARA LA ENTREGA DE
BIENES (FACTURA O NOTA
DE REMISIN) Y CUYOS DOCUMENTOS DEBERN
SER
PRESENTADOS POR EL PROVEEDOR.

OBJETIVOS ESPECFICOS:
-
GARANTIZAR DOCUMENTALMENTE QUE LOS BIENES E INSUMOS QUE INGRESAN AL ALMACN

SE AJUSTEN A LAS CONDICIONES, CANTIDADES, PRECIOS Y TIEMPOS PACTADOS POR EL REA
DE ADQUISICIONES MEDIANTE EL CONTRATO O PEDIDO.
CONTROLAR DOCUMENTALMENTE EL INGRESO DE LOS BIENES E INSUMOS AL ALMACN.
MANTENER UN ARCHIVO HISTRICO DE INGRESO DE BIENES E INSUMOS AL ALMACN.
MANTENER PERMANENTEMENTE ACTUALIZADOS LOS REGISTROS DE INGRESO DE BIENES E

INSUMOS AL ALMACN.
EN EL MOMENTO QUE SE PRESENTA EL PROVEEDOR SE COTEJARN LAS FACTURAS Y
REMISIONES QUE ENTREGA EL PROVEEDOR
AL MOMENTO DE PRETENDER INGRESAR LOS
BIENES E INSUMOS AL ALMACN, PARA ASEGURAR QUE LOS DATOS CONTENIDOS EN LAS
MISMAS CORRESPONDAN A LAS CONSIGNADAS EN LOS PEDIDOS Y EVITAR DESDE UN INICIO
IRREGULARIDADES EN LAS ENTREGAS.
ELABORACIN
REVISIN
VISTO BUENO
AUTORIZACIN
Departamento de
Subdireccin de Recursos
Almacenaje y Distribucin
Materiales
Direccin Administrativa
Servicios de Salud de
Veracruz
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Normas
LOS DATOS QUE SE DEBEN COTEJAR SON:
-
FECHA DE ENTREGA PACTADA EN EL PERIODO

NMERO DE PEDIDO
NOMBRE O RAZN SOCIAL DEL PROVEEDOR
LUGAR DE ENTREGA CONVENIDO
DESCRIPCIN DE LOS BIENES
CANTIDAD Y PRESENTACIN DE LOS BIENES E INSUMOS
NMERO DE LOTES A ENTREGAR, AS COMO SUS CADUCIDADES
IMPORTES UNITARIOS Y PARCIALES POR RENGLN
VERIFICACIN DE LA ENTREGA TOTAL O PARCIAL
APLICACIN DEL IVA (TRATNDOSE DE BIENES E INSUMOS QUE CONFORME A LAS
DISPOSICIONES FISCALES DEBE APLICARSE)

IMPORTES TOTALES
FIRMAS AUTORIZADAS DEL PERSONAL RESPONSABLE DE LA ADQUISICIN.
SI LA DOCUMENTACIN
DEL PROVEEDOR NO RENE LOS REQUISITOS
ENUNCIADOS EN EL
PRRAFO ANTERIOR, DEBER RECHAZARSE LA ENTREGA.

UNA VEZ QUE SE INGRESAN LOS BIENES E INSUMOS AL ALMACN Y RECABA SELLO Y FIRMAS EN
SUS
REMISIONES
CORRESPONDIENTE
DEPARTAMENTO
DE
FACTURAS,
EN
LAS
SE
MISMAS
ALMACENAJE
PROPORCIONA
PARA
QUE
EL
EL
DISTRIBUCIN
ALTA
CON
PROVEEDOR
Y
EL
LAS
SELLO
PRESENTE
POSTERIORMENTE
EN
LA
FIRMA
EN
EL
UNIDAD
ADMINISTRATIVA RESPECTIVA PARA SU COBRO.

AL ALMACN
DEBER INTEGRAR LOS EXPEDIENTES POR CONTRATO O PEDIDO QUE CONTENGA
TODA LA DOCUMENTACIN SOPORTE RELACIONADA CON LA ADQUISICIN.

DE LAS ENTREGAS REGISTRADAS POR MEDIO DEL ALTA EN EL ALMACN SE TURNA COPIA AL REA
DE OPERACIN DEL SISTEMA SADIS PARA QUE SE PROCEDA A INCORPORAR AL REGISTRO DE
EXISTENCIAS DE ALMACN LAS CANTIDADES DE BIENES INGRESADOS.
ETAPAS DEL PROCESO DE LA RECEPCIN DOCUMENTAL DE BIENES E INSUMOS.

1.- VERIFICACIN DE LA DOCUMENTACIN QUE PRESENTA EL PROVEEDOR.
2.- COTEJO DE LOS DATOS DE PEDIDO, REMISIN, FACTURA Y DOCUMENTACIN COMPLEMENTARIA.
3.- OTORGAMIENTO EN LA DOCUMENTACIN DEL SELLO DE VERIFICACIN DOCUMENTAL.
ELABORACIN
REVISIN
VISTO BUENO
AUTORIZACIN
Departamento de
Materiales
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Normas
4.- COTEJO EN LA REMISIN DE SELLOS Y FIRMAS DEL PERSONAL AUTORIZADO PARA LA

INSPECCIN DE CONTROL DE CALIDAD Y RECEPCIN FSICA DE BIENES E INSUMOS EN ALMACN.
5.- OTORGAMIENTO DEL ALTA EN LA DOCUMENTACIN QUE AMPARA LOS BIENES ENTREGADOS.
6.-REGISTRO DEL INGRESO DE BIENES AL ALMACN.
7.- DISTRIBUCIN DE INFORMACIN SOBRE EL INGRESO DE BIENES AL REA DE OPERACIN DEL
SADIS.
REGISTRO Y CONTROL
-
CONTAR CON UNA BASE DE DATOS VERAZ Y OPORTUNA ACERCA DE LOS MOVIMIENTOS
DE ENTRADA Y SALIDA DE BIENES EN EL ALMACN.
CONOCER CON PRECISIN LOS SALDOS DE EXISTENCIA DISPONIBLE
QUE SE CUENTA EN
ALMACN PARA SU DISTRIBUCIN.

-
APOYAR EL PROCESO DE PROGRAMACIN DEL SUMINISTRO DE BIENES E INSUMOS.
CONOCER EN TODO MOMENTO EL DESTINO FINAL Y DISPOSICIN DE LOS BIENES INSUMOS.
EVALUAR Y CONCILIAR LOS RESULTADOS DE LOS INVENTARIOS DE EXISTENCIA FSICA EN

ALMACN.
CONOCER EL ESTADO GLOBAL DE ENTREGA DE BIENES E INSUMOS
Y GRADO DE
CUMPLIMIENTO DE LOS PROVEEDORES.

