1.

Auditora administrativa
Rodrguez, J. (1998), En su libro titulado Sinopsis de auditora administrativa menciona que la
auditora administrativa: Es un examen detallado, metdico y completo practicado por un profesional
de la administracin sobre la gestin de un organismo social. Consiste en la aplicacin de diversos
procedimientos, con el fin de evaluar la eficiencia de sus resultados en la relacin con las metas
fijadas; sus recursos humanos, financieros y materiales empleados; la organizacin, utilizacin y
coordinacin de dichos recursos; los mtodos y controles establecidos y su forma de operar.
1.2. Objetivos de auditora administrativa
El objetivo primordial de la auditora administrativa consiste en descubrir deficiencias e
irregularidades en alguna funcin del organismo social examinado e indicar sus probables
correcciones. En otras palabras, el objetivo bsico es ayudar a la direccin superior, a fin de que
logre una administracin eficaz y eficiente. La intencin de la auditora administrativa es examinar y
evaluar los mtodos y desempeo en todas las reas y valorar el panorama administrativo (lo
apropiado de los objetivos y planes, polticas y procedimientos, organizacin, recursos, exactitud y
confiabilidad de los controles, etc.).
Franklin, E. (2001), en su libro Auditora Administrativa considera que los objetivos de una auditora
administrativa pueden constituirse como una herramienta para impulsar el crecimiento de las
organizaciones, toda vez que permite que se revele en qu reas se requiere de un estudio ms
profundo, qu acciones se pueden tomar para subsanar deficiencias. Por lo que es necesario fijar el
marco para definir objetivos cuya cobertura encamine las tareas a logros especficos. Entre los ms
sobresalientes para lograrlo se pueden mencionar:
De control: Destinados a orientar los esfuerzos en la aplicacin de la auditora y poder evaluar el
comportamiento organizacional en relacin con estndares preestablecidos.
De productividad. Encauzan las acciones de la auditora para optimizar el aprovechamiento de los
recursos de acuerdo con la dinmica administrativa instituida por la organizacin.
De organizacin. Determinan que el curso de la auditora apoye la definicin de la estructura,
competencia, funciones y procesos a travs del manejo efectivo de la delegacin de autoridad y el
trabajo en equipo
De servicio. Representan la manera en que la auditora puede constatar que la organizacin est
inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las experiencias y
satisfacciones de sus clientes.
De calidad. Disponen que la auditora tienda a elevar los niveles de actuacin de la organizacin en
todos sus contenidos y mbitos para producir bienes y servicios altamente competitivos.
De cambio. Transforman a la auditora en un instrumento que hace ms permeable y receptiva a la
organizacin.
De aprendizaje. Permiten que la auditora se transforme en un mecanismo de aprendizaje
institucional para que la organizacin pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para
convertirse en oportunidades de mejora.
De toma de decisiones. Se traduce en la puesta en prctica y resultados de la auditora en un
slido instrumento de soporte al proceso de gestin de la organizacin.Rodrguez, J. (1998),
considera que la auditora administrativa es un anlisis de las funciones administrativas y su
interrelacin; va ms all de la funcin contable para incluir a la administracin, las operaciones, las
funciones, el personal, y para mejorar la administracin.
Es muy probable que una sola funcin operativa mal ejecutada mantenga en un nivel inferior a todo
el organismo, por lo tanto hay que procurar un desempeo equilibrado en todas las funciones, a fin

de que pueda elevar algunas de ellas sobre el nivel general de operacin, aparte de que puede ser
oneroso no mejorar el trabajo del conjunto de las funciones.
1.3. Principios de auditora administrativa
Es conveniente ahora tratar lo referente a los principios bsicos en las auditoras administrativas, los
cuales vienen a ser parte de la estructura terica de sta, por tanto debemos recalcar tres principios
fundamentales que son los siguientes:
Sentido de la evaluacin
La auditora administrativa no intenta evaluar la capacidad tcnica de ingenieros, contadores,
abogados u otros especialistas, en la ejecucin de sus respectivos trabajos. Ms bien se ocupa de
llevar a cabo un examen y evaluacin de la calidad tanto individual como colectiva, de los gerentes,
es decir, personas responsables de la administracin de funciones operacionales y ver si han tomado
modelos pertinentes que aseguren la implantacin de controles administrativos adecuados, que
asegure: que la calidad del trabajo sea de acuerdo con normas establecidas, que los planes y
objetivos se cumplan y que los recursos se apliquen en forma econmica.
Importancia del proceso de verificacin
Una responsabilidad de la auditora administrativa es determinar qu es lo que se est haciendo
realmente en los niveles directivos, administrativos y operativos; la prctica indica que ello no
siempre est de acuerdo con lo que el responsable del rea o el supervisor piensan que est
ocurriendo. Los procedimientos de auditora administrativa respaldan tcnicamente la comprobacin
en la observacin directa, la verificacin de informacin de terrenos, y el anlisis y confirmacin de
datos, los cuales son necesarios e imprescindibles.
Habilidad para pensar en trminos administrativos
El auditor administrativo, deber ubicarse en la posicin de un administrador a quien se le
responsabilice de una funcin operacional y pensar como ste lo hace (o debera hacerlo). En s, se
trata de pensar en sentido administrativo, el cual es un atributo muy importante para el auditor
administrativo.
1.4. Necesidad de la auditora administrativa
La auditora tradicional (financiera) se ha ocupado por cumplir con los requisitos de reglamentos y de
custodia, pero sobre todo del control financiero. Este servicio ha sido y seguir siendo de gran
significado y valor para los entes industriales, comerciales y de servicios, a fin de mantener la
confianza de los informes financieros. Actualmente es mayor la necesidad de los funcionarios, de
contar con alguien que sea capaz de examinar y evaluar la calidad colectiva e individual de los
gerentes (auditora administrativa funcional), y de los procesos con los que opera la empresa
(auditora analtica), adems, que cubran todo o una parte de la misma en cuanto a planes y
objetivos, estructura organizacional, sistemas y procedimientos, informacin, mtodos de control, etc.
En distintas ocasiones durante su existencia, las empresas industriales, comerciales o de servicios,
grandes, medianas o pequeas, pblicas o privadas, tienen la necesidad de examinar su situacin,
debido a la adaptacin que deben tener a las nuevas situaciones que se les presentan, no slo en
perodos de crisis sino tambin en los de xito.
Muchas veces es imprescindible analizar los problemas y las causas que frenan el desarrollo
operativo de la empresa. Posiblemente habr necesidad de redefinir objetivos, planes, polticas,
presupuestos, sistemas y procedimientos administrativos, al hacer un anlisis y evaluacin de la
empresa en todos sus aspectos.
La empresa puede encontrarse frente a situaciones delicadas, debido a una gestin deficiente o
condiciones externas desfavorables; cuando todava haya tiempo de detectar las principales causas

