Los Sistemas de Informacin Gerencial (SIG) en la

Toma de Decisiones
Publicado por Andrs Barrios Lpez el 11 octubre 2011 en Economa | 2s comentarios

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LA TOMA DE DECISIONES UTILIZANDO COMO HERRAMIENTA LOS SISTEMAS DE
INFORMACIN GERENCIAL (SIG)

por Lic. Cherly Luz Santana Alveo, Ing. Carlos Crdoba, Lic. Gilberto Arancibia, Ing. Jorge
Villegas, y Lic. Lorenzo Palma*

Introduccin

La tecnologa y sus haberes ya forma parte de nuestra sociedad actual como elementos o
herramientas bsicas de nuestro diario vivir. Es decir; nosotros como individuos capaces de pensar,
coordinar y tomar decisiones en nuestras vidas personales; tambin, llevamos esas prcticas en
nuestros espacios profesionales y laborales. En este ltimo punto, somos parte de una sociedad
que se encuentra en un constante avance que va de la mano con la economa y la tecnologa.
Donde el primero, se encuentra en predisposicin de avanzar gracias al segundo; y nosotros como
individuos profesionales tomamos decisiones que deben contribuir con el avance de esa economa
(macro y micro), apoyndonos con los recursos que nos ofrece la tecnologa actual, como es el
caso de las herramientas de los Sistema de Informacin Gerencial (SIG).

De ese modo, la presente investigacin tiene el propsito de resolver la siguiente pregunta: Cul
es la importancia que tiene la toma de decisiones que utilizan como herramientas los sistemas de
informacin gerencial?; de las cuales se desprenden las siguientes interrogantes especficas: Qu
es una toma de decisin?; Cules son los diferentes tipos de tomas de decisiones y en que
entornos empresariales se aplican?; Cmo las tomas de decisiones se apoyan de los sistemas de
informacin gerencial (SIG), y cul es la importancia de su uso?

Para resolver las interrogantes del prrafo anterior, la presente investigacin desarrollo un
contenido, el cual se desglosa de la siguiente manera:

El captulo I, tiene como ttulo: Concepto de Toma de Decisin de Koontz y Weihrich. En el

mismo se desarrolla la perspectiva terica de Koontz y Weihrich, el cual contribuyo a definir el
concepto de Toma de decisin.

Con respecto al captulo II, el mismo se denomina: Los diferentes tipos de tomas de decisiones
y sus aplicaciones en los diferentes niveles de la organizacin. Se desarroll los diferentes
tipos de tomas de decisiones que existen y su aplicacin en los diferentes niveles.

El ltimo captulo, se titul: La importancia del uso de las herramientas de los SIG dentro de
las tomas de decisiones. En este captulo, se desarroll: la visin de las prcticas de toma de
decisiones apoyadas en los Sistemas de Informacin Gerencial, los sistemas de informacin
gerencial (SIG) como herramientas que apoyan a las prcticas de tomas de decisiones, y la
importancia del uso de las herramientas de los SIG dentro de las tomas de decisiones.

Asimismo, el documento se complementa con una conclusin, y una bibliografa que sustenta toda
la informacin desarrollada.

Concepto de Toma de Decisin de Koontz y Weihrich

El presente punto tiene la finalidad de explicar que es la idea-concepto de toma de decisin. El

desarrollo de este tema estar basado en las aportaciones de los autores Koontz y Weihrich. Estos
autores en la dcada de los 90(siglo XX), escribieron el libro ADMINISTRACIN. UNA
PERSPECTIVA GLOBAL, donde desarrollan el concepto de Toma de decisiones.

1.

La Toma de decisiones desde la perspectiva de Koontz y Weihrich

Estos autores definen la toma de decisiones () como la seleccin de un curso de accin entre
alternativas ()[1]; el cual se encuentra en el ncleo de la planeacin. Es decir; que para ellos la
toma de decisiones es parte de un proceso denominado planeacin.

En ese sentido, para los autores la () planeacin es un proceso que requiere un esfuerzo
intelectual; requiere determinar conscientemente los cursos de accin a seguir y basar las
decisiones en propsitos, conocimientos y estimaciones bien estudiados[2].