-
APOYAR A LA TOME DE DECISIONES QUE ACERCA DEL ABASTO DE BIENES E INSUMOS

REALIZAN LAS REAS MDICAS Y ADQUISICIONES.
ELABORACIN
REVISIN
VISTO BUENO
AUTORIZACIN
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Normas
EN ESTA ETAPA SE REALIZA EL REGISTRO DE CADA UNO DE LOS MOVIMIENTOS DE ENTRADA Y DE
SALIDA MEDIANTE LA OPERACIN DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE INSUMOS (SADIS).
TRATNDOSE DE LA OPERACIN DEL SISTEMA SADIS SE PROCURAR CONTAR CON LOS MEDIOS DE
SEGURIDAD AL INTERIOR DEL PROGRAMA O PROGRAMAS QUE NO PERMITAN EL REGISTRO ERRNEO
DE CLAVES, PRECIOS O CANTIDADES, ADICIONALMENTE DEBER CONTARSE CON RESPALDOS
HISTRICOS Y DIARIOS DE LA INFORMACIN A EFECTO DE EVITAR LA PERDIDA DE LA MISMA. DE
IGUAL
MANERA,
DEBERN
PERIODICIDAD NECESARIA
LOS AUXILIARES
HACERSE
CORTES
IMPRESIONES
DE
LOS
MISMOS
CON
LA
PARA CONCILIAR MENSUALMENTE LOS REGISTROS EFECTUADOS CON
QUE EMITE EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD. ASIMISMO
DEBER
PROTEGERSE ADECUADAMENTE LOS EQUIPOS CONTRA FALLAS EN EL SUMINISTRO DE ENERGA

ELCTRICA, AS COMO GARANTIZAR LA INTEGRIDAD DE LOS PROGRAMAS
Y ARCHIVOS QUE
CONTIENEN LA INFORMACIN QUE EN OCASIONES SON AFECTADOS POR VIRUS INFORMTICOS.

PARA EL CASO LA EVALUACIN DE INVENTARIOS DE EXISTENCIAS DE ACUERDO CON LA
NORMATIVIDAD VIGENTE EN LA MATERIA, LOS
VALORES DE LOS INSUMOS CORRESPONDEN A
PRECIOS PROMEDIO Y LOS BIENES DE ACTIVO FIJO A LOS DE SU ADQUISICIN.
BENEFICIOS DEL REGISTRO DE BIENES E INSUMOS:
IDENTIFICAR
CON
TODA
EFECTIVIDAD
LAS
CANTIDADES
DE
CADA
CLAVE
QUE
SE
ENCUENTRAN EN EL ALMACN, DESPUS DE CADA PROGRAMA DE DISTRIBUCIN Y AL INICIO

DE UNO NUEVO.
-
CONTAR CON LOS ELEMENTOS NECESARIOS PARA EVALUAR LOS INVENTARIOS.
CONOCER CON EXACTITUD LA INFORMACIN DE LAS INCIDENCIAS SOBRE FALTANTES DE

ALMACN Y LAS CAUSAS QUE LAS ORIGINARON, A EFECTO DE TOMAR LAS MEDIDAS
NECESARIAS PARA ABATIRLAS.
CONTAR CON INFORMACIN VERAZ Y OPORTUNA ACERCA DEL GRADO DE ABASTO

ALCANZADO AL CIERRE DEL EJERCICIO PRESUPUESTAL.
ELABORACIN
REVISIN
VISTO BUENO
AUTORIZACIN
Departamento de
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Normas
IV. CONTROL DE CALIDAD

OBJETIVO GENERAL
VERIFICAR LA CALIDAD DE LOS BIENES E INSUMOS QUE INGRESAN A LOS ALMACENES Y VIGILAR
LAS CONDICIONES NECESARIAS PARA PRESERVAR LA DURANTE EL ALMACENAMIENTO Y CONTROL.
EN LAS OFICINAS
CONTROL
DE
CENTRALES DE SERVICIOS DE SALUD DE VERACRUZ EL DEPARTAMENTO DE
CALIDAD
DEPENDE
DIRECTAMENTE
DE
LA
SUBDIRECCIN
DE
RECURSOS
MATERIALES, POR LO QUE, DEBER ELABORAR SU PROPIO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, YA QUE

EL PRESENTE DOCUMENTO QUE SE REFIERE AL ALMACN ES ELABORADO POR EL DEPARTAMENTO
DE ALMACENAJE Y DISTRIBUCIN.
V. ALMACENAMIENTO
GUARDA Y CONSERVACIN
ES EL PROCESO A TRAVS DEL CUAL SE LLEVA A CABO EL ACOMODO DE LOS BIENES, EN TAL
FORMA QUE ADEMS DE PRESERVARSE EN CONDICIONES ADECUADAS, RESULTE FCIL
SU
DISPONIBILIDAD MEDIANTE UN EFICIENTE SISTEMA DE IDENTIFICACIN, AS COMO DE CUMPLIR

CON LAS CONDICIONES DE ESTIBA, SEGURIDAD E HIGIENE.
EN LAS ESTIBAS DE LOS PRODUCTOS ES IMPORTANTE RESPETAR LA INDICACIN QUE MARCA LA
CAJA COLECTIVA.
PARA REALIZAR EL ACOMODO DE LOS BIENES EN LOS RACKS, ANAQUELES O TARIMAS SE DEBER
DE EFECTUAR EN LAS REAS DESTINADAS DE ACUERDO A SUS CARACTERSTICAS.
REA DE MEDICAMENTOS : EN SU ACOMODO SE DEBERN DIVIDIR EN:
-
SOLIDOS : TABLETAS, CAPSULAS , GRAGEAS, CREMAS, SUPOSITORIOS

LQUIDOS: JARABES, GOTAS Y SUSPENSIONES
AMPOLLETAS: SOLUCIONES INYECTABLES
SALES Y REACTIVOS: ACETONA, AZUFRE, ALCOHOLES, TER, XILOL.
DEBIDO
LAS
CARACTERSTICAS
DE
ESTOS
PRODUCTOS
QUE
SON
VOLTILES
INFLAMABLES SE RECOMIENDA QUE EL REA QUE SE DESTINE CONTENGA LAS CONDICIONES

DE VENTILACIN ADECUADA, TENGA ACCESO RESTRINGIDO Y SUPERVISIN PERMANENTE.
ELABORACIN
REVISIN
VISTO BUENO
AUTORIZACIN
Departamento de
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Normas
-
CONTROLADOS: DONDE EXISTAN ESTE TIPO DE PRODUCTOS, EL ACCESO Y CONTROL DE

ESTA REA SERN SUPERVISADOS ESTRICTAMENTE POR EL QUMICO RESPONSABLE Y EL
JEFE DEL ALMACN.

RED FRA: EXISTEN PRODUCTOS QUE REQUIEREN PARA SU CONSERVACIN ESTAR EN EL
REA REFRIGERADAS, ESTA INDICACIN APARECE EN LA ETIQUETA DEL ENVASE INDIVIDUAL,
ADEMS SE DEBEN RESPETARLOS RANGOS ESTABLECIDOS DE TEMPERATURA QUE SON 2
GRADOS A 8 GRADOS MXIMO.
REA DE MATERIAL DE CURACIN
SUTURAS: CATGUT, SUTURAS, SEDA NEGRA, TRENZADA, ETC.

