DIRECTIVA DE PROCEDIMIENTO,ADQUISICION,REGISTRO Y ADMINISTRACION DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES UNH.

DIRECTIVA DE PROCEDIMIENTO, ADQUISICION, REGISTRO Y

ADMINISTRACION DE BIENES DE CAPITAL DE LA UNH.
(Aprobado con Resolucin N 0586 -2014 CU-UNH)

I.

19/08/2014

OBJETIVO
La presente directiva tiene por objeto, establecer, procedimientos bsicos para el
adecuado uso, registro y control de la recepcin, entrega, transferencia,
devolucin, proteccin, conservacin uso y control de los bienes patrimoniales, a
fin de garantizar una gestin ordenada, planificada y transparente en la
administracin que permita hacer el uso eficiente de los mismos en salvaguarda de
la institucin de conformidad con las normas establecidas determinando las
responsabilidades de las diferentes dependencias y unidades orgnicas que
intervienen en su ejecucin.

II.

BASE LEGAL
II.1 Constitucin Poltica del Per
II.2 Ley N 25265 - Creacin de la UNH
II.3 Ley N 23733 - Ley Universitaria
II.4 Ley N 28411- Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto
II.5 Decreto Legislativo N 295 Ley del Cdigo Civil.
II.6 Ley N 30114 Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal 2014
II.7 Ley N 28296 Ley General del Patrimonio Cultural de la Nacin.
II.8 Ley N 27815 Ley del Cdigo de tica de la Funcin Pblica.
II.9 Decreto Legislativo N 1017 Ley de Contrataciones del Estado.
II.10 Decreto Supremo N 184-20008-EF Reglamento de la Ley de Contrataciones
del Estado.
II.11 Decreto Supremo N 033-2005-PCM Reglamento de la Ley del Cdigo de
tica de la Funcin Pblica.
II.12 Resolucin N 039-98/SBN Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes
Muebles del Estado
II.13 Estatuto de la UNH.

III.

ALCANCE
La presente directiva, tiene alcance a todos los miembros integrantes de los
rganos estructurales de la Universidad Nacional de Huancavelica (Autoridades,
Directivos, Funcionarios, Docentes y Trabajadores Administrativos Nombrados y
Contratados, y otras modalidades).

IV.

DISPOSICIONES ESPECFICAS
IV.1

FUNCIONES ESPECIFICAS EN EL CONTROL DE LOS BIENES

MUEBLES E INMUEBLES.
IV.1.1

Todo servidor tiene la obligacin de proteger y conservar los bienes de

la UNH, debiendo utilizar los que le fueran asignados para el
desempeo de sus funciones de manera racional, evitando su abuso,

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derroche o desaprovechamiento, sin emplear o permitir que otros

emplean los bienes de la UNH, para fines particulares o propsitos que
no sean aquellos para los cules hubieran sido especficamente
destinados encontrndose en la obligacin de comunicar
oportunamente a la Oficina de Control Patrimonial de cualquier
accin, hecho o incidencia que repercuta en el estado o uso del bien.
ORGANICA
RESPONSABLE.El
Vicerrectorado
Administrativo por intermedio de la Oficina de Patrimonio es el
rgano responsable de la Planificacin, coordinacin, y ejecucin de
las acciones referidas al registro, administracin, control, supervisin
de los bienes de propiedad de la UNH, y los bienes que se encuentren
bajo su administracin, as como de custodiar, conservar y mantener
actualizado el archivo de los documentos fuente que sustentan el
ingreso, baja y disposicin de los indicados bienes. Asimismo deber
informar oportunamente, como mnimo una vez cada trimestre a la
DUL, sobre los bienes ingresados y registrados o dados de baja para
fines de inclusin o exclusin de las respectivas plizas de seguros

IV.1.2

UNIDAD

IV.1.3

ADQUISICION Y REGISTRO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES.-

Toda adquisicin de bienes del activo fijo se har a travs de Ordenes

de Compra, previo requerimiento, debidamente sustentados y
autorizados. El responsable de la Oficina de Control Patrimonial al
producirse ingresos, generar los registros de control individual
contable con los detalles contenidos en el documento de recepcin,
tomando el valor de la Orden de Compra. En el caso de bienes
adquiridos anteriormente se generarn los registros, de ser posible, con
el valor de adquisicin, depreciacin acumulada, monto revaluado, etc.
De no ser posible se registrarn con el valor actual segn libros.
Los bienes del activo fijo sern clasificados e identificados de acuerdo
a su naturaleza y ubicacin, procedindose en la fase de generacin de
registro de control de activos fijos, ordenarlos por reas, y dentro de
cada rea por las cuentas y subcuentas establecidas en el Plan
Contable. Adicionalmente existir un grupo especial dnde se incluirn
los registros de los activos fijos que tiene Almacn, por ser recin
adquiridos, por haber sido devueltas por algunas dependencias, o por
no estar en uso.
IV.1.4