de los problemas y encontrar soluciones e implantarlas, puede llevarse a cabo una auditora
administrativa del medio ambiente, que abarca aspectos como mercados, competencia, calidad de la
funcin social, etc. La funcin primordial de cualquier tipo de auditora administrativa es examinar y
evaluar los problemas, detectar sus causas, valorar la importancia de cada uno y proponer
recomendaciones adecuadas.
De acuerdo a quin aplique la revisin, habr una metodologa a seguir, podr variar el alcance y la
profundidad del examen (que dependern del objetivo de la auditora), sin embargo, en todos los
casos se deber hacer un anlisis sistemtico e integral de los problemas, sus causas y soluciones.
Si consideramos a las empresas como entes dinmicos con sus problemas de crecimiento y
adaptacin al medio ambiente, entenderamos por qu a estas revisiones se les denomina auditora
administrativa, destacando la necesidad de examinar y evaluar sistemticamente los factores
internos y externos de la totalidad de la empresa.
1.5. Evaluacin
La evaluacin consiste en analizar, estudiar y considerar lo examinado. Refirindose a la
administracin, pretende considerar las actividades de acuerdo con los principios de esta ciencia, o
sea, llegar a determinar el grado de eficiencia y llevar con la extensin necesaria el desarrollo de la
auditora. Se van a apreciar los resultados de la accin, comparndola con el plan establecido,
causas de las desviaciones y posibles medidas de correccin que ameriten nuevos planes y, por
tanto, volver a iniciar el proceso administrativo desde el punto de vista de la participacin individual.
El procedimiento de auditora para una evaluacin administrativa consiste en hacer el anlisis de los
cuestionarios generales por reas y otros procedimientos necesarios, de acuerdo con las
circunstancias hechas por el auditor administrativo, esto es: examinar cuidadosamente las hojas de
anlisis, formar un criterio de las mismas y hacer las consideraciones que se estimen convenientes
para hacer una evaluacin sistemtica, de acuerdo con las tcnicas de auditora y principios de la
administracin.
En el momento de ser creados y puestos en prctica, los sistemas pueden ser apropiados y
funcionar satisfactoriamente; pero al paso del tiempo, y debido a los cambios de importancia que
puede experimentar la empresa, siempre habr necesidad de modificaciones de los mismos.
Cualquiera que sea la empresa, los procedimientos y funciones debern ser sometidos a revisin
constante; porque los errores no encontrados a tiempo en los procedimientos y controles pueden
resultar en fuertes prdidas.
Qu mide la evaluacin?
La evaluacin confronta los objetivos con realizaciones, y es tambin conocer la forma en que se
alcanzan estos objetivos, que sirve de elementos tanto cuantitativos como cualitativos.
La evaluacin tiene como base tres variables principales: los objetivos, los programas destinados a
alcanzarlos y el presupuesto que provee los medios de su concretizacin.
En este contexto, la evaluacin mide los aspectos siguientes:
La contribucin efectiva al cumplimiento de objetivos
El apego a los programas establecidos
El uso ptimo de los recurso (humanos, financieros, materiales, tcnicos)
La existencia y operatividad de los instrumentos administrativos que posibiliten la accin de la
direccin superior
Aspectos concretos de la evaluacin. El control proporciona las bases para llevar a cabo la
evaluacin de la accin de la organizacin; control y evaluacin se ligan de la misma manera que la
planeacin y el control dentro del sistema administrativo. La evaluacin permite al final retroalimentar
dicho proceso para superar las desviaciones de los objetivos originales.
Existen, sin embargo, diferencias sustanciales entre la evaluacin de la accin de una organizacin
privada y pblica.