MATERIAL DENTAL: FRESAS, MERCURIO, RESINA, AMALGAMAS, ETC.
MATERIAL DE LABORATORIO: PIPETAS, MATRACES, LAMINILLAS, ETC.
DE LAS DEMS CLAVES QUE CONFORMAN EL RUBRO DE MATERIAL DE CURACIN COMO SON:
APLICADORES, ALGODONES, APSITOS, BIBERONES, CATTERES, CINTAS, GASAS, GUANTES,
GUATAS, TELAS ADHESIVAS, VENDAS, ETC. ES IMPORTANTE QUE EL ALMACENAJE SE REALICE POR
GRUPOS EN LOS RACKS DE ACUERDO A LOS CUADROS BSICOS.
EN CASO DE QUE NO SE CUENTE CON RACKS
O ANAQUELES SUFICIENTES ES RECOMENDABLE
CONTAR CON UN REA DE ESPACIOS LIBRES PARA RESGUARDAR AQUELLOS BIENES QUE SEAN DE
GRAN VOLUMEN COMO PUEDEN SER JERINGAS, PAALES, TOALLAS, EQUIPOS PARA VENOCLISIS,
ETC.
SE HACE LA OBSERVACIN QUE AQUELLOS PRODUCTOS QUE POR SUS CARACTERSTICAS TENGAN
RIESGO A SUFRIR ALTERACIONES POR TEMPERATURAS EXTREMAS SEAN ALMACENADOS EN
LUGARES IDNEOS.
EJEMPLOS:
SUPOSITORIOS,
VULOS,
CINTAS
MICROPOROSAS,
SONDAS,
PELCULAS
RADIOGRFICAS, ETC.
UNA VEZ QUE LOS BIENES SE ENCUENTREN ALMACENADOS, SE LLEVARN A CABO SUPERVISIONES
CONJUNTAMENTE CON EL REA DE CONTROL DE CALIDAD CON LA FINALIDAD DE OBTENER UNA
EVALUACIN DE LAS CONDICIONES DE RESGUARDO Y CONSERVACIN.
LAS ACCIONES QUE SE DEBEN REALIZAR EN LOS ALMACENES SON LAS SIGUIENTES:
10
ELABORACIN
REVISIN
VISTO BUENO
AUTORIZACIN
Departamento de
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Normas
SUPERVISIN PERMANENTE DE LA CADUCIDAD DE LOS PRODUCTOS PARA SER DISTRIBUIDOS

DURANTE PERIODO DE VIDA TIL.
VIGILAR QUE SE APLIQUE ADECUADAMENTE EL SISTEMA P.E.P.S. (PRIMERAS ENTRADAS,

PRIMERAS SALIDAS) Y EN CASO DE QUE TENGAN CADUCIDAD DARLE SALIDA A LAS PRIMERAS
CADUCIDADES.
OBSERVAR LA ROTACIN DE LOS PRODUCTOS, EN CASO DE QUE ESTOS NO TUVIERAN

MOVIMIENTO REPORTAR AL REA QUE SOLICIT LA COMPRA PARA QUE SE CONSIDERE SU
DISTRIBUCIN.
SUPERVISAR LAS CONDICIONES DE HIGIENE Y SEGURIDAD EN LOS ALMACENES, EJEMPLOS:

-SISTEMA CONTRA INCENDIOS
-FUMIGACIN Y DESRATIZACIN PERIDICA
-SERVICIO DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA
-CONTEO FSICO Y REVISIN A LOS REGISTROS EN LOS LIBROS DE MEDICAMENTOS
CONTROLADOS.
-QUE LAS CMARAS DE REFRIGERACIN
O RED FRA ESTN FUNCIONANDO EN LA
TEMPERATURA ADECUADA.
EL ALMACN
DEBER CONTAR CON LOS
SEALAMIENTOS PREVENTIVOS
NECESARIOS
COMO SON:
-
NO FUMAR
EXTINGUIDORES
NOMBRE DE LAS REAS
FRANJAS QUE DELIMITEN LAS REAS DE TRABAJO
SALIDAS DE EVACUACIN.
SUMINISTROS Y DISTRIBUCIN:
-
ESTABLECER LA CALENDARIZACIN DE LA DISTRIBUCIN

PROGRAMAR CONFORME AL GRADO DE EXISTENCIA FSICA, LA DISTRIBUCIN DE BIENES E
INSUMOS.
DAR SEGUIMIENTO A LOS PROGRAMAS DE DISTRIBUCIN DE BIENES E INSUMOS HASTA SU
DESTINO FINAL.
ELABORACIN
REVISIN
VISTO BUENO
AUTORIZACIN
Departamento de
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Normas
EN LA EJECUCIN DE ESTA ETAPA SE REALIZAN ACCIONES DE PROGRAMACIN DESTINADAS A
DOCUMENTAR EL ENVI DE BIENES E INSUMOS A SU DESTINO FINAL Y NO ATENDIENDO A LA
DEMANDA FORTUITA E INMEDIATA DE BIENES.
EL SUMINISTRO SE DEBE REALIZAR SOBRE LA BASE DE LOS SIGUIENTES DOCUMENTOS
-
REQUERIMIENTO DE INSUMOS A TRAVS DE FORMATOS
CCSR (CONTROL, CONSUMO,
SOLICITUD Y REPOSICIN)
-
CUADROS DE DISTRIBUCIN ESPECFICOS
LOS REQUERIMIENTOS A TRAVS DE FORMATOS CCSR SE RECIBEN EN EL ALMACN POR MEDIO

ELECTRNICO
TRAVS
DEL
SISTEMA
SADIS,
LOS
CUALES
SON
ENVIADOS
POR
LAS
JURISDICCIONES Y HOSPITALES. EL ALMACN RECIBE Y SUMINISTRA ESTOS REQUERIMIENTOS EN

LAS FECHAS QUE SEALA EL CALENDARIO ANUAL DE ABASTECIMIENTO.
LOS CUADROS DE DISTRIBUCIN ESPECFICOS DEBEN CONSIGNAR LA SIGUIENTE INFORMACIN:
REA SOLICITANTE
CLAVE Y DESCRIPCIN DE LOS BIENES SUJETOS DE DISTRIBUCIN
PRESENTACIN DE LOS PRODUCTOS
CANTIDADES A SUMINISTRAR
UNIDADES DONDE SE ENTREGARN LOS BIENES
NOMBRE Y FIRMA DEL TITULAR DEL REA SOLICITANTE
NOMBRE Y FIRMA DEL TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE ALMACENAJE Y DISTRIBUCIN.
SURTIDO:
EL PERSONAL OPERATIVO SURTE LOS BIENES DE ACUERDO A LA CLAVE, CANTIDAD, UNIDAD DE
MEDIDA Y CADUCIDAD INDICADA EN LA ORDEN DE ENVI RESPECTIVA, CONSIDERANDO EL SISTEMA
PEPS O PRIMERAS CADUCIDADES.
DESPACHO:
EL TRANSPORTE SOLICITADO SE PRESENTAR EN EL ALMACN EN EL REA DE CONTROL DE
CALIDAD PARA LA INSPECCIN CORRESPONDIENTE (QUE EL VEHCULO GUARDE LAS CONDICIONES
DE HIGIENE Y SEGURIDAD NECESARIAS).
12
ELABORACIN
REVISIN
VISTO BUENO
AUTORIZACIN
Departamento de
Materiales
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SECRETARIA DE SALUD
Normas
OBTENIENDO LA APROBACIN DEL REA DE CONTROL DE CALIDAD EL TRANSPORTE SE PRESENTA

ANTE EL JEFE DEL ALMACN PARA QUE EN CONJUNTO CON EL OPERADOR Y EL ENCARGADO DEL
DESPACHO CUANTIFIQUEN LA CANTIDAD DE CAJAS QUE SUBAN AL VEHCULO Y AS DETERMINAR EL
TOTAL DE PAQUETES QUE CONTIENEN EL EMBARQUE.
ADEMS SE LE ENTREGAR AL CONDUCTOR LAS ORDENES DE ENVI ORIGINALES Y COPIAS QUE
AMPARAN LOS BIENES QUE FUERON EMBARCADOS, DICHA DOCUMENTACIN SER ENVIADA CON EL
OPERADOR EL CUAL REGRESAR AL ALMACN LOS ORIGINALES Y COPIAS DE LA DOCUMENTACIN
SELLADAS Y FIRMADAS DE RECIBIDO POR LA JURISDICCIN, HOSPITAL O UNIDAD ADMINISTRATIVA
A LA QUE FUERON DESTINADOS.
LA UNIDAD QUE RECIBE LOS BIENES SE QUEDAR CON UNA COPIA DE CADA DOCUMENTO PARA SU
VERIFICACIN Y REGISTRO.
EL ALMACN ELABORA UN REPORTE DE SALIDAS SEMANAL Y LO ENVIAR POR MEDIO DE OFICIO AL
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.
LEVANTAMIENTO FSICO DE INVENTARIO

