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Campus de Quetzaltenango
Universidad Rafael Landvar
Facultad de Ciencias Econmicas y Empresariales
ii
RECTORA
VICERRECTOR GENERAL
VICERRECTOR ACADMICO
VICERRECTOR ADMINISTRATIVO
SECRETARIO GENERAL
iii
DECANA
VICEDECANA
SECRETARIO
iv
DIRECTOR DE CAMPUS
SECRETARIA DE CAMPUS
VOCAL
VOCAL
VOCAL
vi
A MIS PADRES:
A MIS HERMANOS:
Roco y Elas
Con mucho cario, por el apoyo moral y espiritual brindado.
Que Dios los bendiga y los guarde siempre.
A MIS ABUELITAS:
AGRADECIMIENTO ESPECIAL A:
Mis tos, primos, familia en general, familia Daz De Len, familia Garca
Gonzlez por el aprecio brindado.
A MIS AMIGAS:
vii
viii
ix
ndice:
Pginas
1.
Introduccin...........................................................................................................
01
1.1.
06
1.1.1.
06
1.1.2.
Planeacin de auditora...........................................................................................
06
1.1.3
06
1.1.3.1
06
1.1.3.2
08
1.1.3.3
09
1.1.4
09
1.14.1
09
1.1.4.2
10
1.1.5
10
1.1.5.1
Finalidad ......................................................................................................................
10
1.1.5.2
11
1.1.5.3
12
12
13
13
1.1.6
14
1.1.7
14
1.1.7.1
Introduccin ...............................................................................................................
14
1.1.7.2
15
1.1.7.3
16
1.1.7.4
17
1.1.7.5
17
1.2
17
1.2.1
Definicin ....................................................................................................................
17
1.2.2
Clasificacin ...............................................................................................................
18
1.2.3
18
1.2.4
19
1.2.5
19
1.2.5.1
20
1.2.5.2
20
1.2.6
20
1.2.6.1
Facturacin.................................................................................................................
21
1.2.6.2
21
1.2.6.3
22
1.2.7
22
1.2.7.1
23
1.2.7.2
23
1.2.7.3
24
1.2.7.4
25
1.2.7.5
25
1.2.7.6
26
1.2.7.7
Costo beneficio..........................................................................................................
27
1.2.8
28
1.2.8.1
29
1.2.8.2
30
1.2.9
30
1.2.10
31
1.2.10.1 Objetivos......................................................................................................................
31
1.2.10.2 Procedimientos...........................................................................................................
31
31
32
1.2.11
32
32
32
33
33
1.2.12
34
34
1.2.12.2 Sustantivas...................................................................................................................
34
II.
37
2.1
Objetivos......................................................................................................................
37
2.1.1
37
2.1.2
Objetivos Especficos.................................................................................................
38
xi
2.2
Variables......................................................................................................................
38
2.3
Definicin de Variables.............................................................................................
38
2.3.1
Definicin Conceptual..............................................................................................
38
2.3.2
Definicin Operacional.............................................................................................
39
2.4
Alcances y Lmites......................................................................................................
39
2.4.1
Alcances .....................................................................................................................
39
2.4.2
Lmites...........................................................................................................................
39
2.5
Aporte..........................................................................................................................
39
III.
Mtodo ........................................................................................................................
40
3.1
Sujetos ..........................................................................................................................
32
3.2
Instrumento .................................................................................................................
40
3.3
Procedimiento ............................................................................................................
40
3.4
Diseo ..........................................................................................................................
41
3.5
Metodologa estadstica...........................................................................................
42
IV.
43
V.
69
VI.
Conclusiones .........................................................................................................
74
VII.
Recomendaciones................................................................................................
75
VIII.
Propuesta ...............................................................................................................
76
IX.
99
X.
Anexos....................................................................................................................
102
10.1
Encuesta .....................................................................................................................
103
10.2
107
xii
Resumen
xiii
I.
Introduccin
A fin de conservar los clientes actuales y atraer nuevos, la mayora de las empresas deben
conceder crditos y mantener inventarios. Para la mayora de las empresas las cuentas por
cobrar representan una inversin considerable que se determina a travs del volumen de
ventas a crdito, esta inversin se considera como propiedades de un negocio, el dinero, las
mercancas y las cuentas por cobrar a los clientes estn ligados en una secuencia, ya que el
dinero se transforma en mercancas y stas en cuentas por cobrar, las cuales a su vez se
convierten en dinero, inicindose as un ciclo que se repite indefinidamente dentro de las
actividades de una empresa.
En cada una de estas transformaciones se opera tanto una recuperacin de capital
invertido,
como
un
resultado
que
puede
ser
una
utilidad
una
prdida.
Este continuo giro de los bienes que se liga en sus posibilidades de recuperacin y
productividad hace que el grupo formado por dinero, mercancas y cuentas por cobrar
formen una funcin importante dentro del ciclo de ingresos.
Tambin es importante mencionar que en la conversin de las mercancas en clientes en un
perodo, cuyo importe debe ser proporcional a los dems elementos financieros que
concurran en una empresa, debern recuperarse en un plazo normal de crdito que la
misma empresa conceda y que debe estar acorde con el que ordinariamente concede la
mayora de los negocios.
Debe de tenerse presente que las cuentas por cobrar son consideradas las partidas ms
importantes del activo, ya que pueden representar un 30% o 50% del mismo.
Por lo tanto dadas las circunstancias es importante realizar una auditora en las cuentas por
cobrar ya que constituye una parte tan importante dentro del activo por lo cual se presenta
el siguiente trabajo de Tesis titulado Importancia de Auditora Financiera en el rea de
Cuentas por Cobrar, en el cual se conceptualiza y expone los puntos ms importantes a
considerar
medianas empresas
realizan auditora financiera en el rea de cuentas por cobrar. Y con este trabajo
investigativo se pretende aportar conocimientos relativos a este tema y as establecer la
importancia y el beneficio que obtienen las medianas empresas al realizar una auditora
financiera en las cuentas por cobrar
Para sustentar lo enunciado anteriormente se ha realizado una seleccin considerable de
libros, revistas, y otros tipos de materiales de consulta dentro de dicho material.
Barrios
Comenta que:
llamadas clientes, se originan en la actividad comercial por las ventas al crdito que se
realizan en la empresa, este rubro forma parte del activo circulante exigible, el precio de
venta en este tipo de operaciones fija bajo el precio de venta global de acuerdo con el
plazo de la venta o sea que dependiendo el plazo as est fijado el precio; o el precio de
venta al contado y ms el financiamiento de acuerdo con el plazo de venta. Por lo que las
cuentas por cobrar deben analizarse segn la antigedad de saldos para poder tener un
mejor control sobre ellas.
Cajas Vissuni, (2,003) En su artculo El fraude desde la perspectiva del SAS 82, segunda parte,
de la revista Amrica Economa No. 112. Establece que: El auditor no se debe limitar
nicamente a hacer las pruebas y documentos en sus papeles de trabajo. En situaciones
como las que se mencionan a continuacin, se deben aplicar anlisis y juicios crticos para
detectar las irregularidades que puedan existir de trasfondo. Entre las ms importantes estn:
La falta de habilidad para generar flujos de efectivo en las operaciones, mientras se reportan
utilidades altas y una tendencia de crecimiento de las mismas. Por ejemplo, que con la
utilidad del ao aumenten las cuentas por cobrar sin tener un anlisis de saldos de estas
cuentas por antigedad; o los inventarios pero no las disponibilidades de efectivo.
Crdenas (2,002) En su artculo El Dictamen de los Estados Financieros, en la revista
Contadura Publica, No. 36,
La planeacin de las
Monzn (2,002) En su tesis titulada La observancia del nuevo enfoque del control Interno y
los riesgos de auditora financiera. Establece que: El auditor al ser contratado para efectuar
una auditora financiera, el propsito de su examen, no es especficamente el de detectar
errores o irregularidades, su propsito es expresar una opinin sobre los estados financieros,
por lo que un examen efectuado de acuerdo a las Normas de Auditora Generalmente
Aceptadas, est orientado para permitir al auditor expresar su opinin y debido a que errores
e irregularidades pueden llegar a afectar materialmente la razonabilidad de estos estados, el
auditor tiene la responsabilidad de planear y ejecutar su examen tratando de limitar esta
posibilidad.
Montiel (2,003) En su tesis titulada Auditora operacional de la administracin del crdito de
almacenes de venta al detalle. Indica que: Las empresas comerciales que efecten ventas
de mercaderas al crdito, con el propsito de salvaguardar los intereses de las empresas,
tengan como poltica sana, el clculo de la provisin para cuentas incobrables ya que
constituir un respaldo para sus cuentas de dudoso cobro.
Mora Espaa (2,005) en su Tesis titulada Importancia de la auditora continua en el trabajo
del contador pblico independiente en las organizaciones. Resalta que: Debido a que es
necesario y de primordial importancia que los interesados de la informacin financiera
cuenten con que dicha informacin sea til y confiable para la toma de decisiones
adecuada. En virtud de que los estados financieros constituyen un instrumento utilizado por
la administracin para dar a conocer informacin de carcter econmico sobre la entidad,
hace la conveniencia de que un profesional independiente revise su contenido a travs de
una auditora financiera para determinar su grado de confiabilidad.
