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Contabilidad Intermedia I
Dr. Ulises Fabin lvarez Portilla
NORMAS GENERALES
Control Interno
El control interno ser aplicado por Junta General de Accionistas, la Gerencia
General, Subgerencia, Gerentes departamentales; y dems personal de
CIVENAX S.A asegurando el logro de los objetivos organizacionales.
El control interno est compuesto por:
El ambiente de control
La evaluacin de riesgos
Las actividades de control
Los sistemas de informacin y comunicacin
El seguimiento.
AMBIENTE DE CONTROL
Administracin Estratgica
Las mximas autoridades de CIVENAX S.A definirn acciones metodolgicas,
coherentes y sucesivas que tendrn el objeto de desarrollar acciones
estratgicas para el logro de los objetivos organizacionales.
El sistema de administracin estratgica estar constituido por dos macro
procesos: Planificacin Estratgica y la Implementacin Estratgica; cada uno
de estos contar con procesos continuos.
Planificacin Estratgica: Diagnostico Estratgico, Direccionamiento
Estratgica y Formulacin Estratgica.
Implementacin Estratgica: Ejecucin Estratgica y Control Estratgico.
Se ejecutarn anualmente planes operativos y tcticos que permitan a
CIVENAX S.A desenvolverse efectivamente.
Estructura Organizativa
Delegacin de autoridad
La delegacin de autoridad asistir a los miembros de CIVENAX S.A para le
ejecucin de sus actividades de manera efectiva.
Las delegaciones sern consideradas dictadas por la Junta General de
Accionistas. Los delegados a ocupar los diferentes departamentos gerenciales
de la empresa sern responsables de las decisiones que ellos adopten para el
cumplimento de sus funciones.
Competencia Profesional
El conocimiento y habilidades de los trabajadores de CIVENAX S.A sern
piezas fundamentales para ratificar las acciones manifestadas, como tambin
a comprender cada una de las responsabilidades del control interno.
Adhesin de Polticas
Los miembros de CIVENAX S.A definirn polticas generales y especificas
aplicables a cada departamento de la empresa; mismas que sern divulgadas
oportunamente por las mximas autoridades; quienes a la vez determinarn
mecanismos que permitan impulsar las actividades planeadas.
Los niveles de gerencia confirmarn de la adhesin a las polticas
organizacionales, mediante el establecimiento de controles y factores
motivadores apropiados.
Identificacin de Riesgo
Respuesta al Riesgo
La consideracin del manejo del riesgo y la seleccin e implementacin de una
respuesta son parte integral de la administracin de los riesgos. Los modelos
de respuestas al riesgo pueden ser: evitar, reducir, compartir y aceptar.
Evitar el riesgo implica, prevenir las actividades que los originan. La reduccin
incluye los mtodos y tcnicas especficas para tratar con ellos,
identificndolos y proveyendo acciones para la reduccin de su probabilidad e
impacto.
El compartirlo reduce la probabilidad y el impacto mediante la transferencia u
otra manera de compartir una parte del riesgo. La aceptacin no realiza accin
alguna para afectar la probabilidad o el impacto.
Valoracin de Riesgos
La valoracin de riesgos estar direccionada a conseguir informacin oportuna
acerca de las situaciones de riesgo para estimar su probabilidad de ocurrencia,
este anlisis le permitir a los miembros de CIVENAX S.A, reflexionar sobre
cmo los riesgos pueden afectar el logro de sus objetivos, realizando un
estudio detallado de los temas puntuales sobre riesgos que se hayan decidido
evaluar.
Se debe valorar los riesgos en base a las perspectivas de probabilidad o
impacto, siendo la probabilidad la posibilidad de ocurrencia, mientras que el
impacto representa el efecto frente a su ocurrencia.