EN CUMPLIMIENTO A LO ESTABLECIDO POR LA LEY 539 DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS,
ADMINISTRACIN Y ENAJENACIN DE BIENES MUEBLES DEL GOBIERNO
DEL ESTADO DE
VERACRUZ, LOS ALMACENES DEBEN DE LLEVAR A CABO UNA A REVISIN FSICA CUANDO MENOS
CADA SEIS MESES.
A. PARA REALIZAR LOS INVENTARIOS FSICOS GENERALES, ES RECOMENDABLE QUE SE
SUSPENDAN
LAS
OPERACIONES
NORMALES
DEL
ALMACN,
MENOS
QUE
PUEDAN
OCASIONARSE TRASTORNOS IMPORTANTES. ES TAMBIN CONVENIENTE ADOPTAR LAS

MEDIDAS NECESARIAS PARA QUE DICHO INVENTARIO SE LLEVE A CABO RPIDA Y
EFICAZMENTE, PARA ELLO ES NECESARIO LLEVAR A CABO CUANDO MENOS LAS SIGUIENTES
ACCIONES:
-
SOLICITAR LA LIMPIEZA PREVIA DEL ALMACN.

VERIFICAR QUE LOS BINES ESTN ACOMODADOS Y ORDENADOS.
CERCIORARSE QUE SE ENCUENTREN REGISTRADAS TODAS LAS OPERACIONES EFECTUADAS
HASTA EL DA HBIL ANTERIOR A LA REALIZACIN DEL INVENTARIO.

SEPARAR Y SEALAR LOS BIENES QUE NO SEAN PROPIEDAD DE LA DEPENDENCIA.
SEPARAR E INDICAR CUALES SON LOS BIENES FUERA DE USO O DAADOS, O CUYA BAJA
ESTE AUTORIZADA.
ELABORACIN
REVISIN
VISTO BUENO
AUTORIZACIN
13
Departamento de
Materiales
Veracruz
SECRETARIA DE SALUD
Normas
UNA VEZ REALIZADAS LAS ACTIVIDADES ANTES MENCIONADAS, SE DEBE PROCEDER COMO SIGUE:
-
COLOCAR EN TODOS LOS CASILLEROS, ESTANTES, ANAQUELES, ETC. DEL ALMACN EL
MARBETE PARA EL LEVANTAMIENTO DE L INVENTARIO FSICO.

QUE UNA PERSONA PROCEDA A CONTAR LOS BIENES QUE SE ENCUENTREN EN LOS
CASILLEROS, ESTANTES, ETC., ANOTANDO EN EL TALN A EL RESULTADO OBTENIDO.

QUE LA MISMA PERSONA RECORTE EL TALN PARA USO DEL REA CONTABLE DEJANDO
ANOTACIONES Y EL TALN B ESTAR EN BLANCO.

QUE ESTA MISMA PERSONA ENTREGUE AL REA CONTABLE EL TALN QUE DESPRENDI Y
QUE POSTERIORMENTE DICHA REA LOS COTEJE CON LOS REGISTROS DEL SADIS
EXISTENTES.
B. COMO PROCEDER CUANDO EXISTEN DIFERENCIAS EN LAS EXISTENCIAS?

AL RESPECTO SE APLICARN LAS DISPOSICIONES QUE SE ENCUENTREN VIGENTES EN:
-
LOS LINEAMIENTOS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA APLICACIN DE MERMAS, FALTANTES Y

EXCEDENTES EN ALMACENES ESTATALES, ALMACENES JURISDICCIONALES, ALMACN DE
HOSPITAL Y FARMACIAS.
EL INSTRUCTIVO QUE DEBE ELABORARSE POR EL DEPARTAMENTO DE ALMACENAJE Y

DISTRIBUCIN EL CUAL SER REVISADO POR LA SUBDIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES
Y POR EL RGANO INTERNO DE CONTROL PARA LA TOMA DE INVENTARIOS FSICOS, CUANDO
MENOS DOS VECES AL AO.
EL INVENTARIO FSICO NOS PERMITE SABER ENTRE OTROS DATOS IMPORTANTES CUALES SON LAS
EXISTENCIAS EN EL ALMACN Y TAMBIN LOS PRODUCTOS DE POCO O NULO MOVIMIENTO PARA
SER CONSIDERADOS EN LA DISTRIBUCIN.
CONTROL DE CADUCIDADES
PARA EVITAR QUE LOS PRODUCTOS SE CADUQUEN DENTRO DE LOS ALMACENES, SE DEBE
PROCEDER DE LA MANERA SIGUIENTE:
1) MANTENER UN REGISTRO ACTUALIZADO DE LAS EXISTENCIAS DE CADA UNO DE LOS

INSUMOS QUE TENGAN CADUCIDAD, CON NMERO DE LOTE Y FECHAS DE VENCIMIENTO EN
EL SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE INSUMOS (SADIS)*
2) CUMPLIR
EN
TODOS
SUS
TRMINOS
CON
LOS
LINEAMIENTOS
SOBRE
MEDIDAS
PREVENTIVAS ,TRAMITE DE BAJA Y DESTINO FINAL POR CADUCIDADES DE MEDICAMENTOS,

SUSTANCIAS QUMICAS Y MATERIAL DE CURACIN QUE SE ENCUENTRAN VIGENTES
,EMITIDOS POR LA DIRECCIN A TRAVS DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE CALIDAD.
14
ELABORACIN
REVISIN
VISTO BUENO
AUTORIZACIN
Departamento de
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Manual de Procedimientos
Nombre del Procedimiento: VI Entrada de bienes e insumos al Almacn
rea y/o Puesto
Adquisiciones
Actividad
Elabora contrato de Adquisicin adjudicado al Proveedor y turna
Departamento de Almacenaje
copia al Departamento de Almacenaje.

Enva copia al Almacn Estatal del Contrato adjudicado al
Almacn Estatal
Proveedor.
Recibe copia del Contrato
y en el momento de la recepcin al
Proveedor se solicita va electrnica al Departamento de Control de

Calidad su participacin en la revisin de los bienes para que
verifiquen si estos cumplen con las especificaciones y condiciones
Depto. De Control de Calidad
sealadas en el contrato.
Revisa los bienes y si estos cumplen con el contrato, emite un
dictamen de aceptacin para su ingreso al Almacn, si los bienes no
Almacn Estatal
cumplen emite un dictamen de rechazo.

Si los bienes fueron aceptados por el Departamento de Control de
Calidad, el Almacn procede a revisar la documentacin del
proveedor cotejando que la remisin o factura contenga los mismos
datos sealados en el contrato adjudicado, realiza conteo fsico,
revisa presentacin, lotes y fechas de caducidad y en caso de que se
encuentren correctos los insumos, procede a sellar la Remisin o
Factura con los datos del nmero de entrada, fecha de la entrada y
partida presupuestal. Cuando el proveedor entregue en una fecha
posterior a la sealada en el contrato, deben de anotarse los das de
atraso en la remisin o factura para que se aplique la sancin por
Almacn Estatal
parte de la Subdireccin de Recursos Financieros.

En caso de rechazo por parte del Departamento de Control de
Calidad, devolvern al proveedor los bienes que no cumplieron con
Almacn Estatal
las especificaciones del contrato.

