GENERALIDADES DEL PRESUPUESTO DE VENTAS.

La preparacin del presupuesto de ventas incluye cuatro pasos:

El
El
El
El

pronstico de ventas
plan de mercadotecnia
presupuesto de promocin
presupuesto de gastos de ventas.

Estos cuatro procesos estn interrelacionados: el pronstico expresa

el potencial de demanda. Para convertirlo en un plan de mercadotecnia,
la gerencia debe tomar decisiones de polticas como precio,
participacin en el mercado, fuerza de ventas, etc. Adems el plan de
mercadotecnia se basa en ciertos supuestos en relacin con el nivel de
gastos de publicidad y gastos de venta. La responsabilidad de preparar
el presupuesto de ventas es del gerente de Ventas, asesorado por el
director de presupuestos. Una vez terminado el presupuesto de ventas
se enva para su aprobacin tentativa. Esto lo diferencia de los otros
presupuestos, ya que ninguno puede ser aprobado hasta que no se haya
aprobado el presupuesto de ventas.
Pronstico de ventas. El pronstico de ventas est formado: por las
ventas de productos actuales a los clientes actuales, a los nuevos, y por
las ventas de nuevos productos esos clientes. Existen varios mtodos
para hacerlo: el estadstico, la investigacin de mercado, encuestas a
clientes individuales (cuando son pocos y grandes, como en el mercado
industrial) y la simulacin del mercado por computadora. La principal
fuente de datos para la base de datos de ventas es las facturas de los
clientes que surgen durante el proceso contable, por lo que es necesario
darle gran inters a la forma de codificacin de facturas (es decir, qu
informacin deben contener). Para que los diversos elementos del
pronstico fluyan y se renan de modo adecuado, es necesario cumplir
con los siguientes pasos: 1. Establecimiento de las suposiciones bsicas
que deben ser usadas en el desarrollo del pronstico (tendencias
econmicas, cambios en la lnea de productos, en la distribucin, etc.) 2.
Ejecucin de estudios de investigacin y simulacin de mercado. 3.
Distribucin de la informacin necesaria al personal de ventas para un
mejor anlisis de las necesidades de los clientes. 4. Recoleccin de las
encuestas a clientes importantes. 5. Refinamiento de las suposiciones
bsicas sobre la base de nuevos estudios y objetivos de la
administracin. 6. Ejecucin de proyecciones estadsticas 7.
Consolidacin en un pronstico combinado.
Plan de mercadotecnia.

Las metas de un plan de mercadotecnia deben ser obtenibles, porque

los departamentos de la Ca. Sern dirigidos hacia la ejecucin de ste.
Por ello, el plan se prepara sobre una base mucho ms centralizada que
el pronstico de ventas. Su preparacin comienza con una comparacin
de los pronsticos externo e interno de ventas. Los datos adicionales
considerados son: objetivos generales de venta, estrategias de la
competencia, caractersticas de los productos y relacin esperada entre
promocin y volumen de venta. El plan debe mostrar las unidades y
pesos de ingresos de venta por producto, con un comentario sobre los
supuestos hechos.
Los presupuestos de promocin y de gastos de ventas. El plan de
mercadotecnia completo se basa en un nivel adecuado de apoyo
publicitario. El presupuesto de gastos de ventas incluye todos los gastos
del departamento de ventas y sus subdivisiones, excepto los de
promocin. El costo ms importante es el de la fuerza de ventas.
Bsicamente hay cinco factores que afectan el esfuerzo de ventas: la
concentracin de la clientela, magnitud del cliente, rendimiento del
producto (margen de utilidad), popularidad del producto y condiciones
econmicas generales.
Informes presupuestarios de ventas. Una parte importante del valor
de cualquier sistema de control presupuestario estriba en la informacin
adecuada. Los informes preparados deben proporcionar una base de
control y esta base existe en el sistema de contabilidad por reas de
responsabilidad. Por eso, los informes de mercado y ventas deben
preparase para reflejar la forma como la organizacin asigna dichas
responsabilidades. En esta forma, cada gerente puede revisar su
actuacin sobre la base de los ingresos y gastos que controla. La
informacin presupuestaria debe proporcionar tambin la base para
hacer la planeacin. Por ello, la informacin presupuestaria debe facilitar
el control y la replaneacin.
La clave para lograr esto es una buena estructura en trminos de
informar por reas de responsabilidad, y un buen anlisis de variacin
para explicar las desviaciones del desempeo planeado. La habilidad
para explicar tales desviaciones y para identificar problemas y
oportunidades es clave en el control administrativo.
El presupuesto comercial dimensiona la estructura del plan detallado de
ingresos y gastos. Para su diseo y cuantificacin se crea la estructura
de lneas de producto por unidades de negocio, reas o categoras.

Para establecer las dimensiones del presupuesto de ventas:

Se definen las categoras por servicios, productos o fuente de
ingresos.
Se segmenta por unidad de anlisis, divisin o unidad geogrfica.

Delimitar los criterios de

presupuesto & previsin).

comparabilidad

(ao

anterior

Se disean los grficos por categora y segmento.

Determinar el modelado con mrgenes o clientes por categora.

Simulacin de proyecciones para anticipar resultados futuros

Para disear el informe de seguimiento presupuestario de ventas

diarias:
Modelado analtico de las ventas diarias, mensuales, anuales, en
funcin del presupuesto-previsin e histrico.
Informe de anlisis modificable por regin, zona, responsable,
producto, categora o la unidad de contribucin que se desee.
En el informe de ventas por vendedores:
Establecemos un ranking de vendedores por ingresos y por
margen o clientes.
Analizamos la contribucin de cada uno de ellos a la venta total.