ACTIVIDADES DE CONTROL
Supervisin
Determinarn mtodos de control de procesos para garantizar la ejecucin
eficaz de los objetivos organizacionales
El control de las operaciones se ejecutar continuamente para promover el
desarrollo de polticas y procedimientos de acuerdo con las normativas
establecidas; determinando el aseguramiento de la calidad de los productos
brindados a la colectividad y el cumplimiento de los objetivos organizacionales
Separacin de funciones
5. NORMAS GERENCIALES
Seleccin de Reclutamiento
Capacitacin
Bienestar social
Evaluacin
Gerencia de Comercializacin
Definirn la persona responsable del desarrollo de las actividades
atribuidas a este departamento; a la vez determinarn sus
responsabilidades, mismas que se centrarn en las siguientes tareas:
Ventas
Cartera y Cobranzas
Importaciones
Fijacin de Precios
Atencin al Cliente
Gerencia Financiera
La Junta General de Accionistas, Gerencia General y Subgerencia definirn
la persona responsable del desarrollo de las actividades atribuidas a esta
gerencia; a la vez determinarn sus responsabilidades, mismas que se
centrarn en las siguientes tareas:
Contabilidad
Tesorera
Presupuesto
Control de Bienes
Guarda Almacn
Estndares de Calidad
Aseguramiento de la calidad total
Mejoramiento Continuo
TECNOLOGA DE LA INFORMACIN
Organizacin informtica
La unidad de tecnologa de informacin, estar posicionada dentro de la
estructura organizacional de la empresa en un nivel que le permita efectuar
las actividades de asesora y apoyo a la alta direccin y unidades usuarias;
as como participar en la toma de decisiones de la organizacin y generar
cambios de mejora tecnolgica. Adems garantizar su independencia
respecto de las reas usuarias y asegurar la cobertura de servicios a todas
los departamentos de la empresa.
CIVENAX S.A establecer una estructura organizacional de tecnologa de
informacin y este reflejar las necesidades organizacionales, la cual debe
ser revisada de forma peridica para ajustar las estrategias internas que
permitan satisfacer los objetivos planteados y soporten los avances
tecnolgicos. Bajo este esquema la empresa dispone de reas que cubren
proyectos tecnolgicos, infraestructura tecnolgica y soporte interno.
Segregacin de funciones
Las funciones y responsabilidades del personal de tecnologa de
informacin y de los usuarios de los sistemas, sern claramente definidas y
formalmente comunicadas para permitir que los roles y responsabilidades
asignados se ejerzan con suficiente autoridad y respaldo.
La supervisin de roles y funciones del personal se debe realizar dentro del
departamento de tecnologa de informacin, dentro de cada una de las
reas, para gestionar un adecuado rendimiento y evaluar las posibilidades
de reubicacin e incorporacin de nuevo personal. La descripcin
documentada y aprobada de los puestos de trabajo que conforman el
departamento de tecnologa de informacin, contemplar los deberes y
Polticas y procedimientos
La Junta General de Accionistas de CIVENAX S.A aprobar las polticas y
procedimientos que permitan organizar apropiadamente el rea de
tecnologa de informacin. El departamento de tecnologa de informacin
definir, documentar y difundir las polticas, estndares y procedimientos
que regulen las actividades relacionadas con tecnologa de informacin y
comunicaciones
en
la
organizacin,
estos
se
actualizarn
permanentemente e incluirn las tareas, los responsables de su ejecucin,
los procesos de excepcin, el enfoque de cumplimiento y el control de los
procesos que estn normando, as como, las sanciones administrativas a
que hubiere lugar si no se cumplieran.
Ser necesario establecer procedimientos de comunicacin, difusin y
coordinacin entre las funciones de tecnologa de informacin y las
funciones propias de la organizacin. Se incorporarn controles, sistemas
de aseguramiento de la calidad y de gestin de riesgos, al igual que
directrices y estndares tecnolgicos. Se implantarn procedimientos de
supervisin de las funciones de tecnologa de informacin, ayudados de la
correccin y mejoramiento de
requerimientos de los usuarios.
los
mismos
por
Plan de contingencias
Corresponde al departamento de tecnologa de informacin el
concepto, aprobacin e implementacin de un plan de contingencias y
estrategias de CIVENAX S.A que describa las acciones a tomar en
caso de una emergencia o suspensin en el procesamiento de la
informacin por problemas en los equipos, programas o de los
trabajadores.
de
de
Administracin
de
los
incidentes
reportados,
requerimientos de servicio y solicitudes de informacin y
de cambios que demandan los usuarios, a travs de
mecanismos efectivos y oportunos como mesas de
ayuda o de servicios, entre otros.
Seleccin de Reclutamiento
Incorporacin de personal
La gestin de talento humano de la empresa CIVENAX S.A
escoger a los trabajadores, tomando en cuenta los requisitos
exigidos en el manual de clasificacin de puestos y considerando
los impedimentos legales y ticos para su desempeo.