De esa forma, la toma de decisiones es una parte clave del proceso de planeacin, ya que es la
parte que decreta y anuncia como se realizar una accin para alcanzar un objetivo o meta.
Tomando en cuenta que la misma planeacin es tambin un proceso de decisin.

Asimismo, los autores proponen cuatro pasos a seguir, que se deben contemplar, los cuales
conducen a la toma de decisiones: Elaboracin de premisas, Identificacin de
alternativas; Evaluacin de alternativas en trminos de la meta deseada; y Eleccin de una
alternativa (tomar una decisin).

Elaboracin de premisas. Segn los autores, este paso debe basarse en la racionalidad. Es
decir, por grande o complejo que pueda ser el problema, y sin embargo no se detecta. Las
decisiones para solucionarse deben ser con aras de solucionar el problema que se percibe y los
que pueden venir en un futuro. La aplicacin de la racionalidad limitada o circunscrita, no es basar
el problema en lo que a simple vista se encontr, sino tambin en lo puede haber (y no se
evidencia) y ocasionar en un futuro. En este caso, la racionalidad esta basada en aceptar el
problema, pero aplicando la decisin satisfactoria. Tomando en cuenta las metas u objetivos que se
quieren alcanzar para y en el futuro.

Identificacin de alternativas. Este paso se basa en la bsqueda de alternativas. En este punto,

los autores afirman que puede existir una variedad de alternativas; pero que todas no se pueden
analizar. En ese sentido, ellos abogan a que () a menudo el ingenio, la investigacin y el sentido
comn descubrirn tantas posibilidades que no ser posible evaluarlas todas[3], lo cual ese hecho
llevar a seleccionar la mejor alternativa. Entiendo que existe un factor limitante o estratgico[4]. Es
decir, si () se reconocen los factores limitantes de una situacin determinada es posible reducir
la bsqueda de alternativas a aquellas que superen estos factores[5].

Evaluacin de alternativas en trminos de la meta deseada. Este punto se basa en evaluar las
alternativas apropiadas; de esa cuenta, se seleccionar aquella alternativa que contribuir a lograr
la meta.

Sin embargo, en este punto no se debe obviar la toma de decisiones sobre los otros pasos de la
planeacin (seleccin de las metas, premisas crticas e incluso con respecto a la seleccin de las
alternativas).

Asimismo, para la evaluacin de las alternativas y la posterior seleccin de una de ellas; se debe
tomar en cuenta dos factores: los cuantitativos y los cualitativos. Los factores cuantitativos, son
los () que se pueden medir en trminos numricos, como por ejemplo el tiempo o los diversos
costos fijos y de operacin. Segn los autores, la importancia de estos factores no se puede poner
en duda. Losfactores cualitativos, tambin llamados intangibles, () son aquellos que resultan
difciles de medir numricamente, como es el caso de la calidad de las relaciones de trabajo, el
riesgo del cambio tecnolgico o el ambiente poltico internacional[6].

Lo cierto es que en ambos, la seleccin de la alternativa apropiada no se puede basar en uno de

los factores, ya que puede incurrir en un intento fallido para alcanzar el objetivo o la meta deseada.
Ambos factores (cuantitativos y cualitativos), son importantes para tomar la decisin de seleccionar
la alternativa ms apropiada. Esta afirmacin se basa por ejemplo: a que han existido buenas
alternativas o planes basados totalmente en factores cuantitativos, stas fracasan por no tomar en
cuenta los factores cualitativos. Adems, los autores agregan que se tiene la posibilidad que esos
factores puedan ser medidos cuantitativamente; y si no es posible; se debe estudiar todo sobre
ellos y clasificarlos segn su importancia.

Eleccin de una alternativa. Es la toma de la decisin final, es decir: la seleccin de una

alternativa, la cual se usar para lograr la meta u objetivo deseado. Segn los autores, existen tres
formas o mtodos que se pueden aplicar para efectuar la eleccin de la alternativa. Esos tres
mtodos son:

a) La experiencia. En este caso, la experiencia adquirida a travs de los aos llega a

ser buenaaliada para la toma de decisiones. Sin embargo, no siempre se toma en cuenta ese
atributo adquirido; es decir, es ignorado recurriendo a decisiones que se convierten en intentos
fallidos. Segn los autores, para basar la toma de decisiones en el mtodo de la experiencia, las
personas deben alcanzar un buen grado de madurez, el cual les permite entender las fallas de su
toma de decisiones y/o el xito de ellas.

b) Experimentacin. Este es un mtodo que permite evaluar varias alternativas, para despus
seleccionar la mejor. La aplicacin de este mtodo es constantemente utilizado
en estudios cientficos. Sin embargo, la aplicacin de este mtodo de evaluacin y seleccin en
una empresa en particular puede llegar a ser muy costoso (gastos de capital y recurso humano); ya
que implica experimentar con todas las alternativas.

