Revista Cubana de Educacin Superior XXVI (2) 2006: 50-58

Aplicacin de un procedimiento para la gestin de procesos

docente-educativos en universidades
EULALIA M. VILLA GONZLEZ DEL PINO
JOS R. CASTELLANOS CASTILLO
RAMN A. PONS MURGUA
Resumen. El presente trabajo forma parte de una serie de resultados de

investigacin relacionados con la

Gestin por Procesos que han sido obtenidos en Instituciones de Educacin Superior. El diseo de
Procedimientos para la Gestin por Procesos requiere llevar a cabo un trabajo de investigacin que tome en
consideracin los conceptos generales relacionados con la evaluacin, la mejora y el control de procesos, as
como las herramientas y tcnicas requeridas para estos propsitos.
Se analiza un estudio de caso sobre la mejora del Proceso Docente de pregrado en una universidad pblica
colombiana utilizando, las tcnicas de Mapeo de Procesos, Planes de Control, el Anlisis de los Modos y
Efectos de los Fallos (FMEA), as como otras tcnicas estadsticas y de calidad.

Abstract.

The present paper belongs to a series of research results concerned with Process Management
that have been achieved in learning processes at Higher Education Institutions.
The design of procedures for Process Management requires carrying out a research work which takes into
consideration the general concepts concerned with process evaluation, improvement and control as well as
the tools and techniques required for these purposes.
A case study concerned with the improvement of the undergraduate learning process at an official Colombian
university using Process Mapping, Control Plans, Failure Modes and Effects Analysis (F.M.E.A.) as well as
other quality and statistical tools is analyzed.

Introduccin
El entorno dinmico en el que se mueven actualmente las organizaciones provoca grandes
impactos sobre su capacidad para cumplir las metas y objetivos. Esto exige prestar atencin
a los procesos transversales de la organizacin. Es vital que la alta administracin tenga
una orientacin a los procesos si desea satisfacer las necesidades de los clientes (Pons,
1998). Es obvia la necesidad de mantener una alta calidad en los procesos. Al respecto
Juran (2001) expresa: Entender por qu una buena calidad de los procesos es la excepcin
y no la regla, exige mirar de cerca cmo se disean los procesos y qu les ocurren en el
transcurso del tiempo.
La universidad debe desarrollar todas sus actividades buscando satisfacer las necesidades,
intereses y expectativas de sus diversos clientes (Calidad) y, perfeccionar de manera
permanente los servicios que presta para ofrecer mejores resultados a la comunidad en
que est insertada (Pertinencia). Los criterios de calidad y pertinencia de la universidad
se refieren a que dicha institucin social satisfaga como un todo, en los procesos y
productos, las expectativas de la sociedad (lvarez de Zayas, 2001). Al plantear el concepto
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de calidad de la educacin, sin embargo, se tiende a establecerlo sobre las condiciones de

entrada y salida en el sistema educativo, eludiendo los procesos de trabajo que se realizan
dentro de las instituciones. Los factores relativos a los procesos no suelen ser utilizados
como criterios para definir y medir la calidad de la educacin, al menos no aparecen con
tanta frecuencia y de forma tan explcita (Pons, 1996; Medina Rivilla, 2003).
El predominio de la gestin orientada a los resultados y no a los procesos en las
Universidades, limita la mejora continua de los resultados que alcanza la organizacin en
cuanto al cumplimiento de sus estrategias clave. El deterioro de los procesos exige su
mejora continua y se requiere un monitoreo sistemtico sobre su desempeo en funcin
del cumplimiento de lo planeado estratgicamente (Deming, 1989; Harrington, 1997;
Imai, 1992). El objetivo del presente estudio es describir un procedimiento para realizar
la gestin por procesos que contribuya a la mejora de su desempeo.
Mtodos
La gestin por procesos se realiza mediante el empleo del procedimiento que se muestra
en la Figura (1), que es el resultado del anlisis de las experiencias y recomendaciones de
algunos autores en esta esfera, tales como Juran (2001); Cant (2001); Cosete Ramos
(1996); Villa y Pons (2003). En la tabla (1) se muestran los aspectos que deben ser
analizados en cada etapa del proceso, as como las herramientas recomendadas para ello.1
El procedimiento y las herramientas descritos en la tabla, fueron aplicados en el
mejoramiento del proceso de enseanza de pregrado en una universidad oficial colombiana
(Villa y Pons, 2004), mediante el trabajo de un equipo constituido por siete expertos cuyo
nmero fue determinado mediante el empleo de un modelo binomial. Este proceso est
constituido por cinco subprocesos, de los cuales se seleccion el subproceso de Asignacin
Acadmica para la presentacin de este trabajo (Pons y Villa, 2004).
La misin de este subproceso es planificar y organizar las actividades de docencia,
investigacin, extensin, acadmico-administrativas y administrativas de los profesores,
enmarcadas dentro de la programacin general de la universidad, de la especfica de su
unidad acadmica y dentro de la situacin administrativa en que ellas se encuentren. De
igual manera, se describen en forma lgica los proveedores, insumos, procesos, productos,
requerimientos y clientes tanto internos como externos; mediante el mapa de proceso que
se muestra en la tabla (2), utilizando la tcnica S.I.P.O.C. (Suppliers, Inputs, Process,
Outputs, Customers).2
En la tabla 2 se muestra la matriz causa-efecto que se utiliz para seleccionar las entradas
del subproceso de Asignacin Acadmica que deben incluirse en el plan de control del
mismo, mediante la aplicacin del principio Pareto (Ishikawa, 1990). De acuerdo con
este principio, las actividades de docencia e investigacin obtuvieron el mayor puntaje
1
2

Figura 1. Procedimiento para la gestin de procesos. Fuente: Eulalia Villa, R. Pons (2003).
Tabla 1. Fuente: idem.