El ingreso de trabajadores de la empresa CIVENAX S.A se
efectuar previa la convocatoria, evaluacin y seleccin que
permitan identificar a quienes por su conocimiento y experiencia
garantizan su idoneidad y competencia y ofrecen mayores
posibilidades para la gestin institucional.
El proceso tcnico realizado por la gestin de talento humano
seleccionar al aspirante que por su conocimiento, experiencia,
destrezas y habilidades sea el ms idneo y cumpla con los
requisitos establecidos para el desempeo de un puesto, a travs
de concurso de mritos y oposicin.
Rotacin de personal
La gestin de talento humano y los directivos de la empresa, establecern
acciones orientadas a la rotacin de los trabajadores, para ampliar sus
conocimientos y experiencias, fortalecer la gestin institucional, disminuir
errores y evitar la existencia de trabajadores indispensables.
La rotacin de personal debe ser racionalizada dentro de perodos
preestablecidos, en base a criterios tcnicos y en reas similares para no
afectar la operatividad interna de la empresa.
Los cambios peridicos de tareas a los trabajadores con funciones
similares de administracin, custodia y registro de recursos materiales o
financieros, les permite estar capacitados para cumplir diferentes funciones
en forma eficiente y elimina trabajadores indispensables.
Promociones y ascensos
El ascenso del trabajador en la carrera administrativa se produce mediante
promocin al nivel inmediato superior de su respectivo grupo ocupacional.
El ascenso tiene por objeto promover a los trabajadores para que ocupen
puestos vacantes o de reciente creacin, considerando la experiencia, el
grado acadmico, la eficiencia y el rendimiento en su desempeo,
observando lo previsto en la reglamentacin interna y externa vigente.
Bienestar Social
CIVENAX S.A en el ejercicio de sus funciones, producto de un ambiente
laboral agradable y del reconocimiento de su trabajo, lo cual repercute en
un bienestar familiar y social.
La calidad de vida laboral es solo uno de los aspectos del conjunto de
efectos positivos que el trabajo bien diseado refleja tanto en la
organizacin como en cada uno de los funcionarios que estn a su servicio.
VENTAS
Estrategias de Marketing
La correcta implementacin de estrategias, las estrategias de
marketing son un conjunto de lineamientos y acciones que tiene
como finalidad el logro de los objetivos organizacionales, as como
tambin el cumplimiento de la misin para el posterior alcance de la
visin establecida determinar el nivel de posicionamiento de
CIVENAX S.A en el mercado; para ello la subgerencia de Ventas
controlar la ejecucin de estrategias planteadas, a travs de un
estudio de mercado.
Responsables
La Junta General de Accionistas, conjuntamente con el Subgerente
de Ventas sern los responsables de la implementacin, ejecucin
y control; as como la modificacin de estrategias de marketing. A la
vez, estos determinarn el proceso de ventas de acuerdo a las
necesidades de CIVENAX S.A y conforme el cumplimiento de las
disposiciones y normativas vigentes.
Las estrategias de marketing estarn directamente ligadas como la
visin, misin y objetivos organizacionales; permitiendo as el
cumplimiento de la hiptesis de negocio en marcha.
El desarrollo de estrategias contendr cuatro puntos esenciales:
Actividades, Recursos, Responsables, Tiempo
Lnea de Productos
La Subgerencia de Ventas establecer estudios anuales sobre la
aceptabilidad y confiabilidad recibida por parte de los clientes de
CIVENAX S.A; esta accin tiene como finalidad evidenciar la
objetividad de la lnea de productos con la cual se maneja la
empresa; en base a las necesidades presentadas.
CIVENAX S.A. es una empresa que ofrece Sabanas polares de
excelente calidad, las cuales estn garantizadas. La variedad de la
Zona de Ventas
Los productos de CIVENAX S.A son distribuidos dentro de la ciudad
de Quito, implantando puntos estratgicos de venta, con el fin de
cubrir la demanda producida.
Proceso de Ventas
La subgerencia de ventas trabajar conjuntamente con la Gerencia
Financiera, a la cual deber brindar informacin oportuna y
apropiada de las transacciones realizadas, para el posterior registro
y evidencia contable.
Documentacin de Respaldo
La Junta General de Accionistas, Gerencia General,
Subgerencia y Subgerente de Ventas; debern implementar las
polticas referentes a la documentacin que debe generarse
dentro del proceso de ventas.
Los documentos a presentarse son:
Cotizaciones, Orden de Compra, Factura
La informacin de los documentos de respaldo ser integra,
transparente y veraz; tal que permita evidenciar el hecho
econmico, producto de la realizacin de transacciones.