Las acciones de registro y

control de los Bienes Patrimoniales de propiedad de la entidad,
cualquiera sea la forma de adquisicin (compra, donacin, etc) son
ingreso al patrimonio institucional o su asignacin en uso y/o cesin en
uso, transferencia, baja y toma de inventario. Los bienes patrimoniales
que se afectan en Uso, a los funcionarios y servidores se conocen a
travs del inventario fsico de Bienes Patrimoniales, siendo
responsable de dicha accin a la Oficina de Control Patrimonial,
debiendo efectuarlo como mnimo una vez al ao. y la toma de
inventario se efecta recurriendo a las siguientes especificaciones,
cantidad, peso, unidad de medida, ubicacin, constatacin fsica y
otros dejando constancia documentada de dichos bienes, la
depreciacin mensual de los bienes muebles se efecta ingresando la
CONTROL DE BIENES PATRIMONIALES.-

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valorizacin de los bienes del mes correspondiente y emitiendo los

reportes respectivos.
IV.1.5 VALORIZACION DE BIENES MUEBLES.- La Direccin Universitaria de
Logstica mediante la Oficina de Abastecimientos y la Oficina de
Control Patrimonial, es responsable de valorizar, segn disposiciones
vigentes y cuando corresponda mediante tasacin, los bienes
patrimoniales que carecen de la respectiva documentacin
sustentatoria, de aquellos que van ser dados de baja, subastados,
donados o permutados, as como de actualizar el valor de tasacin para
los trmites de disposicin de los mismos. Para este efecto, de ser
necesario, deber disponer del apoyo de personal especializado interno
o externo segn sea el caso.
IV.1.6 REGISTROS: La Oficina de Control Patrimonial es responsable de
llevar y mantener actualizados los siguientes registros: la informacin
para este registro deber estar acorde con el Catalogo Nacional de
Bines Muebles del Estado, inventario mobiliario institucional
proporcionado por la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales,
as como mantenerse permanentemente actualizado.
IV.1.7

CONTROL PATRIMONIAL DE BIENES MUEBLES INMUEBLES DE LA

UNH:

a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
l)
m)
n)
o)
p)
IV.1.8

Nmero de Orden de Registro.

Cdigo Patrimonial del bien,
Descripcin de las caractersticas del bien,
Origen y procedencia del bien,
Nmero y fecha de Orden de Compra o de la Nota de Entrada al
Almacn,
Fecha de ingreso al Almacn,
Nmero y fecha del requerimiento y del comprobante de salida,
Nmero y fecha del documento denominado movimiento de
bienes,
Destino del bien (unidad orgnica o dependencia asignada),
Ubicacin fsica del bien,
Valor unitario del bien,
Estado de conservacin del bien,
Usuario responsable,
Observaciones
N del Comprobante de pago y fecha,
Valor pagado del bien.

ALTAS Y BAJAS DE BIENES PATRIMONIALES .-

El Alta de bienes
patrimoniales, es el procedimiento que consiste en la incorporacin
fsica y contable de bienes al patrimonio de la entidad, el cul deber
efectuarse dentro de los treinta (30) das de recibidos con la
documentacin sustentatoria, la que se autoriza mediante resolucin
administrativa con indicacin expresa de las causales que la
originarn.
La baja de bienes patrimoniales, es el procedimiento que consiste en la
extraccin fsica y contable de bienes del patrimonio de la entidad. Se
resuelve mediante acto resolutivo con indicacin expresa de la causal
que la origina.