Una vez aceptados los bienes registra la entrada de Almacn en el
Sistema de Administracin de Insumos para la Salud (SADIS),
anotando la descripcin de los bienes, unidad, cantidad, precio
unitario, No de lote, caducidad, No de contrato, proveedor, partida
Almacn Estatal
presupuestal.
Una vez revisado que se encuentren
correctos
tanto la
documentacin como los insumos, stos se debern acomodar en

el rea de Almacenamiento de acuerdo al tipo de bien, por nmero
Almacn Estatal
de clave y por Programa cuando el espacio lo permita.

Mediante oficio enva reporte semanal de las entradas de almacn
al rea de Recursos Financieros
para su registro contable,
anexando una copia al contrato, copia de factura o remisin y

dictamen de aceptacin expedido por el Departamento de Control de
Calidad.
ELABORACIN
REVISIN
VISTO BUENO
AUTORIZACIN
Departamento de
Materiales
Veracruz
15
SECRETARIA DE SALUD
Manual de Procedimientos
Nombre del Procedimiento: VII Salida de bienes e insumos del Almacn
rea y/o Puesto
Jurisdicciones y Hospitales
De
acuerdo
al
Actividad
Calendario Anual de
Abastecimiento,
envan
mensualmente al Departamento de Almacenaje y Distribucin va

electrnica a travs del SISTEMA SADIS sus requerimientos
mensuales de: medicamentos, material de curacin, sustancias
qumicas, ropera, etc., informando al mismo tiempo sus consumos
Departamento de Almacenaje y
mensuales y existencias de cada una de las claves.

Reciben requisiciones mensuales de Jurisdicciones y Hospitales a
Distribucin
travs del sistema SADIS, las revisa, registra, valida y las enva
Almacn Estatal
electrnicamente al Almacn Estatal.

Recibe requisiciones validadas y procede a preparar el surtido
elaborando Ordenes de Envo mediante Sistema SADIS que contiene
el nombre de la Unidad a donde se envan los bienes, nmero de
clave, descripcin, presentacin, cantidad enviada, nmero de lote,
fecha de
Almacn Estatal
vencimiento
y presentacin de los insumos, partida
presupuestal e importe de los bienes suministrados.

Tomando como base la Orden de envo procede a preparar el
surtimiento de los insumos, utilizando el Mtodo de primeras
Almacn Estatal
caducidades, primeras salidas.

Una vez empacado los insumos, se procede a despacharlos
elaborando la Orden de Embarque que contiene los datos
de las
Unidades donde se entregarn los bienes, as como el nmero de

cajas que corresponde a cada Unidad, la firma del jefe del almacn
Almacn Estatal
y la del Conductor de la unidad transporte.

Carga los insumos al vehculo, entrega rdenes de envo y Orden de
Conductor del Vehculo
Embarque al Conductor de la unidad de transporte.

Acude a Jurisdicciones y Hospitales a realizar la entrega de los
insumos.
Reciben el vehculo del Almacn Estatal, revisan los bienes, cotejan
con la documentacin que los amparan, sellan y firman las rdenes
de envo y las devuelven requisitadas al conductor.

Registran la entrada de los insumos recibidos en el Sistema SADIS
con los datos de nmero de clave, descripcin, presentacin,
cantidad
recibida,
nmero
de
lote,
fecha
de
vencimiento
presentacin de los insumos, partida presupuestal e importe de los

Conductor del vehculo
bienes recibidos.
Entrega a los Almacenes A, B o C las rdenes de envo firmadas y
selladas de recibido por las Jurisdicciones y Hospitales.

Almacn Estatal
Rene las rdenes de envo y las turna
semanalmente mediante
oficio al rea de Recursos Financieros para su registro contable.
ELABORACIN
REVISIN
VISTO BUENO
AUTORIZACIN
Departamento de
Materiales
Veracruz
SECRETARIA DE SALUD
VIII Sistema de Administracin de Insumos
para la Salud (SADIS)
Nombre del Procedimiento
Recepcin de Solicitudes de Insumos (CCSR).
Objetivo del Procedimiento
Revisar, analizar y evaluar los reportes de consumos, existencias y solicitudes de las Jurisdicciones
Sanitarias, Hospitales y Centros de Asistenciales a travs del Sistema de Administracin de Insumos para
la Salud (SADIS).
Frecuencia de Realizacin
Mensual
Normas
La oficina de logstica elaborar el calendario, para el envo, recepcin y surtimiento del CCSR
(Control, Consumo y Suministro de Requerimientos) implementando y actualizado por el rea
Mdica.
La oficina de logstica solicitar a las Jurisdicciones Sanitarias, Hospitales, Laboratorio Estatal de

Salud Pblica, Centro Estatal de Transfusin Sangunea, Asilos y Hogar del Nio el envo mensual
de los CCSR (Control, Consumo y Suministro de Requerimientos) a travs del sistema SADIS de
acuerdo al calendario.
16
Las Jurisdicciones Sanitarias y Hospitales debern enviar sus requerimientos de insumos mediante
la aplicacin del Sistema SADIS a la oficina de logstica.
La oficina de logstica debe revisar, analizar y evaluar, as como enviar los requerimientos de las
unidades a los almacenes estatales.
rea y/o Puesto
Actividad
1. Elaborar calendario anual de logstica para el envo,
Oficina de logstica
recepcin, y surtimiento de las Unidades y Almacenes

Estatales.
2. Enva el calendario anual de logstica a las Jurisdicciones
Sanitarias, hospitales, Laboratorio Estatal de Salud Pblica,
Centro Estatal de Transfusin Sangunea, Asilos y Hogar del
Nio y solicita a las Jurisdicciones Sanitarias, Hospitales,
Laboratorio Estatal de Salud Pblica, Centro Estatal de
Transfusin Sangunea, Asilos y Hogar del Nio, las ---------
ELABORACIN
REVISIN
VISTO BUENO
AUTORIZACIN
Departamento de
Materiales
Veracruz
SECRETARIA DE SALUD
17

VIII Sistema de Administracin de
Insumos para la Salud (SADIS)
rea y/o Puesto
Actividad
Requisiciones mensuales de CCSR a travs de SADIS con
--Base en el calendario anual de logstica.
Unidad Aplicativa
Oficina de Logstica
3. Recibe calendario anual de logstica y enva solicitudes

mensuales de CCSR a la Oficina de logstica.
4. Recibe
de las Jurisdicciones
Sanitarias, hospitales,

Transfusin Sangunea, Asilos y Hogar del Nio la solicitud
de insumos
(CCSR) de acuerdo al calendario anual de
logstica.
5. Revisa, analiza y evala las solicitudes (CCSR) de las
Jurisdicciones Sanitarias y Hospitales a travs de SADIS.
6. En Caso de proceder la solicitud de insumos (CCSR) la enva
a los Almacenes Estatales.
7. En caso de no proceder las solicitudes de insumos (CCSR)

devuelve la solicitud a la unidad aplicativa para su
correccin.
ELABORACIN
REVISIN
VISTO BUENO
AUTORIZACIN
Departamento de
Materiales
Veracruz
SECRETARIA DE SALUD
18

Capacitacin del Sistema de Administracin de Insumos para la Salud (SADIS)
Capacitar a personal de las Jurisdicciones Sanitarias y Hospitales en la operacin del sistema de
Administracin de insumos para la Salud (SADIS).
Semestral
Normas
La capacitacin del sistema de Administracin de Insumos para la Salud (SADIS) corresponde

realizarla al Departamento de Almacenaje y Distribucin a travs de la Oficina de Logstica.
La unidad aplicativa debe solicitar al Departamento de Desarrollo Informtico la implementacin y

capacitacin en el sistema SADIS.
El Departamento de Desarrollo Informtico realizar un diagnstico tcnico a la unidad aplicativa,

para determinar si es factible llevar a cabo la implementacin y capacitacin en el sistema SADIS.
El Departamento de Desarrollo Informtico deber informar al Departamento de Almacenaje y