La evaluacin en una organizacin privada se relaciona con el margen de utilidad y la recuperacin

econmica de la inversin, considerndose, adems, aspectos tales como la calidad de los planes y
objetivos, la medicin de la efectividad en la realizacin de los objetivos.
La evaluacin en una organizacin pblica se relaciona con el logro de objetivos sociales y de
servicio, as como el nmero de beneficiarios por la accin pblica y su repercusin en la sociedad.
Necesidad de evaluacin
Toda empresa en general, sea pequea, mediana o grande, y que pertenezca a cualquier actividad,
se encuentra en varias oportunidades a lo largo de su vida con la necesidad de evaluar su situacin.
Muchas son las razones para que esto se efecte.
Todos los jefes de empresa saben que constantemente deben adaptarse a nuevas situaciones que
les impone la realidad. Y no son los periodos de crisis, sino tambin los de xito a los que
necesariamente tendr que adaptarse. En muchas ocasiones resulta no slo necesario, sino
imprescindible, analizar con detalle los problemas que estn dificultando el desarrollo de la empresa
y, por tanto, sus causas. El periodo de cambio para pasar de una empresa pequea a mediana o de
sta a grande, es crtico y puede prolongarse. Es necesario analizar todas las consecuencias; pero
primordialmente se requiere llegar a la certeza de que la base de sustentacin de la realidad actual
es la adecuada y facilita el cambio, para lo cual la empresa debe ser analizada en todos sus mbitos.
En otros casos, el cambio profundo de las actividades de la empresa puede estar representado por:
la necesidad de diversificacin de productos, necesidad de una nueva estructura orgnica,
necesidad de reducir costos, etc. y muchas otras razones requerirn de este tipo de estudio. Uno de
los problemas que surgirn en estos casos es el de la evaluacin de la empresa, la cual deber ser
analizada en todos sus aspectos.
En todos los casos antes citados que se dan con mayor o menor frecuencia en todas las empresas
es necesario examinar la situacin, detectar las verdaderas causas de los problemas, evaluar la
importancia de cada una y encontrar o seleccionar las soluciones adecuadas. En cada caso y segn
quin aplique la evaluacin, el mtodo a utilizar ser diferente. Tambin variar la profundidad del
anlisis, dependiendo fundamentalmente del objeto del mismo; pero en todos los casos se trata de
realizar un anlisis sistemtico e integral de la empresa, determinando sus efectos, sus causas y las
soluciones posibles.
Anlisis sistemtico
Normalmente todas las empresas analizan los problemas que van encontrando y que dificultan o
traban su desarrollo. En las empresas medianas y pequeas, es el dueo el que debe hacerlo en
forma directa o quiz slo orientar el anlisis.
En este aspecto, muchas veces se ha podido observar que el origen, los conocimientos, la formacin
o tambin las inclinaciones del director de la empresa, condicionan en gran medida la forma de
examinar los problemas.
Es decir, que el anlisis se orientar hacia ese aspecto en cierta forma favorito o familiar. El enfoque
resultar entonces parcial, y tambin participarn de esta caracterstica la obtencin de conclusiones
y la posterior formulacin de las soluciones o caminos a tomar.
Si el empresario es de formacin tcnica o si tiene una inclinacin marcada hacia dichos aspectos; si
sus primeros trabajos fueron netamente productivos; o si su escuela fue el taller, tender a buscar la
solucin de sus problemas en la eliminacin de ineficiencias en el sector productivo. De la misma
manera, si el director de la empresa reconoce una formacin administrativa o financiera; centrar sus
actitudes en dichos aspectos y considerar que los problemas se resolvern solucionando la falta de
informacin contable, el inadecuado sistema de costos, la carencia de liquidez, etc. Lo que se quiere
ejemplificar es que de esta manera el resultado seguramente ser un anlisis fragmentado de la
realidad. Obviamente las soluciones que se adopten con base en dichos anlisis, no respondern
exactamente a las necesidades de la empresa. Adems los diferentes miembros de la empresa no
coincidirn, como es lgico, con las conclusiones parciales. Menos an coincidirn las reas
directamente afectadas; ya que pensarn que el anlisis ha sido orientado en forma parcial.