Ortz Lara, J. (2,002), en su Tesis titulada Deteccin y prevencin de los fraudes en las
empresas industriales. Seala que: Aun cuando en el departamento de cobros son mnimas
las posibilidades de fraude no por ello se puede decir que no se puedan dar robos pues es
en este departamento donde se dan la mayora de ingresos en la empresa. Muy importante
en este departamento es que en la eliminacin de cualquier diferencia con un cliente en
cuentas por cobrar siempre intervenga una persona ajena a este departamento para
asegurarse que el cliente est satisfecho y que no sea una anomala de cobros.
Quintanar (2,004) En su Tesis titulada Procedimientos en las cuentas por cobrar y las cuentas
por pagar. Define que: El Contador Pblico, debe conocer muy bien el giro de la empresa
en la que labore, as como sus polticas que esta tenga, ya que en esto se debe basar para
llevar la contabilidad adecuada, y as mismo tiene que implementar procedimientos para un
trabajo eficiente y fcil, para el departamento de contabilidad, as como a quienes se sirvan
de este. En cuanto a las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar, cada empresa lleva
sus polticas internas, las cuales varan de una a otra, pero en lo general se llega a un mismo
fin.
1.1
Auditora Financiera:
1.1.1
Definicin:
Conceptualiza que:
1.1.2
Planeacin de la auditora:
1.1.3
Disposiciones preliminares:
1.1.3.1
van
Y este
Evaluar las situaciones en las que se producen, procesan, revisan y acumulan los datos
de contabilidad de la organizacin.
Para adquirir estos conocimientos, el auditor lleva a cabo varios procedimientos adicionales,
consistiendo generalmente en entrevistas, visitas a oficinas y fbricas y la recopilacin de
cierta informacin importante.
Tambin el anlisis de informacin recopilada lo realizar el auditor a travs de
procedimientos analticos o revisin analtica que consiste en: la realizacin de un estudio o
evaluacin de
comparacin con otros datos de informacin relevante. Lo anterior implica el anlisis de las
relaciones y tendencias relevantes incluyendo la investigacin de partidas y fluctuaciones
inusuales. Para el empleo de procedimientos de revisin analtica el auditor puede disponer
entre otros, de los mtodos siguientes:
Anlisis de relaciones: Se refiere a cualquier relacin entre las cuentas de los estados
financieros.
Anlisis de tendencias: Consiste en analizar las variaciones de un saldo o cuenta a travs del
tiempo.
Comparaciones: Implica las comparaciones de informacin financiera respecto de otros
datos o elementos independientes y/o externos a los estados financieros y al ente,
respectivamente.
Comprender el negocio y usar esta informacin apropiadamente ayuda al auditor para:
9
El auditor hace juicios sobre muchos asuntos a lo largo del curso de la auditora en los que el
conocimiento del negocio es importante, como por ejemplo:
9
Tambin es muy importante que el auditor se asegure que los auxiliares asignados a aun
trabajo de auditora obtengan suficiente conocimiento del negocio para ser capaces de
desarrollar el trabajo de auditora delegado a ellos. El auditor se asegurara tambin que
comprendan la necesidad de estar alertas para informacin adicional y la necesidad de
compartir esa informacin con el auditor y los otros auxiliares.
1.1.3.2
Entrevistas iniciales:
Las entrevistas iniciales con la direccin y personal supervisor de un nuevo cliente constituyen
uno de los aspectos vitales de un nuevo encargo. A travs de estas entrevistas el auditor
puede hacerse una idea global del negocio del cliente y de su organizacin y caractersticas
de funcionamiento. Las entrevistas bsicas son las que tienen lugar con la direccin de la
empresa cliente. Durante tales entrevistas, el auditor puede conocer los planes y polticas
que pueden afectar a los estados financieros, los aspectos relacionados con el negocio y
sector a que pertenece la empresa del cliente y los requisitos legales y disposiciones
regulatorias importantes. El auditor deber averiguar si existen problemas especiales, como
la introduccin de nuevas polticas de contabilidad u operacionales durante el perodo que
se va a revisar, si se va a proceder a la apertura de nuevas fbricas o instalaciones, y otros
cambios propuestos en las operaciones, y si los planes de pensiones van a ser renovados o
acaban de entrar en vigor.
qu trabajo ser
que
considere tiles para formarse una opinin adecuada de la organizacin u operaciones del
cliente y / o aquellos que le hayan de servir de referencia durante la auditora. Entre estos
podran incluirse:
1.1.4
Consideraciones especiales:
1.1.4.1
Auditor predecesor:
En el caso de que se trate de un cliente nuevo, el auditor debe satisfacerse con los saldos al
principio del perodo en estudio y con la consistencia en la planificacin de los principios de
contabilidad durante el ejercicio anterior. En consecuencia, el auditor debera realizar unas
investigaciones especficas consultando al auditor predecesor, en los primeros pasos de la
9
auditora, sobre los aspectos que podran afectar a la realizacin de la misma. Adems el
auditor debera hacer las gestiones oportunas para revisar los papeles de trabajo del auditor
predecesor despus de solicitar del cliente la autorizacin
1.1.4.2
Adems, podra hacerse uso de los auditores internos para proporcionar una
1.1.5
1.1.5.1
Finalidad:
Antes que el auditor prepare el programa de auditora, debera realizar una evaluacin
preliminar de los controles de contabilidad internos y de su efecto sobre la naturaleza,
oportunidad y alcance de los procedimientos de auditora previstos. Esta revisin podra
centrarse en aquellas reas que son fundamentales en el proceso de planificacin,
especialmente aquellas en las que la auditora de hacer un nfasis especial o cuyo tiempo
de estudio se debe ampliar.
controles que parecen garantizar que las cuentas correspondientes a los mismos son
adecuadas. Si el auditor pretende fiarse de estos controles, debe verificarlos. El auditor
debe identificar tambin los controles que no pretende verificar, ya sea por que no los crea
fiables o porque
considera
1.1.5.2
de control y destaca
totalmente
inaplicable
para
pequeas
empresas,
para
sistemas
sencillos
11
1.1.5.3
El riesgo de auditora puede ser considerado como una combinacin entre la posibilidad de
la existencia de errores significativos o irregularidades en los estados financieros. El riesgo de
auditora puede ser afectado por controles internos deficientes, complejidad de
contabilidad, subjetividad, la posibilidad de que la direccin prescinda de los sistemas, la
naturaleza del negocio y muchas otras circunstancias.
Los errores o irregularidades son fuentes potenciales de falsa presentacin de los estados
financieros.
o interpretacin de hechos.
del riesgo
de los estados financieros, ms que una suposicin de que es alto, puede hacer posible al
auditor conducir una auditora ms eficiente y efectiva. Las reas que resultan de criterios
subjetivos gerenciales tales como: obsolencias de existencia de inventarios, provisin para
cuentas incobrables, etc., son de mayor riesgo que las que resultan de determinaciones ms
objetivas.
1.1.6
La
planificacin
preliminar
para
un
encargo
recurrente
incluye
generalmente
Discutir el tipo, alcance y oportunidad del encargo con los ejecutivos competentes de
la empresa.
Comentar los aspectos que podran afectar al examen con personal de la firma de
auditora que hayan prestado servicios fiscales de consultora u otros servicios no
relacionados con la auditora durante el ejercicio.
Revisar en forma crtica los papeles de trabajo del ejercicio anterior con el propsito de
introducir mejoras en los procedimientos de auditora, eliminar los papeles de trabajo
innecesarios y mejorar la estructura, contenido y organizacin de los mismos.
Leer los ltimos informes y estados financieros de la entidad y anotar los cambios
significativos en la posicin financiera y en las operaciones de la empresa desde la
ltima auditora.
1.1.7
Programa de auditora:
1.1.7.1
Introduccin:
Despus de preparar los procedimientos y considerar los factores expuestos en los apartados
anteriores, el auditor est en condiciones de preparar el programa de auditora el cual es un
14
1.1.7.2
Define que: Un
2.
Todo programa de auditora debe ser sencillo y conciso, de manera que los procedimientos
empleados en cada auditora estn de acuerdo con las circunstancias del examen. El
contador Pblico debe mostrar eficiencia en el planeamiento de cada auditora; debe
desechar todos los procedimientos exagerados e innecesarios.
deben ser tiles. Cada uno de ellos debe ser necesario, dadas las circunstancias.
Al realizar un programa de auditora, debe hacerse uso de todas las ventajas que ofrecen los
conocimientos y el criterio del personal experimentado de la firma, con objeto de no
incorporar en el programa procedimientos excesivos. Cada paso en una auditora debe
estar justificado como mtodo eficiente para obtener informes necesarios para formular el
dictamen requerido. Debe hacerse uso de inventiva e iniciativa de la manera ms efectiva
posible en todo tiempo durante el curso de una auditora, cualquiera que haya sido el
cuidado dedicado al planteamiento del programa, pues no es posible reducir a frmulas
escritas todas las contingencias concebibles que pueden presentarse en un examen antes
de hacerlo. Debe recordarse que un auditor debe comprender, informar, recomendar y
15
Servir de lista comprobante de las fases sucesivas de la auditora, a fin de no pasar por
alto ninguna verificacin o ningn procedimiento.