Distribucin el nombre de las unidades aplicativas que cuentan con los recursos
tcnicos para
llevar a cabo la capacitacin del sistema SADIS.
El Departamento de Almacenaje y Distribucin levantar una minuta, para hacer constar la

capacitacin e inicio de operaciones del sistema firmada por el personal que imparti la
capacitacin, el Director de la Unidad Aplicativa, el Administrador de la Unidad Aplicativa y el
personal de la Unidad Aplicativa que estar encargado de operar el Sistema SADIS.
rea y/o Puesto

Unidad Aplicativa
Actividad
1. Deber solicitar al Departamento de Desarrollo Informtico
de las Unidades y Almacenes Estatales.
Departamento de Desarrollo
Informtico
2.
Realiza el diagnstico tcnico, para determinar si es factible

llevar a cabo la capacitacin en el sistema SADIS dentro de
ELABORACIN
REVISIN
VISTO BUENO
AUTORIZACIN
Departamento de
Materiales
Veracruz
SECRETARIA DE SALUD
rea y/o Puesto
Actividad
De la unidad aplicativa.
19
Departamento de almacenaje y
Distribucin
3. Informa al Departamento de Almacenaje y Distribucin, el

nombre de la unidad donde deber capacitarse al personal.
4. Realizar la capacitacin en el sistema SADIS en la unidad
aplicativa.
5. Levanta una minuta para dejar asentado que se llev a cabo
dicha capacitacin.
6. Enva una copia de la minuta sobre la capacitacin a la
Direccin de Administracin.
ELABORACIN
REVISIN
VISTO BUENO
AUTORIZACIN
Departamento de
Materiales
Veracruz
20
SECRETARIA DE SALUD
Elaboracin de Reporte de Consumos.
Informar mensualmente sobre las cantidades de medicamentos y material de curacin suministrada por
Jurisdicciones Sanitarias y Hospitales, a travs del sistema de Administracin de Insumos para la Salud
(SADIS).
Semestral
Normas
Todas las Unidades Aplicativas debern reportar mensualmente sus consumos, existencias y
requerimientos utilizando los formatos de Control del Consumo, Suministro y Reposicin (CCSR)
mediante la operacin del Sistema de Administracin de Insumos para la Salud.
El Departamento de Almacenaje y Distribucin
se encargar de elaborar el reporte estatal de
consumos de medicamentos y material de curacin de las Unidades.
Enviar
el reporte estatal de consumos de medicamentos y material de curacin de las
Jurisdicciones Sanitarias y Hospitales a la Direccin Administrativa.
rea y/o Puesto

Jurisdicciones Sanitarias y
Hospitales
Actividad
1. Mensualmente a travs
del Sistema de Administracin
de Insumos para la Salud (SADIS), envan los formatos

de consumo, existencias y requerimientos de insumos de
Control
de
consumos,
Suministro
Reposicin
(CCSR) al Departamento de Almacenaje y Distribucin.

Distribucin
2. Mensualmente recibe de Jurisdicciones Sanitarias y

Hospitales formatos de Control del consumo, suministro
y Reposicin (CCSR).
3. Elabora reporte estatal de consumo del sistema de
Administracin de Insumos para la Salud (SADIS).
4. Genera reporte.
ELABORACIN
REVISIN
VISTO BUENO
AUTORIZACIN
Departamento de
Materiales
Veracruz
SECRETARIA DE SALUD
21

Recepcin y Concentrado del Inventario Fsico de Insumos
Informar a las subdirecciones de Recursos Financieros y la Contralora Interna el importe por partida,
programa y resumen general de inventario fsico de insumos de los Almacenes Estatales, Jurisdicciones
Sanitarias, Hospitales, Laboratorio Estatal de Salud Pblica, Centro Estatal de Transfusin Sangunea,
Asilos y Hogar del nio.
Semestral
Normas
El Departamento de Almacenaje y Distribucin debe elaborar instructivo para llevar a cabo el

levantamiento de inventario fsico de insumos.
El Departamento de Almacenaje y Distribucin debe solicitar a los almacenes centrales,

Jurisdicciones Sanitarias, Hospitales, Laboratorio Estatal de Salud Pblica, Centro Estatal de
Transfusin Sangunea, Asilos y Hogar del Nio, levantamiento y entrega de los inventarios Fsicos
de Insumos de acuerdo al instructivo utilizado para tales efectos.
Los Almacenes
Estatales, Jurisdicciones Sanitarias, Hospitales, etc., debern elaborar y enviar
cuando menos dos veces al ao a la Oficina de Logstica la relacin de los inventarios fsicos de
insumos.
La Oficina de logstica deber recepciona y revisa los inventarios fsicos de insumos de

Jurisdicciones Sanitarias, Hospitales, Laboratorio Estatal de Salud Pblica,
Centro Estatal de
Transfusin Sangunea, Asilos y Hogar del nio.
El Departamento de Almacenaje y Distribucin debe elaborar un concentrado por partida, programa

y resumen general del inventario fsico de insumos, de las unidades que dependen del Organismo.
El Departamento de Almacenaje y Distribucin debe enviar el concentrado de inventario fsico de

insumos por partida, programa y resumen general a las Subdirecciones de Recursos Financieros y
Contralora Interna.
ELABORACIN
REVISIN
VISTO BUENO
AUTORIZACIN
Departamento de
Materiales
Veracruz
SECRETARIA DE SALUD
22

rea y/o Puesto
Distribucin
Actividad
1. Elabora el instructivo para llevar a cabo el levantamiento
de inventario fsico de insumos.
2. Solicita
los
almacenes
estatales,
Jurisdicciones
Sanitarias, Hospitales, Laboratorio Estatal de Salud

Pblica, Centro Estatal de Transfusin Sangunea, Asilos
y Hogar del nio, el levantamiento y entrega del
inventario Fsico de Insumos de acuerdo al instructivo
utilizado para tales efectos.
Oficina de Logstica
3. Revisar
recepcionar
los
inventarios
fsicos
de
insumos de las Jurisdicciones Sanitarias, Hospitales,

Transfusin Sangunea, Asilos y Hogar del nio.
distribucin
4. El Departamento de Almacenaje y Distribucin elaborar

un concentrado por partida, programa y resumen general
del inventario fsico de insumos.
5. Enviar dicho documento a las Subdirecciones de

Recursos Financieros y Contralora Interna.
ELABORACIN
REVISIN
VISTO BUENO
AUTORIZACIN
Departamento de
Materiales
Veracruz
SECRETARIA DE SALUD
23

Elaboracin del Indicador de Abasto de Almacn Estatal a Jurisdicciones Sanitarias
Que el Departamento de Almacenaje y Distribucin reporte mensualmente el nivel de atencin que el
Almacn
le est
otorgando a las Jurisdicciones Sanitarias, para que las autoridades del Organismo
cuenten con informacin relevante para la tome de decisiones.
Mensual
Normas
El Departamento de Almacenaje y Distribucin se encargar de elaborar el reporte mensual de

Indicador de Abasto de Almacn a Jurisdicciones Sanitarias.
Las variables para obtener este indicador son sealadas por la Secretara de Salud Pblica Federal.
El indicador deber obtenerse del listado de claves de medicamentos del CCSR, cantidad solicitada
por la unidad y ordenes de envo del Almacn Estatal que proporciona el Sistema SADIS.
Para llevar a cabo la captura de la informacin se deber utilizar herramienta de Microsoft Excel, la
cual deber contener las siguientes columnas: mes, clave, fecha programada, fecha de entrega,
cantidad solicitada/programada, cantidad recibida.
El Departamento de Almacenaje y Distribucin concentrar los indicadores del Depto. De

Adquisiciones, Control de Calidad, Almacenaje y Distribucin y Almacn A.
El concentrado ser enviado a la Direccin de Planeacin.
rea y/o Puesto

Departamento
de
Actividad
Almacenaje
Distribucin
1. Obtiene el listado del total de claves de medicamentos para el

primer nivel (CCSR1), cantidad solicitada, ordenes de envo
surtidas a travs del sistema SADIS y fecha programada y la
fecha de entrega de acuerdo al calendario.
ELABORACIN
REVISIN
VISTO BUENO
AUTORIZACIN
Departamento de
Materiales
Veracruz
SECRETARIA DE SALUD
24
rea y/o Puesto
Actividad
2. Realiza la captura de la informacin en la herramienta de
Microsoft
Excel, para posteriormente obtener con esta el
indicador de Abasto de Almacn a Jurisdicciones Sanitarias.