Con todo lo expuesto, slo se quiere decir y demostrar la necesidad de analizar la empresa
utilizando un cierto enfoque. Existir una forma de recoger la informacin, una forma para procesarla
y analizarla, un cierto criterio para obtener conclusiones y adoptar las soluciones adecuadas. No se
trata de conocer en forma intuitiva la realidad ni de enfocar parcialmente la misma, sino de adoptar
un cierto sistema para hacerlo. Por eso se habla del anlisis sistemtico.
Anlisis integral
La aplicacin completa del enfoque a utilizar en el anlisis, implica que se debe abarcar con el
mismo todos los aspectos de la actividad de la empresa. No slo por el hecho de que obviamente en
todas las reas pueden existir problemas importantes; sino tambin, porque muchas veces ocurre
que el problema que se manifiesta en un sector es un reflejo de errores localizados en otro.
Si se piensa que la empresa es un sistema y no un rompecabezas de funciones y procedimientos
asilados, se tiene el mejor argumento para asegurar que el anlisis debe ser integral. La empresa en
su totalidad ser sometida a examen y revisin, y se estar seguro de detectar las verdaderas
causas de los problemas.
Anlisis peridico
La empresa est sometida a cambios. Se incrementan las ventas y la capacidad de produccin,
nuevos productos son lanzados al mercado, nuevos mtodos de fabricacin y equipos reemplazan a
los ya obsoletos - tambin se incorporan personas y otras dejan la empresa; el exterior modifica la
demanda y los precios; varan los impuestos, el rgimen de cambios, los recargos, etc.
De lo anterior se deduce que otra caracterstica y necesidad de la auditora administrativa es su
periodicidad. A intervalos ms o menos regulares de tiempo se debe evaluar a la empresa y deducir
la evolucin de la misma en el lapso transcurrido, analizando los resultados obtenidos de las
medidas tomadas. Muchas empresas han convertido esta actividad de examen y revisin en una
actividad permanente.
Revelamiento de la informacin
La primera etapa de la evaluacin consiste en recoger informacin. Es una etapa clave, ya que las
conclusiones debern basarse en la misma. Los errores de informacin o informacin parcial darn
como resultado conclusiones errneas.
En este caso, la bsqueda de informacin es en lo que difieren las formas de analizar una situacin.
En muchas ocasiones, la experiencia del auditor y su buena apreciacin reemplazan integralmente la
bsqueda y utilizacin de informacin objetiva.
Se debe tener en cuenta que el origen y las caractersticas de la informacin a utilizar en el anlisis
son variados.
1.6. Propsito e importancia de la auditora administrativa
Por medio de la auditora administrativa la administracin de una empresa podr llevar a cabo entre
otras labores las siguientes:
1.- Eliminar prdidas y deficiencias
2.- Mejorar los sistemas y procedimientos de operacin
3.- Mejorar los medios de control
4.- Desarrollar mejor al personal
5.- Utilizar mejores recursos de que se dispone, tanto humanos como fsicos
La importancia de la auditora administrativa radica en el hecho de que proporciona a los directivos
de una organizacin un panorama sobre la forma como est siendo administrada por los diferentes
niveles jerrquicos y operativos, sealando aciertos y desviaciones de aquellas reas cuyos
problemas administrativos detectados exigen una mayor y pronta atencin.
1.7.

Metodologa de la auditora administrativa

Franklin, E. (2001) contempla que: La metodologa de la auditora administrativa tiene el propsito de

servir como marco de actuacin para que las acciones en sus diferentes fases de ejecucin se
conduzcan en forma programada y sistemtica, unifiquen criterios y delimiten la profundidad con que
se revisarn y aplicarn las tcnicas de anlisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y
objetivo de los resultados.
Tambin cumple con la funcin de facilitar al auditor la identificacin y ordenamiento de la
informacin correspondiente al registro de hechos, hallazgos, evidencias, transacciones, situaciones,
argumentos y observaciones, para su examen, informe y seguimiento.
Para utilizarla de manera lgica y accesible se ha dividido por etapas, en cada una de las cuales se
brindan los criterios y lineamientos que deben observarse para que las iniciativas guarden
correspondencia con los planes.
De conformidad con lo anotado, las etapas que integran la metodologa son:
Planeacin
Instrumentacin
Examen
Informe
Seguimiento
1.8. Planeacin
La planeacin refiere los lineamientos de carcter general que norman la aplicacin de la auditora
administrativa, para garantizar que la cobertura de factores prioritarios, las fuentes de estudio, la
investigacin preliminar, el proyecto de auditora y el diagnstico preliminar sean suficientes,
pertinentes y relevantes.
Objetivo
Determinar las acciones que se deben realizar para instrumentar la auditora en forma secuencial y
ordenada, tomando en cuenta las condiciones que tienen que prevalecer para alcanzar en tiempo y
lugar los objetivos establecidos.
Factores a revisar
Determinacin de los factores fundamentales para el estudio de la organizacin, en funcin de dos
vertientes: el proceso administrativo y los elementos especficos que forman parte de su
funcionamiento. En el primer caso, se incorporan las etapas del proceso administrativo y se definen
las funciones que lo fundamentan; las cuales permiten un anlisis lgico de la organizacin, ya que
se secuencian y relacionan todos sus componentes en forma natural y congruente.
Este orden se apega a propsitos estratgicos que concentran en forma objetiva la esencia o razn
de ser de cada fase, y que son el punto de partida para estudiar a la organizacin en todos sus
mbitos, niveles, procesos, funciones, sistemas, recursos, proyectos, productos, servicios y entorno;
lo que representa una visin de conjunto de cmo interactan todos y cada uno en relacin con su
objeto o atribucin sustantiva.
En el segundo caso, se incluye una relacin de los elementos especficos que integran y
complementan el proceso administrativo. Tales elementos se asocian con los atributos
fundamentales que enmarcan su fin y funcin, lo que permite determinar su contribucin particular al
proceso de su conjunto y al funcionamiento de la organizacin.
Fuentes de estudio
Representan las instancias internas y externas a las que se recurre para captar la informacin que se
registra en los papeles de trabajo del auditor.
Internas