Todos los mtodos para poner en prctica un programa planeado de auditora tienen sus
ventajas y sus inconvenientes. Un programa de esta ndole no debe ser rgido, sino flexible
para adaptarse a las condiciones cambiantes. Debe ayudar y sugerir, no debe ahogar la
iniciativa.
peridicamente de acuerdo con las condiciones cambiantes en las operaciones del cliente
y siguiendo los cambios en los principios, normas, procedimientos y tcnicas de auditora,
cada uno de los cuales desempea un papel importante en la formacin del programa.
Durante el curso de un examen, se completar todo el programa planeado para un cliente.
Cada seccin de un programa de auditora lo firma el contador responsable de esa seccin
en particular del examen.
1.1.7.3
Los mtodos bsicos mediante los cuales el auditor obtiene la evidencia para establecer la
base de su opinin se denominan tcnicas de auditora (por ejemplo, la revisin observacin,
investigacin confirmacin, comparacin, etc.). El auditor debe comprender estas tcnicas
y conocer como se pueden utilizar, su rango de aplicacin y las limitaciones inherentes a las
mismas.
Una vez que el auditor conozca a fondo las operaciones del cliente, est en
auditora ms importantes que se han de alcanzar para que el desarrollo del programa sea
el adecuado.
16
1.1.7.4
1.1.7.5
A medida que avanza la auditora, puede ser necesario modificar el programa debido a los
problemas encontrados o los cambios de situacin; en consecuencia el programa de
auditora, aunque debera prepararse con sumo cuidado, debe considerarse siempre como
provisional. El personal debe, a lo largo de la auditora, mostrarse atento ante la eventual
necesidad de modificarlo. Habitualmente, es necesaria la revisin del programa si la nueva
situacin tiene un carcter tal que podra influir notablemente sobre los procedimientos que
se han de realizar en los ltimos pasos de la auditora. En tal caso, podran introducirse los
cambios directamente en el programa o incluirlos mediante referencias en memorndums
separados.
1.2
1.2.1
Definicin:
17
Las cuentas por cobrar son el total de todo el crdito extendido por una empresa a sus
clientes; por lo consiguiente, esta cuenta del estado de posicin financiera representa
cuentas no pagadas adeudadas a la empresa.
1.2.2
Clasificacin:
Las cuentas por cobrar pueden ser clasificadas como de exigencia inmediata a CORTO
PLAZO y A LARGO PLAZO. A CORTO PLAZO.- Aquellas cuya disponibilidad es inmediata
dentro de un plazo no mayor de un ao.
A LARGO PLAZO.- Su disponibilidad es a ms de un ao.
Las cuentas por cobrar a corto plazo, deben presentarse en el balance general como activo
circulante y las cuentas por cobrar a largo plazo deben presentarse fuera del activo
circulante.
En el presente trabajo nos ocuparemos de mencionar los aspectos relevantes de las cuentas
por cobrar a corto plazo que segn los principios de contabilidad pueden sub. / clasificarse
de acuerdo a su origen en dos grupos que son:
a) A cargo de Clientes y
b) A cargo de Otros Deudores
1.2.3
18
1.2.4
Para determinar un nivel en cantidad de cuentas por cobrar es necesario conocer las
polticas que la empresa tenga en cuenta al otorgamiento de crditos y clientes, por
ejemplo acostumbran ofrecer descuentos por pronto pago, pero es conveniente comparar
el monto de dicho descuento con el costo de administracin de la inversin en clientes para
precisar cul de las alternativas es la ms conveniente.
1.2.5
Una vez que los directores de finanzas conocen los costos y los beneficios. Se van a tomar las
tres polticas de cuentas por cobrar ms comunes; es decir, venta al contado, neto a 30 y
2/10, neto a 30, para analizarlas a fin de ejemplificar cmo puede proceder el director de
finanzas. El director puede modificar las condiciones de crdito ampliando el tiempo en que
se debe hacer el pago y / o concediendo al cliente un descuento si paga antes del plazo
mximo concedido. En los ejemplos, la poltica de ventas al contado implica el pago
inmediato; el neto a 30 concede al cliente 30 das como mximo para pagar y el 2/10, neto
a 30 tambin 30 das, slo que si paga dentro de los 10 das que siguen a la venta podr
deducir un 2 por ciento del importe. Ese 2 por ciento es un incentivo para inducirlo a pagar
dentro de los primeros 10das.
La venta al contado. Si la poltica de la empresa es vender al contado, no otorga crdito
comercial. No habr costos de cobranza ni de capital, puesto que no se ha invertido dinero
para financiar las cuentas por cobrar. Es obvio que tampoco habr costos de morosidad e
incumplimiento, de manera que el costo total de la poltica de ventas al contado es de cero.
No habiendo costos qu comprar, hay que examinar los beneficios (utilidades) que se
derivan de la poltica. Las utilidades se pueden calcular en esta forma:
Los costos anuales adicionales se pueden comparar con las utilidades anuales adicionales,
para determinar si la adopcin del neto a 30 es ms rentable que continuar con la poltica
de ventas al contado. Es evidente que la poltica del 2/10 neto a 30 das se preferira a la
venta al contado y al neto a 30 das, puesto que maximiza las utilidades de la empresa.
1.2.5.1
Este se lleva a cabo comparando los saldos dentro de un determinado tiempo para observar
cmo ha avanzado la cobranza de las cuentas a cargo de los clientes, con el fin de
modificar la poltica de cobranzas, de otorgamiento de crditos o reafirmarlas.
1.2.5.2
Este se realiza clasificando los saldos a cargo de los clientes por antigedad de su
vencimiento, pudiendo ampliar o restringir, de acuerdo a las necesidades de la empresa.
Esta clasificacin, se puede ampliar o restringir, en vista de las necesidades de cada
empresa; pero en cualquier momento nos permite conocer el estado real de los saldos a
cargo de los clientes. Es conveniente que el director financiero ordene al gerente de crdito
y cobranza, el estudio individual de cada uno de los saldos vencidos con objeto de precisar
las causas que en cada caso originan acumulaciones de saldos. Si el estudio de stos,
determina que algunos saldos se vencieron injustamente, sin que el cliente hiciera nada por
reducirlos, se pueden tomar medidas como las siguientes:
9
1.2.6
El Anlisis por medio de razones financieras ayuda a determinar la rotacin de las cuentas
por cobrar a clientes, su convertibilidad y el perodo promedio de cobranza para que en
base a lo encontrado, cambie total o parcialmente o reafirme las polticas de cobranza y
otorgamiento de crdito pactados. Es una tcnica para medir la circulacin de las cuentas
20
No. 1
***Ventas netas a Crdito
recuperacin de crditos.
Paso No. 2: ***360 / Rotacin de cuentas por cobrar = Das de Crdito
En el total de las ventas a crdito, dividida entre el promedio mensual de cuentas por
cobrar, permite conocer las veces en que los crditos otorgados por ventas de artculos son
recuperadas. Esta razn financiera nicamente tiene aplicacin en las empresas que
venden a crdito; la cual permite conocer el grado de eficiencia en el cobro de las cuentas,
as como el atinado de la poltica en el otorgamiento de los crditos.
Al relacionarse la rotacin de cuentas por cobrar con un cierto nmero de das (360), es
posible conocer los das que tarda la rotacin de cuentas por cobrar.
Es importante observar que mientras menor es el ritmo de convertibilidad de las cuentas por
cobrar, es ndice de un movimiento econmico mayor, mismo que puede traducirse en un
incremento en las utilidades. Como medida de control interno un nivel ptimo de cuentas
por cobrar debe calcularse en base a los ingresos reportados y debe actualizarse de
acuerdo a los pedidos y a la cobranza reportada por el departamento de crdito. Es
indispensable que el sistema de cobranza funcione bajo procedimientos inteligentes de
control interno que aseguren que la informacin que se entregue al departamento de
cuentas por cobrar, sea confiable.
1.2.6.1
Facturacin:
1.2.6.2
1.2.6.3
Cuentas incobrables:
Es sumamente importante analizar los casos en donde a pesar de los esfuerzos de cobranza,
se aprecie una baja probabilidad de cobro. Cuando esto sucede se debe enviar al cliente
un aviso de cobro ya sea por medio de cartas, o funcionarios de mayor jerarqua con lo cual
se exija el cobro. Estas funciones las analizaremos en el siguiente punto que es el que
corresponde al departamento de crdito y cobranza.
1.2.7
El crdito y la cobranza:
El crdito y la cobranza tambin son funciones que se realizan dentro del ciclo de ingresos y
es la que se encarga de cobrar, autorizar ajustes y asignar crditos y tiene 4 objetivos:
1.
2.
3.
4.
Asegurarse que solamente se hagan ajustes a las cuentas de clientes cuando estn
estipulados en los procedimientos internos y sean autorizados por el departamento de
crdito.
2.
3.
4.
Por ello es necesario mantener una poltica adecuada de control interno en cuanto a las
cuentas por cobrar.
22
1.2.7.1
1.2.7.2
Polticas de crdito:
Van Horne, J. en su obra titulada Administracin Financiera (2,002) Establece que: El nivel
de las cuentas por cobrar de una empresa est determinado por el volumen de sus ventas y
por el perodo promedio entre el momento en el que se hace una venta y el momento en
que se cobra el efectivo correspondiente a dicha venta, o el perodo promedio de
cobranza. El perodo promedio de cobranza, a la vez, depende en parte de las condiciones
econmicas y en parte de un conjunto de factores que son controlables por la empresa. Las
principales variables de poltica incluyen:
-
Los trminos de crdito que incluyen el plazo de tiempo durante el cual se concede el
crdito, denominado perodo de crdito y el porcentaje de descuento dado por la
prontitud de pago.