Otra forma de aplicar el mtodo experimental, es empleando una alternativa a la vez, para saber si
funciona. El hecho, es que la primera alternativa logre funcionar como tambin pueda ser que
no funcione; pasando a experimentar con la siguiente (alternativa). Asimismo, los autores
argumentan que si la empresa esta compuesta de varias sucursales o departamentos, se puede
comenzar a experimentar con una alternativa en una de las sucursales o en un solo departamento
o seccin de la empresa.

c) Investigacin y anlisis. Este mtodo resulta ser eficaz para la toma de decisiones muy
importantes. En ese sentido, la decisin se basa en un planteamiento y estudio del problema, con
la finalidad de comprenderlo y tomar la decisin correcta. Para tal fin, se toman en cuenta las
relaciones entre s de las variables, las limitantes, las premisas ms crticas que influyen sobre la
meta deseada. Se requiere estudiar los diversos factores (cuantitativos y cualitativos).

Asimismo, este tipo de mtodo llega a ser mucho ms barato que el de la experimentacin. Es
decir, solo se requiere del uso del tiempo, hojas e impresin; lo cual es barato.

Adems, la simulacin ms til de este mtodo, es () la representacin de las variables en una

situacin de problema mediante trminos y relaciones matemticas[7]. Donde la ()
conceptualizacin de un problema es un paso importante hacia su solucin[8].

Los diferentes tipos de tomas de decisiones y sus aplicaciones en los diferentes niveles de
la organizacin

Esta parte tiene el propsito de desarrollar sobre los diferentes tipos de tomas de decisiones que
existen y los entornos empresariales donde se aplican.

1.

Los diferentes tipos de tomas de decisiones

Desde la perspectiva de Koontz y Weihrich, la clasificacin de las tomas de decisiones se

fundamentan en la naturaleza del problema; donde proponen dos tipos de tomas de decisiones, las
cuales son:

Toma de decisiones estructuradas o programadas. Son las que se aplican a problemas

rutinarios o estructurados. Es decir, son decisiones basadas en criterios totalmente
preestablecidos. En otras palabras, son decisiones que responden a polticas o normativas
plasmadas (manuales de procedimientos y reglamentos). Asimismo, estas tomas de decisiones son
realizadas en mayor proporcin a un nivel inferior desde la perspectiva de Koontz y Weihrich, o a
un nivel administrativo y de supervisores.

Toma de decisiones no estructuradas o no programadas. Son aquellas que () se aplican en

situaciones no estructuradas, nuevas y mal definidas, de una naturaleza no repetitiva[9]. Estas
tomas de decisiones, son aplicadas en mayor proporcin a un nivel superior o nivel estratgico.

Asimismo, agregan los autores que () la mayor parte de las decisiones no son completamente
programadas ni completamente no programadas, sino una combinacin de ambas[10].

2.

Las tomas de decisiones en los diferentes niveles de la organizacin

Koontz y Weihrich, exponen a travs de un diagrama los diferentes niveles de la organizacin

donde se realizan la toma decisiones. Es una perspectiva muy general sobre la toma de decisiones
en los diferentes niveles de la organizacin. Estos niveles de organizacin son el superior y el
inferior, los cuales responden a una Jerarqua organizacional (Observar Diagrama 1).

Fuente: Elaboracin propia, segn la perspectiva de Koontz y Weihrich.

No obstante, la perspectiva expuesta por los anteriores autores sobre la toma de decisiones en los
diferentes niveles de la organizacin, a parte de ser muy general; tambin, es muy reducida.