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segn los expertos, con 300 y 290 puntos, respectivamente.

Figura. 1

En la tabla (3) se muestran los mtodos y medios que deben ser utilizados para ejercer
el control sobre los diferentes objetos en cada etapa del subproceso.
Tabla 1. Etapas del procedimiento y herramientas asociadas

En la tabla (4) se muestra el anlisis de los modos y efectos de los fallos (F.M.E.A.)
potenciales del subproceso, as como las causas races y las medidas recomendadas para
su eliminacin preventiva.
Resultados
El anlisis de la situacin arroj que el objetivo establecido para el ao 2004 en cuanto a
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la asignacin acadmica de los docentes de planta y de vinculacin especial fue disminuir

en un 50%, la contratacin docente hora - ctedra, meta que slo se cumpli hasta un
38%, dado que la normatividad vigente no permite asignar ms carga acadmica a los
docentes de planta.
El anlisis de las causas races, mediante el criterio de los expertos y la aplicacin del
F.M.E.A., arroj que el proceso de asignacin acadmica adolece de un sistema de
informacin que facilite la planeacin y distribucin de la misma, permitiendo la fluidez
de la informacin para la toma de decisiones en forma oportuna.
Fig. 2 Subproceso de Asignacin Acadmica

La consolidacin de la asignacin acadmica se hace de manera manual y disgregada,

razn por la cual hay retrasos en la entrega de la misma por parte de las unidades
acadmicas. Tambin en la elaboracin de la asignacin se presenta dualidad de funciones
entre las dependencias involucradas. En la tabla (5) se muestra el plan propuesto para la
mejora del subproceso Asignacin Acadmica, cuya aplicacin ha brindado hasta la fecha
(primer trimestre de 2005) una reduccin del 30 % de los gastos por concepto de concepto
de contratacin docente hora ctedra.
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Tabla 2. Matriz Causa-efecto del subproceso Asignacin Acadmica

Discusin
La aplicacin del procedimiento para la gestin de procesos permiti realizar una
descripcin detallada de sus entradas y salidas fundamentales, as como de los proveedores
y los clientes de dicho proceso, lo cual obliga a valorar con ptica nueva el funcionamiento
de la estructura funcional actual de la institucin. En relacin con la definicin del alcance
y la determinacin de los requisitos del proceso se definen toda una serie de interfases e
interrelaciones que desde el punto de vista funcional no haban sido valoradas ni tenidas
en cuenta en el funcionamiento en sistema que exige la organizacin. Para todo ello fue
de gran ayuda la utilizacin del diagrama SIPOC.
Durante la evaluacin del proceso se logr una identificacin efectiva y racional de los
problemas. Para ello se emple fundamentalmente el mapeo de procesos, aplicndose a
cada una de las actividades del mismo, contribuyendo este, en gran medida, a la deteccin
ms precisa de las actividades, tareas y operaciones que dificultan el buen desempeo del
proceso en cuanto a su eficacia y efectividad. En todo ello se puso de manifiesto la red
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de interrelaciones que exigen actividades bsicas que implican a un gran nmero de reas
funcionales a la vez y cmo todas ellas deben quedar integradas en la planeacin estratgica
de la organizacin a todos los niveles.
Tabla 3. Plan de control del subproceso Asignacin Acadmica

En esta etapa del procedimiento, para conocer la prioridad de las entradas y salidas, se
utiliz la Matriz Causa-Efecto, donde se trabaj por la va del consenso con un nmero de
expertos previamente determinado, otorgando un rango de importancia a cada una de
dichas entradas y salidas del proceso. A su vez, con el objetivo de poseer un mayor control
sobre el mismo se elabor un plan de control de las actividades que contiene: actividad,
indicadores, rango de control (%) y las medidas correspondientes, fundamentalmente,
para el caso de que algn indicador de las actividades tenga un valor fuera del rango
correspondiente.
Como parte del procedimiento y para realizar un necesario anlisis de los fallos potenciales
de las entradas, sus modos y efectos se utiliz el FMEA como herramienta.
Atendiendo a los resultados de este anlisis se determin un nmero de prioridad de
riesgo (RPN, en ingls) para cada una de las entradas, todo lo cual permiti concluir que
los esfuerzos deban centrarse en la modificacin de la normatividad vigente para la
asignacin acadmica de los docentes de planta.
La implantacin del cambio a travs del alineamiento estratgico, permiti detectar, evaluar
y dar respuesta a posibilidades de mejora con un enfoque sistmico, que el enfoque
funcional tradicionalmente empleado en las organizaciones no permite efectuar. De este
modo, para el monitoreo de resultados se recomend la utilizacin de algunas tcnicas ya
mencionadas, as como otras propias del Control de Gestin.
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Los resultados de la investigacin realizada fueron evaluados desde el punto de vista de

su impacto econmico, social y ambiental, sobre la base del enfoque en sistema que se
propone.

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Conclusiones
1.

El procedimiento para la gestin de procesos desarrollado en esta investigacin,

constituye un instrumento que permite mejorar la gestin universitaria de manera
continua, al integrar en sistema, herramientas que faciliten el control sobre dicha
gestin, con una filosofa de direccin que permite la correspondencia entre la
estrategia y la gestin del da a da, todo ello sobre bases cientficamente
argumentadas.

2.

La aplicacin del procedimiento para la gestin de procesos de la educacin

superior, en el objeto de estudio seleccionado, demostr su pertinencia y
factibilidad al lograr contribuir de manera efectiva a la evaluacin del mismo,
as como proponer acciones concretas orientadas a su mejora continua.

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