23
Las normas de crdito, las cuales se refieren a la capacidad financiera mnima que
debe tener los clientes a crdito para ser aceptados y el monto del crdito disponible
para distintos tipos de clientes.
Cualquier descuento concedido por pronto pago, incluyendo el precio del descuento
y el monto.
1.2.7.3
Normas crediticias:
Si una empresa extendiera crdito sobre las ventas slo a sus clientes fuertes, tendra pocas
prdidas por cuentas malas y pocos gastos por operar un departamento de crdito; al hacer
esto probablemente estara perdiendo ventas, y las utilidades que se abandonaron sobre
estas ventas prdidas podran ser mucho mayores a los costos implcitos en la extensin del
crdito necesarias para hacer ventas a clientes ms dbiles. La determinacin de las normas
ptimas de crdito implica igualar los costos incremntales asociados con una poltica activa
de crdito con las utilidades incremntales provenientes del aumento en ventas. Los costos
incremntales incluyen costos de produccin y de ventas, as como aquellos costos
asociados con la calidad de las cuentas marginales, o costos de crdito. Estos costos de
crdito incluyen:
a)
b)
c)
Mayores costos asociados con el capital invertido en las cuentas por cobrar
provenientes de ventas a clientes con menor dignidad de crdito, quienes pagan sus
cuentas ms lentamente, y quienes consecuentemente hacen que el perodo
promedio de cobranza se vea agrandado.
24
1.2.7.4
Trminos de crdito:
1.2.7.5
Poltica de cobranza:
Se refiere a los procedimientos que la empresa usa para cobrar las cuentas vencidas y no
pagadas. Los procedimientos estandarizados de cobranza incluyen el envo de cartas que
con severidad creciente requieran el pago, hacer llamadas telefnicas, entregar la cuenta
por cobrar a una agencia externa de cobradores, o entablar una demanda civil. El proceso
de cobranza puede ser muy costoso en trminos de los gastos que se requieran y del crdito
mercantil que se pierda, pero se necesita por lo menos alguna firmeza para prevenir una
prolongacin indebida del perodo de cobranza y para minimizar las prdidas resultantes. El
proceso usual de la cobranza involucra los puntos que aparecen a continuacin:
***
***
***
Las alternativas
Hasta 30 das de atraso. Se hace una llamada al cliente, seguida de tres cartas
escalonadas, bien pensadas y perfectamente redactadas, firmadas por el funcionario
encargado de los cobros.
b)
c)
d)
Cuando va al departamento legal puede darse el embargo de bienes en contra del deudor
o persona a que le pertenece el crdito segn el Cdigo Procesal Civil y Mercantil , Decreto
Ley 107, (2,007), Artculo 327: Juicio ejecutivo, establece que:
Procede el juicio ejecutivo cuando se promueve en virtud de alguno de los siguientes ttulos:
1.
2.
3.
4.
5.
Acta notarial en la que conste el saldo que existiere en contra del deudor.
6.
Plizas de seguros.
7.
Toda clase de documentos por disposiciones especiales que tengan fuerza ejecutiva.
Adems de resolver las expeciones alegadas, el juez declarar si hay o no lugar de hacer
trance y remate de los bienes embargados y pago al acreedor, si procede la entrega de las
cosas, la prestacin del hecho, su suspensin o destruccin, y en su caso, el pago de los
daos y perjuicios.
1.2.7.6
Anlisis de cartera:
26
1.2.7.7
Costo beneficio:
Un costo es un gasto que realiza la empresa para llevar a cabo sus actividades productivas,
este est determinado por la cantidad de trabajo incorporada a la mercanca. El beneficio
entra en el costo de transformacin de la mercanca que son todos aquellos egresos que
hacen posible tener mercanca para poderla convertir en cuentas por cobrar a clientes y a
su vez en dinero y este en utilidades ya que este es el fin primordial que toda empresa debe
de tener. A continuacin se mencionan los costos y beneficios en que incurre la empresa al
otorgar crdito.
Costos. Los costos principales asociados con las cuentas por cobrar son: (1) los de cobranza,
(2) los de capital, (3) los de morosidad en pagos (4) los de incumplimiento.
Costos de cobranza. Si la poltica de la empresa es vender estrictamente al contado, no
tendr costos de cobranza porque todos los clientes harn sus pagos al recibir las
mercancas, pero si comienza a extender crdito esperando que atraer ms negocios
incurrir en costos de cobranza porque tendr que contratar a un gerente de crdito con
ayudantes y contadores dentro del departamento de finanzas, conseguir fuentes de
informacin de crdito que le ayuden a decidir cules clientes son confiables y sostener y
operar de modo general un departamento de crdito proveyndolo de elementos
esenciales como papelera, gastos de correo y tiempo de computadora.
Costo de capital. Una vez que la empresa decide otorgar crdito, tiene que obtener
recursos para financiarlo. Debe pagar a sus empleados, a sus proveedores de materias
primas y a todos aquellos que fabrican y distribuyen el producto mientras espera a que el
cliente pague por l mismo. La diferencia de tiempo implica que tendr que conseguir
recursos por fuera (o utilizar los generados internamente, que se podran invertir con ms
provecho en otra parte) para cumplir con sus pagos mientras espera los de sus clientes. El
capital es caro y la empresa tiene que soportar el costo.
27
1.2.8
Despus de establecer los trminos de venta que se van a ofrecer, la corporacin de evaluar
a los solicitantes individuales de crdito y tomar en cuenta las posibilidades de una cuenta
mala o un pago lento. El procedimiento de evaluacin del crdito involucra tres pasos
relacionados: la obtencin de informacin respecto del solicitante, el anlisis de esta
28
1.2.8.1
Fuentes de informacin:
Existen diversas fuentes que proporcionan informacin para el crdito, pero para algunas
cuentas en especial las pequeas, el costo de obtener la informacin, puede sobrepasar la
rentabilidad potencial de la cuenta. La compaa que extiende el crdito tal vez tenga que
contentarse con una cantidad limitada de informacin sobre la cual debe basar su decisin.
No es posible demorar en forma innecesaria un embarque a aun cliente potencial mientras
se lleva a cabo una investigacin exhaustiva sobre su crdito. De esta manera hay que
tomar en consideracin la cantidad de informacin recolectada en relacin con el tiempo y
los gastos requeridos. Una de las fuentes de informacin pueden ser los estados financieros
del cliente; al momento de la venta potencial, el vendedor puede solicitar unos estados
financieros, una de las fuentes ms deseables de informacin para el anlisis de crdito. A
menudo existe una correlacin entre la negativa de una empresa de proporcionar sus
estados financieros y una dbil posicin financiera. Cuando es posible, son preferibles los
estados ya verificados; es conveniente obtener estados provisionales adems de las cifras de
fin de ao, especialmente en aquellas compaas que tienen patrones estacionales en sus
ventas.
Otra fuente de informacin para la corporacin es una verificacin de crdito por conducto
de un banco. Al llamar o escribir a un banco donde el solicitante de crdito tenga una
cuenta, el banco de una compaa puede obtener informacin sobre el saldo promedio de
efectivo que tiene, otorgamiento de prstamos, experiencia y, en ocasiones, otra
informacin financiera.
compartir informacin con otros bancos que con un particular, a menudo es mejor que la
empresa inicie su verificacin de crdito por conducto de su propio banco antes que tratar
de obtener esa informacin en forma directa. Tambin es frecuente que se intercambie
informacin de crdito entre empresas que venden al mismo cliente. Una empresa puede
preguntar a otros proveedores acerca de sus experiencias con una cuenta determinada. La
informacin til incluye el tiempo que han tenido la cuenta, el crdito mximo otorgado, la
cantidad de la lnea de crdito y si los pagos son rpidos o lentos.
29
1.2.8.2
Despus de haber recabado la informacin de crdito, una empresa debe hacer una
anlisis del crdito del solicitante y determinar si la compaa est por encima o por debajo
de la norma de mnima calidad. El analista estar especialmente interesado en la liquidez
del solicitante y su capacidad de pagar las cuentas a tiempo. Adems el anlisis de los
estados financieros, el analista de crdito deber considerar el carcter y la fortaleza de la
empresa as como su administracin, el riesgo de negocios asociado con su operacin, y
otros asuntos diversos. Entonces el analista trata de determinar la capacidad del solicitante
de dar servicio al crdito comercial, la probabilidad de que un solicitante no pague a
tiempo y la prdida por una cuenta mala. Con base en esta informacin, junto con la
informacin acerca del margen de utilidades del producto o servicio que se est
vendiendo, se llega a una decisin sobre extender o no el crdito.
1.2.9
El auditor persigue fundamentalmente cuatro objetivos principales, que son los siguientes:
9
Establecer la validez de las cuentas a cobrar, como demandas en contra los deudores
registrados.
Establecer la viabilidad
cobrar.
Determinar que los saldos de cuentas a cobrar que aparecen en los estados financieros
son los correctos. La presentacin de los estados financieros debe ser uniforme con los
tres primeros objetivos.