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El retiro o reemplazo de todo activo fijo se har utilizando la forma

dispuesta para tal efecto, con la respectiva autorizacin del Jefe de la
Oficina de Control Patrimonial, asimismo deber devolverse a
Almacn Central el activo fijo reemplazado o retirado, por lo que el
responsable actualizar el registro del activo fijo para eliminar el
activo fijo.
IV.1.9

MOVIMIENTO DE BIENES PATRIMONIALES, EQUIPO INFORMATICO.-

El responsable de la unidad orgnica usuaria coordinar con la Oficina

de Informtica y Comunicaciones, el retiro del equipo informtico,
considerado innecesario para el desarrollo de sus actividades, que este
averiado o requiera mantenimiento, para lo cual este ltimo, solicitar
y coordinar sobre el apoyo que pudiera haber disponible para el
traslado del o de los equipos a sus instalaciones.
Se efectuar el traslado del equipo a las instalaciones de la citada rea
del Centro de Informtica previa visacin quienes constatarn las
caractersticas y la codificacin del bien.
IV.1.10 La Oficina de Informtica y Sistemas recibir el equipo, firmar y
archivar una copia del documento usado en el traslado y remitir el
original del mencionado formato a la Oficina de Control Patrimonial,
quin deber verificar la ubicacin fsica y registrar el movimiento.
En caso de que el equipo se encuentre en estado operativo, el rea de
Centro de Informtica en coordinacin con la Oficina de Patrimonio,
informar la existencia de dicho equipo en el depsito, para ser
nuevamente asignado.
La Oficina de Control Patrimonial deber verificar el estado, la
ubicacin, fsica del bien y actualizar sus registros y emitir
oportunamente el informe tcnico para la baja del bien.
De tratarse de mantenimiento o reparacin del equipo, la Oficina de
Informtica y Comunicaciones en coordinacin con la Oficina de
Control Patrimonial, coordinar su entrega con la respectiva unidad
orgnica o dependencia, para lo cual este ltimo emitir y firmar la
hoja de movilizacin, disponiendo el traslado del equipo.
El Jefe de Oficina de Control Patrimonial dispondr el traslado del
equipo. De tratarse de una movilizacin u otro local, con la respectiva
unidad orgnica o dependencia, para lo cual firmar la hoja de
movilizacin, disponiendo el traslado del equipo.
El Jefe de la Oficina de Control Patrimonial verificar el retorno del
bien a la respectiva unidad orgnica o dependencia tomando como base
la documentacin mencionada y actualizar sus registros.
Movimiento de vehculos.- Con relacin al movimiento interno de
vehculos, la responsabilidad del control recaer en la Direccin
Universitaria de Obras y Mantenimiento y Logstica, siendo
responsabilidad de la Oficina de Control Patrimonial la actualizacin
y la asignacin de las unidades vehiculares que debe ser
patrimonizada.
IV.2

DE LA PERDIDA, SUSTRACCION Y RECUPERACION DE LOS

BIENES, ASIGNADOS EN USO.

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IV.2.1

Es responsabilidad del usuario, cualquiera sea su nivel jerrquico,

condicin laboral o contrato, velar por la permanencia y cuidado, de
los bienes patrimoniales asignados a su uso, este siempre debe tener
presente que: en caso de sustraccin de alguno de los bienes asignados
en uso, la persona responsable de la custodia del bien proceder a
efectuar la respectiva e inmediata denuncia policial y adjuntar copia
de la misma al informe por escrito que deber presentar a la Oficina de
Control Patrimonial de inmediato organizar un expediente
administrativo que contenga las investigaciones efectuadas por el Jefe
de la Unidad orgnica a la cul perteneca el bien sustrado, tramitando
la copia certificada de la denuncia policial respectiva y en el caso de
bienes faltantes por negligencia tramitar los antecedentes
correspondientes al vicerrectorado Administrativo o a la unidad
orgnica que haga sus veces a efectos que se promueva el
procedimiento correspondiente, para determinar la responsabilidad
pecuniaria y administrativa segn sea el caso.

IV.2.2

Los bienes patrimoniales asignados en uso a los funcionarios y

servidores de la UNH cualquiera su nivel jerrquico o condicin
laboral o contrato, para el normal desempeo de sus funciones, que
resulten perdidos o sustrados, malogrados o daados, ser repuestos
y/o reparados por lo que resulten responsables producto de una
investigacin que determine la negligencia, mala intencin u otros
factores y con fondos de su propio peculio en el plazo de 30 das
calendarios para reponer el bien o cubrir el valor de la prima de seguro.