3. El
indicador
de
abasto
de
Almacn
Jurisdicciones
Sanitarias ser el cociente que resulte de dividir el nmero

de unidades recibidas a tiempo entre el nmero de unidades
solicitadas.
4. Concentra informacin (Departamento de Adquisiciones,
Control
de
Calidad,
Departamento
de
Almacenaje
Distribucin y Almacn A).

5. Enva
concentrado
de
indicadores
la
Direccin
de
Planeacin.
ELABORACIN
REVISIN
VISTO BUENO
AUTORIZACIN
Departamento de
Materiales
Veracruz
25
SECRETARIA DE SALUD
Alta de claves al catlogo de Insumos del Sistema de Administracin de Insumos
para la Salud (SADIS).
Incorporar al catlogo de insumos del Sistema de Administracin de Insumos para la Salud (SADIS) claves
solicitadas por los Almacenes Estatales, Jurisdicciones Sanitarias y Hospitales, para llevar a cabo la
actualizacin de existencias a travs de la captura de entradas y salidas.
Diario
Normas
Todas las Jurisdicciones Sanitarias y hospitales que recepcionen insumos en sus almacenes y que
cuyas claves no se encuentren en el catlogo de insumos del sistema SADIS, debern solicitar
inmediatamente a la Oficina de Logstica el alta de claves al sistema SADIS, para la captura de
entradas y actualizacin de la existencia de insumos.
En caso de que las claves solicitadas no se encuentren en el catlogo de insumos del sistema
SADIS, la oficina de logstica realizara su alta.
rea y/o Puesto

Oficina de Logstica
Actividad
1. Recibe de las Jurisdicciones Sanitarias y Hospitales la
Solicitud de alta de claves que no se encuentren en el
catlogo de insumos del Sistema SADIS.
2. Accesa al sistema y revisa que las claves solicitadas no se
encuentren en el catlogo del Sistema SADIS.
3. En caso de que encuentren las claves en el catlogo del
sistema SADIS, entonces se le informa a la Unidad como
debe realizar la bsqueda de dicha clave en el Sistema

SADIS.
4. En caso de que no se encuentre en el catlogo entonces se
procede a dar de alta y se notifica a la Unidad.
ELABORACIN
REVISIN
VISTO BUENO
AUTORIZACIN
Departamento de
Materiales
Veracruz
SECRETARIA DE SALUD
26
IX LINEAMIENTOS PARA LA OPERACIN

DEL SADIS
Lineamientos
1.- RESPONSABLES EN OFICINA CENTRAL:
ASPECTOS
TCNICOS
DEL
SISTEMA:
JEFE
DEL
DEPTO.
DE
TECNOLOGAS
DE
LA
INFORMACIN.
OPERACIN DEL SISTEMA: JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ALMACENAJE Y DISTRIBUCIN,
JEFES DE ALMACENES ESTATALES Y JEFE DE LA OFICINA DE LOGSTICA.

ACTUALIZACIN DE CUADROS BSICOS DE INSUMOS MDICOS: DIRECCIN DE ATENCIN
MDICA.
EVALUACIN DE LA OPERACIN: SUBDIRECCIN DE ATENCIN MDICA, SUBDIRECCIN DE
RECURSOS MATERIALES, CONTRALORA INTERNA.
2.- EN JURISDICCIONES Y HOSPITALES:
OPERACIN, ACTUALIZACIN, SUPERVISIN
JEFES DE JURISDICCIN,
DIRECTORES DE
HOSPITALES, ADMINISTRADORES DE JURISDICCIONES, HOSPITALES Y ENCARGADOS DE

OPERAR EL SISTEMA.
3.- LINEAMIENTOS ESPECFICOS:
TODAS LAS UNIDADES DE SESVER DEBERN MANTENER ACTUALIZADO EL SISTEMA DE

ADMINISTRACIN DE INSUMOS PARA LA SALUD.
LA ACTUALIZACIN DEL SISTEMA SE LLEVAR A CABO A TRAVS DE ENTRADAS Y SALIDAS,

LAS CUALES SE DEBERN REGISTRAR DIARIAMENTE.
LOS INSUMOS QUE SE RECIBAN, PROVENIENTES DE COMPRAS LOCALES, TRANSFERENCIAS,
DONACIONES, ET., DEBERN INGRESARSE AL SADIS Y TRATNDOSE DE MEDICAMENTOS Y

MATERIAL DE CURACIN SE DEBER REGISTRAR A DEMS EL NMERO DE LOTE Y FECHA DE
CADUCIDAD.
LOS FORMATOS CCSR DE REQUERIMIENTO DE INSUMOS MENSUAL SE DEBERN ENVIAR A

OFICINA CENTRAL PRECISAMENTE EN LA FECHA QUE SEALA EL CALENDARIO DE
ABASTECIMIENTO.
LA CANTIDAD DE INSUMOS
QUE SOLICITEN A TRAVS DE LOS FORMATOS CCSR DEBER
EFECTUARSE EN BASE A LAS EXISTENCIAS Y CONSUMOS REALES DE LAS UNIDADES.
LOS MEDICAMENTOS CADUCOS DEBERN APARECER EN EL FORMATO CCSR EN LA COLUMNA

DE EXISTENCIAS NO DISPONIBLES.
PARA REALIZAR COMPRAS ALTERNAS DE INSUMOS MDICO: SE SUMINISTRARN SOLO PARA

ATENDER
CONTINGENCIAS,
EMERGENCIAS
PARA
ALGN
PROGRAMA
DE
SALUD
ESPECFICO.
SECRETARIA DE SALUD
27
IX LINEAMIENTOS PARA LA OPERACIN DEL

SADIS
Lineamientos
AL CIERRE DEL EJERCICIO LA EXISTENCIA DE ARTCULOS DE Y/O INSUMOS DEL SISTEMA

SADIS DEBER SER IGUAL AL INVENTARIO FSICO Y EN CASO DE DETERMINARSE
DIFERENCIAS,
EL
AJUSTE
DEBER
SER
AUTORIZADO
POR
LA
DIRECCIN
DE
ADMINISTRACIN DE SESVER.
LOS ALMACENES DEBERN MANTENERSE LIMPIOS Y ORDENADOS.
LOS USUARIOS QUE OPEREN EL SISTEMA NO PODRN SER REUBICADOS A OTRA REA DE
TRABAJO SI NO SE CUENTA CON OTRA PERSONA CAPACITADA QUE LO CUBRA.
A PARTIR DE LA APERTURA INICIAL DEL SISTEMA LA FUENTE PRINCIPAL PARA TODAS LAS
REVISIONES DE AUDITORA QUE SE REALICEN AL ALMACN DE LA UNIDAD (CCSR, REPORTES,
ENTRADAS, SALIDAS, CADUCOS, BOLETINES, KARDEX, ETC.) SERN LOS QUE SE GENEREN
EN EL SISTEMA SADIS.
SER RESPONSABILIDAD ABSOLUTA DE LA UNIDAD (JEFES DE JURISDICCIN O DIRECTORES