30
1.2.10
1.2.10.1
Objetivos:
Que las cuentas por cobrar se verifiquen, que sean propiedad del cliente.
1.2.10.2
Procedimientos:
Circulacin de saldos.
1.2.10.3
Tipos de evidencia.
Exmenes Fsicos.
Clculos.
1.2.10.4
1.2.11
1.2.11.1
Walker Frank, (2,005). En su libro titulado Manual para la Auditora de Pequeas y Medianas
Empresas Comenta que: Se debe preparar una relacin que muestre el nombre del deudor,
importe de la deuda y un anlisis del saldo segn su antigedad, clasificndolo en vencido y
no vencido. Si las cuentas estn vencidas, se debe separar el saldo segn el nmero de
meses de vencimiento. Si las cuentas estn en prenda indicar en la relacin las cuentas en
prenda y a quien se dieron a prenda.
1.2.11.2
Preparar una cdula que indique el nombre del deudor, cantidad adeudada a la fecha de
auditora, importe del documento original y trminos, garanta, si la hubiera, fecha en que se
pagarn los intereses, si fuere aplicable; tambin se tendr que sealar los intereses pagados
por anticipado y los intereses por pagar; importe que vence despus de un ao si lo hubiera
y si los pagos estn a tiempo.
A la fecha de auditora, todos los documentos, contratos y dems ttulos negociables
debern ser examinados por el auditor y ser custodiados para asegurarse del control de ellos
y evitar que se hagan substituciones. Todos los documentos con fecha inmediatamente
anterior a la fecha de auditora debern considerarse como sospechosos.
32
Es bastante
comn que los documentos vencidos sean renovados inmediatamente antes de la fecha de
auditora para mostrar una mejor posicin circulante.
deber investigar a fondo, debiendo hacer una revelacin completa cuando sea necesario.
1.2.11.3
Se debe preparar una relacin para todas las cuentas por cobrar, no includas en las hojas
de trabajo anteriores. Adems deber, proveerse informacin para indicar la naturaleza de
las cuentas por cobrar, tales como anticipos para gastos de viaje, anticipos a empleados,
etc.
1.2.11.4
La
Cuando la reserva exceda el total de los saldos deudores indicados, el exceso deber
incluirse como renta bruta del perodo de imposicin en que se produzca el mismo.
1.2.12
1.2.12.1
Pruebas de cumplimiento:
que
1.2.12.2
Pruebas sustantivas:
Las pruebas sustantivas estn relacionadas con montos y son de dos tipos:
9
Procedimientos analticos y
b)
Obtener o preparar un anlisis de los documentos por cobrar y de los intereses relativos.
34
c)
Inspeccionar los documentos en existencia, y conforme los que no estn en poder del
cliente mediante comunicacin directa con los que los guarden.
d)
Confirmar los documentos y cuentas por cobrar mediante comunicacin con los
deudores.
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
Las transacciones que no se llevan a cabo con terceros requieren ms atencin que la
comn y corriente por parte de los auditores. Las cuentas con funcionarios, directores o
empleados, accionistas empresas afiliadas se pagan a veces cerca del cierre del ao fiscal
para evitar su presentacin en los estados financieros, pero se vuelven a abrir al principio del
periodo siguiente. Los anticipos para gastos y otros tipos de cuentas por cobrar se han usado
a veces para disimular prstamos que se hacen a los funcionarios. Deber estudiarse la
naturaleza de las transacciones y lo adecuado de los crditos.
Los anlisis de cuentas por cobrar de las sucursales o de las compaas afiliadas, a
menudo descubren asientos de cargo por transacciones que son ajenas a las ventas de
mercaderas. Los auditores debern determinar que el saldo de las cuentas por cobrar est
de acuerdo con el saldo por pagar en los registros contables de la afiliada. Esto puede
lograrse mediante comunicacin con el auditor o responsable
35
y las antigedades, comparar los totales con las cuentas de control relativas, y buscar las
cuentas individuales seleccionadas en los saldos correspondientes al mayor auxiliar. Adems
debern verificarse los saldos de los registros del mayor auxiliar sumando las columnas de los
cargos y abonos sobre una base de pruebas.
Generalmente se considera que la comunicacin directa con los deudores es esencial, y un
paso decisivo en la verificacin de los documentos y cuentas por cobrar. El reconocimiento
por escrito de la deuda por el obligado o el cliente lleva un propsito doble:
a)
b)
Todas las solicitudes de confirmacin de documentos y cuentas por cobrar debern enviarse
por correo en sobres que lleven la direccin de los auditores para la respuesta que sean
dirigidos a la oficina de los auditores. Esto tiene como fin evitar que los empleados del cliente
tengan una oportunidad para alterar o interceptar una solicitud de confirmacin. El proceso
completo de confirmacin de cuentas y documentos por cobrar obviamente no contribuir
en nada al descubrimiento de cuentas ficticias o exageradas si las solicitudes de
confirmacin pasan por las manos del cliente del auditor. Las solicitudes que se devuelven
por la oficina postal por no poderlas entregar pueden ser de gran significado para los
auditores, y por lo tanto debern devolverse directamente a su oficina.
36
II.
El balance general
de distinta
sea
2.1
Objetivos:
2.1.1
Objetivo General:
37
2.1.2
9
Objetivos Especficos:
Determinar los efectos que son ocasionados al no realizar o hacer uso de la auditora
financiera en las cuentas por cobrar.
2.2
Variables de estudio:
1.
Auditora financiera.
2.
2.3
Definicin de variables:
2.3.1
Definicin Conceptual:
Auditora Financiera:
Gmez Morfin, (2,004), en su obra titulada Introduccin a la Auditora de Estados Financieros.
Conceptualiza que:
2.3.2
Definicin Operacional:
Auditora Financiera:
La auditora financiera se refiere los a la revisin, y evaluacin de los estados financieros de
una entidad realizada por un contador pblico, para luego emitir una opinin y dar a
conocer a travs la situacin real de una entidad financiera.
Cuentas por Cobrar:
Las Cuentas por Cobrar constituyen una funcin dentro del ciclo de ingresos que se encarga
de llevar el control de las deudas de los clientes y deudores por lo tanto representan
derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados y otorgamiento de prstamos.
2.4
Alcances y Limites:
2.4.1
Alcances:
2.4.2
Limites:
Como limitaciones puede mencionarse que dentro del total del universo que son 60
empresas existen 7 empresas que no contestaron la boleta pues no estaban en condiciones
de aportar informacin financiera pues estaba establecido en sus polticas internas y como
otra limitante se puede mencionar que los resultados de presente trabajo no se pueden
generalizar ya que el estudio se realiz en las Medianas Empresas Comerciales de la
Cabecera Departamental de Quetzaltenango y en virtud de que nicamente se podr ser
eficiente en los servicios que requieren los clientes, si se mantiene una preparacin
adecuada.
2.5
Aporte:
III.
3.1
Mtodo:
Sujetos:
Tal como se ha mencionado, para la auditora financiera en el rea de cuentas por cobrar,
en el presente estudio el universo estar representado por 60 empresarios o gerentes de las
medianas empresas comerciales de la ciudad de Quetzaltenango. El dato se extrajo del
ltimo censo realizado por la Delegacin Departamental de Estadstica del Instituto Nacional
de Estadstica INE y censo realizado por Proinfo. El cual se catalog como mediana
empresa de acuerdo al capital de la misma, el cual era de Q.50,000.00 a Q.150,000.00; y de
acuerdo a la actividad que realizan que en este caso estn dedicadas al comercio.
3.2
Para
Instrumento:
obtener
los
datos
necesarios
de
las
medianas
empresas
comerciales
de
3.3
Procedimiento:
Eleccin y aprobacin del tema: Se tomo en cuenta la bibliografa suficiente en
relacin al tema elegido, por su importancia se pidi asesora de algunos auditores, y se
dio relevancia al problema por ser actual y que necesita solucin de manera urgente,
luego fue presentado al consejo acadmico, quien dio la aprobacin del tema.
Aplicacin del Instrumento: Se pas la boleta a Gerentes que a su vez son los
propietarios de las medianas empresas comerciales.
Referencias bibliogrficas: Se agrup los libros, y otras fuentes como: tesis, Internet,
revistas, leyes, etc., de acuerdo al autor, fecha, titulo, edicin, editorial y lugar.
3.4
Diseo:
41
3.5
Metodologa Estadstica:
42
IV.
Presentacin de Resultados
Pregunta No. 1
Su empresa vende productos al crdito?
Cuadro No. 1
Alternativa
SI
45
75%
NO
13%
No Contestaron
12%
Total
60
100%
Grfica No. 1
12%
13%
SI
0
NO
No Contestaron
75%
43
Pregunta 1.1
Qu plazos en das concede a sus clientes?
Cuadro 1.1
Alternativa
Menos de 30 das
19
31%
De 31 a 60 das
13
22%
De 61 a 90 das
13%
De 91 a 120 das
5%
Ms de 120 das
10
17%
No Contestaron
12%
Total
60
100%
12%
31%
17%
De 31 a 60 das
De 61 a 90 das
De 91 a 120 das
5%
13%
Ms de 120 das
22%
No Contestaron
44
Pregunta No. 2
Qu porcentaje mantiene de sus cuentas por cobrar en su balance general en relacin a
sus activos totales?