IV.2.3

En tal sentido los bienes perdidos o sustrados, malogrados o

deteriorados ser repuestos por quien o quienes resulten responsables
luego de la investigacin realizada antes mencionada, con bienes de
modelo, tipo y caractersticas similares al que tenan los primeros, en
un plazo mximo de treinta das (30) calendario, contados a partir de la
perdida y luego de la evacuacin del informe con los resultados de la
investigacin que se remitir en el expediente al Vicerrectorado
Administrativo, para la aplicacin de los descuentos correspondientes
de los valores actualizados de los bienes. Es preciso indicar que en el
proceso de investigacin se deber solicitar a los involucrados sus
descargos por escrito y ellos deben responder de la misma forma en
concordancia con los artculos N 1 y 2 de la Constitucin Poltica del
Estado.

IV.2.4

La reposicin del bien por parte del responsable se suscribir mediante

un acta de entrega recepcin entre la persona que ha repuesto el bien y
el Jefe de la Oficina de Control Patrimonial quin elaborar el informe
correspondiente dirigido al Vicerrectorado Administrativo.

IV.2.5

Los bienes que son repuestos sern ingresados por el Almacn e

incorporados al patrimonio de la UNH,, como Alta de bienes, debiendo
los bienes remplazados ser dados de baja en base a lo dispuesto por la
Superintendencia Nacional de Bienes Estatales y de conformidad con
la normativa vigente.

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IV.2.6

Transcurrido el plazo sealado, sin que la persona responsable hubiera

cumplido con la reparacin o reposicin del bien malogrado, sustrado
o perdido, la Oficina de Control Patrimonial informar al
Vicerrectorado Administrativo para que adopte las medidas
pertinentes.

IV.2.7

En caso especifico de cese, renuncia definitiva o destitucin del

trabajador cualquiera sea su modalidad o nivel jerrquico o condicin
laboral, deber hacer entrega del cargo mediante un Acta de Entrega Recepcin con el correspondiente inventario fsico practicado por la
Oficina de Control Patrimonial, de no encontrarse conforme se remitir
el informe correspondiente para el debido descuento por la
dependencia encargada habiendo sido valorizados por el rea
correspondiente.
DETERMINACION DE RESPONSABILIDAD.

IV.3

El personal a quin se le asign el bien es responsable pecuniaria y

administrativamente respecto de la prdida, dao, deterioro,
negligencia o impericia en el manejo de los bienes de la unidad
orgnica en la que trabaja siempre en cuando producto de una
investigacin se llegue a determinar en forma sustentada su
responsabilidad.
IV.3.2 La investigacin de los hechos (faltantes por prdidas, deterioro u
otros) estar a cargo de una comisin designada por el Vicerrectorado
administrativo, la cul deber contar con dos miembros.
En caso los involucrados fueran personal de las unidades orgnicas
antes citadas, el Vicerrectorado Administrativo, designar al personal
de otras unidades orgnicas, y en el caso de personal contratado, asi
como practicantes, estarn sujetos a la aplicabilidad del Cdigo Civil o
Penal, segn sea el caso.
IV.3.1

IV.4
IV.5

ENAJENACIONES DE BIENES PATRIMONIALES.

Las enajenaciones de los bienes patrimoniales dados de baja se
ejecutarn a travs de dos (02) modalidades:
- Venta de Subasta Pblica
- Venta Directa.
Las enajenaciones que se realicen ser autorizadas por el Vicerrectorado
Administrativo
La Oficina de Control Patrimonial elevar al Vicerrectorado
Administrativo el expediente administrativo que contendr lo siguiente:
a) La resolucin de aprobacin de baja de los bienes muebles.
b) El informe de Tasacin
c) La relacin lotizada de los bienes muebles, que debe especificar el
cdigo patrimonial, la denominacin el detalle tcnico, el estado de
conservacin, la ubicacin y el precio por cada lote.
d) El informe Tcnico Legal elaborado.
El proceso de venta en Subasta Pblica o Venta Directa, se realizar
conforme a las disposiciones establecidas en el D.S. N 007-2008-

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Reglamento de la Ley N 29151 Ley General del Sistema

Nacional de Bienes Estatales y en la Directiva N 002-2005/SBN
Procedimientos para la Venta de los Bienes Muebles dados de baja por
las Entidades Pblicas,
El martillero pblico deber recaudar el dinero obtenido por la venta,
entregar las Plizas de Adjudicacin a los postores que obtengan la
Buena Pro, elaborar el Acta de Subasta Pblica y la Oficina de Control
Patrimonial organiza y dirige el proceso de venta.
VIVIENDA

IV.5.1

DISPOSICION FINAL DE BIENES MUEBLES DADOS DE BAJA.- La Oficina

de Control Patrimonial es responsable de registrar y controlar la entrega
de los bienes donados, transferidos, permutados, vendidos directamente o
subastados, as como la eliminacin (incineracin o destruccin),
debiendo preparar y suscribir el Acta de Entrega-Recepcin, el Acta de
incineracin o destruccin segn corresponda, para lo cul deber dar
cumplimiento a las disposiciones establecidas.