Representamos grficamente los resultados segn jerarqua dames-ao.

El presupuesto de ventas normalmente indica, para cada producto, 1) la

cantidad de ventas estimada y 2) el precio de venta unitario esperado.
Esta informacin es reportada frecuentemente por regiones y por
representantes
de
ventas.
Al estimar la cantidad de ventas para cada producto, los
volmenes de ventas pasadas son normalmente usados como punto de
partida. Estos montos son revisados por factores que se espera afecten
a las ventas futuras, tales como los factores que se mencionan abajo:
-

Acumulacin de rdenes de venta no terminadas

Promocin
y
publicidad
planeada
- Condiciones esperadas de la industria y de la economa en
general

Capacidad
productiva
Poltica
de
proyeccin
de
precios
- Hallazgos en estudios de investigacin de mercados
Una vez que el volumen de ventas estimado es obtenido, el
ingreso esperado por ventas puede ser determinado multiplicando el
volumen por los precios de venta unitarios esperados. El ejemplo de
abajo muestra el presupuesto de ventas para la empresa Accesorios
Vista,
S.A.

Accesorios
Vista,
S.A.
Presupuesto
de
Ventas
Para el Ao a Terminar
Diciembre 31, 2013

en

Volumen Precio
Producto
Ventas
en
de Venta
y Regin
Totales
Unidades Unitario
Cartera:
Este

287,000

$12.00

Oeste

241,000

12.00

Total
Bolsa
Mano:

$3,444,00
0
2,892,000
$6,336,00
0

528,000
de

Este

156,400

$25.00

Oeste

123,600

25.00

Total
Total
Ingresos
por
Ventas

280,000

$3,910,00
0
3,090,000
$7,000,00
0
$13,336,0
00

Para un control mejor, la administracin puede comparar las

ventas actuales con las ventas presupuestadas por producto, regin, o
representante de ventas. La administracin debera investigar las
diferencias significativas y tomar las posibles acciones correctivas.

PASOS
PREVIOS
PARA
PRESUPUESTO DE VENTAS.

COMENZAR

ELABORAR

UN

Elaborarlo es el primer paso para realizar un presupuesto maestro, el cual contiene

toda la planificacin. Si el plan de ventas no es realista, el resto tampoco lo ser. Sigue
paso a paso el procedimiento para hacer un plan de ventas efectivo.
Si el plan de ventas no es realista y los pronsticos no han sido preparados cuidadosamente, los pasos
siguientes en el proceso presupuestal no sern confiables, ya que el presupuesto de ventas suministra los
datos para elaborar los presupuestos de produccin, de compra, de gastos de ventas y de gastos
administrativos.
Un pronstico debe manifestar siempre los supuestos en que se basa. ste debe verse como uno de los
insumos en el desarrollo del plan de ventas y puede ser aceptado, modificado o rechazado por la
administracin.
Es esencial que su preparacin se realice antes de cualquier decisin y que indique las ventas probables
bajo diversos supuestos alternativos. Por ello se puede hacer un pronstico de ventas de la industria a la
que pertenece la compaa y el sector en donde est ubicada, y otro de la propia empresa.
A continuacin, te explicamos los pasos necesarios para elaborar un presupuesto de este tipo:
1. Pronostica las ventas del sector
Estas ventas recogen el potencial de negocios que pueden abarcar todas las empresas del sector o
aquellas que constituyan la competencia real. La comparacin del mercado o demanda con las ventas u
ofertas del sector, permiten detectar las siguientes situaciones:
Si el mercado es superior a la oferta, los productores pueden acortar la distancia mediante estrategias de
penetracin de mercado, el desarrollo de productos o la integracin.
Si el mercado es similar a la oferta, los productores pueden acudir al atrincheramiento, la contraccin de
productos, la diversificacin o la instauracin de polticas crediticias o de precios que conduzcan al
desplazamiento de competidores.
Las ventas esperadas de la competencia ameritan el conocimiento de factores como la tendencia de los
negocios, el nivel de empleo, la capacidad instalada, las polticas sobre productos y la intencin de
ampliar su oferta mediante proyectos de inversin.
2. Pronostica las ventas de la empresa
Aqu el pronstico se fija de acuerdo a su participacin en el mercado. La gerencia debe establecer si es
o no factible alcanzar la participacin deseada a partir del reconocimiento de las capacidades
productivas, la situacin de la empresa, el estado de intervencin actual y el estudio racional de las
polticas de marketing que puedan implementarse.
3. Agrega otros datos pertinentes
Esta informacin debe relacionarse tanto con las restricciones, como con las oportunidades. Las
principales limitaciones que deben evaluarse son:

a. Capacidad de fabricacin
b. Fuentes de abasto de materia prima y suministros generales.
c. Disponibilidad de de una fuerza laboral.
d. Disponibilidad de capital para financiar la produccin.
e. Disponibilidad de canales alternativos de distribucin; rediseo de antiguos productos, introduccin
de nuevos productos, as como los cambios en los territorios de ventas.

Fuentes:
http://www.ingenieriacomercial.com/content/view/1576/13/
http://www.loscostos.info/presventas.html
http://jcvalda.wordpress.com/2011/07/02/preparacion-del-presupuesto-deventas/
Autor de la gua.