Cuadro No. 2
Alternativa
De 0 a 25%
27
45%
de 26 a 50%
20
33%
Ms de 51%
10%
No Contestaron
12%
Total
60
100%
Grfico No.2
12%
10%
45%
De 0 a 25%
de 26 a 50%
Ms de 51%
No Contestaron
33%
45
Pregunta No. 3
Cul es el porcentaje de inters mensual que aplica en sus cuentas por cobrar cuando los
clientes no pagan en el plazo convenido?
Cuadro No. 3
Alternativa
Del 1% al 3%
32
53%
Del 4% al 6%
16
27%
Del 7% al 10%
8%
No Contestaron
12%
Total
60
100%
Gr fi co N o . 3
12%
8%
Del 1% al 3%
Del 4% al 6%
53%
Del 7% al 10%
No Contestaron
27%
intereses del 4 % al 6%, el 8%de los encuestados contest que sus intereses estn en el 7% al
10%, mientras que el 12% no contest. De esta respuesta sobresale del 1% al 3% de inters
que la empresa cobra de inters cuando el cliente no paga en plazo convenido, siendo este
inters un poco bajo, pues el cliente no se ve obligado a cancelar sus pagos en el tiempo
establecido por la empresa.
46
1 a 30 das
14
23%
31 a 60 das
12
20%
61 a 90 das
21
35%
No Contestaron
13
22%
Total
60
100%
22%
23%
1 a 30 das
31 a 60 das
61 a 90 das
No Contestaron
20%
35%
47
Pregunta No. 4
Realizan auditoras financieras dentro de su empresa?
Cuadro No. 4
Alternativa
SI
10%
NO
47
78%
No Contestaron
12%
Total
60
100%
Grfico No. 4
12%
10%
SI
NO
No Contestaron
78%
48
Pregunta No. 5
Con qu frecuencia realizan auditoras financieras en su empresa?
Cuadro No. 5
Alternativa
6 Meses
7%
1 Ao
3%
Ninguno
47
78%
No Contestaron
12%
Total
60
100%
Grfico No. 5
7%
12%
3%
6 Meses
1 Ao
Ninguno
No Contestaron
78%
49
Satisfactorios
3%
Buenos
2%
Los Esperados
5%
No realiza auditorias
47
78%
No Contestaron
12%
Total
60
100%
Satisfactorios
5%
Buenos
Los Esperados
No realiza auditorias
No Contestaron
78%
el 78%
no realiza
auditoras; por lo cual no han obtenido el mayor rendimiento y liquidez en sus ventas al
crdito, desconociendo as el beneficio que esta le brindara y el 12% no
contest. En
contraste con poco porcentaje de empresas que si realizan auditoria financiera han podido
obtener resultados aceptables, por lo que a provocado un mayor desarrollo de la misma.
50
Pregunta No. 6
Cuenta la empresa con provisin para cuentas por cobrar?
Cuadro No. 6
Alternativa
SI
18
30%
NO
35
58%
No Contestaron
12%
Total
60
100%
Grfico No. 6
12%
30%
SI
NO
No Contestaron
58%
51
Pregunta No. 7
Con qu garantas respaldan sus ventas al crdito?
Cuadro No. 7
Alternativa
Facturas Simples
22
37%
Facturas Cambiarias
20
33%
Letras de Cambio
8%
Pagars
7%
Bienes
3%
No Contestaron
12%
Total
60
100%
Grfico No. 7
12%
Facturas Simples
3%
37%
7%
Facturas Cambiarias
Letras de Cambio
Pagars
8%
Bienes
No Contestaron
33%
el 12% no contest. La
realizacin hacer sus transacciones a travs de una garanta es recomendable por que se
cuenta con un respaldo al momento de realizar el cobro si la venta se hizo al crdito, y
tambin se cuenta con revelacin suficiente en los datos contables, constituyndose una
fuente de informacin al realizar una auditora financiera.
52
Pregunta No. 8
Cules son las formas de cobro que utilizan?
Cuadro No. 8
Nota
%
Procesos
No
Porcen-
Em-
Pago
pre-
Volun-
Recor-
Judi-
Contes-
taje
sas
tario
datorio
ciales
taron
Real
43
43
100%
21%
14%
---
---
72%
Recordatorio
---
---
100%
50%
---
---
13%
c)Procesos Judiciales
---
---
---
---
100%
---
---
3%
No Contestaron
---
---
---
---
---
---
100%
12%
Total
60
43
---
17
---
12
---
---
100%
a)Pago voluntario
de
b)Notas de
Grafico No.8
12%
3%
a)Pago voluntario
13%
b)Notas de Recordatorio
c)Procesos Judiciales
No Contestaron
72%
procedimientos
judiciales; el 3%de los encuestados que representan a 2 empresarios que utilizan los procesos
judiciales y el 12% que representan a 7 empresarios que no contestaron la boleta.
53
Pregunta No. 9
Se analizan sus cuentas por cobrar segn la antigedad de saldos?
Cuadro No. 9
Alternativa
SI
23
38%
NO
30
50%
No Contestaron
12%
Total
60
100%
Grfico No. 9
12%
38%
SI
NO
No Contestaron
50%
54
Pregunta No. 10
El porcentaje de sus cuentas por cobrar est de acuerdo con la capacidad financiera de
la empresa?
Cuadro No. 10
Alternativa
SI
35
58%
NO
18
30%
No Contestaron
12%
Total
60
100%
Grfico No.10
12%
SI
NO
30%
58%
No Contestaron
55
Pregunta No. 11
Se envan estados de cuenta mensual a todos los clientes?
Cuadro No. 11
Alternativa
SI
12
20%
NO
41
68%
No Contestaron
12%
Total
60
100%
Grfico No. 11
12%
20%
SI
NO
No Contestaron
68%
56
Clientes Constantes
15
25%
15%
Gasto Extra
17
28%
No Contestaron
19
32%
Total
60
100%
25%
32%
Clientes Constantes
Ahorrar trabajo y tiempo
Gasto Extra
15%
No Contestaron
28%
57
Pregunta No. 12
En la empresa realizan auditoras externas en el rea de cuentas por cobrar?
Cuadro No. 12
Alternativa
SI
8%
NO
48
80%
No Contestaron
12%
Total
60
100%
Grfico No. 12
8%
12%
SI
NO
No Contestaron
80%
58
Costo
11
18%
Se confa en el representante
20
34%
No se conocen
17
28%
No Contestaron
12
20%
Total
60
100%
20%
18%
Costo
Se confia en el representante
No se conocen
28%
34%
No Contestaron
59
Pregunta No. 13
Dentro de la poltica de crditos de la empresa, se encuentran los descuentos por pronto
pago?
Cuadro No. 13
Alternativa
SI
15%
NO
44
73%
No Contestaron
12%
Total
60
100%
Grfico No. 13
12%
15%
SI
NO
No Contestaron
73%
60
5%
10%
No Contestaron
51
85%
Total
60
100%
5%
10%
85%
61
Pregunta No. 14
Por qu son ocasionadas prdidas al cierre del periodo contable?
Cuadro No. 14
Em
Prdida
pre
excesiva
por
ventas
a
crditos
sas
Prdida
ventas
por
quejas
del
cliente
Desfalco
de caja
por
Cuentas
x
cobrar
No
Porcen-
Con-
taje
Real
deficiente
exce-
tes-
control
sivas
taron
17
17
100%
---
---
47%
12%
---
---
28%
b)Prdida de ventas
por quejas del
cliente
---
---
100%
33%
---
---
---
---
10%
c)Desfalco de caja
por deficiente
control
12
---
---
---
---
12
100%
42%
---
---
20%
brar excesivas
18
---
---
---
---
---
---
18
100%
---
---
30%
No Contestaron
---
---
---
---
---
---
---
---
100%
12%
Total
60
---
---
---
---
---
---
---
---
---
---
100%
Grfico No. 14
12%
28%
A)
B)
C)
30%
D)
10%
No Contestaron
20%
62
Pregunta 15
Qu medida toma la empresa como resultado del anlisis de saldos por antigedad?
Cuadro 15
Alternativa
10%
morosos
8%
13%
3%
3%
No Contestaron
37
63%
Total
60
100%
Grfico No.15
10%
A)
8%
B)
C)
13%
D)
E)
63%
3%
No Contestaron
3%
63
Pregunta No. 16
Qu periodo de tiempo toma en cuenta para considerar una cuenta como incobrable?
Cuadro 16
Alternativa
Un Mes
3%
Dos Meses
8%
Tres Meses
7%
Seis Meses
22
36%
Un Ao
12%
Dos Aos
13
22%
No Contestaron
12%
Total
60
100%
Grfico No. 16
12%
3%
Un Mes
8%
7%
22%
Dos Meses
Tres Meses
Seis Meses
Un Ao
36%
12%
Dos Aos
No Contestaron
64
Pregunta No. 17
Qu requisitos exigen para conceder crditos?
a) Clientes Nuevos:
Cuadro No. 17 (A)
Alternativa
Fotocopia de Cdula
47
78%
Historial de Crditos
3%
7%
No Contestaron
12%
Total
60
100%
Grfrico No. 17
7%
Fotocopia de Cdula
12%
Historial de Crditos
3%
No Contestaron
65
Fotocopia de Cdula
Ningn Documento
46
77
No Contestaron
12
Total
60
100
8%
12%
3%
Fotocopia de Cdula
Ingreso Mensual o Cuenta
Bancaria
Ningun Documento
No Contestaron
77%
66
Pregunta No. 18
El pago de comisiones se realiza:
Cuadro No. 18
Alternativa
Ventas al Crdito
31
51%
Recuperacin de Crditos
22
37%
No Contestaron
12%
Total
60
100%
Grfico No. 18
12%
Ventas al Crdito
Recuperacin de Creditos
51%
No Contestaron
37%
67
Incentivos econmicos
23
38%
11
18%
cobro
19
32%
No Contestaron
12%
Total
60
100%
Incentivos econmicos
12%
38%
32%
No Contestaron
18%
68
V.