DE LA UNIDAD) QUE LOS EQUIPOS ASIGNADOS PARA LA OPERACIN DEL SADIS
SE
ENCUENTREN EN BUENAS CONDICIONES, POR LO QUE EL SISTEMA NO DEBER TENER

ATRASOS EN LA ACTUALIZACIN DE ENTRADAS Y SALIDAS.
REGISTRO DE IVA: DEBER REGISTRARSE EL IVA EN TODAS AQUELLAS COMPRAS LOCALES,

DIRECTAS
LICITACIONES
QUE
REALICE
LA
UNIDAD
DE
TODAS
LAS
PARTIDAS
PRESUPUESTALES A EXCEPCIN DE MEDICAMENTOS.
28

Manual de Procedimientos 2012 Almacen

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Manual de Procedimientos 2012 Almacen

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SECRETARIA DE SALUD

Servicios de Salud de Veracruz

PROCEDIMIENTOS: RECEPCIN DE SOLICITUDES DE INSUMOS CCSR.

IX LINEAMIENTOS PARA LA OPERACIN DE SADIS

COMO RESULTADO DEL ESTABLECIMIENTO DE MECANISMO DE CONTROL Y

LA RECEPCIN, CUSTODIA Y DISTRIBUCIN

JURISDICCIONAL, SE HAN FORTALECIDO LOS PROGRAMAS DE CAPACITACIN,

JURISDICCIONAL Y UNIDADES OPERATIVAS. PARA GARANTIZAR LO ANTERIOR SE

A. DIFUNDIR AL PERSONAL DIRECTIVO DE ALMACENES ESTATALES LAS NORMAS,

LEY ORGNICA DE LA ADMINISTRACIN PBLICA ESTATAL.

LEY No. 539 DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS, ADMINISTRACIN Y

LEY DE RESPONSABILIDADES DE LOS SERVIDORES PBLICOS.

CDIGO FINANCIERO PARA EL ESTADO DE VERACRUZ LLAVE.

REGLAMENTO INTERIOR DE SERVICIOS DE SALUD DE VERACRUZ.

LINEAMIENTOS SOBRE MEDIDAS PREVENTIVAS, TRAMITE DE BAJA Y DESTINO

LINEAMIENTOS SOBRE MERMAS, DAOS FALTANTES Y SOBRANTES DE

LA RECEPCIN SE DIVIDE EN DOS FASES:

DOCUMENTAL.- EN CASO DE RECEPCIN DE BIENES PROCEDENTES DEL NIVEL FEDERAL, LA

EN CASO DE COMPRAR A PROVEEDORES SE DEBER

(CONTRATO O PEDIDO) CONTRA EL DOCUMENTO QUE AMPARA LA ENTREGA DE

BIENES (FACTURA O NOTA

DE REMISIN) Y CUYOS DOCUMENTOS DEBERN

PRESENTADOS POR EL PROVEEDOR.

GARANTIZAR DOCUMENTALMENTE QUE LOS BIENES E INSUMOS QUE INGRESAN AL ALMACN

CONTROLAR DOCUMENTALMENTE EL INGRESO DE LOS BIENES E INSUMOS AL ALMACN.

MANTENER UN ARCHIVO HISTRICO DE INGRESO DE BIENES E INSUMOS AL ALMACN.

MANTENER PERMANENTEMENTE ACTUALIZADOS LOS REGISTROS DE INGRESO DE BIENES E

AL MOMENTO DE PRETENDER INGRESAR LOS

FECHA DE ENTREGA PACTADA EN EL PERIODO

DISPOSICIONES FISCALES DEBE APLICARSE)

DEL PROVEEDOR NO RENE LOS REQUISITOS

PRRAFO ANTERIOR, DEBER RECHAZARSE LA ENTREGA.

ADMINISTRATIVA RESPECTIVA PARA SU COBRO.

DEBER INTEGRAR LOS EXPEDIENTES POR CONTRATO O PEDIDO QUE CONTENGA

TODA LA DOCUMENTACIN SOPORTE RELACIONADA CON LA ADQUISICIN.

ETAPAS DEL PROCESO DE LA RECEPCIN DOCUMENTAL DE BIENES E INSUMOS.

4.- COTEJO EN LA REMISIN DE SELLOS Y FIRMAS DEL PERSONAL AUTORIZADO PARA LA

CONOCER CON PRECISIN LOS SALDOS DE EXISTENCIA DISPONIBLE

ALMACN PARA SU DISTRIBUCIN.

APOYAR EL PROCESO DE PROGRAMACIN DEL SUMINISTRO DE BIENES E INSUMOS.

CONOCER EN TODO MOMENTO EL DESTINO FINAL Y DISPOSICIN DE LOS BIENES INSUMOS.

EVALUAR Y CONCILIAR LOS RESULTADOS DE LOS INVENTARIOS DE EXISTENCIA FSICA EN

CONOCER EL ESTADO GLOBAL DE ENTREGA DE BIENES E INSUMOS

CUMPLIMIENTO DE LOS PROVEEDORES.

APOYAR A LA TOME DE DECISIONES QUE ACERCA DEL ABASTO DE BIENES E INSUMOS

PARA CONCILIAR MENSUALMENTE LOS REGISTROS EFECTUADOS CON

QUE EMITE EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD. ASIMISMO

PROTEGERSE ADECUADAMENTE LOS EQUIPOS CONTRA FALLAS EN EL SUMINISTRO DE ENERGA

CONTIENEN LA INFORMACIN QUE EN OCASIONES SON AFECTADOS POR VIRUS INFORMTICOS.

VALORES DE LOS INSUMOS CORRESPONDEN A

PRECIOS PROMEDIO Y LOS BIENES DE ACTIVO FIJO A LOS DE SU ADQUISICIN.

BENEFICIOS DEL REGISTRO DE BIENES E INSUMOS:

ENCUENTRAN EN EL ALMACN, DESPUS DE CADA PROGRAMA DE DISTRIBUCIN Y AL INICIO

CONTAR CON LOS ELEMENTOS NECESARIOS PARA EVALUAR LOS INVENTARIOS.

CONOCER CON EXACTITUD LA INFORMACIN DE LAS INCIDENCIAS SOBRE FALTANTES DE

CONTAR CON INFORMACIN VERAZ Y OPORTUNA ACERCA DEL GRADO DE ABASTO

IV. CONTROL DE CALIDAD

CENTRALES DE SERVICIOS DE SALUD DE VERACRUZ EL DEPARTAMENTO DE

MATERIALES, POR LO QUE, DEBER ELABORAR SU PROPIO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, YA QUE

DISPONIBILIDAD MEDIANTE UN EFICIENTE SISTEMA DE IDENTIFICACIN, AS COMO DE CUMPLIR

SOLIDOS : TABLETAS, CAPSULAS , GRAGEAS, CREMAS, SUPOSITORIOS

INFLAMABLES SE RECOMIENDA QUE EL REA QUE SE DESTINE CONTENGA LAS CONDICIONES

CONTROLADOS: DONDE EXISTAN ESTE TIPO DE PRODUCTOS, EL ACCESO Y CONTROL DE

JEFE DEL ALMACN.