rganos de gobierno
rganos de control interno
Socios
Niveles de la organizacin
Comisiones, comits y grupos de trabajo
Sistemas de informacin
Externas
Normativas
Organizaciones anlogas, o del mismo sector o ramo
Organizaciones lderes en el campo de trabajo
Organismos nacionales e internacionales que dictan lineamientos o normas regulatorias
Redes de informacin
Proveedores
Clientes o usuarios
Investigacin preliminar
Definida la direccin y los factores a auditar, la secuencia lgica para su desarrollo requiere de un
reconocimiento o investigacin preliminar para determinar la situacin administrativa de la
organizacin.
Esto conlleva la necesidad de revisar la literatura tcnica y legal, informacin del campo de trabajo, y
de toda clase de documentos relacionados con los factores predeterminados, as como el primer
contacto con la realidad. Lo que puede provocar una reformulacin de los objetivos, estrategias,
acciones a seguir o tiempos de ejecucin.
Asimismo, perfilar algunos de los problemas que podran surgir y brindar otra perspectiva. Tal
acercamiento inicial demanda de mucha precisin, ya que la informacin tiene que analizarse con el
mayor cuidado posible para no propiciar confusin en la interpretacin de su contenido.
Para realizar esa tarea en forma adecuada es conveniente tomar en cuenta los siguientes criterios:
Determinacin de las necesidades especficas
Identificacin de los factores que requieren de atencin
Definicin de estrategias de accin
Jerarquizacin de prioridades en funcin del fin que se persigue
Descripcin de la ubicacin, naturaleza y extensin de los factores
Especificacin del perfil del auditor
Estimacin del tiempo y los recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido.
Diagnstico preliminar
En esta fase, debe precisarse claramente los fines susceptibles de alcanzar, los factores que se van
a examinar, las tcnicas a emplear y la programacin que va orientar el curso de accin de la
auditora.
Con esta perspectiva, el auditor est obligado a prever la realizacin de los siguientes pasos:
1. Enriquecer la documentacin de antecedentes y justificacin de la auditora
2. Afinar el objetivo general
3. Definir objetivos tentativos especficos por rea
4. Complementar la estrategia global
5. Ajustar y concretar el proyecto de auditora
6. Determinar las acciones a seguir

7. Delimitar claramente el universo a examinar

8. Proponer tcnicas para la capacitacin y el anlisis de la informacin
9. Plantear alternativas de medicin
10. Depurar los criterios para el manejo de papeles de trabajo y evidencias
11. Coadyuvar en el diseo y aplicacin del examen
12. Contribuir en la elaboracin del informe
13. Proponer mecanismos de seguimiento
1.9. Instrumentacin
Concluida la parte preparatoria, se procede a la instrumentacin de la auditora, etapa en la cual se
tienen que seleccionar y aplicar las tcnicas de recoleccin que se estimen ms viables; de acuerdo
con las circunstancias propias de la auditora, la medicin que se emplear, el manejo de los papeles
de trabajo y evidencia, as como la supervisin necesaria para mantener una coordinacin efectiva.
Recopilacin de la informacin Esta tarea debe enfocarse al registro de todo tipo de hallazgo y
evidencias que haga posible su examen objetivo; de otra manera se puede incurrir en errores de
interpretacin que causen retrasos u obliguen a recapturar la informacin, reprogramar la auditora o,
en su caso, a suspenderla. Asimismo, es conveniente aplicar un criterio de discriminacin teniendo
siempre presente el objetivo del estudio, y proceder continuamente a su revisin y evaluacin, para
mantener una lnea de accin uniforme.
Tcnicas de recoleccin. Para recabar la informacin requerida en forma gil y ordenada, se puede
emplear alguna, o una combinacin, de las siguientes tcnicas:
Investigacin documental Consiste en la localizacin, seleccin y estudio de la documentacin que
puede aportar elementos de juicio a la auditora.
Observacin directa. En el acercamiento y revisin del rea fsica donde se desarrolla el trabajo de
la organizacin, para conocer las condiciones de trabajo y el clima organizacional imperante. Es
recomendable que el auditor responsable presida la observacin directa, y comente y discuta su
percepcin con su equipo de trabajo; de esta manera se asegurar de que exista un consenso en
torno a las condiciones de funcionamiento del rea y podr definir los criterios a los que deber
sujetarse en todo momento la auditora.
Acceso a redes de informacin. Permite detectar informacin operativa o normativa de clientes,
socios, proveedores, empleados, organizaciones del sector o ramo, entre otras, va Intranet o
Internet, adems de mantener una situacin interactiva con el entorno.
Entrevista. Consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para
obtener informacin. Este medio es posiblemente el ms empleado, y uno de los que puede brindar
informacin ms completa y precisa, puesto que el entrevistador, al tener contacto con el
entrevistado, adems de obtener respuestas, puede percibir actitudes y recibir comentarios.
Cuestionarios. Se emplean para obtener la informacin deseada en forma homognea. Estn
constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por captulos
o temtica especfica. La calidad de la informacin que se obtenga, depender de su estructura y
forma de presentacin. En trminos generales, todo cuestionario debe expresar el motivo de su
preparacin, procurando que las preguntas sean claras y concisas, con un orden lgico, redaccin

comprensible y facilidad de respuesta evitando recargarlo con demasiadas preguntas. Si el caso lo