Discusin de Resultados
69
resultar de mucho beneficio para el auditor como para el cliente, comentar los planes
de trabajo y tomarse el tiempo necesario para hacerlo bien, sobre todo en lo que se
refiere a la definicin de los objetivos y al establecimiento de los planes de trabajo, de
modo que el auditor sepa cuando disponer de los reportes de la informacin financiera
y del personal del cliente, y este ltimo pueda saber los requerimientos del auditor para
programar adecuadamente las actividades de su personal, sin afectar seriamente el
trabajo rutinario.
Segn la encuesta el 58% manifest que no cuenta con provisin para cuentas por
cobrar, siendo el clculo de esta reserva muy apropiada para las cuentas de dudoso
cobro, y es importante que las empresas puedan contemplarlo dentro de sus clculos
contables o el auditor sugerir este clculo en la presentacin de su informe; y sobre este
particular, Montiel (2,003) En su tesis titulada Auditora operacional de la administracin
del crdito de almacenes de venta al detalle. Indica que: Las empresas comerciales
que efecten ventas de mercaderas al crdito, con el propsito de salvaguardar los
intereses de las empresas, tengan como poltica sana, el clculo de la provisin para
cuentas incobrables ya que constituir un respaldo para sus cuentas de dudoso cobro.
Y la Editorial Ocano S. A. en su enciclopedia de Auditora establece que: Al auditar
esta rea, se deber hacer referencia al anlisis de antigedad de saldos de clientes,
para poderse formar una opinin respecto a lo adecuado de la estimacin para
cuentas incobrables.
en la actividad
comercial por las ventas al crdito que se realizan en la empresa, este rubro forma
parte del activo circulante exigible, el precio de venta en este tipo de operaciones fija
bajo el precio de venta global de acuerdo con el plazo de la venta o sea que
dependiendo el plazo as est fijado el precio; o el precio de venta al contado y ms el
financiamiento de acuerdo con el plazo de venta. Por lo que las cuentas por cobrar
70
deben analizarse segn la antigedad de saldos para poder tener un mejor control
sobre ellas. Y sobre este particular el autor Walter Frank, en su libro titulado Manual
para la Auditora de Pequeas y Medianas Empresas, comenta que: Se debe preparar
una relacin que muestre el nombre del deudor, importe de la deuda y un anlisis del
saldo, segn su antigedad, clasificndolo en vencido y no vencido. Tambin Editorial
Ocano S. A. en su enciclopedia de Auditora menciona que: Este se realiza
clasificando los saldos a cargo de los clientes por antigedad de su vencimiento,
pudiendo ampliar o restringir, de acuerdo a las necesidades de la empresa.
Esta
Segn la encuesta realizada el 15% afirm que dentro de las polticas de crditos de la
empresa se encuentran los descuentos por pronto pago, siendo un porcentaje muy
bajo dentro de las medianas empresas comerciales, siendo los descuentos muy
oportunos y apropiados dentro de la poltica de crditos, ya que ayudara a la
recuperacin de los crditos de una manera ms rpida, reduciendo el porcentaje de
morosidad en dichas cuentas, y la rotacin de las cuentas sera de una manera
continua, pues este sobre este particular Quintanar (2,004) En su Tesis titulada
Procedimientos en las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar. Define que:
El
Contador Pblico, debe conocer muy bien el giro de la empresa en la que labore, as
como sus polticas que esta tenga, ya que
71
Segn la encuesta efectuada el 28% manifest que las razones por las cuales son
ocasionadas prdidas al cierre del perodo contable es por prdida excesiva por
ventas al crdito, el 30% es por prdidas de ventas por la insatisfactoria solucin de
quejas del cliente, el 20% por desfalco de caja por deficiente control, el 10% por
prdida de ventas por quejas del cliente, y un 12 % no contest, este resultado confirma
la necesidad de realizar auditoras financieras en este rubro del activo ya que las
medianas empresas podran tener mayor rentabilidad en su actividad comercial. Esto
coincide con Ortz Lara, J. (2,002), en su Tesis titulada Deteccin y prevencin de los
fraudes en las empresas industriales. Seala que: Aun cuando en el departamento de
cobros son mnimas las posibilidades de fraude no por ello se puede decir que no se
puedan dar robos pues es en este departamento donde se dan la mayora de ingresos
en la empresa. Muy importante en este departamento es que en la eliminacin de
cualquier diferencia con un cliente en cuentas por cobrar siempre intervenga una
persona ajena a este departamento para asegurarse que el cliente est satisfecho y
que no sea una anomala de cobros y sobre este particular la Editorial Ocano S. A. en
su enciclopedia de Auditora enfatiza que: El crdito y la cobranza tambin son
funciones que se realizan dentro del ciclo de ingresos y es la que se encarga de cobrar,
autorizar ajustes y asignar crditos y tiene cuatro objetivos:
1.
2.
3.
4.
Asegurarse que solamente se hagan ajustes a las cuentas de clientes cuando estn
estipulados en los procedimientos internos y sean autorizados por el departamento de
crdito.
72
Por ello es necesario mantener una poltica adecuada de control interno en cuanto a las
cuentas por cobrar.
Segn la encuesta realizada el 63% manifest que no toman alguna medida como
resultado del anlisis de saldos por antigedad, el 13% de los encuestados manifest
que las medidas que toman es el inicio de un proceso especial de cobranza y la
restriccin de ventas al crdito a clientes morosos, siendo estas medidas adecuadas al
realizar un anlisis detallado por antigedad de saldos de las cuentas por cobrar. Por lo
que Cajas Vissuni, (2,003) En su artculo El fraude desde la perspectiva del SAS 82,
segunda parte, de la revista Amrica Economa No. 112. Establece que: El auditor no se
debe limitar nicamente a hacer las pruebas y documentos en sus papeles de trabajo.
Se deben aplicar anlisis y juicios crticos para detectar las irregularidades que puedan
existir de trasfondo. Entre las ms importantes estn: La falta de habilidad para generar
flujos de efectivo en las operaciones, mientras se reportan utilidades altas y una
tendencia de crecimiento de las mismas. Por ejemplo, que con la utilidad del ao
aumenten las cuentas por cobrar sin tener un anlisis de saldos de estas cuentas por
antigedad; o los inventarios pero no las disponibilidades de efectivo. En el cual la
Editorial Ocano S. A. en su enciclopedia de Auditora, establece que: Es conveniente
que el director financiero ordene al gerente de crdito y cobranza, el estudio individual
de cada uno de los saldos vencidos con objeto de precisar las causas que en cada
caso originan acumulaciones de saldos.
Si el estudio de stos, determina que algunos saldos se vencieron injustamente, sin que el
cliente hiciera nada por reducirlos, se pueden tomar medidas como las siguientes:
73
VI.
1.
Se determin que
Conclusiones
ventas al crdito, ya que el otorgar crdito es de gran importancia para las mismas
pues no otorgar crdito a sus clientes suceder que estos buscarn otros proveedores y
se perdern ventas las cuales pueden ser efectivas, las cuales manejan el rubro de
cuentas por cobrar dentro del balance general ocasionadas por las ventas al crdito.
2.
Se estableci que las medianas empresas comerciales no cuentan con provisin para
cuentas por cobrar, lo cual repercute desfavorablemente en los estados financieros
pues no reflejan la situacin financiera real de las empresas comerciales que no
realizan el clculo.
3.
Se
determin
que
5.
74
VII.
1.
Recomendaciones
2.
Que implementen auditoras financieras en sus cuentas por cobrar, ya que existe una
notable diferencia entre los informes contables, producidos por el personal de las
empresas comerciales, y la informacin producida por la auditora, siendo la primera un
reflejo fro y conciso de la contabilidad, mientras que la segunda lleva un anlisis crtico
y constructivo que es el producto de todo un procedimiento de verificacin,
comprobacin y anlisis, de sus cuentas por cobrar y las cuentas incobrables.
3.
4.
Realizar una provisin o reserva para sus cuentas incobrables, de acuerdo al porcentaje
establecido por la ley el cual es el 3% del saldo de cuentas por cobrar, constituyndose
esta reserva en una garanta o respaldo para la propia empresa en relacin a cuentas
morosas, de dudoso cobro, o incobrables.
5.
75
VIII.
Propuesta
Presentacin:
La presente propuesta tiene como finalidad mostrar una serie de controles y estrategias para
el adecuado manejo de las cuentas por cobrar par las medianas empresas comerciales de
la ciudad de Quetzaltenango, la cual va dirigida a los gerentes o propietarios de las mismas.