IV.5.2

ACCIONES POR SINIESTROS, HECHOS DELICTIVOS O PERDIDAS

OCURRIDAS A BIENES MUEBLES PATRIMONIALES .-En el caso de

producirse la destruccin parcial o total, robo, prdida o sustraccin de un

bien mueble, deber tomarse en cuenta las medidas correctivas.
IV.5.3

El usuario que tenga en uso un vehculo de la entidad deber informar al

Vicerrectorado Administrativo de cualquier defecto, avera o problema de
funcionamiento que se presente y de ser necesario deber evitar el
funcionamiento del vehculo hasta que se proceda a su reparacin a fin de
restaurar su funcionamiento.
Los vehculos una vez concluida la jornada laboral debern ser guardados
en los ambientes de la institucin y/o cochera dispuesta por la entidad.
Los vehculos de propiedad de la UNH debern llevar el pintado en un
lugar visible, el logotipo y el nombre de la institucin, por autorizacin
del Titular de la entidad y en casos excepcionales se dispondr la
liberacin de esta obligacin.
Cualquier prdida de equipos y repuestos de los vehculos de la
institucin, por negligencia o descuido comprobado, es de entera
responsabilidad del usuario asignado debiendo reponer el usuario del
vehculo, debiendo de pagar dentro de las 24 horas de producida la
infraccin.
La Direccin Universitaria de Obras y Mantenimiento y el encargado de
la Oficina de Control Patrimonial, llevar un registro actualizado de todos
los vehculos que constituyen el parque automotor de la entidad.
Asimismo deber efectuarse el cierre de cada ejercicio fiscal, un
inventario valorizado de dichos bienes, para su inclusin en la
Contabilidad, debiendo velar porque las plizas de seguros contra
accidentes se encuentran vigentes.
El registro contendr lo siguiente:
a) Nmero de documento
b) Color
c) Nmero de placa de rodaje
d) Marca

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e) Tipo 8auto,camioeta, minibs, bus, motocicleta, etc) condicin:

operativo, inoperativo, deteriorado, o averiado) asignado a:
f) Unidad orgnica, nombre/persona responsable, nmero de:
g) Tarjeta de Propiedad
h) Asegurado: nmero de pliza.
La Direccin Universitaria de Obras y Mantenimiento es el rgano
encargado de entregar los vehculos a los usuarios que disponga la Alta
Direccin (Vicerrectorado Administrativo)previo inventario detallado de
las partes y el estado actual del vehculo,
Mediante informe por autorizacin del Vicerrectorado Administrativo, la
Direccin Universitaria de Logstica y la Unidad de Almacn Central
sern los encargados de dotar y establecer en forma mensual o diaria
combustible por cada vehculo a utilizar, tomando en cuenta las necesidad
existentes y la disponibilidad presupuestal, de acuerdo a una medida de
consumo mensual del vehculo y en concordancia con las funciones que
cumplen los usuarios de las diferentes unidades orgnicas de la UNH.
IV.6
IV.6.1

DISPOSICIONES FINALES
La presente directiva ser aprobada mediante acto resolutivo y entrar en
vigencia a partir del da siguiente de su publicacin..

El Vicerrectorado Administrativo, la Direccin Universitaria de Logstica,

Direccin Universitaria de Obras y Mantenimiento, Direccin
Universitaria de Economa y Finanzas, la Oficina de Control Patrimonial
evaluarn el cumplimiento estricto de lo dispuesto en la presente directiva
informando permanentemente a las instancias respectivas segn
corresponda.
IV.6.3 Todo lo no previsto en la presente directiva ser analizado y resuelto por
Consejo Universitario en forma coordinada con las instancias
correspondientes.
IV.6.4 Derguese toda norma que se oponga a la presente directiva.
IV.6.2

Huancavelica, Febrero del 2014.

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