amerita, podr incluirse un instructivo de llenado.
Cdulas. Se utilizan para captar informacin requerida de acuerdo con el propsito de la auditora.
Estn conformadas por formularios cuyo diseo incorpora casillas, bloques y columnas que facilitan
la agrupacin y divisin de su contenido para su revisin y anlisis.
Cuando el universo de estudio es de gran magnitud, las pruebas para respaldar las conclusiones
pueden resultar muy costosas en relacin con el beneficio que se espera de la auditora, por lo tanto,
se puede emplear el muestreo sin necesidad de investigar a todas las reas de la organizacin.
Existen tablas de muestreo que, de acuerdo con las especificaciones y el volumen de la informacin,
establecen cul es la mnima cantidad de informacin representativa del todo muestra- que es
necesario recabar para dar validez a los resultados que se obtengan a partir de sta. No obstante, si
en el curso de la revisin se advierten situaciones de las que se pueda inferir la existencia de
irregularidades, las pruebas debern ampliarse hasta conseguir evidencia suficiente.
Medicin. Para consolidar la instrumentacin, es necesario que los hechos se puedan evaluar
relacionndolos con una medida, la cual parte de los indicadores establecidos para el proceso
administrativo y de los elementos especficos, as como del propsito estratgico y atributos
fundamentales asociados con uno y otro. Las escalas que se empleen con este fin, cumplen con la
funcin de garantizar la confiabilidad y validez de la informacin que se registra en los papeles de
trabajo, y que, posteriormente, servirn para comprobar la veracidad de las observaciones,
conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de auditora. La eleccin y el uso de las
escalas de medicin estn vinculados con las normas y directrices acordadas para aplicar la
auditora administrativa; aunque su variedad, alcance y precisin dependen tambin de las acciones
que de manera particular ejerza el auditor, por lo que es necesario que las integre de manera
racional y congruente.
Papeles de trabajo, Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su trabajo, el auditor debe hacerlo
en lo que se denomina papeles de trabajo; son los registros en donde describe las tcnicas y
procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la informacin obtenida y las conclusiones
alcanzadas.
Estos papeles proporcionan el soporte principal que, en su momento, el auditor habr de incorporar
en su informe, ya que incluyen observaciones, hechos y argumentos para respaldarlo; adems
apoyan la ejecucin y supervisin del trabajo. Deben formularse con claridad y exactitud,
considerando los datos referentes al anlisis, comprobacin, opinin y conclusiones sobre los
hechos, transacciones o situaciones detectadas.
Tambin se indicarn las desviaciones que presentan respecto de los criterios, normas o previsiones
de presupuesto, en la medida que esta informacin soporte la evidencia; la cual valida las
observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de auditora.
El auditor debe preparar y conservar los papeles de trabajo, cuya forma y contenido dependen de las
condiciones de aplicacin de la auditora, ya que son el testimonio del trabajo efectuado y el respaldo
de sus juicios y conclusiones.
Para homogenizar su presentacin e informacin, y facilitar el acceso a su consulta, los papeles de
trabajo no deben sobrecargarse con referencias muy operativas sino consignar los tpicos
relevantes, estar redactados en forma clara y ordenada, y ser lo suficientemente slidos en sus
argumentos para que cualquier persona que los revise pueda seguir la secuencia del trabajo.
Asimismo, son un elemento probatorio de que la evidencia obtenida, los procedimientos y tcnicas
empleados son suficientes y competentes.
Aunque los papeles de trabajo que prepara el auditor son confidenciales, podr proporcionarlos
cuando reciba una orden o citatorio para presentarlos, por lo que debe resguardarlos por un perodo

suficiente para cualquier aclaracin o investigacin que pudiera emprenderse y, tomando en cuenta
su utilidad, para auditoras subsecuentes.
Evidencia. La evidencia representa la comprobacin fehaciente de los hallazgos durante el ejercicio
de la auditora, por lo que constituye un elemento relevante para fundamentar los juicios y
conclusiones que formula el auditor.
Por tal motivo, al reunirla se debe prever el nivel de riesgo, incertidumbre y conflicto que puede traer
consigo, as como el grado de confiabilidad, calidad y utilidad real que debe tener; en consecuencia,
es indispensable que el auditor se apegue en todo momento a la lnea de trabajo acordada, a las
normas en la materia y a los criterios que durante el proceso de ejecucin vayan surgiendo.
La evidencia se puede clasificar en los siguientes rubros:
Fsica: Se obtiene mediante inspeccin y observacin directa de las actividades, bienes o
sucesos, y se presenta a travs de notas, fotografas, grficas, cuadros, mapas o muestras
materiales.
Documental: Se obtiene por medio del anlisis de documentos y est contenida en cartas,
contratos, registros, actas, minutas, facturas, recibos y toda clase de comunicacin producto del
trabajo.
Testimonial: Se consigue de toda persona que realiza declaraciones durante la aplicacin de la
auditora.
Analtica: Comprende clculos, comparaciones, razonamientos y desagregacin de la informacin
por reas, apartados o componentes.
Para que la evidencia sea til y vlida debe cubrir los siguientes requisitos:
Suficiente: Si es necesaria para sustentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones del
auditor.
Competente: Si cumple con ser consistente, convincente, confiable, y ha sido validada.
Relevante: Cuando aporta elementos de juicio para demostrar o refutar un hecho en forma lgica
y patente.
Pertinente: Cuando existe congruencia entre las observaciones, conclusiones y recomendaciones
de la auditora.
Supervisin del trabajo. Para tener la seguridad de que se sigue y respeta el programa aprobado,
es necesario ejercer una estrecha supervisin sobre el trabajo que realizan los auditores, delegando
la autoridad sobre quien posea experiencia, conocimiento y capacidad.
De esta manera, a medida que descienda el nivel de responsabilidad, el auditor que encabece una
tarea, tendr siempre la certeza de dominar el campo de trabajo y los elementos de decisin para
vigilar que las acciones obedezcan a una lgica en funcin de los objetivos de la auditora.
La supervisin, en las diferentes fases de ejecucin de la auditora, comprende:
Revisin del programa de trabajo
Vigilancia constante y cercana al trabajo de los auditores
Aclaracin oportuna de dudas
Control de tiempo invertido en funcin del estimado
Revisin oportuna y minuciosa de los papeles de trabajo
Revisin final del contenido de los papeles de trabajo para cerciorarse de su propsito.
1.10. Examen
El examen de los factores de la auditora consiste en dividir o separar sus elementos componentes
para conocer la naturaleza, las caractersticas y el origen de su comportamientos, sin perder de vista