La primera parte muestra la composicin bsica de la auditora financiera con relacin a las
cuentas por cobrar; en la segunda parte se presenta una serie de controles que permiten
llevar un adecuado proceso en el otorgamiento de crditos y la recuperacin del mismo, lo
cual est aplicado a las medianas empresas comerciales; y en la tercera parte se muestra un
ejemplo en la que se hace la aplicacin de los controles propuestos.
2.
Justificacin:
76
3.
Objetivos:
3.1
General:
--
3.2
--
Mostrar un adecuado proceso de control y seguimiento para las cuentas por cobrar.
Especficos:
Presentar controles y estrategias que permitan un adecuado y eficiente manejo de las
cuentas por cobrar de las medianas empresas comerciales de la ciudad de
Quetzaltenango.
--
4.
Formulacin de la Propuesta
4.1
mercaderas son vendidos; los inventarios se reducen; y se crea una cuenta por cobrar cuya
utilidad de la venta realizada queda retenida, y no se ganar a menos que la cuenta sea
cobrada, para que la utilidad quede definitivamente ganada.
77
4.2
4.3
1.
2.
3.
4.
5.
6.
4.4
Clculo del 3% de la reserva legal sobre el saldo total de las cuentas por cobrar.
4.4.1
A)
Estrategias:
Si una empresa tuviera un exceso de capacidad y costos variables de produccin de
nivel bajo, debera de extender crdito de una manera ms amplia, y mantener un
nivel ms alto de cuentas por cobrar siempre y cuando su margen de utilidad sea muy
pequeo.
B)
Evitar la facilitacin de ventas a crdito de clientes muy dbiles, es decir, con poca
capacidad de pago o con inestabilidad econmica, ya que al realizar la venta
78
Conocer la capacidad de pago del cliente, esto se mide parcialmente por los crditos
concedidos con anterioridad con clientes antiguos, en caso de que fueran clientes
nuevos, con constancia de ingresos.
D)
E)
Si hay cuentas por cobrar vencidas, se debe enviar una carta a los clientes si tiene 10
das de vencida; se puede usar una carta ms severa seguida por una llamada
telefnica si el pago no se recibe al trmino de 30 das; la cuenta morosa puede ser
enviada a una agencia de cobranza despus de 90 das, stas agencias son formadas
por abogados para procesar a los clientes de forma jurdica.
4.4.2
Recomendaciones Especficas:
79
80
81
82
83
84
85
86
Caso Prctico
Cliente 1
87
88
89
90
91
Cliente No. 2
92
93
94
95
96
97
98
IX.
Referencias Bibliogrficas
Libros:
Cdigo Procesal Civil y Mercantil, Decreto Ley 107, (2,007) artculo 327, Juicio Ejecutivo.
Guatemala.
Meigs Walter (2,002) en su libro Principios de Auditora. Editorial Diana S.A. 6. Edicin.
Mxico
99
Barrios L (2,002) Revista Contabilidad y Tributacin No. 45 Cuentas por Cobrar y Cuentas
Incobrables. Guatemala.
Cajas Vissoni Julio (2,003). Revista Auditoria y Finanzas del Instituto Guatemalteco de
Contadores Pblicos y Auditores. No. 112. El fraude desde la perspectiva del s.a.s.
Segunda parte.
Crdenas R (2,002) Revista Contadura Pblica No. 36. El Dictamen de los Estados
Financieros. Guatemala.
Marino,
Hugo
Armando
(2,007)
artculo
Auditora
financiera
www.monografas.com/trabajos12/aufi/aufi.shtml
Monzn N. (2,002) Tesis la Observancia del Nuevo Enfoque del Control Interno y los
Riesgos de Auditoria Financiera. Universidad San Carlos de Guatemala.
100
Ortiz Lara, Jorge (2,002) Tesis Deteccin y Prevencin de los fraudes en las empresas
industriales. Universidad San Carlos de Guatemala.
Quintanar L (2,004). Tesis Procedimientos en las Cuentas por Cobrar y las Cuentas por
Pagar. Universidad Abierta. Mxico. D. F.
101
X.
Anexos
102
FACULTADES DE QUETZALTENANGO
UNIVERSIDAD RAFAEL LANDVAR
LICENCIATURA EN CONTADURA
PBLICA Y AUDITORA
EL PRESENTE CUESTIONARIO VA DIRIGIDO A GERENTES DE LAS MEDIANAS EMPRESAS DE LA
CABECERA DEPARTAMENTAL DE QUETZALTENANGO, CON EL FIN DE OBTENER INFORMACIN
PARA LA REALIZACIN DEL TRABAJO DE TESIS TITULADO: IMPORTANCIA DE AUDITORIA
FINANCIERA DE LAS CUENTAS POR COBRAR.
SE LE SOLICITA DE MANERA ATENTA CONTESTARLO. TODA LA INFORMACIN SER UTILIZADA
CON FINES DE INVESTIGACIN ACADMICA.
1.
Si______________
No_______________
________
C) De 61 a 90 das
________
D) De 91 a 120 das
________
E) Ms de 120 das
________
2.
________
B) De 26 a 50%
________
C) Ms de 51%
________
3.
Cul es el porcentaje de intereses y otros cargos que aplica en sus cuentas por
Si______________
No_______________
103
5.
___________________________________________________________________________________________
Qu resultados ha obtenido?
___________________________________________________________________________________________
6.
Si______________
7.
No_______________
________
C) Letras de cambio
________
D) Pagars...
________
E) Bienes.
________
F) Otros, especifique...
________
8.
A) Pago voluntario.
________
B) Notas de recordatorio.
________
C) Procesos judiciales.
________
9.
Si______________
No_______________
financiera de la empresa?
Si______________
11.
No_______________
Si______________
No_______________
104
12.
Si______________
No_______________
pronto pago?
Si______________
No_______________
________
________
________
________
antigedad?
A) Inicio de un proceso especial de cobranza............... ________
B) Restriccin de ventas al crdito a clientes morosos.
________
________
________
________
16.
incobrable?
A) Un mes
_______
B) Dos meses
_______
C) Tres meses
_______
D) Seis meses
_______
E) Un ao
_______
F) Dos aos
_______
105
17.
A)
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
B)
Clientes antiguos:
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
18.
________
________
106
2)
3)
7765-2816
7767-1302
7763-1168
7761-4439
ALMACEN FAVIO.
Telfono:
7765-0911
7761-2623
7761-2987
7776-9424
12)
ALMACEN LA CURACAO
11 Av. Y 8 calle zona 1 Quetgo.
107
13)
CASA INSTRUMENTAL
7 Av. 2-15 d. zona 5. Quetgo.
14)
7761-2549
BICICASA. Telfono:
7767-4796
FORCON
Calle Rodolfo Robles 19-37 zona 1, Edificio Torre Empresarial, Quetgo.
17)
ALMACEN YARZEBSKI
4. Calle 14-06 zona 1, Quetgo.
18)
MUSICALES EL CENTRO
10 Av. 6-69 zona 1, Quetgo.
19)
20)
21)
ALMACENES TROPIGAS
15 Av. 2-72, zona3, La Democracia.
22)
ALMACEN EL VOLCN
15 Av. 0-83, zona 3, La Democracia, Quetgo.
23)
24)
25)
ELECTROCASA S. A.
18 Av. 2-20, zona 3, Quetgo.
108
26)
MUEBLES FIESTA
Av. Amricas 7-12 zona 3, centro comercial La Pradera N. 9413
27)
QUICK PHOTO
4. Calle 14-94, zona 3, Quetgo.
28)
VITRA S. A.
7Av. 17-44, zona 5, Quetgo.
29)
30)
ELECTRONICA MUSICAL
4. Calle 17-32, zona 3, Quetgo.
31)
DISTRIBUIDORA PLASTILANDIA
17 Av. 2-19 zona 3, locales 1, 2, 3, Quetgo.
32)
ALMACEN JOSELITO
4. Calle 26-27, zona 3, Quetgo.
33)
FARMACIAS SIMILARES
2 Calle 16-47, zona 3, Quetgo.
34)
35)
ALMACEN LA FUENTE
19 Av. 0-90 zona 3, Quetgo.
36)
DISTRIBUIDORA XELAJU
Diagonal 1 5-111, zona 8.Quetgo.
37)
DISTRIBUIDORA DE OCCIDENTE
Local 49 entrada a Bazares, Mercado Minerva No. 2, zona 3, Quetgo.
38)
39)
40)
41)
42)
43)
44)
45)
46)
47)
48)
49)
DISTRIBUIDORA LA BENDICIN
2 Calle 17-33, zona 3, Quetgo.
50)
DISTRIBUIDORA MI FERRETERA
29 Av. 5-72, zona 3, Quetgo.
51)
DEPOSITO LA DEMOCRACIA
1. Calle 17-76 zona 3, Quetgo.
110
52)
PISOLANDIA S. A.
Anillo Perifrico, zona 8.Quetgo.
53)
FARMACIA EL DESCUENTAZO
2 Calle 15-28, zona 3, Quetgo.
54)
55)
FERRETERIA LA CAMPESINA.
3. Calle 15-33 zona 3, Quetgo.
56)
DROGUERA LA UNIVERSAL
2. Calle 15-14 zona 3, Quetgo.
57)
58)
59)
60)
PLASTICA COMERCIAL
16 Av. 1-73 zona 3, Quetgo.
111