De ese modo, es pertinente mencionar que existen tomas decisiones programadas y no

programadas aplicadas en ms niveles de organizacin, y en base a esos niveles, tambin reciben
una categorizacin. Esos tipos de tomas de decisiones son:

Toma de decisiones estratgicas. Son () las que determinan las metas, los propsitos y la
direccin de toda la organizacin[11]. Cabe destacar, que este tipo de toma de decisiones es tarea

de los altos niveles de la empresa. Los altos directivos tienen la visin total de todos los
elementos de una compleja empresa de negocios, y deben ser capaces de integrarlos en un todo
coherente[12]. Las decisiones en este nivel determinan el tipo de relacin que tendr la empresa
con su medio externo. Asimismo, las polticas estratgicas afectan a la organizacin, y deben
decidirse en los altos niveles de dicha organizacin. Esas polticas y metas son muy generales, ya
que deben ser aplicadas en todos los niveles y departamentos de una empresa. Asimismo, la toma
de decisiones estratgicas, son mayormente no programadas.

Toma de decisiones administrativas. Son () las tomadas en los niveles ms bajos que los
previamente analizados en las decisiones estratgicas. Las toman los gerentes de nivel medio,
como los jefes de divisin o departamento. Estas decisiones se refieren al desarrollo de tcticas
para cumplir las metas estratgicas que definieron los altos niveles administrativos. Aunque las
decisiones estratgicas de estos ltimos no son especficas porque se aplican a todos los
departamentos de la organizacin, las decisiones administrativas expresan las metas corporativas
de manera departamentalespecfica. Por consiguiente, las decisiones administrativas son ms
especficas y concretas que las estratgicas y ms orientadas a las acciones[13].

Tomas de decisiones operativas. Estas se aplican () en los niveles inferiores o de supervisin

en la empresa y se refieren al curso de las operaciones diarias. Estas decisiones determinan cmo
se dirigen las operaciones -las operaciones diseadas para cumplir con las decisiones tcticas
tomadas por los ejecutivos de nivel medio. Estas decisiones son las maneras ms eficaces y
eficientes de cumplir con las metas establecidas en el nivel administrativo. Son ejemplo de stas, el
establecer un programa de produccin y determinar el nivel apropiado del inventario de materias
primas[14].

Para visualizar lo desarrollado en prrafos anteriores, es pertinente observar el diagrama 2:

Fuente: Diagrama extrado del documento Niveles de toma de decisin en una organizacin,
proporcionado por el Instituto Tecnolgico Superior de Calkin en el Estado de Campeche
(ISTESCAM).

La importancia del uso de las herramientas de los SIG dentro de las tomas de decisiones

Esta seccin tiene los objetivos de describir como las tomas de decisiones se apoyan de las
herramientas de los sistemas de informacin gerencial (SIG); y evidenciar la importancia del uso de
esas herramientas dentro de las tomas de decisiones.

En ese sentido, Cruz Carballo afirma que los () Sistemas de Informacin tienen una enorme
importancia en el incremento de la capacidad organizacional frente al cambio del entorno[15]. Es
la () necesidad actual de tomar decisiones en poco tiempo para poder hacer frente a la
agresividad del entorno (), lo cual hace necesario () la inmediatez de la informacin
procesada con una gran dosis de veracidad[16].

1.

La visin de las prcticas de toma de decisiones apoyadas en los Sistemas de

Informacin Gerencial

Los sistemas de informacin gerencial como apoyo a las tomas de decisiones, se definen ()
como un conjunto de programas y herramientas que permiten obtener oportunamente la
informacin requerida durante el proceso de la toma de decisiones, en un ambiente de
incertidumbre[17].

De esta manera, las practicas de toma de decisiones apoyadas en los sistemas de informacin
gerencial, han servido para la modificacin en los sistemas de gestin. Es decir, que estas
prcticas se han convertido en un control reformativo, la cual se caracteriza por un proceso de
organizacin que debe definir el tipo de informacin recibida, procesarla, y analizarla o interpretarla
con la finalidad de lograr una toma de decisin.

Cruz Carballo afirma, que para tal fin se debe () considerar la calidad de la informacin como un
objetivo principal a perseguir y no como un subproducto del proceso de creacin y desarrollo de
bases de datos[18].

2.