la relacin, interdependencia e interaccin de las partes entre s y con el todo, a fin de reunir los
elementos de decisin ptimos.
Tcnicas de anlisis administrativo
Constituyen los instrumentos en que el auditor se apoya para complementar sus observaciones, le
posibilitan:
Comprobar cmo se estn ejecutando las etapas del proceso administrativo
Evaluar cualitativa y cuantitativamente los indicadores establecidos
Examinar los resultados que est obteniendo la organizacin
Verificar los niveles de efectividad
Conocer el uso de los recursos
Formulacin del diagnstico administrativo
La diagnosis administrativa, parte esencial de la auditora administrativa, es un recurso que traduce
los hechos y circunstancias en informacin concreta, susceptible de cuantificarse y cualificarse. Es
tambin una oportunidad para disear un marco global de anlisis; para sistematizar la informacin
de la realidad de una organizacin.
El diagnstico es un mecanismo de estudio y aprendizaje, toda vez que fundamenta y transforma las
experiencias y los hechos en conocimiento administrativo, a la vez que permite evaluar tendencias y
situaciones para formular una propuesta interpretativa, o modelo analtico, de la realidad de la
organizacin.
Para que el diagnstico administrativo aporte elementos de decisin sustantivos a la auditora, tiene
que incorporar los siguientes aspectos:
1. Descripcin de la organizacin de acuerdo con su situacin actual y su trayectoria histrica
2. Elementos probatorios de la necesidad de ejercer una auditora administrativa
3. Definicin de un objetivo general y objetivos por rea especfica
4. Efecto de la estrategia seguida
5. Consecuencias de la implementacin del proyecto de auditora
6. Nivel de aplicacin del proceso administrativo
7. Comportamiento de los elementos especficos que coadyuvan con el proceso administrativo
8. Efectividad con la que se instrumentan las acciones administrativas
9. Racionalidad con la que se utilizan los recursos
10. Calidad de vida de la organizacin
11. Alternativas de accin para elevar el desempeo organizacional
12. ndole de las relaciones con el entorno
13. Identificacin de tendencias internas y externas
14. Deteccin de oportunidades de mejora
1.11. Informe
Al finalizar el examen de la organizacin, es necesario preparar un informe, en el cual se consignen
los resultados de la auditora; identificando claramente el rea, sistema, programa, proyecto, etc.
auditado, el objeto de la revisin, la duracin, alcance, recursos y mtodos empleados.

En virtud de que en este documento se sealan los hallazgos, as como las conclusiones y
recomendaciones de la auditora, es indispensable que brinde suficiente informacin respecto a la
magnitud de hallazgos y la frecuencia con que se presentan, dependiendo del nmero de casos o
transacciones revisadas en funcin de las operaciones que realiza la organizacin. Asimismo, es
importante que tanto los hallazgos como las recomendaciones estn sustentados por evidencia
competente y relevante, debidamente documentada en los papeles de trabajo del auditor.
Los resultados, las conclusiones y recomendaciones que de ellos se desprendan, debern reunir
atributos tales como:
Objetividad. Visin imparcial de los hechos.
Oportunidad. Disponibilidad en tiempo y lugar de la informacin.
Claridad. Fcil comprensin del contenido.
Utilidad. Provecho que puede obtenerse de la informacin
Calidad. Apego a las normas de la calidad y elementos del sistema de calidad en materia de
servicios.
Lgica. Secuencia acorde con el objetivo y prioridades establecidas.
El informe constituye un factor invaluable en tanto que posibilita conocer si los instrumentos y
criterios contemplados fueron acordes con las necesidades reales, y deja abierta la alternativa de su
presentacin previa al titular de la organizacin para determinar los logros obtenidos; particularmente
cuando se requieren elementos probatorios o de juicio que no fueron captados en la aplicacin de la
auditora.
Asimismo, permite establecer las condiciones necesarias para su presentacin e instrumentacin. En
caso de una modificacin significativa, derivada de evidencia relevante, el informe tendr que
ajustarse.
Tipos de informe
La variedad de alternativas para presentar los informes depende del destino y propsito que se les
quiera dar, tambin del impacto que se busca con su presentacin.
Atendiendo a estos criterios, los informes ms representativos son:
Informe general
Informe ejecutivo
Informe de aspectos relevantes
Propuesta de implantacin
La implantacin de las recomendaciones constituye el paso clave para impactar en forma efectiva a
la organizacin, ya que constituye el momento de transformar las propuestas en acciones
especficas para cumplir con el propsito de la auditora.
La implantacin se efecta en tres fases:
Preparacin del programa
Para elaborar el programa es necesario cumplir con estos pasos:
Determinar las actividades que deben efectuarse y la secuencia para su realizacin
Establecer el tiempo de duracin de cada actividad y el total para la implantacin
Estimar los requerimientos de personal, instalaciones, mobiliario y equipo
Delimitar claramente las responsabilidades del personal responsable de su ejecucin
Integracin de recursos
Estructurado el programa de implantacin, se deben reunir los recursos para ponerlo en marcha.

Despus, se tiene que desarrollar toda la base documental para fundamentar tcnica y
normativamente la implantacin y, en su caso, el acondicionamiento fsico de las instalaciones.
Ejecucin del programa
Cumplidos los pasos anteriores, se procede a implantar el estudio empleando el mtodo
seleccionado y realizando las actividades programadas.
Es necesario que el personal que participa en la implantacin, reciba la informacin y orientacin
oportunas para interactuar en condiciones ptimas. En forma simultnea, se tiene que efectuar el
seguimiento y evaluacin de los avances que se vayan obteniendo.
1.12. Seguimiento
Las observaciones que se producen como resultado de la auditora deben sujetarse a un estricto
seguimiento, ya que no solo se orientan a corregir las fallas detectadas, sino tambin a evitar su
recurrencia. En este sentido, el seguimiento no se limita a la determinacin de observaciones o
deficiencias, sino a aportar elementos de crecimiento a la organizacin, lo que hace posible:
Verificar que las acciones realizadas como resultado de las observaciones, se lleven a la prctica en
los trminos y fechas establecidos conjuntamente con el responsable del rea, funcin, proceso,
programa, proyecto o recurso revisado, a fin de alcanzar los resultados esperados.
Facilitar al titular de la organizacin la toma de decisiones.
Constatar las acciones que se llevaron a cabo para instrumentar las recomendaciones, y al finalizar
la revisin, rendir un nuevo informe referente al grado y forma como estas se atendieron.
Objetivo general
Establecer lineamientos generales para dar el adecuado seguimiento de las observaciones
formuladas por el auditor y asegurar su atencin y puesta en operacin.
Lineamientos generales
Definir las reas en que se comprobar la implantacin de los cambios propuestos por el auditor,
tomando como referencia el informe de la auditora y las sugerencias o comentarios del titular de
la organizacin.
Considerar la participacin de especialista cuando se estime que la aplicacin de las
recomendaciones as lo requiere.
Realizar, con la amplitud necesaria, las pruebas adecuadas para obtener evidencia que
fundamente la adopcin de las sugerencias del auditor.
Establecer los mecanismos necesarios para mantener un adecuado control del cumplimiento de
estas propuestas en los trminos y fechas establecidos
Brindar el apoyo necesario a las reas involucradas durante el proceso de seguimiento e
instrumentacin de tales recomendaciones.
Evaluar los resultados y logros alcanzados como producto de las modificaciones efectuadas de
acuerdo con dichas propuestas
Replantear las recomendaciones que se consideren indispensables, en especial cuando existan
cambios plenamente justificados de las condiciones que les dieron origen.
Reprogramar las fechas compromiso para implantar las recomendaciones en los casos en que
stas no se hayan adoptado o se hayan atendido parcialmente.
El auditor comentar con el responsable del rea sujeta a seguimiento las observaciones
determinadas, con el objeto de que se aporten pruebas o elementos de juicio adicionales que en
el desarrollo de la auditora no fueron expuestos, permitiendo con ello rectificar su opinin.
Si a criterio del auditor se tiene que reportar el seguimiento de observaciones derivadas de una
auditora en proceso, deber adjuntarse al informe.

Establecer, cuando se justifique, fechas de reprogramacin para implantar en su totalidad las

recomendaciones conforme a los trminos previamente acordados con el titular de la
organizacin.

Acciones especficas
Para examinar el grado de avance en la puesta en prctica de los cambios sugeridos y sentar las
bases para una auditora de seguimiento, se requiere que el auditor verifique como se efectan, lo
cual se puede visualizar desde dos perspectivas:
1. Las recomendaciones se han implantado conforme a programa
2. Tal implantacin se ha realizado fuera de programa.
Recomendaciones programadas
Asignacin de responsabilidades
Factores considerados
reas de aplicacin
Periodo de realizacin
Porcentaje de realizacin
Costo
Apoyo y soporte utilizados
Resultados obtenidos
Recomendaciones fuera de programa
Desviaciones
Causas
Efectos
Alternativas de solucin planteadas
Alternativas de solucin aplicadas
Acciones correctivas realizadas
Calendario de aplicacin
Criterios para la ejecucin de la auditora de seguimiento
Considerar las sugerencias o comentarios del titular de la organizacin referentes a las
observaciones y recomendaciones contenidas en los informes, con el propsito de atenderlas en
la auditora de seguimiento a realizar
Entrevistarse previamente a la ejecucin de esta auditora con los responsables de las reas
involucradas, a fin de obtener un panorama general del avance en la implantacin de las
respuestas
Especificar el nmero de semanas-hombre que comprender la revisin, el responsable de la
supervisin y los auditores que participarn en la ejecucin
Dar prioridad, en la auditora de seguimiento, a la comprobacin del cumplimiento en los trminos
establecidos y fechas programadas en las disposiciones de apoyo preparadas, la definicin de
medidas correctivas y las sugerencias de tipo preventivo para evitar la recurrencia de las
observaciones detectadas por el auditor.
Cuando en la auditora de seguimiento se detecten nuevas irregularidades, se deber ampliar el
alcance de los procedimientos de auditora, con la finalidad de plantear al responsable del rea

las recomendaciones necesarias para subsanarlas y establecer conjuntamente las fechas

compromiso.