CARTERA Y COBRANZAS
Responsables
Evaluacin de Crditos
La Junta General de Accionistas, Gerencia General, Subgerencia, y
Subgerente de Cartera y cobranzas evaluarn anualmente la
cartera de crditos
Proceso de Cobranza
Mecanismos de Cobranza
CIVENAX S.A. se caracteriza por ofrecer a sus clientes
facilidades de pago, mismas que sern detalladas conforme a
las polticas establecidas por las mximas autoridades de la
empresa.
Las tasas de inters se decretarn de acuerdo al plazo de
crdito otorgado.
Documentacin de Respaldo
La Junta General de Accionistas, Gerencia General,
Subgerencia, Subgerente de Ventas; debern implementar las
polticas referentes a la documentacin que debe generarse
dentro del proceso de cartera y cobranza.
La Subgerencia de Cartera y cobranzas mantendr a disposicin
de las autoridades competentes los documentos que respalden
sus operaciones.
Los documentos que sern manejados por la Subgerencia de
Cartera y cobranza sern instrumentos financieros.
Provisin de Cartera
Acuerdos de Pago
CIVENAX S.A. brindar a los deudores la facilidad de llegar a un
acuerdo de pago del crdito vencido; esto se lo har con la
finalidad de recuperar la cartera de crdito. En este acuerdo se
deber convenir la fecha, cuota y plazo de pago.
IMPORTACIONES
Responsables
Valor FOB
Se refiere al valor de venta de los productos en su lugar de
origen; ms el costo de los fletes, seguros y otros gastos
necesarios para que la mercadera llegue a la aduana de
salida.
Valor CIF
Valor que el vendedor aporta, cubriendo los costos que
produce el transporte de la mercanca, por va martima al
puerto de destino.
Ad- Valorem
Arancel cobrado a las mercancas. Impuesto administrado
por las Aduanas del Ecuador. Porcentaje variable segn el
tipo de mercanca y se aplica sobre la suma del Costo CIF
CORPEI
Valor que por ley cada exportado e importador debe
cancelar:
Exportador: 1,5 por mil sobre el valor FOB
Importador: 0,25 por mil sobre el valor FOB
Proceso de Importacin
El proceso de importacin requerir de una serie de actividades
ejecutadas tanto fuera como dentro del pas. Para ello se requerir
de la determinacin de un responsable del manejo de dicho
proceso; quien deber informar del avance del mismo.
La mercadera importada debe tener altos estndares de calidad
que permitan satisfacer las necesidades colectivas.
Manual de Procedimientos
CIVENAX S.A. contar con un manual que contenga la
descripcin de los procedimientos inherentes a las importaciones
de mercadera; en el cual se har constar las actividades,
costos, y tiempo de dichos procesos; as como tambin la
informacin y documentacin que debern revelar las
transacciones desarrolladas.
Documentacin de Respaldo
La Subgerencia de Importacin dispondr de evidencia
documental suficiente, pertinente y legal de sus operaciones. La
documentacin sustentatoria de transacciones, estar disponible
para acciones de verificacin y auditoria, as como tambin para
el desarrollo de actividades de los dems departamentos.
FIJACIN DE PRECIOS
Objetivo
Responsables
La Junta General de Accionistas, conjuntamente con el Subgerente
de Fijacin de Precios sern los responsables del control de las
actividades inherentes a este proceso.
Se disearn polticas de precios, mismas que servirn de guas
para la fijacin de los precios de los productos disponibles para la
venta.
El adecuado planteamiento de estas polticas permitir la
uniformidad de criterios a determinarse en el proceso de
determinacin de precios.
ATENCIN AL CLIENTE
Responsables
La Junta General de Accionistas, conjuntamente con el Subgerente
de Atencin al Cliente sern los responsables del control de las
actividades inherentes a este proceso.
Se disearn polticas de atencin al cliente, as como tambin,
polticas que permitan la solucin a los reclamos y solicitudes
presentadas.
El adecuado planteamiento de estas polticas permitir
uniformidad de criterios a determinarse en dicho proceso.
la
NORMAS DE LA GERENCIAFINANCIERA
CONTABILIDAD
Formularios y documentos
CIVENAX S.A emitirn procedimientos que aseguren que las
operaciones y actos administrativos cuenten con la documentacin
sustentatoria totalmente legalizada que los respalde, para su
verificacin posterior. En el diseo se definir el contenido y
utilizacin de cada formulario, se limitar el nmero de ejemplares
(original y copias) al estrictamente necesario y se restringirn las
firmas de aprobacin y conformidad a las imprescindibles para su
procesamiento.