Los sistemas de informacin gerencial (SIG) como herramientas que apoyan a las
prcticas de tomas de decisiones

Es importante mencionar, que el principal propsito de los SIG como herramienta de apoyo a la
toma de decisiones, es proporcionar la mayor cantidad de informacin relevante en el menor
tiempo posible. Es importante volver a recordar lo desarrollado en el captulo I, referente a la
racionalidad limitada, la cual se refera a realizar tomas de decisiones con la informacin que se
tena a la mano; pero que esas decisiones fueran ms all que resolver un simple problema. Es
decir, una decisin que resolviera los posibles problemas ocultos y contribuyera a lograr las futuras
metas. En este punto, se hace alusin al tiempo, ya que es un factor cuantitativo que se convierte
en un factor limitante porque se acorta (el tiempo) para la toma de decisiones. Es por tal razn, que
es importante recibir la mayor cantidad posible de informacin proporcionada por los SIG, para que
se pueda realizar una toma decisin adecuada y a tiempo.

Aunque, anteriormente se mencion que la principal finalidad de los SIG, es reproducir y

proporcionar la mayor cantidad posible de informacin para la tomas de decisiones. Esto a su vez
se convierte en una visin limitada. Fuentes y Mrquez Gallo, desarrollan cuales son las tres
utilidades de los SIG, en funcin de las tomas de decisiones; las cuales son:

Respaldo a procesos operativos u operaciones empresariales. Consiste () en procesar

eficientemente las transacciones, controlar los procesos, respaldar las comunicaciones y la
colaboracin en la empresa y actualizar las bases de datos de la empresa, pero no hacen nfasis
en la generacin de productos especficos que puedan ser utilizados de manera ptima por los
gerentes, ya que stos requieren de informacin procesada[19]. En este caso, se encuentra
la simulacin, ya que es un modelo empleado () para tratar de identificar o reflejar el
comportamiento de personas, procesos o sistemas reales[20] con la finalidad de obtener una
informacin general; la cual debe ser procesada.

Generacin de informacin de apoyo al proceso de toma de decisiones. Son los sistemas de

informacin que se centran en el suministro de informacin y respaldo para la toma de decisiones
efectivas por parte de los gerentes[21]. Asimismo, Las dos caractersticas principales de este
apoyo, son: a) La orientacin gerencial de la tecnologa de la informacin en la empresa,
desempendose como una herramienta de apoyo en la toma de decisiones, y no simplemente
como herramienta de procesamiento de datos generados por las operaciones empresariales[22];
y b) La visin de las aplicaciones como sistemas interrelacionados e integrados de

informacin basados en computadores y no como tareas independientes de procesamiento de

datos[23]. Para Herrera Vanela, lo mencionado anteriormente seran los centros de
informacin; ya que estos son creados () como una rama de servicio del departamento del
sistema de informacin gerencial y proporciona a sus usuarios una entrada directa en lnea, a las
bases de datos de la organizacin para que puedan recuperar la informacin que necesitan[24].

Obtencin de ventajas competitivas mediante su implantacin y uso. Son () otros tipos de

sistemas de informacin que son de mayor aplicacin en otro tipo de industrias, pero que son
mencionados brevemente para mostrar la tendencia de la tecnologa de la informacin en esos
campos[25]. Estos pueden dividirse a su vez en: 1) Sistemas expertos, Son sistemas de
informacin que se basan en el conocimiento, es decir que mediante la aplicacin de
la inteligencia artificialutilizan su conocimiento sobre un rea especfica para actuar como un
consultor experto para los usuarios. Los componentes de los sistemas expertos son una base de
conocimiento y mdulos de software que realizan inferencias sobre el conocimiento y que ofrecen
respuestas a las preguntas de un usuario. Los sistemas expertos se utilizan en muchos campos y
pueden respaldar operaciones o actividades gerenciales[26]. 2) Sistemas de informacin
estratgica, El papel estratgico de los sistemas de informacin comprende el uso de la
tecnologa de la informacin para desarrollar productos, servicios y capacidades que dan a una
empresa ventajas estratgicas sobre las fuerzas competitivas que enfrenta en el mercado global.
Esto crea sistemas de informacin estratgica, que son sistemas que respaldan o dan forma a la
posicin y las estrategias competitivas de una empresa[27].

3.

Importancia del uso de las herramientas de los SIG dentro de las tomas de
decisiones

Segn Vega Briceo, la importancia del uso de las herramientas de los SIG dentro de las tomas de
decisiones, radica en los siguientes puntos:

a)

Es un () rea funcional principal dentro de la empresa, que es tan importante para el xito

empresarial como las funciones de contabilidad, finanzas, administracin de operaciones,

marketing, y administracin de recursos humanos[28].

b)

Es una () colaboracin importante para le eficiencia operacional, la productividad y la moral

del empleado, y el servicio y satisfaccin del cliente[29].

c)

Tambin es una () fuente importante de informacin y respaldo importante para la toma de

decisiones efectivas por parte de los gerentes[30].

d)

Es adems, un () ingrediente importante para el desarrollo de productos y servicios

competitivos que den a las organizaciones una ventaja estratgica en el mercado global[31].

e)

Por ltimo, es una () oportunidad profesional esencial, dinmica y retadora para millones

de hombres y mujeres[32].

Cada uno de los puntos que expone el autor sobre la importancia de las herramientas de los SIG,
responde al paradigma actual en que se desenvuelve hoy da los individuos, las sociedades y las
empresas; la cual es en un mundo globalizado de sistema de informacin. Esta ltima,
proporcionando constantemente informacin a travs de sus herramientas avanzadas y
tecnolgicas.

Conclusin

De esta manera, el contenido de la presente investigacin se propuso en resolver el siguiente

objetivo: Descubrir la importancia que tiene la toma de decisiones que utilizan como herramientas
los sistemas de informacin.

En base a lo anterior, se llegaron a las siguientes conclusiones:

Con respecto a Qu es una toma de decisin?:

Para resolver esa pregunta, nos basamos en los argumentos tericos de Koontz y Weihrich. Donde
llegamos a la siguiente conclusin: Una toma de decisin, es aquella que contribuye a resolver
problemas, y es una accin que forma parte del proceso de planeacin. Asimismo, es una toma de
decisin constante, porque se aplica en cada uno de los pasos que deben conducir a una toma de
decisin final (Elaboracin de premisas, Identificacin de alternativas; Evaluacin de alternativas en
trminos de la meta deseada; y Eleccin de una alternativa).

En relacin a Cules son los diferentes tipos de tomas de decisiones y en que entornos
empresariales se aplican?:

Existen dos tipos de tomas de decisiones: las programadas y las no programadas. Estas tomas
de decisiones a su vez se aplican en distintos entornos empresariales que se clasifican en niveles.
Esos niveles son categorizaciones de tomas decisiones, las cuales son: a) estratgicas; son
decisiones tomadas en un nivel superior o mejor dicho por los altos ejecutivos de las empresas;
donde la mayor parte de su toma de decisiones, son: no programadas; b) administrativas, estas
decisiones son realizadas en un nivel medio o por los mandos medios. En este caso, los gerentes.
Estos realizan tomas de decisiones no programadas, pero su peso cae ms sobre las decisiones
programadas; y c) operativas, las toma de decisiones que se realizan son a un nivel inferior
aplicadas por los supervisores; donde la mayor parte de sus decisiones, son programadas.

Y concerniente ha Cmo las tomas de decisiones se apoyan de los sistemas de informacin

gerencial (SIG), y cul es la importancia de su uso?:

Las tomas de decisiones se apoyan de los SIG, de la siguiente manera: 1) Por medio del respaldo
a procesos operativos u operaciones empresariales; 2) En la generacin de informacin de apoyo
al proceso de toma de decisiones; y 3) A travs de la obtencin de ventajas competitivas mediante
su implantacin y uso. Es decir, aplicando dos tipos de sistemas: expertos (contribuyen a
respaldar actividades y operaciones empresariales), y los de informacin estratgica (brindan a

la empresa ventajas estratgicas sobre las fuerzas competitivas que enfrenta en el mercado
global).

Asimismo, la importancia que tiene el uso de los SIG en la toma de decisiones es la siguiente:
brinda toda la informacin posible para que se realice la toma de decisin acertada; se ha
convertido en una herramienta funcional dentro de las empresas; su finalidad contribuye a la
eficiencia y mejora de las empresas; mantiene a las empresas en constante actualizacin para que
stas puedan competir dentro del mercado global; y permite que el recurso humano se actualice,
profesionalice y optimice a travs de la informacin.