Los formularios utilizados para el manejo de recursos materiales o
financieros y los que respalden otras operaciones importantes de
carcter tcnico o administrativo sern pre-impresos y prenumerados. Si los documentos se obtuvieren por procesos
automatizados, esta numeracin podr generarse automticamente
a travs del computador, siempre que el sistema impida la utilizacin
del mismo nmero en ms de un formulario.
Los documentos pre-numerados sern utilizados en orden
correlativo y cronolgico, lo cual posibilita un adecuado control. La
Gerencia Financiera designar una persona para la revisin
peridica de la secuencia numrica, el uso correcto de los
formularios numerados y la investigacin de los documentos
faltantes. En el caso de errores en la emisin de los documentos,
stos se salvarn emitiendo uno nuevo. Si el formulario numerado,
es errneo, ser anulado y archivado el original y las copias
respetando su secuencia numrica.
TESORERA
CIVENAX S.A. debe centralizar el manejo de los recursos y as
lograr mayor eficiencia y eficacia en la aplicacin de los recursos en
el proceso de toma de decisiones.
Conciliaciones bancarias
Cumplimiento de obligaciones
Las obligaciones sern canceladas en la fecha convenida en el
compromiso, aspecto que ser controlado mediante conciliaciones,
registros detallados y adecuados que permitan su clasificacin, sean
stas a corto o largo plazo.
Los gastos adicionales que se originen por concepto de intereses o
multas por mora injustificada en el pago de las obligaciones con
retraso, ser de responsabilidad personal y pecuniaria de quien o
quienes los hayan ocasionado, por accin u omisin.
PRESUPUESTO
La programacin de la ejecucin presupuestaria del gasto, se basa
en seleccionar y ordenar las asignaciones de fondos para cada uno
de los proyectos y actividades que sern ejecutados en el perodo
inmediato, a fin de optimizar el uso de los recursos disponibles de la
empresa.
Se encarga de guiar, normar, coordinar y orientar el proceso
presupuestario de la institucin; as como, supervisar y efectuar el
seguimiento de la gestin presupuestara de las reas
administrativas en concordancia al Plan Estratgico de la empresa.
ESTNDARES E INDICADORES
Estndares de Calidad
Un estndar representa un nivel de desempeo adecuado, que es
deseado y factible de alcanzar.
Cada uno de los estndares cuentan con una semejanza en comn,
el Proceso de Mejoramiento Continuo, mismo que se inicia desde la
planeacin, pasando por las labores de monitorizacin,
identificacin de prioridades y propuesta de evaluacin de
resultados y su posterior comunicacin de los mismos; formar
parte fundamental del camino que enmarca el Sistema de Gestin
de Calidad; lo que significa que CIVENAX S.A. no solo demuestre
que cuenta con un proceso plasmado en soportes tcnicos, sino que
a partir de este planteamiento inicial se desarrollen mecanismos de
evidencia y soporte que permitan a todos los miembros constatar su
compromiso con el desarrollo organizacional.
El contenido de los estndares, se centra en las condiciones bsicas
prioritarias, pero de acuerdo a los criterios que la Junta General de
Indicadores de Calidad
Los indicadores son el conjunto de variables susceptibles de ser
medidas, que permiten identificar y comparar el nivel de un aspecto
o rea determinada.
Son la base objetiva para Son la base objetiva para realizar la
evaluacin de las actividades desarrolladas en CIVENAX S.A;
detectar desviaciones de lo esperado y tomar decisiones sobre el
tipo de medidas dirigidas al mejoramiento continuo de la calidad de
la atencin.
En la evaluacin del sistema se mide no solo la produccin y los
resultados, sino principalmente los procesos que se dan en cada
departamento, a travs de indicadores adecuados.
Prevencin de errores
Control total de la calidad
Uniformidad y conformidad de productos y procesos
Compromiso de sus miembros
MEJORA CONTINUA
FEDEC S.A. tiene como funcin principal y a la vez objetico organizacional la
Mejora Continua, la cual se centrarn en estrategias que conllevan al xito
organizacional; teniendo como herramienta principal al Ciclo de Deming, mismo
que se centra en cuatro procesos fundamentales: